Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
PROIECT MANAGEMENT
Tip <cercetare analitica>
PARTEA I
Cap 1. DESCRIEREA FIRMEI
Istoricul firmei
Domeniul de activitate si tendintele
Cifra de afaceri
Produsele si serviciile principale
Numarul de angajati
Misiunea firmei
Planificarea strategica
o Obiectivele strategice
o Matricea SWOT
o Strategia concurentiala
2
S.C. ROPHARM S.A
Firma ROPHARM are un sediu central in BRASOV si numeroase filiale in tara, printre
care :
Filiala BUCURESTI
Str. Dimitrie Pompei, nr.9, sector 2
3
Istoricul firmei
Aceasta masura, aprobata in AGA, are ca principal obiectiv transformarea societatii dintr-un
distribuitor zonal de produse farmaceutice intr-un distribuitor care sa-si extinda activitatea la
nivel national. Inregistrarea la Registrul Comertului era ultima procedura ce trebuia indeplinita
inainte ca activitatea noii societati sa devina operationala.
4
Actionarii companiei stabilesc obiective esentiale pentru dezvoltarea firmei: demareaza un
amplu proces de modernizare si eficientizare a organizatiei, care vizeaza atat tehnologiile de
productie cat si dezvoltarea resurselor umane.
Sa-u facut investitii majore de peste 2 milioane de Euro in scopul retehnologizarii si achizitiei
de echipamente moderne si competitive urmarindu-se altfel impulsionarea activitatii de
productie pentru majorarea profitului.
Investitiile continue in cercetare, instruirea oamenilor, calitatea produselor precum si in
modernizarea fluxurilor de fabricatie si spatiilor de lucru au facut din Ropharma o societate
profitabila, dinamica, cu o crestere economica sanatoasa.
Alte tendinte ale firmei:
Derularea unor program de promovare avand la baza alocarea de fonduri cat mai mari
pentru retetele compensate. Acesta vizeaza atragerea unui segment cat mai mare de piata;
Incheierea unor contracte de parteneriat cu firma din strainatate in vederea realizarii
schimburilor de produse farmaceutice, precum si organizarea de trening-uri, simpozioane
si conferinte.
Cifra de afaceri
Ropharma dispune de un portofoliu de produse bogat, avand pe piata mai mult de 170
de produse comercializate in sediul central si in celelalte filiale. Aproximativ 120 sunt produse
cu prescriptie si 80 sunt disponibile ca substante active farmaceutic, produse farmaceutice,
cosmetice, suplimenti alimentari, Ropharma producand de asemenea si ingredienti activi
farmaceutici. In prezent societatea acorda o atentie sporita in fabricarea preparatelor
dermatologice( creme,unguente, geluri).
Dintre clasele principale de produse oferite, amintim:
Substante active farmaceutice;
Produse farmaceutice;
Produse cosmetice;
5
Suplimenti alimentari.
Numarul de angajati
Societatea are aproximativ 500 de salariati urmand noi serii de angajari, intrucat aceasta
urmareste extinderea activitatii sale si in alte orase.
Ca urmare a absolvirii unor cursuri de specializare, 8% din angajati vor avea posibilitatea
sa avanseze in functie.
Misiunea firmei
„Producem si distribuim o gama variata de medicamente intrucat sanatatea
clientilor nostri este pe primul plan; ajutam în permanentã prin sfaturi si recomandãri
profesioniste, prin oferirea unei game largi de produse, oferirea de terapii alternative si
produse homeopate cãtre clienti, eliberarea de retete gratuite si compensate, inclusiv
antidiabetice.”
Planificarea strategica
Obiectivele strategice
Matricea SWOT
Matricea SWOT este un instrument util care se foloseste pentru a pune "in ecuatie"
punctele tari si punctele slabe, ocaziile si amenintarile unei firme.
Fiecare firma isi evalueaza atu-urile si punctele slabe iar cand acestea sunt combinate
cu o analiza-inventar a "oportunitatilor si amenintarilor" din mediul extern al companiei, firma
realizeaza asa-numita "Analiza SWOT": isi stabileste pozitia actuala pe piata in functie de atu-
uri, puncte slabe, oportunitati si amenintari.
Cei mai importanti pentru viitorul unei firmei sunt cei catalogati drept "strategici", iar
atunci cand o companie a identificat si analizat acesti factori, este gata pentru definirea misiunii
6
sale. Cuvantul SWOT este format din prima litera a cuvintelor Strenghts, Weaknesses,
Opportunities, Threats.
Analiza SWOT poate fi facuta pentru un produs sau un serviciu anume, dar si pentru
firma in intregul sau.
Analiza si matricea SWOT ofera cadrul general care permite definirea unor alternative
strategice, pe baza unei analize combinate ale organizatiei si a mediului extern. Uneori, simpla
analiza a celor 4 elemente specifice permite acumularea unor informatii despre management si a
altor date utile.
-in perioada ianuarie-septembrie 2007 s-a - pretul materiilor prime a crescut fapt ce a
inregistrat o pierdere neta de circa 70.000 lei determinat si cresterea preturilor la produsele
farmaceutice;
-publicitate insuficienta;
- concurenta ( MoldoFarm, Antibiotice Iasi)
- fonduri insuficiente pentru acoperirea retetelor
gratuite si compensate; -inflatia
- societatea are numeroase filiale in - fondurile de care dispune societatea pot proveni
tara(Botosani, Bacau, Piatra-Neamt si Vaslui, fie de la Ministerul Sanatatii( pentru retetele
Targu-Mures,Brasov,Bucuresti etc.); compensate) sau fonduri provenite din strainatate
de la parteneri
-functioneaza legal;
-personal calificat
7
1.7.3 Strategia concurentiala si cea corporativa
In ceea ce priveste strategia corporativa la care firma Ropharm apeleaza este strategia de
crestere care consta in extinderea semnificativa a volumului de activitate, ceea ce determina in
mod normal cresterea substantiala a vanzarilor si a veniturilor.
Principala strategie de crestere aplicata este strategia concentrarii prin integrare orizontala,
deoarece firma urmareste extinderea volumului de activitate in domeniul produselor
farmaceutice, prin dezvoltarea pietei.
Ropharma recent a fuziunonat prin absorbţie cu societatile Farmaceutica Aesculap,
Medica Bacau si Global Pharmaceuticals Brasov.
Cultura organizationala pentru o firma, reprezinta modul specific de gandire, simtire si actiune
pe care oamenii dintr-o organizatie l-au invatat ca urmare a ansamblului de proceduri concepute
de manageri, dar si a influentei mediului social in care au trait si s-au format. Cultura
organizationala a intreprinderii este un alt aspect la care un manager trebuie sa lucreze. Efortul
este pe termen lung dar efectul este unul profitabil pentru firma. Aceasta cultura trebuie
implementata treptat de catre insusi manager, pentru a inspira angajatilor sai incredere si pentru
a dovedi implicarea acestuia. Ar trebui sa se caute anumite activitati comune pentru angajati, nu
neaparat direct legate de activitatea lor la servici, precum ar fi : picnicul anual, intrunirile lunare
a fiecarei echipe si intre reprezentantii acestora, petreceri realizate de Craciun, Revelion, Paste
si alte sarbatori legale, realizarea de contracte cu firmele de turism pentru odihna personalului.
Pana si trainingurile pot fi prilej de odihna daca sunt realizate intr-o locatie adecvata, si la
sfarsit de saptamana.
De obicei cultura organizationala se refera la acele obiceiuri ale firmei care se respecta
de catre toti salariatii, si la care se participa de placere.
8
.Sistemul de valori al organizatiei
9
Elementele vizibile ale culturii organizationale sunt foarte importante in cadrul
acestuia , fiind cele care stau la baza bunei desfasurari ale activitatii Ropharm.
Eroii: Eroul societatii Ropharma este MIHAI MIRON, care controleaza afacerea
Ropharma, fiind unul dintre cei mai cunoscuti si discreti antreprenori locali din industria
farmaceutica, numele sau fiind legat de infiintarea si apoi vanzarea grupului Europharm,
intr-una dintre cele mai spectaculoase tranzactii.
Mihai Miron a fondat in anul 1992 compania farmaceutica Europharm, din care a vandut
mai tarziu, in doua etape, pachetul majoritar de actiuni catre filiala grupului farmaceutic
de origine britanica, GlaxoSmithKline, in prezent cel mai mare jucator pe piata farma.
Pornita initial la drum cu cateva farmacii, afacerea Europharm a ajuns in cativa ani una
dintre cele mai dinamice companii de pe piata locala. Asocierea din 1995 cu Largo
Import-Export a dus Europharm in domeniul productiei de medicamente si a ajuns pana
la momentul preluarii una dintre cele mai importante companii de profil, cu o cota de
piata de 5%. La nivelul anului 2000, jucatorii internationali dominau industria
farmaceutica, singura companie autohtona care ajungea la o cota de 4% fiind Sicomed
Bucuresti.
Cu banii obtinuti din exit-ul Europharm, omul de afaceri a cladit cateva noi firme: Global
Pharmaceuticals (Brasov), Aesculap (Targu-Mures), Medica (Bacau), potrivit revistei
BUSINESS Magazin, companii pe care acum le fuzioneaza. Miron este de asemenea
implicat intr-o afacere in Republica Moldova, Eurofarma, unde produce medicamente
precum Tusin si Efitusin, conform aceleiasi surse. La inceputul acestui an, Miron a fost
numit vicepresedinte al producatorului de lactate Albalact. Mutarea urmeaza sa sustina
intrarea Albalact pe segmentul de mancare pentru copii, piata pe care fondatorul
Europharm o cunoaste foarte bine, omul de afaceri detinand o fabrica de lapte praf si o
ferma de mari dimensiuni, in judetul Alba.
Ulterior, in anul 2000, Mihai Miron a investit aproximativ 4 milioane de euro intr-un
sistem de productie integrat al laptelui praf pentru copii. Grupul GSK a integrat
10
farmaciile Europharm abia in anul 2003, atunci cand a achizitionat restul de 35% din
actiunile companiei, valoarea totala a tranzactiei fiind estimata la peste 40 mil. dolari.
11
schimbarea criteriilor de promovare în organizaţie;
schimbarea criteriilor de recompensare;
schimbarea ritualurilor şi ceremoniilor organizaţionale.
De exemplu, o cultură organizaţională care se îndreaptă spre pedepsirea asumării
riscurilor şi inovaţiilor şi spre recompensarea evitării riscului ar putea fi în mod deliberat
transformată prin schimbări în sistemul de recompensare. Angajaţii pot fi încurajaţi să-şi
stabilească obiective mai riscante sau mai inovative în şedinţe de instruire (antrenament) şi de
stabilire a obiectivelor, în şedinţele de apreciere a performanţelor, existând posibilitatea de a fi
răsplătite pentru încercări mai riscante, chiar dacă ele uneori nu reuşesc decât atingerea unor
obiective sigure care nu implică o comportare inovativă şi altele
Nivele ierarhice
Firma Ropharm este condusa de o echipa formata din oameni competenti,cu experienta,
care au pregatirea necesara, activeaza in diverse grupuri si sunt capabili sa elaboreze planuri in
vederea dezvoltarii activitatii, sa inoveze in acest domeniu.
Ropharma este structurata pe cinci mari departamente:
Departament productie
Departament marketing
Departament financiar-contabil
Departement resurse umane.
Departament de investitii
Se poate sesiza faptul ca cele cinci departamente sunt comune ramurilor de productie
diferite ale intreprinderii (cosmetice, suplimenti alimentari, substante activ farmaceutice,
suplimenti alimentari).
Structura organizatorica se intocmeste ca urmare a existentei acestor departamente,
compartimente si posturi la nivelul organizatiei.
Nivelurile ierarhice se regasesc in structura functionala de mai jos si sunt determinate de
pozitiile successive pe care le au fata de directorul general al firmei, managerii diferitelor
departamente de munca, situati pe aceleasi linii ierarhice.
12
.
DIRECTOR GENERAL
Programarea
3.2 Identificarea posturilor managerialeTrezorerie Administrare
si descrierea activitatilor specifice Alocare
Sef vanzari
productie personal fonduri
DIRECTORUL
Sef Control GENERAL
al Promovare si Distribuire
Analiza si Training
DENUMIREA POSTULUI: reclama
calitatii DIRECTOR GENERAL
planificare fonduri
RELAŢII IERARHICE: financiara
Cercetari de
Achizitii
este subordonat: Consiliului de Administraţie (CA)
materii prime marketing Sef
si are în subordine: - Director EconomicContabilitate
materiale
- Director Vânzări şi Marketing
- Director Resurse Umane
- Director Tehnic
- Director Tehnologia Informaţiei
RELAŢII FUNCŢIONALE: Aprobă procedurile de importanţă generală pentru organizarea şi
derularea proceselor principale la nivel de firmă.
În acest sens, are relaţii cu: Directorii
SCOPUL POSTULUI:
13
ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:
1. STABILEŞTE OBIECTIVELE GENERALE DE DEZVOLTARE ALE FIRMEI, ÎN
CONCORDANŢĂ CU STRATEGIA ELABORATĂ DE CONSILIUL DE
ADMINISTRAŢIE
2. APROBĂ BUGETUL ŞI RECTIFICĂRILE ACESTUIA
3. IDENTIFICĂ OPORTUNITĂŢI DE AFACERI
4. REPREZINTĂ FIRMA ÎN RELAŢIILE PROTOCOLARE CU FURNIZORII, CLIENŢII
ŞI ALTE ORGANISME/ORGANIZAŢII CU IMPACT REAL/POTENŢIAL ASUPRA
REZULTATELOR FIRMEI
5. ASIGURĂ MANAGEMENTUL FIRMEI
6. ASIGURĂ REŢEAUA DE RELAŢII NECESARĂ DEZVOLTĂRII ACTIVITĂŢII
FIRMEI
14
Identifică şi atrage resursele necesare pentru implementarea noilor idei de afaceri
4. Reprezintă firma în relaţiile protocolare cu furnizorii, clienţii şi alte organisme/organizaţii
cu impact real/potenţial asupra rezultatelor firmei
Asigură o bună imagine a firmei pe piaţă
Participă la întâlniri de afaceri cu furnizori, clienţi, organisme financiare şi instituţii
guvernamentale din ţară şi din străinătate
Dezvoltă relaţii pozitive cu persoane-cheie în vederea întăririi poziţiei firmei
5. Asigură managementul firmei
Comunică managementului valorile şi obiectivele strategice ale firmei
Stabileşte obiectivele managerilor din subordine, termenele-limită şi modalităţile de
măsurare a gradului de realizare a obiectivelor
Aprobă procedurile de interes general ale firmei (aprovizionare, vânzare, distribuţie,
financiare, service, resurse umane)
Participă la elaborarea şi implementarea sistemelor de raportare şi a sistemului de
calitate
Dezvoltă mijloace de motivare a personalului din subordine
Asigură un climat de comunicare şi încurajare a iniţiativei care să contribuie la atingerea
obiectivelor stabilite
Identifică nevoile de recrutare şi participă la selecţia, integrarea şi dezvoltarea
managementului firmei
Participă la programele de elaborare şi actualizare a fişelor de post ale managerilor din
subordine
Evaluează periodic activitatea managerilor din subordine
Negociază şi conciliază situaţiile conflictuale apărute în relaţiile interpersonale
Aprobă planificarea concediilor de odihnă pentru angajaţii din subordine
Asigură respectarea normelor interne de funcţionare de către personalul din subordine
Stabileşte măsuri de eficientizare a activităţii personalului din subordine
6. Asigură reţeaua de relaţii necesară dezvoltării activităţii firmei
Evaluează potenţialul furnizorilor şi al clienţilor
Stabileşte posibile căi de colaborare şi decide asupra parteneriatelor strategice
Elaborează planuri de afaceri şi le implementează
15
Dezvoltă relaţii pozitive cu personalul firmei în vederea motivării şi a creşterii gradului
de implicare în activitatea firmei
RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
Legat de activităţile specifice, răspunde de:
Calitatea relaţiei cu furnizorii şi clienţii
Folosirea eficientă a resurselor firmei
Respectarea obligaţiilor firmei faţă de furnizori, clienţi, organele financiare şi
organismele guvernamentale
Asigurarea drepturilor băneşti ale personalului angajat al firmei conform clauzelor
contractuale şi legislaţiei muncii
Îndeplinirea la termen şi în conformitate cu dispoziţiile legale a obligaţiilor faţă de
bănci, furnizori şi clienţi
Calitatea climatului organizaţional
Calitatea managementului firmei
Corectitudinea datelor raportate
Legat de funcţiile manageriale, răspunde de:
Coordonarea eficientă a personalului din subordine
Utilarea corespunzătoare a subordonaţilor cu echipamentele şi consumabilele necesare
Calitatea pregătirii profesionale a angajaţilor din subordine
Legat de disciplina muncii, răspunde de:
Îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate
Respectarea prevederilor normativelor interne şi a procedurilor de lucru
Se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma
AUTORITATEA POSTULUI:
Decide asupra noilor direcţii de dezvoltare
Stabileşte planurile de vânzări şi profit
Aprobă bugetele şi corecţiile necesare
Semnează documentele de angajare, colaborare şi încetare a relaţiilor de muncă
Semnează deciziile de modificare a funcţiei/salariului pentru angajaţii firmei
Semnează organigrama şi nomenclatorul de funcţii al firmei
16
Semnează contracte cu furnizorii, clienţii şi partenerii strategici
Aprobă procedurile de interes general ale firmei
Semnează referate de investiţii, statele de plată şi rapoartele financiare ale firmei
Solicită rapoarte de activitate şi ia măsurile necesare în vederea creşterii eficienţei
activităţii firmei
Utilizează echipamente/consumabile/materiale, maşina şi calculatorul puse la dispoziţie
de firmă
Stabileşte prioritatea executării sarcinilor pentru personalul din subordine
Aprobă recompense/penalizări, prelungirea/încetarea activităţii după perioada de probă
a angajaţilor
Aprobă/respinge cereri ale personalului din subordine
Aprobat,
Director General DRU
Data Data
SPECIFICAŢIILE POSTULUI
EXPERIENŢĂ:
CUNOŞTINŢE NECESARE:
17
Cunoştinţe minime de contabilitate primară
Cunoaşterea legislaţiei în domeniu
APTITUDINI ŞI DEPRINDERI NECESARE:
18
• ca persoana de legatura, Directorul General stabileste contacte cu persoane din afara
firmei cu scopul obtinerii de beneficii. In inceputul anului 2006 s-a organizat o
conferinta la sediul firmei unde au fost invitati oameni de afaceri, medici si farmacisti in
vederea stabilirii unor colaborari viitoare.
19
Ing. Adriana Ion, Director Executiv Productie
Productie Adriana Ion a devenit Director Executiv Productie in anul 2006. A absolvit
cursurile Facultatii de Chimie Iasi si este inginer chimist cu specializare in Tehnologie Chimica
Organica.
Activitatile specifice acestui manager (mijlociu) sunt:
• De observator activ, Adriana Ion urmareste activitatea desfasurata in
departamentul de productie, cerceteaza piata pentru ca firma sa poata realiza o
oferta in concordanta cu cererea existenta, culege informatii necesare procesului
de management.
• Ca difuzor, managerul transmite informatii legate de productia farmaceutica
membrilor unitatii.
• Ca purtator de cuvant , managerul are rolul de a raspandi informatii legate de
productie persoanelor din afara unitatii in cadrul intrunirilor, simpozioanelor si a
altor evenimente.
Ec.Sorin Panait, Director Resurse Umane In 2007, Sorin Panait este numit Director Resurse
Umane al societatii Ropharma. A absolvit Academia de Stiinte Economice Bucuresti si a urmat
o serie de cursuri de perfectionare in domeniile "Managementul Resurselor Umane" si "Selectia
personalului".
Activitatile specifice acestiu manager (mijlociu) sunt:
• De observator activ, managerul studiaza comportamentul persoanelor care au
contact cu societatea Ropharm: clienti, parteneri, furnizori, investitori si
personal.
• Ca difuzor, acesta faciliteaza comunicarea intre membrii participanti in
procesele desfasurate in cadrul societatii.
20
• Ca purtator de cuvant, apara interesele personalului si este reprezentant in
cadrul sedintelor desfasurate pe plan intern si international de catre Ropharm.
21
Activitatile specifice acestui manager (de prima linie) sunt:
• De intreprinzator, managerul urmareste crearea mediului propice desfasurarii
activitatii salariatilor.
• Regulator de perturbatii, rezolva conflictele aparute in cadrul societatii si
imbunatateste relatiile de comunicare.
• Ca distribuitor de resurse, incearca mobilizarea personalului in fuctie de calitatile de
care dispune.
• Ca negociator, contribuie la rezolvarea disputelor din cadrul unitatii.
PARTEA a II-a
Studiu analitic pe baza unei probleme manageriale identificate in organizatie
Comunicarea organizationala este diciplina care se ocupa cu studiul proceselor de
comunicare in cadrul contextului organizational. Totusi chiar in context organizational termenul
nu este folosit in sens de „disciplina” ci se face referire la una sau mai multe din urmatoarele
clase:
comunicarea interpersonala directa sau mediata dintre membrii organizatiei: angajati,
manageri, specialisti, colaboratori;
comunicarea dintre structuri organizationale: intre departamente, divizii, filiale, directii,
compartimente;
maniera prin care organizatia abstractizata comunica prin transmitere de semnificatii
catre proprii angajati, catre clienti si catre alte organizatii: prin politici de personal,
marketing intern, publicitate, comunicare publica, politici de piata;
Comunicarea poate fi inteleasa ca transfer de semnificatii intre emitator si receptor prin
intermediul unui canal de comunicare. Cei mai multi teoreticienii considera ca exista
22
comunicare si nu doar „transfer” decat atunci cand receptorul emite feed-back. La nivelul
comunicarii organizationale nu numai feed-back-ul ci si calitatea si rapiditatea cu care acesta
este oferit devin piatra de incercare a oricarei organizatii moderne.
Unul din promotorii conceptului de comunicare organizationala a fost Chris Argyris
(Personality and Organization – 1954) ca reactie la postulatele managementului stiintific
dezvoltate de Taylor ce promovau ruptura radicala dintre manageri si muncitori, de ex.:
„managerii stiu cel mai bine iar muncitorii sunt prosti si lenesi, opunandu-se mereu
managerilor”. Acest punct de cotitura in stiinta psihologiei manageriale a propulsat
obligativitatea imbunatatirii comunicarii organizationale devenind unul din obiectivele de baza
ale interventiilor de dezvoltare organizationala.
In practica manageriala curenta se observa urmatorul fenomen:
cand se vorbeste de comunicare organizationala fiecare persoana din organizatie va
intelege altceva, avand o alta perceptie (personala si subiectiva) asupra a ceea ce
inseamna acest lucru.
este greu de definit vreo problema in cadrul unei organizatii care sa nu aiba la baza
deficiente in comunicarea organizationala sau in care deficientele de comunicare sa nu
fie un factor agravant!
Din aceste considerente in momentul in care se utilizeaza expresii cum ar fi: „avem probleme
de comunicare in organizatie”, „trebuie sa imbunatatim comunicarea organizationala” sau
„obiectivul este cresterea comunicarii interdepartamentale”..., se creeaza involuntar mai
degraba o divergenta a intelegerii naturii problemelor si implicit a scopurilor si intentiilor de
optimizare. Nu trebuie sa ne surprinda ca pentru anumite cazuri particulare (si mai pe placul
managerilor) se utilizeaza sintagma de „flux de comunicare intre ... si intre...”. Se creeaza astfel
o perceptie mai clara a conceptului de comunicare, de proces dinamic, usor identificabil intre
doua entitati definite, proces ce poate fi proiectat si coordonat si unde este mai usor de stabilit
calitatea si frecventa dezirabila a feed-back-urilor.
Frecvent comunicarea organizationala era analizata prin urmatoarele componente:
formala (oficiala) si informala;
orizontala (la acelasi nivel ierarhic), ascendenta (de la subordonati la superiori) sau
descendenta
interna (in organizatie), externa (cu parteneri, clienti, colaboratori, furnizori, etc)
In managementul modern comunicarea organizationala a capatat o dimensiune suplimentara
datorita tehnologiei informatice care a creat mutatii serioase in utilizarea conceptului. De
exemplu, interactiunea este fundamentala in definirea comunicarii, dar se pune din ce in ce mai
mult accent pe canalul de comunicare (electronic, wireless), pe procesarea informatiilor,
codarea si decodarea lor in procesul comunicational. Se dezvolta concepte noi cum ar fi:
comunicarea in retea sau echipe virtuale. Transformari radicale de tip: business reengineering
sunt efectul firesc al acestor mutatii in paradigma comunicarii organizationale.
Calitatea comunicarii organizationale, atat formale cat si informale este factorul determinant in
formarea a ceea ce numim cultura organizationala.
23
Ca orice companie din Romania, si ROPHARMA se confrunta cu problema
comunicarii,atat intre departamente, divizii, filiale, directii, compartimente cat si intre angajati,
manageri, specialisti, colaboratori;
Firma nu a reusit pana in momentul de fata sa-si multumeasca angajatii, atat din punct
de vedere financiar , cat si profesional. S-a pus accent pana acum pe produs, pe vanzarea lui si
pe profitul obtinut . De aceea el ar trebui sa porneasca o campanie de motivare a angajatilor,
prin care sa le arate acestora avantajele pe care le poate oferi firma. Aceasta campanie are ca
obiective o mai buna informare a personalului privind situatia firmei, obiectivele acesteia,
precum si modul lor de realizare, atragerea angajatilor in programele de vanzari ale firmei,
centralizarea informatiilor din companie pe departamente.
O prima etapa de realizare a planului de schimbare consider ca ar trebui sa fie un
“picnic”, o intalnire intr-o forma mai putin formala a tuturor angajatilor si a conducerii, in care
sa se discute toate problemele existente si mai ales in care se pot afla foarte multe lucruri
informale privind opinia personalului despre conducerea firmei. Este o forma mai relaxanta de
intrunire, costisitoare intr-adevar, dar care poate duce la o mai buna eficientizare a sistemului de
conducere. Important este ca dupa acest picnic sa se ia si alte masuri , si anume realizarea unui
training pentru fiecare categorie de personal. Acest lucru este necesar pentru a se face cunoscute
sarcinile fiecarui post in parte, testarea aptitudinilor fiecarui angajat si acumularea de noi
cunostinte. Astfel fiecare angajat va sti ce are de facut, ce poate sa faca si ce trebuie sa schimbe
pentru a realize mai mult. In acelasi timp acest training este de folos si pentru legarea de noi
relatii intre angajati, atragerea lor in anumite programe in care sa lucreze in echipa.
O alta problema existenta in firma era legata de responsabilitatile angajatilor, de deficientele de
acordare a lor. Managerul trebuie sa stabileasca clar de la inceput care este responsabilitatea
fiecarui angajat si respectiv departament, pentru a evita neclaritatile posibile. Prin intrunirile
lunare se vor lua in calcul rapoartele fiecarui department, astfel ca se vor face cunoscute toate
problemele existente in randul subordonatilor.
Motivarea salariatilor ar fi o alta problema; ar trebui sa se incerce realizarea de
programe de promovare prin care personalul sa aiba ocazia sa-si testeze cunostintele si
aptitudinile in comparative cu ceilalti colegi. Ar trebui sa se organizeze concursuri atat cu
personal din cadrul firmei cat si din exterior. Acest lucru ii va motiva pe anagajatii existenti sa
lupte pentru ocuparea unui post mai bun, lucru favorabil si pentru firma.
O alta metoda de motivare este realizarea de concursuri cu premii pentru atingerea
anumitor valori ale vanzarilor sau pentru realizarea anumitor programe in cel mai scurt timp
posibil. Premiul acordat este cu mult mai mic decat castigul realizat de firma pe termen lung.
Munca cea mai eficienta intr-o intreprindere este cea datorata luptei dintre angajati
pentru un post mai bun sau pentru un salar mai mare. De aceea trebuie sa se creeze cadrul
necesar acestei lupte de catre manager .Pentru pastrarea celor mai buni salariati se pot organiza
la fel concursuri, lucru care ii va pune pe multi pe munca serioasa .
24
Cea mai mare parte a angajatilor din companiile romanesti sunt nemultumiti de nivelul
responsabilitatilor implicat de posturile ocupate si de realizarile lor profesionale. Nemultumirile
legate de nivelul de responsabilitati se datoreaza mai multor cauze identificate in organizatiile
romanesti: lipsa fiselor de post care sa precizeze foarte clar responsabilitatile posturilor, natura
responsabilitatilor (plictisitoare sau de rutina), absenta unor programe de dezvoltare a
abilitatilor la locul de munca, etc. In acest sens, managerul companiei, a hotarat ca fiecare
dintre angajatii lui sa scrie anumite sesizari privind lucrurile bune si care ii multumesc in
companie si de care vor sa se bucure in continuare, precum si lucrurile rele care trebuie
remediate si puse la punct.
Insatisfactia generata de realizarile profesionale este legata, in principal, de
urmatoarele motive: perceptia angajatilor asupra sarcinilor de lucru, inexistenta unor programe
clare de promovare in cadrul ierarhiei companiilor, deficientele existente in ce priveste
delegarea de responsabilitati din partea managerilor, necunoasterea de catre angajati a scopului
muncii lor.
Nr chestionar ______________________
Operator interviu ___________________
Chestionar
a. Mai puț
in de 1 an;
d. Peste 5 ani.
2. Pe parcursul acestei ”țederi” care considerați că este cea mai gravă problemă din cadrul
societăț
ii?
b. Întarzierea plăț
ii salariului;
25
e. Fluctuaț
iile de personal;
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
____
a. Manager;
b. Farmacist / ă țef;
c. Farmacist / ă;
a. Da; b. Nu .
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
____
7. Dacă aț
i fi managerul acestei firme ce măsuri aț
i lua pentru combaterea problemelor ce
pot aparea în activitatea de management?
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
____
a.da b.nu
9. Sex
a. F . b. M .
26
a. Căsătorit / ă; c. Divorțat / ă;
b. Necăsătorit / ă; d. Vaduv / ă.
12. Venit :
b. 650 ron;
In urma chestionarelor completate de catre angajati, s-a hotarat intocmirea de fise de post cu
responsabilitati bine definite pentru toti angajatii.
FISA DE POST
DENUMIREA SOCIETATII:
1. DENUMIREA POSTULUI:
Secretara
2. OBIECTIVUL POSTULUI:
Funcţia de secretară presupune omniprezenţa ei la diferite activităţi organizate de conducere,
consemnarea lucrărilor respective, preluarea, plasarea şi arhivarea documentelor rezultate, etc.
3. RESPONSABILITATILE POSTULUI:
preia şi transmite mesaje,
redactează corespondenţa simplă,
expediază corespondenţa,
primeşte vizitatorii,
organizează şedinţe, conferinţe,
organizează agenda şefului,
are cunoştinţe de contabilitate (Stocuri)
participă la întâlnirile de afaceri,
traduce din şi în limbi străine
4. RELATIILE DE MUNCA
Secretara este subordonata Directorului General.
Secretara colaboreaza cu:
? ceilalti angajati ai firmei;
? Serviciul financiar-contabil pentru confirmarea evidentei stocurilor
? Coordonatorul departamentelor de marketing si secretariat
27
5. SCHITA POSTULUI
Secretara desfasoara urmatoarele activitati:
? Intocmeste si actualizeaza baza de date;
? Intocmeste oferte de marfuri;
? Acorda asistenta d.p.d.v. tehnic si comercial clientilor si potentialilor clienti;
? Tine evidenta stocurilor;
? Intocmeste fisele de magazie
? Intretine relatiile cu clientii din portofoliu;
? Primeste vizitatorii;
? Asigura protocolul;
? Participa la sedintele saptamanale organizate in cadrul firmei;
In limita timpului disponibil si in conformitate cu dispozitiile? primite participa la indeplinirea
atributiilor generale privind vanzarea marfurilor.
6. CONDITIILE FIZICE:
Secretara isi desfasoara activitatea in biroul situat in Corpul administrativ la adresa ----------,
dotat cu calculator si echipamente periferice, avand acces la telefon, fax, internet.
8. CARIERA PROFESIONALA:
Secretara poate promova in functia de asistent manager
10. APLICARE:
Prezenta fisa de post este valabila incepand cu data de 15.10.2006 si pana la anularea ei.
Prezenta fisa de post este anulata incepand cu data de _______________ prin actul
_________________________________ .
28
DIRECTOR,
DIRECTOR GENERAL,
FISA POSTULUI
ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI:
- Asigurara curateni generala in birouri si spatiile anexe (grup sanitar, holuri etc) din
sediul societatii:
• Aspirara saptamanal mocheta din birouri si holuri;
• Spala si curata zilnic grupul sanitar si asigura materialele igienico-sanitare
necesare;
• Sterge praful si lustruieste mobilierul; spala geamurile, usile si corpurile de
iluminat;
• Curata saptamanal spatiile de folosinta comuna (holul de intrare, scari, usi, etc).
- Spala si intretine obiectele de uz gospodaresc necesare activitatii de protocol si
participa la asigurarea acestei activitati;
- Asigura curatenia si intretinerea obiectelor de inventar din spatiile de cazare aflate in
folosinta societatii;
- Asigura multiplicarea la xerox a unor materiale la cererea salariatilor din serviciile
functionale;
- Respecta regulamentul de ordine interioara;
- Respecta si indeplineste cu strictete normele PSI si de protectie a muncii;
- Indeplineste si alte sarcini dispuse de seful ierarhic si directorul general.
RELATII DE MUNCA:
- Ierarhice: seful compartimentului administrativ
- Functionale: compartimentul secretariat si financiar
29
Inspector resurse umane __________________________
Luat la cunostiinta:
Data:
Semnatura
ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:
- Implementeaza planurile de marketing pentru produsele alocate
- Administreaza efficient relatia cu furnizorii
- Asigura suport informational pentru echipa de vanzari
- Mentine stocul de marfa in optimul stabilit
ATRIBUŢII PRINCIPALE:
- Implementează planurile de marketing pentru produsele alocate
- Întocmeşte rapoarte de vânzări pe produse şi furnizori şi le prezintă superiorului ierarhic
- Urmăreşte evoluţia vânzărilor, identifică şi propune superiorului ierarhic măsuri de
corecţie/optimizare
- Implementează măsurile aprobate
- Actualizează fişierele de preţuri pentru produsele alocate
- Realizează cercetări de piaţă, prelucrează datele obţinute şi le transmite superiorului ierarhic
pentru analiză
- Propune superiorului ierarhic acţiuni de promovare pentru produsele alocate şi asigură
realizarea acestora
- Asigură relaţiile publice şi promovarea publicitară a produselor alocate
- Identifică şi propune modalităţi de actualizare a paginii web
- Organizează acţiunile de promovare a brandurilor alocate
- Raportează superiorului ierarhic rezultatele acţiunilor de promovare
- Administrează eficient relaţia cu furnizorii
- Transmite către furnizori planurile de marketing şi propunerile de bugete
- Transmite superiorului ierarhic bugetele aprobate de furnizori
- Urmăreşte încasarea fondurilor stabilite de furnizori şi raportează superiorului ierarhic
- Solicită preţuri speciale pentru licitaţii sau lichidări de stoc
- Asigură suport informaţional pentru echipa de vânzări
- Elaborează şi susţine programe interne de informare pentru produsele alocate
- Asigură documentaţia şi materialele promoţionale pentru produsele alocate
- Oferă asistenţă de specialitate pentru identificarea soluţiilor optime de vânzare
- Informează despre noutăţile referitoare la produsele furnizorilor alocaţi şi promoţiile curente
- Oferă suport informaţional pentru stabilirea politicii de abordare a licitaţiilor în funcţie de
informaţiile din piaţă şi concurenţă
- Menţine stocul de marfă în optimul stabilit
- Lansează comenzile către furnizorii externi
30
- Asigură permanenţa în stoc a produselor cu viteză rapidă de mişcare
- Identifică stocurile cu mişcare lentă/fără mişcare şi propune măsuri de corecţie
- Solicită furnizorilor aprobarea pentru aplicarea corecţiilor (stock rotation, stock balancing)
- Aplică regulile stabilite de superiorul ierarhic pentru asigurarea necesarului de
marfă/minimizare a pierderilor datorate stocurilor fără mişcare
RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
- Legat de activităţile specifice, răspunde de:
- Îndeplinirea planului de vânzări şi profit alocat
- Acurateţea datelor/informaţiilor transmise şi încadrarea în termene conform normelor interne
- Actualitatea şi calitatea informaţiilor referitoare la competiţia specifică produselor alocate
- Actualizarea preţurilor în termen de 48 ore de la modificarea acestora
- Încadrarea stocurilor pentru produsele alocate în limitele stabilite de superiorul ierarhic
- Identificarea soluţiilor optime de promovare
- Încadrarea în limitele bugetelor aprobate
- Aplicarea şi respectarea structurii de preţuri aprobate de superiorul ierarhic
- Respectarea modelelor de contract avizate de Juristul firmei şi Directorul General
- Calitatea raportărilor către superiorul ierarhic şi încadrarea în termenele stabilite
- Lansarea comenzilor externe la termenele stabilite prin norme interne sau prin reguli impuse
de furnizori
- Calitatea relaţiei cu furnizorii
- Respectarea standardelor cu privire la imaginea firmei şi a brandurilor comercializate
- Respectarea legislaţiei specifice domeniului său de activitate
- Legat de disciplina muncii, răspunde de:
- Îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate
- Păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă
- Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei
- Respectarea prevederilor normativelor interne şi a procedurilor de lucru privitoare la postul
său
- Adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi interesele firmei
- Se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma
AUTORITATEA POSTULUI:
- Se documentează pe probleme de specialitate prin activităţi de birou şi de teren
- Utilizează echipamente/consumabile/materiale, maşina departamentului, calculatorul puse la
dispoziţie de firmă
Aprobat,
Director General/ Titular de post /Director Resurse Umane /Director Departament
Data/Data/Data/Data
SPECIFICAŢIILE POSTULUI
CUNOŞTINŢE NECESARE:
31
- Marketing operaţional
- Managementul evenimentelor speciale
- Relaţii publice
- Cunoaşterea pieţei media
- Tehnici de negociere
- Operare PC: MS Office, editare grafică (Corel, Adobe)
- Limba engleză (citit, scris, vorbit)
- Cunoaşterea pieţei
- Pregătirea de materiale şi rapoarte
- Cunoaşterea legislaţiei în domeniu
32
Limite salariale: limita inferiora si cea superioara pentru acest post
Data intocmirii: se specifica data exacta la care a fost intocmita fisa de post
Intocmita de: se completeaza cu numele persoanei si functia acesteia in cadrul organizatiei
Rezumatul postului:
- promovarea imaginii organizatiei; studiul pietei si al concurentei; atragerea de noi segmente
de piata si semnarea de contracte comerciale.
Atributii si responsabilitati:
• informarea clientilor si a potentialilor clienti despre activitatea organizatiei, direct sau prin
intermediul mass-mediei (stiri, comunicate, interviuri);
• analiza concurentei si identificarea punctelor tari si a punctelor slabe ale produselor acestora;
• efectuarea studiilor de piata in vederea identificarii modului de structurare a pietei: clienti
actuali, clienti potentiali;
• analiza preturilor practicate pe piata si realizarea de propuneri fundamentate de modificare a
preturilor practicate de organizatie;
• intocmirea planului de publicitate al organizatiei (medii de difuzare, temporizare, obiective);
• analiza ofertelor publicitare si identificarea celor mai avantajoase forme de promovare (atat
din perspectiva impactului asupra pietei, cat si din perspectiva preturilor);
• proiectarea materialelor publicitare (anunturi, pliante, oferte etc.);
• colaborarea nemijlocita cu agentiile de publicitate si cu mass-media;
• analiza produselor si serviciilor existente ale organizatiei, in vederea propunerilor constructive
pentru ridicarea calitatii acestora si pentru diversificarea lor;
• propunerea, crearea si implementarea de produse noi, in acord cu cererea de pe piata;
• intocmirea de rapoarte lunare, trimestriale, semestriale sau anuale despe produsele
organizatiei, despre impactul acestora pe piata, insotite de sugestiile si propunerile de sporire a
cotei de piata;
• documentarea continua despre produsele oferite de concurenta si despre modul in care pot fi
extinse si optimizate serviciile si produsele organizatiei;
• proiectarea de startegii de atragere a unor noi segmente de piata;
• negocierea contractelor de lansare a noilor produse;
• proiectarea de chestionare pentru studiul pietei, efectuarea culegerii de date si a prelucrarii
statistice consecutive aplicarii lor, redactarea raportului de studiu al pietei;
• intocmirea de rapoarte cu privire la evolutiile macroeconomice, prognoze si implicatiile lor
asupra politicii organizationale referitoare la resursele materiale si umane;
• gestionarea datelor statistice (numar de clienti, numar de contracte, evaluarea produselor) si
efectuarea de rapoarte lunare, trimestriale, semestriale sau anuale asupra acestor sfere de interes.
Program de lucru:
• 8 ore/zi, 5 zile/saptamana (sau se completeaza cu un alt program al organizatiei);
• posibilitate de prelungire peste program in situatii exceptionale (se precizeaza si acest aspect
33
daca este cazul si/sau alte aspecte care fac referire la programul de lucru).
Conditii de munca:
• mediu de lucru stresant;
• atat munca de birou, cat si munca de teren;
• atat munca individuala, cat si munca in echipa;
• deplasari pe distante scurte, medii sau lungi (studii de piata, semnari de contracte, lansari de
produse, etc.).
Posibilitati de promovare:
• in sfera de activitate actuala (se precizeaza daca exista sau nu posibilitati de promovare);
• transferul pe un post ierarhic superior este conditionat de nevoile organizatiei si de achizitia
unor abilitati si deprinderi din alte sfere de activitate;
• transferul in cadrul unui alte filiale este conditionat de nevoile organizatiei (se completeaza
doar daca acesta varianta ar putea fi posibila).
34
La acest capitol se precizeaza toate conditiile pe care ar trebui sa le indeplineasca ocupantul
acestui post, conditii care evident sunt stabilite de fiecare organizatie in parte.
5. Deprinderi transferabile:
5.1. acordare si transmitere de informatii;
5.2. asigurare de consultanta in domeniul marketingului;
5.3. culegere, clasificare si interpretare a informatiilor;
5.4. planificare si organizare a operatiilor si activitatilor;
5.5. pregatire de materiale si rapoarte;
5.6. deprinderea de a lucra in echipa;
5.7. deprinderi de cercetare si investigare.
Indicatori de performanta:
cresterea cotei de piata a? organizatiei;
cresterea numarului de contracte incheiate cu terti/? volumului de vanzari;
cresterea veniturilor/ profiturilor organizatiei;?
cresterea numarului de persoane care se intereseaza de serviciile si? produsele organizatiei
FISA DE POST
DENUMIREA SOCIETATII
1. DENUMIREA POSTULUI:
Director Markeing
2. OBIECTIVUL POSTULUI:
1. Funcţia de Director marketing presupune informarea de o manieră corectă, obiectivă,
adecvată şi oportună a conducerii ca fundament al activităţii de luare a deciziilor; respectarea
termenilor stabiliti pentru soluţionarea atribuţiilor ce revin Biroului Marketing; indrumarea,
organizarea şi verificarea personalului din subordine, pe baza referatelor aprobate de conducere;
etc.
3. RESPONSABILITATILE POSTULUI:
organizează şedinţe, conferinţe,
organizează evenimente, targuri, expozitii ce au ca scop promovarea imaginii si produselor
firmei;
are cunoştinţe de contabilitate (Stocuri)
participă la întâlnirile de afaceri,
traduce din şi în limbi străine
trebuie sa cunoasca, sa interpreteze si sa puna in aplicare strategia de marketing si planul de
afaceri al companiei,
este implicat active in schimbarea si dezvoltarea companiei, fara insa sa ia insa decizii de unul
singur
supraveghează personalul administrativ, curieri, şoferi, personalul de serviciu
4. RELATIILE DE MUNCA
35
Directorul de marketing este subordonat Directorului General.
Directorul de marketing colaboreaza cu:
? ceilalti angajati ai firmei;
? Serviciul financiar-contabil pentru confirmarea evidentei comenzilor privind exportul
? Coordonatorul departamentelor de marketing si secretariat
5. SCHITA POSTULUI
Directorul de marketing desfasoara urmatoarele activitati:
? Identifica potentialii clienti;
? Intretine relatiile cu clientii din portofoliu;
? Intocmeste oferte de marfuri;
? Acorda asistenta d.p.d.v. tehnic si comercial clientilor si potentialilor clienti;
? Preia apelurile telefonice, intocmeste fisa de client si o urmareste;
? Intocmeste documentele contabile in vederea montajelor echipamentelor
? Mentine relatia cu furnizorii ( cerere de comanda, verificarea marfii si a platilor;
? Participa la sedintele saptamanale organizate in cadrul firmei;
In limita timpului disponibil si in conformitate cu dispozitiile? primite participa la indeplinirea
atributiilor generale privind vanzarea marfurilor;
? Administreaza si gestioneaza documentele ;
? raporteaza activitatea din cadrul departamentului Directorului General
? optimizeaza forţa de munca;
6. CONDITIILE FIZICE:
Directorul de marketing isi desfasoara activitatea in biroul situat in Corpul administrativ la
adresa , dotat cu calculator si echipamente periferice, avand acces la telefon, fax, internet.
8. CARIERA PROFESIONALA:
Directorul de marketing poate promova in functia de ....................
10. APLICARE:
Prezenta fisa de post este valabila incepand cu data de 15.04.2006 si pana la anularea ei.
Prezenta fisa de post este anulata incepand cu data de _______________ prin actul
_________________________________ .
36
Contract Individual de Munca nr.__________/data________________ .
ACTIVITĂŢI PRINCIPALE:
- Urmareste agenda directorului general
- Asista directorul general la sedinte de lucru si intalniri de afaceri
- Asigura redactarea documentelor/corespondentei de protocol
- Gestioneaza doculentele de interes general ale firmei
- Asista directorul general si directorii de departamente in implementarea si dezvoltarea de noi
proiecte
37
- Asistă Directorul General şi directorii de departamente în implementarea şi dezvoltarea de noi
proiecte
- Participă activ la problemele legate de proiectele noi indicate de Directorul General şi
păstrează permanent legătura dintre Directorul General şi ceilalţi directori în vederea derulării şi
a finalizării proiectelor
- Centralizează informaţiile care îi parvin, le prelucrează şi le prezintă Directorului General în
forme clare şi accesibile
- Face demersuri necesare optimizării activităţii de colectare a datelor
- Difuzează informaţiile primite de la Directorul General către persoanele vizate
RESPONSABILITĂŢILE POSTULUI:
1.Legat de activităţile specifice, răspunde de:
- Transmiterea integrală şi în timp util a informaţiilor către Directorul General
- Păstrarea în ordine a tuturor documentelor şi corespondenţei specifice
- Calitatea documentelor pe care le redactează şi/sau transmite
- Acurateţea datelor pe care le transmite
- Calitatea traducerilor/corespondenţei pe care le întocmeşte pentru managementul firmei
- Convocarea participanţilor la şedinţele ocazionale
- Transmiterea completă şi corectă a documentelor către destinatarii adecvaţi
- Păstrarea confidenţialităţii datelor la care are acces
Legat de disciplina muncii, răspunde de:
- Îmbunătăţirea permanentă a pregătirii sale profesionale şi de specialitate
- Păstrarea confidenţialităţii informaţiilor şi a documentelor legate de firmă
- Utilizarea resurselor existente exclusiv în interesul firmei
- Respectarea prevederilor normativelor interne şi a procedurilor de lucru privitoare la postul
său
- Adoptă permanent un comportament în măsură să promoveze imaginea şi interesele firmei
-Se implică în vederea soluţionării situaţiilor de criză care afectează firma
AUTORITATEA POSTULUI:
- Are acces la normele şi procedurile elaborate în firmă şi face propuneri de optimizare a
acestora
- Solicită, respectiv transmite managementului informaţiile necesare dezvoltării şi
implementării proiectelor alocate de Directorul General
- Preia în lipsa Directorului General informaţii specifice activităţii de asistenţă managerială
- Solicită şi utilizează echipamentele/consumabilele puse la dispoziţie de firmă
- Reprezintă Directorul General în lipsa acestuia în vederea planificării şi organizării agendei şi
a menţinerii legăturii între conducere şi departamentele firmei
Aprobat,
Director General / Titular de post /Director Resurse Umane
Data/Data/ Data
SPECIFICAŢIILE POSTULUI
38
CUNOŞTINŢE NECESARE:
- Limba engleză foarte bine (citit, scris, vorbit)
- Cunoştinţe bune de operare PC (procesare text – Word, calcul tabelar – Excel, programe de
prezentare – PowerPoint)
- Cunoştinţe de gestionare/arhivare documente
- Cunoştinţe de management
- Redactare documente manageriale
39
Data intocmirii: se completeaza data la care a fost intocmita fisa de post
Intocmita de: se completeaza numele persoanei care a realizat fisa de post
si postul ocupat de aceasta in cadrul organizatiei
Rezumatul postului:
planificarea si coordonarea activitatii administrative,¬ supravegherea utilizarii rationale a
resurselor si a efectuarii cheltuielilor.
Atributii si responsabilitati:
• planificarea, coordonarea si controlul activitatii personalului administrativ (paza, curatenie,
intretinere, protocol);
• intocmirea graficelor de paza si a pontajelor de prezenta pentru muncitorii necalificati si
personalul de paza din cadrul biroului Administrativ;
• aprovizionarea sau avizarea aprovizionarii cu rechizite, papetarie si alte materiale necesare
pentru intretinere si alte reparatii necesare la firma;
• intocmirea receptiilor si bonurilor de consum la magazia firmei pentru toate materialele
cumparate si predarea receptiilor la biroul financiar-contabil pentru decontari;
• asigurarea cazarii si protocolului delegatiilor venite in organizatie;
• intocmirea planului de paza, avizarea acestuia si a actelor aferente;
• avizarea si supervizarea activitatii de colectare a deseurilor industriale si neindustriale, de
evacuare, de depozitare si de predare a acestora spre valorificare;
• asigurarea aplicarii prevederilor legale referitoare la confectionarea stampilelor, folosirea si
evidenta stampilelor;
• asigurarea instruirii pe linie de Protectia Muncii si Prevenirea si Stingerea Incendiilor a
personalului de paza si a muncitorilor necalificati din cadrul departamentului administrativ;
• oferirea de informatii referitoare la paza si ordinea din cadrul organizatiei, la solicitarile
organelor de politie;
• inlocuirea secretarei in timpul concediului de odihna si zilnic, pe perioadele in care aceasta
ridica corespondenta de la posta.
Program de lucru:
• 8 ore/zi, 5 zile/saptamana (sau se completeaza cu un alt program al organizatiei);
• posibilitate de prelungire a programului de lucru in cazuri exceptionale – se completeaza doar
daca este cazul.
Conditii de munca:
• obisnuite;
• munca de birou;
• deplasari pe distante scurte sau medii (aprovizionare).
40
Posibilitati de promovare:
• in sfera de activitate actuala (se precizeaza daca exista sau nu posibilitati de promovare);
• transferul in cadrul unui alt departament sau pe o alta pozitie ierarhica superioara sunt
conditionate de nevoile organizatiei si de achizitia unor abilitati si deprinderi din alte sfere de
activitate.
FIŞA POSTULUI
MANAGER RESURSE UMANE
41
DESCRIEREA POSTULUI
Relaţii funcţionale: Stabileşte prin proceduri şi indicaţii metodologice cum trebuie executate
operaţiunile legate de politicile de resurse umane ale firmei, asigură şi urmăreşte realizarea lor la
nivel de firmă. În acest sens, are relaţii cu:
- Directorii şi managerii firmei
- Personalul de execuţie
Scopul postului
I. Activităţi principale
Angajarea, formarea şi perfecţionarea personalului firmei
Coordonarea activităţii de remunerare a personalului firmei
Elaborarea şi implementarea programelor de evaluare a personalului
Elaborarea şi implementarea sistemelor de motivare a personalului
Gestionarea relaţiilor de muncă
Stabilirea şi urmărirea respectării regulilor generale de comportament
Conducerea şi organizarea departamentului
II. Sarcini şi îndatoriri:
1. Asigură angajarea, formarea şi perfecţionarea personalului necesar firmei
Identifică/centralizează necesarul de personal din firmă şi urmăreşte încadrarea în limitele
aprobate
Asigură necesarul de personal prin recrutare internă şi externă
42
Negociază contractele de angajare şi urmăreşte respectarea clauzelor acestora
Urmăreşte respectarea echităţii interne şi externe şi propune corecţiile necesare
Urmăreşte orientarea şi integrarea în organizaţie a noilor angajaţi
Identifică nevoile de instruire ale personalului, în colaborare cu managementul
Elaborează programe de instruire şi le implementează în colaborare cu managementul
Monitorizează piaţa forţei de muncă şi a furnizorilor de servicii din domeniu
Asigură legătura cu departamentul resurse umane din cadrul firmei-mamă
Asigură respectarea cadrului legal concomitent cu susţinerea intereselor firmei
2. Coordonează activitatea de remunerare a personalului firmei
Asigură stabilirea drepturilor salariale şi sociale ale angajaţilor conform negocierii la
angajare, legislaţiei în vigoare şi a normelor interne specifice firmei
Verifică şi avizează documentele de personal cu referire la nivelurile salariale: ştate de
plată, declaraţii lunare către instituţiile de stat, adeverinţe de salariat, decizii de transfer,
cuantumul bonusurilor şi al altor drepturi cu impact asupra remunerării salariaţilor
Coordonează activitatea de re-evaluare salarială semestrială, pe baza propunerilor
managementului şi în corelaţie cu indicatorii macro-economici
Urmăreşte asigurarea echităţii interne şi externe printr-o politică adecvată de salarizare
3. Elaborează şi implementează programe de evaluare a personalului
Elaborează sisteme specifice de evaluare a personalului
Coordonează şi monitorizează procesul de evaluare
Centralizează rezultatele evaluărilor şi le analizează în corelaţie cu celelalte activităţi ale
departamentului Resurse Umane
Raportează rezultatele evaluărilor şi înaintează propuneri direcţiei generale
4. Elaborează şi implementează sisteme de motivare a personalului
Realizează analize la nivelul firmei cu privire la nivelul de satisfacţie a angajaţilor şi
propune managementului firmei măsuri de corecţie necesare
Realizează sondaje cu privire la piaţa forţei de muncă, identifică şi propune măsuri pentru
creşterea motivării angajaţilor
Propune măsuri în vederea îmbunătăţirii structurii de organizare a firmei
5. Asigură buna gestionare a relaţiilor de muncă
Asigură asistenţa managementului în problemele legate de relaţiile între angajaţi
Facilitează comunicarea pentru dezvoltarea/menţinerea unui climat pozitiv al relaţiilor
dintre angajaţi
Concepe proceduri şi alte documente specifice firmei pe probleme de relaţii de muncă
Mediază eventualele situaţii de natură conflictuală între angajaţi
6. Stabileşte şi urmăreşte respectarea regulilor generale de comportament
Elaborează instrumente de formalizare a politicilor de personal: organigrama, ROI,
manualul angajatului, proceduri de lucru etc.
Informează angajaţii cu privire la politicile de personal ale firmei
Actualizează şi difuzează la nivel de firmă documentele avizate
Elaborează şi propune conducerii proceduri de resurse umane, le difuzează şi urmăreşte
respectarea acestora la nivel de firma
Monitorizează respectarea normelor de comportament ale firmei; propune/avizează măsuri
disciplinare
7. Conduce şi organizează activitatea departamentului
Stabileşte sarcinile salariaţilor din subordine şi priorităţi în executarea acestor sarcini
Elaborează şi actualizează fişelor de post ale salariaţilor din subordine
Evaluează periodic activitatea salariaţilor din subordine
43
Negociază şi conciliază situaţiile conflictuale apărute în relaţiile interpersonale
Propune recompensarea/sancţionarea personalului din subordine conform normativelor
interne
Aprobă planificarea concediilor de odihnă pentru angajaţii din subordine
Asigură respectarea normelor interne de funcţionare ale firmei de către personalul din
subordine
III.Responsabilităţile postului:
1. Legat de activităţile specifice, răspunde de:
respectarea numărului de salariaţi aprobat de direcţia generala, selecţionarea
candidaţilor care corespund cel mai bine postului şi integrarea noilor angajaţi
respectarea clauzelor contractuale negociate
corectitudinea înregistrărilor/actualizărilor în documentele de personal
corectitudinea elaborării fiselor de post şi a formularelor de evaluare
calitatea programelor de training aprobate şi de evaluare post-training
examinarea revendicărilor şi medierea conflictelor în organizaţie
actualizarea şi comunicarea la nivelul organizaţiei a documentelor de formalizare a
structurii organizatorice aprobate: organigrame, ROI, etc.
respectarea normelor interne de personal si a legislaţiei muncii
2. Legat de funcţiile manageriale, răspunde de:
coordonarea eficientă a personalului din subordine şi respectarea de către acesta a
normelor interne
dotarea corespunzătoare a subordonaţilor cu resursele necesare
calitatea pregătirii profesionale a angajaţilor din subordine
44
Solicită angajaţilor informaţii/documente legate de problemele de resurse umane ale
firmei
Solicită respectarea normativelor de resurse umane, propune managementului sancţiuni
pentru angajaţii ce nu se conformează acestora
Avizează: fişe post/evaluare; cereri de concediu, modificări de orar, prime/sancţiuni
pentru personalul firmei
Susţine/respinge propunerile managementului legate de continuarea activităţii după
perioada de probă a angajaţilor firmei (motivând în cazul refuzului)
Utilizează metodele disponibile intern şi extern de documentare în domeniul legislaţiei
muncii
Stabileşte prioritatea executării sarcinilor pt. subordonaţi şi ia măsuri de eficientizare a
activităţii lor
Propune recompense/sancţiuni pentru personalul din subordine, semnează cererile de
concediu
Semnează formularele de avans şi decont pentru personalul din subordine
Decide prelungirea sau încetarea activităţii după perioada de probă a subordonaţilor
Utilizează echipamentele/consumabilele, maşina, laptopul şi telefonul mobil puse la
dispoziţie de firmă.
SPECIFICAŢII DE PERSONAL
Cunoştinţe necesare:
Psihologie organizaţională
Cunoştinţe juridice/legislaţia muncii
Limba engleză (citit, scris, vorbit)
Cunoştinţe de management
Cunoştinţe privind tehnici de negociere
Operare PC (MS Office)
Cunoaşterea pieţei locale a forţei de muncă
Cunoaşterea generală a mediului de afaceri românesc
Cultură generală
45
Inteligenţă de nivel superior
Echilibru emoţional
Capacitate de a evalua şi a lua decizii
Abilităţi de lucru cu oamenii
Rezistenţă mare la stres
Trăsături pozitive de caracter: exigenţă, obiectivitate, spirit critic, consecvenţă în acţiune
Comportament adecvat (limbaj, vestimentaţie, reguli de politeţe)
Conducerea şi controlul oamenilor
Capacitate de abstractizare
Încredere in sine
Organizare personală
Aptitudine generala de învăţare
Aptitudini de comunicare orală şi scrisă
Abilităţi de negociere, de consultanţă şi consiliere
Capacitate de adaptare
Iniţiativă
Spirit practic
Dorinţa de a se informa
Dorinţa de a oferi ajutor altor persoane
Amabilitate
Activism
Motivaţie
- modelul nr. 1 -
FIŞĂ de POST
aferentă contractului de muncă nr. ......... din data de .....................
Activităţi principale:
• Urmărirea zilnică a activităţii personalului aflat în subordine pentru asigurarea
aplicării corecte a procedurilor operaţionale de achiziţii şi aprovizionare/livrare;
• Organizarea departamentului Comercial pe criterii de “cost efficiency”, în vederea
optimizării activităţii de aprovizionare/livrare a mărfii către reţeaua de magazine;
46
• Stabilirea strategiei specifice fiecărui magazin pentru implemetarea/urmărirea
stocului optim şi a tuturor procedurilor comerciale prevăzute.
Autoritatea postului:
• Coordonează întreaga activitate comercială a reţelei de magazine pe centre de profit;
• Transmite către Directorul de vânzări & marketing raportările (săptămânale, lunare)
privind vânzările, planul de acţiune pentru creşterea vânzărilor, furnizorii noi etc.
(Toate tipurile de raportări vor fi descrise în anexe separate.);
• Concepe împreună cu Ddirectorul general strategiile comerciale prioritare în vederea
atingerii target-urilor stabilite.
Specificaţiile postului:
• Studii obligatorii: universitare economice;
• Bună cunoaştere a mediului concurenţial de afaceri;
• Experienţă în domeniul comercial de minim 4 ani;
• Foarte bune cunoştinţe de limbă engleză;
• Spirit de observaţie, dinamism, gândire comercială, eficienţă;
• Excelente abilităţi de utilizare a computerului (Word, Excel);
• Experienţa într-o funcţie de conducere şi de coordonare constituie un avantaj;
• Reale şi excelente abilităţi de comunicare şi negociere.
Deplasări
• Frecvenţa: frecvent
• Condiţii asigurate: diurnă, cazare, transport
Condiţii de muncă:
47
- munca este complexă, preponderent de birou;
- program normal de lucru, uneori prelungit.
Salarizare: Salariul brut lunar este de ..................... lei noi, la care se adaugă sporurile
negociate.
Facilităţi: maşină de serviciu, telefon mobil, laptop.
Sancţiunile aplicate pentru nerespectarea sarcinilor de serviciu conform rigorilor prevăzute în
fişa de post sunt descrise pe larg în Regulamentul intern (ROI).
Data:...................................
48