ORGANIZAȚIE Decizia reprezintă o alegere între două sau mai multe alternative de acțiune. Adoptarea deciziei este procesul de alegere a celei mai bune alternative pentru îndeplinirea obiectivelor. Luarea deciziei este analizată în strânsă legătură cu planificarea, dar trebuie precizat că managerii iau decizii şi când îndeplinesc celelalte funcţii ale managementului (organizare, influenţare şi control); din acest motiv , decizia justifică o abordare mai largă. Managerii iau zilnic decizii care influenţează organizaţia lor şi comunică aceste decizii altor membri ai organizaţiei. Trebuie precizat că deciziile, în ansamblul lor, au importanţă diferită pentru organizaţie. Deciziile care influenţează un număr mare de membri ai organizaţiei sunt mai costisitoare pentru a fi transpuse în practică sau au un efect pe termen lung asupra organizaţiei. Asemenea decizii semnificative au un impact major atât asupra sistemului de management, cât şi asupra carierei managerului care le ia. Alte decizii sunt pur şi simplu nesemnificative – influenţează un număr mic de membri ai organizaţiei, costă puţin pentru a fi transpuse în practică şi au un efect pe termen scurt asupra organizaţiei. Deciziile pot fi clasificate după mai multe criterii, precum:
a) timpul consumat de manager pentru a le lua;
b) ponderea personalului organizaţiei implicat în luarea
lor;
c) funcţiile organizaţiei asupra cărora se concentrează.
Se pare însă că,în ultimul timp, se acceptată tot mai mult clasificarea deciziilor funcție de implicarea calculatoarelor. Din acest punct de vedere există: a) decizii programate-sunt decizii de rutină și repetitive care necesită metode specifice pentru a fi gestionate. O asemenea decizie poate privi stabilirea modului în care vor fi aranjate produsele pe rafturile unui supermagazin. Pentru problemele de rutină şi repetitive se iau, de regulă, decizii standard conform principiilor stabilite de management. b) decizii neprogramate - sunt, în mod specific, decizii unice, mai puţin structurate decât cele programate. Cele două tipuri de decizii sunt gestionate atât cu ajutorul unor modalități tradiționale cât și cu ajutorul unora moderne.
Deciziile programate şi neprogramate trebuie
percepute ca fiind la extremităţile domeniului de programare a acestora. Există o serie de decizii, aflate între cele două extremităţi, care nu sunt nici programate nici neprogramate. Într-o organizaţie trebuie luate diverse tipuri de decizii (legate, de exemplu, de modul de realizare a unui produs, întreţinerea utilajelor, asigurarea calităţii produselor, stabilirea unor relaţii avantajoase cu clienţii). Varietatea deciziilor implică necesitatea elaborării unor principii de stabilire a responsabilităților în cadrul organizaţiei pentru luarea unui anumit tip de decizie. Unul dintre aceste principii se axează, în principal, pe doi factori, după cum urmează: - sfera deciziei - reflectă partea din sistemul total de management care va fi influenţată de decizie. Sfera deciziei este cu atât mai largă cu cât este mai mare această parte; - nivelurile de management - inferior, de mijloc şi superior. Principiul pentru desemnarea persoanele responsabile pentru luarea deciziei este următorul: cu cât este mai largă sfera deciziei, cu atât va fi mai înalt nivelul de management care va lua această decizie. Principiul este ilustrat în figura următoare: Nivelul de management responsabil de luarea deciziei. Managerul responsabil de luarea unei anumite decizii poate solicita sfatul altor manageri sau subordonaţi înainte de a se hotărî asupra alternativei pe care o va urma.
Managementul poate folosi metoda consensului pentru
a face ca un grup de persoane să fie de acord asupra unei anumite decizii. Consensul înseamnă, deci, punerea de acord a tuturor persoanelor care răspund de luarea unei decizii. Consensul se înregistrează, de regulă, după dezbateri şi discuţii lungi între membrii grupului care urmează să ia decizia, grup care poate fi constituit numai din manageri sau dintr-o combinaţie de manageri şi subordonaţi. Managerul care solicită unui grup să ia o decizie prin consens trebuie să reţină că, uneori, grupurile pot să nu fie de acord asupra decizie respective. Acest lucru se poate datora lipsei calificărilor tehnice sau relaţiilor interpersonale necorespunzătoare. Când grupul se află în impas, managerul trebuie să acorde ajutor în luarea deciziei sau, pur şi simplu, să ia decizia pe cont propriu. Deciziile luate prin consens au avantaje şi dezavantaje. Dintre avantaje amintim: concentrarea mai multor persoane pentru luarea deciziei; salariaţii sunt mai dispuşi să se angajeze în implementarea deciziei dacă au participat la luarea sa. Dezavantajul principal: impune, adesea, discuţii prelungite pentru luarea deciziei, fapt care poate fi costisitor pentru organizaţie. O situaţie care impune luarea deciziilor se particularizează prin existenţa unor elemente specifice, dintre care literatura de specialitate pune în evidenţă următoarele:
A. Decidenţii – sunt persoanele sau grupurile care
aleg, de fapt, între alternative. Potrivit unor păreri, decidenţii slabi au, de regulă, una dintre următoarele patru orientări: receptivă, exploatatoare, de tezaurizare şi de marketing. Decidenţii cu orientare receptivă consideră că sursa tuturor lucrurilor bune se află în exteriorul lor şi, prin urmare, se bazează prioritar pe sugestiile altor membri ai organizaţiei. În esenţă, aceştia vor ca alţii să ia decizii pentru ei. Decidenţii cu orientare exploatatoare consideră, de asemenea, că sursa tuturor lucrurilor bune se află în exteriorul lor, fiind dispuşi să fure idei pentru a lua decizii bune. Ei îşi construiesc organizaţiile pe ideile altora,dar îşi arogă în întregime meritul pentru aceste idei, neglijându-i complet sau aproape complet pe cei care le-au generat. Decidenţii cu orientare de tezaurizare se caracterizează prin tendinţa de a păstra starea prezentă de lucruri (de fapt) cât mai mult posibil. Aceşti decidenţi acceptă puţin ajutor din exterior, se izolează de alţi oameni şi au o încredere extrem de mare în părerile proprii; sunt obsedaţi de păstrarea postului şi a statutului lor actual. Decidenţii cu orientare de marketing se privesc ca pe nişte mărfuri a căror valoare depinde de valoarea deciziilor pe care le iau; ca atare, încearcă să ia decizii care să le sporească valoarea şi sunt deosebit de preocupaţi de ceea ce gândesc alţii despre deciziile lor.
Orientarea ideală pentru luarea deciziilor este aceea
care pune accentul atât pe valorificarea potenţialului organizaţiei, cât şi pe potenţialul celui care ia decizia. Decidenţii ideali încearcă să-şi folosească întregul talent atunci când iau decizii şi se disting prin raţiune şi printr- un raţionament solid. B. Obiectivele care urmează să fie îndeplinite = trebuie să fie, cel mai adesea, obiective ale organizaţiei.
C. Alternativele relevante: situaţia care impune luarea
deciziilor cuprinde, de regulă, cel puţin două alternative relevante. Alternativa relevantă este aceea care se consideră fezabilă pentru rezolvarea problemei existente şi pentru implementarea soluției. Notă: alternativele care nu rezolvă o problemă existentă sau care nu pot fi implementate sunt irelevante şi trebuie excluse din situaţia care impune luarea deciziilor. D. Clasificarea alternativelor: situaţia care impune luarea deciziilor necesită un proces sau un mecanism pentru clasificarea alternativelor pornind de la cele mai preferabile până la cele mai puţin preferabile. Acest proces poate fi subiectiv, obiectiv sau o combinaţie a celor două.
E. Alegerea alternativelor - stă la baza deciziei.
Managerii aleg, de regulă, alternative care maximizează câştigurile pe termen lung pentru organizaţie. După cum s-a văzut, decizia reprezintă alegerea unei alternative dintr-o serie de alternative disponibile. Procesul de luare a deciziilor cuprinde etapele pe care trebuie să le parcurgă decidentul pentru a lua o decizie (a face această alegere). Dacă managerul foloseşte un proces organizat şi sistematic, probabilitatea ca deciziile sale să fie solide este mai mare decât dacă foloseşte un proces dezorganizat sau nesistematic. Un model de proces de luare a deciziilor recomandat managerilor cuprinde, în ordine, următoarele etape: identificarea unei probleme nesoluționate; enumerarea alternativelor posibile pentru rezolvarea problemei; alegerea celei mai avantajoase alternative; implementarea alternativei alese; inventarierea reacţiilor pentru a descoperi dacă alternativa implementată rezolvă problema identificată. Modelul se bazează pe următoarele supoziţii principale: presupune că oamenii sunt fiinţe economice care au ca obiectiv maximizarea satisfacţiei sau a câştigului; consideră că în cazul situaţiei care implică luarea deciziei sunt cunoscute toate alternativele şi toate consecinţele posibile; decidenţii dispun de un anumit sistem al priorităţilor care îi ajută să ierarhizeze (clasifice) alternativele după dezirabilitatea lor. Notă: când se îndeplinesc toate aceste supoziţii, decizia luată va fi probabil cea mai bună decizie pentru organizaţie; se întâmplă, însă, ca în viaţa reală să nu se îndeplinească una sau mai multe dintre aceste supoziţii, astfel că decizia luată nu este optimă pentru organizaţie. A. Identificarea problemei nesoluționate. Luarea deciziilor este, în esenţă, un proces de rezolvare a problemelor care impune eliminarea obstacolelor din calea îndeplinirii obiectivelor organizaţiei. Prima etapă în acest proces este, în mod normal, identificarea exactă a problemelor sau obstacolelor, pentru că numai după aceea managementul poate parcurge etapele pentru eliminarea lor. Problemele organizaţiei vin în atenţia managerilor în următoarele forme: a. credite emise de supervizorii managerilor; b. situaţii relatate managerilor de către subordonaţii lor; c. activitatea normală desfăşurată de către manageri. B. Enumerarea soluţiilor alternative – urmează după identificarea problemei. Puţine probleme ale organizaţiei pot fi rezolvate într-un singur mod – pentru cele mai multe probleme ale organizaţiei, managerii trebuie să cunoască numeroase soluţii alternative disponibile. Înainte de a căuta soluţii, managerii trebuie să fie conştienţi însă, de mai multe grupe de factori care limitează numărul de alternative disponibile pentru rezolvarea problemei, după cum urmează: - factori de autoritate (de exemplu, superiorul îi poate spune managerului că o anumită alternativă nu este fezabilă); - factorii biologici sau umani (de exemplu, factorul uman din organizaţie poate să nu corespundă pentru implementarea anumitor alternative); - factorii fizici (de exemplu, facilităţile fizice ale organizaţiei pot fi inadecvate pentru anumite alternative); - factori tehnologici (de exemplu, nivelul tehnologiei din organizaţie poate fi inadecvat pentru anumite alternative); - factori economici (de exemplu unele alternative pot fi prea costisitoare pentru organizaţie). Notă: numărul alternativelor disponibile managerului poate fi limitat şi de o serie de factori suplimentari, precum: restricţii juridice, norme sociale neoficiale, politici şi reguli formale, norme morale şi etice. C. Alegerea celei mai avantajoase alternative: este posibilă numai după analiza atentă a fiecărei alternative. O asemenea evaluare trebuie să cuprindă următoarele etape: decidenţii trebuie să enumere, cât mai corect posibil, efectele potenţiale ale fiecărei alternative, ca şi cum alternativa ar fi fost deja aleasă şi implementată; decidenţii trebuie să atribuie un factor de probabilitate fiecărui efect potenţial, adică să indice care este probabilitatea manifestării acelui efect dacă alternativa va fi implementată; decidenţii, păstrând, în centrul atenţiei, obiectivele organizaţiei, trebuie să compare efectele aşteptate ale fiecărei alternative cu probabilitatea apariţiei acestor efecte. Notă: după parcurgerea acestor etape, managerii ştiu care alternativă se dovedește cea mai avantajoasă pentru organizaţie. D. Implementarea alternativelor alese: înseamnă a transpune în acţiune alternativa aleasă. Deciziile trebuie sprijinite prin acţiuni adecvate dacă se doreşte succesul lor.
E. Culegerea reacţiilor legate de problemă – după
implementare, managerii trebuie să culeagă informaţii pentru a stabili efectul alternativei implementate asupra problemei identificate. Dacă problema identificată nu este rezolvată, managerii trebuie să caute şi să implementeze o altă alternativă. În majoritatea situaţiilor, decidentul nu poate şti exact care vor fi consecinţele viitoare ale unei alternative implementate. Cuvântul „viitor” este esenţial în analiza condiţiilor în care se iau deciziile. Consecinţele viitoare ale deciziilor implementate nu sunt perfect predictibile, pentru că organizaţiile şi mediile lor acționale se modifică permanent.
Există, în general, trei condiţii sau situații diferite în
care se iau deciziile – fiecare dintre ele se bazează pe gradul în care poate fi prevăzut rezultatul viitor al unei decizii implementate. Acestea sunt: A. Condiţiile sau situaţiile de certitudine perfectă: sunt condiţiile în care decidenţii ştiu exact care vor fi rezultatele alternativei implementate. Managerii au informaţii complete cu privire la o decizie, astfel că ei trebuie doar să enumere rezultatele pentru fiecare alternativă şi să aleagă rezultatul cel mai bun pentru organizaţie. Notă: sunt puţine deciziile organizaţiilor care pot fi luate în condiţii de certitudine completă. B. Condiţiile sau situaţiile de incertitudine completă: sunt condiţiile în care decidenţii nu au nici o idee despre cum vor arăta rezultatele alternativei implementate. Decidenţii descoperă, de regulă, că luarea unor decizii adecvate se bazează în cea mai mare parte pe şansă. Notă: sunt puţine deciziile organizaţiilor care trebuie luate în condiţii de incertitudine completă. C. Condiţii sau situaţii de risc: sunt condiţiile în care decidenţii dispun de informaţii care le permit doar să estimeze (anticipeze) care vor fi rezultatele alternativei implementate. Asemenea condiţii se găsesc, în mod evident, între cele de certitudine completă şi cele de incertitudine completă. Condiţiile de risc sunt condiţiile în care „gradul” de risc poate fi asociat cu deciziile. Cu cât este mai redusă calitatea informaţiilor privind rezultatul unei alternative cu atât situaţia se apropie mai mult de cea cu condiţii de incertitudine completă şi cu atât este mai mare riscul alegerii acelei alternative. Notă: cele mai multe decizii luate în cadrul organizaţiilor au asociat un anumit grad de risc. Cei mai mulţi manageri capătă o anumită intuiţie în legătură cu deciziile pe care trebuie să le ia – un sentiment în mare parte subiectiv, bazat pe experienţa dobândită într-o anumită firmă sau într-un anumit sector de activitate, care îi familiarizează cu modul în care se iau deciziile în organizaţia sau sectorul respective.
Intuiţia este un factor important în luarea deciziilor,
iar managerii pun accent în acest demers, în general, pe instrumente mai obiective, dintre care, folosite frecvent, sunt teoria probabilităţii şi arborii decizionali. A. Teoria probabilităţii - instrument de luare a deciziilor în condiţii de risc. Probabilitatea se referă la posibilitatea să aibă loc un eveniment sau să se obţină un anumit rezultat. Ea este estimată prin calculul unei valori aşteptate pentru fiecare alternativă luată în considerare. În mod concret, valoarea aşteptată (VA) pentru o alternativă este egală cu venitul estimat (V) pe care îl va aduce aceasta înmulţit cu probabilitatea (P) de a obţine acel venit, adică: VA = VxP. Decidenţii aleg şi implementează, în general, alternativa cu valoarea aşteptată cea mai ridicată. B. Arborii decizionali - instrument grafic de luare a deciziilor care impune parcurgerea unei serii de etape. Analiza valorii aşteptate şi a câştigului net aşteptat pentru fiecare alternativă ajută managementul să facă o alegere adecvată. Câştigul net aşteptat este definit drept valoarea aşteptată a unei alternative minus costul necesar pentru efectuarea investiţiei. Luarea deciziilor în grup presupune abordarea următoarelor probleme: A. Avantajele luării deciziilor în grup: în general, grupul vine cu alternative mai multe şi mai bune decât o singură persoană – grupul se bazează pe experienţa comună şi diversă în cadrul organizaţiei a oamenilor care-l compun, în timp ce o persoană se bazează doar pe experienţa sa limitată; când decizia este luată în grup, membrii grupului sprijină implementarea acesteia cu mai multă fervoare decât ar fi luată de o singură persoană – acest lucru îl poate ajuta semnificativ pe manager în implementarea cu succes a deciziei: membrii grupului tind să perceapă decizia ca pe propria lor decizie, iar această percepţie sporeşte probabilitatea ca ei să se străduiască să o implementeze cu succes şi să nu renunţe prematur la îndeplinirea ei. B. Dezavantajele luării deciziilor în grup: este nevoie de mai mult timp pentru ca grupul să ia decizia pentru că grupurile trebuie să asculte şi să analizeze punctul de vedere al fiecărui membru; deciziile grupului sunt mai costisitoare pentru organizaţie, decât deciziile unei persoane, pentru că ele consumă timpul mai multor oameni; deciziile grupului pot fi de calitate mai slabă decât deciziile individuale dacă vor fi afectate de eforturile membrilor grupului de a păstra relaţiile amicale dintre ei – fenomenul compromiterii calităţii unei decizii pentru menţinerea relaţiilor amicale din cadrul grupului poartă denumirea de „gândire de grup”. Notă: Managerii trebuie să analizeze atent avantajele şi dezavantajele luării deciziilor în grup, ţinând seama de situaţiile specifice ale organizaţiilor lor şi numai după aceea să ofere grupului autoritatea de a adopta decizii numai când avantajele depăşesc dezavantajele. C. Procesele (procedeele) pentru luarea deciziilor de grup - luarea deciziilor de grup este o provocare deosebită, dar trebuie precizat că, în acest scop, au fost concepute câteva procese (procedee) utile, dintre care enumerăm: - brainstormingul; - tehnica nominală a grupului; - tehnica Delphi. Brainstormingul: este procesul (procedeul) de luare a deciziilor în grup care interzice reacţiile negative ale unui membru al grupului faţă de alternativele sugerate până când toţi membrii vor prezenta alternativele pe care le consideră valoroase. Brainstormingul este proiectat cu atenţie pentru a-i încuraja pe membrii grupului să prezinte cât mai multe alternative pe care le consideră viabile. Premisa este aceea că unele alternative valoroase pot fi scăpate din vedere dacă evaluarea alternativelor începe înainte de prezentarea tuturor celor posibile. Membrii grupului sunt încurajaţi să-şi exprime ideile, pe parcursul brainstormingului, indiferent cât de nepotrivite ar părea: un membru numit de grup înregistrează toate aceste idei pentru a fi analizate ulterior. Procesul de brainstorming se derulează, în pricipiu, iterativ. Tehnica nominală a grupului-este procesul (procedeul) de luare a deciziilor în grup în care fiecărui membru al grupului îi este asigurată o participare egală la luarea deciziilor de către grup. După ce fiecare membru al grupului îşi scrie ideile proprii şi le prezintă oral în faţa grupului, grupul le discută şi apoi votează, prin vot secret, pentru a alege cea mai bună idee. Această tehnică implică parcurgerea următoarelor etape: - fiecare membru al grupului îşi scrie ideile proprii despre decizia sau problema analizată; - fiecare membru al grupului îşi prezintă oral, în mod individual, ideile proprii. Ideile sunt scrise, de regulă, pe o tablă, astfel ca toţi ceilalţi membri să le poată vedea şi aborda; - după prezentarea ideilor de către toţi membrii, grupul le discută simultan. Discuţiile tind să fie neorganizate şi spontane; - când se încheie discuţia, se organizează un vot secret pentru a permite membrilor grupului să sprijine fără nici o teamă ideile pe care le agreează – ideea care primeşte cele mai multe voturi este adoptată şi implementată. Tehnica Delphi - impune elaborarea de chestionare pe marginea unor probleme concrete care circulă între membrii grupului, împărtăşirea rezultatelor chestionarului, recompletarea chestionarelor şi reformularea ideilor individuale până se ajunge la un consens pe marginea problemei. Spre deosebire de tehnica nominală a grupului sau de brainstorming, tehnica Delphi nu necesită ca membrii grupului să discute faţă în faţă. Etapele formale ale tehnicii Delphi sunt următoarele: - identificarea problemei; - membrii grupului sunt solicitaţi să vină cu soluţii la această problemă oferind anonim răspunsuri într-un chestionar conceput cu atenţie; - răspunsurile sunt centralizate şi trimise tuturor membrilor grupului; - membrii grupului sunt solicitaţi să ofere o nouă soluţie la problemă după studierea răspunsurilor centralizate din etapa precedentă; - se repetă cele două etape precedente până se ajunge la un consens asupra soluţiei la problemă. D. Evaluarea proceselor (procedeelor) de luare a deciziilor în grup. Toate cele trei procese (procedee) descrise prezintă avantaje şi dezavantaje.
Brainstormingul are avantajul că se exprimă cât mai
multe idei posibile, dar şi dezavantajul că se iroseşte timpul grupului cu idei care nu pot fi transpuse în practică.
Tehnica nominală a grupului, cu votul său secret,
oferă o structură în care oamenii pot să sprijine sau să respingă o idee fără teama de represalii; dezavantajul este acela că nu se poate şti de ce oamenii au votat într-un fel sau altul. Tehnica Delphi are avantajul că ideile pot fi culese de la membrii grupului aflaţi la distanţe geografice unii de alţii sau care sunt prea ocupaţi pentru a se întâlni faţă în faţă; dezavantajul este că membrii grupului nu pot să-şi pună întrebări unul altuia.
Notă: managerii trebuie să analizeze atent avantajele şi
dezavantajele acestor trei procese (procedee) şi să-l aleagă pe acela, sau combinaţia lor, care se potriveşte cel mai bine condiţiilor concrete din organizaţia lor. CONCLUZII
Decizia este o alegere între două sau mai multe
alternative de acțiune. Adoptarea deciziei este procesul de alegere a celei mai bune alternative pentru îndeplinirea obiectivelor. Managerii iau zilnic decizii care influenţează organizaţia lor şi comunică aceste decizii altor membri ai organizaţiei. Trebuie precizat că deciziile, în ansamblul lor, au importanţă diferită pentru organizaţie. Deciziile se clasifică după mai multe criterii, precum: a) timpul consumat de manager pentru a le lua; b) ponderea personalului organizaţiei implicat în luarea lor; c) funcţiile organizaţiei asupra cărora se concentrează. Se pare însă că,în ultimul timp, se acceptată tot mai mult clasificarea deciziilor funcție de implicarea calculatoarelor. Managerul responsabil de luarea unei anumite decizii poate solicita sfatul altor manageri sau subordonaţi înainte de a se hotărî asupra alternativei pe care o va urma. Managementul poate folosi metoda consensului pentru a face ca un grup de persoane să fie de acord asupra unei anumite decizii. Consensul înseamnă, deci, punerea de acord a tuturor persoanelor care răspund de luarea unei decizii. Consensul se înregistrează, de regulă, după dezbateri şi discuţii lungi între membrii grupului care urmează să ia decizia, grup care poate fi constituit numai din manageri sau dintr-o combinaţie de manageri şi subordonaţi. Un model de proces de luare a deciziilor recomandat managerilor cuprinde, în ordine, următoarele etape: - identificarea unei probleme nesoluționate; - enumerarea alternativelor posibile pentru rezolvarea problemei; - alegerea celei mai avantajoase alternative; - implementarea alternativei alese; - inventarierea reacţiilor pentru a descoperi dacă alternativa implementată rezolvă problema identificată. În majoritatea situaţiilor, decidentul nu poate şti exact care vor fi consecinţele viitoare ale unei alternative implementate. Cuvântul „viitor” este esenţial în analiza condiţiilor în care se iau deciziile. Consecinţele viitoare ale deciziilor implementate nu sunt perfect predictibile, pentru că organizaţiile şi mediile lor acționale se modifică permanent.