Administratia publica si noua media

Abstract: Institutiile de administratie publica din Romania tind sa foloseasca din ce in ce mai
mult noua mediain comunicarea lor cu cetatenii si alte categorii de public pe care ei le servesc.
Aceasta munca reprezinta o radiografie a felului si masurilor in care organizatiile publice
folosesc instrumente de comunicare specifice pentru societatea informationala. Printre cele
mai importante medii noi folosite de institutiile administrative publice centrale si locale sunt
website, paginile de internet pentru comunicare sociala cum ar fi Facebook, blogurile si
Internetul si Intranetul.

Cuvinte cheie: portalul serviciilor electronice, Facebook, Internet, Intranet, mediile noi,
administratie publica, website.

In zilele noastre, mai mult ca oricand, pentru a-si indeplini misiunile si

obiectivele, institutiile de administratie publica trebuie sa comunice in permanenta si sa fie
deschise la dialog cu toate felurile de public ce sunt interesate de activitatea lor. Prin aceste
comunicari, informatiile de utilitate publica sunt transmise mai intai catre cetateni care
reprezinta cea mai importanta audienta. Cetatenii sunt cei care justifica existenta acestei
institutii din moment ce ei sunt principalii beneficiari ai actelor administrative si a modelelor de
administratie publica.

Efortul comunicational al institutiei trebuie, de asemenea, sa fie indreptat spre

actorii sociali cu care colaboreaza organizatia sociala, pentru bunul mers al comunitatii, mai
exact cu organizatiile nonprofit si organizatiile societatii civile, partide si organizatii politice.

Comunicarea organizatiilor administrative, locale si centrale, este acum

nelimitata pentru activitatea de informare a publicului. Acum, se asteapta de la aceste
organizatii sa participe la viata comunitatilor, sa se implice in rezolvarea problemelor, sa
anticipeze tendintele evolutiei sociale. Ca un rezultat al noii perspective, institutiile publice sunt
obligate sa se apropie de partenerii lor sociali, sa le stie nevoile si dorintele, sa ii intampine cu
initiateve si proiecte.

In acest context, mediile noi sunt instrumentul prin care institutiile din sectorul
public pot indeplini noi teluri si provocari care apar.

Noile media sunt comunicari media specifice timpurilor in care traim, al societatii
informationale si sunt rezultatul convergentei a trei domenii: tehnologia informatiei, tehnologia
comunicarii si productiei multimedia. Dupa cum scrie in "Dictionarul de jurnalism, relatii publice
si publicitate", noile medii sunt in conectare directa cu implementarea, la o scara cvasi-
planetara, a satelitilor de telecomunicare si a calculatorului. Telefonul mobil, calculatorul, fibra
optica, televiziunea si radioul direct de pe satelit, televiziunea HD, CD-ul, teletextul, videotextul,
on-line-ul, sunt o serie de realitati tehnologice care compun noua media. In concluzie, mediile
noi sunt mijloacele unei comunicari moderne. In prezent, cele mai importante medii sunt:
Internetul, Intranetul si mediile sociale.

Internetul este o retea de computer care implica intreaga lume, folosind cateva
reguli de comunicare. Folosirea internetului este variata, mai intai descoperirea unui text, unei
imagini sau unui sunetdin informatii, apoi posta electronica, folderul de transfer, chatul,
telefonul la cerere, televiziunea prin internet, spatiul pentru noutati, spatiul pentru tot felul de
gragice si muzica, inceputul unie sesiuni de lucru de la distanta, discutii in grup pe teme
prestabilite, jocuri interactive in retea, grupuri de comunicare, jocuri, solutionari bancare etc.

Reteaua de internet actuala, care a cucerit intreaga lume, a devenit posibila

datorita dezvoltarii permanente a retelei initiale, Arpanet. Astazi, pe Terra, exista doar un
singur internet, care este enorm; el ofera utilizatorilor o serie de informatii si servicii ca e-mail-
ul, www, FTP, web-ul si altele, unele dintre servicii fiinde contra cost. Termenul de "Internet" nu
trebuie confundat cu serviciul de internet World Wide Web (WWW); acesta fiind un serviciu
oferit de Internet.

Dupa cum scrie in lansarea fundatiei ECDL, in 2008, aproximativ 83% din
popolatia globului nu a folosit internetul, si dupa un studiu facut de institutul de cercetare on-
line InternetWorldStats, in noiembrie 2007, rata intrarii
Internetului in Romania a ajuns la nivelul de 31,4% din totalul populatiei, estimata la 22,27
milioane de oameni, si numarul de conectari la banda larga a foat de 1.769.300. intre 2007 si
2011 numarul de conectari in casele romanilor a crescut de la 22% la 47%, numerele, la nivel
european, erau 54% si 73%.

Internetul reprezinta implementarea tehnologiilor de Internet in institutii publice

sau private, o solitie a facilitarii comunicarii interne. De asemenea, internetul poate fi un mijloc
de feedback pentru institutie prin care poate fi aflata opinia angajatilor, si, nu in ultimul rand,
Internetul poate sustine si incuraja cultura organizationala.

Noile medii sunt medii electronice. Printe ele este Internetul, Intranetul,
website-urile si social media. Categoria social media cuprinde canalele de comunicare on-line in
care comunitati mari de participanti pot colabora producand sau schimband texte, fotografii,
materiale audio sau video, care sunt redifuzate de la un utilizator la altul. Cu ajutorul noilor
medii oamenii vorbesc, creeaza informatii, comenteaza, interactioneaza, voteaza, etc. Cele mai
importante platfome de social media sunt: blogurile, forumurile, microblogurile (Twitter),
retelele sociale (Facebook, LinkedIn, etc), Wiki (Wikipedia), site-uri preferate, multimedia
(YouTube, Google Video)

In prezent se considera ca traim o revolutie social media, comparabila , in

termeni de dezvoltare si efect cu Revolutia Industriala, dar de aceasta data este totul este mai
rapid. Cititorul devine un producator de informatii, intr-un spatiu public nou, unde perceptiile
noastre cu privire la realitate sunt schimbate radical, relatiile inter-umane incep o noua faza, de
comunicare multidimensionala, si interactiunile sociale sunt facute intr-o lume virtuala, care o
depaseste pe cea reala si o ascunde.

Genetatia social media considera e-mailul invechit. Un exemplu ar fi anuntul prin

care, in 2009, Colegiul Boston a interzis viitorilor studenti sa trimita informatii prin mail.

Este interesant de observat ca platformele social media din Romania au un trafic

de trei ori mai mare decat site-urile ziarelor (Cancan si Liberatea, numarul 1 in topul site-urilor
printate) sau chiar decat a site-urilor de televiziune (realitatea.net),lucru care i-a determinat pe
autorii studiului IAB Europe, facut in 2010, sa sustina: "Utilizatorii romani sunt pasionati de
social media, le place sa-si faca prieteni noi si sa se distreze. Asta explica realul succes al
retelelor media in Romania."

Internetul a revolutionat relatiile publice. Utilizatorii lui sunt acum editori, critici
si chiar media ei insisi. Ei detin control, iar parerile lor genereaza schimbari in comportament.
Multi dintre ei au o mare influenta asupra lucrurilor pe care le cumpara, pe care le cred sau pe
care le fac. Pentru prima data in istoria comunicarii, toti au o voce si fiecare voce conteaza.
Folosind social media, aceasta voce poate fi extrem de puternica si poate forta indivizi, institutii
sau comunitati sa-si schimbe comportamentul. Ceea ce spune un angajat sau orice alta
persoana, poate fi mult mai credibil decat opinia unui numar mare de persoane. Vocea
individuala pe Facebook, Twetter si bloguri este mult mai importanta decat orice alta voce a
publicului.

Agentii PR trebuie sa reinventeze si sa-si regandeasca modul de comunicare in

social media. De la monolog la conversatie. In social media nu mai exista o piata pregatita sa
primeasca mesajul, nu mai exista public sa stepte mesajul. Oamenii au acum acees la la un
continut extrem de variat si au atat de multe moduri de a obtine informatii, incat nu trebuie sa
ridice vocea pentru a se face ascultati. Tot ce poti face este sa intri in comunicare cu publicul, sa
afli ce are nevoie si sa ii oferi acel lucru din punct de vedere al comunicarii.

Profesionalismul in relatiile publice trebuie sa se pozitioneze ca un vector de a

crea si imprastia discutia. Trebuie sa se concentreze pe un dialog cu toti cei interesati de
organizatie si nu sa-I asalteze cu mesaje.
 De asemenea, comunicarea in social media nu trebuie sa aiba loc la nivel
interpersonal. O greseala des intalnita in Romania, si nu numai, este ca organizatiile decid sa
vorbeasca cu clieantii din pozitii institutionale. Nu poti deveni prieten cu o institutie!
Organizatie trebuie sa fie reprezentata de un angajat care, prin actiunile sale, poate personaliza
comunicarea.

Administratia publica din Romania s-a adaptat gradual la noua tehnologie de

comunicare. In special in timpul ultimilor ani, cantitatea de medii noi in comunicare a crescut
semnificativ in sectorul public. Daca acum 5-6 ani, ca rezultat si potrivit legii nr. 52 din 2003
privind transparenta decizionala in administratia publica, e logic ca o primarie sau un consiliu
local sa aiba propriul site, acum acest lucru fiind normal ca acest fel de institutii folosesc
Facebook pentru a mentine contactul cu cetatenii.

Factorii principali ai organizatiilor administrative au inteles repede avantajele

folosirii noilor mijloace de comunicare. Pentru institutiile publice, noile media permit:

- Acces larg la o mare cantitate de informatii;

- Posibilitatea de a manevra un mare volum de date;
- Conditii bune pentru a asigura transparenta institutionala;
- Crearea de activitati la distanta.
Pentru cetateni, folosirea mijloacelor de comunicare a societatii informationale
de catre administratia publica inseamna:
- O informare mai buna si mai larga despre activitatea institutiei administrative;
- O relatie stransa si permanenta cu aceste institutii;
- Castigarea de timp si confort, prin inlocuirea, in conditii legale si sigure, a tranzactiilor si
interactiunii fizice intre acesti angajati.

Cele mai frecvent folosite forme de noua media in administratiile publice din Romania
sunt: website, Internetul, Intranetul, paginile de Facebook si portalurile web ale serviciilor
electronice.

Website este modul de comunicare al noii generatii si este folosit de majoritatea

institutiilor publice. Continutul si aspectul site-urilor sunt diferite datorita necesitatilor de
comunicare, dar si resurselor financiare ale institutie pe care o reprezinta site-ul. . de obicei,
acest tip de pagini web prezinta: informatii despre institutia administrativa (organigrama,
structura departamentului, rapoartele de activitate, personalul de conducere, regulamentul),
informatii si documente referitoare la activitatea organizatiei (situatia financiara, proiectele
decizionale, rapoarte de activitate, proiecte, etc.), documente publice (de urbanism, autorizatii
de constructive), descrierea spatiului unde isi desfasoara activitatea institutia, galerie foto, si nu
in ultimul rand anunturi si noutati.
 Unele site-uri, in special cele ale unitatilor administrative mai mari, au pe pagina de web
un portal de servicii electronice. De exemplu, portalul primariei Brasov are un meniu "E-
functional" cu urmatoarele servicii electronice pentru cetateni si mediul de afaceri:

- Descarcarea de formulare si documente de deposit privind diferite cereri (eliberare de

certificate, autorizatii);
- Consultarea obligatiunilor de plata si plata lor on line prin carduri bancare;
- Primirea de notificari automate privind stadiul de rezolvare a cererilor;
- Inscrierea pentru audiente, transmiterea de petitii si plangeri.

Recent, portalul web al primariei Brasov a fost completat la sectiunea

"interactiune online", cu o harta a incidentelor, facilitate prin care cetatenii pot prezenta
incidentele din domeniul public al orasului (lipsa unui capac de canal, nefunctionarea
iluminatului public, caderea unul copac, etc.) Harta poate fi vazuta de catre toti
cetatenii, chiar daca nu sunt autorizati.

Trebuie mentionate doua problem cand analizam modul de folosire a

comunicarii media in institutiile administrative: una, privind managementul activitatii pe
site, si cealalata, unele aspect ale realitatii virtual. Odata realizat, un site trebuie
permanent updatat cu informatii si material. Asta inceama ca anumiti oameni din
organizatie vor avea aceasta responsabilitate. Pe de alta parte,este bine stiut faptul ca
multe site-uri ale institutiilor, nu doar cele apartinand administratiei publice, nu sunt
oficiale, ci au doar nume similar. De aceea, factorii responsabili de imaginea
organizational trebuie sa comunice, cetatenilor si altor interesati, adresa corecta de
web.

Reteaua sociala Facebook si-a extins gradul de interactiune intre institutiile

publice si cetateni.

In Romania, Facebook este lider in platform media. Reteaua Facebook a avut, in

2011, 3.206.440 utilizatori romani. Utilizatorii romani de Facebook au varste intre 18-24
de ani (33,7%), 25-34 de ani (30,8%), 13-17 ani (16,35), 35-44 de ani (12,8%), 45-54 de
ani (3,8%) si 55-64 de ani (1,8%). Persoanele peste 65 de ani reprezinta 0,8% din
numarul total de utilizatori romani. E interesant de remarcat faptul ca in noiembrie
2009, Facebook a avut 420.000 de utilizatori in Romania. Dupa doar 2 ani, numarul a
crescut la 3.206.440 ulitizatori.

Tot mai multe organizatii administrative din Romania folosesc aceasta retea
sociala. Facebook este folosit de primarii comunale, ca cea din Dragus (judetul Brasov) si
are peste 2000 de prieteni! Materialul, comentariile, aprecierile, multele fotografii de la
evenimentele comunale postate pe pagina electronic, reprezinta multele feluri de
uniune a comunitatii. De asemenea, pagina de Facebook a orasului Brasov , aparuta in
2013, contine mai ales informatii despre activitatea primariei, despre evenimentele
culturale organizate in oras de catre primarie sau parteneri, fotografii din Brasov sau de
la aceste evenimente si alte informatii folositoare. Dar nu numai primariile sunt
conectate la Facebook, ci si alte institutii de administratie locala si central. Referindu-ne
doar la judetul Brasov, Consiliul judetean Brasov poate fi, de asemena, gasit pe
Facebook, pagina care in 2013 avea 3319 prieteni. Pe pagina de Facebook a institutiilor
administrative pot fi gasite, alaturi de stiri si informatii, fotografii ce surprind momente
din activitatile institutiilor si material audio-video de la conferintele de presa. Guvernul
roman nu s-a lasat mai prejos, avand o pagina foarte bine fauta inca din februarie 2013,
cu linkuri la pagina si contul de Twetter a institutiei si a premierului Victor Ponta. "Dorim
ca acesta sa fie un loc in care sa va prezentam cele mai importante decizii ale Guvernului
Romaniei, sa le discutam constructive impreuna." sunt cuvintele postate pe pagina ca o
motivare a demersului guvernamental comunicational. Pagina de Facebook a guvernului
contine, printre altele, stiri, pozitia primului ministru si a altor membri ai administratiei
centrale privind problemele urgente ale zilei, rapoarte si fotografii de la evenimente si
calatorii etc. Utilizatorii Facebook pot lasa mesaje si comentarii, pot da aprecieri. Pe 16
mai 2013, pagina de Facebook a guvernului avea 2895 de aprecieri si 293 de oameni
vorbeau despre asta.

Totusi, reteaua sociala Fecabook are aceleasi problem de orerare sa si website-

urile: pagini neoficiale si necesitatea de a avea personal dedicat sa asigure dezvoltarea
potrivita a activitatii sociale. Din acest punct de vedere, este nevoie de cel putin o
persoana pentru a monitoriza traficul pe pagina, pentru a raspunde la intrebari,
comentarii si critici, pentru a modera discutiile si chiar pentru a inlatura acele mesaje ce
contravin regulilor.

Internetul este in primul rand o sursa de date si informatii pentru institutia

administratiei publice.

Pe internet se pot gasi, accesand motorul de cautare, informatii pretioase pentru

documentarea si realizarea proiectelor sociale. Internetul este si o buna cale de a
schimba informatii intre public si institutii. De exemplu o primarie sau un consiliu local
ar putea afla, accesand deciziile consiliului local al altor orase sau judete, cum s-a
rezolvat o problema similara. Nu trebuie uitat faptul ca reteaua universala numita
Internet este folosita de organizatiile administrative de peste tot ca support pentru
informatiile publice. Si nu in cele din urma, angajatii publici folosesc frecvent posta
electronic asigurata de internet, in corespondenta lor cu cetatenii si cu partenerii sociali
si economici.
 Intranetul este si el extrem de folosit de institutiile locale si centrale ale
administratiei publice din Romania.

Pentru institutiile de administratie publica, intranetul poate fi folosit pentru:

- Informatiile necesare pentru activitatile manageriale, ce favorizeaza urgentarea luarii de

decizii. Pentru ca o primarie sa primeasca mai repede informatiile necesare.
- Da cetatenilor toate informatiile publice necesare (de exemplu deciziile consiliului
judetean)
Avantajele folosirii Intranetului sunt:
- O comunicare mai rapida,
- Un management de retea mai usor,
- Un mod mai usor de a obtine informatii,
- Acces liber sau controlat la baza de date a institutiei,
- Economie financiara majora.

Tehnologia Intranet poate fi intalnita in primarii, prefecturi, ministere.

O mentiune speciala trebuie facuta despre proiectul financiar al retelei

"Intranetul statului" la care se lucreaza din 2011. Printr-o ordonanta de urgent
data de Guvern (OUG nr.117\2011) s-a incercat crearea unei infrastructure
commune de comunicare electronic intre state, destinata schimbului, si in
conditii de securitate, a datelor si documentelor in format electronic intre
autoritati si institutiile publice, dar si intre organizatii autonome si companii
nationale sau controlate de stat. suportul communicational va fi asigurat de
elemente de infrastructura de la Societatea Nationala de Radiocomunicatii,
Teletrans, Transelectrica si Telecomunicatii, Caile Ferate Romane vor fi Serviciul
Special de Telecomunicatii. Dar lla 26 iunie 2012, deputatii au respins aceasta
ordonanta de urgent si proiectul este suspentat in acest moment.

In ciuda multiplelor avantaje ce vin impreuna cu folosirea noilor media in

administratia publica, acest lucru nu este absolute. Modurile traditionale de
comunicare ale institutiilor administrative, numite direct comunicare, central de
informare a cetatenilor, telefonul, anunturi afisate, evenimente de presa, isi vor
pastra importanta si utilitatea in primul rand pentru ca nu toata lumea foloseste
internetul. Totusi, viitorul apartine noilor media pentru eficienta si pentru a
mentine un contact strans cu cetatenii.

Cu ajutorul noilor mijloace de comunicare in masa, organizatiile

administrative , ca orice alt tip de organizatie publica, pot acum, cu usurinta si
 eficient, sa indeplineascanasteptarile unei comunicari publice modern, care are
trei aspete:

- Experienta (comunicarea bazata pe activitate)

- Existenta (relatiile publice)
- Informarea.
Ramane, pentru viitor, sa vedem cum institutiile publice romana se vor adapta la
transformarile noilor media. Studiile arata ca laptopurile si computerele vor fi
abandonate si ca informatia va circula de pe telefoanele mobile.