DOSARUL DE SPONSORIZARE

Conf.dr. Martin Domokos

Sponsorizarea
Sponsorizarea este, pe de o parte, o formă de
comportament social responsabil al firmelor, iar pe de
altă parte, mai ales datorită creşterii beneficiilor
asocierii cu sportul şi evenimentele sportive, o
componentă a mixului promoţional cu exigenţe
crescute în ceea ce priveşte bugetul, personalul şi
planificarea strategică.
În acelaşi timp, pentru organizaţiile sportive,
sponsorizarea reprezintă un mijloc indispensabil astăzi
de atragere a unor fonduri suplimentare care să
permită dezvoltarea sportului, mijloc de care depinde
uneori însăşi existenţa entităţilor sportive.
De aceea, sponsorizarea vizează primul loc în practica
de marketing a organizaţiilor din domeniul sportului.
Plan de marketing pentru găsirea
de sponsori
Definirea produsului (proiectului sau
competiţiei).
Detalierea naturii comercializabile a
proiectului (componentele produsului).
Prezentarea organizatorilor şi a partenerilor
implicaţi în proiect, descrierea contribuţiei
fiecăruia, planningul responsabilităţilor şi
termenele de îndeplinire.
Calculul bugetului estimativ al operaţiunii.
Dosarul de sponsorizare

descrierea acţiunii – evenimentului sau

programului de kinetoterapie;

activităţile de comunicare organizatorii ce

participă la proiect;

anexe.
Descrierea acţiunii
prezentarea domeniului;
descrierea evenimentului: loc, dată,
obiective, caracteristici;
program;
calendar detaliat;
lista echipamentului necesar, deja
disponibil sau care trebuie procurat;
probleme de securitate, asigurări
contractate, sprijin logistic obţinut.
Activităţi de comunicare
Dezvoltarea / evoluţia domeniului;
evaluarea cantitativă şi descrierea
publicului prezent la eveniment,
adaptarea la ţinta firmei;
lista mass-media cu susţinătorii
evenimentului;
alte suporturi de comunicare:
broşuri, pliante publicitare, afişe;
estimarea audienţei indirecte.
Organizatori – participanţi

prezentarea partenerilor: administraţia

centrală şi locală, federaţii sportive,
personalităţi, ziarişti;
prezentarea echipei dumneavoastră:
CV-uri pentru fiecare membru al
echipei de conducere;
eventual o revistă a presei descriind
activităţile organizaţiei dumneavoastră.
Obiectivul unui dosar de sponsorizare este, în
primul rând, acela de a face ca firma la care a
fost trimis, să fie interesată de proiect şi trebuie:

să prezinte operatiunea sub toate

aspectele sale;
să-i evidenţieze punctele „forte”;
să dovedească că proiectul a fost bine
pregătit;
să trezească în cititor dorinţa de a
cunoaşte mai multe despre acest
proiect.
Conceperea şi scrierea documentului

Fără a investi o avere în realizarea sa, fără a căuta

cu orice preţ luxul sau originalitatea, se începe prin
a prezenta un dosar clar, curat şi lizibil.
Acesta trebuie să fie obligatoriu dactilografiat şi de
preferinţă fără greşeli.
Tipărirea documentelor trebuie să fie, în general,
de bună calitate, permitând chiar o serie de fantezii
grafice, mici desene, curbe, inserarea de fotografii.
Textul trebuie să fie ”aerisit”! Lăsaţi marginile
proporţionale, scrieţi frecvent de la capăt, folosiţi
paragrafele chiar obsesiv.
 Conceperea şi scrierea
documentului
Puneţi-vă la contribuţie imaginaţia şi talentele de grafician
(sau în lipsă de acestea, pe cele ale prietenilor) pentru a
folosi o culoare şi o grafică coerentă cu proiectul.
Coperta dosarului, în special, trebuie să fie atrăgatoare,
ameţitoare sau sobră, în funcţie de natura propunerii d-
voastră, dar evitaţi cu orice preţ culorile cenuşii. Totul este
permis, cu condiţia să rămână lizibil şi nu prea provocator.
La scrierea textului aveţi în vedere să nu existe greşeli de
ortografie, lipsa majusculelor, semne de punctuaţie
anapoda şi folosiţi corect limba română.
Vocabularul folosit trebuie să fie precis, chiar puţin tehnic,
dacă este necesar, dar în acest caz explicaţi termenii pe
care îi folosiţi şi care nu sunt clari pentru toată lumea.
Frazele sunt indicate să fie scurte.
Bugetul acţiunii
Repartizarea costurilor din buget va
căpăta, în general, următoarea formă:
material şi echipament;
închirieri săli, localuri, terenuri;
sponsorizaţi: costuri directe (salarii, prime,
indemnizaţii) şi indirecte (transport, cazare);
personal: salarii şi taxe sociale;
asigurări;
serviciu de ordine;
costuri de pregătire (testări, puneri la punct,
repetiţii, reparaţii);
cheltuieli generale: adaugati 10-15% din total.
Scrisoarea de însoţire

Dosarul, pentru a fi trimis undeva,

trebuie însoţit de o scrisoare scurtă şi
precisă.
Planul unei astfel de scrisori după
Pierre Sahnoun (1992):
1. motivul trimiterii;
2. propunerea clară;
3. elemente de argumentare;
4. urmarea propusă (desfăşurarea
ulterioară).
 Demersul practic al organizaţiei sportive
presupune parcurgerea următoarelor etape:

1. Prospectarea. Având pregătit dosarul de

sponsorizare, organizaţia trimite scrisori de
lansare a propunerii de sponsorizare,
orientându-se către firme care corespund
criteriilor proprii referitoare la:
localizare; imagine; ţinte;
prosperitate şi stabilitate financiară; etica
sportului.
2. Negocierea
3. Încheierea contractului
2. Negocierea

Este o etapă în care reprezentantul

organizaţiei trebuie să îmbine ştiinţa de
a face o prezentare eficientă a
proiectului cu arta de a anticipa reacţia
interlocutorului.
El trebuie să fie „realist, răbdător şi
pro-activ", să transforme problemele
potenţiale în „tot atâtea oportunităţi de
afaceri".
 3. Încheierea contractului

Consfinţeşte parteneriatul dintre sponsor şi

sponsorizat şi asumarea responsabilităţilor
părţilor. Conţinutul contractelor de sponsorizare
diferă în funcţie de parteneri, strategiile
acestora în materie de sponsorizare, formele de
intervenţie convenite, pachetul de drepturi
cumpărate şi dimensiunea geografică a
sponsorizării.
La sfârşitul acestui subcapitol se propune o
variantă de contract de sponsorizare care
trebuie adaptată în funcţie de elementele
menţionate anterior.