Mihaila Andreea

Tema Seminar S9 – Comunicare

I. Citiţi cu atenţie studiul de caz şi răspundeţi la întrebări, argumentând alegerile dvs.

Partea A

Xographics este o divizie a unei mari companii de telecomunicații. Ellen Bohn, vice-președintele departamentului
de producție, s-a mutat recent la Xographics de la o firmă unde fusese manager de personal pentru un număr mare
de angajați. Cei trei manageri de care răspundea Bohn la noul său job aveau toți 20 de ani de experiență sau chiar
mai mult în cadrul Xographics. Ei văzuseră compania plecând de la o divizie de producție eficientă la una care a
fost pusă la încercare de angajați problemă și probleme de performanță. Puțin după sosirea ei, în timp ce vorbea
cu unul dintre manageri, Bohn a aflat că mulți dintre ei erau supărați din cauza insistențelor fostului vice-
președinte ca angajații să îi raporteze lui personal, sau unuia dintre asistenții săi, orice defecțiune a vreunui utilaj.
Angajații au simțit că acest lucru nu le dădea oportunitatea să repare ei înșiși utilajul. Managerul i-a spus lui Bohn
că înțelegerea a fost ca odată ce un angajat raporta cinci defecțiuni, el sau ea era luat(ă) de la acel utilaj și îi era
dat(ă) un job cu un salariu mai mic.

Întrebări:

1. Ce ar trebui Bohn să facă? In primul rand Bohn ar trebui sa discute cu manageri de la departament si sa-i
faca observat supararile angajatilor si sa explice ca trebuie sa fie mai clar atunci cand vorbeste cu angajati
si ca acestia trebuie sa rezolve defectiunile utilajelor, deoarece tine de resposabilitatea lor. In caz de
dificultate si angajati nu stiu exact cum trebuie sa procedeze in repararea utilajul, se poate propune un
scurt curs practic in care sa invete angajatii cum trebuie sa procedeze si cum trebuie sa faca, in asa fel se
evita mutarea de pe utilaj si schimbarea postului. Ar trebui sa fie o comuincare mult mai eficienta si clara
care isi propune strategii care sa nu penalizeze angajatii. CUTIE DE IDEII, INTERVIURI
2. Ce alte probleme (neidentificate de Bohn) ar putea fi prezente? Productivitatea scazuta; lipsa de
comunicare clara si eficienta; probleme de performanta; probleme legate de rolul angajatilor in
organizatie (responsabilitate, conflict de rol). COMPETITIVITATE/ STRES RIDICAT PENTRU A
EVITA DEFECTIUNEA/ CE A CONDUS DE A PENALIZA PERSONALUL/ EXISTA UN
DEPARTAMENT DE MANUTETIUNE
3. Ce pași adiționali ar putea un manager să facă? Cei trei manageri ar trebui sa discute intre ei pentru a
vedea ce strategie pot implementa in asa fel sa creasca starea de bine intre angajati la locul de munca, sa
se simta responsabili pentru munca lor. Manageri trebuie sa aiba ca obiective si motivatia angajatilor
pentru a duce productivitate mai mare. In plus trebuie luat in calcul si posibile formari profesionali la
locul de munca pentru a imbunatati performanta angajtilor, si de luat in considerare si ce doresc angajatii
sa imbunatatesc la munca lor. INTEGRARE – INSTRUCTAJ; RECOMPENSE; FEEDBACK
CONTINUU; EXISTA UN DEPARTAMENT DE INTRETINERE?

Partea B

Una dintre marile probleme cu care Bohn s-a confruntat a fost faptul că doar 40% dintre programările de
închidere a utilajelor în vederea realizării lucrărilor de întreţinere au fost realizate. În timpul unei conversații
informale cu Kent Viet, managerul de resurse umane de la Xographics, Bohn a aflat că departamentul de
întreţinere opera cu o eficiență în jur de 60%. Viet i-a spus că angajații acestui departament au pus la cale o
încetinire a ritmului de lucru pentru a forța compania să le crească salariile. Viet i-a spus de asemenea lui Bohn că
angajații de pe departamentul de întreţinere pleacă de obicei cu o oră mai devreme pentru a se spăla.

Directorul departamentului de întreţinere a muncit și a urcat nivel cu nivel în ierarhia companiei. A început să
lucreze la Xographics imediat după absolvirea liceului și este în companie de 25 de ani. Motivul său pentru
”ineficiență” este lipsa de personal calificat în domeniu, departamentul de personal trimițându-i oamenii care nu
sunt calificați să întrețină mașinăriile fabricii. Neavând timp să pregătească fiecare nou angajat, el a desemnat
această responsabilitate altor angajați care sunt acolo de ceva vreme.

Întrebări:

4. Cum ar putea Bohn să îl abordeze pe directorul departamentului de întreţinere? Bohn ar putea contacta
directorul prin e-mail sau telefon pentru a programa o zi in care sa discute fata in fata pentru a raporta
situatia si a cere cateva ideii pentru implementa strategii. Aceste metode au avantajul ca sunt simple si
economisesc timp.
5. Cu cine altcineva ar putea Bohn să discute? Boh ar putea discuta si cu angajati pentru a intelege mai clar
situatia problematica, totodata ar trebui sa aiba o discutie cu managerul de resurse umane pentru a pune la
punct anumite strategii pentru a califica personalul (ex. training, cursuri) si in acelasi timp ar fi necesar sa
discute cu directorul general pentru a face observata situatia si sa ceara un sfat sau sa discute pentru
eventuale ideii si strategii. MANAGER DE RESURSE UMANE

Partea C

La două luni după ce Bohn s-a alăturat companiei, Xographics a organizat picnicul anual în Parcul celor Șase
Steaguri. Majoritatea angajaților și familiile lor au fost prezenți. Bohn l-a văzut pe Viet la picnic și i-a oferit o
băutură răcoritoare. Apoi următoarea conversație a avut loc.

Viet: Bună, Ellen [Bohn], ai un minut?

Bohn: Sigur. Ce s-a întâmplat?
Viet: Ei bine, vorbeam cu unul dintre managerii din subordinea ta pe care îl știu destul de bine. Știi, o discuție
neoficială despre companie.
Bohn: Da?
Viet: El mi-a spus că stilul de management al companiei este stilul ”ciupercă”: ține-i în întuneric și hrănește-i cu
mult bălegar. Mi-a spus că nimeni nu știa că tu ai fost angajată până nu ai apărut la fabrică. Am auzit că nici
măcar gardianul nu știa cine ești.
Bohn: Da, bănuiesc că așa s-a întâmplat.
Viet: Acest manager despre care îți spuneam mi-a zis că el și-a făcut treaba timp de 10 ani și nu a primit niciodată
vreo evaluare a performanței. Măririle îi sunt pur și simplu adăugate la salariu. Nimeni nu i-a spus care îi sunt
punctele forte și punctele slabe.
Bohn: Da, probabil așa e, dar nu sunt ferm convinsă. Știi că eu însămi sunt aici doar de o lună.
Viet: Da, știu asta, dar ascultă aici. Tom Kerr, noul manager al ingineriei industriale, nu a vorbit și nici măcar nu
a fost prezentat nimănui din domeniul acesta, și Tom are acest loc de muncă de aproape trei luni.
Bohn: Ken [Viet], cât de răspândit crezi că este acest sentiment legat de stilul de management ”ciupercă”?
Viet: Nu știu, Ellen, dar cred că trebuie să afli dacă vrei ca această întreprindere să continue să producă.

Întrebări:

6. Ce ar trebui Bohn să facă? Cred ca Bohn ar trebui sa investigheze aceasta situatie in companie, intreband
fiecare manager din departament, totodata ar putea organiza o sedinta cu acestia si cu directorul pentru a
discuta despre cum vad ei climatul in oragizatie si cum cred ei ca se simt angajatii. Discutia ar putea fi si
cu angajatii pentru a analiza felul in care ei cred ca este climatul organizational si cum se simt.
DISCUTIA CU HR SI RECRUTARE; CHESTIONARE CUTIA DE IDEE INTERVIURI,
7. Ce bariere de comunicare ar putea exista? Calitatea si cantitatea scazuta de informatiie, non transparenta
informațiilor, politica organizationala. LIPSA DE FEEDBACK,
8. Ce rol a jucat rețeaua de comunicare informală a companiei în această situație? In acest caz discutia
informala care a vut loc a ajutat pe Bohn sa inteleaga mai clar care este climatul in organizatie si felul in
care superiori se comporta cu personalul. TRANSMITE PROBLEMELOR CE APAR IN
ORGANIZATIE/ INGRIJORAREA PENTRU VIITOR/

Sursa:

Hellriegel, D. & Slocum, J.W.Jr. (2011). Organizational behavior (ed. 13). Mason: Cengage Learning. (pp. 286)

II. Realizaţi o analiză a problemelor de comunicare dintr-o organizaţie căreia îi aparţineţi. Propuneţi cel
puţin 3 soluţii pentru fiecare dintre cele mai importante 2 probleme identificate.

1. Volumul informatiei ( cantitata uriasa de informatii cu intentia de a mentine subordonatii in “conexiune” cu

cele mai mici detalii, totusi fiecare persoana are o capacitate limitata de a procesa informatii, motiv pentru care
informatii excesive pot duce la un blocaj; sau o cantitatea insufiecenta non trasparenta la ce se intampla in
organizatie, neclaritate pentru eventuali schimbari, acest lucru poate duce la pierderea de incredere in propia
firma)

2. Calitatea scazuta a informatiei transmise (informatii imprecise sau irelevante pentru obiectivele/ interpretarea
gresita din partea persoanelor; barierele lingvistice felul in care este formulta mesajul  exista diferente de
pregatire, de educatie, de capacitatea intelectuala  Solutii: Adecvarea nivelul de limbaj la tipul de comunicare
in care sunt angajatii indivizii; folosirea unui libaj simplu si clar pentru obiectivele care isi propune firma;
propunera unor obiective clare si asigurarea ca tot personalul sa fie inteles. SEF ANGAJATOR

3. Transmitearea defectuasa ( lipsa de adecvare intre momentul in care este nevoie de anumite informatii si
momentul in care aceste sunt efectiv furnizate; bariere de mediu, de exemplu functionarea defectuasa a mijlocelor
tehnice cum ar fi telefonul) formarea unor baze de date care sa fie accesibile pentru toti angajati in asa fel
personalul poate gasi tot ce este necesar;

4. Comunicare de tip „impersonal” (pe baza de documente scrise, rapoarte, fara apela si la o comunicare directa
fata in fata  acest lucru limita schimburi informationale)

5. Problematice ce tin de statul persoanei (statut superior vs statut inferior)

6. Politica organizationalea prea birocratica (lipsa une retelele de comunicare, lipsa de feedback) Solutii: Traing
care sa ajute la punerea in practica unui manangement eficient sau care sa ajute sa inteleaga importanta
comunicarii eficente ; incurajarea unei colaborari cu angajatii; implicati si interesati in munca pe care angajatii o
desfasoara prin oferirea de feedback, recompense daca sunt necesare; redefinirea politica firmei.

III. Simulați scrierea unui email adresat profesorului coordonator de licență pentru a-i face o solicitare.

Adresa.....

Subiect: Lucrare de Licenta_ Psihologie

Mesaj:

Stimata D-na XY

Buna ziua, sunt Mihaila Andreea studenta in anul 3 la Psihologie, trimit acest mesaj legat de lucrarea de licenta.

Am reusit sa finalizez colectarea de date pentru partea emperica si as dori sa programez o intalnire cu dvs
( desigur cand dvs sunteti disponibila), pentru a discuta putin de pasii care urmeaza in lucrarea acestor date.

Multumesc atincipat, sa aveti o zi buna!

Andreea

Studentii grupelor 1, 2 si 3 pot incarca temele pe Moodle sau folosind formularul de mai jos:
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSc5k9gH4W8ydensLJ0b4BEJDEdSy86i_7uUFTBszXPIESk3qA/
viewform