Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
PREZENTAREA INSTITUIEI
coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este situat n zona central a cartierului Cuza Vod, pe str. Baladei nr. 4A i a fost nfiinat din 1 septembrie 1981. coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este unul din centrele de execuie bugetar subordonate Primrie Municipiului Suceava Nu exist uniti bugetare n subordinea centrului bugetar. Principala surs de finanare a centrului bugetar este bugetul local , alturi de finanarea din veniturile proprii realizate de instituie ( sponsorizri, donaii etc.), dar i bugetul de stat. coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava i organizeaz i conduce contabilitatea proprie n conformitate cu normele legale n vigoare n ceea ce privete contabilitatea instituiilor publice. Normele contabile n vigoare atribuie rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii la instituiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii organizaiei respective. Conductorul instituiei coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este ordonator teriar de credite, ordonatorii superiori fiind Primria Municipiului Suceava (ordonator principal) i Inspectoratul colar Judeean Suceava (ordonator secundar). n sensul prevederilor Legii finanelor publice nr.500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezint o structur organizatoric n cadrul instituiei publice, n care este organizat execuia bugetar. eful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocup funcia de conducere a compartimentului financiar-contabil i care rspunde de activitatea de ncasare a veniturilor i de plat a cheltuielilor. Conform legii contabilitii, contabilitatea se ine n limba romn i n moned naional. Finalizarea exerciiului bugetar i a trimestrelor se concretizeaz contabil n situaii financiare care prezint situaia patrimoniului statului aflat n administrarea instituiei publice. Acestea se ntocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanelor Publice i se raporteaz la ordonatorul superior de credite : Primria Municipiului Suceava pentru creditele de la bugetul local i Inspectoratul colar Judeean Suceava pentru creditele de la bugetul de stat, la termenele stabilite de acesta, care la rndul su le raporteaz la Ministerul Educaiei Cercetrii i Tineretului. Bilanul contabil al instituiei este supus verificrii i certificrii de ctre Trezoreria Municipiului Suceava, unde instituia i are deschise conturile, dar i de organul de audit intern din cadrul Inspectoratului colar Judeean Suceava. Principalele registre contabile utilizate de instituia public sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul numerelor de inventar i Registrul Cartea Mare. 2
Contabilitatea sintetic se ine pe Fie de cont pentru operaii diverse, deschise pentru fiecare cont sintetic. Evidena analitic a creditelor bugetare, plilor de cas i cheltuielilor efective se ine cu ajutorul Fiei pentru operaii bugetare. De asemenea instituia public utilizeaz sisteme de prelucrare automat a informaiilor contabile, care sunt stocate pe supori magnetici i permit n orice moment reconstituirea elementelor i coninuturilor conturilor, a listelor i a coninuturilor supuse verificrii. Instituia utilizeaz un program de prelucrare automat a datelor din contabilitatea sintetic, un program de eviden a stocurilor i unul de eviden a obiectelor de inventar i mijloacelor fixe i de calcul al amortizrii. Inventarierea patrimoniului se efectueaz, n conformitate cu legea contabilitii nr.82/1991 i Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr.1753/2004, de ctre comisiile de inventariere numite prin decizie scris, emis de ordonatorul de credite. Aceste comisii rspund de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere potrivit prevederilor legale. n procesul execuiei bugetare cheltuielile bugetare parcurg cele 4 faze: angajare; lichidare; ordonanare; plata.
Contabilitatea analitic a cheltuielilor se realizeaz pe subdiviziunile clasificaiei bugetare. Astfel structura simbolului contului de cheltuieli va fi urmtoarea: simbolul contului sintetic din planul de conturi; capitolul; sursa de finanare (01 buget de stat); subcapitol; titlu; articol; alineat.
La instituia public balana de verificare sintetic se ntocmete lunar, iar situaiile financiare trimestrial i se compun din bilan, contul de rezultat patrimonial, situaia fluxurilor de trezorerie, situaia modificrilor n structura activelor/ capitalurilor, anexe la situaiile financiare i contul de execuie bugetar. Principalele cheltuieli ale instituiei sunt: cheltuieli privind stocurile; 3
cheltuieli cu lucrrile i serviciile executate de teri; cheltuieli cu personalul; alte cheltuieli operaionale; cheltuieli financiare; alte cheltuieli finanate de la buget prin programe sociale (programul social 100 euro pentru profesori etc.). cheltuieli de capital, amortizri; cheltuieli extraordinare.
Instituia public ntocmete pentru activitatea proprie Contul de execuie bugetar care are ca indicatori cheltuielile pltite i veniturile ncasate cuprinse n capitolele i subcapitolele bugetului aprobat.
Procedura P01: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 208 /15.09.2010
ORDIN DE SERVICIU
n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 20.09.2010 30.11.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Organizarea registrelor de contabilitate.
2. 3.
Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil.
Procedura P02: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Ivanovici Gheorghe Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Data: 15.09.2010
Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, Ivanovici Gheorghe 6
DA X
NU X X X X X X X X X X -
Procedura P03: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 213 / 15.09.2010
Ctre: De la:
coala cu cl.I-VIII nr. 10 Suceava Inspectoratul colar Judeean Suceava Compartimentul de Audit Public Intern
n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 20.09.2010 30.11.2010 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2010 31.12.2010 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.
Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: 7
cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama instituiei coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava; regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe domnul Ivanovici Gheorghe, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebit consideraie,
COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: Ivanovici Gheorghe
Data: 09.10.2010
COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii DA X X X X X X NU X X OBSERVATII
Nr. crt.
1.
Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE CONDUCEREA CONTABILITII
Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare 4. Contabilitatea imobilizrilor i a investiiilor 5. Contabilitatea materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor i creanelor 7. Contabilitatea trezoreriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea subveniilor 10. Contabilitatea transferurilor 11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 12. ntocmirea balanelor de verificare 13. Evidena tehnic-operativ
Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004; - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1851/2004; - OMFP nr. 1850/2004; - H.G. nr. 1553/2003; - Legea nr. 493/2003; - OMFP nr. 1753/2004; - Decret nr. 167/1958; - Legea nr. 511/2004; - Legea nr. 512/2004; - Decret nr. 209/1976; - Legea nr. 500/2002 - OMFP nr. 1917/2005
Observa
2.
10
Nr. crt.
3.
Obiective
CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE
Obiecte auditabile
14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor 15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare
Cadrul legislativ
- Legea nr. 469/2002; - Legea nr. 571/2003; - O.M.F.P nr. 1577/2003; - H.G. nr. 2185/2004; - Legea nr. 500/2002 - Legea nr. 19/2000 - Legea nr. 76/2002 - OMFP nr. 1917/2005
Observa
Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 16 de obiecte auditabile, structurate pe 3 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern
11
Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Nr. crt. 1.
Data: 09.10.2010
Riscuri semnificative (identificate) 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registruluiinventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare
Observai
2. Registrul-inventar
3. Cartea Mare
2.
CONDUCEREA CONTABILITII
4. Contabilitatea imobilizrilor i 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena investiiilor contabil a imobilizrilor i investiiilor 12
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative (identificate) 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 13
Observai
Nr. crt.
Obiective
Riscuri semnificative (identificate) 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor de personal 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 14
Observai
9. Contabilitatea subveniilor
Nr. crt.
Obiective
Riscuri semnificative (identificate) 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 15
Observai
Nr. crt. 3.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative (identificate) 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare
Observai
Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 16 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 71 de riscuri.
16
Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data: 09.10.2010
Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3
P2 30%
P3 20%
Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.
17
ACTIVITATEA DE AUDIT de paz? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - exist un sistem de proceduri care s previn lipsurilor n gestiune? - procedurile existente sunt scrise i formalizate? - avei monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul? - suntei informat despre modalitile de nregistrare n contabilitate a diferenelor rezultate din inventariere? - avei procedur privind ntocmirea balanei de verificare? - dac da, aceasta este formalizat? - exist persoane responsabile cu organizarea evidenei tehnicoperative? - exist elaborat i aprobat de conducerea entitii documentul Circuitul documentelor? - exist formalizat acest document? - sunt cuprinse n documentul Circuitul documentelor toate modelele de registre i formulare financiar-contabile comune pe economie? - exist un program anual de formare profesional? - dac da, acest program acoper toate domeniile? 3. Conducerea activitii financiare - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea activitii financiare? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - la nivelul entitii exist un responsabil cu urmrirea debitorilor i creditorilor? - la nivelul entitii exist un responsabil privind activitatea de constituire i reglementare a impozitelor i taxelor datorate statului - la nivelul entitii exist o persoan responsabil cu activitatea de constituire a veniturilor extrabugetare? - exist un program anual de formare profesional? - acest program acoper toate domeniile?
DA
NU
OBS
Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.
19
20
Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
1. Registrul-jurnal
2. Registrul-inventar
3. Cartea Mare
1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor
2.
CONDUCEREA CONTABILITII
21
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%
Punctajul total
7. Contabilitatea trezoreriei
12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei
22
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%
Punctajul total
9. Contabilitatea subveniilor
26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor
23
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%
Punctajul total
43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative
24
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%
Punctajul total
3.
60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnicoperativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare
NOT: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul: 25
Pt = N i Pi
i =1
unde: P = punctajul total; t N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; P = ponderea criteriilor de risc i
Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.
26
Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data:
Riscuri semnificative 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 27
Clasare
OBS.
2. Registrul-inventar
3. Cartea Mare
Riscuri semnificative 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor
Punctaj total
Clasare
OBS.
28
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Punctaj total
Clasare
OBS.
21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 7. Contabilitatea 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii trezoreriei privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 8. Contabilitatea 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii cheltuielilor cu personalul privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 29
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 30
Punctaj total
Clasare
OBS.
9. Contabilitatea subveniilor
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnicoperativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 31
Punctaj total
Clasare
OBS.
13.Evidena tehnicoperativ
3.
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare
Punctaj total
Clasare
OBS.
Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 71 de riscuri, grupate pe cele 16 de obiecte auditabile i 3 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 30, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.
32
Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Nr. crt. 1.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Puncte T/S
33
Nr. crt. 2.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Puncte T/S
OBS
34
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Puncte T/S
OBS
35
Nr. crt.
Obiective
Obiecte auditabile
Riscuri semnificative
Puncte T/S
OBS
3.
Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 2 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern
36
Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data: 09.10.2010 Poziia n RAI II. 1.1.1. II.1.1.2. II.1.2.1. II.1.2.2. II.1.3.1. II.1.3.2. II.2.4. II.2.4. II.2.5. II.2.5. II.2.5. II.2.6.1. II.2.7.1. II.7.2. II.7.3. II.2.7.4. II.2.8. II.2.8. 37
2.
CONDUCEREA CONTABILITII
Nr. crt.
Poziia n RAI II.2.8.1. II.2.8.2. II.2.9. II.2.9.1. II.2.10 II.2.11.1 II.2.11.1 II.2.11.1 II.3.12.1. II.3.13.1.
3.
Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 3 obiective structurate pe 16 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 71 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 3 obiective, 13 de obiecte auditabile i 26 de riscuri asociate acestora. n continuare, cele 30 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.
38
Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data:
OBIECTIVELE AUDITULUI
ACTIVITILE PROGRAMATE
PERSOANELE IMPLICATE Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe
LOCUL DESFURRII DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT
39
OBIECTIVELE AUDITULUI
ACTIVITILE PROGRAMATE
16 2 16 6 4
16 2 16 6 4 4 160 48 48 8 40
Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe
OBIECTIVELE AUDITULUI
ACTIVITILE PROGRAMATE
DURATA (H) 8 8 8 16 8
PERSOANELE IMPLICATE Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe
4. Urmrirea recomandrilor
8 16
Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.
Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Data: 09.10.2010
Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul crt. 1. PC 2. 3. Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt. 4. 5. PC PC
Durata (h) 20 20 4
Nr. test Interviu nr. 1.1.1 Test 1.2.1 Interviu nr. 1.1.1 Test 1.3.1 Interviu nr. 1.1.1
Locul PC
Durata (h) 2
6. 7.
PC 6 PC 8 Test 2.4.1 C.C.I.2.5.1 Test 2.5.1 Test 2.5.2 LV2 LV 2 Vasilache Mariana Toma Elena Vasilache Mariana
42
Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt.
Locul
Durata (h)
Auditori
8. 9.
PC 8 PC 8
Test 2.6.1 Test 2.6.2 Interviu nr. 2.7.1 Interviu nr. 2.7.1 Not de relaii nr. 2.7.1 Test 2.8.1 Test 2.9.1
LV2
Vasilache Mariana
LV2
Vasilache Mariana
10. 11. Obiectivul III. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt. 12.
PC PC
2 8
LV 2 LV2
Locul
Durata (h) 20
Nr. test
Auditori
PC 13. PC
Test 3.2.1
LV 3
Toma Elena
20
Test 3.3.1
LV 3
Toma Elena
44
Procedura P07: edina de deschidere INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data: 09.10.2010
B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, 45 Auditai,
ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; 46
DA X
NU X X X
OBS.
1.2.
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare.
DA
NU X
OBS. TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1 TEST nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1. FIAP nr. 1.3.1.
X 1.3. Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate: a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n toate cazurile, prin stornare.
X X X
1.4.
X X X X X X X
Observare direct Observare direct Problematic abordat pentru fiecare registru de contabilitate
1.5.
Data: 1.10.2010
47
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern. Procedura P08: Colectarea dovezilor 48
Data: 05.10.2010
50
Data: 05.10.2010
51
Data: 05.10.2010
53
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Registrul inventar: a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.1 privind completarea Registrului- inventar. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2010, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Data: 06.10.2010 54 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe
Data, 06.10.2010
55
Data: 06.10.2010
56
2.2.
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT c. recepia activelor imobilizate; d. predarea-primirea activelor imobilizate ntre dou locuri de folosin ale entitii publice; e. constatarea ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a activelor imobilizate; f. recepiile pariale i finale ale obiectivelor de investiii; g. activele imobilizate aflate n custodie la teri; h. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza contabilitii materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura i a materialelor de natura obiectelor de inventar a. existena evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor b. predarea-primirea bunurilor de natura stocurilor ntre dou locuri de folosin ale entitii; c. constatarea ndeplinirii condiiilor de casare a bunurilor de natura stocurilor; d. recepia bunurilor de natura stocurilor; e. bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri; f. examinarea nregistrrilor n contabilitate. g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Contabilitatea trezoreriei Analiza organizrii activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; d. urmrirea ntocmirii monetarului 58
DA X -
NU
2.3.
2.4.
X X X X X X X X X X X C.C.I. nr. 2.5.1. TEST nr. 2.5.1. Lista de control nr. 2.5.1. TEST nr. 2.4.1. Lista de control nr. 2.4.1. FIAP nr. 2.4.1.
2.5.
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii casierie entitii Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat; c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative; Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale Analiza utilizrii Registrului de cas a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Analiza respectrii de ctre conductorul compartimentului financiar contabil a cadrului normativ privind efectuarea plilor: a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului; b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a conturilor; 59
DA X X X
NU
OBS.
Observare direct CCI nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.2. Foaie de lucru nr. 2.5.2 List de control nr. 2.5.2. FIAP nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.3 Foaie de lucru nr. 2.5.3 Lista de control nr. 2.5.3 FIAP nr. 2.5.3
X X X X
X X
X X X X X X X X TEST nr. 2.5.4 Foaie de lucru nr. 2.5.4 Lista de control nr. 2.5.4 FIAP nr. 2.5.4
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii cheltuielilor pltite; d. Examinarea existenei creditelor bugetare deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de disponibil; e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura cheltuielilor respective; f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative care s justifice plata; g. Compararea semnturilor de pe documentele justificative cu specimenele de semnturi aparinnd ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare; h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului; j. Urmrirea existenei vizei de control financiar preventiv pe documentele de angajare i ordonanare; Contabilitatea cheltuielilor de personal Analiza cheltuielilor cu salariile personalului a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; 60
DA -
NU -
OBS.
X X X X X
TEST nr. 2.6.1. Foaie de lucru nr. 2.6.1. Lista de control nr. 2.6.1. FIAP nr. 2.6.1.
2.6.
X X X X
X X X X X TEST nr. 2.6.2. Foaie de lucru nr. 2.6.2. Lista de control nr. 2.6.2. FIAP nr. 2.6.2.
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului; b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii; c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru diferenele constatate la inventariere; d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii. Analiza ntocmirii balanelor de verificare a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; Analiza evidenei tehnic-operative a. examinarea modului de completare a formularelor tipizate; b. urmrirea utilizrii formularelor pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c. urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor atribuite prin registrul stocurilor; d. urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat f. confirmarea nregistrrilor zilnice a intrrilor de ctre gestionar sau persoana desemnat, pe baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii - not de recepie i constatare de diferene etc., poziie cu poziie g. examinarea nregistrrilor ieirilor pe baza bonurilor de consum individual i colectiv, fiei limit - individual i colectiv, avizelor de nsoire a mrfii, facturilor etc., poziie cu poziie
DA X X X
NU
OBS.
2.7.
X X X X
Interviul nr. 2.7.1. Not de relaii nr. 2.7.1. Interviul nr. 2.7.2 FIAP nr. 2.7.1. FCRI nr. 2.7.1.
2.8.
X X X X X X X X X X Observarea direct Observarea direct TEST nr. 2.9.1 Foaie de lucru nr. 2.9.1 Lista de control nr. 2.9.1. FIAP nr. 2.9.1 TEST nr. 2.8.1. Lista de control nr. 2.8.1.
2.9.
61
Nr. crt.
ACTIVITATEA DE AUDIT a. garantarea prelurii la sfritul fiecrei luni a stocurilor cantitative din fiele de magazie, pe feluri de stocuri, grupate pe magazii/depozite, conturi, grupe, eventual subgrupe; b. recalcularea valoric a cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare; c. recalcularea valoric a acestor stocuri pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii/depozite. Preluarea documentelor de ctre persoana desemnat se face dup verificarea: a. modului de emitere i completare corect a documentelor de intrare i de ieire a valorilor materiale; b. nregistrrii corecte a acestora n fiele de magazie; c. stabilirea exact a stocului scriptic n aceste fie. Confirmarea corectrii erorilor constatate n evidena gestiunilor n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie Urmrirea modului n care abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor sunt aduse la cunotina conductorului instituiei sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Confirmarea verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor se face prin semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie. Examinarea dac preluarea documentelor privind micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor. Garantarea faptului c n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz.
DA -
NU -
OBS.
62
DA
NU
Obs.
63
INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Avnd n vedere ponderea valoric a contractelor de leasing financiar n totalul datoriilor, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a contabilitii datoriilor, s analizeze modul de reflectare n contabilitate a principalelor operaiilor aferente leasingului financiar. Populaia pentru realizarea testului este constituit din cele 2 contracte de leasing financiar; Eantionul va fi constituit din totalitatea contractelor de leasing financiar, adic 100%, innd cont c populaia este format dintr-un volum redus de documente; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea reflectrii n contabilitate a principalelor operaii legate de contractele de leasing financiar, n conformitate cu Lista de verificare nr. 2 poziia 2.4. i anume: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor: a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.4.1. privind Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.4.1. s-a constatat c n situaiile financiare anuale ale entitii, datoriile n valut nu sunt inute la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, pentru ultima zi a perioadei de raportare, ci sunt evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei de la data ncheierii contractelor. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.4.1. Data: 17.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe
65
Nr. crt.
1. 2.
Populaia Contract nr. 542 ncheiat cu Motor Active Leasing Contract nr.894 ncheiat cu Porsche Leasing
FIAP FIAP
Data, 17.10.2010
66
67
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 PROBLEMA Datoriile n valut nu sunt prezentate n Situaiile financiare anuale la valoarea actual. CONSTATARE Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate de cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor, denaturnd informaiile din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI
NU
Nici un rspuns
Comentarii Persoana desemnat cu ntocmirea Registrului de cas are aceast sarcin trecut n fia postului care este actualizat i care a fost semnat de aceasta. Persoana responsabil cu evidena contabil a activitii de casierie, verific zilnic legalitatea i corectitudinea operaiilor din Registrul de cas
Registrul de cas este verificat de ctre persoana responsabil cu evidena financiarcontabil a activitii de casierie? 2.
3.
Exist completri i modificri n Registrul de cas efectuate de persoana responsabil cu evidena activitii de casierie, din cadrul instituiei? Dac da, putei prezenta filele din Registrul de cas care conin modificri i completri?
X X Modificrile din filele respective reflect erori de calcul matematic sesizate n momentul verificrii operaiunilor din Registrul de cas.
4.
5. 6.
V rog s-mi prezentai modalitatea prin care sunt corectate erorile din Registrul de cas efectuate de ctre persoana responsabil cu evidenta activitii de casierie din cadrul instituiei? Casierul entitii informeaz directorul instituiei despre operaiunile care implic un volum mare de numerar? 69
Nr. crt.
DA
NU
Nici un rspuns
Comentarii casierul entitii n legtur cu numerarul din casierie i cu operaiile care urmeaz a se efectua n ziua respectiv.
7.
8.
Dac da, putei exemplifica sistemul de informare a directorului cu privire la operaiile care implic un volum mare de numerar? Dac nu, v rog s apreciai care ar putea fi consecinele neinformrii coordonatorului activitii de casierie n cazul unor operaii cu volum mare de numerar? Avei un sistem de proceduri privind activitatea de casierie? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? La nivelul entitii exist amenajat un spaiu pentru desfurarea n bune condiii a activitii de casierie? Registrul de cas este ntocmit zilnic? Registrul de cas este ntocmit la casieria entitii? nregistrrile din Registrul de cas sunt verificate zilnic? Inventarierea casieriei se face periodic? Registrul de cas este nuruit i numerotat? Documentele justificative care stau la baza efecturii operaiilor n casierie conin toate elementele prevzute de cadrul normativ? Putei prezenta documentele din primele i ultimele 2 zile ale perioadei auditate?
X X Un volum mare de numerar derulat prin casieria entitii ar crete riscul de fraud. X X X X X X X X X X Test nr. 2.5.1
Data: 18.10.2010
70
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
71
Nr . crt .
Elemente Testate 1 .
2 .
3 .
4 .
Data: 18.10.2010
72
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data: 18.10.2010
73
Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a ordinului de plat a fost constituit astfel: - populaia statistic: 350 ordine de plat; - eantionul 5%: 17 ordine de plat; - pasul de selecie: 20; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Ordinul de plat nr. 1 i va cuprinde urmtoarele ordine de plat: OP nr. 1, OP nr. 21, OP nr. 41, OP nr. 61, OP nr. 81, OP nr. 101, OP nr. 121, OP nr. 141, OP nr. 161, OP nr. 181, OP nr. 201, OP nr. 221, OP nr. 241, OP nr. 261, OP nr. 281, OP nr. 301i OP nr. 321. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat, n care se vor concretiza rezultatele testrii.
Data: 18.10.2010
74
Data: 18.10.2010
75
CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI Data: 18.10.2010 76 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data: 18.10.2010
77
Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare documentului CEC pentru ridicare de numerar a fost constituit astfel: - populaia statistic: 14 de file din documentul CEC pentru ridicare de numerar, respectiv de la seria DX0011175 la seria DX011189; - eantionul: 10%, respectiv 2 file de CEC pentru ridicare de numerar; - pasul de selecie va fi: 14; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la prima fil de cec pentru ridicare de numerar utilizat n perioada auditat i va cuprinde filele utilizate cu urmtoarele serii: DX0011175 i DX011189. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.3. privind Analiza utilizrii CEC-ului pentru ridicare de numerar, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.
Data: 18.10.2010
78
Data: 18.10.2010
79
Data: 18.10.2010
80
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a registrului de cas a fost constituit astfel: - populaia statistic: 257 de file din documentul Registrul cas (cod 14-4-7A) aferente unui numr de 257 zile lucrtoare din perioada auditat; - eantionul: 2%, respectiv 5 file din Registrul de cas; - pasul de selecie va fi: 63 de zile lucrtoare sau file; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la registrul de cas ntocmit n data de 3 ianuarie 2010 i va cuprinde filele din registrul de cas ntocmit n urmtoarele zile: 3 ianuarie 2010, 1 aprilie 2010, 30 iunie 2010, 25 septembrie 2010, 23 decembrie 2010. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.
Data: 18.10.2010
82
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Data: 18.10.2010 83
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 PROBLEMA Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: n data de 30 iunie 2010 s-a achitat salariatei Gherman Raluca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Gherman Raluca. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI
Data: 18.10.2010
84
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
85
FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.1 Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului a fost constituit astfel: - populaia statistic: 12 state de salarii; - eantionul: 40%, respectiv 12 state X 40% = 5 state de salarii; - pasul de selecie va fi: 2; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2010(1) i va cuprinde urmtoarele statele de salarii: ianuarie 2010(1), aprilie 2010(4), iulie 2010(7), octombrie 2010(10), decembrie 2010(12) - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.
Data: 19.10.2010
86
1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.
Data: 19.10.2010
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 PROBLEMA Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii iulie 2010, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat n luna august 2010 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei reale. De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii aferent lunii octombrie 2010, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii. Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent CAUZE
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.2 Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social a fost constituit astfel: - populaia statistic: 12 balane de verificare; - eantionul: 25% = 12 balane X 25% = 3 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2010 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2010(1), 31.05.2010(5), 30.09.2010(9), eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social, n care se vor concretiza rezultatele testrii.
Data: 19.10.2010
Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010- 31.12.2010 PROBLEMA Cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii Suceava CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, anexa nr. 1.2, cu cele nregistrate din contabilitate, existena unei diferene ntre suma reprezentnd contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculat i nregistrat n contabilitate i totalul acestor contribuii raportate ctre Casa de Pensii, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia de raportare s-a realizat manual. CAUZE
CONSECINE RECOMANDRI
Data 19.10.2010
Not: Pentru rspunsul de la ntrebarea nr. 10 se va solicita Nota de relaii nr. 2.7.1.
NOT DE RELAII NR. 2.7.1. privind Organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat dl. Iov Eugen Nr. ntrebare crt. 1. Ai luat cunotin de documentul intern prin care vi s-au stabilit atribuiile pe care le avei n calitate de preedinte al comisiei de inventariere? 2. In fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, ai luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii a activitii de inventariere a datoriilor i creanelor? 4. Avei cunotin de programul de instruire, existent la nivelul entitii, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 5. Pentru inventarierea creanelor ai folosit documentul Extras de cont? 6. Dac da, ai trimis extrase de cont pentru confirmarea debitelor care dein ponderea valoric n totalul soldurilor conturilor de creane? Da Nu Comentariu
7.
8. 9.
10.
Ai avut n vedere n momentul efecturii inventarierii creanelor, faptul c unele creane chiar dac nu dein o pondere valoric important, suma acestora are o pondere n totalul creanelor? Pentru centralizarea creanelor inventariate ai folosit documentul List de inventariere? Dup inventariere, ai analizat creanele, respectiv dac Listele de inventariere cuprind valoarea evaluat, valoarea contabil i diferena dintre valoarea evaluat i valoarea contabil a creanelor? Mai avei ceva de adugat? Data: 22.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Preedinte comisie inventariere, Iov Eugen
INTERVIUL NR. 2.7.2. privind nregistrarea n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii, adresat doamnei Igntescu Dana, Birou financiar-contabilitate Nr. ntrebare Da Nu crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. 4. La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii? 5. Dac da, cunoatei procedurile de lucru? 6. Ai testat aplicarea procedurilor de lucru n cadrul serviciului pe care l conducei? 7. Dup aprobare, procesele verbale de inventariere a creanelor entitii au fost transmise la Biroul financiarcontabilitate pentru nregistrare? 8. n cadrul compartimentului financiar-contabilitate au fost ntocmite Situaiile comparative pentru diferenele constatate la inventarierea creanelor? Obs
9.
n contabilitate au fost nregistrat diferenele de inventariere rezultate n urma inventarierii creanelor entitii? Verificai nregistrarea rezultatelor inventarierii n contabilitate? Mai avei ceva de adugat? Data: 22.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe ef Birou financiar-contabilitate, Igntescu Dana
10. 11.
Not: Rspunsurile la ntrebrile acestui interviu vor fi avute n vedere la comentariile ce se vor face n Raportul de audit intern.
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.7.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv. CONSTATARE Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2010, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. n prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. CAUZE CONSECINE
RECOMANDRI
Data: 22.10.2010
ANEXE - copie dup Listele de inventariere a creanelor; - copie dup Procesul verbal de inventariere al comisiei de inventariere a creanelor i datoriilor; - copie dup Registrul de inventar ntocmit la data de 31 decembrie 2010.
Data: 22.10.2010
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.8.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii balanelor de verificare DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din balanele de verificare ntocmite pentru perioada auditat, n numr de 12; Eantionul va fi reprezentat din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum rezonabil de documente; Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a balanelor de verificare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.8. astfel: a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.8.1 privind balanelor de verificare. ntocmirea
CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.8.1 am constatat c la nivelul entitii exist un sistem informatic integrat pentru ntocmirea Balanei de verificare (cod 14/-6-30b). Acest sistem prelucreaz automat datele de intrare preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale n conformitate cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. CONCLUZII: Pentru activitatea de ntocmire a balanelor de verificare nu se va elabora FIAP.
Data: 22.10.2010
LISTA DE CONTROL NR. 2.8.1 privind ntocmirea balanelor de verificare Elemente testate
Elemente eantionate
Data: 22.10.2010
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data: 22.10.2010
Nr. crt.
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.9.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 PROBLEMA Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor tipizate cu regim special. CONSTATARE Echipa de auditori interni au constatat necompletarea n documentul de eviden centralizatoare a documentelor cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, a seriei i numrului formularului neutilizat n conformitate cu H.G. nr. 831 din 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora. Evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr. 1849 din 2003 privind personalizarea formularelor tipizate cu regim special comune pe economie. CAUZE
CONSECINE RECOMANDRI
Procedura P07: Chestionar INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru
3.2.
Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate.
ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale:
DA
NU
OBS.
X X X X X TEST nr. 3.3.1. Foaie de lucru nr. 3.3.1. List de control nr.3.3.1. FIAP nr. 3.3.1.
Data: 22.10.2010
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data: 22.10.2010
1. 2. 3.
Data: 22.10.2010
FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 PROBLEMA Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Impex S.R.L. i cu S.C Auto Trade S.A.. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI
Data: 22.10.2010
108
Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data: 22.10.2010
110
Elemente eantionate
111
112
Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data 25.11.2010
Document justificativ - ROF-ul Serviciului Exist Da Nu X
- Registrul-jurnal - Fiele posturilor - Ordinele de plat - Balanele de verificare - Declaraii nominale ale asigurailor i a obligaiilor de plat ctre BASS - Chitanier - Fie de magazie a formularelor cu regim special - Fia postului - Contracte comerciale
X X X X
3.
X X X X
Neasigurarea la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiarcontabile
- State salarii
113
Procedura P11: edina de nchidere INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Data 29.11.2010
B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiarcontabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.
114
Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i - Elaborarea unui sistem de codificare a formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. procedurilor; - Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-jurnal 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i sistematic a procedurilor. actualizarea procedurilor 3. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a - Emiterea deciziei de constituire a echipei de stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea control; Registrului-jurnal - Efectuarea controlului - Refacerea Registrului-jurnal, dac este cazul 4. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a - Elaborarea unui program de pregtire personalului din cadrul compartimentelor financiarprofesional n conformitate cu politica entitii contabilitate. 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane - Delegarea unei persoane pentru participarea la specializate, de la Palatul Copiilor, pe perioada proiectrii proiectarea i implementarea aplicaiei i implementrii aplicaiei informatice. informatice - Completarea atribuiilor n fia postului 6. Analiza necesitii achiziionrii unui program - Analiza achiziionrii unei aplicaii informatice informatic pentru activitatea financiar-contabil. pentru activitatea financiar-contabil - Achiziionarea unei aplicaii informatice
Director Contabil ef
115
OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar 9. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor 10. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor
TERMENE 31.12.2010
RESPONSABILI
Director - Elaborarea unui sistem de codificare a procedurilor; - Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-inventar - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Emiterea deciziei de constituire a echipei de control; - Efectuarea controlului propriu-zis - Refacerea Registrului-inventar - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 20.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 Contabil ef Responsabil procedur director
Registrulinventar
Contabilitatea trezoreriei
11. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiarcontabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12. Informarea echipei de auditori interni cu privire la - Informare periodic privind implementarea modul de valorificare a inventarelor i de completare a recomandri Registrului-inventar Obiectivul nr.2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural - Elaborarea procedurilor privind datoriile i privind datoriile i creanele creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 16. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri - Elaborarea procedurilor de lucru privind privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat contabilitatea trezoreriei 17. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor
31.12.2010
116
OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI 18. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 19. Realizarea unui program de pregtire profesional, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul public 20. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 21. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 22. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 23. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI 24. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate 25. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas 26. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 27. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 28. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI
ACIUNI / MSURI - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea propriu-zis a controlului - Completarea ordinelor de plat - Elaborarea procedurilor privind cecul de ridicare numerar - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea controlului propriu-zis - Completarea Cecurilor pentru ridicare de numerar cu natura cheltuielilor efectuate - Elaborarea procedurilor privind Registrul de cas - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii
RESPONSABILI Director Secretar ef serviciu Resurse Umane ISJ Director Director Contabil ef Director Contabil ef Responsabil procedur ef serviciu RU ISJ Director Director Contabil ef Director Contabil ef Responsabil procedur Director Secretara ef serviciu RU Director
20.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010
117
OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI 29. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 30. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 31. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 32. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 33. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 34. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului contabilitate 35. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiar-contabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 36. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 37. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul instituieI pentru aplicaia informatic care va fi implementat
ACIUNI / MSURI - Stabilirea nivelului de raportare periodic a controlului realizat - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea controlului - Completarea documentelor - Elaborarea procedurilor privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea unei proceduri de achiziie a programelor informatice - Stabilirea unui responsabil cu implementarea programului informatic - Stabilirea unei echipe de analiz a tatelor de salarii - Analiza statelor de salarii - Corectarea erorilor din statele de salarii - Completarea programului de pregtire profesional cu instruirea personalului de execuie
TERMENE 31.12.2010
RESPONSABILI Director ef birou contabilitate Director Director Responsabil procedur Director Director Contabil ef Director
118
OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI 38. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 39. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 40. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 41. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 42. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 43. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii 44. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnic-operativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora
ACIUNI / MSURI - Elaborarea procedurilor privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Testarea implementrii programului informatic - Stabilirea responsabililor cu implementarea programului informatic - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii
TERMENE 31.12.2010
Director
- Stabilirea echipei de verificare - Verificarea propriu-zis - Corectarea erorilor - Elaborarea procedurilor privind efectuarea inventarierii patrimoniului - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Stabilirea comisiei de inventariere - Efectuarea inventarierii - Reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Elaborarea procedurilor privind evidena tehnicoperativ - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor
Contabil ef
Evidena tehnicoperativ
119
OBIECTE AUDITABILE
RECOMANDRI
ACIUNI / MSURI
52. Determinarea necesarului de documente cu regim - Stabilirea responsabilului cu determinarea special pretiprite aferente perioadei de timp acestui necesar neconsumat a anului 2010 i demararea procedurilor de -Determinarea necesarului achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i Stabilirea atribuiilor de instruire n sarcinile controlul documentelor tipizate cu regim special de eful efului de compartiment compartimentului din care face parte Obiectivul nr.3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri - Elaborarea procedurilor privind activitatea de de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor entitii 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire profesional - Elaborarea unui program de pregtire pentru personal profesional n conformitate cu politica entitii 59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor - Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii analizei; efecturii plilor scadente din contracte - Analiza propriu-zis - Prezentarea concluziilor 60. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de - Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a entitate n perioada auditat, n scopul identificrii analizei; contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ - Analiza propriu-zis i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, - Prezentarea concluziilor care au fost omise 61. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului - Elaborarea procedurilor privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului
31.12.2010 31.12.2010 31.01.2011 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.03.2011
Activitatea de stabilire i
Contabil ef
120
RECOMANDRI 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 63. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 64. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor 65. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor
ACIUNI / MSURI - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Testarea implementrii programului informatic - Stabilirea responsabililor cu aceasta - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a analizei; - Analiza propriu-zis - Corectarea erorilor
RESPONSABILI
31.12.2010 31.12.2010
121
Procedura P15: Raport de audit INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul colii nr. 10 Suceava privind activitatea financiarcontabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, - statele de salarii; - balanele de verificare ntocmite periodic; - angajamentele bugetare legale; - situaiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; 123
minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.
Organizarea Centrului de Execuie Bugetar Scoala nr. 10 Suceava: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 22 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul instituiei sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea contabilitii; - conducerea activitii financiare; - elaborarea bilanului contabil; - elaborarea contului de execuie bugetar; - organizarea sistemului de raportare; - organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv; - fiabilitatea sistemului informatic; - organizarea arhivrii documentelor. II. CONSTATRI SI RECOMANDARI n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. Organizare registrelor de contabilitate II. 1.1. Registrul - jurnal II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluijurnal exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.1.2. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Constatare: - La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiarcontabile i se editeaz lunar. 124
- Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu, stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. Cauze: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registruluijurnal. Consecine: - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. - Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economico-financiare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. Recomandri: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registruluijurnal. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. - Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice; - Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil; - Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. II. 1.2. Registrul inventar II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluiinventar exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.2.2. Completarea incorect a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat FIAP-ul 125
nr. 1.3.1. Constatare: - Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2007, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Cauze: - Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. - Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. - Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Consecine: - Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. Recomandri: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. - Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor. II. 1.3. Registrul Cartea Mare II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea registrului Cartea-Mare exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II.1.3.2 Modul de analiz a Registrului Cartea-Mare Din observarea direct realizat de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completrii registrului Cartea-Mare. II. 2. Conducerea contabilitii II. 2.4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor Pentru evaluarea activitii auditabile, echipa de auditori interni a solicitat un interviu adresat 126
domnului Munteanu Vasile, administrator (Interviu nr. 2.2.1) din care a rezultat c monografia privind evidena imobilizrilor i investiiilor este cunoscut de personalul de execuie i exist personal responsabil desemnat pentru aceast activitate. n acelai timp s-a constatat c nu exist proceduri scrise i formalizate pentru activitatea auditat. II. 2.5. Contabilitatea materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Pe baza analizei efectuate, dar i din Nota de relaii nr. 2.3.1. obinut de la persoana responsabil din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, a rezultat c evidena analitic i sistematic a bunurilor de natura stocurilor este condus n conformitate cu reglementrile cadrului normativ n vigoare. n acelai timp, echipa de auditori interni a constatat inexistena procedurilor scrise i formalizate pentru aceast activitate. De asemenea, auditorii interni din evaluarea indirect a modului de achiziionare a materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar, la nivelul entitii, nu au constatat disfuncionaliti n privina modului de conducere a evidenei plilor i cheltuielilor efectuate. II. 2.6. Contabilitatea datoriilor i creanelor Din evalurile indirecte efectuate pe teren, auditorii interni apreciaz ca funcional sistemul de control al contabilitii datoriilor i creanelor. n baza testrilor realizate, totui au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentm n continuare. II. 2.6.1. Datoriile n valut nu sunt prezentate n situaiile financiare anuale la valoarea actual pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.4.1. Constatare: - Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor. Aceasta contribuie la denaturarea informaiilor din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate, la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing; - Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare; - Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Consecine: - Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. 127
Recomandri: - Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile n valut; - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; - Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare; - Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar; - Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2006, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare. II. 2.7. Contabilitatea trezoreriei Din evalurile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat c sistemul de control al activitii de trezorerie este funcional, ns n urma testrilor efectuate (CCI nr. 2.5.1., Test nr. 2.5.1.) au aprut unele disfuncionaliti privind activitatea de casierie, pe care le prezentm n continuare. II. 2.7.1. Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.4. Constatare: - Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: - n data de 30 iunie 2010 s-a achitat salariatei Gherman Raluca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Gherman Raluca. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; - Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii; - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; Consecine: - Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . Recomandri: - Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea 128
registrului de cas; - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; - Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; - Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; - Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului. II. 2.7.2. Unele ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat, motiv pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.5.2. Constatare: - Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. - Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; - Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; - Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; Consecine: - Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. - ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri
129
III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare. APRECIERE Nr. OBIECTIVUL crt. FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC 1. Organizarea registrelor de X contabilitate. 2. Conducerea contabilitii X 3. Conducerea activitii X financiare Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora. Data: 30.11.2010 Auditor Ivanovici Gheorghe
Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.
130
FUNCIONAL
CRITIC
Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul i pn n momentul nregistrrii acestora n contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicaii informatice, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. - Constatare 4: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri. Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora. De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului. - Constatare 5: La nivelul entitii nu exist elaborate i aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv. Recomandare 5: Echipa de auditori consider necesar efectuarea unui inventarieri a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitii i elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitile specifice entitii. Echipa de auditori interni consider necesar constituirea de urgen a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 65 de recomandri, aferente celor 3 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore. Data 30.11.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe
132
Procedura P17: Urmrirea recomandrilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Recomandarea
Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. X 3. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile X disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal 4. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabilitate. 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la Palatul copiilor, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. 6. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8 Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar 9 Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor X 133
Recomandarea
10 Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor 11 Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12 Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar
Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL 2010 Data Implementa Parial Neimplement planificat / t implementat at Data implementrii 31.12.2010 X 31.12.2010 X 31.12.2010 X X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 X 31.12.2010 31.12.2010
Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 17. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea X ordinelor de plat 18. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 19. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 20. Realizarea unui program de pregtire profesional, corespunztor cu necesitile X entitii de a se adapta la noutile din sistemul public 21. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea X acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 22. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 25. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 134
Recomandarea
26. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul instituiei 27. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate 28. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas 29. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 30. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 31. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI 32. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul instituiei, 33. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 34. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 35. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 36. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 37. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte 135
Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL 2010 Data Implementa Parial Neimplement planificat / t implementat at Data implementrii 31.12.2010 X X X X X X X X X X X X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.01.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.10.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010
Recomandarea
38. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 39. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 40. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrulinstituiei pentru aplicaia informatic care va fi implementat 41. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 43. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 44. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 45. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 46. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii 47. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 136
Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL 2010 Data Implementa Parial Neimplement planificat / t implementat at Data implementrii 31.12.2010 X 31.12.2010 X X X X X X X X X 30.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.03.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010
Recomandarea
48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnic-operativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora
Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL 2010 Data Implementa Parial Neimplement planificat / t implementat at Data implementrii 31.12.2010 X X X X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.01.2010 X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 X 31.12.2010 31.12.2010
52. Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente X perioadei de timp neconsumat a anului 2010 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte Obiectivul nr. 3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personal 59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate 137
X X X
ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt. 60.
AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL Implementa t Parial implementat Neimplement at
Recomandarea
Data: Raport de audit nr. X/ 2010 Data planificat / Data implementrii 31.12.2010 31.12.2010
n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 63 Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 64. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 65. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii
X X X X X
Entitatea/structura auditat coala nr. 10 Suceava Data i semntura conductorului: Popescu Ioan Data i semntura auditorilor interni: Ivanovici Gheorghe
138
Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Nr. crt. 1. 2.
Rspunsul auditorilor De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare
3.
Analiza riscurilor
De acord
. . . Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii . . . t La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 2.7.1. De acord
S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2010 i nu s-a ntocmit FCRI
De acord
139
140
Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern
Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.
141
Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 ntocmit: Popescu Ioan , director coala nr. 10 Suceava FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Note Nr. Obiectiv auditat Obs. crt. 1 2 3 4 5 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul X misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de X efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la X mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind X modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu X activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, X structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de X misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata X locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta X a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit X 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit X activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate X probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i auditat X 14. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional X 15. Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor 16. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.
142
Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandrilor. Alte comentarii
Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Director coala nr. 10 Suceava, Popescu Ioan Data: 30.11.2010 Luat la cunotin, auditori interni: Ivanovici Gheorghe Data: 30.11.2010
143