Sunteți pe pagina 1din 143

MISIUNE DE AUDIT INTERN

PREZENTAREA INSTITUIEI
coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este situat n zona central a cartierului Cuza Vod, pe str. Baladei nr. 4A i a fost nfiinat din 1 septembrie 1981. coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este unul din centrele de execuie bugetar subordonate Primrie Municipiului Suceava Nu exist uniti bugetare n subordinea centrului bugetar. Principala surs de finanare a centrului bugetar este bugetul local , alturi de finanarea din veniturile proprii realizate de instituie ( sponsorizri, donaii etc.), dar i bugetul de stat. coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava i organizeaz i conduce contabilitatea proprie n conformitate cu normele legale n vigoare n ceea ce privete contabilitatea instituiilor publice. Normele contabile n vigoare atribuie rspunderea pentru organizarea i conducerea contabilitii la instituiile publice ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii organizaiei respective. Conductorul instituiei coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava este ordonator teriar de credite, ordonatorii superiori fiind Primria Municipiului Suceava (ordonator principal) i Inspectoratul colar Judeean Suceava (ordonator secundar). n sensul prevederilor Legii finanelor publice nr.500/2002, compartimentul financiar-contabil reprezint o structur organizatoric n cadrul instituiei publice, n care este organizat execuia bugetar. eful compartimentului financiar-contabil este persoana care ocup funcia de conducere a compartimentului financiar-contabil i care rspunde de activitatea de ncasare a veniturilor i de plat a cheltuielilor. Conform legii contabilitii, contabilitatea se ine n limba romn i n moned naional. Finalizarea exerciiului bugetar i a trimestrelor se concretizeaz contabil n situaii financiare care prezint situaia patrimoniului statului aflat n administrarea instituiei publice. Acestea se ntocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanelor Publice i se raporteaz la ordonatorul superior de credite : Primria Municipiului Suceava pentru creditele de la bugetul local i Inspectoratul colar Judeean Suceava pentru creditele de la bugetul de stat, la termenele stabilite de acesta, care la rndul su le raporteaz la Ministerul Educaiei Cercetrii i Tineretului. Bilanul contabil al instituiei este supus verificrii i certificrii de ctre Trezoreria Municipiului Suceava, unde instituia i are deschise conturile, dar i de organul de audit intern din cadrul Inspectoratului colar Judeean Suceava. Principalele registre contabile utilizate de instituia public sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Registrul numerelor de inventar i Registrul Cartea Mare. 2

Contabilitatea sintetic se ine pe Fie de cont pentru operaii diverse, deschise pentru fiecare cont sintetic. Evidena analitic a creditelor bugetare, plilor de cas i cheltuielilor efective se ine cu ajutorul Fiei pentru operaii bugetare. De asemenea instituia public utilizeaz sisteme de prelucrare automat a informaiilor contabile, care sunt stocate pe supori magnetici i permit n orice moment reconstituirea elementelor i coninuturilor conturilor, a listelor i a coninuturilor supuse verificrii. Instituia utilizeaz un program de prelucrare automat a datelor din contabilitatea sintetic, un program de eviden a stocurilor i unul de eviden a obiectelor de inventar i mijloacelor fixe i de calcul al amortizrii. Inventarierea patrimoniului se efectueaz, n conformitate cu legea contabilitii nr.82/1991 i Ordinul Ministerului Finanelor Publice nr.1753/2004, de ctre comisiile de inventariere numite prin decizie scris, emis de ordonatorul de credite. Aceste comisii rspund de efectuarea tuturor lucrrilor de inventariere potrivit prevederilor legale. n procesul execuiei bugetare cheltuielile bugetare parcurg cele 4 faze: angajare; lichidare; ordonanare; plata.

Contabilitatea analitic a cheltuielilor se realizeaz pe subdiviziunile clasificaiei bugetare. Astfel structura simbolului contului de cheltuieli va fi urmtoarea: simbolul contului sintetic din planul de conturi; capitolul; sursa de finanare (01 buget de stat); subcapitol; titlu; articol; alineat.

La instituia public balana de verificare sintetic se ntocmete lunar, iar situaiile financiare trimestrial i se compun din bilan, contul de rezultat patrimonial, situaia fluxurilor de trezorerie, situaia modificrilor n structura activelor/ capitalurilor, anexe la situaiile financiare i contul de execuie bugetar. Principalele cheltuieli ale instituiei sunt: cheltuieli privind stocurile; 3

cheltuieli cu lucrrile i serviciile executate de teri; cheltuieli cu personalul; alte cheltuieli operaionale; cheltuieli financiare; alte cheltuieli finanate de la buget prin programe sociale (programul social 100 euro pentru profesori etc.). cheltuieli de capital, amortizri; cheltuieli extraordinare.

Instituia public ntocmete pentru activitatea proprie Contul de execuie bugetar care are ca indicatori cheltuielile pltite i veniturile ncasate cuprinse n capitolele i subcapitolele bugetului aprobat.

Procedura P01: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 208 /15.09.2010

ORDIN DE SERVICIU

n conformitate cu prevederile art. 8, litera c. din Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, a OMFP nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, cu modificrile si completrile ulterioare i a Planului de audit intern pentru anul 2010, se va efectua misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil, n perioada 20.09.2010 30.11.2010. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de desfurare a activitii financiar-contabile, n conformitate cu cadrul legislativ i normativ, iar obiectivele acestuia au n vedere: 1. Organizarea registrelor de contabilitate.
2. 3.

Conducerea contabilitii. Conducerea activitii financiare.

Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a sistemului privind activitatea financiar-contabil.

Auditor, Ivanovici Gheorghe

Procedura P02: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

DECLARAIA DE INDEPENDEN
Nume i prenume: Ivanovici Gheorghe Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Data: 15.09.2010

Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor finanate integral sau parial de Uniunea European? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului de audit intern de urgen? Auditor intern, Ivanovici Gheorghe 6

DA X

NU X X X X X X X X X X -

Procedura P03: Iniierea auditului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern Nr. 213 / 15.09.2010

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN

Ctre: De la:

coala cu cl.I-VIII nr. 10 Suceava Inspectoratul colar Judeean Suceava Compartimentul de Audit Public Intern

Referitor: Misiunea de audit intern Activitatea financiar-contabil

Stimate: domnule Popescu Ioan

n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2010, urmeaz ca n perioada 20.09.2010 30.11.2010 s efectum o misiune de audit intern avnd ca tema Activitatea financiar-contabil. Scopul misiunii de audit intern este acela de a furniza o asigurare independent conducerii n ceea ce privete funcionalitatea sistemului de control intern ataat activitii auditate i formularea de recomandri pentru mbuntirea acestuia. Perioada supus evalurii este 01.01.2010 31.12.2010 V rugm, de asemenea, s desemnai o persoan de contact pentru a ne ajuta n timpul derulrii misiunii de audit intern, urmnd a stabili de comun acord data edinei de deschidere, avnd pe ordinea de zi urmtoarele: prezentarea auditorilor; prezentarea i discutarea obiectivelor misiunii de audit intern; discutarea programului interveniei la faa locului; stabilirea persoanelor de legtur n cadrul compartimentelor auditate; alte aspecte organizatorice necesare desfurrii misiunii.

Pentru o mai bun documentare a echipei de audit intern referitoare la activitatea direciei, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar: 7

cadrul legal si de reglementare aplicabil domeniului financiar-contabil; organigrama instituiei coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava; regulamentul de organizare i funcionare; fiele posturilor; procedurile scrise care descriu activitile ce se desfoar in cadrul direciei; rapoartele de audit intern anterioare; alte rapoarte, note, dosare anterioare care se refer la aceasta tem. Pentru eventualele ntrebri privind aceasta aciune, v rugm s contactai pe domnul Ivanovici Gheorghe, auditor intern, coordonatorul misiunii . Cu deosebit consideraie,

Auditor, Ivanovici Gheorghe

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILOR
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil ntocmit: Ivanovici Gheorghe

Data: 09.10.2010

COLECTAREA INFORMATIILOR Identificarea legilor si regulamentelor aplicabile structurii auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare si funcionare Obinerea fiselor posturilor Obinerea procedurilor scrise si formalizate Identificarea personalului responsabil Obinerea Raportului de audit intern anterior Rapoarte elaborate de alte instituii DA X X X X X X NU X X OBSERVATII

Exista doar parial Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern

Procedura P05: Analiza riscului

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil
ntocmit: Ivanovici Gheorghe Data: 09.10.2010

Nr. crt.
1.

Obiective
ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE CONDUCEREA CONTABILITII

Obiecte auditabile
1. Registrul-jurnal 2. Registrul-inventar 3. Cartea Mare 4. Contabilitatea imobilizrilor i a investiiilor 5. Contabilitatea materiilor i materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 6. Contabilitatea datoriilor i creanelor 7. Contabilitatea trezoreriei 8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul 9. Contabilitatea subveniilor 10. Contabilitatea transferurilor 11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii 12. ntocmirea balanelor de verificare 13. Evidena tehnic-operativ

Cadrul legislativ
- Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1850/2004; - Legea contabilitii nr. 82/ 1991 republicat; - OMFP nr. 1851/2004; - OMFP nr. 1850/2004; - H.G. nr. 1553/2003; - Legea nr. 493/2003; - OMFP nr. 1753/2004; - Decret nr. 167/1958; - Legea nr. 511/2004; - Legea nr. 512/2004; - Decret nr. 209/1976; - Legea nr. 500/2002 - OMFP nr. 1917/2005

Observa

2.

10

Nr. crt.
3.

Obiective
CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Obiecte auditabile
14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor 15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Cadrul legislativ
- Legea nr. 469/2002; - Legea nr. 571/2003; - O.M.F.P nr. 1577/2003; - H.G. nr. 2185/2004; - Legea nr. 500/2002 - Legea nr. 19/2000 - Legea nr. 76/2002 - OMFP nr. 1917/2005

Observa

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde 16 de obiecte auditabile, structurate pe 3 obiective, care vor fi evaluate n continuare pentru obinerea Tematicii n detaliu a misiunii de audit intern

11

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR
Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Nr. crt. 1.

Data: 09.10.2010

Obiective ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Obiecte auditabile 1.Registrul-jurnal

Riscuri semnificative (identificate) 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registruluiinventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare

Observai

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena investiiilor contabil a imobilizrilor i investiiilor 12

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate) 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 13

Observai

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 7. Contabilitatea trezoreriei

Riscuri semnificative (identificate) 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor de personal 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 14

Observai

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

9. Contabilitatea subveniilor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile 10. Contabilitatea transferurilor

Riscuri semnificative (identificate) 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 15

Observai

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

12. ntocmirea balanelor de verificare

13. Evidena tehnic-operativ

Nr. crt. 3.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative (identificate) 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

Observai

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare : NOT:

Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiile stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri, analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz au fost identificate 16 de obiecte auditabile crora le-au fost ataate 71 de riscuri.

16

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR, PONDERILOR I NIVELURILOR DE APRECIERE AL RISCULUI


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50%

Data: 09.10.2010

Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului intern F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3

Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 N3

P2 30%

P3 20%

Not: Cei trei factori de risc din acest document sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, se recomanda sa avem n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, se stabilesc ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor.

17

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE LUARE LA CUNOTIN - CLC


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe ACTIVITATEA DE AUDIT 1. Organizarea registrelor de contabilitate - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea registrelor de contabilitate? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - procedurile de lucru existente sunt cunoscute i aplicate de personalul compartimentului? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind modul de ntocmire a registrelor de contabilitate? - avei personal specializat responsabil cu ntocmirea registrelor de contabilitate? - jurnalele, centralizeaz i nregistreaz operaiunile consemnate n documente justificative? - sunt prezentate registrele sub forma unor listri informatice? - dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar - listrile informatice respect prevederile legale d.p.d.v. al formatului? 2. Organizarea contabilitii - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea contabilitii? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - avei monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor? - avei desemnat o persoan responsabil cu evidena contabil a materiilor prime, materialelor consumabile, i a obiectelor de natura obiectelor de inventar? - exist un responsabil cu urmrirea creanelor i datoriilor entitii? - pentru activitatea de trezorerie, avei desemnai responsabili cu evidena contabil a acestor operaiuni? - exist elaborat planul general de paz? - exist un sistem de proceduri care s reglementeze activitatea 18

Data: 09.10.2010 DA NU OBS

ACTIVITATEA DE AUDIT de paz? - procedurile specifice existente sunt scrise i formalizate? - exist un sistem de proceduri care s previn lipsurilor n gestiune? - procedurile existente sunt scrise i formalizate? - avei monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul? - suntei informat despre modalitile de nregistrare n contabilitate a diferenelor rezultate din inventariere? - avei procedur privind ntocmirea balanei de verificare? - dac da, aceasta este formalizat? - exist persoane responsabile cu organizarea evidenei tehnicoperative? - exist elaborat i aprobat de conducerea entitii documentul Circuitul documentelor? - exist formalizat acest document? - sunt cuprinse n documentul Circuitul documentelor toate modelele de registre i formulare financiar-contabile comune pe economie? - exist un program anual de formare profesional? - dac da, acest program acoper toate domeniile? 3. Conducerea activitii financiare - exist un sistem de proceduri care s reglementeze organizarea activitii financiare? - procedurile de lucru acoper toate domeniile? - procedurile de lucru existente sunt scrise i formalizate? - atribuiile cuprinse n procedurile de lucru se gsesc n fiele posturilor? - la nivelul entitii exist un responsabil cu urmrirea debitorilor i creditorilor? - la nivelul entitii exist un responsabil privind activitatea de constituire i reglementare a impozitelor i taxelor datorate statului - la nivelul entitii exist o persoan responsabil cu activitatea de constituire a veniturilor extrabugetare? - exist un program anual de formare profesional? - acest program acoper toate domeniile?

DA

NU

OBS

Not: Chestionarul de luare la cunotin se adreseaz nivelului general de management si managementului de linie, in vederea aprecierii riscurilor operaiilor supuse auditrii, cu scopul de a evalua prin ntrebrile formulate si rspunsurile primite existenta si funcionalitatea controalelor interne din cadrul entitii.

19

20

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Data: 09.10.2010
Nr. crt. 1. Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20% Punctajul total

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

1. Registrul-jurnal

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

21

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctajul total

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

7. Contabilitatea trezoreriei

12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor 21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei

22

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctajul total

8. Contabilitatea cheltuielilor cu personalul

9. Contabilitatea subveniilor

10. Contabilitatea transferurilor

26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor

23

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctajul total

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

12. ntocmirea balanelor de verificare

13. Evidena tehnicoperativ

43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrulinventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnic-operativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative

24

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Aprecierea controlului cantitativ calitativ intern (F1) (F2) (F3) P1 P2 P3 Ni Ni Ni 50% 30% 20%

Punctajul total

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnicoperativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

NOT: Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza informaiilor i documentelor, n posesia crora a intrat pn n acest moment, a Chestionarului de Luare la Cunotin - CLC, pe care l-a obinut de la managementul general i managementul de linie al structurii auditate, dar i a expertizei personale n domeniu i a informaiilor din mass-media sau de pe internet. De asemenea, auditorii interni, n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.), stabilesc punctajul total al riscurilor operaiei/activitii respective, n baza formulei de calcul: 25

Pt = N i Pi
i =1

unde: P = punctajul total; t N i = nivelul riscurilor pentru fiecare criteriu utilizat; P = ponderea criteriilor de risc i

Pentru continuarea analizei, grupeaz riscurile n urmtoarele trei categorii: Riscuri mici 1,0 - 1,7 Riscuri medii 1,8 - 2,2 Riscuri mari 2,3 - 3,0 Elaborarea acestui document prezint un grad relativ mare de subiectivitate i din acest motiv auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri, pe toat durata misiunii de audit, n special n Etapa interveniei la faa locului n funcie de informaiile pe care le colecteaz cu ocazia testrilor efectuate. Din experiena practic, recomandm ca ponderea riscurilor medii s fie sub 10%, deoarece aceasta denot o nehotrre din partea auditorilor interni, referitoare la categoria de riscuri n care s le includ, lund n considerare c n auditare vor intra, de regul, riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative.

26

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

CLASAREA OBIECTELOR AUDITABILE (OPERAIILOR) N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe 09.10.2010 Nr. Obiective crt. 1. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Punctaj total

Data:

Obiecte auditabile 1. Registrul-jurnal

Riscuri semnificative 1. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-jurnal 2. Neactualizarea Registrului-jurnal 3. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor 4. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a Registrului-inventar 5. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea Registrului-inventar 6. Completarea incorect a Registrului-inventar 7. Neactualizarea sistematic a Registrului-inventar 8. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind modul de ntocmire a registrului Cartea Mare 9. Completarea incorect a registrului Cartea Mare 10. Nedesemnarea persoanei responsabile cu conducerea registrului Cartea Mare 27

Clasare

OBS.

2. Registrul-inventar

3. Cartea Mare

Nr. Obiective crt. 2. CONDUCEREA CONTABILITII

Obiecte auditabile 4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor

Riscuri semnificative 11. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor 12. Procedurile/monografia privind evidena contabil a imobilizrilor i investiiilor nu este cunoscut de personalul desemnat 13. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a imobilizrilor i investiiilor 14. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea imobilizrilor sau construirea unor obiective (custodii, recepii pariale i finale etc.) 15. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 16. Procedurile/monografia privind evidena contabil a materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar nu este cunoscut de personalul desemnat 17. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 18. Evidenierea eronat a plilor/cheltuielilor efectuate cu achiziionarea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar 19. Evidenierea eronat a costurilor de achiziie, de prelucrare i a valorii de ieire, prin nerespectarea principiului permanenei metodelor de evaluare 20. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a datoriilor i creanelor

Punctaj total

Clasare

OBS.

5. Contabilitatea materiilor, materialelor inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar

6. Contabilitatea datoriilor si creanelor

28

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Punctaj total

Clasare

OBS.

21. Procedurile/monografia privind evidena contabil a datoriilor i creanelor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 22. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a datoriilor i creanelor 23. Neactualizarea sumelor datorate sau de ncasat 24. nregistrarea eronat n alte conturi dect cele aferente naturii acestor operaiuni 7. Contabilitatea 25. Inexistena unor proceduri scrise/monografii trezoreriei privind activitatea de organizare i funcionare a casieriei 26. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc 27. Procedurile/monografia privind evidena contabil a operaiunilor de cas i de banc nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 28. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a operaiunilor de cas i de banc 29. nregistrarea eronat n alte conturi a sumelor derulate prin trezorerie, bnci sau casierie 30. Lipsa actelor justificative, anexe la extrasele de cont sau la fila registrului de cas 31. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu controlul sistematic al activitii de casierie 32. Neasigurarea securitii spaiului destinat casieriei 8. Contabilitatea 33. Inexistena unor proceduri scrise/monografii cheltuielilor cu personalul privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul 34. Procedurile/monografia privind evidena contabil a cheltuielilor cu personalul nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 29

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 35. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a cheltuielilor cu personalul 36. nregistrarea eronat n contabilitate a cheltuielilor cu personalul 37. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a subveniilor 38. Procedurile/monografia privind evidena contabil a subveniilor nu este cunoscut de personalul desemnat n conducerea acesteia 39. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a subveniilor 40. nregistrarea eronat a subveniei primite 41. Lipsa documentelor justificative la nregistrarea n contabilitate a subveniilor 42. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a transferurilor 43. Procedurile/monografia privind evidena contabil a transferurilor nu este cunoscut de personalul desemnat 44. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a transferurilor 45. nregistrarea eronat a sumelor transferate diferene ntre sumele transferate i cele evideniate 46. Lipsa documentelor justificative privind transferurile 47. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii 48. Procedurile/monografia privind evidena contabil a rezultatelor inventarierii nu este cunoscut de personalul desemnat 49. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu conducerea evidenei contabile a rezultatelor inventarierii 30

Punctaj total

Clasare

OBS.

9. Contabilitatea subveniilor

10. Contabilitatea transferurilor

11. Contabilitatea rezultatelor inventarierii

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 50. Evidenierea eronat a diferenelor rezultate din inventariere, a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar, 51. Stabilirea eronat a soldurilor conturilor inventariate n Registrul-inventar 52. Netransmiterea ctre debitori a extraselor de cont privind sumele datorate etc. 53. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind ntocmirea balanelor de verificare 54. Procedurile/monografia privind evidena contabil a ntocmirii balanelor de verificare nu este cunoscut de personalul desemnat 55. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu ntocmirea balanelor de verificare 56. Preluarea eronat a datelor cuprinse n fiele conturilor 57. Balanele de verificare nu cuprind rubricile minime obligatorii 58. Inexistena unui sistem privind evidena tehnicoperativ 59. Nedesemnarea persoanelor cu atribuii n organizarea evidenei tehnic-operative 60. nregistrarea eronat n sistemul de eviden tehnic-operativ (evidena pe gestiuni, evidena documentelor cu regim special etc.). 61. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 62. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrirea operativ a datoriilor i creanelor 63. Situaia analitic a creditorilor i debitorilor nu concord cu cea sintetic a acestora 31

Punctaj total

Clasare

OBS.

12. ntocmirea balanelor de verificare

13.Evidena tehnicoperativ

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

14. Activitatea de plat/ncasare a datoriilor, respectiv creanelor

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative 64. Netransmiterea ctre debitori a ntiinrilor de plat privind sumele datorate n vederea evitrii prescrierii sumelor 65. Inexistena unui sistem de valorificare operativ a situaiilor rezultate din activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor 66. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 67. Nedesemnarea persoanelor responsabile cu activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului 68. Calculul eronat al sumelor datorate statului 69. ntrzieri n plata impozitelor i taxelor datorate statului 70. Inexistena unor proceduri scrise/monografii privind activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare 71. Inexistena evidenei realizrii veniturilor extrabugetare

Punctaj total

Clasare

OBS.

15.Activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

16. Activitatea de realizare a veniturilor extrabugetare

Not: n documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor se realizeaz mprirea celor 71 de riscuri, grupate pe cele 16 de obiecte auditabile i 3 obiective, n 3 categorii de riscuri, mici, medii i mari, stabilite n fazele anterioare ale procedurii Analiza riscurilor. n continuare, riscurile mici vor fi eliminate din auditare, iar riscurile mari i medii, considerate riscuri semnificative, n numr de 30, vor intra n faza de ierarhizare a riscurilor i vor fi preluate n Tabelul puncte tari i puncte slabe.

32

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern Data: 09.10.2010 Grad de ncredere al auditorului OBS intern n controlul intern

Nr. crt. 1.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

33

Nr. crt. 2.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern

OBS

34

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern

OBS

35

Nr. crt.

Obiective

Obiecte auditabile

Riscuri semnificative

Puncte T/S

Consecina funcionriinefuncionrii controlului intern

Grad de ncredere al auditorului intern n controlul intern

OBS

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Not: n faza de ierarhizare a operaiilor n funcie de riscuri, n care au intrat numai riscurile semnificative, a fost elaborat documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe, prin care au fost identificate 2 obiecte auditabile, evaluate ca fiind puncte tari, care vor fi eliminate din auditare, iar celelalte obiecte auditabile considerate ca fiind puncte slabe vor rmne n continuare n auditare. Evaluarea operaiilor identificate ca fiind puncte tari s-a realizat prin aprecierea funcionalitii sistemului de control intern al activitilor auditate, care astfel limiteaz efectul riscurilor asociate acestora. n urma operaiei de ierarhizare, au fost preluate spre auditare n continuare obiectivele i obiectele auditabile considerate ca fiind puncte slabe, n documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern, care vor fi renumerotate i ulterior va fi stabilit corespondena acestora cu paragrafele din Raportul de audit intern

36

Procedura P05: Analiza riscului INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TEMATICA N DETALIU A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Nr. crt. 1. Obiective Obiecte auditabile selectate ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE

Data: 09.10.2010 Poziia n RAI II. 1.1.1. II.1.1.2. II.1.2.1. II.1.2.2. II.1.3.1. II.1.3.2. II.2.4. II.2.4. II.2.5. II.2.5. II.2.5. II.2.6.1. II.2.7.1. II.7.2. II.7.3. II.2.7.4. II.2.8. II.2.8. 37

2.

CONDUCEREA CONTABILITII

Nr. crt.

Obiective Obiecte auditabile selectate

Poziia n RAI II.2.8.1. II.2.8.2. II.2.9. II.2.9.1. II.2.10 II.2.11.1 II.2.11.1 II.2.11.1 II.3.12.1. II.3.13.1.

3.

CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE

Not: Analiza riscurilor a pornit de la documentele Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 3 obiective structurate pe 16 de obiecte auditabile i Identificarea riscurilor, prin care s-au ataat 71 de riscuri la aceste obiecte auditabile i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit intern n urma creia au fost selectate n vederea auditrii 3 obiective, 13 de obiecte auditabile i 26 de riscuri asociate acestora. n continuare, cele 30 de riscuri au fost nlocuite cu obiectele auditabile selectate (operaii / activiti / funcii programe / domenii) corespunztoare riscurilor semnificative, n vederea efecturii testrilor, pe baza Programului interveniei la faa locului, i care se vor materializa n FIAP-uri i FCRI-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit intern.

38

Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe 09.10.2010 DURATA (H) 616 88 2 2 4 8 8 8 8 8 10 2

Data:

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

PERSOANELE IMPLICATE Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe

LOCUL DESFURRII DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI AUDITAT

Tema general: Activitatea financiar-contabil 1. Pregtirea misiunii de audit

39

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

DURATA (H) 2 352 16 2 16 6 4

PERSOANELE IMPLICATE Ivanovici Gheorghe

LOCUL DESFURRII AUDITAT

2. Intervenia la faa locului Obiectivul I Organizarea registrelor de contabilitate

Ivanovici Gheorghe AUDITAT DAPI

Obiectivul II Conducerea contabilitii

16 2 16 6 4

Ivanovici Gheorghe AUDITAT DAPI

Obiectivul III Conducerea activitii financiare

16 2 16 6 4 4 160 48 48 8 40

Ivanovici Gheorghe AUDITAT DAPI

3. Raportul de audit intern

Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe

DAPI DAPI DAPI DAPI

OBIECTIVELE AUDITULUI

ACTIVITILE PROGRAMATE

DURATA (H) 8 8 8 16 8

PERSOANELE IMPLICATE Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe Ivanovici Gheorghe

LOCUL DESFURRII DAPI AUDITAT DAPI DAPI DAPI DAPI DAPI

4. Urmrirea recomandrilor

8 16

Nota: Programul de audit intern este documentul prin care repartizam resursele de audit respectiv, mprim intre membri echipei de auditori activitile pe care le vor desfura pentru realizarea misiunii si repartizam timpul pentru parcurgerea etapelor si procedurilor specifice in vederea ncadrrii in perioadele afectate prin Planul de audit intern.

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern 41

PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCUL

Misiunea de audit: Auditarea sistemului financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Data: 09.10.2010
Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Locul crt. 1. PC 2. 3. Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt. 4. 5. PC PC

Durata (h) 20 20 4

Nr. test Interviu nr. 1.1.1 Test 1.2.1 Interviu nr. 1.1.1 Test 1.3.1 Interviu nr. 1.1.1

Nr. lista verificare LV 1 LV 1 LV 1

Auditori Toma Elena Toma Elena Toma Elena

Locul PC

Durata (h) 2

Nr. test Interviu nr. 2.2.1

Nr. lista verificare LV2

Auditori Vasilache Mariana

PC 2 Not de relaii nr. 2.3.1 LV2 Vasilache Mariana

6. 7.

PC 6 PC 8 Test 2.4.1 C.C.I.2.5.1 Test 2.5.1 Test 2.5.2 LV2 LV 2 Vasilache Mariana Toma Elena Vasilache Mariana

42

Obiectivul II. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt.

Locul

Durata (h)

Nr. test Test 2.5.3 Test 2.5.4

Nr. lista verificare

Auditori

8. 9.

PC 8 PC 8

Test 2.6.1 Test 2.6.2 Interviu nr. 2.7.1 Interviu nr. 2.7.1 Not de relaii nr. 2.7.1 Test 2.8.1 Test 2.9.1

LV2

Vasilache Mariana

LV2

Vasilache Mariana

10. 11. Obiectivul III. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII crt. 12.

PC PC

2 8

LV 2 LV2

Vasilache Mariana Vasilache Mariana

Locul

Durata (h) 20

Nr. test

Nr. lista verificare

Auditori

PC 13. PC

Test 3.2.1

LV 3

Toma Elena

20

Test 3.3.1

LV 3

Toma Elena

Auditor intern Ivanovici Gheorghe 43

44

Procedura P07: edina de deschidere INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe A. Lista participanilor: Numele Ivanovici Gheorghe Igntescu Dana Musat Ioana Popescu Ioan Munteanu Vasile Funcia auditor Contabil ef secretar director Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Nr. telefon Email Semntur a

Data: 09.10.2010

B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: - Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit intern; - Prezentarea i discutarea obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia acestora. n acelai timp, a fost cerut prerea auditailor cu privire la aceste obiective, unde s-au fcut remarci c acestea n general reprezint zone cu risc, dar s-au fcut i unele comentarii cu privire la complexitatea activitii Direciei Buget i Contabilitate Intern i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea unor specialiti; - Prezentarea Programului interveniei la faa locului, respectiv modul de abordare pe teren a obiectivelor auditabile care vor fi testate, dup analiza de risc efectuat. - Stabilirea persoanelor pe care auditorii interni le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste i asupra modului de obinere a interviurilor. De asemenea, a fost stabilit programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - Stabilirea condiiilor minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - Convenirea asupra unor aspecte procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul derulrii misiunii de audit, informarea sistematic asupra constatrilor efectuate .a. - Stabilirea edinei de nchidere, inclusiv a participanilor la aceasta; - Stabilirea modalitii de redactare a Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). - Explicarea modului cum vor fi discutate i analizate recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, inclusiv Planul de aciune realizat de entitatea auditat i Calendarul implementrii acestora, cu termene i persoane responsabile. Auditori interni, 45 Auditai,

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 1


Obiectivul I. ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Nr. crt. 1.1.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Registrul-jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; 46

DA X

NU X X X

OBS.

Interviu nr. 1.1.1. Observare direct

1.2.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare.

DA

NU X

OBS. TEST nr. 1.2.1 Foaie de lucru nr. 1.2.1 Lista de control nr. 1.2.1 FIAP nr. 1.2.1 TEST nr. 1.3.1. Lista de control nr. 1.3.1. FIAP nr. 1.3.1.

X 1.3. Registrul-inventar a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Registrul Cartea mare a. examinarea nregistrrilor sistematice a modificrilor de activ i de pasiv; b. garantarea prelurii totalului pentru fiecare cont sintetic din Registrul-jurnal; Conformitatea conducerii registrelor de contabilitate: a. numerotarea i nuruirea registrelor; b. nregistrarea registrelor la organele fiscale; c. numerotarea filelor registrelor este n ordine cresctoare, iar volumele sunt n ordinea completrii lor; d. completarea registrelor fr tersturi, spaii libere sau file lips; e. corectarea erorilor se realizeaz, n toate cazurile, prin stornare.

X X X

1.4.

X X X X X X X

Observare direct Observare direct Problematic abordat pentru fiecare registru de contabilitate

1.5.

Data: 1.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

47

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 1.1.1.


privind procedurile specifice pentru activitatea Organizarea registrelor de contabilitate, adresat doamnei Igntescu Dana, contabil ef Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. ntrebare Pentru activitatea de completare a registrelor de contabilitate exist proceduri? Procedurile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu realizarea i actualizarea procedurilor? Avei monografii contabile pe domenii? Monografiile contabile sunt scrise i formalizate? Exist responsabil cu completarea i actualizarea monografiilor? Considerai procedurile folosite corespunztoare i suficiente? Ai constatat disfuncionaliti n sistemul de nregistrare n contabilitate? Exist propuneri de perfecionare a procedurii? Nu mai avei nimic de adugat? DA NU Obs.

Data: 02.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Not:

Intervievat, Igntescu Dana

Problema privind elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, este o problem general, cunoscut la nivelul entitii publice, motiv pentru care nu se va elabora FIAP, deoarece va fi abordat cu ocazia fiecrui obiectiv i de asemenea se vor face comentarii n Raportul de audit intern. Procedura P08: Colectarea dovezilor 48

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.2.1.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: ntocmirea i inerea Registrului-jurnal DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint listrile informatice ale Registruluijurnal pentru cele 12 luni calendaristice ale perioadei auditate; Eantionul pentru verificarea modului de completare a Registrului- jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, s-a stabilit la 33% din populaia total, respectiv listrile informatice pe 4 luni, conform Foii de lucru nr. 1.2.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Registrului jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr.1 poziia 1.2 i anume: Registrul jurnal a. examinarea nregistrrii cronologice a datelor n Registrul-jurnal; b. existena explicaiilor referitoare la operaiile nregistrate; c. confirmarea utilizrii conturilor debitoare i creditoare n concordan cu natura operaiunilor efectuate; d. garantarea utilizrii conturilor n conformitate cu funciunea acestora; e. urmrirea determinrii corecte a rulajelor debitoare i creditoare la sfritul zilei i a perioadei de raportare. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1. privind Completarea Registrului - jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor n care pe vertical sunt elementele eantionului iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.2.1. s-a constatat nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate astfel: - echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - de asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Data: Auditor intern, 05.10.2010 Ivanovici Gheorghe INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA 49

Compartimentul de Audit Public Intern

FOAIE DE LUCRU NR. 1.2.1.


Obiectivul I: ORGANIZAREA REGISTRELOR DE CONTABILITATE Eantionul pentru testarea modului de completare a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrarea automat a datelor a fost constituit astfel: Populaia total este reprezentat de documentul Registrul-jurnal completat pentru perioada ianuarie 2010 decembrie 2010, respectiv din 12 liste informatice lunare ale acestuia; Eantionul a fost stabilit la 33% din populaia total, respectiv 4 liste informatice, aferente lunilor martie, iunie, septembrie, decembrie 2010 Eantionul astfel constituit va fi verificat integral; Verificarea eantionului se va concretiza n elaborarea Listei de control nr. 1.2.1.

Data: 05.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

n prezena, Igntescu Dana

50

LISTA DE CONTROL NR. 1.2.1.


privind Completarea Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor Elemente testate Elemente Eantionate

Data: 05.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

n prezena, Igntescu Dana

51

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.2.1.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 PROBLEMA: Completarea incorect a Registrului-jurnal (cod 1-14-1) cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor CONSTATARE: La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiarcontabile i se editeaz lunar. Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. CAUZE: CONSECINE: RECOMANDRI: 52

Data: 05.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

53

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 1.3.1


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Organizarea registrelor de contabilitate OBIECTIVUL TESTULUI: Modul de completare al Registrului-inventar DESCRIEREA TESTULUI: Pentru efectuarea testului s-a analizat documentul Registrul-inventar, completat la entitatea public n calitate de ordonator principal de credite, precum i cele completate la unitile subordonate, pentru anul 2010. Populaia va fi constituit din documentul Registrul-inventar completat la unitatea central i la unitile subordonate, precum i din toate documentele care au stat la baza ntocmirii acestui registru, respectiv liste de inventariere, procese verbale privind rezultatele inventarierii .a. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c acestea reprezint un volum redus de documente i lucrarea este anual. Testarea a urmrit analiza modului de completarea Registrului-inventar, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poziia 1.3. astfel:

Registrul inventar: a. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a fiecrui post de activ i de pasiv, cuprins n bilanul contabil; b. recalcularea soldurilor finale pe baza intrrilor i ieirilor de la data inventarierii pn la data nchiderii exerciiului financiar; c. confirmarea completrii Registrului-inventar, respectiv a posturilor de activ i de pasiv, cuprinse n bilanul contabil, pe baza inventarierii faptice, rezultate din procesele verbale de inventariere. Testarea s-a concretizat in elaborarea Listei de control nr. 1.3.1 privind completarea Registrului- inventar. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 1.3.1. s-a constatat nerespectarea modului de completarea a Registrului-inventar, respectiv au fost preluate soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2010, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.3.1. Data: 06.10.2010 54 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

LISTA DE CONTROL NR. 1.3.1


privind Completarea Registrului - inventar Elemente testate Nr. crt. Populaia 1.

Data, 06.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

Intervievat, Igntescu Dana

55

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 1.3.1


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010- 31,12.2010 PROBLEMA: Completarea eronat a Registrului-inventar (cod 14-1-2) CONSTATARE: Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2010, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. CAUZE: CONSECINE: RECOMANDRI: -

Data: 06.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

56

Procedura P07: Chestionar

LISTA DE VERIFICARE NR. 2


Obiectivul 2. CONDUCEREA CONTABILITII Nr. crt. 2.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza contabilitii imobilizrilor i investiiilor: a. activele imobilizate sunt nregistrate cronologic i pe grupe de active imobilizate n Registrul numerelor de inventar; b. fiele mijloacelor fixe sunt completate pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau a modificrii valorii de inventar a acestora, ca urmare a modernizrii sau reevalurii lor; 57 DA NU OBS.

2.2.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. recepia activelor imobilizate; d. predarea-primirea activelor imobilizate ntre dou locuri de folosin ale entitii publice; e. constatarea ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a activelor imobilizate; f. recepiile pariale i finale ale obiectivelor de investiii; g. activele imobilizate aflate n custodie la teri; h. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza contabilitii materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura i a materialelor de natura obiectelor de inventar a. existena evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor b. predarea-primirea bunurilor de natura stocurilor ntre dou locuri de folosin ale entitii; c. constatarea ndeplinirii condiiilor de casare a bunurilor de natura stocurilor; d. recepia bunurilor de natura stocurilor; e. bunurile de natura stocurilor aflate n custodie la teri; f. examinarea nregistrrilor n contabilitate. g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Analiza contabilitii datoriilor i creanelor a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Contabilitatea trezoreriei Analiza organizrii activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; d. urmrirea ntocmirii monetarului 58

DA X -

NU

OBS. Interviu nr. 2.2.1.

2.3.

X X X Not de relaii nr. 2.3.1

2.4.

X X X X X X X X X X X C.C.I. nr. 2.5.1. TEST nr. 2.5.1. Lista de control nr. 2.5.1. TEST nr. 2.4.1. Lista de control nr. 2.4.1. FIAP nr. 2.4.1.

2.5.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate Examinarea masurilor necesare asigurrii securitii casierie entitii Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat: a. verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b. existena datrii i numerotrii ordinelor de plat; c. nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct, d. verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative; Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale Analiza utilizrii Registrului de cas a. Examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b. Confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c. Urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d. Urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; e. Examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f. Urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g. Verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h. Confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Analiza respectrii de ctre conductorul compartimentului financiar contabil a cadrului normativ privind efectuarea plilor: a. urmrirea deschiderii conturilor de cheltuieli i de disponibiliti de ctre entitate n conformitate cu normelor legale privind organizarea i funcionarea trezoreriilor statului; b. existena semnturilor pentru activitatea de actualizare a conturilor; 59

DA X X X

NU

OBS.

Observare direct CCI nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.2. Foaie de lucru nr. 2.5.2 List de control nr. 2.5.2. FIAP nr. 2.5.2. TEST nr. 2.5.3 Foaie de lucru nr. 2.5.3 Lista de control nr. 2.5.3 FIAP nr. 2.5.3

X X X X

X X

X X X X X X X X TEST nr. 2.5.4 Foaie de lucru nr. 2.5.4 Lista de control nr. 2.5.4 FIAP nr. 2.5.4

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT c. Examinarea angajrii, lichidrii i ordonanrii cheltuielilor pltite; d. Examinarea existenei creditelor bugetare deschise/repartizate sau disponibiliti n conturi de disponibil; e. Confirmarea corectitudinii subdiviziunii bugetului aprobat de la care se efectueaz plata i corespondena cu natura cheltuielilor respective; f. Urmrirea existenei tuturor documentelor justificative care s justifice plata; g. Compararea semnturilor de pe documentele justificative cu specimenele de semnturi aparinnd ordonatorului de credite sau persoanelor desemnate de acesta s exercite atribuii ce decurg din procesul executrii cheltuielilor bugetare; h. Confirmarea faptului c beneficiarul sumelor este cel ndreptit s primeasc suma potrivit documentelor care atest serviciul efectuat; i. Examinarea calculului sumei datorate beneficiarului; j. Urmrirea existenei vizei de control financiar preventiv pe documentele de angajare i ordonanare; Contabilitatea cheltuielilor de personal Analiza cheltuielilor cu salariile personalului a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; 60

DA -

NU -

OBS.

X X X X X

TEST nr. 2.6.1. Foaie de lucru nr. 2.6.1. Lista de control nr. 2.6.1. FIAP nr. 2.6.1.

2.6.

X X X X

X X X X X TEST nr. 2.6.2. Foaie de lucru nr. 2.6.2. Lista de control nr. 2.6.2. FIAP nr. 2.6.2.

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. Analiza contabilitii rezultatelor inventarierii a. urmrirea efecturii inventarierii patrimoniului; b. urmrirea existenei aprobrilor, managementului entitii, necesare nregistrrii n contabilitate a rezultatelor inventarierii; c. urmrirea ntocmirii Situaiilor comparative pentru diferenele constatate la inventariere; d. urmrirea nregistrrii n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii. Analiza ntocmirii balanelor de verificare a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; Analiza evidenei tehnic-operative a. examinarea modului de completare a formularelor tipizate; b. urmrirea utilizrii formularelor pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c. urmrirea nregistrrii materialelor n odinea codurilor atribuite prin registrul stocurilor; d. urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special e. verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat f. confirmarea nregistrrilor zilnice a intrrilor de ctre gestionar sau persoana desemnat, pe baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii - not de recepie i constatare de diferene etc., poziie cu poziie g. examinarea nregistrrilor ieirilor pe baza bonurilor de consum individual i colectiv, fiei limit - individual i colectiv, avizelor de nsoire a mrfii, facturilor etc., poziie cu poziie

DA X X X

NU

OBS.

2.7.

X X X X

Interviul nr. 2.7.1. Not de relaii nr. 2.7.1. Interviul nr. 2.7.2 FIAP nr. 2.7.1. FCRI nr. 2.7.1.

2.8.

X X X X X X X X X X Observarea direct Observarea direct TEST nr. 2.9.1 Foaie de lucru nr. 2.9.1 Lista de control nr. 2.9.1. FIAP nr. 2.9.1 TEST nr. 2.8.1. Lista de control nr. 2.8.1.

2.9.

61

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT a. garantarea prelurii la sfritul fiecrei luni a stocurilor cantitative din fiele de magazie, pe feluri de stocuri, grupate pe magazii/depozite, conturi, grupe, eventual subgrupe; b. recalcularea valoric a cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare; c. recalcularea valoric a acestor stocuri pe pagini ale registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii/depozite. Preluarea documentelor de ctre persoana desemnat se face dup verificarea: a. modului de emitere i completare corect a documentelor de intrare i de ieire a valorilor materiale; b. nregistrrii corecte a acestora n fiele de magazie; c. stabilirea exact a stocului scriptic n aceste fie. Confirmarea corectrii erorilor constatate n evidena gestiunilor n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie Urmrirea modului n care abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor sunt aduse la cunotina conductorului instituiei sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Confirmarea verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor se face prin semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie. Examinarea dac preluarea documentelor privind micarea stocurilor se face pe baza Borderoului de predare a documentelor. Garantarea faptului c n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz.

DA -

NU -

OBS.

62

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

INTERVIU NR. 2.2.1


privind activitatea de recepie a activelor imobilizate adresat domnului Munteanu Vasile, administrator Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 Nr. ntrebare crt. 1. Pentru anul 2010 ai semnat fia postului? 2. Avei atribuii n fia postului privind recepia activelor imobilizate? Pentru activitatea de recepie a imobilizrilor avei un sistem de 3. proceduri? ntre responsabilitile stabilite prin fiele posturilor i prevederile 4. procedurilor exist coresponden? Exist stabilit o persoan responsabil cu realizarea procedurilor 5. de lucru? 6. Sistemul de proceduri este scris i formalizat? Recepia imobilizrilor corporale se face pe baza proceselor verbale 7. de recepie, completat n trei exemplare? Recepia activelor imobilizate este realizat de o comisie de 8. recepie, stabilit prin Ordin al conductorului entitii? 9. Referitor la acest subiect mai avei ceva de adugat? Data: 16.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Not: Activitatea de recepie a activelor imobilizate se realizeaz n conformitate cu cadrul normativ, dar nu exist proceduri scrise i formalizate. Totui, deoarece aceast disfunciune este una generalizat la nivelul ntregului sistem financiar-contabil, nu se va elabora FIAP, dar va fi abordat n mod special n Raportul de audit intern n Capitolul III - Concluzii. Intervievat, Musat Ioana

DA

NU

Obs.

63

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

NOT DE RELAII NR. 2.3.1.


privind Analiza evidenei analitice i sintetice a bunurilor de natura stocurilor Adresat domnului Munteanu Vasile, administrator ntrebare 1: La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind evidena analitic i sintetic a bunurilor de natura stocurilor? Rspuns 1: Nu, dar exist instruciuni de aplicare, dar neformalizate . ntrebare 2: Exist n entitate un responsabil care s analizeze lunar micarea stocurilor organizate pe grupe n funcie de natura acestora ? Rspuns 2: Da, la nivelul Centrului Bugetar exist o persoan responsabil cu eviden analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar aflate n magazie i folosin, iar la nivelul magaziei centrale este organizat o eviden tehnicoperativ a acestor bunuri. Persoana responsabil cu gestionarea materiilor prime i materialelor are concretizate atribuiile n fia postului, care cuprinde i activitatea de analiz lunar a micrii de stocuri. ntrebare 3: Exist un control periodic asupra bunurilor de natura stocurilor aflate n magazie i/sau n folosin? Rspuns 3: Da, lunar se realizeaz o comparaie ntre situaia analitic, elaborat n cadrul instituiei, i situaia stocurilor din Magazia central reflectat, n Fia de magazie, ntocmit distinct pentru fiecare categorie de stoc. De asemenea, periodic aceasta se completeaz cu efectuarea unui inventar inopinat pentru fiecare categorie de stocuri, inclusiv pentru cele aflate n folosin. ntrebare 4: Exist un sistem informatizat implementat privind contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i materialelor de natura obiectelor de inventar? Rspuns 4: Nu, dar exist un sistem informatizat, privind realizarea codificrii modelelor de formulare i preluarea informaiilor n contabilitatea analitic i sintetic a materiilor prime, materialelor consumabile i a materialelor de natura obiectelor de inventar, sistem care se afl n faza de testare. ntrebare 5: Mai avei ceva de adugat? Rspuns 5: Nu. Data: 17.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Not: Avnd n vedere informaiile rezultate din acest document, echipa de auditori nu consider necesar elaborarea unui FIAP, dar unele probleme rezultate din aceast Not de relaii vor fi preluate n Raportul de audit intern. 64 Consilier, Bandas Felicia

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 - 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Avnd n vedere ponderea valoric a contractelor de leasing financiar n totalul datoriilor, auditorii au considerat necesar, pentru testarea activitii de conducere a contabilitii datoriilor, s analizeze modul de reflectare n contabilitate a principalelor operaiilor aferente leasingului financiar. Populaia pentru realizarea testului este constituit din cele 2 contracte de leasing financiar; Eantionul va fi constituit din totalitatea contractelor de leasing financiar, adic 100%, innd cont c populaia este format dintr-un volum redus de documente; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea reflectrii n contabilitate a principalelor operaii legate de contractele de leasing financiar, n conformitate cu Lista de verificare nr. 2 poziia 2.4. i anume: Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor: a. verificarea nregistrrii cronologice i sistematice a operaiunilor privind datoriile i creanele entitii publice, justificate i consemnate n documente; b. urmrirea trimiterii documentelor necesare dosarelor aflate n litigiu pentru creanele nerecuperate sau pentru datoriile nerecunoscute de ctre entitatea public Direciei Juridice; c. urmrirea operrii modificrilor datoriilor i creanelor survenite n urma deciziilor instanelor de judecat rmase definitive i irevocabile; d. verificarea documentelor justificative i a circuitului acestora e. analiza datoriilor i creanelor prin prisma prescripiei; f. analiza sistemului de raportare a datoriilor i creanelor ctre management; g. examinarea nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.4.1. privind Analiza conducerii contabilitii datoriilor i creanelor. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.4.1. s-a constatat c n situaiile financiare anuale ale entitii, datoriile n valut nu sunt inute la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, pentru ultima zi a perioadei de raportare, ci sunt evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei de la data ncheierii contractelor. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.4.1. Data: 17.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

65

LISTA DE CONTROL NR. 2.4.1


privind Organizarea contabilitii datoriilor i creanelor entitii Elemente testate
Examinarea nregistrril or n contabilitat e

Nr. crt.

1. 2.

Populaia Contract nr. 542 ncheiat cu Motor Active Leasing Contract nr.894 ncheiat cu Porsche Leasing

FIAP FIAP

Data, 17.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

Intervievat, Igntescu Dana

66

67

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.4.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 PROBLEMA Datoriile n valut nu sunt prezentate n Situaiile financiare anuale la valoarea actual. CONSTATARE Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate de cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor, denaturnd informaiile din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI

Data: 17.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe 68

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN NR. 2.5.1


pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Popescu Ioan director al Scolii nr. 10 Suceava Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12..2010 Nr. ACTIVITATEA DE AUDIT DA crt. Activitatea de casierie Registrul de cas este ntocmit de persoana desemnat pentru aceast activitate sau de X persoana mputernicit s o nlocuiasc? 1.

NU

Nici un rspuns

Comentarii Persoana desemnat cu ntocmirea Registrului de cas are aceast sarcin trecut n fia postului care este actualizat i care a fost semnat de aceasta. Persoana responsabil cu evidena contabil a activitii de casierie, verific zilnic legalitatea i corectitudinea operaiilor din Registrul de cas

Registrul de cas este verificat de ctre persoana responsabil cu evidena financiarcontabil a activitii de casierie? 2.

3.

Exist completri i modificri n Registrul de cas efectuate de persoana responsabil cu evidena activitii de casierie, din cadrul instituiei? Dac da, putei prezenta filele din Registrul de cas care conin modificri i completri?

X X Modificrile din filele respective reflect erori de calcul matematic sesizate n momentul verificrii operaiunilor din Registrul de cas.

4.

5. 6.

V rog s-mi prezentai modalitatea prin care sunt corectate erorile din Registrul de cas efectuate de ctre persoana responsabil cu evidenta activitii de casierie din cadrul instituiei? Casierul entitii informeaz directorul instituiei despre operaiunile care implic un volum mare de numerar? 69

Zilnic directorul Direciei de Buget i Contabilitate Intern este informat de ctre

Nr. crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT Activitatea de casierie

DA

NU

Nici un rspuns

Comentarii casierul entitii n legtur cu numerarul din casierie i cu operaiile care urmeaz a se efectua n ziua respectiv.

7.

8.

Dac da, putei exemplifica sistemul de informare a directorului cu privire la operaiile care implic un volum mare de numerar? Dac nu, v rog s apreciai care ar putea fi consecinele neinformrii coordonatorului activitii de casierie n cazul unor operaii cu volum mare de numerar? Avei un sistem de proceduri privind activitatea de casierie? Exist coresponden ntre prevederile procedurilor i responsabilitile stabilite prin fia postului? La nivelul entitii exist amenajat un spaiu pentru desfurarea n bune condiii a activitii de casierie? Registrul de cas este ntocmit zilnic? Registrul de cas este ntocmit la casieria entitii? nregistrrile din Registrul de cas sunt verificate zilnic? Inventarierea casieriei se face periodic? Registrul de cas este nuruit i numerotat? Documentele justificative care stau la baza efecturii operaiilor n casierie conin toate elementele prevzute de cadrul normativ? Putei prezenta documentele din primele i ultimele 2 zile ale perioadei auditate?

X X Un volum mare de numerar derulat prin casieria entitii ar crete riscul de fraud. X X X X X X X X X X Test nr. 2.5.1

9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

70

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.5.1.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii. OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza organizrii activitii de casierie DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea proceselor verbale de inventariere a casieriei entitii n numr de 4 ntocmite pe perioada auditat, din care unul este aferent inventarierii anuale efectuate la data de 31 decembrie 2010; Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente; Testarea a urmrit analiza modului de organizare a controlului activitii de casierie, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr.2.5. astfel: Analiza activitii de casierie: a. existena ordinului intern pentru numirea comisiei de inventariere; b. urmrirea respectrii programului de inventariere; c. urmrirea ntocmirii monetarului; d. urmrirea efecturii inventarierii n ultima zi lucrtoare a exerciiului financiar; e. examinarea nregistrrii tuturor operaiunilor de ncasri i pli privind exerciiul respectiv; f. urmrirea existenei unui confrunt ntre soldurile din registrul de cas cu monetarul i cu cele din contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.1 privind Analiza organizrii activitii casieriei i a Chestionarului de Control Intern nr. 2.5.1. pentru Evaluarea sistemului de control intern al casieriei adresat domnului Popescu Ioan director al Scolii nr. 10 Suceava CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.5.1. i a Chestionarului de control intern nr. 2.5.1. am constatat c la nivelul entitii activitatea de casierie este organizat i controlul acesteia funcioneaz. CONCLUZII: Pentru activitatea de casierie nu se va elabora FIAP, dar informaiile primite cu ocazia acestei testri vor fi preluate i introduse n RAI. Data: 18.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

71

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.1


privind Analiza activitii de casierie Elemente eantion ate

Nr . crt .

Elemente Testate 1 .

2 .

3 .

4 .

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

72

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.5.2.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din ordinele de plat aferente perioadei auditate, ntocmite i utilizate de entitate pentru decontarea obligaiilor fa de teri, n numr de 350. Menionm c n cadrul entitii, din anul 2010 a nceput numerotarea ordinelor de plat pe baza Registrului de eviden a ordinelor de plat i este valabil 5 ani. Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a ordinului de plat, va fi constituit dintrun procent de 5%, din populaie, respectiv 17 ordine de plat, conform Foii de lucru nr. 2.5.2.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Ordinului de plat pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume: a) verificarea emiterii ordinelor de plat pe numele fiecrui creditor; b) examinarea datrii i numerotrii ordinelor de plat; c) nscrierea ordinelor de plat ntr-un registru distinct; d) verificarea emiterii ordinelor de plat pe baza documentelor justificative. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.2. s-a constatat c ordinele de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative care au generat obligaiile de plat care se sting, respectiv OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321, CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.2.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

73

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.2.


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a ordinului de plat a fost constituit astfel: - populaia statistic: 350 ordine de plat; - eantionul 5%: 17 ordine de plat; - pasul de selecie: 20; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Ordinul de plat nr. 1 i va cuprinde urmtoarele ordine de plat: OP nr. 1, OP nr. 21, OP nr. 41, OP nr. 61, OP nr. 81, OP nr. 101, OP nr. 121, OP nr. 141, OP nr. 161, OP nr. 181, OP nr. 201, OP nr. 221, OP nr. 241, OP nr. 261, OP nr. 281, OP nr. 301i OP nr. 321. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.2. privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

74

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.2.


privind ntocmirea i utilizarea ordinului de plat Elemente testate Nr. crt. Elemente eantionate 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

75

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.2.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 PROBLEMA Unele Ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la justificative n baza crora se sting datoriile de plat . documentele

CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI Data: 18.10.2010 76 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.5.3


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele cec-ului pentru ridicare de numerar utilizare de entitate pentru perioada auditat, n numr de 14; Eantionul pentru urmrirea modului de utilizare a filelor cec pentru ridicare de numerar, va fi constituit n procent de 10% din populaie, respectiv 2 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.3.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5. i anume: a. urmrirea modului de utilizare a Cecului pentru ridicare de numerar b. confirmarea utilizrii documentului Cec pentru ridicare de numerar n conformitate cu prevederile legale. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.3.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

77

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.3. Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare documentului CEC pentru ridicare de numerar a fost constituit astfel: - populaia statistic: 14 de file din documentul CEC pentru ridicare de numerar, respectiv de la seria DX0011175 la seria DX011189; - eantionul: 10%, respectiv 2 file de CEC pentru ridicare de numerar; - pasul de selecie va fi: 14; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la prima fil de cec pentru ridicare de numerar utilizat n perioada auditat i va cuprinde filele utilizate cu urmtoarele serii: DX0011175 i DX011189. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.3. privind Analiza utilizrii CEC-ului pentru ridicare de numerar, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

78

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.3


privind Analiza utilizrii filelor cec pentru ridicare de numerar Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Elemente testate Elemente eantionate

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

79

INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.3


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 PROBLEMA Utilizarea filei cec pentru ridicare numerar fr a fi completat n totalitate. CONSTATARE Unele din filele de cec pentru ridicare de numerar utilizate de entitate pentru ridicare de numerar din contul deschis la Trezoreria Suceava nu conin meniuni referitoare la scopul i natura cheltuielilor care urmeaz a se efectua din numerarul ridicat, respectiv: n data de 10 iunie 2010 s-a ridicat numerar din Trezoreria Suceava pentru a se efectua plata burselor, aferente trim. II 2010, iar scopul pentru care s-a ridicat acest numerar din Trezoreria Municipiului Suceava, nefiind menionat n Fila de cec pentru ridicare de numerar seria DX nr. 0011175 CAUZE CONSECINE RECOMANDRI

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

80

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.5.4.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01 2010-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea trezoreriei. Analiza utilizrii Registrului de cas DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testului este format din filele Registrului de cas ntocmit la casieria entitii pentru perioada auditat, n numr de 257 file; Eantionul pentru urmrirea modului de completare a Registrului de cas, va fi constituit n procent de 2% din populaie, respectiv 5 file, conform Foii de lucru nr. 2.5.4.; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea ntocmirii i utilizrii Registrului de cas pe baza Listei de verificare nr. 2 poziia 2.5.4 i anume: a) examinarea ntocmirii zilnic, n dou exemplare, de casierul unitii sau de alt persoan mputernicit, pe baza actelor justificative de ncasri i pli; b) confirmarea completrii n registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte; c) urmrirea semnrii de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiilor efectuate; d) urmrirea existenei semnturii persoanei din cadrul instituiei e) examinarea completrii zilnice, n ordinea efecturii operaiilor; f) urmrirea barrii rndurilor neutilizate la sfritul zilei; g) verificarea reportrii pe primul rnd al registrului de cas pentru ziua n curs a soldului de cas al zilei precedente; h) confirmarea stabilirii soldului de cas al zilei respective n conformitate cu Regulamentului operaiilor de cas; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas. CONSTATRI: Pe baza testrii i Listei de control nr. 2.5.4. s-a constatat necompletarea Registrului de cas n mod distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente, respectiv: n data de 30 iunie 2010 s-a achitat salariatei Gherman Raluca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Gherman Raluca. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.5.4. Data: 18.10.2010 81 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

FOAIE DE LUCRU NR. 2.5.4.


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii

Eantionului n vederea testrii modului de ntocmire i utilizare a registrului de cas a fost constituit astfel: - populaia statistic: 257 de file din documentul Registrul cas (cod 14-4-7A) aferente unui numr de 257 zile lucrtoare din perioada auditat; - eantionul: 2%, respectiv 5 file din Registrul de cas; - pasul de selecie va fi: 63 de zile lucrtoare sau file; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la registrul de cas ntocmit n data de 3 ianuarie 2010 i va cuprinde filele din registrul de cas ntocmit n urmtoarele zile: 3 ianuarie 2010, 1 aprilie 2010, 30 iunie 2010, 25 septembrie 2010, 23 decembrie 2010. - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.5.4. privind Analiza utilizrii Registrului de cas, n care se vor concretiza rezultatele testrii. n situaia n care nu vor fi constatate disfuncionaliti n eantionul iniial, auditorii interni pot lua hotrrea s repete testul pe un alt eantion.

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

82

LISTA DE CONTROL NR. 2.5.4.


privind Analiza utilizrii Registrului de cas Nr. crt. Elemente testate 1. Elemente eantionate

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Data: 18.10.2010 83

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.5.4. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 PROBLEMA Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. CONSTATARE Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: n data de 30 iunie 2010 s-a achitat salariatei Gherman Raluca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Gherman Raluca. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI

Data: 18.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

84

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.6.1


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012010-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor cu salariile personalului DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint statelor de salarii listate cu ajutorul aplicaiei informatice pentru cele 12 luni calendaristice ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2010-decembrie 2010; Eantionul pentru verificarea modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului s-a stabilit la 40% din populaia total, n baza Foii de lucru nr. 2.3.1, respectiv 5 state de salarii; Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii statelor de salarii cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat i nregistrarea acestor cheltuieli n contabilitate pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.3. i anume: Cheltuielile cu salariile personalului: a. verificarea ntocmirii Statului de salarii pentru fiecare direcie; b. examinarea modului de completare a Statului de plata; c. urmrirea existenei semnturilor persoanelor autorizate; d. examinarea calculului drepturilor de personal; e. examinarea calculului reprezentnd reineri legale; f. urmrirea reinerilor din salarii datorate terilor; g. urmrirea altor creane n legtur cu salariaii; h. examinarea drepturilor de personal neridicate; i. examinarea nregistrrilor n contabilitate a datelor rezultate din statele de salarii. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului. CONSTATRI: Din analiza listei de control s-a constatat: - cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate difer de suma total din statele de salarii; - Statele de salarii nu conin sumele care trebuiau reinute din salarii, reprezentnd datorii ale angajailor fa de teri, dei existau angajamente n acest sens. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.1. Data: 19.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

85

FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.1 Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului a fost constituit astfel: - populaia statistic: 12 state de salarii; - eantionul: 40%, respectiv 12 state X 40% = 5 state de salarii; - pasul de selecie va fi: 2; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la Statul de salarii aferent lunii ianuarie 2010(1) i va cuprinde urmtoarele statele de salarii: ianuarie 2010(1), aprilie 2010(4), iulie 2010(7), octombrie 2010(10), decembrie 2010(12) - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.1 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 19.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

86

LISTA DE CONTROL NR. 2.6.1


privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu salariile personalului
Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate

1.

2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Data: 19.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 PROBLEMA Inexistena unui program informatic integrat privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile personalului. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat diferen ntre cheltuielile cu salariile nregistrate n contabilitate i totalul cheltuielilor din Statul de salarii aferent lunii iulie 2010, prin compararea datelor din statele de salarii cu cele nregistrate n contabilitate, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia pentru contabilitate s-a realizat manual. Problema aprut n colectarea i procesarea datelor a fost remediat n luna august 2010 prin stornarea sumei nregistrat eronat i nregistrarea sumei reale. De asemenea, auditorii interni au constatat lipsa evidenierii n Statul de salarii aferent lunii octombrie 2010, a sumelor reprezentnd datorii ale salariailor fa de teri, pentru care exist angajamente de plat prin compararea acestora cu statele de salarii. Aceast problem nu a fost remediat pn n prezent CAUZE

CONSECINE RECOMANDRI Data: 19.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.6.2


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012010-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Contabilitatea cheltuielilor de personal. Analiza cheltuielilor privind asigurrile i protecia social. DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru realizarea testului o reprezint Balanele de verificare listate pentru cele 12 luni ale perioadei auditate, respectiv ianuarie 2010-decembrie 2010, utilizate pentru compararea datoriilor privind asigurrile i protecia social calculate i nregistrate n contabilitate cu cele raportate ctre entitile abilitate s administreze aceste fonduri; Auditorii interni au hotrt ca eantionul pentru verificarea modului de Organizarea a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social s fie n proporie de 25% din populaia total, stabilite conform Foii de lucru nr. 2.6.2. Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a cheltuielilor privind asigurrile i protecia social, precum i modalitatea de raportare a acestor sume ctre Bugetul de asigurri sociale, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 2, poziia nr. 2.6 i anume: Cheltuielile privind asigurrile i protecia social: a. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; b. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. examinarea calculului reprezentnd cheltuieli privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; d. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. recalcularea sumelor reprezentnd cheltuieli privind Contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate; f. compararea sumelor, privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrile Sociale de Sntate, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; g. examinarea calculrii sumelor reprezentnd cheltuieli privind contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator; h. compararea sumelor, reprezentnd contribuia de asigurri pentru accidente de munc i boli profesionale datorate de angajator, raportate cu cele din evidena financiar-contabil. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.6.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.6.2 s-a constatat: - Cheltuielile privind Contribuia Unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii Suceava CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 2.6.2.

FOAIE DE LUCRU NR. 2.6.2 Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii Eantionului n vederea testrii modului de Organizare a contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social a fost constituit astfel: - populaia statistic: 12 balane de verificare; - eantionul: 25% = 12 balane X 25% = 3 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2010 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2010(1), 31.05.2010(5), 30.09.2010(9), eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.3.2 privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 19.10.2010

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

LISTA DE CONTROL NR. 2.6.2


privind Organizarea contabilitii cheltuielilor cu asigurrile i protecia social Elemente eantionate Elemente testate

Nr. crt. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.6.2

Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010- 31.12.2010 PROBLEMA Cheltuielile privind contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Casa de Pensii Suceava CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia nominal a asigurailor i a obligaiilor de plat ctre Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat, anexa nr. 1.2, cu cele nregistrate din contabilitate, existena unei diferene ntre suma reprezentnd contribuia unitii la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat calculat i nregistrat n contabilitate i totalul acestor contribuii raportate ctre Casa de Pensii, avnd n vedere faptul c introducerea datelor n aplicaia de raportare s-a realizat manual. CAUZE

CONSECINE RECOMANDRI

Data 19.10.2010

Auditor Ivanovici Gheorghe

INTERVIUL NR. 2.7.1.


privind Organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat domnului Popescu Ioan director al Scolii nr. 10 Suceava Nr. ntrebare Da Nu crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. 4. Avei ca atribuii n fia postului verificarea activitilor de nregistrare n contabilitate a rezultatelor inventarierii? 5. La nivelul entitii exist proceduri de lucru, scrise i formalizate, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 6. Dac da, procedurile au fost testate nainte de a fi utilizate n practic? 7. Pentru inventarierea patrimoniului aferent anului 2010, exist la nivelul entitii un document prin care au fost stabilite comisiile de inventariere? 8. naintea nceperii inventarierii a fost realizat instruirea comisiei de inventariere de ctre persoane cu pregtire profesional corespunztoare din cadrul entitii? 9. La nivelul entitii s-au luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii inventarierea patrimoniului? 10. Din comisiile de inventariere au fcut parte persoane cu pregtirea profesional necesar pentru inventarierea anumitor elemente ale patrimoniului? 11. Comisiile de inventariere v-au informat n legtur cu rezultatele inventarierii? 12. Dac da, ai aprobat Procesele verbale de inventariere? 13. Mai avei ceva de adugat? Observaii

Not: Pentru rspunsul de la ntrebarea nr. 10 se va solicita Nota de relaii nr. 2.7.1.

NOT DE RELAII NR. 2.7.1. privind Organizarea activitii de inventariere a patrimoniului adresat dl. Iov Eugen Nr. ntrebare crt. 1. Ai luat cunotin de documentul intern prin care vi s-au stabilit atribuiile pe care le avei n calitate de preedinte al comisiei de inventariere? 2. In fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, ai luat msurile necesare pentru desfurarea n bune condiii a activitii de inventariere a datoriilor i creanelor? 4. Avei cunotin de programul de instruire, existent la nivelul entitii, privind activitatea de inventariere a patrimoniului? 5. Pentru inventarierea creanelor ai folosit documentul Extras de cont? 6. Dac da, ai trimis extrase de cont pentru confirmarea debitelor care dein ponderea valoric n totalul soldurilor conturilor de creane? Da Nu Comentariu

7.

8. 9.

10.

Ai avut n vedere n momentul efecturii inventarierii creanelor, faptul c unele creane chiar dac nu dein o pondere valoric important, suma acestora are o pondere n totalul creanelor? Pentru centralizarea creanelor inventariate ai folosit documentul List de inventariere? Dup inventariere, ai analizat creanele, respectiv dac Listele de inventariere cuprind valoarea evaluat, valoarea contabil i diferena dintre valoarea evaluat i valoarea contabil a creanelor? Mai avei ceva de adugat? Data: 22.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe Preedinte comisie inventariere, Iov Eugen

Not: Pentru problemele de la ntrebrile nr. 2, 4, 6, 7 i 9 se va elabora FIAP-ul nr. 2.7.1.

INTERVIUL NR. 2.7.2. privind nregistrarea n contabilitate a diferenelor rezultate n urma inventarierii, adresat doamnei Igntescu Dana, Birou financiar-contabilitate Nr. ntrebare Da Nu crt. 1. Ai semnat fia postului pe acest an? 2. n fia postului avei atribuii privind inventarierea patrimoniului? 3. Dac da, v rog s-mi prezentai fia postului. 4. La nivelul entitii exist proceduri specifice, scrise i formalizate privind nregistrarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii? 5. Dac da, cunoatei procedurile de lucru? 6. Ai testat aplicarea procedurilor de lucru n cadrul serviciului pe care l conducei? 7. Dup aprobare, procesele verbale de inventariere a creanelor entitii au fost transmise la Biroul financiarcontabilitate pentru nregistrare? 8. n cadrul compartimentului financiar-contabilitate au fost ntocmite Situaiile comparative pentru diferenele constatate la inventarierea creanelor? Obs

9.

n contabilitate au fost nregistrat diferenele de inventariere rezultate n urma inventarierii creanelor entitii? Verificai nregistrarea rezultatelor inventarierii n contabilitate? Mai avei ceva de adugat? Data: 22.10.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe ef Birou financiar-contabilitate, Igntescu Dana

10. 11.

Not: Rspunsurile la ntrebrile acestui interviu vor fi avute n vedere la comentariile ce se vor face n Raportul de audit intern.

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.7.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 PROBLEMA Nerespectarea cadrului normativ privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor patrimoniale de activ i de pasiv. CONSTATARE Efectuarea inventarierii anuale a creanelor entitii, pentru anul 2010, s-a realizat numai pentru debitorii care au ndeplinit cumulativ urmtoarele condiii: - dein individual un sold valoric semnificativ, ce nseamn numai 1% din totalul soldurilor conturilor de creane; - vechimea creanelor este mai mare de 6 luni calendaristice. n prezent, conform cadrului normativ n vigoare, trebuie inventariate toate creanele pe baza extraselor de cont confirmate. De asemenea, listele de inventariere folosite pentru centralizarea creanelor conin numai valoarea contabil, fr a fi trecut valoarea evaluat i diferena dintre valoarea contabil i valoarea evaluat. n acest fel nu se respect prevederile OMFP nr.1753//2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. CAUZE CONSECINE

RECOMANDRI

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

Procedura P09: Constatarea i raportarea iregularitilor

FORMULAR DE CONSTATARE I RAPORTARE A IREGULARITILOR - FCRI NR. 2.7.1.


Ctre: domnul POPESCU IOAN CONSTATARE n urma misiunii de audit intern, efectuat la coala cu cl. I-VIII nr. 10 Suceava, n perioada 20.09.2010 30.11.2010, la Contabilitatea rezultatelor inventarierii, s-au constatat urmtoarele: - Efectuarea inventarierii patrimoniului eferent anului 2010 nu a respectat reglementrile legale din domeniu, respectiv inventarierea creanelor entitii s-a fcut numai pentru soldurile debitoare care dein ponderea n totalul soldurilor acestor conturi i pentru acele creane care au o vechime mai mare de 6 luni, n aceste condiii nu au fost inventariate o serie de creane cu importan pentru entitate. - Listele de inventariere sunt incorecte deoarece conin numai contabil valoarea i nu au fost completate rubricile referitoare la valoarea evaluat a acestor creane i diferena dintre valoarea evaluat i valoare contabil. n consecin, situaiile financiare ale entitii aferente anului 2010 conin informaii care nu reflect imaginea real a patrimoniului. ACTE NORMATIVE NCLCATE OMFP nr. 1753/2004 privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i de pasiv. Legea contabilitii nr. 82/1991 republicat RECOMANDRI

ANEXE - copie dup Listele de inventariere a creanelor; - copie dup Procesul verbal de inventariere al comisiei de inventariere a creanelor i datoriilor; - copie dup Registrul de inventar ntocmit la data de 31 decembrie 2010.

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern TESTUL NR. 2.8.1 Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.012010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza ntocmirii balanelor de verificare DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din balanele de verificare ntocmite pentru perioada auditat, n numr de 12; Eantionul va fi reprezentat din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum rezonabil de documente; Testarea a urmrit analiza modului de ntocmire a balanelor de verificare, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia nr. 2.8. astfel: a. examinarea prelurii rulajelor zilnice ale conturilor n fiele de cont sintetice i analitice; b. compararea soldurilor conturilor din fisele sintetice cu cele din balanele de verificare; c. examinarea corelaiei dintre disponibilul din balan i extrasele de cont/registrul de cas: d. urmrirea respectrii corelaiilor din balanele de verificare; Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 2.8.1 privind balanelor de verificare. ntocmirea

CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.8.1 am constatat c la nivelul entitii exist un sistem informatic integrat pentru ntocmirea Balanei de verificare (cod 14/-6-30b). Acest sistem prelucreaz automat datele de intrare preluate din documentele justificative i genereaz situaii finale n conformitate cu prevederile, att ale OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile i OMFP nr. 1917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, ct i ale Planului de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia. CONCLUZII: Pentru activitatea de ntocmire a balanelor de verificare nu se va elabora FIAP.

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

LISTA DE CONTROL NR. 2.8.1 privind ntocmirea balanelor de verificare Elemente testate

Nr . crt . 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.

Elemente eantionate

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 2.9.1


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea contabilitii OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza evidenei tehnic-operative. Examinarea modului de completare a documentelor cu regim special DESCRIEREA TESTULUI: Pentru analiza organizrii evidenei tehnic-operative vom evalua modul de utilizare a documentului cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, folosit pentru inerea evidenei chitanierelor achiziionate, date n consum, restituite i arhivate conform prevederilor legale. Populaia pe care va fi realizat testul este reprezentat de totalitatea rndurilor din cele 6 de Fie de magazie a formularelor cu regim special cu care a fost inut evidena chitanierelor i care va fi: 6 fie X 30 rnduri = 180 rnduri, respectiv chitaniere. Deci populaia total este constituit din cele 180 de carnete de Chitan (cod 14-14-1) nregistrate n cele 6 fie de magazie. Eantionul pentru verificarea modului de completare a documentului este de 2% din populaia total, reprezentnd un numr de 4 rnduri, respectiv 4 chitaniere, conform Foii de lucru nr. 2.9.1. Testarea a urmrit corectitudinea pailor parcuri n vederea completrii Fiei de magazie a formularelor cu regim special stabilite n Lista de verificare nr. 2 poziia 2.2 i anume: - Analiza conducerii evidenei operativ-contabile: Fiele de magazie (cod 14-3-8): a) examinarea modului de completare a formularelor tipizate; b) urmrirea utilizrii formularelor tipizate pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare; c) urmrirea nregistrrii materialelor n ordinea codurilor atribuite prin Registrul stocurilor; d) urmrirea organizrii evidenei operative a documentelor cu regim special; e) verificarea documentelor i operaiilor efectuate n fiele de magazie de ctre persoana desemnat de la Direcia de Buget i Contabilitate Intern; Pentru efectuarea testrii a fost elaborat Lista de control nr. 2.9.1. privind Evidena tehnicoperativ n care pe vertical sunt prezentate elementele eantionului stabilit, iar pe orizontal elementele testate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 2.9.1. s-a constatat nerespectarea cadrului normativ privind utilizarea i completarea documentelor cu regim special respectiv: - necompletarea n Fia de magazie a documentelor cu regim special a seriei i numrului formularului neutilizat, n conformitate cu H.G. nr. 831/1997, aa cum s-a constatat n cazul chitanierelor nr. 46 i 138; - evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr.1849/2003, aa cum a rezultat din testare; - neefectuarea controalelor ierarhice cuprinse n fia postului privind operaiile efectuate n fiele de magazie de ctre responsabilul cu evidena materialelor de natura tipizatelor cu regim special din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, aa cum s-a constatat, de asemenea, tot n cazul chitanierelor cu nr. 46 i 138.

FOAIE DE LUCRU NR. 2.9.1.


Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii Pentru constituirea eantionului n vederea testrii modului de utilizare a documentelor cu regim special vom proceda astfel: - populaia statistic: 180 de chitaniere; - eantionul stabilit: 2% din populaia total; - msura eantionului: 180 chitaniere X 2% = 4 chitaniere; - pasul de selecie va fi 45; - eantionul rezultat din aplicarea pasului va ncepe de la chitana numrul 1 i va cuprinde chitanele cu numerele: 1, 46, 92, 138 - eantionul astfel constituit va fi verificat integral; - n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 2.9.1, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

LISTA DE CONTROL NR. 2.9.1.


privind Evidena tehnic-operativ Elemente testate Eantion 1. 2. 3. 4. Data: 22.10.2010 Auditor, Ivanovici Gheorghe

Nr. crt.

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 2.9.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 PROBLEMA Nerespectarea sistemului de organizare a evidenei tehnic-operative a formularelor tipizate cu regim special. CONSTATARE Echipa de auditori interni au constatat necompletarea n documentul de eviden centralizatoare a documentelor cu regim special Fia de magazie a formularelor cu regim special, a seriei i numrului formularului neutilizat n conformitate cu H.G. nr. 831 din 1997 pentru aprobarea modelelor formularelor comune privind activitatea financiar i a normelor metodologice privind ntocmirea i utilizarea acestora. Evidena operativ a formularelor tipizate cu regim special nu este inut pe formulare personalizate prin pretiprire, conform OMFP nr. 1849 din 2003 privind personalizarea formularelor tipizate cu regim special comune pe economie. CAUZE

CONSECINE RECOMANDRI

Procedura P07: Chestionar INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE VERIFICARE NR. 3


Obiectivul 3. CONDUCEREA ACTIVITII FINANCIARE
Nr. crt. 3.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza procedurilor de lucru Verificarea gradului de acoperire a activitilor prin procedurile de lucru specifice - examinarea listei activitilor pentru realizarea obiectivului - identificarea activitilor care nu au la baz proceduri de lucru - garantarea cuprinderii n procedurile de lucru a reglementrilor cadrului normativ, aplicabile fiecrei activiti - examinarea modelelor de formulare specifice - examinarea algoritmilor de calcul i a modalitilor de completare a formularelor - existena exemplelor n acest sens - examinarea sistemului de raportare al activitii Confirmarea existenei activitilor de control intern in punctele cheie ale procedurii de lucru Urmrirea existenei responsabilitilor pe faze de ntocmire, avizare, aprobare i pe nivele de execuie Aplicarea principiului dublei semnturi DA NU X X X X X TEST nr. 3.2.1. Lista de control nr. 3.2.1. FIAP nr. 3.2.1. OBS.

Aprobarea de ctre persoanele competente Asigurarea prelucrrii datelor n sistem informatizat Modalitatea arhivarii documentelor Existena componentei de actualizare a procedurilor de lucru

3.2.

Compararea atribuiilor din procedurile de lucru cu cele din fiele posturilor Verificarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n realizarea activitilor Aprecierea calitii procedurilor de lucru de ctre personalul care le utilizeaz: - apar disfuncionaliti n timpul aplicrii practice a procedurilor? - avei propuneri de perfecionare a procedurilor? - procedurile de lucru sunt corespunztoare? Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate.

Nr. crt. 3.3.

ACTIVITATEA DE AUDIT Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale:

DA

NU

OBS.

X X X X X TEST nr. 3.3.1. Foaie de lucru nr. 3.3.1. List de control nr.3.3.1. FIAP nr. 3.3.1.

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 3.2.1.


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de ncasare/plat a datoriilor respectiv creanelor DESCRIEREA TESTULUI: Populaia pentru efectuarea testrii a fost alctuit din totalitatea contractelor de achiziie public, ncheiate de entitate, n scopul achiziiei de imobilizri, n numr de 3. Eantionul va fi constituit din totalitatea populaiei, adic 100%, avnd n vedere c aceasta reprezint un volum redus de documente. Testarea a urmrit analiza modului de organizare a obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor, pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 3 poziia nr. 3.2 astfel: a. urmrirea organizrii evidenei obligaiilor de plat pe scadene potrivit contractelor; b. examinarea stipulrii instrumentelor de plat care vor fi utilizate n scopul achitrii datoriilor; c. urmrirea concordanei ntre instrumentele de plat utilizate cu cele prevzute n contracte/angajamente, d. examinarea modului de calcul a penalitilor stabilite pentru neplata la termen a datoriilor e. analiza nregistrrilor n contabilitate. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.2.1 privind Organizarea evidenei plilor pe scadene, potrivit contractelor ncheiate. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.2.1. am constatat urmtoarele: La nivelul entitii nu exist organizat o eviden a plilor pe scadene conform contractelor de achiziie public; Exist contracte n care nu sunt specificate penalitile pentru nerespectarea clauzelor contractuale, respectiv contractele de achiziie public nr. 23574 din 02.03.2010, ncheiat cu S.C Impex S.R.L. i nr. 65723 din 07.06.2010 ncheiat de entitate cu S.C. Auto Trade S.A. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.2.1.

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

LISTA DE CONTROL NR. 3.2.1.


privind Organizarea plilor pe scadene, potrivit contractelor de achiziii Elemente eantionate Nr. crt. Elemente testate Analiza nregistrrilor n contabilitate X X X

1. 2. 3.

Contract nr. 54781 din 13.01.2010 ncheiat cu S.C. Ascensorul S.A.

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.2.1. Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 PROBLEMA Nedesemnarea persoanelor responsabile cu urmrire operativ a furnizorilor. CONSTATARE Echipa de auditori interni a constatat c entitatea nu are organizat evidena plilor pe scadene conform contractelor ncheiate. Auditorii interni au constatat inexistena clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri, n contractele de achiziie public ncheiate cu S.C. Impex S.R.L. i cu S.C Auto Trade S.A.. n aceste condiii, entitatea nu a organizat evidena datoriilor n conformitate cu Legea nr. 469/2002 privind unele msuri pentru ntrirea disciplinei contractuale. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

108

Procedura P08: Colectarea dovezilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

TESTUL NR. 3.3.1


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 OBIECTUL TESTULUI: Conducerea activitii financiare OBIECTIVUL TESTULUI: Analiza activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului DESCRIEREA TESTULUI: Auditorii interni au stabilit ca eantionul pentru verificarea modului de Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului s fie acelai cu cel de la TESTUL nr. 2.6.2 pentru comparabilitatea datelor, conform Foii de lucru nr. 3.3.1.; Testarea a urmrit modalitatea calculrii i nregistrrii n contabilitate a sumelor reprezentnd reineri din salarii angajailor i datorate Bugetului de stat consolidat, precum i modalitatea de raportare a acestor sume, inndu-se cont de elementele stabilite n Lista de verificare nr. 3, poziia nr. 3.3 i anume: Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului: a. examinarea calculului sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii; b. compararea sumelor reprezentnd impozitul pe venitul din salarii raportate cu cele din evidena financiar-contabil; c. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; d. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj datorate de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; e. compararea sumelor reprezentnd contribuia la Bugetul de Asigurri Sociale de Sntate datorat de asigurai, raportate cu cele din evidena financiar-contabil; f. urmrirea virrii reinerilor din salarii n cuantumul stabilit i la termenele legale; g. urmrirea regularizrii anuale a impozitului pe venitul din salarii n cuantumul i la termenele stabilite de cadrul legal; h. examinarea modului de constituire a impozitelor i taxelor datorate bugetului local n cuantumul i la termenele legale. Testarea s-a concretizat n elaborarea Listei de control nr. 3.3.1 privind Organizare a activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului. CONSTATRI: Din analiza Listei de control nr. 3.3.1 s-a constatat: Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor Publice Suceava. Astfel, ntre datele raportate prin Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat i cele nregistrate n contabilitate, existen diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CONCLUZII: n baza acestui test s-a elaborat FIAP-ul nr. 3.3.1. 109

Foaie de lucru nr. 3.3.1.


Obiectivul nr. 3: Conducerea activitii financiare Eantionului n vederea testrii de la Obiectivul nr. 3, obiectul auditabil nr. 3.3. - Analiza activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului va fi cel stabilit pentru testarea de la Obiectivul nr. 2, obiectul auditabil nr. 2.6.2 Cheltuielile cu asigurrile i protecia social, prezentat n Foaia de lucru nr. 3.3.1, dup cum urmeaz: - populaia statistic: 12 balane de verificare; - eantionul: 25% = 12 balane X 25% = 3 balane de verificare; - pasul de selecie va fi: 4; - eantionul rezultat prin aplicarea pasului de selecie stabilit va ncepe de la prima Balana de verificare ntocmit la data de 31.01.2010 i va cuprinde urmtoarele balane de verificare realizate la datele: 31.01.2010(1), 31.05.2010(4), 30.09.2010(9). Eantionul astfel constituit va fi verificat integral. n urma verificrii eantionului se va ntocmi Lista de control nr. 3.3.1. privind Organizarea activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului, n care se vor concretiza rezultatele testrii.

Data: 22.10.2010

Auditor, Ivanovici Gheorghe

110

LISTA DE CONTROL NR. 3.3.1


privind Organizare a activitii de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

Nr. crt. Elemente testate 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Elemente eantionate

111

FIA DE IDENTIFICARE I ANALIZ A PROBLEMEI NR. 3.3.1


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 PROBLEMA Sumele reprezentnd reineri din salarii calculate i nregistrate n contabilitate, difer de cele raportate de entitate la Administraia Finanelor a Suceava CONSTATARE Auditori interni au constatat, prin compararea datelor din Declaraia 100 privind obligaiile de plat la Bugetul general consolidat cu cele nregistrate n contabilitate, existena unei diferene la urmtoarele obligaii: - Impozitul pe venitul din salarii; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Stat; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de omaj; - Contribuia datorat de asigurai la Bugetul Asigurrilor Sociale de Sntate. CAUZE CONSECINE RECOMANDRI

112

Procedura P10: Revizuirea documentelor de lucru INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRU


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe
Ob. nr. 1. Constatarea 2. La nivelul institutiei sistemul de control este n subordinea conductorului acestei structuri La nivelul instituiei activitile de control intern nu sunt formalizate sub forma unor proceduri scrise detaliate. Nerespectarea modului de completare a Registrului-jurnal n mod cronologic dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate Ordinele de plat utilizate de entitate pentru achitarea datoriilor ctre teri nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii Neconcordana sumelor reprezentnd Contribuia unitii la bugetul asigurrilor sociale de stat nregistrate n contabilitate fa de cele raportate ctre Casa de Pensii a Judeului Suceava Neutilizarea formularelor personalizate pretiprite

Data 25.11.2010
Document justificativ - ROF-ul Serviciului Exist Da Nu X

- Registrul-jurnal - Fiele posturilor - Ordinele de plat - Balanele de verificare - Declaraii nominale ale asigurailor i a obligaiilor de plat ctre BASS - Chitanier - Fie de magazie a formularelor cu regim special - Fia postului - Contracte comerciale

X X X X

3.

X X X X

Nerespectarea cadrului normativ privind evidena datoriilor .

Neasigurarea la nivelul entitii a spaiului necesar care s permit arhivarea documentelor financiarcontabile

- State salarii

Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

113

Procedura P11: edina de nchidere INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

MINUTA EDINEI DE NCHIDERE


A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe Lista participanilor:
Numele Ivanovici Gheorghe Popescu Ioan Igntescu Dana Musat Ioana Sorohan Doinita Funcia auditor director Contabil ef secretar Administrator Direcia/ Serviciul ISJ Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Scoala nr. 10 Suceava Nr. telefon E-mail Semntura

Data 29.11.2010

B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate constatrile, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor, eventualelor consecine, i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea acestora. n cadrul edinei de nchidere structura auditata i-a nsuit n totalitate constatarile i recomandrile formulate de echipa de auditori. n consecin, proiectul Raportului de audit intern devine Raport de audit intern final, care va fi pregtit pentru aprobare i difuzare structurii auditate. Raportul de audit intern va fi nsoit de o SINTEZ care va conine principalele constatri i recomandri ale echipei de auditori interni i concluziile generale pentru activitatea financiarcontabil auditat. Structura auditat se angajeaz s completeze Planul de aciune i Calendarul implementrii recomandrilor, cu termenele de realizare i persoanele responsabile cu implementarea acestora, pe care le vor discuta cu echipa de auditori interni. Not: Datorit acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor formulate de echipa de auditori interni, Reuniunea de conciliere nu se va mai organiza.

114

Procedura P12: Elaborarea proiectului de Raport de audit INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

PLANUL DE ACIUNE I CALENDARUL DE IMPLEMENTARE A RECOMANDRILOR


OBIECTE AUDITABILE Registruljurnal RECOMANDRI ACIUNI / MSURI TERMENE 15.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 Director 31.12.2010 31.12.2010 Director Contabil ef Responsabil procedur Director RESPONSABILI

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i - Elaborarea unui sistem de codificare a formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. procedurilor; - Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-jurnal 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i sistematic a procedurilor. actualizarea procedurilor 3. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a - Emiterea deciziei de constituire a echipei de stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea control; Registrului-jurnal - Efectuarea controlului - Refacerea Registrului-jurnal, dac este cazul 4. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a - Elaborarea unui program de pregtire personalului din cadrul compartimentelor financiarprofesional n conformitate cu politica entitii contabilitate. 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane - Delegarea unei persoane pentru participarea la specializate, de la Palatul Copiilor, pe perioada proiectrii proiectarea i implementarea aplicaiei i implementrii aplicaiei informatice. informatice - Completarea atribuiilor n fia postului 6. Analiza necesitii achiziionrii unui program - Analiza achiziionrii unei aplicaii informatice informatic pentru activitatea financiar-contabil. pentru activitatea financiar-contabil - Achiziionarea unei aplicaii informatice

Director Contabil ef

115

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8. Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar 9. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor 10. Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor

ACIUNI / MSURI - Analiz i completare ROF

TERMENE 31.12.2010

RESPONSABILI

Director - Elaborarea unui sistem de codificare a procedurilor; - Elaborarea procedurilor privind modul de completare a Registrului-inventar - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Emiterea deciziei de constituire a echipei de control; - Efectuarea controlului propriu-zis - Refacerea Registrului-inventar - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 20.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 Contabil ef Responsabil procedur director

Registrulinventar

Contabilitatea datoriilor si creanelor

Contabilitatea trezoreriei

11. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiarcontabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12. Informarea echipei de auditori interni cu privire la - Informare periodic privind implementarea modul de valorificare a inventarelor i de completare a recomandri Registrului-inventar Obiectivul nr.2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural - Elaborarea procedurilor privind datoriile i privind datoriile i creanele creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 16. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri - Elaborarea procedurilor de lucru privind privind ntocmirea i utilizarea ordinelor de plat contabilitatea trezoreriei 17. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor

Director Contabil ef Director

31.12.2010

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

Director Responsabil procedur Director Contabil ef Responsabil procedur

116

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 18. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 19. Realizarea unui program de pregtire profesional, corespunztor cu necesitile entitii de a se adapta la noutile din sistemul public 20. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 21. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 22. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 23. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul DBCI 24. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate 25. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas 26. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 27. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 28. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI

ACIUNI / MSURI - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea propriu-zis a controlului - Completarea ordinelor de plat - Elaborarea procedurilor privind cecul de ridicare numerar - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea controlului propriu-zis - Completarea Cecurilor pentru ridicare de numerar cu natura cheltuielilor efectuate - Elaborarea procedurilor privind Registrul de cas - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii

TERMENE 31.12.2010 31.12.2010

RESPONSABILI Director Secretar ef serviciu Resurse Umane ISJ Director Director Contabil ef Director Contabil ef Responsabil procedur ef serviciu RU ISJ Director Director Contabil ef Director Contabil ef Responsabil procedur Director Secretara ef serviciu RU Director

20.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

117

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 29. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei, 30. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 31. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 32. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 33. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 34. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului contabilitate 35. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiar-contabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 36. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 37. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrul instituieI pentru aplicaia informatic care va fi implementat

ACIUNI / MSURI - Stabilirea nivelului de raportare periodic a controlului realizat - Stabilirea prin decizie a comisiei de control - Efectuarea controlului - Completarea documentelor - Elaborarea procedurilor privind contabilitatea cheltuielilor cu salariile - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea unei proceduri de achiziie a programelor informatice - Stabilirea unui responsabil cu implementarea programului informatic - Stabilirea unei echipe de analiz a tatelor de salarii - Analiza statelor de salarii - Corectarea erorilor din statele de salarii - Completarea programului de pregtire profesional cu instruirea personalului de execuie

TERMENE 31.12.2010

RESPONSABILI Director ef birou contabilitate Director Director Responsabil procedur Director Director Contabil ef Director

Contabilitatea cheltuielilor cu personal

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

Director Contabil ef Secretar Director

118

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI 38. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 39. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 40. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 41. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 42. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 43. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii 44. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnic-operativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora

ACIUNI / MSURI - Elaborarea procedurilor privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Testarea implementrii programului informatic - Stabilirea responsabililor cu implementarea programului informatic - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii

TERMENE 31.12.2010

RESPONSABILI Director Contabil ef Responsabil procedur Director

31.12.2010 31.03.2011 31.03.2011 31.12.2010

Director

Contabilitatea rezultatelor inventarierii

- Stabilirea echipei de verificare - Verificarea propriu-zis - Corectarea erorilor - Elaborarea procedurilor privind efectuarea inventarierii patrimoniului - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Stabilirea comisiei de inventariere - Efectuarea inventarierii - Reflectarea n contabilitate a rezultatelor inventarierii - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Elaborarea procedurilor privind evidena tehnicoperativ - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

Contabil ef

Director Contabil ef Responsabil procedur Director Contabil ef

Director Contabil ef 31.12.2010 31.12.2010 Director Contabil ef Responsabil procedur

Evidena tehnicoperativ

119

OBIECTE AUDITABILE

RECOMANDRI

ACIUNI / MSURI

TERMENE 31.12.2010 31.12.2010 31.01.2011 31.12.2010

RESPONSABILI Director Contabil ef

Activitatea de plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor

52. Determinarea necesarului de documente cu regim - Stabilirea responsabilului cu determinarea special pretiprite aferente perioadei de timp acestui necesar neconsumat a anului 2010 i demararea procedurilor de -Determinarea necesarului achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i Stabilirea atribuiilor de instruire n sarcinile controlul documentelor tipizate cu regim special de eful efului de compartiment compartimentului din care face parte Obiectivul nr.3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri - Elaborarea procedurilor privind activitatea de de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii plat/ncasare a datoriilor respectiv creanelor entitii 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri actualizarea procedurilor 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu - Actualizarea ROF-ului cu fiele posturilor procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire profesional - Elaborarea unui program de pregtire pentru personal profesional n conformitate cu politica entitii 59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor - Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a aferente contractelor ncheiate n scopul verificrii analizei; efecturii plilor scadente din contracte - Analiza propriu-zis - Prezentarea concluziilor 60. Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de - Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a entitate n perioada auditat, n scopul identificrii analizei; contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ - Analiza propriu-zis i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, - Prezentarea concluziilor care au fost omise 61. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind activitii de constituire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului - Elaborarea procedurilor privind activitatea de stabilire i raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

Director Director Contabil ef Director Contabil ef Director Contabil ef Director

31.12.2010 31.12.2010 31.01.2011 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.03.2011

Director Director Contabil ef Director Contabil ef

Activitatea de stabilire i

Contabil ef

120

OBIECTE AUDITABILE raportare a impozitelor i taxelor datorate statului

RECOMANDRI 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 63. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 64. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor 65. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor

ACIUNI / MSURI - Stabilirea responsabilului cu elaborarea i actualizarea procedurilor - Testarea implementrii programului informatic - Stabilirea responsabililor cu aceasta - Elaborarea unui program de pregtire profesional n conformitate cu politica entitii - Stabilirea prin decizie a echipei de efectuare a analizei; - Analiza propriu-zis - Corectarea erorilor

TERMENE 31.12.2010 31.03.2011

RESPONSABILI

Director Contabil ef ef serviciu informatic

31.12.2010 31.12.2010

121

Procedura P15: Raport de audit INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

RAPORT DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE Echipa de auditare a fost constituit din: Ivanovici Gheorghe auditor Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu nr. 208 din 15.09.2010. Cadrul legal al aciunii de auditare l-a reprezentat: - Planul de audit intern pe anul 2010, aprobat de conducerea ISJ Suceava; - Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; - OMFP nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice generale de aplicare a Legii nr. 672/2002. Durata misiunii de audit: 20.09.2010-30.11.2010 Perioada auditat: 01.01.2010 31.12.2010 Scopul aciunii de auditare const n: - asigurarea completitudinii i corectitudinii conducerii registrelor de contabilitate; - asigurarea respectrii principiilor generale ale contabilitii; - asigurarea respectrii regulilor de evaluare a elementelor de activ i de pasiv; - asigurarea respectrii reglementrilor contabile n conformitate cu directivele europene. Obiectivele aciunii de auditare au urmrit: 1. Organizarea registrelor de contabilitate 2. Conducerea contabilitii 3. Conducerea activitii financiare Tipul de auditare - audit de conformitate/regularitate. Tehnicile de audit intern utilizate: verificarea se realizeaz n vederea asigurrii validitii, realitii i acurateei nregistrrilor n contabilitate a documentelor i a concordanei cu legile i regulamentele n vigoare, precum i a eficacitii controlului intern prin urmtoarele tehnici de verificare: - comparaia: pentru confirmarea identitii unor informaii, dup obinerea lor din dou sau mai multe surse diferite; - examinarea: pentru detectarea erorilor i/sau iregularitilor; - recalcularea: verificarea algoritmilor de calcul i a calculelor matematice; - punerea de acord: pentru realizarea procesului de potrivire a doua categorii diferite de nregistrri; - confirmarea: pentru solicitarea informaiilor din mai multe surse independente cu scopul validrii acestora; - garantarea: pentru verificarea realitii tranzaciilor nregistrate pornind de 122

la examinarea nregistrrilor spre documentele justificative; - urmrirea: pentru verificarea procedurilor de la documentele justificative spre articolul nregistrat n vederea stabilirii realitii nregistrrii n totalitate a tranzaciilor. Alte tehnici de audit: observarea fizic: n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor; interviul, note de relaii: se realizeaz de ctre auditorii interni prin intervievarea persoanelor auditate, implicate i interesate i informaiile primite, care trebuie s fie susinute de documente. Pentru eventualele explicaii suplimentare se solicit note re relaii scrise. analiza: const n descompunerea unei entiti n elemente, care pot fi izolate, identificate, cuantificate i msurate distinct. Instrumentele de audit intern care s-au utilizat: Chestionarul de luare la cunotin - CLC: pentru obinerea unor informaii referitoare la contextul socio-economic, organizare intern, funcionarea entitii/structurii auditate; Chestionarul de control intern - CCI: orienteaz auditorii interni n activitatea de identificare obiectiv a disfunciunilor i cauzelor reale ale acestora; List de verificare - LV: utilizat pentru stabilirea condiiilor de regularitate pe care trebuie s le ndeplineasc fiecare domeniu auditabil. Cuprinde un set de operaii ce trebuie parcurse de auditor pentru a analiza activitile de control intern ncorporate n proceduri, existena responsabilitilor pentru efectuarea acestora i permite stabilirea testelor de conformitate atunci cnd sunt semnalate diferite disfuncionaliti. Documentele examinate n cadrul colii nr. 10 Suceava privind activitatea financiarcontabil au vizat documentaia aferent perioadei auditate, respectiv: - registrele de contabilitate; - documentele justificative care stau la baza nregistrrilor operaiilor n contabilitate; - declaraiile de impunere depuse de entitate la organele abilitate, - statele de salarii; - balanele de verificare ntocmite periodic; - angajamentele bugetare legale; - situaiile financiare anuale; Documentele elaborate pe timpul auditrii activitii, n principal sunt: analiza riscurilor; tabelele punctelor tari i slabe; tematica n detaliu a misiunii de audit; programul de audit intern; programul interveniei la faa locului; liste de verificare structurate pe obiective; foi de lucru pentru stabilirea eantioanelor; chestionare de control intern; teste; liste de control; fie de identificare i analiz a principalelor probleme constatate - FIAP-uri; formulare de constatare i raportare a iregularitilor - FCRI-uri; raportul preliminar de audit intern; 123

minutele edinelor de deschidere, de nchidere i de conciliere; raportul final de audit intern; planul de aciune i calendarul de implementare a recomandrilor; fia de urmrire a implementrilor recomandrilor.

Organizarea Centrului de Execuie Bugetar Scoala nr. 10 Suceava: Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 22 salariai, din care 3 au reprezentat posturi de conducere in conformitate cu atribuiile de serviciu organigrama i Regulamentului de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii exist fie ale posturilor prin care s-au stabilit atribuiile de serviciu, relaiile ierarhice de subordonare i relaiile de colaborare dintre diferitele persoane/compartimente. Principalele activiti desfurate n cadrul instituiei sunt urmtoarele: - organizarea registrelor de contabilitate; - conducerea contabilitii; - conducerea activitii financiare; - elaborarea bilanului contabil; - elaborarea contului de execuie bugetar; - organizarea sistemului de raportare; - organizarea i efectuarea controlului financiar preventiv; - fiabilitatea sistemului informatic; - organizarea arhivrii documentelor. II. CONSTATRI SI RECOMANDARI n acest capitol, prezentam principalele constatri ale echipei de auditori interni, cauzele, consecinele i recomandrile formulate, obinute n urma testrilor efectuate i concretizate n FIAP-urile i FCRI-urile ntocmite n Etapa Interveniei la faa locului, n vederea corectrii disfuncionalitilor semnalate sau ale celor care pot s apar n perioada imediat urmtoare, urmare a acestor constatri. De asemenea, vom prezenta i comenta posibila evoluie a riscurilor existente i a necesitilor de dezvoltare a sistemelor de management i control intern al activitilor auditate, cu scopul facilitrii atingerii obiectivelor prestabilite de managementul general. II.1. Organizare registrelor de contabilitate II. 1.1. Registrul - jurnal II.1.1.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluijurnal exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.1.2. Completarea eronat a Registrului-jurnal cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, pentru care s-a elaborat FIAP-ul nr. 1.2.1. Constatare: - La entitatea auditat, completarea Registrului-jurnal se realizeaz cu ajutorul sistemelor informatice de preluare automat a datelor de intrare, de la fiecare utilizator al aplicaiei financiarcontabile i se editeaz lunar. 124

- Echipa de auditori interni a constatat nerespectarea modului de nregistrare a operaiunilor economico-financiare n mod cronologic, dup data de ntocmire sau de intrare a documentelor n entitate. - De asemenea, s-a constatat neconcordana ntre natura operaiilor economico-financiare nregistrate i funciile conturilor utilizate pentru reflectarea n contabilitate a acestor operaiuni. Spre exemplu, stocuri reprezentnd materiale de natura obiectelor de inventar au fost nregistrate n contabilitate ca materiale consumabile. n acest fel nu se respect prevederile Legii contabilitii nr.82/1991 republicat i al OMFP nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. Cauze: - Lipsa unor proceduri de lucru, scrise i formalizate. - Proiectarea i realizarea aplicaiei financiar-contabile s-a fcut de ctre Direcia General a Tehnologiei Informaiei, care nu are personal cu pregtire economic, iar ntre personalul acestei direcii i personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern neexistnd relaii de colaborare, necesare realizrii lucrrilor n condiii corespunztoare. - Neefectuarea controlului ierarhic. - Inexistena unei pregtiri adecvate a persoanelor responsabile cu completarea Registruluijurnal. Consecine: - Nerespectarea nregistrrii cronologice i sistematice n contabilitate a modificrilor elementelor de activ i pasiv ale entitii. - Datorit nenregistrrii cronologice n contabilitate a operaiunilor economico-financiare, care afecteaz patrimoniul entitii, nu se poate urmri, n orice moment, identificarea i controlul acestora. Recomandri: - Elaborarea procedurilor de lucru, scrise i formalizate, privind completarea Registruluijurnal. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile. - Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate de la DBCI, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice; - Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiarcontabil; - Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora. II. 1.2. Registrul inventar II. 1.2.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea Registruluiinventar exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II. 1.2.2. Completarea incorect a Registrului-inventar, pentru care s-a elaborat FIAP-ul 125

nr. 1.3.1. Constatare: - Completarea Registrului-inventar s-a realizat prelundu-se soldurile din Balana de verificare la data de 31.12.2007, dar nu au fost completate coloanele cu date referitoare la modificarea valorii elementelor patrimoniale pentru perioada auditat, respectiv coloanele 3, 5 i 6 din registru. Cauze: - Persoanele responsabile cu completarea Registrului-inventar nu i-au nsuit monografia privind modul de ntocmire a Registrului-inventar n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991 republicat i OMFP nr.1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. - Lipsa unui sistem de perfecionare a pregtirii profesionale a salariailor la nivelul compartimentelor i a unui sistem de control ierarhic. - Inexistena procedurilor de lucru scrise i formalizate. Consecine: - Registrul-inventar nu este utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv nu este posibil, n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. Recomandri: - Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registrului-inventar. - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. - Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii. - Realizarea unei aciuni de control, pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor. - Informarea echipei de auditori interni a modului de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar n vederea completrii Fiei de urmrire a recomandrilor. II. 1.3. Registrul Cartea Mare II. 1.3.1 Analiza procedurilor de lucru Echipa de auditori interni a testat existena i completitudinea procedurilor de lucru privind organizarea registrelor de contabilitate (Interviul nr.1.1.1.), din care a rezultat c pentru conducerea registrului Cartea-Mare exist proceduri de lucru, dar acestea nu sunt scrise i formalizate. II.1.3.2 Modul de analiz a Registrului Cartea-Mare Din observarea direct realizat de auditorii interni pe teren s-a constatat corectitudinea completrii registrului Cartea-Mare. II. 2. Conducerea contabilitii II. 2.4. Contabilitatea imobilizrilor i investiiilor Pentru evaluarea activitii auditabile, echipa de auditori interni a solicitat un interviu adresat 126

domnului Munteanu Vasile, administrator (Interviu nr. 2.2.1) din care a rezultat c monografia privind evidena imobilizrilor i investiiilor este cunoscut de personalul de execuie i exist personal responsabil desemnat pentru aceast activitate. n acelai timp s-a constatat c nu exist proceduri scrise i formalizate pentru activitatea auditat. II. 2.5. Contabilitatea materiilor, materialelor consumabile, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar Pe baza analizei efectuate, dar i din Nota de relaii nr. 2.3.1. obinut de la persoana responsabil din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, a rezultat c evidena analitic i sistematic a bunurilor de natura stocurilor este condus n conformitate cu reglementrile cadrului normativ n vigoare. n acelai timp, echipa de auditori interni a constatat inexistena procedurilor scrise i formalizate pentru aceast activitate. De asemenea, auditorii interni din evaluarea indirect a modului de achiziionare a materiilor, materialelor, inclusiv a celor de natura obiectelor de inventar, la nivelul entitii, nu au constatat disfuncionaliti n privina modului de conducere a evidenei plilor i cheltuielilor efectuate. II. 2.6. Contabilitatea datoriilor i creanelor Din evalurile indirecte efectuate pe teren, auditorii interni apreciaz ca funcional sistemul de control al contabilitii datoriilor i creanelor. n baza testrilor realizate, totui au constatat unele nereguli care trebuie evitate pe viitor, pe care le prezentm n continuare. II. 2.6.1. Datoriile n valut nu sunt prezentate n situaiile financiare anuale la valoarea actual pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.4.1. Constatare: - Auditorii interni au constatat c datoriile n valut, aferente contractelor de leasing financiar sunt prezentate n situaiile financiare la valoarea aferent acestor contracte, evaluate la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, la data ncheierii contractelor. Aceasta contribuie la denaturarea informaiilor din situaiile financiare periodice, ntruct aceste datorii trebuiau reflectate n contabilitate, la sfritul perioadelor de raportare, la o valoare reevaluat la cursul valutar comunicat de Banca Naional a Romniei, valabil pentru ultima zi a perioadei de raportare. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Neefectuarea periodic a punerii de acord ntre entitatea public i entitile finanatoare referitoare la datoriile aferente contractelor de leasing; - Neactualizarea sistematic a valorii contractelor de leasing la cursul valutar comunicat de BNR n ultima zi a perioadei de raportare; - Inexistena, n cadrul direciei, unei persoane cu pregtire profesional corespunztoare, responsabil cu garantarea i urmrirea datoriilor aferente contractelor de leasing financiar preluate n situaiile financiare. - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; Consecine: - Situaiile financiare anuale nu reflect o situaia real i fidel a patrimoniului entitii. 127

Recomandri: - Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile n valut; - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; - Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti; - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, privind necesitile de informare privind evoluia pieei de capital i a sistemului de relaii financiare; - Efectuarea inventarierii situaiei datoriilor aferente contractelor de leasing financiar; - Reevaluarea datoriilor n valut aferente contractelor de leasing financiar i reflectarea n Situaiile financiare ale trimestrului III a anului 2006, la cursul valutar comunicat n penultima zi lucrtoare a lunii n care se ntocmesc situaiile financiare. II. 2.7. Contabilitatea trezoreriei Din evalurile indirecte realizate de echipa de auditori interni s-a constatat c sistemul de control al activitii de trezorerie este funcional, ns n urma testrilor efectuate (CCI nr. 2.5.1., Test nr. 2.5.1.) au aprut unele disfuncionaliti privind activitatea de casierie, pe care le prezentm n continuare. II. 2.7.1. Necompletarea distinct n Registrul de cas pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr.2.5.4. Constatare: - Din analiz auditorii interni au constatat nedescrcarea n Registrul de cas distinct pentru fiecare operaie n parte, n cazul n care o sum pltit se refer la dou sau trei conturi corespondente. De exemplu: - n data de 30 iunie 2010 s-a achitat salariatei Gherman Raluca suma de 170 lei reprezentnd Alte datorii n legtur cu salariaii cont corespondent 4281 i suma de 100 lei reprezentnd Avansuri de trezorerie. n registrul de cas s-a descrcat suma total de 270 lei, reprezentnd contravaloarea avansului de trezorerie, cont corespondent 542, acordat doamnei Gherman Raluca. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Lipsa n cadrul casieriei entitii a unui personal cu pregtire profesional necesar acestei activiti; - Inexistena unei colaborri ntre persoana nsrcinat cu evidena analitic a furnizorilor din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern i casierul entitii; - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre persoana din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern, nsrcinat cu evidena operaiunilor de cas, asupra modului de completare al Registrului de cas; Consecine: - Sumele achitate prin casieria entitii i nregistrate n registrul de cas nu permit o identificare clar a evoluiei elementelor patrimoniale . Recomandri: - Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea 128

registrului de cas; - Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; - Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate; - Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul din cadrul casieriei entitii de ctre personal specializat din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern; - Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul direciei; - Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului. II. 2.7.2. Unele ordine de plat utilizate de entitate nu conin date referitoare la documentele justificative n baza crora se sting datoriile de plat, motiv pentru care s-a elaborat FIAP-ul. nr. 2.5.2. Constatare: - Din analiz auditorii interni au constatat c exist ordine de plat utilizate de entitate pentru achitarea obligaiilor datorate terilor, care nu conin date explicite referitoare la documentele justificative care au generat aceste obligaii. - Din eantionul stabilit pentru testare s-a constatat inexistena numrului i datei facturilor furnizorilor, specificndu-se numai natura bunurilor achiziionate, spre exemplu: contravaloarea materialelor de natura obiectelor de inventar, n cazul OP nr. 81, OP nr. 161, OP nr. 201, OP nr. 321. Cauze: - Inexistena procedurilor scrise i formalizate; - Inexistena unei evidene detaliate pentru fiecare creditor al entitii; - Existena suprancrcrii personalului din cadrul direciei; - Lipsa unui control periodic efectuat de ctre managementul direciei asupra datoriilor entitii; - Nerealizarea unei activiti de analiz periodic a stadiului de achitare al datoriilor; Consecine: - Pe baza ordinelor de plat ntocmite de entitate pentru achitarea datoriilor nu se poate realiza o situaie analitic i operativ a stadiului de achitare al furnizorilor. - ntocmirea ordinelor de plat fr explicaii suficiente referitoare la datorii ngreuneaz organizarea evidenei analitice a furnizorilor; Recomandri: Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind arhivarea documentelor financiar-contabile; Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri; Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personalul Compartimentului arhiva general; Verificarea ntregii arhive a entitii, n scopul depistrii documentelor deteriorate i/sau distruse i luarea msurilor necesare pentru reconstituirea acestora; Documentele financiar-contabile deteriorate vor trebui refcute pentru eventuale consultri

129

III. CONCLUZII Prezentul proiect de Raport de audit intern a fost ntocmit n baza Tematicii in detaliu a misiunii de audit i a Programului interveniei la faa locului, a constatrilor efectuate n etapa de colectrii i prelucrrii informaiilor i n timpul interveniei la fata locului. Toate constatrile efectuate au la baz probe de audit realizate prin teste, foi de lucru, interviuri, liste de control, note de relaii si in urma analizei si interpretrii acestora s-au elaborat FIAP-uri si FCRI-uri care au condus la recomandrile i concluziile cuprinse in Raportul de audit intern. Structura auditat are obligaia s ntocmeasc Programul de aciune si Calendarul implementrii recomandrilor i s raporteze periodic echipei de auditori stadiul implementrii acestora. Echipa de auditori interni, pe baza analizelor i evalurilor efectuate apreciaz Activitatea financiar-contabil, conform grilei prezentate n continuare. APRECIERE Nr. OBIECTIVUL crt. FUNCIONAL DE MBUNTIT CRITIC 1. Organizarea registrelor de X contabilitate. 2. Conducerea contabilitii X 3. Conducerea activitii X financiare Evaluarea are la baz discuiile care au avut loc, cu privire la recomandrile auditorilor interni, n edinele de nchidere i conciliere al misiunii de audit intern, apreciate de ctre participani, ca fiind realiste i posibil de implementat n practic. De asemenea, considerm c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea financiar-contabil se nscriu n parametrii normali pentru aceast perioad de implementare a funciei de audit intern n entitile publice. Structura auditat are obligaia s respecte Programul de aciune i Calendarul de implementare a recomandrilor, cu scopul implementrii recomandrilor la termenele stabilite i s raporteze echipei de auditori interni, periodic, stadiul implementrii acestora. Data: 30.11.2010 Auditor Ivanovici Gheorghe

Not: Precizm c n practica, Raportul de audit intern este semnat pe fiecare pagina de echipa de auditori interni, iar pe ultima pagin, att de auditorii interni, ct i de supervizorul misiunii.

130

SINTEZA RAPORTULUI DE AUDIT INTERN


I. INTRODUCERE Misiunea de audit intern privind Activitatea financiar-contabil s-a desfurat n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, Normelor generale privind exercitarea activitii de audit public intern, aprobate prin OMFP nr. 38/2003 i a normelor specifice aprobate de conducerea entitii. Misiunea de audit intern s-a realizat n baza Planului de audit intern pe anul 2010, aprobat de conducerea entitii, perioada auditat fiind 01.01.2010 31.12.2010 i a fost efectuat, n perioada 20.09.2010 31.10.2010 de ctre auditorul intern Ivanovici Gheorghe Echipa de auditori interni n baza analizei privind riscurile, a testrilor pe teren, i a evalurilor realizate privind Activitatea financiar-contabil, structurat pe cele 3 obiective stabilite pentru derularea misiunii, apreciaz funcionalitatea sistemului de control intern, dup cum urmeaz: Nr. crt. 1. 2. 3. OBIECTIVUL Organizarea registrelor de contabilitate. Conducerea contabilitii Conducerea activitii financiare II. CONSTATRI I RECOMANDRI Principalele constatri i recomandri rezultate din evaluarea auditorilor interni sunt cele prezentate n continuare: - Constatare 1: Completarea Registrului inventar s-a realizat fr a fi completate coloanele referitoare la diferenele de evaluare de nregistrat. Recomandare 1: Echipa de auditori consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, astfel nct Registrul-inventar s fie utilizat n concordan cu destinaia acestuia, respectiv s permit n orice moment, identificarea i controlul tuturor elementelor patrimoniale inventariate n entitate. - Constatare 2: Sumele pltite prin casierie i care se refereau la dou sau mai multe categorii de obligaii nu au fost completate distinct n Registrul de cas. Recomandare 2: Echipa de auditori interni propune pentru personalul implicat n aceast activitate, stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post. De asemenea, auditorii interni consider necesar implementarea unui sistem de pregtire profesional a personalului implicat n ntocmirea, utilizarea i controlul Registrului de cas. - Constatare 3: Sumele nregistrate n contabilitate reprezentnd cheltuieli cu salariile personalului sunt diferite fa de totalul acestor cheltuieli reflectate n Statul de salarii. 131 APRECIERE DE MBUNTIT

FUNCIONAL

CRITIC

Recomandare 3: Implementarea unui program informatic care s permit urmrirea i controlul cheltuielilor cu salariile personalului din momentul stabilirii cheltuielilor cu personalul i pn n momentul nregistrrii acestora n contabilitate. Concomitent, elaborarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea utilizatorilor acestei aplicaii informatice, din cadrul Direciei de Buget i Contabilitate Intern. - Constatare 4: Din analiza contractelor economice ncheiate de entitate s-a constatat inexistena unor evidene a plilor pe scadenele prevzute n contracte. De asemenea, auditorii interni au stabilit i inexistena n contractele ncheiate a clauzelor referitoare la penalitile de ntrziere datorate de pri. Recomandare 4: Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor de achiziie public n scopul verificrii plilor scadente din contracte i a penalitilor de ntrziere aferente acestora. De asemenea, echipa de auditori consider necesar realizarea unui program de pregtire profesional a personalului implicat, precum i stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile operaionale i cu fia postului. - Constatare 5: La nivelul entitii nu exist elaborate i aprobate Norme metodologice specifice privind exercitarea controlului financiar preventiv. Recomandare 5: Echipa de auditori consider necesar efectuarea unui inventarieri a tuturor operaiilor supuse controlului financiar preventiv din cadrul entitii i elaborarea unor proceduri de lucru pentru activitile specifice entitii. Echipa de auditori interni consider necesar constituirea de urgen a grupului de lucru pentru implementarea noului sistem de control intern, n conformitate cu OMFP nr. 946/2005 privind Codul controlului intern. III. CONCLUZII Evaluarea ACTIVITII FINANCIAR-CONTABILE din cadrul Direciei Buget i Contabilitate Intern, n baza testelor i analizelor efectuate, permit auditorilor interni s emit o asigurare rezonabil managementului general privind calitatea sistemului de control intern al activitii auditate, nefiind identificate obstacole n funcionarea acesteia. Echipa de auditori interni prin analiza activitilor auditabile i evalurile realizate n etapa de intervenie la faa locului, a elaborat un numr de 65 de recomandri, aferente celor 3 obiective ale misiunii de audit intern. Considerm c prioritatea n activitatea de implementare a recomandrilor o reprezint elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor operaionale, scrise i formalizate, pentru ntreaga activitate a direciei, concomitent cu dezvoltarea sistemelor de conducere bazate pe gestiunea riscurilor, prin elaborarea i utilizarea n conducerea curent a Registrului riscurilor care reprezint setul de recomandri majore. Data 30.11.2010 Auditor intern, Ivanovici Gheorghe

132

Procedura P17: Urmrirea recomandrilor INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR


ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt. AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL Implementa t Parial implementat Neimplement at Data: Raport de audit nr. X/ 2010 Data planificat / Data implementrii 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 X X X X X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

Recomandarea

Obiectivul nr. 1. Organizarea registrelor de contabilitate 1. Elaborarea procedurilor operaionale, scrise i formalizate, privind completarea Registrului-jurnal. 2. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor. X 3. Realizarea unui control pe perioada auditat pentru a stabili dimensiunile X disfunciunii constatate i refacerea Registrului-jurnal 4. Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabilitate. 5. Analiza posibilitii delegrii unei persoane specializate, de la Palatul copiilor, pe perioada proiectrii i implementrii aplicaiei informatice. 6. Analiza necesitii achiziionrii unui program informatic pentru activitatea financiar-contabil. 7. Stabilirea relaiilor de colaborare ntre structurile funcionale, prin ROF-ul entitii, astfel nct s permit o circulaie rapid a informaiilor, fr o distorsionare a coninutului acestora 8 Elaborarea procedurilor scrise i formalizate privind completarea Registruluiinventar 9 Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea sistematic a procedurilor X 133

ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt.

Recomandarea

10 Realizarea unei aciuni de control pentru ntreaga perioad auditat, a modului de valorificare a inventarelor 11 Elaborarea unui sistem de pregtire profesional a personalului din cadrul compartimentelor financiar-contabile, care trebuie s fie familiarizat cu monografiile specifice contabilitii 12 Informarea echipei de auditori interni cu privire la modul de valorificare a inventarelor i de completare a Registrului-inventar

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL 2010 Data Implementa Parial Neimplement planificat / t implementat at Data implementrii 31.12.2010 X 31.12.2010 X 31.12.2010 X X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 X 31.12.2010 31.12.2010

AUDIT INTERN ISJ

Obiectivul nr. 2: Conducerea contabilitii 13. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind datoriile i creanele 14. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 15. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 17. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea X ordinelor de plat 18. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 19. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 20. Realizarea unui program de pregtire profesional, corespunztor cu necesitile X entitii de a se adapta la noutile din sistemul public 21. Verificarea ordinelor de plat utilizate pentru perioada auditat i completarea X acestora cu numrul i data documentelor justificative care genereaz datoriile 22. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea documentului Cec pentru ridicare de numerar 25. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 134

ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt.

Recomandarea

26. Realizarea n cadrul entitii a unui program de pregtire profesional cu personal din cadrul instituiei 27. Verificarea filelor de CEC pentru ridicare de numerar pentru perioada auditat i completarea acestora cu natura cheltuielilor efectuate 28. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind ntocmirea i utilizarea Registrului de cas 29. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 30. Stabilirea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceast activitate 31. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personalul cu atribuii privind activitatea casieriei, cu personal specializat din cadrul DBCI 32. Realizarea controlului periodic asupra modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas, de ctre persoana responsabil cu evidena contabil a operaiunilor de cas din cadrul instituiei, 33. Verificarea modului de ntocmire i utilizare a Registrului de cas pe perioada auditat i corectarea erorilor pn la sfritul anului 34. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu salariile i reinerile din salarii datorate terilor 35. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestui sistem 36. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru personalul implicat n aceste activiti 37. Instruirea personalului cu atribuii n domeniul cheltuielile cu salariile personalului i n gestionarea sumelor datorate de salariai terilor de ctre eful compartimentului din care face parte 135

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL 2010 Data Implementa Parial Neimplement planificat / t implementat at Data implementrii 31.12.2010 X X X X X X X X X X X X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.01.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.10.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

AUDIT INTERN ISJ

ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt.

Recomandarea

38. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea financiarcontabil care s permit urmrirea cheltuielilor cu salariile personalului de la faza de stabilire a drepturilor salariale pn n momentul reflectrii acestor cheltuieli n Balana de verificare i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 39. Analiza statelor de salarii pe perioada auditat, n vederea stabilirii datoriilor salariailor fa de teri pentru care exist angajamente de plat i aducerea la zi a situaiei n cauz 40. Cuprinderea n programul de pregtire profesional a unui sistem de instruire a persoanelor, din cadrulinstituiei pentru aplicaia informatic care va fi implementat 41. Elaborarea i formalizarea unui sistem procedural privind cheltuielile cu asigurrile i protecia social, precum i cele privind raportarea acestor datorii ctre entitile care gestioneaz aceste fonduri 42. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 43. Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 44. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 45. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii, pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii eventualelor erori 46. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind efectuarea inventarierii patrimoniului entitii 47. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 136

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL 2010 Data Implementa Parial Neimplement planificat / t implementat at Data implementrii 31.12.2010 X 31.12.2010 X X X X X X X X X 30.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.03.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

AUDIT INTERN ISJ

ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt.

Recomandarea

48. Efectuarea inventarierii creanelor pe perioada auditat, cu respectarea reglementrilor n vigoare, astfel nct ntocmirea situaiilor financiare periodice s fie elaborate pe baza acestor rezultate 49. Realizarea la nivelul entitii unui program privind pregtirea profesional a membrilor comisiilor de inventariere, precum i luarea unor msuri pentru stabilirea unui responsabil cu aceast activitate 50. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri privind evidena tehnic-operativ 51. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i ntocmirea acestora

Data: Raport de Misiunea de audit public intern: audit nr. X/ ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL 2010 Data Implementa Parial Neimplement planificat / t implementat at Data implementrii 31.12.2010 X X X X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.01.2010 X 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010 X 31.12.2010 31.12.2010

AUDIT INTERN ISJ

52. Determinarea necesarului de documente cu regim special pretiprite aferente X perioadei de timp neconsumat a anului 2010 i demararea procedurilor de achiziie public pentru acest cod de material, n vederea utilizrii formularelor personalizate 53. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fiele de post pentru X personalul implicat n aceste activiti 54. Instruirea personalului cu atribuii n gestionarea i controlul documentelor tipizate cu regim special de eful compartimentului din care face parte Obiectivul nr. 3. Conducerea activitii financiare 55. Elaborarea i formalizarea unui sistem de proceduri de lucru privind obligaiile de plat ctre creditorii entitii 56. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri X 57. Fixarea unor atribuii concrete, coroborate cu procedurile i fia postului pentru personalul implicat n aceste activiti 58. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru personal 59. Efectuarea unei analize pe perioada auditat a plilor aferente contractelor ncheiate 137

X X X

ENTITATEA PUBLIC COALA CU CL. I-VIII NR. 10 SUCEAVA Nr. crt. 60.

AUDIT INTERN ISJ Misiunea de audit public intern: ACTIVITATEA FINANCIAR-CONTABIL Implementa t Parial implementat Neimplement at

Recomandarea

Data: Raport de audit nr. X/ 2010 Data planificat / Data implementrii 31.12.2010 31.12.2010

n scopul verificrii efecturii plilor scadente din contracte Analiza tuturor contractelor comerciale ncheiate de entitate n perioada auditat, n scopul identificrii contractelor ncheiate fr respectarea cadrului normativ i completarea acestor contracte cu elemente obligatorii, care au fost omise 62. Stabilirea unui responsabil cu elaborarea i actualizarea acestor proceduri 63 Implementarea unui program informatic integrat privind activitatea de raportare care s respecte structura stabilit prin cadrul normativ i stabilirea unui responsabil pentru aceasta 64. Realizarea unui program de pregtire profesional pentru instruirea operatorilor cu sarcini de prelucrare a datelor n scopul elaborrii declaraiilor, realizat de ctre conductorul instituiei pentru aplicaia informatic implementat 65. Compararea datelor din Balana de verificare cu cele din declaraii pentru ntreaga perioad auditat, n vederea depistrii i corectrii erorilor Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introducei data planificat pentru implementare n Raportul de audit i data implementrii

X X X X X

31.12.2010 31.12.2010 31.12.2010

Entitatea/structura auditat coala nr. 10 Suceava Data i semntura conductorului: Popescu Ioan Data i semntura auditorilor interni: Ivanovici Gheorghe

138

Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

LISTA DE SUPERVIZARE A DOCUMENTELOR


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 ntocmit: Ivanovici Gheorghe
Propunerea efului structurii de audit/ supervizorului misiunii, ca urmare a revizuirii documentului Nu exist incompatibilitate S se ntocmeasc la obiectivul 2 obiectul auditabil Evidena tehnic operativ Ataarea operaiilor corespunztoare riscurilor semnificative la obiectele auditabile Revizuirea rspunsurilor auditorilor de ctre eful structurii de audit/supervizorului misiunii de audit intern De acord De acord

Nr. crt. 1. 2.

Lucrarea Declaraia de independen Analiza riscurilor

Rspunsul auditorilor De acord De acord, a fost introdus De acord, riscurile semnificative au fost nlocuite in documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit intern cu operaiile auditabile corespunztoare

3.

Analiza riscurilor

De acord

. . . Intervenia la faa locului Contabilitatea rezultatelor inventarierii . . . t La aceast activitate ai elaborat un FCRI. V recomand s elaborai i un FIAP De acord, s-a elaborat FIAP nr. 2.7.1. De acord

FIAP-ul nr. 8.2.1.

S-a constatat lipsa Statelor de salarii pe luna martie 2010 i nu s-a ntocmit FCRI

S-a ntocmit FCRI nr. 8.2.1.

De acord

139

Programul de asigurare i mbuntire a calitii


eful structurii de audit intern trebuie s elaboreze un Program de asigurare i mbuntire a calitii activitii de audit, adic respectarea normelor metodologice, a Codului privind conduita etica a auditorului intern, a Standardelor i a bunei practici internaionale de ctre toi auditorii interni. Prin Programul de asigurare i mbuntire a calitii se realizeaz o evaluare prin adoptarea unui proces permanent de supraveghere a eficacitii globale a programului de calitate. Evaluarea const n supervizarea realizrii misiunii de audit intern, prin efectuarea de controale permanente de ctre eful structurii de audit intern, prin care acesta examineaz eficacitatea normelor de audit intern i dac procedurile de asigurare a calitii misiunii de audit sunt aplicate n mod corespunztor garantnd calitatea Raportului de audit intern. Supervizarea va permite depistarea deficienelor n anumite etape din derularea misiunii i va permite iniierea de activiti de mbuntire a viitoarelor misiuni de audit intern i asigurarea perfecionrii profesionale a auditorilor. Evaluarea se realizeaz dup fiecare misiune de audit intern. Este formalizat prin ntocmirea Fiei de evaluare a misiunii de audit intern.

140

Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern

FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN


Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010-31.12.2010 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 Auditor evaluat: Ivanovici Gheorghe
Bugetul de timp efectiv: 616 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat X Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern.

Luat la cunotin: Data:


Bugetul de timp planificat: 616 ore 1 2 3 4 5 Observaii X A fost necesar s se lucreze peste orele de program X X X X X X X X X X X X X X

Evaluarea misiunii de audit intern mai poate fi realizat i de conducerea structurii auditate creia i se nainteaz un chestionar de evaluare prin care i se solicit s prezinte o apreciere asupra desfurrii misiunii de audit i a modului de implicare al auditorilor interni pe parcursul misiunii. Evaluarea misiunii de audit intern de ctre structura auditat este formalizat prin Fia de evaluare a misiunii de audit intern ntocmit de ctre structura auditat.

141

Procedura P18: Supervizarea INSPECTORATUL COLAR AL JUDEULUI SUCEAVA Compartimentul de Audit Public Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Activitatea financiar-contabil Perioada auditat: 01.01.2010.-31.12.2010 Perioada misiunii: 20.09.2010-30.11.2010 ntocmit: Popescu Ioan , director coala nr. 10 Suceava FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN DE CTRE STRUCTURA AUDITAT
Note Nr. Obiectiv auditat Obs. crt. 1 2 3 4 5 1. Obiectivele de audit au fost comunicate clar la nceputul X misiunii 2. Au fost furnizate suficiente informaii privind misiunea de X efectuat 3. Misiunea a contribuit la obinerea de rezultate sau la X mbuntirea unora deja existente 4. Misiunea a beneficiat de direcii clare i precise privind X modul de desfurare 5. Obiectivele de audit stabilite au fost n concordanta cu X activitile desfurate 6. Constatrile au fost prezentate ntr-o maniera logic, X structurat, dinamic i interesant 7. S-a rspuns n toate cazurile la ntrebrile legate de X misiunea de audit, iar rspunsurile au condus la obinerea de concluzii relevante 8. Misiunea a fost desfurat adecvat, intervenia la fata X locului a privit doar obiectivele stabilite i comunicate 9. A existat un feed-back pe tot parcursul misiunii, iar acesta X a fost util n gsirea de soluii la probleme 10. Cum evaluai n general misiunea de audit X 11. Considerai ca obiectivele de audit stabilite au privit X activitile cu riscuri majore 12. In desfurarea misiunii de audit au fost prezentate constatrile i recomandrile cnd au fost identificate X probleme 13. A existat o buna comunicare intre auditor i auditat X 14. Auditorii au avut un comportament adecvat i profesional X 15. Ce v-a plcut cel mai mult pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai mult - claritatea recomandrilor - conduita auditorilor interni - calitatea discuiilor 16. Ce v-a plcut cel mai puin pe timpul misiunii de audit descriei cel puin 3 aspecte care v-au plcut cel mai puin ntlnirile pe parcursul misiunii au fost limitate, nu ntotdeauna din vina auditatului.

142

17. 18. 19.

Ce obiective de audit considerai c nu au fost atinse n totalitate din cele comunicate Nu sunt comentarii. Ce obiective de audit considerai c ar fi necesar a fi cuprinse n programul viitor de audit Calitatea procedurilor privind achiziiile publice elaborate in urma recomandrilor. Alte comentarii

Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor; 2 pentru slab; 3 pentru satisfctor; 4 pentru bine; 5 pentru foarte bine. Not: n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise. Director coala nr. 10 Suceava, Popescu Ioan Data: 30.11.2010 Luat la cunotin, auditori interni: Ivanovici Gheorghe Data: 30.11.2010

143