Analiza de nevoi

Sumar sesiune formare: analiza

de nevoi
clarificare analiz ,,nevoilor de formare,,;

importana analizei nevoilor de formare;

etapele procesului de analiz a nevoilor de formare;

analiz organizaional;

analiza postului;

definire competene;

analiza angajailor;

metode de culegere a informaiilor pentru analiza nevoilor de formare;

Activitate practic

Lucrai individual sau n echipe de 2 persoane

respectnd indicaiile primite:

,, nu avei voie s aducei nici o modificare

hrtiilor primite .....s le rupei, s le ndoii
etc....,,
Cei cinci pai ai formrii
Importana analizei nevoilor de
formare
Ce este analiza?

!!! identificarea deficienelor/diferenelor n

performanaa angajailor/organizaiei

Scop
- identificarea diferenelor dintre ceea ce exist
i ceea ce se dorete n performana
angajailor!!!
Analiza de nevoi

Cum se face? De unde culegem informaii?

Culegere informaii unde? 1. oameni cheie din

organizaie: informaii
despre organizaie
- mediu;
- cultur;
- strategie;
2. posturi
3. angajai
4. natura deficienelor de
performan
Evaluarea nevoilor?...ce
nseamn...
De ce?
este un proces de
identificare a cerinelor Evaluarea nevoilor va
ntr-o situaie dat; permite formatorului:

ceea ce participanii - s proiecteze o sesiune de

trebuie s nvee n cadrul formare care va oferi
unei sesiuni de formare; participanilor
cunotintele, abilitile i
atitudinile necesare
muncii pe care o
desfoar acetia.
Rolul analizei de nevoi pentru
formatori
identific ceea ce angajaii tiu deja;

estimeaz performanele curente ale acestora;

identific ce anume au nevoie angajaii s tie pentru a-i mbunti

performanele;

sprijin construire program centrat strict pe domeniile n care angajaii

prezint deficiene;

formuleaz obiective msurabile pentru programul de formare;

testeaz creterea cunotinelor/abilitilor;

analiza cost-beneficiu a programului de formare;

Proces de analiz

1. Identificare problem
- exist o diferen ntre starea existent i cea dorit

2. Consultare persoane cheie afectate de problema

constatat

3.Colectare informaii
analiz organizaional
analiza posturilor
analiza angajailor
Activitate grup

1. Identificai un tip de instituie la nivelul creia s

realizai analiza de nevoi

2. Identificai problem (exist o diferen ntre starea

existent i cea dorit)

3. Identificai - persoane cheie afectate de problema

constatat, care ar putea s v ofere informaii
despre problema/deficiena constat
Analiza organizaional
Studiul ntregii
organizaii
Analizeaz: strategia,
indicatorii cheie, cultura
organizaiei
Informaii
Nevoia de formare
Mri probabilitatea
aplicrii noilor
cunotine, abiliti
Analiza organizaional

Strategia Mediul
viziunea organizaiei; Programul de formare
scopul stabilit de
rspunde:
organizaie;
cota de pia;
unor schimbri impuse de
organisme guvernamentale,
legislaie;
unor ateptri ale
aspecte pe care comunitii;
dorete s le ating unei participri la competiia
de pe pia;
Analiza organizaional

Indicatori cheie Analizm:

(benchmarking)
cantitile de
indicatori cantitativi; produse/servicii furnizate;
indicatori calitativi; accidentele;
component a auditului plngerile;
msurare eficien, rebuturile;
eficacitate; creteri de fluctuaie;
absenteism angajai;
rata promovri;
resurse organizaie;
Analiza organizaional.
Cultura
Atitudini colective ale angajailor fa de:

munc;
efi;
proceduri;
politici;
scopuri instituie;
comunicare;
procese de luare a deciziilor;

!!!! De cunoscut de ctre formatori

Analiza organizaional.
Cultura
Analiza funcional Analiza interpretativ

evaluarea percepiilor evaluarea atitudinilor

angajailor (procese):
angajailor prin
decizii, comunicare,
recompensare, delegare;
analiza ,,reelei de
conversaii,, a
organizaiei: povestiri,
evalueaz corelaia: intrri legende, metafore,
(procese) ieiri (gradul de
explicaii privind
realizare a scopurilor);
comportamentele lor;
! Procese - acioneze
Analiza posturilor. Clarificare
concepte
Post numr de activiti sau sarcini.

Sarcin
cea mai mic unitate de comportament
studiat n analiza posturilor;

descrie succesiunea specific de evenimente

necesar pentru realizarea unei uniti de
munc;
Activitate grup

Formai echipe de 2 persoane

Lucrai conform sarcinii notat pe fia de
lucru identificare cerine post
Rezultat analiz post
identificarea postului

descrierea postului

aprecierea importanei fiecrei dimensiuni a postului i a

frecvenei sarcinilor

realizarea unui studiu pe baz de chestionar/interviu

analiza i interpretarea datelor

oferirea de feed-back privind rezultatele postului

Identificarea postului

identificarea posturilor pentru care exist o

diferen ntre performana curent i
performana dorit;

identificarea acestor posturi de obicei,

manager!
Descrierea postului
Trebuie s conin

rezumatul principalelor ndatoriri ale postului

condiiile n care se realizeaz aceste ndatoriri
Lista activitilor
toate instrumentele, echipamentele, produsele software
necesare
toate cunotinele i abilitile necesare ocupantului postului

Prezent - ,,profil de competene,, (schimbrilor foarte rapidedin plan

social, tehnologic etc)
Descrierea postului

Aprecierea importanei, Analiza i interpretarea

frecvenei - activitilor datelor

Interviuri prelucrate statistic;

grupuri de manageri produs soft SPSS,
ocupani ai posturilor Microsoft Office Excel;
Cum se face?
analizai Fia Postului
verificai dac fia postului
este complet i precis
efectuai o analiz a sarcinilor
Analiza sarcinilor:
indic abilitile i atitudinile
necesare pentru a duce la bun
sfrit o sarcin;
ajut formatorul s contureze
un set de obiective ale
cursului;
determin coninutul cursului;
l ajut s aleag metodele de
formare i de testare pentru
evaluare;
Cum se face?
Adunai informaii referitoare la modalitatea n care se pot ndeplini
sarcinile din fia postului din:

experiena i cunotinele formatorului;

observnd modul cum o persoan cu experien ndeplinete o
sarcin;
manuale/materiale scrise care prezint modaliti de ndeplinire a
sarcinii respective;
discuii cu alte persoane;
notai-v orice informaie care credei c indic moduri de efectuare
a analizei;
comparai experiena dvs cu modalitatea de ndeplinire a sarcinii n
concordan cu standardele i protocoalele scrise;
Cum se face?

discutai despre sarcini i cu ali formatori, cu

experien;

verificai rezultatul analizei sarcinilor n timp ce

observai o persoan experimentat ndeplinind
sarcina respectiv;

stabilii cunotinele, abilitile i atitudinile

necesare fiecrei sarcini;
Analiza angajailor

Procesul de studiere a comportamentului

individual/grup pentru a stabili dac performana
actual este la nivelul standardelor stabilite.

Standard
nivelul optim de performan, definit n mod ideal ca
un rezultat cuantificabil al unui post specific;
poate fi stabilit prin studierea angajailor cu
performane de vrf pentru a identifica
strategiile/comportamentele pe care ei le folosesc;
Aceste comportamente pot constitui coninutul unui
program de formare!
Metode de culegere a
informaiilor
Observarea

Publicaiile Interviurile

Consultarea
Discuiile de grup
persoanelor cheie

Chestionarele Testele
Rapoartele
nregistrrile
Activitate de grup

Analizai metodele care pot fi utilizate pentru

a colecta informaii, dup modelul fia de
lucru.
Metode de culegere a
informaiilor
Analiza SWOT

Brainstorming Diagrama Ishikawa

Matricea aptitudinilor Modelul PESTLE

Analiza Pareto
Matricea aptitudinal (fia
versatilitii)
analiza deficitului de aptitudini la nivel de
grup;

,,ofer dintr-o singur privire, pe o singur

foaie A4, o cantitate mare de informaii,,;
Matricea aptitudinal (fia
versatilitii)
Avantaje instrument

ajut la reorganizarea grupului n cazul unor

absene planificate;
ajut la luarea deciziilor privind repartizarea
sarcinilor n cazul unor absene neplanificate;
ajut la alctuirea unui program adecvat multi-
calificare a amembrilor echipei;
i face pe membrii echipei s-i asume
responsabilitatea pentru propria dezvoltare i pentru
dezvoltarea organizaiei;
Matricea aptitudinal (fia
versatilitii)
Mem
bri
Comp
eten
Comp
eten
Comp
eten
Comp
eten
Comp
eten
C competen deplin
echip a1 a2 a3 a4 a5
D poate prelua la
Maria
C C nevoie sarcini ale
colegilor
Ioana
C I C I - identificat ca avnd
nevoie de instruire n
Coste
l C D D cadrul evalurii
performanei
Adria
na C D
Elena
C I I
Activitate de grup

Completai o matrice aptitudinal pentru

membrii echipei din care facei parte dv.

(v putei imagina o echip sau s v raportai

la o situaie real fr s dai date de
identificare)
Diagrama cauz-efect

autor japonezul Denumiri diverse

Ishikawa;
diagrama Ishikawa;
,,schelet de pete,,
,,os de pete,,
,,spinare de pete,,
Diagrama cauz-efect
Caracteristici
este un instrument de
analiz;
are dou pri: o parte care
evideniaz cauzele i o alt
parte care evideniaz
efectele;
exprim relaia cauz-
problem-efect;
se realizeaz n grup, prin
procesul de brainstorming;
problema care trebuie
rezolvat este notat n
,,capul petelui, apoi sunt
identificate /nirate)
cauzele de-a lungul
,,oaselor,, i mprite pe
categorii;
cauzele suplimentare pot fi
adugate pe noi ramificaii;
Diagrama cauz efect
Structur
Diagrama cauz-efect

Finalitate

ilustrarea grafic a legturii dintre un rezultat i

factorii care au condus la apariia acestuia;

determinarea cauzelor de baz ale unei probleme;

ndreptarea ateniei ctre o problem anume, ntr-o

manier discret;

identificarea zonelor cu informaii insuficiente;

Diagrama cauz-efect

Aplicabilitate

pentru nelegerea situaiei/problemei actuale;

sprijin n identificarea cauzelor;

sprijin n gestionarea factorilor care stau la baza

problemei (cauze), deoarece pentru a gsi cauza se
investigheaz i se analizeaz toi factorii care au
legtur cu problema respectiv;
Diagrama cauz-efect
Aplicabilitate

ndreptm atenia echipei asupra cauzelor i nu a simptomelor;

ilustrm grafic diferitele ,,teorii,, despre cauzele care ar putea sta

la baza unei probleme;

identificm legtura dintre factorii diveri care pot sta la baza

unei probleme;

descoperim legturile importante dintre diferite variabile i

posibile cauze;

nelegem mai bine cum funcioneaz procesul respectiv;

Elaborarea unei diagrame cauz
efect
1. Identificareaproblemei (efectului)
- trebuie formulat n termeni clari
- trebuie agreat de toi membrii grupului
2. Problema devine capul petelui
- se deseneaz coloana vertebral.
3. Stabilirea cauzelor principale ale problemei - prin brainstorming

4. Conectarea cauzelor principale la coloana vertebral a petelui prin sgei.

5. Tot prin brainstorming se stabilesc cauzele secundare ale fiecrei cauze
principale
6. Conectarea cauzelor secundare la cauzele principale prin sgei.
7. Se repet paii 5 & 6 n funcie de nivelul de aprofundare urmrit
- de obicei pe 4 sau 5 niveluri.
8. Analizarea i evaluarea cauzelor i sub-cauzelor
- poate face apel la instrumente statistice, analitice i grafice.
9. Adoptarea de decizii
Exemplu
Paii 1 & 2:

Abandon colar
crescut n rndul
(coloana) copiilor romi
(capul
petelui)
 Paii 3 & 4:
Specificitatea
cultural Cauze materiale

Abandon colar
crescut n rndul
copiilor romi

Cauze psihologice Cauze pedagocice

 Paii 5, 6, & 7:

Specificitatea Cauze materiale

cultural
Cstorii Munca de la
Domiciliu timpurii vrste fragede
instabil
Abandon colar
Lipsa de crescut n rndul
programe copiilor romi
Discriminare destinate Deficit de personal
copiilor cu risc calificat sau personal
de abandon slab pregtit
Cauze psihologice
Cauze pedagocice
Diagrama cauz-efect
Avantaje

ajut la identificarea cauzelor de baz;

stimuleaz participarea grupului;

este ordonat i uor de descifrat, scoate n eviden relaiile

dintre cauz i efect;

arat ce poate fi schimbat;

participanii obin informaii noi, legate de procesul respectiv

deoarece afl mai multe detalii despre factorii ce influeneaz
acest proces i relaiile din cadrul acestuia;
Analiza Pareto

Denumiri diverse iniiat de un economist de

principiul Pareto; origine italian Vilfredo
diagrama Pareto; Pareto;
acesta a elaborat urmtorul
principiu: ,,urmrind
performana unui grup de
persoane se constat
adesea c un numr mic
dintre acetia prezint o
importan mare, n timp ce
restul au o importan mai
redus,,
Analiza Pareto

Valoarea principiului n activitatea curent

sprijin n organizarea timpului;

sprijin n studiul problemelor de calitate;
Analiza Pareto
Caracteristici

reprezentare grafic a unor date (cauzele problemei);

delimiteaz deficienele cu ponderea cea mai mare;

sprijin echipa de lucru s i ierarhizeze obiectivele;

cauzele sunt ordonate n mod descresctor, n funcie de

importan, cea mai important fiind plasat la extremitatea
superioar a axei;
Analiza Pareto

graficul prezint pentru

fiecare cauz totalul
efectelor;

cauzele sunt aranjate n

ordinea descresctoare a
numrului efectelor fiecruia;
Ancheta pe baz de
chestionar
Avantaje

usurin i rapiditate n administrare;

evitarea pierderilor de timp de munc (acesta
putnd fi completat n afara programului de lucru);
posibilitatea cuantificrii rezultatelor i procesrii lor
cu ajutorul calculatorului;
diminuarea costurilor analizei (financiare i de timp),
atunci cnd numrul celor investigai este mare;
Ancheta pe baz de
chestionar
Dezavantaje

dificultatea si costul ridicat al ntocmirii unui bun chestionar;

absena contactului analist (cel care a conceput chestionarul) -
profesionist poate avea efecte negative asupra cooperrii si
motivrii acestuia din urm;
subiectivitate n interpretarea rezultatelor din partea analistului;
ntrebrile de un interes deosebit sunt cele care ne permit s
constatm dac exist similitudini/ diferene ntre ceea ce este
recomandat i activitatea efectiv;
Interviul
una dintre cele mai Tipuri de interviu
utilizate forme de
culegere a structurat
informaiilor;
nestructurat
semistructurat
tehnic de culegere a
informaiilor care se
bazeaz pe
comunicarea verbal;
Interviul nestructurat
este cunoscut i sub numele de interviu informal sau
conversaie;

nu are un set de ntrebri predeterminate, cei doi discutnd liber;

tehnica se utilizeaz n combinaie cu observaia participativ;

este dificil de utilizat, deoarece persoanele fr experien

trebuie s se adapteze n permanen la coninutul discuiei i
s genereze ntrebri n funcie de rspunsurile oferite de
intervievat;
Interviul
Avantaje Dezavantaje

permite intervievatului s risc crescut de denaturare a

descrie activiti i informaiilor din cauza unor
comportamente care nu ar falsificri intenionate sau a
putea fi altfel identificate; unor nenelegeri;

ofer posibilitatea exprimrii

opiniilor, frustrrilor;

un mod simplu de a obine

informaii;
Activitate de grup

Realizai un interviu pentru a culege

informaii despre o deficien identificat la
nivelul unei organizaii/instituii

Utilizai fia primit pentru a structura grila de

interviu
Interviul semistructurat

numit i interviu ghidat, se afl la grania dintre celelalte

2 tipuri;

se utilizeaz un ghid de interviu, care const dintr-un set

de ntrebri;

ghidul permite conductorului interviului s genereze

propriile ntrebri n funcie de aspectele interesante care
apar pe parcurs i pot fi aprofundate;
Interviul structurat

este numit i interviu standardizat;

ntrebrile sunt identice pentru toi respondenii;

ntrebrile sunt aranjate n aceiai ordine;

este recomandat atunci cnd dorim s comparm

punctele de vedere ale persoanelor intervievate;
Observaia

Scop - obinerea de informaii cu privire la:

sarcinile care revin postului respectiv;

echipamentul/metodologia utilizat;

comportamentul real al specialistului n ndeplinirea

sarcinilor:
Ce are de fcut ?,
Cum face ?,
Ct timp afecteaz fiecrei operaiuni ?
Observaia

Recomandat n cazul Avantaje : obinerea

activitilor de munc direct de informaii
cu: despre activitatea
caracter ciclic, repetitiv; specialistului respectiv.

Dezavantaje:
consum mare de timp;

subiectivitate din partea

observatorului;
Analiza proprie Matricea SWOT

1. Strengths (puncte forte) 3. Opportunities (oportuniti)

punctul de vedere exprimat oportunitile pot avea diferite

trebuie s reflecte att surse: evoluia tehnologic,
prerea echipei de analiz dinamica pieelor, politicile
ct i a factorilor interesai; guvernamentale, modificarea
stilului de via al populaiei
etc.
2. Weaknesses (puncte
vulnerabile)
4. Threats (ameninri)
punctul de vedere exprimat
trebuie s reflecte att cu identificarea surselor
prerea organizaiei ct i posibile ale ameninrilor;
modul n care slbiciunile
organizaiei sunt percepute n
exterior;
Abordri ale nevoilor de
instruire

1. Abordarea cuprinztoare
2. Analiza sarcinilor cheie
3. Analiza centrat pe probleme
Abordarea cuprinztoare

Studierea complex i exhaustiv a tuturor aspectelor

unui post.

Rezultat
prezentare detaliat a tuturor sarcinilor postului i a

cerinelor de performan privitoare la respectivele

sarcini;

lista CAA (cunotine, aptitudini, atitudini) pentru

fiecare sarcin, activitate;
Analiza sarcinilor cheie

identificare sarcini importante;

analiza acestora (se ignor celealte);
recomandat posturile complexe, care i
permit ocupantului un grad mai mare de
libertate de decizie;
Analiza centrat pe probleme

concentrarea pe aspectele postului pe care

ocupantul/managerul le consider
problematice;
analiza - scop limitat, precis;
Analiz nevoi instruire nivel
organizaie
Niveluri
Individual
De grup
Departamental
Organizaional
Intra-organizaional
Inter-organizaional
Extra-organizaional
Micro-abordare
a analizei de nevoi

Analiza propriilor nevoi

de instruire ale
formatorilor
Programele de formare
pentru aduli ...
Educaia
Rezolv probleme permanent Promoveaz
de perspectiv
inovaia

Rezolv Modaliti specifice

probleme imediate de instruire

Interese
Scopuri clare
de grup

Interese Rezultatul unor

personale Rezultatul unor,,nevoi identificate,,
,,nevoi solicitate,,