Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
NEGOCIEREA IN AFACERI
Cuprins
1
Ştefan Prutianu, Manual de comunicare şi negociere în afaceri, Editura Polirom, Iaşi, 2000, p.163 17 Maddux
Robert B., Succesul negocierii, Editura Codecs, 1998
negocierii şi la semnarea contractului
- eventuale negocieri privind modificarea, prelungirea sau
completarea cauzelor contractului
- rezolvarea pe cale amiabilă a unor reclamaţii şi a litigiilor apărute
- soluţionarea litigiilor şi neînţelegerilor în justiţie sau prin arbitraj.
Într-o asemenea fază a negocierii va avea loc şi analiza rezultatelor reale ale
operaţiunii în cauză comparativ cu cele scontate. Concluziile desprinse în urma unei
asemenea analize reprezintă, în cele mai multe cazuri un punct de plecare pentru noi
înţelegeri viitoare. Dincolo de aceste trei faze, există însă o activitate susţinută şi
permanentă de armonizare tactică a punctelor de vedere, a atitudinilor, a intereselor. Este
aşa-zisa etapă a protonegocierii, etapă ce constă în acţiuni şi reacţii ale părţilor
manifestate prin actele unilaterale. Asemenea acţiuni cunosc o desfăşurare intensă şi
continuă, putând constitui, pentru partenerul de negociere semnale marjatoare sau
dimpotrivă, descurajatoare. Cadrul în care are loc protonegocierea (condiţiile interne şi
internaţionale, conjunctura politică şi economică, atmosfera creată de mass-media) are un
deosebit rol în finalizarea sau în blocarea discuţiilor, protonegocierea neputându-se însă
substitui procesului propriu-zis de negociere.
Pregătirea negocierii
Oportunitatea pregătirii negocierilor
Mobilitatea considerabilă a economiei de piaţă contemporane, diversificarea
politicilor economice naţionale, precum şi a tehnicilor manageriale specifice acestor
afaceri, concurenţa accentuată care caracterizează piaţa, au un impact deosebit asupra
comportamentului negociatorilor şi a performanţei în tratative, astfel încât pregătirea
minuţioasă a negocierilor condiţionează într-o mare măsură performanţa afacerilor
economice. În general se spune că orice negociere constituie un eveniment, partea de
neprevăzut ocupând aici un loc important. Corespunzător acestei optici, la ce bun să mai
concepi strategii şi tactici, dacă acestea te obligă să ignori intenţiile şi poziţiile reale ale
părţii adverse, precum şi schimbările care nu vor înceta să apară pe parcursul procesului,
îţi erodeaza flexibilitatea, îţi toceşte intuiţia şi inventivitatea. Riscul comiterii unei greşeli
nu condamnă oare dinainte la o pregătire prea riguroasă, care să depăşească cadrul relaţiv
al cunoaşterii dosarului şi trecerii rapide în revistă a poziţiilor şi a personalităţii adverse ?
Acesta a fost punctul de vedere care a fost susţinut adeseori înainte de anii 70. Ulterior,
această stare de spirit a cunoscut o schimbare radicală, în sensul acceptării necesităţii unei
pregătiri amănunţite. O contribuţie importantă a revenit descoperirii scenariilor
complexe, prin metoda jocurilor, prin simulări, precum şi a primelor prelucrări de date şi
informaţii pe calculator. Chiar dacă şi astăzi, unele lucrări aruncă încă o umbră de
îndoială asupra eficienţei unei pregătiri minuţioase, ideea pregătirii temeinice a câştigat o
poziţie însemnată iar procesul este ireversibil.În mod practic mai toate lucrările despre
negociere, mai ales cele ale autorilor cu o bogată experienţă în domeniul respectiv, fie
sub aspect teoretic, fie sub cel practic, insistă asupra avantajelor unei bune pregătiri.
Astfel, Lionel Bellenger afirma că „negocierea este un tip de confruntare cu riscuri şi ar
însemna o îndrăzneală prea mare să te angajezi la ea fără un minim de reflecţie, de
revenire asupra unei hotărâri şi de pregătire ». De altfel, acest autor acorda o mare
atenţie riscurilor în care au loc negocierile, frecvenţei relativ ridicate a stărilor de
divergenţă şi conflict care pot apărea în timpul tratativelor. Ca urmare, negociatorii
trebuie pregatiţi pentru alternative, putând astfel să facă faţă diferitelor situaţii.
Un alt autor, Marc Cathlineau, include printre cele mai frecvente greşeli într-o
negociere, lipsa unei metode în pregătirea şi conducerea ei. La rândul lor, A. Jolibert şi
M. Tixier remarcau faptul că „negocierea nu se improvizează,ci se pregăteşte„.
Referindu-se la domeniul negocierilor diplomatice, P.Thuysbaert nota: „cu cât o
negociere este mai complexă cu atât ea trebuie mai bine pregătită„2. Alţi autori
consacrau de asemenea, pregătirii un loc la fel de important în negociere. Astfel, C.
Karras o considera ca „unul dintre cei patru factori cheie ai reuşitei unei negocieri„ H. 3
Informaţia în negociere
Pregătirea temeinică a negocierii presupune o largă informare cu privire la evoluţiile din
economia internă şi la cele referitoare la piaţa internaţională, studierea partenerilor, a
situaţiei economice a acestora, a motivaţiilor pentru afacerile economice ce vor face
obiectul tratativelor şi chiar a unor trăsături şi obiceiuri personale ale lor.
Un sistem informaţional adecvat este o condiţie esenţială în reuşita negocierilor în
general, iar în ceea ce priveşte cele comerciale, existenţa unor informaţii privind
conjunctura, piaţa, partenerul, produsul şi preţul este o necesitate ce nu poate fu pusă, în
nici un caz, în discuţie. Topologia informaţiilor este una complexă, o clasificare a
acestora fiind o încercare destul de dificilă.
Pornindu-se de la o serie de criterii, se poate face totuşi următoare clasificare a
informaţiilor:
a) în funcţie de sursa obţinerii există informaţii primite din surse interne şi din
surse externe, modalităţile concrete de culegere a acestor informaţii fiind diferite;
b) după obiectul informaţiilor acestea se referă la situaţia economică mondială, la
piaţa externă de unde provine partenerul de negociere, precizia informaţiilor obţinute (în
detaliu, incomplete, cu grad redus de precizie şi detaliere, vagi etc.), veridicitatea sau
chiar dificultatea obţinerii acestor informaţii. Pe de altă parte însă, în orice gen de
negociere, vor exista două canale de obţinere a informaţiilor: unul direct, formal şi care
constă în schimbarea de informaţii la masa tratativelor şi un al doilea tip de canal, cel
indirect, prin intermediul căruia urmează a se obţine informaţi colaterale, neoficiale,
informale.
Culegerea informaţiilor este o operaţiune destul de dificilă şi mai ales plină de
responsabilitate. De regulă informaţiile se vor obţine prin următoarele modalităţi:
a) informaţii oferite, de genul prospectelor, cataloagelor, comunicatelor din mass-
media, ştiri privind relaţiile partenerului etc;
b) informaţii voalate, respectiv date privind cifra de afaceri, tehnologieiile de
fabricaţie utilizate, intenţiile viitoare ale partenerului de negociere;
c) informaţii de uz intern, respectiv o serie de informaţii confidenţiale sau date
asupra proceselor şi fenomenelor ce pot influenţa mediul economico-social în care îşi
desfăşoară activitatea viitorul partener de negociere sau de afaceri;
d) informaţii secrete, obţinute prin căi diferite, mai mult sau mai puţin corecte.
In negocieri există destule cazuri în care părţile folosesc aşa zisa politică a uşilor
deschise, potrivit căreia „orice client are dreptul să cunoască foarte bine ceea ce
cumpără”. De fapt, politica uşilor deschise este destinată nevoii partenerului de negociere
şi de şti, de a cunoaşte. El poate face orice fel de investigaţii, poate întreba orice şi pe
oricine. O asemenea politică nu înseamnă nicidecum un gest de generozitate, o
mărinimie, ci se datorează mai ales presiunii exrcitate de concurenţă. De multe ori, o
astfel de politică este cu adevărat eficientă, permiţând partenerului de negociere pentru
început, şi apoi celui de afaceri, să vadă, să se convingă ce afacere bună poate să încheie.
Aşa cum arăta dr. Dan Voiculescu, autorul unora dintre primele lucrări despre
negociere tipărite în ţara noastră, dar şi prestigios om de afaceri, negocierea este puternic
influenţată de „deosebirile care există între prevederile legale din diferite zone ale lumii”,
autorul exemplificând prin „diferenţele între legislatiile de tip anglo-saxon şi cele de tip
francez, sau dintre acestea şi cele ale ţărilor islamice. În afără diferenţelor fundamentale
dintre legile naţionale, se poate constata chiar un mod diferit de interpreţare şi aplicare a
acestor legi ceea ce complică şi mai mult lucrurile„6.
Un rol anume îl deţine în negocieri şi capacitatea de cunoaştere a cutumelor
naţionale sau regionale şi de adaptare la acestea. O stângăcie determinată de ignorarea
unor simple tradiţii locale, poate bloca un proces de negociere. Prin urmare, pe lângă
studierea legislaţiei naţionale, este necesară o studiere aprofundată a caracteristicilor
regionale şi etnice, a obiceiurilor şi elementelor specifice, urmând ca numai în funcţie de
acestea să adopte stilurile de negociere individuale, concrete, cele mai adecvate.
Determinarea capacităţii pieţei şi delimitarea segmentului de piaţă căruia i se
adresează produsele, posibilităţile de distribuţie, condiţiile economice şi tehnice de
promovare a vânzărilor, modalităţile de comercializare, de plată, de transport, de
sigurare, sunt alte elemente asupra cărora trebuie să se concentreze cercetarea necesară
pregătirii negocierii.
O mare importanţă o prezintă cunoaşterea stării economice şi financiare a
6
Dan Voiculescu, “Negocierea – formă de comunicare în relaţiile interumane”, Ed. Ştiinţifică,
Bucureşti, 1991, p.79
partenerului, solvabilitea şi reputaţia comercială a acestuia, identificarea surselor de
finanţare.
Ca atare, înainte de a trece la masa tratativelor este absolut necesar să se culeagă
informaţii cât mai multe şi mai ales cât mai sigure despre situaţia economică şi metodele
folosite în afacerile economice de viitorii parteneri de negociere, despre particularităţile
personale şi ale mediului cultural în care s-au format.
De asemenea, este necesară documentarea asupra concurenţei potenţiale, atât în
ideea unor eventuale cooperari, cât şi a găsirii metodelor adecvate de a face faţă acestei
concurenţe, a combaterii unor acţiuni de concurenţă neloială.
Totodata, trebuie făcută o distincţie între concurenţa locală şi cea de sorginte
internaţională, poziţia statelor fiind adeseori total diferită faţă de acestea.Toate aceste
obiective ale cercetării necesită stabilirea surselor celei mai bune informaţii, îmbinându-
se studiile livreşti, cu cele din surse directe. De asemenea, o atenţie deosebită trebuie
acordată modului de prelucrare şi agregare a materialului şi, evident, utile viitoarelor
negocieri chiar pe termen lung.
Toate aceste condiţii sunt luate în considerare pentru definitivarea strategiei de
negociere, a comportamentului vis-a-vis de viitorii parteneri de negociere, a stilului de
negociere şi a duratei comunicaţiilor în negocieri etc. Puterea de negociere va fi
determinată, într-o măsură apreciabilă de volumul şi mai ales de calitatea informaţiilor
privind partenerul de negociere, organizaţia pe care acesta o reprezintă, atitudinea lui faţă
de obiectul negocierii. Practic însă, este aaproape imposibil să poţi avea toate informaţiile
privind partenerul de negociere. Sunt însă o serie de probleme pe care negociatorul
trebuie să şi le pună înainte de începerea negocierii.
Negocierea are loc, de obicei, între obiectivele de prima linie identificate de cei
7
Jean-M. Hiltrop, Sheila Udall – “Arta negocierii”, Teora, pag. 24
doi negociatori, în timp ce acordul se stabileste între obiectivele de ultima linie ale celei
de a doua părţi. Dacă obiectivele de ultima linie nu se suprapun într-o anumita măsură,
atunci în mod normal nu se poate ajunge la un acord.
Întrucât rezultatul cel mai probabil al oricărei negocieri este un compromis, acest
lucru nu inseamna că acordul final trebuie să se situeze la „mijlocul” obiectivelor ţintă ale
celor doi negociatori. De fapt, o pregătire superioară, o negociere mai diplomatică sau o
putere sporită înseamna că una dintre părţi va încheia negocierea situându-se mai aproape
de obiectiv sau ţintă.
Fermitatea şi claritatea sunt puncte forte în negocieri şi de aceea, ca o regula,
obiectivele noastre de negociere nu trebuie schimbate decât dacă ipotezele fundamentale
se modifica.
Pregătirea negocierii porneşte totodată, de la evaluarea cât mai corectă a situaţiei
economico-financiare a propriei unitati, de la locul pe care-l ocupă în competiţia internă
şi internaţională, de la aprecierea exactă a locului pe care-l ocupa produsele proprii pe
piaţă, de la evaluarea corecta a capacitatii financiare a intreprinderii, a raporturilor pe care
intreprinderea le intreţine cu sistemul bancar8.
Planul de negociere
conduce la creşterea şanselor de succes,prezentând următoarele avantaje :
- în primul rând, planul va permite concretizarea corectă a obiectivelor
proprii, iar pe parcursul negocierilor devine posibil să se urmarească devierile de la
gândirea originală şi reorientarea în structura acesteia pentru rundele urmâtoare de
tratative;
- în al doilea rând negocierea pe echipe presupune ca întregul grup să
urmeze planul elaborat armonizându-şi pozitiile, astfel încât să nu apară fisuri datorate
unor divergenţe ce pot fi speculate de adversări ; în al treilea rând, scrierea gândurilor pe
hartie permite sintetizarea
- problematicii şi evitarea unor contradictii în exprimare10.
Planul de negociere identifică şi prezintă cel puţin următoarele elemente:
- definirea precisă a obiectivului sau a obiectivelor negocierii;
- precizarea limitelor minime sau maxime acceptabile pentru fiecare
dintre obiective;
- stabilirea pozitiilor de negociere – în principal, pe cele de intrare şi
de iesire – şi desfasurarea lor pe momente de accord sau de divergenta cu partenerul;
- componenta echipei de negociatori, rolurile coechipierilor şi limitele
lor de competenta;
- termenele calendaristice cheie, durata, succesiunea rundelor,
momentele de inceput şi sfarsit;
- propuneri pentru ordinea de zi, pentru acceptarea sau refuzul
auditoriului, pentru alegerea şi amenajarea locului negocierilor, pentru schemele de
plasament la masa tratativelor;
- variante de formulari, propuneri, argumante, obiectii şi
contraargumente;
- posibilitati de compromise, marje de compromise şi responsabilitati
individuale şi la nivel de echipa;
- atitudinea generala, caile, stategiile şi tacticile ce urmeaza a fi
adoptate.
Articularea planului de negociere are nevoie de informaţii pertinente privind
personalitatea partenerului de negociere, stilul său personal, profesia, pasiunile,
înclinaţiile etc. Planul de negociere este construit după analiza atentă a tuturor
documentelor-suport alcătuite în faza de pregatire.
Pregatirea negocierii presupune existenţa unor dosare cu documentatii necesare
tratativelor.Evident, conţinutul, forma şi volumul acestor materiale documentare depind
de natura afacerii de negociat, de sursele de informaţii folosite pentru constituirea lor, de
scopurile urmarite şi nu în ultimul rând ca importanta, de competenţa celor care le
intocmesc . Informaţiile sunt selectionate, prelucrate, sistematizate şi completate cu
calcule de analiză şi transpuse în urmatoarele dosare : dosarul cu specificaţia tehnică cel
cu specificaţia comercială; cel cu situaţia conjuncturala a pietei; dosarul privind
concurenţa de piaţă; cel privind bonitatea partenerului; cel cu resurse de finanţare. Se vor
10
Trenhalme J. Griffin, W. Russell Gaggatt – Building Strong Relationships Anywhere in the World,
New-York, 1990
elabora şi agenda de lucru, calendarul negocierii şi se va intocmi bugetul negocierii.
a) Dosarul tehnic.Documentatia tehnica reprezinta o componenta
deosebit de importanta pentru fundamentarea afacerilor economice, ca atare şi pentru
negocieri. În afacerile cu produse standardizate este suficienta specificatia tehnica din
prospect, dar, în cazul produselor complexe sau unicat este necesară elaborarea unor
documentatii tehnice care cuprind parametrii tehnici şi de calitate, tolerantele, garantiile
tehnice etc. Specificatia tehnica în cazul instalatiilor complexe şi a altor mari obiective
economice este cuprinsa în lucrari ingineresti ample.
b) Dosarul comercial.Dosarele comerciale cuprind date economice şi
financiare referitoare la produsele comercializate pe piaţă, elemente economice esentiale
care caracterizeza piaţă, conjunctura economică a momentului negocierii şi eventual
unele previziuni pentru perioada ce urmeaza .În fişa comercială vor fi precizate, de
asemenea, clauzele esenţiale din contract : condiţia de livrare, felul ambalajului şi
marcarea, mijloacele şi căile de transport, asigurarea transporturilor, modul de rectificare
a preţurilor la vânzările pe termen lung, protejarea preţului de riscurile datorate inflaţiei
precum şi a fluctuaţiilor cursurilor valutare, garantarea plăţii în cazul vânzării pe credit,
penalităţile, soluţionarea litigiilor. Dosarul comercial, cuprinde, totodată, date care
concură la cuantificarea situaţiei conjuncturale, facându-se trimiteri la alte tranzacţii
încheiate anterior şi la diferite surse de informaţii privind aspecte tehnice şi comerciale,
analize privind taxe vamale, impozite, suprataxe, contingentari şi alte restricţii, precum şi
facilităţi acordate de stat, puterea de cumpărare a monedei locale, modul de transfer al
fondurilor acumulate, posibilităţi de transport şi comunicaţii.
c) Dosarul privind concurenţa. În pregatirea negocierii o importanţă
deosebită o prezintă documentaţia privind concurenţa. În economia de piaţă studierea
concurentei constituie o cerinţă perenăa. Astfel, documentaţia respectivă trebuie să
cuprindă elemente tehnico-economice semnificative ale concurenţei pentru a putea să ne
stabilim o pozitie proprie .
d) Dosarul cu bonitatea partenerului Intrarea în afaceri economice
trebuie să se facă numai cu agenţi economici solvabili cu reputaţie comercială, indiferent
de mărimea şi natura obiectului ce se negociază, spre a se evita litigiile generate de
partenerii insolvabili.
e) Dosarul cu sursele de finantare cuprinde rezultatele unui număr cât
mai mare de contacte cu potenţiali finanţatori ai afacerii propuse partenerului, pentru a
preîntampina situaţia în care acesta nu şi-a asugurat mijloacele de plata prin propriile
eforturi şi relaţii.
f) Dosarul privind conjunctura de piaţă este un colaj de documente
extrase din presă, rapoarte şi buletine de analiză politică, economică, financiară, socială,
valutară etc. de natură să evalueze tendintele pietei, atât pe cele favorabile, cât şi pe cele
nefavorabile tranzacţiei negociate.
g) Agenda de lucru detaliază elementele planului de negociere, folosind
unul dintre urmatoarele sisteme de lucru : succesiv, concomitent sau combinat. Tratarea
succesiva reprezinta un sistem de abordare punct cu punct a problemelor şi luarea
deciziilor de finalizare şi rezolvare a fiecarui punct în parte.Tratarea concomitenta
impune să nu se ia o decizie definitiva până nu se discuta toate problemele inscrise în
agenda. Aceasta se mai numeste şi tratarea în bloc a problemelor. Sistemul combinat
imbina tratarea succesiva cu cea concomitenta. O agendă de lucru reprezintă un plan
schematic al procesului de negociere, la a cărei elaborare participă toate părţile implicate
în procesul de negociere.
h) Calendarul negocierii constituie o etapa importanta în pregătirea
negocierii care cuprinde orarul negocierii, programarea pe ore a întâlnirii participanţilor
la negociere, cu specificarea subiectului discuţiilor ce se preconizează. Calendarul
negocierii se întocmeste punct cu punct, pe zile şi ore, pentru a se stabili desfasurarea
amanunţită a tratativelor, pauzelor, vizitelor, timpului liber, pentru a se şti anticipat care
este timpul de discutie, de reflectie şi de odihna pe care sconteaza negociatorii.
i) Bugetul.Un alt element esential în pregatirea negocierii il reprezinta
intocmirea bugetului, care cuprinde veniturile necesare pentru acoperirea cerintelor de
cheltuieli necesare deplasarii, delegatiei, cazare, masa, protocol etc.
j) Proiectul de contract poate constitui o alta importanta
responsabilitate în finalul frazei de pregatire a negocierilor. Proiectul va putea constitui
un instrument util, în constructia, negocierea şi redactarea contractului, da nu-i
obligatoriu ca acesta din urma să semene prea mult cu proiectul sau.
Negocierea propriu-zisă
Declanşarea negocierii
11
Prutianu Ştefan – Manual de comunicare şi negociere în afaceri, Editura Polirom, Iaşi, 2000, p. 35
Bibliografie
4. C. Karras – The negociation game, World Pub. Co., New York, 1974