TEMA II Organizarea resurselor umane

Obiectivele leciei : parcurgnd aceast tem v vei familiariza cu definirea organizaiilor, a modului cum se gndete structura organizatoric i de posturi a unei organizaii i a principalelor instrumente n care sunt reflectate aceste informaii organigrama i fia postului. Concepte cheie: organizaie, structur organizatoric, organigrama, postul, fia postului, descrierea postului, specificaiile postului, analiza postului, proiectarea postului. II.1. Definirea organizaiilor Organizaiile sunt invenii sociale, alctuite din indivizi care dezvolt relaii sociale si modele de interaciune prin intermediul reelelor de comunicare i al sistemelor de coordonare, indivizi care sunt dispui s coopereze unii cu ceilali n relaiile dintre posturi pentru ndeplinirea scopurilor i obiectivelor organizaionale Definim organizaiile ca entiti sociale organizate, alctuite dintr-un numr variabil de persoane ce interacioneaz ntre ele pentru atingerea anumitor obiective, persoane al cror comportament este prescris de un sistem de norme, reguli formale. Dei definiiile sunt diverse, comun tuturor organizaiilor de munc este c : Au ntotdeauna un scop Sunt compuse din oameni Comport un anumit grad de structurare Utilizeaz tehnologie Opereaz ntr-un mediu extern i elaboreaz propriu sistem de valori dominante sau propria cultur Organizaiile, dei sunt sisteme sociale, n cadrul crora ca psihologi ne preocup prioritar relaiile informale, sunt n aceeai msur sisteme sau structuri de organizare formal.

Aspiraia teoreticienilor managementului clasic era aceea de a gsi o structur de organizare optim, potrivit oricrei conjuncturi i oricrei culturi. Evident, intenia lor s-a soldat cu un eec parial - acest obiectiv nu a putu fi atins, ceea ce a dus la contientizarea faptului c nu se poate prelua un mod de organizare foarte eficient n anumite circumstane i plasa necritic ntr-un alt context social, cultural, tehnologic, economic, demografic, etc. Nu poate fi vorba despre un mod de organizare optim, ci de gndirea unei structuri prin care organizaia s se adapteze flexibil mediului i s-i poat atinge scopurile pentru care a fost creat. II.2. Coordonatele structurii organizatorice Mrimea organizaiei (numrul angajailor ei) Este o dimensiune puternic asociat cu vizibilitatea i respectabilitatea, deseori erijnduse n modele demne de urmat de ctre alte organizaii. Cu ct este mai mare, cu att compotramentul este mai puternic formalizat, existnd o multitudine de reguli i proceduri de urmat. Complexitatea structural Se refer la gradul de difereniere a muncii, att pe dimensiunea orizontal ct i pe cea vertical. Dimensiunea orizontal presupune numrul de activiti (specializri ) i uniti funcionale ( departamente ). Dimensiunea vertical presupune numrul de nivele ierarhice existente. Formalizarea Se refer la gradul n care organizaia specific, printr-un sistem de reguli i proceduri formale, comportamentele membrilor si. Centralizarea Desemneaz locul geometric al autoritii de luare a deciziilor n organizaie. Atunci cnd autoritatea se afl la vrf, rezult o structur centralizat, iar cnd este delegat spre nivelele inferioare vorbim despre descentralizare. Exist, evident, forme mixte vrful lund deciziile strategice iar deciziile privind activitatea curent fiind luate la nivelele ierarhice inferioare.

Principalul instrument care ne furnizeaz informaii cu privire la coordonatele structurii organizatorice este organigrama reprezentarea grafic a modului n care este organizat i funcioneaz instituia n cauz. Proiectarea sau design-ul organizaiei este una dintre prioritile echipei de conducere. Acest lucru presupune crearea unei structuri care s satisfac necesitile mtreprinderii sau instituiei respective, realiznd compatibilitatea ntre diversele elemente ale structurii i adaptnd structura pe parcursul timpului n funcie de modificarea condiiilor. nainte de a iniia proiectarea unei structuri, managerii trebuie s rspund la cteva ntrebri : Care este baza optim pentru diviziunea muncii ? pe funciuni specializate ? pe produse ? pe criterii geografice ? n ce msur trebuie ncurajat specializarea? Care este modalitatea optim de realizare a coordonrii i integrrii diferitelor substructuri ? Astfel, parametri de proiectare vor fi : Specializarea posturilor Gruparea pe uniti Mrimea unitilor Descentralizarea pe vertical Descentralizarea pe orizontal

nainte de a urmri dou modele de organigram ( o organigram general i o organigram a unui departament de resurse umane, detaliat pn la numrul de posturi ), trebuie tiut c, n ordinea complexitii avem urmtoarele tipuri de substructuri : DIRECIA > DEPARTAMENTUL > SERVICIUL >COLECTIVUL>ECHIPA.
Astfel, de exemplu, n cazul Direciei Producie dintr-o televiziune, avem Departamentul operatorilor de imagine, Departamentul editorilor de imagine, Departamentul scenografie, etc. n cadrul Departamentului operatorilor de imagine, exist dou servicii : Serviciul operatori studiouri i Serviciul operatori filmri exterioare. n cadrul Serviciului de operatori filmri exteriorae avem un colectiv care realizeaz filmrile pentru tiri, un altul pentru emisiunile economice, altul pentru cele sportive, etc., iar pentru fiecare filmare avem o echip.

DIRECIA PRODUCIE

DEPARTAMENTUL OPERATORI IMAGINE

DEPARTAMENTUL EDITORI IMAGINE

DEPARTAMENTUL SCENOGRAFIE

SERVICIUL FILMRI
INTERIOARE

SERVICIUL FILMRI EXTERIOARE

COLECTIV STIRI

COLECTIV
EMISIUNI SPORTIVE

Iat i un exemplu de organigram a unui departament de resurse umane, dintr-o organizaie avnd peste 3000 de angajai, organigrama fiind detaliat pn la structura de posturi i personal :

SERVICIUL RESURSE UMANE Structura organizatoric i posturi EF SERVICIU

COLECTIV EVIDEN RESURSE UMANE -Inspector personal (3) Total posturi (3)

DISPENSAR MEDICAL
Medic medicina muncii (2) Asistent medical generalist (2)

Total posturi (4)

COLECTIV ORGANIZARE, STRATEGIE I POLITICI DE PERSONAL - Specialist Resurse Umane (2) - Referent Resurse Umane (2) - Psiholog/Sociolog (1) Total posturi (5)

COLECTIV PROTECIE CIVIL, EVIDEN MILITAR I PROTECIA MUNCII

Tehnician protecie civil (1)

Tehnician protecia muncii (1) Inspector eviden militar (1) Total posturi (3)

CENTRUL DE PREGTIRE PROFESIONAL Coordonator (trainer)(2) Referent de specialitateresurse umane(2) Total posturi (4)

Total posturi/serviciu = 20

II.3. Analiza i proiectarea posturilor Reprezint una dintre cele mai complexe activiti ale M.R.U. i este de dorit s se realizeze naintea altor activiti de personal, ca baz pentru realizarea tiinific a acestora. Definim posturile drept componente primare ale structurii organizatorice, reprezentnd principalele insrumente pentru realizarea sarcinilor, obligaiilor i rolurilor ce revin diverselor categorii de personal. Conform lui H.Pitariu postul este definit prin ansamblul obiectivelor, sarcinilor, autoritii i responsabilitilor ce revin spre exercitare, n mod permanent unei persoane din organizaie. Obiectivele postului justific raiunea nfiinrii i funcionrii postului, rspunznd ntrebrii : de ce avem nevoie de acest post ? Sarcina este o component a atribuiei, cea mai mic unitate de munc ce poate fi fixat unui executant. Autoritatea reprezint limitele n cadrul crora titularul postului are dreptul de a aciona. Responsabilitatea este latura atitudinal a atribuiei, concretiznd obligaia titularului postului de a ndeplini sarcinile rezultate din obiectivele postului. Ca obligaie de a executa sarcinile, este un rspuns dat autoritii. II.3.2.Ce presupune analiza postului ? Analiza postului reprezint o activitate de colectare de informaii cu privire la natura sarcinilor i responsabilitilor ce trebuie ndeplinite n contextul unui anume post. n urma analizei, rezultatele se prezint sub forma DESCRIERII postului i a SPECIFICAIILOR acestuia, ambele cuprinse n FIA POSTULUI. Descrierea postului este orintat spre descrierea sarcinilor ce trebuie ndeplinite, suficient de clar i detaliat pentru ca noul angajat s neleag postul dac va citi descrierea acestuia.

Cu ct un post se afl la un nivel mai nalt, cu att descrierea mai precis a coninutului este mai dificil, ocupantul avnd mai multe posibiliti de a se eschiva de la ndatoririle sale. Specificaiile postului deriv din analiza centrat pe persoan, coninnd descrierea sumar a cerinelor umane ale postului i rspunznd ntrebrii : ce trsturi sau caracteristici umane i ce experien sunt necesare pentru a corespunde ct mai bine unui post ? Specificaiile postului contureaz ndemnrile, cunotinele, aptitudinile i alte caracteristici psiho-fizice necesare pentru ndeplinirea sarcinilor. Acestea sunt : Educaia sau pregtirea Calificarea Experiena n munc sau specialitate Trsturi de personalitate Aptitudini, etc. n ceea ce privete aceast parte a fiei de post, trebuie fcute urmtoarele precizri : n redactarea specificaiilor postului, exist tendina de a ne baza prea mult pe calitile ocupantului anterior al postului o greeal fracvent este specificitatea excesiv sau, la cellalt pol, folosirea unor fraze vagi, fr sens i imposibil de evaluat prin testare psihologic, de ex..: bun coleg, bine motivat, entuziast, etc. Descrierea postului trebuie s cuprind urmtoarele elemente : Denumirea postului ( aceasta este luat din C.O.R. Clasificarea Ocupaiilor din Romnia, iar acolo unde postul nu este nc introdus n acest nomenclator , trebuie fcute demersuri la Ministerul Muncii ) ex. Psiholog Obiectivul postului se exprim ntr-o fraz care justific necesitatea existenei postului n organizaie, descriind concis obiectul postului de munc n cauz ex. : Efectueaz selecia i recrutarea candidailor pentru posturile vacante din cadrul organizaiei.

Nivelul ierarhic poate fi de conducere sau execuie. Relaii organizatorice rubric destinat a arta poziia postului de munc n structura ierarhic a organizaiei : cui se subordoneaz, pe cine coordoneaz, cu cine colaboreaz, etc.

Sarcini cheie aceast rubric include descrierea ct mai detaliat a activitilor pe care trebuie s le ndeplineasc ocupantul postului i acolo unde se poate i norma de ndeplinit, respective rezultatele ce trebuie obinute - ex..: realizeaz psihoprofesiogramele, alctuiete bateriile de teste necesare evalurii, realizeaz evaluarea psihologic a candidailor, redacteaz reportul de evaluare psihologic, etc.

Marj de autonomie, autoritate acordat ex. : are autonomie n privina rapoartelor de evaluare psihologic pe care le semneaz. Resurse disponibile - ex.: utilizeaz calculatorul i softurile specifice evalurii.

n privina specificaiilor postului, aceast seciune a fiei de post va cuprinde : Nivelul de realizare individual pregtirea colar, experiena profesional, diversele cursuri absolvite. Inteligena general cunoscutul factor G din schema propus de Guillford. Aptitudini speciale de ex.: dexteritate manual, exprimare verbal, raionament matematic, orientare n spaiu, spirit de observaie, etc.. Personalitatea capacitatea de integrare social, tipul temperamental, echilibrul, capacitatea de a lucra sub stres, etc. Ca urmare a explicitrilor de mai sus definim fia postului ca documentul ce conine descrierea sarcinilori responsabilitilor unui post de munc, precun i a condiiilor de pregtire, experien, calificare i aptitudini necesare ocupantului postului. II.3.3.Cum se realizeaz analiza postului ? Atunci cnd se pun bazele unei noi companii, pe linie de resurse umane primul lucru care trebuie fcut l reprezint proiectarea fielor de post. 8

Neexistnd n funciune un astfel de post, specialistul de resurse umane face o documentare privitor la postul de munc studiat, apeleaz la un grup de specialiti, eventual mprumut spre consultare o astfel de fi a postului de la o companie similar. ntr-o organizaie deja constituit, realizarea analizei postului, pe baza creia va fi creat fia postului, poate folosi una din urmtoarele metode, ce se pot i cumula : Studiul documentelor organizaiei - definirea postului conform nomenclatorului de profesii, a caietului de sarcini al departamentului, a C.C.M., a fiei postului deja existent, a poziiei postului n organigrama general i n cea a departamentului din care face parte. Observaia are avantajul culegerii directe a informaiilor, dar i dezavantajele c nu se preteaz oricrui tip de munc ( celor intelectuale, de pild ), individul se simte supravegheat, uneori este de lung durat. Ancheta pe baz de interviu sau chestionar. Se poate adresa att deintorului postului, ct i efului direct. Dintre cele mai folosite tipuri de chestionare n aceast materie, amintim P.A.Q. ( Position Analisys Questionary), instrument ce conine 187 de itemi ,constituind afirmaii privitoare la comportamentul celui chestionat, itemii fiind mprii n 6 grupe: importante : formularea a maxim 20 de ntrebri scurte i clare care s permit celui intervievat s ne ofere informaia necesar. Reinerea faptelor, concentrarea pe ceea ce exist, nu pe ceea ce ar trebui s existe informaii de intrare de unde i cum obine deintorul postului informaii despre munc. procese mentale luare de decizii, raionament, planificare, procesare de informaii. rezultatele activitii de munc relaii cu alte persoane contextul muncii ( ambient, echipamente ) alte caracteristici ale muncii

n ceea ce privete ancheta pe baz de interviu, trebuie luate n considerare cteva aspecte

Abinerea de la a face aprecieri. II.3.4. Proiectarea posturilor Proiectarea posturilor definete procesul prin care se stabilesc coninutul

specific al posturilor, metodele de munc folosite i relaiile posturilor respective cu celelalte posturi din cadrul organizaiei Exist definiii care accentueaz necesitatea structurrii elementelor, ndatoririlor i sarcinilor de o manier care s permit obinerea satisfaciei i performanei optime. Din aceast perspectiv, proiectarea posturilor implic acele aciuni i decizii manageriale care au n vedere lrgirea sau mbogirea coninutului muncii i care sunt necesare pentru ndeplinirea cerinelor organizaionale i satisfacerea nevoilor individuale ale angajailor. n mod ideal, un post bine definit trebuie s ndeplineasc urmtoarele cerine : s constituie un ntreg, adic s cuprind o sarcin identificabil ( ne referim aici la dimensiunea care numit presupune fie c identitatea, postul fie completitudinea sarcinii, permite

angajatului s execute o sarcin n integralitatea ei, de la nceput pn la sfrit, aceast dimensiune fiind generatoare de satisfacie pentru angajat ). S aib o nsemntate pentru deintorul postului, presupunnd o activitate care merit a fi ndeplinit S acorde angajatului libertatea de a lua orice decizie considerat necesar pentru optima ndeplinire a activitii, desigur n limitele constrngerilor impuse de organizaie S-i furnizeze deintorului postului un feed- back direct, necesar evalurii propriei sale eficiene

10

Exerciii de evaluare : 1. De ce a euat aspiraia teoreticienilor managementului clasic, de a gsi o form de organizare ideal ? 2. Ce este o organigram? 3. Ce este i ce cuprinde fia postului ? 4. Cum se realizeaz analiza postului ? dar proiectarea acestuia ? 5. Realizai analiza postului de specialist resurse umane dintr-o organizaie, elaborai fia postului ( descriere i specificaii ) i proiectai postul astfel nct s respecte condiiile unui post bine definit. 6. Ce ai trece la specificaiile postului pentru un psiholog care urmeaz a se ocupa de recrutare ?

Bibliografie selectiv : 1. Armstrong, Michael Managementul resurselor umane ,Editura Codecs, Bucureti, 2003. 2. Graham, H.T. & Bennet Rogers Human Resources Management , Editura Pitman Publishing, Londra 1998. 3. Manolescu, Aurel - Managementul resurselor umane, Editura Economic, Bucureti, 2001.

11