UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

STRATEGIE CADRU DE RELAII PUBLICE PENTRU PRIMRII

Proiectul Dezvoltarea capacitii de aciune a Asociaiei Oraelor din Romnia prin mbuntirea eficacitii organizaionale proprii i a membrilor este finanat din Fondul Social European, Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, n perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Acest material a fost realizat de ctre Asociaia Oraelor din Romnia n cadrul proiectului Dezvoltarea capacitii de aciune a Asociaiei Oraelor din Romnia prin mbuntirea eficacitii organizaionale proprii i a membrilor este finanat din Fondul Social European, Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, n perioada Octombrie 2009 Octombrie 2011

Publicaia a fost realizat de Ana-Maria Moneagu, Expert relaii publice n cadrul proiectului Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.

Publicat la Bucureti, august 2011 Drepturi de autor rezervate Publicaia sau pri ale acesteia pot fi reproduse numai cu permisiunea Asociaiei Oraelor din Romnia

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

STRATEGIE CADRU DE RELAII PUBLICE PENTRU PRIMRII

Materialul de fa a fost realizat n cadrul proiectului Dezvoltarea capacitii de aciune a Asociaiei Oraelor din Romnia prin mbuntirea eficacitii organizaionale proprii i a membrilor, finanat din Fondul Social European, Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, n perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011. Scopul proiectului este de a schimba perspectiva cetenilor - ca beneficiari direci ai serviciilor administraiei publice locale cu privire la activitatea depus ntr-o primarie, pe de o parte, i n acelai timp dorete mbuntirea managementului organizaional la nivelul autoritii publice locale prin atingerea urmtoarelor obiective: realizarea unei descentralizri a Asociaiei prin crearea unor structuri de coordonare regional, ntrirea relaiei dintre administraia local i cetean/teri prin crearea unui document strategic de relaii publice i implementarea i monitorizarea strategiei cadru de relaii publice la nivelul a 21 de localiti. Una dintre activitile proiectului a fost reprezentat de realizarea unui studiu cu privire la percepia cetenilor/terilor cu privire la autoritatea local. Scopul acesteia a fost de a realiza o diagnoze asupra nevoilor specifice de informare, consiliere i consultan ale locuitorilor din mediul urban din Romnia n raport cu instituia Primriei. S-a vizat astfel identificarea imaginii instituionale a Primriei din perspectiva cetenilor, a oamenilor de afaceri i a persoanelor cheie la nivel local. n continuarea proiectului, 21 de orae din Romnia: Bile Olneti, Beclean, Cernavod, Comneti, Cugir, Drgneti Olt, Geti, Gtaia, Gura Humorului, Isaccea, Mioveni, Negreti Oa, Reca, Rovinari, Slite, Seini, Simeria, Sovata, Sulina, Trgu Neam i ndrei vor elabora i vor implementa o strategie de relaii publice al crei accent va cdea asupra comunicrii cu cetenii din respectivele orae. Materialul de fa este o strategie cadru de relaii publice pentru primrie, adic un document pe baza cruia fiecare Primrie i poate construi propriul document, n funcie de situaia specific. Formatul materialului este structurat pe dou componente majore: o seciune care cuprinde comentarii cu privire la fiecare aspect al strategiei i cu ndrumri de adaptare a acesteia i o alt seciune care cuprinde exemple practice din cuprinsul unei astfel de strategii. Asociaia Oraelor din Romnia sper ca n acest mod s vin n sprijinul administraiilor oraelor din Romnia care au dorina de a avea i de a implementa o astfel de strategie dar nu au resursele necesare (de timp, umane, financiare) pentru a realiza un astfel de document.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Modul de folosire a prezentei strategii cadru Pentru a sprijinii administraiile publice locale din Romnia care fie nu au personal specializat care s mai fii lucrat la o strategie, fie nu au timpul necesar s fac aa ceva, am realizat aceast stregie cadru, care s serveasc drept posibil punct de plecare. n cadrul acestui material textele vor fi marcate cu albastru pentru comentariile noastre, menite s clarifice anumite aspecte, i cu negru cele care ar putea fi preluate ntr-o strategie de comunicare a primriei i modificate conform nevoilor specifice.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Strategia cadru de relaii publice a primriei

Prezentarea oraului n cadrul acestei seciuni ar fi ideal s introducei un foarte scurt istoric al oraului dumneavoastr i cteva date demografice despre cetenii si. Textul nu ar trebui s fie mai lung de 2-3 pagini.

EXEMPLU: PREZENTAREA ORAULUI COMNETI

Prima atestare documentar a orasului Comneti este din anul 1409, n perioada domniei lui Alexandru cel Bun. ntr-un document al vremii este localizat un sat unde este coman, din cadrul Ocolului Tazlul de sus , ca localitate de rzei cu drepturi de vmuire a negustorilor ce tranzitau Valea Trotuului ct i pentru aprarea zonei. n urma unor cercetri arhivistice, cel mai vechi document referitor la localitatea Comneti ar fi o scrisoare din 23 iunie 1606, a cpitanului Ioan Matire ctre cpitanul Ion Pettky, n care se precizeaz c traseul dinspre Dunre spre Transilvania este cel mai sigur prin Comneti. Localitatea a fost o zon de prim destinaie a refugiailor sau emigranilor din Transilvania ca urmare a persecuiilor stpnirii austro-ungare. Cile pe care le urmau refugiaii nu erau cele obinuite de comunicaie, ci veneau peste plaiuri i locuri dosite, care astzi sunt vestite pentru practicarea turismului montan. n anul 1864- prin Legea Administraiei Locale s-a nfiinat Comuna Comneti format din 7 ctune cu 3486 locuitori. Conform Dicionarului geografic din anul 1895 n Comneti funcionau 5 biserici ortodoxe, 1 biseric catolic, 2 coli mixte, o fabric de cherestea cu aburi, mai multe ferstraie de ap, 4 izvoare cu ap mineral, crbuni i azocherit. Ca mrime oraul Comneti este de categoria IV, avnd o populaie de 23.670 de locuitori ntr-un teritoriu administrativ de 6 387 ha din care, 1168.10 intravilan i 5218.90 extravilan. Aezarea administrativ a oraului Comneti se ntinde pe circa 10 km n lungul vii rului Trotu, pe segmentul mijlociu al acestuia. Dintre afluenii Trotuului, cel mai important, cu un bazin hidrografic de 24kmp n arealul teritoriului administrativ, este upanul. Poziia geografic a oraului Comneti, traversat de DN 12 A i calea ferat construit de peste 100 de ani, l include n circuitul de tranzit, prin pasul Ghime-Fget, fcndu-se legtura Moldovei cu Transilvania. Ci de transport Distana i direcia fa de oraele mari este: Bacu:60 km nord-est prin DN 2G; Miercurea-Ciuc: 82 km vest prin DN 12A; Altitudinea: situat pe Valea Trotuului la 500m, fiind nconjurat de muni cu nlime de max.1349m. Cile de acces n ora sunt: Pe DN 12A Adjud-Miercurea Ciuc, DC 148,DC 55; Pe calea ferat simplu electrificat Adjud-Ciceu. Oraul Comneti are o reea de strzi n lungime de 81.03km din care 34.06 km strzi modernizate (asfaltate,betonate) i 46.97 km (balastate). Transportul : enumerare, stare de ntreinere, investiii.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Ci majore de comunicaie rutier 40.23 ha; Ci de comunicare feroviar 43.22 ha. Numrul total de gospodrii din comunitate este de 3826, apartamente 4258 n 195 blocuri de locuine. Vechimea medie a cldirilor din comunitate este de 23-57 ani (1986-1952). Total populaie stabil:23 796 persoane din care: -brbai:11 734 -femei:11 936 Populaia pe naionaliti:

Romni 23 305

Maghiari 67

Romi 402

Germani 8

Lipoveni 1

Greci 3

Polo ezi 2

Italieni 3

Chinezi 1

Alt naionalitate 5

Populaia dupa religie:

Ortodox

RomanoCatolic

Musulmani

Grecocatolic

Martorii lui Iehova

Cretin de rit vechi

Baptist

Penticostal

Advetiti de ziua a 7-a

Cretin dup evanghelie

Alte religii

21 827

1 296

20

44

20

93

304

139

89

Populaia dup limba matern:

Romn 23 678

Maghiar 55

Romani 51

Alt limb 12

Activitile economice din cadrul oraului Comneti sunt: a)Industria carbonifer, dar n anul 2000 s-au nchis minele de crbune din Comneti din cauza costurilor mari de exploatare. b)Industria petrolier - n oraul Comneti n prezent funcioneaz 47 de sonde de foraj. c)Industria de prelucrare a lemnului Societi comerciale- 484 societi active din care: - cu capital privat (S.A.,S.R.L.,S.N.C.)- 481 - din sectorul cooperatist- 3

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

SOCIETI COMERCIALE DUP PROFIL: -Alimentar-32 - Nealimentar-95 - Mixt -52 - Alimentaie public-43 - Comer ambulant-8 - Comer intermediar 26 - Prestrii servicii 95 - Prelucrare mas lemnoas-31 - Bnci i societi de asigurare-17 - Farmacii 9 - Depozite-12 - Colectri deeuri feroase-4 - Cabinete medicale 16 - Laborator tehnic-dentar-5 - Cazare-5

Pe raza oraului Comneti mai desfoar activiti economice n mod independent: -169 de persoane fizice autorizate; -153 de asociaii familiale. Suprafaa de teren agricol n funcie de categoria de folosin : Teren agricol 3.372 ha din care: teren arabil 449ha teren puni 1.622ha,din care 96ha-pduri degradabile teren fnae 1.299ha vii 2 ha teren neagricol 3.110 ha pduri 2.233ha alte terenuri (ape,drumuri,holde) 877ha societi cu obiect de activitate prelucrarea produselor agricole: mori pentru porumb i furaje -5 societi care au ca obiect de activitate comercializarea produselor fitosanitare pentru agricultur =2 farmacii veterinare Numr de salariai n sectorul agricol: 314 (prelucrarea produselor agricole, activiti meteugreti, gatere, brutrii, ateliere reparaii) agricultur i silvicultur: 374 mica industrie: 968 nvmntul: - nvmntul precolar este reprezentat de 10 grdinie cu program normal i 2 grdinie cu program prelungit; - nvmnt general este reprezentat de 7 coli generale cu 113 Sli de clas ; - nvmnt liceal cu profil special este reprezentat de Colegiul Tehnic Dimitrie Ghikacu mai multe profile (filologie, filozofie, matematic, informatic, protecia mediului, biologie, tehnologic). - nvmnt profesional - funcioneaz n cadrul Colegiului Tehnic cu domeniul de prelucrare a lemnului. Sntate Oraul Comneti dispune de uniti sanitare destinate ocrotirii sntii. Unitile sanitare sunt grupate ntr-un complex, unde funcioneaz spitalul orenescIoan Lascr, Dispensarul Policlinic cu 10 cabinete de specialitate i staia de salvare. De asemenea, n ora funcioneaz 16 cabinete medicale, 9 farmacii, 2 farmacii veterinare i 5 laboratoare tehnico-dentare. n oraul Comneti funcioneaz trei complexe medicale cu laboratoare de analiz dotate cu aparatura la standarde

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

europene ce ofer toate serviciile medicale de specialitate. Instituii de asisten social -Centrul pentru copilul cu handicap sever Lumina; -Complexul de Servicii Comunitare nr.5; - Centrul de zi pentru copii cu nevoi specialeRobert Cole; - Centrul de ngrijire i Asisten Medical ; -Centru de ngrijire i Asisten a persoanelor cu Dizabiliti Comneti. ONG-uri -AsociaiaCASA LUMINA cu activiti de gzduire permanent i recuperare a copiilor cu handicap sever; -AsociaiaRobert Colecu activiti de gzduire, terapie i nvmnt pentru copii cu nevoi speciale din comunitate; -Habitat for Humanity Comneti- este o organizaie ecumenic non-profit ce construiete i renoveaz case simple, decente i accesibile ca pre pentru i mpreun cu familiile n nevoie de locuine; -AsociaiaCrissezar- activiti de promovare a dezvoltrii locale; -AsociaiaPro-Comneti-promovarea activitilor sportive n cadrul comunitii; -AsociaiaSufletul meu- protejarea, ngrijirea i asigurarea tuturor condiiilor optime animalelor fr stpn; -FundaiaPalaghia- cu activiti medicale; -AsociaiaProrrom-desfoar activiti pentru integrarea rromilor; -Asociaia Club Sportiv Aero MontanCer Senin -AsociaiaArmonia Comneti-activiti de protecie a persoanelor agresate n familie i a btrnilor fr aparintori, ajutor reciproc pentru evenimente familiale.

Prezentarea serviciilor primriei adresate ctre ceteni n cadrul acestei seciuni ar trebui s trecei n revist ce facei deja pentru a comunica cu cetenii este posibil s avei deja un site, sa avei avizier la primrie, eventual s organizai conferine de pres cnd este cazul, etc. Aici ar fi de asemenea util s precizai cine se ocup n prezent de aceast activitate i care este relaia de subordonare n cadrul instituiei primriei. Dac sunt mai multe departamente care se ocup de acest aspect, precizai-le.

EXEMPLU: ORAUL CERNAVOD

Pagina de internet a oraului Cernavod este un bun exemplu de cum ar trebui structurat o astfel de seciune. n cadrul seciunii Relaii cu publicul, exist cteva sub-categorii: Centrul de Informare pentru ceteni unde sunt prezentate datele de contact, programul, precum i atribuiile acestuia Program de audiene se precizeaz zilele n care au loc audiene (mari i miercuri ntre 17:00 18:00)

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Programul de lucru al instituiei de la 8:00 la 16:00 Probleme pe care nu vi le poate rezolva Primria o sub-categorie foarte important pentru ceteni, astfel nct acetia se pot informa i nu i mai irosesc nici ei timpul s solicite rezolvarea acestora instituiei dumneavoastr, nici echipa instituiei nu va mai fi bombardat de cereri pe care nu au competena s le soluioneze

Serviciul electronic Afl unde este cererea ta un astfel de serviciu presupune o infrastructur n spate, care s poat permite tehnic acest lucru. Aceast infrastructur presupune un sistem informatizat integrat al Primriei, prin intermediul cruia fiecare department nregistreaz lucrarea la o anumit solicitare/cerere/petiie. Dei poate prea un cost relativ mare realizarea unei astfel de infrastructuri computerizate, pe termen mediu i lung se va dovedi o foarte bun investiie pentru c timpul petrecut n a cuta cererea prin diverse departamente i a rspunde cetenilor poate fi folosit pentru alte activiti

Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitri n aceast sub-categorie se gsesc 7 tipuri de probleme: probleme legate de terenuri, de ageni economici/taximetrie, de locuine, de urbanism, de taxe i impozite, de nchiriere i de administrarea domeniului public i privat

Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitri Evidena populaiei aceast categorie prezint actele necesare pentru rezolvarea a 11 probleme specifice din acest domeniu. Faptul c exist categorie special pentru acest domeniu nseamn c lucrtorii Primriei s-au confruntat cu un numr mare de astfel de probleme, astfel nct au decis s prezinte acest aspect ct mai explicit

Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitri Starea civil Birouri primrie atribuii i date de contact sunt prezentate Serviciile i compartimentele din cadrul Primriei, precum i numerele de telefon ctre ele, astfel nct un cetean care are o anumit problem poate s afle cui ar trebui s se adreseze n cadrul instituiei

Motivele pentru a comunica eficient cu cetenii Ar fi util pentru cei care citesc aceast strategie, s neleag i de ce dorii s mbuntii acest aspect, i, drept urmare, recomandm introducerea urmtorului pasaj n cadrul strategiei de relaii publice: Considerm c ar trebui s dorim creterea nivelului de comunicare cu cetenii din comunitatea noastr pentru cteva motive: se pot obine informaii importante i folositoare de la cetenii care locuiesc ntr-o anumit zon, informaii pe care un angajat al primriei poate nu le deine. n orice domeniu, dac persoanele ce urmeaz a fi afectate de o decizie sunt implicate de la

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

nceputul procesului, sunt mult mai dispuse s accepte msurile luate, chiar dac acestea nu sunt neaprat cele pe care i le doreau sau chiar sunt n detrimentul lor; nelegerea deciziilor care sunt luate de Consilierii locali sau de primar de cele mai multe ori consilierii locali sau primarul iau deciziile corecte avnd un anumit set de informaii, ns ceteanul este nemulumit pentru c nu are acces la acelai set de informaii. Dac le-ar cunoate ar putea nelege de ce a trebuit luat aceea msur. Este, aadar, responsabilitatea autoritii publice locale s i informeze cetenii, pentru a le permite s neleg deciziile luate n numele lor; prin comunicarea eficient cu cetenii se pot economisi resurse financiare. Dei n Romnia conceptul de voluntariat i implicare n comunitatea local nu este nc foarte dezvoltat, acest lucru tinde s se schimbe uor (ex. Campanii de plantare a copacilor). Sunt anumite lucruri pe care autoritile locale i propun s le fac n comunitate, dar poate nu au resursele necesare. Cetenii pot contribui, fie prin munc voluntar, fie prin oferirea de materie prim pentru realizarea unei activiti (de exemplu, dac se dorete creterea spaiului verde ntr-o comunitate, poate exist o firma/un cetean care poate oferi pomi pentru a fi plantai, iar ali cetenii pot veni s ajute la plantare); dei o autoritate public nu i asum neaprat acest rol, ea ar trebui s contribuie i la educarea democratic a cetenilor. Prin participare public se realizeaz educaia cetenilor i dezvoltarea democraiei. Cu ct o comunitate particip mai activ n procesul lurii deciziilor n mod democratic, cu att i-l va nsui mai bine, sporind totodat i eficiena instituiilor democratice.

Analiza situaiei

n aceast seciune a Strategiei de relaii publice, ar fi util s menionai despre cercetarea sociologic realizat in cadrul proiectului Dezvoltarea capacitii de aciune a Asociaiei Oraelor din Romnia prin mbuntirea eficacitii organizaionale proprii i a membrilor i

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

despre sondajele de opinie, interviurile n profunzime i interviurile n grup realizate n oraul dumneavoastr pentru a v oferi o analiz ct mai clar naintea trecerii la urmtoarele etape ale planificrii strategiei.

Iat ce v sugerm:

Pentru a realiza o strategie de comunicare cu cetenii ct mai realist i mai eficient, Primria oraului nostru a analizat o serie de date privind percepia cetenilor din localitate asupra activitii administraiei prezente, cu scopul de a evalua gradul de

satisfacie/insatisfacie din rndul cetenilor. Considerm c sunt importante pentru analiza situaiei urmtoarele grafice, care ne vor ajuta la formularea unei concluzii legate de percepia cetenilor cu privire la instituiile publice, de la diferite niveluri, care i guverneaz.

Figura 1 Ct ncredere avei n administraia central (guvern, ministere, agenii guvernamentale)?

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Figura 2 Ct ncredere avei n administraia judeean (Prefectura, Consiliu Judeean)?

Figura 3 - Ct ncredere avei n administraia local (Primrie i Consiliu Local)?

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Figura 4 - Pe o scal de la 1 la 10, ce not ai da administraiei publice locale din oraul dumneavoastr din perspectiva comunicrii cu cetenii?

Figura 5 - Pe o scal de la 1 la 10, ce not ai da funcionarilor publici din oraul dumneavoastr din perspectiva eficienei n activitate?

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Figura 6 - Pe o scal de la 1 la 10, ce not ai da funcionarilor publici din oraul dumneavoastr din perspectiva interesului n a rezolva problemele cetenilor?

Figura 7 - n general, ct de mulumit sau nemulumit suntei de ?

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Figura 8 - n general, ct de mulumit sau nemulumit suntei de modalitile de consultarea cetenilor pe diverse probleme ale administraiei publice locale din oraul dumneavoastr?

Figura 9 - n general, ct de mulumit sau nemulumit suntei de mijloacele prin care administraia public local informeaz cetenii?

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Figura 10 Dup prerea dumneavoastr ct de mulumii sunt oamenii de la dumneavoastr din localitate de varietatea mijloacelor de informare (avizier, site, telefon, ghieu, panouri) ale primriei?

Figura 11 - Credei c dumneavoastr putei avea acces n acest moment la informaii de interes public de la instituia Primriei din localitatea dumneavoastr?

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Figura 12 - Dumneavoastr cum ai proceda n primul rnd dac ai dori s aflai anumite informaii ce in de Primria din localitatea dumneavoastr?

Figura 13 - Care sunt principalele modaliti prin care v informai n prezent cu privire la activitatea Primriei din localitatea dumneavoastr?

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Figura 14 Care ar fi modalitatea de informare preferat de ctre dumneavoastr n ceea ce privete activitatea Primriei din localitatea dumneavoastr?

Figura 15 - Ct de des ai dori s fie realizate informri ale populaiei n ceea ce privete activitatea Primriei din localitatea dumneavoastr?

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Figura 16 - Ce not ai acorda pentru modul actual n care Primria din localitatea dumneavoastr informeaz cetenii cu privire la activitatea sa?

Analiza SWOT Pentru realizarea unei analize mai profunde, specifice pentru localitatea dumneavoastr, recomandm folosirea analizei SWOT. O analiz SWOT este metoda de planificare strategic folosit pentru a evalua punctele tari, punctele slabe, oportunitaile i ameninrile asociate unui proiect, de exemplu. Aceasta presupune identificarea factorilor interni i externi favorabili sau nefavorabili atingerii obiectivelor proiectului n cauz. Punctele tari (Strenghts) sunt caracteristicile care ofer instituiei sau organizaiei un avantaj n respectivul domeniu Punctele slabe (Weaknesses) sunt caracteristicile care ar putea dezavantaja instituia sau organizaia n demersul stabilit Oportunitile (Opportunities) reprezint ansele oferite de mediul extern pentru a realiza cu succes obiectivele stabilite Ameninrile (Threats) reprezint elementele externe ale mediului care ar putea pune obstacole n realizarea obiectivelor stabilite

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

n cele ce urmeaz vom ncerca s creionm o analiz SWOT pentru o primrie, la modul general, urmnd ca aceasta s v serveasc dumneavoastr ca punct de plecare pentru cea specific oraului dumneavoastr.

Puncte tari Puncte slabe - Faciliti ale Primriei care ar putea fi folosite - Personal redus numr relativ mic de angajai pentru diverse evenimente, cum ar fi ntlniri cu cetenii n raport cu volumul de munc - Lipsa personalului calificat n relaii publice

- Relaie oficial deja stabilit cu mass-media - Resurse financiare reduse din localitate - Un numr nsemnat de ceteni care i-au acordat ncrederea actualului primar i - Efectele crizei economice asupra cetenilor localitii

consiliu local - Proiectul AOR de sprijinire a elaborrii i implementrii unei strategii de comunicare cu cetenii Oportuniti Ameninri - Cererea de nivel crescut al transparenei - Posibilitatea atacurilor din partea cetenilor instituiilor publice - Dorina cetenilor de a fi informai i consultai - Existena unei pri a cetenilor din ora care privesc favorabil activitatea primriei - Posibilitatea obinerii de finanri externe pentru realizarea activitilor de informare i consultare a cetenilor - Posibilitatea de realizare a unor parteneriate cu ONG-uri din ora nemulumii - Identificarea de soluii care nu pot fi realizate cu resursele financiare, umane i materiale disponibile

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Evident, acesta este doar un exemplu foarte general n care dumneavoastr putei introduce multe alte elemente, astfel nct s avei o imagine de ansamblu a mediului extern i intern, precum i asupra oportunitilor i obstacolelor pe care le-ai putea avea n implementarea unei strategii de comunicare cu cetenii.

Stabilirea obiectivelor Obiectivele unei strategii de comunicare se realizeaz, n general, prin convertirea definiiei problemelor. ntrebarea cea mai important n cazul unei campanii de comunicare este Ce dorim s realizm?. De la acest cadru general trebuie mers mai departe la ntrebri specifice, prin care, n funcie de modul cum am definit problema, s putem stabili obiective precise (fiecare obiectiv fiind, de fapt, echivalentul unei subprobleme din definiia iniial). Avnd n vedere analiza realizat mai sus, la capitolul Analiza situaiei, v sugerm cteva posibile obiective pentru strategia dumneavoastr de comunicare, pe care le putei modifica n funcie de alte caracteristici ale localitii dumneavoastr: 1. Informarea tuturor agenilor economici din ora cu privire la ..... 2. Creterea cu ...% a nivelului de informare a cetenilor cu privire la activitile primriei i consiliului local 3. Consultarea cetenilor cu privire la cel puin ... decizii care i afecteaz i vor fi dezbtute n anul 2011 4. Implicarea ONG-urilor din domeniul social cu privire la soluionarea problemelor legate de persoanele fr adpost n general este indicat s v stabilii dou sau trei obiective principale i realiste. Acest lucru presupune stabilirea unor prioriti de pe lista problemelor cu care se confrunt instituia dumneavoastr, eficientiznd astfel resursele folosite.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Analiza factorilor interesai Pentru realizarea ct mai corect a analizei factorilor interesai, exist formate specifice pe care le putei adapta n funcie de nevoile dumneavoastr. Mai jos aveti un exemplu de la care putei porni:

Factorul interesat Executivul primriei

Interesul

Potenialul impact asupra implementrii strategiei

Atitudini i/sau riscuri Nemultumii pentru c vor avea noi sarcini n responsabilitatea lor

Strategia de management Explicarea importanei unei astfel de strategii, implicarea celor care vor implementa strategia n procesul de elaborare a acesteia Oferirea de sprijin i laude atunci cnd i fac treaba Informarea acestora n momentul implementrii strategiei

Persoana responsabil Primarul, Consilierul local sau persoana desemnat s realizeze i s implementeze strategia de comunicare

S i fac Pot ntrzia implementarea datoria fr a strategiei de comunicare fi foarte ncarcai cu sarcinile zilnice

Mediul afaceri

de Urmrirea propriilor interese comerciale

Probabil ca nu vor susine Multumii c vor activ demersul avea acces mai uor la informaii i o colaborare mai bun cu administraia public local

Persoana desemnat s realizeze i s implementeze strategia de comunicare

Persoana ONG-uri din Promovarea Pot s v susin n acest Pot fi multumii Invitarea participrii domeniul demers, dar pot, de de demers, dar n acestora la un desemnat s de realizeze i s participrii publice, a asemenea, s v semnaleze acelai timp v proces

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

publice i transparenei i aspectele transparenei i a accesului strategie la informaiile de interes public

lips

din pot aduce critci constructive

i consultare implementeze nainte de strategia de comunicare adoptarea final a strategiei de comunicare pentru a v oferi feedback de Informarea acestora n momentul implementrii strategiei Persoana desemnat s realizeze i s implementeze strategia de comunicare Persoana desemnat s realizeze i s implementeze strategia de comunicare

ONG-uri din Promovarea alte domenii scopului specific al organizaiei

Pot s aprecieze demersul, Mulumite avnd n vedere c o demers comunicare eficient cu administraia public local ar trebui s le uureze munca, indiferent de domeniul de activitate

Mass-media

Informarea cetenilor

Pot fie s v laude demersul, Multumii, dar i Informarea fie sa l critice critici acestora n momentul nceperii elaborrii strategiei, a finalizrii acesteia i de cte ori este nevoie n implementare Mulumiti c vor avea acces Multumii, dar la informaie i o probabil vor comunicare mai bun cu exista i critici administraia public local Consultarea acestora n prcesul de elborare a strategiei i informarea acestora n momentul implementrii ei

Cetenii

Urmrirea intereselor individuale

Persoana desemnat s realizeze i s implementeze strategia de comunicare

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Identificarea categoriilor de pubilc n funcie de obiectivele propuse, v putei adresa pornind de la categorii largi de public pn la segmente foarte bine definite, cu caracteristici specifice. Dup ce ai realizat analiza factorilor interesai, identificarea categoriilor de public ar trebui s fie relativ uoar, pentru c deja tii cine i cum va fi afectat i cui s v adresai. Dac dorii, de exemplu, s avei o campanie general despre serviciile oferite de primrie cetenilor, sau un serviciu nou oferit de primrie, pe care dorii s l aducei la cunotina acestora, atunci v adresai publicului larg, format din toi cetenii oraului dumneavoastr. Dac, de pild, vrei s facei cunoscut o facilitate acordat de primrie sectorului privat sau demararea construciei unui parc industrial n vecintatea oraului dumneavoastr, atunci publicul, n acest caz, va fi format din firmele din ora care contribuie, prin taxe i impozite, la bugetul localitii. Sunt probleme specifice care necesit, ns, segmentarea publicului n categorii mai restrnse, pentru a identifica astfel grupurile care se pot constitui n sprijin pentru campania pe care o derulai sau, din contr, care v vor fi ostile. Cercetrile fcute n etapa de analizare a factorilor interesai permit identificarea unor grupuri de oameni care au n comun ceva relevant pentru obiectivele urmrite de dumneavoastr: opinii i atitudini asemntoare i/sau capacitatea de a aciona pentru sau mpotriva obiectivelor stabilite de dumneavoastr. Stabilirea acestor segmente de public considerate ca importante, din punctul de vedere al obiectivelor urmrite, este necesar pentru a le acorda acestora o atenie special. n funcie de importana pe care o au, aceste segmente vor fi atinse de mesajele campaniei simultan sau pe rnd. n cadrul planului de campanie trebuie s se urmreasc atingerea tuturor grupurilor identificate ca fiind relevante pentru atingerea respectivului obiectiv. De asemenea, se va arta, atunci cnd este cazul, care sunt segmenetele cele mai importante ctre care se difuzeaz n mod privilegiat mesajul.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Ca s nelegem mai bine cele prezentate mai sus, vom da exemplu unei posibile decizii a Consiliului Local care prevede creterea spaiului verde din oraul dumneavoastr. Din punctul de vedere al comunicrii cu cetenii, ar trebui s comunicai cu acetia att naintea lurii respectivei decizii, ct i dup. Ai putea, s spunem, s vorbii cu o organizaie de mediu care activeaz n oraul dumneavoastr pentru a afla dac exist statistici pe care ei leau colectat n acest sens, dac au recomandri privind aceste aspecte i s le aflai prerea despre respectivul proiect de hotrre a Consiliului Local.

Dup adoptarea respectivei Hotrri o putei aduce la cunotina tuturor cetenilor din localitate dar putei, de asemenea, s colaborai cu Consiliile locale al tinerilor sau alte organizaii ale elevilor, tinerilor etc. care ar putea fi interesai s participe la activitai de mpdurire, de exemplu, n anumite zone ale oraului.

Planul de activiti Planul de activiti reprezint lista activitilor pe care administraia public local le va derula pentru a-i atinge obiectivele deja stabilite. n elaborarea acestui plan trebuiesc avute n vedere resursele de toate felurile necesare (de personal, financiare, logistice) pentru a decide dac, de exemplu, primria are i este dispus s aloce resursele respective pentru activitile respective, iar dac nu, cum poate realiza acele activiti care s nu necesite un efort financiar nsemnat. n cele ce urmeaz vom trece n revist o serie de activiti pe care le-ai putea include n planul dumneavoastr din cadrul strategiei de relaii publice.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

1. Accesul publicului la informaii Exist diferite metode de transmitere a informaiilor ctre public, dar noi ne vom opri atenia asupra ctorva care ar putea fi mai uor de implementat i nu ar necesita eforturi financiare i umane deosebite: 1.1. Comunicarea electronic

n cadrul contextului global tot mai complex, autoritile naionale sau locale trebuie s fie capabile s formuleze i s implementeze politici publice mult mai rapid, pentru a ine astfel pasul cu dezvoltarea comunitilor. n acelai timp, cetenii guvernai au ateptri tot mai crescute n ceea ce privete transparena i rspunderea celor care au responsabilitatea guvernrii.

Pentru a rspunde acestui context i ateptrilor cetenilor lor, autoritile naionale sau locale pot folosi tehnologii cunoscute la modul general ca Web 2.0 sau Gov 2.0 pentru a crete calitatea i timpul de rspuns al serviciilor oferite. Pagina web a primriei actualizarea zilnic a informatiilor, afiarea persoanele de contact pentru departamentele specifice, astfel nct ceteanul s tie exact pe cine s contacteze cu o problem specific, afiarea informaiilor de interes public din oficiu, conform Legii 544, afiarea proiectelor de hotrri i, eventual, un formular sau o adres de e-mail pentru a primi opinii legate de acestea din partea cetenilor, afiarea informaiilor despre buget, incluznd circuitul bugetar i oportunitile de participare a publicului, etc.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Pagina de Facebook a primarului sau a primriei i a consilierilor locali prezentarea pe pagina de Facebook a agendei din ziua respectiv, iar la sfritul zilei, prezentarea unui mic raport a ceea ce ai reuit s realizai din cele propuse. Cont de Twitter i/sau blog. edintele Consiliului Local on line.

1.2.

Comunicarea cu alegtorii n direct

Un alt instrument util pentru dumneavoastr i unul foarte important n strategia de comunicare a oraului pe care l administrai, este comunicarea cu alegtorii prin intermediul televiziunii sau posturilor de radio locale. Parteneriat cu o televiziune sau un post de radio local pentru a avea o emisiune n care s comunicai n direct cu cetenii din comunitate o dat pe saptmn sau eventual la dou sptmni, n funcie de programul dumneavoastr. Sesiune de intrebari si raspunsuri on line

1.3. 1.4. 1.5.

Comunicate i conferine de pres Centre de informare pentru ceteni Stagii de de internship

Un alt tip de activitate prin care v putei apropia cetenii din comunitatea dumneavoastr prin informarea cu privire la activitile derulate de instituie, este organizarea de stagii de

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

internship pentru liceeni n cadrul unor departamente din instituie. Scopul unui astfel de program este dublu: pe de o parte s oferii o experien practic tinerilor privind activitatea unei instituii publice, iar, pe de alt parte, s putei ndeplini o parte din sarcinile zilnice, cu un nivel mai redus de dificultate, cu ajutorul lor, reducnd astfel, mcar pentru o scurt perioad, ncrctura personalului instituiei.

2. Consultarea cetenilor Am vorbit la nceputul acestui material despre importana i beneficiile pe care implicarea cetenilor din comunitate n procesul decizional le poate aduce unei instituii publice. Dorim de la nceput s stabilim faptul c nu este un lucru uor de realizat, c necesit un efort din partea instituiei, ns v asigurm c i efectele pozitive sunt pe masur. 2.1. Dezbaterile publice

Dezbaterile publice sunt un instrument fundamental pentru realizarea comunicrii ntre administraie i ceteni. Acestea implic cheltuieli materiale i de personal, ncetinesc procesul decizional i furnizeaz att motive de laud, ct i de critic, dar este necesar ca orice administraie public local s le organizeze pentru c Romnia a decis s fie o democraie iar fundamentarea acesteia se realizeaz prin participarea publica n procesul de guvernare, care s se realizeze cu, pentru i prin ceteni. Mai jos v prezentm dou tabele, pe care le considerm foarte utile pentru organizarea unei dezbateri publice, preluate din suportul de curs Participarea public al Asociaiei Pro Democraia.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Pregtirea unei dezbateri publice Nu v angajai n organizarea unei dezbateri publice dac nu suntei pregtii s folosii rezultatele Avei clar n minte scopul dezbaterii publice

Nu ajut la nimic dac anunai dezbaterea public i att aceast experien este valabil peste tot n lume, inclusiv n Romnia Campania de informare public trebuie s nceap cu mult naintea dezbaterii cel puin cu o lun, i s continue pn n ziua ntlnirii

Planurile i detaliile pentru pregtirea dezbaterii publice vor fi ncredinate unui grup de aciune din cadrul instituiei, comitet director sau ONG

Acest grup are nevoie de sprijin i acces la persoana oficial cea mai important implicat n dezbaterea public

Folosii o list de necesiti pentru pregtire

Dac cetenii sunt convini c nu o s ias nimic din ce au spus ei, viitoarele dezbateri vor avea serios de suferit Ce trebuie comunicat publicului? De ce informaii avem nevoie de la public? Ce se va face cu informaiile obinute? Aceste elemente trebuie spuse clar i din timp Trebuie s se foloseasc eficient mass-media, nvmntul public, reelele civice cum ar fi sistemul colar i pieele, precum i influena autoritilor locale asupra prietenilor i vecinilor (i acetia sunt ceteni!) Este nevoie de timp pentru a se pregti mesajele, presa are nevoie de timp ca s le fac publice, logistica necesar afirii anunurilor cere i ea timp, iar viitorii participani au nevoie de timp ca s i discute prerile cu prietenii i colegii. Se va face publicitate inclusiv n preziua i n ziua dezbaterii, pentru a reaminti publicului; acest lucru este necesar date fiind preocuprile zilnice ale fiecruia Sunt multe de fcut i este important s existe un grup de persoane care s aib clar responsabilitatea de a rezolva aceast chestiune. De asemenea, dac grupul de aciune poate include persoane provenind din medii diferite, att oficialiti ct i ceteni implicai, se va ajunge mai uor la un rezultat bun i se va ncuraja natura participativ a evenimentului Dac decidei s organizai o dezbatere public, atunci trebuie s sprijinii iniiativa pentru a avea succes. O dezbatere public este un eveniment important eecul acesteia poate fi o dezamgire de proporii Sunt destule decizii, aciuni de coordonare i detalii de care s v ocupai, aa c lista este practic obligatorie

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Follow-up (continuare)

Cetenii vor percepe dezbaterea ca pe un prim pas al unui proces. Asta i este. Asigurai-v follow-up-ul urmrind reaciile din pres i afind rezultatele n locuri publice. Aici vor fi incluse i rspunsuri la ntrebrile ridicate i informarea oamenilor asupra modului cum vor fi folosite rezultatele ntlnirii n procesul lurii deciziilor

Mai sus am prezentat chestiuni generale legate de organizare dezbaterilor publice iar n cele ce urmeaz vei avea un tabel cu chestiuni practice de organizare: Lista activitilor pentru organizarea unei dezbateri publice Hotri data, momentul Ziua de desfurare trebuie s fie logic din punct de vedere al i locul ntlnirii subiectului dezbaterii, i s fie convenabil pentru public Locul trebuie s fie adecvat i convenabil: destul de ncptor pentru numrul ateptat de persoane, acces cu mijloacele de transport n comun, teren neutru Invitai participanii att la modul general ct i specific, n funcie de subiect Pregtii i mprii n avans materiale coninnd informaii-cheie Luai n considerare persoanele implicate: invitai pe oricine este afectat de subiect Facei invitaiile cu mult timp nainte Pentru subiecte largi (cum ar fi bugetul) folosii comunicate de pres, anunuri n piee, coli etc. Pentru subiecte mai restrnse folosii: anunuri n locuri frecventate de cei implicai, anunuri la alte ntlniri etc. Afiai programul ntlnirii. Realizai o list de date cu subiectele dezbaterii: scurt, clar, simpl, folosind diagrame sau grafice pentru informaii financiare complexe.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Distribuii procedurile i regulile ntlnirii, includei reguli de nscriere i de luare de cuvnt Distribuii n avans materiale, dac este posibil Distribuii materiale n timpul dezbaterii publicului ct i presei

Aranjai sala astfel nct aceasta s promoveze scopurile dezbaterii

Desenai un plan al slii; facei-l cunoscut aleilor, personalului, grupurilor de ceteni cheie. Gndii aezarea prezidiului i a personalului de resurse mpreun, ntr-un loc unde s poat fi vzui de toat lumea Aranjai scaunele publicului ct mai aproape de prezidiu Pregtii i scaune n plus, ntr-un loc uor accesibil, pentru a putea face fa unui numr mai mare de persoane dect cel ateptat

Dac sala este mare sau se ateapt mai mult de 30 de persoane, folosii un sistem de sonorizare cu microfoane pentru prezidiu, personal i vorbitorii din partea cetenilor

Testai echipamentul audio-vizual nainte i asigurai-v c poate fi vzut de toi participanii Pregtii suporturi pentru planuri sau alte materiale de mari dimensiuni Amplasai o mas la sosire, pentru materiale suplimentare, punei un anun care s spun: "informaii: participanii se pot servi"

Stabilii regulile de baz (prin acord)

Avei n vedere o zon de expoziie pentru modele de proiecte, planuri i alte materiale, dac este cazul Timpul alocat pentru fiecare vorbitor (2-5 minute este

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

standard) echip de conform Dac cetenii trebuie s se nscrie nainte de dezbatere sau n timpul acesteia Dac vor avea numai o ocazie de a vorbi la audiere Dac pot nscrie pe alii la cuvnt sau fiecare trebuie s se nscrie singur Adunai o sprijin, resurselor Tot personalul de sprijin trebuie s poarte plcue de identificare Personal de ntmpinare: acetia i vor ntmpina pe participani, i vor ndruma spre materiale i locuri Numii personalul care s ajute presa, inclusiv la gsirea celor mai bune locuri pentru camerele de luat vederi i urmrirea surselor de informaii Personal pentru urgene: trebuie s existe persoane care s fac copii n ultimul moment, s gseasc documente sau alte informaii, s rezolve diferite probleme Programul trebuie realizat de comun acord Trebuie sa existe personal care s se ocupe de retroproiector i alte mijloace audio-vizuale nregistrai ntlnirea (audio sau video) pentru a o face public i ca material de referin dup ntlnire Cuvnt de bun venit i scurte remarci de deschidere din partea prezidiului: precizarea scopurilor, ateptrilor i procedurilor pentru dezbaterea public, oferirea de materiale i invitarea publicului s ia materiale dac nu au fcut-o deja, invitarea publicului s se nscrie la cuvnt, dac nu a fcut-o Prezentarea persoanelor oficiale alese, personalului, oaspeilor

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

speciali. Recunoaterea altor oficiali alei care se afl n sal ca grup, nu neaprat individual. Predai controlul ntlnirii unui facilitator profesionist Prezentai scurt i clar scopul i problema de discutat: de obicei prezentat de eful personalului profesionist, lungimea standard a prezentrii este 5-10 minute; pentru subiecte mai largi, cum ar fi bugetul, prezentarea poate depi aceast lungime, dar nu mai mult de 30 de minute Dezbaterea este o ans pentru a furniza informaii cetenilor, dar mai ales pentru a primi informaii de la ceteni. Prezentai regulile de comportament n cadrul dezbaterii publice Comentarii din partea cetenilor: de obicei 2 -5 minute per vorbitor ncheiere: este fcut de cel care prezideaz; mulumii participanilor pentru c au venit Furnizai informaii despre alte manifestri care urmeaz, cum ar fi alte dezbateri, data hotrrii, materiale informative, pe cine s ntrebe despre un raport preliminar, cnd va fi disponibil raportul final. Follow-up dezbaterea public dup Numii o persoan care s in evidena tuturor ntrebrilor i opiniilor exprimate n cadrul dezbaterii publice Folosii aceast eviden pentru a pregti un raport preliminar Persoanele oficiale responsabile trebuie s citeasc raportul i s decid asupra modului cum trebuie s se ocupe de

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

problemele care au aprut; unele probleme nu pot avea o rezolvare, ca de exemplu dac un cetean ridic o problem care nu se regsete n scopul dezbaterii, dar toate aceste probleme ridicate la dezbatere trebuie s se regseasc n raportul final Raportul final ar trebui finalizat la circa 10 zile dup dezbatere i trebuie s includ o explicaie asupra modului n care oficialii responsabili vor face fa problemelor aprute n cadrul acesteia 2.2. Raportul trebuie s fie pus la dispoziia publicului i presei

Sondajele de opinie

Aproape oricine este familiarizat cu conceptul de sondare a opiniei publice. Sondajele sunt folosite pentru a descoperi realitile (incluznd atitudini i preri) despre membrii unei categorii a populaiei. 2.3. Focus - grupurile

Focus-group - urile (interviurile de grup focalizate) sunt ntlniri interactive, facilitate, cu grupuri mici de ceteni. Moderatorul lor conduce participanii la discuii printr-un set de ntrebri despre un subiect particular. 2.4. Comitetele consultative

Dac suntei interesai s obinei informatii specializate sau expertiz, putei forma un comitet consultativ. Comitete consultative ceteneti reprezint instrumente foarte utile de implicare permanent a cetenilor n administrarea localitilor lor ntre momentele electorale. Un comitet consultativ eficace trebuie s cuprinda un grup divers de persoane interesate de un

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

anumit subiect i carora le sunt apoi atribuite sarcini, cum ar fi pregtirea recomandrilor, studierea chestiunii, discutarea problemei cu alegtorii, sau organizarea de evenimente. 2.5. Solicitarea de informaii i sugestii din partea cetenilor

Acest set de activiti necesit dou condiii absolut obligatorii pentru a fi eficiente: I. S existe mijloace prin care cetenii pot face acest lucru: O linie verde gratuit O adres de e-mail O csu potal n cadrul primriei sau n alte locuri din ora Emisiunile n direct menionate mai devreme n acest material

II. S existe o structur care s selecteze, s centralizeze informaiile primite i s le transmit mai departe departamentelor reponsabile sau decidenilor.

Sugestia noastr este s nu v lansai ntr-o astfel de activitate dect n momentul n care ndeplinii ambele condiii, cci altfel riscai ca ntregul efort s se ntoarc mpotriva dumneavoastr. Programarea activitilor La fel de important precum realizarea planului de activiti este i stabilirea de termene pentru realizarea acestora. Un plan de activiti fr termene de realizare i urmrirea ndeaproape a respectrii lor este mai degrab nefolositor.

Diagrama lui Gantt este un tabel grafic care prezint activitile, termenele i perioada de timp necesar pregtirii unei activiti, precum i persoanele responsabile pentru ele. Dac este

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

realizat corect i urmrit, aceast diagrama asigur controlul desfurrii la timp a activitilor proiectului. Iat cum ar putea arta o diagram Gantt pentru planul de realizare a strategiei dumneavoastr de comunicare cu cetenii:
Anul 2011 Activitate Realizarea unui draft al strategiei de comunicare Luna 1 -aprilie2 3 4 5 6 7 8 9 10 Responsabilitate Persoana desemnata s coordoneze elaborarea i implementarea strategiei Primar, consilieri locali, persoana desemnata sa coordoneze elaborarea si implementarea strategiei Persoana desemnata s coordoneze elaborarea i implementarea strategiei Primar, consilieri locali, persoana desemnata sa coordoneze elaborarea si implementarea strategiei, personal din cadrul primarie Persoana desemnata s coordoneze elaborarea i implementarea strategiei Primar i consilieri locali Persoana desemnata s coordoneze elaborarea i implementarea strategiei

Consultarea primarului i a consilierilor locali cu privire la strategie

Modificarea strategiei n funcie de sugestiile primite Organizarea unei dezbateri publice pe tema strategiei de relaii publice

Refacerea strategiei n funcie de sugestiile primite Votarea strategiei de relaii publice n Consilul Local Implementarea strategiei

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Evaluarea Evaluarea este un proces extrem de important al strategiei de comunicare. Ea reprezint analiza sistematic a desfurrii campaniei i a rezultatelor sale. Realiznd aceast activitate v putei da seama dac eforturile i resursele dumneavoastr au avut efectele scontate, dac vei continua n acelai mod sau dac vei modifica anumite aspecte ale ei, n funcie de rezultate. Trebuie avut n vedere faptul c procesul de evaluare nu se face numai la finalul perioadei determinate, ci n toate etapele planului de comunicare cu cetenii. Procednd astfel, se pot observa din timp eventuale lipsuri sau greeli, iar acestea vor putea fi corectate cu pierderi minime. Procesul de evaluare nu ne arat numai dac obiectivele campaniei au fost ndeplinite, ci i dac planul de campanie a fost bine conceput i dac activitile prevzute au fost adecvate. Evaluarea se poate realiza urmrind trei axe de evaluare: Evaluarea strategiei de relaii publice - se va urmri dac informaiile au fost corect utilizate de cei implicai n implementarea strategiei i dac au fost aduse corect la cunotina cetenilor Evaluarea implementrii strategiei - se analizeaz modul n care au fost implementate fiecare dintre activitile strategiei de comunicare cu cetenii, folosind indicatori specifici pentru fiecare dintre acestea Evaluarea impactului mesajului - se va urmri feed-back-ul publicurilor n funcie de obiectivele strategiei de comunicare cu cetenii

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Pentru a nelege mai bine evaluarea n funcie de indicatori pentru fiecare activitate o s lum ca exemplu activitatea de organizare a unor stagii de internship pentru liceeni. Iat care ar putea fi o serie de indicatori pe care putei s i urmrii: Numrul instituiilor de nvmnt partenere Numrul de articole n pres privind programul de internship Numrul de apariii TV Numrul de aplicaii primite din partea liceenilor Numrul de liceeni care au realizat stagiul de internship Numrul de persoane din cadrul instituiei care au interacionat cu liceenii Lista de sarcini pe care le-au ndeplinit liceenii n timpul stagiului Acoperirea n mass-media cu privire la acordarea de diplome stagiarilor la final Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de liceeni Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de prinii liceenilor Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de angajaii instituiei care au interacionat cu liceenii Orice alt tip de feed-back primit n legtura cu stagiul de internship

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Concluzii

Fr a pretinde c a acoperit toate aspectele legate de realizarea unei strategii de comunicare cu cetenii, materialul de fa a ncercat s acopere aspectele principale ale acestui demers, oferind un punct de plecare administraiilor publice care vor ncepe acest demers.

n cadrul proiectului Dezvoltarea capacitii de aciune a Asociaiei Oraelor din Romnia prin mbuntirea eficacitii organizaionale proprii i a membrilor va fi realizat, de asemenea, un Ghid de elaborare a unei strategii de comunicare cu cetenii care va cuprinde mai multe aspecte teoretice i o list bibliografic mult mai vast, util celor care doresc s aprofundeze aceast tem.

Asociaia Oraelor din Romnia, prin intermediul experilor din cadrul acestui proiect i al personalului pe care l are, va ncerca s rmn la dispoziia membrilor si pentru a-i sprijini n realizarea i implementarea unei strategii de relaii publice viabile, chiar i dup ncheierea acestui proiect, deoarece considerm c acesta ar trebui s fie un demers pe termen mediu i lung.

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Bibliografie:

Bazele administraiei publice, Alina Profiroiu, Irina Popescu Cele mai bune practici n relaiile cu alegtorii, NDI Romnia, 2007 Encouragining public debates. A European guide for participants and organizers, Ken BrodaBahm, Daniela Kempf, William Driscoll Participarea ceteneasc, Asociaia Pro Democraia, Bucureti, 2004 Relaiile eficiente cu mass-media, Michael Bland, Alison Theaker, David Wragg, Comunicare.ro, 2003 Relaiile publice: Principii i strategii, Cristina Coman, Polirom, 2001

Asociaia Oraelor din Romnia

UNIUNEA EUROPEAN Fondul Social European

Guvernul Romniei Ministerul Administraiei i Internelor

Inovaie n administraie Programul Operaional "Dezvoltarea Capacitii Administrative"

Material realizat n cadrul proiectului Dezvoltarea capacitii de aciune a Asociaiei Oraelor din Romnia prin mbuntirea eficacitii organizaionale proprii i a membrilor, finanat din Fondul Social European, Programul Operaional Dezvoltarea Capacitii Administrative, n perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011 Publicat la Bucureti, august 2011 de Asociaia Oraelor din Romnia Coninutul acestui material nu reprezint n mod obligatoriu poziia oficial a Uniunii Europene sau a Guvernului Romniei.

Asociaia Oraelor din Romnia