Anexa nr.

1
la Regulamentul privind modul
de eviden, pregtire, pstrare i predare
la arhiv a actelor notariale

Nomenclatorul-tip
al dosarelor notariale
Indicele
dosarelor
1

Denumirea direciilor de activitate

i a titlurilor dosarelor
2
01. Registre i acte notariale

Numrul
dosarelor
(volumelor)
3

Termenele
de pstrare a
dosarelor
4

01-1

Registrul actelor notariale

01-2

Opisul alfabetic al actelor notariale

01-3

Registrul dosarelor succesorale

Permanent

01-4

Opisul alfabetic al dosarelor succesoriale

Permanent

01-5

Opisul alfabetic al testamentelor

Permanent

01-6

Registrul de nregistrare, modificare

i radiere a gajului bunurilor mobile

75 ani

01-7

Contracte de nstrinare care au ca

obiect bunuri imobile (vnzarecumprare, transmitere-primire a
locuinei n proprietate privat,
donaie, schimb, nstrinare cu
condiia ntreinerii pe via, rent
viager, de determinare a cotelor-pri
din
proprietatea
comun
n
devlmie, de ncetare a proprietii
comune pe cote-pri prin mprire) i
certificatele cu privire la dreptul de
proprietate asupra cotei-pri din
proprietatea comun n devlmie
care au ca obiect bunurile imobile
Acte n temeiul crora au fost
ndeplinite actele menionate la
indicele nr. 01-7

Permanent

Contracte de nstrinare care au ca

obiect bunuri mobile (vnzarecumprare, donaie, schimb, de
determinare a cotelor-pri din
proprietatea comun n devlmie,
nstrinarea prilor sociale) i actele

10 ani

01-8

01-9

Permanent
75 ani

10 ani

Meniuni

01-10

01-11

2
n temeiul crora au fost autentificate
i certificate cu privire la dreptul de
proprietate comun n devlmie
asupra bunurilor mobile
Contracte de nstrinare cu condiia
ntreinerii pe via, renta viager, care
au ca obiect bunuri mobile, contracte
de investire n construcii, contracte de
cesiune de crean i preluare a
datoriei,
contracte
matrimoniale,
contracte de superficie, servitutea
Acte n temeiul crora au fost
ndeplinite actele
menionate la
indicele nr. 01-10

75 ani

10 ani

01-12

Certificate de motenitor
bunurilor imobile

asupra

Permanent

01-13

Certificate de motenitor
bunurilor mobile

asupra

10 ani

01-14

Acte n baza crora au fost eliberate

certificatele de motenitor

10 ani

01-15

Contracte de ipotec i documentele

n baza crora au fost autentificate,
cererea i confirmarea de nregistrare
a gajului bunurilor mobile, cererea i
confirmarea de radiere a gajului,
preavizul de exercitare a unui drept de
gaj i documentele anexate la acestea
Acte juridice (arenda, locaiunea,
comodat, mprumut, arvun, mandat,
fidejusiunea, antecontracte, rezoluiunea, rezilierea, modificarea, tranzacia) i actele n temeiul crora au fost
autentificate
Testamente, cereri de revocare sau
modificare a testamentelor

35 ani

01-18

Procuri, cereri de anulare a procurilor

3 ani

01-19

Acte de constituire a persoanelor

juridice (cu scop lucrativ sau
nelucrativ), de modificare a acestora i
documentele n baza crora au fost
autentificate

10 ani

01-16

01-17

10 ani

75 ani
Din ziua expirrii
termenului procurii, iar n cazul
procurilor
fr
termen, destinate
pentru strintate 6 ani din data
ntocmirii procurii

1
01-20

01-21

01-22

02-1

02-2

2
Certificate care certific faptul aflrii
ceteanului n via, faptul aflrii
ceteanului ntr-un anumit loc, a
identitii persoanei cu persoana
nfiat n fotografie, a timpului
prezentrii documentului, de transmitere a cererilor i documentele anexate, de certificare a neachitrii
cecurilor, acte de proteste al cambiilor,
acte de proteste de mare,
acte
ntocmite pentru asigurarea dovezilor,
acte
ce
certific
primirea
documentelor spre pstrare, acte de
transmitere a cererilor, acte ce certific
primirea n depozit a sumelor de bani
i titlurilor de valoare pentru a fi
transmise creditorilor
Cereri de eliberare a duplicatelor,
refuzul de ndeplinire a actului
notarial i documentele ce au servit
drept temei pentru ntocmirea
refuzului
Ordonane i procese-verbale
de
ridicare a actelor notariale
ncheieri, ordonane de numire i
efectuare a expertizei
02. Probleme generale i
organizatorice ale activitii
notariale
Ordine, regulamente, instruciuni i
recomandri metodice ale Ministerului Justiiei cu privire la activitatea
notarial

4
3 ani

3 ani

3 ani

n caz de
necesitate

Registre ale documentelor intrate

3 ani

02-3

Registre ale documentelor ieite

3 ani

02-4

Registrul de eviden curent a

intrrilor i ieirilor dosarelor de
arhiv

10 ani

02-5

Corespondena
notarului
cu
autoritile publice centrale i locale,
organele de drept, alte organe
administrative (Aparatul Preedintelui
Republicii
Moldova,
Aparatul
Parlamentului, Aparatul Guvernului),
Procuratura, organele de urmrire
penal, instanele de judecat,

3 ani

Nu mai puin de 5
ani

2
arhivele de stat etc.

Corespondena cu persoanele fizice

i juridice, persoanele care desfoar
activitate notarial

3 ani

Nomenclatorul dosarelor coordonat

Permanent

02-8

Procese-verbale de transmitereprimire a arhivei notariale

Permanent

Cele necoordonate dup necesiti

n arhivele de stat
raionale (municipale) nu se
transmit

02-9

Inventarul dosarelor cu termen

permanent de pstrare aprobat

Permanent

Cele neaprobate
dup necesiti

02-10

Inventarul dosarelor cu termen lung

de pstrare

3 ani

Dup nimicirea
dosarelor

02-6

02-7

02-11

Procese-verbale de nimicire a
documentelor, termenele de pstrare
ale crora au expirat

Permanent

n caz de ncetare
a activitii notarului se transmit la pstrare de
stat

03. Cadre
03-1

Licena notarului, diplomele i

meniunile, contractul de asigurare de
rspundere civil, certificatele de
atribuire a codului fiscal

Pn la
ncetarea
activitii

03-2

Specimenul semnturii notarului i a

amprentelor sigiliilor, adeverina cu
privire la fabricarea tampilei
Acte privind efectuarea stagiului de
ctre notarul-stagiar

Permanent

Dosare personale ale angajailor,

contractele de angajare a personalului
n biroul notarial

75 ani

03-3

03-4

3 ani

n arhivele de stat
raionale (municipale) nu se transmit

Dup expirarea
termenului
contractului de
efectuare a
stagiului

04. Finane i control

04-1

Documente (acte de control, rapoarte,

note informative, procese-verbale de
constatare)
ale
reviziilor
i
examinrilor efectuate de ctre
organele financiare, fiscale i de drept

5 ani

Cu condiia
ncheierii reviziei.
n cazul apariiei
litigiilor,
divergenelor,
intentrii
proceselor penale

5
i judiciare se
pstreaz pn la
pronunarea
sentinei definitive

04-2

Registrul de eviden a veniturilor i

cheltuielilor

3 ani

04-3

Registrul de eviden a formularelor

cu regim special

3 ani

04-4

Extrasele din contul de decontri cu

anexe

5 ani

Vezi meniunea la
pct.04-1

04-5

Raporturi
privind
calcularea
contribuiilor de asigurri medicale

5 ani

Vezi meniunea la
pct.04-1

04-6

Fia personal de eviden a

veniturilor sub form de salariu i alte
pli efectuate de ctre notar n folosul
angajatului, precum i a impozitului
pe venit, reinut din aceste pli
Calculul impozitului pe venit al
notarului privat pentru perioada fiscal
cu anexe (forma CNOTAR)
Bon de plat cu regim special

75 ani

04-9

Dri de seam anuale cu privire la

activitatea profesional a notarului

Permanent

04-10

Dri de seam semestriale cu privire la

activitatea profesional a notarului

5 ani

04-11

Acte de control
Ministerul Justiiei

04-7
04-8

ntocmite

de

5 ani

Vezi meniunea la
pct.04-1

5 ani

Vezi meniunea la
pct.04-1

Permanent