Analiza i proiectarea posturilor

Postul
Fia postului

Componentele analizei posturilor

CINE
Caracteristici
mentale i
fizice ale forei
de munc

CE
Cerine pentru
obinerea
performanelor

UNDE

CND

Localizarea
zonelor de lucru
n organizaie

Perioada sau
fazele fluxului
tehnologic

ANALIZA POSTULUI

DE CE
Raiuni
organizatorice,
obiective ale
muncii

CUM
Metodele de
obinere a
performanelor

Ce reprezint analiza posturilor?

Analiza posturilor este un proces de colectare

sistematic de date care descriu activitile i

sarcinile aferente unui post de munc, de
prelucrare i transmitere a acestor informaii.

Obiectivele analizei postului

Simplificarea muncii;
Stabilirea standardelor de munc;
Susinerea altor activiti de personal;

Susinerea altor activiti de personal

Proiectarea muncii;
Recrutarea i selecia personalului;
Training-ul i dezvoltarea resurselor umane;
Evaluarea performanelor;
Managementul recompenselor;

Importana analizei posturilor

Reorganizarea forei de munc dintr-o

companie;
Structurarea mai raional a remuneraiilor;
Identificarea necesitilor de training i

dezvoltare a angajailor.

Cerinte legate de analiza posturilor:

S fie axat pe obiective bine definite.
Postul trebuie prezentat aa cum este n momentul analizei i nu cum ar

trebui s fie.
Trebuie analizate sarcinile i cerinele postului i nu evaluat persoana.
Obiectivitatea analizei asigurat de obinerea unor informaii ct mai
relevante, prin metode diverse i ct mai riguroase.
Deintorii posturilor trebuie s fie reprezentativi pentru categoria de
angajai care realizeaz sarcinile respective.
Prezentarea motivelor i obiectivelor analizei postului.
Implicarea n analiza posturilor a unor persoane corespunztor instruite.
Analiza posturilor trebuie prezentat ntr-o form simplificat, uor de
neles.

Etape n analiza posturilor

Pasul 1 DE CE???

La ce ne folosete informaia?
Ce date dorim?
Ce tehnici utilizm?

Etape n analiza posturilor

Pasul 2

Culegerea informaiilor necesare

organigramele;

diagramele de proces;
descrierea postului

Etape n analiza posturilor

Pasul 3

Selectarea posturilor reprezentative

Etape n analiza posturilor

Pasul 4 - analiza propriu-zis a postului

Activiti
Comportament solicitat
Condiii de munc
Cerine umane
Responsabiliti etc.

Etape n analiza posturilor

Pasul 5

Verificarea informaiei obinute

Etape n analiza posturilor

Pasul 6

Elaborarea descrierii i specificaiei de post, ca rezultat al

analizei postului.

Metode de analiz a posturilor

Alegerea uneia sau mai multor metode de analiz a posturilor,

este condiionat de mai muli factori:

obiectivele activitii de analiz a posturilor;

natura i tipul informaiilor solicitate;
gradul de detaliere i precizie solicitat;
perioada de timp n care se deruleaz activitatea de
analiz a posturilor;
costurile i timpul necesar culegerii, prelucrrii i
interpretrii informaiilor;
disponibilitatea datelor i informaiilor solicitate.

Metode de analiz a posturilor

Chestionarul pentru analiza postului

AVANTAJE

DEZAVANTAJE

Economia de timp realizat n procesul

Posibilitatea ca informaiile din ntrebri

de culegere a datelor;
Posibilitatea analistului postului de a
strnge i centraliza uor informaiile
culese;
Posibilitatea titularilor de post de a fi
obiectivi, de a se exprima liber;
Prelucrarea i raportarea rezultatelor
este mult simplificat.

s fie interpretate greit de ctre titularul

postului;
Necesitatea unui volum important de
timp pentru elaborarea anchetei;
Interpretarea informaiilor poate fi
subiectiv.

Exemplu chestionar:

CHESTIONAR PENTRU ANALIZA POSTULUI

Rspunsurile dvs. la ntrebrile din acest chestionar vor fi utilizate pentru dezvoltarea unor
tehnici moderne n domeniul managementului resurselor umane, n organizaia dvs. Acest
chestionar nu este folosit, n nici un fel, pentru evaluarea activitii i performanelor unor
persoane.

0. POSTUL
Titlul postului .
Departamentul .
Localitatea
Titularul postului .
Postul este subordonat direct ctre:
Funcia .
Persoana .
Fia postului este elaborat?
DA
NU
Data elaborrii
1. SCOPUL POSTULUI
(Prezentai sintetic motivele principale pentru care a fost creat i exist acest post)
..

Exemplu chestionar:

2. DIMENSIUNILE POSTULUI
(Indicai sub form cantitativ, datele caracteristice postului.)
2.1. Rezultatele ateptate (producie, vnzri, etc.) .
2.2. Resurse disponibile
2.3. Personal n subordine
2.4. Buget alocat .
2.5. Altele ..
3. RESPONSABILITILE POSTULUI
(Indicai principalele responsabiliti ale postului, n legtur direct cu rezultatele finale
ateptate de la acest post.)
.......................................................................................................................................
4. CONINUTUL POSTULUI
(Descriei, pe scurt, sarcinile care revin postului pentru realizarea fiecreia din
responsabilitile de mai sus, utiliznd aceeai numerotare.)
........................................................................................................................................
5. PUTEREA DE DECIZIE I LIMITELE DE AUTORITATE
5.1. Care sunt responsabilitile / sarcinile n cadrul crora avei libertate total de decizie?
..

Exemplu chestionar:

5.2. Care sunt responsabilitile / sarcinile n cadrul crora, pentru a aciona, avei nevoie de
acordul efilor?
..
5.3. Care sunt responsabilitile / sarcinile n cadrul crora activitatea se desfoar
conform cu proceduri precise prestabilite?
..
6. RELAIILE POSTULUI
6.1. Relaii ierarhice
6.1.1. Superiorii de la care primii ordine i dispoziii i ctre care raportai n mod
curent:
6.1.2. Subordonaii pe care i conducei n mod direct:
6.2. Relaii funcionale
Pentru realizarea responsabilitilor postului sunt necesare legturi cu posturile (altele dect
cele de la pct. 6.1)
..........................................................................................................................................
6.3. Relaii de reprezentare
..........................................................................................................................................
6.4. Relaii de control
..........................................................................................................................................
6.3. Relaii n exteriorul organizaiei
..........................................................................................................................................

Exemplu chestionar:

7. CUNOTINE NECESARE POSTULUI

7.1. V rugm s evaluai , sub form de procente, ponderea urmtoarelor categorii de
cunotine necesare realizrii scopului postului.
Cunotine de specialitate (tehnice, economice, comerciale, etc.). %
Cunotine manageriale. %
Cunotine privind relaiile interumane. %
Alte cunotine%

7.2. Cunotinele necesare postului necesit o pregtire de nivel:

(indicai unul din urmtoarele)
Mediu
Universitar
Postuniversitar
7.3. Pentru realizarea sarcinilor postului se utilizeaz, n principal:
(indicai unul din urmtoarele)

cunotine generale
cunotine de specialitate
cunotine foarte specializate
cunotine noi n domeniu

Exemplu chestionar:

8. APTITUDINI NECESARE POSTULUI

V rugm s indicai ordinea importanei pentru post a urmtoarelor aptitudini, prin atribuirea
unui numr de la 1 la 12. (1 cel mai important; 12 cel mai puin important pentru post)
spirit de ordine i disciplin
capacitate de nvare
asumarea riscului
spirit de inovare
flexibilitate
creativitate
rezisten la stres i la efort
originalitate
capacitate de comunicare
gndire analitic
9. INFLUENA POSTULUI ASUPRA ACTIVITII ORGANIZAIEI
9.1. Postul analizat influeneaz rezultatele unor posturi din alte departamente?
DA
NU
9.2. Dac DA, v rugm s precizai:
9.2.1. Care sunt principalele trei departamente influenate:

9.2.2. Influena exercitat poate avea un efect major asupra rezultatelor acestor departamente?
DA
NU
9.3. Postul analizat influeneaz direct rezultatele financiare ale organizaiei?
DA
NU

Exemplu chestionar:

10. PROBLEME SPECIALE

10.1. Indicai elementele complexe i dificile ale activitii postului.
..
10.2. Indicai elementele critice ale postului (v rugm explicai)
..
10.3. Indicai elementele postului cele mai expuse posibilitii de a suferi modificri n
viitorul apropiat (1-2 ani).
..

Ce elemente considerai c nu ar trebui s aparin postului (din cele existente n

prezent)?

..

Ce elemente noi ar trebui adugate postului pentru a-i mbunti efectele asupra
organizaiei?

..
ALTE INFORMAII
V rugm s furnizai orice alte informaii, neincluse n rspunsurile anterioare, pe care le
considerai relevante i utile pentru nelegerea mai bun a postului.

..

Data
Completat de
..
(numele i prenumele)
V mulumim pentru cooperare!

Metode de analiz a posturilor

Observarea
AVANTAJE

DEZAVANTAJE

Metod direct de analiz a posturilor;

Solicit mult timp;

Simplitate;

Limitat la posturi cu cicluri de munc

Poate fi orientat spre obinerea doar a

repetitive;
Analiza poate fi afectat de
subiectivismul analistului care face
observarea;
Aspectele relevante ale unui post nu
pot fi puse n eviden n momentul n
care se face observarea;
Tendina analistului de a ine cont de
datele i informaiile obinute cu ocazia
derulrii unor observaii anterioare.

anumitor aspecte specifice unui anumit

post.

Metode de analiz a posturilor

Interviul

asigurarea faptului c analistul de resurse umane responsabil cu derularea

interviurilor nu are posibilitatea de a interveni, n scopul de a influena
rspunsurile titularului de post;

analistul de resurse umane trebuie s realizeze o sintez a rspunsurilor, n

scopul de a reine doar acele informaii relevante pentru post;

crearea unei atmosfere de ncredere pe parcursul interviului, care s nu

intimideze titularul de post;

analistul de resurse umane trebuie s evite orice comentariu cu privire la

rspunsurile formulate de titularul postului suspus procesului de analiz.

Postul

Postul este cea mai simpl subdiviziune

organizatoric putnd fi definit ca o grupare

de obiective, sarcini, competene i
responsabiliti care revin spre exercitare
unui salariat al organizaiei.

Tipologia posturilor

n funcie de natura i complexitatea

obiectivelor, sarcinilor, competenelor i

responsabilitilor:

Posturi manageriale;
Posturi de execuie.

Tipologia posturilor

n funcie de coninutul activitii:

Posturi cu un coninut calitativ;

Posturi cu un coninut cantitativ.

Variabilele postului
Variabile ale mediului;
Variabile ale titularului postului;
Variabile ale activitii;

Componentele postului

Obiectivele scopul pentru care a fost creat

postul
Exemplu: n cazul unui post de manager de vnzri, pot fi
precizate obiectivele:
- creterea vnzrilor cu 10%
- creterea cifrei de afaceri a companiei cu 30%
- realizarea unui nivel minim al profitului de x lei.

 Sarcinile procese de munc foarte bine

conturate, atribuite unui individ, orientate spre

realizarea unui obiectiv precis.
Exemplu:

- organizarea programului zilnic de vnzri

- ntreinerea unor discuii periodice cu agenii comerciali n
vederea promovrii spiritului de echip
- realizarea unor rapoarte lunare a vnzrilor realizate.

 Competenele limitele n cadrul crora

titularul postului poate aciona i adopta

decizii pentru realizarea sarcinilor.
Exemplu:

- coordoneaz echipele de ageni de vnzare

- acord sfaturi legate de modalitile de plasare a mrfii
- stabilete procentajul comisioanelor acordate.

 Responsabilitile rspunderea titularului de

post pentru ndeplinirea sarcinilor

Exemplu:

- rspunde de vnzrile realizate ntr-o perioad de timp

precizat
- se asigur c sunt evitate suprastocurile de produse
- se asigur c agenii comerciali i-au ndeplinit sarcinile

De reinut!!

o atribuie este formata din mai multe sarcini

atribuiile se stabilesc la nivelul echipelor, sarcinile la nivel de post
atribuiile- caracter general, sarcinile caracter practic
atribuiile se regsesc n ROF, sarcinile n fia postului
competenta este condiionat de pregtire, autoritate

Se sugereaz n elaborarea fiei de post terminologia:

Pt. sarcini : efectueaz, analizeaz, participa, exercita, stabilete,

acorda, urmrete, repartizeaz.

Pt. competente: decide, hotrte, face propuneri, ia masuri,
avizeaz.
Pt. responsabiliti: rspunde, are obligaia de a , este sancionat cu,
etc.

OCUPAIE MESERIE FUNCIE - POST

EXEMPLU:

OCUPAIA

MESERIA

FUNCIA

DIRECTOR
PRODUCIE

POSTUL

DIRECTOR
PRODUCIE

MEDIC CHIRURG

EF DE SECIE

PROFESOR

SEF DE CATEDR

Fia postului
Fia postului este un document organizatoric de

evideniere a parametrilor constructivi i funcionali ai

postului sarcini, competene, responsabiliti ce
permit realizarea obiectivelor individuale n anumite
condiii de dotare uman.
Fia postului este alctuit din dou pari:
descrierea postului;

specificaia postului;

a. Descrierea postului

Descrierea posturilor cuprinde elemente de poziionare a

postului n configuraia structural a organizaiei i prezint
toate funciile importante ale postului:

Denumirea postului
Compartimentul din care face parte
Nivelul ierarhic
Ponderea ierarhic (se completeaz n general
pentru posturile de management).

 Relaii organizatorice cu alte posturi:

Relaii de autoritate:
ierarhice (de subordonare nemijlocita)
funcionale (dac postul are autoritate funcional fa
de alte posturi, aflate n compartimente diferite)
de stat major
Relaii de cooperare/colaborare (cu alte posturi
amplasate pe acelai nivel ierarhic, aflate n
compartimente diferite).
Relaii de control (daca postul face parte din
categoria posturilor care efectueaz controlul, de ex:
de calitate, de gestiune, etc).

Obiective individuale reprezint cuantificri ale

scopului nfiinrii si funcionrii postului, constituind un
element de noutate al modelului de fi de post prezentat.
Marcheaz trecerea fiei de post de la stadiul de document
organizatoric la cel de instrument managerial.

Sarcini
Competene
Responsabiliti

b. Specificaia postului
Competen profesional : pregtire, experien, cunotine

profesionale specifice domeniului in care activeaz postul,

caliti i aptitudini profesionale.
Competen managerial ( cunotine de management
specifice funciei, caliti i aptitudini manageriale)
Cerine specifice: niveluri minime al punctajului la teste de
competen profesional sau managerial, limbi strine
obligatorii, etc.
Fia postului trebuie semnat de managerul de la nivelul
ierarhic imediat superior, managerul de resurse umane i
angajat.