Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Autori:
Petronela Iacob şi Endre Erdődi
Manageri Publici
Unitatea de Politici Publice
Revizia a II-a
Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureşti, ROMÂNIA, 050741 - RO,
Tel: 037 211 1627, 037 211 1579, Fax: 037 211 1633
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
Cuprins
2
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
3
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în ceea
ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul Ministerului
Dezvoltării Regionale şi Locuinţei. Menţionăm că structura acestui ghid nu este una
exhaustivă, ci conţine elementele minimale ale unei proceduri, în conformitate cu
actele normative în vigoare. Acolo unde se consideră necesar, pot fi adăugate părţi
suplimentare.
Baza legală care fundamentează acest manual este reprezentată de:
Ordonanţa Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar
preventiv, republicată;
Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru
aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de
management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor
de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22 august
2006;
Ordinul Ministrului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei nr. 736 din 21 septembrie
2009 privind constituirea, organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi
a subgrupurilor tehnice de management.
Controlul intern este un nou tip de management adoptat şi implementat la nivelul
administraţiei publice europene. Cartea Albă a reformei manageriale în cadrul serviciilor
Comisiei Europene defineşte CI ca fiind „totalitatea politicilor şi procedurilor”
concepute şi implementate de managementul instituţiei, pentru a asigura:
Atingerea obiectivelor organizaţiei în mod eficient şi eficace;
Respectarea regulamentelor externe, a politicilor interne şi a principiilor
de management.
Potrivit OG nr. 119/1999, controlul intern este definit ca „ansamblul formelor de
control exercitate la nivelul entităţii publice, inclusiv auditul intern, stabilite de
conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale, în vederea
asigurării administrării fondurilor în mod economic, eficient şi eficace; acesta include,
de asemenea, structurile organizatorice, metodele şi procedurile”.
Pentru elaborarea, implementarea şi monitorizarea unui sistem de control managerial
intern, responsabilii din orice entitate publică au la dispoziţie un instrumentar de
control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde următoarele elemente: obiectivele,
mijloacele, sistemul informaţional, organizarea, controlul şi procedurile.
4
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
2.1. Definiţie
Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul), metodelor de lucru
stabilite şi regulilor de aplicat, în vederea executării activităţii, atribuţiei sau
sarcinii1.
Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează
o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică (US EPA 2007: 1).
Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi
domeniu de activitate. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o
activitate repetitivă, un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a
unui întreg domeniu de activitate.
Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui
sistem al calităţii de succes, deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru
activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor.
Foarte important este faptul că, deşi managerul unităţii este cel care iniţiază
elaborarea unei proceduri, scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document
care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn), inteligibil
şi util tuturor celor care îl aplică. De asemenea, o procedură foarte bine
formulată va fi un eşec, dacă aceasta nu este şi aplicată în practică.
O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă, ci, contrar
acestei afirmaţii, este un instrument care facilitează realizarea activităţilor
uzuale cât mai rapid, corect şi eficient posibil („red-tape” „smart-tape”2).
1
OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 şi „Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile
publice” – MEF, p. 17.
2
„Red-tape” este utilizat în sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaţii cu reglementări excesive
sau conformităţi rigide faţă de reguli oficiale, adesea sinonim cu birocraţie excesivă; în dorinţa de a
5
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
diminua efectele „red-tape” a luat naştere „smart-tape”, reprezentând iniţiativele şi acţiunile pentru
îmbunătăţirea eficienţei în relaţia administraţiei publice cu cetăţenii şi agenţii economici (sinonim cu
„simplificare administrativă”).
6
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
9
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
Exemple:
a. pentru PS: stabileşte modul în care se realizează activitatea de
recrutare şi selecţie la nivelul ministerului; descrie demersurile ce trebuie
urmate pentru plecarea în deplasări; descrie modul în care sunt arhivate
documentele etc.
b. pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor
structurale şi execuţia plăţilor din aceste fonduri; stabileşte procedurile
contabile specifice şi înregistrările folosite pentru contabilitatea
activităţii curente de organizare şi funcţionare a ministerului; prezintă
cadrul general, obiectivele, constatările, concluziile şi recomandările
auditorilor interni, etc.
Abrevierile şi acronimele:
se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. PO =
procedură operaţională; PS = procedură de sistem; UPP = Unitatea de
Politici Publice; Ap = aplicare; Ah = arhivare etc.)
Se recomandă ca atât definiţiile, cât şi abrevierile şi acronimele să fie
consemnate în ordine alfabetică.
Exemplu:
Abreviere Explicaţie
A Aprobare
Ah. Arhivare
Ap. Aplicare
DPP Direcţia de politici publice
E Elaborare
V Verificare
ZL Zile lucrătoare
…
11
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
b. Documente utilizate:
formulare standard, instrucţiuni, liste de verificare, manuale,
ghiduri.
Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor,
explicat, pentru ca în final, la anexă, să fie elaborată
grafic diagrama fluxului documentelor.
Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie
să fie complet integrat în fluxul general al
documentelor al ministerului.
c. Resurse necesare:
materiale (elementele de logistică: materiale informatice,
calculatoare, acces la baze de date etc.), financiare (bugetul
necesar), umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia).
d. Modul de lucru:
Planificarea (resurselor, responsabililor, timpului, riscurilor şi a
măsurilor de limitare a efectelor acestora);
Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis, sub formă
tabelară);
Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat, indicatori de
performanţă, beneficiari).
Exemplu:
Se recomandă întocmirea unui tabel de forma:
PAS Unitate Document Acţiune/ Operaţiunea Termen Anexa
responsabilă/
Funcţia
responsabilului
1 UPP / Manager NI Realizarea unei Note interne de 2 ZL Formular
public sau CEE informare după participarea la o Standard
şedinţă /întâlnire /seminar
F-
/training, care intră în aria de
PO.UPP.01.0
interes a UPP.
1
2 UPP / Coordonator NI Aprobare: 1 ZL
Dacă se aprobă --> PAS 3;
Dacă nu se aprobă, se reia
PAS 1.
3 UPP / Manager NI Arhivare: 1 ZL
public sau CEE
a. electronică (pe folderul
comun al direcţiei, în
folder Note de informare);
b. format hârtie (în
biblioraftul Note de
informare).
=STOP PROCEDURĂ
12
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
De exemplu:
Nr. Compartimentul Acţiunea/ Operaţiunea Termen
crt.
responsabil/ Funcţia
responsabilului
1 UPP/ Manager public sau CEE E 2 ZL
2 UPP/ Coordonator V 1 ZL
3 UPP/ Coordonator A 1 ZL
4 UPP Ap. Permanent
5 UPP/ Manager public sau CEE Ah. 1 ZL
3.6.7. Anexe
tabele, scheme logice, formulare, modele de completat, schema grafică
a circuitului documentelor.
17
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
Consultarea GM
Secretariatul include pe Aprobare PS
ordinea de zi a Compartimentul
următoarei şedinţe a responsabil va
Conform? DA GM. elabora ordinul
Cu cel puţin 2 MDRL pentru
săptămâni înaintea aprobarea PS
şedinţei Secretariatul Aprobare PS de
NU transmite PS către ministru
membrilor GM spre
Observaţii consultare
Avizarea PS de către
-Draft PS
GM
Modificarea PS Avizare PS prin
De către compartimentul decizie a GM
responsabil
Termen: 3 zile lucrătoare
-Draft PS
Draft PS
Observaţii? NU final
refăcut
Preluare observaţii
Compartimentul
Transmitere PS refăcut DA responsabil preia
Către secretariatul GM observaţiile fondate
Avizare din partea Secretariatului -Observaţii metodologic şi legal
în termen de 1 zi lucrătoare din partea
Secretariatul GM
membrilor
GM transmite varianta finală
a PS către membrii GM
cu cel puţin 3 zile
înaintea şedinţei
18
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
Difuzarea PO
Draft
Originalul PO se păstrează la
PO Transmitere copie compartimentul responsabil, se
listă distribuie către înregistrează în registrul propriu de
secretariatul PO şi se distribuie compartimentelor
afectate
Transmiterea PO către secretariatul Comisiei
Formatul electronic (în PDF) şi o
GM copie după lista de distribuţie se
Secretariatul verifică conformitatea trimite la secretariatul GM
PO cu OMFP 946/2005
Termen: 3 zile lucrătoare
PO în original
Implică mai
multe NU Aprobare PO
Conform? DA compartimente? De către
conducătorul
compartimentului
responsabil
NU DA
Conciliere între
Observaţii -Draft PO
-Formularul F-
compartimentele
PO.000.00.02 avizatoare
În termen de 7 zile
Modificarea PO Avizarea PO lucrătoare în cadrul
De către compartimentul Compartimentul unor întâlniri
responsabil responsabil transmite Dacă nu se ajunge la
Termen: 3 zile lucrătoare PO compartimentelor consens, forma
implicate finală e decisă de
Observaţiile acestora preşedintele GM
Draft PO se fac în termen de 5
refăcut zile lucrătoare
DA
19
Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul
Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei
Bibliografie
OMFP nr. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând
standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea
sistemelor de control managerial, modificat şi completat prin OMFP nr. 1389 din 22
august 2006.
OMDRL nr. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea, organizarea şi funcţionarea
Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management.
Organization for Economic Co-operation and Development (2003), From Red Tape to
Smart Tape. Administrative Simplification in OECD Countries.
United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007), Quidance for Preparing
Standard Operating Procedures, (online), disponibil pe:
http://www.epa.gov/QUALITY/qs-docs/g6-final.pdf .
20