P. 1
Ghid_ proceduri

Ghid_ proceduri

|Views: 923|Likes:
Published by Draculaa

More info:

Published by: Draculaa on May 17, 2011
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/07/2013

pdf

text

original

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

Autori: Petronela Iacob şi Endre Erdődi Manageri Publici Unitatea de Politici Publice Revizia a II-a
Strada Apolodor nr. 17, Latura Nord, Sector 5, Bucureşti, ROMÂNIA, 050741 - RO, Tel: 037 211 1627, 037 211 1579, Fax: 037 211 1633

Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei

Cuprins
1. Motivaţie / Notă de fundamentare ..................................................................4 2. Introducere în tematica procedurală................................................................5 3. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise ....................................7 3.1. Iniţierea de proceduri scrise................................................................. 7 3.1.1. Proceduri de sistem (PS) ................................................................ 7 3.2.2. Proceduri operaţionale (PO)............................................................ 7 3.2. Elaborarea primei pagini ..................................................................... 7 3.3. Antetul şi subsolul paginilor ................................................................. 7 3.4. Conţinutul formularului de procedură ..................................................... 8 3.5. Mod de redactare.............................................................................. 8 3.5.1. Paragrafe, subparagrafe ................................................................ 8 3.5.2. Reguli de redactare...................................................................... 9 3.5.3. Sistemul de codificare al procedurilor scrise ........................................ 9 3.6. Conţinutul procedurii ....................................................................... 10 3.6.1. Scopul .................................................................................... 10 3.6.2. Domeniul de aplicare .................................................................. 10 3.6.3. Definiţii, abrevieri şi acronime ...................................................... 10 3.6.4. Documente de referinţă şi conexe .................................................. 11 3.6.5. Descrierea procedurii.................................................................. 11 3.6.6. Responsabilităţi şi verificare ......................................................... 13 3.6.7. Anexe .................................................................................... 13 3.7. Avizare şi aprobare.......................................................................... 13 3.7.1. Procedurile de sistem ................................................................. 13 3.7.2. Procedurile operaţionale ............................................................. 14 3.8. Distribuirea procedurii ..................................................................... 15 2

........ 15 3..........................2.9.. 20 Anexa 1: Model procedură de sistem (inclusiv formulare) Anexa 2: Model procedură operaţională (inclusiv formulare) Anexa 3: Lista codurilor compartimentelor din cadrul MDRL Anexa 4: Registrul procedurilor de sistem scrise la nivelul MDRL Anexa 5: Registrul procedurilor operaţionale scrise 3 ...................... Procedurile de sistem ......1........................................................................................................................... Procedurile de sistem ................ 16 3..................9.............. 16 3.....Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 3........................................ Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale ..............10.......................9.....9................................3..........10............ 17 4....... 15 3... Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem ................ Procedurile operaţionale .......................8...............2............................................. 16 3.... Înregistrarea şi arhivarea procedurii............................ 18 5.10.......1. 16 3.2..................................................... Procedurile operaţionale ...... Procedurile operaţionale ..................8..... Revizia procedurii .......................... 15 3............. 15 3.............................. Prevederi comune... 19 Bibliografie ............1..................................................................... Procedurile de sistem ...........

structurile organizatorice. eficient şi eficace. controlul intern este definit ca „ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii publice. Respectarea regulamentelor externe. 736 din 21 septembrie 2009 privind constituirea. mijloacele. stabilite de conducere în concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările legale. republicată. sistemul informaţional. a politicilor interne şi a principiilor de management. 119/1999. organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management. în vederea asigurării administrării fondurilor în mod economic. Motivaţie / Notă de fundamentare Acest ghid a fost creat din necesitatea realizării unei unităţi şi identităţi vizuale în ceea ce priveşte elaborarea procedurilor operaţionale şi de sistem din cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei. Ordinul Ministrului Finanţelor Publice (OMFP) nr. cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Potrivit OG nr. metodele şi procedurile”. 1389 din 22 august 2006. Menţionăm că structura acestui ghid nu este una exhaustivă. în conformitate cu actele normative în vigoare. pentru a asigura: Atingerea obiectivelor organizaţiei în mod eficient şi eficace. Baza legală care fundamentează acest manual este reprezentată de: Ordonanţa Guvernului nr. Acolo unde se consideră necesar. Cartea Albă a reformei manageriale în cadrul serviciilor Comisiei Europene defineşte CI ca fiind „totalitatea politicilor şi procedurilor” concepute şi implementate de managementul instituţiei. controlul şi procedurile. 4 . implementarea şi monitorizarea unui sistem de control managerial intern. acesta include. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern. pot fi adăugate părţi suplimentare. modificat şi completat prin OMFP nr. de asemenea. 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv. Pentru elaborarea. ci conţine elementele minimale ale unei proceduri. organizarea. Controlul intern este un nou tip de management adoptat şi implementat la nivelul administraţiei publice europene. Ordinul Ministrului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei nr.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 1. inclusiv auditul intern. responsabilii din orice entitate publică au la dispoziţie un instrumentar de control intern (MEF 2005: 4) ce cuprinde următoarele elemente: obiectivele.

în momentul reactualizării procedurilor deja existente. Introducere în tematica procedurală 2. p. Pentru aceasta. 17. De asemenea. dacă aceasta nu este şi aplicată în practică. O procedură nu este un alt element de birocratizare excesivă. 946 din 4 iulie 2005 şi „Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice” – MEF. OMFP nr. scopul acesteia trebuie să fie crearea unui document care să fie uşor de citit (să nu conţină elemente din limbajul de lemn). în dorinţa de a 1 5 . Definiţie Procedura = totalitatea paşilor ce trebuie urmaţi (algoritmul). metodelor de lucru stabilite şi regulilor de aplicat.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei Aplicabilitate şi mod de lucru Ţinând cont de faptul că în acest moment Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei gestionează programe cu finanţare europeană sau finanţate de către alte forumuri internaţionale. o procedură foarte bine formulată va fi un eşec. 2 „Red-tape” este utilizat în sens peiorativ pentru caracterizarea unei situaţii cu reglementări excesive sau conformităţi rigide faţă de reguli oficiale. inteligibil şi util tuturor celor care îl aplică. recomandăm ca elementele minimale de structură prevăzute în Ordinul menţionat să fie respectate. este un instrument care facilitează realizarea activităţilor uzuale cât mai rapid. Dacă o procedură prezintă paşii ce trebuie urmaţi într-o activitate repetitivă. pentru toate direcţiile. pentru toate direcţiile care nu gestionează programe finanţate din fonduri externe. Manualul de proceduri cuprinde mai multe proceduri care se aplică aceluiaşi domeniu de activitate. care impun aspecte procedurabile prestabilite cu rigurozitate. Elaborarea şi implementarea procedurilor reprezintă o parte integrată a unui sistem al calităţii de succes. în vederea executării activităţii. 2. sugerăm direcţiilor întocmirea unui plan de elaborare şi reactualizare a procedurilor operaţionale şi de sistem. Foarte important este faptul că. în lipsa unor prevederi externe aplicabile. acest manual va fi utilizat: în elaborarea de noi proceduri. pentru următorii 2 ani. contrar acestei afirmaţii.1. un manual de proceduri trebuie să ofere imaginea unitară a unui întreg domeniu de activitate. Procedura trebuie înţeleasă ca un set de instrucţiuni scrise care fundamentează o acţiune sau activitate repetitivă din instituţia publică (US EPA 2007: 1). în scopul realizării unei identităţi vizuale şi a unei unităţi prevăzute în OMFP 1389/2006. corect şi eficient posibil („red-tape” „smart-tape”2). deoarece conferă angajaţilor informaţii utile pentru activitatea zilnică şi facilitează realizarea obiectivelor. deşi managerul unităţii este cel care iniţiază elaborarea unei proceduri. atribuţiei sau sarcinii1. De asemenea. ci. adesea sinonim cu birocraţie excesivă.

Accepţiuni ale termenului a. eficiente. disponibile şi accesibile managerului. „proceduri formalizate” etc. Tipuri de proceduri Procedurile se clasifică în două categorii: a. b. actualizate în mod permanent.2. bine înţelese şi bine aplicate. diminua efectele „red-tape” a luat naştere „smart-tape”. respectiv al standardului nr. reprezentând iniţiativele şi acţiunile pentru îmbunătăţirea eficienţei în relaţia administraţiei publice cu cetăţenii şi agenţii economici (sinonim cu „simplificare administrativă”). Procedura de sistem = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul tuturor compartimentelor din minister. să nu fie redundante. salariaţilor. „proceduri de proces”. norme metodologice = instrucţiuni ale instituţiei publice pentru punerea în aplicare a unor reglementări de rang superior.3. b. trebuie să 2. Procedura operaţională = procedura care descrie o activitate sau un proces care se desfăşoară la nivelul unuia sau mai multor compartimente din minister. intitulat „Proceduri”.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 2. Mai sunt cunoscute şi sub denumirile de „proceduri specifice”. simple şi specifice. precum şi terţilor. metode de lucru şi proceduri formalizate sunt specifice fiecărei instituţii şi constituie obiectul sistemului de control managerial intern. 17. aduse la cunoştinţa executanţilor. numite şi „proceduri generale”. Pentru ca procedurile să reprezinte instrumente îndeplinească un număr de condiţii esenţiale: Să fie: scrise şi formalizate pentru fiecare activitate principală în parte. 6 .

În primul caz. Direcţiile de specialitate vor colabora între ele în vederea elaborării PS. cu consultarea prealabilă a secretariatului Grupului de Management (asigurat de către Unitatea de Politici Publice). Proceduri operaţionale (PO) Se iniţiază de către conducătorul oricărui compartiment din cadrul MDRL pentru a descrie activităţile sau procesele. în vederea eficientizării şi standardizării acestora. Antetul şi subsolul paginilor Pentru restul paginilor se va utiliza un antet şi subsol diferit. 7 .2. precum şi data. Denumirea procedurii şi codul acesteia. în conformitate cu manualul de identitate vizuală. Codul procedurii. pe baza obiectivelor specifice şi a riscurilor identificate.1.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 3. Elaborarea primei pagini Prima pagină a procedurilor va conţine obligatoriu următoarele elemente: Antetul MDRL.1. Numărul ediţiei (cu cifre romane) şi a reviziei (cu cifre arabe). Iniţierea de proceduri scrise 3.2. Conducătorul compartimentului. Denumirea procedurii. Recomandări cu privire la elaborarea unei proceduri scrise 3. Antetul va cuprinde: Denumirea ministerului şi a departamentului în cazul procedurilor operaţionale. 3. Se va utiliza fontul Times New Roman 20. Numărul paginii. Proceduri de sistem (PS) Se iniţiază la propunerea Grupului de Management (GM) sau de către direcţiile de specialitate.3. va stabili lista procedurilor operaţionale necesare. 3. GM stabileşte compartimentele responsabile şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PS.1. 3. Numărul ediţiei şi al reviziei.2. persoana/persoanele responsabile pentru elaborarea PO şi termenele la care acestea vor finaliza realizarea PO.

Mod de redactare 3. Exemple: a. pentru PS: Anexa 1.2 şi următoarele).2 şi următoarele). Lista de distribuire a procedurii. 8 .. Formular evidenţiere modificări. i.1. b. pentru PS: Anexa 1 (p. b. 3. Iniţiatorul procedurii nu trebuie să facă altceva. Când totul este completat.1.1.4. 1. Conţinutul formularului de procedură Conţinutul formularului de procedură va fi următorul: Prima pagină. respectiv „Anexa 2” din colţul sus-dreapta de pe prima pagină. în conformitate cu manualul de identitate vizuală. Conţinutul propriu-zis al procedurii. pentru PO: Anexa 2.. pentru PO: Anexa 2 (p. Formulare. numărul ediţiei şi reviziei etc). a. Bullet-urile pot fi utilizate la fiecare nivel (forma lor trebuie să fie sub formă de „bifă” sau „liniuţă”). să şteargă „Anexa 1”. Aceste anexe reprezintă de fapt „scheletul” procedurilor. Exemple: a. Paragrafe. se actualizează şi cuprinsul automat de pe pagina 2 din Anexa 1 sau Anexa 2 (Click dreapta – Update field – Update page numbers only). Cuprins.5.. Se vor nota succesiv cu 1. să completeze cu datele necesare în secţiunile predefinite (semnalate cu paranteze pătrate –[]-) şi la cele solicitate de prezentul Ghid (numărul procedurii în antet. Titlurile se vor alinia la stânga şi vor fi scrise îngroşat. b. Formular avizare procedură.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei Subsolul va cuprinde o linie îngroşată.5. Anexe. 3. subparagrafe a. decât să salveze sub alt nume anexa. denumirea procedurii. c.1. 1.

ZZ sau F-PO.YY. b.ZZ. iar între paragrafe un spaţiu de 6 puncte.5 cm. d. respectiv PO.XXX. 3.5.25 cm. antet: 1. Pentru evidenţieri se va utiliza stilul italic. Times New Roman. Formularele vor utiliza acelaşi antet şi subsol. f.NN.1. Margini: sus: 1 cm. se asigură pagină distinctă pentru fiecare componentă a procedurii. Justify. alocat de compartimentul care a realizat procedura.3. Codul unui formular utilizat în cadrul unei proceduri este format din grupul F-PS.2. d. Se vor evita sublinierile şi îngroşările din corpul textului. stânga şi dreapta: 2 cm. iar YY reprezintă numărul de ordine a PO. ca şi procedura. Titlurile primului şi celui de al doilea nivel de paragraf (1.5. jos: 2.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei d. Reguli de redactare a. Codul unei PO scrise este format din grupul PO.YY. 3. Codurile compartimentelor sunt cuprinse în Anexa 3. e.XXX.NN. c. alocat de secretariatul GM. unde NN reprezintă numărul de ordine al PS scrise. În partea de jos dreapta a paginii va fi evidenţiat codul formularului. În măsura în care este posibil. c. restul fiind scrise cu un font de 12 Times New Roman. Formatul hârtiei: A4. subsol: 2 cm. Textul va fi scris cu font de 12 normal. unde NN. respectiv YY – reprezintă numărul de ordine a PS. scris cu corp 12 normal Times New Roman. e. şi 1.) se vor scrie cu font de 14. Sistemul de codificare a procedurilor scrise a. cu diacritice. e. XXX reprezentând codul compartimentului care a realizat procedura. Între rânduri se păstrează un rând. unde XXX reprezintă codul compartimentului responsabil cu elaborarea PO scrise. 9 . iar ZZ – reprezintă numărul de ordine al formularului în cadrul procedurii respective. Codul unei PS este format din grupul PS. b. Textul se va alinia la titlul paragrafului respectiv.

Exemple: a. dacă este cazul. 10 . enumerarea activităţilor care depind de această activitate procedurată. descrie modul în care sunt arhivate documentele etc. pentru PS: stabileşte modul în care se realizează activitatea de recrutare şi selecţie la nivelul ministerului. pentru a evita cazurile în care există suprapuneri de responsabilităţi sau atribuţii pentru care nu au fost identificaţi responsabili: precizarea activităţii. etc.6. concluziile şi recomandările auditorilor interni.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 3. este recomandabil să fie precizate şi beneficiile care se obţin prin utilizarea procedurii în cauză. abrevieri şi acronime Vor fi definiţi termenii care: reprezintă un element de noutate. descrie demersurile ce trebuie urmate pentru plecarea în deplasări. Cuprinde 4 elemente principale. 3. constatările. trebuie precizat şi actul public care defineşte termenul în cauză. Conţinutul procedurii 3.2. prezintă cadrul general. Scopul În această secţiune se prezintă scopul pentru care a fost formulată procedura respectivă (PO sau PS). pentru PO: descrie detaliat managementul financiar al fondurilor structurale şi execuţia plăţilor din aceste fonduri.3. sunt folosiţi cu frecvenţă mare în textul procedurii şi necesită comentarii suplimentare. enumerarea compartimentelor implicate în activitate. pot produce confuzie prin lipsa explicării acestora.6. stabileşte procedurile contabile specifice şi înregistrările folosite pentru contabilitatea activităţii curente de organizare şi funcţionare a ministerului. Totodată. deoarece aici se stabileşte exact pentru ce activităţi este valabilă procedura şi care sunt compartimentele care o vor implementa. elemente ce trebuie respectate întocmai.1. a celor beneficiare şi a celor ce trebuie să furnizeze date pentru aplicarea efectivă a procedurii. b. Domeniul de aplicare Este o parte procedurală importantă. delimitarea explicită a activităţii procedurate de celelalte activităţi distincte ale instituţiei.6. Definiţii.6. obiectivele. 3.

legalitate. DPP E V ZL … Explicaţie Aprobare Arhivare Aplicare Direcţia de politici publice Elaborare Verificare Zile lucrătoare 3. întrucât descrie în mod logic şi concret care sunt etapele activităţii procedurate. pot fi prezentate principiile aplicabile activităţii (ex. cât şi abrevierile şi acronimele să fie consemnate în ordine alfabetică.) Se recomandă ca atât definiţiile. Ah = arhivare etc. reglementări interne. legislaţie primară.5.) 11 . Acolo unde este cazul. PO = procedură operaţională. 3. PS = procedură de sistem. Ap = aplicare. UPP = Unitatea de Politici Publice. pot fi incluse documentele cu caracter informativ sau alte materiale utilizate în sensul activităţii procedurate până în acel moment. Adiţional. Documente de referinţă şi conexe În această secţiune trebuie precizate documentele cu rol de reglementare care au fundamentat realizarea procedurii. reglementările pot fi grupate astfel: reglementări internaţionale.6. Ap.6. Exemplu: Abreviere A Ah. legislaţie secundară.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei Abrevierile şi acronimele: se precizează pentru acei termeni des utilizaţi în conţinut (ex. Descrierea procedurii Reprezintă componenta esenţială a întregii proceduri.4. Generalităţi: caracteristici generale ale activităţii. confidenţialitate etc. transparenţă. nu se repetă elementele deja menţionate în subcapitolele anterioare. a.

=STOP PROCEDURĂ 12 . calculatoare. Dacă nu se aprobă. să fie elaborată grafic diagrama fluxului documentelor. Derularea tuturor acţiunilor (programul propriu-zis. d. Aprobare: Dacă se aprobă --> PAS 3. care intră în aria de interes a UPP. indicatori de performanţă.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei b. timpului. Procedura trebuie să conţină circuitul documentelor. (în de 1 ZL b. explicat. financiare (bugetul necesar). umane (personalul implicat şi atribuţiile fiecăruia). pentru ca în final. c. format hârtie biblioraftul Note informare). riscurilor şi a măsurilor de limitare a efectelor acestora).01. Documente utilizate: formulare standard. în folder Note de informare). Resurse necesare: materiale (elementele de logistică: materiale informatice.0 1 2 UPP / Coordonator NI 1 ZL 3 UPP / Manager public sau CEE NI Arhivare: a. sub formă tabelară). la anexă. se reia PAS 1. manuale. acces la baze de date etc.). liste de verificare. beneficiari). Exemplu: Se recomandă întocmirea unui tabel de forma: PAS Unitate responsabilă/ Funcţia responsabilului UPP / Manager public sau CEE Document Acţiune/ Operaţiunea Termen Anexa 1 NI Realizarea unei Note interne de informare după participarea la o şedinţă /întâlnire /seminar /training.UPP. electronică (pe folderul comun al direcţiei. Circuitul documentelor din procedura în cauză trebuie să fie complet integrat în fluxul general al documentelor al ministerului. responsabililor. 2 ZL Formular Standard FPO. Modul de lucru: Planificarea (resurselor. instrucţiuni. ghiduri. Valorificarea rezultatelor (indicatori de rezultat.

PS se verifică de către conducătorul/ superiorii direcţi ai compartimentului responsabil şi se transmite către secretariatul GM. iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare. c.00. Pentru evidenţierea acestor activităţi există un tabel separat. secretariatul GM va include pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a GM discutarea şi aprobarea PS. 2 ZL 1 ZL 1 ZL Permanent 1 ZL Acţiunea/ Operaţiunea Termen 3. Ah.02 (Anexa 1. scheme logice. verificarea şi aprobarea procedurii. După ce compartimentul responsabil a elaborat varianta finală a PS. 1 2 3 4 5 Compartimentul responsabil/ Funcţia responsabilului UPP/ Manager public sau CEE UPP/ Coordonator UPP/ Coordonator UPP UPP/ Manager public sau CEE E V A Ap. schema grafică a circuitului documentelor.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 3.8). Compartimentul va trimite PS modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor.6.1. crt.6.7. secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. modele de completat. d. Dacă PS nu respectă prevederile. Pentru procesul de avizare şi aprobare se va utiliza formularul FPS. Responsabilităţi şi verificare Această secţiune se referă la descrierea responsabilităţilor persoanelor care aplică procedura şi NU la cele legate de elaborarea. De exemplu: Nr. 13 . Anexe tabele.6. Se recomandă întocmirea unui tabel care să cuprindă funcţiile responsabile pentru realizarea acţiunilor din procedură. 3. p. cu termene limită ce trebuie respectate. Avizare şi aprobare 3.7. Procedurile de sistem a. prevăzut în secţiunea 3.7. b. Secretariatul GM verifică conformitatea PS cu prevederile din OMFP 946/2005. formulare. După elaborare.7.

se consideră că acesta nu are observaţii. Dacă nu se ajunge la consens în termen de 7 zile lucrătoare de la data transmiterii observaţiilor.2. aşa cum a rezultat aceasta după includerea eventualelor observaţii. Reprezentantul compartimentului responsabil. După elaborare. h. PO se consideră aprobat.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei e. PO se transmit de către compartimentul responsabil secretariatului GM. e. După ce PO a obţinut avizul secretariatului GM. Dacă există consens. p. GM îşi dă avizul asupra proiectului PS în cadrul şedinţei acesteia. Decizia va fi semnată de către preşedintele sau vicepreşedinţii GM. Dacă în acest termen un compartiment nu a transmis nicio observaţie. prin adoptarea unei decizii în acest sens. preşedintele GM va lua decizia asupra formei finale a PO.8) compartimentelor implicate. c. f. în vederea formulării de observaţii (dacă există mai multe direcţii cărora li se aplică PO). După avizul GM. 14 . b. d. Dacă PO nu respectă prevederile. Cu cel puţin 2 săptămâni înaintea şedinţei programate a GM. 3. Secretariatul va trimite PS către membrii GM prin email în vederea consultării acestora. aceasta se consideră finalizată în momentul în care eventualele observaţii ale secretariatului GM au fost incluse în textul PO. compartimentul responsabil va transmite PO împreună cu formularul FPO. Procedurile operaţionale a. PS se aprobă de către ministrul dezvoltării regionale şi locuinţei. va include observaţiile şi recomandările fondate legal şi metodologic ale membrilor GM în proiectul PS.7.02 (Anexa 2. Eventualele observaţii vor fi discutate în cadrul unor întâlniri între compartimentul responsabil şi compartimentele care au obiecţii.000.00. iar secretariatul va aviza aceasta în termen de 1 zi lucrătoare. g. Acestea vor avea la dispoziţie 5 zile lucrătoare pentru a formula observaţii. secretariatul va retransmite varianta finală a PS. Compartimentul va trimite PO modificată în maxim 3 zile lucrătoare de la data primirii observaţiilor. Cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei GM. secretariatul va comunica observaţiile compartimentului iniţiator în termen de 3 zile lucrătoare. Compartimentul care a realizat PS va avea sarcina de a elabora ordinul MDRL prin care se aprobă una sau mai multe proceduri. Secretariatul GM verifică conformitatea PO cu prevederile din OMFP 946/2005. în colaborare cu secretariatul GM. după caz. Dacă PO se aplică exclusiv compartimentului iniţiator (fără a fi implicate şi alte compartimente).

c. 9).2. După aprobarea prin ordinul ministrului dezvoltării regionale şi locuinţei.9. originalul acesteia se va păstra la compartimentul care a elaborat PO şi se distribuie conform listei de distribuire (F-PO. Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către secretariatul GM solicitarea reviziei PS. Secretariatul va depune PO în biblioteca virtuală de proceduri.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei f. Revizia poate fi solicitată de către un compartiment din cadrul ministerului sau iniţiată de secretariatul Grupului de Management ca urmare a modificărilor riscurilor sau ale cadrului legislativ care afectează funcţionarea întregii instituţii. Forma aprobată a PO va fi transmisă secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare. După finalizarea distribuirii. Revizia procedurii 3. prin email. 3. privind locul unde PS poate fi accesată. originalul PS se păstrează la secretariatul GM.00. Compartimentul răspunzător de aprobarea PS va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia. g. Compartimentul răspunzător de aprobarea PO va transmite forma electronică a acesteia în format PDF secretariatului GM în termen de 3 zile lucrătoare de la aprobarea acesteia. Secretariatul va depune PS în biblioteca virtuală de proceduri şi va anunţa tot personalul MDRL. d.9. e. dacă este cazul. compartimentul responsabil va transmite o copie de pe lista de distribuire secretariatului GM.000. Procedurile de sistem a.1. c. Distribuirea PS se va face de către direcţia nominalizată prin ordinul de aprobare a PS. Procedurile de sistem a.00. b. Procedurile operaţionale a. p.8. După aprobarea PO. Distribuirea procedurii 3. 15 . 3.03 – Anexa 1.8. Aprobarea PO se va face de către conducătorul compartimentului responsabil cu elaborarea PO şi de către superiorii ierarhici ai acestuia.9) compartimentelor implicate/afectate de PO. 3. Secretariatul GM va include solicitarea pe ordinea de zi a primei şedinţe.03 – Anexa 2. b. conform listei de distribuire a procedurii (F-PS.8.1. p. b.

Iniţiatorul reviziei va motiva în scris către conducătorul compartimentului responsabil solicitarea reviziei PO. f. După această perioadă PS 16 . p. electronic ţinut la b.8. 3. Procedura. conform Anexei 4.1. Numărul reviziei se modifică în ordine crescătoare. care aplică sau este interesată de o PO şi care constată că PO necesită îmbunătăţiri sau când se constată că riscurile sau cadrul legislativ specific s-au modificat.6. cu paginile modificate ale reviziei se difuzează conform prevederilor paragrafului 3. Revizia poate fi solicitată de către o persoană din cadrul compartimentelor. Dacă volumul modificărilor depăşeşte 50% din conţinutul procedurii scrise sau diferenţa dintre numerele de revizie este mai mare de 3. amendarea PS. Procedurile operaţionale a.9. Înregistrarea şi arhivarea procedurii 3. avizării. PS se înregistrează într-un registru secretariatul GM. aceasta va solicita conducătorului responsabil cu elaborarea.00.03 – Anexa 1 sau 2. Secretariatul Comisiei va depune în biblioteca virtuală procedura revizuită sau noua ediţie a acesteia. d. 3.01 – Anexa 1 sau 2. în momentul difuzării procedurii modificate se retrage vechea procedură. Originalele PS retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către secretariatul GM. b. De asemenea. g. conform paragrafelor 3.3). se modifică ediţia procedurii scrise.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei d.10. e. c. 3. Dacă GM consideră oportună revizia procedurii.00. Procedurile de sistem a.10. şi 3. Prevederi comune a. aprobării şi distribuirii. De asemenea. La modificarea ediţiei sau a reviziei se vor modifica şi numerele acestora pe prima pagină şi în antetul procedurii scrise.3).2. se va completa şi Formularul evidenţiere modificări (F-PS. Revizia unei PS sau a unei PO urmează aceeaşi succesiune ca la realizarea unei proceduri din punct de vedere al elaborării. p. completându-se corespunzător lista de distribuire a procedurii (F-PS.9.3. b.8. Paragrafele şi subparagrafele schimbate vor fi marcate prin sublinierea textului respectiv.

După această perioadă PO sunt transmise la arhiva ministerului cu respectarea reglementărilor specifice arhivării.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei sunt transmise la arhiva ministerului reglementărilor specifice arhivării. Originalele PO retrase/revizuite se clasează şi se păstrează timp de 5 ani de către compartimentele care le-au elaborat.10. la cu respectarea b. PO se înregistrează într-un registru electronic ţinut compartimentul care a elaborat PO. Procedurile operaţionale a.2. conform Anexei 5. 3. 17 .

Diagrama de circuit a elaborării procedurii de sistem Iniţierea PS de către GM Se stabileşte lista procedurilor Se stabilesc compartimentele responsabile de elaborarea PS Se stabilesc termenele Elaborarea PS Conducătorul compartimentului responsabil desemnează persoanele care vor elabora PS Elaborare PS Verificare PS de către conducătorul compartimentului Compartimentele MDRL Biblioteca virtuală de proceduri Prin Formularul FPS.00.02 Transmiterea PS către secretariatul GM Secretariatul verifică conformitatea PS cu OMFP 946 Termen: 3 zile lucrătoare Consultarea GM Secretariatul include pe ordinea de zi a următoarei şedinţe a GM.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 4.00. Cu cel puţin 2 săptămâni înaintea şedinţei Secretariatul transmite PS membrilor GM spre consultare Difuzarea PS Originalul PS şi formatul electronic (în PDF) se trimite la secretariatul GM Secretariatul va distribui PS compartimentelor Secretariatul depune PS în biblioteca virtuală şi înregistrează în registrul PS -PS în original -PS în format PDF Conform? DA NU Observaţii Aprobare PS Compartimentul responsabil va elabora ordinul MDRL pentru aprobarea PS Aprobare PS de către ministru Modificarea PS De către compartimentul responsabil Termen: 3 zile lucrătoare -Draft PS Avizarea PS de către GM Avizare PS prin decizie a GM Draft PS refăcut Observaţii? NU -Draft PS final Transmitere PS refăcut Către secretariatul GM Avizare din partea Secretariatului în termen de 1 zi lucrătoare DA -Observaţii din partea membrilor GM Preluare observaţii Compartimentul responsabil preia observaţiile fondate metodologic şi legal Secretariatul GM transmite varianta finală a PS către membrii GM cu cel puţin 3 zile înaintea şedinţei 18 .03 Draft PS F-PS.

03 PO în format PDF Termen: 3 zile lucr. Diagrama de circuit a elaborării procedurii operaţionale Iniţierea PO de către conducătorii de compartimente Se stabileşte lista procedurilor Se stabilesc termenele şi persoanele responsabile de elaborarea PO Secretariatul GM depune PO în biblioteca virtuală de proceduri Compartimentele afectate/ implicate din MDRL Elaborarea PO Persoanele desemnate vor elabora PO Verificare PO de către conducătorul compartimentului Prin Formularul FPO. forma finală e decisă de preşedintele GM Modificarea PO De către compartimentul responsabil Termen: 3 zile lucrătoare Draft PO refăcut Avizarea PO Compartimentul responsabil transmite PO compartimentelor implicate Observaţiile acestora se fac în termen de 5 zile lucrătoare Avizare PO de către secretariat Termen: 1 zi lucrătoare Observaţii? NU Observaţii transmise compartimentului responsabil DA 19 .Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei 5.000.00. se înregistrează în registrul propriu de PO şi se distribuie compartimentelor afectate Formatul electronic (în PDF) şi o copie după lista de distribuţie se trimite la secretariatul GM PO în original Conform? DA Implică mai multe compartimente? NU NU Observaţii DA -Draft PO -Formularul FPO.000.00.02 Aprobare PO De către conducătorul compartimentului responsabil Conciliere între compartimentele avizatoare În termen de 7 zile lucrătoare în cadrul unor întâlniri Dacă nu se ajunge la consens. Draft PO Transmiterea PO către secretariatul GM Secretariatul verifică conformitatea PO cu OMFP 946/2005 Termen: 3 zile lucrătoare Transmitere copie listă distribuie către secretariatul Comisiei Difuzarea PO Originalul PO se păstrează la compartimentul responsabil.

epa. disponibil pe: http://www.2009). (online). 1389 din 22 august 2006. organizarea şi funcţionarea Grupului de management şi a subgrupurilor tehnice de management.pdf . 119/1999 privind controlul intern şi controlul financiar preventiv. republicată. Unitatea Centrală de Armonizare a Sistemelor de Management Financiar şi Control (2005). Organization for Economic Co-operation and Development (2003). OMDRL nr.01. 736 din 21 septembrie 2009 prvind constituirea.Ghid privind elaborarea procedurilor de sistem şi operaţionale în cadrul Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei Bibliografie Manualul de Identitate a Ministerului Dezvoltării Regionale şi Locuinţei. From Red Tape to Smart Tape. modificat şi completat prin OMFP nr. cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial. Îndrumar metodologic pentru dezvoltarea controlului intern în entităţile publice. Ministerul Finanţelor Publice. (online).mfinante. OG nr. Administrative Simplification in OECD Countries. ediţia II (14.ro/control_prev/legislatie/indrumar24ian. 20 .gov/QUALITY/qs-docs/g6-final. 946 din 4 iulie 2005 pentru aprobarea Codului controlului intern.pdf. OMFP nr. Quidance for Preparing Standard Operating Procedures. United States Environmental Protection Agency (aprilie 2007). disponibil pe: http://www. accesat pe 15 iulie 2008.

You're Reading a Free Preview

Download
scribd
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->