Probleme privind prezentarea societii si organizarea contabilitii la S.C.

ROMTRONIC SRL
Prezentarea S.C. ROMTRONIC SRL din punct de vedere juridic i organizatoric i funcioneaz n conformitate cu dispoziiile Legii contabilitii 82/1991, modificat i completat ulterior, republicat n ianuarie 2005, n conformitate cu prevederile Codului Comercial Romn i cu cele ale statutului de nfiinare. Societatea comercial are sediul n localitatea Craiova, judeul Dolj, fiind nmatriculat la Registrul Comerului cu numrul J16/564/2002, avnd codul de nregistrare fiscal 3732027. Conform actului de nfiinare, obiectul de activitate al S.C. ROMTRONIC S.R.L. l constituie activitatea de comert cu amanuntul in magazine nespecializate cu vanzare predomnianta de produse nealimentare Societatea comercial va putea s-i schimbe sediul, s deschid filiale sau sucursale, reprezentane, puncte de desfacere, depozite, ateliere etc. la alte adrese i n alte localiti din Romnia i alte state cu respectarea prevederilor legale. De mentionat ca societatea s-a extins in decursul perioadei de functionare si in present este organizata astfel : un depozit central la adresa unde este declarat sediul social al firmei, unde vanzarea se face catre clienti persoane juridice si la un pret mai mic decat cel de magazine si se face pe baza de factura cu incasare prin banca sau in numerar cu chitanta si 6 puncte de desfacere din care 2 in Craiova, unul in Targu Jiu, unul in Iasi, unul in Severin si unul in Petrosani, unde vanzarea se inregistreaza pe baza raportului z zilnic emis de casele de marcat si a monetarelor completate de vanzatoare. Durata de funcionare a societii este nelimitat, cu ncepere de la data nmatriculrii la Registrul Comerului. Capitalul social subscris i vrsat de asociata unica este n valoare de 500 lei fiind constitui din 25 pri sociale nominative i indivizibile, n valoare de 20 lei fiecare. Capitalul social este constituit n numerar i aparine integral asociatului unic. Majorarea sau reducerea capitalului social se face de ctre asociatul unic, potrivit cu interesele societii i n concordan cu prevederile legale. Reducerea capitalului social poate fi fcut motivat, pn la limita impus de legiuitor, dar nu mai devreme de dou luni de la data n care hotrrea de reducere a fost publicat n Monitorul Oficial. Majorarea capitalului social se face cu respectarea dispoziiilor legale de constituire a societii. Majorarea poate fi fcut din beneficiile societii sau din alte aporturi care pot fi total sau parial n numerar sau / i n natur. Dac mrirea capitalului social se face prin aport n natur asociatul unic va numi unul sau mai muli experi care-i vor da avizul asupra evalurii acestuia, mrirea acestuia hotrndu-se numai dup depunerea raportului de expertiz, cu care ocazie se vor stabili i prile sociale ce se vor emite n schimb pe numele asociatului. Bunurile n natur aduse ca aport n societate, intr n proprietatea acesteia atta timp ct nu sunt grevate de alte sarcini. Aportul la capitalul social nu este purttor de dobnzi. Continuarea activitii societii, transferul sau cesiunea prilor sociale poate fi realizat ctre teri i alte persoane n condiiile Legii numrul 31/1990 i ale Codului Civil. Transmiterea prilor sociale ctre succesori se poate realiza fie prin cooptarea ca

asociai a acestora, fie prin plata prilor sociale ctre cei care nu doresc aderarea la societate n calitate de asociai. Conducerea societii este asigurat de ctre asociatul unic, acesta avnd prerogativele adunrii generale, ale consiliului de administraie i administratorului i anume: - desemneaz eventualii administratori i cenzori, i revoc i le verific activitatea; - decide urmrirea eventualilor administratori i cenzori pentru daunele pricinuite societii; - aprob structura organizatoric, numrul de posturi i nivelul salariilor, angajarea i coordonarea personalului, respectnd legislaia muncii, reglementrile de protecie social, Codul muncii i prevederile Contractului colectiv de munc unic la nivel naional; - decide cu privire la modificarea, fuziunea, dizolvarea i lichidarea societii comerciale; - modific statutul; - ndeplinete orice alte atribuii necesare i cerute de activitatea societii, cele cerute de legi i de statut. O persoan fizic sau juridic nu poate fi asociat unic dect ntr-o singur societate cu rspundere limitat. O societate cu rspundere limitat nu poate avea asociat unic o alt societate cu rspundere limitat alctuit dintr-o singur persoan. Exerciiul economico-financiar ncepe la 01.01. i se ncheie la 31.12. al fiecrui an, primul exerciiu ncepe la data constituirii societii. Societatea va ine eviden contabil lunar pe acte i fapte de comer, va ntocmi situaii financiare cu componentele: bilan contabil, cont de profit si pierdere avnd n vedere prevederile legale, urmnd a-l viza la Administraia Financiar i a-l depune la Administraia Financiar i la Registrul Comerului pentru a fi reinut i dat publicitii. Din profitul societii se va reine n fiecare an cel puin 5 % pentru formarea fondului de rezerv, pn ce acesta va atinge minim a cincea parte din capitalul social, fond care ulterior va fi completat ori de cte ori va scdea sub acest cuantum stabilit. Amortizarea activelor fixe aparinnd societii se stabilete de ctre asociatul unic sau de ctre persoana desemnat a-l reprezenta. Fuziunea societii cu una sau mai multe societi comerciale se hotrte de ctre fiecare dintre acestea cu respectarea prevederilor legale. Bilanul contabil ntocmit cu ocazia fuziunii de fiecare societate n parte va fi depus o dat cu cererea de nmatriculare a hotrrii de fuziune la Registrul Comerului. Societatea comercial care nceteaz a exista n urma fuziunii va depune pentru a fi nscris n Registrul Comerului o declaraie despre modul n care a hotrt s-i sting pasivul su. Dizolvarea societii comerciale, ca de altfel i a altor societi comerciale are loc n urmtoarele condiii : a) imposibilitatea realizrii obiectului de activitate; b) reducerea capitalului social sub minimul legal; c) prin hotrrea asociatului unic n condiiile legii; d) faliment; Din momentul dizolvrii administratorul nu mai poate ntreprinde operaiuni noi, n caz contrar el este personal rspunztor pentru operaiunile pe care le-a ntreprins. Societatea fiind dizolvat administratorul trebuie s instituie procedur de lichidare.

Controlul intern atribut al conducerii

Controlul intern este un atribut al conducerii de la toate nivelurile ierarhice. Toate persoanele care dein funcii de conducere, indiferent de nivelul lor ierarhic sau de domeniul de activitate, trebuie s planifice, organizeze i coordoneze aplicarea msurilor suficiente pentru a oferi o asigurare rezonabil asupra faptului c scopurile i obiectivele vor fi ndeplinite. Atributele (funciile) conducerii reprezint un tot unitar, ele se condiioneaz reciproc. Ca urmare, conducerea nu poate fi privit ca o trecere succesiva de la o funcie la alta, urmnd ca totul s se reia de la capt. Controlul reprezint att funcia finalizatoare a procesului de conducere, ct i funcia care furnizeaz elementele necesare pentru realizarea n condiii corespunztoare a celorlalte atribute ale conducerii. Controlul intern s-a confruntat n permanen cu o lrgire sistematic a ariei de aplicare. n prezent, controlul intern se refer la toate activitile, toate procedurile, toate informaiile, la ntreg patrimoniul, la toi membrii ntreprinderii i acioneaz permanent. Controlul intern este perceput ca un atribut al managementului care rspunde de organizarea acestuia, dar mai ales este preocupat de permanenta actualizare a sistemului de control intern, datorit evoluiei riscurilor cu care se confrunt entitatea. Controlul intern, datorit caracterului su sistematic i atotcuprinztor, rspunde nevoilor de informare ale membrilor Consiliului de Administraie i al Comitetului de Direcie, precum i ale celorlalte persoane care dein funcii de conducere i de execuie, favoriznd dialogul dintre acetia, asigurnd transparent. Pe baza informaiilor furnizate de controlul intern, conducerea are posibilitatea si fundamenteze mai judicios deciziile manageriale referitoare la programele de activitate, la organizarea i coordonarea structurilor entitii, la delimitarea responsabilitilor pe compartimente i pe persoanele implicate n efectuarea tranzaciilor i operaiunilor respective i n consemnarea i prelucrarea informaiilor. Urmnd efectuarea tranzaciilor i operaiunilor n conformitate cu normele legale i cu deciziile conducerii, controlul intern previne i elimin neregulile i eventualele conflicte din interiorul entitii sau dintre entitate i teri (organe fiscale, clieni, creditori etc). Controlul intern este universal. Controlul intern reprezint nu numai formulare, proceduri, tehnici, programe, instruciuni, calculatoare i manuale de politici, ci i oameni la fiecare nivel al organizaiei. Controlul intern este un proces realizat de ctre personalul de la toate nivelele. El este efectuat att de managementul de la vrf, dar i de managementul de linie, adic responsabilii de compartimente, dar i de toi ceilali oameni. Fiecare membru al entitii este responsabil pentru controlul su intern. Mediul de control, mereu n schimbare, impune abordarea controlului la nivelul fiecrei entiti ca un sistem de control intern, difereniat i integrativ, construit n raport de interesele organizaiei. Aceast construcie va trebui s in cont de structura organizatoric a entitii, de stilul de conducere al managerilor, de influena factorilor de mediu i implicit de riscurile care pot afecta entitatea. Excesul de norme, reguli, proceduri mpiedic realizarea unui control eficient, de aceea este necesar gsirea unui echilibru optim n vederea stabilirii acestora. Astfel, sunt situaii n care se impun reguli precise, clare, stricte, adic un control riguros, spre exemplu, cazul ntreprinderilor aflate n faza de maturitate, dar sunt i situaii n care controlul trebuie s fie mai puin restrictiv pentru a putea permite atingerea obiectivelor

strategice ale entitilor, spre exemplu, cazul societilor nou nfiinate sau a celor care se afl ntr-o faz de cretere. Modul de stabilire al acestor reguli ine, pe de o parte, de stilul de conducere i de capabilitile organelor ierarhice n delegarea responsabilitilor, iar pe de alt parte de nivelul de dezvoltare i de cultur al organizaiilor. n organizarea controlului intern se impune o mare flexibilitatea deoarece nu poi da reguli pentru fiecare situaie ntlnit i de asemenea, o regul dac nu este de actualitate sau este prea rigid stagneaz procesul i conduce la ineficacitate.

Verificarea documentelor ROMTRONIC SRL

registrelor

contabile

in

cadrul

SC

Sunt efectuate controale pentru a verifica exactitatea, exhaustivitatea si autorizarea tranzaciilor i nregistrarilor contabile. Activitile de control din sistemul de informaii include controalele de aplicaii i controalele de IT generale. Controalele de aplicaii urmresc cazurile individuale, modul de completare i utilizare a documentelor justificative i modul de prelucrare i nregistrare a datelor, pentru anumite tranzacii i operaiuni. Aceste controale de aplicaii ofera asigurri asupra faptului c tranzaciile au avut loc (realitatea tranzaciilor), c ele au fost autorizate i au fost nregistrate exhaustiv i exact (imputarea corect, perioada corect, evaluarea corect, raportarea corect). Controalele IT generale sunt politicile i procedurile care se refer la mai multe aplicaii. Ele ofer asigurri asupra funcionrii corecte a sistemului de informaii i prin aceasta asigur funcionarea eficient a controalelor de aplicaii. Controalele IT generale, includ de regul: controale asupra achiziionrii, dezvoltrii i ntreinerii sistemelor de aplicaii; controale asupra modificrii programelor; controale asupra softurilor de sistem care restricioneaz accesul persoanelor neautorizate la programe sau date. Locul i rolul documentelor justificative n cadrul sistemului informaional i a sistemului de control intern Funcia de control a contabilitii este inseparabil legat de funcia de nregistrare i funcia de informare a acesteia. Nu se pot controla dect acele trazacii i operaiuni care au fost n prealabil reflectate (nregistrate) n eviden. ntre evidena economic (care include pe lng contabilitate i alte forme de eviden operativ) i control exist o strns intercondiionare, o legtur biunivoc. Aceast intercondiionare rezid din faptul c exactitatea i operativitatea sistemului informaional influeneaz nemijlocit calitatea i eficiena controlului. n acelai timp, controlul presupune luarea unor msuri menite s asigure exactitatea, sinceritatea, integritatea i operativitatea sistemului informaional economic i, n special, a contabilitii. Indiferent de metodele, mijloacele i tehnicile utilizate pentru prelucrarea datelor, controlul, n general, are sarcina s urmareasc doua grupe de obiective: a) realitatea, sinceritatea i integritatea informaiilor furnizate de evidena economic; b) realitatea, legalitatea, necesitatea, economicitatea, eficiena i eficacitatea tranzaciilor i operaiunilor consemnate n evidena, precum i integritatea patrimoniului agentului economic sau instituiei publice respective.

Urmrind aceste doua grupe de obiective, controlul se poate confrunta cu urmatoarele situaii: documentele i registrele contabile sunt corect ntocmite, sunt inute la zi, respect cerinele normelor legale i ale hotrrilor Consiliilor de Administraie i cuprind numai operaiuni legale, reale i exacte; neregulile constatate n ntocmirea, circulaia i prelucrarea documentelor i n inerea registrelor contabile au numai un caracter formal, cum ar fi: documentele conin corecturi neadmise, evidenele nu sunt inute la zi, nu se respect corespondena dintre conturi, nu se asigur concordana dintre evidena operativ, contabilitatea analitic i contabilitatea sintetic etc. Aceste nereguli pot fi relativ uor de remediat dac ele nu au favorizat proasta gestionare a patrimoniului, falsuri, sustrageri, neachitarea obligaiilor fiscale sau alte fenomene negative; neregulile constatate n organizarea i conducerea contabilitii determin, favorizeaz sau mascheaz cazurile de proast gospodarire, evaziune fiscal, sustrageri sau abuzuri. Controlul trebuie s stabileasc natura deficienelor (de form sau de fond) i s recomande msuri pentru prevenirea i eliminarea lor i pentru sancionarea celor vinovati. Dar, trebuie avut n vedere faptul c uneori o eviden ireprosabil sub aspectul formei poate contribui la acoperirea vremelnic a unor infraciuni (fals n nscrisuri, uz de fals, neglijen n serviciu etc.) sau a altor fapte ilicite. Acestea, la rndul lor, pot favoriza alte infraciuni sau reprezint o etap n producerea acestora (sustrageri, falsificri de mrfuri, specul, evaziune fiscal etc.). Informaiile pe care le conin documentele justificative stau la baza ntregului sistem informaional dintr-o ntreprindere. Documentele justificative marcheaz prima consemnare n scris a operaiunilor i tranzaciilor, motiv pentru care modul lor de ntocmire, verificare, prelucrare, circulaie i arhivare influeneaz nemijlocit exactitatea, operativitatea i integritatea ntregului sistem de evident dintr-o entitate. Nici o operaiune economico-financiar nu poate fi efectuat far s fie nscris ntr-un document i nici o nregistrare n evidena economic nu poate fi fcut dect pe baza documentelor corespunzatoare. Legea contabilitii nr. 82/1991, art. 6 alin. 1 stabilete: orice operaiune patrimonial se consemneaz n momentul efecturii ei ntrun nscris care st la baza nregistrarilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. Ca urmare, singura modalitate de reconstituire a condiiilor n care s-au desfurat tranzaciile i operaiunile i s-au efectuat nregistrarile n contabilitate o reprezint aceste documente. Documentele primare i centralizatoare reprezint un mijloc eficient pentru controlul modului cum s-au ndeplinit sarcinile stabilite, au fost gospodrite mijloacele materiale i bneti i s-a asigurat integritatea patrimoniului sau au fost achitate diferite obligaii legale i contractuale. Documentele sunt suporturi fizice ale informaiilor, pe baza lor se transmit aceste informaii ntre compartimente i catre teri. Caracterul inadecvat al acestor documente ngreuneaza controlul i auditul. Prin semnarea acestor documente de persoanele care au dispus sau au participat la desfaurarea operaiunilor economico-financiare i de persoanele care exercit controlul intern, se asigur premisele pentru stabilirea responsabilitilor n eventualitatea n

care, ulterior, se constat c aceste operaiuni nu s-au desfurat conform cerinelor prestabilite. Documentele reprezint un important mijloc de prob in justiie. Documentele justificative care stau la baza inregistrrilor n contabilitate angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat, aprobat sau nregistrat n contabilitate (Legea nr. 82/1991, art. 6, alin 2). Verificarea modului de completare i utilizare a documentelor justificative in cadrul Verificarea documentelor primare ntocmite n ntreprindere sau primite de la teri, vizeaz att forma acestora ct i coninutul operaiunilor consemnate n ele. Verificarea documentelor primare sub aspectul formei vizeaz n principal urmtoarele apte obiective: a) dac toate nregistrrile contabile au la baz documente legale, corespunztoare naturii operaiunii consemnate n ele; b) dac se respect normele legale i deciziile conducerii referitoare la modul de completare a documentelor justificative; c) dac corectarea erorilor din documente se face cu respectarea prevederilor legale; d) dac documentele care au stat la baza nregistrarilor n contabilitate sunt autentice; e) dac documentele centralizatoare care au stat la baza nregistrarilor din contabilitate sunt corecte; f) dac se respecta graficele de circulaie a documentelor i/sau manualele de proceduri aprobate de conducere; g) dac numerotarea, utilizarea i gestionarea formularelor mpiedica utilizarea lor n alte scopuri. a) dac toate nregistrrile din contabilitate au la baz documentele legale, respectiv dac se utilizeaz imprimatele corespunztoare naturii operaiunilor consemnate n ele Ordinul Ministrului Finanelor Publice nr.1850/2004 cuprinde un Nomenclator privind modelele registrelor i formularelor tipizate comune privind activitatea financiar i contabil. Acest nomenclator a fost modificat n concordan cu prevederile Codului Fiscal intrate n vigoare ncepnd cu anul 2007. Toate entitile sunt obligate s utilizeze aceste modele ale registrelor contabile i ale formularelor comune privind activitatea financiar-contabil, s respecte normele metodologice privind utilizarea acestora. n cazul utilizrii echipamentelor informatice pentru ntocmirea documentelor justificative i pentru prelucrarea datelor, registrele contabile i formularele comune pe economie care nu au regim special de nseriere i numerotare pot fi adaptate n funcie de necesitaile utilizatorilor, dar cu condiia respectarii coninutului de informaii al modelului de formulare aprobat de Ministerul Finanelor Publice. n afar de formulare prevzute n acest nomenclator, entitile pot folosi n activitatea financiar-contabil i formulare specifice elaborate de ministere, departamente, asociaii profesionale sau de entitatea patrimonial, n funcie de necesitai. Prin decizii interne emise de conductorii entitatilor se stabilesc procedurile proprii de numerotare a documentelor precum si persoanele responsabile de alocare i gestionare a acestor numere.

Astfel, cu titlu de exemplu menionm c recepionarea bunurilor aprovizionate, ncrcarea gestiunii i nregistrarea n contabilitate se poate face fie direct pe baza documentelor de livrare ntocmite de furnizor i care au nsoit marfa (Factur, Aviz de nsoire a mrfii sau un alt document, dup caz), fie pe baza unui document de recepie distinct. - Nota de recepie i constatare de diferene sau un alt document similar se ntocmete obligatoriu ca document distinct de recepie n urmtoarele cazuri: - bunurile materiale cuprinse n documentele de nsoire fac parte din gestiuni diferite; - bunurile materiale sunt primite spre preluare n custodie sau n pstrare; sunt procurate de la persoane fizice; nu sunt nsoite de documente de livrare; - cu ocazia recepionrii se constat diferene calitative sau cantitative. n acest caz, pentru a avea for probant n litigii, Nota de recepie i constatare de diferene se semneaz i de reprezentantul furnizorului, cruului sau de o persoan neutr; - bunurile materiale cuprinse n facturile de nsoire sosesc in trane. Pentru fiecare tran se ntocmete cte o Not de recepie si constatare de diferene, care se anexeaz la documentul de nsoire; mrfurile intr n gestiuni la care evidena mrfurilor se ine la alt pre dect costul de achiziie. Spre exemplu, dac mrfurile intr ntr-o gestiune la care preul de nregistrare este egal cu preul de vnzare cu amnuntul, se va ntocmi Nota de recepie i constatare de diferene (pentru comer-formular 14-3-1/aA) care cuprinde i elementele de calcul ale preului cu amnuntul: costul de achiziie, adaosul comercial, TVA neexigibil. - n alte situaii prevzute n manualul de proceduri interne. Bonul de predare, transfer, restituire se utilizeaz pentru consemnarea: - -produciei (produse finite, semifabricate, materiale refolosibile) predate la magazie; - -materiilor prime si materialelor restituite la magazie; - -transferului bunurilor materiale ntre gestiunile aflate n aceeai incint. n acest caz, nu se mai ntocmete Avizul de nsoire a mrfurilor. Factura. ntocmirea facturii este obligatorie numai pentru pltitorii de TVA care efectueaz alte operaiuni dect cele fr drept de deducere. Celelalte entiti care livreaz bunuri sau presteaz servicii pot ntocmi facturi sau alte documente admise de reglementrile contabile cum sunt: monetare, chitane, bonuri fiscale emise cu ajutorul aparatelor electronice de marcat fiscal etc. Facturile se ntocmesc pn cel trziu n cea de-a 15-a zi lucrtoare a lunii urmtoare celei n care ia natere faptul generator al taxei. De regul, faptul generator al taxei intervine: - la data livrrii bunurilor sau prestrii serviciilor; - la data ncasrii avansurilor. Regularizarea facturilor emise pentru avansurile ncasate se face prin stornarea acestor facturi cu ocazia emiterii facturii pentru contravaloarea integral a livrrilor de bunuri sau a prestrilor de servicii; - la data transferului dreptului de proprietate de la vnytor la cumprtor n cazul livrrii de bunuri imobile, a stocurilor puse la dispoziia clienilor, a bunurilor livrate n vederea testrii sau verificrii conformitii, a bunurilor livrate pe baza unui contract de consignaie etc.;

la data specificat n contract, pentru efectuarea pltilor, n cazul operaiunilor de nchiriere, leasing, concesiune i arendare a bunurilor i n cazul livrrilor de bunuri sau a prestrilor de servicii efectuate continuu (livrri de energie electric, de gaze naturale, de servicii telefonice etc.); - data vnzrilor la distan etc. Pentru livrrile de bunuri i prestrile de servicii direct ctre populaie este obligatoriu s se emit i Factura" sau un alt document similar n urmtoarele situaii: - pentru vnzri de pachete de servicii turistice; - pentru vnzarea bunurilor de folosin ndelungat; - pentru servicii de construcii, reparaii, ntreinere, efectuate la domiciliul clientului; - pentru furnizarea la domiciliul clientului a energiei electrice i termice, a gazelor naturale, a serviciilor de telefonie i internet sau a ator utiliti i servicii; - pentru vnzarea de bunuri i servicii care nu se ncaseaz integral n numerar n momentul livrrii sau a prestrii serviciului; - pentru bunurile vndute prin comis-voiaj ori sau prin coresponden. dac cumprtorul este persoana fizica sau persoana juridica. Avizul de nsoire a mrfii" De regul, pe timpul transportului bunurile sunt nsoite de factura emis de vnztor. Avizul de nsoire a mrfii se utilizeaz n urmtoarele situaii: - dac din motive justificate nu se poate ntocmi factura n momentul livrrii; - dac datorit capacitii mijloacelor de transport marfa urmeaz a fi transportat n mai multe curse; - dac distribuirea mrfii dintr-un mijloc de transport auto se face la mai muli clieni sau la mai multe puncte de lucru ale aceluiai client; - dac mrfurile alimentare sunt uor perisabile i se livreaz zilnic n stare proaspta (lapte, pine, mezeluri, etc.) n aceste patru situaii pe Avizul de nsoire a mrfii se face meniunea Urmeaz facturarea" - dac bunurile se transfer ntre punctele de lucru sau gestiunile acele iai entiti, dispersate teritorial. n acest caz se face meniunea Nu se factureaz" - dac bunurile sunt trimise ctre alte entiti pentru prelucrare, pentru vnzarea n consignaie, pentru reparare, pentru darea n chirie, etc. n acest caz bunurile rmn n proprietatea ntreprinderii i pe avize se fac meniunile corespunztoare: Pentru prelucrare la teri", Pentru vnzarea n regim de consignaie"etc. Pentru bunurile restituite din prelucrare se face meniunea Din prelucrare la teri" Dac pentru anumite operaiuni nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac numai pe baza Notei de contabilitate" la care se anexeaz documentele de calcul: a amortizrii i a ajustrilor de valoare, a diferenelor de pre i a diferenelor de curs de schimb valutar etc. b) modul de completare a documentelor. Controlul trebuie s urmreasc dac se ntocmesc la timp i conin toate elementele necesare fr simplificri artificiale i omisiuni ce pot favoriza sau genera erori de prelucrare, fraude, falsuri i care ngreuneaz controlul. Formularele care se ntocmesc n mai multe exemplare se completeaz o singur dat prin indigo, transcopiere, iar spaiile libere se bareaz. Inscrierea datelor se face cu cerneala, pasta de pix sau prin utilizare IT. Documentele justificative cuprind, de regul, urmtoarele elemente:

denumirea documentelor; denumirea, sediul i datele de identificare ale emitentului; numrul documentului i data ntocmirii; menionarea, cnd este cazul, a prilor care particip la efectuarea operaiunii; - coninutul operaiunii (uneori i temeiul legal, sau numrul contractului); - parametrii cantitativi i valorici ai operaiunii; - numele, prenumele i semntura persoanelor care au ntocmit, vizat i aprobat documentul i a celor care au participat la efectuarea operaiunii sau tranzaciei respective etc; - alte meniuni cerute de reglementrile referitoare la TVA. nscrisurile provenite din relaiile de vnzare-cumprare i prestri de servicii cu persoanele fizice dobndesc calitatea de document justificativ i pot fi nregistrate n contabilitate numai dac: - conin toate elementele de identificare a persoanei respective (nume, prenume, adresa, actul de identitate i codul numeric personal); - conin suma cuvenit, impozitul reinut i suma achitat; - se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective prin ntocmirea unei note de intrare-recepie - au la baz un contract sau convenie, n cazul prestrilor de servicii. Controlul modului de completare a documentelor primare se face n mod diferit n funcie de natura operaiunilor consemnate, n funcie de mijloacele folosite pentru culegerea i consemnarea datelor i n funcie de regimul ordinar sau special al acestora. c) dac se respect normele legale referitoare la corectarea erorilor din documente Corectarea erorilor se face pe toate exemplarele documentelor, fr tersturi, cu precizarea datei corecturilor i sub semntura persoanelor care au ntocmit i aprobat documentele respective sau care au participat la efectuarea operaiunii respective. Corectarea se face prin tierea cu o linie a textului sau a cifrelor greite, astfel nct acestea sa poat fi citite, iar alturat lor se scrie textul sau cifrele corecte.In documentele justificative nu se admit tersturi, modificri sau alte proceduri asemntoare. Nu se admit corecturi n facturi i n unele documente n care se consemneaz operaiuni cu mijloace bneti (excepie fac ordinele de deplasare); Pentru exemplificare, precizm c corectarea informaiilor nscrise n facturi se face n conformitate cu cerinele Codului fiscal (Legea nr. 571/2003, modificata, art. 159) astfel: a) dac factura nu a fost trimis ctre beneficiar, aceasta se anuleaz i se ntocmete o noua factur; b) dac factura a fost transmis beneficiarului, corectarea se poate face: - fie prin emiterea unei noi facturi n care se nscrie numrul i data facturii corectate, iar valoarea se trece cu minus i n acelai timp se nscriu valorile corecte; - fie se emit doua facturi. In prima se trece numrul i data facturii corectate, iar valorile se scriu cu semnul minus, iar n a doua se trec informaiile i valorile corecte. Dac se modific baza de impozitare, furnizorii trebuie s emit facturi n care valorile se scriu cu semnul minus sau cu semnul plus n urmtoarele situaii: -dac beneficiarul refuza parial sau total cantitatea, calitatea sau preul bunurilor sau serviciilor facturate;

-dac reducerile de pre (rabaturi, remize, resturi, sconturi) se acorda dup livrarea bunurilor sau prestarea serviciilor; -dac dup livrare intervine o majorare de preturi i tarife; -dac clientul returneaz ambalajele care au fost facturate concomitent cu marfa. d) dac documentele respective sunt autentice. Pentru a putea stabili dac semnturile de pe documente sunt ale persoanelor autorizate, se compar ntre ele semnturile de pe documentele respective cu cele din fiele specimenelor de semnturi. In ultim instan, se procedeaz la recunoaterea i confirmarea scrisului i semnturii de ctre autorii acestora; Inscrisul sub forma electronica, cruia i s-a ataat o semntura electronica extins, generat cu ajutorul unui dispozitiv securizat, este asimilat nscrisurilor sub forma privata e) dac la baza nregistrrilor n eviden stau documentele centralizatoare Se verific ca acestea sa cuprind numai operaiuni de aceeai natur i din aceeai perioad de gestiune; f) dac se respect graficele de circulaie a documentelor Dac ele se ntocmesc i se predau la termen i n numrul de exemplare prevzut n manualul de proceduri interne i n normele legale i dac se exercit n mod corespunztor controlul preventiv (vezi autorizarea i aprobarea operaiunilor) asupra lor nainte de a fi supuse procesului de prelucrare a datelor. Dac controlul preventiv se acord numai pe originalul documentelor (excepie fac facturile de vnzare) i daca pe aceste documente se face o meniune de anulare (achitat" nregistrat") astfel nct ele sa nu poat fi utilizate de mai multe ori. g) dac numerotarea documentelor permite depistarea documentelor lips sau a celor nregistrate de mai multe ori (exhaustivitatea nregistrrilor). Aceast numerotare asigur localizarea uoar a documentelor pe baza crora s-au fcut nregistrrile. Pentru formularele numerotate n cadrul entitilor care le utilizeaz se urmrete: dac numerotarea lor s-a facut n continuare, sau serial pe compartimente, astfel nct s se evite atribuirea mai multor documente similare a acelai numr de ordine (formularele.n stoc la sfritul anului se pot utiliza n continuare fr o alt numerotare); dac toate exemplarele unui document au acelai numr de ordine. Dup completare, formularele devin documente justificative i se pstreaz, la sediul declarat, n ordinea numerelor, prin aceasta asigurndu-se un control permanent asupra lor. Documentele justificative se pot stoca prin orice metod, inclusiv prin mijloace electronice, n condiiile cerute de Codul fiscal . Tot sub aspectul formei, dar afectnd i coninutul, se efectueaz i o verificare aritmetic, urmrindu-se exactitatea cifrelor nscrise n documente, a unitilor de msur, a indicilor de calitate, a calculelor i reporturilor, tiut fund faptul ca uneori acestea se greesc" intenionat, cu scopul ascunderii vremelnice a unor cazuri de proast gospodrire, de fraude sau a altor nereguli.
Verificarea modului de organizare a evidenei economice n vederea asigurrii obiectivitii, exactitii i operativitii informaiilor, procesul de organizare al sistemului informaional economic dintr-o entitate trebuie s se desfoare sub un strict autocontrol din partea consiliului de Administraie, efilor de compartimente i a executanilor.

10

Principalele sarcini ale controlului i auditului referitoare la organizarea evidenei economice sunt axate pe modul n care sistemul informaional adoptat corespunde reglementrilor legale i caracteristicilor specifice ale entitii . n cadrul entiti exist grade diferite de implementare a procesului de prelucrare automat a datelor, s-au adoptat sisteme diferite de codificare, se utilizeaz scheme i pachete de programe diferite dup care se pregtesc, culeg i prelucreaz datele. Ca urmare, activitatea de control trebuie s nceap cu o temeinic documentare asupra modificrilor intervenite n structura documentelor primare, a situaiilor i jurnalelor contabile, n circuitul, prelucrarea i arhivarea purttorilor de informaii. Controlul trebuie s analizeze n ce msur aceste modificri sunt impuse de particularitile organizatorice i tehnologice ale entitii respective, n ce msur ele respect cerinele normelor legale i ale conducerii entitii. Cu ocazia acestei documentri, organele de control trebuie s stabileasc locurile unde pot s apar erori sau denaturri ale datelor i informaiilor, s stabileasc compartimentele n care se ntocmesc documentele primare i sursele de informaii care stau la baza completrii lor ulterioare, pe etape ale ciclului parcurs de aceste documente. Verificarea modului de conducere a evidenei economice Caracterul unitar i atotcuprinztor al controlului cere ca verificarea modului de ntretinere i utilizare a sistemului informaional economic s se fac etap cu etap, de la desfsurarea operaiunilor i pn la reflectarea lor n documentele primare; de la pregtirea i codificarea datelor i pn la introducerea lor n sistemele de calcul i prelucrare; de la prelucrarea datelor i pn la obinerea, interpretarea i valorificarea situaiilor finale. Bazndu-se pe nlnuirea- documente primare, evidene operative, contabilitate analitic, contabilitate sintetic, situaii financiare- controlul, n special cel intern, poate fi structurat n 3 etape: a) controlul iniial asupra datelor ce urmeaz a fi supuse prelucrrii; b) controlul prelucrrii datelor; c) controlul final asupra situaiilor obinute a) Controlul iniial asupra datelor de intrare se deruleaz, la rndul su, n trei faze: - verificarea corectitudinii completrii documentelor primare; - verificarea prelurii datelor n tehnica de calcul sau a introducerii datelor n registrele contabile (jurnale, fie de cont etc.); - controlul automat al datelor de intrare. a1) Verificarea corectitudinii ntocmirii documentelor primare sub aspectul formei i al coninutului operaiunilor consemnate a fost reprezentat la paragraful 2 de mai sus i, ca urmare, nu vom mai insista asupra acestei faze a controlului. Dup ce verific forma i coninutul documentelor primare, organele de control sau cu atribuiuni de control urmresc corectitudinea i integritatea prelurii datelor n sistemele (manuale sau automatizate) de eviden i calcul. a2) n scopul asigurrii prelurii corecte i integrale fr omisiuni i fr repetri- a datelor din documentele primare, se poate utiliza procedeul prin numr curent, care se bazeaz pe confruntarea manual sau automatizat a numrului de poziii din Borderoul de predare a documentelor cu numrul de poziii din situaiile sau jurnalele obinute n urma prelucrrii. n acest scop, documentele se predau spre prelucrare pe baza unui Borderou de predare a documentelor sau grupate n pachete (dosare) pe care se fac meniuni necesare controlului, cum ar fi: numrul total de documente, numerele extreme existente n pachet (cel mai mic i cel mai mare), felul documentelor, perioada la care se refer etc. Aceste borderouri sau aceste meniuni permit verificarea faptului c toate documentele au fost preluate spre prelucrare o singur dat, fr omisiuni i fr repetri (vezi criteriul exhaustivitii i integritii nregistrrilor, paragraful 1.1 de mai sus). Prin acest procedeu nu se

11

depisteaz erorile compensate (numrul omisiunilor fiind egal cu numrul repetrilor). Aceste erori se pot pune n eviden prin alte procedee de control cum ar fi: - con trol ul cor ela iilo r dint re sol duri le i rula jele con turi lor; - con trol ul res pec trii seri ilor nu mer ice ale doc um ent elor ; - con trol ul prin joc uri de nc erc are etc. Controlul corelaiilor dintre solduri i rulaje pune n eviden nregistrrile contabile anormale.

12

Astfel, soldul debitor al unor analitice ale contului 401 Furnizori se poate datora nenregistrrii corecte a facturilor de aprovizionare, confuziilor ntre analiticele acestui cont, plii furnizorului respectiv de mai multe ori prin cas i prin banc sau prin instrumente de decontare diferite. Rulajul creditor al contului 4427, pentru bunurile vndute trebuie s fie n corelaie cu rulajul debitor al conturilor 411, 461, 531, 428; pentru bunurile constatate lips la inventar trebuie s fie n corelaie cu rulajele debitoare ale conturilor 428, 461, 635; Pentru bunurile folosite n scop personal i predate gratuit etc. trebuie s fie n corelaie cu rulajul debitor al contului 635 etc. Pentru aceste operaiuni corelaiile de mai sus se verific nmulind rulajele debitoare ale respectivelor conturi cu K/(100-K) unde K reprezint cota legala a taxei pe valoarea adaugat. Aceste corelaii se pot verifica numai pe baza informaiilor din Cartea mare, dupa analiza corespondenelor dintre conturi (eliminarea altor registrri din debitul acestor conturi). Controlul respectrii seriilor numerice a documentelor pune n eviden situaiile n care unele documente nu au fost nregistrate sau au fost nregistrate de mai multe ori. Acest control se bazeaz pe analiza nregistrarilor din Registrul jurnal i din jurnalele auxiliare, pe analiza sistemului intern de numerotare a documentelor. Controlul prin jocuri de ncercare se bazeaz pe prelucrarea manual a unui eantion de documente sau pe prelucrarea dup un alt program informatic i compararea rezultatelor cu cele din contabilitatea ntreprinderii. a3) Controlul automat asupra datelor iniiale este realizat cu ajutorul procedurilor automate de control sintactic i semantic pe care le conin pachetele de programe dup care sunt prelucrate datele cu ajutorul calculatorului. Aceste controale automate se fac att individual, la nivelul fiecrui articol, ct i global, ntre articole i fiiere. Datorit acestor proceduri automate de control sunt semnalate operatorului de la tehnica de calcul o serie de mesaje de eroare cum ar fi: cod operaiune eronat, cod material sau produs eronat, unitate de msura eronat, norm de consum sau de munc eronat, curs de schimb valutar eronat, stoc inexistent pentru bunurile care ies din gestiune, codul partenerilor de afaceri inexistent, pretul unitar eronat etc. Operatorii care culeg datele din documente au posibilitatea ca dup fiecare document cules la tastatur s compare totalul obinut cu totalul valoric sau cantitativ al documentului respectiv. Prin aceasta se depisteaz fie erorile din documente, fie erorile de culegere. n condiiile prelucrrii integrale a datelor, controlul asupra datelor de intrare n sistemul de prelucrare capt o important deosebit deoarece aceleai date sunt prelucrate n scopuri diferite i, ca urmare, erorile i omisiunile din faza de culegere duc la denaturarea unui numr mare de situaii i indicatori. De asemenea, n condiiile prelucrrii integrate a datelor nu se poate asigura un control reciproc bazat pe separarea funciiilor. b) Controlul prelucrrii datelor Urmrete depistarea erorilor care pot s apar, fie ca urmare a conceperii defectuoase a sistemului (inclusiv a programelor de prelucrare), fie ca urmare a unor greeli de operare sau manipulare a suporturilor de date. Echipamentele moderne de calcul asigur un grad nalt de precizie n prelucrarea datelor, dar le opereaz dup anumite reguli stabilite de analiti i programatori. Din aceste motive, controlul trebuie s urmareasc dac aceste programe de prelucrare nu sunt influenate de experienta profesional, opiunile i dorinele celor care le-au ntocmit. n acest scop, se apeleaz la serviciile unor specialiti n control i audit informatic. Tratarea automat a datelor face ca rezultatele s fie obinute n urma unor prelucrri n lan, dup scheme complexe de prelucrare, ca urmare, activitatea de urmrire i control devine tot mai dificil. n aceste condiii, se impune analiza temeinic a schemelor i programelor de

13

prelucrare, cunoscut fiind faptul c un program de prelucrare, corect ntocmit, poate fi modificat printr-un altul. Un accent deosebit trebuie s fie pus pe urmarirea controalelor plasate prin programe n lanul de prelucrare, controale menite s asigure sinceritatea i integritatea prelucrrilor. Pentru asigurarea sinceritii i exactitii prelucrrilor, n lanul de prelucrare se introduc diferite sisteme de control. Astfel, valoarea consumurilor dintr-un anumit sortiment de materiale se calculeaz cumulat, pe de o parte fcnd suma produselor dintre cantitatea fiecrei eliberri n consum i preul unitar iar, pe de alt parte, cumulnd cantitile eliberate n consum i nmultind n final suma acestor cantiti cu preul unitar. Dac cele doua rezultate nu sunt egale, nseamn c sistemul de prelucrare funcioneaz defectuos. c) Controlul financiar, sau al rezultatelor obinute, n urma prelucrrii automate a datelor vizeaz forma i coninutul situaiilor de iesire. Sub aspectul formei se verific dac aceste situaii conin toate elementele necesare, dac eventualele stornri s-au fcut pentru corectarea unor erori sau pentru a masca unele operaiuni nereale, dac sunt consemnate de ctre persoanele autorizate i de ctre cele care rspund de ntocmirea i verificarea lor. Sub aspectul coninutului, verificarea acestor situaii se poate face prin: - controale logice (de verosimilitate), care urmresc corelaiile dintre diferitele situaii obinute; - controale prin simularea pe baza unui set de date de test; - controale pe baza unor programe speciale (destinate organelor de control); - controale manuale (prin sondaj) etc. Controlul modului de inere a evidenei economice, parcurgnd etapele artate mai sus, urmrete att ansamblul de mijloace folosite n munca de eviden, ct i procedeele i tehnicile de lucru utilizate pentru culegere, nregistrarea i prelucrarea datelor. Controlul intern parcurge succesiunea logic n care sunt folosite procedeele i instrumentele contabilitii. Ca urmare, controlul asupra contabilitii presupune urmrirea modului cum se asigur: - consemnarea operaiunilor n documente i nregistrarea lor n registrele contabile; - verificarea concordanei dintre informaiile contabile i realitate cu ajutorul inventarierii; - verificarea corectitudinii nregistrarilor contabile cu ajutorul Balanei de verificare; - sintetizarea i generalizarea informaiilor contabile cu ajutorul situaiilor financiare.

14

15

16

17