Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Suport Curs Manager de Proiect PDF
Suport Curs Manager de Proiect PDF
MANAGER PROIECT
1
Motto :
Scott Allen
2
1. INTRODUCERE. DEFINIŢII.
Din ce în ce mai des cuvântul „proiect” este folosit în mod neadecvat sau excesiv iar
înţelegerea proceselor şi activităţilor care pot fi reunite sub această denumire pendulează între
2 extreme: de la ideea, foarte des invocată în zilele noastre, că „ totul este (sau poate fi) un
proiect” pînă la cea prin care se spune că proiectele au existat de când lumea.
În ziua de azi, proiectele au devenit atât de complicate, diverse şi de complexe, încât s-a
creat o teamă în jurul lor, ceea ce duce câteodată la concluzia greşită că derularea unui proiect
o pot face doar „câţiva iniţiaţi”. Ca şi în multe alte cazuri teama îşi are originea în neştiinţă. Pe
de altă parte există păreri potrivit cărora „principiile managementului de proiect sunt simple, iar
cea mai complexă tehnică, necsită maxim 10 minute pentru a fi asimilată”. 1
1
Stanley E. Portny, Project Management for Dummies, Wiley Publishing Inc. 2001, p 2
3
asigurarea resurselor;
managementul contractelor;
identificarea şi controlul riscurilor;
managementul echipei de proiect;
managementul implemetării
Ce este un Proiect?
Conform Institutului de Management de Proiect (IMP) un proiect este orice lucru care întâmplă o
singură dată, are un început şi sfârşit clar definit şi intenţionează să creeze un produs sau
serviciu unic.
Un proiect poate fi doar organizarea unui simplu eveniment de o zi sau foarte complex cum ar fi
construirea unui pod peste un râu.
4
Ce este Managementul de Proiect ?
Ce este un Program ?
Program – o serie de proiecte, ale căror obiective coroborate contribuie la un obiectiv general
comun. Un grup de proiecte interdependente administrate în mod coordonat pentru a obţine
rezultate care nu ar fi posibile prin derularea de sine stătătoare a fiecărui proiect în parte.Este
un efort pentru atingerea unui obiectiv strategic de anvergură cu o rază lungă de acţiune.
Un program asigură baza strategică pentru proiecte, este mai larg ca şi acţiune, furnizează
liniile directoare şi principiile, iar în Fondurile Structurale conţine axe prioritare şi operatiuni.
Proiectele reprezintă mijlocul prin care se livrează noile lucrări. Toate proiectele au anumite
caracteristici in comun:
Toate organizaţiile derulează proiecte, chiar dacă nu întotdeauna cu foarte multă disciplină şi
rigoare.
Managementul proiectelor se poate face utilizând un set comun de procese special concepute.
De fapt, aceste procese pot fi aceleaşi, indiferent de tipul proiectului. Toate proiectele trebuie
definite şi planificate, urmând să aplicăm apoi managementul conţinutului, al riscurilor, al
calităţii, etc. Managementul de proiect defineşte procesele generale de management şi control,
aplicabile oricărui proiect. Managementul de proiect nu rezultă de fapt în execuţia proiectului. La
un moment dat este necesară intervenţia acelor activităţi care au ca rezultat definirea şi
realizarea livrabilelor. Aceste activităţi, grupate în faze şi etape, poartă denumirea de "ciclul de
viaţă al proiectului".
5
Caracteristicile unui proiect de succes
Tripla constrângere
Proiectele se supun unei triple constrângeri: CALITATE / OBIECTIVE / PERFORMANTA
o performanţă
o cost
o timp
Ceea ce mai trebuie înţeles din imaginea de mai sus este faptul că atunci când planul
proiectului este unul conceput în mod realist, dacă pe parcursul derulării proiectului intervine un
factor care forţează modificarea unuia din cei trei parametri, trebuie modificat şi cel puţin unul
din ceilalţi doi. Spre exemplu, dacă, din diferite motive, resursele ce pot fi folosite pentru proiect
sunt reduse, acest lucru trebuie să determine fie creşterea duratei de finalizare, fie acceptarea
unor standarde mai „joase” în ceea ce priveşte obiectivele.
Manager de proiect
Fişa de proiect
Fişa de proiect sau Carta Proiectului este documentul care demonstrează sprijinul
managemenului pentru proiect, autorizează managerul de proiect să conducă proiectul şi
dovedeşte disponibilitatea alocării resurselor estimate a fi necesare.
6
Au fost definite obiectivele, livrabilele, conţinutul (sfera de cuprindere), presupunerile,
riscurile, organizarea proiectului, etc.
Există pregătit un program de activităţi care să indice cum va fi executată munca.
Imediat ce proiectul este demarat, managerul de proiect trebuie să asigure cu succes
managementul şi controlul activităţilor, incluzând:
Identificarea, urmărirea, managementul şi rezolvarea problemelor proiectului
Diseminarea proactivă a informţtiilor legate de proiect către toţi participanţii la
proiect
Identificarea, managementul şi atenuarea riscurilor proiectului
Asigurarea unui nivel de calitate acceptabil al soluţiei
Managementul proactiv al conţinutului (sferei de cuprindere) a proiectului (eng.
scope), pentru a se asigura ca proiectul va livra exact şi doar ceea ce s-a
hotarat contractual, dacă nu au fost aprobate schimbări prin procesul de
Management al Continuţului
Definirea şi colectarea de indicatori pentru a verifica progresul proiectului şi
dacă livrabilele produse sunt conforme cu specificaţiile
Managementul planului general de lucru, pentru a se asigura că activităţile sunt
alocate resurselor şi că vor fi finalizate la timp şi încadrându-se în buget
Precizăm, din nou, că managerul de proiect nu realizează la propriu toate aceste activităţi ci se
asigură că ele vor fi executate. Managerul de proiect este responsabil dacă un proiect
întâmpină probleme, se abate de la sfera de cuprindere, dacă se confruntă cu riscuri sau nu are
stabilite corect aşteptările.
7
Ciclul de viata al unui proiect
Finantare
Planificare
Initiere
Implementare
Executie
Finalizare
Responsabilităţile tradiţionale pentru rolul de manager de proiect au fost asimilate multă vreme
cu cele referitoare la administrarea costurilor, resurselor şi a programului unui proiect. Aceste
responsabilităţi sunt în continuare valabile şi presupun în principal cunoştinţe de natură tehnică
din domeniul managementului de proiect (organizare, planificare, urmărire, control etc.). Pentru
a acoperi aceste responsabilităţi managerul de proiect are de cele mai multe ori la dispoziţie
instrumente software adecvate pe care le utilizează în scopul de a gestiona în mod eficient un
proiect.
Managementul persoanelor cheie. Noile responsabilităţi ale managerului de proiect vin însă
din zona socială şi vizează aspecte ce ţin de gestionarea echipei şi a organizaţiilor care fac
parte din mediul proiectului. Este vorba de managementul persoanelor cheie din proiect
(stakeholders management) şi presupune din partea persoanei care deţine rolul de manager de
proiect abilităţi suplimentare, precum cele de negociere, comunicare, persuasiune, empatie sau
motivare. La fel ca şi în cazul responsabilităţilor de natură tehnică şi pentru aceste
responsabilităţi experienţa persoanei este determinantă. Numai că în acest al doilea caz
experienţa se dobândeşte mai greu fiind nevoie de multe interacţiuni care să acopere un
spectru larg de personalităţi sau de contexte specifice care să determine situaţii de sinergie sau
de conflict cu ineresele proiectului. Din păcate însă şi în prezent multe dintre organizaţiile care
furnizează proiecte selectează persoane pentru rolul de manager de proiect doar după nivelul
cunoştinţelor tehnice, ignorând total pregătirea acestor persoane pentru latura socială a
proiectelor. Indiferent că această abordare este cauzată de ignoranţa pentru aceste cerinţe sau
8
constrângerile de personal calificat, rezultatul este întotdeauna acelaşi: proiecte eşuate care
produc pierderi de profit pentru furnizori, insatisfacţia beneficiarilor sau frustrări pentru echipa
de proiect. Sunt şi cazuri în care în astfel de situaţii organizaţiile pierd resurse umane valoroase
care nu au fost pregătite în acel moment corespunzator pentru rolul de manager de proiect, dar
care posedă un potenţial ce le permite o dezvoltare rapidă către acest nivel.
2
http://www.profilesinternational.ro/ckp.html
9
Modelul cuprinde 8 categorii de abilitati necesare managerilor, fiecare categorie cuprinzand
abilitati specifice.
10
Abilităţi specifice
Stabilirea scopului proiectului
Stabilirea cerinţelor de management integrat al proiectului
Planificarea activităţilor şi jaloanelor proiectului
Gestiunea utilizării costurilor şi a resurselor operaţionale pentru proiect
Realizarea procedurilor de achiziţii pentru proiect
Managementul riscurilor
Managementul echipei de proiect
Managementul comunicării în cadrul proiectului
Managementul calităţii proiectului
Negocierea - apare în toate fazele unui proiect. Se negociază conţinutul proiectului, costuri şi
durate, schimbări, termeni şi condiţii contractuale, resurse.
12
Proceduri tipice utilizate în acest caz de falimentare sunt:
denigrarea competenţei unor persoane remarcabile profesional şi recunoscute în
acest sens;
supraestimarea competenţei unei persoane cu rezultate şi competenţe reale foarte
slabe;
acordarea de puteri decizionale unor persoane incompetente astfel încât deciziile
lor sunt direcţionate şi conduse din exteriorul structurii;
instalarea în funcţii de conducere a unor persoane fără experienţă şi competenţă
profesională în detrimentul celor cu capacităţi reale şi dovedite;
şantajul şi corupţia persoanelor / structurilor de conducere;
crearea de activităţi / posturi fictive şi speciale în folosul anumitor persoane, dar în
dezavantajul proiectului sau structurii organizatorice;
crearea şi dezvoltarea continuă a unor stări conflictuale virtuale.
Riscul este un partener normal şi de nedespărţit al oricărei activităţi având efecte directe
şi puternice asupra rezultatelor activităţii respective. Orice activitate are un anumit grad de risc.
În fiecare zi structura organizatorică din care facem parte este abordată direct sau indirect de
diverse riscuri. Riscul se defineşte drept un element incert dar posibil ce apare permanent în
procesul evenimentelor tehnice, umane, sociale, politice, reflectînd variaţiile distribuirii
rezultatelor posibile, probabilitatea de apariţie cu valorile subiective şi obiective, având efecte
posibil păgubitoare şi ireversibile. Managementul riscului (MR) se defineşte drept gestionarea
evenimentelor incerte în scopul succesului. Managementul riscului proiectului (MRP) se
defineşte drept totalitatea metodelor şi mijloacelor prin care este gestionat riscul în cadrul unui
proiect în scopul îndeplinirii obiectivelor proiectului având incertitudinea ca bază majoră a
factorilor de risc. Câştigă cel care îşi asumă riscuri calculate. Într-un mediu din ce în ce mai
concurenţial, aşa cum sunt/devin majoritatea domeniilor, nu îţi permiţi să întârzii unele decizii pe
seama unei prudenţe exagerate sau să eviţi inovaţia – produse noi, pieţe noi, etc, din acelaşi
motiv. Este în natura managementului să îţi asumi riscuri, mari sau mici. Însă trebuie să ne
asigurăm că ştim ce înseamnă aceste riscuri, care este costul potenţial al insuccesului şi până
când să aşteptăm succesul. O afacere performantă înseamnă o investiţie într-un proiect
performant, cu activităţi previzibile şi planificate. Se are în vedere că o structură organizatorică
de succes desfăşoară o activitate prin proiecte, aceeasta fiind singura soluţie de existenţă în
cadrul sistemului economic concurenţial globalizat cu activităţi avînd un grad înalt de
imprevizibilitate. În acest caz, investiţia trebuie făcută cu parteneri care au activităţi previzibile
pe o piaţă previzibilă, cu evaluarea şi minimizarea riscurilor.
Înainte de a începe managementul unui proiect trebuie identificat foarte clar scopul
acestuia. Nu există proiecte fără obiective cuantificabile. Mijlocul prin care este fixat obiectivul
este specificaţia.
Specificaţia este definită ca expresie cuantificabilă a caracteristicilor la care trebuie să
răspundă produsul / serviciul, fiind traducerea în limbajul specialistului a necesităţilor calitative
şi cantitative furnizate de utilizator. În sens strict, specificaţia este un document care prescrie, în
termeni tehnici, exigenţele pe care produsul realizat trebuie să le satisfacă. Specificaţia arată o
solicitare actuală a unui client sau poate fi o previziune pentru potenţiali clienţi cuprinzând
desene, modele, planuri, instrucţiuni ori o documentaţie scrisă care descrie obiectivul
proiectului.
13
– Pentru client, cererea sa este specificaţia sa – adică ceea ce aşteaptă el de la
produsul realizat. Această cerere este exprimată cu vocabularul său.
– Pentru furnizorul de produs / serviciu, este necesară o specificaţie de substituţie,
care acoperă cererea clientului, dar şi ansamblul constrângerilor indispensabile
pentru asigurarea că va răspunde la această cerere. Ea este exprimată cu
vocabularul specialistului.
Pentru a realiza ceea ce este specificat, proiectul are nevoie de mijloace materiale,
umane, financiare.
Convergenţă
Intervale de Fondul European pentru
programare Competitivitate Dezvoltare Regionala
de 7 ani regională
(acum 2007-2013) şi ocuparea Fondul Social European
forţei de muncă
Politica de Fondul de coeziune
coeziune Cooperare europeană
Teritorială
Politica agricola
comuna Dezvoltarea agriculturii Fondul European pentru
agricultura si
Dezvoltare rural dezvoltare rurala
16
CONTEXTUL NAŢIONAL AL FONDURILOR STRUCTURALE
Fonduri
Politici Obiective
Regulile generale privind Fondurile Structurale şi de Coeziune sunt stabilite prin Regulamentul
Consiliului Uniunii Europene nr. 1083/2006 din 11 iulie 2006, care defineşte regulile generale
privind Fondul European pentru Dezvoltare Regională, Fondul Social European şi Fondul de
Coeziune.
În termeni financiari, aceste instrumente ocupă al doilea loc ca pondere în bugetul Uniunii
Europene, destinat politicilor europene.
Pre-aderare Post-aderare
17
PHARE – Cooperare transfrontalieră Obiectivul Cooperare teritorială europeană
–
Fondul European de Dezvoltare Regională
Rata maximă de finanţare a programelor finanţabile din FEDR pentru România este 85%.
18
c) Fondul Social European
Fondul Social European (FSE), primul fond comunitar, a fost înfiinţat în 1958, cu scopul de a
întări coeziunea economică şi socială şi de a contribui la implementarea "Strategiei europene
privind ocuparea forţei de muncă"
Reglementat prin Regulamentul nr. 1081/2006 al Consiliului Uniunii Europene şi al
Parlamentului European, în perioada urmatoare acest fond va contribui la sporirea adaptabilităţii
forţei de muncă şi a întreprinderilor, creşterea accesului pe piaţa forţei de muncă, prevenirea
şomajului, prelungirea vieţii active şi creşterea gradului de participare pe piaţa muncii a femeilor
şi imigranţilor, sprijinirea incluziunii sociale a persoanelor dezavantajate şi combaterea
discriminării, prin acţiuni cum ar fi:
d) Fondul de Coeziune
Fondul de Coeziune (FC) a fost creat de Tratatul de la Maastricht în 1992 pentru a furniza
contribuţia financiară necesară proiectelor din domeniul mediului şi a reţelelor trans-europene
de infrastructură de transport. Fondul este rezervat Statelor Membre al căror VNB pe locuitor
este sub 90% din media UE.
Pentru perioada următoare, FC este reglementat prin Regulamentul nr. 1084/2006 al Consiliului
Uniunii Europene şi va finanţa proiecte în domeniile:
protecţia mediului;
reţelele de transport transeuropene;
sursele regenerabile de energie care promovează dezvoltarea durabilă;
îmbunătăţirea managementului traficului aerian şi rutier;
modernizarea transportului urban;
19
dezvoltărea şi modernizării transportului multimodal;
dezvoltarea durabilă.
Rata maximă de finanţare prin Fondul de Coeziune este de 85% din cheltuiala publică.
20
• Împărţirea responsabilităţilor între Comisia Europeană - Statele membre (management
impărţit)
• Adiţionalitate
• Egalitate de şanse
• Dezvoltare durabilă
Fondurile trebuie să fie complementare resurselor naţionale, inclusiv a celor regionale şi locale.
Programare
Acţiunea comună a UE şi Statelor Membre trebuie să fie implementată pe o bază multianuală,
printr-un proces de organizare, luare de decizii şi finanţare bazat pe formularea de strategii
integrate şi coerente multi-anuale şi definirea de obiective concrete.
Parteneriat
Acţiunile Comunitare trebuie realizate printr-o strânsă consultare între Comisie şi Statele
Membre, împreună cu autorităţi şi organisme numite de Statele Membre, cum ar fi autorităţi
regionale şi locale, parteneri economici şi sociali. Parteneriatul trebuie să acopere pregătirea,
finanţarea, monitorizarea şi evaluarea asistenţei financiare. Statele Membre trebuie să asigure
asocierea partenerilor relevanţi la diferite stadii ale programării.
Rambursabilitatea
Costurile proiectului sunt suportate iniţial de beneficiar şi apoi sunt rambursate de către
Autoritatea de management.
Proporţionalitate
Intervenţiile respectă sistemul instituţional al statului membru şi managementul este
proporţional cu contribuţia Comunităţii în domeniile de control, evaluare şi monitorizare.
Management împărţit
Statele Membre şi Comisia împart responsabilitatea pentru buget şi control.
Adiţionalitate
Ajutorul Comunitar nu poate înlocui cheltuieli structurale publice sau altele echivalente ale
Statelor Membre.
Bugetele Programului pot include atât fonduri UE, cât şi fonduri naţionale din surse publice sau
private.
21
Egalitatea de sanse
Operaţiunile finanţate de Fondurile Structurale trebuie să fie în conformitate cu prevederile
Tratatului UE, precum şi cu politicile şi acţiunile UE, inclusiv regulile privind promovarea
egalităţii între bărbaţi şi femei, ca şi eliminarea discriminărilor de orice fel. Comisia şi SM trebuie
să ia măsuri de prevenire a discriminării bazate pe sex, rasă, origine etnică, religie, dizabilităţi,
vârstă sau orientare sexuală, în toate fazele implementării fondurilor.
Dezvoltarea durabilă
Obiectivele fondurilor trebuie să se înscrie în cadrul dezvoltării durabile şi al promovării scopului
Comunităţii de a proteja şi imbunătăţi mediul, aşa cum este prevăzut în articolul 6 din Tratat.
România va face parte din programul operaţional - Spaţiul Sud-Est European, alături de o
serie de ţări membre UE (Ungaria, Slovacia, Slovenia, Italia, Grecia, Austria, Bulgaria) şi ţări
nemembre (Croaţia, Serbia, Muntenegru, Macedonia, Bosnia, Herzegovina, Albania, Ucraina,
Moldova şi Turcia)
Programe Operaţionale
Organisme
Organisme intermedia
intermedia Organisme Organisme re
re intermedia intermedia MEdC(Educa
ANIMMC re re tie) ANOFM,
ANCS 8 Agentii 8 Agentii 8 Agentii
Regionale de Regionale de
MCTI Ocupare a
MEC de Dezvoltare Fortei de
(Energie) Protectie a Regionale Munca
ANT Mediului FDSC
FRDS
23
Cadrul instituţional
Instituţiile sau entităţile implicate în coordonarea, implementarea şi gestionarea instrumentelor
structurale sunt următoarele:
Comitetul Naţional de Coordonare pentru Instrumentele Structurale
Comitetele de Monitorizare
Autoritatea Naţională pentru Coordonarea Instrumentelor Structurale
Autorităţile de Management pentru Programele Operaţionale Sectoriale şi Programul
Operaţional Regional
Organismele Intermediare
Autorităţile de Certificare şi Plăţi
Autoritatea de Audit
Autoritatea Naţională pentru Reglementarea şi Monitorizarea Achizitiilor Publice
Beneficiarii finali
Comitetele de Monitorizare
Comitetele de monitorizare sunt organismele care asigură coordonarea instrumentelor
structurale, precum şi urmărirea eficacităţii şi calităţii implementării asistenţei comunitare, modul
de utilizare şi impactul acesteia, cu respectarea prevederilor comunitare în materie. Există:
un comitet de monitorizare pentru Cadrul de sprijin comunitar
câte un comitet de monitorizare pentru fiecare program operaţional, precum şi pentru
Fondul de coeziune.
24
Coordonarea dezvoltării capacităţii administrative în toate instituţiile implicate în
gestionarea fondurilor europene
Practic, AMCSC este responsabilă pentru activităţile de: programare, monitorizare,
coordonarea Sistemului Informatic Unic de Management, coordonarea implementării CSC,
evaluare, construcţia capacităţii administrative, publicitate pentru PND/CSC.
Organismele intermediare
25
Autoritatea de Certificare (AC) funcţionează în cadrul Ministerului Finanţelor Publice (Fondul
Naţional) şi este organismul care certifică declaraţiile de cheltuieli şi solicitările de plată
ale beneficiarilor înainte ca acestea să fie transmise CE.
Autoritatea de plată (AP), din cadrul Ministerului Finanţelor Publice (direcţie în cadrul Fondului
Naţional din MFP) este organismul care elaborează şi înaintează cererile de plată şi primeşte
de la CE sumele aferente FS în vederea transmiterii lor către beneficiarii finali.
Autoritatea de Audit, care funcţionează pe langă Curtea de Conturi, este responsabilă pentru
verificarea corectitudinii managementului şi controlului implementării POS. Autoritatea de Audit
va realiza auditul de sistem, verificări pe bază de eşantion pentru FC, FEDR şi FSE şi declaraţii
la finalizarea proiectelor.
Beneficiarii finali
Beneficiarii finali sunt cei care vor putea depune cereri de finanţare (îndeplinind condiţiile de
eligibilitate, specifice fiecărui program operaţional) şi vor implementa proiecte.
Condiţiile de eligibilitate a beneficiarilor pentru fiecare operaţiune/axă prioritară/program
operaţional sunt prevăzute în programele complement.
Pre-condiţii de bază:
• detinerea unei idei de proiect
• cunoasterea Ghidului Solicitantului
• aflarea Apelului relevant pentru Proiecte
• verificarea criteriilor de eligibilitate pentru finantare
• transformarea ideii de proiect intr-o propunere de proiect
• completarea cererii de finantare
• trimiterea cererilor de finantare AM/OI
2. Ghidul solicitantului
• Furnizează îndrumare GENERALĂ cu privire la regulile generale ale FS
• Asistă in solicitarea contribuţiei FS
• Detaliază realizarea solicitării şi cerinţele pentru finanţare
• Furnizează informaţii esenţiale în vederea administrării şi controlului eficient al proiectului
3. Cererea de finanţare
27
Procesul de selecţie
Evaluarea administrativă
Raport de evaluare
Raport de selecţie
Inştiinţarea beneficiarilor (Decizia oficială de aprobare a
proiectelor)
Ciclul de viaţă a unui proiect serveşte la definirea începutului şi sfârşitului unui proiect, la
determinarea apartenenţei diverselor acţiuni la o fază sau alta a proiectului.
Descrierea unui ciclu de viaţă a proiectului poate fi foarte generală sau foarte detaliată.
Descrierile detaliate pot cuprinde diverse formate, liste de verificare, tabele care sa ofere detalii
privind fazele proiectului.
De obicei, descrierile privind ciclul de viata a unui proiect au unele puncte caracteristice
commune:
resursele (finaniciare si de personal) sunt mici la inceputul proiectului, cresc accentuat
spre sfirsit si descresc brusc la finalizarea proiectului
posibilitatea factorilor cheie de a influenta atingerea obiectivelor finale este maxima la
inceputul proiectului si scade spre sfirsitul acestuia
probabilitatea de a atinge rezultatele propuse creste odata cu inaintarea proiectului.
Trebuie tinut seama si de faptul ca si sub-proiectele componente ale unui proiect mai mare pot
avea propriile lor cicluri de viata.
In figura de mai jos se poate vedea o diagrama a implicarii resurselor unui proiect pe
intreaga durata a proiectului.Astfel, in perioada de initiere atit resursele de personal cit si cele
financiare sunt foarte reduse. Investitia este mica deoarece inca nu se stie daca se va trece la
28
faza urmatoare (planificarea) sau se va considera ca proiectul nu este, din diverse motive, viabil
si ideea va fi abandonata. Pe masura ce se inainteaza in ciclul proiectului, sunt necesare
resurse umane si financiare tot mai mari, avind un maxim de efort in faza de executie. Pe
masura ce tot mai multe rezultate sunt realizate si proiectul se apropie de final, resursele
umane necesare se reduc, impreuna cu resursele financiare.
Resurse
29
Resurse
Efortul
managerului de
proiect
30
alegerea problemei care, din punctul de vedere al organizaţiei, este abordabilă (rezolvabilă)
şi care, odată rezolvată, poate determina o serie de rezultate importante pentru grupul de
beneficiari;
considerarea problemelor care concură la existenţa problemei alese ca fiind cauze şi a celor
care derivă din problema respectivă ca fiind efectele acesteia şi stabilirea obiectivelor
pornind de la cauze şi a rezultatelor aşteptate pornind de la efecte.
EFECT EFECT
EFECTE
PROBLEMA
Scopul proiectului reprezintă punctul în care se doreşte a fi adusă, la finalul proiectului, situaţia
descrisă de problema/nevoia identificată. Scopul trebuie să fie clar şi concis, de aşa natură
încât să poată fi enunţat într-o singură propoziţie.
Un obiectiv trebuie să întrunească o serie de caracteristici care pot fi uşor de ţinut minte dacă
ne gândim la cuvântul SMART („isteţ”, în limba engleză), format din iniţialele cuvintelor care
descriu caracteristicile respective:
în engleză în română
Specific Specific
Measurable Măsurabil
Achievable Tangibil/Realizabil
Realistic Realist
Timebounded Încadrat în timp
Faptul că un obiectiv trebuie să fie „specific” este legat de necesitatea ca obiectivul respectiv să
aibă legătură cu scopul sau, altfel spus, urmărirea şi atingerea lui să apropie echipa de proiect
de atingerea scopului poiectului. Un obiectiv care nu ne ajută să avansăm către scopul pe care
ni l-am propus nu îşi are sensul.
31
Măsurabilitatea este o caracteristică extrem de importantă pentru că numai atunci când ne
propunem obiective măsurabile ne putem da seama dacă le-am atins şi, implicit, dacă am
rezolvat ce ne-am propus. Un obiectiv este măsurabil dacă enunţul lui conţine sau din el pot fi
deduse cel puţin un standard (nivelul până la care ne propunem să ne ridicăm cu „performanţa”)
şi un indicator de măsurare, fie ele cantitative şi/sau calitative.
Cât priveşte faptul că un obiectiv trebuie să fie realizabil, aici nu sunt multe comentarii de făcut,
având în vedere că, în general, pentru oricine, este un non-sens să îşi propună obiective
nerealizabile.
Diferenţa dintre „reaizabil” şi „realist” este legată de faptul că un obiectiv poate fi, în sine,
realizabil, însă se pune întrebarea dacă este şi realist pentru organizaţia care iniţiază proiectul
să îşi propună obiectivul respectiv.
În fine, pentru orice obiectiv trebuie să se stabilească din capul locului termenul până la care el
urmează a fi îndeplinit. Fără termene pentru obiective, nu putem defini un plan de proiect. Cât
priveşte faza de iniţiere, dacă nu estimăm timpii de care avem nevoie pentru atingerea
obiectivelor, nu ne putem da seama dacă proiectul pe care intenţionăm să îl iniţiem se
încadrează în termenele impuse de client/beneficiar sau dacă nu perturbă întreaga strategie a
organizeţiei.
Dupa determinarea problemelor urmeaza identificarea solutiilor. Pentru aceasta se utilizeaza un
arbore decizional cu o structura identica cu cea a arborelui obiectivelor numit arborele solutiilor.
Pentru constructia acestuia se copie structura arborelui problemelor rezultata in urma analizei,
fara continutul casutelor. Corespondent, aspectele negative din arborele problemelor se
pozitiveaza (se transforma in aspecte dezirabile, pozitive).
Prin aceasta transformare, se obtine o structura cu aceeasi logica cauzala, de jos in sus:
mijloacele sunt necesare pentru obtinerea reazultatelor, care impreuna servesc la atingerea
scopului proiectului. Scopul poate fi divizat in obiective. Obiectivele, odata indeplinite, vor avea
un efect asupra mediului politic, economic, social etc.
Impact Impact
SCOP
Mijloace Mijloace
Analiza SWOT
SWOT este un instrument de analiza a potentialului unei entitati (individ, grup, organizatie) de a
duce la buns sfarsit un proiect.Este structurat pe doua dimensiuni: Intern/extern si pozitiv
negativ, in baza carora se identifica 4 categorii de aspecte: Puncte tari si slabe, Oportinitati si
amenintari, dupa cum urmeaza:
POZITIVE NEGATIVE
INTERNE
Strenghts Weakneses
(Puncte tari) (Puncte slabe)
EXTERNE
Opportunities Threats
(Oportunitati) (Amenintari)
Tripla constrângere
Proiectele se supun unei triple constrângeri: CALITATE / OBIECTIVE / PERFORMANTA
o performanţă
o cost
o timp
33
termene. Aceste trei elemente - performanţă, cost şi timp - sunt cunoscute sub denumirea de
tripla constrângere, iar triunghiul de mai sus ilustrează echilibrul pe care trebuie să-l
urmărească orice proiect pentru a fi considerat de succes.
4. Identificarea posibilelor influenţe pe care proiectul le-ar putea avea asupra diferitelor
medii si viceversa
În ceea ce îi priveşte pe ceilalţi factori interesaţi, este important de ştiut ce fel de impact va avea
acesta asupra lor şi cât de mare va fi acesta, pentru a putea estima modul în care fiecare dintre
aceştia se va raporta la proiect – dacă îl vor susţine sau dacă se vor opune lui.
În managementul proiectului, "factorii interesaţi" sunt acele persoane, grupuri de persoane sau
organizaţii ale căror opinii, idei şi interese ar putea să influenţeze proiectul, îndreptându-l câtre
succes sau eşec, astfel încât este important pentru reprezentanţii administraţiei să înţeleagă
cine sunt aceştia şi care este motivaţia lor.
Spre exemplu, construirea unui complex comercial şi de afaceri într-o anumită zonă ar putea fi,
în sine, un lucru benefic şi necesar pentru dezvoltarea localităţii, însă dacă singura soluţie
pentru realizarea acestui lucru o reprezintă distrugerea, cel puţin parţială, a unui mare şi frumos
parc, proiectul s-ar putea lovi de o asemenea opoziţie (din partea majorităţii locuitorilor oraşului,
organizaţiilor ecologiste, agenţilor economici care prestează servicii de întreţinere şi de altă
natură pentru parcul respectiv, etc.), încât, în cele din urmă, decizia ar putea fi aceea de a nu fi
demarat un astfel de proiect.
Odată depăşită faza de iniţiere a proiectului, analiza factorilor interesaţi ne ajută să ţinem cont
de interesele factorilor respectivi în fiecare etapă a proiectului.
34
Un instrument de lucru util în analiza factorilor interesaţi îl reprezintă matricea factorilor
interesaţi, care poate avea următoarea formă:
Factor Rolul în Potenţialul Potenţialul Atitudinea Strategia Responsabilul
interesat proiect impact al impact al presupusă care trebuie de relaţi cu
proiectului lui asupra adoptată factorul
asupra lui proiectului faţă de el
1.
2.
3.
4.
Figura 3: Matricea factorilor interesati
Exemplu: Într-un anumit oraş se pune problema unui demarării unui proiect de îmbunătăţire a
serviciului de alimentare cu apă. Matricea factorilor interesaţi ar putea arăta în felul următor:
35
5. Stabilirea rezultatelor aşteptate si a impactului
INSTRUMENT: STEP / PEST
De la bun început (în faza de iniţiere) trebuie stabilite rezultatele care se preconizează a fi
obţinute în urma derulării proiectului, respectiv a atingerii scopului şi a obiectivelor, pentru
comunitate, anumite segmente ale populaţiei, pentru administraţie, etc. Rezultatele aşteptate
pot fi privite şi ca efecte aşteptate în urma ducerii proiectului la bun sfârşit.
Ca instrument pentru analiza impactului proiectului asupra mediului si viceversa se foloseste
analiza STEP / PEST
Analiza STEP / PEST
Este un instrument de analiza a mediului extern care ar putea afecta proiectul sau care ar putea
fi afectat de proiect, pe patru direcţii :
Mediul Social
valorile, atitudinile şi caracteristicile demografice ale clienţilor unei instituţii.
Structura forţei de muncă, atitudinea oamenilor faţă de muncă
stilul de viaţă, religia/etica
Mediul Tehnologic
Tipul tehnologiei utilizate in proiect.
Reducerea costurilor rezultata prin aplicarea celei mai bune/noi tehnologii.
Necesitati de training si capacitate de implementare (Resurse umane)
Mediul economic
variabilele economice cheie (economia naţională/locala, cursul de schimb, taxele şi
tarifele, rata dobânzii etc.)
Eficienta si eficacitate,
Analiza cost-beneficii (Pareto – principiul 20% => 80%)
Mediul politic:
politica guvernului,
diversele legi de reglementare adoptate de administraţia centrală şi locală,
stabilitatea politică,
securitate,
noua politică administrativă,
modificări la nivelul sistemului administrativ etc.
6. Identificarea constrângerilor
INSTRUMENT: Tripla constrangere
Cu toate că identificarea modalităţilor de evitare sau minimalizare a riscurilor reprezintă una din
activităţile fazei de planificare, încă din faza de iniţiere riscurile trebuie descoperite şi
conştientizate. Un număr mare de riscuri, dar mai ales nivelul acestora poate să conducă la
decizia de a nu fi demarat proiectul.
36
Decizia privind demararea propunerii de proiect
Această activitate apare în situaţiile în care nu există o decizie sau „comandă” de a fi iniţiat
proiectul emisă, eventual, de la un nivel ierarhic superior şi presupune luarea în considerare a
celor rezultate în urma activităţilor precedente.
Pînă la obţinerea aprobării unei Cereri de finanţare vorbim despre Propunere de proiect, care
devine Proiect din momentul aprobării Cererii de finanţare.
În faza de iniţiere există o serie de structuri şi/sau persoane care trebuie să îşi asume un rol
cheie. Acestea sunt descrise în cele ce urmează.
„Promotorul” proiectului este, de regulă, persoana sau grupul de persoane care, prin
poziţia ierarhică înaltă pe care o ocupă în structura organizaţiei poate asigura suportul necesar
derulării proiectului în cele mai bune condiţii. De cele mai multe ori, „promotorul” este şi cel care
are drept de decizie cu privire la fondurile din care urmează a finanţat proiectul. Spre exemplu,
pentru un proiect iniţiat la nivelul administraţiei publice locale, promotorul poate fi consiliul local.
În cazul unui proiect pe cale de a fi iniţiat de departamentul unei firme, „promotorul” poate fi
grupul de asociaţi care deţin firma sau managerul acesteia.
Rolul promotorului în cadrul fazei de iniţiere poate fi legat, în primul rând, de faptul că el este
acela care dispune demararea unui proiect, iar decizia lui stă chiar la baza începerii fazei de
iniţiere. În cazurile în care iniţiativa aparţine unor departamente sau direcţii ale organizaţiei, de
regulă promotorul este cel căruia îi aparţine, la finalul fazei de iniţiere, decizia de a se demara
sau nu proiectul.
Pe de altă parte, trebuie avut în vedere că promotorul nu participă în mod activ la activităţile de
zi cu zi din cadrul proiectului, însă ia parte, de regulă, la activităţile din cadrul fazei de iniţiere, în
specil cele legate de stabilirea scopului şi a obiectivelor proiectului.
În faza de iniţiere, comisia de supervizare, în cazul în care este formată înainte sau la începutul
acestei faze, poate să asigure sprijinul necesar parcurgerii activităţilor specifice fazei şi asigură
garanţia morală a celor implicaţi în coordonarea şi derularea acestor activităţi în faţa
promotorului.
Managerul proiectului este un alt personaj cheie în faza de iniţiere, în primul rând prin
simplul fapt că el trebuie să asigure parcugerea tuturor paşilor specifici acestei faze, să
coordoneze activităţile din cadrul fazei. În multe cazuri, managerul de proiect provine din rândul
celor care au avut iniţiativa de a demara proiectul şi se află în prim-planul eforturilor de
promovare a proiectului în faţa promotorului.
37
Negocierea.
DEF. NEGOCIEREA = orice formă de confruntare prin care 2 / mai multe părţi, cu interese şi poziţii
contradictorii, dar complementare, urmăresc să ajungă la un aranjament
reciproc avantajos, ai cărui termeni nu sunt cunoscuţi de la început.
Acordul = are un caracter comercial şi se poate concretiza într-un act de comerţ, o convenţie,
o comandă, un contract de vânzare-cumpărare, un parteneriat, sau doar în schimbarea unor
clauze, a unor niveluri de preţuri, a unor condiţii de calitate sau livrare etc.
Condiţii pentru ca negocierea să fie necesară şi să devină posibilă:
(a) există interese complementare între părţi. Cererea sau oferta făcută de una din părţi
nu corespunde întru totul cu oferta sau cererea celeilalte părţi, între ele există un
dezacord, dar nu unul de fond;
(b) există dorinţa şi interesul ambelor părţi de a obţine un acord, pentru care sunt
dispuse să-şi facă reciproc concesii;
(c) lipsa unor reguli prestabilite şi obligatorii/lipsa unei autorităţi aflate asupra părţilor în
divergenţă, care să impună acordul peste voinţa acestora.
38
1. AVANTAJUL RECIPROC
2. DO UT DES
3. MORALITATE ŞI LEGALITATE
- cultura
- personalitatea
- puterea de negociere
PROCESUL DE NEGOCIERE:
- Pregătirea negocierii
Studiul pieţei
Obiectivele
Oferta REZULTATE
- Negocierea propriu-zisă
Comunicarea
Argumentarea
Obiecţiile
Concesiile
Acordul
CONDIŢIILE NEGOCIERII:
- Obiectul
- Mandatul
- Ordinea de zi
- Echipa
- Ambianţa
- Plasamentul la masă etc.
CULTURA
PERSONALITATEA NEGOCIATORILOR
ONESTITATEA
OPTIMISMUL ŞI
PRUDENŢĂ
RĂBDAREA, PERSEVERENŢA ŞI CAPACITATEA DE A
ASCULTA COMPETITIV
SPIRITUL
EXPERIENŢA
SĂNĂTATEA
STIMA DE SINE CRESCUTĂ
PREGĂTIREA PROFESIONALĂ ŞI CULTURA GENERALĂ SOLIDĂ
MOTIVAŢIA
PUTEREA DE NEGOCIERE
Obiectul negocierii
în sens juridic, obiectul negocierii este reprezentat de ansamblul obligaţiilor şi al
drepturilor pe care şi le asumă părţile
în sens practic, obiectul contractului îl reprezintă produsul / serviciul asupra căruia
se asumă obligaţii; acest lucru presupune precizarea următoarelor aspecte:
42
- se aşteaptă cu răbdare momentul în care partenerul se interesează,
din proprie iniţiativă de preţ
- abia în acel moment se anunţă preţul, ferm, clar, fără reţineri şi
şovăieli
- dacă este vorba de o gamă mai largă, se începe cu produsul care
are preţul cel mai mare (este mai uşor de coborât, decât de urcat pe
scala preţurilor)
- dacă partenerul spune că preţul este prea mare, se întreabă „prea
mare în raport cu ce anume?”
o Condiţii de livrare şi plată – determinarea locului şi a momentului în care,
odată cu transferul mărfii, are loc şi transferarea cheltuielilor şi a riscurilor
pe care le implică livrarea; se precizează şi termenul de livrare, modalitatea
de livrare şi modalitatea de plată
Auditoriul – toate părţile care se adaugă părţilor negociatoare, fără a participa efectiv la
negociere (sunt cei care pot observa, evalua şi informa sau care pot fi indirect
afectaţi de rezultatele negocierii) – reprezentanţi mass-media, sindicate etc.
Locul negocierilor
N N P
P
44
N N
P
P
N N N
P N
P
N
N N P
P N
N N N N N
M
P
P P P P N P
45
N P
N P
N P
Masa rotundă
Etape în negociere
Pregătirea negocierilor
Negocierea propriu-zisă
PREGĂTIREA NEGOCIERILOR
46
- obiectivele proprii se referă concret şi precis la toate aspectele
negocierii: volum al vânzărilor, nivel de calitate, nivel maxim şi minim
de preţ, condiţii de livrare şi de plată etc.
- anticiparea obiectivelor partenerului şi evaluarea poziţiei sale trebuie
făcute paralel şi în concordanţă cu obiectivele proprii
- metodă des utilizată este simularea negocierilor şi fişele cu
argumente, obiecţii şi contraargumente posibil a fi aduse în discuţie
de partener
Iniţierea contactelor şi a relaţiilor de afaceri
- modalităţi: telefon, fax, corespondenţă clasică, poştă elecronică,
Internet etc.
- cele mai bune rezultate se obţin prin contacte directe
- în cazul contactelor stabilite prin corespondenţă, un rol important îl
au oferta şi cererea de ofertă
Reguli de formulare a obiectivelor:
1) obiectivul trebuie să fie transpus în cifre precise, fără marje şi abateri
relative (a obţine o reducere între 5-10% - greşit; a obţine o reducere
de 9% - corect)
2) obiectivele se formulează după ce li se afectează un buget (după ce
s-a asigurat că resursele financiare, tehnice umane sunt disponibile)
3) formularea clară a termenilor calendaristici ai concretizării sale
4) precizarea clară a metodelor şi instrumentelor de control şi evaluare
a gradului de realizare a obiectivului
5) nominalizarea clară a responsabililor pentru finalizarea obiectivului
6) stabilirea realistă a limitelor maxime şi minime ale pretenţiilor şi
concesiilor ce vor fi formulate faţă de partener. Întrebări ajutătoare:
Ce?, În schimbul a ce? Pentru ce? Cum?
7) Dacă negocierea se poartă în mai multe secvenţe, este nevoie ca
obiectivele finale să fie împărţite în obiective parţiale
8) Este importantă inventarierea punctelor de acord dintre părţi (cele
posibile), astfel încât începerea negocierilor să nu fie plină de
animozităţi şi răceală din start
NEGOCIEREA PROPRIU-ZISĂ
Faze:
Protocolul de prezentare şi priza de contact
- partea de început a negocierilor care, în aparenţă, este dedicată
oricăror alte preocupări, altele decât negocierile
47
- se fac prezentări, se schimbă fraze de politeţe. Se poartă discuţii
despre familie, cunoştinţe comune, sport, politică etc.
- protocolul rafinat şi micile favoruri pot influenţa marile decizii
- o ambianţă plăcută, micile cadouri, o masă la restaurant nu sunt
considerate în nici un fel mită
- bugetele de protocol zgârcite fac negocierile dificile şi perdante
Schimbul de mesaje şi comunicarea poziţiilor
- părţile îşi furnizează informaţii reciproc, cu privire la obiectul
negocierii şi la problemele aflate în discuţie
- frazele sunt construite cu grijă, în limitele celei mai desăvârşite
politeţi
- comunicarea între parteneri trebuie să respecte anumite cerinţe de
ordin tehnic:
lansarea unei probleme se face numai după o anumită
anticipare a reacţiei provocate partenerului
se acceptă de la început ideea că discuţia va provoca
anumite schimbări în propriul raţionament
se foloseşte o argumentaţie preponderent logică sau
preponderent emoţională în funcţie de structura de
personalitate a partenerilor
soluţiile divergente sunt aduse în discuţie cu tact şi
delicateţe sau, dacă este cazul, cu fermitate şi
autoritate
Argumentaţia şi persuasiunea
- se consolidează poziţiile de negociere deja declarate prin
argumente, probe şi declaraţii
- argumentele trebuie să fie clare, formulate logic şi în concordanţă cu
interesele urmărite
- se evită superlativele şi formulările bombastice sau artificiale
- credibilitatea creşte atunci când discursul este concret şi precis, nu
când este plin de adjective
- pentru a fi mai convingătoare, argumentaţia trebuie să se sprijine pe
oferire de exemple: fotografii, montaje demonstrative, mostre,
grafice, articole şi tăieturi din presă, publicaţii de specialitate, cazuri
concrete etc.; o demonstraţie de câteva minute poate fi mai
convingătoare decât ceasuri întregi de explicaţii descriptive
- tactici de influenţă pozitivă:
promisiunile – “Mai târziu, dacă veţi cumpăra mai mult,
vom putea livra şi pe credit comercial”
recomandările – “Pe piaţa A intraţi mai uşor cu marca
Y, dar pe piaţa B intraţi cu produsul nostru…”
recompensele – “Acordaţi-ne exclusivitate pe piaţă şi
renunţăm la 2 procente din preţ”
- tactici cu influenţă negativă:
avertismentul – “Dacă nu ajungem la un acord
satisfăcător, noi putem contacta clienţii dumneavoastră
în mod direct sau prin altcineva…”
48
ameninţarea – “În eventualitatea că nu faceţi livrări de
Crăciun, am fi nevoiţi să găsim alt furnizor”
represaliile – “Aţi tergiversat inutil acceptarea unor
condiţii rezonabile, motiv pentru care retragem
exclusivitatea pentru regiunea X şi suspendăm
temporar negocierile”
Concesiile şi acordul
- partenerii, resemnaţi cu ceea ce au reuşit să obţină, devin mai
concesivi şi pot să cadă la o înţelegere
- un bun negociator va continua să argumenteze, atâta timp cât
partenerul face încă acelaşi lucru
- punctul în care se poate trece la finalizarea negocierilor este
reprezentat prin faptul că partenerii încep să discute elemente
colaterale, cum ar fi: locul în care se vor semna documentele sau
modul în care se va sărbători înţelegearea
concesia – renunţarea unilaterală de către una din
părţi la una sau mai multe din poziţiile declarate, pentru
a crea condiţii favorabile înţelegerii
concesiile reale: se poartă asupra unor interese reale
ale partenerului concesiv
concesiile false: se poartă doar asupra renunţării la
nişte pretenţii formale (este un truc de negociere)
compromisul – abordarea de concesii reciproce şi
compensatorii pentru a debloca tratativele şi a face
posibil acordul părţilor “Dacă eu aş face asta, tu ce mi-
ai oferi în schimb?”
obiecţiile – acolo unde se fac concesii, apar şi
obiecţiile
obiecţiile formale: făcute din raţiuni tactice
obiecţiile reale: bazate pe interese şi poziţii durabile; în
acest caz, combaterea lor se face cu contraargumente
solide
Concilierea
Acţiune , mai curând informală şi nesistematică, prin care o terţă persoană fizică
sau juridică intervine pe lângă părţile aflate în conflict, încercând să le readucă la
masa tratativelor pentru a ajunge la o înţelegere
Arbitrajul
Formă de mediere în care soluţia sau procedura devine obligatorie pentru părţile
în litigiu. Poate fi oficializat (prin apelul la o instituţie) sau voluntar (când părţile
aleg un arbitru de comun acord)
Medierea
Formă de intervenţie mai activă în relaţia dintre părţile aflate în conflict, în care
treţa persoană joacă un rol activ, inclusiv la masa tratativelor, unde părţile pot
accepta procedurile de concilierea propuse de mediator
49
Pretenţii care nu sunt negociabile
Privesc aspecte în care una dintre părţi consideră că nici un compromis nu este
posibil (credinţe religioase, convingeri politice, valori culturale specifice, uzanţe
comerciale etc.)
Planificare
50
face? sau
Când ideea de proeict este foarte clară şi se urmează să se identifice surse
de finanţare sau co-finanţare
Ce se Cererea de finanţare completată cu toate anexele solicitate în Ghidul
obţine la aplicantului
finalul Descrierea detaliată a activităţilor
fazei? Structura ocupaţională a echipei proiectului
Specificaţiile bugetului/Bugetul detaliat
Planul de management al riscurilor
Planul de monitorizare al proiectului
Din cauza unei planificari necorespunzatoare multe proiecte esueaza : obiectivele nu sunt
realizate in timpul si in limita bugetului alocat.
Odată ce scopul şi obiectivele pe care ar trebui să le urmărească proiectul au fost deja stabilite
(în faza de iniţiere), din acest moment trebuie stabilite elementele care să asigure îndeplinirea
scopului şi a obiectivelor respective, elemente care compun planul proiectului – rezultatul cel
mai important al fazei de planificare.
Paşii care trebuie urmaţi în faza de planificare ar putea fi structuraţi la modul următor:
51
Continut: se stabilesc estimarile de timp pentru fiecare sarcina/lucrare pe baza
disponibilitatii si capabilitatii resurselor
Documente: Graficul Gantt
5. Planificarea achiziţiilor
Riscul, poate fi definit ca fiind orice eveniment care poate împiedica realizarea proiectului
şi îndeplinirea aşteptărilor celor interesaţi în executia acestuia. Identificarea riscurilor şi
adoptarea măsurilor de protecţie împotriva acestora conduce la maximizarea evenimentelor
pozitive şi minimizarea consecinţelor unor evenimente adverse.
Identificarea şi evaluarea riscurilor presupune intr-o primă etapă precizarea riscurilor interne
(pe care echipa proiectului le poate controla şi influenţa) şi a celor externe (care nu sunt sub
controlul participanţilor la proiect), iar intr-o a doua etapă stabilirea cauzelor care pot
conduce la astfel de evenimente. Evaluarea şi monitorizarea riscurilor proiectului reprezintă
55
un proces dinamic ce se derulează pe tot parcursul ciclului de viaţă al unui proiect şi
constituie managementul riscurilor.
Alte tehnici utilizate pentru identificarea riscurilor asociate unui proiect sunt:
Reuniuni de brainstorming
Chestionare şi interviuri
Analiza unor rapoarte de finalizare a altor proiecte
Metoda scenariilor
Analiza de sistem
Cunoştinţele şi experienţa personală a membrilor echipei.
Probabilitatea de a se produce riscul identificat se poate face prin acordarea unei note în
intervalul 1-9 (1 având semnificaţia unei probabilităţi foarte mici de apariţie, iar 9 semnificând o
probabilitate de apariţie foarte mare), pe baza experienţei persoanelor consultate în privinţa
riscurilor.
Impactul (consecinţele) riscului asupra proiectului se poate evalua prin 3 calificative, astfel:
1. Mare – în cazul în care pot fi afectate grav costurile, termenele sau calitatea, putand duce
chiar la esecul proiectului
2. Mediu – în cazul în care pot fi afectate costurile, termenele sau calitatea.
3. Mic – dacă efectele sunt mici atât asupra termenelor cât şi asupra costurilor proiectului.
IMPACT
Impact minor Impact Impact major
mediu
Probabilitate 90-99% Mediu Mare Inacceptabil
70-80%
50-60% Mic Mediu Inacceptabil
30-40%
10-20% Mic Mediu Mediu
Figura 5: Matricea gradului de risc
Stabilirea riscurilor implică din partea managerului de proiect elaborarea unui plan de acţiune
pentru prevenirea sau acceptarea acestora, care să asigure:
Stabilirea responsabililor şi a responsabilităţilor pentru fiecare risc ce a fost identificat;
Monitorizarea şi raportarea în urma acţiunilor întreprinse;
Cuantificarea efectelor ce se pot produce ca urmare a schimbărilor ce pot surveni.
Principalul rezultat al fazei de planificare îl constituie planul proiectului. Acesta este in esenta un
fisier (pe hartie sau in format electronic) care contine toata documentatia de planificare.
1. Strategia de implementare
enunţarea clara a obiectivelor proiectului;
strategia propusa pentru o implementare eficienta (ex. costuri minime, timp optim,
etc.);
structura organizatorica a managementului
planul de acţiune, incluzând toate activităţile, planificate în timp
fezabilitatea tehnica
logistica proiectului
cerinte legale privind proceduri de achizitie
planul de monitorizare şi evaluare
planificarea relatiilor cu persoanele interesate in proiect (stakeholders)
bugetul, politici financiare, de finantare si de planificare a costurilor
Planul de management al proiectului este un document dinamic care trebuie sa permita tratarea
schimbarilor prin masuri de actualizare si re-planificare. Aceste schimbari insa trebuie facute cu
grije comform unor cerinte stabilite initial prin s Resursele materiale şi umane alocate
implementării proiectului sunt utilizate pentru îndeplinirea scopului propus prin proiect. Executia
proiectului este faza în care planurile sunt puse în aplicare. La sfârşitul acestei faze se aşteaptă
obţinerea de rezultate concrete. Realizarea si executia proiectului are drept scop oferirea unei
solutii eficiente cerute de către clientul sau beneficiarul proiectului.
57
Toate categoriile de participanţi la executia proiectului doresc să asiste, conform intereselor
particulare, la derularea şi controlul activităţilor. Astfel:
Organizarea unei echipe de proiect eficiente şi coordonarea ei constituie, de cele mai multe ori,
unele dintre cele mai dificile sarcini pe care le are de îndeplinit managerul de proiect. Orice
manager de proiect trebuie sa aibă în vedere faptul că, pe parcursul derulării proiectului, echipa
parcurge mai multe faze de dezvoltare până în momentul în care devine cu adevărat eficientă.
Înţelegerea acestor etape ajută la prevenirea panicii în situaţiile în care echipa trece prin
momente de dificultate, momente care, de cele mai multe ori sunt inerente.
Găsirea unui echilibru între aceste aspecte adesea divergente depinde de circumstanţe.
Dacă sarcina este extrem de importantă sau urgentă, probabil că trebuie alocată unui membru
foarte experimentat şi competent al echipei. În alte situaţii, balanţa s-ar putea înclina în
favoarea unei persoane care ar putea profita cel mai mult din execuţia sarcinii. O altă
posibilitate de a ajunge la un echilibru este să se aleagă două persoane pentru aceeaşi sarcină,
una având de învăţat de la cealaltă. Presupunând că li se acordă suficient sprijin în vederea
instruirii, împărţirea unei lucrări cu un coleg experimentat îi ajută pe începători să înveţe şi să
dobândească noi aptitudini, le sporeşte nivelul motivaţional şi le dă o mai mare încredere.
59
R - responsabil - obligatoriu o singură persoană
P - participă
C - consultat
I - informat
Cu ajutorul matricei se definesc nu numai responsabilităţile ci şi relaţiile dintre membrii echipei.
Se recomadă respectarea a 4 reguli atunci când se alcătuieşte matricea responsabilităţilor:
1. atribuţi sarcinile acele persoane care are cunoştiinţele şi abilităţile necesare şi nu pentru ca
este liber
2. nu atribuiţi prea multe sarcini unei singure persoane
3. tine-ţi cont de cine este te bun la ce, cine vrea să facă ce, cine poate sau nu poate lucra
împreună
4. tine-ţi cont de ce cunoştinţe sunt necesare pentru îndeplinirea sarcini şi cine dintre membrii
echipei are acele cunostinţe, dacă se întâmplă ca să redistribuiţi una dintre sarcini
Managementul echipei
Evoluţia de la stadiul de grup la cel de echipă eficientă, cu traversarea celor 4 faze prezentate
mai sus, poate fi îngreunată de o serie de mentalităţi, atitudini, caracteristici etc. aparţinând
persoanelor care compun grupul. Dincolo de acestea, pot exista şi o serie de deficienţe de ordin
managerial care pot bloca această evoluţie şi, în final, lucrul în echipă.
Lista care urmează poate fi folosită pentru a descoperi de ce un grup, o echipă sau chiar o
organizaţie nu este atât de eficientă pe cât ar putea fi în rezolvarea sarcinilor, luarea deciziilor
sau rezolvarea problemelor. Lista nu este exhaustivă - pot exista zeci de alte motive.
60
Informaţie neadecvată
Toţi membrii echipei trebuie să aibă acces la informaţiile necesare îndeplinirii sarcinilor primite.
Trebuie oferit timpul necesar testării informaţiei, selectării părţilor irelevante, identificării
lacunelor şi obţinerii informaţiei necesare. De asemenea se recomandă folosirea unui limbaj
mai simplu şi a unui format standard pentru rapoartele verbale sau scrise pot uşura
comunicarea.
Dominarea
Cei „vechi” sunt tentaţi să domine discuţiile şi să-şi impună punctele de vedere. Ei sunt probabil
prea implicaţi emoţional în viata grupului. Ei trebuie sa stea mai deoparte, pentru a permite
celorlalţi să se implice, chiar dacă asta va aduce schimbări în organizaţie.
Lipsa de încredere
Introducerea procedurilor de supervizare poate îmbunătăţi situaţia, deşi pot apărea probleme
dacă persoana care face supervizarea este una dintre persoanele care nu se bucură de
încredere.
Teama de implicare
Uneori membrilor echipei le este teamă ca ar putea lua o hotărâre „greşită” care i-ar duce spre
eşec. O bună informare şi comunicare este necesară, însă nimeni nu este imun la greşeli.
Oamenii vor fi mai dispuşi să-şi asume riscuri într-o atmosferă în care domină încrederea şi
convingerea că din greşeli se învaţă.
Un instrument recomandat a fi folosit în faza de executie la formarea echipe este Testul Belbin.
Sursa originală este lucrarerea lui R.M. Belbin (1981) Management Teams: Why They
Succeed or Fail editată de Buttersworth – Heinemann.
Pentru a construi o echipă echilibrată, managerul echipei trebuie să ia în consideraţie potrivirea
între rolurile membrilor echipei şi profilul personal al fiecărui membru.Testul Belbin este
prezentat în anexa cu formulare de lucru.
Membrii individuali ai echipei vor avea anumite preferinţe în privinţa rolului lor în echipă.
Cercetările lui Belbin au sugerat că echipele cele mai reuşite conţin un mix de roluri.
Pentru ca o echipă să beneficieze la maximum de gama lor de roluri, este important ca membrii
săi să poată analiza punctele lor tari şi slabe în cadrul echipei.
Rolul îndeplinit de o persoană nu este fix şi se poate schimba în funcţie de circumstanţe.
Este posibil ca nu toate rolurile Belbin să fie acoperite într-o echipă. Mulţi oameni reuşesc să
acţioneze bine în mai multe domenii şi pot avea o afinitate cu un al doilea rol în echipă.
Pentru liderul echipei, o sarcină importantă este să îi conştientizeze pe membri asupra rolurilor
lor şi să îi facă capabili să-şi pună în valoare punctele tari şi compenseze punctele slabe.
Unii manageri încearcă să justifice echipele neechilibrate din punct de vedere al rolurilor
asumate de către membrii săi prin faptul că şi-au creat deja echipe de oameni şi trebuie să
61
lucreze în continuare cu ei. Atenţia ar trebui îndreptată înspre încurajarea membrilor echipei de
a-şi îmbunătăţi calităţile şi experienţa şi în cadrul funcţiilor echipei care nu au fost îndeplinite.
În cadrul celor mai multe dintre locurile de muncă din ziua de azi există o mişcare stabilă şi
regulată a personalului în şi din departamentele şi grupurile manageriale; managerii care înţeleg
importanţa echipei vor avea în vedere calităţile acesteia în considerarea altor roluri funcţionale.
În general, modelul lui Belbin arată că o echipă de succes are nevoie de mai mult decât
cunoştinţe profesionale – trebuie să se regăsească aici atributele personale numite roluri
Belbin.
Dezvoltarea încrederii
În orice relaţie, indiferent dacă este individuală, colectivă sau între grupuri, succesul depinde de
existenţa unui nivel rezonabil de încredere. În lipsa acesteia, comunicarea se deteriorează iar
oamenii încep să-şi ascundă adevăratele sentimente şi păreri.
Fiecare membru al unei echipe are obligaţii faţă de crearea unei atmosfere de încredere. Dar
probabil cea mai mare responsabilitate cade în seama celui pe care echipa îl vede la cârma ei,
pentru că acesta poate exercita cea mai mare influenţă asupra membrilor. Încrederea se poate
dezvolta numai atunci când oamenii îşi respectă reciproc opiniile, indiferent dacă sunt sau nu de
acord cu ele, când se ascultă reciproc cu atenţie şi fără întreruperi, când simt că-şi pot exprima
ideile fără teama de reproş.
Una dintre cele mai clare modalităţi în care o echipă poate demonstra realizarea unui adevărat
climat de încredere este cea a implicării şi autonomiei membrilor. Oamenii simt că li se acordă
încredere atunci când sunt invitaţi să participe la formularea scopurilor individuale şi colective
după care li se acordă autonomia trebuincioasă ca să-şi execute sarcinile, fără teama unor
intervenţii inutile din afară. Pe de altă parte, excesul de încredere sau teama de a fi considerat
prea critic sau prea autoritar pot fi şi ele surse de probleme. Acest lucru se întâmplă atunci
când, în loc să delege responsabilităţi unui membru al echipei, managerul abdică de la
exercitarea autorităţii - adică încetează să mai monitorizeze performanţa oamenilor. Chiar dacă
încrederea este un ingredient vital, echipa trebuie să deţină mecanisme de monitorizare şi de
furnizare de feedback asupra performanţei membrilor ei. Orice echipă bună trebuie să-şi facă
62
periodic analiza felului în care funcţionează atât la nivel individual, cât şi la nivel colectiv, pentru
a putea lua, la nevoie, măsurile de remediere necesare.
Raportarea şi contactele
Managerul de proiect este purtătorul de cuvânt al proiectului. Menţinerea legăturilor cu
conducerea, cu clienţii, cu autorităţile şi cu toţi cei care participă la proiect cade în
responsabilitatea sa.
Managementul schimbării
Există foarte puţine proiecte care se încheie exact aşa cum s-a planificat iniţial. Pe parcurs,
apar o serie de probleme ce necesită modificări ale planurilor iniţiale: aceste modificări pot fi pe
termen scurt (de exemplu, întârzierea unei anumite activităţi, deoarece materialele sau
resursele necesare nu au fost disponibile la momentul potrivit) sau pe termen lung. Utilizatorii
sau clienţii îşi pot schimba cerinţele pe măsură ce se familiarizează cu produsul ce va fi obţinut
63
la sfârşitul proiectului. De asemenea, climatul legislativ şi financiar în care se desfăşoară
proiectul poate suferi schimbări pe durata derulării acestuia.
COMUNICAREA UMANĂ
Comunicarea umană = proces de tip tranzacţional, prin care oamenii transferă: emoţii,
sentimente, cunoştinţe, semnificaţii etc.
Comunicarea intrapersonală
Discuţia individului cu sine (“vocea sa interioară”)
Persoana întreabă şi tot ea răspunde
Asigură echilibrul psihic, mai ales cel emoţional
Comunicarea interpersonală
Comunicarea cu altă persoană
Este baza formării, menţinerii sau a distrugerii unei relaţii umane (prietenii sau
chiar relaţii de afaceri)
Comunicarea de grup
Asigură schimburile în interiorul echipei de lucru, în micile colectivităţi
Prin intermediul grupului oamenii împărtăşesc cunoştinţe, rezolvă probleme,
dezvoltă idei noi
64
Comunicarea de masă
Ansamblu de mijloace sau tehnici care permit difuzarea mesajelor scrise,
vorbite, vizuale sau audiovizuale către un auditoriu mai mult sau mai puţin vast
şi eterogen
Contextul fizic
Mediul fizic concret şi imediat tangibil (interiorul unei camere, microclimatul,
ambianţa sonoră, lumina, culoarea etc.)
Contextul cultural
Cuprinde credinţe, convingeri, tradiţii, obişnuinţe, stiluri de viaţă, valori, reguli
implicite sau explicite, norme etc. după care se conduce o persoană sau un
grup
Contextul temporal
Momentul şi ordinea cronologică a mesajului în ansamblul altor secvenţe de
mesaje
Emiţător-receptor
Dubla ipostază a persoanei implicate în actul comunicării: transmite şi primeşte
65
Codificare-decodificare
A codifica = a produce mesaje (intenţionat sau neintenţionat), a transforma ceea
ce simţi, trăieşti, gândeşti în sunet, imagine, comportament, cuvânt, gest etc.
A decodifica = a recepţiona un mesaj transmis şi a-i acorda o interpretare (identică
sau diferită de ceea ce a dorit să transmită emiţătorul)
Codificarea/decodificarea sunt complementare şi simultane sau urmează imediat
celeilalte componente
COD
Codificare/emiţător
COMUN
Codificare/emiţător
Competenţa de comunicare
= aptitudinea de a comunica eficace
Presupune capacitatea de a evalua influenţele contextului/situaţiei asupra
conţinutului şi/sau formei comunicării
Mesajul
Mesaj = semnificaţia expediată de emiţător, transmisă pe canal (media), primită şi
interpretată de receptor
Mesaj = media
Media
= calea pe care este transportat şi distribuit mesajul
= “vehiculul”, dar şi suportul fizic al mesajului
Omul utilizează mai multe canale simultan, numărul lor fiind diferit de la o situaţie
la alta (! la suprastimulare, bombardament informaţional)
Zgomotul
= factori care alterează procesul de comunicare
Efectele zgomotului distorsionează mesajul şi afectează media
Paraziţi:
o De natură fizică: zgomotul străzii, un geam trântit, lentile de ochelari pline de
praf, un telefon defect
o De natură psihologică: elemente ce ţin de convingeri, prejudecăţi experienţe
anterioare etc
o De natură semantică: jargon, argou, limbaj prea tehnic sau prea poetic
Efectele
Asupra protagoniştilor: creează sau recepţionează mesaje
Asupra cogniţiilor (cunoştinţelor), afectelor sau comportamentului
Conexiunea inversă
= mesajul returnat ca răspuns la stimulii expediaţi de emiţător
Poate proveni de la expeditorul însuşi sau de la cel care a recepţionat mesajul
66
De ce? Cine? Unde şi când? Ce? Cum?
De ce?
De ce comunic?
Ce sper să realizez? Schimbare de atitudine? Modificare de cunoştinţe?
Care este scopul meu real? Să informez? Să influenţez? Să manipulez?
Cine?
Cine este cel căruia mă adresez?
Ce ştiu despre el?
Cum va reacţiona la mesajul meu?
Ce ştie el despre mesajul meu? Puţin, nimic, mult? Ştie mai mult sau mai puţin
decât mine?
Unde şi când?
Unde va fi receptorul când va primi mesajul? Pe teritoriul lui sau al meu?
În ce moment ajunge mesajul meu? Am mai avut discuţii pe tema respectivă sau
este prima dată când persoana cu care vorbesc ia contact cu problema
respectivă?
În ce relaţii mă aflu cu receptorul? Cordiale sau de conflict?
Ce?
Ce vreau exact să spun? Ce aş dori să spun?
Ce doreşte el să afle?
Ce informaţii pot omite?
Ce informaţii pot să dau pentru a fi:
o Clar
o Concis
o Corect
o Concret 5C
o Complet
Cum?
Cum voi comunica mesajul?
o Imagini (ce fel de?)
o Cuvinte (ce fel de?)
67
o Cuvinte şi imagini (ce fel de? aranjate cum?)
Ce mod de comunicare va fi mai apreciat? Scris sau vorbit? O scrisoare sau o
discuţie personală? Directă sau la telefon?
Cum să organizez informaţiile pe care vreau să le transmit? Va fi o prezentare:
o inductivă (dau esenţa, apoi ofer exemple şi ilustrări pentru o mai bună
înţelegere a mesajului)
o deductivă (pornesc de la exemple şi apoi ofer concluzia, care reprezintă, în
fapt, esenţa mesajului meu)
Descoperire de noutăţi
o Intenţie
Apropierea cuiva
o Scop
o Voinţă Convingerea cuiva
Jocul psihologic
Comunicare involuntară
Persoana comunică şi atunci când nu doreşte acest lucru
Se transmite un mesaj (verbal sau non-verbal) fără voia emitentului
68
Tranzacţii simetrice
Relaţii între parteneri de comunicare ce îşi reflectă / imită comportamentele
Accentul cade pe minimalizarea diferenţelor între partenerii comunicării
Sunt dificil de controlat
Tranzacţii complementare
Partenerii de comunicare adoptă comportamente diferite şi compatibile
Accentul cade pe maximizarea diferenţelor între partenerii comunicării
MESAJ RECEPŢIONAT
MESAJ EMIS Interpretare corectă / nu
(ne) intenţionat Efect produs
IMPLICAŢII:
Mai bine amâni/eviţi decât să spui lucruri pe care să le regreţi mai apoi
Când lansezi un mesaj care te implică din plin, merită să-l cântăreşti cu atenţie şi
luciditate
Ireversibilitatea comunicării trebuie tratată special în cazul comunicării publice
(încercarea de retragere publică a mesajului nu face decât un plus de publicitate
asupra gafei)
Putem spune “Am greşit” sau “M-a luat gura pe dinainte”, dar mesajul nu mai
poate fi şters
69
Zona intimă (0 cm-45 cm)
Specific raporturilor cu persoanele apropiate din punct de vedere emoţional (rude,
îndrăgostiţi, prieteni)
Apreciem apropierea celor dragi, dar îi ţinem la distanţă pe ceilalţi
Diferă în funcţie de cultură (diferenţă între Europa şi lumea arabă)
Zona publică
Specifică raporturilor oficiale (directori, profesori, judecători) care se adresează
unui grup de ascultători
Pupilele
Dilatarea pupilei = interes, încântare, acord
Contractarea pupilei = nemulţumire, teamă
Privirea oficială
Fixează doar fruntea interlocutorului
Privirea de anturaj
Triunghiul ale cărui unghiuri sunt formate din ochi şi gură
Privirea intimă
Privire oscilantă de la nivelul ochilor la nivelul coapselor
70
Influenţează subconştient comportamentul partenerului
Elemente importante
Viteza de strângere
Forţa de strângere
Oscilaţia mâinilor
Durata strângerii mâinii
Recomandări:
Când cineva îţi întinde mâna, aşteaptă să simţi forţa de strângere şi, apoi,
răspunde cu aceeaşi forţă
Păstrează contactul vizual
Lasă partenerul să impună ritmul strângerii şi oscilaţia de sus în jos, precum şi
durata
Dă drumul mâinii de îndată ce partenerul o eliberează pe a ta
Postura
Linia trupului, poziţia umerilor, a capului, a gâtului etc.
Semnifică disponibilitate sau nepăsare, dominare sau umilinţă, teamă sau
superioritate
71
Evită răspunsul negativ!
Un NU hotărât, atunci când celălalt se aşteaptă la DA, este asociat cu:
îndepărtare, încruntare, încrucişarea braţelor, micşorarea pupilei etc.
Nu aştepta să auzi NU! Pune o întrebare! Fă un compliment!
Urmăreşte reacţiile interlocutorului, iar când vezi că ceva nu-i place, întreabă dacă
poţi continua.
Întâlnim adesea:
Persoane aparent interesate, dar care, de fapt, nu înţeleg nimic din ce le povestim
Manageri care spun: “Veniţi să vorbim deschis dacă aveţi vreo problemă!”, dar
când stabiliţi o întrevedere cu el, acesta vorbeşte tot timpul de propriile-i probleme
Persoane care stau lângă dvs. la o conferinţă şi care, după ce un vorbitor îşi
termină discursul, spune: “Asta chiar a fost plictisitor! Nici nu ştie despre ce
vorbeşte şi, oricum, eu nu suport oamenii care poartă mănuşile în buzunarul de
sus al hainei”.
încurajarea celorlalţi
obţinerea întregii informaţii
rezolvarea problemelor
îmbunătăţirea relaţiilor cu ceilalţi
mai bună înţelegere a oamenilor
Diferenţe de percepţie
Influenţe date de experienţele anterioare, vârstă, sex, ocupaţie etc.
Diferenţe reflectate la nivel de:
Preluare / formulare a mesajului
Interpretare
Efecte etc.
Concluzii grăbite
Vedem ceea ce dorim să vedem, auzim ceea ce dorim să auzim
Stereotipii
Experienţa anterioară, educaţia, cultura în care trăim etc. ne fac să “tratăm”
superficial anumite aspecte (situaţii, persoane) ţinând cont doar de 1 sau 2
elemente (stereotipii de sex, stereotipii rasiale etc.)
Lipsa de cunoaştere
Discuţia cu un specialist sau cu un novice
Lipsa de interes
În general, suntem mai interesaţi de problemele noastre decât de problemele
altora
Mesajul emis trebuie să fie abil formulat, astfel încât să corespundă, măcar în
parte intereselor şi nevoilor celuilalt
Dificultăţi de exprimare
Cauze: lipsă de încredere în forţele proprii, lipsa antrenamentului, eşecuri în
cazuri de comunicare, situaţii stresante etc.
Efecte: nu îţi găseşti cuvintele potrivite
Emoţii
Emoţiile puternice pot fi cauza blocajelor totale în comunicare (emisie şi recepţie)
Emoţiile puternice pot schimba sensul mesajului comunicat
73
!
Vorbeşte mai puţin şi ascultă mai mult
Nu te grăbi să-şi expui punctul de vedere înaintea partenerului
Ia notiţe
Nu întrerupe partenerul cu prea mare uşurinţă; rişti să îl iriţi
Pune întrebări de control şi de orientare a cursului discuţiilor
Evită tonul arţăgos; amabilitatea şi calmul sunt mai economicoase şi mai
convingătoare
Când ai două mesaje pentru interlocutor, unul plăcut şi unul neplăcut, prezintă-l
mai întâi pe cel plăcut
Focalizează-ţi atenţia pe elementele esenţiale şi importante; câştigi timp
Pregăteşte foarte bine începutul şi sfârşitul mesajului (se reţin mai uşor şi au un
impact mai mare)
Repetă mesajele importante (celălalt le va reţine mai uşor)
Începe discuţia cu aspecte pozitive, pentru care acordul celuilalt este uşor de
obţinut
Evită folosirea expresiei NU! Expresia “Da…, dar” are aceleaşi semnificaţii, dar nu
blochează comunicarea
Evită expresii care îl pot irita pe partenerul comunicării: “Treceţi printr-o situaţie
mai dificilă acum şi oferta noastră este generoasă!”
Lasă mereu impresia că vrei, sincer, să ajungi la un acord avantajos pentru
amândoi
Nu începeţi intervenţia cu o negare directă a celor afirmate de interlocutor: “Nu
sunt de acord cu dumneavoastră!”, expuneţi motivele dezacordului, astfel încât
acesta să vină de la sine
Creează permanent impresia că lucrezi “cu cărţile pe faţă” (prin ce spui şi prin ce
arăţi)
Accentuează avantajele şi dezavantajele unei relaţii eficiente între cele două părţi
(beneficiile directe şi costurile unui relaţii ineficiente)
74
12) CONTROLUL PROIECTULUI. MONITORIZAREA ŞI EVALUAREA.
Controlul proiectului implică proceduri, procese şi metode utilizate pentru a determina situaţia
proiectului, evalua performanţa, raporta progresul şi implementa schimbarea.
In faza de executie principalul rol al managerului de proiect este de a se asigura că se respectă
planul proiectului şi obiectivele sunt atinse. Întrebările cheie pentru un manager de proiect sunt:
unde ne află? - ne arată situaţia curentă a proiectului
unde ar trebui să fim? - se compară situaţia actuală cu planul proiectului
cum ajungem acolo? - dacă există schimbări faţă de planul ce schimbări trebuiesc
efectuate pentru a reveni în plan
vom ajunge acolo? – cum afectează (financiar, material, uman, timp) schimbările apărute
planul iniţial al proiectului şi respectarea lui
Pentru a realiza acest lucru este necesar crearea unui sistem de control al proiectului. Un
bun sistem de control are următoarele caracteristici:
este focalizat pe obiectivele proiectului pentru a se asigura ce ele vor fi îndeplinite;
pentru a reuşi acest lucru recomandăm ca pe tot parcursul proiectului managerul să se
gândească la următoarele întrebări: ce este cel mai important pentru proiect, ce trebuie
să realizeze proiectul, care sunt cele mai importante aspecte care trebuiesc controlate şi
unde se află punctele critice în care trebuie efectuat controlul
este capabil să dea răspunsuri corecte şi informate; pentru a reuşi acest lucru sistemul
trebuie să fie focalizat pe răspuns, adică să reacţioneze la orice variaţie faţă de planul
iniţial; dacă nu se întâmpla acest lucru atunci sistemul este ineficient şi se transformă
dintr-un sistem de control într-un sistem de monitorizare.
să reacţioneze rapid şi la timp; dacă corecţia apare prea târziu sistemul este inutil; petru
ca sistemul să reacţioneze rapid cel mai important este modul în care se culeg
Un sistem de control eficient nu trebuie să fie complicat, dar nici foarte simplu. Se recomandă
ca el să fie cât mai simplu posibil, orice parte a sistemului care nu este esenţială fiind eliminată.
Greşelile frecvent întâlnite la crearea unui sistem de control sunt: un sistem complex pentru un
proiect mic sau un sistem prea simplu pentru un proiect mare.
De ce să controlăm proiectul?
Nu exista proiect care sa se realizeze exact conform planificării asa cum nu exista meteorolog
care sa prevada mereu vremea cu exactitate. Pe de altă parte, nerespectarea planificării
cuprinde în ea potentialul unor evolutii necontrolate ale proiectului. Controlul proiectului
urmareste observarea oricăror abateri de la planificare, investighează cauzele, apreciaza
consecintele şi introduce corecturile necesare.
Principalele aspecte controlate sunt:
Controlul timpului
Cel mai adesea, motivul principal invocat pentru nerespectarea timpului este neprevăzutul.
Aceasta sugerează ca un frumos plan ”pe hârtie” a fost dat peste cap de cruda realitate... Este
incontestabil ca neprevăzutul apare. Mai mult, el apare sigur. Aici nu e nimic de făcut. Ceea ce
se poate face este să gandim cum minimalizam efectele pe care ceva neprevazut le are asupra
75
proiectului. Un sistem de control care poate oferi informaţii detaliate şi corecte ajută la
realizarea unei planificări flexibile ce duce la reducerea parţială riscurilor
Principalele cauze ale nerespectării planificării în timp apar prin introducerea de schimbări
necontrolate care întarzie executia sau deoarece efectele schimbarilor necesare aduse
proiectului sunt subestimate. Efectele principale ale nerespectării planificării în timp se
concretizează în creşterea costurilor sau educerea performanţei proiectului. Aceste probleme
pot fi rezolvate prin monitorizare minunţioasă şi acţionând la timpul potrivit
Problemele legate de resursele umane sunt adesea cel mai greu de rezolvat. Ca şi problemele
de timp, acestea pot fi mult reduse printr-o planificare bine gândita şi flexibila la schimbari, mai
degraba decât superficiala şi rigida, însotita de planuri de contingenta şi selectarea unei forte de
munca flexibile. Iata cele mai frecvente probleme cu care se poate confrunta un manager de
proiect:
membrii echipei muncesc prea mult peste programul normal sau nu mai ajung să-şi
termine sarcinile. De cele mai multe ori această problemă apare din cauza alocări
neuniforme a sarcinilor în faza de planificare;
membri ai echipei care sunt distribuiţi în mai multe proiecte. În această situaţia este
importantă planificarea în timp a utilizarii lor în cadrul proiectului, punerea de acord cu
ceilalţi manageri de proiect privind programul lor de lucru în cadrul fiecărui proiect şi
monitorizarea permanentă a activităţii lor în cadrul proiectului pentru a putea prevedea
cât mai din timp schimbarile ce pot apărea.
membrii ai echipei devin busc indisponibili (boală, probleme personale). Această situaţie
poate fi evitată prin alegerea unei echipe flexibile şi dezvoltarea de planuri de rezervă
pentru asemenea cazuri.
Controlul costurilor
Folosirea corectă a banilor şi respectarea bugetului alocat reprezintă una dintre
responsabilităţile majore ale managerului de proiect. Pentru a reuşi un bun control al costurilor
un manager de proiect trebuie să se asigure că:
bugetul iniţial a fost bine conceput şi în concordanţă cu cerinţele proiectului. Un buget
prost întocmit este un slab instrument de control.
bugetul este continuu monitorizat pe parcursul proiectului.
Finanţarea
Implementarea
Ce este ? Este faza în care se trece la punerea în practică a ceea ce s-a planificat
Ce se face? Se face exact ceea ce s-a planificat că trebuie făcut şi doar ceea ce s-a
planificat, conform Propunerii de proiect aprobate la finanţare
Cum se face? Monitorizand tot timpul ceea ce se intampla in timp ce se intampla
Realizand exact ceea ce s-a planificat, cand s-a planificat si cum s-a
planificat
Respectand toate conditiile de implementare mentionate in Contract,
inclusiv anexele acestuia si conform cu documentatia Apelului
Urmarind permanent incadrarea in costurile alocate prin bugetul aprobat
al proiectului
Asigurand disponibilitatea tuturor resurselor necesare si aprobate
77
Diseminand rezultatele proiectului
Respectand reglementarile privind achizitiile de bunuri, ucrari si servicii
Cine face? Toată Echipa proiectului sub coordonarea Managerului de proiect
Când se face? Pe toată durata implementării proiectului şi doar în acel interval de timp
Ce se obţine Rezultatele estimate a se obţine, inclusiv out put-uri.
la finalul
fazei?
În faza de implementare activităţile importante ale acestei faze sunt: comunicarea cu clientul,
utilizatorul şi cu managementul; revizuirea progresului; monitorizarea costurilor; controlul calităţii
şi modul de acceptare al schimbării.
Aceasta este etapa când apar produsele proiectului, esenţiale pentru succesul proiectului.
MONITORIZAREA PROIECTULUI
Monitorizarea înseamnă în primul rând observarea situaţiei curente a diferitelor acţiuni şi situaţii.
Monitorizarea oferă informaţii ce pot duce la luarea de măsuri/decizii în vederea schimbării unor
evenimente prezente sau viitoare.
Reţineţi !
Monitorizarea se realizează continuu pe toată durata fazei de implementare şi numai în
faza de implementare.
Finalizarea
Ce este ? Faza de inchidere a proiectului
Ce se face? Evaluarea externa, audit, arhivarea intregii documentatii a proiectului,
dizolvarea echipei de proiect, predarea–primirea bunurilor, realocare
resurselor, diseminarea rezultatelor
Cum se face? Contractand evaluarea externa si auditul proiectului
Arhivarea documentatiei proiectului, in format hartie si electronic,
inclusiv documentatia Apelului pentru proiecte
Procese verbale de predare-primire
Rapoarte tehnice si financiare finale
Organizarea de evenimente de PR
Inchiderea si arhivarea contractelor
Prelungirea contractelor de service
Cine face? Toata sau macar parte din echipa proiectului sub coordonarea
managerului de proiect
Când se face? Incepand cu ultima luna de implementare
In maxim 3 luni de la finalizarea implementarii proiectului
Ce se obţine Rapoarte de evaluare externa
la finalul Raport de audit
fazei? Procese verbale de predare-primire
Documentele proiectului arhivate
78
Ultima faza majora a ciclului de viata a unui proiect este Finalizarea proiectului. Un proiect nu
se incheiere automat odata cu predarea-primirea produsului sau finalizarea livrarii serviciilor
(aceasta fiind doar un jalon de parcurs care marcheaza inceperea fazei de Incheiere).
Unul din motivele pentru care proiectele esueaza este asa numitul „Sindrom al jucatorului”.
Daca un proiect nu isi atinge obiectivele si nu livreaza rezultatele scontate, iar bugetul si timpul
alocat s-au scurs, proiectul trebuie incheiat! Riscul major este cel al unui rationament de
genul: „Daca am investit atat de multi bani, timp si efort, nu se merita sa ne oprim aici! Mai bine
alocam resurse suplimentare, in speranta ca totusi se vor atinge obiectivele” . Acest sindrom
este specific jucatorilor (jocuri de noroc) care, dupa ce au pierdut sume semnificative, spera sa
le recupereze investind „inca putin”. Din punctul de vedere a managerului de proiect sau al
promotorului, investirea unor resurse fara atingerea unor rezultate reprezintă pierderea suferita
de jucator. Sentimentul de „proprietate” a ideii de proiect sau a proiectului in sine poate impinge
pe acestia sa prelungeasca constant termene sau sa majoreze constant bugetele. Acest
sindrom poate fi observat in toate aspectele socio-umane, pana la scara globala (a se vedea
razboaiele din Viet-Nam si Afganistan, unde administratile americana si respectiv rusa au simtit
nevoia sa investeasca intr-un „proiect” mult timp dupa ce majoritatea analistilor au avertizat
asupra inutilitatii acestora).
Evaluarea trebuie realizată inclusive pe parcursul proiectului, însă evaluarea finală poate
fi considerata o faza specifica a ciclului de proiect sau poate fi inclusa in faza de inchidere a
proiectului.
Observaţie: A nu se confunda evaluarea cu auditul. Acesta are ca scop verificarea
utilizarii juste/optime/legale a resurselor.
Evaluarea trebuie sa fie impartiala si credibila – pentru a se asigura impartialitatea, in
cazul proiectelor mari, evaluarea se poate externaliza. Daca evaluarea cuprinde numai aspecte
negative sau numai aspecte pozitive, credibilitatea va avea de suferit. Tot pentru asigurarea
impartialitatii si credibilitatii, trebuie sa se asigure participarea sau consultarea tuturor factorilor
implicati si interesati.
Evaluarea trebuie sa fie utila, si nu doar o simpla formalitate necesara pentru incheierea
proiectului. Utilitatea este data in principal de feed-back.
1. Relevanta – Capacitatea obiectivelor propuse de proiect de a rezolva
problemele/necesitatile carora li se adreseaza proiectul. Include analiza calitatii
procesului de planificare
79
2. Eficienta – obtinerea rezultatelor cu resurse rezonabile (analiza cost / beneficiu); Se
analizeaza cat de bine au fost utilizate resursele pentru obtinerea produselor/serviciilor;
Este o analiza comparativa: se compara diferite variante de obtinere a rezzultatelor
dorite.
3. Eficacitate – obţinerea impactului dorit cu ajutorul rezultatele proiectului si contributia
factorilor externi la acest impact.
4. Durabilitate – Auto-finantarea, replicabilitatea, continuarea proiectului dupa terminarea
finantarii.
Audit
Auditul nu este o activitate componenta a managementului de proiect, si se realizeaza doar de
catre experti externi proiectului si organizatiei, contra cost. Responsabil pentru aceasta
activitate este promotorul sau finantatorul. Costurile sunt insa incluse in bugetul proiectului, iar
recomandarile auditorilor vor fi analizate in sesiunea de evaluare si vor fi luate in consideratie
ca feed-back pentru proiecte similare ulterioare.
Daca proiectul a fost derulat de o organizatie si resursele umane si materiale au fost preluate
din interiorul acestea, se returneaza sau se realoca aceste resurse.
80
Daca proiectul urmeaza sa fie repetat / continuat, se prezinta aceasta posibilitate si se
prospecteaza disponibilitatea pentru o viitoare colaborare
In cazul in care se preconizeaza proiecte similare ulterioare, este posibila initierea unei retele
profesionale sau a altor activitati de networking.
Spre deosebire de acestea, auditul este derulat in mod independent de o terta parte,
aleasa si/sau aprobata de finantator.
81
14) MANAGEMENTUL CALITĂŢII PROIECTULUI
menţionat are implicaţii majore negative asupra produsului proiectului, organizării proiectului şi
a partenerilor consorţiului proiectului. Realizarea calităţii proiectului este responsabilitatea
managementului proiectului, impunându-se implementarea calităţii la toate nivelele consorţiului
şi partanerilor proiectului, fiecare asumându-şi responsabilităţi pentru procesele şi produsele în
care sunt implicaţi. Crearea şi menţinerea calităţii proceselor şi produselor unui proiect impun o
supraveghere sistematică. Această supraveghere are drept scop asigurarea că cerinţele
clientului şi a pietei potenţiale a proiectului sunt luate în considerare şi că politica de calitate a
companiilor implicate în proiect este luată în considerare pentru implementarea în
managementul proiectului.
82
de aplicare cu succes ale acestei tehnicii sunt înregistrate la nivel mondial, de către mari
corporaţii precum: Xerox, Motorola, Levi Strauss etc.
Modelul de management al calităţii procesului afacerii arată modelul demonstrativ al unei
matrici a procesului de management al calităţtii aplicabil la managementul proiectelor care are
impusă o creştere a programului calităţii în cadrul proiectului. Modelul este bazat pe faptul că
consorţiul proiectului are deja puse în evidenţă scopurile, viziunea şi factorii de succes ai
proiectului. Structura fiecărei afaceri este caracterizată prin grade de comparaţie a calităţii, în
ordine descrescătoare.
Elemente de principiu
Managementul calităţii proiectului include procesele necesare pentru asigurarea că
proiectul va satisface cerinţele pentru care a fost lansat. Managementul calităţii proiectului
include toate funcţiile de management care determină politica de calitate, obiectivele şi
responsabilităţile aferente proiectului şi se realizează prin «planificarea calităţii», «asigurarea
calităţii», «controlul calităţii», «creşterea calităţii», cuprinse în «sistemul calităţii».
Managementul calitatii proiectului, prezintă trei componente disticte, fiecare dintre
acestea fiind structurate pe: date de intrare, instrumente şi tehnici de realizare a etapei calitative
respective precum şi pe rezultatele finale ce sunt prezentate sub forma unor date de ieşire.
Fiecare dintre aceste etape prezintă urmatoarea structură:
1. Planificarea calităţii proiectului – identifică standardele de calitate relevante (de referinţă)
pentru proiect si determină modalităţile de satisfacere a acestora şi cuprinde:
A. Intrări
1. Politica de calitate
2 Obiectivele stabilite
3 Descrierea produsului
4 Standarde si reglementari
5 Ieşirile altor procese
B. Instrumente şi tehnici
1 Analize beneficiu / cost
2. Analiza comparativă şi adaptivă a pieţei
3. Diagrame de flux
4. Simulări
5. Costul calităţii
C. Ieşiri
1. Planul de management al calităţii
2. Definirea specificaţiilor de calitate
3. Liste de control
4. Intrări pentru alte procese
Aceste trei procese interactionează atât între ele, cât si cu celelalte procese ale
managementului proiectului. Fiecare proces impune eforturi din partea unuia sau a mai multor
membri ai echipei, sau a altor structuri organizaţionale, în funcţie de necesităţile proiectului.
Fiecare proces se regăseşte cel puţin o dată în fiecare fază (etapă) a proiectului. Deşi
procesele sunt prezentate ca elemente distincte, cu interfeţe clar definite, în practică ele pot
interacţiona unele cu altele.
Structura de baza a managementului calităţii proiectului este astfel realizată, încât
asigură compatibilitatea cu seria de standarde internationale ISO 9000 si ISO 10000, cu
recomandările iniţiatorilor proceselor de management al calităţii (Deming, Juran, Crosby şi altii)
precum si cu dezvoltarile ulterioare (TQM – managementul calităţii totale, creşterea continuă a
calităţii). Managementul calităţii proiectului se adresează atât managementului proiectului
propriu-zis, cât şi produsului / serviciului rezultat din proiect. Termenul de «produs» este generic
utilizat în literatura referitoare la calitate, el referindu-se atât la produse, cât şi la servicii.
Absenţa cerinţelor de calitate în fiecare fază a proiectului poate avea consecinţe negative
asupra partenerilor implicaţi în proiect. De exemplu:
√ Modificările cerinţelor clientului / utilizatorului proiectului, prezentate pe parcursul
execuţiei proiectului, în reuniunile (şedintele) de fază, pot avea consecinţe negative în
sensul creşterii sarcinilor echipei de proiect.
√ Devansarea inspecţiilor de calitate planificate, stabilite în cadrul reuniunilor de
modificare a duratelor de realizare a obiectivelor intermediare, poate avea consecinţe
negative prin apariţia unor erori neprevăzute.
84
Planificarea calităţii proiectului
85
– Diagramele de fluxuri ajută echipa de proiect pentru a prevedea ce şi unde pot apărea
probleme de calitate în evoluţia proiectului şi ajută la găsirea de soluţii pentru anularea lor.
4. Simulări. Simularea este o metoda statistică care ajută la identificarea factorilor care pot
influenţa variabilele specifice ale proiectului. Tehnica este aplicată cel mai mult asupra
produsului proiectului.
5. Costul calităţii. Costul calităţii se referă la costul total al eforturilor pentru realizarea calităţii
produsului şi include toate activităţile care asigură atât conformitatea, cât şi neconformitatea
produsului. Costul calităţii cuprinde trei tipuri de costuri: costuri de prevenire, costuri de
evaluare, costuri datorate omisiunilor.
87
6. Analize privind politica de viitor. Folosesc tehnici matematice şi vizează evolutiile strict
cantitative ale rezultatelor. Ele se bazeaza pe o extrapolare a datelor din trecut spre viitor. Sunt
utilizate pentru monitorizarea:
√ Performantelor tehnice – câte erori sau defecte au fost identificate si câte au ramas
necorectate.
√ Costului şi programării activităţilor – câte dintre activităţile dintr-o anumită perioadă au
fost realizate cu abateri semnificative.
C. Ieşiri ale controlului calităţii
1. Creşterea calităţii.
2. Elaborarea deciziilor. Componentele neconforme ale activităţilor sau proceselor, identificate
în timpul inspecţiilor pot fi acceptate sau eliminate. Componentele eliminate presupun aplicarea
de activităţi corective.
3. Corecţii. Corecţiile sunt acţiuni de eliminare a neconformităţilor. Ele intră în categoria
activităţilor neprevăzute şi reprezintă una din cauzele cele mai frecvente de nerespectare a
termenilor proiectului. Echipa de proiect trebuie să depună eforturi pentru minimizarea acestor
tipuri de activităţi.
4. Completarea listelor de control. Listele de control odată completate devin baza de înregistrari
şi de informaţii pentru proiect.
5. Procese de ajustare. Procesele de ajustare presupun acţiuni preventive şi corective imediate,
ca urmare a rezultatelor controlului calităţii. În unele cazuri, aceste procese se desfăşoară odată
cu procesele de control integrat al proiectului.
Negocierea - apare în toate fazele unui proiect. Se negociază conţinutul proiectului, costuri şi
durate, schimbări, termeni şi condiţii contractuale, resurse.
Relaţiile cu oamenii - fie ei superiorii, colegii sau subordonaţii - presupun un număr de aptitudini
speciale, numite de regula aptitudini interpersonale. Într-o oarecare măsură, orice om apelează
la astfel de aptitudini, ori de câte ori are de-a face cu alţi oameni: când doreşte să-i influenţeze
să facă un lucru care îl interesează, când negociaza ceva cu ei, când încearcă să depăşească
un conflict izbucnit între el şi alţii. Mai jos sunt prezentate unele dintre aptitudinile interpersonale
88
cele mai importante pentru un manager de proiect, aptitudini pe care trebuie să le utilizeze în
cazul managementului în cele patru direcţii.
Managementul în patru direcţii este un concept prezentat de David Body si David Buchanon în
cartea „Preluaţi conducerea‟, concept care prezintă responsabilităţile managerului de proiect
precum şi instrumentele prin care poate să-şi asigure suportul stakeholderilor, toate acestea
private prin prisma comunicării.
Managementul
in sus
Managementul
personalului
Managementul în sus
Succesul unui proiect poate depinde în mod decisiv de sprijinul şi asistenţa conducerii. Acest
lucru nu presupune doar resursele care trebuie obţinute, ci şi angajarea conducerii faţă de
scopurile proiectului, susţinerea şi promovarea acestora. Pentru a obţine toate aceste lucruri, o
componentă importantă a atribuţiilor managerului este să le ofere celor din conducere atât
informaţiile necesare despre mersul lucrărilor, cât şi argumente care să-i convingă de beneficiile
pe care proiectul le poate aduce întregii organizaţii.
Pentru a avea relaţii bune cu managementul superior, managerul de proiect trebuie să se
gândească ce anume doreşte acesta să obţină de la proiect şi ce anume trebuie să i se ceară.
De exemplu, sponsorul trebuie:
să se înţeleagă bine şi să aibă încredere în managerul de proiect şi în echipa sa;
să fie încredinţat că atât el, sponsorul, cât şi managerul de proiect au aceeaşi viziune
asupra ţelurilor proiectului;
să vadă că echipa este bine motivată şi dedicată activităţii respective;
să fie ţinut la curent cu mersul lucrărilor, cu succesele înregistrate şi cu dificultăţile
întâmpinate;
să cunoască mai multe date despre proiect decât alţi manageri din eşalonul superior al
organizaţiei.
Pe de altă parte, sponsorul trebuie să ofere managerului de proiect (printre alte lucruri):
un interes activ faţă de proiect;
o imagine foarte clară despre ceea ce aşteaptă sponsorul de la proiect;
definirea clară a parametrilor şi restricţiilor cu care trebuie să opereze proiectul;
avertizarea promptă cu privire la eventualele modificări aduse scopurilor proiectului la
nivelul organizaţiei.
Managerii de proiect trebuie, de asemenea, să-şi creeze, să utilizeze şi să dezvolte câte o reţea
de contacte. Chiar dacă acestea nu sunt direct asociate cu problema asupra căreia se lucrează,
ele pot servi la informarea permanentă a managerilor în legătură cu schimbările din alte locuri,
schimbări ce ar putea avea implicaţii asupra proiectului lor.
Managementul echipei
Managerul de proiect trebuie să insufle membrilor echipelor lor şi să le menţină sentimentul de
motivare şi de implicare, indiferent dacă aceştia lucrează la proiect cu normă întreagă sau
parţială. Caracterul temporar al echipelor de acest fel, nivelul total diferit de cunoştinţe şi
diferenţele între interesele membrilor lor, precum şi loialitatea lor împărţită trasformă
conducerea unui astfel de grupîintr-o sarcină foarte dificilă. Managerii trebuie nu numai să
coordoneze cu abilitate reuniunile grupului, ei trebuie să gestioneze procesele de comunicare şi
să asigure calitatea, atât în interiorul echipei cât şi între aceasta şi departamentele care îi susţin
activitatea.
Managementul personalului
Managerul de proiect trebuie să convingă personalul afectat de proiect să se implice în
activităţile acestuia, deoarece numai acest lucru poate determina succesul proiectului. Unii
trebuie convinşi să-şi schimbe modul de lucru, alţii trebuie mobilizaţi să ajute echipa de proiect
să găsească diverse soluţii sau trebuie convinşi să depună o muncă suplimentară pentru
adaptarea la schimbare, păstrând însă în exploatare şi vechile sisteme cu care trebuie să
livreze în continuare produse sau servicii către clienţi. Toate aceste activităţi necesită
90
întreţinerea unui grad ridicat de implicare şi motivare în rândul utilizatorilor, adică a acelora care
urmează sa fie afectaţi de planificarea şi implementarea schimbărilor implicate de proiect.
Capacitatea de a comunica
Este foarte clar ca această este principală calitate necesară pentru un manager de proiect
eficient. Date fiind varietatea intereselor implicate în proiecte şi mediul în rapida schimbare al
acestora, posibilitatea apariţiei erorilor de comunicare creşte. O sensibilitate deosebită şi o
capacitate de a realiza procesul de comunicare în toate aspectele lui facilitează transmiterea la
timp a informaţiilor în interiorul proiectului, influenţând prin aceasta tot ceea ce se face în
proiect. Aceasta implicî o atenţie sporitî acordată aspectelor structurate ale fluxului informaţional
şi, în acelaşi timp, crearea unor legături de comunicare adecvate între persoane şi instituţii care
trebuie să ştie cum evoluează lucrurile.
Capacitatea de a influenţa
Managementul de proiect cuprinde şi o latură de influenţare a acţiunilor celorlalţi, chiar fără
exercitarea unei autorităţi directe. Puterea de convingere, influenţa şi ceea ce am putea numi
"un bun marketing" sunt, cu toatele, aspecte ale aptitudinilor interpersonale şi de conducere
care îi impun managerului de proiect o bună (dacă nu chiar excelentă) capacitate de
comunicare.
91
Adesea, un manager de proiect are prea puţină autoritate formală. De multe ori, el trebuie să-şi
câştige autoritatea pe baza respectului impus de experienţa sa, de realizările cunoscute de
ceilalţi, de capacitatea sa de convingere sau chiar de determinarea sau îndârjirea de care poate
da dovadă - pe scurt, el trebuie să-şi folosească puterea de influenţă.
Abilitatea de a delega
Ca şi capacitatea de influenţare, delegarea reprezintă, pentru un manager de proiect, o
aptitudine esenţială. Managerul unui proiect trebuie să-i clarifice şi să-i scoată în evidenţă
ţelurile, să facă uz de capacitatea sa de a influenţa pentru a-şi atrage sprijinul echipei în
realizarea acestora. Prin delegare, sunt clarificate astfel rolurile membrilor echipei.
Structura de alocare a lucrărilor din cadrul proiectului identifică sarcinile ce trebuie realizate;
definirea pachetelor de lucrări stabileşte nivelul de calitate; tehnicile de analiză de reţea indica
scara de timp care trebuie respectată. De regula, într-un proiect, deciziile privind persoanele
care trebuie să îndeplinească fiecare sarcină nu pun probleme, pentru că însăşi apartenenţa
cuiva la echipa de proiect este determinată de calificarea specifică pe care o are. Mai jos sunt
sugerate căteva reguli care pot duce la reuşita delegării:
1. delegarea unui subproiect, fază, etapă sau activitate trebuie să fie neapărat însoţită de
atribuirea, către persoana respectivă, a autorităţii asupra resurselor necesare acelui
subproiect, fază, etapă sau activitate. O responsabilitate fără autoritatea
corespunzătoare înseamnă o poziţie extrem de ingrată, care poate duce la frustrări şi
genera alte tipuri de probleme;
2. delegaţi, dar evitaţi apoi să vă amestecaţi prea mult în ceea ce face persoana respectivă.
În practică, delegarea înseamnă să discutaţi cu persoana vizată abordările pe care
aceasta ar putea să le adopte dar, după ce discuţiile s-au încheiat, trebuie să fiţi în stare
să acceptaţi eventualele greşeli fără iritare şi reproşuri.
Oamenii învaţă din greşelile pe care le fac - de aceea, trebuie să aibă libertatea să le facă. Ei
pot trage rapid concluzii din erorile comise şi, dacă sunt lăsaţi să şi le corecteze singuri fără să li
se reproşeze, ei pot câştiga încrederea de a adopta mai târziu abordări noi şi inovative. (Evident
că acest lucru este valabil şi pentru managerul de proiect, şi pentru membrii echipei sale.)
Desigur că dacă un membru al echipei care răspunde de o anumită etapă a proiectului este pe
cale să facă o greşeală serioasă, managerul de proiect nu poate sta de-o parte, lăsând lucrurile
să se agraveze.
În afara acestor abilităţi de management general, un bun manager de proiect mai trebuie să
aibă:
Entuziasm faţă de proiect
Abilitatea de a răspunde la schimbări
Atitudine tolerantă faţă de situaţiile ambigue
Orientarea spre client
Cunoaşterea industriei sau a tehnologiei din proiect
... şi multe altele...
92
Concluzii
Pe tot parcursul acestui manual am avut posibilitatea de a afla ce trebuie facut pentru a avea un
proiect de success, incepind de la gasirea ideii de proiect pina la atingerea obiectivelor si
finalizarea cu bine a proiectului. S-ar putea trage concluzia ca nu exista nici un motiv pentru
care proiectul nostru sa nu se incheie cu bine, sa nu ajungem la rezultatele propuse.
Si totusi, nu de putine ori, proiectele esueaza. Fie in atingerea obiectivelor, fie a termenelor
stabilite, fie a bugetului aprobat.
Printre cele mai frecvente motive pentru care proiectele sfirsesc printr-un esec sunt:
slaba definire a obiectivelor proiectului
termene nerealiste
personal nepotrivit cu sarcinile proiectului
nereusita in aducerea modificarilor necesare proiectului
Si poate cel mai important motiv este, un factor important intr-un proiect fiind oamenii, ca in
unele proiecte relatiile dintre cei implicati in proiect nu sunt administrate eficient.
Contrar celor descrise mai sus, motivele pentru care unele proiecte esueaza:
autoritate insuficienta sau inadecvata
lipsa participarii echipei de proiect in faza de planificare
lipsa participarii echipei de proiect in rezolvarea problemelor ce apar pe parcursul proiectului
lipsa abilitatilor de comunicare
lipsa abilitatilor tehnice
lipsa abilitatilor administrative
termene nerealistice
obiective neclare ale proiectului
Pe scurt, un proiect are nevoie, pentru a fi finalizat cu success, de existenta a patru factori
majori:
a) Existenta unei nevoi sau a unei probleme ce trebuie rezolvata – este foarte importanta
identificarea corecta a problemei sau a nevoii careia proiectul sa se adreseze. Cei
93
implicati in proiect vor lucra mai bine daca inteleg si accepta problemele ce trebuie
rezolvate prin proiectul respective.
b) Existenta unei idei commune sau a unei viziuni – proiectul are nevoie de o idée pentru
care sa se puna laolalta eforturi. Pornind de la acea idée se dezvolta obiectivele,
strategiile si planurile de activitati.
c) Oportunitatea realizarii proiectului – proiectele au nevoie de mai mult decit bani, ele au
nevoie de sustinere din partea personalitatilor importante, dar si din partea grupului tinta
vizat
d) Capacitate – proiectele au nevoie de abilitati, resurse si organizare pentru a putea da
rezultate
94
Micile secrete ale realizarii unui proiect de success. Ce facem si ce nu facem?
Ce facem Ce nu facem
I - Cereti parerea celor ce sunt implicati - nu incepeti proiectul daca nu avem
N in proiect (beneficiari, parteneri, sustinere locala, nu puteti avea rezultate
I promotori, alte parti interesate), cu ei bune si durabilitate daca acestea nu sunt
T veti lucra de acum incolo asumate de institutiile care ar trebui sa aiba
I - Verificati daca s-au mai facut proiecte un interes in proiectul dumneavoastra
E similare. Au avut succes sau nu? De - nu considerati ca sunteti atoatestiutori,
R ce? Puteti evita cauzele esecului sau cereti si parerea, dar si ajutorul altora
E puteti urmari calea succesului? - nu faceti proiectul pentru beneficiari ci cu
- Nu uitati ca o analiza complet beneficiarii
obiectiva si completa a nevoilor nu - nu porniti proiectul singuri, cautati persoane
exista sau organizatii care sa va sprijine
- Verificati daca acum este momentul - nu modificati continutul proiectului pina in
pentru acest tip de proiect, daca nu punctul in care nu va mai reprezinta, daca
cumva aveti nevoie de conditii care nu dumneavoastra nu mai credeti in el, atunci
sunt inca asigurate cine sa o mai faca?
- Asigurati-va angajamente clare din - nu incercati sa luati locul altor persoane in
partea institutiilor si organizatiilor de ceea ce priveste rolul si competentele lor
care aveti nevoie, nu doar vorbe - nu va temeti sa cereti ajutor
- Admiteti ca membrii echipei au
personalitati diferite dar si nevoi
diferite, managementul echipei va fi
foarte importanta pe parcursul
proiectului
P - ginditi-va cum va veti masura/evalua - nu confundati obiectivele cu activitatile
L obiectivele la sfirsitul proiectului - nu puneti multe activitati in planul
A - evaluati in ce masura partenerii si dumneavoastra, sperind ca pina la urma vor
N beneficiarii vor intelege procesul pe aparea si legaturi intre ele, creati legaturile
I care il propuneti, aveti nevoie ca si ei de la inceput
F sa il inteleaga si accepte - nu lasati ca proiectul sa depinda de o
I - ginditi alternative pentru singura activitate (daca aceasta nu se
C planul/activitatile pe care le propuneti realizeaza veti rata tot proiectul)
A si abia dupa aceea luati decizia finala - nu subestimati timpul necesar, mai mult ca
R - evaluati realistic daca activitatile sigur nu o sa va ajunga (exista perioade de
E propuse pot fi realizate la termenele concedii pentru membrii echipei dar si
propuse pentru beneficiari, exista perioade
- rezervati-va timp suficient pentru aglomerate cind nu veti gasi sala de
planificare, pregatire, executie si conferinte necesara, exista perioade in care
evaluare, dar si pentru scrierea expertii dumneavoastra nu mai sunt
rapoartelor necesare disponibili conform planului, etc.), lasati-va
timp de rezerva pentru situatii neprevazute
- nu puneti prea multe activitati intr-o
perioada de timp, va va fi foarte greu sa le
coordonati pe toate
I - apreciati si puneti in valoare - nu incercati sa faceti totul singur, delegati
M rezultatele obtinute care nu au fost - nu intrati in panica asteptind ca rezultatele
95
P prevazute initial de proiect sa apara (pentru rezultate durabile este
L - dati importanta si managementului nevoie de timp)
E financiar al proiectului, proiectul - nu aminati deciziile inevitabile, cu cit trece
M dumneavoastra are si un buget care mai mult timp o sa va coste mai mult
E trebuie sa fie administrat corect, nu corectarea greselilor
N doar activitati - nu actionati de parca ati fi singurul
T - fiti atenti la micile “devieri” sau “proprietar” al proiectului
A ajustari necesare proiectului si - nu lasati pe altii sa va impuna ce sa faceti in
R discutati despre necesitatea lor cu cei proiect
E implicati - nu subestimati riscul unor probleme
financiare
F - implicati persoane diverse in - nu va lasati prada aprecierilor negative din
I evaluarea proiectului si luati-le in unele evaluari (nu uitati ca pentru unii
N serios parerile oameni evaluarea se refera doar la ce nu a
A - amintiti-va rezultatele analizei nevoilor mers bine)
L initiala si obiectivele propuse - nu va blocati pe ceea ce nu poate fi
I - nu uitati ca nu exista o evaluare schimbat, cautati zonele in care schimbarea
Z “obiectiva”, dar incercati sa limitati este inca posibila
A subiectivitatea prin diversificarea - nu va asteptati ca toata lumea sa fie la fel
R metodelor si a surselor de entuziasta ca dumneavoastra
E - ginditi si pregatiti evaluarea inca din - nu lasati sa se piarda legaturile create pe
faza de planificare si executie a timpul proiectului
proiectului, nu lasati totul pentru
ultima faza
- fiti realist dar nu fatalist
- ginditi mai multe alternative cind
elaborati concluziile si propuneti
continuari ale proiectului
96
15) DICŢIONAR DE TERMENI
Ajutor de stat Orice ajutor acordat de stat sau din resurse ale
statului în orice formă care distorsionează sau
ameninţă să distorsioneze concurenţa prin
favorizarea unor întreprinderi sau producţia
anumitor bunuri, în măsura în care afectează
comerţul între statele membre.
97
Autoritatea de Certificare şi Plată Structură organizatorică în cadrul Ministerului
Economiei şi Finanţelor, responsabilă de
certificarea sumelor cuprinse în declaraţiile de
cheltuieli transmise la Comisia Europeană şi
pentru primirea fondurilor transferate României
din Fondul european de dezvoltare regională,
Fondul social european şi Fondul de coeziune şi
asigurarea transferului acestora către beneficiari,
precum şi a sumelor de prefinanţare şi cofinanţare
aferente acestora din fonduri alocate de la bugetul
de stat (Ordonanţa nr. 29 din 20076 privind modul
de alocare a instrumentelor structurale, a
prefinanţării şi a cofinanţării alocate de la bugetul
de stat, inclusiv din Fondul naţional de dezvoltare,
în bugetul instituţiilor implicate în gestionarea
instrumentelor structurale şi utilizarea acestora
pentru obiectivul convergenţă, art. 1 alin. (2) lit. c))
98
Cadrul Naţional Strategic de Documentul aprobat de Comisia Europeană,
Referinţă negociat în prealabil cu România, ca stat membru,
în urma evaluării Planului naţional de dezvoltare.
CNSR conţine contribuţia din instrumentele
structurale şi celelalte resurse financiare pentru
realizarea priorităţilor si măsurilor conţinute în
Planul Naţional de Dezvoltare. Prevederile acestui
document se implementează prin intermediul
programelor operaţionale (Hotărârea de Guvern
nr. 497 din 2004 cu modificările şi completările
ulterioare)
Cerere de finanţare Formularul completat de către Solicitant, în
vederea obţinerii finanţării prin Programul
Operaţional Regional.
99
Comitet Regional de Evaluare Organismul regional, fără personalitate juridică,
Strategică şi Corelare constituit în scopul evaluării gradului în care
proiectele finanţabile în cadrul POR 2007 – 2013
pot contribui la atingerea obiectivelor strategiilor
de dezvoltare a regiunilor, precum şi a corelării la
nivel regional a proiectelor finanţabile din fonduri
publice.
(Hotărârea de Guvern nr. 764/2007 privind
aprobarea constituirii comitetelor regionale de
evaluare strategică şi corelare şi a
Regulamentului-cadru de organizare şi
funcţionare a acestora9)
100
Finanţare publică Finanţare din fonduri publice.
Conform Legii nr. 500 din 200211 privind finanţele
publice, cu modificările şi completările ulterioare,
fondurile publice reprezintă sumele alocate de la
bugetul de stat, bugetul asigurărilor sociale de
stat, bugetele fondurilor speciale, bugetul
trezoreriei statului, bugetele instituţiilor publice
autonome, bugetele instituţiilor publice finanţate
integral sau parţial din bugetul de stat, bugetul
asigurărilor sociale de stat şi bugetele fondurilor
speciale, după caz, bugetele instituţiilor publice
finanţate integral din venituri proprii, bugetul
fondurilor provenite din credite externe contractate
sau garantate de stat şi ale căror rambursare,
dobânzi şi alte costuri se asigură din fonduri
publice; bugetul fondurilor externe
nerambursabile.
Conform Legii 273 din 200612 privind finanţele
publice locale, cu modificările şi completările
ulterioare, fonduri publice locale reprezintă
sumele alocate de la bugetele locale ale
comunelor, oraşelor, municipiilor, sectoarelor
municipiului Bucureşti, judeţelor şi municipiului
Bucureşti, bugetele instituţiilor publice finanţate
integral sau parţial din bugetele locale, după caz,
bugetele instituţiilor publice finanţate integral din
venituri proprii, bugetul împrumuturilor externe şi
interne, pentru care rambursarea, plata
dobânzilor, comisioanelor, spezelor şi a altor
costuri se asigură din bugetele locale (şi care
provin din: împrumuturi externe contractate de
stat şi subîmprumutate autorităţilor administraţiei
publice locale şi/sau agenţilor economici şi
serviciilor publice din subordinea acestora),
împrumuturi contractate de autorităţile
administraţiei publice locale şi garantate de stat,
împrumuturi externe şi/sau interne contractate sau
garantate de autorităţile administraţiei publice
locale, bugetul fondurilor externe nerambursabile.
101
Întreprinderi mici şi mijlocii Întreprinderi care îndeplinesc cumulativ
următoarele condiţii:
au un număr mediu anual de salariaţi mai
mic de 250;
realizează o cifră de afaceri anuală netă de
până la 50 milioane de euro, echivalent în
lei, sau deţin active totale care nu
depăşesc echivalentul în lei a 43 milioane
de euro, conform ultimei situaţii financiare
aprobate. Prin active totale se înţelege
active imobilizate plus active circulante plus
cheltuieli în avans.
Tipuri de întreprinderi mici şi mijlocii, IMM:
microîntreprinderi – au până la 9 salariaţi şi
realizează o cifră de afaceri anuală netă
sau deţin active totale de până la 2
milioane de euro, echivalent în lei
întreprinderi mici – au între 10 şi 49 de
salariaţi şi realizează o cifră de afaceri
anuală netă sau deţin active totale de până
la 10 milioane de euro, echivalent în lei
întreprinderi mijlocii – au între 50 şi 249 de
salariaţi şi realizează o cifră de afaceri
anuală netă de până la 50 de milioane
euro, echivalent în lei, sau deţin active
totale care nu depăşesc echivalentul în lei
a 43 de milioane de euro.
(Legea nr. 346/2004 privind stimularea înfiinţării şi
dezvoltării întreprinderilor mici şi mijlocii13, cu
modificările şi completările ulterioare)
102
Licitaţie deschisă de proiecte Invitaţie publică adresată de către Autoritatea de
management / Organismul intermediar unei
categorii clar identificate de solicitanţi, în vederea
depunerii cererilor de finanţare pentru proiecte, în
cadrul unui domeniu de intervenţie al axelor
prioritare din Programul Operaţional Regional
2007-2013.
103
şi a speciilor de floră şi faună sălbatică
Directiva nr. 92/43/EEC17 privind conservarea
habitatelor naturale, a florei şi faunei sălbatice
104
Planul Naţional de Dezvoltare Document de planificare strategică şi programare
financiară, care are ca scop să orienteze şi să
stimuleze dezvoltarea economică şi financiară a
României pentru atingerea obiectivului UE,
respectiv realizarea coeziunii economice şi
sociale (Hotărârea de Guvern nr. 497 din 2004 cu
modificările şi completările ulterioare)
105
Schemă de ajutor de stat Orice act în baza căruia, în condiţiile îndeplinirii
anumitor criterii, pot fi acordate ajutoare
individuale unor întreprinderi definite în cadrul
actului, în mod general şi abstract şi, orice act în
baza căruia un ajutor care nu este legat de un
proiect specific poate fi acordat uneia sau mai
multor întreprinderi pentru o perioadă nedefinită
şi/ sau într-o valoare nedefinită.
Strategia Naţională de Dezvoltare Cuprinde priorităţile de dezvoltare ale României la
Regională din PND nivel naţional, regional şi local şi propune
susţinerea acestora prin investiţii publice
concentrate, alocate pe bază de programe şi
proiecte.
Strategia reflectă politica României de dezvoltare
regională, conform Legii dezvoltării regionale
(Legea nr. 315 din 2004) şi procesul de
descentralizare aşa cum este detaliat în Legea
Cadru privind Descentralizarea nr. 195 din 200618
precum şi alte legi relevante. De asemenea,
Strategia ia în considerare Orientările Strategice
de Coeziune ale UE pentru perioada 2007–2013
şi Agenda Lisabona.
Strategie de Dezvoltare Regională Document elaborat pentru fiecare regiune de
2007-2013 dezvoltare, conţine priorităţi şi măsuri ce vor putea
fi finanţate din instrumente structurale prin
Programul Operaţional Regional, Programe
Operaţionale Sectoriale, Planul Naţional Strategic
pentru Dezvoltare Rurală, precum şi din alte surse
de finanţare.
106
Utilităţi publice (servicii comunitare Totalitatea activităţilor de utilitate şi interes public
de utilităţi publice / infrastructura de general, desfăşurate la nivelul comunelor,
utilităţi publice) oraşelor, municipiilor sau judeţelor sub
conducerea, coordonarea şi responsabilitatea
autorităţilor administraţiei publice locale, în scopul
satisfacerii cerinţelor comunităţilor locale, prin
care se asigură următoarele utilităţi: alimentarea
cu apă; canalizarea şi epurarea apelor uzate;
colectarea, canalizarea şi evacuarea apelor
pluviale; producţia, transportul, distribuţia şi
furnizarea de energie termică în sistem
centralizat; salubrizarea localităţilor; iluminatul
public; administrarea domeniului public şi privat al
unităţilor administrativ - teritoriale, precum şi altele
asemenea; transportul public local.
107
Aplicaţii practice
108
2. Arborele obiectivelor
3. Arborele problemelor
109
4. Chestionare de autoevaluare
1.Exprimati procentual cat de bine credeti ca intelegeti sensul conceptelor de mai jos
2.Exprimati in cuvinte cheie specifice fiecarui concept de mai jos
110
b. Chestionar de evaluare finală
1. Exprimati procentual cat de bine credeti ca intelegeti sensul conceptelor de mai jos
2. Exprimati in cuvinte cheie specifice fiecarui concept de mai jos
111
5.
Chestionar referitor la stilurile de învăţare
Nume: ...................................................................
Acest chestionar te va ajuta să găseşti modul în care poţi învăţa cel mai bine.
Nu există răspunsuri corecte sau greşite.
Pentru completarea chestionarului ai la dispoziţie atât timp cât ai nevoie.
În mod normal, completarea chestionarului durează între 20 şi 30 minute, dar nu este
NICI O PROBLEMĂ dacă durează mai mult.
Răspunde la întrebări prin DA sau NU.
Încercuieşte doar un singur răspuns la fiecare întrebare.
Pentru a obţine cele mai bune rezultate, sinceritatea este foarte importantă pentru
completarea acetui chestioanar.
Completează chestionarul pe cont propriu.
Interpretarea chestionarului
După completarea chestionarului, află care este stilul tău de învăţare. Încercuieşte
numai numărul întrebăriilor la care ai răspuns cu DA.
Vizual/A Auditiv/
Practic
vedea Ascultare
4 1 2
6 3 5
8 9 7
12 11 10
13 14 15
17 16 19
22 18 20
24 21 23
113
25 26 27
29 28 30
33 32 31
35 36 34
37 38 39
Total Total
Total întrebări
întrebări întrebări
încercuite:
încercuite: încercuite:
............
............. .............
13 13
12 12
11 11
10 10
9 9
8 8
7 7
6 6
5 5
4 4
3 3
2 2
1 1
Vizual/A vedea Auditiv/A aculta Practic
6.
CITEŞTE ŞI EXECUTĂ
Timp limită 3 minute
114
8. După numele tău scrie "da, da, da. ".
9. Încercuieşte numărul 7.
10. Pune un X în colţul din stânga de jos a paginii.
11. Desenează un triunghi în jurul "X" - ului pe care tocmai l-ai pus.
12. Strigă-ţi prenumele când ai ajuns la acest punct din text.
13. Dacă consideri că ai urmat atent instrucţiunile până la acest punct, strigă "EU DA !".
14. Adaugă pe reversul paginii 6950 si 9805
15. Încercuieşte-ţi numărul de la această etapă.
16. Numără încet, cu vocea ta normală, de la 10 la 1.
17. Fă trei găuri cu pixul în partea de sus a paginii.
18. Dacă eşti prima persoană care a ajuns până aici, spune "Sunt primul care am ajuns
până aici şi sunt primul în respectarea instrucţiunilor".
19. Spune cu voce tare "Sunt aproape gata. Am respectat instrucţiunile”.
20. Acum, că ai terminat de citit atent, fă doar acele lucruri care sunt cerute în propoziţiile
1 şi 2.
8.
Exercitiu – Dosarul proiectului – checklist
9.
FIŞA CADRU DE PROIECT
Numele instituţiei
Adresa
Persoana de
contact şi funcţia
E-mail persoana de
contact
Telefon şi fax
116
2.6 Grupul ţintă
Precizaţi entităţile cărora proiectul li se adresează şi o estimare a volumului (ex. număr):
Semnătura Data
117
10. Oglinda arborilor
MOD DE REALIZARE
118
3. Grupul va fi divizat în subgrupe de 6-10 persoane. Fiecare subgrupă va fi rugată să
discute scenariul şi să obţină consensul cu privire la prioritatea necesităţii obiectelor
recomandate. Se alocă 30 minute pentru soluţionarea în grup a problemei.
4. Atât soluţia individuală cât şi cea în grup vor fi evaluate în comparaţie cu soluţia
recomandată de către experţii în supravieţuirea pe mare. Rezultatele individuale vor fi
comparate cu cele ale subgrupurilor.
5. Facilitatorul va conduce grupul într-o discuţie cu privire la:
- atitudini care au ajutat sau împiedicat procesul de luare a deciziei prin consens
- cine a influenţat şi cum
- cum a descoperit şi utilizat grupul resursele de informaţii din cadrul său
- implicaţiile căutării consensului şi a rezultatelor sinergiei pentru tema grupului
- consecinţele procesului faţă de atitudinile grupului
MATERIALE NECESARE
SCENARIU
Unul dintre amicii dumneavoastră (bogat), care posedă un iaht, v-a invitat să efectuaţi o
croazieră în vacanţă, în sudul Pacificului.
Veţi găsi mai jos cincisprezece articole care au rămas intacte în urma incendiului. Pe de
altă parte, barca de salvare pneumatică, prevăzută cu vâsle, este în perfectă stare şi e
suficient de mare pentru a vă transporta împreună cu ceilalţi pasageri şi marinari, inclusiv
cu cele cincisprezece articole enumerate mai jos.
Inventarul buzunarelor celor scăpaţi cu viaţă este următorul: un pachet de ţigări, mai
multe cutii de chibrituri şi cinci bancnote.
119
FORMULAR DE LUCRU
Sextant
Oglindă
Plasă de ţânţari
14 raţii de mâncare
Vestă de salvare
Radio mic
Loţiune anti-rechin
1L Rom de 80
5M Funie de nylon
1 Trusă de pescuit
Total
Elementele cele mai importante atunci când cineva este pierdut în mijlocul oceanului sunt
articolele care atrag atenţia şi care asigură supravieţuirea până la sosirea salvatorilor.
Instrumentele de navigaţie sunt de mică importanţă. Chiar dacă un mic vas de salvare ar
fi capabil să atingă uscatul, ar fi imposibil sa fie încărcat cu destulă apă şi hrană pentru
asigurarea subzistenţei în toată această perioadă. Prin urmare, oglinda şi bidonul cu
zece litri amestec de ulei şi benzină sunt de primă importanţă. Aceste articole pot servi
120
ca semnale pentru intervenţiile de ajutor aeriene sau maritime. De o importanţă secundă
sunt apa şi hrana.
Scurtele explicaţii care însoţesc clasamentul nu reprezintă toate utilizările potenţiale ale
articolelor clasate, ci mai curând importanţa prioritară a fiecăruia dintre ele.
Cheia logică a exerciţiului face ca, în clasament, articolele de semnalizare să fie plasate
înaintea hranei şi a apei de băut, deoarece, fără acestea nu există practic şanse de a fi
reperat şi salvat. În plus, cea mai mare parte a acţiunilor de salvare au loc în primele 36
de ore, şi pe această durată se poate supravieţui fără hrană şi apă.
In urma unei analize a riscurilor in proiectul Alfa - care se ocupa de implementarea unei
tehnologii de ultima ora, ati decis sa alocati o resursa care sa lucreze alaturi de singurul
expert pe care il aveti in echipa. Aceasta resursa va avea sarcina sa invete de la expert,
pe parcursul derularii proiectului, cat mai multe despre tehnologia noua si modul in care
este ea aplicata in proiect. Managerul de proiect a facut acest lucru in urma identificarii
riscului ca expertul sa plece din proiect.
121
Care este Strategia abordata de el ?
Variante de discutat:
Esti project manager pentru proiectul Alfa. Din cauza unei probleme tehnice pe care nu o
poate rezolva, echipa de proiect a ramas in urma cu realizarea activitatilor prevazute pentru
saptamana in curs. Departamentul tehnic cu care esti permanent in contact poate sa-ti
rezolve problema dar sunt si ei presati de implicarea in alte proiecte considerate prioritare. Ti
s-a promis o solutie pentru finalul saptamanii, ceea ce implica o intarziere de aproape doua
saptamani pentru proiectul tau.
1. vei raporta situatia pentru a putea sa-si faca o imagine corecta asupra evolutiei
proiectului si a intarzierii aparute
2. vei cere realocarea unui specialist din departamentul tehnic pe proiectul tau pentru a
recupera macar o parte din intarzierea produsa de problema tehnica aparuta
3. vei negocia cu departamentul tehnic obtinerea unui raspuns mai rapid care sa reduca din
intarzierea de aproape doua saptamani
Variante de discutat:
7
8, ca adunam si printul
14, ca erau mici
cine stie cati pitici erau ascunsi prin casa ?!
122
15. TESTUL BELBIN
123
h) Se poate pune bază pe mine în ceea ce priveşte organizarea tuturor activităţilor
esenţiale.
4) În legătură cu abordarea mea caracteristică în ceea ce priveşte munca în
echipă:
a) Manifest un interes discret faţă de colegi, pe care doresc să-i cunosc mai bine.
b) Nu mă dau în lături să mă confrunt cu părerile celorlalţi sau să susţin eu însumi o
opinie minoritară.
c) Sunt în stare, de regulă, să găsesc argumentele necesare pentru a combate o
propunere nejudicioasă.
d) Cred că am talentul de a pune lucrurile în mişcare, de îndată ce s-a stabilit un
plan.
e) Am tendinţa să evit lucrurile evidente şi să vin cu propuneri neaşteptate.
f) Aduc o notă de perfecţiune tuturor lucrărilor pe care le execut.
g) Sunt gata să-mi folosesc contactele din afara locului de muncă.
h) Deşi sunt interesat de toate opiniile, nu am nici o dificultate în a mă hotărî atunci
când trebuie adoptată o decizie.
5) Obţin satisfacţii în muncă deoarece:
a) Îmi place să analizez diferitele situaţii şi să cântăresc toate opţiunile posibile.
b) Sunt interesat să găsesc soluţii practice la problemele ivite.
c) Îmi place să stimulez dezvoltarea unor relaţii bune de colaborare.
d) Pot exercita o influenţă considerabilă asupra deciziilor care se iau.
e) Îmi place să pot întâlni oameni care au ceva nou de oferit.
f) Îi pot face pe oameni să convină asupra cursului de acţiune necesar.
g) Mă simt în elementul meu atunci când pot acorda întreaga mea atenţie sarcinii de
care mă ocup.
h) Îmi place să găsesc un domeniu care să-mi solicite la maximum imaginaţia.
6) Dacă mi s-ar repartiza pe nepregătite o sarcină dificilă, care trebuie îndeplinită
într-un timp limitat şi cu oameni pe care nu-i cunosc:
a) Aş simţi nevoia să mă ascund într-un colţ şi să pun la punct o strategie de ieşire
din impas, înainte de a dezvolta o linie de acţiune.
b) Aş fi gata să colaborez cu persoana care ar arăta atitudinea cea mai pozitivă faţă
de respectiva problemă.
c) Aş găsi căi de a-mi reduce amploarea sarcinii, stabilind persoanele care ar putea
aduce contribuţiile cele mai bune.
d) Capacitatea mea înnăscută de a simţi urgenţa unei probleme m-ar ajuta să mă
asigur că nu rămân în urma planificării.
e) Sunt convins că mi-aş păstra calmul şi capacitatea de a gândi corect.
f) Aş reuşi să menţin un ritm stabil şi sigur, în ciuda presiunilor.
g) Aş fi gata să iau activ conducerea, dacă aş simţi că grupul nu face nici un progres.
h) Aş declanşa discuţii care să stimuleze generarea de idei noi şi care să conducă la
un progres.
7) Gândindu-mă la problemele pe care le am când lucrez într-un grup, pot să-mi
dau seama că:
a) Mi se întâmplă adesea să-mi pierd răbdarea cu cei care obstrucţionează
progresele echipei.
b) Ceilalţi mă pot critica fiindcă sunt prea analitic şi insuficient de intuitiv.
c) Dorinţa mea de a mă asigura că totul este făcut aşa cum se cuvine poate întârzia
lucrările echipei.
d) Am tendinţa să mă plictisesc destul de uşor şi mă bazez pe unul sau doi dintre
membrii echipei care mă pot stimula să intru în acţiune.
124
e) Dacă ţelurile nu sunt clare, mi se pare dificil să mă pun în mişcare.
f) Mie greu adesea să explic şi să clarific complexitatea unora dintre ideile care-mi
vin.
g) Sunt conştient că pretind de la alţii ceea ce eu însumi nu pot face.
h) Dacă întâmpin o opoziţie veritabilă, ezit să-mi impun punctele de vedere.
Completaţi tabelul de mai jos şi însumaţi scorurile pentru a vă determina profilul. Reţineţi
că acest tabel de analiză "decodifică" scorurile, şi nu este doar o simplă însumare a
punctajului.
După ce adunaţi rezultatele pe verticală, veţi obţine o valoare a scorului pentru fiecare
rol.
Scor de peste 10 = un rol natural pentru Dvs.
De la 4 la 9 = roluri pe care le puteti accepta cu ceva efort;
Sub 3 = roluri de evitat, pentru că nu vă simţiţi confortabil.
De exemplu, dacă punctele pe care le-aţi acordat la grupa 1 au fost: a-1, b-4, c-2, d-0, e-
1, f-2, g-0 şi h-0, tabelul de decodificare va avea, în prima linie:
Grupa DE RE FI ME IR MO LE CO
1 g-0 d–0 f–2 c–2 a–1 h-0 b-4 e-1
Iniţialele din linia de sus reprezintă denumirile rolurilor lui Belbin, pe care le veţi găsi pe
următoarea pagină.
Completaţi, deci, în tabel scorul pe care vi l-aţi acordat.
Grupa DE RE FI ME IR MO LE CO
1 g d f c a h b e
2 a b e g c d f h
3 h a c d f g e b
4 d h b e g c a f
5 b f d h e a c g
6 f c g a h e b d
7 e g a f d b h c
Total
125
Rolurile Belbin
126
Coordonatorul În stare să clarifice obiectivele; Poate fi acuzat uneori că
CO poate modera cu succes o discuţie. încearcă să manipuleze
Stimulează procesul decizional. oamenii.
Capabil să comunice; bun lider; Înclinat să-i pună pe ceilalţi să
aptitudini sociale. execute sarcinile.
Tinde să-şi asume el
succesele echipei.
127
16) BIBLIOGRAFIE:
A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Third Edition
by Project Management Institute
An Introduction to Project Management – Institute of Public Administration 2006
Ana Zsok- Curs MANAGER PROIECT
Androniceanu, Armenia-Managementul proiectelor cu finanţare externă, editura Universitară,
2006.
Body of Knowledge – fourth edition – Association for Project Management 2000
Bouvier, Alain – Management et projet, Hachette Livre, Paris, 1994.
Catana, Aida, - Fonduri structurale pentru administraţia publică, Editura Contaplus, 2008.
Clifton, H.D. –Business Data Systems, Pretince Hall, Ed a 4-a, 1998
Collin, HMH Dictionnary of Computing Peter Collin, 1990
Covrig, Mircea; Opran, Constantin; - Managementul proiectelor, Agenţia Managerială pentru
Cercetare Ştiinţifică Inovare şi Transfer tehnologic – Politehnică; Editura
Drăgan, Ilie Falan, Cezarina, Catana Aida- Elaborarea proiectelor cu finanţare din fondurile
structurale pentru IMM-uri ( 2007-2013), editura Contaplus, 2007.
Fundamentals of Project Management - James P. Lewis - AMACOM 1995
Grosu, Dan - Managementul proiectelor educaţionale. În Istrate, I. (coord.) Comunităţi în
mişcare. Programe şi intervenţii sociale. Bucureşti: Agata, 2004.
http://facultate.regielive.ro/cursuri/management/managementul_calitatii_proiectului-37656.html
http://facultate.regielive.ro/cursuri/management/managementul_calitatii_proiectului-37656.html
http://qualite.in2p3.fr/telechargement/telechargement/pdf/notice/msproject.pdf
http://www.apubb.ro/Documents/Concursuri/asist%20poz%2038.pdf
I. Lambrescu, I.Nae, ”Managementul proiectelor”, Ed.Univ.Ploesti, 2004
James McCollum, Management de proiect o abordare practică, ed.Universitară Bucureşti
2005
James P. Lewis - Fundamentals of Project Management - AMACOM 1995
Kernzer, Harold - Project Management: A system approach to planning, scheduling and
controlling, Seventh edition; John Wiley & Sons, New York, 2001.
Kotler, Philip, Dubois, B. – Marketing management, Public Union, 1994.
Look, Dennis, - Management de proiect, editura Codecs, Bucureşti, 2000.
Managementul proiectelor – Constantin Opran (coordonator), editura „comunicare.ro”
Managementul Proiectului - Curs , SNSPA - Facultatea de Comunicare si Relatii Publice
"David Ogilvy" 2004
Managementul Proiectului - Suport de curs, EuroSucces Consulting SRL 2005
McCollum, K. James, Banacu, S. Cristian – Management de proiect – o abordare practică,
ediţie bilingva engleză-română, editura Universitară, Bucureşti, 2005.
Mocanu, Mariana, Schuster, Carmen – Managementul proiectelor – Cale spre creşterea
competivităţii, Editura ALL BECK, Bucureşti, 2001.
Nicolescu Ovidiu, Managementul întreprinderii în condiţiile economiei de piaţă, supliment la
revista Tribuna Economică, colecţia “Metode, Tehnici ,Instrumente”, Bucureşti 1992
Opran (coord.), Constantin, Stan, Sergiu, Năstasă, Steluţa, Abaza, Bogdan – Managementul
proiectelor, Editura Comunicare.ro, Bucureşti, 2002.
128
Osman, Gulbin. Managementul proiectelor. În ALMAS – Program de învăţământ deschis la
distanţă pentru promotorii de servicii alternative pe piaţa muncii. CNS Cartel Alfa. Bucureşti:
2003.
Portny, Stanley, E - Project Management for Dummies,Wiley Publishing, Inc.2001.
Project Management Body of Knowledge - PMBOK Guide 2000 Edition
Project Management Body of Knowledge, Fourth Edition, Association for Project Management
Radu Ioan, Informatică pentru Managementul firmei-, Editura ALMI, 1998
Radu Ioan, Ursăcescu Minodora, Ioniţă Florin -Informatică pentru managementul firmei, Ed.
Tribuna Economică, Bucureşti, 2001.
Raymond Mc Leod, Jr Management Information Systems , Macmillian Publishing Company
Richman, Larry – Project management step-by-step, edited by American management
Association, USA, 2002.
Scarlat, C, Galoiu, H. - Manual de instruire avansată în managementul proiectelor (PCM),
Bucureşti, 2002.
Smyrk, John - ITO Methodology
Smyrk, John - ITO Methodology
Stanciu, Victoria Proiectarea sistemelor informatice de gestiune, Editura Cison, Bucureşti
2000,
The AMA Handbook of Project Management – Paul C. Dinsmore 1993
Udrica, Mioara “Date şi prelucrări în conducerea operativă a firmei “, Editura Best Publishing -
2003 Bucureşti
Weiss, Joseph, Wysocki, Robert, - 5-Phase project managemen, Addison-Wesley Publishing
Company, 1992.
www.adabe-solutions.com/en/web%20design/cursurionline.html
www.comsoc.org/tomsk/en/courses/curs_con.htm
www.fonduri-structurale .ro
www.fonduri-structurale .ro
www.madr.ro
www.madr.ro
Young, Trevor – Cum să devii un bun manager de proiect, editura Casa Cărţii de Ştiinţă, Cluj-
Napoca, 2002.
129