Cursul de Liderism CLT Sîngerei

CURS 4.
Managementul timpului
și Gestionarea stresului
Mediul de lucru din zilele noastre se distinge prin
creșterea volumului de activități, prin sarcini din ce în ce mai
variate și prin responsabilități concurente. Toate acestea cresc
nivelul de stres al celor implicați.

Cursul dat trebuie să invete participantii:

 Să dezvolte echipe mai productive;
 Să-și ajute oamenii să se organizeze mai bine;
 Să faciliteze comunicarea legată de sacini;
 Să dezvolte abilități de management al stresului.

Managementul timpului prezintă numeroase avantaje pentru managerii timpului. Acesta

îi favorizează:
• să atingă scopul urmărit;
• să stabilească priorităţile;
• să obţină o vedere de ansămblu asupra sărcinilor de realizat;
• să comunice mai bine;
• să obţină mai multe rezultate pe unitatea de timp;
• să delege sărcini;
• să păstreze echilibrul în viaţa profesională şi personală;
• să-şi dezvolte creativitatea;
• să reziste şi să se adapteze mai bine schimbărilor;
• să participe la îmbunătăţirea calităţii vieţii tuturor membrilor organizaţiei.

Zece instrumente pentru un management al

timpului eficient
1. Stabilirea cu claritate a scopului şi a termenului de realizare a acestuia. Managerii se lasă
deseori “prinşi” în activităţi în asemenea măsură încât nu-şi mai pun problema care
este motivul acestor activităţi. Din când în când ei trebuie să reflecteze care sunt obiectivele
pe termen scurt şi care sunt strategiile care sunt necesăre pentru atingerea acestora.

2. Alcătuirea unei liste de lucru şi organizarea activităţii zilnice prin intermediul acesteia.
Listele înseamnă putere! Concomitent este necesără evidenţierea duratei fiecărei activităţi în
calendar.

3. Notarea în agendă: reprezintă o modalitate de a nu uita dar şi o sursă eliberatoare de stres.

Multe dintre ideile şi informaţiile referitoare la desfăşurarea unei activităţi
importante acaparează toată energia managerului iar abilitatea de a gândi concentrat se
diminuează semnificativ. Managerul se vașimţi tensionat de teama de a nu pierde din detalii.
Notarea pe hârtie va elimina necesitatea memorării acestora, lăsând cale liberă pentru alte
proiecte.

Rotaru Mihaela Page 1

Cursul de Liderism CLT Sîngerei

4. Impunerea şi respectarea cu rigurozitate a termenelor limită;

5. Clarificarea priorităţilor;

6. Angajarea unei secretare eficiente şi a unui asistent manager care să preia o parte din
responsăbilităţile mai puţin importante. Faptul de a avea un asistent va obliga managerul să
delege (ceea ce înseamnă timp câştigat), iar pe de altă parte îi va impune să
stabileascăpriorităţi privind sărcinile de lucru, să le organizeze atât de bine încât altcineva le va
putea prelua total său parţial. Prin aceasta, managerul va putea să-şi canalizeze mintea şi
timpul pe dezvoltarea afacerii.

7. Aruncarea la “coşul de gunoi” a hârtiilor şi rapoartelor neimportante;

8. Punerea la punct a unui șistem coerent, în cadrul căruia fiecare activitate îşi are stabilită clar
poziţia iar fiecare responsăbil ştie clar ce are de făcut şi este competent să-
şi îndeplineascășingur sărcinile;

9. Conducerea la uşă a musăfirilor nepoftiţi său care “mănâncă timpul” cu

detalii nesemnificative, lungindu-se la “vorbă”;

10. Evitarea promisiunilor care au şanse mari de a nu fi onorate.

Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului

Tehnicile existente pentru eficientizarea timpului managerului nu trebuie aplicate toate odată.
Acest lucru ar duce doar la suprasolicitarea şi la pierderea de timp preţios pentru aprofundarea lor.
Managerul trebuie să se hotărască doar la cel mult trei tehnici de eficientizare care i se par cele mai
potrivite pentru stilul său de organizare. Aplicarea corectă a tehnicilor conduce la obţinerea în medie a
treizeci de minute zilnic, ce pot fi folosite pentru rezolvarea altor probleme. Cumulate pe o perioadă de
40 de ani, aceste minute ar duce la încă un an de activitate.

“Timpul înseamnă bani”, spunea Benjamin Franklin.

Această frază este mult prea des utilizată, încât nu se poate să nu fie adevarată.
Întradevăr, costul efectiv al unei activităţi este proporţional cu durata să. Firmele care îşi construiesc
strategii pe baza unor bugete calculate atent, dar fără a lua în considerare factorul timp, nu vor avea
nici o şansă în faţa unui competitor cu buget identic, care ştie să exploateze valoarea timpului. Pe de
altă parte, timpul ne poate costa imaginea în faţa angajaţilor, a partenerilor de afaceri, dar chiar şi în
faţa propriei persoane.
O serie de greşeli standard ce apar în gospodărirea timpului managerilor sunt:
Folosirea excesivă a telefonului, în locul altor mijloace de comunicare care necesită mai puţin timp
(e-mail – ului, rapoartele);
• Ignorarea programelor de raportare;
• Şedinţe care se desfaşoară fără o agendă;
• Perfecţionismul;
• Nedepistarea urgenţelor artificiale
• Hotii de timp.

La hotii de timp ne vom referi in continuare.

Rotaru Mihaela Page 2

Cursul de Liderism CLT Sîngerei

Hoții de timp
Internetul
odnoklasniki

shoping-ul Telefonul

lipsa agenda Televizorul

Hotii de
timp
machiajul Somnul

curatenie Masa

drumuri Serialele

Lupta cu Hotii de timp

Veste bună! Timpul poate fi îmblinzit, iar acest proces nu cere decit puțină
răbdare din partea ta și... timp. Primul pas pe care trebuie sa-l faci este să
depistezi elementele care te sabotează, cu alte cuvinte, hoții de
timp. Lista-i lungă, ai de unde alege. Se identifică doua categorii
de astfel de devoratori:
- externi (telefoane neprevazute sau prelungite inutil, vizite
neasteptate, colegi veniți să-și expună propriile probleme, politica
ușilor deschise, personal insuficient pregătit, patronul, dineuri de
afaceri, ședinte frecvente sau prea lungi, întreruperi cauzate de copii,
părinți etc.)
- interni (prioritati și obiective confuze și schimbătoare, absența unui plan de lucru zilnic, lipsa unor
termene-limită autoimpuse, tendința de a face prea multe, dezordine, întirzieri în rezolvarea
conflictelor, rezistența la schimbare, interese prea variate și prea numeroase, incapacitatea de a spune
nu, nehotarîre, oboseala, etc.).

Rotaru Mihaela Page 3

Cursul de Liderism CLT Sîngerei

Exemplele nu mai au rost. Citind această enumerare de “hoți”, probabil ca pe ecranul tău mental s-au
format deja imagini ale situațiilor de acest gen pe care le-ai trăit. Acum, nu mai trebuie decit să găsești
modalitatea de combatere a fiecaruia în parte.
Iată doar trei dintre sugestiile autorului pentru o viață mai bună și mai puțin stresanta!

Trei soluții simple

 Obișnuiește-te să-ți notezi tot. Este extrem de util, mai ales dacă știi că
memoria iți joacă feste. Astfel, eviți să uiți de întâlniri importante,
telefoanele pe care trebuie să le dai, mesajele la care ai promis ca vei
răspunde, zilele de naștere ale prietenilor, ideile bune care ți-au venit într-un
moment de inspirație.
 Stabilește-ți bine lista de priorități. Este simplu și-ți ia foarte puțin timp. În
fiecare dimineată, în timp ce-ți bei cafeaua, fă-ți un plan al zilei respective.
Notează-ți, în ordinea importanței și a urgenței, toate problemele care
trebuie rezolvate și activitățile pe care urmează să le intreprinzi. Cu această
coală pe biroul, vei ști în fiecare moment ce ai dus la bun sfârșit, ce mai ai
de făcut, ce poate fi amânat pentru a doua zi.
 Invață să spui “nu”. Una dintre marile noastre greșeli este ca suntem mereu
tentate să punem problemele altora înaintea problemelor noastre. O astfel de
atitudine nu poate da naștere decât la frustrări, la aglomerarea inutilă a
programului, la nerespectarea promisiunilor și la stres. E timpul să înveți să
te respecți și să-ți protejezi sănătatea.

Concluzia finală:
Stăpinirea timpului nu este doar o armă antistres, ci și o filozofie de
viată. Știm cu toții bine că, alături de sănătate, timpul este singura noastra
bogație reală, moneda în care sunt convertite toate experiențele trăite. Prin
urmare, nu plăti un preț prea mare, nu cheltui prostește, nu irosi un asemenea
capital de neînlocuit. Când întelegi că la mijloc este de fapt viața ta, toate
aceste noțiuni de gestiune devin cât se poate de palpabile.

Rotaru Mihaela Page 4