Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf.

Băncescu Mioara

Managementul scopului unui proiect

Managementul scopului unui proiect

se referă la definirea şi controlul a ceea ce este şi
ceea ce NU este inclus în proiect.

Prin acest proces se asigură că proiectul

include doar ceea ce este cerut pentru a finaliza
proiectul cu succes.

Principalele procese ce ţin de managementul scopului unui proiect sunt:

(1) Planificarea procesului de management a scopului

Se defineşte cum va fi definit, validat, controlat scopul proiectului.

(2) Strângerea cerinţelor de proiect

Se determină, se documentează nevoile şi cerinţele tuturor grupurilor interesate de proiect pentru

îndeplinirea obiectivelor principale ale proiectului.

(3) Definirea scopului

Se elaborează o descriere detaliată a proiectului şi a produsului/serviciului/rezultatului creat.

(4) Crearea WBS-ului („Work Breakdown Structure”)

Se împart livrările de proiect şi munca de proiect în componente mai mici.

1
 Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf. Băncescu Mioara

(5) Validarea scopului

Se desfăşoară acceptanţa formală asupra livrărilor de proiect finalizate.

(6) Controlul scopului

Se monitorizează scopul proiectului, a produsului/serviciului/rezultatului creat şi se face managementul

modificărilor faţă de scopul de referinţă (scopul de referinţă se referă la versiunea aprobată a scopului
proiectului).

Strângerea cerinţelor de proiect

Cerinţele proiectului se referă la nevoile şi aşteptările sponsorului, ale clienţilor şi ale altor grupuri
interesate de proiect, cuantificate şi documentate.

Elaborarea cerinţelor de proiect începe cu analiza schiţei de proiect, a registrului grupurilor interesate
de proiect şi a planului de management al acestora.

Instrumente şi tehnici de colectare a cerinţelor de proiect:

A) Interviuri:

De cele mai multe ori interviurile se

desfăşoară la nivel individual, dar pot implica
şi mai multe persoane intervievate în acest
timp.

Se întreabă conform unei liste de

intrebări pregătite în prealabil, dar şi prin
întrebări formulate spontan.

2
 Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf. Băncescu Mioara

Exemplu: în cadrul unui proiect ce işi propune recrutarea unei poziţii in departamentul de marketing
al unei firme, pentru strângerea cerinţelor de proiect se poate desfasura un interviu între managerul
departamentului în care se face angajarea şi un reprezentant al departamentului de resurse umane.
Intrebările din cadrul interviului vor adresa nivelul de aptitudini tehnice necesar viitorului angajat, abilităţile
de comunicare, numărul de ani de experienţă pe o pozitie similară, data de start cand ar fi nevoie să se
alăture noua persoană, etc.

B) „Focus grupuri”:

Se referă la discuţii interactive moderate de

cineva cu experienţă. Participă persoane
precalificate: reprezentanţi ai grupurilor
interesate de proiect sau experţi în domeniul
proiectului.

Se înregistrează aşteptările participanţilor

la „focus grup” faţă de proiect, dar şi atitudinea
acestora.

Exemplu: pentru strângerea cerinţelor unui nou produs pe care o cofetarie urmează să îl lanseze se
poate organiza un focus grup cu 6-7 participanţi precalificaţi (iubitori de dulciuri), în care să se discute
interactiv despre noul produs (design, ingrediente, etc).

C) Sesiuni de lucru („workshops”) facilitate:

Pentru aplicarea acestei tehnici, se întâlnesc

reprezentanţii tuturor grupurilor interesate de proiect
pentru a defini cerinţele produsului şi chiar pentru
conturarea unor scenarii ale utilizatorului (,,user
stories”).

Este principala tehnică prin care se pot

reconcilia diferenţele de cerinţe exprimate de
grupurile interesate de proiect.

D) Tehnici creative de grup:

Acestea pot fi de mai multe tipuri:

3
 Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf. Băncescu Mioara

 „brainstorming” - se generază şi se colectează idei multiple, fără însă să se voteze sau să se

prioritizeze ideile

 tehnici de grup nominal – „brainstorming” plus votare pentru a scora ideile colectate

 diagrame de afinitate - se generează idei multiple care ulterior sunt clasificate în grupe

 analiza multicriterială - se generează idei multiple care ulterior sunt evaluate şi scorate pe baza
unor criterii şi a unor ponderi

Studiu de caz: aplicarea tehnicilor creative de grup pentru strângerea cerinţelor unui proiect avand
ca scop imbunatatirea programului de master.

E) Tehnici de luare a deciziei în grup:

 unanimitate: se ajunge la decizie când fiecare

participant este de acord cu selectarea uneia sau mai
multor alternative

 majoritate: se ajunge la decizie când peste

jumătate din grup sprijină o alternativă (>50%)

 pluralitate: se ajunge la decizie atunci când

aceasta este sprijinită de cei mai mulţi, chiar dacă nu
reprezintă o majoritate

 dictatura: o singură persoană ia decizia pentru

întreg grupul

4
 Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf. Băncescu Mioara

F) Chestionare:

Este o tehnică de strângere a cerinţelor de la

un număr mare de participanţi într-un timp scurt,
chiar dacă aceştia se afla în locaţii geografice
diferite.

G) Observare la locul de muncă (,,job shadowing”)

Este o tehnică utilă atunci când viitorii utilizatori ai

produsului/serviciului/rezultatului au dificultăţi sau sunt
reticenţi să formuleze cerinţe pentru proiect.

Matricea de trasabilitate a cerinţelor

Unul dintre documentele importante de
proiect, ce se elaborează după strângerea
cerinţelor de proiect, este matricea de
trasabilitate a cerinţelor („requirements
traceability matrix”). Acest document face
legătura între obiectivele proiectului şi
cerinţele acestuia. Redactarea acestuia este
un demers util pentru că se verifică
neincluderea în scopul proiectului a unor
cerinţe care nu deservesc niciun obiectiv al
proiectului.
5
 Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf. Băncescu Mioara

Matricea poate fi folosită într-un format mai complex, în care apar pe lângă lista cerinţelor şi a
obiectivelor: numere de identificare pentru cerinţe, sursa fiecărei cerinţe, persoana desemnată să gestioneze
fiecare cerinţă şi statusul fiecărei cerinţe.

Exemplu de matrice de trasabilitate a cerinţelor este redat în Tabelul 1. pentru un proiect ce isi
propune un spaţiu de lectura si socializare pentru membrii unei comunităţi.

Aria lectură Depozitul Spaţiul Aria Audio Calculatoare

de cărţi public de copii
întâlnire

Poveşti pentru copii din folclorul local

Ecrane pentru accesarea informaţiei

Sala pentru cărţi audio şi muzică

Calculatoare cu dotări audio-5

Intrare separată in fiecare sala

Calculatoare pentru personal

Rafturi pentru cărţi audio-15
15 categorii diferite de cărţi

Scaune pentru copii – 40%

Birouri cu calculatoare -12

Laptopuri de uz public-48
Scaune comfortabile – 25

Semnalizarea categoriilor

Rafturi pentru muzică-12

15000 de cărţi

Imprimante
Birouri – 2
Reviste

Săli - 4
Ziare

Obiective

Îmbunătăţirea
accesului la X X X X X X X
informaţii cu 20%

Îmbunătăţirea
abilităţilor de citire
a copiilor din zona X X X X X
locală într-un an de
zile

Furnizarea unui
spaţiu plăcut de
întâlnire pentru
membrii X X X X X X X X X
comunităţii pe care
sa il evalueze cu
minim 3,5 din 5

Înlocuirea fostei X X X X X X X X X X X X
biblioteci până la

6
 Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf. Băncescu Mioara

finalul trimestrului
următor

Tabelul 1: Exemplu de matrice de trasabilitate a cerinţelor unui proiect. Sursa: Mulcahy (2013)

Definirea scopului proiectului

In cadrul acestui proces, se elaborează o
descriere detaliată a proiectului şi a
1
produsului/serviciului/rezultatului creat .

Aceasta furnizează o înţelegere comună a

scopului proiectului printre toate grupurile
interesate de proiect. Reprezintă acel document de
referinţă faţă de care se va evalua cand va fi necesar
dacă modificările de proiect ce survin sunt sau nu
sunt în aria de acoperire a proiectului.

Este o descriere mult mai detaliată decât a fost cuprins in faza de initailizare, în schiţa de proiect,
incluzând:

 descrierea detaliată a produsului/serviciului/rezultatului (caracteristicile)

 criterii de acceptanţă

 lista de livrări a proiectului

 ceea ce se exclude din scopul proiectului

 constrângeri pentru proiect (orice factor ce limitează sau afectează execuţia proiectului; de
exemplu existenţa unui buget predefinit sau a unor date impuse de client)

 ipoteze ale proiectului (orice factor ce afectează planificarea şi se consideră real fără să fie
probat)

In functie de metodologia de management de proiect ce se va aplica, definirea scopului se

va face de la începutul executiei proiectului foarte detaliat pentru întreg scopul sau se va face
incremental, pe măsura ce proiectul se execută.

1
Terminologia in limba engleza: „project scope statement”, „business requirements”, „technical
requirements”

7
 Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf. Băncescu Mioara

Procesul de creare a WBS-ului („Work Breakdown Structure”)

Principalul beneficiu al procesului este că oferă o viziune structurată a ceea ce trebuie livrat în
proiect.

În construcţia WBS-ului se aplică „regula 100%”: nimic din munca totală nu este lăsată în afară
WBS-ului, iar nicio activitate suplimentară nu va fi executată dacă nu este prinsă în WBS.

Instrumente şi tehnici de creare a WBS-ului:

A) Divizarea scopului şi livrărilor de proiect în

componente mai mici

Cele mai de jos nivele ale WBS-ului se

numesc pachete de lucru („work packages”), iar la
nivelul lor se vor estima costurile şi duratele pentru
proiect.

Nivelul de detaliu până la care se merge cu

descompunerea livrărilor de proiect este dat de
măsura în care proiectul se poate controla, astfel
încât să se asigure un management eficace al
livrărilor de proiect.

Pentru a crea WBS-ul se începe cu identificarea şi analiza livrărilor de proiect şi a muncii

asociate acestora. Componentelor WBS li se asociază coduri de identificare.

8
 Managementul scopului unui proiect. Suport de curs 2020-2021, Conf. Băncescu Mioara

B) Judecata experţilor

Această tehnică se utilizează mai ales pentru a reconcilia

divergenţele de opinie în legătură cu descompunerea scopului
proiectului. Experţii pot veni cu formulare standard pentru
WBS, specifice industriei (de exemplu formularul WBS folosit
în construcţii).

Referinţe

[1] Bancescu, M. (2016), “Managementul proiectelor pentru analiza afacerilor”, Editura ASE, Bucuresti

[2] Kerzner, H. (2005) – „Project Management – A Systems Approach to Planning, Scheduling, and
Controlling”, John Wiley & Sons, Inc., 9th edition

[3] Mulcahy, R. (2013), “PMP Exam Prep”, RMC Publications, Inc.

[4] Naeini M.E., Heravi G. (2011), „Probabilistic Model Development for Project Performance Forecasting”,
International Journal of Civil, Environmental, Structural, Construction, and Architectural Engineering, 5(10): 428-
433

[5] PMI (2013), “A guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide)”, 5th edition, Project
Management Institute, Inc.