www.referat.

ro

Universitatea Lucian Blaga,Facultatea de Ştiinţe Economice,Sibiu

Anul Universitar:2011-2012

“ORGANIZAREA UNEI NUNŢI”

„Organizarea unei nunti”

Etape in desfasurarea proiectului:

1.Proiect-natura si scop
2.Alegerea proiectului
3.Organizarea proiectului
4.Planificarea proiectului
5.Conducerea proietului
6.Echipa de proiect
7.Estimarea costurilor si bugetul
8.Rezolvarea problemelor legate de proiect.Solutionarea conflictelor
9.Monitorizarea si costul proiectului.Finalizarea proiectului

1.Proiect-natura si scop
Primul aspect pe care ar trebui sa-l avem in vedere in realizarea unui proiet este
complexitatea si importanta lui.Proiecul care il va organiza cu succes,acesta este
obiectivul firma noastra SC.Events.SRL ,este „Organizarea unei nunti”care dupa
parearea noastra este un proiect foarte complex,durata lui de realizare este mult mai mare
in comparatie cu alte proiecte(ex:inchirierea salii unde va avea loc evenimentul se face cu
aproximativ un an inainte),este totodata costisitor si care necesita multa munca si
seriozitate din din partea echipei organizatoare,pentru a fi la asteptarilor clientului,fiind
un eveniment foarte special si .Un asemenea proiect implica foarte multi
invitati,participanti la eveniment de aceea trebuie sa ne planificam foarte atent toate
activitatile precum:
-data de finalizare a proiectului care este fixa,data nuntii(7 august)
-conlucrarea organizatorului cu specialistii care ne pot ajuta in anumite cu
sfaturi(decorarea salii,aranjamente florale etc)
-daca pe parcursul perioadei in care s-a desfasurat organizarea evenimentului(2 luni)au
apartut schimbari majore
-cel mai important aspect pe care trebuie sa-l avem in vedere intr-o negociere este legat
de timp,performanta,calitate si cost.
Dupa cum ati observat,obiectu proiectului nostru este organizarea unei nunti care necesita
o perioada mai lunga de timp pentru pregatiri si totodata un buget ridicat.Avem la
dispozitie un buget cuprins intre 7000-7500 euro,cu care credem noi ca vom atinge toate
obiectivele propuse.
2.Alegerea proiectului
In alegerea proiectului trebuie sa avem in vedere si riscul la care ne expunem,iar pentru
ca acesta sa fie minim trebuie sa colaboram cu specialisti,persoane serioase,care stiu sa-si
indeplineasca atributiile prevazute intr-un contract,la fel si costurile produselor si
serviciilor prestate trebuie sa fie fixe sa nu se modifice,si cel mai important sa existe
raportul pret-calitate.
Principalele obiective pe care trebuie sa le avem in vedere sunt:
-alegerea localului unde va avea loc evenimentul(care sa dispuna de 100 locuri necesare
invitatilor)
-sonorizare(dj sau o formatie muzicala)
-poze,filmarea evenimentului,album foto
-aranjamente florale.
Acestea sunt activitati de care trebuie sa tinem cont cu o perioada mai mare de timp(mai
ales pentru ca sala tebuie gasita cu aproximativ 1 an inainte,si achitarea unui acont).
De asemenea un aspect destul de important,consideram ca il reprezinta cununia civila
care trebuie oficializata cu o perioada de timp inaintea evenimentului propriu-
zis,deoarece nu se poate face in aceeasi zi cu nunta(nu se mai fac cununii in
weekend,doar in timpul saptamanii).
3.Organizarea proiectului
In organizare proiectului cel mai important aspect este parerea si dorinta clientului de
care trebuie sa tinem seama cu strictete.Trebuie sa-i oferim libertatea de a se implica si a
influenta deciziile ce privesc proiectul,libertatea de a schimba sau modifica obiectivele
proiectului,si tot odata echipa sa fie formata din persoane care sunt dispuse sa asculte si
sa includa in planul proiectului dorintele clientului.
Trasaturi cheie:
*durata proiectului(2 luni)
*marimea costurilor(7440 euro)
*complexitate mare
*unul dintre cele mai importante evenimente din viata clientului nostru
 In cazul de fata modelul de organizare care ni se potriveste este „organizarea orientata
spre client”(deoarece clientul isi exprima toate dorintele cu privire la organizarea acestui
eveniment important,noi ca si organizatori incercam sa-i oferim cat mai multe alternative
care sa corespunda cu dorintele si asteptarile lui).
Pentru pregatirea evenimentului,societatea SC.Events.SRL are nevoie de urmatorul
personal in organizarea evenimentului:
*un manager
*un director de imagine si creatie
*un administrator
Personalul nu trebuie sa respecte un program fix,acesta fiind solicitat doar cand apar
anumite schimbari si cand acestia decid sa se consulte cu clientul in privinta unor detalii
sau cand apar anumite probleme.
(a)Managerul- va participa activ la toate procesele decizionale din cadrul societatii,va
verifica cu atentie cheltuielile ce vor fi facute si nu in ultimul rand se va ocupa de
sustinerea si coordonarea activitatii firmei.
(b)Administratorul-reprezita societatea fata de autoritatile de stat,efectueaza toate actele
de administrator si gestionare a societatii avand toate competentele necesare pentru a
actiona in numele societatii,pentru a autoriza actele si operatiunile de gestiune.
(c)Directorul de imagine si creatie-este o persoana cu multa imaginatie,spirit de
observatie si viziune de ansamblu,calitati esentiale in munca pe care o
desfasoara.Atributiile lui se refera la coceperea scenariului de desfasurare a
evenimentelor si supravegherea respectarii acestuia.Este un fel de „maestru de
ceremonii”care transforma viziunea asupra evenimentului in realitate,urmarind si
gestionand atent fiecare moment.
4.Planificarea proiectului
Conceptul de planificare defineste procesul in urma caruia ia nasetere un
plan.Planificarea se refera la actiunile noastre si pentru ca ele sa contribuie la succesul
acestor actiuni trebuie sa ne indice:
-cand urmeaza a fi realizate aceste actiuni
-ce trebuie facut,urmarit
-de ce echipamente vom avea nevoie
SCOPUL PROIECTULUI:organizarea unei nunti
ACTIUNI DE INTREPRINS:
A.gasirea salii unde va avea loc evenimentul
B.dj sau formatie muzicala
C.firma foto-video
D.alegerea meniului
E.decorarea salii
F.tortul miresii
TERMEN LIMITA:7 August
Durata:2 luni
Cine se ocupa:SC EVENTS.SRL
Pentru a duce la bun sfarsit planul trebuie sa tinem cont de dorintele clientului,acesta va
fi consultat cu privire la toate detaliile,totodata se va putea informa si singur si eventual
sa vina cu propunei,sugestii echipei de realizare a proiectului(ex:culoarea decorarii
salii,modele de aranjamente florale,buchete mireas,nasa)sau noi ii putem oferi
cataloage,care sunt un ghid foarte bun pe miresele aflate in dileme si orice schimbare va
avea loc pe parcursul organizarii,acestea vor fi comunicate echipei care va tine cont si se
va ghida dupa ele.
Actiunile intreprinse nu trebuie ordonate cu strictete,doar ca unele se succed
altora(ex:gasirea salii 15 august 2010 si decorarea ei 6 august 2011)

Timp SAPTAMANI
activitate 1 2 3 4 5 6
Gasirea
salii
Formatie
muzicala
Alegerea
meniului
Tortul
miresii
Firma
foto-video
Decorarea
salii
RETEAUA AON
I

GASIREA
SALII

DECORARE
ACTIVITATI A NODURI
SALII
5.Conducerea proiectului
„Un bun manager de proiect este cel care realizeaza obiectivele proiectului in timpul si
conform bugetului specificat.”
(Jean Harris)
 Dupa cum am amintit si in faza de organizare a proiectului vom avea nevoie de 3
persoane care sa organizeze proiectul(managerul,directorul de imagine si
creatie,administratorul).
Managerul de proiect conduce echipa formata din personal specializat,acesta trebuie sa
fie capabil:
*sa castige increderea specialistilor din echipa
*un alt element de baza in cadrul unei echipe este comunicarea
*sa inteleaga ceea ce membrii echipei doresc sa ii transmita,sa le asculte punctul de
vedere
*sa reuseasca sa transforme grupul de specialisti intr-o echipa.
TEORIA LUI HENZBERG
Insatisfactie Satisfactie
*conditii de munca *realizare personala
*salarii *recunoastere
*politici de companie *responsabilitate/avansare
Dupa Maslow necesitatile formeaza o ierarhie deoarece cele de nivel inferior trebuie
satisfacute primele.Numai dupa ce acestea au fost satisfacute individual cauta sa-si
satisfaca necesitatile superioare.Necesitatile legate de auto-actualizare sunt cele care
imping un om sa fie ceea ce poate sa fie.Ele se refera la dorinta individului de a se
dezvolta conform potentialului.

6.Echipa de proiect
Odată ce ideea fundamentală este formulată este important să se identifice
caracteristicile financiare, tehnice şi economice ale proiectului. Trebuie ca orice persoană
inteligentă să aibă posibilitatea şi dreptul să critice şi să îmbunătăţească noua idee. În
general ideile noi trebuie susţinute, argumentate şi promovate cu motivaţii tehnice şi
financiare care pot forma o imagine despre proiectul pe care îl dezvoltă. Toate aceste
deziderate se pot realiza în condiţiile în care există o echipă de lucru în care să fie incluşi
specialişti din diferite departamente funcţionale şi care să asigure îndeplinirea
obiectivului propus în termenii specificaţi (calitate, timp, cost), echipă condusă de un şef
de proiect care are un statut clar definit, competenţe şi responsabilităţi bine stabilite.
Există mai multe posibilităţi de organizare a echipei de lucru în managementul
proiectelor:
- constituirea unui grup pluridisciplinar de analiză a valorii reunind mai multe cadre din
întreprindere cu diferite competenţe;
- colaborarea activă în cadrul unui studiu cu un cadru de cercetare;
- intervenţia unui prestator de serviciu instituţional, care să ajute la inovare;
- consultarea în mod sistematic şi permanent a clienţilor întreprinderii;
- constituirea unui panou de observaţii a utilizatorilor cu privire la prototip.
Proiectul este realizat de o structură temporară implementată în structura permanentă a
întreprinderii. Şeful de proiect trebuie să ia iniţiativa consultării şi coordonării proiectului
cu cei patru poli de competenţă:
1. Polul cererii – regrupează clienţii şi utilizatorii potenţiali ce pot fi consultaţi într-o
manieră informaţională de exemplu cu ocazia unui târg de prezentare sau într-o metodă
formală, într-un cadru oferit de panoul de utilizatori. Trebuie specificat că în general
clientul se exprimă strict în termen de nevoi, în timp ce utilizatorul se exprimă strict în
termeni de funcţiuni.
2. Polul de mediere – are contribuţii în sprijinirea inovaţiei : consilii regionale, organisme
interesate în dezvoltarea tehnologiei, etc. În general aceste organisme reuşesc să
promoveze diferite inovaţii materiale şi competenţe ştiinţifice, punând la dispoziţie
suporturi de proiecte care pot transforma o idee în produs comerciabil.
3.Polul de concepţie – format din diferite centre de competenţă susceptibile a furniza
sfaturi specializate asupra fezabilităţii tehnice a ideii.
4.Polul de parteneriat – sunt cuprinşi ansamble de furnizori sau subantreprenori care
participă la realizarea unor subansambluri ale proiectului.
7.Estimarea costurilor si bugetarea proiectului
Estimarea costurilor
Proiectele reusite se bazeaza pe estimari care iau in considerare:
- obiectivele si rezultatele estimate ale proiectului;
-activitatile ce trebuie indeplinite;
- costurile activitatilor similare derulate anterior.
Informatiile detinute in legatura cu activitatile proiectului variaza considerabil de-a
lungul ciclului de viata al acestuia: in faza de conceptie informatiile disponibile sunt
foarte putine, volumul lor urmand a creste abia dupa ce se inainteaza spre faza matura,
adulta a proiectului. Ca o consecinta, acuratetea estimarilor difera de la o faza la alta
(conform estimarilor specialistilor cca. 30% din aprecierile fazei initiale sunt eronate).
Rezultatul unei estimari aproximative initiale se concretizeaza intr-una din variantele
urmatoare: (1) abandonarea proiectului sau (2) continuarea pregatirilor pentru inceperea
sa. Ultima dintre acestea, decizia de continuare a proiectului, va conduce la derularea
activitatilor urmatoare, care vor necesita mai multe informatii decat cele detinute pana
atunci. Aceasta crestere a cantitatii de informatie necesara ne va permite sa realizam
estimari de o acuratete mai mare, numite in general estimari preliminare sau studii de
fezabilitate. Acestea sunt cele care ne ajuta in luarea deciziei de demarare a proiectului,
acuratetea lor depinzand de cantitatea de informatii pe care am avut-o la dispozitie. In
cazul proiectelor ce presupun costuri sau riscuri ridicate, activitatile pregatitoare vor fi
realizate cu o marja de acuratete a estimarilor de 15-20%. In ceea ce priveste proiectele
de dimensiuni mai mici, estimarile se vor baza pe comparari cu alte proiecte similare sau
pe o cantitate de date mai redusa. Aceasta inseamna ca marja de acuratete a estimarilor in
acest caz poate ajunge pana la 25%.
Odata luata decizia demararii proiectului, vom proceda la definirea scopurilor si a formei
pe care trebuie sa o imbrace rezultatele proiectului, detalii care apar si in specificatia
acestuia. Atunci cand folosim toate informatiile care ne stau la dispozitie, rezultatul va
consta in ceea ce numim estimarile definitive sau estimarile de control ale proiectului.
Marja de eroare a acestora este foarte mica, de 5-10%, ele fiind folosite din acest motiv
pentru realizarea bugetului proiectului.
Informatiile legate de rezultatele proiectului sunt tot mai consistente si mai detaliate pe
masura ce proiectul avanseaza din faza de conceptie spre cea in care atinge amploarea
maxima. Specificatia proiectuluieste versiunea care contine informatiile despre proiect
cele mai realiste; ea ofera o linie de baza a proiectului clara, pe baza careia se poate
construi bugetul proiectului si se pot face planificarile timpilor de realizare a diverselor
activitati.
Procesul de creare a informatiilor legate de costuri se poate baza pe o varietate de surse,
printre care: experienta acumulata in proiectele anterioare; cataloagele furnizorilor;
cotatii primite de la furnizori si contractanti; costurile standard din cadrul firmei proprii;
indicii de cost comerciali si cei guvernamentali; magazinele de desfacere; publicatiile
profesionale; referintele sau materialele bibliografice; standardele industriale; experienta
proprie sau a colegilor.
Estimarea costurilor:
=rezervare sala unde va avea loc evenimentul:250 euro
=decoratiuni de culoare visinie:600 euro
=invitatii:60buc/pentru 100 persoane:40 euro
=meniu+bauturi:50 euro/pers*100:5000 euro
=prajituri:300 euro
=tort:150 euro
=poze,filmare eveniment,album:600 euro
=sonorizare:500 euro
TOTAL=7440 EURO
8.Rezolvarea problemelor legate de proiect.Solutionarea conflictelor
In cazul nostru putem spune ca nu au existat probleme majore,schimbari care sa
genereze conflicte,deoarece firma noastra de organizari evenimente,este una
profesionista,si orice schimbare venita din partea clientului nostru poate fi consultata si
analizata de specialistii nostri,si oferirea unei alternative clientului nostru intr-o perioada
de timp scurta.
Au intervenit schimbari nu foarte mari, care nu au modificat structura de organizare a
proiectului si nu au implicat costuri suplimentare, acestea fiind legate de modul cum va fi
decorata sala:
1.am optat pentru o alta culoare a huselor si a fetelor de masa(schimbarea culorii din
crem in visiniu)
2.masa mirilor a fost aranjata cu alt sortiment de flori decat cel stabilit initial(trandafiri)
Aceste schimbari venite din partea clientului nostru,au fost discutate de comisia de lucru
si analizate astfel incat rezultatul sa fie pe masura asteptarilor,aceste schimbari au fost
rezolvate fara aparitia unui conflict.
9.Monitorizarea si controlul proiectului.Finalizarea proiectului
Managerul de proiect este cel care se ocupa de monitorizarea proiectului,si care
urmareste daca urmatoarele actiuni au fost indeplinite:
*masurarea sau testarea performantelor
*transformarea datelor culese in forme semnificative si usor de inteles.
Monitorizarea planului proiectului a avut in vedere urmatoarele actiuni care trebuie bine
stabilite:cand trebuie facute acele actiuni,cine trebuie sa le faca,ce echipamente sunt
necesare pentru realizarea lor.
In cazul de fata monitorizarea si inregistrarea progreselor inregistrate de proiect,se face
prin compararea a ceea ce s-a realizat cu ceea ce a fost planificat,acest lucru se poate face
grafic sau cu ajutorul retelelor AON evidentiate mai sus.
Evaluarea post proiect este initiata de catre client,si care contine strict parerea lui
personala,modul in care firma noastra de organizari evenimente SC.Events.SRL a reusit
sa-i satisfaca nevoile,dorintele si desigur ideal ar fi ca noi sa fim mai presus decat
asteptarile clientului nostru.
Organizarea evenimentului nostru putem spune ca a fost un succes,aceasta concluzie se
datoreaza reactiei clientului nostru in momentul in care a vazut produsul finit(cum a fost
decorata sala,buchete de flori,tortul miresii) si le-am oferit un cadou mirilor „porumbei
albi”la iesirea din biserica,si un tur al orasului cu caleasca.
Pe viitor ne dorim sa mai avem ocazia sa colaboram...............

Powered by http://www.referat.ro/
cel mai tare site cu referate