AUDIT SCOTLAND

Audit Scotland este auditorul național independent în Scoția, cu sediul central în Edinburgh.
Scopul său în aparatul administrativ central este de a oferi Curții Generale de Conturi servicii
profesionale de audit financiar pentru a verifica dacă banii publici sunt cheltuiți corect, eficient și
eficace. Având aproximativ 300 de angajați cu normă întreagă și un buget de peste 27,5 milioane de lire
sterline, organizația realizează audituri periodice la 200 de organisme publice, precum Guvernul
Scoțian, 32 de consilii locale și 44 de comitete (inclusiv poliție și pompieri, organisme de sănătate
publică, comitete pentru situații de urgență, servicii de salvare și descarcerare etc.). Audit Scotland este
o organizație independentă de organismele pe care le verifică.
Obiectivul de activitate constă în derularea a trei categorii de audit: (1) auditul anual, care conferă
o opinie independentă asupra planificării financiare și a practicilor de guvernare ale organismelor
publice verificate; (2) auditul de tipul ”best value”, care oferă o opinie independentă asupra rezultatelor
unei organizații, precum și a eficienței sistemelor de managementul performanței utilizate de acestea și
a eficienței utilizării resurselor; (3) auditul de performanță, care oferă o evaluare independentă a
domeniilor-cheie de interes public și care vizează finanțele publice din Scoția, rolul consiliilor de
administrație, justiția eficientă, schemele de pensii din sectorul public etc. Împreună, aceste trei tipuri
de servicii pe care le furnizează Audit Scotland converg către o evaluare detaliată și sistematică a
eficienței și eficacității modului în care organizațiile publice funcționează și sunt gestionate.
Pe lângă faptul că are o contribuție semnificativă la perfecționare modului de funcționare și de
administrare a resurselor altor organizații publice, Audit Scotland se angajează ferm să-și
îmbunătățească propriile performanțe. În contextul acestei preocupări continue, în 2008 s-au organizat
consultări cu o gamă largă de stakeholderi interni și externi, inclusiv angajații, partenerii și clienții,
pentru a înțelege mai bine cum să răspundă nevoilor acestora. În acest proces organizația a beneficiat
de serviciile unui consultant extern, Advanced Performance Institute (API), o asociație profesională
renumită în Scoția pentru calitatea serviciilor prestate și pentru portofoliul impresionant de clienți din
sectorul public.
Primul pas a fost de a defini viziunea strategică pornind de la caracteristicile de eficiență (valoare
pentru bani) și eficacitate (îmbunătățirea performanței) ale atribuțiilor și responsabilităților organizației
în sistemul administrativ scoțian: ”În numele Curții Generale de Conturi vom oferi asigurări cetățenilor
din Scoția că banii publici sunt cheltuiți corespunzător și vom ajuta organizațiile, autoritățile și
instituțiile publice din Scoția să se îmbunătățească continuu și să funcționeze mai bine.” De comun
acord cu firma de consultanță au fost stabilite 2 obiective strategice și 9 activități de susținere care ar fi
necesare pentru îndeplinirea viziunii strategice, sistematizate într-o hartă strategică. Trebuie menționat
faptul că în procesul de creare a hărții strategiei viziunea a fost ușor modificată și actualizată, noua
viziune reușind să surprindă esența priorităților pe care stakeholderii le-au identificat pentru următorii
cinci ani.
Prioritățile de dezvoltare identificate de grupurile de părți interesate, care au devenit, prin urmare,
prioritățile esențiale ale Audit Scotland au fost: (1) furnizarea de audituri simplificate în parteneriat cu
alte organisme de control; (2) maximizarea contribuției organizației la îmbunătățirea serviciilor
publice; (3) transformarea organizaței într-un centru de excelență pentru auditul public; (4) amplificarea
impactului activității auditorilor; (5) creșterea transparenței cu privire la costurile și veniturile proprii
ale organizației. Prioritățile s-au bazat pe un set de aspecte care au fost semnalate de stakeholderi în
procesul de consultare, respectiv: creșterea presiunii asupra cheltuielilor publice, accentul pe creșterea
productivității muncii auditorilor, necesitatea existenței unor standarde ridicate de guvernanță,
management financiar și control, necesitatea asigurării unor audituri mai eficiente și responsabile etc.
Pentru crearea hărții strategice firma de consultanță a realizat focus grupuri și interviuri individuale
cu membrii echipei de conducere executive și cu directorii adjuncți ai Audit Scotland, precum și cu
președintele organizației. Interviurile individuale au permis consultantului extern să obțină o imagine
clară cu privire la modul în care managerii percepeau factorii succesului strategic organizațional.

1
Diferențele de percepție au fost dezbătute în cadrul atelierelor desfășurate pentru a crea harta strategiei,
cu scopul final de a ajunge la un consens în ceea ce privește factorii critici ai succesului planificării
strategice.
Echipa managerială a Audit Scotland a propus un draft de hartă strategică care a fost dezbătut și a
suferit modificări în urma discuțiilor din cadrul a două ateliere de lucru organizate în acest sens. Rolul
esențial al consultantului extern a fost acela de a asigura selecția obiectivelor cu adevărat strategice,
mai degrabă decât a obiectivelor dovedit operaționale. De asemenea, consultantul extern a facilitat
identificarea/stabilirea de obiective trans-organizaționale, în locul celor care pot fi identificate ca fiind
de interes pentru un anumit departament din organizație. Rezultatul l-a constituit stabilirea a 2 obiective
strategice: (1) derularea de audituri de excelență bazate pe riscuri pentru organizațiile din sectorul
public și aducerea la cunoștință publicului a rezultatelor acestora și (2) identificarea sistematică și
promovarea bunelor practici capabile să contribuie la îmbunătățirea proceselor în cadrul organizațiilor
publice.
Consultarea și implicarea pe scară largă a personalului din cadrul Audit Scotland a fost considerată
crucială pentru aderarea acestora la conceptul de hartă strategică. Prin focus-grupuri și discuții cu
grupuri mici de angajați s-a obținut un feedback cu privire la conținutul hărții strategice propuse inițial.
Claritatea, coerența și simplitatea elementelor componente ale hărții strategice au facilitat discuții în
grupurile de angajați și au ajutat personalul să înțeleagă și să vorbească despre ceea ce înseamnă pentru
ei activitatea în cadrul organizației și îndeplinirea sarcinilor de serviciu. A devenit evident că forma
simplă și accesibilă a hărții strategice a permis angajaților să vizualizeze coerența dintre componentele
strategice, ce încearcă să realizeze organizația, modul în care se va realiza și ce trebuie să facă fiecare
la locul de muncă pentru ca organizația în ansamblu să-și îndeplinească viziunea strategică.
Harta conține 12 elemente: o viziune, două activități de bază (pe care Audit Scotland le consideră
obiective) și nouă facilitatori de performanță (pe care Audit Scotland le consideră activități suport).
Deși simplă, harta este departe de a fi simplistă; fiecare obiectiv și activitate de susținere servește ca
portal pentru gestionarea și evaluarea performanței: în primul rând prin întrebări cheie referitoare la
performanță și în al doilea rând prin indicatori de performanță, ambele oferind o imagine de ansamblu
despre cât de bine sunt gestionate rezultatele în cadrul organizației și cât de mult aceste rezultate
direcționează organizația spre realizarea viziunii și a priorităților sale. De exemplu, pentru activitatea
de susținere referitoare la procesele manageriale interne, eficientizarea gestionării resurselor, stabilirea
clară a priorităților, flexibilizarea procedurilor interne și monitorizarea și raportarea impactului
activității personalului au fost definite 2 întrebări de evaluare a performanțelor: ”În ce măsură
organizația a gestionat în mod eficient și eficace resursele pentru a obține rezultatele scontate?” și
”Cât de eficiente sunt procedurile interne pentru realizarea obiectivelor asumate?”. Pentru evaluarea
obiectivă a performanțelor asociate s-au stabilit indicatori chiei de performanță precum: ”ponderea
rapoartelor de audit elaborate în limitele de cost și timp stabilite”, ”procentul de reducere a amprentei
de carbon a organizației”, ”procentul facturilor plătite în termen de 30 de zile” și ”numărul rapoartelor
interne publicate”.
Îmbunătățirea performanțelor angajaților se regăsește în mai multe activități suport din harta
strategică, inclusiv în cea referitoare la dezvoltarea continuă a abilităților și competențelor profesionale
ale personalului. Audit Scotland recunoaște că poate livra servicii de audit de înaltă calitate numai dacă
personalul său are abilitățile și competențele potrivite pentru a-și îndeplini cu succes atribuțiile. Pentru
a realiza acest lucru, organizația se străduiește să investească în dezvoltarea personală și profesională a
anagajaților Pentru această activitate s-au identificat următoarele întrebări de performanță: ”În ce
măsură angajații sunt motivați?” și „În ce măsură există un leadership puternic și eficient în
organizație?”. Indicatorii de performanță asociați acestei activități suport includ ”rezultatele sondajului
privind satisfacția angajaților”, ”feedback-ul din cadrul focus-grupurilor de personal” și ”feedback-ul
la 360 de grade” (prin care angajații sunt evaluați de către manageri, colegi, subordonați, clienți etc.).
O activitate suport deosebit de interesantă, precizată în harta strategică, demonstrează modul în
care Audit Scotland lucrează pentru dezvoltarea propriilor capacități interne pentru a ajuta stakeholderii

2
să-și îmbunătățească activitatea: ”colectarea, sistematizarea și diseminarea cunoștințelor și
informațiilor”. Organizația recunoaște așadar că baza activității sale este să dețină cunoștințele și
sistemele informaționale potrivite; prin urmare, lucrează cu diligență pentru a se asigura că informațiile
corecte sunt colectate în mod sistematic, că sunt organizate în modul cel mai adecvat și împărtășite în
mediul intern, personalului, dar și în mediul extern, părților interesate. Întrebările de performanță pentru
această activitate sunt: „În ce măsură organizația deține informațiile de care are nevoie?”, ”În ce
măsură se împărtășesc rezultatele/bunele practici pe plan intern?” și ”În ce măsură organizația
identifică și diseminează informațiile de care dispune?”. Indicatorii cheie de performanță asociați
includ „feedback-ul obținut din focus-grupuri”, ”concluziile rapoartelor periodice”, ”buletinele
publicate intern”, ”numărul de rapoarte informative produse și partajate în cadrul organizației” etc.
Harta strategică și indicatorii de performanță asociați activităților suport și obiectivelor stabilite s-
au dovedit a alcătui combinația perfectă de instrumente specifice managementului strategic și
managementul performanțelor, capabilă să asigure îmbunătățirea durabilă a performanțelor
organizaționale ale Audit Scotland. Construirea, asumarea și monitorizarea unei hărți strategice au
condus la crearea unui nou climat organizațional, axat pe rezultate și performanță, în care
responsabilitatea implementării este partajată între conducere și execuție
Angajații raportează trimestrial rezultatele/performanțele obținute către echipa managerială, care
se concentrează să observe în special (1) cum se realizează obiectivele stabilite și activitățile suport, (2)
care este gradul de îndeplinire a acestora, (3) care sunt zonele în care trebuie intervenit pentru
recuperarea eventualelor decalaje dintre ce s-a planificat și ce s-a realizat și (4) care sunt domeniile care
se dovedesc critice și necesită acțiuni corective. Forma sintetică în care au fost structurate toate aceste
aspecte a fost fără îndoială un avantaj important în ceea ce privește gradul de înțelegere și accesibilitate
din partea stakeholderilor interni și externi ai Audit Scotland, a legăturii dintre managementul strategic
și managementul performanțelor organizaționale. Din punct de vedere al raportării rezultatelor și/sau
performanțelor obținute, harta strategică și indicatorii de performanță au permis echipei manageriale să
reducă planul strategic de la un document amplu și dificil de parcurs la ceva concis și concentrat, dar
relevant pentru dezvoltarea strategică a organizației.
Colaborarea cu firma de consultanță s-a dovedit a fi avantajoasă sub aspectul suportului oferit
pentru crearea și gestionarea mai eficientă a cadrului organizațional strategic la nivelul Audit Scotland,
prin intermediul unui instrument versatil, cum este harta strategică. Nu doar că au fost stabilite facil și
rapid obiectivele strategice, dar s-a schimbat fundamental modul de comunicare, măsurare, raportare și
monitorizare a performanțelor la nivelul organizației. Harta strategică a reușit să mobilizeze toți factorii
interesați pentru măsurarea, gestionarea și monitorizarea performanțelor organizaționale.

1. Identificați și exemplificați componentele esențiale ale hărții strategice elaborate pentru Audit
Scotland.
2. Analizați principalele avantaje ale utilizării hărții strategice pentru îmbunătățirea
performanțelor angajaților, așa cum reies din situația prezentată în studiul de caz.
3. Evaluați modul de elaborare a hărții strategice la nivelul Audit Scotland.
4. Explicați legătura dintre managementul strategic și managementul performanțelor
organizaționale în exemplul din studiul de caz. În ce sens influențează această legătură dezvoltarea
organizației?
5. Analizați modul de informare și implicare al angajaților pe parcursul elaborării hărții strategice
în cadrul Audit Scotland.