Conceptul de sistem informational

Un sistem informational este un ansamblu integrat de metode, proceduri si mijloace folosite pentru
culegerea, transmiterea si prelucrarea datelor, analizarea, pastrarea, difuzarea si valorificarea
informatiilor si a cunostintelor.
Dac prelucrarea datelor i stocarea informaiilor se face cu ajutorul calculatoarelor, sistemele se
numesc informatice dup terminologia francez, sau sisteme computerizate, dup terminologia englez.
Sub aspect conceptual, atributul informaional se refer la tot ceea ce nseamn informaie, mai ales n
ceea ce privete valorificarea i transportul ei la utilizatori.
n accepiunea majoritii specialitilor sistemul informaional este definit, ntr-o concepie sistemic,
drept un ansamblu interconectat de date, informaii, fluxuri informaionale, proceduri informaionale i
mijloace de prelucare, transmitere i stocare a datelor care acioneaz n vederea realizrii obiectivelor
fundamentale ale unei firme.
Componentele sistemului informaional:
- datele care reprezint ansamblul deinformaii prelucrate despre un fenomen sau proces;
- informaiile reprezint acele date care aduc un spor de cunoatere receptorului
- fluxurile informaionale reprezint totalitatea informaiilor care parcurg circuitele
informaionale existente

Sisteme informaionale
Steven Alter i mai muli specialiti, consider c exist mai multe tipuri distincte de sisteme
informaionale. Se consider c acestea sunt aplicate oricrei funcii a organizaiei.
n esen, tipurile de sisteme sunt urmtoarele:
a. sistem de automatizare a activitii. Ofer modaliti eficace de prelucrare a datelor personale i
organizaionale, de efectuare de calcule i crare de documente. Pentru logistic, un exemplu relevant ar
fi foile de calcul utilizate pentru determinarea amplasrii optime a spaiilor de depozitare.
b. sisteme de comunicare. Faciliteaz interaciunea i schimbul de informaii dintre persoane,
departamente i organizaii.
c. sisteme de prelucrare a tranzaciilor. Realizeaz culegerea, prelucrarea i stocarea informaiilor
referitoare la tranzacii, asigurnd i controlul asupra acestora. Tehnologia devenit factor comun al
organizaiilor competitive de pe piee dezvoltate este schimbul electronic de date (EDI). Un alt sistem
foarte ntlnit n organizai, este sistemul ce identific automat prin diverese tehnologii, folosind
recunoaterea optic a caracterelor, identificarea bazat pe radio frecven (RFID) i codul de bare.
d. sistem informaional de management. Transform informaiile rezultate din sistemul de prelucrare a
tranzaciilor, n informaii pentru monitorizarea performanelor i managementul organizaiilor.
Exemple concrete ar fi sistemul informaional logistic i sistemul informaional de marketing.
e. sistem de sprijinire a deciziei. Ajut la adoptarea unor decizii, prin furnizarea de informaii, modele i
instrumente de analiz. Sisteme de acest tip sunt simulrile, aplicaiile de tip data mining i soluiile
informatice de management al unor arii logistice distincte.
f. sistem organizaional. Const n metode de prelucrare a informaiilor i baze de date ce integreaz
mai multe funcii ale organizaiei. Cel mai frecvent exemplu este sistemul de planificare a resurselor
interprinderii (ERP).


Corelaia dintre sistemul informational logistic i etapele procesului de management logistic
Sistemul informaional logistic face parte din sistemul informaional al unei organizaii, care, la rndul
su, n cadrul lanului de aprovizionare-livrare, este n legtur reciproc cu sistemele specifice
organizaiilor partenere.
Un sistem informaional logistic eficient asigur comunicare pe dou niveluri, respectiv intra-
organizaional i inter-organizaional. Din perspectiv intra-organizaional, este necesar realizarea
schimburilor de informaii ntre logstic i celelalte arii funcionale: marketing, producie, financiar etc.
Din perspectiv inter-organizaional, sistemul informaional asigur armonizarea organizaiei cu ceilali
parteneri ai lanului de aprovizionare-livare, mai precis cu furnizorii de bunuri sau servicii i cu clienii.
Lanul de aprovizionare-livrare sporete importana sistemului informaional n privina coordonrii
strategiilor si opreiunilor organizaiilor.

Macro-procesele i procesele specifice din lanul de aprovizionare-livare
Cele trei macro-procese i principalele procese constituente:
a. managementul relaiilor cu furnizorii. Reprezint ansamblul raporturilor dinte organizaie i
partenerii din amonte. Procesele pe care le implic managementul relaiilor cu furnizorii i activitile
specifice sunt urmatoarele:
1. colaborarea n domeniul proiectrii produselor identificarea unor noi idei privind componentele
produselor, n vederea unor efecte pozitive n privina costurilor de producie, a timpului de livare
2. selecia furinizorilor evaluarea prealabil i selecia furnizorilor, evaluarea performanelor
furnizorilor pe parcursul derularii relaiilor contractuale
3. negocierea stabilirea preurilor i altor aspecte financiare, a livrilor de produse ce urmeaz a fi
efectuate de furnizor (produse, cantiti, locuri de livrare, transport, etc.)
4. cumprarea achiziia efectiv a produselor de la furnizori, pe baza comenzilor formulate de
organizaie
5. colaborarea n domeniul aprovizionrii n privina realizrii de previziuni, a planificrii produciei i
stocurilor
b. managemenul lanului intern de aprovizionare-livare. Acest macro-proces include operaiunile
derulate n interiorul organizatiei. Procese si activitati specifice managementului lantului intern de
aprovizionare-livare sunt urmatoarele:
1. planificarea strategica amplasarea unitatilor de productie, a depozitelor si centrelor de distributie
2. planificarea cererii previzionarea cererii clientilor, planificarea promoiilor
3. planificarea aprovizionarii planificarea cumparaturilor, productiei si stocurilor, pe baza estimarilor
referitoare la cerere
4. onorarea comenzilor corelarea comenzilor cu sursele de aprovizionare si modalitatile de transport
5. serviciile pentru clienti asigurarea stocurilor de piese de schimb pentru clienti si programarea
vizitelor de service la clienti
c. managementul relatiilor cu clientii. Este un macro-proces esential pentru indeplinirea obiectivelor
organizatiei si a asteptarilor clientilor. In randul proceselor si activiatilor specifice managementului
relatiilor cu clientii se inscriu urmatoarele:
1. marketingul
2. vanzarile
3. managementul comenzilor
4. contactul cu clientii

9.4 Evolutia lantului de aprovizionare-livare si sistemele informationale
Specialistii considera cinci stadii evolutive distincte: integrarea in cadrul organizatiei; excelenta
corportativa; colaborarea cu partenerii; colaboarea in cadrul lantului valorii si conectivitatea completa in
cadrul retelei.
Primul stadiu evolutiv reprezinta integrarea in cadrul organizatiei. Coordonatele sale sunt urmatoarele:
orientarea organizatiei. Accentul este pus pe ariile functionale, pe procesele logistice, in
vederea imbunatatirii lor. Se urmareste cresterea performantelor prin intermediul integrarii
activitatilor la nivelul ariei functionale.
gradul de conectivitate in retea. Este aproape inexistent. In proiectarea strategiilor
logistice, organizatia nu este preocupata de intercorelarea cu ceilalti membri ai lantului de
aprovizionare-livare. Este dominanta abordarea tranzactionala.
strategiile losgistice. Cateva exemple pentru strategii aplicate in acest stadiu sunt
reducerea numarului furnizorilor de produse si servicii logistice, rationalizarea ofertei de
produse, reducerea relativa a costurilor de aprovizionare prin cresterea cantitatilor de
produse cumparate
limitele specifice. Procesulde integrare nu vizeaza intreaga organizatie. Cele mai multe
eforturi de imbunatatie se concentreaza numai asupra ariilor functionale care sunt
considerate distinct.
impactul asupra sistemelor informationale. Abordarea functionala face ca organizatia sa
nu dispuna de un sistem informational care sa perminta accesul comun la o baza de date
logistice, atat al specialistilor si managerilor logistici, cat si al altor membri ai organizatiei,
din alte departamente. Pentru imbunatatirea performantelor foarte multe organizatii
utilizeaza modele cum este SCOR. Acest model si-a propus sa coreleze descrierea si
definitiile activitatilor si proceselor din lantul de aprovizionare-livare, cu masurarea
performantelor , cu cele mai bune practici si cu cerinte referitoare la software.
Al doilea stadiu evolutiv consta in realizarea excelentei corporative. Coordonatele sale sunt
urmatoarele:
orientarea organizaiei. Acest stadiu este focalizat pe integrarea intra- organazaionala.
Imbunatatirea performanelor ca urmare a unei astfel de abordri se concretizeaza n creterea
ponderii livrarilor efectuate la timp si sporirea ponderii comenzilor clientilor, care sunt onorate
integral.
gradul de conectivitate n retea. Este sczut. n acest stadiu, preocuparea principal este de a
mbunti performantele la nivelul ansamblului organizatiei. Se pune accentul pe utilizarea
activelor i pe ecacitateaa sistemului de livrare. Organizaia se concentreaz asupra
competenelor sale de baz i, n consecin, incepe s externalizeze o serie de activitati din
domeniul lanului de aprovizionare-livrare.
strategiile logistice. Se urmareste atingerea unui nivel superior al relatiilor dintre furniziori si
cumparator, prin segmentarea bazei de frunizori. Printre strategiile aplicate in acest stadiu, se
inscriu urmatoarele: dezvoltarea de relatii directe cu furnizorii strategici; cumpararea in sistem
electronic de la frunizori mai putin importanti pentru organizatie; apelarea la furnizori
specializati de servicii logistice
limitele specifice. Integrarea se refera doar la mediul intern al organizatiei. Se manifesta
reticenta fata de integrarea externa cu alte organizatii din lantul de aprovizionare-livrare
impactul asupra sistemelor informationale. Comparativ cu primul stadiu, se imbunatateste
fluxul de informatii la nivelul organizatiei, fapt cu efecte favorabile asupra indeplinirii cerintelor
clientilor. Aceasta ameliorare este posibila ca urmare a operatiunilor efectuate de personalul din
depozite, de incarcatori, expeditori, etc. Dobandesc importanta managementul cererii si
acuratetea planificarii. In acest stadiu incep sa fie utilizate metode de planificare corecte ale
cererii, asupra planificarii productiei. Focalizarea asupra realizarii excelentei corporative prin
integrare interna face ca organizatia sa nu doreasca sa participe la schimburi de informatii cu
altii membrii ai lantului de aprovizionare-livrare, sa nu permita acestora sa acceseze informatiile
pe care le detine.
Al treilea stadiu evolutiv promoveaza organizatia spre colaborarea cu partenerii. Coordonate sale sunt
urmatoarele:
orientarea organizatiei. Se deosebeste radical de orientarea din stadiile anterioare. Este primul
pas spre integrarea externa. Caracteristica dominanta a stadiului al treilea este orientarea spre
colaborarea inter-organizationala. Obiectivele principale se refera la urmatoarele aspecte:
cresterea economiilor obtinute ca urmare a colaborarii reciproc avantajoase a partenerilor;
reducerea ciclului comenzilor; scurtarea intervalului de timp necesar de la coceperea noilor
produse la comercializarea lor pe piata; imbunatatirea gradului de utilizare a activelor
gradul de conectivitate in retea. Creste semnificativ in raport cu stadiul al doilea. Organizatia
incepe sa aleaga aliati in randul celorlalti membri ai lantului de aprovizionare-livrare si sa
dezvolte o retea externa de parteneri
strategiile logistice. Sunt proiectate strategii adaptate noii orientari. Exemple de astfel de
strategii sunt: implicarea furniziorilor strategici in planificarea vanzarilor si operatiunilor, pentru
asigurarea concordantei dintre cerere si oferta; stabilirea de relatii golbale cu furnizorii
specializati de servicii logistice.
limitele specifice. Acest stadiu se rezuma la cererea unor relatii foarte stranse cu un numar
restrans de aliati atent selectati, din lantul de aprovizionare-livrare. De fapt, numarul mic de
parteneri este si o conditie a succesului in stadiul de deschidere a organizatiei spre furnizori de
bunuri si servicii.
impactul asupra sistemelor informationale. Pe fondul externalizarii de activitati logistice,
organizatia apeleaza la pachete software specializate sisteme de management al depozitului,
sisteme de management al transportului pentru a imbunatati comunicarea si vizibilitatea intre
partenerii lantului de aprovizionare-livrare. Sistemele de comunicare reflecta nevoia de
interconectare cu partenerii din lantul de aprovizionare-livare. Se utilizeaza tehnologia
internetului si extranetul.
Al patrulea stadiu evolutiv este axat pe colaborarea in lantul valorii. Coordonatele sale sunt
urmatoarele:
orientarea organizatiei. In esenta, orientarea spre exteriorul organizatiei. Obiectivul major este
de dezvoltare a relatiilor si colaborarii dintre furnizori si clienti. Organizatia devine parte a uneia
sau mai multor retele. Obiectivele sunt marcate de importanta acordata satisfacerii cerintelor
clientilor si se refera la aspecte cum sunt: intervalul de onorare a comenzilor; gradul de onorare
al comenzilor; retururile de marfuri de la clienti
gradul de conectivitate in retea. Este superior stadiilor anterioare, dar nu atinge inca nivelul de
conectivitate deplina. Aliatii din lantul valorii stabilesc si indeplinesc obiectivele strategice
comune.
strategiile logistice. In acest stadiu, organizatia conlucreaza cu un grup relativ mic de parteneri
din amonte si aval. Comparativ cu stadiile precedente, strategiile nu mai sunt focalizate pe
obiectivele individuale ale organitatie. In acest stadiu se urmareste ca reteaua din care face
parte organizatia sa obtina o pozitie cat mai dominanta pe piata.
limitele specifice. Succesul strategiilor din acest stadiu depinde in masura mare de gradul de
deschidere al organizatiei fata de stabilirea de parteneriate cu furnizorii si clientii, de capacitatea
de a permite accesul partenerilor la informatiile sale.
impactul asupra sistemelor informationale. Informatiile sunt accesate in comun de aliati, prin
intermediul tehnologiilor electronice. Comertul electronic si comunicarea electronica sunt
specifice acestui stadiu. Aplicatiile care apar in acest stadiu sunt CDM (proiectarea si productia
in colaborare) si CPFR (planificarea, previziunea si reaprovizionarea in colaborare). In acest
stadiu, organizatiile apeleaza la aplicatii software specializate de tip SRM (management al
relatiilor cu furnizorii) si CRM (management al relatiilor cu clientii).
Al cincelea stadiu evolutiv este axat pe conectivitatea completa in retea. Coordonatele sale sunt
urmatoarele:
orientarea organizatiei. Acest stadiu superior al evolutiei este caracterizat de integrarea externa
deplina, prin crearea unui sistem de afaceri total.
gradul de conectivitate in retea. Conectivitatea este maxima, deoarece organizatia comunica
deplin cu ceilalti membri ai lantului de aprovizionare-livrare. Comunicatia se realizeaza de la o
extremitate la alta a lantului de aprovizionare-livrare. Pentru multe organizatii acest stadiu este
dificil de atins.
strategiile logistice. Obiectivele comune si armonizarea strategiilor caracterizeaza acest stadiu.
Relatiile de colaborare urmaresc obtinerea unei pozitii dominante pentru intreaga retea.
limitele specifice. Factorii care conditioneaza reusita sunt: atitudinea parteneriala fata de ceilalti
membri ai lantului de aprovizionare livrare; capacitatea de a colabora cu difeirte niveluri ale
retelei, nu numai cu furnizorii si clientii situati pe nivelurile apropiate; dotarea organizatiei cu
solutiile informatice software si hardware necesare comunicarii in lantul de aprovizionare-livare.
impactul asupra sistemelor informationale. Conectivitatea este asigurata in mod prioritar prin
tehnologiile informationale moderne, care permit accesul in timp real la datele/informatiile
necesare diferitilor membri ai retelei.
Evolutia unei organizatii de la primul la cel de-al cincilea stadiu nu se rezuma la investitii in noi tehnologii
informationale si sofisticate solutii software. Sunt necesare schimbari de profunzime in cultura
organizatiei.
Un sondaj realizat in anul 2005, la nivelul organizatiilor din 18 sectoare de activitate, in cadrul unei
cercetari longitudinale initiate in anul 2003, a relevat tendinte in privinta evolutiei de la un stadiu la altu,
in cadrul lantului de aprovizionare-livrare. In contextul acestei cercetari, a fost studiata totodata situatia
sistemelor informationale la nivelul organizatiilor. Sondajul a fost realizat in randul cititlorilor publicatiei
Supply Chain Management Review si al clientilor Computer Science Corp.
Fata de anul 2003, rezultatele au aratat un progres in anul 2005, in directia orientarii organizatiei spre
conectivitatea completa.
Sondajul a identificat masura in care tehnologia informatiei este utilizata pentru ca organizatia sa
progreseze in lantul de aprovizionare-livrare. Sistemul cel mai utilizat este ERP, peste 60% dintre
respondenti afirmand ca organizatia lor il ultilizeaza. Urmatoarele tehnologii in ierarhie sunt: sistemele
de planificare, analiza si optimizare a stocurilor 52% dintre organizatii; aplicatiile/serviciile bazate pe
WEB 48%; sistemele de management al depozitului 46%; sisteme de planificare, previziune si
programare avansata 43%; sisteme de achizitie electronica si schimburi B2B 43%; sisteme de
management al transportului 34%; sisteme de management al relatiilor cu clientii 30%; JIT/Kanban
28%; CPFR 20%; sisteme de management al evenimentelor in lantul de aprovizionare-livrare- 17%;
RFID 16%; managementul relatiilor cu furnizorii 14%; aplicatii de proiectare, engineering si productie
in colaborare 13%.
Una dintre tehnologiile care au cunoscut o evolutie ascendenta vizibila este RFID (identificarea bazata pe
radiofrecventa). In 2005, peste o treime dintre respondeti au afirmat ca organizatiile lor au planificat sa
investeasca in RFID, in urmatorii trei ani.
Rezultatele sondajului indica un progres treptat al organizatiilor in lantul de aprovizionare-livrare,
reflectat de cresterea gradului de conectivitate in retea. Avansarea organizatiei de la un stadiu la altul va
face necesara efectuarea de investitii in sisteme informationale integrate extern, la care sa aiba acces
partenerii din retea. Solutiile software pentru lantul de aprovizionare-livrare vor cunoaste astfel o
dinamica ascendenta.