COORDONATOR STUDENT

CUPRINS

Capitolul I: Prezentarea unităţii patrimoniale, a cadrului legislativ de organizare şi

funcţionare şi a managementului.

1. Forma juridică;
2. Denumirea societăţii;
3. Sediul social;
4. Durata societăţii;
5. Obiectul societăţii;
6. Capitalul social;
7. Administrarea şi prezentarea;
8. Beneficii şi pierderi;
9. Forţa de muncă;
10. Dizolvarea şi lichidarea.

Capitolul II: Organizarea şi ţinerea contabilităţii. Organigrama organizatorică şi

funcţională a unităţii; diagrama de relaţii a departamentului financiar-contabil cu
celelalte departamente ale unităţii.

Capitolul III: Contabilitatea operaţiunilor specifice unităţii cu prezentarea

documentelor justificative:

1. Registrele de contabilitate;
2. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii imobilizărilor;
3. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii materialelor;
4. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii mijloacelor băneşti;
5. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii drepturilor salariale;
6. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii cheltuielilor şi veniturilor;
7. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii generale;
8. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului;
9. Gestionarea, folosirea şi evidenţa formularelor cu regim special;
10. Lucrări de sinteză şi raportare financiar-contabilă. Situaţii financiare.

Capitolul IV: Realizarea unei aplicaţii informatice în SGBD Microsoft Access privind
gestiunea unei pensiuni.

Anexe: Formular de rezervare

Bibliografie

1
Capitolul I Modul de constituire şi funcţionare a entităţii economice; etapele
constituirii, modul de funcţionare şi dizolvare/lichidare.

Societatea „RAMMI” S.R.L. a luat fiinţă în data de 17.12.2002. Numărul şi data

înregistrării la Registrul Comerţului este J16/1218/17.12.2002. Încă de la început s-a
declarat ca societate comercială neplătitoare de TVA, având Codul Unic de Înregistrare
15096675.
În prezent îşi desfăşoară activitatea de prestări servicii în Craiova, îndeplinindu-şi
cu succes obiectivele stabilite.
Actul constitutiv al societăţii „RAMMI” S.R.L. cuprinde:
1. FORMA JURIDICĂ:
„RAMMI” S.R.L. este o Societate cu Răspundere Limitată în accepţiunea Legii
nr.31/1990 şi a Ordonanţei de Urgenţă pentru modificarea şi completarea Legii nr.31/1990
privind societăţile comerciale. Ea dobândeşte personalitate juridică în ziua înmatriculării
în Registrul Comerţului.
2. DENUMIREA SOCIETĂŢII:
Numele dat este : „RAMMI” S.R.L.
3. SEDIUL SOCIAL:
S.C. „RAMMI” S.R.L. are sediul social în Municipiul Craiova, Str. Mihail
Kogălniceanu, Bl. 97, Sc. D, Ap. 3, Judeţul Dolj.
4. DURATA SOCIETĂŢII:
Societatea se constituie pe o durată nedeterminată, dizolvarea şi lichidarea ei putându-se
face numai în conformitate cu prevederile LG nr.31/1990 şi a O.U. pentru modificarea şi
completarea LG nr.31/1990 privind societăţile comerciale şi ale statutului societăţii.
5. OBIECTUL SOCIETĂŢII:
Conform nomenclatorului privind clasificarea activităţilor din economia naţională –
CAEN, obiectul de activitate al societăţii este:
5523 – Alte mijloace de cazare.
6. CAPITALUL SOCIAL:
Capitalul subscris şi vărsat este în valoare de 200 RON, fiind constituit din 20 de părţi
sociale indivizibile şi nominative în valoare unitară de 10 RON.
Întregul capital social subscris este în numerar şi aparţine asociaţilor astfel:
o 10 părţi sociale în valoare totală de 100 RON;
o 9 părţi sociale în valoare totală de 90 RON;
o 1 parte socială în valoare de 10 RON.
7. ADMINISTRAREA ŞI PREZENTAREA:
Societatea este administrată şi reprezentată, pe durată nelimitată, de asociatul care deţine
1/4 din capitalul social, cetăţean român.
8. BENEFICII ŞI PIERDERI:
Participarea la profit şi pierderi a asociaţilor se va face proporţional cu părţile sociale
subscrise şi depuse de fiecare la constituirea capitalului social, cu excepţia pierderilor
produse prin fraudă de oricare dintre părţi.
9. FORŢA DE MUNCĂ:
Societatea va putea angaja personal cu contract de muncă, cu respectarea prevederilor
Codului Muncii şi regimului de asigurări sociale. Are în prezent 13 salariaţi cu contract de
muncă pe perioadă nedeterminată.
10. DIZOLVAREA ŞI LICHIDAREA:
Dizolvarea societăţii are loc în următoarele condiţii:
o declararea nulităţii societăţii;

2
 o prin hotărârea tuturor asociaţilor în condiţiile legii;
o deschiderea procedurii lichidării judiciare.
Societatea fiind dizolvată, administratorii sunt obligaţi a-i institui procedura de lichidare
prin ei înşişi sau prin numirea de lichidatori conform legii. După terminarea lichidării ,
lichidatorii trebuie să ceară radierea societăţii din Registrul Comerţului.

Capitolul II Organizarea şi ţinerea contabilităţii. Organigrama organizatorică şi

funcţională a unităţii; diagrama de relaţii a departamentului financiar-contabil cu
celelalte departamente ale unităţii.

Contabilitatea, în cadrul S.C. „RAMMI” S.R.L. ,se ţine în departament distinct cu

personal angajat cu pregătire de specialitate.
Organizarea şi ţinerea contabilităţii revine contabilului, care coordonează
activitatea economică în cadrul societăţii şi dispune de lichidităţile firmei.

ORGANIGRAMA ORGANIZATORICĂ ŞI FUNCŢIONALĂ A UNITĂŢII:

ORGANIGRAMA COMPARTIMENTULUI FINANCIAR-CONTABIL

Contabilitate
Contabilitate

Contabil
Contabil

Casier
Casier

3
Capitolul III Contabilitatea operaţiunilor specifice unităţii cu prezentarea
documentelor justificative

1. Registrele de contabilitate.

Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii în care se

înregistrează periodic, cronologic şi sistematic operaţiunile economico-financiare,
consemnate în documente justificative, care produc modificări în patrimoniul unităţii. Ele
se prezintă sub forma unor caiete, foi volante, fişe sau documente informatice cu
conţinutul şi structura adecvate scopului pentru care s-au deschis.
Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, în contabilitate sunt: Registrul-
jurnal, Registrul-inventar şi Registrul Cartea Mare.
a) Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează
zilnic, în mod cronologic, fără spaţii libere, fără ştersături, toate operaţiile privind
mişcările patrimoniului unităţii.
În cadrul firmei S.C. „RAMMI” S.R.L. acest jurnal este emis de programul «MS
ACCESS» , pe baza înregistrărilor efectuate zilnic. Se listează la sfârşitul lunii, iar
totalurile (rulajul) se înscriu manual în Registrul-jurnal (formularul tipizat) ce se
întocmeşte într-un singur exemplar, după ce a fost numerotat, şnuruit, certificat, parafat şi
înregistrat la Administraţia Finanţelor Publice la data înfiinţării firmei.
b) Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu în care se înscriu
lunar şi sistematic, prin regruparea conturilor, mişcarea şi existenţa tuturor elementelor de
activ şi de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteză şi
sistematizare şi conţine simbolul contului debitor şi al conturilor debitoare corespondente,
rulajul debitor şi creditor, precum şi soldul contului pentru fiecare lună a anului curent.
Formularele folosite drept registru „Cartea Mare” pot îmbrăca diverse forme, cum ar fi:
fişe de cont pentru operaţiuni diverse, fişe de cont şah sau pe conturi corespondente,
forma „Cartea Mare” centralizatoare. Registrul Cartea Mare stă la baza întocmirii balanţei
de verificare.
Forma folosită drept registru Cartea Mare de firma S.C. „RAMMI” S.R.L. este de fişe de
cont pentru operaţiuni diverse. Această fişă (cartea mare) este emisă din progrmul de
contabilitate şi se listează şi arhivează o dată pe an – la sfârşitul anului.
c) Registrul-inventar este documentul contabil obligatoriu în care se înregistrează
toate elementele de activ şi de pasiv, grupate în funcţie de natura lor, conform posturilor
din bilanţul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale
înscrise în Registrul-inventar au la bază listele de inventariere sau alte documente care
justifică conţinutul fiecărui post din bilanţul contabil. Registrul-inventar cuprinde două
părţi: listele de inventariere şi recapitulaţia inventarului. În cadrul recapitulaţiei, datele
preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ şi
pasiv.
Acest registru în cadrul firmei S.C. „RAMMI” S.R.L. se completează o dată pe an, având
la bază inventarele întocmite în fiecare gestiune şi în fiecare departament.
d) Registrul general de evidenţă a salariaţilor se numerotează pe fiecare pagină şi
va purta obligatoriu , pe toate paginile, ştampila Inspectoratului Teritorial de Muncă.
Angajatorul are obligaţia completării registrului în ordinea încheierii contractelor
individuale de muncă. Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariaţilor,
data încheierii contractului individual de muncă, data începerii activităţii, modificarea şi
suspendarea contractului, durata acestuia, durata muncii etc. în ore/zi, respectiv codul
acesteia potrivit Clasificării Ocupaţiilor din România (C.O.R.), salariul de bază la data

4
încheierii contractului, data încetării contractului şi temeiul legal al încetării acestuia,
numele, prenumele şi semnătura persoanei care face înscrierea.
În cazul S.C. „RAMMI” S.R.L. , Registrul se completează şi se păstrează la sediul
central al anagajatorului, în cadrul departamentului de Resurse Umane.
e) Registrul unic de control are ca scop evidenţierea tuturor controalelor
desfăşurate la contribuabil de către toate organele de control specializate, în domeniile:
financiar-fiscal, inspecţia muncii, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea în construcţii,
protecţia consumatorului, protecţia împotriva incendiilor, precum şi în alte domenii
prevăzute de lege.
S.C. „RAMMI” S.R.L. are un astfel de registru în punctul de lucru din Craiova.
f) Registrul de evidenţă fiscală are ca scop înscrierea tuturor informaţiilor care au
stat la determinarea profitului impozabil şi a calculului impozitului pe profit cuprins în
Declaraţia privind obligaţiile de plată la bugetul general consolidat. Informaţiile din
Registrul de evidenţă fiscală sunt înregistrate în ordine cronologică şi corespund cu
operaţiunile fiscale şi cu datele privind impozitul pe profit din Declaraţia privind
obligaţiile de plată la bugetul general consolidat.
Registrul de evidenţă fiscală se păstrează la sediul fiscal al S.C. „RAMMI” S.R.L. , în
cadrul serviciului Financiar-Contabilitate, unde se fac şi înregistrările în acesta.

2. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii imobilizărilor.

Evidenţa operativă a imobilizărilor corporale intrate şi ieşite din unitatea

patrimonială, în funcţie de categoria din care fac parte şi locul unde se află, se ţine cu
ajutorul Registrului numerelor de invantar. Fiecărui mijloc fix i se acordă un număr de
inventar, în ordine cronologică, pe baza documentelor primite. Este întocmit de serviciul
Financiar-Contabilitate, pe grupe de mijloace fixe, prin înregistrarea cronologică a
mijloacelor fixe intrate în unitate.
a) Fişa mijlocului fix serveşte ca document pentru evidenţa analitică a mijloacelor
fixe. Se întocmeşte de serviciul Financiar-Contabilitate, într-un exemplar, pentru fiecare
mijloc.
b) Bonul de mişcare a mijlocului fix serveşte ca:
 Document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe între două locuri de
folosinţă ale unităţii (CP, DEPARTAMENT, PUNCT DE LUCRU);
 Document de însoţire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la o secţie sau
subunitate (CP, DEPARTAMENT, PUNCT DE LUCRU) la alta;
 Document justificativ de înregistrare în evidenţa ţinută de responsabilul cu
mijloacele fixe la locurile de folosinţă şi în contabilitate.
Circulă la: persoana care aprobă mişcarea mijlocului fix în cadrul unităţii; CP-ul,
DEPARTAMENTUL, PUNCTUL DE LUCRU predator, pentru semnarea de predare de
către responsabilul cu mijloace fixe şi pentru semnare de primire de către delegatul CP-
ului, DEPARTAMENTULUI, PUNCTULUI DE LUCRU primitor; serviciul Financiar-
Contabilitate pentru înregistrarea mişcării mijlocului fix.
c) Procesul-verbal de punere în funcţiune a mijlocului fix se întocmeşte pentru
utilajele şi instalaţiile care necesită montaj şi probe tehnologice, acestea considerându-se
puse în funcţiune la terminarea probelor tehnologice. Se întocmeşte de către secretarul
comisiei numite pentru recepţionarea obiectivului de investiţii, în prezenţa membrilor
comisiei care este formată din: preşedinte, specialişti-consultanţi, asistenţi la recepţie.
d) Procesul-verbal de scoatere din funcţiune a mijlocului fix serveşte ca:
 Document de constatare a îndeplinirii condiţiilor scoaterii din funcţiune a
mijloacelor fixe, de scoatere din uz;

5
  Document de consemnare a scoaterii efective din funcţiune a mijloacelor fixe;
 Document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor (depozitelor) şi în
contabilitate.

3. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii materialelor.

e) N.I.R.-ul serveşte ca: document pentru recepţia bunurilor aprovizionate, document

justificativ pentru încărcare în gestiune, act de probă în litigiile cu cărăuşii şi furnizorii,
pentru diferenţele constatate la recepţie, document justificativ de înregistrare în
contabilitate.
Circulă la: gestiune, pentru încărcarea în gestiune a bunurilor materiale recepţionate;
compartimentul financiar-contabil, pentru întocmirea formelor privind reglementarea
diferenţelor constatate, precum şi pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi
analitică, ataşată la documentele de livrare (factura sau avizul de însoţire a mărfii). Se
arhivează la compartimentul financiar-contabil.

f) Bonul de consum serveşte ca:

 Document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material,
respectiv mai multor materiale, după caz;
 Document justificativ de scădere din gestiune;
 Document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziei şi în evidenţa
contabilă în partidă simplă.
Se întocmeşte în două exemplare, pe măsura lansării, respectiv eliberării materialelor din
magazie pentru consum.
Circulă la: persoanele autorizate să semneze pentru acordarea vizei de necesitate -
CENTRELE DE PROFIT (ambele exemplare); magazia de materiale, pentru eliberarea
cantităţilor prevăzute, semnându-se de predare de către gestionar şi de primire de către
delegatul care primeşte materialele (ambele exemplare); compartimentul financiar-
contabil, pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitatea sintetică şi analitică (ambele
exemplare). Se arhivează la compartimentul financiar-contabil.
g) Aviz de însoţire a mărfii este formularul tipizat cu regim special de tipărire,
înseriere şi numerotare, comun pe economie, executat pe hârtie autocopiativă securizată.
Serveşte ca:
 Document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
 Document ce stă la baza întocmirii facturii fiscale;
 Dispoziţie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta;
 Document de primire în gestiunea cumpărătorului sau în gestiunea primitoare din
cadrul aceleeaşi unităţi în cazul transferului.
Circulă la: furnizor; delegatul unităţii care face transportul sau al clientului, pentru
semnare de primire (exemplarul 1); compartimentul financiar-contabil, ataşat la factură
(exemplarul 3); cumpărător; magazie, pentru încărcarea de gestiune a produselor,
mărfurilor sau altor valori materiale primite, după efectuarea recepţiei de către comisia de
recepţie şi după consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); compartimentul financiar-
contabil, pentru înregistrarea în contabilitatea sintetică şi analitică (exemplarul 1).
h) Dispoziţie de livrare serveşte ca:
 Document pentru eliberarea din magazie a produselor, mărfurilor sau a altor
valori materiale destinate vânzării;
 Document justificativ de scădere din gestiunea magaziei predătoare;
 Document de bază pentru întocmirea avizului de însoţire a mărfii sau a facturii
fiscale, după caz.

6
Circulă la magazie, pentru eliberarea produselor, mărfurilor sau altor valori materiale şi
pentru înregistrarea în evidenţa magaziei, semnându-se de către gestionarul predător
pentru cantităţile livrate. Se arhivează la magazie (exemplarul 1) şi la departamentul
vânzări (exemplarul 2).
i) Fişe de magazie servesc ca:
 Documente de evidenţă la locul de depozitare a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor
de valori materiale;
 Surse de informaţii pentru controlul operativ curent şi contabil al stocurilor de
valori materiale.
Se întocmesc într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, şi se completează de
gestionar sau de persoana desemnată, care completează coloanele privitoare la intrări, la
ieşiri şi stoc. Fişele de magazie se ţin la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe
feluri de materiale ordonate pe grupe, eventual subgrupe, sau în ordine alfabetică. Pentru
valori materiale primite spre prelucrare de la terţi sau în custodie se întocmesc fişe
distincte care se ţin separat de cele ale valorilor materiale proprii. Înregistrările în fişele de
magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili după fiecare operaţiune
înregistrată, dar în mod obligatoriu zilnic.
j) Fişe de magazie a formularelor cu regim special sunt formulare tipizate cu
regim special de tipărire, înseriere şi numerotare, comune pe economie, executate pe
carton securizat. Servesc ca:
 Documente de evidenţă a intrărilor, ieşirilor şi stocurilor de formulare, care au un
regim special de înseriere, numerotare, evidenţă şi urmărire;
 Documente de evidenţă a formularelor anulate;
 Surse de informaţii pentru controlul operativ curent şi contabil al stocurilor de
formulare.
Se întocmesc într-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de
către gestionar. Nu circulă, fiind documente de înregistrare şi se arhivează la
compartimentul financiar-contabil.

4. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii mijloacelor băneşti.

a) Foaia de vărsământ este formularul tipizat, specific fiecărei bănci, cu ajutorul

căruia se depun la bancă banii care depăşesc plafonul zilnic stabilit de lege. Se întocmeşte
de casieră în două exemplare, unul însoţeşte banii la bancă, iar celălalt (vizat de bancă)
rămâne la Registrul de casă.
b) CEC-ul de numerar este documentul nominal sau la purtător cu ajutorul căruia se
ridică banii din bancă pentru efectuarea diferitelor plăţi (salarii, furnizori, avansuri de
trezorerie etc.). Se completează de casieră şi, cu aprobarea (semnătura directorului
economic şi ştampila unităţii) Directorului Economic, se prezintă la bancă pentru ridicarea
de numerar.
c) Dispoziţia de plată / încasare este un formular tipizat cu ajutorul căruia se ridică
sau se depun banii în casierie. Se întocmeşte de contabilul care ţine evidenţa avansurilor
de trezorerie pe baza unui REFERAT, semnat în prealabil de administrator, sau în urma
decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare). Se înregistrează într-un registru de
numere (cu evidenţa avansurilor de trezorerie) şi se semnează de contabilul care l-a
întocmit. În baza documentului astfel întocmit, casiera eliberează şi plăteşte sumele de
bani (Dispoziţia de plată) sau eliberează chitanţa pentru sumele de bani încasate
(Dispoziţia de încasare). Acestea rămân la Registrul de casă ca documente justificative.
d) Chitanţa este documentul de execuţie ce se eliberează de casieră în momentul în
care încasează sume de bani, se semnează de casieră şi se ştampilează cu ştampila

7
casieriei. Cu ajutorul chitanţei se plătesc sume de bani către furnizori, caz în care chitanţa
este emisă de furnizor.
e) Registrul de casă lei şi valută este un formular tipizat cu ajutorul căruia se ţine
evidenţa încasărilor şi plăţilor zilnice, în numerar (lei sau valută). Se întocmeşte de
casieră, zilnic, în două exemplare: unul rămâne la casierie, iar celălalt se arhivează în
compartimentul financiar-contabil, unde se şi operează înregistrările în evidenţa contabilă
a unităţii.

5. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii drepturilor salariale.

a) Stat de salarii lichidare (sub formă de fluturaş) se semnează de persoana care-l

întocmeşte şi contabil şi se arhivează 50 de ani. Acest fluturaş se distribuie salariaţilor în
plicuri sigilate.
b) Lista de avans chenzinal (sub formă de fluturaş) se semnează de persoana care-l
întocmeşte şi contabil şi se arhivează 50 de ani.
c) Stat de salarii lichidare – cu toate datele conform legii (care se depune la ITM).
Un exemplar se semnează de persoana care-l întocmeşte şi contabil şi se arhivează 50 de
ani, iar alt exemplar semnat şi ştampilat cu ştampila unităţii se depune la ITM.
d) Stat de concedii de odihnă se semnează de persoana care-l întocmeşte şi
Directorul Economic şi se trimite la casieria unităţii pentru plată, unde rămâne ca act
justificativ pentru înregistrarea în Registrul de casă.
e) Fişa individuală este fişa care conţine toate datele legate de salrii pe un an de zile.
Pentru fiecare salariat se generează o fişă individuală care se arhivează la sfârşitul anului.
f) Ordin de deplasare (delegaţie) serveşte ca:
 Dispoziţie către persoana delegată să efectueze deplasarea;
 Document pentru decontarea, de către titularul de avans, a cheltuielilor efectuate;
 Document pentru stabilirea diferenţelor, de primit sau de restituit, de titularul de
avans;
 Document justificativ de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeşte de persoana care urmează a efectua deplasarea, într-un exemplar şi se
semnează de şeful departamentului (dacă este nevoie de avans de deplasare, se semnează
şi de contabil, care aprobă eliberarea din casierie a respecivei sume). La justificarea
avansurilor acordate în vederea procurării de valori materiale sau a deplasării, ordinul de
deplasare se semnează şi de către contabil.

6. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii cheltuielilor şi

veniturilor.

a) Jurnal de vânzări este un formular tipizat fără regim special. Serveşte ca:
 Jurnal auxiliar pentru înregistrarea vânzărilor de valori materiale sau a prestărilor
de servicii;
 Document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată colectată;
 Document de control a unor operaţii de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeşte într-un singur exemplar, în care se înregistrează zilnic elementele necesare
pentru determinarea TVA colectată datorată. Acest document se emite de programul de
contabilitate şi are la bază facturile emise şi borderoul de vânzare zilnic, de la casele de
marcat. Circulă la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor înscrise în
conturi şi a respectării dispoziţiilor legale referitoare la taxa pe valoarea adăugată. Se
arhivează la compartimentul financiar-contabil şi stă la baza întocmirii Decontului de
TVA.

8
 b) Jurnal de cumpărări este un formular tipizat fără regim special. Serveşte ca:
 Jurnal auxiliar pentru înregistrarea cumpărărilor de valori materiale sau a
prestărilor de servicii;
 Document de stabilire lunară a taxei pe valoarea adăugată deductibilă;
 Document de control a unor operaţii de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeşte într-un singur exemplar, în care se înregistrează zilnic elementele necesare
pentru determinarea TVA deductibilă. Acest document se emite de programul de
contabilitate şi are la bază facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achiziţionat valori
materiale sau cele pentru prestări servicii). Circulă la compartimentul financiar-contabil
pentru verificarea sumelor înscrise în conturi şi a respectării dispoziţiilor legale referitoare
la taxa pe valoarea adăugată. Se arhivează la compartimentul financiar contabil şi stă la
baza întocmirii Decontului de TVA.
c) Factura (furnizor / client) este un formular tipizat cu regim special de tipărire,
înseriere şi numerotare, comun pe economie, executat pe hârtie autocopiativă securizată.
Serveşte ca:
 Document pe baza căruia se întocmeşte instrumentul de decontare a produselor
şi mărfurilor, a lucrărilor executate sau a serviciilor prestate;
 Document de însoţire a mărfii pe timpul transportului;
 Document de încărcare în gestiunea primitorului;
 Document justificativ de înregistrare în contabilitatea furnizorului şi a
cumpărătorului.
În cadrul firmei S.C. „RAMMI” S.R.L. facturile sunt întocmite de administrator în trei
exemplare: exemplarul albastru merge la client, cel verde în contabilitate, iar cel roşu la
gestiune care l-a emis. S.C. „RAMMI” S.R.L. este firmă plătitoare de TVA şi deci
foloseşte factura fiscală cod 14-14-10/A. Atunci când factura nu se poate întocmi în
momentul livrării, daotrită unor condiţii obiective şi cu totul excepţionale, produsele şi
mărfurile livrate sunt însoţite pe timpul transportului de avizul de însoţire a mărfii. Pentru
bunurile livrate cu aviz de însoţire, factura fiscală trebuie emisă în termen de cel mult 5
zile lucrătoare de la data livrării, fără a depăşi finele lunii în care a avut loc livrarea.

7. Sistemul de documente privind organizarea contabilităţii generale.

Balanţa de verificare este un procedeu de verificare a exactităţii înregistrărilor şi de

centralizare a conturilor, bazat pe principiul dublei înregistrări.
În cadrul S.C. „RAMMI” S.R.L. se foloseşte balanţa de verificare cu patru egalităţi, este
emisă de programul de contabilitate şi răspunde de exactitatea înregistrărilor contabile.
Serveşte la:
 Verificarea exactităţii înregistrărilor;
 Controlul concordanţei dintre contabilitatea sintetică şi analitică;
 Întocmirea situaţiilor financiare.
Nu circulă, fiind un document de sinteză. Se arhivează la compartimentul financiar-
contabil.

8. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului.

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilităţii, comun şi altor ştiinţe

economice, care reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa
cantitativă şi valorică sau numai valorică, după caz, a elementelor de activ şi de pasiv
aflate în patrimoniul unităţii la data la care aceasta se efectuează. Principalele documente
utilizate în activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ şi de pasiv sunt:

9
 a) Decizia de inventariere este emisă de şeful contabil cu acordul scris al conducerii
compartimentului financiar-contabil – Directorul Economic. Se emit astfel de decizii o
singură dată pe an pentru toate gestiunile (de regulă la sfârşitul anului), în cazul schimbării
gestionarului şi ori de câte ori este nevoie în cursul anului.
b) Declaraţia de inventar serveşte ca declaraţie scrisă a gestionarului răspunzător de
gestionarea valorilor materiale şi băneşti, pe care o prezintă comisiei de inventariere. Se
întocmeşte într-un exemplar, de gestionar, după sigilarea locurilor de păstrare a valorilor
materiale şi băneşti de care răspunde gestionarul respectiv, sau, acolo unde este posibil
acest lucru, înainte de începerea operaţiei de inventariere, şi se semnează de acesta.
c) Lista de inventariere serveşte ca:
 Document pentru inventarierea bunurilor aflate în gestiunile societăţii;
 Document pentru stabilirea lipsurilor şi plusurilor de bunuri;
 Document justificativ de înregistrare în evidenţa magaziilor şi în contabilitate a
plusurilor şi minusurilor constatate;
 Document pentru întocmirea Registrului-jurnal;
 Document centralizator al operaţiunilor de inventariere.
Se listează din programul de contabilitate, listele de inventariere fără cantităţi (doar cu
simbolul şi denumirea). Aceste liste se completează cu numărul de bucăţi găsite în timpul
inventarului, «faptic» în gestiune şi la sfârşit se constată plusurile şi minusurile. Listele
sunt semnate pe fiecare filă de către gestionar şi comisia de inventariere şi, împreună cu
Declaraţia de inventar şi Procesul verbal (întocmit de comisia de inventariere cu
concluziile inventarului), se predau la compartimentul financiar-contabil pentru
înregistrarea în contabilitate şi arhivare.
d) Decizia de imputare serveşte ca:
 Document de imputare a valorii pagubei produse de persoanele încadrate în
muncă;
 Titlu executoriu în momentul comunicării;
 Document de înregistrare în contabilitate.
Se întocmeşte de către serviciul Personal, pe baza documentaţiei prezentate de contabil (în
cazul lipsurilor în gestiune rezultate în urma inventarierii). Se întocmeşte în trei
exemplare: exemplarul 1 pentru compartimentul financiar-contabil pentru punerea în
aplicare (reţinerea pe stat), exemplarul 2 pentru salariat şi exemplarul 3 la dosarul de
personal al salariatului.
e) Angajamentul de plată serveşte ca:
 Angajament de plată a unei sume ce reprezintă o pagubă adusă unităţii
patrimoniale;
 Titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor;
 Titlu executoriu pentru executarea silită, în caz de nerespectarea angajamentului.
Se întocmeşte într-un exemplar, de persoana care îşi ia angajamentul (în urma unui proces
verbal sau a unui referat din care rezultă paguba adusă societăţii) şi se arhivează în
compartimentul financiar-contabil. Acest angajament se dă în faţa juristului societăţii, care
are sarcina de a respecta legile şi a-l semna.

f) Registrul-inventar, în cadrul firmei S.C. „RAMMI” S.R.L., se completează o

dată pe an având la bază liste de inventariere întocmite în fiecare gestiune şi în fiecare
departament.

10
9. Gestionarea, folosirea şi evidenţa formularelor cu regim special.

În cadrul S.C. „RAMMI” S.R.L., evidenţa formularelor cu regim special se ţine

la gestiunea de materiale, folosind pentru fiecare tip de formular o „Fişă de magazie a
formularelor cu regim special”. De gestionarea şi folosirea acestor formulare răspunde
contabilul. Nu se eliberează din gestiune asemenea formulare până nu se prezintă
contabilului un raport în care se consemnează cum s-au folosit formularele ridicate
anterior.

10. Lucrări de sinteză şi raportare financiar-contabilă. Situaţii financiare.

Situaţiile financiare în cadrul S.C. „RAMMI” S.R.L. se întocmesc de contabil şi

au la bază balanţa de verificare şi listele de inventariere. S.C. „RAMMI” S.R.L. aplică
Reglementările contabile armonizate cu directivele Comunităţii Economice Europene şi
cu Standardele Internaţionale de Contabilitate.
Situaţiile financiare anuale se compun din:
 Bilanţ;
 Cont de profit şi pierdere;
 Situaţia modificărilor capitalului propriu;
 Politici contabile;
 Note explicative.
Situaţiile financiare sunt supuse auditului financiar efectuat de către auditori financiari,
persoane juridice autorizate. Se depun la Direcţia Generală a Finanţelor Publice a
judeţului Dolj în termen de 150 de zile de la încheierea exerciţiului financiar. Se publică
după aprobare şi se păstrează timp de 50 de ani.

Capitolul IV Realizarea unei aplicaţii informatice în SGBD Microsoft Access

privind gestiunea unei pensiuni.

Dezvoltarea pieţei de turism în România, precum şi noile cerinţe create de evoluţia

tehnologică, a impus apariţia unui program de gestiune a pensiunilor care să fie uşor de
utilizat, flexibil, cu funcţii adaptabile, mic consumator de resurse şi uşor de întreţinut.
Sistemul de Gestiune A Pensiunilor este un program complex, care satisface
necesităţile de monitorizare şi management ale activităţii pensiunilor de zi cu zi, datorită
caracteristicilor sale excepţionale:
 Adaugă, afişează şi editează un număr nelimitat de tipuri de camere, nume de
camere, tarife pe cameră;
 Adaugă, afişează şi editează detalii clienţi;
 Adaugă, afişează şi editează rezervări;
 Schimbă situaţia camerelor – ex. liberă,murdară,indisponibilă;
 Evidenţă sosiri şi plecări clienţi;
 Afişează camerele disponibile;
 Tipărirea de diverse rapoarte, inclusiv plăţi, starea camerelor, situaţia sosirilor;
 Căutare în baza de date a clienţilor care au mai fost in pensiune;
 Interfaţa utilizator prietenoasă.

11
Cerinţe minime:

Orice calculator în configuraţia: memorie de lucru 64 MB RAM, memorie pe

discul fix 100 MB şi sistem de operare Windows. Programul este compatibil cu sistemele
de operare Windows 98/2000/XP.

Reguli de gestiune:

 Un client se poate caza într-o singură cameră

 Un client poate face o singură cazare la data cazării
 Un client poate rezerva mai multe camere
 Un client poate face mai multe rezervări
 Nu toţi clienţii care fac rezervări se vor caza la pensiune. Unii dintre clienţi pot
anula rezervarea
 În fiecare cameră se poate caza un număr de clienţi corespunzător tipului camerei
 Un angajat lucrează la un singur departament
 Un angajat e încadrat pe o singură funcţie
 O dotare se poate regăsi în mai multe camere
 O cameră poate să aibă mai multe dotări
 Tariful se stabileşte în funcţie de tipul camerei şi perioada din an.

Pe baza informaţiilor colectate şi a studiului efectuat, vom trece la:

o Identificarea tuturor elementelor sistemului modelat şi la gruparea lor pe categorii pe
care le vom numi entităţi;
o Stabilirea, pentru fiecare entitate, a principalelor caracteristici care au relevanţă pentru
problema de rezolvat, pe care le vom numi atribute;
o Alegerea cheii primare, care sa identifice unic elementele entităţii:
o Stabilirea legăturilor care există între entităţi şi tipul acestor legături.

Astfel obţinem 11 entităţi cu atributele corespunzătoare:

 Camere(Nr_Camera,Tip_Camera,Etaj,Nr_Max_Persoane,Nr_Paturi,Camera_Nefumat
ori)
 Dotari(Cod_Dotare,Den_Dotare)
 Dotare Camera(Cod_Dotare,Nr_Camera)
 Clienti(Cod_Client,Nume,Prenume,CNP,Serie,Numar,Adresa,Telefon,Email,National
itate)
 Tarif(Cod_Tarif,Data_Inceput,Tip_Camera,Data_Sfarsit,Tarif)
 Client Rezervare(Cod_Client_Rezervare,Nume,Prenume,Tip_Client,Telefon)
 Departament(Cod_Departament,Denumire)
 Functie(Cod_Functie,Denumire)
 Angajati(Marca_Angajat,Nume,Prenume,Data_Nastere,Data_Angajare,Vechime_Ant
erioara_Angajarii,Cod_Departament,Cod_Functie)
 Cazari(Cod_Cazare,Nr_Camera,Cod_Client,Data_Cazare,Ora_Cazare,Data_Eliberare
,Cod_Rezervare,Cod_Tarif)
 Rezervari(Cod_Rezervare,Data_Rezervare,Data_Sosire,Data_Plecare,Nr_Camere,Nr
_Adulti,Nr_Copii,Metoda_De_Plata,Avans,Cod_Client_Rezervare,Marca_Angajat,Ca
mera_Nefumatori)

STRUCTURA TABELELOR

12
 Tabelul (Table) este un obiect specific SGBD Microsoft Access pentru stocarea
datelor. Crearea unei baze de date (structurile de date specifice acesteia) începe cu
definirea tabelelor. Aceasta definire înseamnă, de fapt, stabilirea structurii tabelului.
Fiecare coloana a tabelului este denumită câmp (field), iar fiecare rând al tabelului
constituie o înregistrare (record). Înregistrările unui tabel respectă structura de câmpuri a
tabelului. La crearea unui tabel nou se solicită definirea câmpurilor, atribuindu-se
fiecăruia o denumire unică şi indicându-i SGBD Microsoft Access tipul de date
corespunzător. Ulterior, se pot adăuga şi alte câmpuri, cu condiţia reproiectării
eventualelor formulare şi rapoarte care folosesc datele tabelului în structura anterioară
acestei operaţii.
Pentru crearea unui tabel, se poate utiliza una dintre următoarele trei metode:
o Create table in Design View (crearea tabelului cu ajutorul ferestrei de proiectare);
o Create table by using wizard (crearea tabelului prin folosirea ghidului);
o Create table by entering data (crearea tabelului prin introducerea datelor).
Crearea tabelelor cu ajutorul opţiunii Design View presupune parcurgerea a trei
paşi pentru definirea unui câmp în structura unui tabel: stabilirea numelui câmpului,
stabilirea tipului de dată asociată acelui câmp şi stabilirea proprietăţilor acestuia.

TABELA CAMERE

Nr_Camera Number
Tip_Camera Text
Etaj Text
Nr_Max_Persoane Text
Nr_Paturi Number
Camera_Nefumatori Yes/No

TABELA DOTARI

13
 Cod_Dotare Number
Den_Dotare Text

TABELA DOTARE CAMERA

Cod_Dotare Number
Nr_Camera Number

TABELA CLIENTI

14
 Cod_Client Number
Nume Text
Prenume Text
CNP Text
Serie Text
Numar Number
Adresa Text
Telefon Number
Email Text
Nationalitate Text

TABELA TARIF

Cod_Tarif Number
Data_Inceput Date/Time
Tip_Camera Text
Data_Sfarsit Date/Time
Tarif Number

15
TABELA CLIENT REZERVARE

Cod_Client_Rezervare Number
Nume Text
Prenume Text
Tip_Client Text
Telefon Text

TABELA DEPARTAMENT

Cod_Departament Number
Denumire Text

16
TABELA FUNCTIE

Cod_Functie Number
Denumire Text

TABELA ANGAJATI

Marca_Angajat Number
Nume Text
Prenume Text
Data_Nastere Date/Time
Data_Angajare Date/Time
Vechime_Anterioara_Angajarii Number
Cod_Departament 17 Number
Cod_Functie Number
18
TABELA CAZARI

Cod_Cazare Number
Nr_Camera Number
Cod_Client Number
Data_Cazare Date/Time
Ora_Cazare Date/Time
Data_Eliberare Date/Time
Cod_Rezervare Number
Cod_Tarif Number

TABELA REZERVARI

Cod_Rezervare Number
Data_Rezervare Date/Time
Data_Sosire Date/Time
Data_Plecare Date/Time
Nr_Camere Number
Nr_Adulti Number
Nr_Copii Number
Metoda_De_Plata Text
Avans Number
Cod_Client_Rezervare Number
Marca_Angajat Number
Camera_Nefumatori Yes/No

19
 Relaţii între tabele

Atunci când se creează tabele într-o bază de date relaţională, acestea prezintă o
existenţă de sine stătătoare. Pentru a lega tabelele între ele, pentru a crea o relaţie, se
utilizează fereastra Relationships, fereastră care se poate activa fie din bara de meniuri
standard, fie din meniul Tools. Pentru a defini o relaţie, se adaugă în fereastra Relationships
tabelele între care se doreşte să existe legături şi se va lega câmpul care reprezintă cheie
primară din tabelul-părinte cu câmpul care reprezintă cheie externă (străină) în tabelul-fiu.
Pentru validarea relaţiei între cele două tabele, cheia externă trebuie să fie de acelaşi tip şi să
aibă aceeaşi dimensiune ca şi cheia primară.

20
 INTEROGĂRI

Interogarea (Query) este un obiect Access ce reprezintă o întrebare pe care

utilizatorul o formulează cu privire la anumite informaţii din baza de date. În momentul în
care pornim la construcţia unei interogări, trebuie să avem deja o viziune de ansamblu asupra
datelor pe care dorim să le regăsim, şi anume: ce câmpuri se vor utiliza, din care tabele se vor
extrage datele, ce criterii trebuie să îndeplinească aceste date, în ce ordine vor fi ele sortate.

Afişare camere libere după tipul camerei

21
Afişare cazări anul trecut

Afişare clienţi cazaţi

22
Afişare clienţi eliberaţi în perioada

Afişare rest de plată

23
 FORMULARE

Formularul (Form) reprezintă un obiect Access destinat introducerii datelor într-o

bază de date (când formularul este asociat unui tabel), precum şi vizualizării datelor din baza
de date (când formularul este asociat unei interogări).

Formularul „Cazări” permite vizualizarea şi modificarea datelor privind cazările ce

au avut loc în pensiune. Datele afişate sunt: Cod_Cazare, Nr_Camera, Codul clientului care
s-a cazat, Data cazării, Ora când a fost făcută cazarea, Data când camera a fost sau va fi
eliberată, Codul rezervării (dacă se aplică) şi Codul tarifului specific camerei respective.
Pentru operarea facilă, în formularul Cazări au fost adăugate şi scurtături spre gestiunea
clienţilor şi a camerelor. Totodată acest formular permite vizualizarea rapoartelor privind:
clienţii cazaţi, clienţii eliberaţi, camerele disponibile, cazările de anul trecut şi suma de plătit.
Cu ajutorul butoanelor „Adaugă” şi „Şterge” se poate face adăugarea şi ştergerea cazărilor din
baza de date.

24
 RAPOARTE

Raportul (Report) reprezintă un obiect al unei baze de date Microsoft Access cu

ajutorul căruia utilizatorul poate prezenta anumite date sub formă de rezumat, eventual în
format pregătit pentru tipărire. Prin intermediul rapoartelor utilizatorul dispune de un control
absolut asupra dimensiunilor şi modului de prezentare a datelor. De asemenea, rapoartele
asigură prezentarea unor informaţii de sinteză asupra rezultatelor prelucrărilor efectuate în
baza de date.

 Afişare rest de plată

MACROURI

Macroinstrucţiunea sau macro-ul (Macro) reprezintă un obiect Access care

defineşte un ansamblu de comenzi pe care sistemul Microsoft Access le execută automat la
apariţia unor evenimente. Macro-urile create sunt ataşate formularului „Cazări” în scopul
automatizării deschiderii formularelor „CamereDisponibile”, „CazariAnulTrecut”,
„ClientiCazati”, „Eliberari” şi „SumaDePlatit”.

25
 CONCLUZII

„Gestiunea unei pensiuni” este un program de gestiune care satisface în mare

măsură exigenţele unui utilizator care doreşte să folosească programul pentru a-şi ţine
evidenţa unei pensiuni, dar are şi câteva neajunsuri care pot fi remediate prin adăugarea de noi
opţiuni la meniu:
o Afişarea disponibilităţii unei camere prin introducerea numărului acesteia
o Gradul de ocupare al unei camere prin introducerea numărului acesteia
o Prezentarea ofertelor speciale de preţ.
Acest program oferă posibilitatea de administrare integrată şi facilă a tuturor
operaţiunilor unei pensiuni, fiind flexibil, intuitiv şi uşor de utilizat.
Datorită uşurinţei în utilizare este perfect pentru piaţa forţei de muncă din sectorul
hotelier, piaţă caracterizată de fluctuaţii de personal. Designul familiar face ca orice informaţii
despre clienţi, rezervări, cazări, tarife şi angajaţi să fie găsite foarte uşor.
Recomand implementarea unui sistem de „Gestiunea unei pensiuni”, realizat în
SGBD Microsoft Access datorită faptului că orice pensiune sau hotel are nevoi limitate în
ceea ce priveşte contabilitatea automatizată. Această recomandare se bazează pe costul redus
al pachetului Office, ce include şi Access, de cca 500 €, în raport cu preţul pachetului SQL
Server, care este de 2000 €. Întreţinerea acestui SGBD se realizează mai uşor şi într-un timp
redus, generând costuri mai reduse decât cele actuale, această întreţinere putând fi realizată
chiar de către un angajat al firmei care a fost trimis la specializare, urmând un curs în
domeniu, nu mai lung de 4 – 6 săptămâni, conferind astfel firmei posibilitatea de a deveni
independentă din punct de vedere informaţional.

26
 BIBLIOGRAFIE

1. Bondrea, A. şi colab., Ghid privind metodologia de elaborare şi susţinere a

licenţei în domeniul economic, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2001.
2. Rotaru, Simona; Ghiţă, Mirela, Proiecte de management financiar contabil,
Editura Sitech, Craiova, 2007.
3. Rotaru, Simona; Ghiţă, Mirela, Analiza şi modelarea sistemelor informatice,
Vol. I, Editura Sitech, Craiova, 2006.
4. Rotaru, Simona; Ghiţă, Mirela, Proiectarea şi implementarea sistemelor
informatice, Vol. II, Editura Universitaria, Craiova, 2006.
5. Zenovic, Gherasim, Programare şi baze de date, Editura Fundaţiei România de
Mâine, Bucureşti, 2005.

27