Sunteți pe pagina 1din 34

COORDONATOR

LECT. UNIV. DR. ROTARU SIMONA

STUDENT
PSLAN FLORIN

CUPRINS Capitolul I: Prezentarea unitii patrimoniale, a cadrului legislativ de organizare i funcionare i a managementului. 1. Forma juridic; 2. Denumirea societii; 3. Sediul social; 4. Durata societii; 5. Obiectul societii; 6. Capitalul social; 7. Administrarea i prezentarea; 8. Beneficii i pierderi; 9. Fora de munc; 10. Dizolvarea i lichidarea. Capitolul II: Organizarea i inerea contabilitii. Organigrama organizatoric i funcional a unitii; diagrama de relaii a departamentului financiar-contabil cu celelalte departamente ale unitii. Capitolul III: Contabilitatea documentelor justificative: operaiunilor specifice unitii cu prezentarea

1. Registrele de contabilitate; 2. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii imobilizrilor; 3. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii materialelor; 4. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii mijloacelor bneti; 5. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii drepturilor salariale; 6. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii cheltuielilor i veniturilor; 7. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii generale; 8. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului; 9. Gestionarea, folosirea i evidena formularelor cu regim special; 10. Lucrri de sintez i raportare financiar-contabil. Situaii financiare. Capitolul IV: Realizarea unei aplicaii informatice n SGBD Microsoft Access privind gestiunea hotelier. Concluzii Anexe: Formular de rezervare CD cuprinznd referatul n format electronic Bibliografie

Capitolul I Modul de constituire i funcionare a entitii economice; etapele constituirii, modul de funcionare i dizolvare/lichidare. Societatea MAUS S.R.L. a luat fiin n data de 17.12.2005. Numrul i data nregistrrii la Registrul Comerului este J16/1218/17.12.2005. nc de la nceput s-a declarat ca societate comercial nepltitoare de TVA, avnd Codul Unic de nregistrare 15096675. n prezent i desfoar activitatea de prestri servicii n Craiova, ndeplinindu-i cu succes obiectivele stabilite. Actul constitutiv al societii MAUS S.R.L. cuprinde: 1. FORMA JURIDIC: MAUS S.R.L. este o Societate cu Rspundere Limitat n accepiunea Legii nr.31/1990 i a Ordonanei de Urgen pentru modificarea i completarea Legii nr.31/1990 privind societile comerciale. Ea dobndete personalitate juridic n ziua nmatriculrii n Registrul Comerului. 2. DENUMIREA SOCIETII: Numele dat este : MAUS S.R.L. 3. SEDIUL SOCIAL: S.C. MAUS S.R.L. are sediul social n Municipiul Craiova, Str. Mihail Koglniceanu, Bl. 97, Sc. D, Ap. 3, Judeul Dolj. 4. DURATA SOCIETII: Societatea se constituie pe o durat nedeterminat, dizolvarea i lichidarea ei putndu-se face numai n conformitate cu prevederile LG nr.31/1990 i a O.U. pentru modificarea i completarea LG nr.31/1990 privind societile comerciale i ale statutului societii. 5. OBIECTUL SOCIETII: Conform nomenclatorului privind clasificarea activitilor din economia naional CAEN, obiectul de activitate al societii este: 5523 Alte mijloace de cazare. 6. CAPITALUL SOCIAL: Capitalul subscris i vrsat este n valoare de 200 RON, fiind constituit din 20 de pri sociale indivizibile i nominative n valoare unitar de 10 RON. ntregul capital social subscris este n numerar i aparine asociailor astfel: 10 pri sociale n valoare total de 100 RON; 9 pri sociale n valoare total de 90 RON; 1 parte social n valoare de 10 RON. 7. ADMINISTRAREA I PREZENTAREA: Societatea este administrat i reprezentat, pe durat nelimitat, de asociatul care deine 1/4 din capitalul social, cetean romn. 8. BENEFICII I PIERDERI: Participarea la profit i pierderi a asociailor se va face proporional cu prile sociale subscrise i depuse de fiecare la constituirea capitalului social, cu excepia pierderilor produse prin fraud de oricare dintre pri. 9. FORA DE MUNC: Societatea va putea angaja personal cu contract de munc, cu respectarea prevederilor Codului Muncii i regimului de asigurri sociale. Are n prezent 13 salariai cu contract de munc pe perioad nedeterminat. 10. DIZOLVAREA I LICHIDAREA: Dizolvarea societii are loc n urmtoarele condiii: 3

o o o

o declararea nulitii societii; o prin hotrrea tuturor asociailor n condiiile legii; o deschiderea procedurii lichidrii judiciare. Societatea fiind dizolvat, administratorii sunt obligai a-i institui procedura de lichidare prin ei nii sau prin numirea de lichidatori conform legii. Dup terminarea lichidrii , lichidatorii trebuie s cear radierea societii din Registrul Comerului. Capitolul II Organizarea i inerea contabilitii. Organigrama organizatoric i funcional a unitii; diagrama de relaii a departamentului financiar-contabil cu celelalte departamente ale unitii. Contabilitatea, n cadrul S.C. MAUS S.R.L. ,se ine n departament distinct cu personal angajat cu pregtire de specialitate. Organizarea i inerea contabilitii revine contabilului, care coordoneaz activitatea economic n cadrul societii i dispune de lichiditile firmei. ORGANIGRAMA ORGANIZATORIC I FUNCIONAL A UNITII:

Director general

Financiar contabil

Resurse umane

Comercial

ORGANIGRAMA COMPARTIMENTULUI FINANCIAR-CONTABIL

Contabilitate

Contabil

Casier

Capitolul III Contabilitatea operaiunilor specifice unitii cu prezentarea documentelor justificative 1. Registrele de contabilitate. Registrele de contabilitate sunt documente contabile obligatorii n care se nregistreaz periodic, cronologic i sistematic operaiunile economico-financiare, consemnate n documente justificative, care produc modificri n patrimoniul unitii. Ele se prezint sub forma unor caiete, foi volante, fie sau documente informatice cu coninutul i structura adecvate scopului pentru care s-au deschis. Principalele registre ce se folosesc, obligatoriu, n contabilitate sunt: Registruljurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea Mare. a) Registrul-jurnal este documentul contabil obligatoriu n care se nregistreaz zilnic, n mod cronologic, fr spaii libere, fr tersturi, toate operaiile privind micrile patrimoniului unitii. n cadrul firmei S.C. MAUS S.R.L. acest jurnal este emis de programul MS ACCESS , pe baza nregistrrilor efectuate zilnic. Se listeaz la sfritul lunii, iar totalurile (rulajul) se nscriu manual n Registrul-jurnal (formularul tipizat) ce se ntocmete ntr-un singur exemplar, dup ce a fost numerotat, nuruit, certificat, parafat i nregistrat la Administraia Finanelor Publice la data nfiinrii firmei. b) Registrul Cartea Mare este un document contabil obligatoriu n care se nscriu lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sintez i sistematizare i conine simbolul contului debitor i al conturilor debitoare corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului pentru fiecare lun a anului curent. Formularele folosite drept registru Cartea Mare pot mbrca diverse forme, cum ar fi: fie de cont pentru operaiuni diverse, fie de cont ah sau pe conturi corespondente, forma Cartea Mare centralizatoare. Registrul Cartea Mare st la baza ntocmirii balanei de verificare. Forma folosit drept registru Cartea Mare de firma S.C. MAUS S.R.L. este de fie de cont pentru operaiuni diverse. Aceast fi (cartea mare) este emis din progrmul de contabilitate i se listeaz i arhiveaz o dat pe an la sfritul anului. c) Registrul-inventar este documentul contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, conform posturilor din bilanul contabil, inventariate potrivit normelor legale. Elementele patrimoniale nscrise n Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul fiecrui post din bilanul contabil. Registrul-inventar cuprinde dou pri: listele de inventariere i recapitulaia inventarului. n cadrul recapitulaiei, datele preluate din listele de inventariere sunt grupate pe structurile patrimoniale de activ i pasiv. Acest registru n cadrul firmei S.C. MAUS S.R.L. se completeaz o dat pe an, avnd la baz inventarele ntocmite n fiecare gestiune i n fiecare departament. d) Registrul general de eviden a salariailor se numeroteaz pe fiecare pagin i va purta obligatoriu , pe toate paginile, tampila Inspectoratului Teritorial de Munc. Angajatorul are obligaia completrii registrului n ordinea ncheierii contractelor individuale de munc. Registrul cuprinde elementele de identificare a tuturor salariailor, data ncheierii contractului individual de munc, data nceperii activitii, modificarea i suspendarea contractului, durata acestuia, durata muncii etc. n ore/zi, respectiv codul 5

acesteia potrivit Clasificrii Ocupaiilor din Romnia (C.O.R.), salariul de baz la data ncheierii contractului, data ncetrii contractului i temeiul legal al ncetrii acestuia, numele, prenumele i semntura persoanei care face nscrierea. n cazul S.C. MAUS S.R.L. , Registrul se completeaz i se pstreaz la sediul central al anagajatorului, n cadrul departamentului de Resurse Umane. e) Registrul unic de control are ca scop evidenierea tuturor controalelor desfurate la contribuabil de ctre toate organele de control specializate, n domeniile: financiar-fiscal, inspecia muncii, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea n construcii, protecia consumatorului, protecia mpotriva incendiilor, precum i n alte domenii prevzute de lege. S.C. MAUS S.R.L. are un astfel de registru n punctul de lucru din Craiova. f) Registrul de eviden fiscal are ca scop nscrierea tuturor informaiilor care au stat la determinarea profitului impozabil i a calculului impozitului pe profit cuprins n Declaraia privind obligaiile de plat la bugetul general consolidat. Informaiile din Registrul de eviden fiscal sunt nregistrate n ordine cronologic i corespund cu operaiunile fiscale i cu datele privind impozitul pe profit din Declaraia privind obligaiile de plat la bugetul general consolidat. Registrul de eviden fiscal se pstreaz la sediul fiscal al S.C. MAUS S.R.L. , n cadrul serviciului Financiar-Contabilitate, unde se fac i nregistrrile n acesta. 2. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii imobilizrilor. Evidena operativ a imobilizrilor corporale intrate i ieite din unitatea patrimonial, n funcie de categoria din care fac parte i locul unde se afl, se ine cu ajutorul Registrului numerelor de invantar. Fiecrui mijloc fix i se acord un numr de inventar, n ordine cronologic, pe baza documentelor primite. Este ntocmit de serviciul Financiar-Contabilitate, pe grupe de mijloace fixe, prin nregistrarea cronologic a mijloacelor fixe intrate n unitate. a) Fia mijlocului fix servete ca document pentru evidena analitic a mijloacelor fixe. Se ntocmete de serviciul Financiar-Contabilitate, ntr-un exemplar, pentru fiecare mijloc. b) Bonul de micare a mijlocului fix servete ca: Document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii (CP, DEPARTAMENT, PUNCT DE LUCRU); Document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la o secie sau subunitate (CP, DEPARTAMENT, PUNCT DE LUCRU) la alta; Document justificativ de nregistrare n evidena inut de responsabilul cu mijloacele fixe la locurile de folosin i n contabilitate. Circul la: persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii; CP-ul, DEPARTAMENTUL, PUNCTUL DE LUCRU predator, pentru semnarea de predare de ctre responsabilul cu mijloace fixe i pentru semnare de primire de ctre delegatul CPului, DEPARTAMENTULUI, PUNCTULUI DE LUCRU primitor; serviciul FinanciarContabilitate pentru nregistrarea micrii mijlocului fix. c) Procesul-verbal de punere n funciune a mijlocului fix se ntocmete pentru utilajele i instalaiile care necesit montaj i probe tehnologice, acestea considerndu-se puse n funciune la terminarea probelor tehnologice. Se ntocmete de ctre secretarul comisiei numite pentru recepionarea obiectivului de investiii, n prezena membrilor comisiei care este format din: preedinte, specialiti-consultani, asisteni la recepie. d) Procesul-verbal de scoatere din funciune a mijlocului fix servete ca:

Document de constatare a ndeplinirii condiiilor scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz; Document de consemnare a scoaterii efective din funciune a mijloacelor fixe; Document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate. 3. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii materialelor. e) N.I.R.-ul servete ca: document pentru recepia bunurilor aprovizionate, document justificativ pentru ncrcare n gestiune, act de prob n litigiile cu cruii i furnizorii, pentru diferenele constatate la recepie, document justificativ de nregistrare n contabilitate. Circul la: gestiune, pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor materiale recepionate; compartimentul financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind reglementarea diferenelor constatate, precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare (factura sau avizul de nsoire a mrfii). Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. f) Bonul de consum servete ca: Document de eliberare din magazie pentru consum a unui singur material, respectiv mai multor materiale, dup caz; Document justificativ de scdere din gestiune; Document justificativ de nregistrare n evidena magaziei i n evidena contabil n partid simpl. Se ntocmete n dou exemplare, pe msura lansrii, respectiv eliberrii materialelor din magazie pentru consum. Circul la: persoanele autorizate s semneze pentru acordarea vizei de necesitate CENTRELE DE PROFIT (ambele exemplare); magazia de materiale, pentru eliberarea cantitilor prevzute, semnndu-se de predare de ctre gestionar i de primire de ctre delegatul care primete materialele (ambele exemplare); compartimentul financiarcontabil, pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitatea sintetic i analitic (ambele exemplare). Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. g) Aviz de nsoire a mrfii este formularul tipizat cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare, comun pe economie, executat pe hrtie autocopiativ securizat. Servete ca: Document de nsoire a mrfii pe timpul transportului; Document ce st la baza ntocmirii facturii fiscale; Dispoziie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta; Document de primire n gestiunea cumprtorului sau n gestiunea primitoare din cadrul aceleeai uniti n cazul transferului. Circul la: furnizor; delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1); compartimentul financiar-contabil, ataat la factur (exemplarul 3); cumprtor; magazie, pentru ncrcarea de gestiune a produselor, mrfurilor sau altor valori materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); compartimentul financiarcontabil, pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic (exemplarul 1). h) Dispoziie de livrare servete ca: Document pentru eliberarea din magazie a produselor, mrfurilor sau a altor valori materiale destinate vnzrii; 7

Document justificativ de scdere din gestiunea magaziei predtoare; Document de baz pentru ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau a facturii fiscale, dup caz. Circul la magazie, pentru eliberarea produselor, mrfurilor sau altor valori materiale i pentru nregistrarea n evidena magaziei, semnndu-se de ctre gestionarul predtor pentru cantitile livrate. Se arhiveaz la magazie (exemplarul 1) i la departamentul vnzri (exemplarul 2). i) Fie de magazie servesc ca: Documente de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor de valori materiale; Surse de informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor de valori materiale. Se ntocmesc ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material, i se completeaz de gestionar sau de persoana desemnat, care completeaz coloanele privitoare la intrri, la ieiri i stoc. Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale ordonate pe grupe, eventual subgrupe, sau n ordine alfabetic. Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la teri sau n custodie se ntocmesc fie distincte care se in separat de cele ale valorilor materiale proprii. nregistrrile n fiele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dup fiecare operaiune nregistrat, dar n mod obligatoriu zilnic. j) Fie de magazie a formularelor cu regim special sunt formulare tipizate cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare, comune pe economie, executate pe carton securizat. Servesc ca: Documente de eviden a intrrilor, ieirilor i stocurilor de formulare, care au un regim special de nseriere, numerotare, eviden i urmrire; Documente de eviden a formularelor anulate; Surse de informaii pentru controlul operativ curent i contabil al stocurilor de formulare. Se ntocmesc ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de formular cu regim special, de ctre gestionar. Nu circul, fiind documente de nregistrare i se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. 4. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii mijloacelor bneti. a) Foaia de vrsmnt este formularul tipizat, specific fiecrei bnci, cu ajutorul cruia se depun la banc banii care depesc plafonul zilnic stabilit de lege. Se ntocmete de casier n dou exemplare, unul nsoete banii la banc, iar cellalt (vizat de banc) rmne la Registrul de cas. b) CEC-ul de numerar este documentul nominal sau la purttor cu ajutorul cruia se ridic banii din banc pentru efectuarea diferitelor pli (salarii, furnizori, avansuri de trezorerie etc.). Se completeaz de casier i, cu aprobarea (semntura directorului economic i tampila unitii) Directorului Economic, se prezint la banc pentru ridicarea de numerar. c) Dispoziia de plat / ncasare este un formular tipizat cu ajutorul cruia se ridic sau se depun banii n casierie. Se ntocmete de contabilul care ine evidena avansurilor de trezorerie pe baza unui REFERAT, semnat n prealabil de administrator, sau n urma decontului de cheltuieli (ordinului de deplasare). Se nregistreaz ntr-un registru de numere (cu evidena avansurilor de trezorerie) i se semneaz de contabilul care l-a ntocmit. n baza documentului astfel ntocmit, casiera elibereaz i pltete sumele de

bani (Dispoziia de plat) sau elibereaz chitana pentru sumele de bani ncasate (Dispoziia de ncasare). Acestea rmn la Registrul de cas ca documente justificative. d) Chitana este documentul de execuie ce se elibereaz de casier n momentul n care ncaseaz sume de bani, se semneaz de casier i se tampileaz cu tampila casieriei. Cu ajutorul chitanei se pltesc sume de bani ctre furnizori, caz n care chitana este emis de furnizor. e) Registrul de cas lei i valut este un formular tipizat cu ajutorul cruia se ine evidena ncasrilor i plilor zilnice, n numerar (lei sau valut). Se ntocmete de casier, zilnic, n dou exemplare: unul rmne la casierie, iar cellalt se arhiveaz n compartimentul financiar-contabil, unde se i opereaz nregistrrile n evidena contabil a unitii. 5. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii drepturilor salariale. a) Stat de salarii lichidare (sub form de flutura) se semneaz de persoana care-l ntocmete i contabil i se arhiveaz 50 de ani. Acest flutura se distribuie salariailor n plicuri sigilate. b) Lista de avans chenzinal (sub form de flutura) se semneaz de persoana care-l ntocmete i contabil i se arhiveaz 50 de ani. c) Stat de salarii lichidare cu toate datele conform legii (care se depune la ITM). Un exemplar se semneaz de persoana care-l ntocmete i contabil i se arhiveaz 50 de ani, iar alt exemplar semnat i tampilat cu tampila unitii se depune la ITM. d) Stat de concedii de odihn se semneaz de persoana care-l ntocmete i Directorul Economic i se trimite la casieria unitii pentru plat, unde rmne ca act justificativ pentru nregistrarea n Registrul de cas. e) Fia individual este fia care conine toate datele legate de salrii pe un an de zile. Pentru fiecare salariat se genereaz o fi individual care se arhiveaz la sfritul anului. Ordin de deplasare (delegaie) servete ca: Dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea; Document pentru decontarea, de ctre titularul de avans, a cheltuielilor efectuate; Document pentru stabilirea diferenelor, de primit sau de restituit, de titularul de avans; Document justificativ de nregistrare n contabilitate. Se ntocmete de persoana care urmeaz a efectua deplasarea, ntr-un exemplar i se semneaz de eful departamentului (dac este nevoie de avans de deplasare, se semneaz i de contabil, care aprob eliberarea din casierie a respecivei sume). La justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori materiale sau a deplasrii, ordinul de deplasare se semneaz i de ctre contabil. 6. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii cheltuielilor i veniturilor. a) Jurnal de vnzri este un formular tipizat fr regim special. Servete ca: Jurnal auxiliar pentru nregistrarea vnzrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii; Document de stabilire lunar a taxei pe valoarea adugat colectat; Document de control a unor operaii de nregistrare n contabilitate. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, n care se nregistreaz zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA colectat datorat. Acest document se emite de programul de

f)

contabilitate i are la baz facturile emise i borderoul de vnzare zilnic, de la casele de marcat. Circul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor nscrise n conturi i a respectrii dispoziiilor legale referitoare la taxa pe valoarea adugat. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil i st la baza ntocmirii Decontului de TVA. b) Jurnal de cumprri este un formular tipizat fr regim special. Servete ca: Jurnal auxiliar pentru nregistrarea cumprrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii; Document de stabilire lunar a taxei pe valoarea adugat deductibil; Document de control a unor operaii de nregistrare n contabilitate. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, n care se nregistreaz zilnic elementele necesare pentru determinarea TVA deductibil. Acest document se emite de programul de contabilitate i are la baz facturile de la furnizori (facturi cu care s-au achiziionat valori materiale sau cele pentru prestri servicii). Circul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea sumelor nscrise n conturi i a respectrii dispoziiilor legale referitoare la taxa pe valoarea adugat. Se arhiveaz la compartimentul financiar contabil i st la baza ntocmirii Decontului de TVA. c) Factura (furnizor / client) este un formular tipizat cu regim special de tiprire, nseriere i numerotare, comun pe economie, executat pe hrtie autocopiativ securizat. Servete ca: Document pe baza cruia se ntocmete instrumentul de decontare a produselor i mrfurilor, a lucrrilor executate sau a serviciilor prestate; Document de nsoire a mrfii pe timpul transportului; Document de ncrcare n gestiunea primitorului; Document justificativ de nregistrare n contabilitatea furnizorului i a cumprtorului. n cadrul firmei S.C. MAUS S.R.L. facturile sunt ntocmite de administrator n trei exemplare: exemplarul albastru merge la client, cel verde n contabilitate, iar cel rou la gestiune care l-a emis. S.C. MAUS S.R.L. este firm pltitoare de TVA i deci folosete factura fiscal cod 14-14-10/A. Atunci cnd factura nu se poate ntocmi n momentul livrrii, daotrit unor condiii obiective i cu totul excepionale, produsele i mrfurile livrate sunt nsoite pe timpul transportului de avizul de nsoire a mrfii. Pentru bunurile livrate cu aviz de nsoire, factura fiscal trebuie emis n termen de cel mult 5 zile lucrtoare de la data livrrii, fr a depi finele lunii n care a avut loc livrarea. 7. Sistemul de documente privind organizarea contabilitii generale. Balana de verificare este un procedeu de verificare a exactitii nregistrrilor i de centralizare a conturilor, bazat pe principiul dublei nregistrri. n cadrul S.C. MAUS S.R.L. se folosete balana de verificare cu patru egaliti, este emis de programul de contabilitate i rspunde de exactitatea nregistrrilor contabile. Servete la: Verificarea exactitii nregistrrilor; Controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i analitic; ntocmirea situaiilor financiare. Nu circul, fiind un document de sintez. Se arhiveaz la compartimentul financiarcontabil. 8. Sistemul de documente privind organizarea inventarierii patrimoniului.

10

Inventarierea este un procedeu al metodei contabilitii, comun i altor tiine economice, care reprezint ansamblul operaiunilor prin care se constat existena cantitativ i valoric sau numai valoric, dup caz, a elementelor de activ i de pasiv aflate n patrimoniul unitii la data la care aceasta se efectueaz. Principalele documente utilizate n activitatea de inventariere a elementelor patrimoniale de activ i de pasiv sunt: a) Decizia de inventariere este emis de eful contabil cu acordul scris al conducerii compartimentului financiar-contabil Directorul Economic. Se emit astfel de decizii o singur dat pe an pentru toate gestiunile (de regul la sfritul anului), n cazul schimbrii gestionarului i ori de cte ori este nevoie n cursul anului. b) Declaraia de inventar servete ca declaraie scris a gestionarului rspunztor de gestionarea valorilor materiale i bneti, pe care o prezint comisiei de inventariere. Se ntocmete ntr-un exemplar, de gestionar, dup sigilarea locurilor de pstrare a valorilor materiale i bneti de care rspunde gestionarul respectiv, sau, acolo unde este posibil acest lucru, nainte de nceperea operaiei de inventariere, i se semneaz de acesta. c) Lista de inventariere servete ca: Document pentru inventarierea bunurilor aflate n gestiunile societii; Document pentru stabilirea lipsurilor i plusurilor de bunuri; Document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor i n contabilitate a plusurilor i minusurilor constatate; Document pentru ntocmirea Registrului-jurnal; Document centralizator al operaiunilor de inventariere. Se listeaz din programul de contabilitate, listele de inventariere fr cantiti (doar cu simbolul i denumirea). Aceste liste se completeaz cu numrul de buci gsite n timpul inventarului, faptic n gestiune i la sfrit se constat plusurile i minusurile. Listele sunt semnate pe fiecare fil de ctre gestionar i comisia de inventariere i, mpreun cu Declaraia de inventar i Procesul verbal (ntocmit de comisia de inventariere cu concluziile inventarului), se predau la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea n contabilitate i arhivare. d) Decizia de imputare servete ca: Document de imputare a valorii pagubei produse de persoanele ncadrate n munc; Titlu executoriu n momentul comunicrii; Document de nregistrare n contabilitate. Se ntocmete de ctre serviciul Personal, pe baza documentaiei prezentate de contabil (n cazul lipsurilor n gestiune rezultate n urma inventarierii). Se ntocmete n trei exemplare: exemplarul 1 pentru compartimentul financiar-contabil pentru punerea n aplicare (reinerea pe stat), exemplarul 2 pentru salariat i exemplarul 3 la dosarul de personal al salariatului. e) Angajamentul de plat servete ca: Angajament de plat a unei sume ce reprezint o pagub adus unitii patrimoniale; Titlu executoriu pentru recuperarea pagubelor; Titlu executoriu pentru executarea silit, n caz de nerespectarea angajamentului. Se ntocmete ntr-un exemplar, de persoana care i ia angajamentul (n urma unui proces verbal sau a unui referat din care rezult paguba adus societii) i se arhiveaz n compartimentul financiar-contabil. Acest angajament se d n faa juristului societii, care are sarcina de a respecta legile i a-l semna.

11

f) Registrul-inventar, n cadrul firmei S.C. MAUS S.R.L., se completeaz o dat pe an avnd la baz liste de inventariere ntocmite n fiecare gestiune i n fiecare departament.

9. Gestionarea, folosirea i evidena formularelor cu regim special. n cadrul S.C. MAUS S.R.L., evidena formularelor cu regim special se ine la gestiunea de materiale, folosind pentru fiecare tip de formular o Fi de magazie a formularelor cu regim special. De gestionarea i folosirea acestor formulare rspunde contabilul. Nu se elibereaz din gestiune asemenea formulare pn nu se prezint contabilului un raport n care se consemneaz cum s-au folosit formularele ridicate anterior. 10. Lucrri de sintez i raportare financiar-contabil. Situaii financiare. Situaiile financiare n cadrul S.C. MAUS S.R.L. se ntocmesc de contabil i au la baz balana de verificare i listele de inventariere. S.C. MAUS S.R.L. aplic Reglementrile contabile armonizate cu directivele Comunitii Economice Europene i cu Standardele Internaionale de Contabilitate. Situaiile financiare anuale se compun din: Bilan; Cont de profit i pierdere; Situaia modificrilor capitalului propriu; Politici contabile; Note explicative. Situaiile financiare sunt supuse auditului financiar efectuat de ctre auditori financiari, persoane juridice autorizate. Se depun la Direcia General a Finanelor Publice a judeului Dolj n termen de 150 de zile de la ncheierea exerciiului financiar. Se public dup aprobare i se pstreaz timp de 50 de ani. Capitolul IV Realizarea unei aplicaii informatice n SGBD Microsoft Access privind gestiunea unei pensiuni. Dezvoltarea pieei de turism n Romnia, precum i noile cerine create de evoluia tehnologic, a impus apariia unui program de gestiune hotelier care s fie uor de utilizat, flexibil, cu funcii adaptabile, mic consumator de resurse i uor de ntreinut. Sistemul de Gestiune Hotelier este un program complex, care satisface necesitile de monitorizare i management ale activitii hoteliere de zi cu zi, datorit caracteristicilor sale excepionale: Adaug, afieaz i editeaz un numr nelimitat de tipuri de camere, nume de camere, tarife pe camer; Adaug, afieaz i editeaz detalii clieni; Adaug, afieaz i editeaz rezervri; Schimb situaia camerelor ex. liber,murdar,indisponibil; Eviden sosiri i plecri clieni; 12

Afieaz camerele disponibile; Tiprirea de diverse rapoarte, inclusiv pli, starea camerelor, situaia sosirilor; Cutare n baza de date a clienilor care au mai fost in pensiune; Interfaa utilizator prietenoas.

Cerine minime: Orice calculator n configuraia: memorie de lucru 64 MB RAM, memorie pe discul fix 100 MB i sistem de operare Windows. Programul este compatibil cu sistemele de operare Windows 98/2000/XP. Reguli de gestiune: Un client se poate caza ntr-o singur camer Un client poate face o singur cazare la data cazrii Un client poate rezerva mai multe camere Un client poate face mai multe rezervri Nu toi clienii care fac rezervri se vor caza la pensiune. Unii dintre clieni pot anula rezervarea n fiecare camer se poate caza un numr de clieni corespunztor tipului camerei Un angajat lucreaz la un singur departament Un angajat e ncadrat pe o singur funcie O dotare se poate regsi n mai multe camere O camer poate s aib mai multe dotri Tariful se stabilete n funcie de tipul camerei i perioada din an. Pe baza informaiilor colectate i a studiului efectuat, vom trece la: o Identificarea tuturor elementelor sistemului modelat i la gruparea lor pe categorii pe care le vom numi entiti; o Stabilirea, pentru fiecare entitate, a principalelor caracteristici care au relevan pentru problema de rezolvat, pe care le vom numi atribute; o Alegerea cheii primare, care sa identifice unic elementele entitii: o Stabilirea legturilor care exist ntre entiti i tipul acestor legturi. Astfel obinem 7 entiti cu atributele corespunztoare: Camere(Nr_Camera,Tip_Camera,Etaj,Nr_Max_Persoane,Nr_Paturi,Camera_Nef umatori) Clienti(Cod_Client,Nume,Prenume,CNP,Serie,Numar,Adresa,Telefon,Email,Nati onalitate) Tarif(Cod_Tarif,Data_Inceput,Tip_Camera,Data_Sfarsit,Tarif) Functie(Cod_Functie,Denumire) Angajati(Marca_Angajat,Nume,Prenume,Data_Nastere,Data_Angajare,Vechime_ Anterioara_Angajarii,Cod_Functie) Cazari(Cod_Cazare,Nr_Camera,Cod_Client,Data_Cazare,Ora_Cazare,Data_Elibe rare,Cod_Rezervare,Cod_Tarif)

13

Rezervari(Cod_Rezervare,Data_Rezervare,Data_Sosire,Data_Plecare,Nr_Camere ,Nr_Adulti,Nr_Copii,Metoda_De_Plata,Avans,Marca_Angajat,Camera_Nefumatori)

STRUCTURA TABELELOR Tabelul (Table) este un obiect specific SGBD Microsoft Access pentru stocarea datelor. Crearea unei baze de date (structurile de date specifice acesteia) ncepe cu definirea tabelelor. Aceasta definire nseamn, de fapt, stabilirea structurii tabelului. Fiecare coloana a tabelului este denumit cmp (field), iar fiecare rnd al tabelului constituie o nregistrare (record). nregistrrile unui tabel respect structura de cmpuri a tabelului. La crearea unui tabel nou se solicit definirea cmpurilor, atribuindu-se fiecruia o denumire unic i indicndu-i SGBD Microsoft Access tipul de date corespunztor. Ulterior, se pot aduga i alte cmpuri, cu condiia reproiectrii eventualelor formulare i rapoarte care folosesc datele tabelului n structura anterioar acestei operaii. Pentru crearea unui tabel, se poate utiliza una dintre urmtoarele trei metode: o Create table in Design View (crearea tabelului cu ajutorul ferestrei de proiectare); Create table by using wizard (crearea tabelului prin folosirea ghidului); Create table by entering data (crearea tabelului prin introducerea datelor). Crearea tabelelor cu ajutorul opiunii Design View presupune parcurgerea a trei pai pentru definirea unui cmp n structura unui tabel: stabilirea numelui cmpului, stabilirea tipului de dat asociat acelui cmp i stabilirea proprietilor acestuia. TABELA CAMERE Nr_Camera Tip_Camera Etaj Nr_Max_Persoane Nr_Paturi Camera_Nefumatori Number Text Text Text Number Yes/No

o o

14

TABELA CLIENTI

Cod_Client Nume Prenume CNP Serie Numar Adresa Telefon Email Nationalitate

Number Text Text Text Text Number Text Number Text Text

TABELA TARIF

Cod_Tarif Data_Inceput Tip_Camera Data_Sfarsit Tarif

Number Date/Time Text Date/Time Number 15

TABELA FUNCTIE

16

Cod_Functie Denumire

Number Text

17

TABELA ANGAJATI

Marca_Angajat Nume Prenume Data_Nastere Data_Angajare Vechime_Anterioara_Angajarii Cod_Functie

Number Text Text Date/Time Date/Time Number Number

18

TABELA CAZARI

Cod_Cazare Nr_Camera Cod_Client Data_Cazare Ora_Cazare Data_Eliberare Cod_Rezervare Cod_Tarif

Number Number Number Date/Time Date/Time Date/Time Number Number

19

TABELA REZERVARI

Cod_Rezervare Data_Rezervare Data_Sosire Data_Plecare Nr_Camere Nr_Adulti Nr_Copii Metoda_De_Plata Avans Marca_Angajat Camera_Nefumatori

Number Date/Time Date/Time Date/Time Number Number Number Text Number Number Yes/No

Relaii ntre tabele

20

Atunci cnd se creeaz tabele ntr-o baz de date relaional, acestea prezint o existen de sine stttoare. Pentru a lega tabelele ntre ele, pentru a crea o relaie, se utilizeaz fereastra Relationships, fereastr care se poate activa fie din bara de meniuri standard, fie din meniul Tools. Pentru a defini o relaie, se adaug n fereastra Relationships tabelele ntre care se dorete s existe legturi i se va lega cmpul care reprezint cheie primar din tabelul-printe cu cmpul care reprezint cheie extern (strin) n tabelul-fiu. Pentru validarea relaiei ntre cele dou tabele, cheia extern trebuie s fie de acelai tip i s aib aceeai dimensiune ca i cheia primar.

INTEROGRI

Interogarea (Query) este un obiect Access ce reprezint o ntrebare pe care utilizatorul o formuleaz cu privire la anumite informaii din baza de date. n momentul n 21

care pornim la construcia unei interogri, trebuie s avem deja o viziune de ansamblu asupra datelor pe care dorim s le regsim, i anume: ce cmpuri se vor utiliza, din care tabele se vor extrage datele, ce criterii trebuie s ndeplineasc aceste date, n ce ordine vor fi ele sortate. Afiare camere libere dup tipul camerei

Afiare cazri anul trecut

22

Afiare clieni cazai

23

Afiare clieni eliberai n perioada 24

Afiare rest de plat

25

FORMULARE

26

Formularul (Form) reprezint un obiect Access destinat introducerii datelor ntr-o baz de date (cnd formularul este asociat unui tabel), precum i vizualizrii datelor din baza de date (cnd formularul este asociat unei interogri).

Formularul Clienti

27

Formularul SumaDePlatit

28

Formularul RestDePlata

RAPOARTE

29

Raportul (Report) reprezint un obiect al unei baze de date Microsoft Access cu ajutorul cruia utilizatorul poate prezenta anumite date sub form de rezumat, eventual n format pregtit pentru tiprire. Prin intermediul rapoartelor utilizatorul dispune de un control absolut asupra dimensiunilor i modului de prezentare a datelor. De asemenea, rapoartele asigur prezentarea unor informaii de sintez asupra rezultatelor prelucrrilor efectuate n baza de date. Afiare rest de plat

30

CONCLUZII

Gestiunea hotelier este un program de gestiune care satisface n mare msur exigenele unui utilizator care dorete s foloseasc programul pentru a-i ine evidena unui hotel, dar are i cteva neajunsuri care pot fi remediate prin adugarea de noi opiuni la meniu: o Afiarea disponibilitii unei camere prin introducerea numrului acesteia o Gradul de ocupare al unei camere prin introducerea numrului acesteia o Prezentarea ofertelor speciale de pre. Acest program ofer posibilitatea de administrare integrat i facil a tuturor operaiunilor hoteliere, fiind flexibil, intuitiv i uor de utilizat. Datorit uurinei n utilizare este perfect pentru piaa forei de munc din sectorul hotelier, pia caracterizat de fluctuaii de personal. Designul familiar face ca orice informaii despre clieni, rezervri, cazri, tarife i angajai s fie gsite foarte uor. Recomand implementarea unui sistem de Gestiune hotelier, realizat n SGBD Microsoft Access datorit faptului c orice pensiune sau hotel are nevoi limitate n ceea ce privete contabilitatea automatizat. Aceast recomandare se bazeaz pe costul redus al pachetului Office, ce include i Access, de cca 500 , n raport cu preul pachetului SQL Server, care este de 2000 . ntreinerea acestui SGBD se realizeaz mai uor i ntr-un timp redus, genernd costuri mai reduse dect cele actuale, aceast ntreinere putnd fi realizat chiar de ctre un angajat al firmei care a fost trimis la specializare, urmnd un curs n domeniu, nu mai lung de 4 6 sptmni, conferind astfel firmei posibilitatea de a deveni independent din punct de vedere informaional.

31

Rezervare Angajat: Popa Iulian

Marc Angajat: 7

Formular Rezervare Numrul 985 09:46:00

02/01/2011

32

Informaii Client
Nume client Condurache Mihaela Data naterii 11.09.1956 Naionalitate romn Ocupaie student Jude Bucureti Adres Str. 1 Mai, Nr. 12, Bl. 1, Ap. 12

E-mail Telefon 0723123789 Fax

Informaii Rezervare
Dat sosire 27.01.2011 Numr zile 13 Numr camere 2 Tip camer single Numr persoane 4 Detalii (copii, paturi extra etc.)

BIBLIOGRAFIE

1. Bondrea, A. i colab., Ghid privind metodologia de elaborare i susinere a licenei n domeniul economic, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti, 2001. 2. Rotaru, Simona; Ghi, Mirela, Proiecte de management financiar contabil, Editura Sitech, Craiova, 2007. 3. Rotaru, Simona; Ghi, Mirela, Analiza i modelarea sistemelor informatice, Vol. I, Editura Sitech, Craiova, 2006. 33

4. Rotaru, Simona; Ghi, Mirela, Proiectarea i implementarea sistemelor informatice, Vol. II, Editura Universitaria, Craiova, 2006. 5. Zenovic, Gherasim, Programare i baze de date, Editura Fundaiei Romnia de Mine, Bucureti, 2005.

34