Sunteți pe pagina 1din 176

GHIDUL FORMATORULUI

MODULUL FORMARE ÎN
DOMENIUL
ACHIZIȚIILOR

G
PUBLICE
PENTRU
BENEFICIARII IAP

Managementul contractelor
G1 MANAGEMENTUL 1
CONTRACTELOR
G2 SOLUȚIONAREA
LITIGIILOR ÎN 11
MANAGEMENTUL
CONTRACTULUI
G3 MĂSURAREA
PERFORMANȚEI 23
CONTRACTULUI

SLIDE-URILE FORMATORULUI 31
GHIDUL
FORMATORULUI

Managementul contractelor

Managementul
contractelor

MODULUL PARTEA

G 1
Curriculum 2

Exerciții - răspunsuri 4

Întrebări – răspunsuri de autoevaluare 9

G-1
GHIDUL
FORMATORULUI

MODUL CURRICULUM MODULUL G1


G
Managementul
contractelor OBIECTIVE
Obiectivele acestui modul sunt de a face participanții conștienți de:
PART

1
E


Definița managementului contractelor
Procesul de management al contractelor
Managementul
contractelor  Problemele și consecințele legate de modificările contractuale
 Sursele modificărilor contractuale
 Procesele de gestionare a modficărilor
 Acțiuni adecvate pentru a se asigura că remunerarea poate fi autorizată și
efectuată în conformitate cu contractul
 Revizuirea etapelor necesare încheierii unui contract

Modulul G1 - Managementul contractelor


Subiecte de discutat Timp Comentarii cu privire la metodologia de formare

Introducere în 15-20 de minute Folosiți setul de slide-uri G1 S1. Aceasta va aminti de locul
modul managementului contractelor în cadrul ciclului de achiziții
și duce la exercițiul 1

Definirea termenului 15-20 de minute Folosiți exercițiul 1. Acesta poate să nu fie un exercițiu
„specificație” ușor, deoarece toate cele patru definiții au elemente ale
unui răspuns corect în ele. Cu toate acestea, în această
etapă a programului, participanții ar trebui să înțeleagă mai
bine și să cunoască definiția din modulul B2

Managementul practic al 40 de minute Livrați setul de slide-uri G1 S2 despre managementul


contractelor - 1 contractelor

Managementul practic al 30-40 minute în total Oferiți participanților exercițiul 2 care conține zece
contractelor exerciții adevărate / false. Răspunsurile sunt în
documentul G1. Unele dintre întrebări sunt evidente,
altele subtile, ar putea dori să dezbată răspunsul ultimei
întrebări!
Controale de management 50-70 de minute Prezentați setul de slide-uri G1 S3. Ultimul slide reprezintă
a contractelor o diagramă vizuală și se leagă de exercițiul 3.

Managementul modificărilor 30 până la 40 de minute Exercițiul 3. Solicitați participanților să analizeze un tabel


contractuale și să stabilească dacă declarația se referă la una dintre
cele două opțiuni. Răspunsul este documentul G1.

Închiderea 40-60 de minute Folosiți setul de slide-uri G1 S4

Întrebări de autoevaluare 30 minute Documentele G1

E-2
MODUL SECȚIUNEA 3
G EXERCIȚII - RĂSPUNSURI
Managementul
contractelor EXERCIȚIUL 1
MANAGEMENTUL CONTRACTELOR
PART

1
E Într-un modul anterior, managementul contractelor a fost definit ca fiind unul dintre cele patru
texte de mai jos. Vă amintiți care este? Am fost destul de subtili aici: există elemente ale
Managementul
abordării adecvate în toate definițiile, dar una este cea preferată.
contractelor

Secțiune Definiția corectă este numărul 3

3 1. Colaborează îndeaproape cu reprezentanții operatorului economic pentru a se


asigura că respectă litera contractului și îndeplinesc nevoile autorității contractante,
oferind în același timp cât mai puțin posibil pentru a se asigura că achiziția este
livrată la cel mai mic cost general
2. Este vorba de menținerea unui înalt nivel de satisfacție a operatorului economic,
pentru a se asigura că finalizează achiziția la timp și în limita bugetului
3. Pașii care permit atât autorității contractante, cât și operatorului economic să își
îndeplinească obligațiile din cadrul contractului pentru a îndeplini obiectivele cerute
din contract
4. Pașii care se referă la organizarea executării contractului odată ce documentele au
fost semnate de ambele părți, astfel încât operatorul economic să poată livra
bunurile și serviciile necesare.
EXERCIȚIUL 2
MODUL 10 ÎNTREBĂRI
G Cele zece întrebări de mai jos necesită răspunsuri adevărate sau false. Citiți-le cu atenție și apoi
Managementul decideți dacă afirmația este adevărată sau falsă. În unele cazuri, cuvintele din textul pe care l-ați
contractelor văzut au fost schimbate pentru a face exercițiul mai dificil.

PART

1
E

Întrebare Adev Fals


Managementul ărat
contractelor
1 Nu există nici o presiune pentru organizarea ședinței inițiale
Secțiune
Fals - ar trebui să aibă loc imediat după semnarea contractului
3 Activitățile din procesul de management a contractelor includ
Exerciții 2
managementul prestării serviciilor, managementul relațiilor și
administrarea contractelor
Adevărat

3 Este adecvat să aveți o abordare dură la reuniunea inaugurală

Fals - abordarea ar trebui să fie serioasă, fermă și politicoasă.

Rețineți - nu aveți a doua șansă să faceți o primă impresie

4 Ședințele de revizuire sunt un rău necesar, în care tratăm operatorii


economici cu o abordare severă

Fals – ședințele de revizuire sunt un mijloc productiv de


comunicare în timpul unui contract în curs

5 Cei trei factori cheie pentru succesul în managementul relațiilor sunt:


 o înțelegere comună a climatului economic
 deschidere și comunicare excelentă
 o abordare comună privind gestionarea executării
Fals - primul punct ar trebui să fie „încredere reciprocă și înțelegere”

6 Într-o relație bună, un operator economic se va simți mai încrezător în


investiții pe termen lung - de exemplu, într-o infrastructură mai flexibilă,
sisteme mai bune sau instruire a personalului

Adevărat

7 Registrele de probleme sunt locul în care înregistrăm lamentările și


nemulțumirile operatorilor economici

Fals - deși acest lucru poate fi adevărat dacă registrul de


probleme nu este completat corect, scopul registrului de
probleme este de a înregistra problema și acțiunile
întreprinse pentru a o rezolva
MODUL Întrebare Adev Fals
G ărat

Managementul 8 Este mai bine să reprogramați o ședință de revizuire dacă personalul de


contractelor conducere superior de la autoritatea contractantă a anunțat cu puțin
timp înainte de începerea ședinței că nu poate participa
PART

1
E Adevărat - oamenii vor înțelege necesitatea reprogramării, dacă
această situație are loc ocazional; totuși, reprogramarea
Managementul constantă va crea impresia că operatorul economic nu este
contractelor important

Secțiune 9 În timpul unui contract, autoritatea contractantă va obține o

3 perspectivă asupra punctelor forte ale operatorului economic

Exerciții Adevărat

10 În timpul ședinței inițiale, persoanele din autoritatea contractantă


pot obține percepții despre adevărul și credibilitatea declarațiilor
date și a promisiunilor făcute de operatorul economic înainte de
atribuirea contractului

Adevărat
EXERCIȚIUL 3:
MODUL

G MINIMIZAREA NUMĂRULUI DE MODIFICĂRI ȘI IMPACTUL LOR ATUNCI CÂND APAR

Managementul Acest document conține un tabel de patrusprezece afirmații / întrebări care trebuie puse cu privire la
contractelor modificări. În contextul lor, toate afirmațiile sunt adevărate, dar din informațiile pe care le dețineți nu
este clar dacă afirmațiile pot fi spuse pentru a:
PART
reduce numărul de modificări sau
E
1 reduce impactul modificărilor asupra autorității contractante, atunci când acestea apar
Managementul
contractelor Sarcina dvs. este să determinați la care dintre cele două opțiuni se referă fiecare afirmație.
Fiecare declarație poate merge doar într-un sens, la stânga sau la dreapta. Pentru a vă ajuta, a
Secțiune doua a primit un răspuns corect.
3
Exerciții

Reduce Reduce
numărul de Afirmație impactul
modificări modificărilor

1. Această cerere se încadrează în mod clar în


domeniul de aplicare al lucrării convenit și înteles?

2. Utilizați aceleași eforturi de diligență la convenirea unei


modificări ca și în cazul acceptării unui contract.

3. Obțineți întotdeauna o ofertă fermă pentru prețul


modificării. Țineți minte că operatorii economici vor încerca
să utilizeze modificări pentru a maximiza profitul în
contract și ar putea crește prețul - este efectiv o atribuire
directă fără reluarea competiției - așa că contestați
întotdeauna prețul.
4. Înțelegeți conceptul de cost marginal - operatorul
economic ar putea avea incluse costuri fixe în prețul de
bază al contractului, dar acestea ar putea să nu fie
relevante pentru chestii extra și ar trebui să fie excluse
de la modificări.

5. Este cu adevărat nevoie de asta sau „ar fi bine să fie”?


Identificați implicațiile directe și indirecte.

6. Există un alt mod de a face acest lucru, care poate fi mai


efectiv ca și costuri?
MODUL Reduce Reduce
G numărul de
modificări
Afirmație impactul
modificărilor
Managementul
contractelor 7. Nu sunteți de acord cu o modificare a contractului
până când atât dvs. (în calitate de specialist în achiziții
PART publice), cât și reprezentantul operatorului economic
1
E
nu sunteți de acord în scris cu privire la toate
Managementul consecințele în timp și la costul modificării (inclusiv
contractelor orice efecte secundare asupra altor părți ale achiziției).

8. Este este într-adevăr o modificare a contractului


Secțiune
actual sau este o lucrare nouă care necesită un
3 contract nou?
Exerciții
9. Modificarea va încălca reglementările naționale în
materie de achiziții publice sau va intra în conflict
cu orice politică de licitație competitivă?

10. Asigurați-vă că înregistrările complete sunt păstrate de la


începutul contractului. Un registru al contractului pentru
a înregistra orice situații care ar putea duce la modificări
este o idee bună.

11. Nu vă lăsați tentați să folosiți un operator economic


pentru a lucra în plus doar pentru că este deja pe site-
ul dvs.

12.Este o interpretare greșită a specificației existente sau


a termenilor și condițiilor? Clarificarea ar însemna că
nevoia de modificare dispare?

13. Mențineți implicate toate părțile interesate relevante în orice


modificări avute în vedere. Aceasta poate include reprezentanții
autorității de achiziții, de contractare, autorității juridice,
contabile, utilizatori finali și / sau deținătorul bugetului
14. În caz de urgență, instruiți operatorul economic pe cale
verbală, dar completați confirmarea scrisă cât mai curând
posibil - în aceeași zi, dacă este posibil.
SECȚIUNEA INFORMAȚII
MODUL
STUDIU DE CAZ – EROARE LEGATĂ DE CATERING
G
Managementul
Date de bază despre instituție
contractelor
O companie de utilități a reluat contractul pentru cantina principală, care deservea 890 de
PART persoane în fiecare zi.
1
E

Introducere
Managementul
contractelor Noul operator economic a venit la fața locului cu o săptămână înainte și a lucrat foarte bine
cu persoanele care urmau să plece, pentru a obține o predare fără probleme.
Secțiune

3 Cursul evenimentului (evenimentelor)


Exerciții Luni dimineață, când noul operator economic a început operațiunile pentru micul dejun la
06:30, a fost surprins să constate că bucătăriile nu aveau instrumente de gătit. Cuptoarele,
frigiderele și alte echipamente erau prezente și funcționau, dar nu existau oale, cuțite,
spatule sau alte instrumente de gătit.
Managerul de achiziții își lua micul dejun acasă când a fost contactat și s-a grăbit la muncă.
După o întâlnire furioasă cu noul bucătar și reprezentantul sindicatului, managerul de
achiziții a consultat contractul operatorului economic anterior. Acesta a declarat clar că
echipa sa era responsabilă de furnizarea propriilor instrumente de bucătărie, de aceea le
luaseră cu ei vinerea precedentă.
Managerul de achiziții și bucătarul-șef au alergat apoi la un centru comercial local și au
cumpărat toate instrumentele necesare la prețul de vânzare cu amănuntul fără reducere. De
asemenea, trebuiau să-l asigure pe managerul magazinului că au un motiv legitim pentru
achiziționarea unui număr mare de cuțite.
Revenind la locul de muncă, cuțitele au fost spălate și mâncarea a fost gata doar pentru pauza
de la jumătatea dimineții.
Managerul de achiziții a avut în acea zi un interviu dificil cu directorul operațional. Ziarul
local a prezentat, de asemenea, situația pe pagina a doua în ziua următoare.

Analiza evenimentului (evenimentelor)


Caietul de sarcini a fost inadecvat pentru postul în cauză și a fost necesară o modificare în
prima zi, la prima oră a contractului!

Concluzii
Testați specificația
MODUL SECȚIUNEA 4
G REZUMATUL CAPITOLULUI
Managementul
contractelor
ÎNTREBĂRI – RĂSPUNSURI DE AUTOEVALUARE

PART
1. Ce reprezintă planificarea, realizarea, verificarea și acțiunea (PRVA) și de ce este relevant în
managementul contractelor?
1
E

PRVA reprezintă planifică, realizează, verifică, acționează. Este relevant pentru


Managementul managementul contractelor, deoarece le reamintește persoanelor implicate în
contractelor
achiziții că trebuie să verifice evoluția contractelor pe care le gestionează și să
acționeze pentru a continua executarea lor așa cum ar trebui
Secțiune
2. Activitățile de management a contractelor pot fi grupate în general în trei domenii care

4 reflectă planificarea, realizarea, verificarea și acțiunea (PRVA). Care sunt acestea?


Managementul prestării serviciilor
Managementul relațiilor
Administrarea contractelor

3. Există presiuni pentru ca ședința inițială să aibă loc cât mai curând posibil odată ce
contractul este semnat. Adevărat sau fals?
Adevărat. Ar trebui să aibă loc imediat după semnarea contractului

4. Care sunt obiectivele ședinței inițiale?


Obiectivele ședinței includ:
 Înțelegerea rolurilor și responsabilităților tuturor celor prezenți
 Discutarea implementării și / sau a planului proiectului
 Discutarea problemelor care afectează funcționarea contractului
 Discutarea mecanismelor de control

5. Completați spațiile goale din textul de mai jos:


Scopul registrului de probleme este de a înregistra problema și soluțiile întreprinse
pentru a o rezolva.

O procedură treptată de soluționare trebuie prevăzut(ă) în cadrul contractului


pentru probleme care nu pot fi rezolvate.

6. Lipsa capacității, modificările fundamentale și forța majoră sunt trei dintre riscurile legate de
managementul contractelor. Care sunt alte trei riscuri?
 Redistribuirea personalului cheie al operatorului economic
 Focalizarea operatorului economic pe alte activități
 Deteriorarea situației financiare a operatorului economic
 Cererea pentru servicii este mult mai mare decât se aștepta
 Cererea pentru servicii este prea mică
 Personalul din partea autorității contractante, care cunoaștea contractul a fost
transferat în altă parte
 Autoritatea contractantă este obligată să formuleze cereri care nu pot fi
satisfăcute
 Incapacitatea autorității contractante de a-și îndeplini obligațiile care decurg din
contract
MODUL
7. Controalele de gestionare a contractelor trebuie să fie extrem de relevante

G pentru esența contractului. Acesta este unul dintre cei șase factori cheie ai
controalelor contractuale. Este adevărat că următoarele afirmații sunt, de
Managementul asemenea, factori cheie?
contractelor

PART  Capabile de măsurare


E
1  Robuste în funcționarea lor
Managementul  Capabile să ofere mai multă valoare decât costul activității legate de
contractelor colectarea lor

Da
Secțiune

4 8. Completați spațiile goale din aceste propoziții:

Rezumatul Acordurile la nivel de servicii este o modalitate excelentă de a asigura controlul


capitolului
în cadrul unui contract.
Ar trebui să existe un acord detaliat cu privire la nivelurile de servicii necesare și, prin
urmare, nivelul de performanță și calitate la care așteaptă ca serviciul să fie livrat.
9. Modificările reprezintă în mod normal o veste bună pentru autoritatea contractantă sau
pentru operatorul economic?
10. în mod normal vești bune pentru autoritatea contractantă sau operatorul economic?
Operatorul economic
11. Care sunt circumstanțele posibile care stau la baza necesității unei modificări permise?
 A existat o planificare inadecvată în amonte
 A existat o evaluare inadecvată a ofertelor operatorului economic
 Prevede dispoziții depășite
 Gestionarea insuficentă a contractului
 Apar circumstanțe autentice imprevizibile
 Există modificări legislative
GHIDUL
FORMATORULUI

Managementul contractelor

Soluționarea litigiilor în
managementul
contractelor

MODULUL PARTEA

G 2
Curriculum 12

Exerciții - răspunsuri 14

Întrebări – răspunsuri de autoevaluare 20

G-
MODUL CURRICULUM MODULUL G2
G
Managementul
contractelor OBIECTIVE
Obiectivele acestui modul sunt de a face participanții conștienți de:
PART
 Importanța menținerii relațiilor de lucru cu operatorii economici ori de câte ori este posibil
2
E
 Necesitatea de a elabora dispoziții contractuale adecvate care să abordeze soluționarea
litigiilor, inclusiv clauze de negociere și escaladare
Soluționarea litigiilor
 Înțelesul precis al unei game de proceduri alternative de soluționare a litigiilor, și anume:
în managementul
mediere, conciliere, atribuire, arbitraj și contencios
contractelor
 Procedurile de bază aplicate în utilizarea acestor alternative
 Avantajele și dezavantajele respective ale procedurilor de mai sus
 Rolul diferitelor organisme preocupate de soluționarea litigiilor internaționale
 Evoluții recente în Uniunea Europeană legate de soluționarea litigiilor

Modulul G2 - Soluționarea litigiilor


Subiecte de discutat Timp Comentarii cu privire la metodologia de formare

Soluționarea litigiilor 10 minute, Începeți să utilizați slide-urile G2-S, pentru a introduce


feedback 10 minute subiectul și pentru a acoperi slide-urile 1 - 3, apoi
treceți la exercițiul 1
Revizuirea ciclului de achiziții 20 de minute Exercițiul 1: analiza activităților din amonte ale ciclului
de achiziții. A se vedea exemplul de răspuns în G2

Tipuri de SAL (Soluționarea 20 de minute Prezentați slide-urile 4 și 5 (participanții pot face


Alternativă a Litigiilor) referință la documentul narativ pentru mai multe
informații) și apoi efectuați exercițiul 2

Tipuri de SAL 10 minute, Exercițiul 2: participanții trebuie să identifice numele


feedback 10 minute diferitelor tipuri de SAL din descrierile date în tabel
Răspunsurile sunt mai jos în G2. Discuții cu participanții

Descrie ce se întâmplă în diferite 30 minute Set de slide-uri G2S1, slide-urile 7 și 8 (participanții pot
forme de SAL face referință la documentul narativ pentru mai multe
informații)
Descrie ce se întâmplă în diferite 10 minute, Exercițiul 3: evaluați înțelegerea diferitelor tipuri de
forme de SAL feedback 10 minute SAL.
Răspunsurile sunt mai jos în G2. Discuții cu participanții

Arbitrajul internațional și 20 de minute Slide-urile 10 și 11 (participanții pot face referință la


contenciosul adminstrativ documentul narativ pentru mai multe informații)

Avantajele contenciosului asupra 30 minute, Exercițiul 4: scopul exercițiului este de a identifica


arbitrajului feedback 20 de
avantajele.
minute
Răspunsurile sunt mai jos în G2. Discuții cu participanții
Modulul G2 - Soluționarea litigiilor
Subiecte de discutat Timp Comentarii cu privire la metodologia de formare

Solicitați participanților să ofere 10 minute, Exercițiul 5: pentru a evalua înțelegerea timpului


răspunsuri corecte în raport cu feedback 10 minute necesar fiecărei metode de SAL.
celelalte forme de soluționare a
Răspunsurile sunt mai jos în G2. Discuții cu participanții
litigiilor

În baza articolulului din Manualul 30 minute, Exercițiul 6: pentru a evalua înțelegerea țărilor în
de formare („lecții din feedback 20 de care se dezvoltă SAL în lume.
experiențele recente”) identificați minute
Răspunsurile sunt mai jos în G2. Discuții cu participanții
unde se dezvoltă SAL în lume

Inițiative în SAL din 2000 și clauze 20 de minute Slide-urile 15 și 16 (participanții pot face referință la
contractuale documentul narativ pentru mai multe informații)

Întrebări de autoevaluare 60 de minute, Solicitați participanților să examineze întrebările de


inclusiv feedback 20 autoevaluare în G2-Q, să discute în grupuri mici și
de minute apoi să fie pregătiți să răspundă la întrebările din
auditoriu.
Răspunsurile sunt mai jos în G2.
MODUL SECȚIUNEA 3
G EXERCIȚII - RĂSPUNSURI
Managementul
contractelor

PART EXERCIȚIUL 1
2
E
Identificați etapele principale din amonte care trebuie realizate înainte de atribuirea contractului
Soluționarea litigiilor Identificați potențialele probleme care ar putea apărea dacă etapele de mai sus nu sunt
în managementul respectate corect
contractelor Delegații ar trebui să identifice etapele principale menționate în modulul B2, inclusiv:
 Determinarea necesității/cerinței
Secțiune
 Planificarea achiziției

3  Specificația cerinței

 Cercetarea de piață

 Evaluarea capabilității

 Măsuri de performanță

 Termeni și condiții

 Emiterea cerinței

 Între cerință și ofertă


 Primirea ofertei
 Evaluare
 Clarificare și negociere

Dacă aceste procese nu sunt puse în aplicare, principalele probleme potențiale


ar trebui identificate, inclusiv operatori economici necorespunzători (lipsă de
experiență sau stabilitate financiară), soluții inadecvate la cerința formulată
(formularea greșită a specificațiilor), protecție inadecvată împotriva
nivelurilor slabe de performanță sau apariția riscurilor (principalii indicatori de
performanță necorespunzători / termeni și condiții contractuale / proceduri
de management al riscurilor).
EXERCIȚIUL 2
MODUL

G Completați următorul tabel identificând fiecare dintre diferitele tipuri de proceduri de


soluționare a litigiilor:
Managementul
contractelor

PART Descriere Tip


2
E

Un proces formal, privat și obligatoriu în cazul în care litigiul


Arbitraj
Soluționarea litigiilor în este soluționat prin decizia unui terț desemnat
managementul contractelor
O formă privată și structurată de negociere asistată de un
Secțiune
terț care inițial nu este obligatorie. Dacă se ajunge la un Mediere
3 acord, acesta poate deveni un contract obligatoriu din
Exerciții punct de vedere juridic.

Cea mai obișnuită formă de soluționare a litigiilor, în cazul în


Negociere
care părțile încearcă să rezolve disputa

Procesul formal prin care reclamațiile sunt preluate prin


instanțele civile și desfășurate în public. Hotărârile sunt Contencios
obligatorii pentru părțile supuse dreptului de apel.

Un expert este instruit să se pronunțe cu privire la o


problemă tehnică - utilizată în principal în Regatul Unit
pentru litigii de construcție, astfel cum este stabilit în Adjudecare
Legea subvențiilor pentru locuințe, construcții și
regenerare 1996, în cazul în care atribuțiile sunt obligatorii
pentru părți cel puțin cu titlu provizoriu - adică până la
invocarea unui proces suplimentar.

O formă privată și structurată de negociere asistată de un


terț care inițial nu este obligatorie, dar terțul poate face o Conciliere
recomandare cu privire la rezultat.
GHIDUL
FORMATORULUI
EXERCIȚIUL 3
MODUL
Identificați ce tip de soluționare a litigiilor se potrivește cel mai bine cu următoarele declarații. În unul
G
Managementul
sau două cazuri, mai multe proceduri pot fi corecte:

contractelor

PART Afirmație Proceduri


2
E

1. Este ceva de genul diplomației navetă Mediere (eventual conciliere)


Soluționarea litigiilor în
managementul contractelor
2. Acest proces este ideal dacă disputa s-a încheiat
Secțiune
Contencios
printr-o chestiune de drept
3 3. Acest proces este de obicei finalizat într-o
Exerciții Mediere
singură zi, dar poate dura până la trei zile

4. Decizia este obligatorie până se adoptă o decizie


Adjudecare
finală

5. Trebuie respectate regulile de echitate Arbitraj sau contencios


6. El adoptă o metodă de investigare, controlând
colectarea probelor și interogarea părților
implicate Adjudecare sau conciliere

7. În Regatul Unit, procesul trebuie finalizat în termen


Adjudecare
de 28 de zile

8. Nu este obligatoriu, ci este o soluție practică,


Conciliere
nu neapărat în strictă concordanță cu legea
relevantă

G-
EXERCIȚIUL 4
MODUL ARBITRAJ VERSUS CONTENCIOS
G 1. Câte avantaje ale arbitrajului asupra contenciosului puteți identifica?
Managementul
contractelor

PART Avantajele arbitrajului asupra


2
E
contenciosului

Soluționarea litigiilor 1.
în managementul
contractelor 2.

3.
Secțiune

3 4.
Exerciții 5.

6.

7.

8.

9.

2. Oferiți o scurtă explicație pentru fiecare dintre punctele de mai sus, arătând în ce mod
arbitrajul este mai avantajos în comparație cu procedurile de contencios.

Există multe avantaje pe care arbitrajul le are asupra contenciosului. Acestea includ:
 Rapiditate
 Cost
 Informalitate
 Reputația comercială este mai puțin afectată
 Este mai ușor să continuați relațiile de afaceri cu cealaltă parte
 Confidențialitate
 Expertiză comercială
 Discreție mai mare (decizie mai practică)
 Un anumit control asupra alegerii arbitrului

Unele dintre punctele de mai sus sunt în general corecte, dar nu întotdeauna. În
anumite situații, în litigiile de arbitraj extrem de complexe, costurile, timpul
implicat și formalitatea procedurilor pot fi chiar mai anevoioase decât să te
adresezi instanței. Dar, în marea majoritate a cazurilor, acestea sunt precise și
corecte.

O importanță deosebită sunt punctele referitoare la rapiditate, reputație


comercială și relații comerciale continue.

G-
GHIDUL
FORMATORULUI
EXERCIȚIUL 5
MODUL

G Completați următoarele căsuțe, cu răspunsuri adecvate. Prezentați răspunsuri care se referă la


celelalte forme de soluționare a litigiilor. De exemplu, rapiditatea de a le iniția: pentru negociere,
Managementul răspunsul este „rapid”; pentru contencios, răspunsul ar putea fi „poate dura ani”.
contractelor

PART

2
E
Negociere Mediere Conciliere
Soluționarea litigiilor în
Rapiditatea de inițiere Instantaneu: În general, Între câteva
managementul contractelor
procesul este deja câteva săptămâni și
Secțiune
în desfășurare săptămâni două până la
trei luni
3 Potenţial foarte Rapid - de obicei Rapid - de
Exerciții
Rapiditatea de soluționare rapid - în ritm între două zile și o obicei 28 de
pentru a se lună zile
potrivi ambelor
părți
Cheltuieli Neglijabile Relativ reduse Relativ reduse

Confidențialitate Completă Completă Completă

Efect asupra relațiilor de Succesul se Poate fi de ajutor Reduce ostilitatea,


afaceri bazează pe dacă se stabilește
relație. Poate fi pe cale amiabilă
de ajutor
Adjudecare Arbitraj Contencios

Rapiditatea de inițiere Depinde. Câteva Poate dura luni Poate dura ani
săptămâni sau luni

Rapiditatea de soluționare 28 de zile Prelungit luni Relativ rapid


de zile (zile sau
săptămâni)
Cheltuieli În general reduse Mari Mari - poate
depăși atribuirea
finală
Confidențialitate Completă Completă Deschisă publicului

Efect asupra relațiilor de Poate fi inutil Conflictual Conflictual


afaceri - tinde spre
proceduri
contradictorii
GHIDUL
FORMATORULUI

EXERCIȚIUL 6
MODUL
Identificați unde se dezvoltă medierea (sau SAL) în întreaga lume și stabiliți motivele pentru care
G se întâmplă această dezvoltare.
Managementul
contractelor

PART
Exemplu de răspuns
2
E

Factori care încurajează medierea în întreaga lume:


Soluționarea litigiilor
în managementul Contencios (1) probleme de întârziere și restanțe. De exemplu India - 5 ani înainte
contractelor de proces (și apoi procedura de recurs este foarte frecventă). Rezultat - în India se
dezvoltă mai multe programe de mediere bazate pe instanțe;
Secțiune

3 Contencios (2) probleme legate de costurile afacerii. De exemplu dacă executarea


contractelor devine dificilă și costisitoare - costurile sunt adesea disproporționate
Exerciții
față de suma aflată în litigiu; descurajarea investitorilor pe piețe internaționale din
ce în ce mai competitive. De exemplu, Pakistan - poate dura doi ani și jumătate
pentru executarea unui contract (sunt necesare 47 de proceduri) - 90% din cauzele
inițiate în instanțe merg de fapt în instanță (comparativ cu 10% în Regatul Unit).
Rezultat - Proiect în valoare de 1 milion USD pentru stabilirea medierii în Karachi;
65 de cazuri comerciale mediate în primul an

Reforma sistemelor de justiție civilă


De exemplu în Regatul Unit, noile reguli de procedură civilă introduse în 1999 -
permit suspendarea procedurilor de mediere și costă penalități pentru refuzul
nejustificat de utilizare a medierii. Hong Kong urmând o abordare similară (2008-
09), încurajând puternic medierea în cauze civile.

De exemplu China - parte dintr-o serie de reforme sociale mai largi, trecând la o
economie mai bazată pe piață (China își dă seama de importanța soluționării
conflictelor comerciale internaționale).

De exemplu statele est- europene, inclusiv Croația, Bosnia și Herțegovina - în


Croația, Curtea Comercială din Zagreb a desfășurat un proiect de doi ani pentru
stabilirea unui program pilot de mediere (peste 200 de cauze referite la mediere în
primul an, 2008) - Bosnia și Herțegovina, două programe judiciare în Sarajevo și
Banja Luka împreună cu o Asociație a Mediatorilor cu autoritate de stat pentru a
acorda licență mediatorilor; peste 1 500 de medieri în ultimii trei ani, rezultând în
eliberarea a 9,3 milioane EUR din fonduri de reținere.

G-
MODUL SECȚIUNEA 4
G REZUMATUL CAPITOLULUI
Managementul
contractelor
ÎNTREBĂRI – RĂSPUNSURI DE AUTOEVALUARE
PART
1. Care sunt avantajele medierii / concilierii față de celelalte forme de soluționare
2
E
a litigiilor (adjudecare, arbitraj, contencios)?
Soluționarea litigiilor  Rapiditate (pentru mediere, doar câteva zile; pentru conciliere nu depășește 2-
în managementul 3 luni)
contractelor
 Costuri reduse (uneori mai puțin de 1% din suma contestată)

Secțiune  Confidenţial

4  Neobligatoriu
 Părțile care pot conveni asupra unei soluții
 Rezultate flexibile (compromisuri comerciale etc.)
 Încurajarea viitoarelor relații comerciale cu cealaltă parte
2. Când ar fi potrivit să se utilizeze medierea sau concilierea pentru a soluționa un litigiu
cu un operator economic?
 Se așteaptă ca costul litigiilor să fie disproporționat față de suma solicitată
 Părțile sunt blocate în negocierile de soluționare
 Complexități de drept, fapte sau relații pot să prelungească procedurile și
orice decizii luate să fie contestate cu drept de recurs
 Există acțiuni multiple care implică părți comune
 Problemele sunt extrem de complexe și implică mai multe părți
 Problemele implicate sunt sensibile sau necesită divulgarea informațiilor
sensibile
 Părțile nu doresc ca disputa să fie cunoscută publicului larg
3. Când nu ar fi potrivit să se utilizeze medierea sau concilierea pentru a soluționa un litigiu
cu un operator economic?
 Atunci când trebuie stabilit un precedent legal, comercial sau de altă natură
 Dacă hotărârea poate fi pronunțată rapid și eficient
 Dacă părțile necesită o intervenție de urgență a instanței pentru ajutor de
protecție
 Dacă se dorește a fi făcut public în mod activ
 Dacă nu există un interes real în soluționare
4. Care sunt principalele avantaje ale contenciosului?
 Examinarea amănunțită a dovezilor și argumentelor
 Decisiv, final și obligatoriu
 Ideal dacă disputa se referă la un punct de drept
 Rapiditatea procedurii poate fi forțată de regulile instanței (spre deosebire de
arbitraj)
 Asistența juridică (asistență financiară) este disponibilă dacă litigantul nu
dispune de resurse (în Regatul Unit)
MODUL 5. Care sunt principalele avantaje ale utilizării procedurilor internaționale de arbitraj în

G comparație cu instanțele naționale atunci când are loc un litigiu cu un operator


economic străin?
Managementul
contractelor  Abilitatea de a rezolva disputele într-un forum neutru
 Aplicabilitatea deciziei obligatorii, de exemplu, prin Convenția de la New York
PART
6. Cum încurajează Comisia Europeană adoptarea medierii în disputele comerciale
2
E
încă din anul 2000?
Soluționarea litigiilor  Distribuirea unei Cărți Verzi privind SAL în 2002
în managementul
contractelor  Emiterea unui Cod de conduită pentru mediatori în 2004
 Emiterea Directivei europene privind SAL în 2008
Secțiune
7. În ce moduri încearcă Directiva Europeană privind Medierea (2008) să încurajeze
4 medierea în disputele internaționale între companii cu sediul în diferite țări?
Rezumatul  Acordarea atribuției instanțelor naționale de a sugera medierea
capitolului
într-un stadiu incipient al procedurilor de litigiu
 Acordarea de competență instanțelor judecătorești pentru a da
efect obligatoriu acordurilor de mediere prin intermediul unei
hotărâri sau decizii, la cererea părților
 Prevenirea privind timpul petrecut în mediere față de termenul de
prescripție pentru începerea contenciosului sau a arbitrajului
 Prevenirea mediatorilor sau altor persoane implicate în procesul de
mediere să nu fie obligate să depună mărturie în procese ulterioare de
contencios sau arbitraj

8. Care sunt motivele (sau avantajele) pentru introducerea unei clauze de mediere în
contract la negocierea cu operatorii economici?
 Determină părțile să ia în considerare un proces care, spre deosebire de
negociere, nu li se poate întâmpla neapărat
 Introduce un proces specific, care oferă părților un cadru clar pentru
explorarea soluționării
 Procesul de mediere implică o terță parte neutră instruită să lucreze cu
părțile pentru a facilita comunicarea orientată către o soluționare
durabilă convenită
 Procesul de mediere schimbă focalizarea părților de la evenimentele din
trecut către realismul prezentului și nevoile viitorului
 Potențialul realizării unei soluții obligatorii: peste 70% din medieri
ajung la o soluție agreată și obligatorie, în ciuda impasului anterior
 Menținerea și / sau mutarea procesului de negociere din spațiul public
încheiere timpurie cu succes a litigiului va oferi economii substanțiale în
costurile juridice și de gestionare, oferind operatorilor economici mai
mult timp pentru eforturi mai productive
GHIDUL
FORMATORULUI

MODUL 9. Ce etape de soluționare a litigiilor ar fi adecvate pentru a progresa atunci când se încearcă

G soluționarea unui litigiu cu un operator economic?


(Se acceptă o flexibilitate a răspunsurilor, cu opțiuni permise. Ca regulă
Managementul
contractelor generală, participanții trebuie să urmeze următoarea succesiune):
 Negociere (la nivel operațional inițial, de ex. manageri de contracte de
PART ambele părți)
2
E
 Dacă nu se reușește, se încearcă negocieri treptate la un nivel ierarhic
Soluționarea litigiilor superior de conducere de ambele părți, cu o perioadă fixă în care să
în managementul încerce o soluție
contractelor
 Dacă nu se reușește, se acceptă medierea (sau concilierea) în
Secțiune
conformitate cu prevederile clauzei SAL din contract

4  Dacă nu se reușește în etapa precedentă, litigiul se analizează în


arbitraj, contencios sau adjudecare, în funcție de procesul
Rezumatul
capitolului identificat în contract.

G-22
Managementul contractelor

Măsurarea performanței
contractului

MODULUL PARTEA

G 3
Curriculum 24

Exerciții - răspunsuri 27

Întrebări – răspunsuri de autoevaluare 31


MODUL CURRICULUM MODULUL G3
G
Managementul
contractelor OBIECTIVE
Obiectivele acestui capitol / secțiune sunt explorarea, explicarea și în țelegerea:
PART
 De ce măsurarea performanței implementării contractului este o activitate importantă
E
3 și chiar necesară;
Măsurarea  Cum pot fi utilizate metodologiile de măsurare a performan ței în măsurarea
performanței performanței contractelor pentru servicii, bunuri și lucrări;
contractului
 Condițiilor prealabile pentru crearea și implementarea unui mediu de sprijin pentru
măsurarea performanței;

Modulul G3 - Măsurarea performanței contractului


Subiecte de discutat Timp Comentarii cu privire la metodologia de formare

Introducere și prezentare generală 15 minute Folosiți slide-ul pentru a evalua nivelul de cunoaștere și
înțelegere a participanților. Întrebați dacă au experiență
de măsurare a performanței contractului.

Prezentarea și discutarea 30 de minute Folosiți slide-urile 1-7


avantajelor măsurării performanței
contractului
Stabilirea și măsurarea 45 de minute Folosiți slide-urile 8 -25 și conținutul narativ
performanței contractului
(timp-cost / beneficiu-calitate)

Măsurarea performanței în 30 de minute Folosiți slide-urile 26 - 32 și conținutul narativ


contractele de servicii

Măsurarea performanței în 30 de minute Folosiți slide-urile 33-35 și conținutul narativ


contractele de bunuri

Măsurarea performanței în 45 de minute Folosiți slide-urile 36- 44 și conținutul narativ


contractele de lucrări

Exercițiu practic 1 60 de minute Slide-ul 45 - exercițiul 1: Identificați principalele motive


ale performanțelor slabe și pregătiți și planul de
acțiune / liniile directoare
60 de minute pentru discuții în grup, pregătirea
motivelor și a planului de acțiune / liniilor directoare și
apoi feedback către toți participanții
Exercițiu practic 2 45 de minute Slide-ul 46 - exercițiul 2: pregătiți o listă de măsuri de
performanță funcționale pentru un contract de bunuri
Discutați într-o sesiune de feedback în grup
MODUL MODULE G3
G STRUCTURA ȘI NOTIȚELE FORMATORULUI
Managementul
contractelor

PART
Modulul G3 - Măsurarea performanței contractului
E
3 Obiective
Măsurarea
performanței Obiectivele acestui capitol / secțiune sunt explorarea, explicarea și înțelegerea:
contractului De ce măsurarea performanței implementării contractului este o activitate
importantă și chiar necesară;
Cum pot fi utilizate metodologiile de măsurare a performanței în măsurarea
performanței contractelor pentru servicii, bunuri și lucrări;
Condițiilor prealabile pentru crearea și implementarea unui mediu de sprijin
pentru măsurarea performanței;

Chestiuni importante
Cele mai importante chestiuni din acest capitol sunt înțelegerea că:
taceastă măsurare a executării este un factor cheie pentru a se asigura că
obiectivele și sarcinile contractului sunt îndeplinite și pentru a se asigura că
drepturile și obligațiile părților contractuale (cumpărător / furnizor) sunt
îndeplinite corect;
necesitatea unei abordări sistematice a proiectării și implementării măsurilor de
performanță;
telaborarea unei metodologii de măsurare a performanței ar trebui să fie o parte
integrantă a pregătirii documentației de licitație și a contractului, precum și
înțeleasă și agreată de toate părțile la încheierea contractului;
MODUL Subiecte de discutat Timp Comentarii cu privire la metodologia de

G
Managementul Introducere și 15 minute
formare
Folosiți slide-ul pentru a evalua nivelul de
contractelor prezentare generală cunoaștere și înțelegere a participanților.
Întrebați dacă au experiență de măsurare a
PART
performanței contractului.
E
3 Prezentarea și 30 minute Folosiți slide-urile 1-7
Măsurarea
performanței discutarea avantajelor
contractului performanței
contractului

Stabilirea și măsurarea 45 minute Folosiți slide-urile 8-25 și conținutul narativ


performanței
contractului (cost-
timp /calitate-
beneficiu)
Măsurarea 30 minute Folosiți slide-urilele 26-32 și conținutul narativ
performanței în
contractele de servicii

Măsurarea 30 minute Folosiți slide-urile 33-35 și conținutul narativ


performanței în
contractele de bunuri

Măsurarea 45 minute Folosiți slide-urile 36-44 și conținutul narativ


performanței în
contractele de lucrări

Exercițiu practic 1 60 minute Slide-ul 45 - exercițiul 1: Identificați


principalele motive ale performanței
slabe și pregătiți și planul de acțiune /
liniile directoare
60 de minute pentru discuții în grup,
pregătirea motivelor și a planului de
acțiune / liniilor directoare și apoi feedback
către toți participanții
Exercițiu practic 2 45 minute Slide 46 - exercițiul 2: pregătiți o listă de
măsuri funcționale de performanță pentru
un contract de bunuri
Discutați într-o sesiune de feedback în grup
MODUL SECȚIUNEA 3
G EXERCIȚII - RĂSPUNSURI
Managementul
contractelor
EXERCIȚIUL 1
PART
Conducerea autorității contractante a fost puternic criticată în mass-media și de către politicieni
E
3 în ultimii ani pentru o serie de proiecte care arată performanțe slabe în ceea ce privește
Măsurarea întârzierile și depășirile uriașe de costuri. Ceva trebuie făcut urgent pentru a remedia situația.
performanței
contractului Lucrând în grup, vă rugăm să efectuați următoarele sarcini.

Secțiune Sarcina 1

3 Folosind tabelul 1, pregătiți o listă cu cele mai frecvente domenii și motive pentru
performanțe slabe în executarea contractelor de lucrări, bunuri și servicii.

Sarcina 2
Folosind lista pe care ați pregătit-o în Tabelul 1, redactați un scurt plan de acțiune / îndrumări pentru
autoritatea contractantă pentru îmbunătățirea performanței în domeniile problematice pe care le-ați
identificat.
MODUL
Există numeroase motive - a se vedea exemplele de mai jos.

G Tabelul 1. Care sunt principalele motive pentru


Managementul performanțe slabe?
contractelor
Motive pentru performanțe slabe - Motive pentru performanțe slabe -
PART partea autorității contractante partea contractantului

3
E
Necorespunderea cerinței cu domeniul de Neînţelegerea corectă a domeniului
Măsurarea aplicare de la bun început de aplicare al cerinței
performanței
contractului

Secțiune
Specificații imprecise Lipsa înțelegerii caietului de sarcini sau
3 presupuneri incorecte privind cerințele
Exerciții specificațiilor

Condiții contractuale incorecte Necitirea și / sau neînțelegerea condițiilor


contractului

Așteptări nerealiste care nu pot fi realizate Acceptarea cerințelor de executare care


depășesc capacitatea antreprenorului

Vă rugăm să folosiți mai mult spațiu dacă este necesar.


MODUL Plan de acțiune posibil ca răspuns la domeniile identificate - acțiunile sunt cu caractere italice
G aldine.

Managementul
Tabelul 1. Care sunt principalele motive pentru
contractelor
performanțe slabe?

PART Motive pentru performanțe slabe - Motive pentru performanțe

3
E partea autorității contractante slabe - partea contractantului

Măsurarea Necorespunderea cerinței cu domeniul de Neînţelegerea corectă a domeniului


performanței aplicare de la bun început de aplicare al cerinței
contractului
Analizați procesele de planificare a
Secțiune achizițiilor, pregătiți o listă de verificare

3 completă a planificării achizițiilor pentru


toți participanții procesului de achiziții.
Exerciții Includeți cerința de a analiza și finaliza o
listă de verificare a planificării achizițiilor
înainte de a continua cu achiziția

Specificații imprecise Lipsa înțelegerii caietului de sarcini sau


presupuneri incorecte privind cerințele
Introduceți cerința ca, caietul de sarcini
specificațiilor
să fie citit de o terță parte cu cunoștințe
despre domeniul contractului și care nu
a fost implicat în elaborarea caietului de
sarcini.

Condiții contractuale incorecte Necitirea și / sau neânțelegerea condițiilor


contractului
Atenție cu privire la utilizarea condițiilor
contractuale standard fără a verifica
dacă acestea sunt corespunzătoare.
Introduceți o listă de verificare pentru
problema cheie, care trebuie întotdeauna
examinată pentru fiecare contract și
procedură, transmiteți echipei juridice
punctele neclare pentru revizuire.

Vă rugăm să folosiți mai mult spațiu dacă este necesar.


EXERCIȚIUL 2
MODUL
Ce acțiuni de bază de verificare a măsurării performanței ați putea utiliza pentru următorul
G contract?
Managementul Un contract de doi ani pentru furnizarea de pansamente medicale și bandaje către un spital.
contractelor Contractul necesită livrări săptămânale plus „livrări suplimentare” din cauza unor situații de
urgență sau alte circumstanțe neprevăzute.
PART

3
E

Doar exemple
Măsurarea
performanței Livrare/aprovizionare:
contractului  Se fac livrări săptămânale regulate la timp și la locul specificat în contract?
 Livrările de urgență se efectuează în conformitate cu acordurile și în termenele
Secțiune
stabilite în contract?
3  Sunt livrate bunurile corespunzător? Cât de des sunt livrate bunuri incorect
Exerciții (necorespunzător)?
 Bunurile livrate incorecte sunt rapid gestionate și cât de repede sunt livrate bunurile
corecte?

Bunuri:
 Toate articolele sunt furnizate în conformitate cu specificațiile și cerințele de calitate?
 Dacă sunt livrate articole de înlocuire, sunt de o calitate acceptabilă?
 Cât de des sunt livrate articolele de schimb?

Prestare / comunicare:
 Personalul de livrare al antreprenorului este îmbrăcat corespunzător pentru a respecta
standardele de igienă ale spitalului?
 Personalul de livrare al antreprenorului este amabil?
 Membrii personalului contractantului care se ocupă de întrebări administrative sunt
amabili și utili?
 Cât de repede sunt rezolvate problemele administrative?
 Contractorul menține un sistem de reclamații? Cât de ușor de utilizat și cât de
repede se soluționează reclamațiile?
 Se desfășoară ședințe de examinare și sunt implementate acțiuni?

Facturare / costuri:
 Cât de repede sunt primite facturile?
 Facturile sunt în formatul necesar?
 Plățile facturate sunt în conformitate cu contractul?
MODUL SECȚIUNEA 4
G REZUMATUL CAPITOLULUI
Managementul
contractelor
ÎNTREBĂRI – RĂSPUNSURI DE AUTOEVALUARE
PART
1. Indicați principalele motive pentru care măsurarea performanței contractelor este o
E
3 activitate atât de importantă și necesară.
Măsurarea
 Oferă dovezi clare cu privire la realizarea eficienței și eficacității („raport calitate-
performanței
contractului preț”) ca răspuns la obiectivele, scopurile și cerințele stabilite pentru operațiunea
individuală de achiziție
Secțiune  Oferă informații și îndrumări cu privire la calitatea, capacitatea și capabilitatea

4 sistemului de achiziții publice atât la nivel național, cât și la nivelul autorității


contractante
 Autoritatea contractantă va primi feedback-ul valoros și confirmarea măsurii în
care procesul de achiziții a fost planificat și gestionat eficient
 Procesul continuu al „lecțiilor învățate”
 Benchmarkingul este utilizat ca măsură de performanță, o autoritate
contractantă va fi în măsură să își compare propriile performanțe și rezultate
cu autoritățile contractante responsabile pentru tipul similar de operațiuni
2. Dați exemple de măsurare a performanței legate de timp.
A se vedea conținutul narativ 2.4 1, Timp
3. Dați exemple de măsurare a performanței legate de beneficii / costuri.
A se vedea conținutul narativ 2.4 2, Beneficii / costuri
4. Dați exemple de măsurare a performanței legate de calitate.
A se vedea conținutul narativ 2.4. 3, Calitate
5. Dați exemple de măsurare a performanței în contractele de servicii.
A se vedea conținutul narativ 2.5, Contracte de servicii
6. Dați exemple de măsurare a performanței în contractele de bunuri
A se vedea conținutul narativ 2.6, Contractele de bunuri
7. Dați exemple de măsurare a performanței în contractele de lucrări.
A se vedea conținutul narativ 2.7, Contractele de lucrări
8. Ce este un proces de revizuire a „porților”?
A se vedea conținutul narativ 2.7.2 1, Revizuirea porților
9. Ce este un proces de revizuire post-proiect?
A se vedea conținutul narativ 2.7.2 2, Revizuirea post - proiect
Managementul contractelor

MODULUL PARTEA SECȚIUNEA

G 1 1
Managementul contractelor
Introducere

Slide 1
Cuprins
 Introducere în modulul G1
– Obiective
– Chestiuni importante
– Relevanţă
– Informații juridice la îndemână
– Ciclul de achiziții. Actualizare

Slide 2
Obiective
 Obiectivele acestui modul sunt de a face
participanții conștienți de:
– Definiția managementului contractelor
– Procesul de management al contractelor
– Problemele și consecințele legate de
modificările contractului
– Sursele modificărilor contractului
– Procese de gestionare a modificărilor
– Acțiuni adecvate pentru a se asigura că
remunerarea poate fi autorizată și efectuată în
conformitate cu contractul
– Revizuirea etapelor necesare încheierii unui
contract
Slide 3
Chestiuni importante
 Atunci când o autoritate contractantă a atribuit
un contract, aceasta trebuie să monitorizeze dacă
lucrarea, bunurile sau serviciul sunt livrate
conform specificațiilor de către operatorul
economic.
Aceasta înseamnă că puteți verifica două lucruri:
– bunurile sunt așa cum sunt descrise, serviciul
care trebuie prestat este livrat bine și la
standardele de calitate și preț convenite și că
lucrările sunt efectuate așa cum au fost
intenționate să fie efectuate
– Costurile nu sunt mai mari decât se aștepta

Slide 4
Conexiuni
 Referințe către alte module apar în întregul
text al acestui document. Acestea includ:

– Modulul B2 - Procesul de achiziții


– Modulul B3 - Rolul specialistului în achiziții
– Modulul B4 - Rolul părților interesate
– Modulul E1 - Specificații
– Module B6 / G3 - Măsurarea performanței
în achizițiile publice

Slide 5
Relevanţă
 Specialiștii în achiziții trebuie să înțeleagă că
contractele și relațiile cu operatorii economici
trebuie să fie gestionate pe toată durata
livrării cerinței

Slide 6
Informații juridice
 Acest modul va face legătura cu alte domenii
care se referă mai strâns la informații
juridice

 LOCALIZAREA TREBUIE SĂ SE REFERE LA


DOCUMENTE JURIDICE SPECIFICE

Slide 7
Managementul contractelor în ciclul de
achiziții
Încheierea 39. 1. Planul anual de achiziții
2. Determinarea necesităților
Eliminarea 38.
3. Planificarea achizițiilor
Îmbunătățirea continuă 37. 4. Consultarea pieței
5. Specificație
Analiza performanței 36. 6. Măsuri de performanță
7. Termeni și condiții
Plata 35. 8. Elaborarea planului economic
Emiterea către părțile interesate 34. 9. Aprobare
10. Pregătirea anunțului de participare
11. Pregătirea invitației de participare
Depozitare și control 33. 12. Publicarea anunțului de invitație
la licitație
Inspecție 32.
13. Distribuirea anunțului de invitație la licitație
Recepționare 31. 14. Gestionarea întrebărilor
15. Primirea ofertelor
Transportare specială 30. 16. Calificarea operatorilor economici
17. Evaluare
Controlul calității 29.
18. Clarificare
Expediere 28. 19. Aprobarea atribuirii
20. Termenul suspensiv
Confirmare 27. 21. Contestarea licitației / revizuirea contractului
22. Atribuirea contractului
Lansarea mecanismelor de comandă 26. 23. Publicarea anunțului de atribuire a contractului
Implicarea operatorului economic 25.
Comunicare internă 24.

Slide 8
Exercițiul 1
 Definiți cum înțelegeți managementul contractelor?

– Folosiți documentul furnizat de formator

Slide 9
Managementul contractelor

MODULUL PARTEA SECȚIUNEA

G 1 2
Managementul practic al
contractelor

Slide 1
Cuprins
 Planificați, realizați, verificați, acționați (PRVA)
 Managementul unui contract înseamnă ...
 Activități de gestionare a contractelor:
1. Ședința inițială
2. Managementul contractului în curs
3. Registrul de probleme
4. Ședințe de examinare
5. Managementul relației

Slide 2
Planificați, realizați, verificați,
acționați (PRVA)

Slide 3
Un instrument util de management al
contractelor

Planificare

Acționare Realizare

Verificare

Slide 4
„Planificarea” în managementul
contractelor
Etapa Acțiuni în managementul contractelor
Planifica Acestea sunt în mod normal acțiunile
re întreprinse în partea din amonte a ciclului:
pregătirea și realizarea exercițiului de
achiziții publice
Realizare Aici operatorul economic „face munca pentru
a noi”
Verificar Acest pas vorbește despre vigilența noastră în a
ea ne asigura că munca depusă este conform
standardelor și îndeplinește ceea ce este
stipulat în contract
Acționar Acest pas reprezintă acțiunea corectivă,
ea colaborând cu operatorul economic pentru a
readuce performanța conform planului

Slide 5
Managementul unui contract
înseamnă ...

Slide 6
Managementul unui contract înseamnă ...
 Managementul prestării serviciului:
– Se asigură că serviciul este livrat la nivelul
solicitat de performanță și calitate, în
conformitate cu contractul
– Analizează performanța și gestionează riscul
prin intermediul PRVA: planificare,
realizare, verificare, acționare
– Implică stabilirea controalelor și a acordurilor la
nivel de serviciu

Slide 7
Managementul unui contract înseamnă ...
(2)
 Managementul relațiilor:
– Are scopul de a menține o relație deschisă
și constructivă dintre operatorul economic
și autoritatea contractantă
– Își propune să rezolve sau să detensioneze
situația și să identifice problemele potențiale
într-un stadiu incipient, identificând în același
timp oportunități de îmbunătățire
– Relațiile trebuie să aibă un caracter
profesional în fiecare etapă a PRVA

Slide8
Managementul unui contract înseamnă ...
(3)
 Administrarea contractului:
– Se ocupă de guvernanța formală a contractului și
de modificările aduse documentației
– Asigură că aspectele de zi cu zi ale
desfășurării contractului în mod eficient și
eficace sunt luate în considerare de
– Poate stabili activități legate de fiecare
aspect al PRVA

Slide 9
Activități în cadrul
managementului contractelor

Slide 10
Activități în cadrul managementului
contractelor
1. Ședința inițială
2. Managementul contractului în curs
3. Registrul de probleme
4. Ședințe de examinare
5. Managementul relației

Slide 11
Ședința inițială
inaugurală
 Organizați imediat după atribuirea formală a contractului:
– Reprezentanți din ambele părți se întâlnesc pentru
prima dată în contextul contractului convenit
– Este vital ca ambele părți să lucreze împreună pentru
funcționalitatea contractului, deoarece ambele vor
dori un rezultat reușit
 Obiectivele întâlnirii includ:
– Înțelegerea rolurilor și responsabilităților tuturor celor
prezenți
– Discutarea implementării și / sau a planului de proiect
– Discutarea problemelor operaționale
– Discutarea mecanismelor de control
 Notele conțin un exemplu de agendă

Slide 12
Ședința inițială (2)
 Chestiuni care pot deveni evidente la această ședință includ:
– O înțelegere din partea autorităților contractante cu privire
la adevărul și credibilitatea declarațiilor făcute de
operatorul economic înainte de atribuirea contractului
– O înțelegere a interesului operatorului economic pentru
contract
– Dacă operatorul economic a înțeles pe deplin cerința
– Capabilități specifice ale persoanelor care lucrează pentru
operatorul economic
– Gradul de flexibilitate pe care ambele părți sunt pregătite
să îl demonstreze în cadrul parametrilor permiși
– Măsura în care operatorul economic poate solicita
variații/modificări admisibile
– Măsura în care persoanele pot lucra împreună

Slide 13
Ședința inițială (3)
 Este o oportunitate importantă pentru specialistul în
achiziții publice de a stabili credibilitatea personală în
ochii reprezentanților operatorului economic:
– O abordare prea slabă poate fi interpretată
ca slăbiciune, semnalând că specialistul în achiziții
poate fi ușor exploatat/manipulat
– O abordare prea severă ar putea îndepărta
reprezentanții operatorului economic și împiedică
o relație de lucru constructivă
 Ședința ar trebui să se desfășoare într-un mod serios,
ferm și politicos. Tineți minte - nu aveți a doua șansă
să faceți o primă impresie

Slide 14
Managementul contractului
continuu
 Menținerea  Proceduri bugetare
contractului și
 Managementul resurselor
controlul
și planificare
modificărilor
 Raportarea operațională și
 Monitorizarea
de management
tarifelor și a
costurilor  Gestionarea bunurilor
 Proceduri de comandă  Întâlniri de evaluare a
sau de anulare progresului
 Recepționare și  Proceduri de plată
proceduri de acceptare
Managementul contractului în curs va include activitățile de mai sus

Slide 15
Registrul de probleme
 Problemele pot crește și să provoace nemulțumiri
- Aceasta poate avea impact asupra executării contractului
 Scopul registrului de probleme este de a înregistra
problemele și acțiunile întreprinse pentru a le
rezolva
 Trebuie prevăzută o procedură de soluționare treptată
în cadrul contractului, pentru probleme care nu pot fi
rezolvate
 Aceasta implică persoanele de la nivelurile ierarhice
următoare și ale nivelurilor ulterioare de conducere ale
organizației care încearcă să rezolve problema
 Soluționarea alternativă a litigiilor sau acțiunea în
justiție pot fi utilizate atunci când nu se reușesc pașii de
mai sus (consultați modulul G2)
Slide 16
Ședințe de examinare
 Ședințele de examinare sunt un mijloc practic de a păstra
controlul asupra unui contract, în special pe termen
lung. Un exemplu de agendă ar putea include:
– Introducere

– Scuze
– Procesul-verbal al ultimei ședințe
– Acțiuni restante de la ultima întâlnire
– Progresul activităților – situația planificată și reală
– Niveluri de performanță atinse
– Analiza registrului de probleme
– Acțiuni corective necesare
– Rezumatul acțiunilor
– Data următoarei ședințe
– Distribuirea procesului - verbal

Slide 17
Ședințe de examinare (2)
 Ședințele de examinare sunt un mijloc productiv de comunicare
pe durata unui contract în derulare. Acestea trebuie să fie bine
gestionate și să nu consume prea mult timp
– De exemplu, un operator economic s-a prezentat la
ședința cu specialistul superior în domeniul achizițiilor
doar pentru a i se spune că persoana respectivă este prea
ocupată pentru a participa la ședință, așa cum o făceau în
mod normal.
– Luați în considerare semnalele pe care aceasta le-a trimis
reprezentanților operatorului economic
– Operatorul economic a ales apoi să nu acorde un bonus
clar și a insistat să fie remunerat pentru acesta

Slide 18
Managementul relației
 Contractul ne poate implica într-un anumit tip de
relații pentru o anumită perioadă de timp cu un
operator economic sau cu un număr mic de operatori
economici
 Inevitabil, aceasta implică un grad de dependență
 Cei trei factori cheie pentru succes sunt:
– Încredere reciprocă și înțelegere
– Deschidere și comunicare excelentă
– O abordare comună a managementului executării
 Ambii vor avea o perspectivă reciprocă
 Operatorii economici vor simți că pot investi în
îmbunătățirea tehnologiei, a proceselor și a persoanelor
într-o relație bună
 Abordați un comportament corect
Slide 19
Exercițiul 2
 Formatorul vă va oferi un exercițiu care conține
zece afirmații adevărate sau false
– Sarcina dvs. este de a determina care afirmație
este adevărată și care afirmație este falsă

Slide 20
Managementul contractelor

MODULUL PARTEA SECȚIUNEA

G 1 3
Controale de management a
contractelor

Slide 1
Cuprins
 Controale, măsurare și performanță
 Riscuri în managementul contractelor
 Controale de management a contractelor
– Selectarea unui mecanism de control

– Numărul de controale

– De la date brute la decizii semnificative

– Controale în ciclul de achiziții

– Acorduri la nivel de serviciu

 Modificări
– Definiție și origine

– Impactul modificărilor

– Controlul modificărilor

– Gestionarea modificărilor

Slide 2
Controale, măsurare și
performanță

Slide 3
Controale, măsurare și
performanță

 "Nu poți controla ceea ce nu poți măsura ”


 Serviciile pot fi intangibile și greu de măsurat
 Modulul B6 / G3 analizează măsurarea performanței
 Aici ne axăm pe riscurile și controalele contractelor unde
putem măsura performanța

Slide 4
Riscuri în managementul contractelor

Slide 5
Riscuri în managementul contractelor
 Riscul este definit ca
– incertitudinea rezultatului, indiferent
dacă este o oportunitate pozitivă sau o
amenințare negativă
 În domeniul managementului contractelor,
sintagma „managementul riscului”
încorporează toate activitățile necesare
pentru identificarea și controlul riscurilor
care pot avea un impact asupra îndeplinirii
unui contract

Slide 6
Riscurile pot include:
 Lipsa capacității  Autoritatea contractantă:
 Operatorul economic: – Personalul cheie este transferat
– Personalul cheie este sau disponibilizat
redistribuit în altă parte,
– Este obligată să formuleze cereri
erodând calitatea
care nu pot fi satisfăcute, poate
serviciului
ca răspuns la schimbările
– Activitatea operatorului legislative
economic se concentrează
asupra altor domenii – Modificarea cerințelor sale
– Situația financiară se
deteriorează  Forță majoră
 Cererea este mult mai  Autoritatea contractantă nu poate
mare decât se aștepta –
să-și îndeplinească obligațiile care îi
operatorul economic nu
poate face față
revin în temeiul contractului
 Cererea este prea mică -
economiile de scară se pierd și
costurile operaționale cresc

Slide 7
Pentru fiecare risc luați în considerare:
 Cine este cel mai în măsură să controleze evenimentele
care pot duce la evitarea riscurilor?
 Cine poate controla riscul dacă apare situația de risc?
 Este de preferat ca autoritatea contractantă să fie
implicată în controlul riscului?
 Cine ar trebui să fie responsabil pentru un risc dacă nu poate
fi controlat?
 Dacă riscul este transferat operatorului economic:
– Este posibil ca costul total pentru autoritatea contractantă
să fie redus?
– Operatorul economic va putea suporta consecințele depline
dacă situația se materializează?
– Ar putea duce la transferarea unor riscuri diferite către
autoritatea contractantă?

Slide 8
Responsabilitatea pentru risc
 Un punct cheie este că responsabilitatea pentru
serviciul pe care autoritatea contractantă îl oferă
propriilor clienți nu poate fi transferată către operatorul
economic
– De exemplu, pacienții dintr-un spital, pasagerii
unui serviciu de autobuz sau copiii dintr-o școală
– Deși operatorul economic poate fi supus unei
presiuni financiare severe pentru neîndeplinire,
acest lucru nu va compensa autoritatea
contractantă pentru neîndeplinirea obligațiilor
sale și pentru lipsa rezultatelor cheie. De
exemplu, un serviciu sau o clădire importantă
executată necalitativ poate pune în pericol viața
cetățenilor
 Responsabilitatea finală rămâne în sarcina autorității
contractante
Slide 9
Mecanisme de control în
managementul contractelor

Slide 10
Selectarea unui mecanism de control
 Controalele de management al contractelor trebuie
să fie:
– Foarte relevante pentru esența contractului
– Înțelese și acceptate de reprezentanții
operatorului economic și autorității contractante
– Capabile de măsurare
– Robuste în funcționarea lor
– Capabile să ofere mai multă valoare decât
costul activității legate de colectarea lor
– Capabile să reflecte măsuri „blânde” și dure
– O sursă de informații utile

Slide 11
Numărul de controale
 Este preferat un număr mic de controale eficiente
decât un număr mare care sunt utilizate doar pentru
obținerea și raportarea informațiilor
– Datele brute trebuie transformate în informații
semnificative care formează sursa de cunoștințe
pentru a lua decizii înțelepte
– Datele care îi derutează pe oameni nu le vor
permite să ia o decizie în cunoștință de cauză
– Nici datele incomplete, tardive sau de neînțeles
 Următorul slide arată un grafic care contrastează
nivelul de detaliu și impactul asupra luării deciziilor

Slide 12
De la date brute la decizii semnificative

Date

Informații

Conștientizare

Nivelul de detaliu
Cunoaștere Impactul asupra
autorității
contractante
Înțelepciune

Slide 13
Controale în ciclul de achiziții
 Sunt necesare controale pentru:
– Pasul 27 a se asigura că termenii și condițiile contractului nu
sunt modificate de documentul ulterior
– Pasul 28 a asigura executarea la timp
– Pasul 29 a testa calitatea lucrărilor în curs / executare
– Pasul 31 a contabiliza încasările
– Pasul 32 a verifica acceptarea prestării
– Pasul 34 a se asigura că numai persoanele autorizate retrag
articole din stoc
– Pasul 35 a se asigura că ceea ce a fost acceptat a fost și plătit
– Pasul 37 a se asigura că sunt învățate lecții din această achiziție
pentru viitor
– Pasul 38 a se asigura că configurarea oferă cel mai bun raport
calitate-preț și este ecologică
Slide 14
Controale în ciclul de achiziții
– Pasul 39 a încheia contractul în conformitate cu bunele practici

Slide 15
Acorduri privind nivelul de servicii
 Acordurile la nivel de serviciu reprezintă o
modalitate excelentă de a asigura controlul în
cadrul unui contract
 În mod frecvent, aceasta cuprinde indicatori
cheie de performanță (ICPs)
 Modulul B6 / G3 analizează acest lucru mai detaliat

Slide 16
Modificări

Slide 17
Modificări
 Ideal, dacă contractele sunt bine întemeiate,
acestea ar trebui să se desfășoare fără modificări
 O modificare contractuală poate fi definită ca:
– O modificare a sferei inițiale de lucru, care a
fost convenită de ambele părți
 Problema unei modificări materiale este cheia
 „Materiale” se referă la semnificația modificării
în raport cu natura generală a contractului

Slide 18
Modificări (2)
 În cazul Pressetext din 2008, o modificare materială
a fost definită ca fiind ceva care:
– Prezintă condiții care, dacă ar fi făcut parte din
procedura inițială de atribuire, ar fi permis
admiterea ofertanților, alții decât cei admiși
inițial, sau ar fi permis acceptarea unei oferte,
alta decât cea acceptată inițial
– Extinde considerabil domeniul de aplicare al
contractului pentru a include servicii
neacoperite inițial
– Modifică soldul economic al contractului în
favoarea contractantului într-un mod care nu a
fost prevăzut în termenii contractului inițial

Slide 19
Un exemplu de modificare materială
 Un manager de achiziții a comentat:
– „Creșterea lucrării cu 50 000 EUR la 5 000 000 EUR
este o modificare (variațiune), dar probabil nu
diferă din punct de vedere material
– Pe când creșterea lucrării cu 50 000 EUR la 100 000
EUR este o diferență materială majoră ”
– Toate acestea presupun că creșterea se încadrează
și în domeniul de aplicare al contractului inițial

 Rețineți că o mică modificare a costului poate fi


semnificativă dacă afectează echilibrul riscului
dintre părți

Slide 20
Permiterea modificării
 În mod ideal, caietul de sarcini inițial și invitația la
licitație ar trebui să ofere mecanisme pentru a face
față modificărilor permise pe durata de viață a
contractului în anunțul de participare la procedura
de ofertare (APPO) inițial
 Exemple obișnuite în care necesitatea de a face o
modificare poate fi prevăzută și adaptată în cadrul
interacțiunii inițiale dintre părți includ:
– Clauze de fluctuație valutară
– Clauze de ajustare a costurilor / prețurilor pe
baza indicilor publicați

Slide 21
Permiterea modificării - un exemplu
 Un contract de catering poate solicita tuturor
ofertanților să oferteze pentru furnizarea de
„Personal și mâncare pentru evenimente de
seară”
– O astfel de condiție ar fi acceptabilă, deoarece
toți potențialii operatori economici ar putea
licita pe această bază și este posibil ca
frecvența exactă a evenimentelor de seară să
nu fie cunoscută la începutul contractului
– Cu toate acestea, în acest scenariu, nu ar intra
în domeniul de aplicare al contractului dacă
operatorul economic și autoritatea contractantă
ar fi convenit ca personalul de catering să
vopsească birourile seara. Aceasta ar fi în mod
clar o diferență materială
Slide 22
Când este necesară o modificare?
 O modificare a contractului poate fi necesară în
circumstanțe limitate - dar numai acolo unde
acest lucru este în conformitate cu acquis-ul CE
și legislația locală
 Trebuie acordată o atenție deosebită pentru a
lua în considerare dacă o modificare este
recomandabilă și admisibilă

Slide 23
În spatele necesității de a modifica
 În spatele necesității de a introduce unele
modificări sunt circumstanțe în care:
– planificarea în amonte a fost inadecvată;
– aprecierea și evaluarea ofertelor operatorilor
economici au fost necorespunzătoare;
– a apărut perimarea/uzura (obsolescența)
– un management defectuos al contractelor are loc
– apar circumstanțe reale imprevizibile
– s-au făcut modificări legislative

Slide 24
Impactul modificărilor
 Impacturile pot fi directe și indirecte
 Impacturile directe pot include:
– Costul mărit al bunurilor, lucrărilor și
serviciilor din contract
– Contractul depășește bugetul
– Întârzieri și prelungirea timpului pentru
aprovizionare sau proiectele de lucrări

Slide 25
Impactul modificărilor (2)
 Impacturile indirecte pot include:
– Lucrări de proiectare sau lucrări de proiectare
suplimentare irosite
– Activitate irosită sau inutilă
– Modificări, anulare sau comenzi suplimentare
referitoare la afaceri pe care operatorii economici le-
au plasat în propria bază de aprovizionare
– Timp și întârziere
– Costuri de muncă neproductive
– Reprogramarea contractului pentru a atenua
efectul timpului și al costurilor
– Timp suplimentar la sediul central și bani cheltuiți
de operatorul economic, care poate căuta să
recupereze aceste costuri
Slide 26
Controlul modificărilor
 O procedură unică de control a modificărilor ar trebui
să se aplice tuturor modificărilor permise. Ar trebui să
furnizeze un set de pași și responsabilități alocate în
mod clar, care să acopere:
– Solicitarea modificărilor
– Evaluarea impactului
– Prioritizarea și autorizarea
– Acordul cu operatorul economic
– Controlul implementării
– Documentarea evaluărilor și comenzilor de
modificare
 Unele autorități contractante folosesc un organ
administrativ special pentru a controla modificările
contractului
Slide 27
Gestionarea modificărilor

Gestionarea
modificărilor

Reducerea Reducerea
numărului de impactului
modificări modificărilor

Acest slide duce la exercițiul 3, unde trebuie să determinați dacă o


afirmație va reduce numărul de modificări sau va minimiza impactul
modificării dacă apare - sau ambele

Slide 28
Managementul contractelor

MODULUL PARTEA SECȚIUNEAE

G 1 4
Controlul plăților și închiderea

Slide 1
Cuprins
 Controlul plăților
 Performanţă
 Închiderea

Slide 2
Controlul plăților

Slide 3
Controlul plăților
 Plata/remunerarea operatorilor economici este un control
– Puterea pe care o au autoritățile contractante aici
nu trebuie folosită pentru a întârzia sau a reține
nedrept plata celor care au finalizat lucrările
– În acest caz, relația dintre operatorul economic și
autoritatea contractantă va fi afectată
– Procesul de plată are trei etape:
1. Primirea cererii de plată
2. Autorizare și potrivire
3. Transfer de fonduri
– Acest proces este discutat în modulul B2 la pasul 35
al procesului de achiziție

Slide 4
Închiderea managementului contractelor
 Obiectivul închiderii este de a se asigura că autoritatea
contractantă este mulțumită de livrarea bunurilor,
lucrărilor, materialelor și serviciilor pe care le-a
achiziționat
– Un contract nu poate fi considerat ca fiind
terminat atunci când lucrarea fizică efectivă a fost
finalizată sau bunurile livrate
– Adevărata închidere a contractului este
sfârșitul perioadei de garanție, păstrare sau
răspundere pentru defecte
– Închiderea este ultima oportunitate pentru
reprezentanții autorității contractante de a
indica faptul că găsesc ceva inacceptabil

Slide 5
Închiderea managementului
contractelor

Slide 6
Pașii următori ...
 Următorii pași pot fi sau nu întreprinși, în funcție
de natura contractului. Exemplul oferit este pentru
un contract de lucrări
 Localizare: pot exista nume diferite în diferite
industrii pentru aceste etape în diferite țări.
Este posibil să fie necesară modificarea acestui
text generic.

Slide 7
Pașii tipici în cadrul închiderii
1. Inspecția comună a cerinței finalizate
2. Lista de probleme
3. Documente finale „conforme cu executarea”
4. Punerea în funcțiune și testarea sunt finalizate
5. Transferul / acceptarea de către autoritatea
contractantă
6. Perioada de garanție, păstrare sau răspunderea
privind defecțiunile
7. Eliberarea certificatului final
8. Conturile finale convenite și plățile efectuate
9. Deblocarea obligațiunilor de performanță
10. Sfârșitul formal al contractului

Slide 8
1 - Inspecția comună a cerinței finalizate
Odată ce operatorul economic declară lucrările finalizate, prima
sarcină va fi efectuarea unei verificări cuprinzătoare pentru
confirmarea finalizării
 Acesta poate fi rolul specialistului în achiziții sau al
unui specialist în domeniul tehnic
 O inspecție amănunțită a lucrărilor finalizate trebuie
efectuată în comun cu operatorul economic pentru a se
asigura că:
– Nimic nu a fost trecut cu vederea
– Există o înțelegere comună (fără dezacord) a stării
bunului finalizat și o listă detaliată a oricăror omisiuni
sau defecte constatate
Orice defecțiune convenită cu operatorul economic în urma
acestei inspecții ar trebui remediate cât mai curând posibil

Slide 9
2 - Lista de probleme
 În timpul inspecției, grupul va întocmi o listă de
probleme sau mici defecțiuni (uneori cunoscută
sub numele de listă de impedimente)
– Problemele sunt deficiențe minore care nu
constituie o lucrare incompletă sau provoacă
un impact major asupra funcționalității
cerinței terminate
– Lista de probleme ar trebui să fie transmisă
operatorului economic și să fie convenite
date realiste pentru soluționarea acestora
– Problemele remediate sunt apoi verificate
de către părțile interesate tehnice în
numele autorității contractante

Slide 10
3 - Documente finale „conforme cu
executarea”
 Este vital să se păstreze evidențe complete, inclusiv:
– Diagrame, specificații, liste, fișiere de date,
schițe și documente care descriu specificația
finalizată a cerinței acum in situ
 Sunt două motive pentru aceasta:
– Operatorul economic trebuie să poată gestiona
orice acțiune necesară în temeiul perioadei de
garanție, păstrare sau defecțiune
– Autoritatea contractantă trebuie să dețină un set
complet de informații despre proiectarea și
specificațiile detaliate, pentru a se asigura că
acestea sunt întreținute și / sau modificate
corespunzător

Slide 11
4 - Punerea în funcțiune și testarea sunt
finalizate
 Punerea în funcțiune și testarea ar trebui să facă parte
integrantă din procesul de transfer al proprietății către
autoritatea contractantă a:
– Lucrărilor (clădire sau pod)
– Echipamentului (vehicul, sistem informatic sau
fotocopiator)
– Serviciilor (servicii de vehicule sau aeronave)
 Scopul este de a elimina problemele inițiale în funcționarea
cerinței, astfel încât să fie adecvate scopului pentru care a
fost specificată inițial
 Dacă ambele părți sunt de acord, poate fi angajat un inginer

Închidere

Slide 12
4 - Punerea în funcțiune și testarea sunt
independent pentru procesul de punere în funcțiune.
finalizate

Închidere

Slide 13
5 - Transferul / acceptarea de către
autoritatea contractantă
 Este o procedură formală de acceptare a cerinței
terminate de la operatorul economic
– Documentația trebuie să includă toate datele
de testare și punere în funcțiune, manualele
de funcționare și întreținere și toate schițele
 În cadrul contractelor publice de mare profil, uneori
se organizează o ceremonie de predare pentru a
marca schimbarea dreptului de proprietate și
începutul utilizării cerinței de către autoritatea
contractantă sau de către clienți sau părțile
interesate
Închidere

Slide 14
6 – Perioada de garanție, păstrare sau
răspunderea privind defecțiunile
 Termenii și condițiile contractului vor include
o prevedere pentru o perioadă de garanție, păstrare sau
răspundere privind defectele
– Această perioadă va varia în funcție de cerințe și
specificații emise de autoritatea contractantă
– Aceasta va include înlocuirea pieselor defecte
sau acțiunile corective specificate în contract
– Trebuie făcută o distincție între acțiunea
corectivă, care se va încadra în termenii
acordului, și întreținerea și dezvoltarea, care,
dacă nu este specificat, se încadrează în mod
normal în afara contractului

Slide 15
7 - Eliberarea certificatului final
 Poate fi eliberat un certificat final. O condiție tipică
a contractului care descrie emiterea unui certificat
final poate indica:
– „Certificatul final care urmează să fie eliberat
de autoritatea contractantă la sfârșitul
perioadei de răspundere pentru defecțiuni va fi
obligatoriu pentru ambele părți și va furniza
dovezi concludente că lucrarea a fost finalizată
într-un mod considerat satisfăcător de
autoritatea contractantă și în conformitate cu
contractul”

Slide 16
8 - Conturile finale convenite și plăți
efectuate
 După eliberarea certificatului final:

– Nu ar trebui să existe plăți restante


– Specialistul în achiziții publice trebuie să
verifice dacă conturile finale au fost
convenite și toate plățile efectuate
– Autoritatea contractantă ar putea dori să
verifice dacă operatorul economic și-a plătit
proprii subcontractanți

Slide 17
9 – Deblocarea obligațiunilor de
performanță

 Odată ce perioada de garanție, păstrare sau


răspundere pentru defecte a fost finalizată în
mod satisfăcător și au fost convenite conturile
finale, nu este necesară deținerea de fonduri de
păstrare sau obligațiuni de performanță, astfel
acestea pot fi deblocate.

Slide 18
10 - Sfârșitul formal al contractului
 Sfârșitul perioadei de garanție, păstrare sau
răspundere pentru defecte este considerat a
fi sfârșitul contractului
 Din acest moment, singurul recurs juridic pe
care autoritatea contractantă îl are în cazul în
care produsul nu reușește să fie la nivelul
așteptărilor este să acționeze în instanță
– Prin urmare, este extrem de important să se
efectueze o verificare completă și finală
pentru a asigura autoritatea contractantă că
cerința este pe deplin adecvată scopului
înainte de eliberarea certificatului final.

Slide 19
Întrebări de autoevaluare – rezumatul
secțiunii

 O serie de întrebări de autoevaluare sunt


pregătite pentru dvs., pentru a verifica dacă ați
însușit punctele cheie referitoare la
managementul contractelor

Slide 20
Managementul contractelor

MODULUL PARTEA

G 2
Soluționarea litigiilor în
managementul contractelor

1
Agendă
 Introducere
 Importanța managementului eficace al
contractelor în legătură cu potențialele
dispute cu operatorii economici
 Tipuri de soluționare alternativă a litigiilor
 Arbitrajul internațional
 Inițiativele Uniunii Europene privind
soluționarea alternativă a litigiilor (SAL)
începând cu anul 2000
 Tipuri de clauze SAL incluse în contractul
cu furnizorii
 Șapte activități pe tot parcursul sesiunii
2
Importanța eficacității în managementul
contractelor
 Examinarea modulului B2 (Procese de achiziții)
– Exercițiul 1
1. Identificați principalele etape din
amonte care trebuie efectuate înainte
de atribuirea contractului
2. Identificați problemele care ar putea
apărea dacă etapele de mai sus nu sunt
respectate corect

3
Tipuri de soluționări alternative a
litigiilor

 Definiții ale:

– Negocierii
– Medierii
– Concilierii
– Adjudecării
– Arbitrajului

4
. . .
Soluționarea Soluționarea . Desemnarea Acțiune în
prin acord prin unei părți terțe justiție
. Intervenţie .
.
. .
.
. Adjudecare Contencios
Mediere
. administrativ
.
. .
Negociere. „Continuum” al procedurilor de soluționare
.

Rapid;
Conciliere Arbitraj
Ieftin; Informal; Prelungit; Scump;
Cooperant; . Formal; Forțat;
Controlat de părți; Controlat de alții;
Conflictual
Relațional .
. .
. .
.
. .
.
.
5
.
Exercițiul 2

 Tipuri de SAL
– Completați diagrama identificând fiecare dintre
diferitele tipuri de proceduri de soluționare a
litigiilor

6
Soluționarea alternativă a litigiilor

 Mediere - ce se întâmplă?
 Conciliere - ce se întâmplă?
 Adjudecare - ce se întâmplă?
 Arbitraj - ce se întâmplă?
 Contencios administrativ - ce se întâmplă?

7
Soluționarea alternativă a litigiilor (2)

 Care sunt avantajele medierii / concilierii?


 Care sunt avantajele adjudecării?
 Care sunt avantajele arbitrajului?
 Care sunt avantajele contenciosului administrativ?

8
Exercițiul 3

 Identificați tipul de soluționare a litigiilor care se


potrivește cel mai bine cu următoarele declarații:

9
Arbitraj internațional

 Considerent general
– Organisme internaționale de arbitraj
– Proceduri
– Sentințe arbitrale

10
Procedura de contencios administrativ
 Ce se înțelege prin contencios?
 Contencios - ce se întâmplă?
 Care sunt avantajele procedurii de contencios?

11
Exercițiul 4

1. Câte avantaje ale arbitrajului asupra


contenciosului administrativ puteți identifica?
2. Oferiți o scurtă explicație pentru fiecare
dintre avantajele identificate, arătând în
ce mod sunt avantajoase în comparație cu
contenciosul

12
Exercițiul 5

 Completați următoarele căsuțe, cu răspunsuri


adecvate. Prezentați răspunsuri care se referă la
celelalte forme de soluționare a litigiilor. De
exemplu, rapiditatea de inițiere: pentru negociere,
răspunsul este „rapid”; pentru contencios, răspunsul
ar putea fi „poate dura ani”.

13
Exercițiul 6

 În baza articolului din Manualul de formare („Lecții din


experiențe recente”), răspundeți la următoarea
întrebare:
- Identificați unde se dezvoltă medierea (sau SAL)
în întreaga lume și stabiliți motivele pentru care se
întâmplă această dezvoltare.

14
Inițiative ale Uniunii Europene privind SAL
din 2000
 Cartea verde a UE privind SAL
 Codul de conduită al UE pentru mediatori
 Directiva UE privind medierea

 Vezi și Regatul Unit


– activitatea Centrului pentru soluționarea eficientă
a litigiilor (CEDR)
– Departamentele guvernamentale din Marea
Britanie

15
Clauze contractuale
 Tipuri de clauze SAL pentru a fi incluse în termenii și
condițiile dvs. cu operatorii economici
– Simple
– Mai complexe
– Internaţionale

16
Întrebări de autoevaluare – rezumatul
secțiunii

 Răspundeți la întrebările referitoare la materialul


acoperit în timpul sesiunii, dar care nu au fost
abordate direct în activitățile anterioare

17
Managementul contractelor

MODULUL PARTEA

G 3
Măsurarea performanței
contractului

1
Introducere

 Măsurarea corectă și precisă a executării


contractului poate duce la executarea mai bună și
de calitate superioară a cerințelor contractului
 De asemenea, răspunde la întrebarea: contractul
dat și sistemul de achiziții publice funcționează
eficient și oferă „cel mai bun raport calitate -
preț”?

2
Măsurarea performanței și contractul

 Scopul principal al contractului scris este de a


stabili în mod clar și cuprinzător drepturile și
obligațiile părților față de celălalt și față de alte
părți terțe

3
Măsurarea performanței și contractul (2)
 În ceea ce privește măsurarea performanței, elementele cheie
ale contractului includ:
– Specificația
• care ar trebui să stabilească clar ce va fi livrat,
când, cum și la ce standarde
– Condiții generale, care includ:
• Cerințe generice de performanță (respectarea
legislației și a standardelor comune pentru
toate contractele etc.)
• Cerințe speciale de performanță
• Baza pentru determinarea prețului de plătit
• Un program de performanță care stabilește
măsurile de performanță specifice contractului și
consecințele nerespectării
4
Avantajele măsurării performanței
contractului

 Oferă dovezi solide privind eficacitatea ca răspuns la


obiectivele, scopurile și cerințele stabilite pentru
operațiunea individuală de achiziție
 Oferă informații și îndrumări privind calitatea,
capacitatea și capabilitatea sistemului de achiziții
publice atât la nivel național, cât și la nivelul
autorității contractante

5
Avantajele măsurării performanței
contractului (2)
 Oferă feedback valoros cu privire la:
– proiectarea specificațiilor tehnice sau a
termenilor de referință
– alegerea strategiei de contractare și a
modelului de contract
– alegerea procedurii de achiziție
– stabilirea criteriilor de selecție și atribuire
– desfășurarea evaluării ofertei
– atribuirea contractului

6
Avantajele măsurării performanței
contractului (3)

 Identifică punctele tari și punctele slabe


(„lecțiile învățate”), încurajează schimbarea și
îmbunătățirea procesului de achiziții publice și a
relațiilor interne și externe
 Permite autorității contractante să își compare
propriile performanțe și rezultate cu alte
autorități contractante responsabile pentru
operațiuni similare

7
Caracteristici comune pentru stabilirea și
măsurarea performanței contractului
 Există câteva caracteristici comune pentru stabilirea
și măsurarea performanței contractului
 Pentru toate măsurile de executare a contractelor,
este important să aveți claritate și certitudine cu
privire la:
– Domeniile și indicatorii specifici de performanță
– Linia de bază în zonele de performanță respective
– Ținta de performanță
– Măsura de performanță specifică care trebuie
aplicată

8
Caracteristici comune pentru stabilirea și
măsurarea performanței contractului (2)
 Cerințele de performanţă și măsurarea vor fi de obicei
stabilite în specificația convenită
 Standardele de performanță care stabilesc nivelurile
de serviciu necesare și schema de măsurare a
performanței pot fi încorporate ca program sau
planuri ale contractului
 Cerințele de performanţă comune pentru majoritatea
contractelor de lucrări, bunuri și servicii sunt:
– Timp
– Beneficii / costuri
– Calitate (aplicată în sens larg)

9
Timp
 Aproape toate contractele stabilesc timpul (sau
orele) prin care se așteaptă ca operatorul economic
să își îndeplinească obligațiile care decurg din
contract
 Pentru contractele mai mici sau cele cu o durată de
viață scurtă, acest termen contractual și succesul
sau nerespectarea de către operatorul economic a
termenului pot fi suficiente pentru măsurarea
performanței contractului
 În cazul contractelor mai mari și a celor cu o durată
de viață mai lungă, este important să existe un
mijloc precis de monitorizare a progresului către
atingerea termenului limită final

10
Timp
(2)
 Liniile de bază care pot fi utilizate pentru a
monitoriza acest progres pot fi una sau mai multe
dintre:
– un grafic cu date importante
– un program (care poate varia de la foarte
simplu la foarte detaliat)
– o prognoză a fluxului de numerar
– o curbă a forței de muncă

11
Timp
(3)
 Graficul cu date importante:
– prezintă obiective clare pe care operatorul
economic trebuie să le îndeplinească, iar eșecul sau
succesul acestuia în îndeplinirea acestor date
importante va oferi o indicație imediată a
performanței sale
 Multe contracte oferă operatorului economic dreptul
la mai mult timp dacă se tergiversează de autoritatea
contractantă sau de anumite circumstanțe care nu
sunt sub controlul său
 Înainte de a decide dacă operatorul economic a
îndeplinit datele importante sau nu, luați în
considerare dacă datele importante au trebuit să fie
ajustate pentru a ține cont de orice drept la timp
suplimentar
12
Timp
(4)
 Pentru un contract cu o durată lungă de viață,
este important să puteți monitoriza progresul pe
toată durata contractului și nu doar la datele
importante
 Acest lucru se datorează faptului că este posibil să
trebuiască luate decizii importante care depind de
progres (de exemplu: alocarea bugetelor, alocarea
personalului, atribuirea contractelor aferente)
 O evidență a progresului real va fi o sursă utilă de
informații pentru „lecțiile învățate” și pentru
comparația cu alte proiecte

13
Timp
(5)
 Se poate stabili o evidență a progresului
înregistrând datele efective de începere și
de finalizare a activităților prezentate
într-un program/grafic convenit în raport
cu datele planificate
 Programele trebuie să fie adaptate pentru a ține
seama de circumstanțele care apar, care pot fi
necesare pentru a depăși întârzierea, pentru a
respecta datele importante
 Programul trebuie actualizat periodic și
progresul trebuie înregistrat în raport cu
programul actualizat

14
Timp
(6)
 Progresulr poate fi, de asemenea, monitorizat prin
înregistrarea fluxului de numerar real în raport cu
previziunile
 Acest lucru se realizează prin elaborarea unui
grafic al sumei totale facturate (planificate și
reale) vs. timp
 Arată în mod normal două curbe sub forma literei
„S”
 Dacă operatorul economic are o performanță bună,
cele două curbe vor fi foarte apropiate
 Dacă progresul este slab, curba progresului real
va fi mai plană decât prognoza

15
Timp
(7)
 Un al treilea indicator al progresului poate fi
nivelul forței de muncă desfășurate
 Comparând forța de muncă reală cu prognoza
necesităților de forță de muncă, pot fi
anticipate variații în curs, deoarece, în
majoritatea cazurilor, producția va fi
proporțională cu mijloacele utilizate

16
Beneficii / costuri
 Atunci când prețul poate fi ajustat, autoritatea
contractantă trebuie să compare prețul real cu
un buget
 În majoritatea cazurilor, această comparație va
reprezenta mai degrabă o măsură a performanței
autorității contractante decât o măsură a
performanței operatorului economic
 Este doar o măsură a performanței operatorului
economic atunci când plata se face pe baza „costului
real + comision” sau atunci când contractul impune
operatorului economic să îndeplinească anumite
criterii de performanță care au un impact asupra
costurilor de funcționare ale autorității contractante

17
Beneficii / Costuri (2)
 Pentru contractele mici, această monitorizare poate
consta într-o comparație simplă între prețul
contractului și suma plătită în cele din urmă
 Pentru contractele mai complexe și cele cu o durată
lungă de viață sau care prevăd ajustări la prețul
contractului, autoritatea contractantă va dori să
monitorizeze costurile pe toată durata contractului
pentru a prognoza orice depășire a bugetului și
pentru a lua măsuri corective.

18
Beneficii / Costuri (3)
 Punctul de plecare pentru monitorizarea
costurilor este un buget bine pregătit
 La intervale regulate, costurile reale suportate
până în prezent (și o estimare a costurilor până la
finalizare) trebuie comparate cu acest buget
 Variante între costurile efective și costurile
bugetate trebuie investigate astfel încât să
poată fi luate măsuri corective și să servească
drept exemple pentru viitoarele contracte
 Acolo unde este necesar, va trebui să se facă
ajustări la buget - dar acestea trebuie explicate și
justificate

19
Beneficii / Costuri (4)
 În plus față de monitorizarea costului final, autoritatea
contractantă va trebui să monitorizeze fluxul de numerar -
adică nevoia sa de fonduri în orice moment
 Trebuie să se asigure că sunt disponibile fonduri pentru a
plăti operatorul economic la momentul necesar
 Pentru a face acest lucru, va avea nevoie de o prognoză a
fluxului de numerar cu care să se compare fluxul de
numerar real (similar cu cel utilizat pentru
monitorizarea progresului - a se vedea mai sus)
 Datele istorice ale fluxurilor de numerar pot fi utilizate
pentru a verifica dacă autoritatea contractantă își
prognozează cu precizie nevoile de la început
 Poate fi, de asemenea, foarte util pentru stabilirea
preiziunilor fluxurilor de numerar pentru proiectele
viitoare de aceeași natură
20
Beneficii / Costuri (5)
 Autoritatea contractantă va dori să stabilească
dacă a obținut un „raport calitate-preț”
 Un mod de a face acest lucru este prin rapoartele
stabilite la început și apoi recalculate atunci când
lucrările, bunurile sau serviciile sunt puse în
funcțiune
 Aceste rapoarte recalculate pot fi utilizate ca
bază pentru o comparație cu contracte similare.
De exemplu:
– costul / km pentru construcția unui drum sau
– costul / pat pentru construcția și costul de
funcționare al unui spital sau
– costul / locuitorul pentru colectarea deșeurilor

21
Calitate
 Autoritatea contractantă trebuie să verifice acest
lucru, dacă produsul final care rezultă din contract
îndeplinește așteptările
– Trebuie să se asigure că produsul nu
prezintă defecte atunci când este acceptat
de la operatorul economic:
• prin intermediul proceselor de inspecție,
testare sau revizuire specificate în contract
– Trebuie să verifice dacă produsul rămâne utilizabil
pe durata de viață necesară și că continuă să
îndeplinească criteriile de performanță:
• prin compararea costurilor de funcționare și
întreținere cu un buget sau prin intermediul
unor rapoarte sau prin sondaje de satisfacție a
utilizatorilor
22
Calitate
(2)
 De exemplu, în legătură cu un nou spital, autoritatea
contractantă va dori:
– să aibă înregistrări care să arate că testele și inspecțiile
necesare au fost efectuate în mod corespunzător în timpul
construcției și la finalizare
– să înregistreze numărul, frecvența și volumul reparațiilor
efectuate de operatorul economic în perioada de garanție
– să monitorizeze costurile de reparații în raport cu un buget pe
o perioadă de, să zicem, la 10 ani de la perioada de garanție
– pentru a monitoriza numărul de zile în care sălile de operații
sau alte facilități nu pot fi utilizate din cauza unei
defecțiuni
– pentru a monitoriza consumul de energie și apă
– pentru a determina prin sondaje dacă funcționalitatea
răspunde nevoilor personalului
– pentru a determina prin sondaje dacă pacienții sunt mulțumiți
23
Calitate
(3)
 Autoritatea contractantă trebuie, de asemenea, să
verifice dacă criteriile sociale și de mediu admisibile
sunt / au fost îndeplinite de operatorul economic
– Câte locuri de muncă au fost create?
– Au fost angajate persoane cu dizabilități?
– Câtă pregătire s-a oferit?
– Câte incidente de siguranță s-au produs?
– Câte plângeri au fost primite de la
comunitatea locală cu privire la zgomot, praf
sau poluare care provin de la locul lucrărilor?

24
Calitate
(4)
 Pentru utilizare în legătură cu contractele viitoare,
acestea ar trebui să compileze informații cu privire
la capacitatea de reacție și atitudinea operatorului
economic și relațiile dintre părți
 Astfel de informații pot acoperi, de exemplu:
– respectarea procedurilor (facturare, asigurarea
calității, raportare)
– acuratețea informațiilor date de operatorul
economic
– numărul de „scrisori de reclamație” sau
notificări de neconformitate emise
operatorului economic (sau invers)
– rata eșecului testelor și / sau inspecțiilor

25
Măsuri de performanță în contractele
de servicii
 Documentele importante pentru măsurarea
performanței în contractele de servicii:
– caietul de sarcini convenit (caietul de sarcini
alături de propunerea tehnică a operatorului
economic câștigător și orice modificări aduse
cele care ar fi putut fi convenite ca parte a
unui proces de clarificare permis)
– standardele de performanță care stabilesc
nivelurile de serviciu necesare și schema de
măsurare a performanței

26
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (2)
 Aceste documente ar trebui să fie armonizate și
coerente în ceea ce privește obiectivele, sarcinile și
activitățile, rezultatele și livrabilele și calendarul,
inclusiv etapele de referință și mecanismele de
stimulare posibile.
 Autoritatea contractantă trebuie să monitorizeze
dacă serviciul este livrat conform standardelor și
calendarului convenit și că, costurile serviciului nu
sunt mai mari decât se aștepta
 Autoritatea contractantă trebuie să monitorizeze
calitatea serviciului pentru a se asigura că acesta
este satisfăcător și să pună în aplicare măsuri
adecvate pentru a remedia performanțele slabe
27
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (3)
 Măsurarea calității serviciilor înseamnă crearea și
utilizarea unor indicatori de calitate - măsurători
care permit măsurarea calității unui serviciu
 Unele aspecte ale calității serviciilor care ar putea
fi evaluate sunt completitudinea, disponibilitatea,
capacitatea, fiabilitatea, actualitatea, utilitatea,
capacitatea de reacție, acuratețea, capacitatea de
audit și satisfacția.
 Unele aspecte sunt măsurabile numeric
 Alte aspecte sunt mai greu de măsurat și este
necesară o evaluare subiectivă

28
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (4)
 Este obișnuit să stabiliți o linie de bază pentru
performanța serviciului sau calitatea serviciului
 Linia de bază este în mod normal încorporată ca
parte a contractului în planuri
 Performanţa și măsurile de calitate și orice
îmbunătățire a performanței sau a calității sunt
urmărite în raport cu linia de bază
 Este important să stabiliți cu precizie linia de
bază pentru a evalua cât de bine funcționează
serviciul și cât de mult oferă noul serviciu în
comparație cu aranjamentele anterioare.

29
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (5)
 Unele aspecte ale unui serviciu vor fi greu de măsurat,
deoarece implică subiectivitate. Încă mai este
important să fiți de acord asupra a ceea ce trebuie
măsurat și a modului în care informațiile vor fi
dobândite
 Aspectele subiective nu trebuie neglijate doar
pentru că nu li se pot aplica tehnici matematice;
este vorba de colectarea informațiilor și
analizarea acestora cu cât mai multă obiectivitate
posibil
 Adesea, aspectele subiective ale unui serviciu
oferă cele mai pertinente lecții care trebuie luate
înainte de achiziționarea de servicii viitoare
30
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (6)
 Benchmarking poate presupune măsurarea
operatorului economic care furnizează serviciul
în raport cu cele mai bune din industria lor,
efectuarea de comparații între procese similare
și / sau compararea prețurilor pentru servicii
similare
 Benchmarking ajută la compensarea riscului,
într-un acord de servicii pe termen lung, de
stabilire a prețurilor subiacente în afara normelor
pieței sau ale industriei (dacă un contract include
un mecanism de preț)
 De asemenea, ajută la identificarea și
prioritizarea domeniilor de îmbunătățire
31
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (7)
 Benchmarking-ul poate fi, de asemenea, utilizat
pentru a evalua măsura în care diferite acorduri
își obțin rentabilitatea dorită a investiției,
rezultatele sau impacturile
 Aceasta va fi în primul rând despre învățarea
reușitelor altor organizații și implementarea
acelor lecții în programe de acțiune sau modalități
mai bune de lucru

32
Măsuri de performanță în contractele
de bunuri
 Ca și în cazul contractelor de servicii, metodologiile de
măsurare a performanței în legătură cu contractele de
bunuri se axează în jurul celor trei factori de bază:
– timp
– beneficiu / costuri
– calitate
 Principalele documente administrative sunt aceleași ca
și pentru contractele de servicii:
– caietul de sarcini convenit (caietul de sarcini alături de
propunerea tehnică a operatorului economic câștigător
și orice modificări aduse celor care ar fi putut fi
convenite ca parte a unui proces de clarificare permis)
– standardele de performanță care stabilesc nivelurile de
serviciu necesare și schema de măsurare a performanței
33
Măsuri de performanță în contractele
de bunuri (2)
 Factorii importanți sunt natura produselor și
complexitatea și dimensiunea contractului
 Acești factori afectează alegerea modelului de contract
 Tipul contractului și măsurile de performanță
utilizate pot diferi considerabil între, de exemplu:
– un contract de achiziție unic pentru furnizarea
de echipamente extrem de sofisticate și
– un contract cadru pe o perioadă de patru ani
pentru aprovizionarea cu produse și alimentație
către spitale dintr-un oraș mare

34
Măsuri de performanță în contractele
de bunuri (3)
 Funcțiile de bază de măsurare a performanței pot include
următoarele acțiuni de verificare:
– Datele și programele de livrare în conformitate cu contractul
și sancțiuni dacă aceste date sunt depășite (daune lichidate)
– Calitatea și cantitatea aprovizionării cu bunuri
– Furnizarea satisfăcătoare de servicii asociate, cum ar fi
instalarea, instruirea, serviciul post-vânzare și întreținerea
– Calitate și eficiență în procesarea documentației (de
exemplu, facturi și plăți)
– Calitatea comunicării cu autoritatea contractantă (de
exemplu, revizuirea progresului proiectului)
– Costuri în conformitate cu contractul și ajustări și
prelungiri acceptabile ale costurilor acolo unde sunt
permise
35
Măsuri de performanță în contractele
de bunuri (3)
 Exercițiul de măsurare a performanței poate include un
sondaj de satisfacție a utilizatorilor

36
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări
 Deciziile importante trebuie luate într-un stadiu incipient al
ciclului proiectului:
– alegerea metodei de realizare a lucrărilor
– forma de contract corespunzătoare
 Măsurile de performanță care trebuie utilizate sunt
foarte dependente de:
– natura, dimensiunea și complexitatea lucrărilor care
urmează să fie efectuate
– strategia de contractare aleasă
– aranjamentele contractuale hotărâte
– obiectivele de performanță și măsurile convenite
 Proiecte bazate pe specificații de performanță și producție,
inclusiv posibile scheme de stimulare, necesită o monitorizare
mult mai puternică și o metodologie de evaluare mai clară în
37
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări
comparație cu contractele de lucrări mai tradiționale

38
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (2)
 Măsurarea performanței va urma practic același traseu descris
anterior, prin definirea domeniilor de performanță, a
obiectivelor de performanță și a punctelor de bază, a
indicatorilor, măsurilor, colectării informațiilor și analizelor
 Contractele de lucrări și, în special, proiectele mari de
infrastructură necesită în mod normal proiectarea unui sistem
de măsurare a performanței mai complex decât cel necesar
contractelor de servicii și bunuri
 Dimensiunile tehnice, economice și legate de timp în cadrul
unui astfel de contract necesită un cadru de evaluare bine
pregătit și o revizuire a managementului organizației
 Deoarece premisele și condițiile prealabile variază de la un
proiect la altul, este necesară personalizarea metodologiei de
performanță în funcție de natura contractului individual

39
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (3)
 Măsurarea performanței în ceea ce privește contractele de
lucrări mai mari implică verificarea performanței efective față
de ținte pe toată durata proiectului, în timpul construcției și, în
principiu, prin durata de viață operațională a instalației
finalizate.
 Include stabilirea unui cadru pentru măsurarea performanței
care acoperă măsuri precum:
– Sondaje de satisfacție
– Defecte
– Timp și cost de construcție
– Productivitate
– Rentabilitate
– Impactul asupra mediului
40
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (3)
– Deşeuri

41
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (4)
Executarea contractelor de lucrări mari este monitorizată în
continuare prin utilizarea altor mijloace precum:
 Revizuirea „porților” și evaluarea proiectului
– O examinare a unui proiect realizat în mai multe puncte
cheie de decizie (porți) de către o echipă de oameni cu
experiență, independent de autoritatea contractantă
– Scopul este de a se asigura că proiectul este justificat și
că abordarea propusă pentru achiziții este probabil să
obțină un raport calitate-preț
– Există cinci „porți” în timpul ciclului de viață al unui
proiect, trei înainte de atribuirea contractului și celelalte
două în timpul implementării contractului și confirmării
beneficiilor operaționale
– O „poartă” nu poate fi trecută decât dacă se obține
acceptarea deplină a fazei
– Echipa de examinare pregătește rapoarte cu constatările și
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (4)
recomandările sale pentru acțiuni 39
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (5)
– Aceste revizuiri includ evaluări privind:
• cât de bine execută echipa de proiect
• cât de bine funcționează instalația în ceea ce privește
realizarea beneficiilor identificate
• progresul în raport cu calitatea, costul și timpul
• evaluarea capacității achiziționatorului
• oportunități de îmbunătățire în timp

44
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (6)
 Revizuirea post - proiect
– O revizuire post-proiect este efectuată după finalizarea
construcției și se concentrează pe cât de bine a fost
gestionat proiectul
– Se ia în considerare performanța proiectului de construcție
în raport cu obiectivele și indicatorii de performanță, cum
ar fi previzibilitatea costurilor și a timpului, siguranța,
defectele și satisfacția autorității contractante
– Acesta ia în considerare „lecțiile învățate”, care urmează
să fie documentate într-un „Raport privind lecțiile
învățate” și transformate în standarde ale autorității
contractante pentru managementul proiectelor

45
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (7)
 Revizuirea post - implementare
– Este efectuată când instalația a fost utilizată suficient
de mult timp pentru a determina dacă beneficiile au
fost realizate (de obicei, la douăsprezece luni de la
finalizare și în timp ce schimbarea este încă suficient de
recentă pentru ca utilizatorii să fie conștienți de
impactul schimbării)
– Stabilește:
• Dacă s-au obținut beneficii operaționale așteptate
din investiția în instalație
• Dacă lecțiile învățate din proiect vor duce la
recomandări pentru îmbunătățirea performanței
proiectelor viitoare

46
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (8)
– Această revizuire va evalua cel puțin:
• realizarea obiectivelor până în prezent
• costurile și beneficiile întregului ciclu de viață
până în prezent față de aceste prognoze și alte
beneficii realizate
• eficiența operațiunilor îmbunătățite (care pot
include funcții, procese și personal)
• modalități de maximizare a beneficiilor și minimizarea
costurilor și riscurilor pe întreg ciclu de viață
• sensibilitatea serviciului la schimbările operaționale
preconizate
• satisfacția utilizatorului
– Ar trebui să existe revizuiri periodice după implementare
pe parcursul vieții operaționale a instalației

47
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (9)
 Benchmarking (analiza comparată)
– După cum s-a discutat mai sus, benchmarking-ul este un
instrument important de management care poate:
• ajuta entitățile contractante să înțeleagă modul în
care performanța lor se ridică la nivelul colegilor lor
• ajuta să compare propriile procese interne cu cele
ale proiectelor similare gestionate de entități
contractante de excelență verificată, pentru a
identifica prioritățile de îmbunătățire

48
Exercițiul 1
 Identificați principalele motive pentru performanțe
slabe în contractele de lucrări, bunuri și servicii:
– Din partea autorității contractante
– Din partea antreprenorului
 Pregătiți un plan de acțiune / linii directoare
privind modul de îmbunătățire a performanței

49
Exercițiul 2
 Ce acțiuni de bază de verificare a măsurării
performanței ați putea utiliza pentru următorul
contract?
– Un contract pentru un termen de doi ani pentru
furnizarea de pansamente medicale și bandaje
către un spital. Contractul necesită livrări
săptămânale plus „livrări suplimentare” în cazul
în care aprovizionări suplimentare sunt necesare
din cauza unor situații de urgență sau a altor
circumstanțe neprevăzute

50