Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MODULUL FORMARE ÎN
DOMENIUL
ACHIZIȚIILOR
G
PUBLICE
PENTRU
BENEFICIARII IAP
Managementul contractelor
G1 MANAGEMENTUL 1
CONTRACTELOR
G2 SOLUȚIONAREA
LITIGIILOR ÎN 11
MANAGEMENTUL
CONTRACTULUI
G3 MĂSURAREA
PERFORMANȚEI 23
CONTRACTULUI
SLIDE-URILE FORMATORULUI 31
GHIDUL
FORMATORULUI
Managementul contractelor
Managementul
contractelor
MODULUL PARTEA
G 1
Curriculum 2
Exerciții - răspunsuri 4
G-1
GHIDUL
FORMATORULUI
Definița managementului contractelor
Procesul de management al contractelor
Managementul
contractelor Problemele și consecințele legate de modificările contractuale
Sursele modificărilor contractuale
Procesele de gestionare a modficărilor
Acțiuni adecvate pentru a se asigura că remunerarea poate fi autorizată și
efectuată în conformitate cu contractul
Revizuirea etapelor necesare încheierii unui contract
Introducere în 15-20 de minute Folosiți setul de slide-uri G1 S1. Aceasta va aminti de locul
modul managementului contractelor în cadrul ciclului de achiziții
și duce la exercițiul 1
Definirea termenului 15-20 de minute Folosiți exercițiul 1. Acesta poate să nu fie un exercițiu
„specificație” ușor, deoarece toate cele patru definiții au elemente ale
unui răspuns corect în ele. Cu toate acestea, în această
etapă a programului, participanții ar trebui să înțeleagă mai
bine și să cunoască definiția din modulul B2
Managementul practic al 30-40 minute în total Oferiți participanților exercițiul 2 care conține zece
contractelor exerciții adevărate / false. Răspunsurile sunt în
documentul G1. Unele dintre întrebări sunt evidente,
altele subtile, ar putea dori să dezbată răspunsul ultimei
întrebări!
Controale de management 50-70 de minute Prezentați setul de slide-uri G1 S3. Ultimul slide reprezintă
a contractelor o diagramă vizuală și se leagă de exercițiul 3.
E-2
MODUL SECȚIUNEA 3
G EXERCIȚII - RĂSPUNSURI
Managementul
contractelor EXERCIȚIUL 1
MANAGEMENTUL CONTRACTELOR
PART
1
E Într-un modul anterior, managementul contractelor a fost definit ca fiind unul dintre cele patru
texte de mai jos. Vă amintiți care este? Am fost destul de subtili aici: există elemente ale
Managementul
abordării adecvate în toate definițiile, dar una este cea preferată.
contractelor
PART
1
E
Adevărat
1
E Adevărat - oamenii vor înțelege necesitatea reprogramării, dacă
această situație are loc ocazional; totuși, reprogramarea
Managementul constantă va crea impresia că operatorul economic nu este
contractelor important
Exerciții Adevărat
Adevărat
EXERCIȚIUL 3:
MODUL
Managementul Acest document conține un tabel de patrusprezece afirmații / întrebări care trebuie puse cu privire la
contractelor modificări. În contextul lor, toate afirmațiile sunt adevărate, dar din informațiile pe care le dețineți nu
este clar dacă afirmațiile pot fi spuse pentru a:
PART
reduce numărul de modificări sau
E
1 reduce impactul modificărilor asupra autorității contractante, atunci când acestea apar
Managementul
contractelor Sarcina dvs. este să determinați la care dintre cele două opțiuni se referă fiecare afirmație.
Fiecare declarație poate merge doar într-un sens, la stânga sau la dreapta. Pentru a vă ajuta, a
Secțiune doua a primit un răspuns corect.
3
Exerciții
Reduce Reduce
numărul de Afirmație impactul
modificări modificărilor
Introducere
Managementul
contractelor Noul operator economic a venit la fața locului cu o săptămână înainte și a lucrat foarte bine
cu persoanele care urmau să plece, pentru a obține o predare fără probleme.
Secțiune
Concluzii
Testați specificația
MODUL SECȚIUNEA 4
G REZUMATUL CAPITOLULUI
Managementul
contractelor
ÎNTREBĂRI – RĂSPUNSURI DE AUTOEVALUARE
PART
1. Ce reprezintă planificarea, realizarea, verificarea și acțiunea (PRVA) și de ce este relevant în
managementul contractelor?
1
E
3. Există presiuni pentru ca ședința inițială să aibă loc cât mai curând posibil odată ce
contractul este semnat. Adevărat sau fals?
Adevărat. Ar trebui să aibă loc imediat după semnarea contractului
6. Lipsa capacității, modificările fundamentale și forța majoră sunt trei dintre riscurile legate de
managementul contractelor. Care sunt alte trei riscuri?
Redistribuirea personalului cheie al operatorului economic
Focalizarea operatorului economic pe alte activități
Deteriorarea situației financiare a operatorului economic
Cererea pentru servicii este mult mai mare decât se aștepta
Cererea pentru servicii este prea mică
Personalul din partea autorității contractante, care cunoaștea contractul a fost
transferat în altă parte
Autoritatea contractantă este obligată să formuleze cereri care nu pot fi
satisfăcute
Incapacitatea autorității contractante de a-și îndeplini obligațiile care decurg din
contract
MODUL
7. Controalele de gestionare a contractelor trebuie să fie extrem de relevante
G pentru esența contractului. Acesta este unul dintre cei șase factori cheie ai
controalelor contractuale. Este adevărat că următoarele afirmații sunt, de
Managementul asemenea, factori cheie?
contractelor
Da
Secțiune
Managementul contractelor
Soluționarea litigiilor în
managementul
contractelor
MODULUL PARTEA
G 2
Curriculum 12
Exerciții - răspunsuri 14
G-
MODUL CURRICULUM MODULUL G2
G
Managementul
contractelor OBIECTIVE
Obiectivele acestui modul sunt de a face participanții conștienți de:
PART
Importanța menținerii relațiilor de lucru cu operatorii economici ori de câte ori este posibil
2
E
Necesitatea de a elabora dispoziții contractuale adecvate care să abordeze soluționarea
litigiilor, inclusiv clauze de negociere și escaladare
Soluționarea litigiilor
Înțelesul precis al unei game de proceduri alternative de soluționare a litigiilor, și anume:
în managementul
mediere, conciliere, atribuire, arbitraj și contencios
contractelor
Procedurile de bază aplicate în utilizarea acestor alternative
Avantajele și dezavantajele respective ale procedurilor de mai sus
Rolul diferitelor organisme preocupate de soluționarea litigiilor internaționale
Evoluții recente în Uniunea Europeană legate de soluționarea litigiilor
Descrie ce se întâmplă în diferite 30 minute Set de slide-uri G2S1, slide-urile 7 și 8 (participanții pot
forme de SAL face referință la documentul narativ pentru mai multe
informații)
Descrie ce se întâmplă în diferite 10 minute, Exercițiul 3: evaluați înțelegerea diferitelor tipuri de
forme de SAL feedback 10 minute SAL.
Răspunsurile sunt mai jos în G2. Discuții cu participanții
În baza articolulului din Manualul 30 minute, Exercițiul 6: pentru a evalua înțelegerea țărilor în
de formare („lecții din feedback 20 de care se dezvoltă SAL în lume.
experiențele recente”) identificați minute
Răspunsurile sunt mai jos în G2. Discuții cu participanții
unde se dezvoltă SAL în lume
Inițiative în SAL din 2000 și clauze 20 de minute Slide-urile 15 și 16 (participanții pot face referință la
contractuale documentul narativ pentru mai multe informații)
PART EXERCIȚIUL 1
2
E
Identificați etapele principale din amonte care trebuie realizate înainte de atribuirea contractului
Soluționarea litigiilor Identificați potențialele probleme care ar putea apărea dacă etapele de mai sus nu sunt
în managementul respectate corect
contractelor Delegații ar trebui să identifice etapele principale menționate în modulul B2, inclusiv:
Determinarea necesității/cerinței
Secțiune
Planificarea achiziției
3 Specificația cerinței
Cercetarea de piață
Evaluarea capabilității
Măsuri de performanță
Termeni și condiții
Emiterea cerinței
contractelor
G-
EXERCIȚIUL 4
MODUL ARBITRAJ VERSUS CONTENCIOS
G 1. Câte avantaje ale arbitrajului asupra contenciosului puteți identifica?
Managementul
contractelor
Soluționarea litigiilor 1.
în managementul
contractelor 2.
3.
Secțiune
3 4.
Exerciții 5.
6.
7.
8.
9.
2. Oferiți o scurtă explicație pentru fiecare dintre punctele de mai sus, arătând în ce mod
arbitrajul este mai avantajos în comparație cu procedurile de contencios.
Există multe avantaje pe care arbitrajul le are asupra contenciosului. Acestea includ:
Rapiditate
Cost
Informalitate
Reputația comercială este mai puțin afectată
Este mai ușor să continuați relațiile de afaceri cu cealaltă parte
Confidențialitate
Expertiză comercială
Discreție mai mare (decizie mai practică)
Un anumit control asupra alegerii arbitrului
Unele dintre punctele de mai sus sunt în general corecte, dar nu întotdeauna. În
anumite situații, în litigiile de arbitraj extrem de complexe, costurile, timpul
implicat și formalitatea procedurilor pot fi chiar mai anevoioase decât să te
adresezi instanței. Dar, în marea majoritate a cazurilor, acestea sunt precise și
corecte.
G-
GHIDUL
FORMATORULUI
EXERCIȚIUL 5
MODUL
PART
2
E
Negociere Mediere Conciliere
Soluționarea litigiilor în
Rapiditatea de inițiere Instantaneu: În general, Între câteva
managementul contractelor
procesul este deja câteva săptămâni și
Secțiune
în desfășurare săptămâni două până la
trei luni
3 Potenţial foarte Rapid - de obicei Rapid - de
Exerciții
Rapiditatea de soluționare rapid - în ritm între două zile și o obicei 28 de
pentru a se lună zile
potrivi ambelor
părți
Cheltuieli Neglijabile Relativ reduse Relativ reduse
Rapiditatea de inițiere Depinde. Câteva Poate dura luni Poate dura ani
săptămâni sau luni
EXERCIȚIUL 6
MODUL
Identificați unde se dezvoltă medierea (sau SAL) în întreaga lume și stabiliți motivele pentru care
G se întâmplă această dezvoltare.
Managementul
contractelor
PART
Exemplu de răspuns
2
E
De exemplu China - parte dintr-o serie de reforme sociale mai largi, trecând la o
economie mai bazată pe piață (China își dă seama de importanța soluționării
conflictelor comerciale internaționale).
G-
MODUL SECȚIUNEA 4
G REZUMATUL CAPITOLULUI
Managementul
contractelor
ÎNTREBĂRI – RĂSPUNSURI DE AUTOEVALUARE
PART
1. Care sunt avantajele medierii / concilierii față de celelalte forme de soluționare
2
E
a litigiilor (adjudecare, arbitraj, contencios)?
Soluționarea litigiilor Rapiditate (pentru mediere, doar câteva zile; pentru conciliere nu depășește 2-
în managementul 3 luni)
contractelor
Costuri reduse (uneori mai puțin de 1% din suma contestată)
Secțiune Confidenţial
4 Neobligatoriu
Părțile care pot conveni asupra unei soluții
Rezultate flexibile (compromisuri comerciale etc.)
Încurajarea viitoarelor relații comerciale cu cealaltă parte
2. Când ar fi potrivit să se utilizeze medierea sau concilierea pentru a soluționa un litigiu
cu un operator economic?
Se așteaptă ca costul litigiilor să fie disproporționat față de suma solicitată
Părțile sunt blocate în negocierile de soluționare
Complexități de drept, fapte sau relații pot să prelungească procedurile și
orice decizii luate să fie contestate cu drept de recurs
Există acțiuni multiple care implică părți comune
Problemele sunt extrem de complexe și implică mai multe părți
Problemele implicate sunt sensibile sau necesită divulgarea informațiilor
sensibile
Părțile nu doresc ca disputa să fie cunoscută publicului larg
3. Când nu ar fi potrivit să se utilizeze medierea sau concilierea pentru a soluționa un litigiu
cu un operator economic?
Atunci când trebuie stabilit un precedent legal, comercial sau de altă natură
Dacă hotărârea poate fi pronunțată rapid și eficient
Dacă părțile necesită o intervenție de urgență a instanței pentru ajutor de
protecție
Dacă se dorește a fi făcut public în mod activ
Dacă nu există un interes real în soluționare
4. Care sunt principalele avantaje ale contenciosului?
Examinarea amănunțită a dovezilor și argumentelor
Decisiv, final și obligatoriu
Ideal dacă disputa se referă la un punct de drept
Rapiditatea procedurii poate fi forțată de regulile instanței (spre deosebire de
arbitraj)
Asistența juridică (asistență financiară) este disponibilă dacă litigantul nu
dispune de resurse (în Regatul Unit)
MODUL 5. Care sunt principalele avantaje ale utilizării procedurilor internaționale de arbitraj în
8. Care sunt motivele (sau avantajele) pentru introducerea unei clauze de mediere în
contract la negocierea cu operatorii economici?
Determină părțile să ia în considerare un proces care, spre deosebire de
negociere, nu li se poate întâmpla neapărat
Introduce un proces specific, care oferă părților un cadru clar pentru
explorarea soluționării
Procesul de mediere implică o terță parte neutră instruită să lucreze cu
părțile pentru a facilita comunicarea orientată către o soluționare
durabilă convenită
Procesul de mediere schimbă focalizarea părților de la evenimentele din
trecut către realismul prezentului și nevoile viitorului
Potențialul realizării unei soluții obligatorii: peste 70% din medieri
ajung la o soluție agreată și obligatorie, în ciuda impasului anterior
Menținerea și / sau mutarea procesului de negociere din spațiul public
încheiere timpurie cu succes a litigiului va oferi economii substanțiale în
costurile juridice și de gestionare, oferind operatorilor economici mai
mult timp pentru eforturi mai productive
GHIDUL
FORMATORULUI
MODUL 9. Ce etape de soluționare a litigiilor ar fi adecvate pentru a progresa atunci când se încearcă
G-22
Managementul contractelor
Măsurarea performanței
contractului
MODULUL PARTEA
G 3
Curriculum 24
Exerciții - răspunsuri 27
Introducere și prezentare generală 15 minute Folosiți slide-ul pentru a evalua nivelul de cunoaștere și
înțelegere a participanților. Întrebați dacă au experiență
de măsurare a performanței contractului.
PART
Modulul G3 - Măsurarea performanței contractului
E
3 Obiective
Măsurarea
performanței Obiectivele acestui capitol / secțiune sunt explorarea, explicarea și înțelegerea:
contractului De ce măsurarea performanței implementării contractului este o activitate
importantă și chiar necesară;
Cum pot fi utilizate metodologiile de măsurare a performanței în măsurarea
performanței contractelor pentru servicii, bunuri și lucrări;
Condițiilor prealabile pentru crearea și implementarea unui mediu de sprijin
pentru măsurarea performanței;
Chestiuni importante
Cele mai importante chestiuni din acest capitol sunt înțelegerea că:
taceastă măsurare a executării este un factor cheie pentru a se asigura că
obiectivele și sarcinile contractului sunt îndeplinite și pentru a se asigura că
drepturile și obligațiile părților contractuale (cumpărător / furnizor) sunt
îndeplinite corect;
necesitatea unei abordări sistematice a proiectării și implementării măsurilor de
performanță;
telaborarea unei metodologii de măsurare a performanței ar trebui să fie o parte
integrantă a pregătirii documentației de licitație și a contractului, precum și
înțeleasă și agreată de toate părțile la încheierea contractului;
MODUL Subiecte de discutat Timp Comentarii cu privire la metodologia de
G
Managementul Introducere și 15 minute
formare
Folosiți slide-ul pentru a evalua nivelul de
contractelor prezentare generală cunoaștere și înțelegere a participanților.
Întrebați dacă au experiență de măsurare a
PART
performanței contractului.
E
3 Prezentarea și 30 minute Folosiți slide-urile 1-7
Măsurarea
performanței discutarea avantajelor
contractului performanței
contractului
Secțiune Sarcina 1
3 Folosind tabelul 1, pregătiți o listă cu cele mai frecvente domenii și motive pentru
performanțe slabe în executarea contractelor de lucrări, bunuri și servicii.
Sarcina 2
Folosind lista pe care ați pregătit-o în Tabelul 1, redactați un scurt plan de acțiune / îndrumări pentru
autoritatea contractantă pentru îmbunătățirea performanței în domeniile problematice pe care le-ați
identificat.
MODUL
Există numeroase motive - a se vedea exemplele de mai jos.
3
E
Necorespunderea cerinței cu domeniul de Neînţelegerea corectă a domeniului
Măsurarea aplicare de la bun început de aplicare al cerinței
performanței
contractului
Secțiune
Specificații imprecise Lipsa înțelegerii caietului de sarcini sau
3 presupuneri incorecte privind cerințele
Exerciții specificațiilor
Managementul
Tabelul 1. Care sunt principalele motive pentru
contractelor
performanțe slabe?
3
E partea autorității contractante slabe - partea contractantului
3
E
Doar exemple
Măsurarea
performanței Livrare/aprovizionare:
contractului Se fac livrări săptămânale regulate la timp și la locul specificat în contract?
Livrările de urgență se efectuează în conformitate cu acordurile și în termenele
Secțiune
stabilite în contract?
3 Sunt livrate bunurile corespunzător? Cât de des sunt livrate bunuri incorect
Exerciții (necorespunzător)?
Bunurile livrate incorecte sunt rapid gestionate și cât de repede sunt livrate bunurile
corecte?
Bunuri:
Toate articolele sunt furnizate în conformitate cu specificațiile și cerințele de calitate?
Dacă sunt livrate articole de înlocuire, sunt de o calitate acceptabilă?
Cât de des sunt livrate articolele de schimb?
Prestare / comunicare:
Personalul de livrare al antreprenorului este îmbrăcat corespunzător pentru a respecta
standardele de igienă ale spitalului?
Personalul de livrare al antreprenorului este amabil?
Membrii personalului contractantului care se ocupă de întrebări administrative sunt
amabili și utili?
Cât de repede sunt rezolvate problemele administrative?
Contractorul menține un sistem de reclamații? Cât de ușor de utilizat și cât de
repede se soluționează reclamațiile?
Se desfășoară ședințe de examinare și sunt implementate acțiuni?
Facturare / costuri:
Cât de repede sunt primite facturile?
Facturile sunt în formatul necesar?
Plățile facturate sunt în conformitate cu contractul?
MODUL SECȚIUNEA 4
G REZUMATUL CAPITOLULUI
Managementul
contractelor
ÎNTREBĂRI – RĂSPUNSURI DE AUTOEVALUARE
PART
1. Indicați principalele motive pentru care măsurarea performanței contractelor este o
E
3 activitate atât de importantă și necesară.
Măsurarea
Oferă dovezi clare cu privire la realizarea eficienței și eficacității („raport calitate-
performanței
contractului preț”) ca răspuns la obiectivele, scopurile și cerințele stabilite pentru operațiunea
individuală de achiziție
Secțiune Oferă informații și îndrumări cu privire la calitatea, capacitatea și capabilitatea
G 1 1
Managementul contractelor
Introducere
Slide 1
Cuprins
Introducere în modulul G1
– Obiective
– Chestiuni importante
– Relevanţă
– Informații juridice la îndemână
– Ciclul de achiziții. Actualizare
Slide 2
Obiective
Obiectivele acestui modul sunt de a face
participanții conștienți de:
– Definiția managementului contractelor
– Procesul de management al contractelor
– Problemele și consecințele legate de
modificările contractului
– Sursele modificărilor contractului
– Procese de gestionare a modificărilor
– Acțiuni adecvate pentru a se asigura că
remunerarea poate fi autorizată și efectuată în
conformitate cu contractul
– Revizuirea etapelor necesare încheierii unui
contract
Slide 3
Chestiuni importante
Atunci când o autoritate contractantă a atribuit
un contract, aceasta trebuie să monitorizeze dacă
lucrarea, bunurile sau serviciul sunt livrate
conform specificațiilor de către operatorul
economic.
Aceasta înseamnă că puteți verifica două lucruri:
– bunurile sunt așa cum sunt descrise, serviciul
care trebuie prestat este livrat bine și la
standardele de calitate și preț convenite și că
lucrările sunt efectuate așa cum au fost
intenționate să fie efectuate
– Costurile nu sunt mai mari decât se aștepta
Slide 4
Conexiuni
Referințe către alte module apar în întregul
text al acestui document. Acestea includ:
Slide 5
Relevanţă
Specialiștii în achiziții trebuie să înțeleagă că
contractele și relațiile cu operatorii economici
trebuie să fie gestionate pe toată durata
livrării cerinței
Slide 6
Informații juridice
Acest modul va face legătura cu alte domenii
care se referă mai strâns la informații
juridice
Slide 7
Managementul contractelor în ciclul de
achiziții
Încheierea 39. 1. Planul anual de achiziții
2. Determinarea necesităților
Eliminarea 38.
3. Planificarea achizițiilor
Îmbunătățirea continuă 37. 4. Consultarea pieței
5. Specificație
Analiza performanței 36. 6. Măsuri de performanță
7. Termeni și condiții
Plata 35. 8. Elaborarea planului economic
Emiterea către părțile interesate 34. 9. Aprobare
10. Pregătirea anunțului de participare
11. Pregătirea invitației de participare
Depozitare și control 33. 12. Publicarea anunțului de invitație
la licitație
Inspecție 32.
13. Distribuirea anunțului de invitație la licitație
Recepționare 31. 14. Gestionarea întrebărilor
15. Primirea ofertelor
Transportare specială 30. 16. Calificarea operatorilor economici
17. Evaluare
Controlul calității 29.
18. Clarificare
Expediere 28. 19. Aprobarea atribuirii
20. Termenul suspensiv
Confirmare 27. 21. Contestarea licitației / revizuirea contractului
22. Atribuirea contractului
Lansarea mecanismelor de comandă 26. 23. Publicarea anunțului de atribuire a contractului
Implicarea operatorului economic 25.
Comunicare internă 24.
Slide 8
Exercițiul 1
Definiți cum înțelegeți managementul contractelor?
Slide 9
Managementul contractelor
G 1 2
Managementul practic al
contractelor
Slide 1
Cuprins
Planificați, realizați, verificați, acționați (PRVA)
Managementul unui contract înseamnă ...
Activități de gestionare a contractelor:
1. Ședința inițială
2. Managementul contractului în curs
3. Registrul de probleme
4. Ședințe de examinare
5. Managementul relației
Slide 2
Planificați, realizați, verificați,
acționați (PRVA)
Slide 3
Un instrument util de management al
contractelor
Planificare
Acționare Realizare
Verificare
Slide 4
„Planificarea” în managementul
contractelor
Etapa Acțiuni în managementul contractelor
Planifica Acestea sunt în mod normal acțiunile
re întreprinse în partea din amonte a ciclului:
pregătirea și realizarea exercițiului de
achiziții publice
Realizare Aici operatorul economic „face munca pentru
a noi”
Verificar Acest pas vorbește despre vigilența noastră în a
ea ne asigura că munca depusă este conform
standardelor și îndeplinește ceea ce este
stipulat în contract
Acționar Acest pas reprezintă acțiunea corectivă,
ea colaborând cu operatorul economic pentru a
readuce performanța conform planului
Slide 5
Managementul unui contract
înseamnă ...
Slide 6
Managementul unui contract înseamnă ...
Managementul prestării serviciului:
– Se asigură că serviciul este livrat la nivelul
solicitat de performanță și calitate, în
conformitate cu contractul
– Analizează performanța și gestionează riscul
prin intermediul PRVA: planificare,
realizare, verificare, acționare
– Implică stabilirea controalelor și a acordurilor la
nivel de serviciu
Slide 7
Managementul unui contract înseamnă ...
(2)
Managementul relațiilor:
– Are scopul de a menține o relație deschisă
și constructivă dintre operatorul economic
și autoritatea contractantă
– Își propune să rezolve sau să detensioneze
situația și să identifice problemele potențiale
într-un stadiu incipient, identificând în același
timp oportunități de îmbunătățire
– Relațiile trebuie să aibă un caracter
profesional în fiecare etapă a PRVA
Slide8
Managementul unui contract înseamnă ...
(3)
Administrarea contractului:
– Se ocupă de guvernanța formală a contractului și
de modificările aduse documentației
– Asigură că aspectele de zi cu zi ale
desfășurării contractului în mod eficient și
eficace sunt luate în considerare de
– Poate stabili activități legate de fiecare
aspect al PRVA
Slide 9
Activități în cadrul
managementului contractelor
Slide 10
Activități în cadrul managementului
contractelor
1. Ședința inițială
2. Managementul contractului în curs
3. Registrul de probleme
4. Ședințe de examinare
5. Managementul relației
Slide 11
Ședința inițială
inaugurală
Organizați imediat după atribuirea formală a contractului:
– Reprezentanți din ambele părți se întâlnesc pentru
prima dată în contextul contractului convenit
– Este vital ca ambele părți să lucreze împreună pentru
funcționalitatea contractului, deoarece ambele vor
dori un rezultat reușit
Obiectivele întâlnirii includ:
– Înțelegerea rolurilor și responsabilităților tuturor celor
prezenți
– Discutarea implementării și / sau a planului de proiect
– Discutarea problemelor operaționale
– Discutarea mecanismelor de control
Notele conțin un exemplu de agendă
Slide 12
Ședința inițială (2)
Chestiuni care pot deveni evidente la această ședință includ:
– O înțelegere din partea autorităților contractante cu privire
la adevărul și credibilitatea declarațiilor făcute de
operatorul economic înainte de atribuirea contractului
– O înțelegere a interesului operatorului economic pentru
contract
– Dacă operatorul economic a înțeles pe deplin cerința
– Capabilități specifice ale persoanelor care lucrează pentru
operatorul economic
– Gradul de flexibilitate pe care ambele părți sunt pregătite
să îl demonstreze în cadrul parametrilor permiși
– Măsura în care operatorul economic poate solicita
variații/modificări admisibile
– Măsura în care persoanele pot lucra împreună
Slide 13
Ședința inițială (3)
Este o oportunitate importantă pentru specialistul în
achiziții publice de a stabili credibilitatea personală în
ochii reprezentanților operatorului economic:
– O abordare prea slabă poate fi interpretată
ca slăbiciune, semnalând că specialistul în achiziții
poate fi ușor exploatat/manipulat
– O abordare prea severă ar putea îndepărta
reprezentanții operatorului economic și împiedică
o relație de lucru constructivă
Ședința ar trebui să se desfășoare într-un mod serios,
ferm și politicos. Tineți minte - nu aveți a doua șansă
să faceți o primă impresie
Slide 14
Managementul contractului
continuu
Menținerea Proceduri bugetare
contractului și
Managementul resurselor
controlul
și planificare
modificărilor
Raportarea operațională și
Monitorizarea
de management
tarifelor și a
costurilor Gestionarea bunurilor
Proceduri de comandă Întâlniri de evaluare a
sau de anulare progresului
Recepționare și Proceduri de plată
proceduri de acceptare
Managementul contractului în curs va include activitățile de mai sus
Slide 15
Registrul de probleme
Problemele pot crește și să provoace nemulțumiri
- Aceasta poate avea impact asupra executării contractului
Scopul registrului de probleme este de a înregistra
problemele și acțiunile întreprinse pentru a le
rezolva
Trebuie prevăzută o procedură de soluționare treptată
în cadrul contractului, pentru probleme care nu pot fi
rezolvate
Aceasta implică persoanele de la nivelurile ierarhice
următoare și ale nivelurilor ulterioare de conducere ale
organizației care încearcă să rezolve problema
Soluționarea alternativă a litigiilor sau acțiunea în
justiție pot fi utilizate atunci când nu se reușesc pașii de
mai sus (consultați modulul G2)
Slide 16
Ședințe de examinare
Ședințele de examinare sunt un mijloc practic de a păstra
controlul asupra unui contract, în special pe termen
lung. Un exemplu de agendă ar putea include:
– Introducere
– Scuze
– Procesul-verbal al ultimei ședințe
– Acțiuni restante de la ultima întâlnire
– Progresul activităților – situația planificată și reală
– Niveluri de performanță atinse
– Analiza registrului de probleme
– Acțiuni corective necesare
– Rezumatul acțiunilor
– Data următoarei ședințe
– Distribuirea procesului - verbal
Slide 17
Ședințe de examinare (2)
Ședințele de examinare sunt un mijloc productiv de comunicare
pe durata unui contract în derulare. Acestea trebuie să fie bine
gestionate și să nu consume prea mult timp
– De exemplu, un operator economic s-a prezentat la
ședința cu specialistul superior în domeniul achizițiilor
doar pentru a i se spune că persoana respectivă este prea
ocupată pentru a participa la ședință, așa cum o făceau în
mod normal.
– Luați în considerare semnalele pe care aceasta le-a trimis
reprezentanților operatorului economic
– Operatorul economic a ales apoi să nu acorde un bonus
clar și a insistat să fie remunerat pentru acesta
Slide 18
Managementul relației
Contractul ne poate implica într-un anumit tip de
relații pentru o anumită perioadă de timp cu un
operator economic sau cu un număr mic de operatori
economici
Inevitabil, aceasta implică un grad de dependență
Cei trei factori cheie pentru succes sunt:
– Încredere reciprocă și înțelegere
– Deschidere și comunicare excelentă
– O abordare comună a managementului executării
Ambii vor avea o perspectivă reciprocă
Operatorii economici vor simți că pot investi în
îmbunătățirea tehnologiei, a proceselor și a persoanelor
într-o relație bună
Abordați un comportament corect
Slide 19
Exercițiul 2
Formatorul vă va oferi un exercițiu care conține
zece afirmații adevărate sau false
– Sarcina dvs. este de a determina care afirmație
este adevărată și care afirmație este falsă
Slide 20
Managementul contractelor
G 1 3
Controale de management a
contractelor
Slide 1
Cuprins
Controale, măsurare și performanță
Riscuri în managementul contractelor
Controale de management a contractelor
– Selectarea unui mecanism de control
– Numărul de controale
Modificări
– Definiție și origine
– Impactul modificărilor
– Controlul modificărilor
– Gestionarea modificărilor
Slide 2
Controale, măsurare și
performanță
Slide 3
Controale, măsurare și
performanță
Slide 4
Riscuri în managementul contractelor
Slide 5
Riscuri în managementul contractelor
Riscul este definit ca
– incertitudinea rezultatului, indiferent
dacă este o oportunitate pozitivă sau o
amenințare negativă
În domeniul managementului contractelor,
sintagma „managementul riscului”
încorporează toate activitățile necesare
pentru identificarea și controlul riscurilor
care pot avea un impact asupra îndeplinirii
unui contract
Slide 6
Riscurile pot include:
Lipsa capacității Autoritatea contractantă:
Operatorul economic: – Personalul cheie este transferat
– Personalul cheie este sau disponibilizat
redistribuit în altă parte,
– Este obligată să formuleze cereri
erodând calitatea
care nu pot fi satisfăcute, poate
serviciului
ca răspuns la schimbările
– Activitatea operatorului legislative
economic se concentrează
asupra altor domenii – Modificarea cerințelor sale
– Situația financiară se
deteriorează Forță majoră
Cererea este mult mai Autoritatea contractantă nu poate
mare decât se aștepta –
să-și îndeplinească obligațiile care îi
operatorul economic nu
poate face față
revin în temeiul contractului
Cererea este prea mică -
economiile de scară se pierd și
costurile operaționale cresc
Slide 7
Pentru fiecare risc luați în considerare:
Cine este cel mai în măsură să controleze evenimentele
care pot duce la evitarea riscurilor?
Cine poate controla riscul dacă apare situația de risc?
Este de preferat ca autoritatea contractantă să fie
implicată în controlul riscului?
Cine ar trebui să fie responsabil pentru un risc dacă nu poate
fi controlat?
Dacă riscul este transferat operatorului economic:
– Este posibil ca costul total pentru autoritatea contractantă
să fie redus?
– Operatorul economic va putea suporta consecințele depline
dacă situația se materializează?
– Ar putea duce la transferarea unor riscuri diferite către
autoritatea contractantă?
Slide 8
Responsabilitatea pentru risc
Un punct cheie este că responsabilitatea pentru
serviciul pe care autoritatea contractantă îl oferă
propriilor clienți nu poate fi transferată către operatorul
economic
– De exemplu, pacienții dintr-un spital, pasagerii
unui serviciu de autobuz sau copiii dintr-o școală
– Deși operatorul economic poate fi supus unei
presiuni financiare severe pentru neîndeplinire,
acest lucru nu va compensa autoritatea
contractantă pentru neîndeplinirea obligațiilor
sale și pentru lipsa rezultatelor cheie. De
exemplu, un serviciu sau o clădire importantă
executată necalitativ poate pune în pericol viața
cetățenilor
Responsabilitatea finală rămâne în sarcina autorității
contractante
Slide 9
Mecanisme de control în
managementul contractelor
Slide 10
Selectarea unui mecanism de control
Controalele de management al contractelor trebuie
să fie:
– Foarte relevante pentru esența contractului
– Înțelese și acceptate de reprezentanții
operatorului economic și autorității contractante
– Capabile de măsurare
– Robuste în funcționarea lor
– Capabile să ofere mai multă valoare decât
costul activității legate de colectarea lor
– Capabile să reflecte măsuri „blânde” și dure
– O sursă de informații utile
Slide 11
Numărul de controale
Este preferat un număr mic de controale eficiente
decât un număr mare care sunt utilizate doar pentru
obținerea și raportarea informațiilor
– Datele brute trebuie transformate în informații
semnificative care formează sursa de cunoștințe
pentru a lua decizii înțelepte
– Datele care îi derutează pe oameni nu le vor
permite să ia o decizie în cunoștință de cauză
– Nici datele incomplete, tardive sau de neînțeles
Următorul slide arată un grafic care contrastează
nivelul de detaliu și impactul asupra luării deciziilor
Slide 12
De la date brute la decizii semnificative
Date
Informații
Conștientizare
Nivelul de detaliu
Cunoaștere Impactul asupra
autorității
contractante
Înțelepciune
Slide 13
Controale în ciclul de achiziții
Sunt necesare controale pentru:
– Pasul 27 a se asigura că termenii și condițiile contractului nu
sunt modificate de documentul ulterior
– Pasul 28 a asigura executarea la timp
– Pasul 29 a testa calitatea lucrărilor în curs / executare
– Pasul 31 a contabiliza încasările
– Pasul 32 a verifica acceptarea prestării
– Pasul 34 a se asigura că numai persoanele autorizate retrag
articole din stoc
– Pasul 35 a se asigura că ceea ce a fost acceptat a fost și plătit
– Pasul 37 a se asigura că sunt învățate lecții din această achiziție
pentru viitor
– Pasul 38 a se asigura că configurarea oferă cel mai bun raport
calitate-preț și este ecologică
Slide 14
Controale în ciclul de achiziții
– Pasul 39 a încheia contractul în conformitate cu bunele practici
Slide 15
Acorduri privind nivelul de servicii
Acordurile la nivel de serviciu reprezintă o
modalitate excelentă de a asigura controlul în
cadrul unui contract
În mod frecvent, aceasta cuprinde indicatori
cheie de performanță (ICPs)
Modulul B6 / G3 analizează acest lucru mai detaliat
Slide 16
Modificări
Slide 17
Modificări
Ideal, dacă contractele sunt bine întemeiate,
acestea ar trebui să se desfășoare fără modificări
O modificare contractuală poate fi definită ca:
– O modificare a sferei inițiale de lucru, care a
fost convenită de ambele părți
Problema unei modificări materiale este cheia
„Materiale” se referă la semnificația modificării
în raport cu natura generală a contractului
Slide 18
Modificări (2)
În cazul Pressetext din 2008, o modificare materială
a fost definită ca fiind ceva care:
– Prezintă condiții care, dacă ar fi făcut parte din
procedura inițială de atribuire, ar fi permis
admiterea ofertanților, alții decât cei admiși
inițial, sau ar fi permis acceptarea unei oferte,
alta decât cea acceptată inițial
– Extinde considerabil domeniul de aplicare al
contractului pentru a include servicii
neacoperite inițial
– Modifică soldul economic al contractului în
favoarea contractantului într-un mod care nu a
fost prevăzut în termenii contractului inițial
Slide 19
Un exemplu de modificare materială
Un manager de achiziții a comentat:
– „Creșterea lucrării cu 50 000 EUR la 5 000 000 EUR
este o modificare (variațiune), dar probabil nu
diferă din punct de vedere material
– Pe când creșterea lucrării cu 50 000 EUR la 100 000
EUR este o diferență materială majoră ”
– Toate acestea presupun că creșterea se încadrează
și în domeniul de aplicare al contractului inițial
Slide 20
Permiterea modificării
În mod ideal, caietul de sarcini inițial și invitația la
licitație ar trebui să ofere mecanisme pentru a face
față modificărilor permise pe durata de viață a
contractului în anunțul de participare la procedura
de ofertare (APPO) inițial
Exemple obișnuite în care necesitatea de a face o
modificare poate fi prevăzută și adaptată în cadrul
interacțiunii inițiale dintre părți includ:
– Clauze de fluctuație valutară
– Clauze de ajustare a costurilor / prețurilor pe
baza indicilor publicați
Slide 21
Permiterea modificării - un exemplu
Un contract de catering poate solicita tuturor
ofertanților să oferteze pentru furnizarea de
„Personal și mâncare pentru evenimente de
seară”
– O astfel de condiție ar fi acceptabilă, deoarece
toți potențialii operatori economici ar putea
licita pe această bază și este posibil ca
frecvența exactă a evenimentelor de seară să
nu fie cunoscută la începutul contractului
– Cu toate acestea, în acest scenariu, nu ar intra
în domeniul de aplicare al contractului dacă
operatorul economic și autoritatea contractantă
ar fi convenit ca personalul de catering să
vopsească birourile seara. Aceasta ar fi în mod
clar o diferență materială
Slide 22
Când este necesară o modificare?
O modificare a contractului poate fi necesară în
circumstanțe limitate - dar numai acolo unde
acest lucru este în conformitate cu acquis-ul CE
și legislația locală
Trebuie acordată o atenție deosebită pentru a
lua în considerare dacă o modificare este
recomandabilă și admisibilă
Slide 23
În spatele necesității de a modifica
În spatele necesității de a introduce unele
modificări sunt circumstanțe în care:
– planificarea în amonte a fost inadecvată;
– aprecierea și evaluarea ofertelor operatorilor
economici au fost necorespunzătoare;
– a apărut perimarea/uzura (obsolescența)
– un management defectuos al contractelor are loc
– apar circumstanțe reale imprevizibile
– s-au făcut modificări legislative
Slide 24
Impactul modificărilor
Impacturile pot fi directe și indirecte
Impacturile directe pot include:
– Costul mărit al bunurilor, lucrărilor și
serviciilor din contract
– Contractul depășește bugetul
– Întârzieri și prelungirea timpului pentru
aprovizionare sau proiectele de lucrări
Slide 25
Impactul modificărilor (2)
Impacturile indirecte pot include:
– Lucrări de proiectare sau lucrări de proiectare
suplimentare irosite
– Activitate irosită sau inutilă
– Modificări, anulare sau comenzi suplimentare
referitoare la afaceri pe care operatorii economici le-
au plasat în propria bază de aprovizionare
– Timp și întârziere
– Costuri de muncă neproductive
– Reprogramarea contractului pentru a atenua
efectul timpului și al costurilor
– Timp suplimentar la sediul central și bani cheltuiți
de operatorul economic, care poate căuta să
recupereze aceste costuri
Slide 26
Controlul modificărilor
O procedură unică de control a modificărilor ar trebui
să se aplice tuturor modificărilor permise. Ar trebui să
furnizeze un set de pași și responsabilități alocate în
mod clar, care să acopere:
– Solicitarea modificărilor
– Evaluarea impactului
– Prioritizarea și autorizarea
– Acordul cu operatorul economic
– Controlul implementării
– Documentarea evaluărilor și comenzilor de
modificare
Unele autorități contractante folosesc un organ
administrativ special pentru a controla modificările
contractului
Slide 27
Gestionarea modificărilor
Gestionarea
modificărilor
Reducerea Reducerea
numărului de impactului
modificări modificărilor
Slide 28
Managementul contractelor
G 1 4
Controlul plăților și închiderea
Slide 1
Cuprins
Controlul plăților
Performanţă
Închiderea
Slide 2
Controlul plăților
Slide 3
Controlul plăților
Plata/remunerarea operatorilor economici este un control
– Puterea pe care o au autoritățile contractante aici
nu trebuie folosită pentru a întârzia sau a reține
nedrept plata celor care au finalizat lucrările
– În acest caz, relația dintre operatorul economic și
autoritatea contractantă va fi afectată
– Procesul de plată are trei etape:
1. Primirea cererii de plată
2. Autorizare și potrivire
3. Transfer de fonduri
– Acest proces este discutat în modulul B2 la pasul 35
al procesului de achiziție
Slide 4
Închiderea managementului contractelor
Obiectivul închiderii este de a se asigura că autoritatea
contractantă este mulțumită de livrarea bunurilor,
lucrărilor, materialelor și serviciilor pe care le-a
achiziționat
– Un contract nu poate fi considerat ca fiind
terminat atunci când lucrarea fizică efectivă a fost
finalizată sau bunurile livrate
– Adevărata închidere a contractului este
sfârșitul perioadei de garanție, păstrare sau
răspundere pentru defecte
– Închiderea este ultima oportunitate pentru
reprezentanții autorității contractante de a
indica faptul că găsesc ceva inacceptabil
Slide 5
Închiderea managementului
contractelor
Slide 6
Pașii următori ...
Următorii pași pot fi sau nu întreprinși, în funcție
de natura contractului. Exemplul oferit este pentru
un contract de lucrări
Localizare: pot exista nume diferite în diferite
industrii pentru aceste etape în diferite țări.
Este posibil să fie necesară modificarea acestui
text generic.
Slide 7
Pașii tipici în cadrul închiderii
1. Inspecția comună a cerinței finalizate
2. Lista de probleme
3. Documente finale „conforme cu executarea”
4. Punerea în funcțiune și testarea sunt finalizate
5. Transferul / acceptarea de către autoritatea
contractantă
6. Perioada de garanție, păstrare sau răspunderea
privind defecțiunile
7. Eliberarea certificatului final
8. Conturile finale convenite și plățile efectuate
9. Deblocarea obligațiunilor de performanță
10. Sfârșitul formal al contractului
Slide 8
1 - Inspecția comună a cerinței finalizate
Odată ce operatorul economic declară lucrările finalizate, prima
sarcină va fi efectuarea unei verificări cuprinzătoare pentru
confirmarea finalizării
Acesta poate fi rolul specialistului în achiziții sau al
unui specialist în domeniul tehnic
O inspecție amănunțită a lucrărilor finalizate trebuie
efectuată în comun cu operatorul economic pentru a se
asigura că:
– Nimic nu a fost trecut cu vederea
– Există o înțelegere comună (fără dezacord) a stării
bunului finalizat și o listă detaliată a oricăror omisiuni
sau defecte constatate
Orice defecțiune convenită cu operatorul economic în urma
acestei inspecții ar trebui remediate cât mai curând posibil
Slide 9
2 - Lista de probleme
În timpul inspecției, grupul va întocmi o listă de
probleme sau mici defecțiuni (uneori cunoscută
sub numele de listă de impedimente)
– Problemele sunt deficiențe minore care nu
constituie o lucrare incompletă sau provoacă
un impact major asupra funcționalității
cerinței terminate
– Lista de probleme ar trebui să fie transmisă
operatorului economic și să fie convenite
date realiste pentru soluționarea acestora
– Problemele remediate sunt apoi verificate
de către părțile interesate tehnice în
numele autorității contractante
Slide 10
3 - Documente finale „conforme cu
executarea”
Este vital să se păstreze evidențe complete, inclusiv:
– Diagrame, specificații, liste, fișiere de date,
schițe și documente care descriu specificația
finalizată a cerinței acum in situ
Sunt două motive pentru aceasta:
– Operatorul economic trebuie să poată gestiona
orice acțiune necesară în temeiul perioadei de
garanție, păstrare sau defecțiune
– Autoritatea contractantă trebuie să dețină un set
complet de informații despre proiectarea și
specificațiile detaliate, pentru a se asigura că
acestea sunt întreținute și / sau modificate
corespunzător
Slide 11
4 - Punerea în funcțiune și testarea sunt
finalizate
Punerea în funcțiune și testarea ar trebui să facă parte
integrantă din procesul de transfer al proprietății către
autoritatea contractantă a:
– Lucrărilor (clădire sau pod)
– Echipamentului (vehicul, sistem informatic sau
fotocopiator)
– Serviciilor (servicii de vehicule sau aeronave)
Scopul este de a elimina problemele inițiale în funcționarea
cerinței, astfel încât să fie adecvate scopului pentru care a
fost specificată inițial
Dacă ambele părți sunt de acord, poate fi angajat un inginer
Închidere
Slide 12
4 - Punerea în funcțiune și testarea sunt
independent pentru procesul de punere în funcțiune.
finalizate
Închidere
Slide 13
5 - Transferul / acceptarea de către
autoritatea contractantă
Este o procedură formală de acceptare a cerinței
terminate de la operatorul economic
– Documentația trebuie să includă toate datele
de testare și punere în funcțiune, manualele
de funcționare și întreținere și toate schițele
În cadrul contractelor publice de mare profil, uneori
se organizează o ceremonie de predare pentru a
marca schimbarea dreptului de proprietate și
începutul utilizării cerinței de către autoritatea
contractantă sau de către clienți sau părțile
interesate
Închidere
Slide 14
6 – Perioada de garanție, păstrare sau
răspunderea privind defecțiunile
Termenii și condițiile contractului vor include
o prevedere pentru o perioadă de garanție, păstrare sau
răspundere privind defectele
– Această perioadă va varia în funcție de cerințe și
specificații emise de autoritatea contractantă
– Aceasta va include înlocuirea pieselor defecte
sau acțiunile corective specificate în contract
– Trebuie făcută o distincție între acțiunea
corectivă, care se va încadra în termenii
acordului, și întreținerea și dezvoltarea, care,
dacă nu este specificat, se încadrează în mod
normal în afara contractului
Slide 15
7 - Eliberarea certificatului final
Poate fi eliberat un certificat final. O condiție tipică
a contractului care descrie emiterea unui certificat
final poate indica:
– „Certificatul final care urmează să fie eliberat
de autoritatea contractantă la sfârșitul
perioadei de răspundere pentru defecțiuni va fi
obligatoriu pentru ambele părți și va furniza
dovezi concludente că lucrarea a fost finalizată
într-un mod considerat satisfăcător de
autoritatea contractantă și în conformitate cu
contractul”
Slide 16
8 - Conturile finale convenite și plăți
efectuate
După eliberarea certificatului final:
Slide 17
9 – Deblocarea obligațiunilor de
performanță
Slide 18
10 - Sfârșitul formal al contractului
Sfârșitul perioadei de garanție, păstrare sau
răspundere pentru defecte este considerat a
fi sfârșitul contractului
Din acest moment, singurul recurs juridic pe
care autoritatea contractantă îl are în cazul în
care produsul nu reușește să fie la nivelul
așteptărilor este să acționeze în instanță
– Prin urmare, este extrem de important să se
efectueze o verificare completă și finală
pentru a asigura autoritatea contractantă că
cerința este pe deplin adecvată scopului
înainte de eliberarea certificatului final.
Slide 19
Întrebări de autoevaluare – rezumatul
secțiunii
Slide 20
Managementul contractelor
MODULUL PARTEA
G 2
Soluționarea litigiilor în
managementul contractelor
1
Agendă
Introducere
Importanța managementului eficace al
contractelor în legătură cu potențialele
dispute cu operatorii economici
Tipuri de soluționare alternativă a litigiilor
Arbitrajul internațional
Inițiativele Uniunii Europene privind
soluționarea alternativă a litigiilor (SAL)
începând cu anul 2000
Tipuri de clauze SAL incluse în contractul
cu furnizorii
Șapte activități pe tot parcursul sesiunii
2
Importanța eficacității în managementul
contractelor
Examinarea modulului B2 (Procese de achiziții)
– Exercițiul 1
1. Identificați principalele etape din
amonte care trebuie efectuate înainte
de atribuirea contractului
2. Identificați problemele care ar putea
apărea dacă etapele de mai sus nu sunt
respectate corect
3
Tipuri de soluționări alternative a
litigiilor
Definiții ale:
– Negocierii
– Medierii
– Concilierii
– Adjudecării
– Arbitrajului
4
. . .
Soluționarea Soluționarea . Desemnarea Acțiune în
prin acord prin unei părți terțe justiție
. Intervenţie .
.
. .
.
. Adjudecare Contencios
Mediere
. administrativ
.
. .
Negociere. „Continuum” al procedurilor de soluționare
.
Rapid;
Conciliere Arbitraj
Ieftin; Informal; Prelungit; Scump;
Cooperant; . Formal; Forțat;
Controlat de părți; Controlat de alții;
Conflictual
Relațional .
. .
. .
.
. .
.
.
5
.
Exercițiul 2
Tipuri de SAL
– Completați diagrama identificând fiecare dintre
diferitele tipuri de proceduri de soluționare a
litigiilor
6
Soluționarea alternativă a litigiilor
Mediere - ce se întâmplă?
Conciliere - ce se întâmplă?
Adjudecare - ce se întâmplă?
Arbitraj - ce se întâmplă?
Contencios administrativ - ce se întâmplă?
7
Soluționarea alternativă a litigiilor (2)
8
Exercițiul 3
9
Arbitraj internațional
Considerent general
– Organisme internaționale de arbitraj
– Proceduri
– Sentințe arbitrale
10
Procedura de contencios administrativ
Ce se înțelege prin contencios?
Contencios - ce se întâmplă?
Care sunt avantajele procedurii de contencios?
11
Exercițiul 4
12
Exercițiul 5
13
Exercițiul 6
14
Inițiative ale Uniunii Europene privind SAL
din 2000
Cartea verde a UE privind SAL
Codul de conduită al UE pentru mediatori
Directiva UE privind medierea
15
Clauze contractuale
Tipuri de clauze SAL pentru a fi incluse în termenii și
condițiile dvs. cu operatorii economici
– Simple
– Mai complexe
– Internaţionale
16
Întrebări de autoevaluare – rezumatul
secțiunii
17
Managementul contractelor
MODULUL PARTEA
G 3
Măsurarea performanței
contractului
1
Introducere
2
Măsurarea performanței și contractul
3
Măsurarea performanței și contractul (2)
În ceea ce privește măsurarea performanței, elementele cheie
ale contractului includ:
– Specificația
• care ar trebui să stabilească clar ce va fi livrat,
când, cum și la ce standarde
– Condiții generale, care includ:
• Cerințe generice de performanță (respectarea
legislației și a standardelor comune pentru
toate contractele etc.)
• Cerințe speciale de performanță
• Baza pentru determinarea prețului de plătit
• Un program de performanță care stabilește
măsurile de performanță specifice contractului și
consecințele nerespectării
4
Avantajele măsurării performanței
contractului
5
Avantajele măsurării performanței
contractului (2)
Oferă feedback valoros cu privire la:
– proiectarea specificațiilor tehnice sau a
termenilor de referință
– alegerea strategiei de contractare și a
modelului de contract
– alegerea procedurii de achiziție
– stabilirea criteriilor de selecție și atribuire
– desfășurarea evaluării ofertei
– atribuirea contractului
6
Avantajele măsurării performanței
contractului (3)
7
Caracteristici comune pentru stabilirea și
măsurarea performanței contractului
Există câteva caracteristici comune pentru stabilirea
și măsurarea performanței contractului
Pentru toate măsurile de executare a contractelor,
este important să aveți claritate și certitudine cu
privire la:
– Domeniile și indicatorii specifici de performanță
– Linia de bază în zonele de performanță respective
– Ținta de performanță
– Măsura de performanță specifică care trebuie
aplicată
8
Caracteristici comune pentru stabilirea și
măsurarea performanței contractului (2)
Cerințele de performanţă și măsurarea vor fi de obicei
stabilite în specificația convenită
Standardele de performanță care stabilesc nivelurile
de serviciu necesare și schema de măsurare a
performanței pot fi încorporate ca program sau
planuri ale contractului
Cerințele de performanţă comune pentru majoritatea
contractelor de lucrări, bunuri și servicii sunt:
– Timp
– Beneficii / costuri
– Calitate (aplicată în sens larg)
9
Timp
Aproape toate contractele stabilesc timpul (sau
orele) prin care se așteaptă ca operatorul economic
să își îndeplinească obligațiile care decurg din
contract
Pentru contractele mai mici sau cele cu o durată de
viață scurtă, acest termen contractual și succesul
sau nerespectarea de către operatorul economic a
termenului pot fi suficiente pentru măsurarea
performanței contractului
În cazul contractelor mai mari și a celor cu o durată
de viață mai lungă, este important să existe un
mijloc precis de monitorizare a progresului către
atingerea termenului limită final
10
Timp
(2)
Liniile de bază care pot fi utilizate pentru a
monitoriza acest progres pot fi una sau mai multe
dintre:
– un grafic cu date importante
– un program (care poate varia de la foarte
simplu la foarte detaliat)
– o prognoză a fluxului de numerar
– o curbă a forței de muncă
11
Timp
(3)
Graficul cu date importante:
– prezintă obiective clare pe care operatorul
economic trebuie să le îndeplinească, iar eșecul sau
succesul acestuia în îndeplinirea acestor date
importante va oferi o indicație imediată a
performanței sale
Multe contracte oferă operatorului economic dreptul
la mai mult timp dacă se tergiversează de autoritatea
contractantă sau de anumite circumstanțe care nu
sunt sub controlul său
Înainte de a decide dacă operatorul economic a
îndeplinit datele importante sau nu, luați în
considerare dacă datele importante au trebuit să fie
ajustate pentru a ține cont de orice drept la timp
suplimentar
12
Timp
(4)
Pentru un contract cu o durată lungă de viață,
este important să puteți monitoriza progresul pe
toată durata contractului și nu doar la datele
importante
Acest lucru se datorează faptului că este posibil să
trebuiască luate decizii importante care depind de
progres (de exemplu: alocarea bugetelor, alocarea
personalului, atribuirea contractelor aferente)
O evidență a progresului real va fi o sursă utilă de
informații pentru „lecțiile învățate” și pentru
comparația cu alte proiecte
13
Timp
(5)
Se poate stabili o evidență a progresului
înregistrând datele efective de începere și
de finalizare a activităților prezentate
într-un program/grafic convenit în raport
cu datele planificate
Programele trebuie să fie adaptate pentru a ține
seama de circumstanțele care apar, care pot fi
necesare pentru a depăși întârzierea, pentru a
respecta datele importante
Programul trebuie actualizat periodic și
progresul trebuie înregistrat în raport cu
programul actualizat
14
Timp
(6)
Progresulr poate fi, de asemenea, monitorizat prin
înregistrarea fluxului de numerar real în raport cu
previziunile
Acest lucru se realizează prin elaborarea unui
grafic al sumei totale facturate (planificate și
reale) vs. timp
Arată în mod normal două curbe sub forma literei
„S”
Dacă operatorul economic are o performanță bună,
cele două curbe vor fi foarte apropiate
Dacă progresul este slab, curba progresului real
va fi mai plană decât prognoza
15
Timp
(7)
Un al treilea indicator al progresului poate fi
nivelul forței de muncă desfășurate
Comparând forța de muncă reală cu prognoza
necesităților de forță de muncă, pot fi
anticipate variații în curs, deoarece, în
majoritatea cazurilor, producția va fi
proporțională cu mijloacele utilizate
16
Beneficii / costuri
Atunci când prețul poate fi ajustat, autoritatea
contractantă trebuie să compare prețul real cu
un buget
În majoritatea cazurilor, această comparație va
reprezenta mai degrabă o măsură a performanței
autorității contractante decât o măsură a
performanței operatorului economic
Este doar o măsură a performanței operatorului
economic atunci când plata se face pe baza „costului
real + comision” sau atunci când contractul impune
operatorului economic să îndeplinească anumite
criterii de performanță care au un impact asupra
costurilor de funcționare ale autorității contractante
17
Beneficii / Costuri (2)
Pentru contractele mici, această monitorizare poate
consta într-o comparație simplă între prețul
contractului și suma plătită în cele din urmă
Pentru contractele mai complexe și cele cu o durată
lungă de viață sau care prevăd ajustări la prețul
contractului, autoritatea contractantă va dori să
monitorizeze costurile pe toată durata contractului
pentru a prognoza orice depășire a bugetului și
pentru a lua măsuri corective.
18
Beneficii / Costuri (3)
Punctul de plecare pentru monitorizarea
costurilor este un buget bine pregătit
La intervale regulate, costurile reale suportate
până în prezent (și o estimare a costurilor până la
finalizare) trebuie comparate cu acest buget
Variante între costurile efective și costurile
bugetate trebuie investigate astfel încât să
poată fi luate măsuri corective și să servească
drept exemple pentru viitoarele contracte
Acolo unde este necesar, va trebui să se facă
ajustări la buget - dar acestea trebuie explicate și
justificate
19
Beneficii / Costuri (4)
În plus față de monitorizarea costului final, autoritatea
contractantă va trebui să monitorizeze fluxul de numerar -
adică nevoia sa de fonduri în orice moment
Trebuie să se asigure că sunt disponibile fonduri pentru a
plăti operatorul economic la momentul necesar
Pentru a face acest lucru, va avea nevoie de o prognoză a
fluxului de numerar cu care să se compare fluxul de
numerar real (similar cu cel utilizat pentru
monitorizarea progresului - a se vedea mai sus)
Datele istorice ale fluxurilor de numerar pot fi utilizate
pentru a verifica dacă autoritatea contractantă își
prognozează cu precizie nevoile de la început
Poate fi, de asemenea, foarte util pentru stabilirea
preiziunilor fluxurilor de numerar pentru proiectele
viitoare de aceeași natură
20
Beneficii / Costuri (5)
Autoritatea contractantă va dori să stabilească
dacă a obținut un „raport calitate-preț”
Un mod de a face acest lucru este prin rapoartele
stabilite la început și apoi recalculate atunci când
lucrările, bunurile sau serviciile sunt puse în
funcțiune
Aceste rapoarte recalculate pot fi utilizate ca
bază pentru o comparație cu contracte similare.
De exemplu:
– costul / km pentru construcția unui drum sau
– costul / pat pentru construcția și costul de
funcționare al unui spital sau
– costul / locuitorul pentru colectarea deșeurilor
21
Calitate
Autoritatea contractantă trebuie să verifice acest
lucru, dacă produsul final care rezultă din contract
îndeplinește așteptările
– Trebuie să se asigure că produsul nu
prezintă defecte atunci când este acceptat
de la operatorul economic:
• prin intermediul proceselor de inspecție,
testare sau revizuire specificate în contract
– Trebuie să verifice dacă produsul rămâne utilizabil
pe durata de viață necesară și că continuă să
îndeplinească criteriile de performanță:
• prin compararea costurilor de funcționare și
întreținere cu un buget sau prin intermediul
unor rapoarte sau prin sondaje de satisfacție a
utilizatorilor
22
Calitate
(2)
De exemplu, în legătură cu un nou spital, autoritatea
contractantă va dori:
– să aibă înregistrări care să arate că testele și inspecțiile
necesare au fost efectuate în mod corespunzător în timpul
construcției și la finalizare
– să înregistreze numărul, frecvența și volumul reparațiilor
efectuate de operatorul economic în perioada de garanție
– să monitorizeze costurile de reparații în raport cu un buget pe
o perioadă de, să zicem, la 10 ani de la perioada de garanție
– pentru a monitoriza numărul de zile în care sălile de operații
sau alte facilități nu pot fi utilizate din cauza unei
defecțiuni
– pentru a monitoriza consumul de energie și apă
– pentru a determina prin sondaje dacă funcționalitatea
răspunde nevoilor personalului
– pentru a determina prin sondaje dacă pacienții sunt mulțumiți
23
Calitate
(3)
Autoritatea contractantă trebuie, de asemenea, să
verifice dacă criteriile sociale și de mediu admisibile
sunt / au fost îndeplinite de operatorul economic
– Câte locuri de muncă au fost create?
– Au fost angajate persoane cu dizabilități?
– Câtă pregătire s-a oferit?
– Câte incidente de siguranță s-au produs?
– Câte plângeri au fost primite de la
comunitatea locală cu privire la zgomot, praf
sau poluare care provin de la locul lucrărilor?
24
Calitate
(4)
Pentru utilizare în legătură cu contractele viitoare,
acestea ar trebui să compileze informații cu privire
la capacitatea de reacție și atitudinea operatorului
economic și relațiile dintre părți
Astfel de informații pot acoperi, de exemplu:
– respectarea procedurilor (facturare, asigurarea
calității, raportare)
– acuratețea informațiilor date de operatorul
economic
– numărul de „scrisori de reclamație” sau
notificări de neconformitate emise
operatorului economic (sau invers)
– rata eșecului testelor și / sau inspecțiilor
25
Măsuri de performanță în contractele
de servicii
Documentele importante pentru măsurarea
performanței în contractele de servicii:
– caietul de sarcini convenit (caietul de sarcini
alături de propunerea tehnică a operatorului
economic câștigător și orice modificări aduse
cele care ar fi putut fi convenite ca parte a
unui proces de clarificare permis)
– standardele de performanță care stabilesc
nivelurile de serviciu necesare și schema de
măsurare a performanței
26
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (2)
Aceste documente ar trebui să fie armonizate și
coerente în ceea ce privește obiectivele, sarcinile și
activitățile, rezultatele și livrabilele și calendarul,
inclusiv etapele de referință și mecanismele de
stimulare posibile.
Autoritatea contractantă trebuie să monitorizeze
dacă serviciul este livrat conform standardelor și
calendarului convenit și că, costurile serviciului nu
sunt mai mari decât se aștepta
Autoritatea contractantă trebuie să monitorizeze
calitatea serviciului pentru a se asigura că acesta
este satisfăcător și să pună în aplicare măsuri
adecvate pentru a remedia performanțele slabe
27
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (3)
Măsurarea calității serviciilor înseamnă crearea și
utilizarea unor indicatori de calitate - măsurători
care permit măsurarea calității unui serviciu
Unele aspecte ale calității serviciilor care ar putea
fi evaluate sunt completitudinea, disponibilitatea,
capacitatea, fiabilitatea, actualitatea, utilitatea,
capacitatea de reacție, acuratețea, capacitatea de
audit și satisfacția.
Unele aspecte sunt măsurabile numeric
Alte aspecte sunt mai greu de măsurat și este
necesară o evaluare subiectivă
28
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (4)
Este obișnuit să stabiliți o linie de bază pentru
performanța serviciului sau calitatea serviciului
Linia de bază este în mod normal încorporată ca
parte a contractului în planuri
Performanţa și măsurile de calitate și orice
îmbunătățire a performanței sau a calității sunt
urmărite în raport cu linia de bază
Este important să stabiliți cu precizie linia de
bază pentru a evalua cât de bine funcționează
serviciul și cât de mult oferă noul serviciu în
comparație cu aranjamentele anterioare.
29
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (5)
Unele aspecte ale unui serviciu vor fi greu de măsurat,
deoarece implică subiectivitate. Încă mai este
important să fiți de acord asupra a ceea ce trebuie
măsurat și a modului în care informațiile vor fi
dobândite
Aspectele subiective nu trebuie neglijate doar
pentru că nu li se pot aplica tehnici matematice;
este vorba de colectarea informațiilor și
analizarea acestora cu cât mai multă obiectivitate
posibil
Adesea, aspectele subiective ale unui serviciu
oferă cele mai pertinente lecții care trebuie luate
înainte de achiziționarea de servicii viitoare
30
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (6)
Benchmarking poate presupune măsurarea
operatorului economic care furnizează serviciul
în raport cu cele mai bune din industria lor,
efectuarea de comparații între procese similare
și / sau compararea prețurilor pentru servicii
similare
Benchmarking ajută la compensarea riscului,
într-un acord de servicii pe termen lung, de
stabilire a prețurilor subiacente în afara normelor
pieței sau ale industriei (dacă un contract include
un mecanism de preț)
De asemenea, ajută la identificarea și
prioritizarea domeniilor de îmbunătățire
31
Măsuri de performanță în contractele
de servicii (7)
Benchmarking-ul poate fi, de asemenea, utilizat
pentru a evalua măsura în care diferite acorduri
își obțin rentabilitatea dorită a investiției,
rezultatele sau impacturile
Aceasta va fi în primul rând despre învățarea
reușitelor altor organizații și implementarea
acelor lecții în programe de acțiune sau modalități
mai bune de lucru
32
Măsuri de performanță în contractele
de bunuri
Ca și în cazul contractelor de servicii, metodologiile de
măsurare a performanței în legătură cu contractele de
bunuri se axează în jurul celor trei factori de bază:
– timp
– beneficiu / costuri
– calitate
Principalele documente administrative sunt aceleași ca
și pentru contractele de servicii:
– caietul de sarcini convenit (caietul de sarcini alături de
propunerea tehnică a operatorului economic câștigător
și orice modificări aduse celor care ar fi putut fi
convenite ca parte a unui proces de clarificare permis)
– standardele de performanță care stabilesc nivelurile de
serviciu necesare și schema de măsurare a performanței
33
Măsuri de performanță în contractele
de bunuri (2)
Factorii importanți sunt natura produselor și
complexitatea și dimensiunea contractului
Acești factori afectează alegerea modelului de contract
Tipul contractului și măsurile de performanță
utilizate pot diferi considerabil între, de exemplu:
– un contract de achiziție unic pentru furnizarea
de echipamente extrem de sofisticate și
– un contract cadru pe o perioadă de patru ani
pentru aprovizionarea cu produse și alimentație
către spitale dintr-un oraș mare
34
Măsuri de performanță în contractele
de bunuri (3)
Funcțiile de bază de măsurare a performanței pot include
următoarele acțiuni de verificare:
– Datele și programele de livrare în conformitate cu contractul
și sancțiuni dacă aceste date sunt depășite (daune lichidate)
– Calitatea și cantitatea aprovizionării cu bunuri
– Furnizarea satisfăcătoare de servicii asociate, cum ar fi
instalarea, instruirea, serviciul post-vânzare și întreținerea
– Calitate și eficiență în procesarea documentației (de
exemplu, facturi și plăți)
– Calitatea comunicării cu autoritatea contractantă (de
exemplu, revizuirea progresului proiectului)
– Costuri în conformitate cu contractul și ajustări și
prelungiri acceptabile ale costurilor acolo unde sunt
permise
35
Măsuri de performanță în contractele
de bunuri (3)
Exercițiul de măsurare a performanței poate include un
sondaj de satisfacție a utilizatorilor
36
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări
Deciziile importante trebuie luate într-un stadiu incipient al
ciclului proiectului:
– alegerea metodei de realizare a lucrărilor
– forma de contract corespunzătoare
Măsurile de performanță care trebuie utilizate sunt
foarte dependente de:
– natura, dimensiunea și complexitatea lucrărilor care
urmează să fie efectuate
– strategia de contractare aleasă
– aranjamentele contractuale hotărâte
– obiectivele de performanță și măsurile convenite
Proiecte bazate pe specificații de performanță și producție,
inclusiv posibile scheme de stimulare, necesită o monitorizare
mult mai puternică și o metodologie de evaluare mai clară în
37
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări
comparație cu contractele de lucrări mai tradiționale
38
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (2)
Măsurarea performanței va urma practic același traseu descris
anterior, prin definirea domeniilor de performanță, a
obiectivelor de performanță și a punctelor de bază, a
indicatorilor, măsurilor, colectării informațiilor și analizelor
Contractele de lucrări și, în special, proiectele mari de
infrastructură necesită în mod normal proiectarea unui sistem
de măsurare a performanței mai complex decât cel necesar
contractelor de servicii și bunuri
Dimensiunile tehnice, economice și legate de timp în cadrul
unui astfel de contract necesită un cadru de evaluare bine
pregătit și o revizuire a managementului organizației
Deoarece premisele și condițiile prealabile variază de la un
proiect la altul, este necesară personalizarea metodologiei de
performanță în funcție de natura contractului individual
39
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (3)
Măsurarea performanței în ceea ce privește contractele de
lucrări mai mari implică verificarea performanței efective față
de ținte pe toată durata proiectului, în timpul construcției și, în
principiu, prin durata de viață operațională a instalației
finalizate.
Include stabilirea unui cadru pentru măsurarea performanței
care acoperă măsuri precum:
– Sondaje de satisfacție
– Defecte
– Timp și cost de construcție
– Productivitate
– Rentabilitate
– Impactul asupra mediului
40
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (3)
– Deşeuri
41
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (4)
Executarea contractelor de lucrări mari este monitorizată în
continuare prin utilizarea altor mijloace precum:
Revizuirea „porților” și evaluarea proiectului
– O examinare a unui proiect realizat în mai multe puncte
cheie de decizie (porți) de către o echipă de oameni cu
experiență, independent de autoritatea contractantă
– Scopul este de a se asigura că proiectul este justificat și
că abordarea propusă pentru achiziții este probabil să
obțină un raport calitate-preț
– Există cinci „porți” în timpul ciclului de viață al unui
proiect, trei înainte de atribuirea contractului și celelalte
două în timpul implementării contractului și confirmării
beneficiilor operaționale
– O „poartă” nu poate fi trecută decât dacă se obține
acceptarea deplină a fazei
– Echipa de examinare pregătește rapoarte cu constatările și
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (4)
recomandările sale pentru acțiuni 39
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (5)
– Aceste revizuiri includ evaluări privind:
• cât de bine execută echipa de proiect
• cât de bine funcționează instalația în ceea ce privește
realizarea beneficiilor identificate
• progresul în raport cu calitatea, costul și timpul
• evaluarea capacității achiziționatorului
• oportunități de îmbunătățire în timp
44
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (6)
Revizuirea post - proiect
– O revizuire post-proiect este efectuată după finalizarea
construcției și se concentrează pe cât de bine a fost
gestionat proiectul
– Se ia în considerare performanța proiectului de construcție
în raport cu obiectivele și indicatorii de performanță, cum
ar fi previzibilitatea costurilor și a timpului, siguranța,
defectele și satisfacția autorității contractante
– Acesta ia în considerare „lecțiile învățate”, care urmează
să fie documentate într-un „Raport privind lecțiile
învățate” și transformate în standarde ale autorității
contractante pentru managementul proiectelor
45
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (7)
Revizuirea post - implementare
– Este efectuată când instalația a fost utilizată suficient
de mult timp pentru a determina dacă beneficiile au
fost realizate (de obicei, la douăsprezece luni de la
finalizare și în timp ce schimbarea este încă suficient de
recentă pentru ca utilizatorii să fie conștienți de
impactul schimbării)
– Stabilește:
• Dacă s-au obținut beneficii operaționale așteptate
din investiția în instalație
• Dacă lecțiile învățate din proiect vor duce la
recomandări pentru îmbunătățirea performanței
proiectelor viitoare
46
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (8)
– Această revizuire va evalua cel puțin:
• realizarea obiectivelor până în prezent
• costurile și beneficiile întregului ciclu de viață
până în prezent față de aceste prognoze și alte
beneficii realizate
• eficiența operațiunilor îmbunătățite (care pot
include funcții, procese și personal)
• modalități de maximizare a beneficiilor și minimizarea
costurilor și riscurilor pe întreg ciclu de viață
• sensibilitatea serviciului la schimbările operaționale
preconizate
• satisfacția utilizatorului
– Ar trebui să existe revizuiri periodice după implementare
pe parcursul vieții operaționale a instalației
47
Măsuri de performanță în contractele
de lucrări (9)
Benchmarking (analiza comparată)
– După cum s-a discutat mai sus, benchmarking-ul este un
instrument important de management care poate:
• ajuta entitățile contractante să înțeleagă modul în
care performanța lor se ridică la nivelul colegilor lor
• ajuta să compare propriile procese interne cu cele
ale proiectelor similare gestionate de entități
contractante de excelență verificată, pentru a
identifica prioritățile de îmbunătățire
48
Exercițiul 1
Identificați principalele motive pentru performanțe
slabe în contractele de lucrări, bunuri și servicii:
– Din partea autorității contractante
– Din partea antreprenorului
Pregătiți un plan de acțiune / linii directoare
privind modul de îmbunătățire a performanței
49
Exercițiul 2
Ce acțiuni de bază de verificare a măsurării
performanței ați putea utiliza pentru următorul
contract?
– Un contract pentru un termen de doi ani pentru
furnizarea de pansamente medicale și bandaje
către un spital. Contractul necesită livrări
săptămânale plus „livrări suplimentare” în cazul
în care aprovizionări suplimentare sunt necesare
din cauza unor situații de urgență sau a altor
circumstanțe neprevăzute
50