Documente utilizate în Sistemul Calit ii

Unitatea de înv are Nr. 4

DOCUMENTE UTILIZATE ÎN SISTEMUL CALIT II

Cuprins Pagina

Obiectivele Unit ii de înv are Nr. 4 31

4.1. Documente specifice Sistemului Calit ii 31
4.2. Manualul Calit ii în cadrul seriei de documente ale Sistemului Calit ii 33
Lucrare de verificare Unitatea de înv are Nr. 4 37
R spunsuri i comentarii la întreb rile din testele de autoevaluare 38
Bibliografie Unitatea de înv are Nr. 4 38

30 Managementul calit ii
 Documente utilizate în Sistemul Calit ii

OBIECTIVELE UNIT II DE ÎNV ARE NR. 4

Principalele Obiective ale Unit ii de înv are Nr. 4 sunt:

În elegerea documentelor utilizate în cadrul Sistemului de Management al

Calit ii
Familiarizarea cu termenii specifici domeniului Managementului Calit ii
Sublinierea caracteristicilor ce in de elaborarea Manualului Calit ii
În elegerea rolului i avantajelor aduse organiza iei de elaborarea
Manualului Calit ii

4.1. Documente specifice Sistemului Calit ii

Documente Conform SR ISO 8402/l995, documentele referitoare la sistemul calit ii al unei

opera ionle organiza ii, adic : structuri organizatorice, proceduri, procese i resurse necesare
pentru pentru implementarea managementului calit ii, sunt, în principal, urm toarele:
Sistemul
Calit ii • Manualul sau manualele calit ii (sau ale asigur rii calit ii);
• Planurile calit ii (sau ale asigur rii calit ii);
Calitate total • Procedurile;
• Documentele Opera ionale pentru implementarea sistemului calit ii:
Proceduri instruc iuni, moduri de operare, reglement ri, specifica ii, formulare,
proceduri de fabrica ie i de control, programe de audit al calit ii, procese
Instruc iuni verbale, atest ri, rapoarte, etc. i, în general, toate înregistr rile necesare
demonstr rii ob inerii calit ii.
Planuri ale
calit ii O asemenea documenta ie este esen ial pentru:

Manualul realizarea/prestarea de produse/servicii caracterizate de un nivel de calitate

calit ii corespunz tor cerin elor;
evaluarea sistemului calit ii implementat în firm ;
îmbun t irea proceselor desf urate în întreprindere i a rezultatelor
acestora.

Se recomand ca documentele sistemului calit ii s fie limitate la strictul necesar,

astfel încât acestea s fie utilizate efectiv i inute la zi.

Prin piramida din fig.4.1. sunt puse în eviden nivelurile documenta iei necesare
pentru un sistem de management al calit ii, fiind figurate toate cele trei paliere la

Managementul calit ii 31
Documente utilizate în Sistemul Calit ii

care se face referire uzual în literatur . Aceasta mai este denumit i „piramida
documenta iei calit ii”.

Descrie Sistemul
Manualul Calit ii
Calit ii i stabile te
Manualul Politica asigur rii
asigur rii calit ii calit ii i obiectivele
Nivel A
Descrie activit ile
Proceduri ale privind aplicarea
Sistemului Nivel B elementelor Sistemului
Calit ii Calit ii în unit ile
func ionale

Instruc iuni Instruc iuni de lucru

de lucru, detaliate, rapoarte,
rapoarte, Nivel C metode, formate,
formate etc. programe

Fig. 4.1. Piramida documentelor calit ii

Sursa: Olaru, M. – Managementul calit ii, 1995

Dac privim atent piramida documentelor calit ii, se poate vedea c aceast
documenta ie const în niveluri de documente, fiecare nivel fiind cât mai detaliat.
În vârf se afl Manualul Calit ii, care descrie, pe scurt, toate elementele unui
sistem al calit ii de care întreprinderea are nevoie pentru a îndeplini cerin ele
clientului (explicite i implicite).

Manualul este sus inut de mai multe documente, care stipuleaz procedurile
standardizate pentru toate activit ile sectoriale ce concur la realizarea calit ii
unui produs. Îndrum rile la nivelul locurilor de munc sunt furnizate de Planurile
detaliate ale calit ii i Instruc iuni de lucru.

La modul general, se pot distinge:

♦ documente preg titoare:

necesare definirii cerin elor;

necesare execu iei activit ilor;

♦ documente de raportare i înregistrare, necesare demonstr rii ob inerii calit ii

cerute;

♦ documente evolutive;

32 Managementul calit ii
 Documente utilizate în Sistemul Calit ii

♦ dosare de organizare;

♦ dosare necesare instruirii, exploat rii, mentenan ei etc.

Manualul Calit ii i procedurile respective fac referire la aceste documente

diverse.

Test de autoevaluare 4.1.

1. Manualul calit ii este elaborat:

a) de directorul general/pre edintele companiei;
b) de un specialist în elaborarea Manualelor calit ii;
c) de o persoan care cunoa te foarte bine activitatea organiza iei;
d) la cererea Ministrului de Finan e;
e) de o persoan desemnat de c tre conducerea organiza iei.

2. Documentele sistemului calit ii pot fi de forma:

a) manuale, tratate, monografii;
b) instruc iuni de lucru, formulare, programe;
c) manual al calit ii;
d) procedee, procese verbale;
e) proceduri.

R spunsul se va da în spa iul gol de mai sus. R spunsul la test se g se te la pagina 38.

4.2. Manualul Calit ii în cadrul seriei de documente ale Sistemului Calit ii

Docmentele Conform SR ISO 8402/1995, Manualul calit ii sau Manualul de management al

calit ii calit ii este documentul în care este stabilit politica în domeniul calit ii i
sistemul de management al calit ii al unei întreprinderi.
Manualul
calit ii Manualul de asigurare a calit ii este documentul care descrie m surile generale
luate de c tre o organiza ie referitoare la asigurarea calit ii.
Evolu iile practicilor permit s se disting , dac este cazul, documentele de uz

Managementul calit ii 33
Documente utilizate în Sistemul Calit ii

intern sau confiden ial i documentele de uz extern.

Termenul Manualul Calit ii este utilizat, mai ales, în familia de standarde ISO
9000, atât pentru managementul calit ii în cadrul organiza iei (ISO 9004-1 sau
diverse abord ri ale calit ii), cât i pentru certificarea sistemului calit ii. În acest
ultim caz, con inutul s u este, în general, cel al unui manual de asigurare a calit ii.

Manualul Calit ii este documentul care descrie într-o manier sintetic , pentru o
organiza ie, politica sa în domeniul calit ii, sistemul calit ii i organizarea sa,
f când referire la procedurile scrise.

În cadrul unui demers pentru calitate, adic a unui demers c tre progres, decizia de
stabilire a unui manual al calit ii sau a unui manual de asigurarea calit ii se ia la
nivelul cel mai înalt al organiza iei, în func ie de mediul economic, comercial i, în
unele cazuri, reglementar, al unei organiza ii.

Manualul Calit ii trebuie s descrie realitatea organiz rii i prevederile stabilite în

cadrul organiza iei în domeniul managementului calit ii.

Redactarea diferitelor capitole i paragrafe ale Manualului Calit ii este o opera ie

colectiv , la care trebuie s participe diferitele servicii ale organiza iei respective.

Manualul Calit ii trebuie s evolueze odat cu organiza ia i cu natura activit ilor

organiza iei, precum i în func ie de îmbun t irea propriului sistem al calit ii.

Actualizarea manualului trebuie s fie facilitat de prezentarea sa.

O procedur de actualizare trebuie s fie prev zut i precizat la rubrica

Administrarea manualului calit ii.

Manualul Calit ii este un document oficial, elaborat de c tre Compartimentul de

Asigurare a Calit ii din cadrul func iunii de calitate a societ ii comerciale
respective, ce prezint politica în domeniul calit ii i descrie sistemul calit ii
adoptat de societate, servind ca referin permanent în implementarea i
men inerea sistemului respectiv.

Manualul serve te drept:

• Surs de documentare a politicii i procedeelor, mijloc de fundamentare
a acestora;
• Culegere de texte în vederea preg tirii profesionale;
• Mijloc de fundamentare a deciziilor viitoare;
• Instrument de asigurare a continuit ii opera iilor fluctua iei
personalului;

34 Managementul calit ii
 Documente utilizate în Sistemul Calit ii

• Mijloc de referin pe baza c ruia se efectueaz revizia metodelor

curente.

În esen , Manualul trebuie s îndeplineasc cinci obiective fundamentale:

1. descrierea Sistemului de Management al Calit ii aplicat în practica de zi

cu zi;
2. o filozofie a calit ii formulat în scris i practicile pentru implementarea
sistemului;
3. stabilirea unor reglement ri clare între diferitele departamente func ionale
(interfe e);
4. stabilirea univoc a competen elor i responsabilit ilor;
5. documentarea sistemului.

Particularit i ale Manualului Calit ii

Seria de standarde ISO 9000 prevede doar generalit i cu privire la con inutul unui
Manual de management al calit ii, întreprinderea este cea care trebuie s - i fixeze
regulile în cadrul limitelor date.

Dimensiunea Manualului de management al calit ii depinde, în mare m sur , de

urm torii factori:
• num rul nivelurilor documenta iei;
• grupul (grupurile) int ;
• complexitatea sistemului.

O mare aten ie trebuie acordat evit rii redundan elor. Practicile i procedurile
descrise într-un loc nu trebuie reluate în nici un caz în alt parte. O trimitere la
documentul respectiv este suficient .

Redactarea Manualului de management al calit ii e bine s fie f cut de o singur

persoan . De preferat este ca aceast persoan s fie un angajat, care cunoa te
organizarea întreprinderii i particip activ la elaborarea sistemului de management
al calit ii. O alt premis important const într-o cooperare strâns a acestei
persoane cu departamentele, respectiv func iile implicate.

Manualul trebuie tip rit i bro at în a a manier încât s asigure utilizarea pe timp
îndelungat. Exemplarele se vor numerota i se va întocmi o list a persoanelor care
le-au luat în primire pentru a se u ura astfel distribuirea noilor proceduri revizuite.

În func ie de structura organizatoric , de natura i diversitatea activit ii

organiza iei, Manualul Calit ii se poate referi la totalitatea activit ilor
întreprinderii sau numai la unele dintre acestea. Titlul i obiectul manualului
reflect domeniul s u de aplicare.

Managementul calit ii 35
Documente utilizate în Sistemul Calit ii

Pentru alegerea momentului elabor rii Manualului calit ii exist trei alternative:

1. la începutul elabor rii Sistemului Calit ii;

2. în paralel cu elaborarea Sistemului Calit ii;
3. dup elaborarea Sistemului de asigurare a calit ii.

Toate aceste trei posibilit i se reg sesc în practic i prezint avantajele i

dezavantajele lor.

Test de autoevaluare 4.2.

1. Se poate spune c Manualul Calit ii ofer urm toarele avantaje :

a) asigur coeren a politicii calit ii la nivelul întreprinderii;
b) serve te ca document principal pentru auditul SMC;
c) îmbun t e te comunicarea în interiorul organiza iei;
d) faciliteaz realizarea obiectivelor calit ii.

2. Manualul calit ii serve te drept:

a) Surs de documentare a politicii i procedeelor, mijloc de fundamentare
a acestora;
b) Culegere de texte în vederea preg tirii profesionale;
c) Mijloc de fundamentare a deciziilor viitoare;
d) Instrument de asigurare a continuit ii opera iilor fluctua iei
personalului;
e) Mijloc de referin pe baza c ruia se efectueaz revizia metodelor
curente;
f) Politic de asigurare a calit ii;
g) a, b, c, d, e,
h) a, b, d, f

R spunsul se va da în spa iul gol de mai sus. R spunsul la test se g se te la pagina 38.

În loc de rezumat Am ajuns la sfâr itul unit ii de înv are nr. 4.

V recomand s face i o recapitulare a principalelor subiecte prezentate în
aceast unitate i s revizui i obiectivele precizate la început.
Este timpul pentru întocmirea Lucr rii de verificare nr. 4 pe care urmeaz
s o transmite i tutorelui.

36 Managementul calit ii
 Documente utilizate în Sistemul Calit ii

Lucrare de verificare Unitatea de înv are Nr. 4

1. Prezenta i avantajele rezultate în urma elabor rii i aplic rii Manualului

Calit ii.

Pentru fundamentarea r spunsului se poate utiliza prezentul suport de curs

i sursele bibliografice nr. 1, 2 i 3

Managementul calit ii 37
Documente utilizate în Sistemul Calit ii

R spunsurile testelor de autoevaluare

R spuns 4.1
1. a, b, d
2. b

R spuns 4.2.
1. e
2. b, c, e

Bibliografie Unitatea de înv are Nr. 4

1. Condrea, E., Stanciu A. Managementul calit ii, Editura Libertatea

Panciova-Novi Sad, Serbia, 2008
2. Froman, B. - Manualul calit ii – instrument strategic al abord rii
calit ii, Editura Tehnic , Bucure ti, 1998
3. xxx - Manualul sistemului calit ii. Ghid pentru implementarea
standardelor interna ionale ISO 9000, Editura Tehnic , Bucure ti,
1998
4. xxx. Standard ISO 8402 – Quality management and quality assurance.
Vocabulary, 1994
5. xxx. Ghid NF-161 – Ghid pentru redactarea unui manual al calit ii.

38 Managementul calit ii