Universitatea “Dunarea de Jos” Galați

Facultatea de Economie și Administrarea Afacerilor

TURISMUL DE AFACERI SI DE EVENIMENTE

suport de curs
 1. TURISMUL DE AFACERI ȘI EVENIMENTE

Turismul de afaceri - definirea conceptului

Turismul de afaceri (business) reprezinta o forma de turism cu scopuri comerciale,
guvernamentale sau educaționale, având partea de agrement (leisure) ca motivație
secundară.
Turismul de afaceri presupune, în general, deplasarea într-o altă localitate, la o
distanță mai mare de 50 de km de localitatea de origine a turistului de afaceri, deplasare
determinată strict de o afacere, de un eveniment sau de un scop educațional.
Turismul de afaceri se referă, în sens larg, la călatoriile oamenilor pentru scopuri
legate de munca lor, mai exact, de deplasările în interes oficial, comercial sau de alta
natura, participarile la diverse manifestari organizate de întreprinderile economice sau
organisme administrative pentru reprezentațti lor.
Deși aceste acțiuni presupun desfasurarea unei activități remunerate, ele sunt
asimilate turismului deoarece organizarea și realizarea lor implică utilizarea dotărilor
turistice de cazare, alimentare, agrement cât și consumul unor servicii specifice furnizate
de organizatori de călătorii.
Turismul de afaceri are motivații și forme de manifestare proprii, inconfundabile.
Ca principală motivație a turismului de afaceri se poate considera și întalnirea cererii cu
oferta în cadrul târgurilor și expozițiilor, al întalnirilor de afaceri, al tranzacțiilor și
negocierilor, în desfășurarea programelor unor misiuni economice, dar și a unor ample
acțiuni de promovare a unei firme, a unor produse, a unor noutăți în diferite domenii cu
caracter periodic sau conjuctural. Principalele demersuri ale acestei manifestări se
finalizează cu încheierea unor contracte economice, reciproc avantajoase în cadrul
diviziunii internaționale a muncii, a pieței bunurilor și serviciilor, ca forme ale
schimbului de valori și valori de întrebuințare.
Turismul de afaceri se desfășoară în tot timpul anului, în spații special amenajate,
antrenând servicii specifice de expunere, de tranzacționare, cazare, securitate, amenajari
estetice, mijloace de telecomunicații, video-tv, multiplicare, transfer, alimentație publică,
servicii de presă, grafică etc.
 Principalele caracteristici ale turismului de afaceri sunt urmatoarele:
- reprezintă domeniul cu cea mai mare calitate a serviciilor;
- atinge cote maxime primăvara și toamna dar înregistrează activități și în lunile de
vară și iarnă;
- completează sectorul turismului liber;
- investițiile în turismul de afaceri conduc la regenerarea urbană;
- multe din investițiile destinate infrastructurii sunt concepute în special pentru
turismul de afaceri (hoteluri, restaurante, facilități în transport și comunicații) și
furnizează beneficii care pot fi utilizate de turiștii clasici și de populația indigenă;
- calitatea superioară a personalului de servire cerută de turiștii de afaceri se
regăsește în serviciile prestate de aceștia;
- cercetările sugerează că aproximativ 40 % din turiști de afaceri care se reîntorc cu
familiile in aceleași destinații însă de data aceasta pentru călătorii în scopuri personale;
- turismul de afacerii are mai puține consecințe negative asupra mediului decât
turismul clasic.
CEREREA
 Team-building si company retreat
 Calatorii de afaceri individuale sau pentru firmă
 Participări la programe de training
 Conferințe, congrese, seminarii
 Evenimente pentru angajați
 Evaluari periodice ale companiei/angajaților
 Târguri și expoziții
 Lansari de produse/servicii
 Activități ale ong-urilor
 Schimburi naționale sau internaționale de studenți sau profesori
 Altele
OFERTA
 Organizarea de conferinte, seminarii, simpozioane, team-building,
workshop-uri (transferuri cu autocare si microbuse, inchirierea de sali
 specializate, mijloace audio-video, interpreti, consultanta pentru organizarea
de evenimente)
 Întălniri și mese de afaceri, business-party (organizate in scopul sărbătoririi
firmei sau alte evenimente speciale)
 Organizări de cocktail-uri, activități de protocol și evenimente speciale în
săli cu capacități între 20 – 1000 locuri
 Conferința de presă, expoziții promoționale sau lansări de produse, săli și
saloane de meeting
 Organizarea deplasărilor la targuri și expoziții în țară și străinatate
 Bilete de avion și bilete de autocar pentru toate destinațiile, interne și
internaționale, la prețuri competitive
 Transferuri aeroport – hotel – aeroport
 Cazări în hoteluri din întreaga lume, în cele mai bune hoteluri din București
și din țară
 Circuite/sejururi în țară sau străinătate pentru grupuri/turiști individuali
 Programe de fidelizare a colaboratorilor, programe de week-end pentru
angajații firmei
 Bilete de odihna si tratament pe litoralul românesc și în stațiuni montane
 Altele.

CLIENTUL-om de afaceri, angajat, investitor, profesor/instructor, student/cursant,

freelancer, etc
Turiştii de afaceri sunt mai exigenţi, mai puţin sensibili la preţ şi mult mai
preocupaţi de statut. De asemenea, ei au un program anume, care trebuie respectat. În
consecinţa, serviciile de transport sunt de mare importanţa: mijlocul de transport folosit
este rapid, confortabil şi adecvat ca şi program, punctualitatea şi prestigiul
transportatorului sunt de interes, sistemele de rezervare trebuie sa fie eficiente (G.
Stanciulescu, 2004).
Ca şi modalităţi de cazare, sunt preferate hotelurile de lanţ, al căror standard este
cunoscut şi care oferă, pe lânga servicii de calitate, formule diverse de fidelizare, cu un
impact ridicat în cazul turiştilor de afaceri (carduri de fidelitate, punctaje, uneori
cumulate celor obţinute pe liniile aeriene etc.). Se poate ajunge chiar la situaţia în care
alegerea unei destinaţii sa fie determinată de existenţa unui hotel aparţinând unui anumit
lanţ. În fine, pentru toate categoriile de servicii la care se apeleaza, calitatea este
deosebit de importantă. În zilele noastre, turismul internaţional de afaceri a devenit o
industrie sofisticată.
Exemple de clienți-organizații:
 companiile medicale
 bancile și firmele de asigurari
 firmele de audit și consultanta
 programele din fonduri europene sau altele
 multinațonalele din domenii precum: comunicații, alimentație, IT, etc
 alții.
Călătoriile oamenilor de afaceri înseamnă „business“ atât pentru hotelieri, cât și
pentru agențiile de turism și organizatorii de team-building-uri și conferințe.
Turismul de afaceri a continuat să crească, din 2010 încoace, cu procentaje situate
între 10% și 20% anual. Acest segment are un potențial foarte mare. În general, bugetul
unui turist încadrat aici este undeva între 400 și 450 euro pe zi, de câteva ori mai mare
decât în cazul unui turist de leisure.
 2. TURISMUL DE AFACERI ŞI EVENIMENTELE SPECIFICE ACESTUIA
 
Turismul de afaceri cuprinde mai multe tipuri de evenimente care au în comun
faptul că se călătoreşte în scopuri legate de afaceri:
 Întâlniri / reuniuni de afaceri (Meetings)
 Programe şi călătorii incentive (Incentives)
 Congrese, conferinţe, convenţii (Congresses)
 Expoziţii – târguri de comerţ (Expositions)
Acestea sunt prezentate în lucrările de specialitate (broşuri, site-uri, etc.) sub sigla
MICE, incluzând toate formele de reuniuni de la cele de grupuri mici –seminarii,
simpozioane, activităţi de training sub formă de cursuri tradiţionale sau în aer liber,
teambuilding în variate forme etc., până la conferinţe şi congrese sau târguri de
anvergură, numit alteori turism de reuniuni şi congrese.
 Turismul de reuniuni, privit sub toate componentele sale, reprezintă un segment
important al industriei ospitalităţii, generatoare de venituri substanţiale, mai ales în
perioadele de extrasezon, dar şi de imagine pozitivă pentru destinaţiile implicate şi chiar
pentru imaginea turistică de ansamblu al unei țăriDin datele statistice reiese faptul că
acest segment ar putea fi considerat componenta cea mai profitabilă și eficientă din
turism, tinzând chiar să devină o industrie independentă.
Turismul de reuniuni cuprinde nu doar activităţi turistice comune (cazare,
restauraţie, transport) ci şi o serie complexă de servicii organizatorice profesionale de
conferinţe, expoziţii, întruniri, seminarii, găzduite de destinaţia respectivă.
Întâlnirile de afaceri sau reuniunile reprezintă călătoriile oamenilor cu scopul de a se
întâlni şi de a discuta afaceri sau pentru schimburi de informaţiiîntre cei de aceiaşi
profesie sau asociație.
Conferinţele, congresele şi convenţiile - atrag un număr foarte mare de participanţi şi
reprezintă o afacere bună pentru destinaţiile unde se organizează. La nivel mondial,
oraşe recunoscute ca organizatoare pentru astfel de manifestări sunt: Madrid, Paris,
Londra, Roma, Viena, Bruxelles, Singapore, Washington, Strasbourg etc. Rezervările
pentru astfel de evenimente se fac chiar şi cu 2 ani inainte iar 2/3 din participanţi vin
însoţiţi de soţ/soţie sau de o altă persoană. Lunile de vârf ale acestor manifestări
internaţionale şi naţionale sunt mai, iunie şi septembrie, octombrie.
Expoziţiile şi târgurile de comerţ reprezintă un alt sector important al turismului de
afaceri, deoarece la aceste evenimente se fac tranzacţii între vânzători şi cumpărători, se
plasează comenzi, se fac contracte de durată, etc. Un exemplu clasic este salonul de
aviație de la Paris, iar în turism, Târgul Internaţional de la Berlin (ITB), care atrage
anual între 20.000 – 50.000 de specialişti la fiecare manifestare şi peste 100.000
persoane / manifestare din cadrul publicului larg.
Unele dintre cele mai mari fluxuri de turiști de afaceri le găsim atunci când mai
multe mii de oameni se adună într-o destinație pentru una sau mai multe zile pentru a
participa la o expoziție. Pentru că subiectul acestui capitol este turismul de afaceri,
tipurile de expoziție avute în vedere aici nu sunt de natură culturală, cum ar fi expoziții
de pictură sau sculptură organizate in galerii de arta si muzee, ci evenimentele în care
expozanții organizează standuri pentru a prezenta produsele sau serviciile companiilor
lor pentru cei care vizitează expoziția. Deși cuvântul "expoziție" este adesea folosit în
mod generic, este bine să se facă distincția între expoziții care atrag publicul larg, și
târguri la care participă în principal oameni de afaceri. Astfel, Uniunea des Foires
Internationales (UFI), cunoscut acum sub numele Asociației Mondiale a Industriei de
Expoziții, oferă următoarele definiții:
Expozițiile sunt evenimente cu o durată determinată, au loc la intervale de timp
stabilite, la care un număr mare de societăți prezintă un reprezentant gama de produse de
unul sau mai multe sectoare industriale și vinde sau de a furniza informații cu privire la
aceasta în scopul promovării vânzărilor. Expozițiile atrag predominant publicul larg.
Târgurile comerciale sunt evenimente cu o anumită durată, au loc la intervale de
timp stabilite, la care un număr mare de societăți prezintă gamele de produse principale
ale unuia sau mai multor sectoare industriale și vând pe bază de probe. Târgurile
comerciale atrag predominant vizitatori comerciali și de afaceri. Cei care călătoresc în
scopul de a participa la expoziții sunt, în general, persoane care doresc să cumpere sau
să găsească informații despre bunuri sau servicii de care au nevoie pentru consumul
personal. Un exemplu de acest tip de evenimente ar putea fi targurile de produse
tradiționale sau hand-made, care au loc în fiecare oraș din România. Acestea se
adresează oricăror persoane ale căror hobby-uri includ împletit, crearea de produse de
artizanat cum ar fi efectuarea de felicitări și bijuterii, port popular, etc.. Vizitatorii pot
achiziționa o gamă largă de materiale și instrumente necesare pentru hobby-ul lor și pot
participarea la ateliere de creație și demonstrații la care pot învăța tehnici noi.
Tot un târg dar de data aceasta de servicii este și cel organizat în fiecare din orașele
poloneze din Varșovia, Cracovia și Poznan, ca expoziție anuală, numită Târgul
Educației, actiune organizată de World Educate Business Association (WEBA).
Evenimentul este împărțit în două zone, una pentru universități și colegii, iar cealaltă
pentru școlile internat și licee. Cei care participă la expoziție sunt tineri și părinții lor,
care caută informații cu privire la oportunitățile de studiu în Polonia și în alte țări
(www.webafairs.com).
Cei care vizitează târgurile comerciale sunt oameni în căutarea de bunuri și servicii
vitale pentru funcționarea eficientă a afacerilor lor. De exemplu, bienala Forest Products
Expoziție de Utilaje si Echipamente (www.sfpaexpo.com), care a avut loc la New
Orleans, in 2009, avea în vitrine cele mai noi produse si servicii pentru industria
produselor din lemn. În mod evident, acestea nu sunt destinate să fie achiziționate de
către membrii publicului pentru uzul lor personal, ci de silvicultură și profesioniștii din
industria de prelucrare a lemnului care participa la acest eveniment în scopuri de afaceri.
O industrie mult mai familiară pentru majoritatea oamenilor este sectorul
cinematografic de divertisment, care are, de asemenea, propriile sale târguri în întreaga
lume. Un astfel de eveniment este Cinema Expo Internațional, ce a are loc la Amsterdam
(www.cinemaexpo.com). Cei care călătoresc la acest eveniment, din toată Europa și din
afara acesteia, sunt în principal proprietarii și managerii cinematografelor în căutare de
informații și posibilitatea de a cumpăra, cele mai noi echipamente și serviciile cerute de
afacerile lor, cum ar fi scaune, uniforme de personal, produse alimentare și chioșcuri de
băuturi, amplificatoare și echipamente de proiecție.
După ce am făcut această distincție între expoziții și târguri, e cazul să subliniem că
nu toate evenimentele se încadrează perfect în una sau cealaltă categorie. Este posibil ca
același eveniment poate fi atât o expoziție căt și un târg. De exemplu, un târg care îi
vizează în primul rând pe cei care rulează afaceri în industria de construcții, poate fi, de
asemenea, o expoziție deschisă pentru membrii publicului larg care sunt interesați de
bricolaj astfel încât ambele categorii de vizitatori să găsească satisfacția dorită la un
astfel de eveniment și să fie dornici de a vedea vasta gamă de materiale și instrumente
folosite în domeniu. Este comun aranjamentul ca în astfel de cazuri să se dedice anumite
zile doar pentru vizitatorii comerciali și altele pentru publicul larg.
Este clar că fiecare dintre sutele de mii de bunuri și servicii pe care le utilizăm în
viețile noastre personale și profesionale sunt cumpărate și vândute la propriile lor
expoziții și tărguri, în destinații din întreaga lume. De la obiecte de zi cu zi, cum ar fi
pantofi, cărți și telefoane mobile, pînă la elemente mult mai scumpe, cum ar fi mașini,
bărci și case de vacanță, la servicii, cum ar fi cursurile educaționale, produse de
investiții și de schi, vacanțe, toate acestea au evenimentele lor specifice, uneori
regionale, uneori naționale și uneori internaționale, la care clienții potențiali pot călători,
în scopul de a obține informații, să negocieze și chiar, eventual, să facă o achiziție.
În ceea ce privește modelele de călătorie la astfel de evenimente, de multe ori o
călătorie la expoziții urmează un model diferit de călătorie față de participarea la targuri.
În ceea ce privește expozițiile majoritatea vizitatorilor sunt membrii ai publicului larg-
persoane care călătoresc cu prietenii și/sau membri ai familiei - acestea tind de obicei să
facă excursii de o zi la astfel de evenimente.
Prin contrast, multe târguri sunt foarte specializate pe domenii stricte care atrag
turiști de afaceri din alte regiuni, țări sau chiar continente.
Astfel de turiști, din cauza distanțelor mai mari pe care le au de parcurs, tind să stea
mai mult la capătul destinației, oferind oportunități de afaceri valoroase pentru hoteluri
și restaurante, precum și pentru companiile de transportul.

Tendinţe pe plan mondial în industria reuniunilor

 În cadrul turismului de afaceri trebuie remarcat faptul că ponderea cea mai mare
revine segmentului de reuniuni şi congrese, târguri sau expoziţii care sunt privite, în
general având caracteristici comune privind organizarea şi derularea lor.
 În acest sens, sunt relevante datele statistice adunate de International Meetings
Association, publicate prin ICCA DATAbase, cu specificaţia că acestea înregistrează
doar manifestările cu minimum 50 de participanţi ale unor asociaţii şi cele cu minimum
20 participanţi ale unor întreprinderi şi care sunt declarate din proprie iniţiativă.
 Pentru anul 2000, 5.075 de organizatori au comunicat ICCA DATAbase date
statistice privind reuniuni internaţionale, dintre care 65% cu sediul în Europa.În anul
2000, pe primul loc se afla SUA cu 234 reuniuni, reprezentând un segment de piaţă de
8,2. Marea Britanie se afla pe locul 2 iar Germania pe 3. În ceea ce priveşte oraşele
locaţii pentru congrese, în top se afla Londra, urmat de Madrid, Paris şi Viena.
 Numărul participanţilor la congrese a fost, în medie de 250 – 500 persoane, doar 11
procente cuprinzând mai mult de 2.000 participanţi. Cifra medie a participanţilor la
diverse reuniuni a crescut din 1993 de la 638 la 815. Din totalul participanţilor, 54%
revin Europei, 17% Americii de Nord, 13% Asiei. Durata manifestărilor a scăzut faţă
de anii anteriori la 4,5 zile.
Ca tematică, un sfert din totalul congreselor a fost de natură medicală, îngeneral
manifestările de natură ştiinţifică s-au diminuat, urmate de tehnologie şi industrie.
Pentru anul 2003, statistica ICCA a înregistrat 3.297 reuniuni internaţionale, din care
62% au avut loc în Europa. Întrucât în aceste date statistice nu sunt cuprinse decât acele
reuniuni care corespund criteriilor impuse de International Meetings Association, ele nu
reflectă în totalitate amploarea acestora în cadrul turismului de afaceri.
Trebuie remarcat faptul că turismul de reuniuni şi congrese se desfăşoară
preponderent în lunile mai, iunie, septembrie şi octombrie, deci în perioade cand sezonul
turistic de vacanţă se află în recul, având deci o mare importanţă în ocuparea
capacităţilor turistice prin astfel de manifestări. În acest sens, activitatea de organizare a
evenimentelor tinde să devină o formă complementară de turism, deosebit de importantă
în economia turismului unei ţări, necesitând însă adaptarea infrastructurii turistice
existente sau crearea de noi infrastructuri, adecvate acestor activităţi.
 Pentru exemplificare, sunt relevante datele statistice din țările europene
cuexperiență în acest domeniu

Austria.
 În anul 2001 în această țară existau 244 orașe și comune cu 557ofertanți de
congrese și reuniuni, capabili să organizeze manifestări pentru 100 si mai mulți
participanți. Cele 2.705 spații de reuniuni din aceste locații pot cuprinde 392.660
persoane.
Orașul cel mai solicitat este Viena care și pe plan mondial este o destinație preferată
pentru organizare de congrese, ocupând în ierarhia europeană locul 3,după Londra si
Paris.
Cu 4 milioane de înnoptări doar din turismul de congrese, volumul acestora a
crescut în ultimii 15 ani de 3 ori, reprezentând între 3,1-3,5% din totalul de înnoptări în
Austria.
 
 Italia
Patrimoniul cultural și artistic al Italiei este un puternic magnet de atracție și pentru
turismul de reuniuni, existând în acest domeniu 1.163 centre deconferințe și 4.504
hoteluri, 39.600 palate și castele, plus 30.500 reședințe istorice,la care se adaugă
complexe de târguri și expoziții, stadioane pentru concerte și manifestări sportive, teatre,
cinematografe.
 Cele mai solicitate locații sunt orașele mari și metropole precum: Milano, Roma,
Bologna, Florența, Neapole dar și localitățile culturale și artistice mai mici,  precum și
centrele turistice recunoscute.
În anul 2002, în Italia au avut loc 104.563 conferințe cu 17,5 milioane participanți,
piața de congrese reprezentând 21% din totalul veniturilor realizate din turism.

Germania
În anul 2002 s-au desfășurat în cele 11.000 de locații pentru reuniuni 1,3 m ilioane
de manifestări cu 69 milioane de participanți. Cele 11.000 de locații pentru reuniuni
constau în 10.000 hoteluri (93%), 420 centre de congrese(4%) si 330 institute de
învățământ superior (3%). La acestea se adaugă 1.500 locații alternative precum castele,
palate, mănăstiri și săli de concerte, precum și75 centre de conferințe ale unor firme. În
total sunt 65.000 spații cu 3,1 milioane mp spații de reuniuni și 1,4 milioane mp de spații
de expoziție. 
În domeniul hotelier, 85% dintre ofertanți sunt din segmentul de 3 și 4 stele.
 În anul 2002 prin cei 3,5 milioane de delegați străini, Germania a atras la reuniuni
și congrese cu un milion mai mult decât în anii anteriori.
 Astfel, se poate observa că, mai ales la congrese caracterul internațional al acestora
este în creștere. Conform unor studii, tot mai mulți organizatori de congrese și târguri
doresc să le deruleze în afara țării respective. Se observă și o creștere a cererii de
organizare de reuniuni, în timp ce oferta de capacități locative ramâne constantă. Se
caută locații cu imagine recunoscută internațional, dar și cele cu ofertăculturală și
turistică variată și interesantă. Se confirmă și tendința de descreștere anumărului de
participanți, de scurtare a duratei, dar cu o creștere a cerințelor privind standardele de
organizare.
De aceste tendințe pot profita foarte mult, pe lângă locațiile de reuniuni, și agențiile
de turism, precum și alți prestatori care sunt solicitați în organizarea și derularea de
manifestări cu caracter internațional.

România pe piața de reuniuni și congrese

Atragerea de evenimente internaționale spre a fi găzduite și organizate în România
este o direcție ce ar trebui urmărită prioritar în preocupările privind promovarea
turismului românesc. Organizarea profesionistă de reuniuni este extrem de benefică atât
pentru imaginea publică a țării cât și pentru agențiieconomici locali implicați în procesul
de organizare al evenimentelor. Rezultatele înseamnă venituri, profit, grad sporit de
ocupare și utilizare a infrastructurii de reuniuni și cazare, taxe și impozite încasate la
bugetul de stat, locuri de muncă, dar și un excelent capital de imagine.
Pentru a realiza aceste beneficii este însă necesară asigurarea unui standard înalt al
serviciilor din partea prestatorilor implicați și o cooperare și din partea autoritățiilor si
administrației locale pentru stimularea acestor activități deosebit de utile pentru întreaga
comunitate locală.
 Percepția industriei organizării de evenimente ca fiind un domeniu profitabil pentru
orice
comunitate locală specializată ca destinație în acest sens este dată de cifrele
statistice din alte țări care dovedesc evoluția acestei industrii pe plan mondial și
realitatea financiară a acestor destinații.
 Este bine de știut că din totalul venituri rezultat din organizarea unei reuniuni
internaționale, un procent minim revine beneficiarului reuniunii, pentru acoperirea unor
cheltuieli proprii aferente evenimentului și eventual, un oarecare profit; în schimb,
aproximativ 85% din venituri sunt încasate de prestatorii din țară care găzduiesc
evenimentul, acestea regasindu-se in produsul intern brut.
În evaluarea pe care un potențial beneficiar o face în perspectiva alegerii României
ca destinație pentru evenimentul său va avea în vedere următoarele criterii:
 Competitivitatea (locație, organizare, servicii);
 Securitatea / siguranța destinației;
 Credibilitatea mediului de afaceri local.
Beneficiarii sau inițiatorii unor reuniuni ce au ca destinație România pot fi:
 Companii de stat sau private, românești sau mixte; 
 Instituții publice sau guvernamentale; 
 Asociații profesionale sau internaționale; 
 Institute de cercetare în diverse domenii.
Beneficiarul inițiază de obicei evenimentul –conferința, congres, seminar, sesiune
de training etc – pe principiul periodicității, majoritatea reuniunilor avândmai mult de o
singură ediție și o cadență în general anuală. Din ce în ce mai mulți clienți externi aleg
România ca destinație a evenimentelor lor: Adunarea Parlamentară Anuală a OSCE
(2000), Conferința anuală și Adunarea Generală a BERD (2002), Congresul Mondial
IRU (2002), Congresul EMAS (2003), Summit-ul șefilor de stat din Europa Centrală –
Mamaia 2007, Summit-ul NATO –Poiana Brașov 2004, Conferința Internațională de
Turism Rural – Cheile Grădiștei 2004 sunt doar câteva dintre exemplele ultimilor ani.
România se afirmă cu tot mai mult succes în ultimii ani în competiția cu locațiile
clasice de evenimente, mizând pe o serie de avantaje care o transformă într-un punct de
referință pentru dezvoltarea acestei industrii în Europa de Est:
 O destinație inedită, pregătită să își impresioneze vizitatorii cu o combinație
unică de valori naturale, culturale și istorice, bine păstrate și etalate cu generozitate și
ospitalitate în toate regiunile geografice;
 Amplasare ideală în spațiul central-estic al Europei, ușor accesibilă prinlegături
aeriene cu majoritatea capitalelor lumii; 
 Stabilitate politică și civilă; 
  Infrastructură dedicată pentru găzduirea de conferințe și expoziții, într -un
proces de modernizare, diversificare și extindere rapidă, fără precedent, generând
totodată posibilități de investiții străine sau mixte amortizabile într-un termen eficient;
 Cele mai renumite lanțuri hoteliere multinaționale, deja prezente în România, în
strânsă concurență cu oferta locală a structurilor de cazare la nivel de confort 3-5 stele;
 Stadiu avansat de implementare a standardelor internaționale în industria
ospitalității;
 Specializarea profesională a tot mai multor companii românești care au
capacitatea de a prelucra integral procesul de organizare al reuniunilor de
mareanvergură, putând deveni parteneri de încredere ai oricăror organizatori
saubeneficiari din întreaga lume, care vizează România ca destinație pentru
evenimentele lor.
 3. ORGANIZAREA DE CONFERINŢE/EVENIMENTE

 Organizarea evenimentelor
Scopul oricărui eveniment, indiferent de natura lui, este comunicarea fie că este
vorba de informaţii, idei sau doar de distracţie. Astfel, cei implicaţi în planificarea şi
organizarea unui eveniment (reuniune, congres, târg, seminar sau training) sunt implicaţi
într-o afacere bazată pe comunicare.
 Aşadar, orice organizator are sarcina de a asigura eficienţa acestui proces
decomunicare, iar pentru a se achita de această obligaţie şi a avea succes în
acest domeniu trebuie să dovedească competenţe și abilităţi privind: tehnici de
comunicare, organizarea muncii în echipă, metode de management, de educaţie a
adulţilor, turism și hotelărie, tehnologie informaţională (IT), multimedia, bugetare şi
negociere, administrare dar şi altele ce ar putea inverveni în unele situaţii neprevăzute.
În vederea reuşitei oricărui eveniment, este necesar ca în organizarea lui să se
respecte și să se parcurgă următoarele etape:
 
Definirea profilului evenimentului
 Obiective;
 Durata evenimentului (inclusiv timpul necesar de pregătire a locaţiei şi
dezafectarea spaţiilor utilizate); 
 Stabilirea datei -se va avea în vedere să nu se suprapună cu alte evenimente
locale (târguri, conferinţe, alte reuniuni);
 Responsabilităţi de organizare (entităţi implicate: asociaţii naţionale şi
internaţionale, firme, organizator profesionist, alţi furnizori de servicii); 
 Programul (orarul de desfăşurare a evenimentelor, tururi de informare
organizate înainte sau după eveniment);
 Numărul participanţilor; 
 Conferenţiari / participanţii invitaţi să ia cuvântul;
 Spaţiul necesar (numărul sălilor de conferinţă, spaţii pentru expoziţii etc.);
  Cerinţe tehnice şi de infrastructură specifică pentru eveniment;
 Selectarea unor posibile regiuni sau locaţii adecvate pentru profilul
evenimentului.

Profilul participanţilor
 Caracteristicile participanţilor (grupuri -ţintă); 
 Ţările de unde vin participanţii (formalităţi pentru obţinerea vizei);
 Psihograma participantului (vârstă, sex, profesie, naţionalitate, limba maternă,
motivaţie);
 Persoane însoţitoare (soţ / soţie, parteneri, invitaţi ai participanţilor);

Stabilirea bugetului
 Lista costurilor;
 Cine suportă cheltuielile și pentru ce;
 Încasări (din taxe de participare, pentru expoziții, sponsori);
 Investigarea altor opțiuni financiare (de ex: programe de fiinanțare ale
fundațiilor sau ale altor companii, asistență publică, sponsori);
 Claritatea problemelor legate de fiscalitate și legislație;

Elaborarea planului de acțiune

 Diagramă realizată pe calculator sau caiet de sarcini în care se specifică cine, ce
și când trebuie executat;
 Grafice de lucru, în care se specifică exact data și sarcinile de executat pentru
echipele implicate, inclusiv modificările ce apar pe parcurs, până la startul
evenimentului, privind:
 Selectarea locației
 Materiale tipărite
 Înregistrarea / sosirea participanților
 Programe sociale și timp liber
 Cazare
 Conferențiari
  VIP-uri
 Repetiții
 Audio-video și IT
 Marketing
 Evaluare
 Eventualități

Tipuri de evenimente
Sub denumirea de evenimente, sunt incluse, de obicei, următoarele: reuniuni,
congrese, conferine, simpozioane, seminarii, colocvii etc. Aceastea joacă un rol foarte
important în activitatea din hoteluri și restaurante; se remarcă frecvența sporită a acestor
acțiuni în majoritatea unităților de categorie superioară, mai mari sau mai mici.
La aceste acțiuni participă oameni de afaceri, personalități ale vieții politice și
sociale, de cultură, sportivi, artiști etc. cu motivațiile și opțiunile fiecăruia, în funcție de
locul pe care îl ocupă în societate.
Hotelul reprezintă locul ideal pentru acest gen de evenimente (manifestări), oferind
grație structurilor sale tradiționale, condiții optime care să completeze fericit activitățile
de grup, în cazul conferințelor sau seminariilor, în special când durează mai multe zile.
Fără îndoială, sectorul de turism de conferințe și seminarii este în continuă creștere
și este important de știut în ce mod un hotel își poate adapta oferta acestui trend.
Un studiu de piață realizat de o importantă firmă germană de consultanță în acest
domeniu, relevă că printre criteriile de selecție dintre oferte hoteliere similare, pe
primele locuri se situează:
 Acces ușor la locația respectivă (amplasare la maximum 10 km de aeroport,
autostradă);
 Capacitatea de organizare perfectă a derulării evenimentului, incluzând dotarea
tehnică adecvată pentru tipul de eveniment cerut;
 Reputația locației, aflată prin recomandarea acesteia din partea altor clienți
satisfăcuti.
Statistic, condițiile necesare pentru a putea concura cu succes pe această piață, sunt
ierarhizate în felul următor:
Condiții generale
 Organizare perfectă
 Echipament modern pentru derularea de conferințe, seminarii
 Servicii perfecte
 Ofertă gastronomică adecvată
 Calitate superioară a ofertei
 Existența unor spații pentru expoziții
Amplasament
 Acces ușor din punct de vedere rutier
 Ambianță naturală atractivă
 Zonă geografică centrală
 Obiective turistice atractive
 Oraș turistic renumit
Modul prin care locația a fost selectată
 Recomandare
 Ghid turistic
 Agenție de turism
 Presă de specialitate

Se poate observa astfel că în acest sector lideri de piață sunt hotelurile situate în
orașe sau zone centrale, dar și hotelurile mai mici, situate în zone pitorești, sunt tot mai
mult preferate întrucât se observă tendința de a organiza frecvent evenimente pentru
grupuri mici (12-20 persoane), în special pentru angajații unei firme la care se pune
accent mai mare pe programul complementar oferit participanților (relaxare, team-
building prin activități în aer liber etc.). Este important, deci, ca hotelurile să evidențieze
în oferta lor și facilitățile de acest gen (acces gratuit la saună, centru de fitness, facilități
pentru practicarea sportului în grup: organizarea de tururi cu biciclete, mountain-bikes,
puse la dispoziție de hotel, organizare de drumeție, etc.).
Pentru a putea fi competitiv pe această piață, este important să se facă anumite
reorganizări și adaptări în organizarea curentă. Pentru derularea optimă a unui
eveniment, se impune o mare flexibilitate din partea personalului hotelier și deci găsirea
unor soluții rapide în caz de disfuncții inerente. S-a observat că, adesea, programul
stabilit inițial cu organizatorul și încadrat în activitatea curentă a hotelului nupoate fi
respectat. De exemplu, dacă programul unui seminar se prelungește, atunci prânzul
trebuie decalat cu o jumătate de oră și mai mult, ceea ce creează probleme cu ocuparea
salonului.

Clasificarea evenimentelor
Există o largă varietate de clasificări care folosesc o seamă de criterii cu
semnificație și aplicabilitate practice. în continuare, sunt prezentate modalitățile de
clasificare întâlnite cel mai des în industria evenimentelor.

1.Clasificarea din punct de vedere al ariei geografice

Această clasificare permite o prefigurare necesară a fundamentării a deciziei de
organizare a evenimentelor sau de participare la ele, în funcție de interesele și
obiectivele stabilite, de piețele și zonele geografice de interes. Structura generală
aacestei clasificări este următoarea:
a) Evenimente internaționale
De regulă, la asemenea evenimente participă ori este admisă participarea
companiilor și persoanelor din întreaga lume. S-a remarcat însă că ponderea cea mai
ridicată o au vizitatorii ți asistenții din țară sau localitatea-gazdă a evenimentului, urmată
de aceia din țările și zonele geografice învecinate.Se înregistrează însă și participarea
vizitatorilor, asistenților, oamenilor deafaceri din țări și zone geografice mai îndepărtate,
dar într-o măsură mai redusă atunci când aceștia sunt interesați în estimarea valorii,
prestigiului și cunoașterea evenimentului, în culegerea de informații, comunicare și
stabilire de contracte de afaceri. Alte considerente ale acestei trsături sunt valoarea,
calitatea și prestigiulevenimentelor, eficiența dovedită a acestora în planul încheierii de
afaceri, existența unui interes deosebit în achiziționarea unor produse, servicii și
tehnologii.
b) Evenimente regionale
Această categorie de evenimente a apărut relativ recent şi în număr restrâns. Ele
vizează satisfacerea cererii, promovarea schimburilor comerciale, de informaţii, a
comunicării şi relaţiilor de afaceri ale companiilor din anumitegrupări, asociaţii de ţări
sau anumite zone geografice, cum ar fi: țările membre ale Uniunii Europene, ale
Asociaţiei Europene a Liberului Schimb, țările balcanice și mediteraneene, etc. 
c) Evenimente naţionale
Au ca scop major promovarea afacerilor, respectiv a vânzărilor şicumpărărilor pe
piaţa anumitor ţări şi a exportului companiilor din acea ţară. Acestea pot fi diferenţiate
în două categorii:
 evenimente naţionale organizate în ţara care vizează promovarea produselor,
mărfurilor, serviciilor şi tehnologiilor oferite de companiile rezidente;
 evenimente naţionale itinerante, organizate în alte ţări în scopul efectuării
marketingului şi promovării vânzărilor companiilor din anumite ţări şi dinanumite
sectoare de activitate economică a acestora. 
Acestea din urmă se organizează în mod consecutiv, în perioade diferite, înfiecare
din ţările de interes, cu participarea aproximativ a aceloraşi companii şi sunt sprijinite
considerabil de numeroase şi variate manifestări conexe: întâlniri cugrupul de afaceri
din ţara în care se organizează evenimentul, simpozioane, paradeale modei, conferinţe
de presă, etc.
d)Evenimente locale
Au ca scopuri principale marketingul şi promovarea vânzărilor de produse, mărfuri,
servicii – de regulă, de necesitate şi consum cotidiene – din anumite zone, localităţi sau
provincii din aceeaşi ţară. În cazul acestor evenimente, activităţile devânzări şi
cumpărări ori de încheieri de afaceri chiar cu ocazia lor au un rolpreponderent.

2.Clasificarea din punct de vedere al ariei de cuprindere

Aceasta este una din cele mai judicioase şi practice clasificări aleevenimentelor, în
concordanţă cu extinderea numărului, diversificare a tematicilor, a zonelor geografice în
care se organizează, în scopul servirii mai eficiente şicuprinzătoare a obiectivelor de
afaceri ale tuturor celor implicaţi în realizarea lor şi în participare. La definirea acestui
tip de clasificare au contribuit mari specialişti, organizaţii, uniuni şi asociaţii
recunoscute în lumea afacerilor. Acest tip de clasificare cuprinde trei mari grupe de
evenimente și anume:
Evenimente generale
Această grupă de evenimente se caracterizează prin profilul, tematica lor generală şi este
compusă din trei categorii şi anume:
Evenimente cu profil şi tematică generală – care includ totalitatea gamei de produse,
servicii şi tehnologii realizate şi vândute în lume (mijloace de producţie, bunuri de
investiţii, etc.).
În cadrul acestora, organizatorul evenimentului nu impune niciun fel de restricţii de
ordin tehnic, calitativ, sortimental, excepţie făcând doar cele periculoase din punct de
vedere al sănătăţiişi integrităţii fizice şi morale a oamenilor dar şi cele care atentează la
starea mediului înconjurător. Ele se adresează tuturor categoriilor de potenţiali
cumpărători, consumatori, utilizatori, beneficiari, etc. Rolul acestor evenimente este de
creare a imaginii țării-gazdă a evenimentului şi de atragere a ofertei (atât din ţară cât şi
din străinătate) înscopul satisfacerii celor mai diverse cereri ale pieţei interne.
Evenimente cu profil şi tematică generală – incluzând toate domeniile, de la cele mai
sofisticate tehnologii, procedee, idei, soluţii, până la banalele suruguri, organe simple de
asamblare ori semifabricate.
Evenimente generale pentru întreaga gamă de bunuri de consumnecesare populaţiei
– au ca scop satisfacerea la un nivel cât mai ridicat a cererii populaţiei, angrosiştilor şi
distribuitorilor de asemenea produse. Ele se adresează publicului larg si cumpărătorilor
din acest sector. La nivel global, evenimentele cu profil şi tematică generală se
organizeazăîn toate ţările în curs de dezvoltare, precum şi într-măsură totuşi din ce în ce
mairedusă, în ţările în curs de tranziţie către o economie de piaţă.
Evenimente specializate
Acestea sunt evenimente care se înscriu pe un traseu accentuat ascendent în privinţa
calităţii, ritmului de dezvoltare şi diversificare, contribuţiei la realizarea obiectivelor de
afaceri şi la dezvoltarea economică. La rândul lor, ele se pot clasifica pe următoarele
domenii şi categorii de produse, aplicabile atât la nivellocal, regional, naţional cât şi
global, internaţional, în funcţie de amplasarea şi destinaţia lor: informatică, birotică,
telecomunicaţii; industrie, tehnologii de fabricaţie, comerţ şi servicii; transport, trafic,
manipulare de mărfuri; agricultură, silvicultură, viticultură; industria ţesăturilor,
confecţiilor, pielăriei, încălţămintei; construcţii, lucrări publice, reparaţii şi întreţinerea
acestora, etc.
Pregătirea evenimentului

Atunci când apare intenția de a organiza o conferință, este bine de știut că trebuie
acordată o perioadă de pregatire de aproximativ 5-6 luni înainte de eveniment. Acest
lucru este foarte important atât pentru beneficiarul cât și pentru organizatorul
conferinței.
În această perioadă, organizatorul conferinței pune la punct următoarele:
Stabilește tipul conferinței; (dacă este o conferință științifică, formează comitetul
local și comitetul științific
Stabilește echipa care se ocupă de organizarea conferinței.

1.Stabilirea datei conferinței

Stabilirea datei conferinței este fixată de obicei de beneficiarul acesteia, dar în
determinarea ei trebuie să se țină cont de următoarele:
 Intervalul din săptămînă (de preferat ar fi să înceapă la mijlocul săptămânii,
miercuri sau joi și să se termine sâmbăta sau duminica);
 Cea mai bună perioadă a anului pentru a organiza o conferință importantă este
Martie-Aprilie sau sfârșitul lunii Septembrie;
 Anotimp, perioade de vacanță / extrasezon (tarife reduse, disponibilități spații
cazare);
 Să nu existe o conferință cu aceiați temă aleasă de beneficiar, în același interval
de timp sau în aceeași zonă;

2.Alegerea destinației și locației

Destinația poate fi stabilită de beneficiar, din anumite considerente și interese proprii.
Trebuie avut în vedere că destinația adaugă un plus de valoare și interes evenimentului
iar de aceea sunt preferate adesea localități cu variate atracții naturale, culturale, turistice
și posibilități de petrecere atimpului liber.
În alegerea unei destinații trebuie avute în vedere: obiectivele reuniunii, așteptările
participanților, cerințele grupurilor de interese, distanța de la care sosesc participanții
(timpul necesar pentru călătorie), bugetul disponibil, clima(anotimp, condiții meteo),
obiective turistice. O destinație atractivă transpune participanții într-o dispoziție pozitivă.
Binețnteles, cheltuielile pot să delimiteze foarte repede cercul destinațiilor și locațiilor
dorite sau să elimine anumite idei.
În funcție de stilul reuniunii se va alege între centrul unui oraș, stațiune turistică de
munte sau de litoral, zonă rurală sau aeroport.
Trebuie să se țină cont și de originea geografică a majorității participanților, destinația
optim fiind la maximum 200 km depărtare de localitățile de reședință ale participanților,
excepție făcând reuniunile internaționale.
Alegerea locației intră în atribuțiile organizatorului profesionist care propune o listă cu
posibilele locații ce corespund dimensiunilor evenimentului și exigențelor beneficiarului
(clasificarea calitativă, capacitatea sălii, spațiu expozițional, etc.)
Întotdeauna, locația este mai mult decât un simplu înveliș pentru o mulțime definită de
persoane, locul manifestației având o importanță comunicativă centrală.
El este o parte esențială a punerii în scenă. Imaginea, arhitectura, predispoziția joacă
același rol ca și poziția, capacitatea, dotarea costurile și disponibilitatea. O locație
specială, creează surpriză și nerăbdare.

Locațiile pot fi:

 Hoteluri;
 Centre de conferințe sau congrese;
 Centre culturale;
 Alte locații (palate, castele, etc.)

Locul destinat manifestației este un element central al punerii în scenă și nu doar un

spațiu în care se reunește o anumită mulțime de oameni. Locația are o semnificație
comunicativă centrală, astfel că arhitectura și poziția ei sunt la fel de importante ca și
infrastructura și service-ul.

Pentru a găsi locația potrivită, trebuie parcurși următorii pași:

 a) Cercetarea pieței
b) Solicitarea de material informativ
c) Alegerea + opțiunea
d) Vizitarea
e) Discutarea
f) Inspectarea împreună cu beneficiarul
g) Decizia
h) Rezervarea și încredințarea comenzii
Pentru a selecta una dintre locațiile existente, organizatorul trebuie să transmită
cereri de ofertă cu specificarea cerințelor de îndeplinit în legătură cu reuniunea
planificată.

Cererea de ofertă (RPF-request for proposals) -este un formular în care organizatorul va

specifica toate caracteristicile pe care trebuie să le îndeplinească o locație pentru a
corespunde ca loc de desfășurare a reuniunii, având alături mențiunea: obligatoriu sau
de dorit după cum unele cerințe sunt imperative, altele mai puțin importante dar
preferabile
Cerințele trebuie să se refere la: mărimea spațiilor necesare reuniunii, capacității de
cazare, catering, evenimente sociale, echipamente audio-video.
După primirea ofertelor, se va face o primă selecție, astfel rămân doar câteva locații
la care este recomandabil să se facă o inspecție la fața locului pe baza unei liste de
control detaliate, de preferat împreună cu beneficiarul urmând să se stabilească locația
cu cea mai potrivită infrastructură pentru reuniunea respectivă.
Este recomandabil ca la inspecția locației să se observe anumite elemente care, de
obicei, nu sunt înscrise dar care sunt foarte importante pentru o bună derulare a
conferinței și anume:
1.Accesul-acces separat pentru participanții la reuniune (direct din hol sau din
stradă); acces pentru aprovizionare /furnizori; acces adecvat pentru persoane cu
dizabilități;
2.Spațiile pentru reuniune sunt situate în apropiere sau la distanță de: intrarea
principală; locul / biroul de înregistrare; alte săli utilizate de participanți;saloane de
restaurant și bucătărie (miros, zgomot);-lift și telefon;toalete; ieșiri obișnuite sau de
urgență;
3.Dotarea-decor, pardoseli, pereți (să fie fono-izolate, culori plăcute); sistem de
încălzire, climatizare; forma spațiilor și sistemul de modulare; amplasarea ușilor;ieșiri
de urgență;lumină naturală, lustre, oglinzi; sistem de reglare a luminii si căldurii;prize
electrice și de telefon;posibilități de întunecare a spațiului;înălțimea spațiului și acustică;
Mobilierul-Scaune (confort); Mese (mărime, materialul blatului); Decor pentru
mese (dacă va fi pus la dispoziție);

Câteva criterii de selecție între oferte de locații similare, sunt:

Condiții generale: organizare perfectă, echipament modern pentru derularea
conferințelor, servicii perfecte, ofertă gastronomică adecvată, calitate superioară a
ofertei, reputația locației.
Amplasament: acces ușor pe căile rutiere, ambianță naturală atractivă, zonă
geografică centrală, obiective turistice atractive, localitate turistică renumită.
Se poate observa că în acest sector, lideri de piață sunt locațiile (hotelurile, centre de
conferințe, complexe) situate în orașe dar sunt preferate și locațiile situate în zone
pitorești.

3.Rezervări la hotel
În practică se întâlnesc cel mai des, trei modalități de abordare a acestui serviciu
foarte util pentru confortul participanților la conferințe
-participanții își fac singuri rezervarea la hotel;
-organizatorul evenimentului asigură rezervare și cazare la hotel prin personalul
propriu specializat;
-organizatorul cooperează cu o agenție specializată de turism pentru asigurarea
cazării la hotel

Cazarea face parte din acele servicii mult apreciate de participanți, mai ales de către
cei ce vin pentru prima oară la o conferință, ea contribuind substanțial la creșterea
atractivității și valorii evenimentului.
 Indiferent că este gestionată de PCO / DMC, de beneficiar sau este lăsată la libera
alegere a participanților, cazarea reprezintă unul dintre serviciile de bază din pachetul de
conferință.
Evenimentele de anvergură presupun rezervarea unui număr mare dec amere, de
cele mai multe ori în hoteluri diferite, fiind necesară obținerea de oferte echivalente
pentru fiecare grad de confort, pentru a asigura disponibilități suficiente de cazare.
Se recomandă includerea în oferta de cazare a unor hoteluri cu grad de confort de la
3 la 5 stele, accesibile diverselor categorii socio-economice participante. De obicei, se
solicită camere single (cu pat dublu) sau duble (cu dou paturi), cu mic dejun inclus,
invitații VIP și sponsorii putând solicita eventual apartamente. Hotelurile orientate spre
turismul de afaceri pot acorda anumite gratuități în funcție de numărul total de camere
rezervate.

4. Catering
Pe durata conferinței, se preferă servirea unor prânzuri de afaceri de durată medie,
în aceeiași locație. Programul prevede și pauze de cafea pentru participanți (cafea, ceai,
răcoritoare, produse de patiserie, gustări, etc.). Catering-ul în sălile de conferință se
referă la necesarul de băuturi răcoritoare pentru vorbitori și public.
Recepțiile de bun-venit, o cină în ambianța tradițională locală sau dineurile oficiale
fac parte din programul obișnuit al conferințelor, facilitând stabilirea raporturilor sociale
între participanți. în funcție de natura activității de catering, se practică servirea la mese
sau de tip bufet. Meniurile se stabilesc în acord cu beneficiarul, respectând
caracteristicile fiecărei acțiuni în parte, ținând cont de diferite cerințe speciale
(vegetarieni / diabetici / apartenență culturală sau religioasă).
Pentru ca și din acest punct de vedere, participanții să plece cu amintiri plăcute,
știind că mâncarea și băutura consumate dar și serviciile dintr-un restaurant, contribuie
decisiv la buna dispoziție a clienților, este necesar a acorda o atenție sporită și a verifica
următoarele elemente: micul dejun (sortiment, mod de servire); lista de preparate și
băuturi (conținut, aspect, prețuri); preparatele servite (aspect, gust); condiții de igienă în
bucătărie; serviciul din restaurant (personal calificat, ținuta, atitudine, promptitudine);
decorația meselor, ambient, iluminare, instalație de sonorizare; acces și facilități pentru
persoanele cu dizabilități; ieșiri de siguranță și alte măsuri generale de securitate
(incendii); garderobă, toalete (amplasare, igienă); orar de funcționare (bar, restaurant,
alte localuri); bacșișuri, alte taxe.

5. Sălile de conferință
Natura conferinței determină nevoia de întâlniri fie în plen (săli mari), fie pe
secțiuni (activități în grupuri mai mici, în săli adecvate), care își desfășoară activitatea
simultan sau succesiv, fapt care devine un criteriu în selectarea locației.
Organizatorul identifică locația potrivită și efectuează rezervarea unui număr de săli
corespunzător nevoilor evenimentului, cu dimensiuni și capacități optim adaptate
numărului de participanți și tipului de amenajare a fiecărei săli solicitat de beneficiar.
Izolarea fonică și cerințele speciale (ecrane încorporate, podium pentru prezidiu
etc.) sunt elemente suplimentare ce pot condiționa alegerea locației. Cele mai cerute
forme de amenajare a spațiilor sunt următoarele:
Aranjarea convențională (stil teatru /cinema)
Prezidiul va fi plasat pe o estradă bine centrată, în fața auditorului. în cazul
participării a peste 200 de persoane, este necesar să se amenajeze o alee centrală.
Modalitatea de aranjare este următoarea: se determină amplasarea mesei vorbitorilor
(centrată la extremitatea sălii);
-primul rând de scaune va fi plasat la 1,80 / 2,50 m de prezidiu;
-distanța între două rânduri va fi de 40 -50 cm;
-spațiul între două scaune va fi de minimum 5 cm;
-se lasă alei de degajare de 1,50 m pe margini (laturi);
Aranjarea „sălii de clasă” (numit şi stil parlament). Pentru această dispunere este
de dorit să existe în dotare mese de 1,20 m sau 1,80 m lung ime şi 0,45 m lăţime pentru
a câştiga loc.
 Aranjamentul se face astfel:
-se aliniază mesele pe rânduri câte 2 sau 3 urmând lăţimea sălii ;
-se face o alee centrală de dimensiuni suficiente şi alei de degajare între rânduri;
-distanţa între două rânduri de mese trebuie sa fie de 0,60 m minimum, dar pentru
un confort mai bun se poate 0,70 m.
  Aranjarea în formă de U / careu
 Acest fel de amenajare a meselor se utilizează, mai ales, pentru activităţi în grupuri
de lucru: workshop, seminar, training, oferind vizibilitate tuturor participanţilor spre
moderator, precum şi spre ecranul de proiecţie sau alte mijloace de lucru folosite.
Pe lângă modul în care sunt amenajate sălile de conferinţe, un rol important în buna
desfăşurare a conferințelor îl au şi echipamentele şi serviciile tehnice.
 Astfel, calitatea echipamentelor audio-video şi a serviciilor tehnice contribuie
înmăsură considerabilă la succesul conferinţei. Adesea, prezentările şi dezbaterile se
susţin cu ajutorul videoproiectoarelor, retroproiectoarelor, flipchart-urilor, computerelor
şi conexiunilor internet în săli.
Sălile cu capacitate de peste 25 de persoane impun utilizarea instalaţiilor de
sonorizare, la care se pot ataşa microfoane fără fir / lavaliere / de masă pentru prezidiu /
cu pupitru pentru vorbitor. Birourile funcţionale au propriile necesităţilogistice:
computere, imprimante, copiatoare, linii telefonice internaţionale, fax, etc. Serviciile de
traducere simultană se includ din timp în buget şi în planul organizatoric, fiind şi un
argument în încurajarea creşterii numărului de participanţi. Traducerea poate fi asigurată
fie simultan, de către traducători aflaţi încabine speciale, prin instalaţie individuală, fie
consecutiv de catre un interpretpentru vorbitori.
Suplimentar poate fi amenajat pentru participanţi un internet cafe cu acces gratuit pe
durata evenimentului. Pentru aceastea, se iau în calcul costurile de închiriere a
echipamentelor electronice şi a conexiunii internet, precum şi prezenţa resurselor umane
care asigură asistenţa tehnică.
În cazul în care conferinţa include o componentă expoziţională, organizatorul
(printr-un furnizor subcontractat) va gestiona închirierea spaţiului către expozanţi şi
asigurarea serviciilor tehnice (proiectarea şi instalarea standurilor,
inscripţionarea paziilor, mobilier şi dotări in standuri, etc.).
 Orientarea participanţilor în locaţie este facilitată prin marcaje, indicatoareşi
signalectică (panouri electronice, tv cu circuit intern, etc.)

6.Estimarea bugetului conferinței

Beneficiarul, asistat de PCO/DMC (Destination Management Company -DMC,
Professional Conference Organizer-PCO), realizează proiectarea și structurarea bugetului
conferinței. Considerând trăsăturile evenimentului și experiența anterioară cei doi
parteneri identifică sursele de venituri, potențialul financiar al acestora și distribuția lor
în raport cu categoriile de cheltuieli angajate.
Principalele surse de venit sunt: taxele de participare, sponsorizări, închiriere de
spațiu expozițional, subvenții sau finanțări rambursabile /nerambursabile ale Guvernului
(în cazurile speciale ale evenimentelor de înalt interes național), însă taxele de
participare rămân componenta de bază a veniturilor. De aceea, trebuie determinat cu
exactitate numărul de participanți ale căror costuri sunt preluate de organizatori integral
sau parțial (conferențiari principali, invitați speciali) și nivelul valoric al taxelor, care
poate fi diferențiat atât în funcție de categoriile de participanți căt și de data la care se
efectuează înscrierea (timpurie / târzie / la fața locului).
Politica de contramandări se definește în raport cu momentul anulării înscrierii. În
general, se stabilesc câteva etape, care pot diferi de la caz la caz:
a) Primul termen de înscriere este și cel până la care este posibilă restituirea
integrală a taxei;
b) Până cu o lună înaintea evenimentului, se percepe o taxă de cca 10%;
c) Între o lună și 48 de ore înaintea evenimentului, penalizarea este de 50%;
d) Pentru contramandările care survin la mai puțin de 48 de ore înainte de
deschiderea conferinței nu se restituie taxa de participare.
Aceste reglementări își au justificarea în etapele și procedurile firești și legale ale
industriei de reuniuni ale turismului de afaceri, privind garanțiile, plățile în avans, etc.
Aceleași considerente determină termenele și condițiile de decontare între beneficiar
și furnizori, stipulate în contractele aferente.
O completare adesea salutară a veniturilor o constituie fondurile provenite din
sponsorizări, în obținerea cărora sunt deosebit de utile propunerile de pachete de
sponsorizare, conținând diverse forme de recunoaștere publică a meritului sponsorului,
în funcție de aportul său:
 invitarea și menționarea sponsorilor la ceremonia de deschidere și momentele
oficiale;
 prezentarea de 15 minute a companiei sponsor în timpul sesiunilor pe secțiuni;
  inserarea de materiale promoționale ale sponsorilor în mapele de conferință,
afișarea siglelor în materialele tipărite, expunerea de bannere în locația conferinței;
 includerea numelui și siglei sponsorului în machetele de publicitate din presă;
 inserări de publicitate electronică în website-ul manifestării (pagină de
prezentare, banner animat);
 acordarea unui spațiu expozițional preferențial pentru produsele sau prezentarea
sponsorului.

7.Publicitatea
Publicitatea pentru astfel de evenimente este foarte importantă. Mediatizarea
evenimentului urmărește în primă fază informarea și determinarea deciziei de participare
a posibililor delegați, la care se adaugă ulterior efortul de promovare a conferinței în
presă și în mediile de interes. Beneficiarul poate dori conceperea unui logo al
conferinței, folosind servicii de design sau poate apela la CB-ul local, pentru utilizarea
unui logo al destinației.
Producerea și distribuirea materialelor informative constă în:
1. Pliant de anunțare / semnalare a conferinței, distribuit cu mult înaintea datei
evenimentului, uneori chiar în timpul ediției anterioare, incluzând date despre:
destinație, locație, dată, cazare, informații turistice, schița programului științific.
2. Broșura de invitare a conferențiarilor și oaspeților speciali care include tematica
evenimentului și formularul de înregistrare a rezumatelor pe teme de interes profesional,
în condițiile determinate.
3. Pliant pentru a doua anunțare, tipărit și distribuit cu câteva luni înaintea
conferinței, care trebuie să cuprindă toate informațiile, tarifele și serviciile determinate
ferm pânâ la momentul respectiv.
4. Programul lucrărilor științifice prezentate în cadrul conferinței, un volum tipărit
în care se prezintă cronologia evenimentului, vorbitorii, rezumatele lucrărilor științifice.
5. Crearea unui website dedicat conferinței și realizarea în cadrul acestuia a
transmisiei audio-video în direct prin internet a conferinței pot adăuga prestanță și
atractivitate evenimentului, fiind accesibile în timp real persoanelor aflate oriunde în
lume, prin intermediul unui simplu computer conectat la internet.
 8.Cererea de lucrări 
„Cererea de lucrări” trebuie să includă informaţii precum:
 numele conferinţei ora şi locul conferinţei;
 termenul limită de depunere al lucrărilor;
 taxa de înregistrare;
 formatul lucrărilor.
  Este foarte importantă alocarea unui termen rezonabil de trimitere a lucrărilor şi
trebuie ştiut faptul că acest termen se poate prelungi deoarece sunt nenumărate motive
care pot duce la întârzierea trimiterii lucrărilor de către participanţi.

9.Trimiterea solicitărilor de înscriere către participanţi 

  Această procedură trebuie începută după ce termenul de „cereri pentru lucrări” a
trecut, astfel încât să invite cât mai mulţi participanţi să participe şi pentru a le reaminti
de eveniment.
Astfel, ea trebuie să cuprindă următoarele informaţii:
 ora şi locul conferinţei;
 departamentele/asociaţiile care suportă costurile evenimentului;
 termenul limită pentru înregistrare;
 website-ul oficial al conferinţei care trebuie vizitat pentru înscriere;
 detalii de contact pentru orice nelămurire;
 limba oficială a conferinţei; formularul de înregistrare.
 
10.Formularul de înregistrare și website-ul 
Formularul de înregistrare fie trimis participanţilor prin email sau disponibil online
în website-ul manifestării, reprezintă principala sursă de informaţii despre participanţi.
Astfel trebuie solicitate explicit datele personale si de contact ale fiecărui participant,
tipul înscrierii, metode de plată acceptate, şi totodata trebuie să reamintească condiţiile
de contramandare. După receţionarea acestui formular, organizatorul transmite
confirmarea de primire şi documentul de facturare a sumei aferente.
 Pe baza formularelor de înregistrare completate de participanți, organizatorul va
gestiona aranjamentele pentru:
a) transportul internațional (eventuale tarife preferențiale negociate cu
companiile aeriene);
b) transport local al participanților de la hotel la locația conferinței și retur;
c) întâmpinarea, preluarea și transferul participanților aeroport/hotel/aeroport;
d) rezervările și constituirea grupurilor pentru tururi și programe sociale
facultative.
Înregistrarea participanților este posibilă și la sosirea locației, motiv pentru care
organizatorul trebuie să aloce spațiu, resurse umane și echipamente necesare biroului de
înregistrare.
Amplasat la vedere, acest birou devine funcțional în ziua primei sosiri și își
încetează activitatea în ziua ultimei plecări, asigurând atât înregistrarea la fața locului,
cât și asistenței organizatorică permanentă pentru participanți pe durata conferinței.
Biroul de inregistrare distribuie ecusoanele și mapa de conferință fiecărui participant.
Website-ul pe care este prezentată și făcută public conferința ce urmează să aibe loc
are un rol foarte important pentru a-i asigura succesul. Pagina de internet dedicată
acestui eveniment trebuie să cuprindă următoarele:
 informații despre natura evenimentului;
 informații despre locația unde are loc conferința;
 listă cu hotelurile disponibile;
 informații despre locul și zona unde se desfășoar evenimentul;
 tarifele pentru înregistrare/pachete disponibile pentru studenți;
 modalități de plată;
 formularul de înregistrare;
 evenimentele anterioare, etc.

11.Perioada anterioară evenimentului

Primirea lucrărilor
După primirea lucrărilor, organizatorul trebuie să se asigure că acestea urmează
formatul solicitat. Participanții ai căror lucrări respectă criteriile si formatul solicitat de
organizator pot fi clasificați în funcție de domeniul si subiectul abordat.

Revizuirea lucrărilor 
Toate lucrările se primesc până la o dată limită, fixată anterior de organizatorul
conferinței. Există un interval stabilit înainte de recenzia acestora (ex 2 săptămâni), în
care acestea sunt citite, fiecare, de către doi sau trei recenzori, membri ai comitetului
științific.
Acestea vor fi notate de fiecare recenzor și dacă obțin un anumit punctaj vor fi
acceptate spre publicare în jurnalul, revista sau proccedings-ul conferinței.
 
Programul conferinţei 
La organizarea unui asemenea eveniment, trebuie ţinut cont de mai mulţi factori
printre care:
 Pauzele adecvate între sesiuni;
 Pauzele de cafea –ar trebui să dureze cel putin 30 de minute;
 Pauzele de prânz -ar trebui să dureze cel puţin o oră;
 Timp suplimentar pentru video- prezentări;
 Programul trebuie să permită o pauză de minim 5 minute între prezentări, astfel
încât participanţii pot alege de a părăsi sau schimba sala de curs;
 Beneficiarul, împreună cu organizatorul conferinţei realizează
programulconferinţei, care ulterior este prezentat și participanţilor.
 
  Ultimile pregătiri 
  Cu o saptămână înainte de începerea conferinţei, trebuie pregătiteecusoanele şi
mapa de conferinţă fiecărui participant.
De asemenea mai trebuie pregătite si următoarele:
 Programul conferinţei;
 Broşura cu informaţii despre evenimentele locale şi zona unde se desfăşoară
conferinţa, numere de taxi şi autobuz, tren, metrou;
 Harta zonei unde se desfăşoară conferinţa;
  Lista cu delegaţii;
De asemenea mai trebuie pregătit şi un anunţ în cazul în care evenimentul trebuie
anulat din anumite motive, indiferent de natura lor dar să fie bine întemeiate.
Organizatorul trebuie să se asigure că există suficient e indicatoare
pentru participanţi spre salile de conferinţe unde evenimentul are loc. Dacă consideră că
nu există destule, organizatorul poate atrage atenția celor din locație pentru a pune la
punct acest lucru. De asemenea, trebuie reconfirmate rezervările la hotel, în cazul în care
acestea au fost făcute de organizator. Organizatorul trebuie să dețină o listă cu
participanții dar și o listă cu conferențiarii.

În ziua evenimentului
În ziua evenimentului, organizatorul conferinței trebuie să ajungă la locația unde se
va desfășura conferința foarte devreme, pentru a fi sigur că totul este pregatit:
 Pregătește biroul de înregistrare și se asigură că fiecare este pe poziția lui.
 Verifică încă odată sălile de conferință pentru ca totul să fie în ordine.
Ceremonia de deschidere oficială a conferinței marchează într-un cadru protocolar
și chiar spectaculos debutul evenimentului, determinând prin impresiile pozitive
atmosfera întregului eveniment. Impactul pozitiv depinde de câteva elemente pe care
organizatorul profesionist le aplică: discursuri oficiale de scurtă durată, parada
steagurilor naționale, momente artistice (dans popular, orchestră, etc.).
În cadrul sesiunilor în plen și pe secțiuni, numărul și calitatea vorbitorilor invitați
dau substană conținutului conferinței. Ordinea luării de cuvânt, tematica lucrărilor,
forma și durata admisă a prezentării, programul științific al evenimentului sunt stabilite
și comunicate vorbitorilor în prealabil, în paralel cu corespondența legată de serviciile
de cazare și pachetul de conferință.
Ceremonia de încheiere a conferinței este un argument al menținerii prezenței
delegațiilor până la finalul evenimentului, în special dacă este urmată de decernare de
premii, un banchet, dineu, etc.

Reacții după eveniment

Reacțiile după eveniment se fac cu ajutorul formularelor de feedback. Acestea sunt
analizate și astfel se elaborează un raport cu privire la punctele slabe dar și cele bune ale
organizării conferinței.
Indiferent dacă este pozitiv sau negativ, feedback-ul trebuie gestionat mereu ca și
instrument care îi ajută pe cei din jur să se corecteze și să facă progrese. Ca orice
instrument de comunicare si relaționare, feedback-ul este foarte sensibil la contextul în
care este oferit și la modalitatea de formulare.
Câteva principii de bază:
 Feedback-ul eficient este specific, nu general.
 Feedback-ul eficient este întotdeauna centrat pe comportamente specifice, nu pe
persoana în sine sau pe intențiile acesteia; de regulă, atrage atenția persoanei asupra unui
aspect nu foarte pozitiv în prezent, dar care poate fi modificat. 
 Feedback-ul constructiv este diferit de critică; spre deosebire de critică, el este
descriptiv (nu evaluativ) și ar trebui întotdeauna să fie orientat spre comportament, nu
spre persoana în sine.
 Ori de cate ori e posibil, se obține impactul cel mai puternic dacă feedback-ul
este solicitat de persoana respectivă. 
 Cel mai bun feedback este mesajul transmis cu intenția onest declarată de a-l
ajuta pe cel căruia i se adresează. Cu certitudine, oamenii vor simți dacă sunt alte motive
care stau în spatele unui feedback. 
 Feedback-ul eficient este corect încadrat în timp. Fie că este feedback pozitiv
sau negativ, e bine să fie dat cât mai repede după evenimentul care l-a provocat.