Titlu Document: Page 1 of 4

Business Continuity Plan

LOGO Data emiterii / reviziei:
Martie 2020

Privire de ansamblu

Business Continuity Plan a fost dezvoltat pentru a ghida angajații din cadrul să depășească o întrerupere a afacerii, să
recupereze rapid funcțiile critice și să înceapă procesul de reluare a activităților de zi cu zi.

Acest document va acționa ca un ghid operațional în cazul unui dezastru care ar putea împiedica efectuarea
operațiunilor normale de afaceri de la birourile de la sediul social din Buftea. Conducătorul Echipei de Criză va fi
responsabil pentru planificarea și executarea acestor proceduri și se va asigura că:

- Toți membrii organizației își cunosc rolul în timpul unei întreruperi a afacerii și primesc direcții clare asupra
priorităților și proceselor în timpul unei întreruperi a afacerii.
- Persoane cheie știu unde este locația alternativă și ce să faci la sosire.
- Organizația identifică și obține resursele necesare pentru recuperarea proceselor critice.
- Organizația notifică contactele și vânzătorii importanți asupra stării sale operaționale și face planuri adecvate
pentru a continua să servească clienților interni și / sau externi.
- Planul de continuitate a afacerii este revizuit periodic.

Echipa de Criză pentru ......

Nume Rol
Directorul General al ...... Conducătorul Echipei de Criză
Directorul Financiar Conducătorul Adjunct al Echipei de Criză
Director de Producție Recuperarea funcției de producție
Director Comercial Comunicarea cu clienții interni și recuperarea funcției de
transport
Director Export Comunicarea cu partenerii externi și recuperarea funcției de
transport
Manager QHSE Asigurarea cadrului procedural și a condițiilor de conformare în
noul context

Notă: Fiecare membru al Echipei de Criză va prelua laptop-ul acasă în fiecare noapte și totodată va păstra o copie a
acestui plan și a tuturor documentelor în legătură cu acesta.

Roluri și Responsabilități cheie

Conducător al Echipei de Continuarea Afacerii / Adjunct

• inițiază instruiri în continuitate a afacerii.

• Desemnează persoana / persoanele responsabile pentru listele de apeluri.
• Se asigură că toți membrii echipei sau desemnații sunt contactați și știu unde și când trebuie să raporteze.
• Dezvoltă și comunică starea actuală a ...... către părțile externe, inclusiv uzinele.
• Se asigură că toți furnizorii cheie au date de contact actualizate.
• Ia decizii cu privire la cheltuieli.
• Menține activă Echipa de Criză și stabilește când să treacă la următoarea etapă în procedura de recuperare.
• Acționează ca persoană punctuală pentru revizuirea planului de continuitate a afacerii.
• Comunică cu alte entități corporate atunci când este nevoie.

Funcții Critice

Mai jos sunt listate în ordinea priorității procesele critice ale ......, rezultate critice preconizate din procese și timpul de
recuperare dorit.

Prioritate Proces Rezultate critice Timp de

recuperare
1 Răspuns în situații de urgență și Răspunde urgenței de transportare a Imediat / fără
 Titlu Document: Page 2 of 4
Business Continuity Plan
LOGO Data emiterii / reviziei:
Martie 2020

administrare a produsului produsului întrerupere

2 Comunicarea cu furnizorii de Confirmarea inventarului, transportul și 24 h
materie primă (....,....,...) capabilități
3 Serviciu clienți – Romania Mijloace pentru primirea comenzii, 24 h
(primire comenzi, livrare) introducerea în sistem și transmitere la
fabrică sau către depozit
4 Confirmare comenzi și Răspuns clienți 24 h
Comunicarea cu clientul
5 Serviciu clienți –Export (primire Mijloace pentru primirea comenzii, 48 h
comenzi, livrare) introducerea în sistem și transmitere la
fabrică sau către depozit
6 Aprovizionare, alocare produse, Coordonare cu fabrica, depozitul, 48 h
suport fabrică, planificarea partenerii din grup și transportatorii
stocurilor
7 Logistică / Transport produse Comunicarea cu furnizorii, transportatorii, 48 h
depozitul Comercial și depozitul Producție,
urmărirea transporturilor
8 Implementarea noilor reguli în Metode de primire și plasare a comenzilor 3 zile
depozite și fabrică către fabrică și depozite
9 Implementarea noilor reguli cu Metode de comunicare, transmitere 3 zile
partenerii din grup și partenerii comenzi, primiri confirmări de la parteneri
înlocuitori
10 Facturare și conturi de plăți Emitere facturi și capabilitatea de a primi 4 zile
plățile și de a plăti facturile
11 Credit Metode de aprobare a comenzilor de la 4 zile
clienți
12 Finanțe Metode de aprobare a comenzilor de la 4 zile
clienți
....

Proceduri de recuperare și soluții

În cazul unui dezastru care are un impact puternic asupra ......, conducerea echipei de criză va fi responsabilă pentru
implementarea planului de continuitate de afaceri.

Perioada de timp: 0-24 ore

Dacă a fost confirmată o perturbare majoră, majoritatea personalului se poate aștepta să fie avertizat prin intermediul
sistemului de notificare de urgență ...... Alert. Angajații care nu au telefon mobil de serviciu vor fi anunțați prin grija
șefilor de departament și superiorilor direcți.

Antreprenorii, consultanții, vizitatorii, internii, cu timp parțial și personalul temporar pot accesa informații prin aplicația
RO-ALERT.

Conducătorul Echipei de continuitate a afacerii va completa aceste instrucțiuni inițiale cu informații mai specifice
pentru departamentele / BU-urile lor cu privire la orice instrucțiuni suplimentare despre unde / când trebuie să raporteze
pentru muncă.

În multe cazuri, dacă se preconizează că birourile vor fi operaționale, funcționale și locuibile în termen de 24 de ore, nu
va fi necesară nicio activare la locații alternative.

Dacă se preconizează că întreruperea procesului va dura după 24 h, echipa de management a crizei / continuitatea
afacerii conduce în consultare cu directorul general vor determina dacă operațiunile se vor muta în locația alternativă.

Deoarece sunt necesare 24 de ore de pregătire a locației alternative, odată ce locația a fost activată , dar înainte de a
putea fi ocupată, operațiunile nu vor putea începe din prima zi a dezastrului.
 Titlu Document: Page 3 of 4
Business Continuity Plan
LOGO Data emiterii / reviziei:
Martie 2020

• Când apare o criză care împiedică intrarea în sediul din Buftea, se va apela la Echipa de Criză.
• Apelarea Echipei de Criză este executată de către directorul general.
• Inițial va fi chemată numai Echipa de Criză. Alții pot fi contactați odată ce echipa s-a întâlnit sau a avut loc un
apel de conferință.
• Echipa de Criză va conduce prima ședință de comunicare în situație de criză și va decide cu privire la
programul de întâlnirilor.
• Directorul General va apela fiecare manager pentru a se asigura că își îndeplinesc planurile de intervenție
pentru criză.
• Clienții cheie desemnați, iar vânzătorii vor fi anunțați astfel cum sunt desemnați de directorul general.
• Directorul Export, Directorul Comercial și Directorul de Operațiuni vor anunța transportatorii cheie și
depozitele.

Perioada de timp 24-48 ore:

Dacă se preconizează că birourile sediului din Buftea vor fi operaționale, funcționale și locuibile în 48-72 de ore,
Directorul General poate decide dacă departamentele lor pot lucra de acasă, mai degrabă decât să raporteze la locația
alternativă.

Aceste decizii se vor lua în funcție de gravitatea dezastrului și de impactul său asupra comunității, de natura critică a
muncii și de capacitatea angajaților de a ajunge în siguranță la locația alternativă (de exemplu, furtuna de iarnă
provocând închideri pe drumuri și condiții de conducere nesigure).

Angajații se pot aștepta să fie informați cu privire la deciziile referitoare la unde și când trebuie să meargă la muncă în
acest interval de timp.

În cazurile în care prezentarea la locația alternativă nu este posibilă, poate fi necesar să asigurăm licențele pe care le
deținem pentru activitatea desfășurată acasă.

Va fi necesar un set finit de licențe care să le permită angajaților să lucreze de acasă. În perioadele de muncă extremă de
la domiciliu, personalul este de așteptat să se conecteze la rețea, să-și primească e-mail-urile, fișierele etc.

Dacă locația alternativă este activată (și odată ce locația a fost pregătită), personalul critic identificat drept „LT (locație
temporară) Ziua 2” va raporta în acest interval de timp.

 Directorul Export și Directorul Comercial vor adopta procedurile de criză de intrare a comenzii la locația
alternativă (dacă locația alternativă este activată).
• Această facilitate servește ca centru de apeluri pentru serviciul interimar de clienți și este echipată cu PC-
uri și telefoane / faxuri.
• Acestea vor fi utilizate pentru asistență la fața locului din partea serviciului pentru clienți și a specialistului
în lanțul de furnizare. Alte servicii de asistență pentru clienți vor fi oferite inițial din locațiile de domiciliu.
 Specialiștii în aprovizionare vor fi chemați la locația alternativă.

Perioada de timp 48 ore - 1 săptămână:

Personalul identificat ca „DBSI - wk 1” trebuie să raporteze la locația alternativă într-o săptămână. Toți ceilalți angajați
cu activitate de birou ar trebui să plănuiască să lucreze de acasă.

Perioada de timp 1 săptămână - 1 lună:

Personalul identificat ca „DBSI - wk 2” nu va trebui să se prezinte la locația alternativă, cu excepția cazului în care
birourile sediului din Buftea rămân indisponibile mai mult de 2 săptămâni. Angajații „DBSI - wk 2” ar trebui să
plănuiască să raporteze DBSI între săptămâna 2 și sfârșitul primei luni, în direcția de management.
 Titlu Document: Page 4 of 4
Business Continuity Plan
LOGO Data emiterii / reviziei:
Martie 2020

Următorul tabel este o imagine a nevoilor locației alternative de lucru:

24 h – 48 h 48 h – 1 săptămână 1 săptămână – 1 lună Total

Inventarul Resurselor Umane

Aceasta se realizează sub responsabilitatea managerului de operațiuni relevant.

- Pozițiile cheie sunt cele care permit continuitatea activităților operaționale.

- Evaluează personalul minim necesar pentru a interveni pe site-urile și solicitările prioritare.
- Identificați persoane esențiale pentru a garanta funcțiile de sprijin în organizație.
- Identificați activitățile critice în care prezența oamenilor este absolut necesară.
- Enumerați toți angajații capabili să meargă la muncă în ciuda restricțiilor de transport.
- Enumerați toți angajații care pot lucra de acasă.

Stabilirea unui tabel de înlocuire a persoanelor cheie.

Planificați întreruperea anumitor activități dacă este atins pragul minim de personal.

Anticipați constituirea echipei de criză înainte ca situația să devină pandemică.

Send feedback

History

Saved

Community