Cum să ții singur contabilitatea pentru

PFA-ul tău
01/10/2021 Timp citire: 13 minute

Regulile de contabilitate PFA sunt destul de simple, astfel încât cu un minim de

cunoștințe orice persoană fizică autorizată își poate ține singură contabilitatea. În acest
articol îți explicăm în detaliu de ce documente ai nevoie, și ce pași ai de urmat pentru a
putea să ții singur evidența contabilă.

Conform legislației in vigoare, PFA-urile in sistem real țin contabilitatea in partidă

simplă. Ce înseamnă acest lucru?

Contabilitatea în partidă simplă înseamnă totalitatea registrelor și documentelor

financiar-contabile cu ajutorul carora persoana fizică autorizată (PFA-ul) ține evidența
contabilă a tututor operațiunilor din activitatea PFA-ului. Scopul evidenței contabile
pentru persoana fizică autorizată este de a determina obligațiile fiscale ale acesteia,
adică impozitul pe venit și contribuțiile sociale datorate statului în fiecare an. Întrucât un
PFA nu este obligat să întocmească situații financiare anuale, această evidență poate fi
ținută chiar de tine, în calitate de titular al PFA-ului, fără să fie nevoie să apelezi la un
contabil.

Dacă, totuși, PFA-ul are și angajați și este plătitor de TVA, atunci lucrurile se complică și
este necesar să ai un contabil. Totodată, PFA-urile la normă de venit nu au obligația să
urmeze regulile de contabilitate PFA Registrul de Evidență Fiscală cu veniturile totale!

Ce documente sunt necesare pentru contabilitate

PFA în sistem real?
Pentru a ține o evidență contabilă în partidă simplă, ai nevoie de următoarele Registre
contabile și Formulare:

1. Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți

2. Registrul-Inventar
3. Registrul de Evidență Fiscală – trebuie obligatoriu completat!
4. Factura
5. Chitanță

✅  Pasul 1. Ține evidența banilor (Încasări și Plăți) în Registrul-Jurnal de

Încasări și Plăți – în acest registru se ține evidența tuturor veniturilor și cheltuielilor
legate de activitatea PFA-ului. Fiecare încasare și cheltuială din activitatea PFA-ului
trebuie să aibă la bază un document justificativ (bon fiscal, chitanță, etc.). La fiecare
sfarsit de luna, inregistreaza toate documentele justificative pentru luna in curs in
Registrul-Jurnal de Incasari si Plati, urmand modelul de mai jos:

Ce încasări se trec în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:

– sumele încasate din desfăşurarea activităţii;

– aporturile în numerar şi prin conturi bancare aduse la începerea activităţii ori în cursul
desfăşurării acesteia (dacă pui tu bani din alte surse în firmă)
– sumele primite sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi;
– sumele primite ca despăgubiri, sponsorizări sau donații
– sumele primite din fonduri nerambursabile sau subvenţii;
– alte sume încasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalităţi).

Ce plăți se trec în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:

– plăţile efectuate în cadrul activităţii desfăşurate în scopul realizării de venituri;

– sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar şi prin conturi bancare (atunci
când îți restitui banii pe care i-ai pus inițial în firmă)
– sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;
– alte plăţi efectuate (de exemplu: penalităţi, amenzi plătite ş.a.).

La fiecare sfârșit de lună, aduni sumele din coloana Încasări și cele din coloană Plăți iar
diferența dintre cele două ar trebui să fie suma de care dispui și în realitate.

ATENȚIE: 

– toate operațiunile PFA-ului (încasări și plăți) se înregistrează în contabilitate în ordine

cronologică
– documentele justificative (bonuri, chitanțe, facturi, etc.) trebuie păstrate și arhivate
împreună cu Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
– toate operațiunile PFA-ului se înregistrează în RON, utilizându-se cursul de schimb
valutar de la data efectuării operaţiunii
– în Registru se trec doar sumele încasate și plătite! Dacă ai emis o factură dar încă nu
ai încasat de la client, aceasta nu se trece în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți decât în
momentul în care a fost încasată

✅  Pasul 2. La fiecare sfârșit de exercițiu financiar (adică la fiecare final de

an), inventariază toate activele (laptop, mașină, telefon, sau orice alt
echipament cu o valoare mai mare de 2500 RON), obiectele de inventar,
stocurile (marfă sau materiale de lucru achiziționate si neutilizate încă),
datoriile și creanțele (adică sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului
și notează-le în Registrul Inventar. Fiecare activ și element de inventar se trece în
Registru la valoarea lui de intrare conform documentelor justificative. În cazul datoriilor
și creanțelor, acestea se înregistrează la valoarea rămasă de plată, respectiv de încasat.
Toate aceste lucruri se înregistrează după modelul de mai jos:

Registrul Inventar se completează și atunci când PFA-ul începe activitatea pentru prima
dată, precum şi cu ocazia încetării activităţii (când vrei să închizi firma). Practic, este o
evidență periodică a întregului patrimoniu – toate „bunurile” si datoriile PFA-ului.

✅  Pasul 3. La final de an, înregistrează totalul veniturilor impozabile și al

cheltuielilor deductibile în Registrul de Evidență Fiscală.

În baza datelor contabile înscrise în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți și în Registrul

Inventar se stabilește Venitul Net Anual rezultat din activitatea PFA-ului. Astfel, pentru
fiecare sursă de venit, trebuie să treci totalul veniturilor și totalul cheltuielilor efectuate.
În practică, asta înseamnă că va trebui să grupezi sumele trecute în Registrul-Jurnal de
Încasări și Plăți în surse de venit, după cum urmează:

Să presupunem că ai un salon de înfrumusețare unde oferi servicii de coafat,

manichiură, machiaj (activități cuprinse în codul CAEN 9602), dar și masaje de relaxare
și bronz in solar (activități cuprinse în codul CAEN 9604). Deși aceste activități se
desfășoară pe același PFA, în Registrul de Evidență Fiscală va trebui să înregistrezi
totalul veniturilor și cheltuielilor separat pe cele două categorii de venituri:

1. Venituri din activități de înfrumusețare (coafat, manichiură, machiaj) – o filă din

Registrul de Evidență Fiscală

2. Venituri din activități de întreținere corporală (masaj de relaxare și solar) – o altă filă
din Registrul de Evidență Fiscală

Cum se trec sumele din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți în

Registrul de Evidență Fiscală

ATENȚIE: Nu toate încasările din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți sunt

impozabile și nu toate cheltuielile din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
sunt deductibile. Din evidența contabilă a PFA-ului (adică din Registrul-
Jurnal de Încasări și Plăți) va trebui să preluați in Registrul de Evidență
Fiscală doar sumele ce reprezintă venituri impozabile și cheltuieli deductibile,
după cum urmează:

Venituri impozabile (care se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)

a) sumele încasate și echivalentul în lei al veniturilor în natură din desfășurarea

activității;
b) câștigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii, utilizate într-o activitate
independentă, exclusiv contravaloarea bunurilor rămase după încetarea definitivă a
activității;

c) veniturile înregistrate de casele de marcat cu memorie fiscală, instalate ca aparate de

taxat pe autovehiculele de transport persoane sau bunuri în regim de taxi.

Venituri neimpozabile (care nu se înregistrează în Registrul de Evidență

Fiscală)

a) aporturile în numerar sau echivalentul în lei al aporturilor în natură făcute la

începerea unei activități sau în cursul desfășurării acesteia;

b) sumele primite sub formă de credite bancare sau de împrumuturi de la persoane

fizice sau juridice;

c) sumele primite ca despăgubiri;

d) sumele sau bunurile primite sub formă de sponsorizări și mecenat, conform legii, sau
donații.

Practic: toate veniturile obținute din desfășurarea activității PFA-ului, cu

excepția banilor pe care i-ai pus tu personal în firmă din alte surse la
începutul sau pe parcursul activității, a creditelor sau împrumuturilor de orice
natură, despăgubirilor, sponsorizărilor și donațiilor, reprezintă Venit
Impozabil.

Cheltuielile deductibile (care se înregistrează în Registrul de Evidență

Fiscală) sunt, în principiu, cele care sunt efectuate în cadrul activităților desfășurate de
PFA. Există însă o serie de cheltuieli ce nu pot fi deduse decât limitat (adică, doar
o parte din suma trecută în documentul justificativ poate fi dedusă):

a) cheltuielile de sponsorizare, mecenat, precum și pentru acordarea de burse private,

efectuate conform legii, în limita unei cote de 5% din suma ce reprezinta diferența între
venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare, mecenat,
pentru acordarea de burse private, cheltuielile de protocol.

b) cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din suma ce reprezinta diferenț

între venitul brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare,
mecenat, pentru acordarea de burse private, cheltuielile de protocol.

c) scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare, potrivit

legislației în materie, inclusiv cheltuielile cu bunuri cu termen depășit de valabilitate
potrivit legii;
d) contribuțiile la fonduri de pensii facultative, efectuate către entități autorizate,
stabilite în state membre ale Uniunii Europene sau aparținând Spațiului Economic
European, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se
desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400
euro anual pentru fiecare persoană;

e) primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate

sub formă de abonament, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă
activitatea se desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului
în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;

f) cheltuielile efectuate pentru activitatea independentă, cât și în scopul

personal al contribuabilului sau asociaților sunt deductibile numai pentru
partea de cheltuială care este aferentă activității independente;

g) cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, aferente autoturismelor

folosite de contribuabil sau membru asociat sunt deductibile limitat, la cel
mult un singur autoturism aferent fiecărei persoane;

h) dobânzi aferente împrumuturilor de la persoane fizice și juridice, altele decât

instituțiile care desfășoară activitatea de creditare cu titlu profesional, utilizate în
desfășurarea activității, pe baza contractului încheiat între părți, în limita nivelului
dobânzii de referință a Băncii Naționale a României, pentru împrumuturile în lei, în
vigoare la data restituirii împrumutului și, respectiv, nivelul ratei dobânzii pentru
împrumuturile în valută, prevăzută la art. 27 alin. (7) lit. b) din Codul Fiscal

i) cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentând chiria – rata de leasing –

în cazul contractelor de leasing operațional, respectiv cheltuielile cu
amortizarea și dobânzile pentru contractele de leasing financiar, stabilite în
conformitate cu prevederile privind operațiunile de leasing și societățile de
leasing;

j) cotizații plătite la asociațiile profesionale în limita a 4.000 euro anual;

k) cheltuielile reprezentând contribuțiile profesionale obligatorii datorate, potrivit legii,

organizațiilor profesionale din care fac parte contribuabilii, în limita a 5% din venitul
brut realizat.

Cheltuieli nedeductibile (care nu se înregistrează în Registrul de Evidență

Fiscală)

a) sumele sau bunurile utilizate de contribuabil pentru uzul personal sau al

familiei sale;
b) cheltuielile corespunzătoare veniturilor neimpozabile ale căror surse se află pe
teritoriul României sau în străinătate;

c) impozitul pe venit datorat potrivit prezentului titlu, inclusiv impozitul pe

venitul realizat în străinătate;

d) cheltuielile cu primele de asigurare, precum și cu serviciile medicale furnizate sub

formă de abonament, altele decât cele prevăzute la alin. (4) lit. f), alin. (5) lit. h) din
Codul Fiscal și cele efectuate pentru persoanele care obțin venituri din salarii și asimilate
salariilor

f) dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, sumele sau valoarea bunurilor

confiscate ca urmare a încălcării dispozițiilor legale în vigoare și penalitățile, datorate
autorităților române/străine, potrivit prevederilor legale, cu excepția celor plătite,
conform clauzelor din contractele comerciale încheiate cu aceste autorități;

g) ratele aferente creditelor angajate;

h) cheltuielile de achiziționare sau de fabricare a bunurilor și a drepturilor

amortizabile din Registrul-inventar;

i) cheltuielile privind bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate și

neimputabile, dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare;

j) impozitul pe venit suportat de plătitorul venitului în contul beneficiarilor de venit;

k) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate
exclusiv în scopul desfășurării activității și a căror masă totală maximă autorizată nu
depășește 3.500 kg și nu au mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul
șoferului, aflate în proprietate sau în folosință. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile
pentru situațiile în care vehiculele respective se înscriu în oricare dintre următoarele
categorii:

1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și

servicii de curierat;

2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;

3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile

de taximetrie;

4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea

către alte persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;

5. vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.

Atunci când analizezi operațiunile trecute în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
având în vedere clasificarea de mai sus a veniturilor și cheltuielilor, taie veniturile
neimpozabile și cheltuielile nedeductibile, calculează suma deductibilă din cheltuielile ce
pot fi deduse doar limitat, și trece în Registrul de Evidență Fiscală doar sumele
reprezentând Venitul Impozabil și Cheltuielile Deductibile, împărțite pe Surse de Venit,
după modelul de mai jos:

La final, diferența dintre totalul veniturilor impozabile și totalul cheltuielilor deductibile

reprezintă Venitul Net al PFA-ului, din care se calculează apoi contribuțiile sociale
datorate. Aceste sume se trec în Declarația Unică, la secțiunea venituri și cheltuieli
realizate.

✅  Pasul 4. Completează Declarația Unică în termenul prevăzut de lege –

până pe 25 mai 2021  pentru anul 2020.

Ce este Declarația Unică: Singura Declarație fiscală pe care un PFA în sistem real,
fără angajați și neplătitor de TVA trebuie să o depună la ANAF.

Ce treci în Declarația Unică: În cazul PFA-urilor nou-înființate, acestea trebuie sa

treacă doar Venitul Total Estimat si Cheltuielile Deductibile Totale estimate pentru anul
în curs. De aici, se estimează ce va avea de plată noul PFA (impozit pe venit și
contribuții sociale, dacă este cazul) pentru anul în curs.

ATENȚIE: PFA-urile nou-înființate au obligația depunerii Declarației Unice în

termen de 30 de zile de la înființare.

În cazul PFA-urilor deja existente, acestea trebuie să treacă venitul impozabil și

cheltuielile deductibile totale realizate în anul anterior (dacă depui acum, vei trece
datele pe anul 2020). În funcție de estimările făcute în anul precedent, va trebui fie să
plătești mai mult decât ai estimat inițial (dacă venitul net realizat este mai mare decât
cel estimat), mai puțin (dacă venitul net realizat este mai mic decât cel estimat).

De asemenea, va trebui iarăși să estimezi veniturile impozabile și cheltuielile deductibile

pentru anul în curs (adică 2021) și să stabilești cuantumul contribuțiilor sociale ale PFA-
ului. În anul următor vei aplica același raționament la completarea Declarației Unice.

Rezumat: Contabilitate PFA în 4 pași

Pentru a-ți ține singur contabilitatea pentru PFA în partidă simplă dacă nu ești plătitor
de TVA și nu ai angajați, ai nevoie de 3 registre contabile: Registrul-Jurnal de
Încasări și Plăți, Registrul Inventar și Registrul de Evidență Fiscală.

1. Înregistrează toate operațiunile (încasări și plăți) în ordine cronologică în Registrul-

Jurnal de Încasări și Plăți
2. La final de an înregistrează în Registrul Inventar activele, obiectele de inventar,
stocul de marfă, datoriile și creanțele (sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului
3. La final de an, analizează împreună cele două Registre (de Încasări și plăți și
Registrul Inventar) și identifică sumele ce reprezintă venit impozabil și pe cele care intră
în categoria cheltuielilor deductibile. Odată identificate, grupează-le în funcție de sursa
de venit și de categorie (cheltuieli cu materialele de lucru, cheltuieli cu benzina, etc.),
după modelul de mai sus. Calculează sumele totale (adică pe tot anul) și înregistrează-
le în Registrul de Evidență Fiscală.
4. Completează Declarația Unică cu datele din Registrul de Evidență Fiscală privind
venitul total realizat și cheltuielile deductibile. Diferența dintre cele două este venitul
net, la care vei plăti impozit în valoare de 10%.

Termeni Importanți (Dicționar de Contabilitate

PFA)
Registrul-Jurnal de Incasări și Plăți: este registrul contabil în care se înregistrează
încasările şi plăţile aferente activităţii persoanelor care conduc evidenţa contabilă pe
baza regulilor contabilităţii în partidă simplă.

Registrul-Inventar: este registrul contabil în care se înregistrează elementele de

natura activelor şi datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanţele şi datoriile)

Creanță: suma rămasă de încasat de la un client, căruia i s-a emis o factura fiscală.
Această sumă nu reprezintă venit decât în momentul în care este încasată. În evidența
contabilă, această sumă se trece în Registrul-Jurnal de Incasări și Plăți doar atunci
când este încasată iar dacă la momentul efectuării inventarului suma nu este plătită, se
înregistrează în Registrul-Inventar ca o creanță.

Registrul de Evidență Fiscală: este registrul în care se înregistrează veniturile

impozabile înregistrate într-un an fiscal, precum și cheltuielile efectuate în scopul
desfășurării activității economice, în același an fiscal. Conform Codului Fiscal, PFA-urile
în sistem real au obligația completării acestui registru, pe baza datelor din contabilitate,
pentru determinarea venitului net.

Post Tags: #contabilitate pfa#declaratie unica#registrul de evidenta fiscala#registrul

inventar