Gestiunea stocurilor: tot ce trebuie să știi pentru o afacere

organizată

Când ai o afacere ce include zeci sau sute de produse, să știi câte articole
ai în stoc, ce materiale trebuiesc comandate sau câte sunt în curs de livrare
se poate transforma într-un haos de proporții. Din fericire pentru
antreprenori, există o metodă prin care toate aceste informații și nu numai,
să se regăsească într-un singur loc, și anume prin gestiunea stocurilor.
Acest set de sisteme și procese menite să-ți ofere o bună organizare la
nivel de produse, dar și de afacere, în general, te va ajuta să economisești
timp, să-ți onorezi comenzile la termen și să le oferi clienților tăi experiențe
memorabile. 

În cei peste 15 ani de experiență în domeniul curieratului, am învățat că o

bună organizare a stocurilor, dar și livrarea lor în timp util sunt elemente
esențiale ce-ți vor asigura succesul afacerii. Cu Sameday, curieratul capătă
alte dimensiuni, iar pe lângă livrarea clasică la ușă, clienții își pot ridica
coletul de la cel mai apropiat locker easybox. Astfel, clienții se bucură de
produsul lor în timp record, iar antreprenorii de un proces eficient de
gestionare a stocurilor. 

Și pentru că o bună gestionare a stocurilor presupune să înțelegi pe deplin

fiecare element, să găsești tacticile potrivite și să folosești softul potrivit, ți-
am pregătit un articol doar despre asta. Nu doar că îți vei organiza întregul
business mai bine, ci te vei bucura și de rezultate pe măsură!

Ce este gestiunea stocurilor?

La o primă vedere ai spune că gestiunea stocurilor este un element de

bază din rutina oricărui antreprenor: să știi câte stocuri ai în prezent, când
să comanzi mai multe și cum să menții acest echilibru în mod constant.
Însă, în realitate gestiunea stocurilor este un set mult mai complex de
sisteme, procese și tehnici ce trebuiesc aplicate și luate în considerare
pentru a menține afacerea în parametri optimi și a evita excesul sau
numărul insuficient de materiale sau produse. 

În termeni de business, gestiunea stocurilor presupune să ai stocul potrivit,

în cantitățile dorite și la momentul potrivit. Și pentru că în orice afacere,
costurile joacă un rol esențial, o gestiune a stocurilor eficientă presupune
ca toate aceste operațiuni să aibă un cost rezonabil, iar produsele să fie
vândute la un preț corect.
Cu alte cuvinte, dacă ar fi să definim gestiunea stocurilor cât mai simplu
am spune că este totalitatea proceselor de comandare, stocare și
monitorizare a inventarului unei companii. Inventarul unei companii
nu include doar produsul final, pe care îl primește clientul, ci și materia
primă, componentele sau piesele necesare pentru realizarea fiecărui produs
în parte,dar și depozitarea și prelucrarea acestor articole.

Rolul gestiunii stocurilor în succesul afacerii tale

Gestionarea stocurilor este vitală pentru o bună funcționare a afacerilor,

mai ales că îi ajută pe antreprenori să evite anumite riscuri precum stocuri
insuficiente, surplus de materii prime și produse sau înregistrarea incorectă
a acestora. O gestiune deficitară a stocurilor poate duce la pierderea
clienților, deoarece comenzile nu pot fi onorate la timp sau la pierderi
financiare semnificative pentru antreprenori, mai ales dacă au investit în
achiziționarea de materii prime și componente, iar cererea pe piață nu este
suficient de mare pentru a vinde produsele finale. 

Simplu spus, gestiunea stocurilor are rolul de a îmbunătăți serviciile

logistice, astfel încât să fie atinse obiectivele de performanță setate pentru:

 durata ciclului de livrare;

 numărul și volumul comenzilor executate sau livrate;
 nivelul cheltuielilor de depozitare și transport.

Care sunt beneficiile unei gestionări corecte a stocurilor  pentru afaceri?

O bună gestiune a stocurilor se transformă dintr-o simplă practică de

business, într-un element ce-ți va determina profitabilitatea și
sustenabilitatea afacerii pe termen lung, mai ales dacă ai un e-Commerce.
Iar dacă nu ești convins că trebuie să investești timp și resurse  pentru a
crea un management al stocurilor de înaltă calitate, iată care sunt
principalele avantaje pe care le vei obține odată cu implementarea unui
proces de gestiune avansat.

Economisești bani
Să știi cât stoc este disponibil în fiecare locație, mai ales dacă deții mai
multe magazine, te va ajuta să distribui corect inventarul și implicit
resursele financiare. În acest mod, vei putea onora comenzile la timp și vei
evita situațiile critice în care fie rămâi cu prea multe produse nevândute, ce
nu mai pot fi utilizate deoarece sunt prea vechi, fie nu ai suficiente materii
prime sau articole, iar clienții vor renunța la comenzile plasate. 

Îmbunătățești fluxul de numerar

Controlul și planificarea stocurilor le permite afacerilor, în special celor mici,

să-și gestioneze mai bine capitalul și implicit fluxul de numerar. În general,
întreprinderile mici nu au întotdeauna posibilitatea de a cumpăra cantități
mari de stocuri, principalul motiv fiind capitalul limitat. Având o perspectivă
completă asupra inventarului, tu ca antreprenor vei știi exact de cât
inventar vei avea nevoie în perioada următoare, dar și care este capitalul
necesar pentru a-l asigura. Astfel, restul capitalului îl poți investi în alte
domenii ale afacerii, cum ar fi marketing, servicii cu clienții sau resurse
umane. 

Maximizezi profiturile

Având o perspectivă de ansamblu asupra inventarului și produselor care se

vând, inevitabil vei ajunge să generezi profituri mai mari. Principalul
mecanism din spatele maximizării profiturilor este că vei deține doar stocuri
care se vând propriu-zis și vei elimina cheltuielile inutile cu materii prime și
materiale care ajung să fie considerate învechite și abandonate. 

Reduci costurile cu forța de muncă

Tehnicile avansate de gestiune a stocurilor îți oferă posibilitatea să elimini o

serie de activități care necesită forță de muncă, cum ar fi numărarea
stocurilor sau transportarea stocurilor de la un magazin la altul, în cazul în
care ai mai multe.

Elimini tentativele de fraudă 

Planificarea și gestionarea stocurilor nu doar că te va ajuta să ții evidența

produselor, ci va descuraja frauda sau diverse practici ilegale, precum
folosirea produselor de către angajați în scopuri personale. Astfel, vei știi în
timp real ce s-a întâmplat cu fiecare produs, inclusiv cu cele deteriorate sau
care nu pot fi vândute din diferite motive.  

 
Care sunt elementele componente ale gestiunii stocurilor?

Înainte de a crea un plan bine pus la punct pentru gestiunea stocurilor de

mărfuri, este bine de știut că există mai multe tipuri de stocuri. Sub
termenul general de stoc sau inventar, sunt incluse mai multe elemente,
fiecare având un rol esențial și fără de care nu ai putea duce la bun sfârșit
operațiunile. 

Iată care sunt principalele componente de inventar de care trebuie să

ții cont când vine vorba de gestiunea stocurilor unui business:

1. Materii prime

Materiile prime sunt acele materiale de bază din care sunt produse sau
fabricate mărfurile, produsele finite și materiile intermediare. În funcție de
specificul afacerii, pot fi regăsite diferite tipuri de materii prime de la ulei,
substanțe chimice și vopsea, până la materiale textile. 

2. Componente sau piese

La fel ca în cazul materiilor prime, componentele sunt acele materiale

folosite pentru a crea și finisa produsele. Comparativ cu materiile prime
care își pot modifica forma și consistența, cum ar fi de exemplu extractul
de argan într-un șampon, componentele își păstrează forma inițială, cum
este un cui folosit pentru a crea un scaun. 

3. Lucrări în curs 

Inventarul de tipul „Lucrări în curs” se referă la articolele aflate în producție

și include mai multe elemente ce contribuie la realizarea produsului final,
precum: materiile prime, componentele, forța de muncă, materialele de
ambalare, dar și cheltuielile de ambalare. 
Chiar dacă ai o situație completă a materiilor prime și componentelor
deținute, este important să știi și câte dintre acestea sunt utilizate în
procesul curent de creare de produse. Astfel, vei putea să-ți asiguri
stocurile necesare pentru viitoarele produse, dar vei știi exact și unde se
află o parte din resursele tale și cum ai putea să le distribui eficient pe cele
rămase. 

4. Produse finite

În această categorie intră toate produsele finale, realizate de firma ta sau

cumpărate cu scopul de a fi revândute. De exemplu, dacă ai o afacere de
tipul dropshipping, deși nu produci tu articolele respective pe care urmează
să le vinzi, acestea se numesc produse finite. În această situație poți
scoate de pe lista de gestiune a stocurilor, materiile prime sau
componentele, deoarece vinzi produse gata făcute. 

5. Produse pentru întreținere, reparații și operațiuni

Produsele necesare pentru întreținerea și repararea aparaturii, a spațiului

de depozitare sau a altor categorii trebuiesc și ele monitorizate și incluse în
inventar. De exemplu, la firme există produse și aparate de curățenie,
produse destinate reparațiilor sau alte mașinării. Chiar dacă la prima
vedere ai spune că n-ai de ce să le incluzi în inventar, pot apărea situații
critice, în care pierzi numărătoarea produselor achiziționate. 

6. Ambalajul și materialele de ambalare

Există trei tipuri de materiale de ambalare, care variază în funcție de tipul

de produse pe care le fabrici și le livrezi. Dacă lucrezi cu produse
alimentare, ar fi indicat să incluzi în inventarul tău toate cele trei tipuri de
ambalaje, și anume: ambalaj primar – protejează produsul și îl face
utilizabil, ambalaj secundar – este ambalajul bunului finit și poate include
etichete sau alte informații și ambalajul terțiar – este ambalaj pentru
transport.

7. Stocurile de siguranță 

Acest tip de stoc este achiziționat și depozitat, având scopul de servi în

cazul unor evenimente neprevăzute, precum o cerere foarte mare într-un
timp foarte scurt, calamități ce au repercursiuni asupra produselor sau alte
situații neprevăzute ce pot apărea într-o afacere cu produse fizice. 

8. Stocul serviciilor
Când o campanie oferă servicii și nu produse, este necesar să calculezi câte
servicii poate oferi businessul  în cauză într-o perioadă determinată de
timp. Spre exemplu, o pensiune cu 10 camere are un stoc de servicii de 70
de sejururi pe noapte într-o săptămână. 

9. Stocurile în tranzit

Stocurile în tranzit sunt cele care se află în proces de livrare, fie către
producător, depozite sau centre de distribuție. Pentru fiecare dintre aceste
situații trebuie să ții o evidență separată, deoarece în fiecare situație
perioada de transport este diferită, chiar dacă anumite stocuri pleacă în
aceeași zi. 

10. Inventarul teoretic

Această noțiune se referă strict la cantitatea minimă de stocuri de care are

nevoie o companie pentru a finaliza un produs sau un serviciu fără a fi
nevoie să aștepte, fie că e vorba de materii prime, componente, ambalaj.
Inventarul teoretic este folosit adesea în producție sau în industria
alimentară. Cu această noțiune poți vedea dacă teoria este în concordanță
cu realitatea, dar și cum să-ți ajustezi stocurile astfel încât să atingi
obiectivele stabilite. 

Cum se realizează gestiunea stocurilor?

Fără informații veridice și de actualitate despre stocuri, poate fi dificil

pentru tine în calitate de antreprenor să iei cele mai bune decizii pentru
afacerea ta. De aceea, în funcție de mărimea businessului, dar și de
operațiunile pe care vrei să le demarezi într-o anumită perioadă de timp
poți realiza gestiunea stocurilor prin metoda inventarului permanent
sau a inventarului periodic. 

Ce implică metoda inventarului permanent?

Acest sistem de inventariere permanent presupune înregistrarea tuturor

operațiunilor de intrare și ieșire a produselor, arătând numărul de stocuri în
timp real. De obicei, această metodă este utilizată de afacerile
mijlocii și mari, care au un flux mare de produse și gestionează cantități
uriașe de materie primă, componente și ambalaje. 

Inventarul permanent se realizează prin sisteme computerizate complexe,

care utilizează punctele de vânzare (POS) și tehnologia de gestionare a
activelor întreprinderii, înregistrând achizițiile și vânzările de stocuri.
Dacă te gândești să implementezi un astfel de sistem de inventariere
pentru afacerea, ar fi bine să iei în calcul costurile ridicate pe care le
presupune din cauza cheltuielilor asociate cu implementarea și întreținerea
infrastructurii. În schimb, fii sigur că merită, mai ales că fiecare produs are
atașat un cod de bare, iar pe lângă inventarierea rapidă, poți obține și alte
informații despre articolele vândute. Cu doar câteva click-uri vei știi câte
produse ai în depozit, câte sunt pe drum și câte așteaptă să fie introduse în
circulație. 

Ce implică metoda inventarului periodic?

Metoda inventarului periodic este folosită adesea de afacerile mici,

care au inventar ușor de gestionat și își permit să numere produsele fizic,
fără a deține un sistem computerizat de inventariere. În general,
inventarierea periodică este realizată la perioade prestabilite – săptămânal,
lunar, trimestrial sau anual – de unul sau mai mulți angajați, ce numără
produsele unul câte unul. 

Chiar dacă este o metodă mai comună și ușor de implementat, vine la

pachet cu numeroase riscuri și minusuri. Fără a avea o situație a
inventarului în timp real, cresc șansele de furt, fraudă sau diferite erori,
care ulterior pot crea o situație în lanț de pierderi financiare, ale clienților
sau chiar faliment. 

Indiferent că ai un business mic, mediu sau mare este recomandat să

optezi pentru un sistem computerizat de gestionare a stocurilor. Ori dacă
preferi modelul clasic al inventarului fizic, implementează o strategie
eficientă, care să-ți permită să ai mereu stocurile sub control. 

Tehnici de gestionare a stocurilor de mărfuri

 
Indiferent de metoda de inventariere aleasă, există mai multe tehnici de
gestionare a stocurilor cunoscute prin care să-ți ții inventarul sub control,
cum ar fi:

 Analiza ABC – Prin această tehnică, bunurile sunt împărțite în 3

categorii, pentru a identifica produsele cu cel mai mare impact asupra
costului total al stocului. În categoria A sunt incluse cele mai
valoroase produse, ce contribuie cel mai mult la profitul general. În
categoria B intră produsele de mijloc, iar în categoria C sunt
produsele cu tranzacții mici, care sunt vitale pentru profitul general al
firmei, dar irelevante individual. 
 Cantitatea Economică de Comandă (CEC) – Această formulă le
permite companiilor să determine cât inventar ar trebui să
achiziționeze, ținând cont de o serie de variabile precum costurile
totale de producție, rata de cerere, dar și alți factori. Rezultatul
obținut ilustrează numărul ideal de unități pentru a minimiza costurile
de cumpărare, depozitare și întreținere și a maximiza profitabilitatea. 
 Metoda FSN – FSN este o abreviere de la „Fast-moving, Slow-
moving, and Non-moving” și face referire la modul de mișcare al
stocurilor. Fiind o tehnică des utilizată în afacerile de retail și nu
numai, această metodă împarte stocurile în trei categorii, în funcție
de viteza sau rata de utilizare, rata de consum și șederea medie.
 Metoda JIT – „Just in time” este o altă metodă utilizată de
producători pentru a-și ține sub control inventarul. Materialele sunt
comandate și primite doar pe măsură ce sunt necesare în procesul de
producție. Scopul principal al acestei metode este de a reduce
cheltuielile aferente unui inventar mult mai generos și a menține
efortul de inventariere la minimum. 
 Metoda MRP –  MRP vine de la englezescul „Material Requirements
Planning” și este un proces utilizat de producători pentru a controla
inventarul prin planificarea comenzii mărfurilor pe baza prognozei de
vânzări. Pe baza datelor colectate din sistem, poate fi determinat un
număr aproximativ de viitoare comenzi și implicit cantitățile de
materii prime și componente necesare. 

Cele mai folosite softuri de gestiune a stocurilor

Procesul de gestionare a stocurilor se poate transforma într-un adevărat

haos, mai ales dacă magazinul tău, fie el fizic sau online, are o gamă
variată de produse. Pentru a nu pierde numărătoare și a centraliza totul
într-un singur loc, cea mai bună opțiune este să alegi un soft de gestiune a
stocurilor. 
Pe lângă o bună organizare, un soft de gestionare a stocurilor vine la
pachet și cu multe alte beneficii pentru afacerea ta, cum ar fi:

 Eficientizarea timpului și a resurselor;

 Eliminarea erorilor umane;
 Creșterea profitabilității datorită insight-urilor oferite de soft;
 Estimarea corectă a fluxului de marfă și livrarea produselor la timp;
 Automatizarea proceselor și reducere cheltuielilor cu personalul.

În funcție de timpul de afacere, de mărimea sa, dar și de nevoile

particulare, există mai multe softuri create special pentru gestiunea
stocurilor, ce-ți vor ușura munca și te vor ajuta să-ți crești profitabilitatea.
Iată care sunt cele mai folosite 5 softuri, atât la nivel național, cât și
internațional:

1. Managementul inventarului Zoho

Managementul inventarului Zoho sau Zoho Inventory,  este unul dintre cele
mai folosite softuri de gestionare a stocurilor, ce ajută antreprenorii să-și
extindă operațiunile afacerii și să-și perfecționeze procesele interne. 

Pe lângă faptul că oferă date despre stocuri inclusiv când ești offline, Zoho
se poate integra cu diferite platforme de e-Commerce sau marketplace-uri,
cum ar fi Amazon, eBay și Shopify. Dintr-o singură aplicație poți urmări
fiecare articol din inventar, poți gestiona livrările și întregul proces de
livrare, oferind acces și la instrumente de contabilitate și gestionare a
activelor. Pe lângă interfața prietenoasă, Zoho îți permite gestionarea
stocurilor din mai multe magazine, totul din același cont. 

 
2. Shipbob

Shipbob este cu siguranță unul dintre cele mai bune softuri de gestionare a
stocurilor pentru afacerile de toate dimensiunile, oferind o gamă largă de
caracteristici avansate de control și gestionare a mărfurilor. 

Funcțiile de gestionare a mărfurilor în timp real, de automatizare a

tranzacțiilor sau de comandare automată de materii prime sau produse
pentru a evita stocurile epuizate, sunt doar câteva dintre principale sale
calități. Pe lângă toate acestea, îți oferă și un set de rapoarte prețioase pe
care să le folosești în favoarea afacerii tale, totul integrat într-o interfață
ușor de utilizat. 

3. Katana

Spre deosebire de restul softurilor de gestiune a stocurilor, Katana a fost

gândit mai degrabă pentru afacerile mici și medii, fiind accesibil exclusiv
online. Printre caracteristicile de bază ale acestui soft se numără gestiunea
inteligentă a materiilor prime și bunurilor, ce se realizează printr-un sistem
complex de comprimare a datelor despre produse, comenzi, vânzări, starea
depozitului și nu numai. 

Deși este un sistem complet și complex, acesta este foarte ușor de utilizat
și de integrat cu alte aplicații, inclusiv cu platformele de e-Commerce
precum Shopify sau WooCommerce. Iar dacă n-ai mai utilizat până acum
un soft de gestiune a stocurilor, Katana vine la pachet cu o serie de
tutoriale și ghiduri foarte utile, ce te vor ajuta să înțelegi imediat cum să-l
folosești.  

4. QuickBooks Commerce

Dacă ești în căutarea unui soft care să-ți automatizeze afacerea și să te

scape de task-uri repetitive, atunci QuickBooks Commerce este soluția pe
care o cauți. Fiind ușor de integrat atât cu platformele de e-Commerce, cât
și cu alte softuri și aplicații pentru afaceri, le permite antreprenorilor să
creeze un ecosistem bine pus la punct. 

Este un soft ideal pentru afacerile mici și medii, ce monitorizează vânzările

pe mai multe canale. Dacă ai mai multe magazine online, pe platforme
diferite, le poți gestiona pe toate din aceeași aplicație, fără a fi nevoie să
creezi un cont pentru fiecare în parte. Ai totul într-un singur loc, ceea ce
simplifică foarte mult procesele de business. 

5. Stitch Labs

Indiferent că ai o afacere mică sau o multinațională, Stitch Labs îți oferă

toate uneltele necesare pentru o bună organizare și gestionare a stocurilor.
De la facturare până la urmărirea livrărilor, a stocurilor sau a comenzilor pe
mai multe canale, acest soft a fost gândit pentru a le ușura munca
antreprenorilor și a susține creșterea afacerilor. 

Stitch încorporează și soluții de gestionare a comenzilor, funcții de achiziție

și reaprovizionare și opțiuni avansate de raportare și analiză. Practic, cu
acest soft ai tot ce-ți trebuie pentru a deține controlul asupra stocurilor tale
și a te focusa pe noi tactici și strategii de scalare a afacerii.

Tu cum alegi să gestionezi stocurile pentru afacerea ta?

Acum că ai descoperit care este rolul gestionării stocurilor, care sunt

principalele metode prin care îți poți organiza mai bine inventarul, dar și ce
softuri poți folosi pentru a-ți ușura munca, tot ce-ți mai rămâne de făcut
este să-ți duci afacerea la următorul nivel.

O bună gestionare a stocurilor nu doar că te ajută să-ți ții afacerea sub

control, ci este o unealtă eficientă prin care să-ți menții clienții fericiți și să
generezi profituri impresionante. Să ai produsele pe stoc este vital, însă să
fie livrate la timp este detaliul care face diferența pe termen lung. Începe
acum să livrezi cu Sameday și creează pachetul complet pentru afacerea ta
– produse de calitate livrate în timp record!