Ghid Contabilitate PFA: Cum să ții singur

contabilitatea pentru PFA-ul tău

01/10/2021 Timp citire: 13 minute

Regulile de contabilitate PFA sunt destul de simple, astfel încât cu un minim de cunoștințe orice
persoană fizică autorizată își poate ține singură contabilitatea. În acest articol îți explicăm în
detaliu de ce documente ai nevoie, și ce pași ai de urmat pentru a putea să ții singur evidența
contabilă.

Conform legislației in vigoare, PFA-urile in sistem real țin contabilitatea in partidă simplă. Ce
înseamnă acest lucru?

Contabilitatea în partidă simplă înseamnă totalitatea registrelor și documentelor financiar-

contabile cu ajutorul carora persoana fizică autorizată (PFA-ul) ține evidența contabilă a tututor
operațiunilor din activitatea PFA-ului. Scopul evidenței contabile pentru persoana fizică
autorizată este de a determina obligațiile fiscale ale acesteia, adică impozitul pe venit și
contribuțiile sociale datorate statului în fiecare an. Întrucât un PFA nu este obligat să
întocmească situații financiare anuale, această evidență poate fi ținută chiar de tine, în calitate de
titular al PFA-ului, fără să fie nevoie să apelezi la un contabil.

Dacă, totuși, PFA-ul are și angajați și este plătitor de TVA, atunci lucrurile se complică și este
necesar să ai un contabil. Totodată, PFA-urile la normă de venit nu au obligația să urmeze
regulile de contabilitate PFA prezentate în acest articol, ci doar să completeze Registrul de
Evidență Fiscală cu veniturile totale!

Însă: dacă ai un PFA în sistem real, fără angajați și neplătitor de TVA, atunci îți poți ține singur
contabilitatea, urmând pașii detaliați în acest ghid.

 Ce documente sunt necesare pentru contabilitate PFA în sistem real?

 Pașii Evidenței Contabile pentru PFA în sistem real
 Pasul 1 -Evidența încasărilor și plăților din activitatea PFA-ului
 Pasul 2 -Inventarul
 Pasul 3 -Venituri impozabile și cheltuieli deductibile

 Pasul 4 -Completarea Declarației Unice

 Rezumat: Contabilitate PFA în 4 pași
 Termeni Importanți (Dicționar de Contabilitate PFA)

Ce documente sunt necesare pentru contabilitate PFA în

sistem real?
Pentru a ține o evidență contabilă în partidă simplă, ai nevoie de următoarele Registre contabile
și Formulare:

1. Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți

2. Registrul-Inventar
3. Registrul de Evidență Fiscală – trebuie obligatoriu completat!
4. Factura
5. Chitanță

Pașii Evidenței Contabile pentru PFA în sistem real

Descarcă Registru Jurnal de încasări și plăți

✅  Pasul 1. Ține evidența banilor (Încasări și Plăți) în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți

– în acest registru se ține evidența tuturor veniturilor și cheltuielilor legate de activitatea PFA-
ului. Fiecare încasare și cheltuială din activitatea PFA-ului trebuie să aibă la bază un document
justificativ (bon fiscal, chitanță, etc.). La fiecare sfarsit de luna, inregistreaza toate documentele
justificative pentru luna in curs in Registrul-Jurnal de Incasari si Plati, urmand modelul de mai
jos:

Ce încasări se trec în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:

– sumele încasate din desfăşurarea activităţii;

– aporturile în numerar şi prin conturi bancare aduse la începerea activităţii ori în cursul
desfăşurării acesteia (dacă pui tu bani din alte surse în firmă)
– sumele primite sub formă de credite bancare sau de alte împrumuturi;
– sumele primite ca despăgubiri, sponsorizări sau donații
– sumele primite din fonduri nerambursabile sau subvenţii;
– alte sume încasate (de exemplu: restituiri de impozite, taxe, penalităţi).

Ce plăți se trec în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți:

– plăţile efectuate în cadrul activităţii desfăşurate în scopul realizării de venituri;
– sumele reprezentând restituirea aporturilor în numerar şi prin conturi bancare (atunci când îți
restitui banii pe care i-ai pus inițial în firmă)
– sumele reprezentând rambursarea de credite bancare sau de alte împrumuturi;
– alte plăţi efectuate (de exemplu: penalităţi, amenzi plătite ş.a.).

La fiecare sfârșit de lună, aduni sumele din coloana Încasări și cele din coloană Plăți iar diferența
dintre cele două ar trebui să fie suma de care dispui și în realitate.

ATENȚIE: 

– toate operațiunile PFA-ului (încasări și plăți) se înregistrează în contabilitate în ordine

cronologică
– documentele justificative (bonuri, chitanțe, facturi, etc.) trebuie păstrate și arhivate împreună
cu Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți
– toate operațiunile PFA-ului se înregistrează în RON, utilizându-se cursul de schimb valutar de
la data efectuării operaţiunii
– în Registru se trec doar sumele încasate și plătite! Dacă ai emis o factură dar încă nu ai încasat
de la client, aceasta nu se trece în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți decât în momentul în care a
fost încasată

✅  Pasul 2. La fiecare sfârșit de exercițiu financiar (adică la fiecare final de an),

inventariază toate activele (laptop, mașină, telefon, sau orice alt echipament cu o valoare
mai mare de 2500 RON), obiectele de inventar, stocurile (marfă sau materiale de lucru
achiziționate si neutilizate încă), datoriile și creanțele (adică sumele rămase de încasat de la
clienți) PFA-ului și notează-le în Registrul Inventar. Fiecare activ și element de inventar se
trece în Registru la valoarea lui de intrare conform documentelor justificative. În cazul datoriilor
și creanțelor, acestea se înregistrează la valoarea rămasă de plată, respectiv de încasat. Toate
aceste lucruri se înregistrează după modelul de mai jos:

Descarcă Registru Inventar

Registrul Inventar se completează și atunci când PFA-ul începe activitatea pentru prima dată,
precum şi cu ocazia încetării activităţii (când vrei să închizi firma). Practic, este o evidență
periodică a întregului patrimoniu – toate „bunurile” si datoriile PFA-ului.
✅  Pasul 3. La final de an, înregistrează totalul veniturilor impozabile și al cheltuielilor
deductibile în Registrul de Evidență Fiscală.

În baza datelor contabile înscrise în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți și în Registrul Inventar

se stabilește Venitul Net Anual rezultat din activitatea PFA-ului. Astfel, pentru fiecare sursă de
venit, trebuie să treci totalul veniturilor și totalul cheltuielilor efectuate. În practică, asta
înseamnă că va trebui să grupezi sumele trecute în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți în surse de
venit, după cum urmează:

Să presupunem că ai un salon de înfrumusețare unde oferi servicii de coafat, manichiură, machiaj

(activități cuprinse în codul CAEN 9602), dar și masaje de relaxare și bronz in solar (activități
cuprinse în codul CAEN 9604). Deși aceste activități se desfășoară pe același PFA, în Registrul
de Evidență Fiscală va trebui să înregistrezi totalul veniturilor și cheltuielilor separat pe cele
două categorii de venituri:

1. Venituri din activități de înfrumusețare (coafat, manichiură, machiaj) – o filă din Registrul de
Evidență Fiscală

2. Venituri din activități de întreținere corporală (masaj de relaxare și solar) – o altă filă din
Registrul de Evidență Fiscală

Cum se trec sumele din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți în Registrul de

Evidență Fiscală

ATENȚIE: Nu toate încasările din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți sunt impozabile și

nu toate cheltuielile din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți sunt deductibile. Din evidența
contabilă a PFA-ului (adică din Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți) va trebui să preluați
in Registrul de Evidență Fiscală doar sumele ce reprezintă venituri impozabile și cheltuieli
deductibile, după cum urmează:

Venituri impozabile (care se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)

a) sumele încasate și echivalentul în lei al veniturilor în natură din desfășurarea activității;

b) câștigurile din transferul activelor din patrimoniul afacerii, utilizate într-o activitate
independentă, exclusiv contravaloarea bunurilor rămase după încetarea definitivă a activității;

c) veniturile înregistrate de casele de marcat cu memorie fiscală, instalate ca aparate de taxat pe

autovehiculele de transport persoane sau bunuri în regim de taxi.

Venituri neimpozabile (care nu se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)

a) aporturile în numerar sau echivalentul în lei al aporturilor în natură făcute la începerea unei
activități sau în cursul desfășurării acesteia;
b) sumele primite sub formă de credite bancare sau de împrumuturi de la persoane fizice sau
juridice;

c) sumele primite ca despăgubiri;

d) sumele sau bunurile primite sub formă de sponsorizări și mecenat, conform legii, sau donații.

Practic: toate veniturile obținute din desfășurarea activității PFA-ului, cu excepția banilor
pe care i-ai pus tu personal în firmă din alte surse la începutul sau pe parcursul activității,
a creditelor sau împrumuturilor de orice natură, despăgubirilor, sponsorizărilor și
donațiilor, reprezintă Venit Impozabil.

Cheltuielile deductibile (care se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală) sunt, în

principiu, cele care sunt efectuate în cadrul activităților desfășurate de PFA. Există însă o serie
de cheltuieli ce nu pot fi deduse decât limitat (adică, doar o parte din suma trecută în
documentul justificativ poate fi dedusă):

a) cheltuielile de sponsorizare, mecenat, precum și pentru acordarea de burse private, efectuate

conform legii, în limita unei cote de 5% din suma ce reprezinta diferența între venitul brut și
cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare, mecenat, pentru acordarea de
burse private, cheltuielile de protocol.

b) cheltuielile de protocol, în limita unei cote de 2% din suma ce reprezinta diferenț între venitul
brut și cheltuielile deductibile, altele decât cheltuielile de sponsorizare, mecenat, pentru
acordarea de burse private, cheltuielile de protocol.

c) scăzămintele, perisabilitățile, pierderile rezultate din manipulare/depozitare, potrivit legislației

în materie, inclusiv cheltuielile cu bunuri cu termen depășit de valabilitate potrivit legii;

d) contribuțiile la fonduri de pensii facultative, efectuate către entități autorizate, stabilite în state
membre ale Uniunii Europene sau aparținând Spațiului Economic European, plătite în scopul
personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se desfășoară individual sau într-o formă
de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual pentru fiecare persoană;

e) primele de asigurare voluntară de sănătate, precum și serviciile medicale furnizate sub formă
de abonament, plătite în scopul personal al contribuabilului, indiferent dacă activitatea se
desfășoară individual sau într-o formă de asociere, în limita echivalentului în lei a 400 euro anual
pentru fiecare persoană;

f) cheltuielile efectuate pentru activitatea independentă, cât și în scopul personal al

contribuabilului sau asociaților sunt deductibile numai pentru partea de cheltuială care
este aferentă activității independente;

g) cheltuielile de funcționare, întreținere și reparații, aferente autoturismelor folosite de

contribuabil sau membru asociat sunt deductibile limitat, la cel mult un singur autoturism
aferent fiecărei persoane;
h) dobânzi aferente împrumuturilor de la persoane fizice și juridice, altele decât instituțiile care
desfășoară activitatea de creditare cu titlu profesional, utilizate în desfășurarea activității, pe baza
contractului încheiat între părți, în limita nivelului dobânzii de referință a Băncii Naționale a
României, pentru împrumuturile în lei, în vigoare la data restituirii împrumutului și, respectiv,
nivelul ratei dobânzii pentru împrumuturile în valută, prevăzută la art. 27 alin. (7) lit. b) din
Codul Fiscal

i) cheltuielile efectuate de utilizator, reprezentând chiria – rata de leasing – în cazul

contractelor de leasing operațional, respectiv cheltuielile cu amortizarea și dobânzile
pentru contractele de leasing financiar, stabilite în conformitate cu prevederile privind
operațiunile de leasing și societățile de leasing;

j) cotizații plătite la asociațiile profesionale în limita a 4.000 euro anual;

k) cheltuielile reprezentând contribuțiile profesionale obligatorii datorate, potrivit legii,

organizațiilor profesionale din care fac parte contribuabilii, în limita a 5% din venitul brut
realizat.

Cheltuieli nedeductibile (care nu se înregistrează în Registrul de Evidență Fiscală)

a) sumele sau bunurile utilizate de contribuabil pentru uzul personal sau al familiei sale;

b) cheltuielile corespunzătoare veniturilor neimpozabile ale căror surse se află pe teritoriul

României sau în străinătate;

c) impozitul pe venit datorat potrivit prezentului titlu, inclusiv impozitul pe venitul realizat
în străinătate;

d) cheltuielile cu primele de asigurare, precum și cu serviciile medicale furnizate sub formă de

abonament, altele decât cele prevăzute la alin. (4) lit. f), alin. (5) lit. h) din Codul Fiscal și cele
efectuate pentru persoanele care obțin venituri din salarii și asimilate salariilor

f) dobânzile/majorările de întârziere, amenzile, sumele sau valoarea bunurilor confiscate ca

urmare a încălcării dispozițiilor legale în vigoare și penalitățile, datorate autorităților
române/străine, potrivit prevederilor legale, cu excepția celor plătite, conform clauzelor din
contractele comerciale încheiate cu aceste autorități;

g) ratele aferente creditelor angajate;

h) cheltuielile de achiziționare sau de fabricare a bunurilor și a drepturilor amortizabile

din Registrul-inventar;

i) cheltuielile privind bunurile constatate lipsă din gestiune sau degradate și neimputabile,
dacă inventarul nu este acoperit de o poliță de asigurare;

j) impozitul pe venit suportat de plătitorul venitului în contul beneficiarilor de venit;

k) 50% din cheltuielile aferente vehiculelor rutiere motorizate care nu sunt utilizate exclusiv în
scopul desfășurării activității și a căror masă totală maximă autorizată nu depășește 3.500 kg și
nu au mai mult de 9 scaune de pasageri, incluzând și scaunul șoferului, aflate în proprietate sau
în folosință. Aceste cheltuieli sunt integral deductibile pentru situațiile în care vehiculele
respective se înscriu în oricare dintre următoarele categorii:

1. vehiculele utilizate exclusiv pentru servicii de urgență, servicii de pază și protecție și servicii
de curierat;

2. vehiculele utilizate de agenții de vânzări și de achiziții;

3. vehiculele utilizate pentru transportul de persoane cu plată, inclusiv pentru serviciile de

taximetrie;

4. vehiculele utilizate pentru prestarea de servicii cu plată, inclusiv pentru închirierea către alte
persoane sau pentru instruire de către școlile de șoferi;

5. vehiculele utilizate ca mărfuri în scop comercial.

Atunci când analizezi operațiunile trecute în Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți având în

vedere clasificarea de mai sus a veniturilor și cheltuielilor, taie veniturile neimpozabile și
cheltuielile nedeductibile, calculează suma deductibilă din cheltuielile ce pot fi deduse doar
limitat, și trece în Registrul de Evidență Fiscală doar sumele reprezentând Venitul Impozabil și
Cheltuielile Deductibile, împărțite pe Surse de Venit, după modelul de mai jos:

Descarcă Registru de Evidență Fiscală

La final, diferența dintre totalul veniturilor impozabile și totalul cheltuielilor deductibile

reprezintă Venitul Net al PFA-ului, din care se calculează apoi contribuțiile sociale datorate.
Aceste sume se trec în Declarația Unică, la secțiunea venituri și cheltuieli realizate.
✅  Pasul 4. Completează Declarația Unică în termenul prevăzut de lege – până pe 25 mai
2021  pentru anul 2020.

Ce este Declarația Unică: Singura Declarație fiscală pe care un PFA în sistem real, fără angajați
și neplătitor de TVA trebuie să o depună la ANAF.

Ce treci în Declarația Unică: În cazul PFA-urilor nou-înființate, acestea trebuie sa treacă doar
Venitul Total Estimat si Cheltuielile Deductibile Totale estimate pentru anul în curs. De aici, se
estimează ce va avea de plată noul PFA (impozit pe venit și contribuții sociale, dacă este cazul)
pentru anul în curs. ATENȚIE: PFA-urile nou-înființate au obligația depunerii Declarației
Unice în termen de 30 de zile de la înființare.

În cazul PFA-urilor deja existente, acestea trebuie să treacă venitul impozabil și cheltuielile
deductibile totale realizate în anul anterior (dacă depui acum, vei trece datele pe anul 2020). În
funcție de estimările făcute în anul precedent, va trebui fie să plătești mai mult decât ai estimat
inițial (dacă venitul net realizat este mai mare decât cel estimat), mai puțin (dacă venitul net
realizat este mai mic decât cel estimat).

De asemenea, va trebui iarăși să estimezi veniturile impozabile și cheltuielile deductibile pentru

anul în curs (adică 2021) și să stabilești cuantumul contribuțiilor sociale ale PFA-ului. În anul
următor vei aplica același raționament la completarea Declarației Unice.

Pentru completarea si depunerea Declarației Unice, apelează cu încredere la serviciile StartCo.

Verificăm împreună situația firmei și corectitudinea datelor înregistrate, pentru ca tu să ai
siguranța lucrului bine făcut.

Rezumat: Contabilitate PFA în 4 pași

Pentru a-ți ține singur contabilitatea pentru PFA în partidă simplă dacă nu ești plătitor de TVA și
nu ai angajați, ai nevoie de 3 registre contabile: Registrul-Jurnal de Încasări și Plăți, Registrul
Inventar și Registrul de Evidență Fiscală.

1. Înregistrează toate operațiunile (încasări și plăți) în ordine cronologică în Registrul-Jurnal de

Încasări și Plăți
2. La final de an înregistrează în Registrul Inventar activele, obiectele de inventar, stocul de
marfă, datoriile și creanțele (sumele rămase de încasat de la clienți) PFA-ului
3. La final de an, analizează împreună cele două Registre (de Încasări și plăți și Registrul
Inventar) și identifică sumele ce reprezintă venit impozabil și pe cele care intră în categoria
cheltuielilor deductibile. Odată identificate, grupează-le în funcție de sursa de venit și de
categorie (cheltuieli cu materialele de lucru, cheltuieli cu benzina, etc.), după modelul de mai
sus. Calculează sumele totale (adică pe tot anul) și înregistrează-le în Registrul de Evidență
Fiscală.
4. Completează Declarația Unică cu datele din Registrul de Evidență Fiscală privind venitul total
realizat și cheltuielile deductibile. Diferența dintre cele două este venitul net, la care vei plăti
impozit în valoare de 10%.
Termeni Importanți (Dicționar de Contabilitate PFA)
Registrul-Jurnal de Incasări și Plăți: este registrul contabil în care se înregistrează încasările şi
plăţile aferente activităţii persoanelor care conduc evidenţa contabilă pe baza regulilor
contabilităţii în partidă simplă.

Registrul-Inventar: este registrul contabil în care se înregistrează elementele de natura activelor

şi datoriilor inventariate (elementele patrimoniale, creanţele şi datoriile)

Creanță: suma rămasă de încasat de la un client, căruia i s-a emis o factura fiscală. Această
sumă nu reprezintă venit decât în momentul în care este încasată. În evidența contabilă, această
sumă se trece în Registrul-Jurnal de Incasări și Plăți doar atunci când este încasată iar dacă la
momentul efectuării inventarului suma nu este plătită, se înregistrează în Registrul-Inventar ca o
creanță.

Registrul de Evidență Fiscală: este registrul în care se înregistrează veniturile impozabile

înregistrate într-un an fiscal, precum și cheltuielile efectuate în scopul desfășurării activității
economice, în același an fiscal. Conform Codului Fiscal, PFA-urile în sistem real au obligația
completării acestui registru, pe baza datelor din contabilitate, pentru determinarea venitului net.

Post Tags: #contabilitate pfa#declaratie unica#registrul de evidenta fiscala#registrul inventar