Gestiunea stocurilor: ce sunt acestea si cum pot fi controlate

eficient

CIEL » Blog » Antreprenoriat » Gestiunea stocurilor: ce sunt acestea si cum

pot fi controlate eficient

10 noiembrie 2021

Activitatile economice, indiferent de natura lor, sunt unele extrem de

complexe, la succesul lor contribuind o multitudine de elemente care
trebuie sa functioneze impreuna ca un sistem bine echilibrat. O
componenta foarte importanta este cea legata de gestionarea stocurilor, in
asa fel incat prezenta lor sa asigure o activitate neintrerupta, clientii sa fie
satisfacuti pe deplin prin obtinerea produselor sau serviciilor atunci cand
sunt necesare si prin pastrarea unor costuri minime, in ceea ce priveste
pastrarea si manipularea activelor necesare in procesul de productie. 

In articolul de mai jos vei afla ce sunt stocurile si care este rolul lor in
realizarea unui sistem de productie eficient si profitabil. De asemenea, vei
descoperi o clasificare a stocurilor in functie de multiple criterii, precum si
modalitatile practice de realizare a unei gestiuni contabile a acestora, cu
accent pe eficienta extrem de ridicata a gestiunii computerizate cu ajutorul
inteligentei artificiale a stocurilor. 

Cuprins [ascunde]

 1. Ce sunt stocurile
o 1.1. Cum influenteaza stocurile sistemul de productie
 o 1.2. Rolul indeplinit de stocuri in activitatea economica
o 1.3. Clasificarea stocurilor
 2. Gestiunea contabila a stocurilor
o 2.1. Rolul indeplinit de gestiunea stocurilor
o 2.2. Moduri de realizare a gestionarii stocurilor
 3. Gestionarea stocurilor cu ajutorul softurilor specializate

1. Ce sunt stocurile

Pentru desfasurarea in conditii bune a diverselor tipuri de activitati

economice, de cele mai multe ori este necesar ca acestea sa aiba in
depozite o cantitate mai mica sau mai mare de resurse materiale diverse,
care sa poata sa fie folosite la nevoie, fie in activitatea de productie, fie in
desfacerea lor catre clienti. Aceste produse sunt cunoscute sub numele de
stocuri si modul in care sunt realizate, ingrijite si contabilizate poate
reprezenta diferenta intre o firma de succes si una cu pierderi economice. 

Stocurile sunt, asadar, un tip de active circulante alaturi de altele, precum

creantele, monetarul sau conturile din banci, pastrate pe o perioada de
timp relativ scurta si care sunt destinate realizarii unei activitati economice
fluente, fara intreruperi costisitoare, atat in ce priveste profitul, cat si
satisfacerea clientilor. In categoria stocurilor sunt patru tipuri de marfuri cu
roluri diferite in activitatea economica:

 Marfuri ce sunt in categoria materiilor prime si a consumabilelor vor fi

utilizate in activitatea economica pentru realizarea productiei sau
pentru indeplinirea unor servicii catre clienti;
  Marfuri definitivate, care urmeaza sa fie duse spre vanzare, fie in
magazinele proprii, fie catre terti;
 Materiale consumabile (combustibilul, ambalajele, semintele etc.);
 In cazul produselor complexe, ce trec prin mai multe faze de
fabricatie este necesar, uneori, ca intre aceste faze semifabricatele sa
fie pastrate in spatii special desemnate.

1.1. Cum influenteaza stocurile sistemul de productie

Sistemele de productie sunt, de cele mai multe ori, complexe, fiind

influentate de diverse elemente din exterior, ce nu pot fi prevazute cu
exactitate. Managerii nu au un control total asupra activitatii lor, putand
aparea defectiuni ale utilajelor, probleme de personal, cresteri de preturi
neasteptate sau avansul cererii pe piata a diverselor produse. 

Pentru a nu fi afectati intr-un mod negativ, administratorii trebuie sa aiba

la dispozitie un surplus de marfuri ce vor fi folosite ulterior daca este cazul
pentru ca activitatea economica sa functioneze fara intrerupere. Stocurile
au un rol important in procesul de productie, avand drept scop principal
eliminarea influentelor perturbatorii, ce vin din exterior. Prin intermediul
rezervelor de bunuri se realizeaza un sistem de amortizare a stocurilor,
acestea fiind privite ca o centura de siguranta, cu rol salvator in foarte
multe ipostaze. 

In privinta stocurilor de marfuri exista doua directii care se bat cap in cap
uneori. In primul rand, din punct de vedere al productiei, ar fi ideal ca
stocurile sa fie cat mai comprehensibile pentru a raspunde cu rapiditate
oricarei situatii. In al doilea rand, din punct de vedere al eficientei, stocurile
ar trebui sa fie limitate, deoarece pastrarea lor presupune cheltuieli
suplimentare, atat in ce priveste depozitarea, cat si manipularea lor. 

Situatia ideala ar fi atingerea unui echilibru intre nevoi si cheltuieli pentru

ca situatiile nedorite sa fie rezolvate cat mai eficient si cat mai rapid. Modul
in care acest echilibru este atins in practica se bazeaza pe o contabilitate si
o gestiune a stocurilor facuta cat mai exact, pe baza unor documente
justificative, ceea ce permite ca administratorul sa cunoasca disponibilitatea
unor materii prime sau a unor produse finite la orice ora si in mod corect. 

Realizarea unor stocuri are si alte roluri secundare, cum ar fi:

  investirea capitalului disponibil;
 achizitionarea materiei prime la preturi reduse, atunci cand oferta
este bogata si se intrevede o crestere a costurilor in aceasta privinta;
 indeplinirea cererii in cazul in care apar varfuri ale acesteia. 

1.2. Rolul indeplinit de stocuri in activitatea economica

Activitatea economica moderna nu poate fi realizata fara existenta unor

stocuri bine puse la punct. Acestea sunt importante in toate etapele
activitatii economice atat in ce priveste aprovizionarea cu materii prime,
realizarea productiei, cat si desfacerea acesteia catre utilizatorii finali.
Printre rolurile indeplinite de stocuri in activitatea economica se numara
urmatoarele:

 Motive financiare – atunci cand piata este instabila si preturile au

tendinta de a creste sau de a scade neasteptat. In acest caz, prin
realizarea unui stoc suficient, afacerile sunt puse la adapost de astfel
de situatii nedorite;
 Motive economice – stocurile permit ca fluxul de productie sa
functioneze fara pauze, chiar daca apar situatii nedorite, precum
imposibilitatea furnizarii materiilor prime, a defectiunilor unor
echipamente importante din linia de productie sau a aparitiei unei
probleme de personal, precum imbolnavirea unor lucratori sau chiar o
greva;
 Motive tehnice –  atunci cand intre productie si consum exista
diferente majore;
 Motive sezoniere – atunci cand materia prima apare doar in anumite
perioade ale anului, ca de exemplu in cazul industrializarii produselor
agricole, dar consumul este raspandit in mod egal pe perioada
intregului an.

1.3. Clasificarea stocurilor

O buna clasificare a stocurilor permite ca activitatea economica sa fie tinuta

sub control si ca productia sa nu aiba de suferit. Legislatia statului roman
prin ordinul MFP numarul 306 din 26.02.2002 clasifica stocurile ca fiind
formate din urmatoarele componente:
  Marfurile cumparate ce urmeaza sa fie revandute catre destinatarii
finali;
 Materiile prime ce vor fi utilizate pentru producerea marfurilor finite;
 Consumabilele ce sunt utilizate in procesul de fabricatie;
 Produsele semifabricate ce nu au parcurs intregul ciclu de productie;
 Rebuturile si deseurile ce rezulta in urma activitatii de productie;
 Animalele, inclusiv cele nascute in cadrul fermei;
 Intreaga gama de ambalaje, fie de unica folosinta, fie refolosibile;
 Produsele finite, ce sunt depozitate in asteptarea distribuirii.

In gestiunea stocurilor exista mai multe tipuri de clasificari, in functie de

diversi parametri. De exemplu, in functie de provenienta stocurile pot fi din
productie proprie sau cumparate de la alti furnizori. In ceea ce priveste
apartenenta, stocurile pot fi de patrimoniu propriu sau din afara unitatii. In
legatura cu procesul de exploatare pot exista stocuri de aprovizionare, de
productie sau de comercializare. 

Este important ca departamentul contabil sa aiba o evidenta contabila

foarte clara a stocurilor din perspectiva unor criterii de clasificare diverse
pentru ca acestea arata o imagine clara a situatiei materiale si financiare a
firmei la un moment dat. Pentru a se realiza acest deziderat este
recomandata intocmirea unei liste complete, sub forma unui nomenclator
de materiale.

2. Gestiunea contabila a stocurilor

Principalul rol in supravegherea stocurilor il are departamentul contabil care

ar trebui sa depuna eforturi sustinute in aceasta privinta, deoarece doar
printr-o analiza exacta si rapida a situatiei managerul poate lua decizii
corecte in ce priveste productia. Exista o serie de obiective ce trebuie sa fie
indeplinite prin munca departamentului contabil:

 Aprovizionarea cu materii prime trebuie sa fie facuta prin urmarirea

clara a cantitatilor necesare, tinandu-se cont si de anumite
evenimente neprevazute;
 Urmareste miscarea bunurilor patrimoniale pentru a se evita
pierderea, neutilizarea sau instrainarea lor;
 Eficientizarea productiei printr-un flux continuu de materii prime,
materiale semifabricate, consumabile si ambalaje;
  Controlul strict al marfurilor ce urmeaza sa fie livrate catre
destinatari;
 Evaluarea corecta a bunurilor aflate in proprietatea unei activitati
economice.

Pentru indeplinirea acestor obiective gestiunea stocurilor trebuie sa fie

facuta prin luarea in considerare a unor factori care influenteaza
modalitatea de realizare a acestor activitati. In primul rand, se va tine cont
de proportionalitatea dintre dimensiunile activitatii economice si cantitatea
de marfuri aflata in stocuri. Ideal ar fi ca spatiul utilizat pentru pastrarea
bunurilor sa fie limitat pentru a nu aparea cheltuieli inutile, dar, in acelasi
timp, sa nu apara situatii in care anumite marfuri lipsesc, iar activitatea de
productie sa aiba de suferit. 

In al doilea rand, trebuie sa se tina cont de perioada de timp dintre

productie si livrare, luandu-se in considerare caracterul sezonier al
anumitor activitati, sau fluctuatiile de cerere din partea clientilor. De
exemplu, in privinta productiei agricole, materia prima apare doar intr-o
anumita perioada a anului, pe cand consumul este permanent. Pot aparea
si situatii opuse, in care productia este continua, dar cererea este
temporara. Nu in ultimul rand, trebuie sa se tina cont de dimensiunile si
amplasarea depozitelor si de mijloacele folosite pentru manipularea
marfurilor inspre si dinspre acestea. 

2.1. Rolul indeplinit de gestiunea stocurilor

Departamentele contabile au un rol deosebit in orice activitate economica,

in special gestiunea stocurilor avand numeroase elemente benefice pentru
orice firma, indiferent de domeniul in care activeaza. O gestiune corecta
asigura o circulatie sanatoasa a marfurilor, limiteaza cheltuielile legate de
depozitare si de logistica si asigura o oferta pe masura cererii. Mediul
economic este cunoscut ca fiind instabil, viitorul putand oferi surprize
neplacute si, de aceea, o gestiune corecta este necesara pentru a pune la
adapost de surprize neplacute activitatea economica. 

In mod traditional, existenta unor stocuri cat mai ample era vazuta ca pe
un atu, insa in ultimii ani abordarea este diferita pentru ca o astfel de
situatie presupune un efort financiar, de multe ori considerabil. Ideal ar fi
ca stocurile sa nu existe, dar cum aceasta situatie nu este posibila, printr-o
gestiune eficienta ele pot fi reduse la minimum, acest lucru insemnand si o
micsorare a cheltuielilor. 

Principalele roluri ale gestiunii stocurilor sunt urmatoarele:

 Realizarea unei balante echilibrate intre cerere si oferta;

 Micsorarea costurilor legate de depozitare si manipulare;
 Cresterea eficientei serviciului logistic;
 Punerea la adapost fata de evenimente nedorite.

2.2. Moduri de realizare a gestionarii stocurilor

In literatura de specialitate exista mai multe tipuri de modele de gestiune a

stocurilor care si-au dovedit valoarea de-a lungul timpului:

 Modelul Willson care presupune o cerere egala in timp;

 Modelul Willson cu ruptura de stoc, cu cerere constanta si cu
aprovizionare permisa chiar daca stocul nu este epuizat;
 Modelul de productie – stocare;
 Modelul de gestiune cu preturi de achizitie;
 Modelul de gestiune cu cerere aleatorie;
 Modelul S-s;
 Metoda ABC;
 Strategia Impact.

3. Gestionarea stocurilor cu ajutorul softurilor specializate

Gestiunea stocurilor este, in general, o activitate complexa, ce presupune o

munca indelungata, migaloasa, cu mari sanse de eroare. De multe ori,
departamentele contabile, mai ales in cazul intreprinderilor mijlocii si mari,
sunt supradimensionate, fiind necesar un personal suficient pentru a putea
tine sub control situatia. In ultimul timp, in sprijinul acestora au aparut
softuri de gestiune specializate, bazate pe inteligenta artificiala, ce reusesc
cu succes sa automatizeze in mare parte activitatea. Printre avantajele
utilizarii unui astfel de soft se numara:

 Managementul complet si automat pentru operatiunile de depozitare;

  Posibilitatea utilizarii softului integrat cu dispozitive precum cititoarele
de coduri de bare, intrarile si iesirile fiind facute direct, fara interventii
manuale;
 Evidenta stocurilor este tinuta exact, fara a aparea sansa unor erori
costisitoare;
 Datele sunt oferite in timp real de catre utilizatorii ce se afla oriunde,
fiind necesar doar accesul la Internet;
 Softul pune la dispozitie grafice ce pot fi folosite pentru luarea unor
decizii corecte;
 Exista posibilitatea setarii unor alarme pentru atingerea stocului
minim;
 Rapoarte de management generate automat.

In concluzie, gestiunea stocurilor nu trebuie considerata o activitate inutila

si consumatoare de timp, ci trebuie facuta cu raspundere, in asa fel incat
afacerea sa fie cat mai eficienta. Tehnologia moderna, prin gestiunea
automata a stocurilor, poate sa aduca un plus de valoare oricarei afaceri
individuale, inteligenta artificiala aducandu-si si in acest domeniu un aport
semnificativ.