EVENIMENTUL CA PROIECT

PLANUL DE LUCRU
 DEFINITIE
 Managementul unui eveniment în turism reprezintă procesul de coordonare a unei echipe
pluridisciplinare în vederea planificarii si desfășurării unui set de activitati specifice intercondiționate
(legate logic) care urmeaza a fi realizate la termene prestabilite cu intenția de a realiza un eveniment
unic.
 Activități – plan de lucru
 Planul de lucru nu reprezintă o simplă înşiruire a activitătilor. Acesta trebuie să includă detalii cu
privire la:
• succesiunea activitătilor, datele de început şi de sfârşit ale activitătilor şi relatiile de interdependentă
dintre ele;
• rezervele de timp care pot fi alocate;
• resursele necesare pentru derularea activitătilor;
• descriptori de performanță
• locul de desfăşurare;
• persoana din cadrul echipei de proiect care răspunde de fiecare activitate.
PACHETE DE LUCRU
 De multe ori, activităţile sunt reunite în pachete de lucru (PL).
 Planul sau programul de desfăşurare sau derulare va cuprinde: activitățile (tasks), sinteza
activităților (summary tasks), repere/jaloane (milestones), dependențe dintre activități, resurse,
termene.
 Activitățile se caracterizează printr-un moment de debut, altul de finalizare şi, firesc, durata de
desfăşurare.
 Se recomandă folosirea unui număr cât mai mic de activități – dacă nu este posibil, ele se
grupează în pachete
 Activitățile trebuie să aibă o înlănțuire logică şi, evident, să reflecte obiectivele ge ­nerale şi
specifice, să constituie modalitatea prin care acestea sunt atinse.
Grafic PERT sau graficul rețea (PERT - prescurtare de la Program Evaluation and Review
Technique) - Metodă de reprezentare a relațiilor logice şi de interdependență între activitățile
unui proiect, datele de început şi de sfârşit. (în absența unui astfel de grafic, planul de lucru
este aproape imposibil de citit şi de urmărit).
Grafic Gantt (Graficul bare) – metodă de reprezentare a eșalonării calendaristice a unui
proiect
RELAȚII ÎNTRE ACTIVITĂȚI

 Dependentele dintre activităti evidentiază modul în care o activitate este conditionată de alta.
Astfel, se poate spune că două activităti se află într-o relatie de dependentă de genul:
 cap-la-coadă sau una-după-alta (head-to-tail), prin care o activitate nu poate demara până
cealaltă nu este finalizată;
 în devans (lag) – o activitate poate să înceapă la un nr. de zile după cealaltă activitate;
 în avans (lead) – o activitate trebuie să înceapă cu un nr. de zile înaintea altei activităţi.
Pentru reprezentarea dependentelor şi a precedentelor, Institutul de Management al Proiectelor
recomandă tot cele 4 tipuri de relatii: FS, SS, FF, SF, cu următoarele explicatii:
 – De la Final-la-Start, activitatea trebuie finalizată înainte ca a doua să ia startul;
 – De la Final-la-Final, activitatea primă trebuie terminată înainte ca a doua să se fi încheiat;
 – De la Start-la-Start, activitatea primă trebuie să ia startul înainte ca a doua să poată începe;
 – De la Start-la-Final, prima activitate trebuie să înceapă înainte ca a doua să se fi încheiat.

Sau, mai simplu:

 a) relatia Final1-înainte-de-Start2 (FS)
 b) relatia Final1-înainte-de-Final2 (FF)
 c) relatia Start1-înainte-de-Start2 (SS)
 d) relatia Start1-înainte-de-Final2 (SF)
EXEMPLE

 Relație F1S2: F1 – Tipărirea invitațiilor S2 – Trimiterea/înmânarea invitațiilor

 Relație F1F2: F1 – Concurs de gătit/preparat țuica F2 – Jurizarea probelor
 Relație S1S2: S1 – Crearea evenimentului pe Facebook S2 – Promovarea evenimentului
creat pe Facebook/Promovarea unui concurs pe pagina de Facebook care permite
câștigarea unor invitații la eveniment
 Realție S2F2: S1 – Amenajarea standurilor cu oferte de joburi pe hol F2 – Prelegerile
specialiștilor in sala mare a evenimentului
JALOANE/MILESTONES

 Jaloanele /reperele (milestones) scot în relief elementele obtinute sau produsele finite realizate pe
parcursul proiectului.
 Fac referire la rezultate măsurabile/cuantificabile – se mai foloseste termenul de livrabile - obtinute în
diferite momente ale vietii proiectului, care trebuie să fie descrise în termeni concreti, cu rezultate
verificabile, astfel încât să fie posibilă evaluarea performantelor. Rezultatele concrete, verificabile, pot
contine servicii sau produse (ex: afișul, invitația, evenimentul creat pe Facebook, montarea standurilor,
realizarea cupelor pentru câștigători).
 A nu se confunda cu obiectivele!
DRUMUL CRITIC

 Drumul critic este drumul cel mai lung din proiectul de organizare a evenimentului. Orice întârziere aflată pe
drumul critic conduce la întârzierea proiectului. Din această cauză a fost introdus conceptul de management al
drumului critic, prin care se acordă un tratament aparte riscului ridicat la care ar putea fi expuse anumite activități
situate pe drumul critic. Managementul performant al acestor activități înseamnă managementul riscului, ceea ce
duce la diminuarea riscului la care este expus întregul proiect de organizare a evenimentului.
 Aspecte importante in realizarea drumul critic:

 identificarea activităților critice Activitatea critică (Critical task) este acea activitate care trebuie să se încheie în
timpul planificat astfel încât proiectul să se finalizeze la timp. Dacă o activitate critică este întârziată atunci data de
finalizare a proiectului va fi întârziată. O serie de activități critice formează la un loc drumul critic al proiectului.
 Identificarea relatiei de dependenta intre activitati