Cererea de ofert

Cererea de ofert este documentul prin care se declaneaz efectiv dialogul precontractual ntre doi parteneri. Cererea de ofert poate fi: 1) Cerere de ofert circular care beneficiarul se adreseaz mai multor ofertani, n n vederea obinerii unor condiii mai avantajoase. De exemplu, cererea de ofert adresat mai multor productori de mobil de birou. O astfel de cerere are caracter de sondaj. 2) Cererea de ofert general beneficiarul se adreseaz unui singur destinatar, dar fr obiect precis. 3) Cererea de ofert special se adreseaz unui singur destinatar, cu obiect precis. n redactarea unei cereri de ofert trebuie ca scopul scrisorii s fie enunat ct mai precis i concis, iar fraza final trebuie s invite ofertantul s acioneze ct mai rapid. Rspunsul la cererea de ofert trebuie trimis imediat. Dac partenerul comercial este deja cunoscut, se va ncepe cu o formul de mulumire i eventual de exprimare a satisfaciei pentru noua cerere de ofert. Dac partenerul este nou se folosesc formulri care s exprime satisfacia de a ncheia o tranzacie i sperana ca aceasta va marca nceputul unor legturi de afaceri de lung durat. Dac ns cererea de ofert nu poate primi o rezolvare imediat, solicitantul va fi informat n scris, specificndu-se motivul amnrii trimiterii catalogului sau ofertei. n cazul n care se refuz solicitarea, n scrisoare trebuie folosite formulri care s exprime regretul de a nu putea trimite oferta cu explicaiile adecvate.

Formulri specifice Cererii de ofert: A. Formulri introductive 1) Suntem unul din cei mai mari importatori exportatori i distribuitori ai industriei de bijuterii i diamante. 2) Firma noastr import i distribuie o gam larg de echipament frigorific pentru industria din ara noastr. 3) Datorm numele i adresa dumneavoastr ageniei dumneavoastr din oraul nostru 4) Am aflat de la firma Boss PARA c exportai maini-unelte. 5) Am citit anunul dumneavoastr n ziarul .. 6) Suntem n cutarea unor scaune ergonomice de birou, pentru care se contureaz o cerere tot mai mare. B. Formulri de ncheiere 1) V mulumim i ateptm un rspuns favorabil. 2) V-am fi recunosctori pentru un rspuns prompt. 3) Ateptm cu nerbdare listele dumneavoastr de preuri. C. Formulri folosite n rspunsul la cererea de ofert 1) V mulumim pentru cererea de ofert. Ca rspuns la aceasta, v trimitem n plic separat catalogul nostru ilustrat. 2) Cererea de ofert este n centrul ateniei noastre i sperm s v trimitem curnd listele noastre de preuri. 3) Cu regret v informm c n prezent nu putem oferi sper vnzare mrfurile solicitate de dumneavoastr. 4) Ne exprimm regretul c nu putem accepta livrri pentru perioada solicitat de dumneavoastr.

OFERTA Oferta este scrisoarea de iniiativ sau de rspuns la o cerere de ofert, prin care ofertantul face cunoscut unor poteniali clieni (persoane fizice sau juridice) c pune la dispoziia acestora mrfuri sau servicii n anumite condiii. Oferta este a doua scrisoare comercial important i alturi de cererea de ofert este foarte frecvent n relaiile interne i externe. Tipuri de ofert Din punct de vedere comercial, deosebim patru categorii de oferte i anume: 1) oferta nesolicitat - este o scrisoare trimis de ofertant din proprie iniiativ i se adreseaz unor clieni cunoscui sau necunoscui; 2) ofert solicitat - este rspunsul la o cerere de ofert; 3) oferta repetat - n situaia cnd este rennoit o mai veche ofert sau se transmite o variant a acesteia; 4) oferta la contraofert - se practic atunci cnd clientul rspunde la o ofert anterioar printr-o contraoferta, n care el accept doar o parte din marfa oferit sau din condiiile menionate.

Din punct de vedere juridic, respectiv al obligaiilor pe care i le asum ofertantul distingem mai multe tipuri de oferte:
1) oferta ferm - este oferta asupra creia vnztorul nu mai poate reveni. n cazul n care destinatarul a acceptat o ofert ferm, atunci aceasta devine obligatorie pentru ambele pri ca i un contract. Pentru acest motiv, n cazul n care se utilizeaz oferta ferm, nu se mai ncheie contract de vnzare-cumprare ntre pri, comenzile i execuia lor, fcndu-se pe baza ofertei ferme. 2) oferta fr clauze speciale - chiar dac nu include precizri privind o anumit dat pentru primirea comenzii sau alte ndatoriri deosebite i acest tip de ofert genereaz obligaii, de o parte i de alta, astfel: a) atunci cnd oferta este prezentat direct unei persoane, aceasta trebuie s o accepte imediat sau s o decline. n caz contrar, oferta se stinge. b) regula de mai sus este valabil i pentru cazul n care oferta este prezentat telefonic sau prin fax. c) oferta prezentat printr-o scrisoare este considerat valabil ntr-un interval de timp suficient, pentru a se trimite o comand sau orice alt tip de rspuns. n cazul corespondenei potale, acest interval este de 7-14 zile.

3) oferta cu termen - este practicat n situaia n care ofertantul nu are certitudinea c poate asigura aceleai condiii dincolo de o anumit limit de timp. n acest caz, se menioneaz un termen n intervalul cruia oferta rmne valabil. De exemplu: Preurile sunt valabile pn la 1 martie 2011 inclusiv. Oferta noastr este valabil pn la Reducerea de pre este valabil pn la
4) oferta necondiionat - aceasta evit asumarea oricror angajamente, menionndu-se n mod explicit clauza de neobligativitate. De exemplu: V oferim, fr garanie La preul zilei n limita stocului disponibil Evident, fcnd asemenea meniuni, capacitatea comerciantului de a atrage clieni este redus.

Condiiile pe care trebuie s le ndeplineasc o ofert pentru a produce efecte juridice sunt urmtoarele: s fie complet (s conin toate datele eseniale ale viitoarei nelegeri: obiectul, determinri cantitative i calitative, pre, alte clauze); s fie ferm; s fie neechivoc (trebuie s exprime clar, fr dubiu voina ofertantului de a ncheia contractul, n eventualitatea acceptrii ofertei) s fie exprimat n scris sau verbal (se recomand ca ofertele exprimate verbal s fie dublate de o ofert scris; n acest fel va exista un document de referin n caz de litigiu).
n concluzie, putem spune c se constituie n ofert: un document scris care ndeplinete condiiile de mai sus, expediat prin pot, fax, e-mail etc; un anun publicitar care enioneaz toate datele necesare efecturii tranzaciei; un produs etalat n raftul unui magazin, preul acestuia fiind afiat sau comunicat verbal de vnztor. Oferta mai poate fi: ofert general, atunci cnd se adreseaz unui beneficiar fr obiect precis i oferta special cnd are obiectul bine precizat. Ea se transmite unui singur beneficiar i conine o descriere amnunit a produselor, termenele de livrare, preul etc.

Oferta trebuie s conin: elemente de identificare a ofertantului denumirea exact a produselor; descrierea detaliat a mrfii, caracteristici; (eventual nsoit de mostre); calitatea produselor; cantitatea ce poate fi livrat, greutatea, volumul; preul, cu meniunea dac cheltuielile de transport i ambalaj sunt incluse n pre; se poate indica preul total sau preul n detaliu, pentru anumite cantiti. Tot legat de pre, se pot acorda clienilor diverse reduceri de pre: rabatul (reprezint reducerea de pre acordat pentru acceptarea unei anumite cantiti de marf, fie clienilor fideli rabatul de fidelitate, fie distribuitorilor rabatul comercial, fie n legtur cu diverse prilejuri rabatul special; bonusul reprezint un rabat acordat ulterior realizrii tranzaciei, n special la sfrit de an, acordarea lui fiind dependent de atingerea unui anumit nivel al vnzrilor. Discountul reprezint reducerea sumei debitoare cu un anumit nr. de procente, ca stimulent pentru efectuarea plii ntr-un anumit termen. condiiile de livrare; termenul de livrare; condiiile de plat; precizri referitoare la locul livrrii, asigurri; durata de valabilitate a ofertei este indicat cu precizie; ambalajul; data ntocmirii ofertei; semntura mputernicitului firmei

Formulri specifice ofertei: 1) Formulri introductive pentru: a) oferta solicitat: V mulumesc pentru: - cererea dumneavoastr de ofert din - scrisoarea dumneavoastr din - interesul dumneavoastr cu privire la produsele noastre. - Suntem ncntai s primim cererea dumneavoastr de ofert din data de - Confirmm primirea scrisorii / telexului / cererii de ofert din Ca rspuns la - cererea dumneavoastr de ofert din / - scrisoarea dumneavoastr din data de b) oferta nesolicitat: - Avem plcerea s - Suntem ncntai s - Prin prezenta - Vei fi interesai s aflai

2) Formule de ncheiere
Suntem convini c oferta noastr va satisface cerinele dumneavoastr/va prezenta interes pentru dumneavoastr. Sperm / suntem convini c: - vei accepta oferta noastr - ne vei transmite comanda dumneavoastr - Ateptm comanda dumneavoastr - Deoarece executm comenzi n ordinea primirii, v sugerm s ne transmitei comanda dumneavoastr ct mai curnd posibil

Refuzul la ofert
Structura scrisorii de refuz 1) Referina conine numrul ofertei i data ofertei numai aa refuzul poate fi clar localizat. Oferta dumneavoastr numrul din 2) Introducere se mulumete ofertantului pentru ofert. V mulumim c ne-ai trimis oferta dumneavoastr, pentru c .. este un produs care ne intereseaz. 3) Respingerea. Motivarea de ce nu este acceptat oferta (un pre prea mare, termen de livrare inacceptabil, calitatea nu corespunde, etc. Din pcate, condiiile nu sunt convenabile: a) preuri prea mari, b) intervalul de timp prea mare ntre comand i livrare. 4) ansa pentru o comand ulterioar. ,,n trimestrul al IV-lea al anului 2011 vom avea nevoie de o cantitate mare de .. n aceste condiii, v rugm s revenii cu o nou ofert care s in seama de obieciile noastre. 5) ncheierea asigurarea ofertantului c poate reveni cu alte oferte. m dori cu plcere s colaborm cu dumneavoastr i v ateptm cu noua ofert care A trebuie s ne parvin pn cel mai trziu 2 septembrie a. c. 6) Formula de ncheiere i salut. 7) Semntura.