DISTRIBUIE I LOGISTIC ARABESQUE

CUPRINS

CAPITOLUL I
1.1. Introducere

Descrierea sistemului logistic al organizaiei

1.2. Logistica de aprovizionare 1.3. Logistica de depozitare 1.4. Transport

CAPITOLUL II Piatra Neamt

Probleme sesizate in sistemul logistic al Arabesque,

CAPITOLUL III

Soluii propuse pentru un mai bun management

logistic n cadrul Arabesque Piatra Neam

CAPITOLUL I Descrierea sistemului logistic al organizaiei

1.1. Introducere Obiect de activitate Companie cu capital integral romnesc, ARABESQUE i-a fcut apariia pe piaa romneasc n anul 1994, aducnd un plus de profesionalism pe piaa materialelor de construcii i o ofert integrat. Societatea are ca obiect de activitate comerul cu materiale de construcii.

n prezent, compania ARABESQUE este lider pentru distribuia materialelor de construcii si finisaje oferind peste 25.000 de repere. n decursul anilor, ARABESQUE a creat o reea format din centre comerciale, rspndite n cele mai mari municipii, produsele ajungnd s fie distribuite pe ntreg teritoriul Romniei: Galai (1994), Constana (1998), Bucureti (1999), Cluj Napoca 3

(1999), Piatra Neam (1999), Timioara (1999), Craiova (2000), Braov (2001), Bacu (2003), Oradea (2004), Ploieti (2004), Iai (2005), n Republica Moldova la Chiinu (2005) i la Baia Mare (2007). Dintre filialele Arabesque am decis s analizm activitatea departamentului de logistic de la Piatra Neam, strada P.I. Pincio, nr. 3. Obiective Pe termen lung, ARABESQUE are drept obiectiv s fie cel mai important distribuitor de materiale de construcii de pe piaa romneasc, s depun toate eforturile pentru a avea ct mai multe produse n ofert, cele mai mari stocuri disponibile i cel mai mic timp de onorare a comenzilor. La nivelul resurselor umane, Arabesque i propune pentru anul 2008 realizarea unor training-uri cu scopul de a mbunti continuu nivelul de pregtire tehnic a tuturor categoriilor de personal pentru a putea oferi cele mai bune soluii solicitrilor clienilor. n domeniul resurselor tangibile, pe urmtorii cinci ani, societatea dorete s mbunteasc infrastructura i s continue procesul de construire a spaiilor de deservire proprii, cu suprafee mari de depozitare i faciliti sporite de manipulare. Din punct de vedere logistic, obiectivul companiei este ca, n maxim ase luni, si dezvolte i s-i diversifice logistica astfel nct s se poat menine termenul maxim de onorare a oricrei comezi, n condiiile creterii continue a numrului de clieni. n ceea ce privete furnizorii interni i externi, se urmrete stabilirea de relaii ct mai strnse, de tip parteneriat, pentru ca acetia s onoreze comenzile la timp i la nivelul calitativ specificat . Un alt obiectiv pe termen scurt se refer la portofoliul de produse al societii. Se urmrete diversificarea continu a gamei de produse pentru a oferi clienilor articole nou aprute pe piaa construciilor i amenajrilor, dar i pentru a oferi game complete de produse. Implicarea n activitatile de logistic

Arabesque este foarte interesat de activitatea de logistica care se desfaoar n interiorul companiei, implicarea sa fiind de 100%. Firma nu ar putea s-i desfoare activitatea de comer sub nici o form fr un sistem logistic bine pus la punct, drept pentru care s-au investit sume foarte mari n acest domeniu. Aceste sume s-au utilizat pentru dezvoltarea teritorial, mai exact pentru mrirea spaiului de depozitate i pentru consolidarea parcului logistic cu noi camioane, echipamente i utilaje, care, n momentul de fa sunt n numr de 60. Datorit implicrii n activitatea de logistic de care d dovad Arabesque, produsele livrate ajung n 24 de ore la clienii de pe o raz de 100 km. Portofoliul de produse Gama de produse oferit de Arabesque Piatra Neam este foarte diversificat i cuprinde urmtoarele categorii: materiale construcii, sisteme pentru amenajri, dispersii, alchidice, mortare, adezivi, silicoane, spume, parchet, lambriuri, O.S.B., glafuri, ui, hidroizolaii acoperiuri, instalaii sanitare i termice, corpuri de iluminat i echipamente electrice, produse lemnoase, canturi, feronerie. Arabesque dorete s vin n ntmpinarea tuturor cerinelor clienilor care vor s ridice o construcie. Datorit diversitii portofoliului de produse, acetia nu au nevoie de nici un alt magazin pentru a-i procura materialele necesare, deoarece compania le ofer de la elemente de zidrie pn la articole de iluminat. Aria teritorial vizat i sisteme pentru

Pe plan extern, Arabesque i-a fcut simit prezena nc din 2005, cu un prim centru n Chiinu, Republica Moldova. A urmat n scurt timp Ucraina, avnd actualmente o reea alcatuit din 20 de filiale n principalele orae din Ucraina. n luna septembrie 2007, compania a inaugurat o filiala la Sofia, n Bulgaria, iar la sfritul anului a deschis i n Serbia un centru comercial. Numrul angajailor pe plan extern depete 1 500. Compania mare s-a decis s nfiineze ct mai multe sedii Arabesque pe teritoriul rii pentru ca firma s poat face fa cererii care este ntr-o continu cretere. n plus, sau minimalizat costurile legate de transport, iar timpul de livrare a putut fi redus la 24 de ore pentru o distan de 100 de km. Pe piaa intern, aria teritorial vizat de filiala din Piatra Neam este nordul Moldovei : Suceava, Botoani, Vatra Dornei, Trgu-Neam, Flticeni, Cmpulung, Gura Humorului i numeroase comune din marile judee. Arabesque beneficiaz de un sistem de comunicare intranet, prin intermediul cruia toate filialele prezente n Romnia au posibilitatea de a trimite informaii cu privire la situaia stocurilor. Astfel, dac sediul din Iai nu mai are n stoc un anumit produs, Arabesque Piatra Neam va livra n locul lui marfa ctre client. Chiar dac la nivelul unei reprezentane poate aprea o ruptur de stoc, la nivelul ntregii companii acest fenomen nu se poate ntmpla datorit faptului c cele 13 centre sunt coordonate n activitatea pe care o desfoar. Mediul Online i mediul Offline Pe lng sistemul general intranet de care beneficiz ntreaga companie, filiala din Piatra Neam deine o reea proprie de calculatoare prin intermediul creia se comunic doar la nivelul sediului. Cu ajutorul acesteia, personalul din compartimentele: vnzri, logistic, finane i sisteme informatice lucreaz mpreun. Reducerea costurilor administrative, de la nlocuirea schimbului manual al documentelor cu transferul electronic al tuturor tranzaciilor zilnice, pn la modul de plat, are efect asupra preului din magazin i disponibilitii de produse. Implementarea unui schimb de la computer la computer, ntre departamente, n ceea ce privete: cererea,

programarea, transportul i plile, nlocuiesc munii de hrtii i munca manual. Dispar astfel ntrzierile de prelucrare i erorile. Disponibilitatea imediat a acestor date prin intermediul transferului electronic de date d posibilitatea departamentului de logistica s adapteze comenzile la cerere i n acelai timp s mbunteasc prognozele. Transferul Electronic al Datelor este principalul instrument pentru previzionarea de comenzi, bonuri de comand, bonuri de livrare, bonuri de recepie i documente financiare sau de contabilitate, chiar fie de produse i tarife. Comunicarea companiei nu se realizeaz numai pe baza reelei de calculatoare. Mediul offline cuprinde relaiile interpersonale care se stabilesc ntre Arabesque i furnizori, n ceea ce privete contractele, de exemplu, sau ntre Arabesque i transportatorii proprii. 1.2. Logistica de aprovizionare Departamentul de achiziii n cadrul companiei Arabesque nu exist departament de achizitie. Exist mai multe departamente cu activitate independent unele fa de altele care i gestioneaz separat achiziiile i i fac singure comenzile. Din cauza mrimii depozitului i a gamei diversificate de produse, un singur departament de achiziii nu ar fi putut face fa. Exista mai multe compartimente care se acupa cu functia de aprovizionare, fiecare fiind specializata pe anumite categorii de produse. n firm, achiziia de produse nu se refer la materiile prime pentru fabricarea mrfurilor, ci doar la achiziia de produse finite precum i a materialelor auxiliare(ambalaje). Relaiile cu furnizorii Aprovizionarea se face de la furnizori pe baz de factur nregistrat n contabilitate ca not de recepie. nregistrarea se face pe contul de mrfuri pe fiecare furnizor n parte i pe fiecare produs, precum i pe magazii.

Exist dou tipuri de relaii cu furnizorii. Relatii informale, bazate pe incredere, cu furnizorii cu care Arabesque colaboreaza de mult timp si relatii contractuale, cu furnizorii noi. Furnizorii ARABESQUE sunt companii romneti de marc, dar i parteneri internaionali de prestigiu din Frana, Austria, Germania, Elveia, Cehia, Italia, Marea Britanie, Olanda, Polonia, Slovacia, China, Spania, Suedia, Turcia i Ungaria. ntre firm i furnizori exist o permanent legatur, care duce la informarea reciproc asupra problemelor aprute i asupra noilor materiale. Datorit reputaiei de care se bucur Arabesque i a capabilitilor sale financiare, ea are posibilitatea de a-i alege furnizorii astfel nct aceatia s livreze cu seriozitate produsele la timp. Acest lucru contribuie la diminuarea riscului producerii unei rupturi de stoc. Fluxul de informaii Comunicarea cu furnizorii nu se face doar pe baza transferului electronic al datelor, ci i prin intermediul telefonului. i contractele ncheiate ntre companie i furnizori sunt tot un fel de comunicare, de aceast dat, scriptic. Prima etap este contactarea furnizorilor telefonic sau prin intermediul internetului pentru a stabili care sunt cantitile de produse care trebuie livrate spre Arabesque Piatra Neam i condiiile de livrare. Urmtorul pas const n ncheierea de contracte care s reglementeze noiunile discutate n prealabil, adic cantitatea de produs, garaniile, preul, timpul de livrare, asigurarea mrfii. 1.3. Logistica de depozitare n lanul logistic, depozitele i platformele de distribuie constituie un loc de ruptur ntre aprovizionare i cerere. Tendina este limitarea timpului de stocaj i optimizarea proceselor. Pentru a permite o mai bun gestiune a depozitelor, la Arabesque Piatra Neam au fost dezvoltate instrumente informatice, care centralizeaz i trateaz datele transmise prin diferii supori, cum sunt, de exemplu, codurile cu bare.

Responsabilul de depozit Gestionarul depozitului are ca responsabiliti efectuarea comenzii ctre

furnizori, primirea comenzii i depozitarea produselor n sediu, ntocmirea i verificarea documentelor necesare prelurii marfurilor, alocarea produselor agenilor de vnzri. Tot el este cel care urmrete traseul produselor de la intrarea lor n depozit i pn la scoaterea lor din gestiune. Multe din aceste produse ajung n posesia consumatorului final, fie prin achiziionarea direct de la sediul depozitului en-gross, fie prin intermediul magazinelor de vnzare cu amnuntul. Se menine legtura cu departamentul comercial pentru a se asigura necesarul de materiale i a nu exista goluri. Responsabilul de depozit comunic i cu departamentul de logistic n ceea ce privete efectuarea transportului de mrfuri pn la clieni. Spaiul de depozitare La Piatra Neam, Arabesque dispune de un mare spaiu de depozitare, amplasat pe strada P.I. Pincio, nr.3. n acest spaiu sunt amenajate birouri administrative, depozite, o parcare de cca 2000 mp pentru camioane, o zon acoperit pentru stocarea mrfurilor . Depozitul are o suprafa foarte mare, unde produsele sunt depozitate separat, pe categorii, n mai multe camere. nlimea acestor ncperi permite aciunea echipamentelor de manipulare a mrfii. O parte din mrfuri sunt depozitate direct pe jos, fr a avea o ordine anume. Condiiile de igien nu sunt prea strlucite. Aspectul interior al depozitului las de dorit n comparaie cu celelalte sedii din ar. n incint, unele mrfuri sunt depozitate pe diferite tipuri de palei sau pe containere de stocare, iar unele mrfuri nu se paleteaz. Sisteme logistice

 Sisteme de depozitare 1. Compartiment mobil de depozitare Acest sistem mobil de depozitare permite efectuarea cu uurin i n mod rapid a schimbrilor i modificrilor de amplasament al mrfurilor. Caracteristici : Diferitele compartimente de depozitare pot fi supraetajate fr nici un efort, cu ajutorul elevatorului Compartimentele goale se pot suprapune economisindu-se astfel spaiul n timpul transportului sau al depozitrii Posibilitate de supraetajare pn la 4 nivele. 2. Palei metalici mprejmuii Aceti palei sunt utilizai pentru transportarea i depozitarea de materiale. Caracteristici :

Suprapunerea permite utilizarea la maximum a ariilor de depozitare. Colurile sunt prevzute cu inele pentru manevrarea cu macaraua. 3. Palet European cu 4 laturi protectoare Paletul este constituit dintr-o structur compus din: podea, 3 laturi fixe i una

mobil, rabatabil de la jumatate. Caracteristici : Stivuirea n poziia normal se face cu ajutorul suporilor Transpaleii de nlime mare sau mic pot manevra paletul prin toate cele 4 laturi

10

Aezai pe un postament solid, paleii se pot suprapune cte 4 Spaiul de depozitare: 0,75 m3. 4. Palei mobili de depozitare Acest sistem de depozitare este larg utilizat n transportarea, manevrarea i

stocarea diferitelor tipuri de bunuri n depozite. Paletul const n podeaua din material plastic i grilajul zincat. Clemele de prindere fixarea grilajului pe podea. Paletul este echipat i dou fixe cu diametrul de 100 mm. Caracteristici : Greutate redus Durat de via ridicat Rezistent la vant Demontabil. 5. Containere de stocare Containerul este fabricat din tabl zincat, iar pardoseala este din lemn. Ca i caracteristic, poate fi demontat n poziie de transport, reducndu-se astfel cheltuielile de transport. Echipamente de manipulare n interiorul depozitului, este necesar existena unor echipamente specifice care s permit manipularea mrfurilor. Arabesque Piatra Neam dispune de : Echipament de lucru i protecie pentru manipulani, constituit din salopet, apc sunt folosite pentru cu dou roi mobile

i mnui; Elevatoare; Motostivuitoare; Macarale; Transpalei; 11

Rampe de ncrcare. Software logistic Departamentul de logistic deine o baz electronic cu toate comenzile livrate i

nelivrate. Reprezentantul logisticii preia comenzile nelivrate, le centralizeaz pe tipuri de marf, capacitate de transport i trasee pentru ca, ulterior, s se desfoare transportul ctre clieni. Controlul stocurilor Problema de baz privind stocurile const n gsirea unei ci de mijloc; cu alte cuvinte, nici stocuri prea mari, dar nici prea mici. Stocurile exagerat de mari determin costuri de depozitare ridicate i contribuie la uzura moral a produselor aflate n stoc. Stocurile mai mici dect cele necesare conduc la o penurie de produse, la cheltuieli de urgen pentru expedierea marfurilor, ca i la nemulumirea clienilor Arabesque Piatra Neam i-a redus semnificativ stocurile i, implicit, cheltuielile legate de aceste stocuri apelnd la sistemul logistic just-in time. Prin meninerea unui flux corespunztor de produse finite, compania reuete s sporeasc eficiena activitii de logistic, n paralel cu satisfacerea nevoilor clienilor. Toate produsele aflate n depozit sunt introduse ntr-un calculator, fiecare avnd un nume i un cod, pentru a avea o gestiune clar a ceea ce se afl n hal. n funcie de comenzi se depoziteaz n partea din fa produsele necesare mai devreme, care au o cerere mare i n capt produsele utilizate mai trziu. Controlul se face prin intermediul calculatorului, actualizndu-se zilnic datele referitoare la produsele existente n stoc. La anumite perioade de timp, se realizeaz i o inventariere a stocurilor. Datorit sistemul procedural intern ISO 2001, pe care-l deine Arabesque Piatra Neam, atunci cnd apare o problem prind stocurile, de exemplu lipsa unor mrfuri, tot sistemul se blocheaz, pn la rezolvarea acesteia. Relaia depozit ageni de vnzri

12

Arabesque Piatra Neam dispune de o reea vast de ageni de vnzri, care au responsabilitatea de a aduna comenzi i de a le preda apoi departamentului de logistic pentru a fi trecute n gestiune. Ieirea produselor din depozit se face sub supravegherea responsabilului de depozit, care actualizeazdatele privind stocul de produse. n cazul n care un client are nevoie de o cantitate suplimentar de produse, reprezentantul de vnzri anun telefonic gestionarul depozitului, care verific disponibilitatea produselor i se decide livrarea mrfurilor sau nregistrarea unei comenzi viitoare. Documentele necesare fiecrui agent de vnzri sunt avizul de nsoire a mrfii, scadenarul ( lista cu clienii de abordat n ziua respectiv, sumele de ncasat de la clieni i data scadent a facturii pentru fiecare client), facturi fiscale i chitanier. 1.4. Transport Modaliti de transport utilizate Deciziile asupra transportului trebuie luate pentru a se asigura aprovizionarea depozitelor, intermediarilor de desfacere i beneficiarilor finali, cu ntreprinderii Arabesque folosete pentru aprovizionare transportul feroviar i maritim, din cauza distanelor mari la care se afl unii furnizori, de exemplu ri din afara Europei. Pentru livrarea produselor pe piaa intern, se utilizeaz transportul rutier. Fiecare lot de livrare va fi nsoit de documentele de certificare a calitii, ntocmite conform dispoziiilor legale n vigoare. Parc auto produse ale

13

Pentru un suport logistic eficient, Arabesque Piatra Neamt deine un parc propriu de autocamioane specializate care asigur maxim de operativitate la descrcare i transport gratuit al materialelor n maxim 24 ore de la primirea comenzii. Fora logistic a companiei este confirmat de parcul auto ce numar peste 30 de camioane specializate DAF, 10 Transporter Volkswagen pentru comenzile mai mici i 15 autoturisme Renault Clio, pentru agenii de vnzri. Acest parc este gestionat de un responsabil aparte, care se ocup cu ntreinerea acestor vehicule i cu evidena combustibilului. Tot acesta are responsabilitatea de a ine i o eviden scris pentru un mai bun control. Firme de transport Filiala din Piatra Neam nu colaboreaz cu alte firme de transport. Pe masur ce crete cererea de pe pia, compania i mrete investiiile n echipamente (autocamioane, transportere, autoturisme), astfel nct, pn n prezent, firma a reuit s se descurce cu propriile resurse. Rutele de transport Rutele sunt stabilite de reprezentantul departamentului de logistic, n funcie de destinaia dorit. Stabilirea rutelor de transport se bazeaz pe rentabilitate, adic, pe baza raportului dintre valoarea transportului i lungimea traseului. Departamentul de logistic ncearc, pe ct posibil, s fixeze trasee de distribuie ct mai apropiate, ca i distan. n cazul n care trebuie parcurse distane mai lungi, vehiculele companiei sunt dotate cu sisteme GPS, care configureaz rutele pn la punctul de destinaie. Programarea transporturilor Programarea transportului se face pe loc n cazul comenzilor din oraul Piatra Neam, cu minim 24 de ore n avans pentru distane medii i cu cel puin o sptmn nainte pentru distane mari. n vederea livrrii se au n vedere :

14

programul de lucru al clienilor; distana pn la client; data solicitat a livrrii; starea drumului i condiiile de trafic; condiiile de descrcare (mecanizat sau manual). Mijloace de comunicare folosite Principalul mod de comunicare pe care angajaii firmei l au la dispoziie pentru a

comunica att ntre ei, ct i cu sediul este telefonul mobil oferit de Arabesque. O alt form de comunicare este i borderoul pe care oferii trebuie s l aib asupra lor, n care sunt notate : detaliile de contact i ordinea n care trebuie onorate comenzile clienilor.

15

CAPITOLUL II Probleme sesizate n sistemul logistic al Arabesque Piatra Neam

Principalele probleme pe care le-am sesizat n analiza sistemului logistic al societii Arabesque din Piatra Neam sunt legate de depozitarea mrfurilor. n primul rnd, locaia depozitului este prost aleas. Nu exist deschidere la o strad principal, lucru care ngreuneaz i transportul. n plus, pe lng faptul c nu este vizibil, nu se afl nici un indicator care s precizeze amplasarea sediului, iar drumul pn la acesta este foarte prost i ngust. n incinta depozitului, condiiile de depozitare ar putea fi imbuntite. Multe mrfuri nu sunt aezate n rastele, ci direct pe ciment. Din cauza acestei dezorganizri, foarte mult spaiu este pierdut. Per ansamblu, sediul arat foarte ru, mai ales n comparaie cu celelalte filiale Arabesque din ar, de exemplu pereii nu sunt vruii, pe jos este ap, iar lumina obscur, nu permite vizualizarea produselor cu uurin. O alt problem o reprezint mrimea spaiilor de depozitare care este foarte mic. Uneori halele sunt insuficiente n raport cu necesitile firmei. Compania a investit sume importante de bani n dezvoltarea parcului auto, deoarece acesta i poate aduce profituri imediate i a neglijat depozitul, care se afl ntr-o cldire veche, pe care nu a mai restaura-o. Avnd n vedere puternica concuren care activeaz pe pia, Arabesque Piatra Neam nu i permite s continue depozitarea n aceste condiii. O imagine defavorabil a sediului ar putea atrage i preri negative asupra brand-ului din partea consumatorilor. n privina transporturilor, exist o singur problem: compania nu a mai investit n inovatii tehnologice de care s dispun oferii pentru a le nlesni traseul. Din analiza ntreprins, putem spune c sistemul de aprovizionare este unul reuit. n permanen sunt verificate stocurile de marf i sunt sesizate mrfurile care s-au epuizat sau sunt n cantiti insuficiente pentru a satisface o cerere ridicat. Prin monotorizarea permanent a comenzilor, responsabilul de depozitare tie care sunt produsele cele mai cerute i astfel i asigur pe ct posibil cantitatea necesar pentru a nu ntmpina probleme n livrarea comenzilor.

16

CAPITOLUL III

Soluii propuse pentru un mai bun management

logistic n cadrul Arabesque Piatra Neam

Soluii pentru problema depozitrii Prima i cea mai recomandat soluie este amenajarea sediului n care compania i desfoar activitatea n Piatra Neam, sediu, a crui existen trebuie marcat prin indicatoare. Societatea trebuie s aloce fonduri serioase pentru restaurarea cldirii. Un remediu pentru a elimina problema spaiului insuficient i a senzaiei de aglomerare a mrfurilor, ar fi achiziionarea de teren pentru a-i extinde depozitul. n incinta spaiului, mrfurile trebuie organizate. Pn la desfurarea acestei activiti, soluia ar fi efectuarea unui control eficient al stocurilor pentru a elimina produsele ce nu corespund standardelor, evitndu-se astfel apariia posibilelor reclamaii ale clienilor i eliminarea costurilor suplimenatre de transport al produselor defecte de la clieni la depozit. Soluii pentru problema transportului Pentru a se moderniza i n domeniul echipamentelor tehnologice cu care vehiculele trebuie dotate, Arabesque trebuie s achiziioneze Sisteme GPS de ultim generaie, care s permit reconfigurarea traseului n timp real, n cazul unor accidente, ambuteiaje.

17