SC CLAR SRL.

IASI
PROIECTAREA SISTEMULUI INFORMAIONAL AL COMPARTIMENTULUI VANZARI

CapI. Identificarea beneficiarului proiectului

1.1Misiunea, obiectivele i strategia informational a firmei 1.2Scurt descriere a organizrii firmei. Descrierea activitii n cadrul compartimentului vanzari 1.3Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul firmei 1.4Necesitatea reproiectarii sistemului informaional

Cap.II Determinarea cerinelor informaionale ale noului

sistem
2.1 Diagnosticarea sistemului informaional existent n cadrul

compartimentului examinat 2.1.1 Culegerea informaiilor despre sistemul informaional existent 2.1.2 Construirea diagramei de relaii a compartimentului n situaia actual 2.1.3 Analiza critic a situaiei existente 2.1.4 Propuneri de mbunatire a structurii, funcionrii i controlului sistemului informaional. 2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului informaional

Cap. III Proiectarea noului sistem informaional

3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului. 3.2. Stabilirea deciziilor specifice fiecrui centru de decizie . 3.3. Stabilirea listei informaiilor finale, pe baza crora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicitii. 3.4.Eliminarea informaiilor ce se repet, I a disfuncionalitilor stabilite n analiza diagnostic. 3.5 Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale, eliminnd disfuncionalitile semnalate.

3.6.Stabilirea prelucrrilor la care sunt supuse informaiile primare, eliminnd disfuncionalitile semnalate. 3.7.Stabilirea circuitelor informaionale, eliminnd disfuncionalitile semnalate. 3.8.Stabilirea suporilor de informaii, eliminnd disfuncionalitile semnalate. 3.9. Stabilirea fiierelor n funcie de natura informaiilor de stocat, eliminnd disfuncionalitile semnalate.

Cap. IV Implementarea noului sistem informaional

4.1 Stabilirea etapelor de implementare

Cap. I Identificarea beneficiarului proiectului

1.1 Misiunea,

obiectivele i strategia informaional a firmei

Misiunea companiei
Furnizarea de produse de nalt calitate si performanta conform cerinelor clienilor n timpul cerut pe piaa interna i mrirea satisfaciei clienilor.

Obiective:
Creterea capaciii de producie Asigurarea informaiilor necesare n cel mai scurt timp posibil de la solicitarea lor; Creterea cifrei de afaceri Modernizarea utilajelor Satisfacerea tuturor clientilor Completarea gamei de produse n funcie de cererea clienilor mbuntirea salariilor personalului mbuntirea calitii produselor Strategia informationala a firmei: La nivelul conducerii sunt stabilite obiectivele strategice cum ar fi: promovarea de noi produse, penetrarea pe noi piee ct i cele de ordin inferior cum ar fi: creterea profitului, creterea calitii produselor i sunt analizate modalitile de rezolvare., Sistemul informaional ofer urmtoarele categorii de informaii: informaii despre starea financiar curent, prognozarea evoluiei viitoare, n vederea angajrii unitii n investiii de valori mari i pe perioade lungi de timp; informaii despre vnzrile de produse pe zone geografice.

 informaii despre produsele pe care concurena le are n fabricaie sau intenioneaz s le introduc n fabricaie; informaii legate de legislaia privind activitatea de desfacere i msuri de stimulare i susinere a acesteia (subvenii, mprumuturi);

1.2 Scurt descriere a organizrii firmei

Descrierea activitii n cadrul compartimentului contabilitate Adresa: Str. Holboca nr 4 Telefon: 0232 264 693 Fax: 0232 264 693 Firma ALEX&MARCO TAMPLARIE PVC srl a fost infiintata in anul 2008 si proiecteaza, executa si monteaza o gama diversa de elemente de tamplarie, atat de PVC cat si de aluminiu, respectiv: ferestre, vitrine, usi, balcoane, terase si compartimentari interioare. TAMPLARIA DIN PVC realizata de ALEX&MARCO TAMPLARIE PVC este conforma cu standardele si normativele in vigoare. Utilizeaza profilele ALUPLAST seriile IDEAL 1000 - 4000, provenite exclusiv din Uniunea Europeana, fabricate la cele inalte standarde calitative si certificate de organisme specializate de prestigiu din intreaga lume. Cod fiscal: 14251614 Capitalul social anual este de 20 000 Ron Obiectul de activitate: Obiectul de activitate al firmei CLAR GRUP SRL il reprezinta confectiile de tamplarie din aluminiu si pvc (interioare si exterioare), Firma SC.CLAR SRL executa o gama larga de produse din aluminiu. Principalele confectii din aluminiu pe care le realizeaza firma sunt: - ferestre din aluminiu; - usi din aluminiu de interior; - usi din aluminiu de exterior; - inchideri de balcoane; - compartimentari interioare; - vitrine; - fatade-pereti cortina; - luminatoare; - copertine; - orice alte constructii din aluminiu. Cifra de afaceri: 80 000 Ron Structura organizatoric are n vedere urmtoarele principii generale: - unitatea de comand;

- competena profesional; - delegarea de atribuii; - dirijarea activitii pe compartimente operaionale i funcionale; - eficiena maxim. Structura organizatoric a firmei este de tip funciune proces, fiind compus din patru compartimente: administrativ, comercial (ce cuprinde marketing i vnzri), financiar-contabil i tehnic (proiectare, producie i montaj). Firma SC. CLAR SRL are n prezent n dotare un sediu, spaii de producie i depozitare, utilaje moderne, mijloace de transport proprii i patru calculatoare, programe de personal salarizare i contabilitate.

1.3. Rolul jucat de sistemul informaional n cadrul firmei (operaional, decizional, strategic)
Sistemul informainal poate fi definit ca ansamblul datelor, informaiilor, fluxurilor i circuitelor informaionale, procedurilor i mijloacelor de tratare a informaiilor menite s contribuie la stabilirea i realizarea obiectivelor societii. Funciile sistemului informaional sunt: Funcia decizional-exprim menirea sistemului informaional de a asigura elementele informaionale necesare lurii deciziilor. Funcia operaional- sitemul informaional are menirea de a declana aciuni pentru realizarea obiectivelor organizaiei. o -sistemul informaional asigur operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale, realizarea obiectivelor cuprinse n strategia firmei. Funcia de documentare-are menirea gnoseologic a sistemului informaional, se nregistrez o serie de informaii ce servesc mbogirii cuntinelor personalului. Sistemul informaional din unitate trebuie s permit cunoaterea situaiei existente, a celei trecute, dar i anticipri ale evoluiei viitoare, contribuind la elaborarea i ndeplinirea obiectivelor stabilite (obiectivele organizaionale). Prin intermediul su se obin informaii necesare fundamentrii deciziilor, implementrii acestora, precum i cele necesare adaptrii sistemului firmei la modificrile interne i externe lui.

n cadrul sistemului informaional din aceast unitate, locul cel mai important l ocup sistemul informaional Financiar Contabil, unde se concentreaz toate datele referitoare la intrri, prelucrri i ieiri i se obin rezultatele financiare ale activitii ntreprinderii. Sistemul informaional Financiar Contabil realizeaz evidena centralizat la nivel de uniti a celorlalte componente ale sistemului informaional referitoare la personal, clieni, furnizori, stocuri, mijloace imobilizate, etc. Sistemul informaional ofer efilor de compartiment informaii pentru observarea tendinelor, pentru nelegerea abaterilor de la calitate, pentru a sugera soluii. Sunt oferite att informaii interne, sub forma bugetelor de venituri i cheltuieli, bugetelor de investiii, ct i informaii externe cum ar fi: indici de cost, informaii privind laturile competitive. efii compartimentelor funcionale, inginerii efi, pe baza rezultatelor nregistrate, analizeaz: vnzrile, planul de producie, bugetul anual, profitul, seleciile i angajrile n funcie de necesitile i de deciziile primite de la nivelul strategic.

1.4. Necesitatea reproiectrii sistemului informaional, factori ce pot influena realizarea proiectului: evenimente economice, manageriale, tehnologice, etc
Sistemele informaionale sunt destinate s ofere, la timp i cu exactitate informaia de baz necesar pentru conducerea unei firme. Reproiectarea sistemului informaional este necesar pentru c acesta este ntr-o permanent schimbare i pentru a asigura o bun comunicare a informaiilor ntre toate nivelurile ierarhice i o rezolvare a sarcinilor ct mai corect, promt i la termenul la care e necesar informaia n cauz. Numai asa informaia ajunsa la timp l va putea ajuta pe cel care are nevoie de ea.

II. DETERMINAREA CERINELOR INFORMAIONALE ALE NOULUI SISTEM

2.1. Diagnosticarea sistemului informaional existent n cadrul compartimentului analizat 2.1.1.Culegerea informaiilor despre sistemul informaional existent Pentru realizarea acestei etape se pot folosi diferite metode, printre cele mai uzuale fiind: Interviuri cu persoane implicate n activitatea firmei; Consultarea evidenelor financiar-contabile i economice; Studierea documentelor vehiculate n cadrul firmei i spre exteriorul acesteia; Studierea documentaiei ce reglementeaz, conceperea, funcionarea i controlul sistemului informaional; Noi am ales metoda interviurilor si pentru realizarea acestora am elaborat 2 chestionare , unul pentru manageri si unul pentru persoanele implicate in activitatea informational-decizional. Culegerea informaiilor despre situaia existent n cadrul unitii a avut loc pe data de 25 noiembrie 2007, la sediul firmei .

Chestionar
Pentru manager 1. Aveti un sistem informational care sa permita transmiterea usoara a informatiilor? 2. Sistemul Informational permite managerilor s aprecieze situaia actual a ntreprinderii? 3. Pentru raspandirea informatiilor alegeti discutia fata in fata , telefonul sau un delegat? 4. Sistemul informational permite managerilor s constate n timp util punctele slabe si tari ale firmei? 5. Prin ce modalitati luati in evidenta clientii si furnizorii dvs? 6. Informaia ajunge la timp acolo unde e nevoie de ea? 7. Aveti un sistem structurat de evidentiere a informatiilor?

8. Informaiile emise sunt n cantitate mai mare dect e nevoie? 9. Sunteti multumit de rapiditatea transmiterii informatiilor? 10.considerati ca este necesar sa aduceti imbunatatiri sistemului informational? 11.Ce imbunatatiri?

Chestionar
Pentru angajat 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Cunoasteti existenta unui sistem informational in firma? Care sunt cile de transmitere a informaiilor ctre angajai? In ce masura participati la transmiterea informatiilor? Cum ajung informatiile la dvs? Ce informaii elaborate nu sunt necesare nimnui? Primiti informatii corecte la momentul potrivit? Ce informaii de care avei nevoie nu ajung la timp n sctorul dv de activitate? 8. Informatiile primite sunt intotdeauna pe intelesul dvs ? 9. Ce ai dori s modificai la sistemul informaional existent? 10.Enumerati cateva metode de accesare a informatiilor

Concluzii:
nu exist o strategie informaional-decizional de sine stttoare sistemul informaional nu permite managerilor s sesizeze la timp ansele i riscurile datorate strategiei firmei managerul nu tie i nu d importana necesar prelucrrii corecte a informaiilor in vederea elaborrii deciziilor nu se exercit un control propriu-zis asupra activittii informaionale angajatii ntreprinderii nu sunt implicati in activitatea de perfecionare a sistemului informational. Informaiile nu ajung in timp util la angajati

2.1.2 Construirea diagramei de relaii a compartimentului n situaia

actual 2.1.2. Construirea diagramei de context a fluxurilor de date
Beneficiari Director Dir. tehnic Fabricaie Vnzri

Produs

Directorul analizeaz cererile clienilor externi, dup care transmite concluziile directorului tehnic care va hotr condiiile de fabricaie. Urmeaz apoi ciclul propriu-zis de fabricaie dup care produsul ajunge la beneficiari prin intermediul serviciului de vnzri.

2.1.3. Analiza critic a situaiei existente prin determinarea punctelor slabe, forte i evaluarea lor cu ajutorul nivelului de evaluare i a coeficientului de importan, precum i prin evaluarea n funcie de criteriile de calitate ale sistemului informaional. Nr. Puncte slabe si puncte tari crt. 1 2 3 4 5 6 Nivel Coeficient Coeficient evaluare de Ponderat importan Sursele de informaie nu sunt 1 0.05 0.1 controlate riguros Degradri ale informaiei n 1 0.05 0.05 timpul circulaiei Uneori dotare insuficient pentru 2 0.1 0.02 prelucrarea informaiilor primare Manageri insuficient instruii n 1 0.1 0.1 domeniul informaiilor Uneori informaii incomplete sau 1 0.1 0.1 eronate Deciziile privind politica salarial 1 0.05 0.05

sunt uneori greite 7 Metode nvechite pentru stocarea informaiilor 8 Exist preocupri privind conceperea i structura bazelor de date acolo unde este informatizare n unele domenii sau perspective spre informatizare 9 Se nregistreaz o orientare spre un personal tnr cu pregtire informatic 10 Se nregistreaz creterea nr. deciziilor performante 11. Beneficiarii informaiilor sunt bine precizai, accesul lor la informaii fiind limitat Total 1-foarte slab 2-slab 3-bun 4-foarte bun

2 3

0.05 0.1

0.1 0.3

4 4 3 23

0.2 0.1 0.1 1

0.8 0.8 0.3 2.72

Dup calculele efectuate, am obinut 2.72 ceea ce reprezint o putere informaional ridicat. Pentru aceasta se sugereaz perfecionarea sistemului informaional . Grila de evaluare a criterilor privind calitatea sistemului informaional Nr Punctaj Punctaj Criterii Crt Teoretic Realizat 1. Criteriul privind sursele; emiterea; transferul i 50 prelucrarea datelor primare a) Diversitatea, controlul i organizarea surselor de 10 informaii 8 b) Importanta calitatii informatiilor, a tehnicilor si 25 15 procedurilor de prelucrare c) Echilibrarea fluxurilor, 5 3 circuitelor i procedurilor informaionale

2.

3.

4.

d) Selecia informaiilor n raport cu necesitile sitemului informaional Criteriul de stocare, regsire, emitere i transfer de informaii finale a) Deschiderea mangerului spre perfecionarea sistemului informaional prin informatizare b) Operativitatea funcionrii sistemului informaional c) Organizarea sistemului informaional Criteriul privind personalul implicat n activitatea informaional a) Preocuparea pentru perfecionare i autoperfecionare b) Reorientarea managementului n politica de personal Criteriul calitii documentelor a) Respectarea formei i structurii documentelor reglementate b) Volumul documentelor c) Adaptarea documentelor la cerine Total Nivelul calitii:

10 50 25

20 10 15 20 10 5 10 30 13 5 12 150 12 5 11 110 6 9 10

foarte sczut: 80 sczut: 80-100 ridicat: 100-120 foarte ridicat: 120-130

Diagnosticarea sistemului informaional Soluii: 1. Analiza amnunit cu privire la politica salarial 2. Achiziionarea mai multor calculatoare n vederea reducerii timpului de introducere corect a datelor 3. Organizarea de training-uri pentru perfecionarea angajailor 4. Sistematizarea informaiilor n cadrul compartimentului contabilitate 2.1.4 Propuneri de imbuntire a structurii, funcionrii i controlului sistemului informaional n urma culegerilor de informaii la sediul firmei, am ajuns la concluzia c aceasta ar avea nevoie de urmtoarele: pregtirea n domeniul informaional a personalului i managerului organizare mai atent i un control riguros asupra surselor de informaii; 2.2 Alegerea variantei optime de proiectare a sistemului informaional

Varianta optim aleas de noi este : achiziionarea de calculatoare mai performante instruirea personalului implicat n procesul informaional.

Cap. III Proiectarea noului sistem informaional

3.1. Definirea principalelor centre de decizie ale domeniului Serviciul Vnzri asigur ndeplinirea sarcinilor contractuale i necontractuale ale societii prin care produsele firmei ajung la beneficiarul lor. n activitatea de Vnzri se urmrete: - distribuia bunurilor sa se realizeze cu siguran i eficien - finalizarea obligaiilor contractuale ale firmei i urmrire facturi n departamentul Vnzri au fost descoperite urmtoarele probleme: ntocmirea i naintarea rapoartelor statistice se realizeaza cu intarzieri - mici scpri n evidena contractelor economice 3.2. Stabilirea deciziilor necesare rezolvrii fiecrei probleme - mbuntirea comunicrii intre departamente - verificarea mai atent a suporilor de informaii 3.3 Stabilirea listei informaiilor finale pe baza crora se iau deciziile, cu specificarea surselor, beneficiarilor, periodicitii - prezint oferte pentru desfacerea produselor - rspunde de executarea contractelor economice, de livrarea la termen pe fiecare beneficiar extern, cantitativ i calitativ; asigur respectarea condiiilor tehnice cerute de beneficiar - ine evidena obligaiilor contractuale de desfacere, organizeaz evidena portofoliului de comenzi, ntocmete i urmrete graficele de livrare - urmrete introducerea n fabricaie a comenzilor primite, contribuie la realizarea programului de fabricaie - evideniaz i raporteaz conducerii societii situaia contractelor i stadiul livrrilor -

3.4. Eliminare informaiilor care se repet i a disfuncionalitilor stabilite n analiza diagnostic Din analiza putem observa ca aceste disfuncionaliti nu sunt majore, ns cele existente pot fi eliminate sau mult restrnse prin gruparea, verificarea, sortarea i cuplarea informaiilor mai eficient. 3.5. Stabilirea informaiilor primare ce stau la baza informaiilor finale Informaiile primare culese att din mediul intern ct i din mediul extern care stau la baza informaiilor finale sunt: produsele cerute de clienti; condiii de livrare; termene de livrare; evidena produciei; volum de materii prime i semifabricate; cicluri de fabricaie; situaia stocurilor de mrfuri;

3.6. Stabilirea prelucrrilor la care sunt supuse informaiile primare Prin aceast activitate evidentiemtoate actiunile si timpul alocat fiecarei actiuni. Trebuie determinate repere de execuie a sistemului pentru a se exercita controlul n stadiile viitoare de dezvoltare a analizei i proiectrii lui. Controlul activitii de proiectare a sistemului informaional se realizeaz cu ajutorul graficului gantt.

3.7. Stabilirea circuitelor informaionale

Contract M Act adiional M Beneficiari Confirmare comanda M Chemare conciliere M Soluionare refuzuri M Plat posibiliti plat M

Conducere
Situaia contractri produse

Direcia Judeean Prevederi de legale M M Instruciuni-raporturi Statistic statistice

Minister Finane Raport statistic M

Dosar contract M Penaliti M Rspuns condiii M de calitate Refuzuri M

Oficiu Juridic

Comand comercial Contracte Obieciuni contracte Acceptare pre Acte adiionale Adrese Documentaii

M M M M M M M

Condiii contractuale M

Asigurar ea Termene de livrare A Calitii

Facturi A Dispoziii livrare M

VNZRI

Rspuns condiii calitateM Direcia Fi avizare comenzi M Producie Situaie contractri produse A Termene livrare

Transport Depozite

Refuzuri la facturi M

Financiar

Secii producie

Note predare M Condiii contractuale A Comand intern

Documente interne - evidena

contractelor economice M

Liste preuri M Preuri negociate M Refuzuri M

Costuri, Preuri Analiz economic

Diagrama de relaii a serviciului de vnzri cu compartimentele societii

Vnzri Intrri Nr. Activiti specifice Crt. compartimentului 0 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Informaii intrri

1 2 A) Contractarea i - comand comercial urmrirea realizrii pentru execuie produse contractelor i servicii - contracte comerciale avizate - obieciuni la contractele economice formulate - prevederi legale emise de Ministerul Finanelor - comunicare privind acceptarea preului propus - rspuns la condiiile de calitate impuse de beneficiar - instruciuni pentru ntocmirea raportrilor statistice - fi de avizare comenzi

Periodicitate Propunere modaliti intrri 3 4 5 Beneficiar Zilnic Manual Beneficiar Cnd este cazul Beneficiar Cnd este cazul Ministerul Cnd este Finanelor cazul Beneficiar Cnd este cazul Asigurarea Calitii + Direcia Producie Direcia Judeean Statistic Direcia Producie Beneficiar Cnd este cazul Anual Manual Manual Manual Manual Manual

Surs

7. 8. 9. 10. 11. 12.

Manual Manual Manual Manual Manual Manual

Cnd este cazul - acte adiionale semnate Cnd este sau neacceptate cazul - adrese de modificare a Beneficiar Cnd este contractelor cazul - liste cu preuri aprobate Preuri Cnd este pentru produsele din cazul profit - preuri negociate la Preuri Cnd este comenzi diverse cazul

13.

14. 15. 16. B) Livrarea produselor, urmriri facturi 17. 18.

- documentaia de execuie pentru produsele executate la cererea beneficiarului - adrese privind refuzurile de calitate, cantitate, etc. - cerere de penaliti pentru nelivrare sau ntrzierea livrrilor - facturi pentru livrarea produselor

Beneficiar Cnd este cazul Asigurarea Calitii + Preuri Oficiul Juridic Transport Depozite Cnd este cazul Cnd este cazul Zilnic Lunar Ocazional

Manual

Manual Manual Automat Modul facturri Manual Manual

- note predare (produse, Secie piese de schimb, diverse) producie - situaia refuzurilor la Financiar facturi aprute la plat

Vnzri Ieiri Nr. Activiti specifice Crt. compartimentului 0 1. 2. 3. 4. 1 A) Contractarea i urmrirea contractelor

Informaii intrri 2 - raport statistic pentru contractele existente la producia industrial - contract economic, proiect n vederea semnrii - act adiional - situaia contractrii produselor i a termenelor de livrare

Surs 3 Direcia Judeean de Statistic Beneficiar Beneficiar Conducere Plan, Prognoz Direcia Producie

Periodicita Propunere te modaliti intrri 4 5 Lunar Manual Cnd este cazul Cnd este cazul Lunar Manual Manual Automat Modul comenzi de vnzri

5. 6.

7.

8. 9.

- confirmare comand Beneficiar - condiii contractuale Asigurarea speciale cerute Calitii beneficiarului privind Secii calitatea Producie - dosarul contractului Oficiu Juridic neconciliat pentru concilieri la nivel superior - chemare pentru Beneficiar conciliere - comand intern pentru Plan, programarea n fabricaie Prognoz a produselor contractate Secii producie - evidena contractelor economice - dispoziii de livrare - situaia executrii i livrrii produselor pe sortimente - datele privind termenele de livrare a produselor contractate sau comandate - intervenii pentru soluionarea refuzurilor de plat - solicitarea de la beneficiar a posibilitilor de plat Rmne n compartiment Transport Depozite Conducere Plan, Prognoz Aprovizionar e Direcia Producie Beneficiar Beneficiar

Lunar Cnd este cazul Cnd este cazul Cnd este cazul Zilnic

Manual Manual

Manual

Manual Automat Modul prelucrare centralizat de vnzri Manual Manual Automat Modul analiz vnzri Automat Modul programar e clieni Manual Manual

10. 11. 12. B) Livrarea produselor, urmrire facturi

Zilnic Cnd este cazul Lunar

13.

Lunar Cnd este cazul Cnd este cazul Cnd este cazul

14. 15.

3.8. Stabilirea suporilor de informaii Suporii informaionali utilizai n aceast firm sunt: - hrtia (pentru toate documentele care implic obligatoriu acest tip de suport formulare, facturi, bonuri, etc.) - supori magnetici (fici hard disk-uri i mobili - dischete) - supori optici (compact disc-uri)

Cap. IV Implemenatarea noului sistem informaional

4.1 Stabilirea etapelor de implementare Implimentarea noului sistemului informaional nseamn crearea ordinii fluxului informaional n cadrul sistemului flexibil de prelucrare.Abordarea pas cu pas a implementrii noului sistemul informaional, va aduce cele mai bune rezultate. Noul sistem informaional este avizat de conducerea firmei dup care este transmis compartimentului respectiv pentru a fi pus n practic. Compartimentul vnzri va lua la cunotin cele menionate, urmnd s pun n aplicare aceste decizii luate de conducere. Etapele implementrii sunt: Contientizarea conducerii de necesitatea implementrii unui SI Pregtirea personalului Efectuarea unui studiu pentru determinarea cerinelor noului soft Planificarea implementrii, alocare de resurse Evaluarea implementrii la fiecare pas Stabilirea deficienelor semnalate Comandarea softului la o firma specializat Testarea softului n paralel cu cellalt
Dac rezultatele sunt pozitive se va trece la instruirea personalului pentru folosirea programului