Analiza sistemică a organizaţiei

Fisa privind analiza sistemica a organizatiei

I. Descrierea succintă a organizaţiei (denumire, obiect de activitate, principalii

competitori).
a) Sistemul organizational pentru agentul economic ales (Sistemul de pilotaj, Sistemul
pilotat, Sistemul informaţional - la nivelul organizatiei alese. Exemplificare).
b) Conceptul de sistem particularizat la nivelul organizaţiei (interactiunea cu mediul;
finalitate –scop; autoreglarea sistemului).

II. Analiza dimensiunii informationale a sistemului informational

a) Analiza informatiei la nivelul unei entitati organizatorice, sau domeniu functional:

- Informatia induce anumite comportamente decizioanle – comentariu, exemplu.
- Informatia diminueaza gradul de incertitudine (efecte non-entropice) asupra
realitatii - comentariu, exemplu.
- Parametrii de calitate a informatiei – exemplificare pe fiecare parametru.
- Efecte generate de calitatea / non-calitatea informatiei asupra proceselor pe care le
descrie.
- Identificarea deficientelor sistemului informational si a impactului lor asupra
comportamentului sistemului organizational.

b) Analiza dimensiunii organizationale a sistemului informational

- Rolul de interfaţă interactivă a sistemului informational – exemplificare

- Rolul de integrator al proceselor organizaţionale – exemplificare

I. Prezentare organizaţie
Estée Lauder Inc. este un producător și comerciant multinational de prestigiu de produse de
îngrijire a pielii, machiaj , parfum și produse de îngrijire a părului, cu sediul în Midtown
Manhattan , New York City . Compania deține un portofoliu divers de mărci, distribuite pe plan
internațional atât prin intermediul comerțului digital, cât și prin intermediul magazinelor de
cosmetice.

Compania s-a infiintat în 1946, când Estée Lauder și soțul ei, Joseph Lauder, au început să
producă produse cosmetice în New York City.
Produsele Companiei Estée Lauder se fabrică în SUA, Marea Britanie, Elveția, Canada și China.
Testerele au aceeași calitate cu produsele destinate vânzării, ambele plecând din același
container. Singura diferență este ambalajul – unul foarte simplu, pentru tester, iar cel destinat
vânzării – foarte elaborat și elegant.
Compania Estee Lauder detine urmatoarele branduri: MAC, Clinique, La Mer, Becca, Bobbi
Brown, Smashbox, Origins, Too Faced, Tom Ford, Darphin, Glamglow, Aerin, Prescriptives,
Michael Kors, Aveda, Bumble and Bumble, DKNY, Donna Karan, JO Malone, Tommy Hilfiger,
Kiton, Tory Burch si multe altele.
Estee Lauder Romania:

COD FISCAL: 7815516

NUMĂR DE ÎNREGISTRARE: J40/8801/1995

FORMA LEGALA: SRL

COD CAEN:4645- COMERŢ CU RIDICATA AL PRODUSELOR COSMETICE SI DE PARFUMERIE

DATA ÎNCEPERII ACTIVITĂŢII: 18/10/1995

Principalii concurenți ai firmei sunt reprezentați de totalitatea firmelor comercializate in țară cu

același obiect de activitate. Printre cei mai periculoși concurenți se numără:
 Lancome
 Fenty Beauty
 Huda Beauty
 Avon
 Johnson & Johnson
 Elizabeth Arden
 Eos Inc
 Allergan Plc
 Actavis Plc

a) Sistemul de pilotaj al companiei Estee Lauder este reprezentat de totalitate persoanelor care
ocupă posturi executive: preşedintele grupului, CEO-ul şi managerii departamentelor.
Preşedintele Estee Lauder Romania este Adrian Simionescu. El o are în subordine pe Ioana Popa,
care ocupă funcţia de CEO al grupului. În subordinea ei se află managerii fiecărei divizii a
grupului: Oana Lungu, CEO MAC, Camelia Postole, CEO Clinique, Amalia Bot, CEO Bobbi
Brown, dar si Florentina Naghel, care este managerul filialei Bucureşti.
Preşedintele Adrian Simionescu este asistat de către Casia Ciobanu, Floricica Duta şi Andreea
Moise, şefi departamentelor Contabilitate, Administrativ şi HR. Oana Lungu este asistata de
Ionela Coprean, manager de resurse umane şi Monica Gaza, manager de marketing.
Sistemul de pilotaj reprezintă centrul activităţiii decizionale şi are rolul de a coordona, controla şi
decide asupra evoluţiei evenimentelor specifice, provenind din mediul intern sau extern.
Deciziile care sunt adoptate şi funcţiile pe care le exercită au la bază informaţiile din cadrul
companiei, care sunt exploatate astfel încât conducă la acţiuni optime.
Sistemul pilotat este compus din totalitatea angajaţilor care lucrează în departamentele
companiei: fincanciar, contabil, administrativ, comercial, marketing şi resurse umane. Rolul
acestui sistem este de a îndeplini sarcinile trasate de către sistemul de pilotaj, contribuind astfel
la funcţionarea de ansamblu a companiei şi la realizarea obiectivelor propuse.
Sistemul informaţional include date şi informaţii, circuite informaţionale, fluxuri informaţionale,
proceduri informaţionale şi subsistemul de prelucrare a datelor care înglobeaza sistemul
informatic. Sistemul informaţional asigură comunicarea între cele doua sisteme prezentate
anterior, cel pilotat şi cel de pilotaj, dar reprezintă şi o interfaţă spre mediul extern. Subsistemul
informatic este o componentă a sistemului informaţional bine reprezentată în cadrul companiei
Estee Lauder. Subsistemul informatic este compus din suporturile fizice (echipamente hardware)
şi cele logistice (software). Echipamentele hardware folosite de către angajaţii Estee Lauder sunt
reprezentate de un numar mare de dispozitive, foarte moderne, capabile de performanţe
deosebite, dintre care menţionăm calculatoare, laptopuri, imprimante, dispozitive de stocare a
datelor etc. Printre programele software folosite se numără atât sisteme operaţionale, precum cel
pentru departamentul de resusrse umane, cât şi platforme integrate la nivel de organizaţie de tipul
CRM şi SCM.

b) Conceptul de sistem particularizat la nivelul organizaţiei (interactiunea cu mediul; finalitate –

scop; autoreglarea sistemului).

Spre deosebire de concurenți, organizația dispune de un program prin care se tine evidența
stocurilor și a comenzilor, astfel informația circula cu ușurință print toate compartimentele, prin
intermediul acestei aplicații. Relațiile cu partenerii de afaceri, se desfășoară tot prin intermediul
mijloacelor electronice. Aplicația online și cea pentru mobil a avut un succes foarte mare în
randul cumpărătorilor, deoarece aceștia nu mai trebuie să se deplaseze în magazine pentru a
ridica comanda, aceasta livrandu-se la domiciliu de o firma specializată cu care compania are
contract. În cadrul aplicației, produsele sunt descrise, se specifica ingredientele, precum și
modurile in care pot fi utilizate impreuna cu alte produse ale firmei, dar si intrebuintarile
acestora.

II. Analiza dimensiunii informationale a sistemului informational

a. Economia mondială a evoluat spre o economie a informaţiei, bazată pe capitalul imaterial:
cunoştinţe, creativitate, inteligenţă. Capitalul imaterial reprezintă în momentul actual cea mai
puternică sursă pentru crearea avantajului competitiv. În aceste condiţii, importanţa informaţiei
este deosebită pentru succesul unei organizaţii. Informaţia induce anumite comportamente
decizionale. Printre cerinţele de raţionalitate a deciziei se numără fundamentarea ştiinţifică, ceea
ce presupune ca decizia să fie adoptată în conformitate cu realităţile din mediul intern sau cel
extern al organizaţiei. Realităţile mediului pot fi relevate doar prin intermediul unor informaţii,
deci, orice decizie raţională trebuie să se fundamenteze pe baza unor informaţii. Nu toate
informaţiile din mediu prezintă însă relevanţă pentru fundamentarea unei decizii. De asemenea,
calitatea şi acurateţea deciziilor sunt condiţionate de criteriile de pertinenţă ale informaţiei.
Pentru a face o alegere optimă avem nevoie de informaţii complete, accesibile, actuale şi exacte.
Pe baza informaţiilor referitoare la creşterea numărului de clienţi, creşterea cifrei de afaceri şi
ponderea mare a clienţilor în regiunea de sud-est a ţării, firma Estee Lauder a decis deschiderea
unui nou sediu în municipul Bucureşti, pentru a deservi mai bine această zonă. Informaţiile care
au stat la baza acestei decizii au respectat paramentrii de calitate. Au fost complete, întrucât s-a
analizat numărul de clienţi actuali, valoarea comenzilor, zona de provenienţă a clienţilor, situaţia
concurenţilor din zona de sud-est, situaţia financiara a firmei pentru a se putea constata
capacitatea de a susţine investiţia, tendinţele pieţei şi posibilităţile de creştere. Informaţiile au
fost actuale, deoarece s-au bazat pe cercetări întreprinse cu puţin timp înainte de a adopta
decizia. Exactitatea informaţiei este dată de sursele din care provine Majoritate datelor analizate
despre clienţi au avut o sursă internă, deci de încredere, iar pentru analiza concurenţilor s-au
folosit date oficiale, precum situaţiile financiare. Pentru a intra în posesia acestor informaţii,
procesul nu a fost foarte laborios, întrucât datele despre clienţi existau deja în cadrul firmei, iar
informaţiile cu privire la competitori aveau un caracter public. Se poate vorbi deci şi despre
accesibilitatea informaţiilor.
Informaţia diminuează gradul de incertitudine asupra realităţii, în condiţiile în care sunt
prezentate date obiective, exacte. Informaţiile care sunt afectate de efecte de distorsiune sau
filtraj pot avea repercusiuni negative asupra calităţii deciziilor. Pe baza unor date pertinente,
decidenţii îşi pot crea o viziune clară asupra realităţii, astfel încât să ia decizii raţionale, care
răspundă la probleme reale şi actuale. Spre exemplu, în anul 2016 compania Estee Lauder a
înregistrat o scădere semnificativă a cifrei de afaceri. În urma unei analize a situaţiei s-au constat
anumite deficienţe, iar pe baza acestor informaţii s-a decis o restructurare a companiei. Numărul
de angajaţi a fost redus, s-au reorganizat anumite compartimente şi au fost inlocuiţi o parte dintre
manageri. Efectele acestei restructurări au fost pozitive, în prezent compania poziţionându-se pe
un trend ascendent.
În cadrul sistemului informaţional există anumite deficienţe care se întâlnesc în multe
organizaţii, care sunt cauzate de unele erori de concepere şi/sau funcţionare a acestuia. Aceste
deficienţe sunt: distorsiunea, filtrajul, redundanţa, supraîncărcarea canalelor de comunicaţii şi
scurtcircuitarea. Impactul lor asupra organizaţiei este negativ deoarece pot crea o imagine
denaturată asupra realităţii, ceea ce afecteză calitatea deciziilor, şi pot îngreuna sau bloca
schimbul de informaţii în cadrul organizaţiilor.

b. Sistemul informaţional are rol de interfaţă interactivă între sistemul pilotat şi sistemul de
pilotaj, deoarece facilitează schimbul de informaţii între aceste sisteme, în ambele sensuri.
Sistemul condus culege date din mediul intern sau extern, le tratează, le prelucrează şi le
structurează pentru a crea sinteze sau rapoarte pe care să le transmită în amonte către sistemul
conducător. De asemenea, sistemul condus asistă decidenţii în identificarea informaţiilor
necesare pentru fundamentarea deciziior. În aval, sistemul informaţional reprezintă un generator
de informaţii, deoarece furnizează informaţii cu valoare adăugată. Obiectivele organizaţiei şi cele
individuale, modalităţile de îndeplinire a acestora, deciziile magementului sau diferite anunţuri
sunt transmise către angajaţi prin intermediul sistemului informaţional.
Sistemul informaţional are rol de integrator al proceselor organizaţionale deoarece preia date din
toate compartimentele unei organizaţii, facilitând armonizarea deciziilor. De exemplu, creşterea
vânzărilor este o informaţie care nu este importantă doar pentru departamentul de vânzări, ci şi
pentru cel de aprovizionare, de marketing sau de resurse umane. Pentru a corela deciziile luate în
cadrul unei organizaţii este nevoie ca informaţiile să circule, astfel încât să existe o direcţie
unitară de acţiune a tuturor compartimentelor. Pornind de la informaţia conform căreia vânzările
au crescut, compartimentul de aprovizionare trebuie să îşi intensifice activitatea pentru a avea
suficiente stocuri astfel încât să fie onorate toate comenzile, compartimentul de resurse umane
poate decide că este nevoie de noi angajaţi pentru ca organizaţia să lucreze la capacitate maximă,
iar departamentul de marketing poate concluziona că acţiunile întreprinse şi-au atins scopul, deci
trebuie continuate. Aceste direcţii de acţiune vor putea fi urmate doar dacă informaţia este
transmisă în cadrul organizaţiei, între toate compartimentele.

Fisa elaborata de Rosu Simona

Seria C
Grupa 142