ACADEMIA FORŢELOR TERESTRE

„ NICOLAE BĂLCESCU ”
SIBIU

DISCIPLINA: METODE DE CERCETARE ŞI DEZVOLTARE

ORGANIZAŢIONALĂ
TEMA: ANALIZA FIRMEI EXPENSER

COORDONATOR ȘTIINȚIFIC:
Lect.univ.dr.
Crenguţa Mihaela MACOVEI
Masterand:
Purice Leonard-Daniel
 1. Descrierea organizaţiei

1.1.Scurt istoric

Firma Expenser este o companie multinațională care își desfășoară

activitățile de retail în Europa, America Centrală și de Nord, Orientul mijlociu și
Asia-Pacific. Filiala din România are aproximativ 200 de angajați, distribuiți pe
diferite departamente. Expenser are afaceri derulate în domenii precum
imobiliare, servicii financiare, servicii de transport aerian de tip VIP Charter,
import, distribuţie şi service auto, servicii de producţie şi întreţinere ascensoare,
servicii de pază şi protecţie etc
Adresa: Şos. Bucureşti-Ploieşti, nr. 107A, Sector 1, Bucureşti
Telefon: 021 321 455
E-mail: suport@expenser.ro

1.2. Profil de activitate

Top management: răspunde de rezultatele companiei iar ca sarcina

principală controlul modului de utilizare al resurselor financiare, este responsabil
de activitățile de auditare.
Manageri de departamente sau linii de bussiness: generează, primesc,
prelucrează sau gestionează solictările de cheltuieli, pentru achiziții bunuri sau
servicii, deplasari, de ordin operațional sau administrativ.
Solicitantul (atribuții de execuție): trebuie să știe dacă, pentru o anumită
cheltuială, are buget alocat, se încadrează în buget și să fie la curent cu starea
cercerilor depuse.
1.3. Organigramă
1.4. Resursa umană

Activităţile desfăşurate în domeniul resurselor umane intră în sfera de

competentă a unui număr mare de persoane, de la manager până la personal de
birou, putând fi grupate pe următoarele niveluri:
Top management: 22 persoane
Manageri de departamente sau linii de bussiness: 38 persoane
Angajați departamente și personal auxiliar: 140 persoane
Organizaţia dispune de personal calificat şi competent, motivat satisfăcător,
destul de fidel, tânăr dar cu experienţa suficientă. Acţiunile de restructurare
continua dar nu au repercursiuni asupra desfăşurării normale a activităţii,
disponibilizările făcându-se în general pe criterii de competentă şi în strânsă
corelare cu volumul de activitate disponibil.

1.5. Cultura organizaţională

Valori
 Cultura performanţei de top. Este cea care conduce acţiunile fiecărui individ
şi a tuturor echipelor din întreaga lume;
 La Continental te poţi aştepta la mai mult, pentru că fiecare aşteaptă mai
mult de la sine însuşi;
 Luptă pentru a fi cel mai bun;
 Fiecare persoană este responsabilă ca pur şi simplu să nu accepte locul doi.

Cooperare şi muncă în echipă

 Nivelele ierarhice plate, deschiderea şi respectul ne caracterizează munca în
cadrul unei reţele internaţionale.

Responsibilitate şi leadership
 Conducerea ar trebui să ia decizii implicând angajaţii şi să încurajeze
responsabilitatea individuală.
 Şi toată lumea trebuie să fie dispusă să fie evaluată prin propriile acţiuni.

Învăţarea şi managementul cunoştinţelor

 Angajaţii noştri cred în principiile care stau la baza învăţării permanente în
cursul vieţii.
 Noi oferim acces la cunoştinţe la toate nivelele companiei
1.6. Probleme care justifică nevoia de schimbare

- Organizare deficitară procesului de luare a deciziilor și aprobări

- Suprasolicitarea angajaților și stres
- Relații deficitare în anumite departamente
- Comunicare deficitară între departamente
- Lipsa unui control adecvat asupra cheltuielilor
- Birocrație

2. Identificarea şi definirea problemei

La firma Expenser, bugetul a fost definit pe departamente, linii de bussiness,

luni calendaristice și tip de cheltuială. Documentele au fost completate după
formulare tip, listate și trimise la aprobare, fiecare dintre ele așteptând să fie
semnate de către mai multe persoane, în funcție de lanțul de aprobare. După
aprobarea aprobarea solicitărilor demara procesul de achiziție iar angajații de la
controlling verificau sumele, atașau documentele necesare și începeau un alt flux
de aprobare cu toată documentația. Între timp, comunicarea se făcea prin e-mail cu
un timp îndelungat de reacție la comentarii sau consiliere. La sfârșit de lună,
angajații din controlling au fost nevoiți să revizuiască bugetul manual, cu
probabilitate mare de eroare, pentru a extrage rapoartele necesare. Procesul era
mare consumator de timp, managerii sau responsabilii participanți la flux lipseau
fizic de la birou, echipa de controlling era sub presiune constantă din cauza
fluxului mare de informație, apărând erori. Ca urmare a unui audit privind stresul,
s-a evidențiat un număr mare de absențe datorate stresului în mai multe
departamente, neexistând o strategie a managementului stresului. Au fost raportate
și câteva cazuri de bullying atât pe la nivel orizontal cât și vertical în
departamentele de vânzări și achiziții.
Consultantul extern a fost solictat pentru a analiza si restructura fluxul de
aprobare al documentației legate de cheltuieli, implementarea unei strategii de
management al stresului și intervenția pentru îmbunătățirea relațiilor între angajați
și între angajați si manageri. Dintre forțele externe ale schimbării se pot enumera:
mediul organizațional, competitivitatea companiilor concurente. Condiția adaptării
la forțele externe este permanenta schimbare a organizației, astfel încât structura și
funcționarea ei să reflecte capacitatea de a face față mediului în care operează.
Forțele interne ale schimbării date de nevoia de continuitate, nevoia de profit prin
restructurarea procesului de aprobare al cheltuielilor, nevoia unei strategii eficiente
de management al stresului și îmbunătățirea relațiilor dintre anangajați.
3. Obiective și scopuri

Obiective
 Introducerea soft-ului Expenses Tracking System care prelucrează
aprobările, alocările de buget, actualizând informațiile în timp real, la care au acces
persoanele responsabile. Astfel scade volumul de muncă, se îmbunătățesc
comunicarea și luarea deciziilor, se reduc erorile în privința cheltuielilor.
 Îmbunătățirea relațiilor de muncă prin realizarea de workshop-uri și cursuri
de training pentru angajați. Persoanele ce participă vor putea gestiona situațiile de
bullying sau hărțuire, se va îmbunătăți comunicarea dintre colegi și cu superiorii.
 Realizarea și implementarea unei strategii eficiente de management al
stresului și training-ul unor persoane responsabile. Prin adoptarea unei strategii de
management al stresului, se vor putea preveni și gestiona eficient cauzele apariției
acestuia.
 Realizarea unor ședințe de informare în cadrul cărora angajații să li se
prezinte obiectivele, să fie discutate eventualele probleme și să se ofere feedback
în legătură cu activitatea desfășurată.

Scopuri
a. Perceperea intervenției ca fiind consumatoare de timp, fără un final benefic,
având în vedere faptul că oamenii se plâng că au un volum ridicat de muncă. În
această situație li se explică faptul că la sfârșitul inervenției poate exista
oportunitatea să se eficientizeze timpul și munca, că se vor căuta soluții la
problemele relatate de ei.
b. Temeri legate de pierderea locului de muncă. În această situație li se explică
faptul că obiectivul intervenției nu urmărește restructurarea forței de muncă.
c. Comoditatea personală, unii angajați pot fi multumiți cu ceea ce au și cum
procedează, dar nu în folosul firmei. Li se explică faptul că înaintea nevoilor lor,
sunt nevoile organizației.
d. Teama de necunoscut, de posibilele schimbări, de noile sarcini pe care le pot
avea, ori anxietatea care poate să apară crezând că nu au capacitatea de a realiza
noile sarcini. Sunt asigurați că nu vor fi suprasolicitați și că li se va cere parerea.
e. Lipsa interesului angajaților în a participa la interviu, ori completarea
chestionarelor fără simț de răspundere, bifând comportamente nereale. În această
situație se cere sprijinul managerului să aprobe programul și să îndrume angajații.
4. Metodologie

4.1. Modelul de diagnoză

Diagnoză cu scop de intervenție – se definește starea prezentă a organizației,
se planifică schimbarea și pașii de implementare a acesteia, modificarea procesului
de flux al cheltuielilor, strategia de management al stresului și de îmbunătățire a
relațiilor de muncă.

4.2. Metode
Chestionar cu 18 itemi ce măsoară satisfacția în muncă (2 itemi), motivația
pentru muncă (4 itemi), clarificarea obiectivelor (2 itemi), relațiile cu colegii (2
itemi), relațiile cu superiorii (2 itemi), potențialul de dezvoltare (2 itemi) și stresul
profesional (4 itemi). Indicii Cronbach alpha au valori între .78 și .94 pentru
dimensiunile măsurate. (Anexa 1)
Interviu semi-structurat privind fluxul decizional (Anexa 2)
Focus grup privind cauzele stresului. Focus group-ul va fi ținut de un
consultant, pe grupe de câte 10 angajați. Se vor discuta principalele cauze ale
stresului, efecte și posibile soluții.
Workshop-uri la care iau parte câte 20 de manageri și angajați. În cadrul
acestora se vor prezenta metode de îmbunătățire a relațiilor de muncă, strategii de
reducere a stresului precum și metode de tratare și combatere a fenomenului
bullying și hărțuirii la locul de muncă. Membrii interesați vor putea participa la
trainguri pentru a deveni consilieri în problemele discutate și de a gestiona
eventualele situații ce vor apărea pe parcurs.
Training. Persoanele doritoare vor fi antrenate în gestionarea situațiilor de
bullying și hărțuire și în managementul stresului la locul de muncă.
Interviu nestructurat pentru evaluarea post-hoc a indicatorilor măsurați, a
atitudinilor și strategiilor implementate.

4.3. Echipa de consultanță

Au fost constituite 3 echipe de consultanți, pentru problemele vizate. Prima
echipă, formată din 2 consultanți, s-a ocupat de analiza stării prezente a companiei,
prin aplicarea chestionarului și a focus grup-ului și analiza datelor, training
management al stresului. A doua echipă formată din 2 consultanți s-a ocupat de
analiza fluxului decizional și de management al cheltuielilor și implementarea
soluției. A treia echipă formată din 3 consultanți s-a ocupat de workshop-uri și
training managementul relațiilor. Toate cele 3 echipe și-au desfășurat activitatea
sub supravegherea unui coordonator.
4.4. Lista cu informații / întrebări de cercetat
- Care sunt nivelurile satisfacției în muncă, a motivației, stresului, clarificării
obiectivelor, relației dintre colegi, relației cu superiorii și potențialului de
dezvoltare la nivelul organizației? Datele culese prin aplicarea chestionarului.
- Au manegerii o idee de ansamblu și control asupra cheltuielilor la nivelul
companiei? Datele au fost colectate și analizate prin intermediul interviurilor
semistructurate.
- Există o organizare eficientă a fluxului de aprobare a bugetelor? Datele au
fost colectate și analizate prin intermediul interviurilor semistructurate.
- Participă în ierarhia decizională persoanele responsabile? Datele au fost
colectate și analizate prin intermediul interviurilor semistructurate.
- Există o comunicare eficientă între departamente? Datele au fost colectate și
analizate prin intermediul interviurilor semistructurate.
- Cum reacționează angajații față de automatizarea procesului decizional?
Datele au fost colectate și analizate prin intermediul interviurilor nestructurate.
- Care sunt cauzele și consecințele stresului în cadrul departamentelor? Date
culese prin intermediul focus grup-urilor.
- Există o strategie de management al stresului? Date culese prin intermediul
focus grup-urilor.
- Se manifestă fenomenul bullying? Care sunt cauzele și consecințele
acestuia? Date culese prin intermediul focus grup-urilor.
- Care este percepția asupra schimbării? D ele au fost colectate și analizate
prin intermediul interviurilor nestructurate
4.5. Probleme specifice

Probleme de stuctură/organizare
Problema Cauze Efecte Soluții
constatată
Durata mare a Pierderea Solicitarea unui Creșterea eficienței
fluxului de timpului cu număr mare de procesului prin utilizarea
decizie necesarul de angajați unui software
documente ce
trebuie
semnate
Fluctuația Slaba motivare Timp pierdut cu Alocarea
personalului și stresul, pregătirea noilor responsabilităților în
 bullying angajați mod egal, îmbunătățirea
relațiilor de muncă
Suprasolicitarea Volum mare de Oboseala Motivarea angajatului să
echipei de lucru angajaților cauzată păstreze locul de muncă,
controlling de orele planificarea eficientă a
suplimentare, apar forței de muncă
erori
Lipsa fizică de la Cerințe mereu Întărzierea Creșterea eficienței
birou a schimbătoare, procesului procesului prin utilizarea
persoanelor volum mare de decizional unui software
participante la lucru
fluxul decizional

Probleme de stategie / obiective

Problema Cauze Efecte Soluții
constatată
Top Lipsa Bugetele nu sunt Un sistem decizional
managementul nu evidenției în aprobate la timp, eficient
are o viziune timp real a apar erori, se fac
clară și control indicatorilor cheltuieli
asupra financiari
cheltuielilor
Nu se cunoștea Volum mare de Neatingerea Evidența în timp real
starea unei cereri cereri, durata obiectivelor, prin utilizarea unui
mare a incertitudine software
procesului de
aprobare

Probleme de leadership/ relații de muncă

Problema Cauze Efecte Soluții
constatată
Top Lipsa Bugetele nu sunt Evidența în timp real
managementul evidenției în aprobate la timp, prin utilizarea unui
control asupra timp real a apar erori, se fac software
cheltuielilor indicatorilor cheltuieli
financiari
Comunicare Bullying, stres, Angajații nu Workshop-uri de
ineficientă lipsa comunică comunicare
interesului problemele
 superioarilor,
incertitudine
Cazuri de Relații Lipsa încrederii Îmbunătățirea relațiilor
bullying disfuncționale subordonaților, de muncă
între colegi, absenteism, stres,
abuzuri din ineficiență
partea
superiorilor
Cooperarea Colegii își lipsa coeziunii Strategia de lucru să fie
deficitară între exprimă adoptată de către toți din
colegi părerile în departament
contradictoriu

Probleme de resurse / suport organizațional

Problema Cauze Efecte Soluții

constatată

Absenteism Stres, Încărcarea cu Îmbunătățirea relațiilor

suprasolicitare, sarcini a de muncă, organizarea
bullying angajaților rămași, eficientă a sarcinilor
ineficiență

Proces depășit la Birocrația Timp pierdut în Eficientizarea fluxului

nivel decizional luarea deciziilor, decizional prin utilizarea
teancuri de dosare unui software
nesemnate

Lipsa de instruire Lipsa Nivel scăzut de Training-uri și

a personalului interesului cunoștințe în workshop-uri de
managementul conștientizare
stresului și al
relațiilor de muncă

Lipsa materialelor Nu s-au facut Imposibilitatea O echipă dedicată pentru

de training la timp, nu se intervenției crearea unor training-uri
cunosc esențiale
procedurile
 După parcurgerea sedințelor de workshop-uri și training, angajații vor fi
intervievați în legătură cu calitatea relațiilor de muncă și nivelul stresului. După
implementarea soft-ului ETS, se va reevalua modul de funcționare al fluxului
decizional și de aprobare al cheltuielilor. Se va prezenta raportul final și
eventualele recomandări ulterioare.

5. Anexe
Anexa 1 - Chestionar
Gen:
Vârstă:
Data angajării:
Menționați, de la 1 (în foarte mică măsură) la 5 (în foarte mare măsură) gradul în care vi
se potrivesc afirmațiile următoare.

Foarte În mică În mare În foarte

Nr. Mediu
Afirmații mică măsură
3
măsură mare măsură
crt măsură 2 4 5
1
1 Sunt mulțumit de beneficiile
1 pe care le am în această organizație.
2 Îmi plac lucrurile pe care le
2 fac la locul de muncă.
3 Sunt mândru de munca pe
3 care o fac.
Salariul meu este competitiv
4
comparativ cu cel oferit la locuri de
4
muncă similare în alte organizații.
5 La locul de muncă sunt
5 stimulat să ma autodepășesc.
6 Ma simt mulțumit de mine
6 dupa ce rezolv o sarcină.
7 Cunosc și înțeleg foarte bine
7 misiunea și obiectivele organizației.
Superiorul meu mă ține
8
constant la curent cu obiectivele
8
sarcinilor.
Există un puternic sentiment
9
de muncă în echipă și cooperare în
9
această organizație.
1 Am o relație bună cu colegii
10 la locul de muncă.
1 Am o relație bună cu
11 superiorii la locul de muncă.
1 Mă simt tratat cu respect de
12 către superiori.
În această organizație mi se
1
oferă suficiente perspective de
13
dezvoltare profesională.
1 Superiorul mă încurajează în
14 dezvoltarea profesională.
Sarcinile de munca sunt
1
corect dimensionate cu capacitatea
15
mea de a le rezolva.
1
Primesc deadline-uri realiste.
16
1 Îmi pot stabili singur ritmul
17 de muncă.
1 Locul de muncă îmi
18 provoacă dureri de cap.

Anexa 2 - Interviu semi-structurat

1. De cât timp ocupați postul actual?
2. Ce nivel de control considerați că aveți asupra cheltuielilor la nivelul
companiei? Răspundeți pe o scală de la 1 (deloc) pana la 5 (total)
1 (deloc) 2 3 4 5 (total)
3. Aveți informații clare despre bugete și repartizarea acestora? Puteți
exemplifica?
4. Ce cunoștințe aveți legat de fluxl de aprobare al cheltuielilor?
5. Cât de eficient considerați că este fluxul de aprobare al cheltuielilor?
Răspundeți pe o scală de la 1 (deloc eficient) la 5 (foarte eficient).
1 (deloc eficient) 2 3 4 5 (foarte eficient)
6. Care considerați că sunt principalele aspecte de îmbunătățit în ceea ce
privește fluxul de aprobare al cheltuielilor?
7. Există o strategie de management al stresului? Detaliați.