Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Managementul Documentelor - Proceduri de Lucru-Arhivare Electronica
Managementul Documentelor - Proceduri de Lucru-Arhivare Electronica
PROCEDURI DE LUCRU
I ARHIVARE ELECTRONIC
- Suport de curs -
2013
CUPRINS
A. CONTEXTUL FORMRII
B. OBIECTIVELE DE FORMARE
C. CONINUT
INTRODUCERE Managementul documentelor planificare dinamic
MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR I ALTE DOMENII CONEXE
i.
ii.
iii.
iv.
v.
Ce este DMS
Avantaje si argumente pentru utilizarea DMS.
Fluxuri de documente
Arhivarea electronic a documentelor
Sistemul de cutri i raportri al DMS
Securitatea datelor
Scanarea documentelor i semntura digital
CONCLUZII
D. REFERINE / BIBLIOGRAFIE
CONTEXTUL FORMRII
Implementarea unei soluii informatice care s realizeze acest proces s-a impus n ultima
perioad ca o soluie salvatoare.
Acest modul descrie managementul documentelor unei instituii publice prin folosirea
aplicaiilor n scopul mbuntirii fluxurilor interne de comunicare a informaiilor, prin
creterea eficienei operaionale i scderea costurilor de procesare a documentelor, dar i
obinerea de servicii mai eficiente, mbuntirea comunicrii i transparenei.
OBIECTIVELE DE FORMARE
Obiectiv general:
Obiective specifice:
INTRODUCERE
Managementul documentelor planificare dinamic
Dac analizm aceste nelesuri constatm faptul c informaia este descris att de
noiuni statice ct i de elemente dinamice, de comunicare a mesajului. Astfel, informaia
privit ca un mesaj structurat, cu scop de a menine un sistem sau de a declana un stimul
acestuia, are trsturi asemntoare documentului care o cuprinde. Documentele trebuie s se
constituie cu un coninut clar i un scop clar. Dac legm scopul documentului de interesul
public ce ine de puterea statului gestionat n intermediul autoritilor publice, nelegem de
ce gestiunea documentelor n cadrul instituiilor publice dobndete o mare nsemntate.
De aceea, am deschis aceast lucrare prin remarca lui Goethe nu putem lsa la voia
ntmplrii (sau acorda o importan sczut) modului n care o organizaie public se
ngrijete de documentele care cuprind dreptul i obligaia statului de a avea grij de interesele
cetenilor si.
Ca orice activitate uman contemporan, activitatea din sfera instituiilor publice este
o imens surs generatoare de hrtii, indiferent c este vorba de documente interne, care
organizeaz modul de a funciona al autoritii publice, sau, de cele mai multe ori, de
documente prin care este livrat serviciul public.
Prin urmare, managementul documentelor trebuie s asigure, n primul rnd gestiunea
eficient a hrtiei fizice. Apoi, pe msur ce cantitatea de informaii introdus n sistem,
necesar a fi comunicat beneficiarilor serviciilor publice sau mass-mediei, a crescut a aprut
nevoia de a gestionare documentelor prin intermediul soluiilor oferite de tehnologia
informaiei (IT).
Conducerea instituiilor publice este realizat de ctre demnitarul numit prin algoritm
politic susinut de ctre managerii funcionarii publici. Conducerea la vrf este responsabil
de stabilirea direciei i obiectivelor generale, de strategia i planificarea organizaiei.
Managerii din ealonul urmtor (nalii funcionari publici sau funcionarii publici de
conducere) sunt responsabili cu implementarea planurilor i cu motivarea angajailor pentru
atingerea obiectivelor. Este important ca fiecare nivel de conducere s aib o imagine clar a
propriului nivel de responsabilitate i domeniu de competen, dup cum este important ca
acest lucru s fie clar comunicat n toat instituia. Conducerea ar putea fi interpretat n
termeni simpli drept angrenarea celorlali s te urmeze sau convingerea celorlali s
acioneze de bunvoie, sau, mai precis, utilizarea autoritii n procesul de luare a
deciziilor. Poate fi exercitat n virtutea poziiei, sau datorit cunotinelor sau experienei
acumulate. Dar ntotdeauna ea se bazeaz pe strategii i obiective.
Pe baza acestor sisteme i strategii se asigur toate cele cinci funcii ale managementului
oricrei organizaii publice sau private (previziunea, organizarea, antrenarea-motivarea,
coordonarea i controlul-evaluarea). n cadrul fiecreia dintre aceste etape intervine o
procedur scris i, implicit, un sistem de gestionare a documentelor sau altor mijloace de
comunicare formal sau informal.
managementul birocratic urmeaz anumite legi, mai mult sau mai puin stabile sau
exhaustive, care pot fi invalidate.
Aici s-a nscut sistemul clasic al gestionrii documentelor pe suport de hrtie prin
ndosariere i pstrare n fiete. i putem spune c este nc tipic pentru multe autoriti
publice, fie ele centrale sau locale. Circuitul documentelor se realiza manual, nregistrarea lor
se acceseaz pe baza marilor cataloage de intr-ieiri, iar identificarea unui document
presupunea proceduri greoaie de clasare, arhivare i, ulterior, de scoatere din Arhiva
instituiei.
Pentru o lung perioad de timp acest tip de sistem birocratic a prut funcional, dei chiar de
la nceput unele defecte au fost vizibile. Totui, a fost vzut ca cea mai bun alegere i
susinut ca fiind cea mai bun cale pentru asigurarea ndeplinirii interesului public. Ordinea
i procedura scris i formal domneau peste acest sistem.
Cu trecerea timpului, ns, statul a trebuit s preia sarcina furnizrii ct mai multor
servicii, sfrind prin a fi sufocat de multitudinea de sarcini pe care le avea de ndeplinit.
n acelai timp, ierarhia a nceput s fie vzut ca fiind o cale pentru funcionarul public de a
evita luarea unor decizii riscante sau nepopulare, aciune ce ar putea expune managerul public
unor critici vehemente ale superiorilor sau publicului1. De aici au aprut povetile nepopulare
ce avea un centru un funcionar public suprat i atent la respectarea procedurii, iar nu la
livrarea i calitatea serviciului public.
Disfuncionalitile sistemului birocratic s-au reflectat n modelul de management2:
stilul de management era privit ca fiind autoritar, cu un nalt grad de control, astfel
nct documentele se puteau ntoarce pe circuit nesemnate, dar fr indicaii privind
rezolvarea problemei;
comunicarea era deficitar, aproape absent, iar managementul era unidirecional: de
sus n jos, fluxul de informaii fiind astfel blocat n ceea ce privete feedbackul;
angajaii din sistem cutau stabilitate, fiind orientai spre ndeplinirea de ordine i
avnd puine domenii de iniiativ - pe circuitul documentelor nu se puteau transmite
dect informaii de strict specialitate i nu se puteau identifica erorile;
sistemul de luare a deciziilor era repetitiv i centralizat, bazndu-se pe comunicarea
scris i fiind extrem de formal;
exista reticen fa de iniierea unor noi proiecte, astfel nct un sistem de DMS ar fi
avut slabe anse de implementare.
1
2
The Effective Public Manager: Achieving Success in a Changing Government Cohen S. i Eimicke W.
adaptat dup Public Administration: From Bureaucratic Culture to Citizen-oriented Culture Claver E. et. al.
Organizaiile din sectorul privat s-au aflat mereu sub atenta supraveghere a politicienilor,
cetenilor i a mass-media i de aceea toate aceste defecte ale sistemului birocratic tradiional
nu au trecut neobservate, crendu-se astfel presiunea pentru iniierea unor schimbri.
Schimbarea s-a produs prin introducerea n sectorul public a unor elemente de management
din sectorul privat, care s eficientizeze activitatea statului i s l transforme ntr-o
mainrie profitabil (eficient): managementul strategic i teoria Noului Management
Public.
Pentru a eficientiza activitatea sectorului public i pentru a o orienta mai mult ctre
cetean a fost propus, n doctrin, o reinventare a guvernrii n sensul transformrii
sistemului birocratic ntr-un sistem modern uor de manageriat. Osborne i Gaebler3
formuleaz zece principii care trebuie urmate pentru a se obine acest rezultat:
guvernul ar trebui s fie coordonatorul celorlalte organizaii care asigur furnizarea
serviciilor publice; relaiile formale ierarhice ar trebui substituite, pe arii extinse, cu
parteneriate i asociaii de tip contract4;
cetenii ar trebui consultai i cointeresai prin transferarea controlului de la sistemul
birocratic ctre comunitate;
executivul ar trebui s promoveze i s ncurajeze competiia ntre diferiii furnizori de
servicii publice;
10
Partea practic a Noului Management Public este denumit management strategic i prin
intermediul acestuia s-a ncercat dezvoltarea i adaptarea modelelor de management din
sectorul privat n sectorul public.
Managementul strategic este o modalitate de a cointeresa cetenii, de a obine
angajamentul acestora, pentru a direciona organizaia n viitor, subliniind eforturile de
reorganizare i redresare n vederea obinerii de eficien i calitate sporit, formnd
parteneriate i realiznd proiecte comune cu alte organizaii2.
Managementul strategic ncorporeaz managementul prin obiective i planificare i face
loc procedurilor ce acoper fluxurile de documente. Orientarea spre rezultat este o cerin
nou pentru instituiile publice. n acest fel documentele depuse prin sistemul de registratur
de ctre cetean trebuie s urmeze un traseu fix dar i eficient pentru ca managerul autoritii
s se asigure c serviciul public a fost livrat, n termenele cerute de lege i la calitatea dorit
de beneficiar.
De la apariie, managementul strategic s-a dezvoltat acoperind arii vaste de la
banalul model de planificare raional pn la cele mai complexe previziuni strategice
manageriale. Sistematizarea ideilor despre Noul Management Public conduce la concluzia c
1
2
idem
Strategic Management for the Public Services Joyce P.
11
sectorul public ar trebui s devin asemenea unei organizaii private, al crei interes
primordial sa fie interesul ceteanului i obinerea de profit. ns, exist critici care susin c
sectorul public trebuie s ndeplineasc scopuri speciale, iar interesul ceteanului nu este
acelai lucru cu interesul privat. n ciuda acestor critici ideea esenial rmne aceea c
sistemul tradiional birocratic este depit i trebuie reformat, iar sectorul public trebuind s
devin mai eficient, mai orientat ctre cetean, transparent financiar i procedural.
12
statale,
respectiv
puterea
legislativ,
puterea
executiv
puterea
Acesta este o noiune n vog, a crui definiie mai comport nc dezbateri. Exist foarte
multe abordri si definiii pentru buna guvernare. Asociaiile i organizaiile2 care fac parte
din proiectul Parteneriat pentru buna guvernare au definit buna guvernare ca fiind modul de
guvernare care:
13
este transparent;
n ceea ce privete noiunea de serviciu public, n limbaj curent, aceasta este utilizat
pentru a desemna o activitate de interes general, prestat de un organism, adic de o persoana
juridica, autorizata de o autoritate a administraiei publice.
Doctrina dreptului administrativ1 consacr dou accepiuni n legtur cu definirea noiunii de
serviciu public:
sens material, ca tip de activitate de interes general pe care administraia i-o asum
sau
Autoritile publice care pun n practic deciziile luate n baza programului de guvernare
i a bunei guvernri, pentru crearea i funcionarea serviciilor publice sau a politicilor publice,
sunt mprite n mod tradiional pe 2 nivele:
Autoritile administraiei publice de stat:
guvernul;
instituia prefectului.
consiliul judeean;
consiliul local;
primarul;
Peste aceast clasificare se suprapun totui marile principii care guverneaz administraia
public modern: descentralizarea i autonomia local, pe de o parte i centralizarea i
deconcentrarea, pe de alt parte.
14
Prin urmare, pentru realizarea sarcinilor i funciilor ce-i revin, statul organizeaz o
vast reea de instituii publice. Acestea nu desfoar, n principiu, activiti productive,
obiectul lor de activitate plasndu-se, de regul, n sfera nematerial.
De-a lungul acestor reele externe ale administraiei publice se desfoar o lung reea de
comunicare a informaiilor aparinnd domeniului public, lato sensu. De aceea, pentru a
construi un sistem eficient de management al documentelor , ntr-o instituie public, este
absolut necesar s observm relaionarea acestuia, n mediul extern al su, cadrul sistemului
descris mai sus, pe vertical, de-a lungul liniilor ierarhice i pe orizontal, prin parteneriatele
cu organizaiile publice de acelai nivel, cu organizaiile private i cu cetenii.
statul de funcii/personal;
fia de post.
Dintre acestea, primele dou elemente sunt cele mai importante n descrierea unui sistem
de gestionare a documentelor. al treilea (fia de post) intervine accidental, pentru posturile i
persoanele care au stabilite atribuii excepionale ce implic construcii sau proceduri speciale
n procesul de gestionare a actelor administrative.
15
Iar conform Dicionarului explicativ al limbii romne, organigrama este definit ca fiind
redarea schematic (grafic) n toate detaliile a organizrii, a subordonrii i a legturilor
dintre compartimente din cadrul unei ntreprinderi sau al unei organizaii.
Vizualizarea structurii organizatorice se asigur de organigram. Ca reprezentare grafic a
structurii organizatorice, organigrama ilustreaz (evideniaz), practic, toate componentele
structurale de la post la relaiile organizatorice. Cel mai rspndit tip de organigram este
organigrama piramidal, ordonat de sus n jos, ce se elaboreaz folosindu-se ca principale
forme geometrice, dreptunghiurile i liniile, orizontale i verticale.
Organigrama autoritii/instituiei publice solicitante, trebuie s cuprind: funciile publice
de execuie i de conducere, posturile contractuale de conducere i de execuie; numrul de
posturi pe fiecare departament (direcie general, direcie, serviciu, birou etc.), compus din 1
conductor + nr. posturi execuie.
17
18
avut senzaia c nu sunt ascultai cnd comunic ct este de dificil s lucrezi cu un soft de
DMS i ct de imposibil este s l implementezi!
20
comunicare oral
comunicare n scris
comunicare non-verbal
21
22
Ambele forme de comunicare sunt utile organizaiei. Astfel, exist situaii cnd
prerile sau chiar nemulumirile salariailor nu se pot transmite pe cale formal pentru a nu
leza structurile oficial constituite. Trebuie s nu uitm c organizaiile sunt formate din
oameni, cu personaliti diferite, supui greelilor i orgoliilor, i se pot utiliza canalele
informaionale neoficiale pentru a transmite mesaje ntr-o form diplomatic.
23
TIP DE REEA
Tip lan
CARACTERISTICI
Tip Y
Tip cerc
1
2
24
Tip roat
Tip stea
feedback dificil
descentralizare comunicare
informaie liber
25
26
funcia decizional;
funcia operaional;
funcia documentar.
Principiul
corelrii
strnse
sistemului
informaional
cu,
Strategia ascendenta
n conformitate cu aceast strategie, rezolvarea unei anumite probleme ncepe cu
rezolvarea problemelor de detaliu, minore. Soluiile sunt agregate n vederea soluionrii unei
probleme mai complexe. Se procedeaz asfel pna ce se ajunge la vrf, la soluionarea
problemei globale.
Dezavantajul acestei metode const n necesitatea cunoaterii n detaliu al domeniului
problemei de rezolvat nainte de trecerea la rezolvarea propriuzis.
Strategia descendent
Este opus celei ascendente, abordnd problema de la general la particular, de sus n
jos.
Este studiata problema global, ncercnd descompunerea ei n probleme mai mici si se
trece la rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Rezolvarea subproblemelor se face prin
aceiai metoda, adic prin descompunerea lor n alte subprobleme, i tot aa pna se ajunge la
probleme a cror rezolvare este cunoscut..
Aceast strategie prezint avantajul c ofer n orice moment o imagine de ansamblu
asupra problemei de rezolvat.
29
Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale,
timp, etc., ceea ce implic n final costuri ridicate. Din acesta cauz, modul de abordare a
problemei proiectrii este foarte important. n decursul timpului s-au cristalizat cteva
metodologii standard de proiectare.
30
31
32
33
34
pe baza percepiei umane - care presupune legarea informaiei de efectele ce pot apare
n urma unei receptri;
pe baza unui sistem analitic - lingvistic, informaia poate se descrie prin termeni cu
referire la sensul sau structura ei;
criteriul de analiz
tipul informaiei
originea
exemple de informaii
note de serviciu, instruciuni
35
sensul circulaiei n
ierarhie
reprezentarea
descendente;
ascendente;
laterale.
durata de via
texte;
numere;
grafice;
scheme, desene
coduri
cifre, litere
sunete
telefoane, reuniuni
- informaii variabile al
au un coninut fix.
poziia n procesul
prelucrrii
documente, cataloage
informaii individuale;
fie cu atribuii
informaii
note de serviciu
de
mas
(pentru un ansamblu de
persoane);
gradul de
informaii instituionale
rapoarte
36
instituionalizare
- informaii de funcionare
informaii
proceduri
indispensabile
permit
organizaiei
prezint
indivizilor
importan
pt
ceea ce britanicii numesc responsibility and accountability concept ce aparin managementului modern ce
va fi tratat n capitolul IV al prezentei lucrri
37
publice, chiar dac ele comport variaii de la directive exacte i precise, pn la forme mai
vagi sau chiar cutumiare. Se recomand astfel un model bazat pe 5 reguli de aur:
criteriul geografic gruparea documentelor dup judeul, municipiul sau oraul unde
i au sediul unitile subordonate;
38
Scopul crerii oricrui document este acela de a asigura conectarea ntre membrii
organizaiei publice precum i ale acesteia cu mediul extern. La cel mai simplu nivel de
reprezentare mecanismul circulaiei documentelor ntr-o instituie public poate fi exprimat pe
baza unei scheme circulare tip input/output.
Input-urile reprezint totalitatea documentelor care intr oficial n instituie. Acestea
provin din mediul extern sau pot fi create n instituie i nregistrate ca intrri.
Etapa urmtoare se refer la procesarea documentelor, crearea de noi documente (din
oficiu) i orice alte aciuni care vizeaz gestionarea documentelor.
Output-urile se identific cu producia de documente pe care instituia le emite nspre
mediul extern, o parte dintre acestea putnd fi destinate unui circuit intern.
INPUT:
intrare
documente
pstrarea
clasarea
stocarea
arhivarea
documentelor
procesarea
documentelor
intrate
crearea de noi
documente
crearea de
documente cu
circulaie intern
OUTPUT:
rspuns
transmiterea /
difuzarea de
documente
n paralel
39
n ceea ce privete procesarea documentelor funcionarul public poate adopta una din
urmtoarele patru atitudini1:
clasarea fiind o referire la un document deja utilizat sau n vederea unei utilizri
ulterioare;
40
inexistenta unui program, n cele mai multe cazuri, sau a unor proceduri si standarde
privind distrugerea documentelor, ceea ce poate cauza erori grave sau fraude etc.
1
2
41
Orice procedur este ciclic. La nceput se asigur stabilirea obiectivelor proprii misiunii
legale a instituiei precum i conformitatea cu standardelor de performan; realizarea de
evaluri i dezvoltarea planurilor de adaptare i corectare a erorilor au loc spre finalul ciclului.
Diagrama prezentat mai jos ilustreaz cum procedurile de lucru ntr-o instituie public
nu sunt instrumente de sine stttoare. Ele decurg din necesitatea implementrii principiilor
stabilite prin politica naional ce ncorporeaz obiectivele strategice ale administraiei
publice romneti, normele legale ce modeleaz deciziile din interiorul instituiei publice i
procedurile individuale ce ofer mecanismul practic de implementare a activitilor zilnice ale
organizaiei publice.
42
politica
naional
Etapa prim a stabilirii unei proceduri este cea a analizei situaionale care
conduce la definirea obiectivelor strategice la nivel de putere executiv,
adoptarea prioritilor, angajamentul fa de aciuni & programe i
confirmarea responsabilitilor
obiectivele
strategice ale
administraiei
publice romneti
Instituional
proceduri i
practici
informale
Pe baza analizei elementelor descrise mai sus putem identifica urmtoarele funcii ale unei
proceduri:
44
n ceea ce privete circulaia documentelor ntr-o instituie public, din cauza sistemului
ierarhic-piramidal i, n general, tipic organizrii weberiene birocratice, se poate descrie un
circuit unic, general valabil n orice organizaie a administraiei. Etapele acestui circuit ar fi:1
45
46
MANAGER
5
2
3 6
REGISTRATUR
GENERAL
DIRECIE
SERVICIU
DEPARTAMENT
1 8
47
s fie simpl,
precis,
flexibil,
sau un sistemul ideologic i zecimal care prezint multiple avantaje, printre care
figureaz posibilitile multiple de aranjare, faciliti de cutare i mai ales
posibilitile de extensie fr a perturba ordinea stabilit. Acest sistem nu exclude alte
sisteme i poate chiar s le ncorporeze parial pentru anumite documente.
48
Astfel, dup procesarea la nivelul structurii organizaiei publice, actele cu acelai termen
de pstrare se claseaz n dosare, pe probleme, conform unui nomenclator cu indicatori care
st la baza procesului de arhivare. Acest nomenclator cuprinde urmtoarele tipuri de
informaii:
49
numerotarea filelor din dosar, numrul acestora fiind nscris sub semntura arhivarului
pe o pagin sigiliu.
Predarea documentelor se face pe baz unui proces-verbal. Modelul iniial al acestuia este
supus spre aprobare conducerii instituiei i spre apoi direciei judeene a Arhivelor Statului
competent teritorial.
50
aproape dou treimi din directorii europeni (61%) prefer s consulte documentele
dect s citeasc de pe monitorul calculatorului;
ase din zece (60%) corecteaz mai bine documentele tiprite pe hrtie dect fiierele
aferente acestora;
65% din respondeni prefer s pstreze copii de hrtie ale documentelor importante,
unul din zece directori pierd sau rtcesc lunar documente importante,
Hrtia este privit nc ca o adevrat comoar, iar deinerea unei biblioteci personale
plin de cri scrise pe suport de hrtie strnete admiraia oricrui profan n materie.
Pe Wikipedia se definete ,,hrtia ca fiind un material plan i subire, avnd ca element
esenial suprafaa sa pe care se poate scrie, ale crei dimensiuni sunt mult mai mari dect
grosimea sa. Hrtia este obinuta din fibre de celuloz amestecate, care se menin mpreuna
fr un alt liant cu excepia legturilor de hidrogen i a mpletirii fibrelor. Dei cele mai
cutate materiale celulozice pentru fabricarea hrtiei sunt pulpa lemnoasa a unor specii de
arbori de esen moale, n special cea coniferelor, datorit existenei fibrelor de celuloza n
structura multor plante, de la ierburi pn la arbori, se pot folosi i multe alte fibre, aa cum ar
fi cele ale plantelor de bumbac, in, cnep sa u orez.
51
procedura i diagrama au fost preluate din Manualul de Resurse Umane - livrabila ctre Agenia Naional a
Funcionarilor Publici n cadrul Programului PHARE Implementing Civil Service Reform in Romania
2
Art. 51 al Constituiei din 2003 prevede:
(1) Cetenii au dreptul s se adreseze autoritilor publice prin petiii formulate numai n numele semnatarilor.
(2) Organizaiile legal constituite au dreptul s adreseze petiii exclusiv n numele colectivelor pe care le
reprezint.
(3) Exercitarea dreptului de petiionare este scutit de tax.
(4) Autoritile publice au obligaia s rspund la petiii n termenele i n condiiile stabilite potrivit legii.
52
Act normativ /
art. / alin. / lit.
OG 27/2002
Art. 4 i 6
OG 27/2002
OG 27/2002
Art. 7 i 10(2)
OG 27/2002
Art. 10(1)
Responsabil
Compartimentul
pentru relaii cu
publicul
Compartimentul
pentru relaii cu
publicul
Compartimentele
de specialitate
crora le-au fost
repartizate petiiile
Conexarea petiiilor transmise de acelai petiionar cu Compartimentul
privire la aceeai problem, urmnd ca n rspuns s se fac pentru relaii cu
referire la toate petiiile
publicul
Compartimentele
53
Document standard
Act normativ /
administrativ prin
care se aprob
organigrama (ex.
Hotrre de Guvern /
Ordin / Decizie)
Numr i dat de
nregistrare
Not intern
(petiiile ulterioare
se claseaz la
numrul iniial i se
face meniune c s-a
rspuns)
Adres
Not intern
Observaii, excepii,
studii de caz
Act normativ /
art. / alin. / lit.
Responsabil
Document standard
de specialitate
crora le-au fost
repartizate petiiile
OG 27/2002
Art. 61
Adres
Art. 8(2)
OG 27/2002
Art. 6(2)
Art. 9 (2)
OG 27/2002
Art. 12, 13 i 15
54
Not intern
Map de
coresponden
Not intern
Observaii, excepii,
studii de caz
Act normativ /
art. / alin. / lit.
Responsabil
Document standard
compartimentului
care a soluionat
petiia
Compartimentul
pentru relaii cu
publicul
OG 27/2002
Art. 14
55
Adres
Raport semestrial
privind
implementarea
normelor
disciplinare
Observaii, excepii,
studii de caz
Clasarea
petiiilor
anonime
Analizarea
petiiei
Conexarea
petiiilor CI
Transmiterea petiiilor
greit ndreptate ctre
instituiile competente
Semnarea rspunsului
56
57
proces de baz al activitii organizaionale, deoarece nu prea exist aspecte n viaa unei
afaceri sau instituii care s nu implice crearea anumitor documente.
Datorit faptului c n secolul 21 lista purttorilor de date a cunoscut o diversificare
semnificativ, documentele importante provenind din nenumrate surse variate, precum i
volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, gestionarea
fizic, pe suport de hrtie, a documentelor a devenit greoaie. Cutarea informaiilor
consum minute preioase din timpul de lucru al colegilor administrativi, de multe ori fr
rezultat... Acestea sunt problemele care au stat la baza dezvoltrii sistemelor de
managementul documentelor (DMS- Document Management System). Aceste sisteme
ofer angajailor posibilitatea de a accesa informaiile necesare - pe baza drepturilor de
autorizaie -, tranparentizeaz relaiile dintre documente (ex. prin evidena sistematizat
a contractelor i facturilor, nregistrarea e-mailurilor etc.) i faciliteaz comunicarea rapid i
eficient dintre colegii din diferite departamente (ex. financiar, HR, administrativ, C.I. etc.) i
filiale, contribuind la un workflow mult mai transparent.
58
Soluiile i serviciile din aceast zon sunt destul de cuprinztoare i acoper practic orice
tip de implementare, plecnd de la soluii utile n cadrul unui departament la soluii care
acoper ntreaga instituie, indiferent de mrimea sau distribuia geografic a acesteia;
Soluiile de document management i content management pot fi implementate de sine
stttor sau pot fi integrate cu alte aplicaii de business.
b) Argumente pentru managementul documentelor n form electronic
n zilele de azi pentru mai multe instituii devine inevitabil de a stoca documentele ntro reea informatic. Pentru cei mai muli managementul documentelor este doar
nregistrarea informaiilor n form electronic, dar aceast problem este mult mai complex.
Pe de o parte nseamn scanarea i nregistrarea electronic a documentelor pe baz de hrtie,
pe de alt parte nseamn gestionarea i arhivarea electronic a documentelor ntr-o baz de
dat unitar.
o Siguran
59
metode scade consumul de hrtie, cerneal, i energie, sistemul este avantajos din punct de
vedere economic, dar nu n ultimul rnd ecologic. Soluia de managementul documentelor
furnizeaz avantaje i economisiri semnificante pentru afacerea Dvs.
o Responsabilitate social
V-ai imaginat vreodat cantitatea de hrtie consumat de instituia Dvs.? S gndii un
pic doar la procedurile de achiziii publice, i s punei unu lng altul cutiile de hrtie. O
cantitate enorm de mare. i nc nici nu am vorbit despre cheltuielile de tonere, care sunt
deeuri periculoase i necesit o metod de stocare special. Dar n cazul n care dorim s
digitalizm fluxurile administrative, care cuprinde workflow-ul ntreg - fiindc nu exist nici
un segment fr documente - am fcut un pas ctre protecia mediului. Fiindc informaiile
sunt stocate electronic, nu avem nevoie de exmplare secundare al documentelor, nu suntem
nevoii s cumprm dosare, scade consumul de hrtie, n paralel cu acestea scad i costurile
fcnd un pas mare ctre protecia planetei noastre.
63
Fluxuri de documente
Definirea fluxurilor de lucru pentru administratia publica nu se realizeaza greu, daca se
abordeaza corect si organizat.
Fluxuri de documente:
o s permit procesri n paralel a documentelor
o posibilitatea alegerii de destinaii diferite pentru documente
o pstrarea istoricului unui flux
Urmrirea documentelor:
o posibilitatea atarii
65
fizic (hrtie); utilizatorul va putea selecta documentele pentru care se va tipri cod de
bare, selecia se va face prin specificarea intervalului sau prin selecie interactiv din
list de documente n operare
-Utilizatorul s poat lista un bon (raport) dup nregistrarea documentului, care s
conin, pe lng datele specificate la nregistrare, i numrul i data nregistrrii;
bonul va fi marcat cu numele utilizatorului care a nregistrat solicitarea i a preluat
actele solicitantului, i va fi nmnat solicitantului
-Numr special pentru documentele la care legislaia prevede acest lucru (similar acces
la informaia public). Acest numr trebuie s fie generat automat de sistem.
-Posibilitatea de creare de seciuni i cmpuri suplimentare acolo unde necesit
(formulare dinamice), pentru fiecare tip de act n parte. Aceste cmpuri precum i tipul
i denumirea lor vor putea fi construite de ctre administratorul de soluie
-Ataare de documente de orice tip, inclusiv cele scanate.
-nscrierea automat n dosarele de arhivare, aa cum sunt definite n Nomenclatorul
de Arhiv al instituiei.
-Conexarea cu alte documente, inclusiv ntre ani;
68
-Dac fiierul curent aflat n operaia de rsfoire este semnat electronic, se va afia
coninutul lui original, numai dac semntura nu a fost alterat
-Dac fiierul curent aflat n operaia de rsfoire este semnat electronic, se va putea
aplica o contrasemntur electronic
-Fiierele semnate electronic vor fi automat ncrcate pe server n locul fiierelor originale
nesemnate
71
72
http://www.vectortelecom.ro/content/servicii/arhivare-electronica c.i./
73
http://www.ekeep.ro/
74
Registrul de depozit
-Posibilitatea de specificare a urmtoarelor date: Denumirea fondului,
Compartiment, Cota dosar, Scopul scoaterii din depozit, Numele solicitantului,
Funcia i
serviciul solicitantului, Data scoaterii, Data restituirii, Observaii
-Generarea automata a Fiei de control cu datele introduse
76
77
78
numarul si data inregistrarii, zile depasite, provenienta, tip document, utilizator curent,
starea documentului)
Toate documentele (detaliu) expirate, dupa tipul de act selectat, grupate dupa
departament si nivel
Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele lucrate (trimise sau
rezolvate):
79
Lista de documente expediate prin posta, grupate dupa tip posta si pe a anumita
80
Securitatea datelor
Securitatea datelor din sistemele de management al documentelor trebuie sa fie
realizata in corcordan cu prevederile Legii nr. 182/2002, cu modificarile si completarile
ulterioare, precum si ale Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate in
Romania.
Securitatea documentelor instituiilor publice se realizeaz indeplinind urmatoarele
caracteristici:
fiecare document s aib o seciune unde d se poat specifica dac este secret sau
public
n cazul documentelor secrete trebuie s se poat specifica lista de desecretizare de
ctre cel care ncadreaz documentul
accesul la un document secret i la toate nregistrrile derivate din el va fi permis
exclusiv persoanelor din lista de desecretizare
pentru documentele secret de serviciu s se poat specifica date legate de nr.
anexe, file/exemplar, exemplare, nr. dosar de clasare.
pentru fiecare document n operare, utilizatorul care l lucreaz s poat bloca
accesul altor utilizatori la el n editare (acolo unde e posibil)
fiecare document s poat avea o list cu persoane care pot edita rezoluii
(particip la rspunsul comun); persoanele de pe aceast list vor avea temporar
dreptul de editare pe document pn cnd titularul documentului blocheaz
documentul n editare sau documentul nu mai este n operare la respectivul
utilizator
Atacurile la e-securitatea unei intituii se manifesta prin multiple si diferite procedee,
cum ar fi: diversiunea, intoxicarea, penetrarea, extragerea, coruperea, violarea, fraudarea,
dezinformarea, inducerea in eroare, abaterea atentiei, inselarea vigilentei, dereglareablocarea-distrugerea sistemului.
Elemente de securitate si tehnicile specifice:
- Ascultarea comunicatiilor
- Diversiunea si intoxicarea
- Furtul parolelor
- Modificarea datelor
- Inregistrarea
- Phising: tip nou de frauda financiara
- Hackers
- Pirateria de Software
- FIREWALL
- SPAM - AntiSpam
- SPYWARE - AntiSpyware
- VIRUS - AntiVirus
81
82
CONCLUZII
Implementarea unei soluii informatice care s realizeze acest proces s-a impus n
ultima perioad ca o soluie salvatoare. Viteza de prelucrare a datelor, capacitile mari de
stocare disponibile pe pia, calitatea echipamentelor de scanare i chiar cele privind
semntura electronic constituie tot attea argumente n favoarea trecerii de la sistemul de
gestionare a hrtiilor pe suport fizic ctre mediul electronic.
O astfel de soluie de management al documentelor ofer trei avantaje eseniale:
economie de timp, spaiu i resurse umane. n condiiile unui mediu de administraie public
asaltat de informaii, vehiculate att n interiorul unei organizaii, ct i n exterior, un sistem
performant de management al documentelor, proiectelor i cunotinelor influeneaz n mod
esenial managementul timpului de lucru. Pe de alt parte, reducerea ponderii hrtiei n
circulaia documentelor genereaz reducerea substanial a spaiului de depozitare a arhivelor.
Sigur, un astfel de sistem prezint i dezavantaje, dar substanierea lui pe baza
procedurilor de lucru i a unei strategii generale a instituiei publice, conduce la organizarea
activitii pe baza celor trei E ai managementului (economie, eficien, eficacitate).
Pentru atingerea unor astfel de indicatori este nevoie doar de un sistem robust de management
al performanei ntreprinderii i aplicarea filozofiei managementului prin obiective bazat pe
paradigma plan do check act. Bineneles c n cazul managementului documentelor
accentul cade pe planificarea i procedurile privind fluxul de documente. C.I.
Mai mult, nu trebuie s uitm nici de noile concepte de administraie ecologic. Cu
toii lucrm nc excesiv de mult cu hrtii la locul de munc. Am ncercat s nlocuim suportul
scriptic cu cel electronic, ns hrtiile se tot adun. Multe autoriti, n special cele locale,
funcioneaz nc pe baz de proceduri scriptice consumatoare de timp, ineficiente i
predispuse erorilor. Riscul cel mai mare este de a pierde controlul asupra documentelor cu
83
84
REFERINE / BIBLIOGRAFIE
Alexandru Ioan, Cruan Mihaela, Bucur Sorin, Drept administrativ, Editura Lumina
Lex, Bucureti, 2005;
Cohen Steven i Eimicke William, The Effective Public Manager: Achieving Success
in a Changing Government, Editura CA : Jossey-Bass, San Francisco, 2002;
Claver Enrique, Llopis Juan, Gasc Jos L., Molina Hiplito, Conca Francisco J.,
Public Administration: From Bureaucratic Culture to Citizen-oriented Culture, The
International Journal of Public Sector Management, vol.12, no.5, 1999
http://bunaguvernare.eu
http://www.advocacy.ro
Joyce Paul, Strategic Management for the Public Services, Editura Open University
Press, Buckingham, 1999
Universitatea
Bucureti,
http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/marinescu/index.htm, 2003
Pollit Christopher, The Essential Public Manager, Editura Open University Press,
Maidenhead, 2003
Rose Aidan & Lawton Alan, Bureaucracy and Market in Public Services
Management, Editura Financial Times/Prentice Hall, Harlow, 1999
85
86