Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Contabilitate Informatizata
Contabilitate Informatizata
07.10.2010
Curs1
SISTEMUL INFORMATIONAL CONTABIL AL INTREPRINDERILOR MODERNE
ntreprinderea modern i sistemul su informaional constituie subiecte amplu dezbtute n
condiiile n care se manifest 2 direcii de aciune contrare, i anume:
1. Dorina ntreprinderilor de a se alinia curentului globalizrii informaionale.
2. cerinele restrictive impuse de stiinta si practica de a se alinia curentului contabile n domeniu.
De cele mai multe ori apare impresia eronat c multe din sarcinile i funciile contabilitaii au fost
transferate integral sistemului informatic n condiiile n care defapt acest transfer s-a realizat doar
secvenial obtinndu-se sistemele informaionale moderne.
Se poate astfel realiza o distincie clara intre latura de tehnic contabil si cea de stiin a
contabilitii n special datorit interpunerii intre acestea a sistemului informaional contabil (SIC). In
prezent pot fi lasate n seama calculatorului toate aspectele care fac din contabilitate o tehnica prin
dezvoltarea unor programe informatice care s cuprind toate regulile, procedurile, metodologiile i
tehnicile necesare obinerii situaiilor financiare anuale si a informaiilor financiar contabile de sinteza.
n aceast situatie, unui grup restrans de persoane i revine sarcina studierii laturiitinifice a
contabilitii.
Astfel dac la baza societaii n prezent st informarea, ulterior comunicaiile prin intermediul
sistemelor inteligente vor constituii baza obinerii informaiilor vitale pentru conducerea n condiii de
eficien a oricarei activiti.
Cele 4 stadii pe care societatea umana le-a parcurs i le parcurge i in prezent pot fi structurate in
varianta urmatoare.
- stadiul ntreprinderii informatizate corespunztor perioadei 1970 2010.
- stadiul specialitilor interconectai care a nceput in 1980 i continu in prezent.
- stadiul societii globale interconectate care a nceput n jurul anilor 1992 1993.
- stadiul societii globale informaionale care va debutat inepnd cu 2020.
21.10.2010
Curs 2
NTREPRINDEREA MODERN I TEHNOLOGIILE INFORMAIONALE
n contextul evoluiilor tehnologice ntreprinderea ca verig de baz n lanul valoric are ca
principal obiectiv maximizarea profitului su indiferent de domeniul in care lucreaz.
Apare astfel problema locului ntreprinderii moderne n cadrul unei societi global-infomationale.
Pentru a putea rspunde unui astfel de obiectiv se impune analiza pe de o parte a caracteristicilor acestei
ntreprinderi precum i a tehnologiilor informaionale i de comunicaii potenial prezentate in cadrul
su.
Astfel putem identifica:
a) n prezent pot fi identificai factori care genereaz asupra ntreprinderii un efect de inconstan
n ceea ce privete supravieuirea n mediul economic. Dintre acesti factori cei mai importani sunt:
+ tehnologiile informaionale
+ schimbarile politice i cele ce in de mentalitatea clienilor
+ interesele diferitelor organisme : profesionale i sindicale
b) n cadrul evoluiei sale ntreprinderea actual constituie arealul de desfaurare al operaiilor de
tranziie catre viitoarea societate global informaionala.
Astfel tehnologiile informaionale nainte de a fi aplicate n practic trec succesiv prin stadii de
cercetare i implementare ( cercetarea necesita fonduri care provin n principal din sectorul productiv )
poate fi sesizat astfel o spirala evoluionist i a aplicrii tehnologiilor informaionale astfel ncat nu se
poate preciza cu o exactitate care dintre cele 2 laturi ( cercetare sau aplicare ) este latura determinant i
care este cea determinata.
TEHNOLOGIILE INFORMAIONALE I DE COMUNICAII DIN ENTITATEA
ECONOMIC MODERN
Cunoasterea principalelor tehnologii informaionale care conduc societatea spre globalizare are un
rol semnificativ n special din punct de vedere al adoptrii demersului economic la linia evolutiv a
acestora.
Dintre tehnologiile informaionale putem amintii:
- internetul i intranetul fiind definite ca un ansamblu de reele interconectate care utilizate eficient,
concomitent, pot permite dinamizarea activitii dintr-o entitate economic permind totodata furnizarea
informaiilor cu privire la specificul, oferta i rezultatele acelei entiti.
Dintre aplicaiile ce pot fi dezvoltate pe baza internetului putem aminti :
- intranetul si extranetul, pota electronic, transmiterea informaiilor n timp real, serviciile de
studiu on-line, videoconferinele si comerul electronic.
Aceste informaii sunt aduse la cunotin tuturor nivelurilor de conducere pentru realizarea
planificrii i controlului activitilor organizaiilor economice.
DEFINIIE: n consens cu definiia dat sistemului informaional definim SIC ca fiind un
ansamblu de mijloace tehnice i informaionale orientate i specializate n colectarea , procesarea ,
accesarea , transmiterea i stocarea datelor i informaiilor despre procesele contabile care se regsesc n
perimetrul activitii unei entiti economice.
Structura sistemului informaional din cadrul entitii.
Ca urmare a rolului semnificativ pe care l are un SIC n cadrul sistemului informaional general n
organizarea acestuia este recomandabil s fie cunoscute principalele componente i circuite
informaionale specifice pentru a se ajunge la obinerea unor informaii clare, complete, relevante i
eficiente, d.p.d.v. al posturilor i al mesajului transmis.
n cadrul SIC exist posibilitatea structurrii acestuia folosind diferite criterii:
Structurarea pe cele 2 paliere specifice contabilitii, situaie n care se pot regsii :
- subsistemul contabilitii de gestiune care ofer informaii contabile utilizatorilor interni.
- subsistemul contabilitii financiare ce ofer informaii utilizatorilor externi.
Criteriul circuitelor contabile care pot fi configurate distinct n cadrul SIC.
Acest criteriu permite indentificarea mai multor componente:
- cumprri + vnzri
+ ncasri + pli
+ producie-stocuri-imobilizri
+ operaii diverse.
Criteriul etapelor procesului de producie:
+ aprovizionare
+ producie
+ stocare
+ desfacere
+ teri
+ trezorerie
Criteriul naturii elementelor patrimoniale permite delimitarea SIC n urmatoarele componente:
- capitaluri
+ imobilizri
+ stocuri
+ teri
+ trezorerie
+ cheltuieli
+ venituri
+ componenta extrabilaniera ( clasa 8 + clasa 9 )
Chiar dac multe din aceste criterii au un caracter teoretic un rol deosebit de important n
structurarea SIC revine i mrimii entitii la care se poate adauga metoda contabilitii practicat,
precum i folosirea sau nu al unui produs informatic pentru contabilitate.
Majoritatea entitilor din Romnia, pe lang problemele ce in de logistic i de aspectele
financiare generate de o gestionare deficitar a fluxurilor de numerar de blocaje financiare i de
inconsistena cadrului legislativ se confrunt si cu probleme specifice circuitului informaional contabil
n special ntre componentele acestuia.
Soluia pentru o astfel de problem de natur informaional o constituie implementarea
standardelor internaionale de calitate n cadrul aciunii de gestionare eficient a calitii, situaie n care
se poate recurge i la implementarea produselor informatice integrate, soluie cunoscut sub denumirea
de planificarea resurselor ntreprinderii.
Elementele de baz din cadrul SIC
- cumprri
- vnzri
- teri (inclusiv salariaii)
- venituri
- cheltuieli.
n cadrul acestor circuite de oxploatare pot fi delimitate urmatoarele operaii poteniale:
1. Stocuri :
- achiziie
- transfer
- consum
- vnzare
- operaii speciale
2. Teri: Furnizori :
- recepie
- compensri
- transferuri
3. Teri Clieni :
- facturare
- ncasare
- compensare
- transfer
6. Ali teri:
- creare datorie sau crean
- compensri
- pli sau ncasari
- operaii specifice
7. Venituri i Cheltuieli : cea mai mare parte apar n contra partid cu circuitele contabile de
exploatare amintite anterior ambele regsindu-se i n cadrul circuitelor de investiii sau de finanare.
Relaia dintre SIC i cadrul conceptual al contabilitii este una bidirecional n sensul c dac
SIC traseaz liniile directoare ale informaiilor contabile catre decidentul final, atunci n manier
complementar cadrul contabil conceptual stabilete normele i organizarea operaiilor vehiculate prin
SIC.
4.
Activitile de exploatare investiii i finanare genereaz o influenare direct sau indirect asupra
trezoreriei.
Corespunztor acestor 3 tipuri de trezorerie regsim fluzuri de intrare i de iesire de disponibil ceea
ce va determina n final obinerea unui flux de numerar net la nivelul ntregii entiti care poart numele
de flux de numerar cash flow
Pot fi delimitate urmatoarele circuite contabile :
a) Mijloace bneti necesare finanrii unor active financiare
b) Realizarea unor investiii corporale sau necorporale pentru care se apeleaz surse specifice ,
sfere investiionale.
c) Derularea activitilor specifice de exploatare pentru care se poate apela la furnizori, creditori
sau mprumuturi pe termen scurt.
Curs 5
09.11.2010
Modaliti de tratare a datelor dintr-un mediu informatizat.
Regula esenial pt nelegerea unui SIC ntr-un mediu informatizat se bazeaz pe cunoaterea ct
mai exact a structurii i modului de funcionare a unui SIC clasic neinformatizat.
Justificarea acestei cerine rezult din faptul c toate procedurile de tratare a datelor sunt nglobate
n produsul program , iar analiza, verificare i corectarea eventual a erorilor , nu pot fi fcute dect prin
cunoaterea ct mai exact a tutror acestor proceduri. ns cunoaterea procedurilor de tratare presupune
o bogat experien catigat din studii de caz rezultate n manier clasic sau din experiene anterioare.
Metoda clasic neinformatizat trebuie s respecte urmatoarele etape:
- evenimentele economice nsoite de documentele justificative sunt supuse analizei contabile.
- articolele contabile obinute n urma analizei sunt trecute n registrul jurnal.
- pe baza registrului jurnal se intocmete registrul Cartea Mare
- ntocmirea balanei de verificare periodice pe baza datelor din Balana de verificare precedent i
a celor din registrul Cartea Mare.
- la sfaritul exerciiului financiar pe baza datelor din registrul inventar se parcurg operaiile
premergtoare ntocmirii bilanului, contului de profit si pierdere ( 121 ) si notelor contabile.
- ntocmirea documentelor de sintez i reportare.
n esen aceste 6 etape se regsesc n majoritatea metodelor contabile practicate.
Aceste metode contabile clasice aplicate n cadrul SIC prezint att avantaje ct i dezavantaje:
AVANTAJE
- Simplitatea n etapa de documentare i stabilire a faptelor de controlat.
- coerent n aplicarea prevederilor legale.
- Actualizarea periodic a conturilor.
- Existena unui reper n activitatea de control ( jurnalul i balana ).
DEZAVANTAJE
- probleme n diviziunea muncii avnd n vedere categoriile de jurnale.
- repetarea unor nregistrri similare.
- numerotarea operailor de copiere.
- posibiliti sporite de a grei
- control ntrziat fa de momentul obinerii efective a balanei de verificare.
Avantajele i dezavantajele anterioare au generat implementarea SIC informatizat care necesit
urmatoarele precizri :
- evenimentele contabile nsoite de documentele jurtificative sunt introduse ntr+o baz de date
contabila comun sau general
- dup validarea acestora sunt parcurse proceduri informatice cu respectarea logicii contabile n
special la ncrcarea unei alte baze de date : Cartea Mare.
- validarea datelor vor oferi posibilitatea obinerii la cerere a tuturor listelor i rapoartelor generale.
Principalele avantaje n favoarea informatizrii SIC
- sunt eliminate erorile posibile ce pot sa apar n urma operaiilor repetate de copiere.
- reducerea timpului de prelucrare a datelor cu posibilitatea listrii la cerere a tuturor bazelor de
date.
- posibilitatea efecturii de simulri.
D.p.d.v. evolutiv SIC informatizat a cunoscut 3 stadii de dezvoltare:
a) stadiul legalizrii
b) stadiul informatizrii punctuale.
c) stadiul integrrii tuturor aplicaiilor din SIC precum i al interdependentei lor cu aplicaii din
sisteme informaionale diverse interne sau exterioare entitii conducnd n final la un SIC evenimenial.
Arhitectura SIC informatizat.
ntr-un mediu informatizat arhitectura unui SIC este total diferit de cea regsit ntr-un mediu
clasic.
Arhitectura SIC depinde de 2 factori:
1.Arhitectura sistemului informatic
2. Nivelul de organizare contabil.
Ambii factori amintii anterior genereaz rezerve sporite , ceea ce determin entitile economice
s apeleze la acele variante de structurare a SIC ( att n funcie de mrimea lor de profilul de activitate
ct i de nivelul resurselor financiare ) pe care le pot mobiliza pentru acest obiectiv.
n practic regsim urmatoarele arhitecturi ale SIC:
1 SIC autonom: cele 4 componente care fac obiectul contabilitatii primare ( cumprri , vnzari ,
ncasri i pli , salarii ) trimit informaii n format electronic sau n variant listat la compartimentul
financiar contabil unde mpreuna cu operaiile diverse ale perioadei sunt prelucrate i stocate existnd
posibilitatea ca ulterior la cerere s poat fi extrase informaiile solicitate de utilizatori.
2. SIC parial integral un astfel de sistem este specific tuturor entitilor care au nceput procesul
informatizrii i care din motive organizatorice sau financiare nu au reuit s ajung la stadiul de
prelucrare integral a datelor i informaiilor .
- planuri de afaceri
- activiti de eviden contabil
- controlul intern
- organizarea de circuite informaionale financiar contabile
- creasrea de softuri i audituri
d) resurse umane
- recrutare-angajare personal, formare profesional
- decizia externalizrii serviciilor trebuie luate n funcie de avantajele i dezavantajele pe care
acesta le presupune avnd n vedere stadiul propriu al cunoaterii pentru oricare dintre componentele
amintite anterior.
Dac ncadrm decizia de externalizare a serviciilor dintr- entitate pentru sistemul informaional
contabil, putem observa c n condiiile unui SIC integrat sau pariale integral este imposibil de stabilit
dac n astfel de servicii poate fi prestat n totdeauna de ctre teri.
Fiecare entitate, se poate orienta sau nu ctre externalizare numai n condiiile n care analizeaz
permanent raportul dintre profiturile care se doresc a fi obinute i riscurile financiare si operaionale pe
care le presupune obiectivul vizat.
Concluzie :
Externalizarea serviciilor, fie c se adreseaz unui mediu informatizat, sau anuia clasic, trebuie s
se bazeze pe 2 coordonate majore:
- prudena
- comparaii avantaje dezavanzaje
Utilizarea produselor informatice n domeniul contabil
Concepte specifice sproduselor informatice
Din punct de vedere practic, produsele informatice reprezint un ansamblu de instruciuni prin
intermediul crora sunt gestionate operatiile generate de calculator.
n sens restrns , produsul informatic, a fost privit ca un simplu cod-program care mpreun cu un
echipament face posibil ndeplinirea anumitor sarcini.
Acest punct de vedere este limitat, dac este privit numai din perspectiva proceselor de dezvoltare.
ntr-o excepiune extins , conceptul de produs informatic se refer n primul rnd la codulprogram ce rezolv o anumit sarcin precum i la documentaia ce nsoete astfel de coduri.
Pentru termenul de produs informatic, se utilizeaz n prezent formele de software sau soft.
Principalele funcii ale softului:
- a gestiona resursele informatice i informaionale ale organizaiei
- de a procura o serie de instrumente pentru a dispune de avantajele deineii resurselor informatice.
- de a aciona ca un intermediat ntre entiti i resursele informaionale.
Literatura de specialitate , pune n eviden doua grupe de software:
Softul de sistem un set de programe generalizate si integratel, care gestioneaza resursele
sistemului elecronic de calcule
Softul de aplicatii descrie programele care sunt realizate strict pt utilizator prin care acestia solicita
calculatoarelor executarea unor sarcini complete.
Catgoriile de produse informatice n organizare
Cele mai multe prelungiri de informaii , au ca principal scop funcionarea i gestionarea corect i
eficient a unei organizaii
n cadrul acestor prelungiri se pot delimita mai multe categorii:
- sist de prelucrare a organizaiilor standard
- sist generatoare de informaii
SIC acoper informaional, toate celelalte componente ale sistemului informaional economic.
Lipsa unor informaii contabile n celelalte subsist ale entitii atrage dupa sine un dezechilibru
informaional.
Se impune astfel a fi stabilite principalele aplicaii i legturile posibile ale acestora cu celelalte
structuri informaionale ale entitii.
Aplicaiile posibil de informatizat, se mpart n 3 categorii:
- aplicaii specifice contabilitii generale
- aplicaii specifice contabilitii de gestiune
- aplicaii specifice analizei economico financiare
1. contabilitatea general
- presupune urmatoarele detalieri:
contabilitate intrri ( parteneri , gestiune ),
contabilitate ieiri ........
contabilitate ncasri i pli ( gestiune lichiditi )
contabilitate operaii diverse ( salarii , imobilizri , operaii de nchidere perioad)
2.contabilitate de gestiune:
- partenerii
- gestiune stocuri
- gestiune lichiditi
- eviden imobilizri
- calculaie costuri
- inventariere
- bugetele ntreprinderii.
3.analizaeconomico-financiar
- analize factoriale
- analize pe baza bilanului
Aceste aplicaii pot exista individual, ceea ce poate constituiiun SIC autonom, pot fi parial
corelate, ceeaq ce va constitui un SIC parial integrat sau pot fi toate intercorelate -> SIC integrat.
Principalele cerine funcionale pentru produsele informatice contabile.
Practica n domeniu dispune de o multitudine de produse informatice pentru contabilitile care
rspund total sau parial din punct de vedere al funcionalitii solicitate de acest domeniu.
Pentru asigurarea informrii , eficiente, att a utilizatorilor ct i a celor ce realizeaz softuri ctb, se
impune existena a unui sist de referin de la care nu este permis nici o abatere.
Cerine generale:
Un produs informatic trebuie s asigure un set de funcii generale i unui de funcii speciale
aferente domenului pentru care s+a realizar i dezvoltat acel soft.
n categoria funciilor generale, sunt incluse operaiile de :
a) introducere date:permite ncrcarea bazei specifice aplicaiei ( pentru modulul sarii
introducerea zilnic a pontajelor)
b) actualizare: presupune adugarea de nregistrri ( adugarea unui salariat, modificarea unei
nregistrri modificarea datelor personale ale unui angajat , tergerea unei nregistrri).
c) consultare :
- operaii de listare vizionare a unor situaii centralizate a unor fie, a unor liste particularizate.
- operaii de interogare a bazelor de date din componena aplicaiei ( la modulul salarii putem avea
urmatoarele listri: lista de avans chenzinal, pontajul, state de salarii ,fluturai pentru salarii, fiele
fiscale )
n categoria interogrilor, putem avea solicitri de timp: nr de salariai n secia X , vechimea
angajatului Y, nr ore lucrate, cheltuieli salariale pentru luna n curs.
d) controlul aplicaiei include operaii precum:
- iniializarea datelor de lucru din per de gestiune
utilizare:
1. posibilitatea obinerii informaiilor pe baza unor criterii simple bazate pe interogri i care
respect logica prelurii contabilitii a datelor prezentnd n final o baz de lucru compact.
2. prezena unor interfee de lucru atractive i avantajoase prin intermediul crora s poat fi
introduse ct mai multe documente ct mai apropiate de formatul lor original n condiiile n care trebuie
respectate i fluxurile sau circuitele logice ale documentelor primare i centralizatoare.
3. prezena unor interfee de transfer preluare de date sau informaii; prezena acestor interfee face
posib solicitarea exportului ntr-un anumit format pentru prelucrarea ulterioar a informaiilor cu
ajutorul unui procesor de text , a unui procesor de calcul tabelar sau a unuia de gestiune a bazelor de
date.
Dac produsul este integrat sau parial integrat, se impune existena obligatorie a interfeelor de
transfer preluare.
4.existena unor meniuri ajuttoare prin care s fie detaliate interactive sau contextual diverse
funcii ale programului.
Existena unei documentaii cu studii de cay exemplificative contabilitii.
Structura minimal cadru de organizare a unei aplicaii trebuie s cuprind urmtoarele opiuni:
- setri
- nomenclatoare
- tranzacii
- liste
- ajutor
Cerine funcionale pe tipuri de aplicaii informatice n cadrul SIC
Pentru aplicaiile din contabilitatea general:
a. contabilitate intrri trebuie s cuprind urmatoarele funcii minimale:
- recepie stocuri
- recepie servicii
- generare jurnal cumprri
- generare Registru Jurnal
- raportri analitice pe tipuri de stocuri
Faciliti informatice ce trebuie solicitate:
difereniere ntre furnizori i furnizori de imobilizri
posibilitatea realizrii de recepii i pentru aporturi materializate, pentru donaiile printe, pentru
intrri de la creditori diveri i ali teri