OMV Petrom E&P

Proces de afaceri

Titlu:

Procesul de Management
al Lantului de Aprovizionare

Obiectiv:

Proiectarea fluxului de lucru referitor la planificarea, executia, controlul si

monitorizarea contractelor si a activitatilor de aprovizionare, cu scopul de a
sincroniza activitatea de aprovizionare cu cea de cerere, pentru a eficientiza
procesul si imbunatati satisfactia beneficiarului

Elaborat de:

Expert Senior
Serviciu Mng. Proceselor

Verificat de:

C. Roncea

09.09.2011

Sef Serviciu
Controlul Contractelor

D. Costeleanu

09.09.2011

Sef Serviciu
Microdepozite

M. Tanase

12.09.2011

Sef Serviciu
Managementul Proceselor

S. Cirstea

12.09.2011

Sef Departament
Suport in Afaceri si
Managementul Performantei
Sef Birou
Managementul Materialelor

Aprobat de:

14.09.2011
S. Grasser

M. Serbanoiu

12.09.2011

Sef Departament
Managementul Cererii

I. Anghel

15.09.2011

Director
Zone de Productie Interne

G. Selischi

16.09.2011

J. Pleininger

23.09.2011

Membru al
Consiliului Director
Responsabil cu E&P
Unitate organizationala

Nume

Data

Semnatura

In vederea simplificarii limbajului, in acest document s-au folosit afirmatii neutre din punct de
vedere al genului. Acolo unde este cazul, masculinul incorporeaza si varianta pentru feminin.

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 1 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

1.

Introducere

Procesul de Management al Lantului de Aprovizionare face parte din structura arhitecturala

a proceselor OMV Petrom E&P. Acesta asigura suport pentru toate celelalte procese de
afaceri creand punti de legatura intre toate partile implicate.
Managementul Lantului de Aprovizionare reprezinta o abordare trans-functionala, care
include activitatile de management referitoare la transportul si depozitarea materialelor si
echipamentelor in cadrul unei organizatii, pornind de la sursa pana la punctul de consum,
cu obiectivul de a crea valoare neta, construind astfel o infrastructura a activitatii de
aprovizionare competitiva si sincronizand aprovizionarea cu cererea.
Scopul Procesului de Management al Lantului de Aprovizionare este de a imbunatati
activitatea de colaborare si increderea dintre partenerii implicati in activitatea de
aprovizionare, precum si imbunatatirea si acuratetea activitatii de inventar, rapiditatea
transportului si a aprovizionarii.
Procesul de Management al Lantului de Aprovizionare descrie planificarea, executia,
controlul si monitorizarea contractelor si activitatilor de aprovizionare, precum si
colaborarea dintre OMV Petrom E&P si companiile terte responsabile sa asigure serviciile
de aprovizionare in conformitate cu rolurile si responsabilitatile fiecarei parti.

2. Scop si Aplicabilitate
Procesul de Management al Lantului de Aprovizionare se aplica tuturor materialelor (de
rezerva, consumabile, echipamente, produse chimice etc.) care este necesar sa fie stocate si
folosite in E&P, precum si serviciilor care trebuiesc sa fie disponibile pentru afacerile E&P in
desfasurare.
Beneficiarul acestor materiale sau servicii poate fi din orice departament din Diviziile E&P
Petrom.
In afara domeniului de aplicare al acestui proces:
-

Procesul intern de achizitii, care este definit de procedurile de achizitie corporatiste;

Activitatea interna a depozitului Gebruder Weiss SRL, care este definita in contractul
incheiat cu OMV Petrom.

3.

Titular Proces - Seful Departamentului Managementul Cererii din Unitatea de Afaceri

Zone de Productie Interne, Divizia Explorare si Productie

4. Partile Implicate

Unitatea de Afaceri Dezvoltare

Unitatea de Afaceri Explorare

Unitatea de Afaceri - Zone de Productie Interne

Unitatea de Afaceri- Mentenanta si Logistica

Unitatea de Afaceri Reparatii si Interventii Sonde

Departamentul Proiecte Speciale

Departamentul de Achizitii

Gebruder Weiss SRL

5. Arhitectura procesului
Procesul a fost modelat cu programul ADONIS si include prezentarea generala (procesul la
nivel macro), sub procesele, activitatile si responsabilii pentru fiecare activitate (R,A,C,I).
Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R
Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 2 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Acest proces este disponibil pe Platformele de colaborare ale Petrom- Petrom Intranet si
Petrom E&P Connect.

6. Diagrama de flux a Procesului de Management al Lantului de Aprovizionare

In paginile urmatoare, este prezentata diagrama de flux a procesului in sunt evidentiati pasii
necesari in initierea procesului pana la livrarea catre beneficiarul intern a materialelor si
serviciilor, impreuna cu toate revizuirile necesare si etapele de aprobare.

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 3 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 4 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 5 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 6 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 7 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 8 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 9 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 10 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

7. Termeni si abrevieri
7.1 Termeni
7.1.1 Simboluri ADONIS

7.1.2 Abrevieri organizationale:

CH
Depozit Central
CMDM
Centrul de Coordonare al Managementului Datelor
DD
Materiale cu Livrare Directa
DM
Managementul Cererii
E&P
Divizia Explorare si Productie
FM
Materiale cu Miscare Rapida
MMmW
Micro Depozit
MRP
Planificarea Cererii de Materiale
PO
Comanda de aprovizionare
PR
Referat de necesitate
SM
Materiale cu Miscare Lenta
SPOC
Persoana Unica de Contact
SS
Serviciul Standardizare si Specificatii
STO
Comanda de Transport Stoc
TA
Autoritate Tehnica
WH
Depozit
ZMDM
Aplicatia SAP pentru procesarea cererii in Baza de Date a Materialelor

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 11 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

7.1.3 Termeni
-

Rezervari Manuale - o comanda executata in SAP MM de catre beneficiar ( solicitant) prin

care este cerut un material. Acesta poate fi livrat din stocul existent sau, daca stocul nu este
suficient, se genereaza un PR ( referat de necesitate)

Rezervari Automate - o comanda executata de catre sistem in SAP MM prin care un material
necesar este incarcat in sistemul SAP PM conform comenzii. Acesta poate fi livrat din stocul
existent, sau daca stocul existent nu este suficient, se va genera un PR (referat de necesitate )

PR (referat de necesitate) - document SAP folosit pentru solicitarile facute catre

Departamentul de Achizitii pentru serviciile/ materialele necesare. Acest document trebuie
atasat la specificatia tehnica a materialelor necesare/ scopul lucrarii serviciilor cerute

Beneficiarul(Solicitantul) - orice entitate din Petrom E&P/ EPS care face solicitarea de
materiale sau servicii

MRP(planificarea cererii de materiale) - un sistem automat de control al inventarului, folosit

pentru gestionarea inventarului, cu scopul de a diminua nivelul stocului

AFE - aprobare pentru cheltuieli

CAPEX - cheltuieli pentru investitii in conformitate cu procedurile de control ale Petrom

OPEX - cheltuieli pentru operatiuni in conformitate cu procedurile de control ale Petrom

Material cu Livrare la Depozit - un material cerut prin serviciul Central de Management al

Inventarului si livrat de catre furnizor direct catre Depozit

Material cu Livrare Directa - un material solicitat in mod direct de la Departamentul de

Achizitii si livrat de catre vanzator catre beneficiar, la adresa de livrare specificata, fara a fi
inregistrat in Depozit

Caietul de Sarcini - document necesar Departamentului de Achizitii pentru inceperea

procedurii de contractare si licitatie. Acest document cuprinde o sectiune referitoare la
cerintele tehnice solicitate de catre beneficiar si o sectiune cu cerinte de afaceri generale

Comanda de Transfer a Stocului (STO) - formular care va fi elaborat de catre Depozitul

solicitant pentru transferul intern al stocului

Comanda de Aprovizionare ( PO) - document care va fi elaborat de catre Departamentul de

Achizitii, aprobat in conformitate cu matricea de aprobare in vigoare si care va fi trimis ca
document formal necesar pentru fiecare livrare

8. Reglementari scoase din uz

N/A
9. Documentatia de suport
-

Standardul de Control al Documentelor

Manualul de Proceduri de Initiere a Cererii

Standard Managementul Reclamatiilor Adresate Contractorilor PEP-M-CC-001-00-R

Procesul de Creare in Baza de Date a Materialelor

PEP-M-SS-BPR-001-02-R

Procesul de Mentenanta a Bazei de Date a Materialelor

PEP-M-SS-BPR-002-02-R

10. Lista de Distributie

-

Director Unitatea de Afaceri Dezvoltare

Director Unitatea de Afaceri Explorare

Director Unitatea de Afaceri Zone de Productie Interne

Director Unitatea de Afaceri Mentenanta si Logistica

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R
Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 12 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Director Unitatea de Afaceri Reparatii si Interventii Sonda

Sef Departament Proiecte Explorare si Productie

Sef Departament Proiecte Speciale Explorare si Productie

Sef Departament Corporativ Operational de Achizitii

Sef Departament Managementul Materialelor

Sef Serviciu Controlul Contractelor

Sef Serviciu Microdepozit

Sef Zone de Productie Interne Operatiuni

11. Anexe
-

Anexa 1 Formularul de Reclamatie diferente la receptia materialelor

Anexa 2 Proces verbal de constatare marfa deteriorate in depozit

Anexa 3 Proces verbal de constatare marfa lipsa in depozit

Anexa 4 Formularul de Reclamatie Lipsa unitati constatate la livrare

Anexa 5 Profilul de material in sistemul SAP

Anexa 6 Planul de implicare

Anexa 7 Lista de verificare in teren

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 13 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Anexa 1 Formularul de Reclamatie Diferente la receptia materialelor

FORMULAR RECLAMATIE
diferente la receptie
Incheiat astazi _______________________
(data constatarii)

In urma efectuarii receptiei cantitative aferente livrarii efectuata de SC Gebruder Weiss SRL la
data de __________________ pentru marfurile continute de Avizul de insotire marfa Nr.
___________________, va facem cunoscute urmatoarele neconformitati :

Cod material
SAP

Cantitate
totala
mentionata
in Aviz

Cantitate
totala livrata
fizic

Cantitate
MINUS

Cantitate
PLUS

Cantitate
Data
expirare
depasita

*** Formularul se completeaza si se transmite catre Petrom Romania in maxim 1 zile de la momentul
livrarii marfurilor
Metionam ca toate coletele au fost sigilate.

Numele persoanei care a intocmit prezentul document :

_______________________________

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 14 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Anexa 2 Proces verbal de constatare marfa deteriorate in depozit

Proces verbal de constatare marfa deteriorata in depozit

Firma:

Gebruder Weiss
SRL

Data intocmirii:

Intocmit de:

Cod material SAP

Descriere produs

Cantitate lipsa

u/m

Cauza posibila
container
spart
manipulare

Explicatii Gebruder Weiss

datorita unei greseli de manipulare in depozit , articolul _________ a fost deteriorat , si prezinta scurgeri
de substanta

Modalitate solutionare:
1. Petrom confirma via e-mail ca a fost informat prin prezentul PV de marfa deteriorata
2. Petrom emite in maxim 7 zile calendaristice , factura catre GW pentru contravlaoarea marfurilor
3. GW intocmeste dosarul de dauna si scoate din stoc in baza facturii cantitatea deteriorata
4. Marfa devine proprietatea Gebruder Weiss

Confirmare reprezentant Petrom pentru facturarea articolului deteriorat

Nume :
Data:

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 15 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

la

Anexa 3 Proces verbal de constatare marfa lipsa in depozit

Cod SAP materia

Descriere produs

Cantitate lipsa

u/m

Cauza posibila
neidentificat la pregatire comanda

Explicatii Gebruder Weiss

La pregatirea comenzii cu nr. __________ articolul mentionat nu s-a putut identifica in depozit.

Modalitate solutionare:
1. Petrom confirma via e-mail ca a fost informat prin prezentul PV de lipsa marfurilor din stoc
2. Petrom opereaza in SAP blocarea marfurilor lipsa
3. GW opereaza in ELK blocarea marfurilor pana la clarificare ( inventar sau gasirea ulterioara in depozit)

Confirmare reprezentant Petrom pentru blocarea articolului in SAP

Nume :
Data:

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 16 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Anexa 4 Formularul de Reclamatie - Lipsa unitati constatate la livrare

FORMULAR RECLAMATIE
Lipsa unitati constatate la livrare (lipsa palet/colet marfa)
Incheiat astazi _______________________
(data constatarii)

In urma efectuarii receptiei cantitative aferente livrarii efectuata de SC Gebruder Weiss SRL la
data de __________________
pentru marfurile
continute de Avizul de insotire
marfa Nr.
___________________, va facem cunoscute urmatoarele neconformitati :

Serie colet /palet lipsa (seria este mentionata pe Avizul de insotire)

*** Formularul se completeaza si se transmite catre Petrom Romania in maxim 1 zile de la momentul
livrarii marfurilor catre beneficiarul final al acestora
Metionam ca toate coletele livrate au fost sigilate.

Numele persoanei care a intocmit prezentul document :

_______________________________

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 17 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Anexa 5 Profilul de material in sistemul SAP

Nr Proces

Achizitii
speciale
MM MWH/ Zona de
DP
Productie MRP tip cheie

REFM

REEX

VE

40

Rezervare

Materialele FM sunt cu relevanta MRP la nivel de MM mW/ DP si

bazat pe rezervare,este postat un PR pentru transfer, iar apoi este
postat si documentul STO (cu CH ca si plant de livrare)

RESM

REEX

ND

40

PR cu U

Materialele SM nu au relevanta MRP la nivel de MM mW/DP.

REFC

ND

PR

Documentul PR este cu alocare de cont ( Comanda de Lucru PM) si

plantul este plantul din Zona de Productie

Rezervare

Materialele sunt stocate in planturile MM mWH, in locatii separate

de stocare. Materialele sunt deblocate numai in planturile dorite.

PR

Procesul este proiectat pentru transferul materialelor catre Ateliere

si locatiile Toolmen la nivel de Zone de Productie. Ambele nu sunt
definite in sistemul logistic SAP. Acest proces este similar cu
consumul direct la nivel de Zone de Productie, cu aloc

STO

Aceste materiale sunt: materiale cu miscare lenta speciale (grele)

sau cu livrare urgenta, deasemeni materiale cu miscare lenta.
- pentru livraril

FM
( cu miscare rapida)
SM
( cu miscare lenta )

DD catre Zona de
Productie
(livrare directa)

REEX

Materiale Speciale

RECE /
RECH

DD catre Zona de
Productie (Ateliere
/Toolmen) (livrare
directa)

CH catre Assets
( Depozitul Central)

Doc. Postate Comentarii

REEX

RESM

REEX

REFC

REEX

PD

ND

ND

40

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 18 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Anexa 6 Planul de implicare

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 19 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00

Anexa 7 Lista de Verificare pe Teren

Proces de afaceri OMV Petrom E&P PEP-M-SC-BPR-001-01-R

Procesul de Management al
In vigoare de la: 1.09.2011
Page 20 of 20
Lantului de Aprovizionare
Revizia: 00