Structura Organizatorica
Organigrama sediuluilui central, al societatii MEGA IMAGE, se prezinta in felul urmator:
CONDUCEREA
SOCIETATII
Departamentul
Resurse Umane
Departamentul Departamentul Departamentul Departamentul
Departamentul IT
Economic Comercial Juridic Tehnic
Departamentul de Departamentul de Departamentul de
Pricing Achizitii Contabilitate
Departamentul de Departamentul de Departamentul de
Vanzari Merchandising Audit Intern
Departamentul E-
Commerce
Departamentul de
Marketing
Departamentul
Logistic
Structura organizatorica reprezinta totalitatea persoanelor, a compartimentelor de
munca, a verigilor de productie si conceptie, modul in care acestea sunt distribuite in timp si
spatiu, precum si relatiile care se stabilesc intre ele in vederea realizarii obiectivelor de baza
ale intreprinderii.
Organigrama prezentata poarta denumirea de structura ierahic-liniara si este primul tip
de structura utilizata care isi are originea din sistemul de conducere din armata. In cadrul ei se
respecta cu strictete principiul unitatii de conducere ( comanda), in sensul ca fiecare persoana
este subordonata unui singur sef.
Organismul de conducere al societatii este directorul de magazin. Fiecare departament
are un rol operational (de executie), de suport al activitatii de baza al companiei foarte bine
definit.
Directorul de magazin este capitanul unei echipe care, in fiecare zi, desfasoara partide
importante cu clientii. Acesta planifica fiecare actiune. Rolul acestuia este de a cunoaste toate
nevoile clientilor, de dezvoltare a imaginii magazinului si de control a situatiei financiare a
magazinului.
Departamentul de resurse umane raspunde direct de prevenirea si protectia
personalului din subordine – instruirea si admiterea la locul de munca, testarea anuala.
Seful raionului de protectie a muncii executa instructajul periodic si reinstruirea dupa o
absenta mai mare de 30 de zile. Acesta verifica respectarea normelor de exploatare a utilajelor,
spatiilor; incadrarea in programul de lucru; normele HACCP, PSI, SSM, ISCIR
Departamentul de contabilitate asigura dotarea si organizarea locurilor de munca,
asigurarea cu materiale, materii prime sau semifabricate, ambalaje etc.
Gestionarul intocmeste si inainteaza ierarhic spre aprobare graficul de mentenanta de
prevenire/operasionalizare a utilajelor, echipamentelor si accesoriilor din patrimoniul
magazinului.
Seful de departament este cel care asigura instruirea si repartitia fortelor si mijloacelor
pentru interventii in situatii de urgenta si aduce la cunostinta personalului decizii interne,
proceduri, norme, legi.
Responsabilui HACCP intocmeste si inainteaza ierarhic spre aprobare graficul de
serviciu si controlul medical periodic, asigurand incadrarea in normele de durata si sarcini de
serviciu conform calificarilor si a fiselor posturilor, procedurilor.
Analiza structurii functionale
Structura functionala reprezinta ansamblul cadrelor de conducere si compartimentelor
tehnice, economice, admininistrative, modul de construire si grupare a acestora, precum si
relatiile dintre ele, necesare desfasurarii precesului de management si executie.
Pentru asigurarea functiei de aprovizionare in magazinul MEGA IMAGE, in cadrul
organizatiei sunt stabilite relatii precise intre principalele departamente.
Principalele activitati desfasurate in vederea aprovizionarii cu marfuri sunt urmatoarele:
a) APROVIZIONAREA
Aprovizionarea cu marfuri a depozitului reprezinta operatia de identificare si verificare
cantitativa si calitativa a marfurilor, a materiilor prime si materialelor ce se primesc in aceasta.
Receptia are drept obiectiv verificarea mai multor aspecte privind calitatea, cantitatea,
indeplinirea intocmai a contractului care reglementeaza relatiile dintre furnizor si beneficiar si
intre acestia si intreprinderea de transport.
Operatia de receptie asigura cantitativ si mai ales calitativ existenta in intreprinderea
comerciala, de alimentatie publica a tuturor valorilor necesare pentru buna desfasurare a
activitatilor complexe care se desfasoara aici.
a) CONTABILITATEA
In contabilitate dupa verificarea calitativa si cantitativa a produselor primite de la
furnizor, este primita factura care este trecuta in registrul de scadenta.
Mega Image desfăşoară activităţi în domeniul comerţului. Aceştia au produse pentru
menaj (spre exemplu detergenţi de vase şi haine, odorizante etc.), pentru decoraţiuni (spre
exemplu lumânari parfumate şi candele de diferite feluri), pentru igiena corporală (spre
exemplu paste de dinţi, săpunuri, şampoane, geluri de duş, creme pentru îngrijirea pielii,
aparate de ras, deodorante, ape de toaletă, etc.), pentru copii mici (spre exemplu lapte,
mâncare, scutece pentru bebeluşi), produse bio (spre exemplu ulei din soia, lapte din soia,
cereale dietetice, bere bio nefiltrată, produse pentru diabetici, etc.), dar cele mai multe produse
sunt cele alimentare cum ar fi: toate tipurile de fructe şi legume, carne de vită şi de porc,
preparate din carne afumată şi neafumată (cârnaţi, mici, frigărui, piept de pui, pastramă, etc.),
mezeluri feliate sau nefeliate (după preferinţa clientului), brânzeturi, lactate, măsline de toate
tipurile, mâncăruri gătite (salată de beof, salată de vinete, chiftele, piure de cartofi, etc. toate
produse de Delhaize Group), produse tradiţionale (murături, bulion, suc de roşii, gemuri,
zacuscă etc.), conserve (pate, peşte, mazăre, porumb, ananas, etc.), produse congelate
(peşte, blaturi pentru pizza şi plăcintă, amestec de legume, etc.) , un raion întreg de dulciuri
(produse de ciocolată, biscuiţi, croisante, etc.), şi băuturi ( apa plată şi carbogazoasă, sucuri
naturale Tetra Pak şi cele acidulate , bere cu/fara alcool, vinuri de numeroase sortimente şi
băuturile spirtoase cum ar fi wisky, vodka, rom, etc.)
Deasemeni Mega Image are propriul rotisor unde găsiţi preparate de pui (piept, pulpe,
aripi sau pui întreg) şi propria patiserie de unde puteţi alege toate tipurile de produse de
panificatie (pâine ciabatta, croisante cu ciocolata sau vanilie, mai multe sortimente de plăcintă,
etc.).
În funcţie de sezon apar produse specifice acestuia. Pe perioada iernii în magazin sunt
introduse produse specifice crăciunului precum ornamente (globuleţe, beteală, etc.) , cozonaci,
preparate din ciocolată şi multe altele.
În această instituţie curăţenia este printre cele mai importante activităţi, fiindcă
aceştia doresc să creeze o atmosferă cât mai plăcută şi proaspătă atât pentru clienţi cât şi
pentru angajaţii lor.
Curăţenia începe încă de la primele ore în felul următor:
- la ora 05:00 vine maşina care aduce fructele şi legumele, tot la aceeaşi oră venind şi primii
angajaţi (adică tura de dimineaţa). Aceştia încep să aranjeze fructele , legumele şi toate
celelalte produse care lipsesc după rafturi.
- după ce sunt aranjate acestea, începe curăţenia fiindcă dacă s-ar fi apucat înainte, nu ar fi
avut niciun rost deoarece s-ar fi făcut mizerie de la legume şi fructe.
Curăţenia constă în măturat apoi şters praful de pe vitrine şi frigidere şi la sfârşit
spălatul pe jos. Fiecare angajat trebuie să îşi menţină curat raionul pe tot parcursul zilei.
Toate cartoanele şi plasticele, care se strâng de la marfa aranjată pe rafturi, sunt
duse în spatele magazinului, la ghenă. Acolo există o presă care este folosită pentru plierea
cartoanelor si a plasticelor. Iar în fiecare dimieaţă vine o maşină care se ocupă de colectoarea
acestora.
Reziidurile care se strâng de la rotisor (grăsimea) este colectată într-un bidon tot
la ghenă, şi odată pe săptămână vine o maşină de la o firmă care se ocupă cu reciclarea
grăsimilor. Aceştia produc crochete pentru animale şi motorina.
[Link] angajaţilor
Fiecare angajat are un program bine stabilit. Acesta este structurat în 3 schimburi:
- schimbul 1 începe de la ora 05:00 până la ora 14:30
- schimbul 2 începe de la ora 14:00 până la ora 22:30
- schimbul 3 se face de 2 ori pe săptămână: marţi de la 22:00 la 07:00 şi joi de la 22:00 la
07:00.
Pentru fiecare schimb există un şef de tură care se ocupă de comenzile
magazinului. Aceştia sunt schimbaţi prin rotaţie.
Nu toţi angajaţii lucrează de noapte. Sunt 8 angajaţi plus 2 şefi de tură care fac cu
schimbul. Spre exemplu în săptămâna care urmează intră marţi noaptea 4 angajaţi plus un şef
de tură, ceilalţi 5 fiind în schimbul 1 sau 2. Apoi, cei care au fost de noapte, sunt liberi miercuri,
şi joi intră iar de noapte. Vineri sunt liberi, iar sâmbătă şi duminică lucrează câte 12 ore. Cei 5
care au lucrat toata săptămâna sunt liberi sâmbătă, duminică şi luni, iar marţi intră de noapte ,
şi cei care au fost de noapte lucrează la rândul lor toată săptămâna în schimbul 1 şi 2.
Casierele lucrează în două schimburi. Şi acestea fac prin rotaţie, dar doar 2
casiere rămân până la ora 23:00.
Fiecare angajat în parte are dreptul la o pauză de jumătate de oră, care poate fi
luată la orice oră doreşte acesta.
8.Cărucioare şi coşuri
Magazinul dispune de coşuri de mai multe feluri:
- coşuri mari pe role
- coşuri medii cu mâner
- coşuri mici cu mâner
Acestea se găsesc imediat cum intri în magazin. Pe partea dreaptă sunt cele mari
şi medii, iar pe partea stângă sunt cele mici.
Când vine vorba despre cărucioare apare o problemă deoarece acestea lipsesc.
Ele sunt folosite de către angajaţi pentru a putea transporta marfa din recepţie către raioane.
În caz că un client doreşte să cumpere produse mai multe şi acestea nu încap în coşuri, îi
eliberăm un cărucior.
Coşurile sunt strânse de la case de către angajaţi. Casierele au un buton pe care
apasă de 2 ori. Acesta este semnalul că la case s-au strâns multe coşuri şi că acestea trebuiesc
strânse.
Coşurile sunt spălate de către femeia de servici de 2 ori pe săptămână, fiindcă
acestea se murdăresc de la produse care se sparg sau care se dezgheaţă.
Problema coşurilor este aceea că sunt puţine, adică uneori, în cadrul orelor de
vârf, se întâmplă ca un client să rămână fără coş. Încă o problemă mai este şi faptul că sunt
prost proiectate deoarece se rup foarte repede.
[Link] consumatorului şi al personalului
Consumatorul este cea mai importantă verigă a oricărui comerciant. Fără acesta nu ar
exista comerţ.
În magazinul Mega Image Muncii, toată atenţia personalului este îndreptată sper client,
ei dorind ca orice consumator să fie satisfăcut. Adică toate vitrinele şi rafturile să fie pline,
magazinul să arate frumos şi să inspire o senzaţie de prospeţime, dacă există nedumeriri în
legătură cu anumite produse angajatul sare imediat în ajutorul clientului.
De aceea fiecare angajat paricipă la un program numit training. Acolo acesta este instruit cum
să se comporte cu fiecare consumator în parte, ce fel să reacţioneze în situaţii delicate şi cum să îşi
organizeze timpul în aşa fel încât să aibă timp şi pentru aranjarea vitrinelor şi pentru client.
Consumatorul, de cele mai multe ori, se comportă exemplar. Dar există şi excepţii fiindcă uneori
aceştia ţipă, adresează injurii personalului. Sau exista clienţi care vin în magazin, desfac ambalajele
produselor, le consumă apoi abandonează ambalajul şi pleacă. În caz că sunt prinşi asupra faptului,
aceştia sunt sancţionaţi.
Personalul este pregătit în cadrul training-ului de o persoană sau mai multe cu
experienţă în domeniu. De aceea pentru fiecare situaţie deficitară există o rezolvare. Angajatul
este la dispoziţia clientului, oferindu-i cele mai bune răspunsuri sau alternative. Nu contează
supărarea sau necazul angajatului, el trebuie să fie cu zâmbetul pe buze mereu, la fiecare
întrebare care îi este adresată. În caz că un client este nervos, ridică tonul la acesta, el trebuie
să îşi menţină calmul, încercând să liniştească situaţia.
“Clientul nostru, stăpânul nostru”
