SC.VIOSIM IMPEX JUNIOR.

SRL
Viosim Impex Junior este o societate cu răspundere limitată, având CIF- RO 26324825,
și numărul de înregistrare la registrul comerțului J22-2046/2009, și sediul pe strada Alea Tudor
Neculai, nr 27, bloc 953, scara D, Parter, Iași. Numărul de contact fiind 0734.998.110.
Domeniul de activitate este intermdierea în comerțul cu produse diverse.
Societatea a fost înființată în anul 2009, fiind plătitoare de TVA și impozit oe profit
începând cu 15.12.2009, având un număr de aproximativ 27 de angajați.
La sfârșitul anului 2016 a înregistrat o cifră de afaceri de 9,311,943 lei și un profir net de
186,274 lei.

Departamentul finainciar contabil este reprezentat de firma Profesiont Econt, aceasta este
o societate de expertiză contabilă ce ține contabilitatea mai multor firme din Iași, aflate în diferite
domenii de activitate, încă din anul 2007 și având un număr de 9 angajați. Aceasta este în
permanentă legatură cu celelate compartimente ale organizațiilor client, sau cu sefii micilor
întreprinderi.
 Nexus ERP

Nexus ERP se adresează afacerilor din orice domeniu de activitate și de orice dimensiune, având
peste 15 ani de experiență în domeniu.
ERP (Enteprise Resource Planning) este o soluție software multi-modulară din seria aplicațiilor
economice, care informatizează și integrează majoritatea proceselor economice ale întreprinderii
cu scopul optimizării și creșterii eficienței acestora.

Oferă facilități precum:

- Integrare completă
- Operare rapidă a documentelor cu posibilitatea folosirii doar a tastaturii, cu folosirea
cititoarelor de coduri sau a dispozitivelor mobile de scanare și stocare.

- Sistem de aprobări documente în mod ierarhic

- Sistem de notificări
 - Log activitate utilizatori, fiecare utilizator deține un cont cu parola proprie

- Analiză avansată

- Informare rapidă prin gestionarea conturilor de email.

Nexus ERP permite economisirea de timp, diminuarea resurselor interne, dar și creșterea
gradului de confidențialitate și responsabilitate pentru fiecare utilizator. De asemenea suportul de
consultații oferit este unul de calitate și eficace.
 Descrierea pașilor dintr-un scenariu de lucru

1. Pentru început se alege sesiunea de lucru, respectiv luna, anul, societatea în contul căreia se
vor face înregistrările. Pentru a accesa aceste secțiuniurilizatorul trebuie să introducă un
username și o parolă proprii, ce nu trebuie cunoscute de alte persoane.

2. Apoi este aleasă fereastra ce ne direcționează spre tipul de operațiune pe care vrem să o
înregistrăm. Spre exemplu din stocuri, intrări, ieșiri, interne, financiar.
3. Pentru înregistrarea facturilor:

I. Factură de intrare

a) Factură internă

Se alege de la intrări- facturi furnizori și se înregistraează fiecare element,

începând cu tipul documentului- factură internă, seria și numărul facturii, dar și data
acesteia. Trebuie avut în vedere ca 401 să fie trecut în casuța aferentă contului, mai
departe se alege furnizorul și delegatul,termenul de plată, dar și moneda în care vor fi
înscrise sumele pe factură, data emiterii. De asemenea se selectează din partea dreaptă
elementele referitoare la TVA. Aceste date reprezintă antetul facturii.
Exemplu de factură internă: SALUBRIS.SA
 b) Factură externă
Și în cazul facturii externe se procedează la fel, doar ca se are în vedere cursul leu-
euro (sau moneda în care se face tranzacția) pentru asta se dă click pe casuța BNR iar cursul
curent se va actualiza.

II. Factură de ieșire

Și aceste facturi pot fi interne sau externe, iar diferențele dintre ele sunt acelasi ca și în
cazul facturilor de intrare.
Pentru facturile interne trebuie introduse tipul documentului (factură internă), seria și
numărul, data, gestiunea, clientul și persoana delegată să efectueze livrarea. În cazul
acestei facturi, în casuța aferentă contului trebuie să fie scris contul 4111. De asemenea se
alege deviza (și cursul valutar, pentru factura externă), termenul de încasare și se trec
eventualele observații.
Exemplu de factură de ieșire S.C. ODO IMPORT TRADIND S.R.L
Pentru înregistrarea chitanței:
Chitanța se alege din Financiar-Casa în lei. Trebuie introduse elementele ce vor apărea pe
chitanță, spre exemplu tipul chitanței (plată/încasare), tipul documentului (chitanță), seria și
numărul acestuia, data emiterii și suma plătită, dar și TVA-ul aferent. Pe langă aceste lucruri,
mai sunt cerute- tipul beneficiarului, tipul gestiunii, dar și eventuale explicații. Mi-a zis

Pentru a putea funcționa ca documente contabile și a putea fi înregistrate în contabilitate, actele

trebuie VALIDATE. În cazul facturilor, daca nu sunt validate, acestea vor avea titlul de factură
proformă, funcționând doar ca un document de decontare, fără a putea fi înregistrată ca factură
fiscală.
 Metode de securitate a firmei TUDOR IMOIAȘI SRL

1. Accesul în clădire se face pe baza de cartela pe care fiecare angajat o deține. În cazul în
care o altă persoană din exteriorul instituției dorește să aibă acces în instituție, aceasta v-a
trebui să sune la soneria aflată la intrare după care se face legitimarea acesteia.

2. Pentru a evita situațiile în care se pot pierde informații în urma unor dezastre naturale
precum incendiul, firma este dotată în fiecare încăpere cu detectoare de incendiu care se
declanșează imediat și pot preveni distrugeri ale arhivelor sau a altor bunuri pe care
aceasta le deține.

3. Atât geamurile cât și ușile au o folie protectoare astfel încât permit doar celor aflați în
încăpere să poată vedea în afara instituției. Persoanele aflate în afara firmei nu au accesul
vizual în interior.

4. Firma păstrează documentele contabile între 3 și 6 luni (limita maximă este atinsă doar
pentru firmele mici). În această perioadă dosarele sunt păstrate într-o cameră separată,
unde se află dulapuri mari prevazute cu încuietori, iar cheia este deținută doar de șef.

5. La intrarea în firmă se află un agent de securitate care se ocupă atât cu securitatea cât și
cu legitimarea persoanelor. Acesta are sarcina de a nota datele fiecărei persoane străine
care intră în instituție.

6. Dulapurile în care se țin documentele contabile sunt prevăzute cu încuietori păstrându-le

în siguranță. Cheia nu este la îndemâna oricui.

7. Pentru o mai bună securitate a acestei firme, accesul se realizează atât pe baza soneriei
cât și pe baza unei încuietori, cheia acesteia fiind deținută de administratorul firmei și de
agentul de securitate.

8. Fiecare laptop este securizat cu o parolă și un username, acestea sunt folosite doar de
persoana care deține laptop-ul, parolele și username-urile nu pot coincide.
9. Firma este dotată cu un sistem de alarmă ce se declanșează în cazul în care încuietoarea
este forțată sau codul de acces nu este introdus corect.

10. În cazul în care există un post vacant, angajările se fac pe bază de cv și pentru a testa
competențele posibililor angajați administratorul firmei stabilește o dată la care acesta
poate fi intervievat. Motivul pentru care posibilul angajat a plecat de la firma anterioară
este important.
11. Pentru a avea acces în program, contabilul trebuie să dețină o parolă, știută numai de
acesta, astfel încât în cazul unei erori se poate identifica imediat responsabilul.

12. În fiecare laptop este instalat un antivirus, pentru a putea evita/detecta posibilele atacuri,
scurgeri de informații.

13. Conform contractului, angajații sunt obligați să țină secrete datele clienților firmei, în caz
contrar vor fi obligați să suporte consecințele prevăzute.

14. Laptop-urile nu pot fi scoase din instituție pentru a lucra de acasă

15. Sunt realizate periodic backup-uri ale documentelor pentru a preveni pierderea lor în
cazuri extreme.