Managementul Timpului

MANAGEMENTUL TIMPULUI IN
PROIECT
TEHNICI PROFESIONALE DE GESTIONARE

A TIMPULUI
SUMAR
CAP.1 MANAGEMENTUL TIMPULUI (slide 5)

CAP.2 ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI
TIMPULUI (slide 27)
CAP.3 METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATII
ZILNICE. SETAREA ACTIVITATILOR ZILNICE (slide
54)
Time Management 2
CAP.4 INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE
GESTIONARE A TIMPULUI (slide 86)
CAP.5 METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A
TIMPULUI MANAGERILOR (slide 128)
Time Management 3
CE INSEAMNA GESTIONAREA PROFESIONALA A TIMPULUI?
¾ Este procesul prin care se planifica activitatea zilnica in scopul de
a valorifica la maxim timpul alocat realizarii sarcinilor ce revin
fiecaruia ca ocupant al unui post intr-o organizatie dar si rezolvarii
problemelor personale.
¾ De aceea trebuie sa stim cum sa prioritizam actiunile pe o
anumita perioada de timp pornind chiar de la o banala zi.
¾ Astfel o persoana organizata va reusi sa-si atinga atat scopurile
personale cat si cele profesionale.
Time Management 4
Cap1
MANAGEMENTUL TIMPULUI
Time Management 5
Managementul timpului
Obiective
Evidentierea motivelor pentru care trebuie sa gestionam

profesional timpul
Identificarea avantajelor gestionarii timpului
Determinarea constrangerilor timpului
Prezentarea cauzelor lipsei de gestionare a timpului
Time Management 6
DE CE TREBUIE SA GESTIONAM CORECT TIMPUL?
Pentru:
¾ A defini sarcinile pentru acasa si la locul de munca
¾ A depasi obstacolele care ne impiedica sa facem ceea ce ne
dorim
¾ A invata cum sa programam si sa actionam in functie de prioritati
¾ A indeplini sarcinile cu succes si la timp
¾ A scapa de tirania stresului.
Time Management 7
AVANTAJELE GESTIONARII TIMPULUI

Va ajuta sa:
¾ Stabiliti corect prioritatile
¾ Evitati capcanele timpului
¾ Anticipati oportunitatile
¾ Aveti libertate si control asupra psihicului personal
¾ Evitati conflictele de timp
¾ Evitati vina si scuzele pentru esecul anunitor actiuni
¾ Evaluati mult mai usor progresul
¾ Vedeti “imaginea de ansamblu”, “the big picture”
¾ Gestionati corect cariera
¾ Aveti relatii excelente in familie si societate
Time Management 8
CAUZELE IROSIRII TIMPULUI SAU CONSTRANGERILE

TIMPULUI
Se pot clasifica in doua mari categorii:

¾ constrangeri din vina proprie
¾ constrangeri din vina altora
Time Management 9
CONSTRANGERILE DIN VINA PROPRIE
Sunt:
¾ Dezorganizarea sau lipsa de organizare
¾ Taraganarea sau tergiversarea lucrurilor
¾ Incapacitatea de a spune nu
¾ Discutii neproductive
¾ Perfectionismul inutil
¾ Preocuparea excesiva pentru ceea ce au altii de facut
Time Management 10
CONSTRANGERILE DIN VINA ALTORA
Sunt:
¾ Vizitatorii nepoftiti
¾ Telefoanele neasteptate
¾ Corespondenta fara valoare
¾ Asteptarea directionata
¾ Sedinte neproductive
¾ Crizele si rapoartele inutile
Time Management 11
REPERCUSIUNI:
¾ Nerealizarea sarcinilor la timp

¾ Amanarea intalnirilor sau intarzierea la acestea
¾ Stres maxim la serviciu si in familie
¾ Ineficienta si lipsa de rezultate
Time Management 12
CAUZELE LIPSEI DE GESTIONARE A TIMPULUI
Sunt urmatoarele:
¾ Lipsa de planificare
¾ Dezordine personala
¾ Incercarea de a face prea multe lucruri intr-un timp scurt
¾ Responsibilitati neclare
¾ Oameni si resurse inadecvat organizate
¾ Discutiile inutile
Time Management 13
¾ Documente fara importanta

¾ Intalniri prost organizate
¾ Nefinalizarea tuturor sarcinilor
¾ Controale inadecvate
¾ Slaba socializare cu cei din jur
¾ Vizitatori neasteptati
¾ Amanarea rezolvarii problemelor.
Time Management 14
Concluzionand, principalele 15 cauze care va fac sa

pierdeti timpul sunt:
1. A nu planifica ziua/perioada de munca

2. A nu avea obiective clare fixate
3. A nu lucra decat sub presiune
4. A lucra cu nerabdare pentru a termina mai repede
5. A amana pentru urmatoarele zile ceea ce nu va place
6. Lipsa de autodisciplina
7. Incercarea de a face mai multe lucruri odata
8. Pregatirea exagerata inainte de a incepe o activitate
Time Management 15
9. Telefoane prelungite
10. Nefinalizarea activitatii incepute
11. Perpetuarea unei rutine devenita ineficace
12. Incapacitatea de a spune NU in anumite situatii
13. Acceptarea tuturor vizitelor anuntate sau neanuntate
14. Discutii la o cafea
15. Adoptarea unei solutii moderne fara a cerceta daca aceasta
este potrivita.
Time Management 16
LIPSA DE ORGANIZARE GENEREAZA STRES !!!

CE ESTE STRESUL ?
¾ Este reactia oamenilor la presiunile excesive pe care sunt nevoiti

sa le suporte.
¾ Oamenii s-au obisnuit sa traiasca sub stres si se straduiesc sa
faca tot mai multe in tot mai putin timp.
STRESUL POATE FI:

¾ Pozitiv
¾ Negativ
Time Management 17
STRESUL POZITIV
Este acea stare care va transmite in permanenta impulsul de a

reusi sa duceti pana la capat ceea ce ati inceput, actionand ca un
factor motivational.
PENTRU ACEASTA TREBUIE SA:

¾ fiti suficient de motivat pentru a va ridica din pat si a va duce la
serviciu.
¾ sa simtiti ca deveniti din ce in ce mai energic si mai dinamic
¾ obtineti performante constant ridicate
¾ folositi la maxim calitatile dv. native si pe cele dobandite
Time Management 18
STRESUL NEGATIV
Este acea stare care va transmite in permanenta:

LA SERVICIU:
¾ Presiune psihica pronuntata si constanta
¾ Neincredere in fortele proprii
¾ Incapacitatea de a duce la bun sfarsit lucrurile incepute
¾ Nesiguranta in tot ceea ce faceti
¾ Nerealizarea sarcinilor curente
ACASA:
¾ Lipsa de dinamicitate si de control asupra vietii
¾ Pierderea spiritualitatii
¾ Tristete cronica
¾ Pierderea poftei de viata
Time Management 19
STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (1)
z Fug de responsabilitati
– ignora problemele sau pretind ca nu exista nici o problema;
– refuza sa recunoasca atunci cand ceva nu este in regula, iar
cand sunt intrebati ce se intampla, spun ca totul e perfect (desi
este clar pentru oricine ca e exact pe dos).
z Isi fac griji, dar raman inactivi
– nelinistea ii macina din ce in ce mai mult, dar nu fac absolut
nimic pentru a imbunatati situatia
Time Management 20
z Ezita la nesfarsit:
– oscileaza intre o decizie si cealalta, evitand sa se implice intr-o
actiune clara.
z Tergiverseaza:
– se angajeaza in tactici diversioniste, fiind dispusi sa faca orice
altceva decat sa abordeze problema principala
Time Management 21
z Cauta “senzatii tari”:

• fac lucruri nechibzuite pentru a nu recunoaste ca se simt
descurajati
z Dau frau liber emotiilor:
• au izbucniri de furie sau de lacrimi, remarci agresive care
tradeaza sentimente de exasperare, agitatie, neliniste
z Devin pasivi si lenesi:
• se retrag din toate activitatile care inainte ii interesau.
Time Management 22
REDUCEREA SAU ELIMINAREA STRESULUI
Se Poate Face Prin:
¾ Miscare - simpla miscare fizica este un mod sigur de alungare

imediata a tensiunii
¾ Imbunatatirea conditiilor la locul de munca - schimbati atmosfera

din jurul dv.sau cumparati o planta care va place
¾ Faceti ordine pe birou - arhivati toate documentele nefolositede

mult.
¾ Organizati-va - notati termenele limita pe un planificator de perete

sau in agenda si urmariti-le in permanenta.
Time Management 23
ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (1)
¾ Evaluati-va scopurile – amintiti-va toate scopurile pe care vi le-ati

fixat in ultimul timp.
¾ Este foarte important sa stiti in ce directie trebuie sa va indreptati.
¾ Evaluati-va realizarile din ultima perioda.
¾ Enumerarea succeselor va va impresiona in mod placut si incuraja
sa credeti ca aveti toate sansele sa reusiti din nou.
Time Management 24
ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (2)
¾ Evaluati-va asteptarile – verificati-va standardele prin comparatie

cu standardele celor din jur.
¾ Evaluati-va punctele tari – analizati-va din punctul de vedere al
calitatilor.
¾ Apreciindu-va puterile, veti castiga incredere in propria persoana.
Time Management 25
COMPORTAMENTE UMANE DETERMINATE Managementul timpului
DE LIPSA DE GESTIONARE A TIMPULUI
CAUTATORII DE Intotdeauna spun ce munca grea fac ei in loc sa o faca

LAUDE
CEI CARE SE PLANG Se plang de ce nu pot sa faca o munca grea in loc sa o faca
REFRACTARII Isi petrec timpul povestind despre sentimentele negative pe
care le nutresc
SPONTANII Incep prea multe lucruri si nu se gandesc niciodata la
consecinte
ANXIOSII Vad riscuri si dificultati pretutindeni
INDIFERENTII Sunt plictisiti tot timpul
CEI OBSEDATI DE Mai mult verifica timpul decat sa lucreze
TIMP
ACTIVISTII Actioneaza fara sa aiba o directie anume si nu economisesc
timp
SUPER-ORGANIZATII Isi petrec timpul mai mult planificand decat lucrand
Time Management 26
CAP.2
ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI
TIMPULUI
Time Management 27
ELEMENTELE CHEIE ALE MANAGEMENTULUI
TIMPULUI
Obiective:
Definirea elementelor cheie ale managementului timpului

(Rutina. Urgenta. Importanta).
Prezentarea etapelor gestionarii eficiente a timpului
Identificarea metodelor de folosire eficienta a timpului
Analiza randandamentul in munca in funtie de timp
Definirea principiilor de utilizare eficienta a timpului
Time Management 28
Elementele cheie ale managementului timpului
In afaceri si in activitatea curenta zilele sunt prea scurte.
Pentru ca intotdeauna sunteti in lipsa de timp concluzia este ca nu il

gestionati bine.
Cel care nu isi foloseste bine timpul este foarte usor de recunoscut.
Este intotdeauna in graba, petrece din ce in ce mai multe ore la
birou, fara ca acest lucru sa il ajute sa isi respecte termenele, isi
schimba fara incetare prioritatile, nu fixeaza niciodata termene si
nu are obiective cuantificate.
Exista o enorma distanta intre a face bine lucrurile si a face doar

lucrurile necesare.
Time Management 29
De aceea pentru a va organiza mai bine timpul cea mai simpla

modalitate este urmatoarea:
La sosirea la birou (maxim 10 min):
¾ notati sarcinile care trebuie indeplinite
¾ evaluati durata fiecarei activitati
¾ rezervati timp pentru cazuri neprevazute
¾ grupati activitatile asemanatoare
¾ clasati activitatile in functie de prioritati
¾ delegati ceea ce este posibil daca aveti o functie de conducere
Time Management 30
La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min):

¾ notati rezultatele obtinute
¾ realocati timp pentru activitatile nefinalizate (reprogramati in functie
de prioritati)
¾ faceti ordine pe birou si arhivati documentele de care nu mai aveti
nevoie
¾ verificati activitatile delegate catre altii(daca aveti functie de
conducere) si activitatile primite de rezolvat
Time Management 31
PENTRU A NE ORGANIZA IN MOD EFICIENT TIMPUL,

TREBUIE SA INTELEGEM:
¾ Care este scopul nostru ? - si anume Misiunea si Obiectivele

nostre pe termen lung
¾ Care sunt obiectivele prioritare de realizat? - pe termen mediu
¾ Cum facem fata prioritatilor si presiunilor de zi cu zi? – evitand
factorii ce determina pierderea timpului, clarificandu-ne modul in
care << cheltuim>> resursa timp si focalizandu-ne asupra
rezultatelor << iesirilor>> obtinute ca urmare a eforturilor noastre.
Time Management 32
De aceea trebuie sa ne fie clara diferenta intre:

¾ INTRARI (INPUTS)
– Ce facem cu timpul nostru, cum il utilizam?
¾ IESIRI (OUTPUTS)
– Rezultatele eforturilor noastre
¾ REZULTATE
– Relevanta a ceea ce am intreprins pentru atingerea obiectivelor
stabilite
Time Management 33
Astfel putem defini elementele cheie ale managementului timpului:
¾ RUTINA
– Este acel lucru ce trebuie realizat in mod
continuu si repetat
– Rareori este urgenta si importanta
¾ URGENTA
– Permite prioritizarea sarcinilor
– Trebuie facuta acum sau foarte curand
– Ne guverneaza timpul si psihicul
¾ IMPORTANTA
– Reprezinta prioritatile noastre cheie
– Este esentiala in atingerea obiectivelor
– De regula, acestea sunt uitate si devin probleme stresante
Time Management 34
ETAPELE GESTIONARII EFICIENTE A TIMPULUI

¾ I. Evaluarea Problemei
¾ II. Gestionarea timpului – o chestiune de organizare
¾ III. O problema delicata – Supraincarcarea
Time Management 35
I. Evaluarea Problemei
La sfarsitul fiecarei zile de lucru rezervati-va 15 min pentru a

revedea activitatile din agenda, punandu-va urmatoarele 4
intrebari:
¾ Aceasta activitate era necesara?
¾ Am obtinut rezultatele pe care le-am dorit?
¾ S-a justificat timpul pe care l-am alocat?
¾ A fost oportun momentul cand am executat-o?
Time Management 36
Dupa ce raspundeti acestor intrebari, actionati.

Trei cauze principale pot explica reusita dv. in a va gestiona timpul si
anume:
¾ Comportamentul (cei care sunt incapabili sa spuna << NU>> au o
problema reala – vor abandona ceea ce fac pentru a ajuta pe
ceilalti de cele mai multe ori in detrimentul personal)
¾ Buna organizare (stabiliti-va obiective clare)
¾ Sarcini alocate eficient (nu acceptati sa primiti de lucru mai mult
decat puteti face).
Time Management 37
II. Gestionarea timpului – o chestiune de organizare
Problemele dv. cu gestionarea timpului pot sa rezulte din lipsa

stabilirii de obiective clare.
¾ De exemplu: antreprenorii isi fixeaza obiective pe termen mediu si
lung. Toti vor sa evolueze, sa-si extinda afacerile, dar de regula
uita de obiectivele pe termen scurt, absolut necesare pentru
desfasurarea unei activitati eficiente.
¾ Ca punct de plecare pentru o mai buna organizare este o agenda
– astfel informatia se gaseste in acelasi loc, poate fi usor
consultata, permite o privire asupra prioritatilor si evita
supraincarcarea programului zilei respective.
Time Management 38
¾ Telefoanele primite sau date trebuie sa fie, scurte concise, mai

ales daca sunt de informare sau privesc activitati curente.
¾ Chiar si in cazul unor convorbiri cu partenerii de afaceri

clienti/furnizori telefoanele trebuie sa fie formale pentru ca o
intrebare de genul << ce mai faceti?>> invita interlocutorul sa
lungeasca convorbirea povestind ce a mai facut in ultima vreme.
¾ Telefonul trebuie sa fie utilizat in acelasi timp pentru evitarea

deplasarii personalului din aceeasi organizatie/cladire de la biroul
unuia la al altuia in vederea discutarii, rezolvarii unor situatii
operationale.
Time Management 39
III. O problema delicata – Supraincarcarea
¾ Datorita reorganizarii si modificarii structurii afacerilor, de cele mai

multe ori sunt eliminate o serie de posturi, munca fiind repartizata
salariatilor ramasi.
¾ In conditiile date, acestia nu trebuie sa mearga imediat si direct la
patron/director general sa-l informeze ca nu pot face fata pentru ca
lucrurile s-ar putea agrava.
¾ Prezentati mai intai sefului direct o lista de activitati zilnice si il
rugati ca impreuna sa stabiliti prioritatile. Incercati sa va organizati
si sa rezolvati parte din problemele prioritare, iar cele care raman
intotdeauna nerezolvate vor fi reprogramate sau alocate altei
persoane mai putin incarcata.
Time Management 40
CUM PUTETI FOLOSI MAI EFICIENT TIMPUL?
¾ Nu va planificati decat 60% din zi. Pastrati 20% pentru cazuri

neprevazute si 20% pentru creativitate;
¾ Nu va multumiti sa rezervati timp pentru participarea la sedinte, ci
rezervati timp pentru a le pregati;
¾ Nu supraincarcati inceputul saptamanii, repartizati-va echilibrat
activitatile;
¾ Consemnati insemnarile in acelasi loc (agenda, computer),
eviatand hartiutele colorate lipite peste tot;
¾ Regrupati micile activitati asemanatoare;
Time Management 41
¾ Incercati sa lucrati in afara biroului, daca acest lucru este mai

eficient (nu sunteti deranjat) – o sala de sedinte de exemplu;
¾ Faceti pauze regulate, dar scurte 10-15 minute la fiecare 50 de

minute (se spune ca dupa 50 de min de munca atentia slabeste si
calitatea muncii scade);
¾ Utilizati telefonul si e-mail-ul pentru a nu va deplasa in alte birouri;
¾ Daca amanati ceva pentru maine, asigurati-va ca va fi prioritara a

doua zi;
Time Management 42
Timpul este o resursa indispensabila pentru toate activitatile umane si

cheia succesului fiecarei persoane sta in modul in care aceasta
stie sa-si administreze timpul.
TIMPUL ARE URMATOARELE CARACTERISTICI:

¾ este inelastic (nu se poate acumula, nici economisi)
¾ este atipic (nu se poate asemana sau compara cu nici o alta
resursa)
¾ este repartizat echitabil (fiecare are acelasi timp in fiecare zi – 24h)
¾ este indispensabil
¾ este nesubstituibil
Time Management 43
LEGILE TIMPULUI :
Principiul Pareto – mai cunoscut ca regula 80/20
¾ 20% din activitati – timpul de lucru al unei persoane, contribuie in

proportie de 80% la rezultatele obtinute;
¾ si invers, este evident ca 80% din timp contribuie cu doar 20% la

obtinerea rezultatelor dorite.
Time Management 44
Legile lui Murphy :
¾ Nimic nu este asa de simplu cum pare

¾ Totul necesita mai mult timp decat s-a prevazut initial
¾ Daca ceva poate sa mearga rau, atunci va merge rau
Time Management 45
RANDAMENTUL IN MUNCA IN FUNCTIE DE TIMP
In cazul unei zile de lucru normale, curba randamentului unei

persoane creste pe masura ce avansam in timp pana cand atinge
un punct maxim, dupa care incepe o scadere lenta in functie de
acumularea oboselii.
Grafic curba randamentului, aceasta se poate prezenta astfel in
functie de situatie:
¾ - intr-un program normal de 8 ore randamentul maxim se
inregistreaza pana in pranz, dupa care incepe sa scada (G1);
¾ - aceeasi situatie este intalnita chiar daca programul are prevazuta
1 ora – pauza de masa (G2);
¾ - in situatia in care intervin orele suplimentare, atentia si oboseala
se accentueaza spre sfarsitul programului si randamentul
persoanei respective scade (G3);
Time Management 46
Grafic G1 – Evolutia randamentului unei persoane in

timpul programului de lucru
Randament
Tim p
1 2 3 4 5 6 7 8
Time Management 47
Grafic G2 – Evolutia randamentului unei persoane in timpul

programului de lucru cu 1 ora pauza de masa
Randament
Timp
1 2 3 4 5 6 7 8 9
Pauza de masa
Time Management 48
Grafic G3 – Evolutia randamentului unei persoane in timpul

programului cu ore suplimentare
Randament
Tim p
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Ore suplim entare
Time Management 49
PRINCIPII CHEIE IN UTILIZAREA EFICIENTA A TIMPULUI
1. INFORMATIA – fara informatie nu se acumuleaza cunostinte, iar

fara acestea nu se poate adopta o decizie sau realiza o activitate.
2. OBIECTIVELE - sunt esentiale de stabilit, atunci cand nu stii
incotro sa mergi si nu vei reusi sa atingi obiectivele stabilite.
3. ACTIVITATILE - intotdeauna trebuie sa fie orientate catre
obiectivele urmarite.
4. REZULTATELE – presupunand ca o sarcina reprezinta un intreg
(100%), ne intereseaza nu doar integral ci si proportia (X) in care
sarcina respectiva este indeplinita.
Time Management 50
5. CONCENTRAREA - se poate lucra eficient, intr-un interval de

timp, intr-o singura directie (nu se pot rezolva bine si eficient mai
multe sarcini in acelasi timp).
6. INITIATIVA - daca doriti ca un lucru sa se intample dv. sunteti cel
care trebuie sa actioneze.
7. PROGRAMAREA - atunci cand o activitate este programata,
putem presupune cu adevarat ca aceasta se va produce inaintea
altora.
8. RESPECTUL PENTRU TIMP - daca nu respectati timpul dv., nu
va asteptati ca altii sa o faca.
9. SIMPLITATEA - intre diferite alternative, intotdeauna preferata
este cea mai simpla.
Time Management 51
Cele mai importante principii sunt planificarea si programarea

timpului.
¾ Planificarea timpului nu presupune in mod necesar tehnici

complicate – trebuie sa incercam doar sa previzionam activitatile
si termenele acestora de executie.
¾ Daca a planifica inseamna << a defini ce vom face si cand vom

incheia actiunea noastra>> a programa inseamna sa decidem
<<cand >> vom actiona si ce resurse vom utiliza. Nu trebuie sa
uitam niciodata situatiile imprevizibile ce pot sa apara de-a lungul
unei zile de lucru sau desfasurarii unei activitati.
Time Management 52
In programarea timpului s-ar putea avea in vedere o serie de

reguli dupa cum urmeaza:
¾ Sa se programeze timpul si apoi activitatile ce urmeaza a fi
executate;
¾ Sa se adapteze ritmul de lucru, pe cat posibil, la ritmul biologic al
fiecaruia;
¾ Sa se utilizeze productiv timpul de calatorie si timpul de asteptare;
¾ Sa se includa in programul zilnic un timp pentru sine;
¾ Sa se realizeze un rezumat al zilei de maine, in ultimele minute
ale zilei;
¾ Sa fie programate activitatile in functie de obiectivele urmarite;
¾ Sa se acorde spatiu macar jumatate de zi pe saptamana lecturilor
de natura profesionala. Time Management 53
CAP.3
METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATII ZILNICE.
SETAREA ACTIVITATILOR ZILNICE
Time Management 54
METODE DE PLANIFICARE
Obiective
Identificarea metodelor de planificare a activitatilor zilnice

(Metoda SMART, Metoda FORTE, Metoda LIFO)
Setarea prioritatilor si elaborarea matricei stabilirii prioritatilor.
Elaborarea matricei gestionarii timpului.
Time Management 55
Metode de planificare a activitatii
METODE DE PLANIFICARE A ACTIVITATILOR ZILNICE
Sarcinile zilnice pot fi planificate prin urmatoarele metode:

¾ SMART
¾ FORTE
¾ LIFO
Time Management 56
METODA SMART
Semnifica faptul ca obiectivele si sarcinile stabilite trebuie sa fie :
¾ Specifice
¾ Masurabile
¾ Achievable - posibil de atins
¾ Realistice
¾ Temporale - precise in timp
Time Management 57
METODA FORTE
Necesita parcurgerea urmatoarelor etape:
¾ Formulează lista sarcinilor zilnice!

¾ Observă şi estimează timpul necesar!
¾ Rezervă timp pentru sarcinile neprevăzute!
¾ Trasează priorităţile!
¾ Evaluează gradul de îndeplinire a sarcinilor!
Time Management 58
FORMULEAZA O LISTA A ACTIVITATILOR
Parcurgand urmatoarele etape:

¾ Elaboreaza lista sarcinilor de indeplinit si a termenelor limita
(dead-line) pentru saptamana sau luna in curs;
¾ Enumera activitatile neterminate din ziua precedenta;
¾ Mentioneaza noile sarcini ale zilei , neincluse in lista initiala;
¾ Rezolva corespondenta si convorbirile telefonice.
Time Management 59
OBSERVA SI ESTIMEAZA TIMPUL NECESAR
Parcurgand urmatoarele etape:
¾ Aloca timpul necesar si suficient pentru fiecare sarcina.

¾ Nu iti propune mai mult decat poti face într-o zi.
¾ Stabileşte termenele-limită!
Time Management 60
PLANIFICA DOAR O PARTE DIN PROGRAMUL DE LUCRU

CONFORM PRINCIPIULUI PARETO:
¾ aprox. 60% : activităţi planificate (planul zilnic)

¾ aprox. 20% : activităţi neprevăzute (întreruperi, timp răpit de altii)
¾ aprox. 20% : activităţi spontane şi sociale (timp creativ)
Time Management 61
STABILESTE PRIORITATILE ZILNICE
¾ Traseaza toate sarcinile in orice ordine vrei

¾ Stabileste prioritatile zilei!
¾ Fii foarte selectiv!
¾ Deleaga sarcinile pe care poti sa le delegi si care iti vor permite sa
te concentrezi in alta directie!
¾ Treci la executia sarcinilor
Time Management 62
EVALUEAZA GRADUL DE INDEPLINIRE A SARCINILOR LA

SFARŞITUL ZILEI
Amana sarcinile neindeplinite:

¾ Poti sa le consideri sarcini de care te vei ocupa pe termen lung
¾ Le vei avea in vedere mai tarziu.
¾ Le poti anula - intre timp, s-au rezolvat de la sine.
Time Management 63
METODA LIFO SAU LIFE ORIENTATIONS
Are la baza dezvoltarea calitatilor personale ale oamenilor cu scopul de

a se elibera si elimina stilul de comportament frustrant bazat pe:
¾ Calitati
¾ Excese
¾ Nevoi
¾ Orientari
Time Management 64
IDENTIFICAREA STILULUI DE ORGANIZARE A TIMPULUI UNEI

PERSOANE UTILIZAND METODA LIFO
Pot fi identificate urmatoarele stiluri de management a timpului:
¾ Suportiv
¾ Adaptiv
¾ Conservator
¾ Autoritar
Time Management 65
STILUL SUPORTIV
ARE CA SCOP SA:
¾ Ii ajute pe ceilalti
¾ Sustina normele si valorile
¾ Ii sprijine pe ceilalti in atingerea obiectivelor
¾ Justifice calitatea de membru
¾ Imbunatateasca coeziunea grupului
¾ Aduca o contributie serioasa la activitatea echipei
OBIECTIVE IN FOLOSIREA TIMPULUI:
¾ Sa raspunda la toate nevoile celorlalti
¾ Sa invete si sa se dezvolte
¾ Sa contribuie la dezvoltarea celorlalti
¾ Sa-i ajute pe ceilalti
Time Management 66
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI:

¾ devine critic la adresa celorlalti
¾ ii salveaza pe toti ceilalti cu orice risc
¾ este deprimat pentru ca asteptarile i-au fost inselate
CAPCANE POTENTIALE DE TIMP:

¾ cauta perfectionismul cu orice pret
¾ spune “da” prea multor oameni
¾ nu prioritizeaza cererile pentru ajutor
¾ are impresia ca ceilalti nu se pot ajuta singuri
¾ acopera nereusitele celorlalti
Time Management 67
CHEIA SUCCESULUI IN GESTIONAREA TIMPULUI:
¾ inchiderea usii / oferirea ajutorului pana la un anumit punct

¾ concentrarea asupra propriilor prioritati
¾ asta este ceea ce trebuie sa fac
Time Management 68
STILUL AUTORITAR
ARE CA SCOP SA:
¾ obtina rezultate maxime
¾ sa aiba impact maxim asupra evenimentelor
¾ sa aiba initiative
¾ sa intre in competitie
¾ sa depaseasca toate dificultatile
¾ sa se concentreze numai asupra realizarii obiectivelor
Time Management 69

¾ maximizarea utilizarii oportunitatilor disponibile
¾ demonstrarea competentei
¾ indeplinirea termenelor limita
¾ impact maximal asupra celor din jur
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI :

¾ trecerea brusca de la o sarcina la alta
¾ oboseala excesiva
¾ face absolut totul
¾ proiecte incomplete la diferite stadii
Time Management 70

¾ “Trebuie sa o fac eu, altfel nu se va rezolva.”
¾ incearca sa faca prea multe lucruri deodata
¾ trateaza totul ca fiind urgent
¾ actioneaza impulsiv si nu se gandeste la consecinte
¾ prea multe sarcini noi inainte de a le termina pe cele vechi

¾ inchiderea usii
¾ concentrarea numai asupra catorva sarcini
¾ “Asta trebuie sa realizez astazi”
Time Management 71
STILUL CONSERVATOR
ARE CA SCOP:
¾ sa anticipeze riscurile
¾ sa standardizeze procesele
¾ sa fie obiectiv
¾ sa coordoneze activitati
¾ sa monitorizeze activitati
¾ sa previzioneze rezultatele
Time Management 72

¾ sa inteleaga pe deplin situatiile si problemele
¾ sa termine de facut ceea ce si-a propus
¾ sa fie demn de incredere si consecvent
¾ sa mentina structurile organizatiei.
¾ sa foloseasca la maxim cunostintele, experienta
si resursele existente.
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI :
¾ doreste foarte multa documentatie
¾ intarzie actiunile sub pretextul nevoii de informatie
¾ ii frusteaza pe ceilalti cu lungi discutii de analiza
¾ nu respecta regula 80/20
Time Management 73

¾ abordari metodice care pierd din vedere urgenta situatiei
¾ se pierde in detalii si ii scapa obiectivul
¾ presupune ca nimeni nu este de incredere
¾ verifica personal lucruri care au fost deja verificate de altii
¾ este guvernat de “Legile lui Murphy”

¾ focalizarea asupra iesirilor si a rezultatelor
¾ accentul pe actiune, legea 20/80
¾ “Asta trebuie sa fac acum”
Time Management 74
STILUL ADAPTIV (VERSATIL)
ARE CA SCOP:
¾ sa-si gaseasca locul potrivit in organizatie
¾ sa isi dea seama care sunt asteptarile celorlalti
¾ sa experimenteze mai multe modalitati de rezolvare a problemelor
¾ sa asimileze diferite culturi
¾ sa se adapteze optim la situatie
¾ sa castige aprobarea formatorilor de opinie
¾ sa mentina moralul ridicat tuturor membrilor echipei
¾ sa experimenteze abordari sau idei noi
¾ sa aplaneze conflictele
¾ sa se faca remarcat
Time Management 75
SIMPTOME ALE UNUI SLAB MANAGEMENT AL TIMPULUI:

¾ schimbari constante in gandire si directii noi
¾ lipsa planificarii si renuntarea la responsabilitati
¾ implicarea prea mare in viata sociala si in aflarea opiniilor
¾ accepta intotdeauna cea mai noua versiune dar niciodata cea finala

¾ face totul prin intermediul intalnirilor
¾ promite prea mult datorita unui optimism exagerat
¾ nu trece la subiect pentru a evita momentele neplacute
¾ se concentreaza asupra oamenilor in detrimentul obiectivelor
¾ adopta opinia ultimei persoane cu care a discutat
¾ este preocupat de parerea celorlalti despre el
Time Management 76
¾ concentrarea asupra sarcinii

¾ afirmarea propriei directii
¾ “Asta este ceea ce cred eu ca ar trebui sa facem”
Time Management 77
PROCESUL DE PLANIFICARE LIFO
ARE LA BAZA URMATOARELE COMPONENTE:
¾ Constientizarea sarcinilor ce trebuiesc realizate

¾ Dezvoltarea aptitudinilor si abilitatilor necesare indeplinirii
sarcinilor
¾ Adaptarea reusitelor pentru fiecare situatie in parte
¾ Extinderea rezultatelor la nivel general si de grup
Time Management 78
CONSTIENTIZAREA
Este etapa in care trebuie sa identificati:
¾ calitatile pe care le aveti in mod curent
¾ care este stilul dv. comportamental
¾ daca puteti aduce plus de valoare calitatilor dv.
¾ modul in care le puteti face mai eficiente
DEZVOLTAREA
Este etapa in care trebuie sa identificati :
¾ calitatile pe care nu le utilizati dar le utilizeaza colegii dv.
¾ daca puteti combina calitatile lor cu ale dv. pentru a va
¾ imbunatati eficienta este un lucru bun
Time Management 79
ADAPTAREA
¾ modul in care o persoana prefera sa fie abordata
¾ modul in care puteti sa va modificati comportamentul in
functie de ceilalti
¾ modul in care-i puteti determina pe cei din jur sa isi
modifice abordarea in relatia cu dv.
EXTINDEREA
¾ calitatile pe care le utilizati cel mai putin, dar care
altora le aduc succese mari in situatii similare
¾ situatiile de risc in care aceste calitati nu trebuie folosite
daca utilizati orientarea pentru a obtine un stil mai echilibrat
Time Management 80
SETAREA PRIORITATILOR
Este actiunea de selectare si clasificare a obiectivelor pe care dorim

sa le rezolvam intr-o perioada de timp.
SCOP:
Realizarea sarcinilor prin solutionarea activitatilor cu prioritate
maxima.
Time Management 81
Activitatile cu prioritate maxima se pot clasifica in patru

mari categorii:
PRIORITATEA 1.
– “Sarcinile pe care trebuie sa le realizez personal”
PRIORITATEA 2.
– “Sarcini pe care ar fi bine sa le fac eu si nu altcineva”
PRIORITATEA 3.
– “Sarcini pe care mi-ar placea sa le realizez”
PRIORITATEA 4.
– “Sarcini neesentiale si pe care le pot realiza si altii”
Time Management 82
MATRICEA PRIORITATILOR
Urgent Ne-Urgent
Crize Planificare
Probleme presante Prevenire
Important Proiecte limita Exercitiu
Intalniri Relatii
Telefoane Lucruri banale

Vizitatori care intrerup Visare cu ochii
Neimportant
Lucruri presante deschisi
Activitati cu scop
personal
Time Management 83
Exemplu:
Urgente si importante :
¾ Defectarea unui server ( de mail ) sau a unei aplicatii folosite
zilnic
¾ Intalnirile de afaceri care nu suporta amanare
Important si ne-urgent:
¾ Planificarea si organizarea incheierii unui proiect
¾ Mentinerea relatiilor cu furnizorii si clientii
Time Management 84
Urgente si ne-importante :
¾ Rezolvarea unei probleme aparute la computerul unui utilizator
¾ Realizare unui raport de activitate cerut de seful ierarhic
Ne-important si ne-urgent:
¾ Utilizare internet in scop personal
¾ Discutii cu colegii
Time Management 85
CAP.4
INSTRUMENTELE PROFESIONALE DE GESTIONARE
A TIMPULUI.
Time Management 86
Instrumente de gestionare a timpului
Obiective
Identificarea etapelor procesului de gestionare a timpului
Prezentarea instrumentelor tehnice de gestionare a
timpului
Time Management 87
1. PROCESUL DE GESTIONARE A TIMPULUI

Etape:
1. Stabiliti-va propriile prioritati
• Personale
• Profesionale
2. Stabiliti-va scopurile pentru fiecare prioritate
3. Planificati-va etapele pentru atingerea fiecarui scop
4. Alocati timpul necesar fiecarei etape
5. Folositi instrumentele si tehnicile profesionale de
gestionare a timpului
Time Management 88
1. STABILITI PRIORITATI
¾ Ganditi-va la ceea ce este important pentru dv.

¾ Ganditi-va la ceea ce ati vrea sa realizati si in ce perioada de timp
o puteti face
¾ Ganditi-va la regretele pe care le-ati avea daca nu puteti realiza
ceea ce v-ati propus
2. STABILITI SCOPURI
¾ Prioritati personale: sa petreceti mai mult timp cu familia si sa va

vedeti parintii cel putin o data la 3 luni
¾ Prioritati profesionale: sa obtineti promovarea, sa obtineti o marire
de salariu, sa faceti un curs care sa va ajute la indeplinirea acestor
obiective
Time Management 89
3. PLANIFICAREA ATINGERII SCOPURILOR
Pentru scopurile personale: sa alocati mai bine timpul astfel

incat sarcinile de la serviciu sa fie indeplinite la timp si sa lase
spatiu pentru preocuparile personale
Pentru scopurile profesionale: intrebati-va care sunt scopurile ce

doriti a fi atinse, cum trebuie planificate, cine ar produce cele mai
bune rezultate, unde este locul cel mai potrivit pentru a le pune in
aplicare
Time Management 90
4. PLANIFICAREA ALOCARII TIMPULUI
Se poate face prin:

¾ Vizualizarea rezultatului final:scopul dv.
¾ Estimarea timpului necesar
¾ Diviziunea intregului in parti
¾ Construirea unui calendar de termene
¾ Verificarea progresului in raport cu timpul estimat
¾ Ajustarea programului daca este cazul
¾ Anticiparea existentei unor posibile probleme
Time Management 91
INSTRUMENTE SI TEHNICI DE GESTIONARE A TIMPULUI
¾ Folositi liste cu << TO DO>> (de facut) pentru planificare

¾ Creati un sistem de monitorizare a timpului folosit
¾ Deveniti constient de elementele interne si externe care va
consuma timpul si evitati-le
¾ Renuntati la birocratie
Time Management 92
LISTELE CU << TO DO>>
Pot fi anuale, lunare, saptamanale, zilnice
LISTELE CU << TO DO>> ANUALE
¾ Evenimentele sau proiectele majore cu caracter repetitiv (strategia

companiei, elaborarea bugetelor)
¾ Proiecte noi in activitatea companiei
Time Management 93
LISTELE CU << TO DO>> LUNARE
¾ Termene limita de raportare lunara
¾ Datele de finalizare a unor activitati cu caracter lunar (target de

vanzari)
¾ Intalniri lunare
¾ Termene limita ale unor activitati ce fac parte din anumite proiecte
Time Management 94
LISTELE CU << TO DO>> SAPTAMANALE
¾ Termene de incheiere a unor procese repetitive
¾ Sedinte saptamanale operationale
LISTELE CU << TO DO>> ZILNICE
¾ Sedinte interdepartamentale
¾ Intalniri
¾ Telefoane/mail-uri
Time Management 95
2. INSTRUMENTE TEHNICE DE GESTIONARE A

TIMPULUI
2.1 Definirea termenilor folositi
Dezvoltarea tehnicilor de planificare a proiectelor a luat amploare
îndeosebi după cel de-al doilea razboi mondial.
Cele mai cunoscute astfel de tehnici de planificare sunt:

¾ tehnica diagramelor tip Gantt sau cu bare;
¾ tehnica reţelele de tip:
– PERT
– CPM
– PDM
– GERT
Time Management 96
¾ − PERT (Program Evaluation and Review Technique),

Tehnica Evaluării Repetate a Programului sau pe scurt
Metoda PERT;
¾ − CPM (Critical Path Method), Metoda Drumului Critic;
¾ − PDM (Precedence Diagram Method), Metoda Diagramelor
de Precedenţă;
¾ − GERT (Graphical Evalluation and Review Technique),
Tehnica Evaluarii Grafice Repetate a Programului.
PERT si CPM sunt cele mai folosite, au aparut in perioada 1958-

1959
Time Management 97
2.1.1 Componentele WBS (Work Breakdown Structure) / (Structurii pe

activitati a proiectului)
La planificarea unui proiect, pentru a putea folosi o tehnică de tip reţea,

trebuie ca proiectul să fie împărţit în părţile sale componente:
activităţi şi evenimente.
Activitatea reprezintă un efort. Necesita resurse:

¾ Umane
¾ De timp
¾ Financiare
¾ Echipamente
Exemple: săparea unei fundaţii, proiectarea unei piese, instruirea unui

angajat etc.
Time Management 98
În cadrul unui proiect activităţile trebuie îndeplinite într-o anumită

ordine;
Pot fi:
¾ în serie – cu alte cuvinte o activitate nu poate fi începută
până când alta nu a fost terminată (de exemplu fundaţia unei
construcţii nu poate fi turnată până când săpătura nu a fost
executată),
¾ în paralel – adică se pot desfăşura în acelaşi timp (de
exemplu aprovizionarea cu materiale şi zugrăvitul).
Time Management 99
Activitatea - este unitatea/elementul de bază (cea mai detaliată

lucrare) din punct de vedere al managementului proiectelor.
În general ea se notează cu litere (a, b, c… sau A, B C,…)
sau prin două cifre despărţite printr-o linie (1-2, 2-3, 7-8,…).
Componentele de bază ale unei activităţi sunt:

¾ descrierea/denumirea activităţii şi codul acesteia;
¾ durata în timp (zile, săptămâni, luni);
¾ resursele (umane, materiale, echipamente) implicate;
¾ costurile asociate.
Time Management 100

Evenimentul - reprezintă îndeplinirea (terminarea) uneia sau mai

multor activităţi, la un anumit moment de timp. Evenimentul
este văzut ca o “piatră de hotar” (Milestone) sau punct de
verificare a mersului proiectului (de exemplu terminarea unui
curs, predarea unui program, sosirea pieselor de schimb
etc.).
Evenimentele se notează în general cu cifre şi nu au durată în

sine, ele delimitând doar activităţile.
Evenimentele pot fi văzute ca scopuri atinse, în timp ce activităţile

reprezintă mijloacele necesare atingerii acestor scopuri.
Time Management 101

Proiectul - este conceput în cadrul tehnicilor de planificare de tip

reţea ca o înşiruire/colecţie de activităţi (deci implicit şi de
evenimente) desfăşurate într-o anumită perioadă de timp (cu
un început şi un sfârşit definit) pentru a realiza un anumit set
de obiective.
De exemplu: construirea unui pod, obţinerea unei diplome la

master, efectuarea de reparaţii capitale la o maşină etc.
Time Management 102

Un proiect cuprinde (fig. 2.1):

¾ evenimente unice;
¾ datele de începere şi terminare specificate;
¾ buget sau cost planificat;
¾ activităţi care definesc scopul lucrării;
¾ rezultate tangibile ale muncii;
¾ resurse alocate (bani, forţă de muncă, utilaje/echipamente
etc.)
Time Management 103

Time Management 104

2.1.2 DEFINIREA TERMENILOR FOLOSIŢI ÎN

STUDIUL REŢELELOR
O reţea PERT (sau o diagramă/un graf sau un grafic reţea)

reprezintă ilustrarea/modelarea grafică a unui proiect prin
intermediul relaţiilor logice şi cronologice dintre activităţile şi
evenimentele ce compun proiectul.
Pentru reţelele PERT s-a adoptat o simbolistică specială.

Aceasta poate fi de două feluri, în funcţie de ce se doreşte a se
evidenţia:
a) simbolistica orientată pe evenimente;
b) simbolistica orientată pe activităţi.
Time Management 105

a) Reţele PERT în simbolistica orientată pe evenimente.

Un eveniment este simbolizat printr-un cerc, activitatea printr-o săgeată
(un arc) ce uneşte două evenimente (cercuri).
În interiorul cercului se notează (în general prin cifre) evenimentul
respectiv, iar durata activităţii se notează fie într-o paranteză,
deasupra, lângă numele ei, fie dedesubtul sageţii.
Time Management 106

Un drum reprezintă o succesiune de activităţi adiacente ce

conduc de la un eveniment la altul. El se poate exprima:
– prin succesiunea de activităţi parcurse, de exemplu a-b-d-e;
– prin succesiunea de evenimente parcurse de exemplu 1-2-4-
5-7.
Activităţile fictive reprezintă activităţi introduse în mod artificial
la construirea reţelei pentru a asigura o relaţie de
precedenţă/secvenţialitate firească a activităţilor anterioare şi
următoare. Acestea nu necesită resurse şi au timpul de
desfăşurare 0. Sunt reprezentate grafic printr-o săgeată
punctată între două evenimente care altfel nu ar fi fost unite
de o activitate reală (a.f. 2-4 în fig. 2.3 arată că activităţile e
şi f nu pot începe decât după terminarea atât a activităţii a,
cât şi a activităţii b). Time Management 107
Time Management 108

b) Reţele PERT orientate pe activităţi. În acest tip de

reprezentare activităţile sunt reprezentate prin dreptunghiuri,
iar evenimentele prin puncte situate la intersecţia liniilor ce
unesc în mod secvenţial activităţile (de la stânga la dreapta,
în sens cronologic) (fig. 2.4).
Simbolistica orientată pe activităţi este modul de reprezentare

specific programelor comerciale de Management al
Proiectelor ce se găsesc pe piaţa de software (principalele
software-uri folosite pe piaţa românească la ora actuală sunt
Microsoft Project şi Primavera).
Time Management 109

Time Management 110

O activitate critică este acea activitate care, dacă este întârziată,

va întârzia la rândul ei data programată pentru terminarea
întregului proiect. În reprezentarea grafică, această activitate
se marchează fie cu o culoare diferită, fie printr-o grosime
mai mare a săgeţii asociate.
Evenimentele ce marchează începutul şi sfârşitul unei activităţi

critice se numesc evenimente critice. Ele se reprezintă de
obicei prin desenarea unui pătrat în jurul cercului ce
simbolizează evenimentul respectiv (fig. 2.5 a).
Time Management 111

Drumul Critic, DC, reprezintă succesiunea de activităţi şi

evenimente critice care formează un drum continuu (o cale
continuă) între începutul şi sfârsitul proiectului. El reprezintă
drumul cel mai lung (ca durată) din întregul proiect. Sunt
cazuri în care pot exista şi mai multe drumuri critice, egale ca
durată.
Orice întârziere a evenimentelor sau activităţilor de pe
drumul critic va duce în mod automat la o întârziere a
proiectului în sine.
Time Management 112

Time Management 113

Rezerva de timp, R, este diferenţa de timp dintre data limită

necesară pentru respectarea drumului critic şi data la care se
atinge efectiv un eveniment sau se termină o activitate. Ea
poate fi atribuită evenimentelor şi activităţilor necritice. Se va
vedea ulterior că această rezervă de timp, în cazul în care se
referă la activităţi, poartă diferite nume.
În timpul precizat de Rezerva de timp, conducerea întreprinderii

poate folosi resursele umane, financiare, echipamentele şi
facilităţile rămase libere prin terminarea mai devreme (cu o
rezervă de timp) a activităţii respective.
Time Management 114

Graficul Gantt reprezintă o altă formă de vizualizare şi de

planificare a proiectelor, alături de reţelele orientate pe
evenimente şi activităţi; el reprezintă o reţea în care
activităţile şi evenimentele sunt transpuse calendaristic pe o
axă orizontală a timpului.
Unei activităţi i se asociază o bară de lungime direct proporţională
cu durata estimată.
Graficele Gantt au dezavantajul că nu arată interdependenţele

dintre activităţi şi evenimente
Pentru graficele de timp din proiecte se utilizeaza softul
specializat Microsoft Office Project
Time Management 115

Time Management 116

Din grafic se observa ca:

¾ proiectul se poate încheia după 6 zile lucrătoare, uşor de
identificat pe axa timpului;
¾ activitatea 2-4 începe abia după terminarea activităţii 1-2
(conexiune de tip Finish to End);
¾ activităţile 1-2 şi 2-4 pot să se desfăşoare simultan cu
activităţile 1-3 şi 3-4;
¾ drumul critic marcat cu o altă culoare corespunde cu cel din
reţeaua PERT (fig. 2.5);
¾ pe grafic se pot afişa datele de începere/terminare a
activităţilor, durata sau numele acestor activităţi.
Time Management 117

2.2 METODELE PERT ŞI CPM

a) Metoda Drumului Critic – CPM (Critical Path Method).
Această metodă lucrează cu timpi bine determinaţi, asociaţi
fiecărei activităţi şi permite, totodată, atât estimarea
costurilor, cât şi a timpului de execuţie a proiectului. Este o
metodă deterministă, care permite controlul timpului şi
costului de execuţie a unui proiect, prin determinarea
drumului critic al acestuia.
Time Management 118

b) Metoda PERT. Această metodă foloseşte trei durate de timp

asociate fiecărei activităţi (optimistă, pesimistă şi cea mai
probabilă), formând o medie ponderată, care reprezintă
durata aşteptată/estimată.
Astfel, timpul de execuţie a unui proiect este calculat pe baza
teoriei probabilităţilor. Ea poate fi vazută ca o extensie a
graficului Gantt.
Time Management 119

2.2.1 CARACTERISTICILE METODELOR PERT ŞI CPM
¾ Formează baza planificării şi predicţiei proiectului şi furnizează

conducerii proiectului posibilitatea de a găsi cea mai bună folosinţă
a resurselor în scopul obţinerii unui rezultat cunoscut, într-un timp
limitat şi având costuri limitate.
¾ Permit o viziune schematică a proiectului şi totodată controlul
asupra proiectelor unice.
¾ Ajută echipa de management al proiectului să rezolve probleme de
incertitudine care pot apărea în desfăşurarea proiectului, prin
găsirea răspunsurilor la întrebări de genul: Cum va fi afectată
terminarea proiec-tului de o întârziere pentru anumite elemente
(activităţi, evenimente) ale sale? Unde există rezerve de timp între
elemente? Care elemente sunt determinante pentru respectarea
termenului proiectului? Aceste răspunsuri furnizează conducerii
proiectului mijloace de evaluare a alterna-tivelor/opţiunilor la
îndemână pentru redresarea situaţiei.
Time Management 120

¾ Utilizează o aşa-numită analiză de tip reţea a timpului drept metodă

de bază pentru determinarea forţei de muncă, a materialelor şi a
echipamentelor şi, totodată, pentru furnizarea mijloacelor de
verificare a progresului făcut în desfăşurarea proiectului.
¾ Furnizează structura de bază pentru prezentarea rapoartelor de
informare.
¾ Evidenţiază interdependenţele dintre elementele sale.
¾ Permit exerciţii de genul “Ce se întâmplă dacă…”.
¾ Identifică cel mai lung traseu sau drumul critic.
¾ Permit stabilirea termenelor pentru efectuarea analizelor de risc.
Time Management 121

2.2.2 SCOPUL METODELOR PERT/ CPM
Scopul principal al folosirii metodelor PERT/CPM îl reprezintă

identificarea corectă a activităţilor critice şi furnizarea către
manager cel puţin a următoarelor informaţii:
¾ care activităţi sunt critice;
¾ care activităţi sunt necritice;
¾ ce rezervă de timp au activităţile necritice pentru a nu deveni
critice.
Time Management 122

2.2.3 ASEMĂNĂRI ŞI DEOSEBIRI ÎNTRE METODELE PERT ŞI

CPM
¾ Metoda PERT este o metodă probabilistă; ea foloseşte trei
estimări ale timpului, cu ajutorul cărora calculează
probablilistic o durată estimată.
¾ Metoda CPM este o metodă deterministă; ea foloseşte doar
o singură estimare a timpului, ceea ce duce la o precizie mai
bună.
¾ Metoda PERT permite calculul riscului în ceea ce priveşte
terminarea proiectului, în timp ce metoda CPM nu permite
aceasta.
¾ Ambele metode permit folosirea activităţilor fictive pentru
construirea reţelei.
Time Management 123

¾ Metoda PERT se foloseşte mai ales în cazul proiectelor de

cercetare-dezvoltare, unde riscurile în calculul duratelor de
timp au o mare variabilitate. Îndeplinirea totală a proiectelor
de cercetare-dezvoltare este aproape imposibil de
determinat, cu excepţia unor evenimente intermediare.
¾ Metoda CPM se foloseşte mai ales în cazul proiectele de
construcţie care sunt dependente de resurse şi se bazează
pe estimări de timp foarte exacte. La aceste proiecte
îndeplinirea procentuală se poate determina cu o acurateţe
rezonabilă, iar taxarea clientului se poate face pe baza
procentajului de îndeplinire a proiectului.
¾ Extensii ale acestor metode permit şi coordonarea şi
optimizarea resurselor (forţa de muncă, utilaje/echipamente).
Time Management 124

2.2.4 AVANTAJELE METODELOR PERT/CPM
¾ Planificarea detaliată sub forma unei reţele. Echipa de management

al proiectului este obligată să planifice lucrările în detaliu şi să
definească tot ce trebuie efectuat pentru atingerea la timp a
obiectivului proiectului. Crearea reţelelor şi analiza drumului critic
evidenţiază interdependeţele şi zonele cu probleme care nu sunt
nici evidente, nici bine definite prin alte metode de planificare.
¾ Comunicarea eficientă între membrii din cadrul organizaţiei şi cu
participanţii externi la proiect, precum şi delegarea clară a
responsa-bilităţilor privind timpii de execuţie a activităţilor.
¾ Controlul şi monitorizarea eficientă, prin depistarea activităţilor
critice şi orientarea pe urmărirea lor. Aceste metode determină
unde anume trebuie făcut efortul maxim astfel încât termenului de
execuţie al unui proiect să fie respectat.
¾ Evaluarea efectelor schimbărilor în program.
Time Management 125

¾ Identificarea aspectelor cu potenţial de a produce dificultăţi

(activităţi critice sau în apropierea condiţiilor critice).
¾ Utilizarea adecvată a resurselor, prin redistribuirea celor
excedentare în zonele cu probleme.
¾ Replanificarea - în scopul reducerii întârzierilor - prin depistarea şi
corectarea devierilor de la planificarea iniţială.
¾ Percepţie uşoară a desfăşurării proiectului prin vizualizarea sa sub
formă schematică şi înţelegerea facilă a succesiunii elementelor
componente de către decidenţi/executanţi.
¾ Implementarea pe calculator – avantajoasă mai ales la proiecte
mari.
¾ Suport pentru adoptarea deciziilor – metodele permit verificarea
eficacităţii altor variante de execuţie (cu rapoarte diferite între timpi
şi costuri etc.)
¾ Metoda PERT permite specificarea probabilităţilor de realizare la
termen, în avans sau cu întârziere.
Time Management 126

2.2.5 DEZAVANTAJELE METODELOR PERT/CPM
¾ efort mare în ceea ce priveşte munca şi timpul necesare

aplicării lor;
¾ reducerea posibilităţii de a lua decizii la nivelul conducerii
superioare;
¾ lipsa datelor istorice pentru estimarea costurilor;
¾ premisa resurselor nelimitate poate fi neadevarată;
¾ existenţa unei nevoi prea mari pentru detalii.
Time Management 127

CAP.5
METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A TIMPULUI
MANAGERILOR
Time Management 128

METODE DE GESTIONARE EFICIENTA A
TIMPULUI MANAGERILOR
Obiective
Prezentarea principalelor metode de eficientizare a

timpului managerilor
Time Management 129

1. Delegarea de autoritate
Delegarea – consta in incredintarea temporara a unor sarcini de

catre manager, unui subordonat al sau.
Caracteristicile delegarii
¾ are caraceter temporar ( perioada scurta de timp) in caz
contrar are loc o descentralizare a conducerii;
¾ transfer temporar intre doua persoane a atributelor conducerii;
¾ se deleaga toate componentele postului: sarcini, competente
si responsabilitati;
Time Management 130

Elementele delegarii
¾ Transmiterea sarcinilor care se face formal;
¾ Atribuirea competentei formale, a autoritatii si libertatii de
decizie;
¾ Incredintarea responsabilitatii persoanelor delegate fata de
rezultatele obtinute din exercitarea sarcinilor ( raspunderea
formala revine managerului ce a delegat - are loc asa numita
<< dedublare a responsabilitatii>>)
Time Management 131

METODE DE GESTIONARE EFICIENTA
A TIMPULUI MANAGERILOR
Delegarea intervine cand:

¾ managerul este aglomerat de probleme marunte si
numeroase;
¾ se doreste formarea de viitori manageri;
¾ se doreste solutionarea dilemei INCREDERE – CONTROL
CONTROL + X = INCREDERE – X (orice amplificare a
controlului exercitat de catre manageri genereaza
reducerea increderii percepute de subordonat)
INCREDERE + X = CONTROL – X (sporirea increderii

in persoana delegata genereaza diminuarea controlului
din partea managerului).
Time Management 132

Regulile care trebuie respectate de catre manager in cazul

delegarii:
¾ delegarea sa vizeze sarcini de importanta minora si mediu

(operationale);
¾ transmiterea sarcinilor sa se faca cat mai clar in scris;
¾ controlul exercitat sa urmareasca rezultatele si nu modul lor de
indeplinire;
¾ sa se asigure un climat favorabil de incredere;
¾ responsabilitatea fata de superiori pentru sarcinile delegate
revine integral managerului care a realizat delegarea.
Time Management 133

ETAPELE PROCESULUI DE DELEGARE
¾ Gruparea tuturor sarcinilor aferente postului respectiv pe trei

categorii din punct de vedere al delegarii (posibila, probabila,
imposibila);
¾ Aprobarea delegarii de catre managerul superior;
¾ Transmiterea in scris a sarcinilor, competentelor si
responsabilitatilor delegate persoanei desemnate in acest
scop;
¾ Evaluarea rezultatelor delegarii efectuata de catre manager si
recompensarea/sanctionarea corespunzatoare;
Time Management 134

AVANTAJELE UTILIZARII DELEGARII
¾ folosirea mai eficienta a potentialului de conducere prin

degrevarea managerilor de problemele operationale care
pot fi solutionate si de catre alte persoane;
¾ valorificarea mai buna a potentialului subordonatilor si
stimularea creativitatii acestora;
¾ crearea unor conditii favorabile pentru formare a viitorilor
manageri;
Time Management 135

LIMITELE DELEGARII
¾ practicarea aceluiasi stil de management;

¾ temerile din partea managerilor superiori in legatura cu
pierderea posturilor daca subordonatii delegati se
dovedesc a fi mai eficienti.
Time Management 136

2. SEDINTA
Este o reuniune a mai multor persoane, pentru o anumita
perioada de timp, sub coordonarea unui cadru de conducere,
in vederea solutionarii comune a mai multor probleme de
interes general, avand caracter informational sau decizional.
Time Management 137

TIPOLOGIA SEDINTELOR
Utilizate in procesul de conducere sedintele pot fi:

¾ sedinte de informare - se produc ori de cate ori este nevoie;
¾ sedinte decizionale – ale top managementului sau consiliului
de administratie;
¾ sedinte de armonizare;
¾ sedinte de explorare – cautare de raspunsuri;
Time Management 138

De asemenea sedintele mai pot fi:

¾ sedinte de tip fata in fata ( cu un singur participant);
¾ sedinte informale – in vederea rezolvarii unor probleme
operationale presante;
¾ sedinte regulate ( Consiliul de Administratie, Sedinta Top
Managementului);
¾ sedinta publica - transmiterea publica a unui punct de
vedere sau a unei informatii despre organizatia respectiva fara
a astepta o reactie din partea participantilor);
¾ sedinta de brainstorming – sedinta in care sunt prezentate
in comun idei creative;
Time Management 139

ETAPELE DESFASURARII SEDINTEI

¾ Pregatirea sedintei – include pregatirea agendei, transmiterea
acesteia catre participanti cu cel putin 2 zile inainte de
desfasurare, stabilirea datei , locului, duratei si subiectului
sedintei si anuntarea participantilor.
¾ Deschiderea sedintei – se face de catre cel care a initiat
sedinta, se prezinta ordinea de zi, paricipantii, vorbitorii si
problemele ce se vor discuta, concluziile orientative la care ar
trebui sa se ajunga.
¾ Desfasurarea sedintei - discursuri, discutii, controverse etc;
¾ Finalizarea sedintei - pentru eficienta o sedinta nu trebuie sa
dureze mai mult de 1,5 maxim 2 ore, de aceea conducatorul
trebuie sa puna punct prin concluzii asupra problemelor discutate,
eventual stabilirea unei alte sedinte pentru continuarea
dezbaterilor daca timpul a fost insuficient.
Time Management 140

AVANTAJELE UTILIZARII SEDINTEI
¾ posibilitati mai mari de informare a personalului si

fundamentare a deciziilor;
¾ facilitarea schimbului de experienta intre persoane;
Time Management 141

LIMITELE (Dezavantajele) UTILIZARII SEDINTEI

¾ consum mare de timp;
¾ pierderea de idei valoroase emise de participanti in cazul
neconsemnarii acestora in scris de catre secretarul de sedinta;
Time Management 142

3. Tabloul de bord
Tabloul de bord este un ansamblu de informatii curente
prezentate intr-o forma scriptica, prestabilita, referitoare la
rezultatele activitatilor subordonate unui manager si la
principalii factori ce conditioneaza eficienta in vederea
cunoasterii aprofundate si adaptarii deciziilor ce se impun a fi
luate.
Este compus din tabele, grafice, rapoarte si situatii
comparative care de regula includ urmatoarele informatii:
¾ informatii privind natura indicatorului;
¾ unitatea de masura;
¾ nivelul previzionat;
¾ nivelul realizat;
¾ diferenta absoluta sau procentuala (abateri +/-);
¾ factori de influenta / cauze ce i-au generat;
De regula, in prezent acesta se mentine si actualizeaza in
format electronic. Time Management 143
CERINTE PENTRU REALIZAREA TABLOULUI DE BORD

¾ sa cuprinda informatii privind activitatea din domeniul condus ;
¾ informatiile sa fie relevante si sa exprime ceva;
¾ informatiile sa reflecte tendintele de evolutie a fenomenelor
economice;
¾ structura informatiilor sa fie clara explicita si expresiva;
¾ tabloul de bord trebuie sa refecte rezultatele obtinute si
cauzele ce au generat diverse tendinte;
¾ adaptabilitatea tabloului de bord la utilizarea operativa
¾ tabloul de bord trebuie sa fie eficient prin prisma costurilor
implicate de realizarea sa.
Time Management 144

FUNCTIILE TABLOULUI DE BORD

¾ de avertizare
¾ de evaluare – diagnosticare
¾ de eliminare a aspectelor negative
¾ de generalizare a aspectelor pozitive
Time Management 145

TIPOLOGIA TABLOURILOR DE BORD

¾ Dupa sfera de cuprindere Æ TB complet
Æ TB restrans (selectiv)
¾ Dupa natura mijloacelor de tratare a informatiilor
Æ TB clasic (suport hartie)
Æ TB computerizat
Time Management 146

AVANTAJELE UTILIZARII Tabloului de Bord
¾ Informarea operativa completa asupra aspectelor activitatii

conduse;
¾ Fundamentarea eficienta a deciziilor;
¾ Sporirea responsabilitatii managerilor pentru activitatea
condusa;
¾ Intarirea controlului;
Time Management 147

LIMITELE UTILIZARII TB
¾ Inregistrarea si transmiterea repetata a unor informatii;

¾ Volum mare de munca necesar aducerii la zi a informatiilor;
¾ Cost relativ ridicat al selectarii, prelucrarii si transmiterii
informatiilor, resurse umane si materiale implicate.
Time Management 148

4. Scurte concluzii privind programarea activitatii manageriale

eficiente
Pentru a încadra proiectul în timpul alocat, un bun manager trebuie:

z să dispună permanent de informaţii actualizate despre derularea activităţilor
şi etapelor proiectului inclusiv a problemelor apărute;
z să analizeze periodic progresul proiectului cu personalul proiectului cu
factorii implicaţi, cu finanţatorii;
z să aibă alternative în ceea ce priveşte partenerii şi furnizorii proiectului;
z să redefinească, dacă este cazul, priorităţile etapelor, drumul critic etc.;
z să întocmească planuri alternative pentru readucerea proiectului în
parametri normali în situaţia în care activitatea a fost perturbată;
z să fie permanent un exemplu în ceea ce priveşte respectarea termenelor,
fără a uita însă scopurile ce trebuie realizate.
Time Management 149

Concluzii privind importanta planificarii
timpului pentru eficientizarea oricarei
activitati
Time Management 150

Concluzii privind importanta planificarii timpului
pentru eficientizarea oricarei activitati
¾ Fiind o resursa limitata si dinamic unidirectionala, timpul trebuie

planificat astfel incat sa poata fi utilizat cu maxim de eficienta;
¾ De asemenea, fiind una dintre putinele resurse care se

autoconsuma ireversibil eficienta folosirii acestuia este cu atat
mai mult importanta
Time Management 151

Concluzii privind importanta planificarii timpului pentru
eficientizarea oricarei activitati
¾ Managementul eficient al timpului este esential in orice profesie si in

orice domeniu de activitate. Oricine isi poate imbunatati capacitatea de
organizare a timpului, castigand beneficii importante din aceasta. Felul
in care cineva isi organizeaza timpul va avea intotdeauna un impact
direct asupra celor cu care lucreaza (pozitiv sau negativ!), astfel ca
merita sa alocati timp dezvoltarii anumitor instrumente si tehnici care sa
va ajute sa va organizati timpul eficient si sa va atingeti obiectivele
respectand termenele limita.
¾ Exista cateva principii simple de care va puteti ajuta pentru a va folosi

cat mai eficient timpul si care va faciliteaza divizarea obiectivelor pe
termen lung in actiuni controlabile pe termen mediu si scurt.
1. Stabilirea obiectivelor 2. Transformarea lor in obiective SMART
3. Cunoasterea sarcinilor 4. Cunoasterea constrangerilor
5. Stabilirea prioritatilor 6. Planificarea sarcinilor
Time Management 152

¾ Managementul eficient al timpului inseamna a fi

capabil de a:
¾ Estima in mod realist timpul necesar pentru indeplinirea unei

sarcini in functie de complexitatea acesteia.
¾ Stabili prioritatile in realizarea sarcinilor in functie de
importanta, urgenta si/sau rezultatele estimate ale acestora.
¾ Organiza propriile activitati pentru a respecta termenele
limita.
¾ Delega responsibilitatile persoanelor adecvate pentru a va
ajuta sa atingeti mai multe termene limita simultan.
Time Management 153

Parcurgerea acestui curs a urmarit:
¾ Constientizarea importantei planificarii oricarei activitati inclusiv

a planificarii resurselor de timp in cazul unui proiect;
¾ Dezvoltarea cunostintelor si deprinderilor de planificare eficienta

a scopului si obiectivelor pentru orice activitate;
¾ Identificarea capcanelor in folosirea timpului si gasirea

modalitatilor de eliminare a acestora.
¾ Insusirea de cunostinte teoretico-metodologice privind

managementul timpului in general, reguli valabile si pentru
managerii de proiect si echipele pe care le conduc
Time Management 154

¾ Constientizarea faptului ca organizarea deficienta a activitatilor
proiectului poate duce pe de-o parte la prelungirea termenului
de finalizare al acestuia iar pe de alta la chiar la esecul
proiectului
¾ Buna comunicare in cadrul echipei de proiect privind

planificarea activitatilor curente este un pas in realizarea unui
management eficient al timpului
¾ Utilizarea celor mai potrivite metode si tehnici de gestionare a

timpului in proiect in functie de specificul acestuia chiar daca
diagramele de timp (graficul Gantt) si de activitati (Work
Breackdown Structure) sunt folosite pentru orice proiect.
Time Management 155

End
Succes in continuare !
Time Management 156

Managementul Timpului

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Managementul Timpului

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

MANAGEMENTUL TIMPULUI IN

TEHNICI PROFESIONALE DE GESTIONARE

CAP.1 MANAGEMENTUL TIMPULUI (slide 5)

Evidentierea motivelor pentru care trebuie sa gestionam

DE CE TREBUIE SA GESTIONAM CORECT TIMPUL?

AVANTAJELE GESTIONARII TIMPULUI

CAUZELE IROSIRII TIMPULUI SAU CONSTRANGERILE

Se pot clasifica in doua mari categorii:

CONSTRANGERILE DIN VINA PROPRIE

CONSTRANGERILE DIN VINA ALTORA

¾ Nerealizarea sarcinilor la timp

CAUZELE LIPSEI DE GESTIONARE A TIMPULUI

¾ Documente fara importanta

Concluzionand, principalele 15 cauze care va fac sa

1. A nu planifica ziua/perioada de munca

LIPSA DE ORGANIZARE GENEREAZA STRES !!!

¾ Este reactia oamenilor la presiunile excesive pe care sunt nevoiti

STRESUL POATE FI:

Este acea stare care va transmite in permanenta impulsul de a

PENTRU ACEASTA TREBUIE SA:

Este acea stare care va transmite in permanenta:

STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (1)

STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (2)

STRATEGII TIPICE FOLOSITE DE CEI STRESATI (3)

z Cauta “senzatii tari”:

REDUCEREA SAU ELIMINAREA STRESULUI

Se Poate Face Prin:

¾ Miscare - simpla miscare fizica este un mod sigur de alungare

¾ Imbunatatirea conditiilor la locul de munca - schimbati atmosfera

¾ Faceti ordine pe birou - arhivati toate documentele nefolositede

¾ Organizati-va - notati termenele limita pe un planificator de perete

ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (1)

¾ Evaluati-va scopurile – amintiti-va toate scopurile pe care vi le-ati

ADOPTATI O ATITUDINE POZITIVA (2)

¾ Evaluati-va asteptarile – verificati-va standardele prin comparatie

CAUTATORII DE Intotdeauna spun ce munca grea fac ei in loc sa o faca

Definirea elementelor cheie ale managementului timpului

In afaceri si in activitatea curenta zilele sunt prea scurte.

Pentru ca intotdeauna sunteti in lipsa de timp concluzia este ca nu il

Exista o enorma distanta intre a face bine lucrurile si a face doar

De aceea pentru a va organiza mai bine timpul cea mai simpla

La sfarsitul zilei de lucru (maxim 15 min):

PENTRU A NE ORGANIZA IN MOD EFICIENT TIMPUL,

¾ Care este scopul nostru ? - si anume Misiunea si Obiectivele

De aceea trebuie sa ne fie clara diferenta intre:

Astfel putem defini elementele cheie ale managementului timpului:

ETAPELE GESTIONARII EFICIENTE A TIMPULUI

La sfarsitul fiecarei zile de lucru rezervati-va 15 min pentru a

Dupa ce raspundeti acestor intrebari, actionati.

II. Gestionarea timpului – o chestiune de organizare

Problemele dv. cu gestionarea timpului pot sa rezulte din lipsa

¾ Telefoanele primite sau date trebuie sa fie, scurte concise, mai

¾ Chiar si in cazul unor convorbiri cu partenerii de afaceri

¾ Telefonul trebuie sa fie utilizat in acelasi timp pentru evitarea

III. O problema delicata – Supraincarcarea

¾ Datorita reorganizarii si modificarii structurii afacerilor, de cele mai

CUM PUTETI FOLOSI MAI EFICIENT TIMPUL?

¾ Nu va planificati decat 60% din zi. Pastrati 20% pentru cazuri

¾ Incercati sa lucrati in afara biroului, daca acest lucru este mai

¾ Faceti pauze regulate, dar scurte 10-15 minute la fiecare 50 de

¾ Utilizati telefonul si e-mail-ul pentru a nu va deplasa in alte birouri;

¾ Daca amanati ceva pentru maine, asigurati-va ca va fi prioritara a

Timpul este o resursa indispensabila pentru toate activitatile umane si

TIMPUL ARE URMATOARELE CARACTERISTICI: