J

- . -'
r' ::
. ,

",<]/]1)/~ or;
j
t1
NOMENCLA TORUL ARHIVISTIC
AL UNIVERSITA.TII TEHNICE "GHEORGHE ASACHI" DIN IASI
"
Intocmit in conformitate cu prevederile Legii nr. 1612 aprilie 1996 a Arhivelor Nationale,
publicata in Monitorul Oficial nr. 7119 aprilie 1996, modificata ~icompletata de Legea
138/2013 publicata in Monitorul Oficial al Romaniei partea I nr.2S3 din 7 Mai 2013, precum si
de Ordinul137 12013 al Ministerului Afacerilor Interne publicat in Monitorul Oficial al
Romaniei partea I nr.619 din 4 Octombrie 2013, pentru aprobarea Normelor metodologice
privind aplicarea unor dispozitii ale Legii arhivelor Nationale nr.16/1996, republicata in
Monitorul Oficial al Romaniei partea I nr.293/22.04.2014

1
 SECONFI
SERVICIUL JUDETEAN IASI AL A.KIIIINKm[1I('
SEF SERVICIU, DR.FL(\}B'*Itmfj:J~

in sediata Senatului unive

lPre~edin
Prof.Univ.Dr.I

Structura organizationala Structuri subordonate Denumirea dosarului (contlautul pe scurt al problemelor la Termenulde Observatii
(Departamente, Directii, Servicii, care se refers) pastrare
Birouri
A. Senat l.Procese verbale ale sedintelor senatului. permanent
2.Hotarari ale senatului. permanent
3.Procese verba Ie, avizele si rapoarte ale comisiilor permanente permanent
ale senatului.
4.Dosarele de convocare pentru sedintele senatului. permanent
5.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
6.lnventarele arhivistice permanent

B. Consiliul de Administratie I.Dosarele de convocare, procese verbale ale sedintelor permanent

Consiliului de Administratie.iextrase din procesele verbale ale
sedintelor CA
2. Procese verbale de predare-primirea documentelor la arhiva permanent
3.lnventarelearhivistice permanent

C. Rectorat C.I.Secretariat universitate I.Ordine, corespondenta si alte documente cu caracter de permanent

reglementare primite de la M.E.N.privind organizarea ~i
desfasurarea procesului instructiv-educativ ~i a altor domenii de
activitate din cadrul universitatii.
2.Corespondentii privind activitatea Intregului personal din to ani
universitate; probleme ale cadrelor didactice ~i ale celorlalte
categorii de personal
3.Decizii,ordine ~ialte acte de dispozitie emise de Rector. permanent
4.Documente referitoare la alegerile la nivelul Senatului, permanent
Consiliului de Administratie, pentru directorul CSUD, al
facultatilor ~iconsiliilor din cadrul universitatii.
5. Registrul unic de control permanent
6.Duplicate acte de studii permanent
7.Registrupentru evidentaformularelor actelor de studii. permanent
8.Cotoarelediplomelor eliberate. permanent
9.Borderouri ntru intocmireadi lomelor. rmanent

2

C.II. Comisia pentru evaluarea ~i
asigurarea ealitatii, (C.E.A.C.)
C.III.Consiliul studiilor universitare
de doctorat. (C.S.U.D)
10. Cereri pentru eliberarea actelor de studii si adeverinte 5 ani
II.Cereri eliberari duplicate diplome si certificate permanent
12.Corespondenta cu ambasadele, Ministerul Educatiei Nationale permanent
precum si cu alte institutii din tara SI strainatate, privind
confrrmari acte de studii
13.Condici de prezenta. 3 ani
14. Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
15.lnventarele arhivistice permanent
16.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent
I 7.Raportul anual al Rectorului privind starea universitatii permanent
18.Fi~e de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM
I.Acreditarea programelor de studii - Documente si mregistrari permanent
privind evaluarea interna ~i externa a programelor de studii ale
universitatii
2. Evaluarea institutionala - Documente si inregistrari privind permanent
evaluarea interna ~i externa institutionala
3.Corespondenta general a privind activitatea C.E.A.C - 50 ani CS
Documente ~i tnregistrari privind comunicarea interna ~i externa.
4. Manualul procedurilor. permanent
5. Rapoarte de evaluare interna a programelor de studii. permanent
6.Raportul annual al Cornisiei pentru Evaluarea si Asigurarea permanent
Calitatii.
7.Procese verbale ale sedintelor C.EA.C. permanent
8.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
9.lnventarele arhivistice permanent
10.Carta universitatii permanent
II.Regulamentul de organizare ~ifunctionare. permanent
l.Dosare achizitii la proiectele de burse doctorale P.O.S.D.R.U.; permanent
2.Dosarul doctorandului. 10 ani
3.Registre matricole de doctoral. permanent
4.Corespondenta privind organizarea ~idesfasurarea concursului permanent
de admitere la doctorat;
5.Decizii inmatriculare, exmatriculare, comisii, abilitare. 25 ani
6.Planurile de invatamant. permanent
7.Dosar de contractare burse doctorale P.O.S.D.R.U.; 10 ani
SCorespondenta privind organizarea ~i desfasurarea proiectelor 10 ani
de burse doctorale P.O.S.D.R.U.;
9.Documente justificative de raportare la proiectele de burse 10 aniCS
doctorale P.O.S.D.R.U.;
IO.Acte aditionale si notificari la proiectele de burse doctorale permanent
P.O.S.D.R.U.;
12.Docurnente justificative de rambursare la proiectele de burse permanent
doctorale P.O.S.D.R.U.;
13.Coresponden\l1 privind activitatea la doctorat; 10 ani
14.0rdine ~i alte documente cu caracter de reglementare primite permanent
de ]a minister nrivind orzanizarea ~i desfasurarea concursului de
3
 doctoral.
15.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
16.lnventarele arhivistice permanent
I 8.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent

I.Plan strategic al directiei permanent

2. Plan operational al directiei permanent
3.Repartizarea finantarii institutionale pe universitate 20 ani
4.Situatii statistice cu studenti cu taxa si tara taxa pe universitate. 20 ani
5.Programul anual de achizitii pe universitate. 10 ani
6. Corespondents generala cu alte institutii ~i cu structurile 10 ani
organizatorice din cadrul universitatii.
7.Proceduri de lucru ale directiei permanent
8.Documentele studentilor care beneficiaza de ajutor fmanciar 5 ani
D. Directia Generali Administrativa pentru achizitia de calculatoare.
9.Raport de activitate 10 ani
IO.Condicile de prezenta a personalului 3 ani
II.Structura spatiilor de invatamdnt pe universitate permanent
12.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
13.lnventarele arhivistice permanent
14.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent
15. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM

D.I.Biblioteca I .Dosare cu completarea fondului de publicatii al bibliotecii. permanent

2.Dosare cu rapoarte anuale ~i trimestriale privind situatia permanent
fondului de publicatii.
3.Dosare cu scoaterea din evidentele bibliotecii a publicatiilor permanent
uzate fizic si moral.
4.Registrul de rniscare a fondului (RMF). permanent
5.Registrullnventar (RI). permanent
6.Dosarele cu borderourile de predare-primire a publicatiilor de la permanent
biblioteca centrala la bibliotecile filiale.
7.Dosarele cu procesele verbale de transfer a publicatiilor intre permanent
bibliotecile filiale.
8.Dosarele cu decontarea cheltuielilor de expediere a publicatiilor 10 ani
in tara si strainatate.
9.Dosarele cu rapoartele anuale privind schimbul intern ~i extern permanent
de publicatii.
IODosare cu corespondenta schimb intern. permanent
II.Dosare cu corespondenta schimb extern. permanent
12.Cartoteci de evidenta a period ice lor romanesti si straine. permanent
13.Procese verbale de predare-primire a patrimoniului bibliotecii. permanent
14.Procese verbale de inventariere a fondului. permanent
15.Fi~e de evidenta a cititorilor. 6 ani
16.Fi~e de imprumut a publicatiilor. 2 ani
I 7. Dosar cu evidenta incasarilor tarifelor de biblioteca, a 10 ani
contravalorii taxelor de lntarziere si de pierdere a publicatiilor.

4
 18.Rapoartele anuale de activitate ale bibliotecii. permanent
19.Planurile operationale ~i strategice ale bibliotecii. permanent
20.Dosarele cu documentele intrate/emise in/de biblioteca cu permanent
numar de registratura de la/catre toate structurile organizatorice
ale universitatii.
21.Dosare cu corespondenta imprumut interbibliotecar extern. 5 aniCS
22.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
23.Inventarele arhivistice Permanent
25.Regulamentul de organizare ~i functionare. Permanent
26. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. Pe durata CIM

D.II.Directia Servicii Studentesti I.Dosar achizitie ( referate administratori, referat de necesitate, 10 ani.
note justificative, decizie, documentatie, proces verbal, oferte
participanti, corespondenta, raport final, comunicare, procedura,
contract, contestatie, rezolutie )
2.Dosare tehnice cu proiecte si devize. permanent.
3.Procese verbale ( faze determinate, receptie provizorie ~i 15 ani.
definitiva a lucrarilor, situatii de lichidare).
4.Procese verbale de termene pentru executarea lucrarilor. 10 ani.
S.Rapoarte de activitate pentru dirigintii de santier. lOani.
6.Avize date de autoritati pentru diferite constructii. permanent.
7.Situalii de lucrari, 10 ani.
8.Propuneri pentru programul de achizitii lucrari si prod use. 5 ani.
9.Cartea constructiei. permanent.
10.Documentalii tehnice pentru lucrari de investitii, reparatii permanent.
capitale si dotari.
l l.Lucrari privind reparatii capitale. permanent.
12.Lucrari privind reparatii curente. 10 ani.
13.Rapomri situatie cazari pe tip uri de lncadrare studenti 5 ani.
(subventionati, gratuiti, bursieri ai statului roman) MEN.
14.Repartitii cazare, decizii cu comisiile de cazare ~i repartitia 3 ani.
locurilor de cazare pe facultati.
15.Regulamente In legatura cu organizarea ~i functionarea permanent.
caminelor, proceduri.
16.Regulament de organizare ~i functionare. permanent
17.Dosare cazare (tipizate cazare ). 5 ani.
I 8.Evidenta ocuparii locurilor in camine. lOani.
19.Autoriza\ii sanitare camine. permanent.
20.Carte imobil. permanent
21.Procese verbale predare primire a serviciului de paza. 3 ani
22.Fi~e de magazie sala de sport. 5 ani
23.Procese verbale, decizii privind scaderi din inventar ~i casari 10 ani
ale materialelor scoase din uz.
24 Referate si ordine de evacuare. 2 ani.
25.Fi~e de magazie cantina. 3 ani.
26.Facturi pentru terti 5 ani.
27.Programari terenuri baza sportiva. I an.
28.Borderou incasari zilnice. 3 ani.

5
 29.Fi~e de magazie carnine. 3 ani.
30.Notii de receptie a alimentelor. 2 ani.
31. Borderou incasari. 5 ani.
32.Consumuri de materii prime zilnice. 5 ani.
33.Borderou meniu. 2 ani.
34.Meniul zilei. 2 ani.
35.Liste cu stocuri de produse alimentare. 2 ani.
36.Contracte de comodat. 5 ani dupa incetarea
rap. contractuale
37.Propuneri de casare. 3 ani.
38.Facturi fiscale incasare tarife de cazare. 5 ani.
39.Chitante incasare tarife de cazare studentesti. 5 ani.
40.Desfii~urator tarife cazare cu documente justificative. 5 ani.
41.Registru de intrare-iesire a corespondentei. 15 ani.
42.Condica de prezenta pentru personal. 3 ani.
43.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent.
44.lnventarele arhivistice permanent
45.Regulamentul de organizare ~i functionare, permanent
46. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM

D.III.Directia Economica l.Dari de searna contabile anuale. permanent

2.Balante de verificare sintetice si analitice. 15 ani
3.Registru jurnal. 10 ani
4.Registru Inventar. 10 ani
5.Registru de control fmanciar preventiv. 10 ani.
6.Registru de casa ( facturi, chitante, NIR-uri, bonuri de consum). 10 ani.
7.Registru de banca ( facturi, NIR-uri, bonuri de consum, oferte, 10 ani.
contracte, procese verbale de receptie ).
8.State de salarii. 50 ani.
9.Fi~e analitice de evidenta contabila a mijloacelor fixe. 10 ani.
I O.Documente privind inventarierea bunurilor ~i valorilor 15 ani.
(procese verbale, liste si rapoarte ale comisiei, acte de primire-
predare a gestiunilor).
II Chitantiere. 5 ani.
12.Fi~e contabile sintetice si analitice. 10 ani.
13.Registru de banca investitii (facturi, NIR-uri, bonuri mijloc permanent
fix, oferte, contracte, procese verbale de punere in executie)
14.Dosare corespondents (Ministerul de Finante, confirrnari 5 ani
extrase de cont cu furnizori).
15. Acte justificative, documente primare ~i contabile, ce stau la 10 ani
baza inregistrarilor de conturi contabile ( note de contabilitate,
extrase de cont, centralizatoare de materiale ~i cheltuieli, etc).
16.Procese verbale de verificare ale organelor de control financiar 15 ani
impreuna cu toate actele ce se perfecteaza in legatura cu
constatarile din procesele verbale respective.
17.Sinteza privind actele de control fmanciar intern. permanent.
18.Carnete CEC 5 ani
19.Procese verbale de nredare-orimire a documentelor la arhiva permanent

6
 20.Inventarele arhivistice permanent
21.Regulamentnl de organizare ~i functionare. permanent
22. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. Pe durata CIM
23.Cartea mare-formular electronic permanent,

D.lV. Directia Resurse umane l.Instructiuni, regulamente privind problemele de munca si permanent
saIarizare.
2.Structura organizatorica a universitatii (organigrama). permanent
3.State de functii anuale pentru personal didactic, auxiliar didactic permanent
si nedidactic,
4.Normare cadre didactice. permanent
5 Formatii de stndiu. permanent
6.State de personal ( scheme de incadrare ) intocmite in baza 90 ani
state lor de functii,
7.0rdine, aprobari, corespondenta refritoare la infiin\i'iri si permanent
desfiintari de posturi.
8.0rdine si decizii de angajare, transferari, sanctiuni, desfaceri permanent
contracte de munca.
9.Repartizarea sarcinilor didactice prin cumul de functii ~i plata 50 ani
cu ora.
IO.Lucriiri si corespondents privind salarizarea: referate, 50 ani
memorii, acordari de gradatii, salarii de merit, profesori
consultanti, profesori asociati, sporuri pentru conditii deosebite de
rnunca ~i concedii suplimentare.Documentatia privind acordarea
premiilor.
l l.Ordine si decizii privitoare la concediul de odihna. IO ani CS
12.Situalii centralizatoare privind personalul didactic, auxiliar 50 ani
didactic ~i nedidactic.
13Date si informatii privind personalul care i~i desfasoara 50 ani
activitatea in sectorul bugetar, precum si cheltuielile cu salariile
aferente acestnia. Situatii solicitate de ministerul tntelar ~i
D.G.A.P.
14.Coresponden\i'i generala cu alte unitati, cu alte servicii ~i IOani
facultati ~i cu angajatii universitatii.
15.Fi~e analitice de evidenta a salariatilor.Fise fiscale. 10 ani
16.Fi~e fiscale. 10 ani
17.Declaratii privind obligatiile de plata a contributiilor socia Ie, IOani
impozitul pe venit si evidenta nominal a a persoanelor asigurate.
18.Concedii medicale. 10 ani
19.Lucriiri si borderouri privind popririle pe salarii. Borderouri 50 ani
carduri bancare privind salariile angajatilor, debite banci si
executari judecatoresti.
20.Condici de prezenta, 3 ani
21.Foi colective de prezen\i'i. 3 ani
22Dosare privind ocuparea prin concurs a postnrilor didactice permanent
din inva\i'imilntul superior.
23.Dosare personale ale angajatilor permanent
24.Cereri de angaiare. 2 ani

7
 25.Cereri de eliberare a adeverintelor. 2 ani
26.Registru de eliberare a legitirnatiilor 3 ani
27.Registru de evidenta miscarii de personal. 75 ani
28.Carnete de munca neridicate. 75 ani
29.Registru de evidenta cartilor de munca, permanent
30.Lucrari si evidente privind pensionarile. 20 ani
31.Evidente privind accidentele de munca si bolile profesionale. permanent
32Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
33.lnventarele arhivistice permanent
34.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent
35.Regulamentul intern al universitatii permanent
36. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM

D.V.Serviciul Tehnic I .Instructiuni de serviciu privind investitiile permanent

2.Planuri de invcstitii pentru obiective de investitii, reabilitari, permanent
consolidari ~i reparatii capitale.
3.Rapoarte ~i situatii privind indeplinirea planului de investitii permanent
(cu memorii explicative).
4.Cereri, tabele, propuneri si repartizari de fonduri si materiale 5 ani
pentru constructii si reparatii.
5.Coresponden«i generala cu Ministerul Educatiei Nationale, eu 10 ani
alte institutii, servicii si facultati privind lucrarile de investitii,
consolidari, reparatii curente si capitale.
6.Acorduri, avize si autorizatii emise de autoritati pentru permanent
obiectivele de investitii.
7.Documentatii tehnice pentru lucrari de investitii, reparatii permanent
capitale, reabilitari si consolidari.
8.Contracte de executie lucrari ~i situatii de lucrari aferente permanent
obiectivelor de investitii
9.Lucrari privind reparatiile capitale. permanent
I O.Lucrari privind reparatiile curente. 5 ani
II.Plan operational anual (necesar fonduri pentru investitii, permanent
lucrari de consolidare, reparatii curente ~i capitale, necesar
fonduri pentru utilitati).
12.Rapoarte de activitate anuale. 10 ani
13.Plan strategic al lucrarilor de investitii, consolidari, reparatii permanent
curente si reparatii capitale.
14.Minute (procese verbale) privind stabilirea unor masun permanent
telmico-organizatorice in procesul tehnologic.
15.Dosare tehnice cu proiecte si devize (memorii justificative, permanent
analize de pre], esalonarea lucrarilor si organizarea santierului).
16.Procese verbale de receptie la terminarea lucrarilor si finale. permanent
17.Registre si fise de evidenta tehnico-operativa, permanent
18.Documente privind inventarierea lucrarilor de investitii, permanent
reabilitari.
19.Contracte de cercetare-proiectare. permanent
20. Fi~e, facturi ~i evidenta acestora privind executarea ~i 10 ani
incasarea contractelor de cercetare-proiectare.

8
 21.Fi~e tehnice pentru aparate si utilaje. permanent
22.Fi~e si facturi de utilitati cu defalcarea consumurilor ~i 10 ani
documentelor necesare pentru plata acestora (anexe, ordonantari
plata, propuneri si angajamente de plata).
23.Planul anual al achizitiilor pentru Serviciul Tehnic ~i Sectia de permanent
intretinere (necesar si referate).
24.Evidenta centralizatoare a lucrarilor executate pe ateliere. 10 ani
25.Situatii, comuncari ~i cvidenta stocurilor de materiale. 5 ani
26.Inventarierea anuala a mijloacelor fixe. 5 ani
27 .Fise cu evidenta mijloacelor fixe. permanent
28.Bonuri de predare-primire a materialelor. permanent
29.Acte privind transferul de materiale din gestiunea Serviciului 5 ani
Tehnic in alte gestiuni (acte justificative, referate, avize, procese
verbale de predare-primire).
30. Propuneri de casare pentru mijloacele fixe ( procese verbale 3 ani
de casare-declasare).
31.Acte de predare-primire gestiune. 10 ani
32.Registrul de intrare-iesire a corespondentei. 3 ani
33.Condici de prezenta pentru salariatii Serviciului Tehnic ~i ai 3 ani
Sectiei de intretinere.
34.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva Permanent
35.lnventarele arhivistice Permanent
36.Regulamentul de organizare si functionare. Permanent
37. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. Pe durata CIM

D.Vl.Serviciul Administrativ Patrimoniu l.Registrul unic de inventar in original. permanent

2.Documente de proprietate ale universitatii In original. permanent
3.Dosarele de licitatie pentru inchirierea spatiilor temporar 5 ani dupa incetarea
disponibile in original. rap. contractuale.
4.Contractele de Inchiriere/ascciere ~i utilitati pentru spatiile 5 ani dupa incetarea
inchiriate ale universitatii, in original. rap.contractuale.
5.Contractele de inchiriere si utilitati pentru spatiile inchiriate de 5 ani dupa incetarea
catre universitate, In original. raporturilor contr.
6.Facturile de chirie in copie. 5 ani
7.Facturile de utilitati In copie. 5 ani
8.Dosarele cu documentele de atentionare, conciliere ~i reziliere a 5 ani dupa incetarea
contractelor, in original. raporturilor contr,
8.Autorizatiile sanitare de functionare pentru imobile, In original. permanent
9 .Propunerile si procesele verbale de casare, In original. 10 ani
IO.Centralizatoarele propunerilor de casare, aprobate de minister, 10 ani
in original.
II .Dosarele de licitatie pentru vanzarea obiectelor de inventar, in 10 ani
original.
12.Dosarele de vanzare a deseuriior valorificabile, In original. 10 ani
13.Condicile de registratura, In original. 3 ani
14.Condicile de distributie interna a documentelor, in original. 5 ani
15.Facturile lunare de telefonie, in copie. 10 ani
16.Facturile lunare de salubritate, in copie. 10 ani

9

D.VII.Birou Achizitii Transport
17.Documentele de evidenta lunata a costurilor de telefonie si 5 ani
salubritate, in original.
18.Registrele de control si instruire PSI. 5 ani
19.Bonurile de achizitie pentru obiecte de inventar si materiale in pana la casare
copie.
20.Documentele cu regim special (chitantiere, avize de expeditie 5 ani
a rnarfii) in original.
21.Fi~ele de protectia muncii pentru angajatii din subordine, in permanent
orginal.
22. Condici de prezenta. 3 ani
23.Alte facturi emise de S.A.P. 10 ani
24.Dosarele pentru achizitiile derulate la nivelul S.A.P. permanent
25.Dosarele de transfer ale mijloacelor fixe ~i obiectelor de mica 10 ani
valoare.
26.Dosare de evidenta a bonurilor de carburanti 10 ani
27.Borderourile de evidenta pentru bonurile de masa 10 ani
28.Plan strategic, operational, raport de activitate. permanent
29.Proceduri de lucru permanent
30.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
31.Inventarele arhivistice pennaneJlt
32.Regulamentul de organizare si functionare. permanent
33. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM
34.Registrul general de intrare-iesire a corespondentei-E permanent
35.Registru general de intrare-iesire a corcspondentci-grafic 30 ani
I. Situatiile analitice ale tichetelor de masa distribuite salariatilor permanent
de catre angajatori.
2.Structura organizatorica a biroului (organigrama). permanent
3.Corespondenta generala cu alte unitati (comunicari, clarificari, 5 ani
raspuns la contestatii, etc).
-l.Condica de prezenta 3 ani
5.Foi colective de prezenta. 3 ani
6.Program anual estimativ al achizitiilor publice. 5 ani
7.Liste de investitii. 5 ani
8.Decizii comisii de receptie pentru facultati ~i scoli doctorale. 10 ani.
9.Propuneri de casare mijloace fixe ~i obiecte de inventar. 10 ani
IO.Procese verbale de receptie, procese verbale de punere in 10 ani
functiune, note de intrare receptie si constatare d iferente.
II.Plan strategic. permanent
12.Plan operational anual. permanent
13.Raport de activitate anual. permanent
12.Bonuri de intrare in gestiune a materialelor, mijloace fixe ~i 5 ani
obiecte de inventar.
13.Referate, avize, copii dupa decizii 5 ani
14.Procese verbale de predare-primire a cupoanelor C.F.R. ~i a 5 ani
legitimatiilor de calatorie pentru studenti.
15.Comenzi pentru materiale didactice, tehnice, aparate, etc. 5 ani
conform referatelor.
16.Delegatii nentru ridicarea tinizatelor de la minister. 5 ani
10
 17.Procese verbale de instruire la protectia muncii si P.S.1. 5 ani
18.Foi de parcurs autovehicule garaj. 5 ani
19.5ituatii lunare privind consumurile de carburanti ~i piese auto, 10 ani
centraIizatorul lunar al cheltuielilor, situatia anuala a
consumurilor de carburanti si piese auto.
20.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
21. Inventarele arhivistice permanent
22.Regulamentul de organizare si functionare. permanent
23. Fise de nrotectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM
D.VIII. Compartimentul de management I.Plan strategic. Permanent
al informatizarii 2.Plan operational. Permanent
3. Regulament de organizare ~i functionare. Permanent
4.Corespondenla cu alte structuri organizatorice privitoare la 10ani
activitatea compartimentului.
5.Proceduri de lucru, Permanent
6.Condici de prezenta. 3 ani
7. Procese verbale de peredare la arhiva a documentelor. Permanent
8.Inventarele arhivistice. Permanent
9.Fi~e de protectia muncii ~i PSI. Pe durata CIM
IO.Raport anual de activitate. Permanent
D.IX.Birou Statistica I. Documente cu privire la numarul de studenti, buget, taxa, permanent
romani si straini pe facultati,
2.Rapoarte privind nurnarul de studenti fizici ~i echivalenti pe permanent
universitate.
3 .Statistici referitoare la inceputul anului universitar. permanent
4.Statistici referitoare la sfarsitul anului universitar. permanent.
4. Statistici privind forta de rnunca, costul fortei de munca ~i permanent
anchete asupra castigunlor salariale.
5.Rapoarte statistice anuale privind investitii nete pe surse de permanent
finantare ~i elemente structurale.
6.Rapoarte statistice trimestriale privind investitii nete pe surse 5 ani
de finantare si elemente structurale.
7.Rapoarte statistice lunare privind investitii nete pe surse de 3 ani
finantare si elemente structurale.
8.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
9.Inventarele arhivistice permanent
10.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent
II. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata ClM
D.X.Birou Rotaprint I.Regulamente ~i instructiuni in legatura cu editarea cursurilor si permanent
manualelor.
2.Planul editorial anual. permanent
3.Corespondenta legata de planul editorial ~i realizarea lui. 5 ani
4.Materiale elaborate de biroul metodic. 5 ani
5.Dosare de carte ale manualelor (referate, note interne, 10 ani CS
observatii, copii, contracte cu autorii, copii procese verbale, fise
de carte, manuscris) referate ~i avize de tehnoredactare.
6.Materiale ilustrative pentru carte. 10 aniCS
7.Fisa lucrarii (ounza de carte) cuprinzand toate datele cartii 10 ani CS

11
 privind productia.
8.Corectura I ~i 2. 2 ani
9.Corecturile cu bun de tipar. 2 ani
10.Coli de semnal. 2 ani
11.Exemplu de semnal pentru bun de tipar. 2 ani
12.Referate si comunicari privind lucrari de multiplicare, 10 ani CS
executare de lucrari, desene, afise, materiale didactice ~i de
promovare.
13.Acte fundamentale (autorizatii, colegii, redactii, procese permanent
verbale ).
14.Sumare ale tuturor fasciculelor. 2 ani
15.Acte justificative referitoare la publicatii. to ani
16 Situatii statistice privitoare la publicatiile institutiei. permanent
17.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhivii permanent
I 8. Inventarele arhivistice permanent
I 9. Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent
20. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM
D.xI.Colectiv Protectia Mediului I.Documente referitoare la precursorii de droguri. 4 ani
2.Documente privind evidenta deseurilor. 10 ani
3.Documente privind substantele chimice. 5 ani
4. Documente privind activitati nuc1eare. permanent
5.Documente referitoare la acorduri ~i autorizatii. permanent.
6.Documente privind calitatea factorilor de mediu. 5 ani
7.Documente referitoare la gestiune. permanent
8.Documente referitoare la personal. permanent
9.Documente referitoare la inspectii. permanent
10.Documente referitoare la planuri ~i rapoarte. permanent
II.Documente referitoare la achizitii, 5 ani CS
12.Adrese si decizii transmise pe plan intern. 5 ani CS
13.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
14.Inventarele arhivistice permanent
15.Regulamentul de organizare si functionare. permanent
16.Fi~e de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM

DXll.Serviciul Intern de Prevenire ~i l.Tematici instruire lucratori. 5 ani

Protectie. 2.Evidenti\ grupe de munca. to ani
3.Evidenti\ echipamente de munca cu functionare pe combustibili 5 ani
gazosi.
4.Evidente prize de pamant. 5 ani
5.Normativ intern de acordare a echipamentelor individuale de 5 ani
protectie.
6.Evaluarea riscurilor profesionale. 5 ani
7.Planul de prevenire ~i protectie. 5 ani
8.lnstructiuni proprii de securitate si sanatate in munca. 5 ani
9.Planuri strategice, planuri operationale in domeniul S.S.M. 5 ani
10.Evenimente. Dosare de cercetare accidente de munca. permanent
I 1.Dosarul C.S.S.M. (comitetul de securitate si sanatate in munca permanent
). Proceduri, decizii, procese verbale sedinte, adrese comunicari

12
 I.T.M. si locurile de munca.
I2.Registru coordonare In materie de securitate si sanatate in 10 ani
munca a santierelor de constructii existente in perimetrul
universitatii.(H.G.300/2006).
13. Dosare medicale lucratori. permanent
I4.Dosare fise de aptitudini lucratori. permanent
15.Dosare avize concedii medica Ie. permanent
I6.Fi~e de evaluare factori de rise profesional la locul de munca. permanent
I7.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
I8.lnventarele arhivistice permanent
I9.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent
20. Fise de protectia muncii ~i PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM

l.Dosarul permanent al misiunilor de audit efectuate (raportul de permanent.

audit intern si anexele privind analiza riscurilor, FlAP-uri Ie, fisa
de urmarire a recornandarilor, documentele de lucru ).
2 .Planul de audit public intern strategic. permanent
3.Planul de audit public intern anual. permanent
4.Raportul anual privind activitatea de audit intern la nivelul permanent
E. Compartiment Audit Public Intern universitatii (raportat ~i la M.E.N.).
5.Planul operational al cornpartimentului. permanent
6.Planul strategic al compartimentului. permanent
7.Programul de pregatire profesionala. 5 ani
8.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
9.Inventarele arhivistice permanent
1O.Regulamentui de organizare ~i functionare. permanent
11. Fise de nrotectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine, pe durata CIM
F. Ofieiul Juridic lCorcspondenta referitoare la interpretari de texte de legi si avize 15 ani
ale Oficiului Juridic.
2.Condica de evidenta a termenelor de judecata. 20 ani
3.Evidenta proceselor conform instructiunilor Ministerului permanent.
Justitiei
4.Dosare privind litigiile la instantele judecatoresti. 50 ani
5.Acte ~i corespondenta ale comisiei de judecata (sesizari, 50 ani
comunicari, lucrari de executare a hotararilor).
6.Avize privitoare la probleme de personal, acordarea de drepturi, 20 ani
disciplina contractuala, etc.
7.Dosar privitor la donatii ~i testamente. permanent
8.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
9.Inventarele arhivistice permanent
IO.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent

G.Prorectorat cu activitatea didactics I.Ordine de exmatriculare;ordine de reanmatriculare la studii permanent

universitare de licenta.
2.0rdine de exmatriculare ~i reanmatriculare la studii universitare permanent
de masterat;
3.0rdinede exmatriculare ~i de reanmatriculare la studii permanent
postuniversitare.

13
 4.Documente privind concursurile didactice pentru titularizarea permanent
pe post a cadrelor didactice:propuneri, comisii, publicari in (

Monitorul Oficial, aprobarea Senatului, corespondenta cu

ministerul.
5.Metodologia organiziirii si desfasurarii concursului de admitere, permanent
legislatie, cifre de scolarizare.
6.Documente privind desfasurarea concursului de admitere;liste 5 ani
de candidati,
7.Documente privind examenele de finalizare a permanent
studiilor:metodologie, corespondenta, componenta comisiilor
pentru examenele de finalizare, programarea examenelor,lucriiri
referitoare la examenele de fmalizare.
8.Propuneri de presedinti ai comisiilor de bacalaureat, adrese 3 ani
catre minister, documentele de numire.
9.Corespondentii pe probleme didactice 10 ani
IO.Planuri de invatamant, studii universitare de licenta. permanent
LlPlanuri de inviitiimiint, studii universitare de masterat. permanent
12.Perfectionarea cadrelor didactice din invatamantul permanent
preuniversitar prin definitivare in lnvatamant si grade didactice II
~i I.Ordine si instructiuni ale ministerului, corespondents
referitoare la obtinerea definitiviirii in invatamant si a gradelor
didactice II ~i l.Fisele candidatilor, desfasurarea examenelor.
13.Perfectionarea gradelor didactice din invatamantul permanent
preuniversitar prin definitivare in invatamant si grade didactice II
si I.Rezultatele confirmate de minister.
14.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
15.Inventarele arhivistice permanent
16.Regulamentul de organizare ~i functionare. permanent
17. Fise de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine. pe durata CIM

Decanate

G.I. Automatica ~i Calculatoare. I. Instructiuni, ordine ~i alte documente cu caracter de permanent

G .I1. Inginerie Chimicii ~i Protectia
Mediului.
G.III. Constructii ~iInstalatii
reglementare de la Ministerul Educatiei Nationale.
2. Corespondenta intema cu rectoratul si prorectoratele, note de permanent
serviciu cu diferite cornunicari, norme si sarcini trasate pentru
organizarea activitatii didactice si administrative.

G.IV. Constructii de Masini ~i 3.Planul strategic. permanent

Management Industrial 4.Planuloperational. permanent
5.Decizii ale Consiliului facultatii/Birou Consiliu (procese permanent
G.V. Electronica.Telecomunicatii ~i verbale ale consiliului si biroului, extrase ale proceselor verbal e)
Telmologia Informatiei 6.Evaluarea si asigurarea calitatiit' comisii, rapoarte, permanent

14

G.V!' Inginerie Electrica, Energetics ~i
Informatica Aplicata
G.VII. Hidrotehnica.Geodezie
Ingineria MediuIui
G.VII!. Mecanica
G.IX. Stiinta ~i Ingineria Materialelor.
G.X. Textile, Pielarie ~i Management
Industrial
G.xI. Arhitectura
corespondenta.avize.evaluare, acreditarea provizorie ~i evaluarea
periodica a spec ializari lor).
7. Evaluarea ~i asigurarea calitatii (evaluarea anuala a cadrelor permanent
didactice) .
~i 8.Evaluarea ~i asigurarea calitatii (documentatia suport pentru 50 ani
gradatiile de merit).
9.Hotiirilri ale Senatului,extrase de procese verbale ale sedintelor pennane~t
de Senat.
1O.~coala doctorala (corespondenta cu CSUD, acordarea titlului 10aniCS
de conducator de doctorat, acordarea titlului de doctor-copie).
II.Planuri de invatamant, permanent
12. Fisa disciplinei, programe analitice .. permanent
13.State de functii (comenzi, formatii de studii). 10 ani
14.Grade didactice invatamant preuniversitar (corespondenta, permanent
comisii, procese verbale de la inspectii, dosarele candidatilor.
15.Cursuri de specializare/perfectionare ~i formare profesionala permanent
(corespondenta admitere, cataloage, borderouri absolventi).
16.0cuparea posturilor didactice (prin concurs, prelungiri de permanent
activitate, profesor consultant).
17.Personal didactic auxiliar ~i nedidactic (angajari, promovari, 5 ani
concedii-copii)
l S.Situatu privind evidenta, frecventa ~i promovarea studentilor 10 ani
pe baza documentatiei inaintata de cadrele didactice, premii ale
studentilor.
19.5tatistici (CNFIS,SC,alte situatii statistice) permanent
20.0rarii de cursuri ~i seminarii, programarea examenelor 2 ani
21.Actiivitatea stiintifica (corespondents, colective de cercetare ~i 10 ani
centre).
22.Practica studentilor (repartizare, conventii contracte) 10 ani
23 .Documente privind organizarea admiterii (comisii, permanent. Pt. candidatii reusiti se
metodologia de concurs, cataloage, borderouri, raport fmal al transforms in Dosarul
admiterii). studentului,la care se vor
24.Dosare personale ale candidatilor admisi/dosarul personal al 50 ani adauga pe parcursul
studentului. studiilor toate documentele
25.F~e de inscriere ale candidatilor respinsi, dupa restituirea 50 ani cerute de lege.In mod
dosarului candidatului. obligatoriu, ]a ridicarea
26.Cereri de eliberare a adeverintelor, situatii care se regasesc la 2 ani diplomei de absolvire se va
facultati restitui diploma de
27.Manifestiiri stiintifice, culturale ~i sportive ale studentilor. permanent bacalaureat.Candidatilor
28.Dosare ale candidatilor respinsi neridicate, tara acte in 2 ani respinsi Ii se vor restitui
original. actele cu exceptia fisei de
29.Mobilitiili studenti ~i cadre didactice-copie 10 ani inscriere
30.Burse (proceduri universitate ~i facultate, comisie burse, pennanent.
corespondentil specifica,evidenla bursierilor, contracte burse
private sau suplimentare).
3 I Dosare ale beneficiarilor de burse speciale ~i de performanla. 5 ani
32.Acordarea facilitalilor pentru studenli (cereri, referate, 5 ani
coresoondenlil, EURO 200, decontare bilete transport, tabere
15
 studentesti )
33.Dosar privitor la finalizarea studiilorde licenta ~imasterat permanent.
(regulament de organizare, cornisii,tematica, programare
examene, procese verbale, borderouri).
34.Cataloagede examene ~iproiecte precum ~ialte forme de permanent
verificare a studentilor.
35.Registre matricole permanent.
36.Centralizatoarelerezultatelor la sesiunile de examene permanent.
37.0rientare profesionala-copii. 2 ani
38.Registrude intrare-iesirea corespondenteifacultatii 15ani
39.Lucrari de gradul I pe suport grafic 3 ani
40.Lucrari de gradul I pe suport electronic. permanent
-l lLucrari de licenta si disertatie pe suport grafic 3 ani
42. Lucrari de licenta si disertatie pe suport electronic. permanent.
43.Condica de circulatie interna a documentelor 3 ani
44.Condici de prezenta 3 ani
45.Cazarea studentilor (baze de date studenti nelocalnici, cornisie 5 ani
cazare,repartizare locuri, cereri subventie cazare).
46.Documenteprivind misiunilede audit efectuate 10 ani
(corespondenta, recomandari).
47.Colaborari cu tnvatamantulpreuniversitar. permanent
48.Materiale privind adunarile festive ~iocazionale, permanent
49.Probleme privitoare la SSM si PSI( corespondenta,ternatica de 3 ani
instruire)
50.Fi~ede protectia muncii ~iPSI Pe durata CIM
51.Deciziiale Rectorului (inclusivdeciziile de inmatriculare a permanent.
candidatilor adrnisi ~iextrase dupa proceseleverbale ale CA)
52.Inventarearhivistice permanent
53.Procese verbale de predare-primirea documentelor la arhiva permanent
54.Regulamentulde organizare ~ifunctionare. permanent.

G.XII. Departamente 1.Planstrategic. permanent

2.Plan operational. permanent
3.Regulamentde organizare ~ifunctionare. permanent
4.Corespondenla cu alte structuri organizatoriceprivitoare la 10 ani
activitatea compartimentului.
5.Proceduride lucru. permanent
6.Condici de prezenta, 3 ani
7.Procese verbale de peredare la arhiva a documentelor. permanent
8.Inventarelearhivistice. permanent
9.Fi~ede protectia muncii ~iPSI. pe durata CIM
1O.Raportanual de activitate. permanent

16
 G .xIII. Centre aflate in subordinea l.Plan strategic. permanent
departamentelor 2.Plan operational. permanent
3.Regulament de organizare ~i functionare. permanent
4.Corespondenta cu alte structuri organizatorice privitoare la 10 ani
activitatea compartimentului.
S.Proceduri de lucru. permanent
6.Condici de prezenta. 3 ani
7.Procese verbale de peredare la arhiva a documentelor. permanent
8.Inventarele arhivistice. permanent
9.Fi~e de protectia muncii si PSI. pe durata CIM
10.Ravort anual de activitate. permanent
I. lnstructiuni, ordine ~i alte documente cu caracter de permanent
reglementare de la Ministerul Educatiei Nationale,
2. Corespondenta interna cu rectoratul si prorectoratele, note de
serviciu cu diferite comunicari, norme si sarcini trasate pentru permanent
organizarea activitatii didactice ~i administrative.

3.Planul strategic. permanent

4.Planuloperational. permanent
S.Decizii ale Consiliului facultatii/Birou Consiliu (procese Permanent
H. Departamentul de pregatire a verbale ale consiliului ~i biroului, extrase ale proceselor verbale)
personalului didactic. 6. Evaluarea ~i asigurarea calitatiucomisii, rapoarte, Permanent
corespondenta.avize.evaluare, acreditare).
7 .Evaluarea si asigurarea calitatii (evaluarea anuala a cadrelor Permanent
didactice).
8.Evaluarea ~i asigurarea calitatii (documentatia suport pentru SOani
gradatiile de merit).
9.Hotarari ale Senatului,extrase de procese verba Ie ale sedintelor Permanent
de Senat.
10.Planuri de invatamant, Permanent
II. Fisa disciplinei, programe analitice .. Permanent
12.State de functii (comenzi, formatii de studii). 10ani
I3.Grade didactice inva(iimant preuniversitar (corespondenta, Permanent
comisii).
14.Cursuri postuniversitare/ specializare/perfectionare si formare Permanent
profesionala (corespondents admitere, cataloage, borderouri
absolventi).
IS.0cuparea posturilor didactice (prio concurs, prelungiri de Permanent
activitate, profesor consultant).
16.Personal didactic auxiliar ~i nedidactic (angajari, promovari, Sani
concedii-copii)
17.Situatii privind evidenta, frecventa ~i promovarea studentilor 10 ani
18.Statistici (CNFIS,alte situatii statistice) Permanent
19.0rarii de cursuri ~i serninarii, programarea examenelor 2 ani
20.Activitatea stiintifica (corespondenta). 10 ani
21.Practica studentilor (repartizare, conventii, contracte) 10 ani
22.Documente privind organizarea admiterii (comisii, Permanent.
metodologia de concurs, borderouri, raport final al admiterii).

17
 23.Dosar contracte de studii studenti. Permanent
24.Dosar acte personale studenti -copii 5 ani
25.Dosar acte personale cursanti-copii 5 ani
26.Cereri de eliberare a adeverintelor, situatii care se regasesc la 2 ani
departament
27.Manifestari stiintifice, culturale ~i sportive ale studentilor. Permanent
28.Mobilitali studenti ~i cadre didactice-copie 10 ani
29.Dosar privitor la finalizarea studiilor de formare Permanent.
psihopedagogicatregulament de organizare, comisii, programare
examene, procese verba Ie, borderouri).
30.Cataloage de examene ~i proiecte precum ~i alte forme de Permanent
verificare a studentilor.
31.Registre matricole Permanent.
32.Registru de intrare-iesire a corespondentei departamentului 3 ani
33.Condica de circulatie interna a documentelor 3 ani
34.Condici de prezenta 3 ani
35.Documente privind misiunile de audit efeetuate 10 ani
(corespondenta, recomandari).
36.Colaborari eu tnvatamantul preuniversitar. Permanent
37.Materiale privind adunarile festive ~i oeazionale. Permanent
38.Probleme privitoare la SSM ~i PSI( corespondenta, tematica de 3 ani
instruire)
39.Fi~e de protectia muncii si PSI Permanent.
40.Deeizii ale Reetorului (inclusiv deeiziile de Permanent.
inmatriculare/exmatriculare si extrase dupa proeesele verbale ale
CA)
41.Inventare arhivistice Permanent
42.Proeese verbale de predare-primire a doeumentelor la arhiva Permanent
43.Regulamentul de organizare ~i functionare, statut. Permanent.
44.Fi~e de protecaia muneii ~i PSI Pe durata CIM

J.Prorectorat cu cercetarea ~tiiDtifici J .I.Secretariat prorectorat I.Corespondenta privind activitatea stiintifica a cadrelor didactice permanent
si a studentilor; corespondenta cu Ministerul Educatiei Nationale
si institutiile subordonate sau afiliate acestuia (U.E.F.I.S.C.D.I.,
Academia Romana, A.N.C.S., O.I.P.O.S.D.R.U. etc).
2.Rapoarte de cercetare stiintifica, statistici permanent
3.Acte normative, decizii interne, aprobari, hotarari, decizii permanent
privind activitatea de cercetare stiintifica
4.Contracte de cercetare stiintifica, acordurilconventii de 15 ani
colaborare/parteneriate incheiate cu specialisti din afara
universitatii ~i cu alte institutii ~i societati economice
(TEHNOPOLIS)
5.Manifestiiri stiintifice cu participare interna si internationala; 15 ani
corespondents aferenta, inclusiv cea pentrn rnanifestarile
stiintifice organizate de alte institutii
6.Proeese verba Ie de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
7.Inventarele arhivistice permanent

18
 8.Fi~e de protectia muncii ~i PSI pe durata CIM

I.Contracte de cercetare-dezvoltare ~i inovare incheiate cu permanent

M.E.N. prin CNCSIS, CNMP,ANCS,AMCSIT,UEFISCDI (
documente tehnice, contract de finantare cu anexe, acte
aditionale, acorduri parteneriat, prpcese verbale de avizare si
receptie, devize cadru, documente de raportare anuala si finala,
documente fmanciar contabile, fise de evidenta a cheltuielilor,
deconturi, rapoarte de audit, corespondenta, altele).
1.11. Serviciul POLYTECH 2.Contracte de cercetare incheiate cu alte institutii ~i societati permanent
Activitate monitorizare. economice (contract de prestari servicii, acte aditionale, devize
cadru ~i postcalcul, procese verbale de receptie, documente
fmanciar contabile, fise de evidenta a cheltuielilor, deconturi,
corespondenta specific proiectului, altele)
3.Contracte de Manifestari stiintifice cu participare interna ~i permanent
internationala; (documente tehnice Sl financiar contabile,
corespondenta aferenta)
4.Dosar integrare-cercetare-productie pentru hale si ateliere permanent
(comenzi, devize, referate situatii incasarilcheltuieli, situatie
facturi utilitati, decizii, corespondenta)
5.Dosar Transfer Tehnologic (contract, proces verbal stabilire permanent
pret, acord, corespondenta,etc)
6.Dosar Fise de pontaj pentru activitatea de cercetare 50 ani
(centralizatornominal, cu ore pontate pe contractele de cercetare )
7.Dosar documente privind activitatea serviciului (saiarizare,
rapoarte, situatii statistica, personal cu norma, proceduri de lucru, permanent
structura posturilor, indicatori fmanciari, incasarilrealizari,
referate, etc)
8.Dosar corespondenta (adrese M.E.N., autoritati contractante, permanent.
beneficiari, furnizori, servicii administrative, avansuri trezorerie,
etc.)
9.State de functii (structura posturilor de cercetare vacante si permanent
ocupate)
10. Liste investitii aprobate de minister (cerere de admitere la permanent
fmantarea investitiilor, liste investitii)
11.Dosar Cheltuieli indirecte-Regia (situatii privind 10ani
colectarealvirareaRegiei, Referatede cheltuieli,altele)
12.Dosar Hotarari si Decizii ale TUIASI, referate, alte materiale 3 ani
privind activitatea Serviciului
13.DosarFise de pontaj (originale). 50 ani
14.Dosar privind evidenta personalului angajat cu contract de
munca pe cercetare (comunicari, note serviciu, decizii, personal permanent
cu norma, etc.)
15.Dosar fise/deduceri fiscale privind impozitul pe venituri din 10 ani
salarii

19
 16.Dosare documente salarizare (fise analitice de evidenta a 10 ani
salariilor, adeverinte, referate, cereri, situatii beneficii, anexe la
devize postcalcul, decizii pensionare, Contributiei Fond
Handicapati, etc)
17.Dosar concedii medicale - exemplar original
18. Registre intrare-iesire a corespondentei
10 ani
15 ani
19.Fi~e de protectia muncii pentru angajatii din subordine, In
Pe durata ClM
orginal.

l.Dosar Cereri ~i avize pentru articole si lucrari publicate In tara

10 ani
si strainatate, corespondenta privind trimiterea lucrarilor
stiintifice in strainatate, adeverinte, corespondenta privind
activitatea Buletinului IPI;
1.IlI.Colectiv Buletin Inventii 2.Dosar Referate ~i cornunicari privind lucrari de multiplicare,
executari de lucrari pentru Buletinului !PI; 2 ani
3..Manuscrisele cu corecturile cu bun de tipar permanent
4 ..Dosare inventii (cerere de brevet, manuscrise, descriere cu
ciorne, rezumat, desene, adrese, raspunsuri la notificari, avize, permanent
acte cesiune, adeverinta, declaratii, document plata, Procese
Verbale, hotarare de brevet, brevet)
5..Dosar corespondenta OSlM permanent
6.Dosar Contracte de cercetare din care au rezultat inventii permanent
7. Dosare documente declasificate (Procese Verbale, permanent
corespondenta, altele);
8.Dosare de la manifestarile stiintifice ~i saloanele de inventii. IS ani CS

l.Dosar planificare plati in banca (Trezorerie) 10 ani

1.IV.Activitate financiar contabila.
2.Dosar balanta de verificare sintetica si analitica, detaliere 10 ani
cheltuieli
3 .Dosar fise contabile sintetice/analitice 10 ani
4.Registru de casa in lei (note contabile, documente justificative 10 ani
originale)
5.Dosar banca in lei (note contabile, extrase de cont, documente 10 ani
justificative originale)
6.Dosar B.C.R. - lei si valuta (note contabile, extrase de cont, 10 ani
registru casa, documente justificative, documente plata)
7.Dosar deconturi deplasari exteme (Ordin Rector, documente 10 ani
justificative-chitante facturi, bonuri, etc.)
8.Dosar deplasari interne (note contabile, ordine de deplasare, 10 ani
bonuri fiscale, facturi)
9.Dosar anexe bilant - privind conturile sintetice si analitice 10 ani
IO.Dosar liste de inventariere de natura active lor, datoriilor si 10 ani

20
 capitalurilor proprii
II.Dosar extrase cont clienti si furnizori-confirmari solduri 10 ani
12.Dosar state de plata originale 50 ani
I3.Dosar declaratii (plata salarii, D.G.F.P., CJ.P., AgJ.O.F.M., 10 ani
C.N.A.S.S., deconturi TVA, etc)
14.Dosar Note intrare receptie si bonuri de consum pentru 10 ani
materiale si obiecte de inventar (note contabile, NIR, bon
consum, Procese verbale de casare, etc)
15.Dosar Note intrare receptie si bonuri de miscare a mijloacelor 10 ani
fixe (note contabile, NIR, Bon mijloc fix)
16.Dosar note contabile diverse operatiuni (clienti, salarii, 10 ani
Procese verbale de casare, etc)
17.Dosar adeverinte pensionare 10 ani
18.Dosar legislatie, decizii privind efectuarea controlului 10 ani
fmanciar preventiv
19.Registrul privind controlul ftnanciar preventiv 10 ani
20.Dosar Raport privind controlul financiar preventiv 10 ani
2l.Condici de prezenta pentru personalul administrativ 3 ani
22.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva Permanent
23.lnventarele arhivistice Permanent
24.Regulamentul de organizare si functionare. Permanent

K.Proreetorat eu strategii I. Corespondenta generala interna si externa cu privire la 10 ani

universitare problemele specifice activitatii Prorectoratului Strategii
Universitare;
2. Documente prezentate/ aprobate in sedintele Consiliului de permanent
Adrninistratie si Senat cu privire la problemele specifice
Prorectoratului Strategii Universitare;
3. Achizitiile efectuate pentru Prorectoratul Strategii Universitare; 10 ani
4. Sistemul de Control Managerial; permanent
5. Statistici/ Raportari legate de problemele specifice activitatii permanent
Prorectoratului Strategii Universitare;
6.Evidente privind chiriasii, investitii/ reabilitari, extrase cont; 5 ani
7.Probleme referitoare la prejudicii, negocieri cu firme/institutii, 10 ani
procese verbale.
8.Misiuni de audit intern. permanent
9.Comitetul de sanatate ~i securitate in munca-procese verbale de permanent
sedinta.
10.Contraetul colectiv de munca. permanent
10 Corespondents studenti straini; 10 ani
II. Metodologii, reglementari privind admiterea si scolaritatea permanent
cetatenilor straini; evidente privind admiterea strliinilor in
TUIASI;
12. Aprobari M.E.N. privind inmatricularea, tabele, evidente; permanent
13. Raportari cu privire la studentii straini; permanent
l4.Decizii privind inmatricularea, exmatricularea, continuarea 10 ani
studiilor, reinrnatricularea cetatenilor straini din cadrul TUIASI

21
 15.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
16.Inventarele arhivistice permanent
17.Corespondenta privind derularea proiectelor de cercetare permanent
postdoctorala,
18.Contracte de cercetare postdoctorala. permanent

L.Prorectorat cu informatizarea I.Plan strategic. permanent

universitatfi 2.Plan operational. permanent
3.Regulament de organizare si functionare. permanent
4.Corespondenta cu alte structuri organizatorice privitoare la 10 ani
activitatea compartimentului.
5.Proceduri de lucru. permanent
6.Condici de prezenta. 3 ani
7.Procese verbale de peredare la arhiva a documentelor. permanent
8.lnventarele arhivistice. permanent
9.Fi~e de protectia muncii ~i PSI. pe durata CIM
IO.Raport anual de activitate. permanent
M.Prorectorat cu relatiile Biroul relatii internationale ~i imagine I. Conventii de colaborare interinstitutionale. 10 ani
internationale ~i imaginea nniversitarii 2.Acorduri de colaborare ERASMUS. 5 ani
nniversitari 3.Dosare selectie ERASMUS: studenti, cadre didactice ~i 5 ani
personal administrativ.
4.Documente deplasare strainatate 10 ani
5.Centralizatoare deplasari strainatate. 10 ani
6.Rapoarte de activitate ~i alte situatii solicitate. permanent
7.Planuri operationale ~i strategice. permanent
8 Situatii financiare P.RLI.U. permanent
9 Achizitii P RLI.U permanent
l O.Situatia cotizatiilor TUIASI:EUA, AUF, EUCEN. 5 ani
l l.Corespondenta facultati 3 ani
12 Corespondents directii si servicii TUIASI 3 ani
13.Coresponden(ii diferite institutii din tara ~i strainatate. 3 ani
14.Proceduri specifice P.R.I.I.U. permanent
15.Documentatie Profesori Seniori permanent
16.Documentatie Profesori Emeriti permanent
l Z.Documentatie organizarea Zielelor Universitatii. permanent
18.Eviden(ii comenzi materiale promovare. 5 ani
19.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva Permanent
20.Inventarele arhivistice Permanent
21.Fisele de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine Pe durata ClM
N.Prorectorat cu problemele Secretariat prorectorat 1.0rdine si alte documente de la MEN. cu caracter de permanent
studentes ti reglementare si decizii TUIASI ~i extrase din procesele verbale
ale sedintelor c.A. privind problemele legate de activitatea
studentilor ~i campusul universitar.
2. Documente specifice problemelor din Campusul Universitar 5 ani
(cantina, camine, firme in chirie etc.): adrese, referate, procese-
verbale, anunturi, proiecte, cereri, corespondenta cu Directia
Servicii Studentesti, Directia economica, Directia Generala
Administrativa, Serviciul Administrativ-Patrimoniu etc.;

22
 '",

3. Documente specifice proiectului .Reabilitare termica ~i permanent

modernizare Campusul Tudor Vladimirescu".
4. Docurnentatie specifica acordare tabere studentesti din lOani
fondurile M.E.N. si din venituri proprii: instructiuni M.E.N.,
locuri, corespondenta facultati, tabele nominale studenti
beneficiari
5. Docurnentatie specifica acordare tabere studentesti din venituri 5 ani
proprii TUIASI: instructiuni D.S.S., locuri, corespondenta
facultati, tabele nominale studenti beneficiari
6. Documentatie specifica acordarii premiilor din venituri proprii 5 ani
TUIASI pentru studentii care participa la concursuri.
7. Documentatie specifica acordarii burselor de performanta, lOani
merit, studiu, speciale ~i de ajutor social studentilor TUIASI: acte
normative, comisii de burse, corespondenta facultati, situatii
statistice
8. Corespondenta specifica privind colaborarea cu Ligile 5 ani
studentesti din cadrul TUIASI pentru proiecte, actiuni culturale ~i
sportive ale studentilor.
9. Regulamente, rapoarte de activitate, baze de date studenti permanent
elaborate de Prorectoratul Probleme Studentesti (CoduI
Studentului, Regulamentul de acordare burselor, Planurile
operationale anuale si strategice etc.)
10. Raportari la cerere privind studentii ~i campusul universitar permanent
catre M.E.N., Inspectoratul de Politic Judetean Iasi ~i alte
structuri interne sau externe.
II. Corespondenta 5 ani
12.Rreferate pentru organizare sedinte Comisie socials. 5 ani
13.Circulare catre faculta]i. Permanent
14.Registre intrare-iesire corespondenta. 15 ani
15.Materiale privind intalniri ocazionale. 5 ani
16.Documente specifice privind achizitiile pentru Prorectorat. 10 ani
17.Procese verbale de predare-primire a documentelor la arhiva permanent
18.Inventarele arhivistice permanent
19.Fisele de protectia muncii si PSI pentru angajatii din subordine pe durata ClM

intocmit,
SEF SERVICIU ADMINISTRA
Danut De

23
 MINISTERUL AFACERILOR INTERNE
Nr. SJANIS- 3470 -U
ARHIVELE NATIONALE
Data: 21.11.2014

Ex.
Il
Iasi

Serviciul Judetean Iasi

B-du! Carol r nr. 26, Iasi, cod p{Yitat 700505 Ielefon 0232267635, Fax: 0232267635,
e-mai l: iasi .an(i]>rnai.gov.ro, .\Y\.;y~.\Y:.~.rb.!..v~elenationale.
ro

Ref: adresa corfirmare Nomenclator arhivistic

Catre
UNIVERSITATEA TEHNICA.
"GHEORGHE ASACHI" IASI
Iasi, Str, Prof. Dr. Docent Dimitrie Mangeron nr. 67

Ca urmare a adresei Dvs. nr. 12047/31.07.2014, inregistrata la Serviciul Judetean Iasi

al Arhivelor Nationale cu nr. SJANIS - 3470 - U/31.07.2014, prin care solicitati confirmarea
Nomenclatorului dosarelor ~i preconstituitelor create de institutie Dvvoastra, va comunicam
confirmarea acestuia.
De asemenea, Yetidifuza copii sau extrase dupa Nomenclator in vederea punerii lui in
aplicare, in conformitate cu prevederile art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si a
art. II - 15 din Instructiunile privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Nationale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23
mai 1996.

Secretar al Comisiei de Selectionare

Inspector superior
(UMa~·(
Mariana URSA CHI
CIMy Documents', Adresa -SB-MU -2 ex.
www.arhivelenationale, ro
Bd. Carol I r,,'.26, la)i
TeliFax: 0132/267635
e-mail iasi.an@mai.gov.ro