Universitatea George Baritiu Brasov

Specializarea: ECTS

Sistemul informatic pentru evidenta

clientilor
in hotelul Alpin din Poiana Brasov

Profesor coordonator:
Claudia Carstea

Student:
Anul II
zi

CUPRINS
Capitolul 1 - Descrierea activitatii de evidenta a clientilor hotelului Alpin.pag.3
Obiectivele hotelului Alpin..pag.4
Organigrama din cadrul unui hotel...pag.4
Fisa postului..pag.5
1.1.
1.2.

Obiectul de activitate al hotelului Alpin..pag.8

Prezentarea documentelor specifice pentru evidenta clientilor
din hotelul Alpin din Poiana Brasov...pag.8
1.3.
Descrierea situatiei de raportare la care se intalnesc....pag.9
Capitolul 2 - Descrierea fizica a stocurilor de date pentru sistemele
informatice prototippag.10
Realizarea unei baze de date...pag.10
Tabele..pag.10
Interogari.pag.12
Formularepag.14
Rapoarte..pag.16
Bibliografie.pag.18

Cap. 1

Descrierea activitatii de evidenta a

clientilor hotelului Alpin

Descrierea hotelului Alpin din

Poiana Brasov
Descriere locatie
Alpin Resort hotel si restaurant are o
pozitie privilegiata in centrul statiunii Poiana
Brasov, ce ofera o priveliste magnifica asupra
peisajului inconjurator.
Aflati in trecere, pentru intalniri de afaceri
sau in calatorii de placere, Alpin Resort Hotel este gata sa va primeasca intr-o
atmosfera confortabila si moderna.
Cu o lunga traditie, dobandita prin calitatea impecabila a serviciilor sale, Alpin
Resort Hotel asigura confortul oaspetilor sai pe perioada intregului an.
Gradina - terasa amenajata pentru relaxare , plaja, barbeque.

Descriere camere
Hotelul Alpin situat in Poiana Brasov, dispune de cea mai mare capacitate de cazare din
zona montana - 731 locuri in apartamente, camere standard si executive.
Imbinand stilul clasic cu rafinamentul poti alege din cele 258 spatii de cazare, din care:
Aripa noua - APARTHOTEL cu o capacitate de 114 apartamente executive de 5*****
dispuse in 2 dormitoare individuale cu vestibul si baie proprie, living comun si terasa si
HOTELUL cu o capacitate de 144 spatii de cazare de 4**** cuprinse in proiectul initial al
hotelului, renovate integral in 2005.
Elegant cu atmosfera prietenoasa potrivit pentru oamenii de afaceri, dar si pentru boemi,
pentru cupluri tinere in cautare de liniste si romantism precum si pentru familii, Hotel Alpin
ofera o gama variata de servicii. Nu se accepta animale de companie.
Descriere restaurant
Hotelul dispune de doua restaurant elegante, decorate in stil clasic, unde exigenta este
implinita prin rafinamentul gastronomic, arta si talentul maestrului in arta culinara.
Restaurantul Propos
Savurati un meniu gourmet la dejun sau cina in acordurile muzicii si ambientul rafinat al
Noului Restaurant Propos deschis in vara anului 2010.
Gastronomie franceza si mediteraneana desavarsita de buchetul vinurilor nobile ,
recomandate de somelierul casei,toate acestea intr-un decor elegant al carui design se
armonizeaza perfect cu privelistea pe care o ofera asupra muntilor.

Restaurantul Tosca
Unul dintre restaurantele elegante ale hotelului este Tosca, decorat in stil clasic , cu o
capacitate de servire a mesei pentru 200 de persoane ce combina spatiile deschise cu separeuri
discrete oferind intimitate si confort.
Pivnita noastra ofera vinuri atent selectionate din toata lumea si in special din Romania.
Somelierul casei va va ajuta la alegerea celui mai potrivit vin dintr-o gama bogata de soiuri
nobile din podgorii renumite, internationale si autohtone.
Fie ca este decorul sau ambianta deosebita, sunetul unui Caffe Concert si nu in ultimul
rand talentul maestrului in arta culinara Egizio , toate transforma fiecare moment petrecut aici
intr-un spectacol culinar , motiv de relaxare si bucurie si asa vrem sa ramanem un loc de suflet,
n care simturile sunt continuu rasfatate!
Descriere sala de conferinte
Centrul de afaceri a fost conceput special pentru a gazdui: conferinte, evenimente,
scolarizari, teambuilding-uri, cu un numar de 38 de Sali cu capacitati intre 10 si 500 de locuri in
plen.

Obiectivele hotelului Alpin

Fidelizarea consumatorului
Implicarea angajatilor pentru realizarea obiectivelor pentru organizatie
Rentabilitatea activitatii hotelului
Mentinerea mijloacelor de munca ale hotelului Alpin si al restaurantelor din cadrul
acestuia in perfecta stare de functionare
Afirmarea bunul simt in cadrul organizatiei
Reglarea functionarii activitatii hotelului Alpin pentru obtinerea profitului dorit

Organigrama din cadrul unui hotel

Organigrama este un instrument utilizat pentru a exprima structura organizatorica
asocietatii.Ea este prezentarea schematic in toate detaliile a subordonarii si a legaturii
dintrecompartimentele si sectoarele din cadrul unitatii.Aceasta schematizeaza principalele
component, sectoare, posture, functii, in sistem ierarhic pe nivele managerial si relatiile
intercompartimentale. Adesea, organigrama cuprinde numarul de personal pe compartimente,
birouri, departamente.

Fisa postului
Fisa postului este un document operational important, care prezinta in detaliu toate
elementele necesare unui salariat pentru a-si executa in conditii normale postul atribuit. Aceasta
cuprinde denumirea postului , sarcinile, autoritatea, responsabilitatile, relatiile cu alte posturi,
cunostintele, aptitudinile, deprinderile necesare realizarii obiectivelor individuale prevazute
pentru postul respectiv.
Fisa postului este un document organizatoric necesar fiecarui salariat, caruia ii furnizeaza
informatiile neceare desfasurarii unei munci eficiente si,de asemenea, este un suport pentru
evaluarea muncii si a comportamentului salariatului.

FISA de POST
aferenta contractului de munca nr. ......... din data de .....................
Denumire post: Director Hotel (cod ref. DH)
Locul desfasurarii muncii: Sediul hotelului
Departament: Directie
Subordonare: Directorului general al grupului hotelier
Supervizare: Supervizeaza activitatea tuturor angajatilor prin intermediul directorilor de
departamente
Relatii functionale: cu angajatii departamentelor financiar-contabil, marketing, juridic,
administrativ din centrala grupului hotelier.
Scopul postului: titularul postului are rolul de a asigura functionarea optima a hotelului.
Activitati principale:

planificarea, organizarea, coordonarea, conducerea si controlul activitatilor hoteliere;

elaborarea strategiilor de dezvoltare a serviciilor specifice;
dezvoltarea si promovarea imaginii hotelului prin planificarea si coordonarea activitatilor
de marketing si publicitate;
asigurarea unei bune promovari si vnzari de servicii hoteliere;
dezvoltarea relatiilor cu agentiile de turism;
supervizarea utilizarii corespunzatoare a metodelor de fidelizare a clientelei;
mobilizarea personalului din subordine n vederea mentinerii standardelor nalte ale
serviciilor hoteliere oferite;
urmarirea solutionarii eficiente a solicitarilor clientilor.

Sarcini si ndatoriri specifice:

stabilirea unor relatii optime cu furnizorii, pentru rezolvarea n timp util si n bune
conditii a tuturor problemelor ocazionale.
prospectarea pietei de profil n vederea optimizarii continue a serviciilor oferite, avnd ca
scop final realizarea obiectivelor asumate.

Responsabilitati ale postului:

raspunde pentru calitatea activitatii personalului aflat n subordine si pentru fluxul

operational la nivelul hotelului.

Autoritatea postului:

conduce si coordoneaza ntreaga activitate a hotelului.

ntocmeste statistici si rapoarte specifice pentru managementul superior al grupului
hotelier.

Specificatiile postului:

studii superioare economice, obligatoriu de specializare n domeniu;

experienta relevanta de minim 3 ani n functia de director hotel;
experienta n coordonarea unei echipe numeroase;
cunoasterea pietei de produse hoteliere si a particularitatilor ei;
cunostinte avansate de limba engleza, franceza si/sau germana;
abilitati foarte bune de comunicare si negociere;
capacitatea de a lua decizii rapide, eficiente si responsabile;
foarte bune abilitati de planificare si organizare.

Deplasari

Frecventa: rar.
Conditii asigurate: diurna, cazare, transport.

Relatiile cu alte departamente:

descrise n Regulamentul de organizare si functionare si Regulamentul de ordine

interioara.

Conditii de munca:

foarte bune, activitati preponderent manageriale;

program normal de lucru, uneori prelungit.

Salarizare: Salariul brut lunar este de ..................... lei noi, la care se adauga sporurile
negociate.
Facilitati: telefon mobil, masina de serviciu, computer personal.
Sanctiunile aplicate pentru nerespectarea sarcinilor de serviciu conform rigorilor prevazute
n fisa de post sunt descrise pe larg n Regulamentul intern (ROI).

Director,

Titularul postului,

Data,

1.1.

Obiectul de activitate al hotelului Alpin

In principal, obiectul de activitate al hotelului se compune din servicii de cazare hoteliera

si de alimentatie publica, servicii de turism intern si international, productie culinara, comert,
servicii de agrement si alte servicii suplimentare.
Exploatarea de hoteluri si restaurante, reprezentand prestatii de servicii turistice si
desfacere de marfuri in valuta si in lei;
Promovarea, contractarea, organizarea si derularea interna si externa a programelor
turistice pentru odihna si tratament balnear, inclusiv transport turistic.

1.2. Prezentarea documentelor specifice pentru evidenta clientilor din

hotelul Alpin din Poiana Brasov
-

Documentele specifice sistemului informational din cadrul departamentului de cazare:

fisa de cazare
situatia rezervarilor
lista sosirilor si plecarilor
fisa clientului

Analiza clientilor are la baza culegerea sistematica, zilnica a informatiilor referitoare la:
originea clientilor (tara de provenienta)
mijlocul de transport utilizat
tipul clientelei (individuala sau de grup, cu sau fara rezerve, V.I.P. sau client obisnuit)
cine a efectuat eventuala rezervare (o agentie de voiaj, clientul insusi, etc)
sursa de informare cu privire la existenta hotelului (n felul acesta poate fi determinata
eficienta unei campanii promotionale, de exemplu)
motivele voiajului si sejurului
Culegerea informatiilor se face prin completarea de catre fiecare client a fisei de anuntare a
sosirii si plecarii turistilor, n conformitate cu Normele cu privire la accesul, evidenta si
asigurarea securitatii turistilor n structurile de primire turistice, precum si printr-un chestionar de
satisfactie (pentru testarea opiniei turistilor cu privire la calitatea serviciilor oferite) pus la
dispozitie n camera. Informatiile sunt centralizate la nivel de luna si an, urmarindu-se evolutia
indicatorilor de-a lungul ultimilor 3-5 ani.
Dupa completarea acestor documente, informatiile culese se vor introduce intr-o baza de
date Clienti care va cuprinde urmatoarele informatii:
Cod client
Numele si prenumele clientului
Tara de provenienta
Data sosirii
8

Data plecarii
Numarul camerei rezervate
Totalul sumei platite
Alaturi de baza de date Clienti, mai exista o baza de date pentru evidenta camerelor
disponibile din hotel, care va cuprinde urmatoarele informatii:
Cod client
Numar camera
Categorie (apartament / mediu / lux)
Data ocuparii
Data eliberarii
Tarif

1.3.

Descrierea situatiei de raportare la care se intalnesc

1.3.1

Fisa de cazare

Lucratorii de la receptiile structurilor de primire turistica sunt obligati sa nregistreze pe

toti turistii n evidentele operative, la sosirea acestora si sa asigure completarea formularului: fisa
de anuntare a sosirii si plecarii turistilor, pentru fiecare turist. Acestea sunt formulare nseriate cu
regim special care nlocuiesc cartiile de imobil. Datele pe care le contin fiecare fisa sunt: numele,
prenumele, seria si numarul actului de identitate, data sosirii, scopul calatoriei, data plecarii,
semnaturile turistului si receptionistului.
Completarea fiselor se face n momentul sosirii de catre fiecare turist pe baza actelor de
identitate, pentru romni, buletin de identitate, pentru straini pasaport sau n cazuri speciale
carnetul de marinar, licenta de zbor, iar pentru militari n termen si elevii institutiilor militare
buletinele de identitate, carnetul de serviciu sau legitimatia.
1.3.2

Situatia rezervarilor

Acest document tine evidenta camerelor libere, camerelor ocupate, si a celor care sunt
rezervate.
1.3.3 Lista sosirilor si plecarilor
Fisele de anuntare a sosirii si plecarii turistilor, completate corect si semnate de turisti
cazati se apreciau mpreuna cu actele de identitate de catre receptioner, acestia confrunta datele,
semneaza fisele si restitue actele de identitate titularilor. Fisele completate n doua exemplare se
trimit n original organelor de politie, iar copiile se pastreaza un an n receptie si cinci ani n
arhiva.

Cap. 2
Descrierea fizica a stocurilor de
date pentru sistemele informatice prototip
Realizarea unei baze de date
Proiectul prezinta gestiunea datelor unui hotel, factorilor definitorii si anume datele
despre turisti acestuia, rezervariile facute si tipul camerelor.
Prima etapa in realizarea unei baze de date este realizarea unor tabele astfel:
Utilizand modul de lucru Design View, am creat tabelele Camere ocupate, Rezervari si
Turisti.
Structura de date a tabelei Camere ocupate, este
formata din urmatoarele campuri, cu tipurile de date
caracteristice:
- numarul camerei
- cod turist
- data sosiri
- data plecari
- tariful
Structura de date a tabelei Rezervari este
formata din urmatoarele campuri, cu tipurile de date
caracteristice:
- cod rezervare
- numarul camerei
- cod turist
- data rezervarii
- numarul de zile
Structura de date a tabelei Turisti este formata
din urmatoarele campuri:
- Cod turist
- Nume si prenume
- Adresa
- Telefon
Urmatorul pas in crearea unei baze de date este realizarea legaturilor dintre tabele, cu
ajutorul functiei Relationship.

10

Urmatorul pas este inregistrarea informatiilor din cele 3 tabele. In tabelele Camere
ocupate, Rezervari si Turistiam inclus 5 inregistrari.

A doua etapa in realizarea unei baze de date este realizarea interogarilor. Si de

aceasta data vom lucra in modul Design View.

11

Interogare 1:

Rezultat interogare 1:

Interogare 2:

12

Rezultat interogare 2:

Interogare 3:

Rezultat interogare 3:

13

Urmatorul pas in realizarea unei baze de date este realizarea Formularelor, care sunt
folosite la introducerea si actualizarea datelor din tabele si intergari. Acestea se alcatuiesc
in modul de lucru Wizard,unde putem alege formatul,culoarea etichetelor,modul de
prezentare a campurilor si putem introduce diverse optiuni in formulare, prin optiunea
Toolbox.

Formularele din tabele:

14

Formularele din interogari:

15

Ultimul pas in realizarea unei baze de date este intocmirea rapoartelor, utilizand
modul de lucru Wizard.

16

17

18

Bibliografie
http://www.scritube.com/administratie/Fisa-de-post-Director-Hotel71518232.php
http://www.scrigroup.com/files/turism/556_poze/image025.gif
http://www.poiana-brasov.com/cazare/hoteluri/hotel-alpin.html
http://office.microsoft.com/ro-ro/access-help/crearea-unei-baze-de-date-noiHA010037837.aspx
http://facultate.regielive.ro/laboratoare/limbaje-de-programare/crearea-unei-bazede-date-183524.html

19