MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR.

PROCEDURI DE LUCRU
I ARHIVARE ELECTRONIC

- Suport de curs -

2013

1
 CUPRINS
A. CONTEXTUL FORMRII

B. OBIECTIVELE DE FORMARE

C. CONINUT

INTRODUCERE Managementul documentelor planificare dinamic

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR I ALTE DOMENII CONEXE

i. Gestionarea documentelor i managementul modern al organizaiei publice

ii. Gestionarea documentelor i managementul instituiilor publice
iii. Gestionarea documentelor i strategia comunicaional a unei organizaii
publice
iv. Gestionarea documentelor i strategia informaional a unei organizaii publice
v. Gestionarea documentelor i relaia cu beneficiarii serviciilor publice

GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM CLASIC (PE SUPORT DE HRTIE)

vi. Crearea i clasificarea documentelor

vii. Procedurile de lucru i circuitul documentelor
viii. Pstrarea, arhivarea i casarea documentelor pe hrtie

GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM ELECTRONIC (DOCUMENT

MANAGEMENT SYSTEM - DMS)

ix. Ce este DMS

x. Avantaje si argumente pentru utilizarea DMS.
xi. Fluxuri de documente
xii. Arhivarea electronic a documentelor
xiii. Sistemul de cutri i raportri al DMS
xiv. Securitatea datelor
xv. Scanarea documentelor i semntura digital

CONCLUZII

D. REFERINE / BIBLIOGRAFIE

2
 CONTEXTUL FORMRII

Manipularea i gestionarea documentelor se ntreptrund cu activitatea zilnic din cadrul unei

instituii. De la actele constitutive, la cele de natur financiar, juridic i pn la
corespondena zilnic, toate trebuie gestionate ntr-un mod care s eficientizeze procesul.
Managementul documentelor sau gestionarea documentelor este procesul de creare, stocare,
organizare, identificare, manipulare, editare i utilizare a documentelor unei organizaii pentru
a servi intereselor acesteia;
face parte din strategia comunicaional i informaional a unei instituii;
asigur flexibilitatea i adaptarea organizaiei la dinamica evoluiei IT;
influeneaz i este influenat de cultura organizaional;
se poate realiza prin
o sistem top down prin crearea unui instrument unic i unitar
o sau bottom top prin unificarea progresiv a metodelor i sistemelor deja
implementate la nivelul fiecrei celule organizaionale.
Implementarea unei soluii informatice care s realizeze acest proces s-a impus n ultima
perioad ca o soluie salvatoare.
Acest modul descrie managementul documentelor unei instituii publice prin folosirea
aplicaiilor n scopul mbuntirii fluxurilor interne de comunicare a informaiilor, prin
creterea eficienei operaionale i scderea costurilor de procesare a documentelor, dar i
obinerea de servicii mai eficiente, mbuntirea comunicrii i transparenei.

3
 OBIECTIVELE DE FORMARE

Obiectiv general:

Creterea capacitii administraiei publice de a gestiona n mod eficient documentele,

asigurnd ordine, transparen i celeritate n servirea interesului public.

Obiective specifice:

cunoaterea conceptelor de baz privind managementul documentelor;

aplicarea instrumentelor de planificare, gestiune i arhivare a documentelor, pe suport
de hrtie i n format electronic;
studierea domeniilor conexe ale managementului care influeneaz sistemul de
gestionare a documentelor unei instituii publice (noiuni de management modern,
management al instituiilor publice, managementul informaiei etc.);
creterea eficienei i transparenei n gestionarea documentelor n cadrul relaiei cu
cetenii (audiene, ghieu unic etc.).

4
 INTRODUCERE
Managementul documentelor planificare dinamic

Lucrurile de mare nsemntate

nu trebuie niciodat lsate n voia lucrurilor nensemnate. (Goethe)

Autoritile i instituiile publice, prin esena lor, gestioneaz interesul general al

societii pentru ca statul s se asigure c interesul indivizilor, n suma lor sau n particular,
este susinut sau mcar aprat. Un concept att de important conduce la crearea unor suporturi
funcionale importante de oglindire a rolului esenial al statului documentele.
Una dintre caracteristicile importante ale modelului de organizare a instituiilor publice este
aceea c se bazeaz pe documente scrise. Nu ne putem imagina nici o organizaie public, ct
de mic, fr ca aceasta se gestioneze documente. Iniial nsi esena aparatului birocratic al
statului era legat de modul n care funcionarii angajaii reueau s gestioneze serviciile
publice prin conexiunea dintre nevoile cetenilor (i documentele scrise emise de ctre
acetia) cu documentele i procedurile interne i externe create de organizaia public, pentru
rezolvarea problemelor.
Astfel, din punct de vedere funcional, rolul de baz al serviciilor publice sau administrative a
fost considerat ca fiind acela de a primi, de a procesa i de a transmite sau difuza informaii.
Prin urmarea, managementul documentelor ntr-o instituie publice este strns legat de
managementul informaiei.

Dac analizm aceste nelesuri constatm faptul c informaia este descris att de
noiuni statice ct i de elemente dinamice, de comunicare a mesajului. Astfel, informaia
privit ca un mesaj structurat, cu scop de a menine un sistem sau de a declana un stimul
acestuia, are trsturi asemntoare documentului care o cuprinde. Documentele trebuie s se
constituie cu un coninut clar i un scop clar. Dac legm scopul documentului de interesul
public ce ine de puterea statului gestionat n intermediul autoritilor publice, nelegem de
ce gestiunea documentelor n cadrul instituiilor publice dobndete o mare nsemntate.
De aceea, am deschis aceast lucrare prin remarca lui Goethe nu putem lsa la voia
ntmplrii (sau acorda o importan sczut) modului n care o organizaie public se
ngrijete de documentele care cuprind dreptul i obligaia statului de a avea grij de interesele
cetenilor si.

5
 Modalitile i amploarea cu care informaia este produs, colectat, prelucrat,
pstrat i difuzat au evoluat odat cu dezvoltarea societii omeneti. La toate acestea se
adaug mariajul dintre calculator i telecomunicaii, determinant pentru amplificarea
comunicrii. Cele dou tehnologii (tehnologia calculatoarelor i aceea a telecomunicaiilor),
luate mpreun, sunt denumite tehnologie informaional1.

Ca orice activitate uman contemporan, activitatea din sfera instituiilor publice este
o imens surs generatoare de hrtii, indiferent c este vorba de documente interne, care
organizeaz modul de a funciona al autoritii publice, sau, de cele mai multe ori, de
documente prin care este livrat serviciul public.
Prin urmare, managementul documentelor trebuie s asigure, n primul rnd gestiunea
eficient a hrtiei fizice. Apoi, pe msur ce cantitatea de informaii introdus n sistem,
necesar a fi comunicat beneficiarilor serviciilor publice sau mass-mediei, a crescut a aprut
nevoia de a gestionare documentelor prin intermediul soluiilor oferite de tehnologia
informaiei (IT).

Ca o definiie, general acceptat de teoreticienii i practicienii din domeniu,

managementul documentelor este procesul de administrare a documentelor unei organizaii,
pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul ntregii lor durate de via, de la nceput,
prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare, identificare,
arhivare i pn la distrugerea lor.
Acesta,
face parte din strategia comunicaional i informaional a unei instituii;
asigur flexibilitatea i adaptarea organizaiei la dinamica evoluiei tehnologiei
informaiei (IT);
influeneaz i este influenat de sistemul de management i cultura organizaional;
se poate realiza prin proceduri tip:
o top down prin crearea unui instrument unic i unitar transmis ctre
funcionarii de execuie, de ctre conductorii instituiei
o sau bottom top prin unificarea progresiv a metodelor i sistemelor deja
implementate la nivelul fiecrei celule organizaionale, fiecrui departament i
crearea unui sistem unic, aprobat de conducere.

innd cont de aceste trsturi, am considerat c sistemul de gestiune a documentelor

1
Sisteme informaionale de birou - Georgescu M.

6
unei instituii publice nu funcioneaz fr s fie interconectat cu celelalte sisteme
manageriale ale unei astfel de organizaii. De aceea, n cuprinsul acestui curs este impetuos
necesar s conectm noiunile ce in de managementul documentelor de celelalte mijloace
aflate la dispoziia managerului unei instituii publice pentru a asigura buna funcionare a
acestei, adic pentru a asigura conducerea eficient. Astfel, crearea i transmiterea unui
document se bazeaz pe procedurile administrative tipice managementului instituiilor
publice. Mai mult, nici o astfel de procedur nu ar putea funciona dac nu ar exista un sistem
comunicaional i informaional viabil n cadrul organizaiei.

Conducerea instituiilor publice este realizat de ctre demnitarul numit prin algoritm
politic susinut de ctre managerii funcionarii publici. Conducerea la vrf este responsabil
de stabilirea direciei i obiectivelor generale, de strategia i planificarea organizaiei.
Managerii din ealonul urmtor (nalii funcionari publici sau funcionarii publici de
conducere) sunt responsabili cu implementarea planurilor i cu motivarea angajailor pentru
atingerea obiectivelor. Este important ca fiecare nivel de conducere s aib o imagine clar a
propriului nivel de responsabilitate i domeniu de competen, dup cum este important ca
acest lucru s fie clar comunicat n toat instituia. Conducerea ar putea fi interpretat n
termeni simpli drept angrenarea celorlali s te urmeze sau convingerea celorlali s
acioneze de bunvoie, sau, mai precis, utilizarea autoritii n procesul de luare a
deciziilor. Poate fi exercitat n virtutea poziiei, sau datorit cunotinelor sau experienei
acumulate. Dar ntotdeauna ea se bazeaz pe strategii i obiective.
Pe baza acestor sisteme i strategii se asigur toate cele cinci funcii ale managementului
oricrei organizaii publice sau private (previziunea, organizarea, antrenarea-motivarea,
coordonarea i controlul-evaluarea). n cadrul fiecreia dintre aceste etape intervine o
procedur scris i, implicit, un sistem de gestionare a documentelor sau altor mijloace de
comunicare formal sau informal.

n consecin, nu vom avea un sistem performant de gestionare a documentelor ntr-o

instituie public dac toate celelalte sisteme manageriale sunt haotice. Dar, managementul
documentelor i a informaiei, n general, este una dintre pietrele de temelie a bunei
funcionrii a unei instituii publice.

7
 MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR I ALTE DOMENII CONEXE
Gestionarea documentelor i managementul modern al organizaiei publice

Este de notorietate faptul c administraia public european i, n special, cea

romneasc, se confrunt cu cerine sporite de eficientizare i reorganizare. Cetenii,
companiile particulare i societatea civil solicit introducerea bunelor practici din sistemul
privat n sistemul public, ca o modalitate de responsabilizare i eficientizare a acestuia.
Administraia public romneasc are nevoie de buni manageri/lideri care s cunoasc
realitile sistemului, s dezvolte proiecte de mbuntire a acestuia i s le implementeze.
Acetia trebuie s implementeze sistemul translator de la vechea birocraie descris de Max
Weber la un sistem bazat pe ceea ce se cheam New Public Management (Noul Management
Public) i, mai nou, administrare prin parteneriate public-privat. Astfel, conductorul unei
organizaii publice este obligat prin presiunile generate de ceteni, societatea civil i mass-
media, s reorganizeze instituia pe baza unor sisteme manageriale bazate pe obiective,
planificare strategic i proceduri. Managementul documentelor este unul dintre elementele
unei astfel de sistem strategic.

De la nceputul secolului i pn la nceputul anilor 1980 n statele americane i

europene (2000 n administraia public romneasc), munca n sectorul public a fost vzut
ca o nsrcinare deosebit pentru funcionarii publici special pregtii n acest sens. Modelul
tradiional al administraiei publice birocraia era vzut ca fiind cea mai eficient
modalitate de a asigura obiectivitatea, controlul i responsabilizarea pentru activitile de
natur public.
Modelul weberian1, descrie ase principii fundamentale ale sistemului birocratic modern,
derivate din conceptul de autoritate legal/raional:
principiul teritoriilor stabile aflate sub o jurisdicie specific (stabilite n general prin legi
sau regulamente administrative);
principiul ierarhiei oficiale i a nivelelor de autoritate (presupune o subordonare a cadrelor
inferioare celor superioare);
managementul birocraiei moderne (se bazeaz pe documente scrise, dosare ce sunt
pstrate);
managementul birocratic (presupune o pregtire de specialitate);
persoanele implicate n aceste activiti le pun pe primul plan;

1
citat n Managementul Instituiilor Publice Marinescu P. et. al.

8
 managementul birocratic urmeaz anumite legi, mai mult sau mai puin stabile sau
exhaustive, care pot fi invalidate.
Aici s-a nscut sistemul clasic al gestionrii documentelor pe suport de hrtie prin
ndosariere i pstrare n fiete. i putem spune c este nc tipic pentru multe autoriti
publice, fie ele centrale sau locale. Circuitul documentelor se realiza manual, nregistrarea lor
se acceseaz pe baza marilor cataloage de intr-ieiri, iar identificarea unui document
presupunea proceduri greoaie de clasare, arhivare i, ulterior, de scoatere din Arhiva
instituiei.
Pentru o lung perioad de timp acest tip de sistem birocratic a prut funcional, dei chiar de
la nceput unele defecte au fost vizibile. Totui, a fost vzut ca cea mai bun alegere i
susinut ca fiind cea mai bun cale pentru asigurarea ndeplinirii interesului public. Ordinea
i procedura scris i formal domneau peste acest sistem.

Cu trecerea timpului, ns, statul a trebuit s preia sarcina furnizrii ct mai multor
servicii, sfrind prin a fi sufocat de multitudinea de sarcini pe care le avea de ndeplinit.
n acelai timp, ierarhia a nceput s fie vzut ca fiind o cale pentru funcionarul public de a
evita luarea unor decizii riscante sau nepopulare, aciune ce ar putea expune managerul public
unor critici vehemente ale superiorilor sau publicului1. De aici au aprut povetile nepopulare
ce avea un centru un funcionar public suprat i atent la respectarea procedurii, iar nu la
livrarea i calitatea serviciului public.
Disfuncionalitile sistemului birocratic s-au reflectat n modelul de management2:
stilul de management era privit ca fiind autoritar, cu un nalt grad de control, astfel
nct documentele se puteau ntoarce pe circuit nesemnate, dar fr indicaii privind
rezolvarea problemei;
comunicarea era deficitar, aproape absent, iar managementul era unidirecional: de
sus n jos, fluxul de informaii fiind astfel blocat n ceea ce privete feedbackul;
angajaii din sistem cutau stabilitate, fiind orientai spre ndeplinirea de ordine i
avnd puine domenii de iniiativ - pe circuitul documentelor nu se puteau transmite
dect informaii de strict specialitate i nu se puteau identifica erorile;
sistemul de luare a deciziilor era repetitiv i centralizat, bazndu-se pe comunicarea
scris i fiind extrem de formal;
exista reticen fa de iniierea unor noi proiecte, astfel nct un sistem de DMS ar fi
avut slabe anse de implementare.

1
The Effective Public Manager: Achieving Success in a Changing Government Cohen S. i Eimicke W.
2
adaptat dup Public Administration: From Bureaucratic Culture to Citizen-oriented Culture Claver E. et. al.

9
 Astfel, n literatura de specialitate1 birocraia era vizualizat ca un dinozaur care domnea
peste pmnt nainte ca Noul Management Public (New Public Management) s apar.
Precum un dinozaur sistemul birocratic era prea mare, prea ncet, prea insensibil, insuficient
adaptabil i serios afectat din punct de vedere al inteligenei. Mesajelor le trebuia prea mult
pentru a-i descoperi drumul de la vrful ierarhiei n jos, de la micul creier insuficient
dezvoltat, pn picioarele uriae; sau invers, cltoria informaiei de la parterul piramidei
ierarhice pn la creierul care gndea constituia un drum agonizant de lung. Mai mult,
dimensiunile uriae ale acestui dinozaur solicitau o continua i nestul procurare de
resurse, pentru a-l hrni2.

Organizaiile din sectorul privat s-au aflat mereu sub atenta supraveghere a politicienilor,
cetenilor i a mass-media i de aceea toate aceste defecte ale sistemului birocratic tradiional
nu au trecut neobservate, crendu-se astfel presiunea pentru iniierea unor schimbri.
Schimbarea s-a produs prin introducerea n sectorul public a unor elemente de management
din sectorul privat, care s eficientizeze activitatea statului i s l transforme ntr-o
mainrie profitabil (eficient): managementul strategic i teoria Noului Management
Public.
Pentru a eficientiza activitatea sectorului public i pentru a o orienta mai mult ctre
cetean a fost propus, n doctrin, o reinventare a guvernrii n sensul transformrii
sistemului birocratic ntr-un sistem modern uor de manageriat. Osborne i Gaebler3
formuleaz zece principii care trebuie urmate pentru a se obine acest rezultat:
guvernul ar trebui s fie coordonatorul celorlalte organizaii care asigur furnizarea
serviciilor publice; relaiile formale ierarhice ar trebui substituite, pe arii extinse, cu
parteneriate i asociaii de tip contract4;
cetenii ar trebui consultai i cointeresai prin transferarea controlului de la sistemul
birocratic ctre comunitate;
executivul ar trebui s promoveze i s ncurajeze competiia ntre diferiii furnizori de
servicii publice;

1
The Essential Public Manager Pollit C.
2
Textul original este: Bureaucracy was pictured as ruling the pre-New Public Management earth like a
dinosaur. Like a dinosaur it was too big, too slow-moving, too insensitive, insufficiently adaptable and seriously
underpowered as far as brains were concerned. Massages took too long to get all the way down the hierarchy
from the tiny little head to the cumbersome feet and claws, and, by the same token, information travelled up from
the ground level to the brain, at an agonisingly slow peace. The large size demanded huge and continuously
supply of resources.
3
citai n Bureaucracy and Market in Public Services Management - Rose A. & Lawton A.
4
vezi The Essential Public Manager Pollit C.

10
 executivul ar trebui s fie motivat de adevrata sa misiune i nu de regulamente i
convenii;
executivul ar trebui s i msoare performanele prin intermediul rezultatelor i nu al
resurselor atrase i investite;
orientndu-se spre clieni/ceteni, executivul se va asigura c nevoile cetenilor sunt
ndeplinite;
executivul trebuie s devin o ntreprindere care s ctige bani i nu s i cheltuiasc;
executivul ar trebui s fie pro-activ i nu reactiv, prevenind probleme n loc s ncerce s
le rezolve;
parte a activitilor guvernului ar trebui descentralizate, ducnd ntr-un fel la tergerea
granielor dintre sectorul public i cel privat;
pieele sau mecanismele de tip pia, n livrarea serviciului public, ar trebui s fie preferate
n locul mecanismului birocratic1.
Aceste reforme ar trebui s duc la un control mbuntit al serviciilor publice, o reducere
a cheltuielilor din banii publici i performane mai ridicate un sector public mai economic,
eficient i eficace. Acestea sunt ideile eseniale ale teoriei Noului Management Public.

Partea practic a Noului Management Public este denumit management strategic i prin
intermediul acestuia s-a ncercat dezvoltarea i adaptarea modelelor de management din
sectorul privat n sectorul public.
Managementul strategic este o modalitate de a cointeresa cetenii, de a obine
angajamentul acestora, pentru a direciona organizaia n viitor, subliniind eforturile de
reorganizare i redresare n vederea obinerii de eficien i calitate sporit, formnd
parteneriate i realiznd proiecte comune cu alte organizaii2.
Managementul strategic ncorporeaz managementul prin obiective i planificare i face
loc procedurilor ce acoper fluxurile de documente. Orientarea spre rezultat este o cerin
nou pentru instituiile publice. n acest fel documentele depuse prin sistemul de registratur
de ctre cetean trebuie s urmeze un traseu fix dar i eficient pentru ca managerul autoritii
s se asigure c serviciul public a fost livrat, n termenele cerute de lege i la calitatea dorit
de beneficiar.
De la apariie, managementul strategic s-a dezvoltat acoperind arii vaste de la
banalul model de planificare raional pn la cele mai complexe previziuni strategice
manageriale. Sistematizarea ideilor despre Noul Management Public conduce la concluzia c

1
idem
2
Strategic Management for the Public Services Joyce P.

11
sectorul public ar trebui s devin asemenea unei organizaii private, al crei interes
primordial sa fie interesul ceteanului i obinerea de profit. ns, exist critici care susin c
sectorul public trebuie s ndeplineasc scopuri speciale, iar interesul ceteanului nu este
acelai lucru cu interesul privat. n ciuda acestor critici ideea esenial rmne aceea c
sistemul tradiional birocratic este depit i trebuie reformat, iar sectorul public trebuind s
devin mai eficient, mai orientat ctre cetean, transparent financiar i procedural.

12
 Gestionarea documentelor i managementul instituiilor publice

Pentru a putea nelege sistemul de elaborare i implementare a managementului

documentelor ntr-o organizaie public ar trebui s analizm succint ce sunt acelea instituii
publice i care este contextul puterii executive a statului n care acestea funcioneaz.
Constituia Romniei consacr principiului separaiei puterilor n stat, conform cruia funciile
puterii statale, respectiv puterea legislativ, puterea executiv i puterea
juridic/judectoreasc (legislativ, executiv, juridic) nu trebuie s se afle n aceeai mn.
Acest principiu a fost anunat nc de ctre John Locke ("Two treatises on government" 1690)
i mai ales de C. de Montesquieu ("De l'esprit des lois" 1748) n lupta mpotriva statului
absolutist, constituind baza statului constituional modern. Prin transmiterea funciilor ctre
Parlament, guvern i administraie, precum i ctre judectori independeni, puterea statal
este inut, prin intermediul unor controale reciproce, n echilibru (echilibrul puterilor),
cetenii fiind astfel aprai de potenialele intervenii despotice ale statului.

Puterea executiv, reprezentat n Romnia prin bicefalismul Primul ministru (i Guvernul

su) i Preedintele se ocup de:
guvernare trasarea deciziilor politice referitoare la prezentul i viitorul trii i
administrarea nevoilor curente ale statului i serviciilor publice administraia public.

Guvernarea se bazeaz, sau ar trebui s se bazeze pe 2 componente eseniale:

programul de guvernare1, pe baza cruia este ales de ctre ceteni partidul/partidele
care vor avea majoritatea n parlament i vor constitui guvernul i
principiul bunei guvernri.
Acesta este o noiune n vog, a crui definiie mai comport nc dezbateri. Exist foarte
multe abordri si definiii pentru buna guvernare. Asociaiile i organizaiile2 care fac parte
din proiectul Parteneriat pentru buna guvernare au definit buna guvernare ca fiind modul de
guvernare care:
se bazeaz pe respectarea legilor i aplicarea regulamentelor;
presupune asumarea deplin a rspunderii fa de membrii comunitii;
permite participarea echitabil a tuturor factorilor interesai n elaborarea i formularea
politicilor;

1 pentru coninutul programului de guvernare a se vedea website-ul Guvernului Romniei: www.gov.ro

2 http://bunaguvernare.eu/cine_suntem.php

13
 permite participarea cetenilor la buna funcionare a instituiilor publice;
este transparent;
asigur integritatea reprezentanilor administraiei publice;
livreaz servicii publice n mod eficient.

n ceea ce privete noiunea de serviciu public, n limbaj curent, aceasta este utilizat
pentru a desemna o activitate de interes general, prestat de un organism, adic de o persoana
juridica, autorizata de o autoritate a administraiei publice.
Doctrina dreptului administrativ1 consacr dou accepiuni n legtur cu definirea noiunii de
serviciu public:
sens material, ca tip de activitate de interes general pe care administraia i-o asum
sau
sens organic, organismul prin intermediul cruia se realizeaz o activitate de interes
general.
Autoritile publice care pun n practic deciziile luate n baza programului de guvernare
i a bunei guvernri, pentru crearea i funcionarea serviciilor publice sau a politicilor publice,
sunt mprite n mod tradiional pe 2 nivele:
Autoritile administraiei publice de stat:
guvernul;
administraia de specialitate: ministerele, autoritile administrative autonome,
serviciile publice deconcentrate, alte autoriti publice;
instituia prefectului.
Autoritile administraiei publice locale:
consiliul judeean;
consiliul local;
preedintele consiliului judeean;
primarul;
serviciile publice locale.
Peste aceast clasificare se suprapun totui marile principii care guverneaz administraia
public modern: descentralizarea i autonomia local, pe de o parte i centralizarea i
deconcentrarea, pe de alt parte.

1
Drept administrativ Alexandru I., Cruan M i Bucur S.

14
 Prin urmare, pentru realizarea sarcinilor i funciilor ce-i revin, statul organizeaz o
vast reea de instituii publice. Acestea nu desfoar, n principiu, activiti productive,
obiectul lor de activitate plasndu-se, de regul, n sfera nematerial.
De-a lungul acestor reele externe ale administraiei publice se desfoar o lung reea de
comunicare a informaiilor aparinnd domeniului public, lato sensu. De aceea, pentru a
construi un sistem eficient de management al documentelor , ntr-o instituie public, este
absolut necesar s observm relaionarea acestuia, n mediul extern al su, cadrul sistemului
descris mai sus, pe vertical, de-a lungul liniilor ierarhice i pe orizontal, prin parteneriatele
cu organizaiile publice de acelai nivel, cu organizaiile private i cu cetenii.

Abia dup ce am poziionat instituia sau autoritatea public n vastul sistem al

mediului extern unde se desfoar, trebuie s analizm mediul intern pentru a vedea ce
proceduri i fluxuri de documente gestioneaz acea instituie.
Ceea ce nseamn c analizm organigrama i relaiile structurale din cadrului acesteia
precum i obiectivele acesteia n ceea ce privete livrarea serviciului public.
Organizarea unui instituii publice, ca funcie managerial, care aparine conductorului
autoritii demnitar sau funcionar public, const n delimitarea proceselor de munc n
componente primare (sarcini sau atribuii), gruparea acestora pe posturi (funcii publice sau
contractuale) i compartimente (birouri, servicii, compartimente, direcii, direcii generale) i
atribuirea lor spre exercitarea personalului organizaiei n vederea realizrii obiectivelor.
Aceast organizare formal se reflect n 3 instrumente principale:
structura organizatoric descris prin organigram;
statul de funcii/personal;
fia de post.
Dintre acestea, primele dou elemente sunt cele mai importante n descrierea unui sistem
de gestionare a documentelor. al treilea (fia de post) intervine accidental, pentru posturile i
persoanele care au stabilite atribuii excepionale ce implic construcii sau proceduri speciale
n procesul de gestionare a actelor administrative.

Structur organizatoric reprezint configuraia intern a unei instituii sau autoriti

publice format din persoane, subdiviziuni organizatorice i relaii. Structura organizatoric
reunete dou segmente, aflate ntr-o interdependen permanent: structura de conducere a
instituiei/autoritii publice i structura de execuie a instituiei/autoritii publice1.

1
Managementul Instituiilor Publice de Marinescu P. et al.

15
 Relaiile organizatorice reprezint legturile care se stabilesc prin reglementri oficiale
ntre componentele structurii organizatorice din cadrul instituiilor i autoritilor publice. n
acest sens, modalitatea de reprezentare organizatoric o reprezint organigram.

Iar conform Dicionarului explicativ al limbii romne, organigrama este definit ca fiind
redarea schematic (grafic) n toate detaliile a organizrii, a subordonrii i a legturilor
dintre compartimente din cadrul unei ntreprinderi sau al unei organizaii.
Vizualizarea structurii organizatorice se asigur de organigram. Ca reprezentare grafic a
structurii organizatorice, organigrama ilustreaz (evideniaz), practic, toate componentele
structurale de la post la relaiile organizatorice. Cel mai rspndit tip de organigram este
organigrama piramidal, ordonat de sus n jos, ce se elaboreaz folosindu-se ca principale
forme geometrice, dreptunghiurile i liniile, orizontale i verticale.
Organigrama autoritii/instituiei publice solicitante, trebuie s cuprind: funciile publice
de execuie i de conducere, posturile contractuale de conducere i de execuie; numrul de
posturi pe fiecare departament (direcie general, direcie, serviciu, birou etc.), compus din 1
conductor + nr. posturi execuie.

Relaiile nu sunt uniforme i cunosc diferenieri avnd particulariti n funcie de

componentele ntre care se stabilesc. Astfel, sgeile verticale reprezint relaii de subordonare
ntre departamente sau ntre departamente de nivel inferior i funcia de la nivel superior;
sgeile orizontale reprezint relaii de colaborare ntre departamente de acelai nivel. De fapt
se deosebesc patru tipuri de relaii n interiorul unei instituii publice:
relaii de autoritate, ce pot fi
o relaii ierarhice (bazate pe transmiterea deciziei pe cale ierarhic) i
o relaii funcionale (bazate pe transmiterea de indicaii metodologice)
relaii de cooperare, ce se stabilesc ntre posturi i compartimente de pe acelai nivel
ierarhic, pentru derularea unor aciuni complexe;
relaii de control, care apar ntre posturi/compartimente cu atribuii de control i audit
i celelalte structuri indiferent de scara organizaional unde se situeaz;
relaii de reprezentare, ntre conducerea de nivel superior i postul de management cu
atribuii de reprezentarea a intereselor instituiei n relaiile cu terii.

Atenie, pe lng aceast organizare oficial, exist i o structur informal, care se

creeaz i permite realizarea unor interese personale. Componena sa de baz este grupul
informal - mai multe persoane, reunite sub unul sau mai muli lideri informali, grupare care se

16
realizeaz pe baza unor interese comune, apartenen organizatoric, pregtire profesional
etc.
Astfel, orice manager care dorete s conduc eficient o organizaie trebuie s aib n
atenie cultura organizaional a instituiei i s nu uite c informaiile, dar i documentele,
circul i printr-o astfel de reea. De altfel, despre comunicarea informal vom vorbi ntr-unul
dintre subcapitolele de mai jos.

17
 Gestionarea documentelor i strategia comunicaional a unei organizaii publice

Comunicarea, considerat fundamentul relaiilor interumane, constituie o parte a

comportamentului social al omului modern i a lumii n care triete. Transmiterea unei idei i
verificarea modului n care a fost receptat, receptarea unei idei i nelegerea sensului
acesteia, reaciile voluntare i involuntare pe care le avem n cadrul schimbului de mesaje
realizat cu membrii familiei, cu prietenii, cu colegii de serviciu, imaginea pe care ne-o facem
despre noi nine i despre ceilali, toate nseamn comunicare.
Comunicarea este un concept la mod. Asociat cu informaia, cu mass-media, cu
prietenia, cu transparena, comunicarea tinde s devin rspuns pentru multe dintre ntrebrile
care implic relaiile dintre oameni. De multe ori cnd ceva nu merge bine dm vina pe lipsa
de comunicare. Prima axiom a comunicrii ne spune ns c non-comunicare nu exist.
Prin urmare nu poate fi invocat lipsa de comunicare ci, mai degrab, comunicarea
ineficient. Dac nu ncercm s i nelegem mecanismele, comunicarea rmne o noiune
abstract, despre care nu vom ti cu siguran dac este o cauz, un efect, un mijloc sau un
scop.

Comunicarea, schimbul de informaii, idei i sentimente, a fost definit ca un

proces interpersonal de transmitere i recepie de simboluri care au ataate nelesuri.
Comunicarea este deci acel fenomen care permite crearea de legturi ntre oameni, ntre
instituii i ntre instituii i oameni, legturi asemntoare unor puni invizibile de esen
informaional1. Managerul este persoana cu autoritate asupra unei organizaii sau a unei
subuniti a acesteia i care trebuie s i asume una sau mai multe dintre funciunile
manageriale identificate de H. Fayol: planificare, organizare, conducere, coordonare i
control. Comunicarea este vital n fiecare dintre ele.
Comunicarea reprezint unul dintre cele mai dificile aspecte ale muncii unui
manager n administraia public i, de aceea, una dintre cele mai mari provocri atunci cnd
acesta stabilete circuitul i procedurile de gestionare a documentelor.
Sursa majoritii problemelor de comunicare o constituie diferena dintre coninutul mesajului
sau impactul pe care managerul intenioneaz s-l transmit i modul n care ceilali membri
ai organizaiei recepioneaz mesajul. Nu de multe ori introducerea unor proceduri noi sau
chiar a sistemului electronic de management al documentelor a creat o rezisten deosebit la
schimbarea i a stabilit un climat ostil lucrului n instituia public. Funcionarii de execuie au

1
Managementul Instituiilor Publice Marinescu P et. al.

18
avut senzaia c nu sunt ascultai cnd comunic ct este de dificil s lucrezi cu un soft de
DMS i ct de imposibil este s l implementezi!

Sistemul comunicaional are trsturi specifice proprii care difer de la o instituie la

alta, de la un tip de organizaie la altul sau chiar n interiorul organizaiei, de la un
departament la altul. Astfel, se evideniaz ceea ce numim cultura comunicaional. Iar pentru
c paradigmele culturale proprii instituiilor publice prezint caracteristici aparte, este indicat
a se analiza trsturile sistemului de comunicare din cadrul autoritii publice nainte de a
implementa un sistem de gestionare a documentelor.
Deoarece procedurile de gestionare a actelor ntr-o organizaie public implic o mbinare
ntre elementele de management i cele de teorie a comunicrii, abordarea temei trebuie s fie
interdisciplinar, pe de o pare, dar i posibil de aplicat ntr-un cadru complex, dat de sistemul
rigid i birocratic al organizrii instituiilor publice.

Este de reinut faptul c instituiile publice se confrunt cu probleme specifice date de

cadrul legislativ strict, de o posibil lips de specialiti n domeniu, de rezistena aparatului
administrativ la schimbare i mai ales de haosul creat prin aplicarea mai multor tehnici de
reformare a sistemului, care uneori sunt contradictorii.

De aceea, putem spune c implementarea noilor forme de management al instituiilor

publice i renunarea la unele elemente ale sistemului birocratic care lipsesc de flexibilitate
sistemul de circuit al informaie ar trebui s fie o prioritate a unui manager, n procesul de
creare al strategiei comunicaionale ntr-o instituie public. Pe de alt parte, odat pornit o
astfel de strategie de mai sus, de la nivelul Guvernului i ministerelor, este mai uor pentru
demnitarul care conduce o organizaie public s implementeze un sistem de proceduri
conexat cu un sistem mai coerent de comunicare intra i extra instituie public.

n primul rnd trebuie s discutm despre comunicare ca proces ataat mediului

de existen al oricrei organizaii. Dup cum se tie orice instituie nu funcioneaz izolat,
doar prin activitile interne ale membrilor si, instituiile sunt o mbinare ntre activitile
interne ale salariailor i legturile acestora cu mediul extern al organizaiei: alte instituii
similare, clieni, autoriti publice, componeni ai societii civile.
Prin urmare reele de comunicare se desfoar
n mediul intern sau
prin conectarea la mediul extern.

19
 Comunicarea intern se refer la schimbul de mesaje ce are loc n interiorul
organizaiei, implicnd persoane i grupuri i poate fi formal i informal. Altfel spus,
comunicarea intern poate s urmreasc liniile de putere i organizare ierarhic ale
organigramei i atunci este o comunicare oficial. Comunicarea este formal atunci cnd
mesajele sunt transmise prin canale prestabilite i ia forma, de exemplu, a rapoartelor, notelor,
circularelor, prezentrilor, edinelor.
n orice organizaie exist ns o mare cantitate de informaie ce circul pe canale
informale, sub forma discuiilor n afara contextului relaiilor de subordonare. Astfel, procesul
de comunicare implic i numeroi factori emoionali, de factur psihologic, factori care nu
i gsesc mediul adecvat transmiterii n cadrul comunicrii prin canalele formale din
organizaie. De aceea, managerul trebuie s cunoasc, s analizeze, s influeneze i s
foloseasc un alt tip de canale de comunicare, canale existente inevitabil acolo unde exist
oameni inter-corelai: canalele informale.
Pentru o bun nelegere a conceptului de comunicare intern formal ntr-o
organizaie trebuie precizat modalitatea optim de funcionare a sistemului de comunicare:
ntre cine se realizeaz comunicarea, care structuri ocup un loc central i care sunt marginale
n procesul de comunicare1. n literatura de specialitate profesorii Tran i Stnciugelu au
identificat dou tipuri de reele de comunicare:

reele centralizate n cadrul crora informaia merge spre centru i se adreseaz

unor activiti relativ simplu de executat
reele descentralizate unde schimbul de informaii nu are o matrice important,
comunicarea fiind adecvat unor situaii complexe
Aceste tipuri de reele pot fi identificate prin diferite forme de instrumente
manageriale, necesare pentru a analiza mediul intern i extern al organizaiei. Astfel, pentru
nelege interiorului organizaiei, teoreticienii au construit o serie de instrumente de analiz a
structurilor de putere, a legturilor dintre ele, legturi pe baza crora se formeaz apoi
conexiunile comunicaionale formale i informale, centralizate sau descentralizate.

n ceea ce privete comunicarea extern, aceast este conexiunea care se realizeaz

ntre organizaie i diversele forme de organizare ale societii din exteriorul acesteia. n zilele
noastre, mediul de operare al organizaiei se caracterizeaz printr-un nalt grad de
informatizare i printr-o schimbare extrem de rapid. Conectarea organizaiei la acest mediu
este posibil numai printr-o comunicare managerial extern eficace i eficient.

1
Teoria comunicrii Tran V. i Stnciugelu I.

20
 n exteriorul organizaiei managerul comunic cu elemente de ordin economic, social
i politic: clieni, furnizori, concureni, acionari, asociai, comunitatea local, publicul
general, mas-media, guvern, partide. Managerul trebuie s fie o veriga de legtur a
organizaiei cu acest mediu pentru a putea asigura procesul de orientare a organizaiei,
procesul de continu schimbare i progres.

Modalitile de comunicare pot fi grupate i dup cum urmeaz:

comunicare oral
comunicare n scris
comunicare non-verbal
Tipic pentru un sistem de management al documentelor ar trebui s fie comunicarea n
scris. Unul din scopurile crerii i implementrii procedurilor i DMS-ului este acela de a
regla erorile care pot aprea n comunicarea oral referitoare la atribuiile de serviciu. Vorba
volant i de aceea ea trebuie reglementat prin proceduri. Acestea se refer att la relaiile cu
clienii instituiei publice, prin departamentele de relaii cu publicul, ct i la cele cu mass-
media (care reprezint un subiect sensibil pentru orice instituie public) dar i la cele interne
ntre departamente, ntre efi i subalterni, ntre manageri, ntre colegi.

Strategia comunicaional este implicat n toate funciile managementului, de la

planificare i organizare pn la monitorizare i control. Astfel, atribuiile managerului nu pot
fi ndeplinite dac ntreprinderea sa nu beneficiaz de un sistem comunicaional eficient.

Iniial, teoriile de management puneau accent pe organizarea activitilor n scopul

profitului i productivitii. Treptat teoreticienii i practicienii n domeniu au nceput s
acorde importan relaiilor interumane i reelelor de comunicare din diferitele categorii de
salariai, pentru c au neles rolul comunicrii organizaionale n orice tip de ntreprindere.
Cu alte cuvinte, procesul de comunicare organizaional se adapteaz modului de
manifestare, de existen a mediului organizaiei: intern comunicarea cu i ntre salariaii cu
diferite funcii de execuie sau conducere, i mediul extern comunicarea cu clienii, celelalte
companii i organizaii ale mediului de afaceri, instituiile publice i toate celelalte
componente ale societii.

21
 n ceea ce privete comunicarea din mediul intern, profesorul Johns1 observa:
comunicarea eficient apare atunci cnd oamenii potrivii primesc la timp informaiile
potrivite. Dar n spatele acestei simple afirmaii trebuie s se ascund un sistem bine
constituit din reele formale i informale de transmitere a mesajelor ntre manageri i
subordonai i/sau ntre categorii de personal de acelai rang.
Comunicarea se realizeaz, ca i sistemul de gestionare a documentelor, prin circuite
de transmitere a informaiei. A tii care sunt aceste circuite, unde apar blocajele i ce
mbuntire trebui aduse sistemului pentru ca procesul de transmitere a informaiei s
decurg lin este arta managerului.

Am amintit mai sus despre comunicarea formal i cea informal.

Comunicarea formal este cea recunoscut de ctre organizaie pentru c se formeaz
prin implicare structurilor oficiale ale instituiei, se bazeaz pe relaiile prestabilite ntre
diferitele tipuri de angajai i se constituie pe baza actelor i normelor oficiale ale
ntreprinderii.
Teoretic, comunicarea n organizaie ca si circuitul documentelor ar trebui s
urmreasc strict circuitul ierarhic. n acest sistem pot fi realizate trei forme necesare de
comunicare2:

comunicarea de sus n jos: fluxul de informaii circul de la vrf spre baza

organizaiei prin mesajele generate de managerii de la nivelurile cele mai nalte ale
instituiei i adresate celor de la nivelurile inferioare. Aceste mesaje se
concretizeaz prin decizii, instruciuni, proceduri, memorii oficiale, reglementri
interne, norme, rapoarte etc. i, aa cum am vzut n capitolele anterioare,
constituie baza procedurilor tipice managementului documentelor ntr-o instituie
public;
comunicarea de jos n sus pornete de la baza organizaiei spre vrf, de la
subordonai ctre nivelele de conducere Prin intermediul acestor canale de
comunicare ar trebui s fie furnizate informaii pentru fundamentarea deciziilor i
verificarea validitii acestora;
comunicarea orizontal are loc ntre departamente sau uniti funcionale, ntre
persoane care ocup poziii situate la acelai nivel ierarhic n sistemul de
management, i este de obicei ca mijloc de coordonare a eforturilor.

1
Comportament organizaional Johns G.
2
idem.

22
 1
n plus fa de aceste tipuri de reele de flux informaional, profesorul Marinescu
introduce i ideea de:
comunicarea oblic care apare, de obicei ntre persoane ce ocupa posturi situate
pe niveluri ierarhice diferite, fr ca ntre acestea s existe relaii de autoritate de
tip ierarhic.
Totui, realitatea comunicrii arat c circuitul ierarhic formal este o cale de
comunicare incomplet i adesea ineficient. De aceea, n paralel cu reelele formale se
constituie linii de comunicaii informale, ntre angajaii cu poziii similare sau diferite n
ierarhia organizaional.

Comunicrii informal i sunt proprii urmtoarele caracteristici:

se constituie spontan pe baza unor interese i preocupri comune, a nemulumirilor
resimite n comun fa de efi sau a unor tipuri de trsturi comune ale angajailor;
are o natur preponderent subiectiv, care ine de prerile personale ale
emitorului i destinatarului
exist n orice organizaie, dar este folosit opional, n special pentru vehicularea
unor informaii care nu pot fi propagate pe cale oficial
managerul trebuie s i acorde atenie pentru a ncerca s neleag factorii care
influeneaz salariaii, n afara politicilor oficiale ale ntreprinderii.

Ambele forme de comunicare sunt utile organizaiei. Astfel, exist situaii cnd
prerile sau chiar nemulumirile salariailor nu se pot transmite pe cale formal pentru a nu
leza structurile oficial constituite. Trebuie s nu uitm c organizaiile sunt formate din
oameni, cu personaliti diferite, supui greelilor i orgoliilor, i se pot utiliza canalele
informaionale neoficiale pentru a transmite mesaje ntr-o form diplomatic.

Exist ns i o serie de perturbaii n comunicarea organizatoric, formal sau

informal. Astfel, nu toate comunicrile informale slujesc organizaiei. Johns2 numea aceast
comunicare bursa zvonurilor. Bursa noutilor este reeaua de comunicare informal care
exist n fiecare organizaie, ... ea traverseaz liniile de comunicare formal recunoscute de
conducerea organizaiei i poate rspndi prin ntreaga organizaie zvonuri incorecte i de un
gust ndoielnic, perturbnd comunicarea organizaional.

1
Managementul instituiilor publice - Marinescu P et al.
2
Comportament organizaional Johns G.

23
 De asemenea, comunicarea poate fi perturbat i de o prea mare ncetineal a
sistemului (aceasta este una dintre criticele sistemului birocratic, dac analizm descrierea
monstrului birocratic a lui Pollit). Astfel, chiar i atunci cnd prin circuitul ierarhic
informaiile se transmit cu bun credin, procesul poate fi dureros de lent i i pierde
eficacitatea.
O alt modalitate de a crea distorsiuni ale comunicrii interne n cadrul instituiei este
folosirea filtrrii. Filtrarea este tendina de a dilua sau de a opri un mesaj aflat n curs de
transmitere i este o sabie cu dou tiuri. Pe de o parte, se ateapt de la subordonat s
filtreze informaiile... Pe de alt parte, filtrarea prea zeloas va mpiedica oamenii potrivii s
capete informaiile potrivite i organizaia va suferi n consecin1. Filtrarea de jos n sus are
loc de obicei pentru c subordonaii se tem c eful va folosi informaia mpotriva lor.
Filtrarea de sus n jos se datoreaz n special crizei de timp sau neateniei la detalii, dar pot
interveni i motive de rea credin. Dup cum se spune informaia nseamn putere astfel
nct unii manageri filtreaz informaiile de sus n jos pentru a-i menine un ascendent n faa
subordonailor.
Pentru a preveni filtrarea informaiilor unii manageri ncearc scurtcircuitarea verigilor
din lanul ierarhic prin politica uilor deschise: posibilitatea oferit angajailor de a comunica
direct cu un manager fr a parcurge circuitul ierarhic. Aceasta este o modalitate eficient de
a afla mersul organizaiei de-a lungul structurilor ierarhice, dar, din nefericire, este utilizat de
foarte puini manageri i de i mai puini demnitari ai sistemului administraiei publice
Ca exemplu, vom prezenta tipurile de reea comunicaionale identificate de Marinescu
et al.2, tipuri care pot fi perfect adaptate pentru a cunoate modul n care fluxul de informaii
(generate n cadrul procedurilor pe suport de hrtie sau n sistem IT) funcioneaz n cadrul
managementului documentelor:

TIP DE REEA CARACTERISTICI

Tip lan dezavantaj distorsiunea mesajului datorat
serialitii fluxului informaional
Tip Y dou persoane au acelai statut
feedback rapid, eficient
numr redus de legturi
exist un grad de centralizare
Tip cerc reducere grad de interaciune grup un membru

1
Comportament organizaional Johns G.
2
Managementul instituiilor publice - Marinescu P. et. al.

24
 comunic doar cu ali doi
feedback dificil
organizare stabil, satisfacie mare
Tip roat model centralizat de comunicare n grup
dependen mare de lider la calitatea deciziei
structur stabil dar rapid
Tip stea descentralizare comunicare
informaie liber
implicare egal ntre membrii decizii bune
feedback rapid i eficient
vitez transmitere informaie mic

De exemplu, n reeaua n stea toate fluxurile sunt controlate de persoana de la centru,

pe cnd n reeaua cu comunicare integral (tip lan), indivizii pot comunica ntre ei simultan.
Pe de alt parte, reeaua tip stea are grad redus de interdependen, pe cnd cea tip lan, un
grad mai mare de interdependen.

Pe lng aceste tipuri de comunicare, se deosebete i comunicarea grafic. Grafica

managerial urmrete ordonarea i prezentarea unui ansamblu de date referitoare la o
anumit problem ntr-o manier sintetic, uor de perceput. Nu ntotdeauna este indicat a se
apela la comunicarea grafic, dar utilizarea ei poate mbuntii percepia i trezi interesul,
atenia receptorului. Imaginile folosite trebuie sa fie relevante, clare i n concordan cu
coninutul mesajului.

Iar n capitolul ulterior vom vorbi despre comunicarea n sistem informatic.

Comunicarea prin sisteme informatice este tendina de ultim or a instituiilor publice i
private, care mizeaz pe rapiditatea difuzrii mesajelor n mediul informatic. Pe de alt parte
exist i dezavantaje ale acestei modaliti de comunicare, deoarece ea se dovedete
impersonal i mult mai greu de controlat. Managerul transmite informaii prin intermediul
limbajului scris sau oral; dar, am artat c el comunic mesaje i prin mimic, gesturi sau
paralimbaj. Toate aceste caracteristici se pierd n comunicarea informaional.
Totui, pentru a fi eficient comunicarea sistemul informatic trebuie s ndeplineasc
cumulativ patru funcii n cadrul organizaiei1:

1
Managementul modern al organizaiei - Nicolescu O. i Nicolescu L.

25
 funcia decizional menirea sistemului informaional de a asigura elementele
informaionale necesare lurii deciziilor;
funcia operaional sistemul informaional are drept scop declanarea mulimii de
aciuni necesare realizrii obiectivelor organizaiilor; prin aceast funcie sistemul
informaional asigur operaionalizarea deciziilor, metodelor manageriale etc.,
realizarea obiectivelor cuprinse n strategia organizaiei;
funciunea educaional duce la proliferarea organizaiilor care nva (learning
organisations), adic a acelor organizaii n care nsuirea intens de cunotine este o
preocupare permanent, cu efecte directe n planul performanelor;
funcia de documentare a sistemului informaional exprim menirea sa gnoseologic,
n virtutea creia se nregistreaz o serie de informaii care servesc mbogirii
cunotinelor personalului care, numai ulterior, este posibil s fie utilizate pentru a lua
decizii sau pentru efectuarea anumitor operaiuni.

n concluzie, elaborarea i implementarea unui sistem eficient de gestionarea a

documentelor trebuie s se bazeze pe reelele de comunicare dintr-o instituie, astfel nct
mesajul informaional transmis s ajung la receptori, fr a fi distorsionat de sistemele de
perturbare a comunicrii, aa cum le-am descris mai sus.

26
 Gestionarea documentelor i strategia informaional a unei organizaii publice

Sistemul informaional al managementului serviciilor (administraiei) publice

cuprinde ansamblul de date, informaii coninute n documente, circuite informaionale,
fluxuri informaionale i mijloace de tratare a informaiilor implicate n procesul de
fundamentare a deciziilor elaborate n domeniul serviciilor publice i care, prin coninutul
lor, conduc la satisfacerea necesitilor generale ale populaiei.
Principalele componente ale sistemului informaional al managementului serviciilor
publice sunt:
datele primare de analiz;
informaiile care circul ntre diferitele componente ale sistemului
organizatoric, inclusiv mijloacele de tratare a acestuia;
proceduri informaionale specifice;
circuitele informaionale stabilite ntre elementele componente ale
sistemului organizatoric;
fluxurile informaionale n raport cu relaiile stabilite intr componentele
sistemului administraiei publice;
Mijloacele de prelucrare a informaiilor.
Funciile sistemului informaional sunt:
- funcia decizional;
- funcia operaional;
- funcia documentar.
Deficienele majore ale sistemului informaional sunt: distorsiunea, filtrajul,
redundana, suprancrcarea canalelor informaionale.
Principiile sistemului informaional sunt:
a) Principiul conceperii si restructurrii sistemului informaional
b) Principiul corelrii strnse a sistemului informaional cu,
organizarea structurala i cu sistemul decizional din instituiile publice
c) Principiul unitii metodologice de tratare a informaiilor
d) Principiul concentrat asupra informaiilor eseniale,
e) Principiul asigurrii unui timp corespunztor de reacie ca componentelor
sistemului
f) Principiul asigurrii unui maxim de informaii finale dintr-un fond limitat
g) Principiul flexibilitii

27
 REGULI DE BAZA PENTRU REALIZAREA UNUI SISTEM INFORMATIC
EFICIENT

Abordarea globala modulara

La proiectarea sistemului trebuie avut n vedere legatura acestuia cu lumea
exterioar, posibilitatile de comunicare cu alte sisteme similare, compatibilitatea cu sisteme de
alt natur, posibilitatea includerii sistemului ntr-un sistem mai complex, sau posibilitatea
includerii altor sisteme.

Criteriul eficientei economice

Principalul criteriu ce st la baza realizrii sistemului este cel economic. Cu alte
cuvinte, la proiectare trebuie avut n vedere c raportul dintre rezultatul sau rezultatele directe
sau indirecte obtinute prin implementarea i folosirea sistemului economic i totalitatea
costurilor de realizare s fie ct mai mare. Cu alte cuvinte, trebuie s fie rentabil.

Orientarea spre utilizatori

La realizarea sistemului trebuie s se aiba n vedere n primul rnd nivelul de
cunotine al utilizatorilor, cerintele i preferinele lor. n acest sens, trebuie purtat o discutie
cu utilizatorii n prealabil i pe baza sugestiilor lor s se treaca la proiectarea propriu zis.

Asigurarea unicitii introducerii datelor

De cele mai multe ori o serie de date trebuiesc utilizate n mai multe locuri n cadrul
sistemului informatic. La proiectarea sistemului, trebuie ca datele sa fie introduse o singura
data, iar sistemul sa distribuie automat datele n celelalte locuri n care este nevoie de ele.

Antrenarea beneficiarului la realizarea sistemului

Acest principiu decurge tot din orientarea spre utilizator. Trebuie discutat cu
utilizatorul nainte de a trece la proiectare, pentru a nltura de la nceput o serie de
neajunsuri. Trebuiesc discutate modalitile de introducere a datelor i adaptarea aplicaiei la
nevoile utilizatorului, modul de calcul i prelucrare al datelor.

Soluie general, independent de configuraia actual a sistemului informatizat

28
 Sistemul proiectat trebuie s ia n considerare posibilitatea de achiziionare de
echipamente noi, performante, dac este posibil, iar daca nu, s se adapteze cele existente.

Posibilitatea de dezvoltare ulterioar

Trebuie avut n vedere posibilitatea ca sistemul s poata fi nbunatit n raport de
cerintele viitoare ale firmei beneficiare.
Sistemele informatice pun probleme serioase la realizarea lor. n functie de modul de
abordare, costurile pot fi mai mici sau mai mari, rezultatele mai bune sau mai putin bune.

STRATEGII DE REALIZARE A UNUI SISTEM INFORMATIC EFICIENT

De-a lungul timpului s-au conturat dou tipuri de astfel de strategii :

Ascendent (bottom-up de jos n sus, de la mic la mare)
Descendent (top-down de sus n jos, de la mare la mic).

Strategia ascendenta
n conformitate cu aceast strategie, rezolvarea unei anumite probleme ncepe cu
rezolvarea problemelor de detaliu, minore. Soluiile sunt agregate n vederea soluionrii unei
probleme mai complexe. Se procedeaz asfel pna ce se ajunge la vrf, la soluionarea
problemei globale.
Dezavantajul acestei metode const n necesitatea cunoaterii n detaliu al domeniului
problemei de rezolvat nainte de trecerea la rezolvarea propriuzis.

Strategia descendent
Este opus celei ascendente, abordnd problema de la general la particular, de sus n
jos.
Este studiata problema global, ncercnd descompunerea ei n probleme mai mici si se
trece la rezolvarea subproblemelor astfel rezultate. Rezolvarea subproblemelor se face prin
aceiai metoda, adic prin descompunerea lor n alte subprobleme, i tot aa pna se ajunge la
probleme a cror rezolvare este cunoscut..
Aceast strategie prezint avantajul c ofer n orice moment o imagine de ansamblu
asupra problemei de rezolvat.

29
 Pentru realizarea unui sistem informatic sunt implicate multe persoane, materiale,
timp, etc., ceea ce implic n final costuri ridicate. Din acesta cauz, modul de abordare a
problemei proiectrii este foarte important. n decursul timpului s-au cristalizat cteva
metodologii standard de proiectare.

Etapele realizrii unui sistem informatic

Principalele etape de parcurs pentru realizarea unui sistem informatic sunt :
Analiza sistemului existent - se studiaz sistemul informatic existent i se stabilesc
neajunsurile sale i cerinele ce urmeaz a fi satisfcute de viitorul sistem informatic. n acest
etap se stabilete rentabilitatea folosirii sistemului informatic.
Proiectarea sistemului informatic - se concepe sistemul, elementele componente ale
acestuia, structura lor i modul de realizare.Datorita complexitii, aceast etapa este la rndul
ei descompus n dou etape :
Proiectarea de ansamblu - se stabileste arhitectura de ansamblu, modul de
descompunere pe componente, intrrile i iesirile sistemului. Se finalizeaz printr-o schem
de ansamblu a sistemului n care sunt incluse toate aceste elementele.
Proiectarea de detaliu - fiecare element descris n etapa anterioara este descris n
detaliu.
Elaborarea programelor - se scriu programele sistemului ntr-un limbaj ales anterior.
Implementarea sistemului - dup ce a fost realizat sistemul, se trece la implementarea
sa.
Exploatarea i ntretinerea sistemului - aceasta este faza final a proiectului n care se
trece la exploatarea acestuia. Este necesar n paralel i o serie de operaii de ntretinere a
acestuia.

30
 Gestionarea documentelor i relaia cu beneficiarii serviciilor publice
(ghieu unic, audiene, transparen decizional)

Sistemul de gestionare a documentelor ntr-o instituie public are implicaii i aduce

beneficii i n ceea ce privete alte domenii conexe, ce in de relaia direct cu beneficiarii
serviciilor publice: ceteni sau persoane juridice de drept public i privat.
Astfel, odat implementat document management system i stabilite procedurile scrise prin
care se elaboreaz, circul i se arhiveaz electronic documentele, se poate ncerca
implementarea conceptului de ghieu unic.
Prin acest sistem, solicitanii de servicii publice vor avea posibilitatea s depun
documentele necesare i s primeasc dintr-un singur loc mai multe acte, ntr-o perioad de
timp redus de timp.
Integrarea cu pagina de web a instituiei i cu celelalte mijloace de informare (de
exemplu info-chiocurile) pot pune n vedere solicitanilor de servicii publice actele i
procedurile necesare a fi urmate nainte de a se prezenta la registratura-ghieu unic.
Totodat n cadrul ghieului unic se pot oferi, de ctre persoane autorizate, n limita
mandatului acordat conform procedurii, i informaii referitoare la rezolvarea cererilor sau
referitoare la documentele aflat n lucru la nivelul instituiei publice. Avnd n vedere faptul
c managementul documentelor n format electronic stabilete proceduri inclusiv pentru
nivelele de acces, este posibil ca cetenii s poat obine informaiile necesare fr a fi
necesar s parcurg la toate etapele birocratice.

n ceea ce privete audienele, marea majoritate a furnizorilor de soluii software

pentru DMS, fumizeaz i module destinate facilitrii relaiilor conductorilor instituiilor
publice cu cetenii.

De obicei paii descrii de astfel de module:

depunerea i nregistrarea solicitrii de audien;
programarea audienele i listarea diverselor rapoarte;
ntocmirea fiei solicitantului i a audienei.
ntocmirea i comunicarea dispoziiilor interne legate de audiene privind modul de
rezolvare a audienelor.
eventual nregistrarea cererilor n DMS i/sau urmrirea rezolvrii acestora.

31
 Pentru efectuarea audientelor se va specifica un program de lucru si se va proiecta un
modul de planificare a acestora pe baza cererilor venite de la ceteni. La finalul unei edine
de audien se va genera un document ce va cuprinde rezoluia conductorului referitoare la
problema audiat
Audientele on-line se pot desfura sub forma unui forum de discuii sau unui sistem FAQ1
care va fi fcut public pe site-ul instituitei.

Acelai sistem se poate aplica i pentru a respecta procedurile privind transparena

decizional. Aderarea la sistemul democraiei participative presupune intervenia ceteanului
la decizia public. Cadrul legal privind accesul la informaia public (Legea nr. 544/2001) i
cel privind transparena decizional n administraia public (Legea nr. 52/2003) introduce
cteva elemente de rigoare pentru dialogul .public, venind n sprijinul informrii i implicrii
ceteanului n viaa public.
Fiecare dintre urmtoarele etape, ce aparin structurii minimale de consultri publice la
nivelul autoritii publice2, pot fi desfurate i raportate prin DMS:

1. etapa preparatorie, n care autoritatea public evideniaz public, clar i pe nelesul

ceteanului:
cum fundamenteaz pertinent necesitatea i oportunitatea proiectului de act normativ
iniiat,
cum identific prile interesate / afectate de ctre acesta,
cum stabilete n mod clar, simplu i uor de utilizat modalitatea formulrii
propunerilor i sugestiilor, a modului de colectare i prelucrare a opiniilor i
sugestiilor;
2. etapa desfurrii efective a procesului consultativ, ce presupune:
anunul public adecvat al consultrii publice ce urmeaz a fi organizate, astfel nct s
fie informate toate prile interesate / afectate;
stabilirea concret a tuturor detaliilor tehnice, de logistic privind organizarea
evenimentului, inclusiv documentaie de tip bibliografic, modalitatea de nscriere la
cuvnt, timpul alocat i modul de procesare a opiniilor colectate, parcursul ulterior al
acestora i modalitile de verificare din partea ceteanului privind recomandrile
acceptate
3. etapa evalurii i diseminrii rezultatelor consultrii publice,

1
frequently asked questions
2
http://www.advocacy.ro/

32
 n care, n urma sintetizrii opiniilor i sugestiilor colectate:
s fie punctate clar i corect contribuiile pertinente acceptate i asumate de ctre
iniiator;
s fie argumentate sugestiile neacceptate;
s fie diseminat larg sinteza consultrii publice, n scopul contientizrii impactului
acesteia n procesul deliberativ al autoritilor publice;
s fie creat memoria instituional asupra problemei reglementate, cu inventarierea
experienelor anterioare, accesibil publicului larg.

Dar, aa cum evaluasem i anterior, este important ca un sistem de management al

documentelor s fac parte dintr-o strategie general, aprobat la nivelul instituiei publice.
Nu este posibil ca procedurile de gestionare a documentelor ntr-o instituie public s
funcioneze ntr-un vid de obiective; el se integreaz ntr-o cultur organizaional care
apreciaz i respect sistemul raional de implementare a politicilor publice.

33
GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM CLASIC (PE SUPORT DE HRTIE)
Crearea i clasificarea documentelor

Un document se definete ca un pachet de date structurate n scopuri informaionale,

o colecie de indicatori i reguli care pot angaja simultan un numr de diferite componente
informatice i de aciuni 1.
Mai putem identifica i o alt definiie dat de ISO: documentul este un ansamblu
coerent i finit de informaii structurate, lizibile i cu destinaie precis aflat pe un anumit
suport.
Documentele ce dein o putere incredibil n mediile de activitate guvernamental, trec
printr-o evoluie major care marcheaz i reformeaz activitile instituiilor publice. De fapt,
gestionarea documentelor ntr-o manier nou, sistematic i legat de tehnologia informaiei
este modalitatea n care societile ncearc s fac fa tendinelor impuse de era informaiei.
De aceea, se identific o legtur intrinsec ntre procesul de creare i clasificare a
documentelor i tipurile de informaie deinut n cuprinsul lor.

Informaia reprezint o parte integral a activitii n cadrul oricrui departament sau

agenii de guvernmnt. Totalitatea serviciilor publice furnizeaz ctre clieni-ceteni, ctre
persoanele juridice de drept privat sau chiar ctre celelalte instituii i autoriti publice
instituii sunt bazate pe informaii.
Puterea legiuitoare, executiv sau judectoreasc ale unui stat au la dispoziie o
cantitate uria de informaii pe care s fundamenteze aspectelor tuturor programelor i
serviciilor accesate de ctre public sau destinate acestuia.
Ceea ce managementul informaiei face este s asigure fluxul liber de informaii ntre
puterile statului, ceteni i mediul privat. Efectuat n mod corespunztor, managementul
informaiilor reprezint fundamentul pentru desfurarea majoritii activitilor de
guvernmnt.
De aceea, controlul i distribuirea documentelor eseniale n manier sistematic au
devenit din ce n ce mai importante i, n mod similar, necesitatea unui acces sigur la aceste
documente a devenit un imperativ2.
Procesul de gestionare al coninutului documentelor depinde de ciclului de via al
informaiilor. Cerinele specifice ale fiecrei etape din cadrul procedurilor interne sau externe

1
Managementul documentelor - UNPAN Reeaua de administraie public a Naiunilor Unite
2
idem

34
de creare, manipulare i arhivare a documentelor sunt definite de natura i de modurile de
folosire a informaiilor cuprinse n ele.
Peter Drucker1, difereniind ntre informaie i date susine c informaia constituie
date nzestrate cu semnificaie i scop i iar datele prin ele nsele sunt lipsite de semnificaie
sau scop. De aceea, documentul conine i se difereniaz n funcie de informaia coninut n
ele. Datele, ca i metadatele2 sunt utile unui organizaii doar dac ele sunt ordonate n
documente fizice sau pe alte suporturi (magnetice sau internet inclusiv cloud computing3).
Informaia poate fi privit din trei unghiuri de vedere4:
pe baza percepiei umane - care presupune legarea informaiei de efectele ce pot apare
n urma unei receptri;
pe baza unui sistem analitic - lingvistic, informaia poate se descrie prin termeni cu
referire la sensul sau structura ei;
din punct de vedere ingineresc, informaia poate fi descris n termenii manifestrilor
sale fizice de emitere, pstrare sau recepie.

Procedurile i circuitul documentelor urmeaz etapele principale ale ciclului de via al

informaiilor: planificare, colectare, creare, primire - input, captare, organizare, utilizare, i
rspndire, depozitare - conservare i, eventual, distrugere.
Informaia clasific astfel documentul pe tipologii diferite, n funcie de criteriul de analiz
reinut.

Astfel vom exemplifica prin adaptarea tabelului privind clasificarea informaiilor

elaborat de profesorul universitar Mircea Georgescu5:

criteriul de analiz tipul informaiei exemple de informaii

originea - informaiile interne provin note de serviciu, instruciuni
din organizaia n care circul;
- informaiile externe provin comenzi, scrisori, cataloage
din mediul extern organizaiei

1
Drucker, P. - Societatea postcapitalist
2
date despre date
3
concept de ultim generaie n domeniul informaticii, reprezentnd un ansamblu de servicii de calcul, aplicaii,
acces la informaii i stocare de date, fr ca utilizatorul s aib nevoie s cunoasc amplasarea i configuraia
fizic a sistemelor care furnizeaz aceste servicii, localizate n afara sediului beneficiarului;
4
Bazele prelucrrii informaiilor i tehnologie informaional - sub redacia Nichi . i Racovian D.
5
n lucrarea Sisteme informaionale de birou

35
sensul circulaiei n informaiile (interne) pot fi:
ierarhie descendente; fie de instruciuni, circulare;
ascendente; note informative, rapoarte
laterale. telefoane, note de informare
reprezentarea diverse semne i simboluri
utilizate pentru reprezentarea
informaiei:
texte; scrisori, rapoarte, note
numere; rapoarte/evidene cu date statistice
grafice; scheme, desene

coduri cifre, litere

sunete telefoane, reuniuni

durata de via - informaii variabile al cifra de afaceri, vrsta

cror coninut evolueaz n
timp;
- informaii permanente ce numele, data naterii
au un coninut fix.
poziia n procesul - informaii brute, numite i documente, cataloage
prelucrrii elementare sau de baz;
informaii elaborate, ce rezult rapoarte de sintez a documentelor
prin prelucrarea unor date de
baz;
- informaii pentru procesul de obiectul rapoartelor de sintez
decizie, al cror coninut este
necesar s-l cunoatem pentru
a prelucra datele de baz
destinatarul dup funcia sau rolul
destinatarului deosebim:
informaii individuale; fie cu atribuii
informaii de mas note de serviciu
(pentru un ansamblu de
persoane);
informaii instituionale rapoarte
gradul de - informaii formale - furnizate note de serviciu, rapoarte

36
 instituionalizare de ctre sau ctre organizaie i
au caracter obligatoriu;
- informaii informale - aprute sfaturi, proceduri informale
n mod spontan sau intenionat
din cauza condiiilor de lucru
i relaiilor inter-personale.
finalitatea - informaii de funcionare proceduri
informaii indispensabile
execuiei unei activiti;
- informaii privind evoluia propuneri ale clienilor documente
ce permit organizaiei s de analiz a mediului public
anticipeze evoluia mediului n
care funcioneaz i s sesizeze
oportunitile;
- informaii de influen - ce indiscreii, coduri de conduit,
vizeaz influenarea zvonuri, etc
comportamentului indivizilor
i prezint importan pt
instituie n ceea ce privete
coeziunea social, spiritul de
echip, etc

Regulile i considerentele de baz care s ndrume utilizatorii n cadrul acestor etape

in de managementul performanei, bazat pe obiective i sunt responsabilitatea, dar i
rspunderea1, managerului organizaiei publice, om politic sau nalt funcionar public.
Prima etap n procesul de gestionarea a documentelor este poate fi fie acela al
elaborrii documentelor interne fie acela al primirii documentelor provenite din mediul
extern organizaiei.

n etapa de elaborare a documentelor este bine ca liderul autoritii publice s instituie

reguli clare i ferme de redactare, care s conduc la o armonizare n modul de ntocmire a
documentelor. Reguli i chiar proceduri n aceast materie, exist n toate organizaiile

1
ceea ce britanicii numesc responsibility and accountability concept ce aparin managementului modern ce
va fi tratat n capitolul IV al prezentei lucrri

37
publice, chiar dac ele comport variaii de la directive exacte i precise, pn la forme mai
vagi sau chiar cutumiare. Se recomand astfel un model bazat pe 5 reguli de aur:
n cuprinsul antetului sau subsolului se vor meniona datele primare de identificare
ale instituiei (denumire, adres, telefon, fax, email) precum i o dat de creare a
documentului;
documentele se semneaz de cel puin o persoan conductorul instituiei (de
regul, cel puin al doilea exemplar cuprinde meniunea ntocmirii, avizrii,
aprobrii etc. de ctre toate persoanele implicate);
documentele se ntocmesc n cel puin 2 exemplare, astfel nct instituia public s
dein un exemplar n arhiva sa;
documentele trebuie concepute pe sistem introducere cuprins - concluzie sau
sumarizare;
fiecare documente presupune un plan de creare al acestuia pentru a se integra n
seria de obiective i activiti ale departamentului i instituiei (chestiuni legate de
competen).

Procesarea, crearea (conceperea) i clasarea documentelor necesit o organizare

raional care s asigure o manier de tratare unitar a documentelor, o uniformitate a
formularisticii, respectarea acelorai reguli de clasare, etc., toate acestea fiind menite s
confere coeren aciunii administrative.

Clasificarea documentelor este o tiin ce aparine taxonomiei1 - iar importana

acestui proces crete cu ct numrul i diversitatea documentelor este mai mare. Astfel, se
impune definirea unor clasificri prestabilite i, ulterior, utilizarea regulilor de clasificare a
documentelor att n format fizic (pe hrtie), ct i n format electronic prin transformarea n
proceduri atunci cnd documentele devin mobile i parcurg circuitul de semnturi.

S-au descris diferite criterii de clasare a documentelor, dintre care amintim:

criteriul cronologic gruparea documentelor n ordinea ntocmirii lor (calendaristic);
criteriul alfabetic clasarea n acelai dosar a documentelor innd seama de
denumirea unitii la care se refer documentele;
criteriul geografic gruparea documentelor dup judeul, municipiul sau oraul unde
i au sediul unitile subordonate;

1
tiina legilor de clasificare i sistematizare (conform Dicionarului explicativ al limbii romne)

38
 criteriul dup obiect sau pe grupe de operaiuni const n aranjarea documentelor pe
categorii de probleme.

Scopul crerii oricrui document este acela de a asigura conectarea ntre membrii
organizaiei publice precum i ale acesteia cu mediul extern. La cel mai simplu nivel de
reprezentare mecanismul circulaiei documentelor ntr-o instituie public poate fi exprimat pe
baza unei scheme circulare tip input/output.
Input-urile reprezint totalitatea documentelor care intr oficial n instituie. Acestea
provin din mediul extern sau pot fi create n instituie i nregistrate ca intrri.
Etapa urmtoare se refer la procesarea documentelor, crearea de noi documente (din
oficiu) i orice alte aciuni care vizeaz gestionarea documentelor.
Output-urile se identific cu producia de documente pe care instituia le emite nspre
mediul extern, o parte dintre acestea putnd fi destinate unui circuit intern.

INPUT: procesarea
intrare documentelor
intrate
documente crearea de noi
documente
crearea de
documente cu
circulaie intern

pstrarea OUTPUT:
rspuns
clasarea
transmiterea /
stocarea
difuzarea de
arhivarea
documente
documentelor n paralel

39
 n ceea ce privete procesarea documentelor funcionarul public poate adopta una din
urmtoarele patru atitudini1:
aciunea s rspund la o adres (scrisoare), s ntocmeasc un raport, s caute date
complementare;
transmiterea (redirecionarea) ctre persoana sau serviciul public competent, eventual
nsoit de adnotare sau rezoluie;
clasarea fiind o referire la un document deja utilizat sau n vederea unei utilizri
ulterioare;
eliminarea n cazul n care documentul nu prezint interes (exemplu al unor reclame
sau brouri care nu intereseaz direct instituia).

Pe ntreaga existen i funcionare a unui document, pe de o parte ct si n activitatea

gestionrii generale a acestor suporturilor de informaii apar o serie de factori care pot
influenta pozitiv sau negativ performanele organizaiei care le gestioneaz.

Factorii pozitivi precum:

birocraia ce impune funcionarilor publici care lucreaz cu documente fizice s le
nregistreze, clasifice, semneze i tampileze, etc.;
obligativitatea sistemului ierarhic tipic instituiilor publice de a transmite documentele
pe circuitul de semnturi i avizri, pe flux ierarhic;
obligativitatea reconstituirii sau nlocuirii uni document distrus din eroare;
norma legal care impune oricrei instituii publice organizarea documentelor n
arhive fizice, care pot cuprinde un imens impresionant de documente si care vor fi
gestionate si depozitate conform legii si deciziei conducerii organizaiei.

Factori negativi, mai ales cauzai de manipulare fizic a documentelor, ar fi:

birocraia excesiv, care impune crearea unui numr mare de documente ce
suprancarc spaiul fizic al instituiei i ngreuneaz clasificarea i identificarea
suporturilor informaionale;
lipsa procedurilor de lucru care s stabileasc att atribuiile fiecrui manipulator al
documentului (ntocmitor, avizator, aprobator) ct i circuitul ferm al acestuia;
apariia fenomenului de suprancrcare a persoanelor responsabile i astfel de
strangulare a fluxurilor de lucru;

1
Gestionarea documentelor n administraia public - Stnic V.

40
 slaba formalizare (standardizare) a documentelor interne organizaiei ct i cele
transmise n exteriorul acesteia;
inexistenta unui program, n cele mai multe cazuri, sau a unor proceduri si standarde
privind distrugerea documentelor, ceea ce poate cauza erori grave sau fraude etc.

n vederea meninerii pe ct posibil a acestor factori pozitivi i n scopul eliminrii

factorilor negativi s-au evideniat dou soluii:
1. instituirea n mod obligatoriu a unor proceduri de management a informaiei ce
aparine ca atribuie instituiei publice i fiecrui departament constitutiv al acesteia1;
2. achiziionarea sau crearea de ctre instituia public a unui sistem electronic de
managementul al documentelor, care s ofere accesul rapid la versiunea corect a unui
document din cadrul organizaiei pentru a satisface cerinele de dezvoltare
organizatoric ale acestui mediu bogat n informaii2.

1
proceduri ce vor face obiectul subcapitolului urmtor
2
sistem electronic de management al documentelor DMS va face obiectul capitolului III al prezentei lucrri

41
 Procedurile de lucru i circuitul documentelor

Sistemul de management al instituiei publice trebuie s garanteze faptul c circuitul

documentelor intrate sau generate de departamentele organizaiei urmeaz un ciclu periodic al
activitilor, stabilit de ctre normele legale de creare i organizare a instituiei.

Orice procedur este ciclic. La nceput se asigur stabilirea obiectivelor proprii misiunii
legale a instituiei precum i conformitatea cu standardelor de performan; realizarea de
evaluri i dezvoltarea planurilor de adaptare i corectare a erorilor au loc spre finalul ciclului.

Diagrama prezentat mai jos ilustreaz cum procedurile de lucru ntr-o instituie public
nu sunt instrumente de sine stttoare. Ele decurg din necesitatea implementrii principiilor
stabilite prin politica naional ce ncorporeaz obiectivele strategice ale administraiei
publice romneti, normele legale ce modeleaz deciziile din interiorul instituiei publice i
procedurile individuale ce ofer mecanismul practic de implementare a activitilor zilnice ale
organizaiei publice.

42
 politica
naional

Etapa prim a stabilirii unei proceduri este cea a analizei situaionale care
conduce la definirea obiectivelor strategice la nivel de putere executiv,
adoptarea prioritilor, angajamentul fa de aciuni & programe i
obiectivele confirmarea responsabilitilor
strategice ale
administraiei
publice romneti
Instituional

A doua etap este analiza bazei legale pentru aciuni ce indic

responsabilitile instituionale i conduce la elaborarea cadrului
operaional de implementare
normele legale i
deciziile instituionale
si operaionale

Procedurile cuprind n mod obligatoriu:

scopului care trebuie realizat
descrierea clar a aciunilor i a succesiunii lor logice, ciclice
documentaia anex i produsele rezultate n urma activitilor

proceduri i Implementarea consecvent eficiena se bazeaz pe:

practici angajament n vederea realizrii scopurilor propuse
informale coordonarea dintre departamente
nelegerea succesiunii aciunilor
competene tehnice pentru realizarea activitilor solicitate
accesul la resursele, documentaia i sistemele necesare

Procedura, definit de DEX ca ansamblu de reguli de organizare a administraiei,

folosite n vederea atingerii unui anumit rezultat, cuprinde etapele detaliate n cadrul crora
personalul instituiei particip i rspunde de elaborarea, avizarea, transmiterea, stocarea,
arhivarea i distrugea documentelor.
O procedur de lucru cu documentele va trebui s cuprind n mod obligatoriu o serie de
elemente care, fie sunt tipice oricror formaliti de lucru, fie sunt impuse de ctre
managementul instituiei publice n vederea atingerii scopului propus.

Astfel recomandm urmtoarele list de meniuni i sisteme necesare, n opinia noastr,

pentru a crea sistem viabil de management al documentelor:
datele primare de identificare ale instituiei i ale departamentului emitent;
scopul procedurii - de a stabili unui set unitar de reguli;

43
 domeniul de aplicare i departamentele sau persoanele angajate crora procedura
se adreseaz;
cadrul normativ de operare;
descrierea detaliat a tuturor operaiunilor procedurale i a succesiunii lor n timp;
indicarea fluxurilor de documente i a actelor i faptelor obligatorii ce trebuie s
nsoeasc fiecare document n cadrul fiecrei etape;
stabilirea alternativelor n cazul soluiilor negative (lipsa aprobrii/avizrii
documentului, pierderea acestuia etc.);
stabilirea termenelor de rezolvare i expediie pentru fiecare etap i sub-etap;
indicarea condiiilor de acces la documente i la diferitele ci de expediie ale
acestora (preluare direct de ctre destinatar, pot special, fax, email etc.);
reguli cu privire la casarea, arhivarea i distrugerea documentelor;
indicarea semnatarilor i a responsabililor cu implementarea, monitorizarea i
evaluarea procedurii;
indicarea numrului de exemplare originale n care s-a editat procedura i a
locaiilor de pstrare a acesteia.

Pe baza analizei elementelor descrise mai sus putem identifica urmtoarele funcii ale unei
proceduri:
de gestionare a documentelor de la cele scrise de mn i arhivate n fiete de dosare
pn la cele editate pe calculator i gestionate prin sistemele electronice care lucreaz
cu procesoare de texte i aplicaii grafice;
gestionarea i dirijarea mesajelor inter-instituionale dar i de comunicare cu mediul
exterior care a evoluat de la serviciile telefonice clasice i a sistemul clasic de
transmitere a mesajelor cu pota la pota electronic i serviciile electronice de
informare;
sprijinirea grupurilor eterogene de lucru, prin intermediul ntlnirilor de lucru, dar i
al tehnologiilor comunicaionale tip videoconferin;
rezolvarea problemelor colectivelor de lucru, exercitat prin folosirea n comun a
informaiilor, stabilirea cilor de autorizarea a fluxurilor de documente i programarea
activitilor colectivului prin obiective i planuri de aciune anuale sau multianuale.

44
 n ceea ce privete circulaia documentelor ntr-o instituie public, din cauza sistemului
ierarhic-piramidal i, n general, tipic organizrii weberiene birocratice, se poate descrie un
circuit unic, general valabil n orice organizaie a administraiei. Etapele acestui circuit ar fi:1

1. nregistrarea prin registratura general a organizaiei

Pentru primirea, nregistrarea i expedierea documentelor, n cadrul fiecrei instituii din
administraia public se organizeaz un compartiment distinct, registratura proprie. Prin
intermediul acestui compartiment, fiecare act primit sau creat n cadrul instituiei, se
nregistreaz primind un singur numr de nregistrare, ntr-un registru general, fr ca
numrul respectiv s se repete.
Exist cazuri speciale, n care n anumite instituii publice, primirea, expedierea i
pstrarea actelor cu regim special se face prin registratur separat (exemplu: documente
secrete, acte de stare civil, etc.).
nregistrarea documentelor se face n ordinea cronologic a primirii lor la registratur.
Primirea se poate face prin pot, fax, telex, curieri, direct de la petiionari, sau prin pota
electronic. n cazul cererilor sau altor acte prezentate direct de petiionari, se comunic pe
loc acestora din urm, numrul de nregistrare.

2. Repartizarea, predarea i expedierea corespondenei

Dup nregistrarea documentelor, acestea se transmit de ctre registratur conducerii
instituiei (preedinte, prefect, director, inspector ef, manager, etc.) sau dup caz,
compartimentelor crora sunt adresate, dac acest lucru este prevzut n regulamentul intern.
Conductorul instituiei deschide corespondena i repartizeaz actele spre soluionare,
aplicnd rezoluia n partea superioar a fiecrui document. De remarcat faptul c rezoluia, la
nceput fiind doar o tampil apostil care marca repartizarea documentului de ctre persona
competent, a devenit o cutum obligatorie n instituiile publice i trebui s cuprind, sub
semntur, nu numai departamentul/persoana care va avea competena i obligaia de
soluionare a actului, ci i indicaii privind rezolvarea speei.
ntreaga coresponden, cu rezoluia conductorului, este reluat de registratur i predat
compartimentelor sau funcionarilor indicai n rezoluie.
Deschiderea i repartizarea actelor cu caracter personal ori confidenial adresate
conductorilor se face de ctre acetia sau de ctre nlocuitorii lor de drept; n aceste cazuri,
registratura aplic parafa cu numrul de nregistrare pe plic, urmnd ca dup restituire s se
completeze n registru datele necesare.

1
a se vedea Gestionarea documentelor n administraia public - Stnic V.

45
 Repartizarea corespondenei de ctre registratur ctre fiecare compartiment se face
utilizndu-se indicativul numeric al compartimentului (cifre sau numere stabilite pentru
fiecare compartiment din structura organizatoric), prin nscrierea acestuia n colul din
dreapta sus al fiecrui act sau document. n condica de eviden se trec toate actele repartizate
departamentelor sau angajailor (care semneaz de primire), fr a se admite tersturi.
Corespondena transmis greit se restituie tot prin registratur.
La nivelul compartimentelor se ine, n mod obligatoriu, o eviden (chiar sumar) a
actelor intrate sau ieite. Actele procesate sau expediate au un singur numr de nregistrare,
care este cel al registraturii generale.
Toate actele care privesc aceeai problem se conexeaz n ordine cronologic la primul
act nregistrat.
Expedierea actelor ce constituie rspuns la un document primit anterior, se face de
registratura general, cu acelai numr cu care a fost nregistrat actul la intrare. Documentele
create n interiorul instituiei se nregistreaz ca i celelalte acte n registrul de intrri-ieiri,
menionndu-se n rubrica de intrri faptul c document a fost generat de organizaia public.
Dup semnarea corespondenei de ctre persoanele competente, aceasta se pred mpreun
cu condica de eviden, la registratura general, pentru expediere. Copia actului expediat se
napoiaz compartimentului care l-a ntocmit, care-l pstreaz pn la soluionarea definitiv
i clasarea ntregii lucrri. Dup rezolvarea unui caz, la nivelul compartimentului de activitate
actele se claseaz n dosare, pe probleme i se pstreaz pn la predarea la arhiv.

3. Pstrarea, arhivarea i casarea documentelor

Despre aceste operaiuni vom discuta mai pe larg n subcapitolul urmtor.
Totui, ca o concluzie, putem afirma c un sistem eficient de proceduri de lucru cu
documente conduce la mbuntirea elurilor finale ale organizaiei, creeaz sisteme
transparente de gestionare a informaiei mediului intern i extern organizaiei, mbuntete
comunicarea ntre angajai i cu beneficiarii i, per total, creeaz un management performant
al ntregii instituii publice.

46
 Schema circulaiei actelor in instituia administraiei publice1

MANAGER

5
2 3 6 4 5 4

DIRECIE REGISTRATUR DEPARTAMENT

GENERAL

7 7

SERVICIU 1 8

nregistrarea, deschiderea i punerea rezoluiei 1,2,3

repartizarea, procesarea i semnarea 4,5

expedierea actului i remiterea copiei spre pstrare 6,7,8

1
adaptat dup Gestionarea documentelor n administraia public - Stnic V.

47
 Pstrarea, arhivarea i casarea documentelor pe hrtie

Fiecare instituie public sau fiecare departament al acesteia i creeaz un sistem de

pstrarea a documentelor. Acesta presupune aranjarea documentelor ntr-o anumit ordine,
potrivit unor reguli predefinite i preaprobate, n vederea asigurrii conservrii lor n bune
condiii i pentru a fi uor identificate, n vederea obinerii informaiilor necesare la un
moment viitor n timp.
Pentru a fi pstrate n cadrul subdiviziunii organizatorice, nainte de a fi transmise
ctre arhiva instituiei, documentele se claseaz, se ordoneaz, aa cum am discutat n
subcapitolele anterioare. Clasarea documentelor se bazeaz pe un plan raional i precis
(noiune care aparine sistemului de managementul modern al unei organizaii publice).
O clasare eficient trebuie
s asigure posibilitatea identificrii cu uurin i celeritate a oricrui document,
s fie simpl,
precis,
flexibil,
s se poat utiliza la un numr mai mare de documente,
s fie potrivit specificului documentelor.
Putem identifica dou tipuri de sisteme de clasare1
un sistemul alfabetic, numeric i cronologic, tipic administraie pentru marea
majoritate a documentelor, fielor i dosarelor.
sau un sistemul ideologic i zecimal care prezint multiple avantaje, printre care
figureaz posibilitile multiple de aranjare, faciliti de cutare i mai ales
posibilitile de extensie fr a perturba ordinea stabilit. Acest sistem nu exclude alte
sisteme i poate chiar s le ncorporeze parial pentru anumite documente.

Procesul de clasare a documentelor precede, aa cum am artat, procesul de arhivare a

acestora, adic de ordonarea n vederea pstrrii n cadrul departamentului specializat n
conservarea tuturor actelor importante ale instituiei. Arhiva reprezint deci totalitatea
documentelor stocate n format hrtie dintr-o organizaie, potrivit unor reguli predefinite

1
adaptat dup Gestionarea documentelor n administraia public - Stnic V.

48
 Cadrul legal privind arhivarea documentelor emise de ctre autoritile romneti
cuprinde:
legea nr. 16/1996 a Arhivelor Naionale, cu modificrile i completrile ulterioare,
instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,
aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin ordin;
legea nr. 82 /1991 privind contabilitatea, cu modificrile i completrile ulterioare
(pentru documentele financiar contabile);
legea nr. 135 /2007 privind arhivarea documentelor in forma electronic;
norme privind nregistrarea, gruparea si arhivarea documentelor precum si a pstrrii
sigiliilor i tampilelor;
regulamente sau norme i nomenclatoarele arhivistice aprobate de instituia public.

Astfel, dup procesarea la nivelul structurii organizaiei publice, actele cu acelai termen
de pstrare se claseaz n dosare, pe probleme, conform unui nomenclator cu indicatori care
st la baza procesului de arhivare. Acest nomenclator cuprinde urmtoarele tipuri de
informaii:
codul indicator al departamentului structurii care a emis documentele;
grupele de documente, ordonate pe tipuri de activiti:
termenului de pstrare al fiecrei grupe.
Grupele de documente se redau pe capitole, subcapitole i subdiviziuni ale acestora.
Capitolele se numeroteaz cu cifre romane, subcapitolele cu litere majuscule, subdiviziunile
acestora cu litere mici, iar grupele cu cifre arabe. (Exemplu: II/B/a/6). n dreptul grupelor de
documente cu regim de pstrare permanent se trece cuvntul permanent, iar pentru cele care
se pstreaz temporar, cifra arab care reprezint numrul anilor ct se pstreaz.

Documentele se pstreaz astfel pn la predarea lor la arhiv, care se face de regul n

prima lun a anului urmtor.
De reinut faptul c doar documentele care nu mai sunt exploatabile, dar care trebuie
pstrate din raiuni juridice, sunt arhivate. Cele care, chiar vechi fiind, sunt nc necesare
funcionrii departamentului nu se transmit ctre Arhiv, pentru a nu ngreuna activitatea
arhivarului i a l obliga s desfoare procedura eliberrii unui act din Arhiv ori de cte ori
apare nevoia de consultare a unor documente nc utile.
Pentru Arhiv instituia trebuie s asigure spaii speciale care s ofere condiii
corespunztoare de rezisten, igien, temperatur umiditate i de securitate.

49
 Potrivit cadrului legal n materie, dosarele constituite n baza nomenclatorului se predau la
Arhiva instituiei publice, dup expirarea fiecrui an.

Operaiunile premergtoare predrii sunt:

ordonarea cronologic sau dup alte criterii stabilite, a documentelor n dosar;
ndeprtarea accesoriilor metalice (ace, agrafe, etc.) i filelor nescrise;
legarea documentelor n coperi de carton n dosare, cu un numr care s nu
depeasc 250-300 de file;
scrierea indicativului pe copert;
numerotarea filelor din dosar, numrul acestora fiind nscris sub semntura arhivarului
pe o pagin sigiliu.
Predarea documentelor se face pe baz unui proces-verbal. Modelul iniial al acestuia este
supus spre aprobare conducerii instituiei i spre apoi direciei judeene a Arhivelor Statului
competent teritorial.

Distrugerea documentelor crora le-a expirat termenul de pstrare, se face de ctre o

comisie de selecionare i casare, constituit la nivelul organizaiei. n aprecierea importanei
documentelor, comisiile verific respectarea termenelor de pstrare conform nomenclatorului
aprobat. Inventarierea dosarelor avizate de comisia de selecionare spre a fi eliminate, nsoite
de procesul-verbal aprobat de conductorul organizaiei, se nainteaz spre confirmare la
Arhivelor Statului. Dup primirea confirmrii, documentele pot fi eliminate pe baza unui
proces-verbal, n care se menioneaz categoria de documente, anii extremi i cantitatea.

Arhivarea clasic a documentelor a prezentat inconvenientul alocrii unui spaiu fizic de

depozitare. De aceea, instituia poate ncheia contracte de cu prestatori de servicii care dispun
de condiii corespunztoare pentru arhivarea documentelor. Acetia le poate scana i pune la
dispoziia instituiei n format PDF. La cerere, ntr-un termen prestabilit, se poate pune la
dispoziie i n format fizic.

i acum pare ntrebarea omniprezent a zilelor noastre. Este necesar pstrarea

documentelor pe suport de hrtie. Ct de departe suntem de dezideratul biroului fr hrtii
i ct de viabil se dovedete un astfel de sistem?
Raportul Orizonturi - Soluii n Biroul Digital 20001 a relevat faptul c:

1
citat n Sisteme informaionale de birou Georgescu M.

50
 aproape dou treimi din directorii europeni (61%) prefer s consulte documentele
dect s citeasc de pe monitorul calculatorului;
ase din zece (60%) corecteaz mai bine documentele tiprite pe hrtie dect fiierele
aferente acestora;
o treime (33%) nc prefer s tipreasc mesajele electronice i paginile de WEB
nainte de a le citi;
femeile sunt n medie cu 15% mai mult n favoarea hrtiei;
65% din respondeni prefer s pstreze copii de hrtie ale documentelor importante,
unul din zece directori pierd sau rtcesc lunar documente importante,
o femeie manager n Europa primete i proceseaz zilnic 106 documente combinate
de hrtie i digitale comparativ cu 79 pentru managerii brbai.

Hrtia este privit nc ca o adevrat comoar, iar deinerea unei biblioteci personale
plin de cri scrise pe suport de hrtie strnete admiraia oricrui profan n materie.
Pe Wikipedia se definete ,,hrtia ca fiind un material plan i subire, avnd ca element
esenial suprafaa sa pe care se poate scrie, ale crei dimensiuni sunt mult mai mari dect
grosimea sa. Hrtia este obinuta din fibre de celuloz amestecate, care se menin mpreuna
fr un alt liant cu excepia legturilor de hidrogen i a mpletirii fibrelor. Dei cele mai
cutate materiale celulozice pentru fabricarea hrtiei sunt pulpa lemnoasa a unor specii de
arbori de esen moale, n special cea coniferelor, datorit existenei fibrelor de celuloza n
structura multor plante, de la ierburi pn la arbori, se pot folosi i multe alte fibre, aa cum ar
fi cele ale plantelor de bumbac, in, cnep sa u orez.

Se poate spun c hrtia are nc avantajul extraordinar: este simplu de folosit i la

ndemn, cu toate c politicile n domeniul proteciei mediului ncearc s contientizeze
instituiile publice, dar i cetenii, asupra impactul asupra mediului. Dei folosim mai puine
bancnote dect n trecut i preferm cardurile, ne este mult mai greu s renunm la sigurana
chitanele de hrtie. Profesorul Georgescu, n lucrarea de mai sus concluziona c pe msur
ce societatea se ndreapt spre comerul electronic i sisteme bancare pe Internet,
consumatorii continu s prefere documente de hrtie care s certifice tranzaciile fcute.
Dar poate ar trebui s oprim abuzul de hrtie, cu pai mici dar siguri. De aceea capitolul
urmtor este dedicat sistemelor de informatizare a circuitului de documente i gestionrii
acestor acte exclusiv prin tehnologia informaiei.

51
 Studiu de caz procedura privind petiiile

Pentru a exemplifica ciclul activitilor descrise n cadrul acestui capitol, dedicat, n

general, crerii i circuitului documentelor pe suport de hrtie, am ales s redm o procedur
tipic oricrei instituii publice: procedura privind gestionarea petiiilor1.
Fiind un drept consacrat de Constituie oricrui cetean romn2 Guvernul a stabilit o
procedur separat pentru tratarea acestui tip de document n cadrul tuturor autoritilor i
instituiilor publice.

Astfel, prin Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de

soluionare a petiiilor se stabilete cadrul n care poate fi exercitat acest drept constituional.
n primul rnd se instituie compartimente pentru relaii cu publicul n cadrul instituiilor i
autoritilor publice i proceduri cu termene clare pentru formularea de rspunsuri la petiiile
primite de la ceteni.

De asemenea, se stabilesc responsabiliti n sarcina celor implicai pe tot parcursul

procedurii i se reglementeaz obligativitatea ntocmirii de rapoarte semestriale privind
derularea acestui proces.

Rspunderea pentru buna desfurare a acestei activiti revine managerilor

autoritilor i instituiilor publice.

1
procedura i diagrama au fost preluate din Manualul de Resurse Umane - livrabila ctre Agenia Naional a
Funcionarilor Publici n cadrul Programului PHARE Implementing Civil Service Reform in Romania
2
Art. 51 al Constituiei din 2003 prevede:
(1) Cetenii au dreptul s se adreseze autoritilor publice prin petiii formulate numai n numele semnatarilor.
(2) Organizaiile legal constituite au dreptul s adreseze petiii exclusiv n numele colectivelor pe care le
reprezint.
(3) Exercitarea dreptului de petiionare este scutit de tax.
(4) Autoritile publice au obligaia s rspund la petiii n termenele i n condiiile stabilite potrivit legii.

52
Act normativ / Observaii, excepii,
Procedur - descrierea activitilor de realizat Responsabil Document standard
art. / alin. / lit. studii de caz
OG 27/2002 Organizarea unui compartiment distinct pentru relaii Conductorul Act normativ /
Art. 4 i 6 cu publicul care s primeasc, s nregistreze, s se autoritii sau a administrativ prin
ngrijeasc de rezolvarea petiiilor i s expedieze instituiei publice care se aprob
rspunsurile ctre petiionari. organigrama (ex.
Hotrre de Guvern /
Conductorii autoritilor i instituiilor publice sunt direct Ordin / Decizie)
rspunztori de buna organizare i desfurare a activitii de
primire, evideniere i rezolvare a petiiilor ce le sunt
adresate, precum i de legalitatea soluiilor i comunicarea
acestora n termenul legal.
OG 27/2002 Primirea i nregistrarea petiiei petiia poate fi Compartimentul Numr i dat de
formulat de orice cetean i de orice organizaie legal pentru relaii cu nregistrare
constituit. publicul
Petiia poate fi transmis n scris sau prin pot electronic
OG 27/2002 Clasarea petiiilor anonime, a petiiilor care nu conin Compartimentul Not intern
Art. 7 i 10(2) datele de identificare ale petiionarului sau a petiiilor cupentru relaii cu (petiiile ulterioare
acelai coninut i de la acelai petiionar primite dup ce a
publicul se claseaz la
fost transmis un rspuns Compartimentele numrul iniial i se
de specialitate face meniune c s-a
crora le-au fost rspuns)
repartizate petiiile
OG 27/2002 Conexarea petiiilor transmise de acelai petiionar cu Compartimentul Adres
Art. 10(1) privire la aceeai problem, urmnd ca n rspuns s se fac pentru relaii cu Not intern
referire la toate petiiile publicul
Compartimentele

53
Act normativ / Observaii, excepii,
Procedur - descrierea activitilor de realizat Responsabil Document standard
art. / alin. / lit. studii de caz
de specialitate
crora le-au fost
repartizate petiiile
OG 27/2002 Transmiterea petiiilor greit ndreptate ctre Compartimentul Adres
Art. 61 autoritile sau instituiile publice competente n termen pentru relaii cu
de 5 zile de la nregistrare publicul
Art. 8(2)
Dac petiia a fost greit ndreptat termenul curge de la data Compartimentele
la care a fost nregistrat de autoritatea sau instituia de specialitate
competent crora le-au fost
repartizate petiiile
OG 27/2002 naintarea petiiei ctre compartimentul de specialitate Compartimentul Not intern
Art. 6(2) cu menionarea termenului n care trebuie transmis rspunsul pentru relaii cu Map de
publicul coresponden
Art. 9 (2) Termenul este de 30 de zile de la nregistrarea petiiei,
putnd fi prelungit de ctre conductorul autoritii sau
instituiei publice cu maxim 15 zile dac rezolvarea petiiei
presupune o cercetare amnunit.
OG 27/2002 Repartizarea lucrrii n cadrul compartimentului de Compartiment de Not intern
Art. 12, 13 i 15 specialitate se face de ctre eful acestuia. Petiia nu poate fi specialitate
rezolvat de ctre persoana la care se refer sau de ctre un
subordonat al acesteia.

Elaborarea rspunsului n termen i transmiterea acestuia Conductorul

ctre compartimentul de relaii cu publicul n rspuns autoritii sau
trebuie indicat i temeiul legal al soluiei adoptate. instituiei publice
ori persoana
desemnat de
acesta i eful

54
Act normativ / Observaii, excepii,
Procedur - descrierea activitilor de realizat Responsabil Document standard
art. / alin. / lit. studii de caz
Semnarea rspunsului compartimentului
care a soluionat
Constituie abatere disciplinar : petiia
a. nerespectarea termenelor de soluionare a petiiilor,
prevzute n prezenta ordonan;
b. interveniile sau struinele pentru rezolvarea unor
petiii n afara cadrului legal;
c. primirea direct de la petiionar a unei petiii, n
vederea rezolvrii, fr s fie nregistrat i fr s fie
repartizat de eful compartimentului de specialitate.
OG 27/2002 Expedierea rspunsului ctre petiionar Compartimentul Adres
Art. 6(4) pentru relaii cu
publicul

OG 27/2002 ntocmirea semestrial a unui raport privind activitatea Compartimentul Raport semestrial
Art. 14 de soluionare a petiiilor pentru relaii cu privind
publicul implementarea
normelor
disciplinare

55
 Procesul activitii de soluionare a petiiilor

Organizarea compartimentului pentru relaii

cu publicul

Rapoarte nregistrarea unei petiii

semestriale

Clasarea Analizarea
petiiilor petiiei
anonime
Conexarea Transmiterea petiiilor
petiiilor CI greit ndreptate ctre
instituiile competente

Transmiterea petiiei ctre

compartimentul competent

Elaborarea rspunsului

Semnarea rspunsului

Transmiterea rspunsului ctre petiionar

56
 GESTIONAREA DOCUMENTELOR SISTEM ELECTRONIC
(DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM - DMS)

Ce este DMS

Sistemele de management al documentelor sunt folosite de organizaii din toate sectoarele

publice i private pentru a organiza i structura documentele electronice precum i pentru a
urmrii fluxul acestora n cadrul organizaiei i n punctele de intrare/iesire ale acesteia.

Sistemele de management al documentelor sunt pachete software realizate pentru a ajuta

organizaiile de orice tip n managementul documentelor stocate n form electronic precum
i de a realiza trecerea de la documente i organizri de documente (dosare, bibliorafturi) din
forma tradiional pe hartie n forma electronic.

Ele sunt i un mijloc prin care se gestioneaz foarte eficient proprietatea intelectual a
organizaiei, chiar businessul ei, inuta n documentele organizaiei raspndite n diverse
reele, pe diverse staii de lucru, servere, unele pe hrtie, altele n diferite conturi de mail, n
filiale ale organizatiei, etc.

Aceste sisteme gestioneaz ntregul ciclu de viata al unui document, de la crearea sa,
multiplele sale versiuni realizate n maniera multi-user, stocarea tuturor versiunilor precum i
realizarea i stocarea fluxului acestui document n cadrul organizaiei, repartizarea la
utilizatori, birouri, filiale sau entitti externe organizaiei.

Un modul important al unui astfel de sistem este modulul de registratur electronic,

modul prin care se realizeaz nregistrarea electronic pe registrele organizaiei a tuturor
documentelor n intrare sau ieire, precum i a documentelor interne supuse regulamentului de
nregistrare pe registre.

n zilele noastre, tot mai multe intituii consider inevitabile organizarea i arhivarea
documentelor, n vederea sistematizrii i transparentizrii evidenei facturilor i
contractelor. Majoritatea vede managementul documentelor ca i simpla nregistrare, n
format electronic, a informaiilor, ns conceptul este mult mai complex.

Managementul documentelor implic tehnologii, mijloace i metode cu ajutorul crora

organizaiile i creeaz, gestioneaz, stocheaz, caut, transmit i, dup expirarea lor, caseaz
documentele, oferind control asupra ciclului complet de via al acestora. Este vorba de un

57
proces de baz al activitii organizaionale, deoarece nu prea exist aspecte n viaa unei
afaceri sau instituii care s nu implice crearea anumitor documente.

Datorit faptului c n secolul 21 lista purttorilor de date a cunoscut o diversificare

semnificativ, documentele importante provenind din nenumrate surse variate, precum i
volumului zilnic crescut al documentelor, cauzat de procesul de digitalizare, gestionarea
fizic, pe suport de hrtie, a documentelor a devenit greoaie. Cutarea informaiilor
consum minute preioase din timpul de lucru al colegilor administrativi, de multe ori fr
rezultat... Acestea sunt problemele care au stat la baza dezvoltrii sistemelor de
managementul documentelor (DMS- Document Management System). Aceste sisteme
ofer angajailor posibilitatea de a accesa informaiile necesare - pe baza drepturilor de
autorizaie -, tranparentizeaz relaiile dintre documente (ex. prin evidena sistematizat
a contractelor i facturilor, nregistrarea e-mailurilor etc.) i faciliteaz comunicarea rapid i
eficient dintre colegii din diferite departamente (ex. financiar, HR, administrativ, C.I. etc.) i
filiale, contribuind la un workflow mult mai transparent.

58
 Avantaje i argumente pentru utilizarea DMS.

a) Avantajele unui sistem de document management

Introducerea unui sistem de document management, n orice instituie, ofer:

un control mai bun asupra proceselor interne i a informaiilor

consolidarea informaiilor, oferind suport managementului pentru deciziile interne i
de business
o modalitate eficient de transfer intern de informaie, cunotine, idei
imbuntirea colaborrii pe proiecte, a schimbului de documente
regsirea rapid a informaiilor
reducerea timpului de aprobare/avizare a unor solicitri interne (referate, cereri etc.)
reducerea costurilor administrative
automatizarea anumitor activiti n scopul reducerii timpului alocat acestora
posibilitatea de arhivare electronic a informaiei

Soluiile i serviciile din aceast zon sunt destul de cuprinztoare i acoper practic orice
tip de implementare, plecnd de la soluii utile n cadrul unui departament la soluii care
acoper ntreaga instituie, indiferent de mrimea sau distribuia geografic a acesteia;
Soluiile de document management i content management pot fi implementate de sine
stttor sau pot fi integrate cu alte aplicaii de business.

b) Argumente pentru managementul documentelor n form electronic

n zilele de azi pentru mai multe instituii devine inevitabil de a stoca documentele ntr-
o reea informatic. Pentru cei mai muli managementul documentelor este doar
nregistrarea informaiilor n form electronic, dar aceast problem este mult mai complex.
Pe de o parte nseamn scanarea i nregistrarea electronic a documentelor pe baz de hrtie,
pe de alt parte nseamn gestionarea i arhivarea electronic a documentelor ntr-o baz de
dat unitar.

o Siguran

59
 Sigurana n viaa de business i nu numai a devenit prioritatea numrul 1:
managementul documentelor ne ajut n construirea unor sisteme de informaii mult mai
securizate. Pe parcursul fluxului se creaz i istoria documentului, n aa fel editrile i
persoana care a editat documentul se poate regsi foarte uor i rapid. Mulumit securizrii
ridicate a sistemului documentele aparinnd instituiei sunt n siguran maxim, findc
utilizatorii vd doar o adres virtual, locul fizic al documentului este accesibil doar
persoanelor cu acest drept. Avei posibilitatea de a salva informaiile n afara biroului sau al
centrului instituiei evitnd astfel problemele din viitor. Un sistem electronic de
management al documentelor bine ales furnizeaz o soluie fiabil i eficient pentru
institutiile care activeaz ntr-un domeniu n care securitatea informaiilor este reglementat
prin lege.

o Cutare i accesare mai eficient

n afar de securitate stocarea ordonat a datelor este un aspect la fel de important.

O cincime din angajaii firmelor din Europa, conform unui studiu efectuat de canon, devin
frustrai dac caut un anumit document de mai mult timp n reeaua companiei. Alii 24 %
precizeaz c cu ajutorul unui un acces rapid i simplu biroul lor ar funciona mult mai
eficient. Cu un sistem de managementul documentelor potrivit putem salva n acelai mod
tipuri de documente de la file-uri Excel i Word pn la imagini i emailuri. n aa fel cu
ajutorul sistemului de managementul documentelor toate elementele al unui proiect le gsim
ntr-un sistem unitar. Cu ajutorul metodei de indexare putem accesa informaiile alturate
unui document. Conform unei studiu recent analiza 1 Gb are preul de 2000 EURO, iar
stocarea cost numai 0,20 EURceni: n aa fel putem nelege importana metodei de stocare
i al indexrii.

o Avantaje economice i ecologice

Mulumind accesului rapid, indexrii personalizate i al istorii documentelor

instituiile pot, cu un cost mai sczut i mai rapid, s rspund la cerinele i ntrebriile
cetenilor. Managementul documentelor modern transform zilele Dvs. de lucru in unele
mult mai uoare: de exemplu o factur se poate recepiona n 24 h, se poate prelucra i efectua
plata. Sistemul de managementul documentelor reduce costurile, dar n acelai timp crete
eficacitatea, n aa fel instituia sau firma Dvs. poate s concentreze pe fluxuri valorice.
Soluia de managementul documentelor crete responsabilitatea angajailor: n aa fel
documentele accesibile instant vor fi imprimate doar la varianta final. Mulumit acestor

60
metode scade consumul de hrtie, cerneal, i energie, sistemul este avantajos din punct de
vedere economic, dar nu n ultimul rnd ecologic. Soluia de managementul documentelor
furnizeaz avantaje i economisiri semnificante pentru afacerea Dvs.

o Responsabilitate social

V-ai imaginat vreodat cantitatea de hrtie consumat de instituia Dvs.? S gndii un

pic doar la procedurile de achiziii publice, i s punei unu lng altul cutiile de hrtie. O
cantitate enorm de mare. i nc nici nu am vorbit despre cheltuielile de tonere, care sunt
deeuri periculoase i necesit o metod de stocare special. Dar n cazul n care dorim s
digitalizm fluxurile administrative, care cuprinde workflow-ul ntreg - fiindc nu exist nici
un segment fr documente - am fcut un pas ctre protecia mediului. Fiindc informaiile
sunt stocate electronic, nu avem nevoie de exmplare secundare al documentelor, nu suntem
nevoii s cumprm dosare, scade consumul de hrtie, n paralel cu acestea scad i costurile
fcnd un pas mare ctre protecia planetei noastre.

c) Ce trebuie stiut inainte de implementare!

Digitalizarea, total sau parial, a proceselor de lucru n vederea mbuntirii workflow-

ului, prin introducerea unor soluii software pentru accelerarea i eficientizarea activitii
administrative, reprezint o schimbare major n viaa unei companii sau instituii. O
asemenea decizie are efecte semnificative asupra multor aspecte ale funcionrii
organizaiilor, de aceea merit s analizm n detaliu posibilitile nainte s alegem soluia
optim.
61
 Pentru a veni n sprijinul dvs. am elaborat o serie de ntrebri cu ajutorul crora v va fi
mai uor s luai o decizie ntemeiat. Iat 18 criterii importante care trebuie analizate nainte
s v alegei un software pentru raionalizarea managementului documentelor din instituia
dvs.:

ntrebri legate de calitatea sistemului de managementul documentelor:

1. Asigur sistemul posibilitatea gestionrii ntr-un sistem unitar a documentelor sosite pe

diferite purttoare de date (hrtie, e-mail, fax, fiier electronic)?

2. Poate s evidenieze diferitele relaii dintre documente?

3. Este capabil s gestioneze documentele interioare?

4. Ofer posibilitatea cutrii printre sarcini i documente dup toi parametrii procesului
(cutare ad-hoc, urmrire), respectiv cu interogri predefinite?

5. Permite gestionarea termenelor alocate rezolvrii sarcinilor?

6. Rapoartele se pot exporta?

7. Asigur evidena contractelor, facturilor?

8. Se pot diviza drepturile de utilizator dup compartimente i utilizatori?

9. Se pot distribui sarcinile prin utilizator (a mputernicirea uni utilizator)?

10. Pune la dispoziie funcii care asigur ndeplinirea mai rapid i mai eficient a sarcinilor?
(Ex.: trunchi de partener, completare automat)

11. Poate programul s administreze diferite documente? (ex. Word, Excel, PDF, TIF, ect.)

12. Permite utilizarea semnturilor digtale pe formularele electronice (WEB, PDF)?

13. Corespunde standardului recomandat de EU, i anume standardul MOREQ (Model

Requirements for theManagement of Electronic Records)?

14. Dispune software-ul de certificare; dac da, de cnd?

ntrebri legate de furnizor:

62
15. Dispune sistemul de o garanie mai lung de 1 an?

16. Are minim 500 de referine? (ideal: peste 1000)

17. Dispune de resurse de specialiti, si asigur suport imediat, chiar i peste ani?

18. n general, dupa ct timp se primete un rspuns, respectiv o soluie de la suport, dac apar
ntrebri? (ideal: <20 minute)

63
 Fluxuri de documente

Definirea fluxurilor de lucru pentru administratia publica nu se realizeaza greu, daca se

abordeaza corect si organizat.

Depinde de cultura organizationala si standardele de calitate implementate in institutie.

Primul pas este definirea necesitatii, a nevoii de standardizare si procedurare. Apoi este
important sa fie alocata resursa umana specializata care sa efectueze etapa de analiza. Se
definesc activitatile pentru realizarea carora se impune implementarea unor fluxuri de lucru,
se stabilesc sarcinile incluse in cadrul fluxului, a aplicatiilor si apoi se aloca documentele in
cadrul sistemelor/subsistemelor informatice.
Greutatea in definirea fluxurilor de lucru consta in determinarea cu care conducatorul
institutiei si managerii subordonati cred in utilitatea comunicarii reale si realiste in cadrul
organizatiei.
Utilizarea aplicatiilor in care fluxurile de lucru au fost deja implementate reduce riscurile
ca fluxurile sa nu fie respectate, respectiv sa se ajunga la disfunctionalitati in structurile
respective.
Principalul avantaj al folosirii fluxurilor de lucru consta in cresterea eficientei la nivelul
intregii institutii datorita standardizarii proceselor, lucru care permite un control mai bun al
executiei si, prin urmare, un grad mai mare al calitatii serviciilor oferite. Al doilea avantaj se
refera la flexibilitatea de a adapta fluxurile de lucru la nevoile in continua schimbare ale
institutiei. Nu in ultimul rand, utilizarea fluxurilor de lucru automatizate permite rafinarea si
simplificarea proceselor prin analiza istoricului de executie a fluxurilor si eliminarea etapelor
care nu sunt necesare.
Circulaia documentelor electronice pe trasee ierarhice bine precizate sau definite de ctre
autorul documentului, cu posibilitatea aprobrii sau respingerii documentului la orice nivel
ierarhic.
Modelarea organigramei i structurarea problematicilor care intr n responsabilitatea
fiecrui departament i rutarea automat a documentelor pe baza acestor asocieri.
nregistrarea documentelor care intr, ies sau circul intern in instituie, transmiterea lor
automat spre informare, verificare, aprobare pe baza unor fluxuri de lucru precum i
nregistrarea circulaiei acestora pn n momentul stabilirii unei rezoluii finale.
Un program complex pentru urmrirea documentelor n cadrul administraiei are
urmtoarele caracteristici:

64
 o abilitatea de a stoca i administra n mod eficient documente cu caracter local,
coresponden intern i extern, fax-uri, documente n format electronic, documente
iniiate de ceteni, etc.
o transparena activitii administraiei publice
o definirea i procesarea documentelor pe baz de fluxuri informaionale prestabilite
o administrarea documentelor pe diverse niveluri de securitate
o evidena complet a stadiului procesrii unui anumit document

Fluxuri de documente:
o s permit procesri n paralel a documentelor
o posibilitatea alegerii de destinaii diferite pentru documente
o pstrarea istoricului unui flux

Urmrirea documentelor:
o posibilitatea atarii documentelor din diferite medii: fax, e-mail, hrtie,
videoconferin, format electronic, sunet
o vizualizarea n orice moment a stadiului prelucrrii unui document
o istoricul documentelor intrate
o lista documentelor care trebuie procesate de fiecare operator pe categorii de operatori
o lista documentelor expediate si modului de expediere a acestora
o istoricul borderourilor de expeditie
o nregistrare retur documente

nregistrarea tuturor documentelor depuse i eliberarea rspunsurilor ctre ceteni

utiliznd un sistem de management al documentelor este facilitat prin:

65
 pot fi create mai multe posturi de nregistrare a documentelor (pentru fluidizarea
procesului de nregistrare sau pentru cazul n care instituia are mai multe sedii),
numerele fiind date dintr-un registru unic;
eliberarea ctre solicitant a dovezii preluarii i nregistrarii actelor;
distribuirea documentelor ctre birourile i serviciile corespunzatoare;
obinerea, la cererea solicitantului, de informaii despre stadiul de rezolvare a
documentelor, putndu-se specifica n orice moment locul n care acesta a ajuns;
expedierea documentelor rezolvate i a celor emise de ctre instituie.
Gestionarea n format electronic a activitilor de registratur pentru dezoltarea unui
sistem de management al documentelor complex trebuie s acopere urmatoarele caracteristici:

nregistrarea tuturor documentelor provenite din exterior, create n interior i cele

create ca rspuns n registrul unic al instituiei cu urmtoarele funcionaliti:
-Numrul unic pentru fiecare document din instituie
-n cazul documentelor externe, se vor nregistra urmtoarele informaii (cmpuri):
-Nr. i data externe, n cazul n care documentul deine numr de
nregistrare dat de ctre o alt instituie
-CNP sau CUI, dup caz
-Proveniena documentului
-Adresa complet a provenienei
-Tipul documentului
-Termenul de rezolvare (n numr zile)
-Coninutul pe scurt al documentului
-Observaii
-n cazul documentelor interne, se vor nregistra urmtoarele informaii:
-Tipul documentului
-Compartimentul emitent i persoana
-Termenul de rezolvare (n numr zile)
-Coninutul pe scurt al documentului
-Observaii
-Aplicaia va utiliza liste de date predefinite pentru: provenien (alte instituii,
ministere etc.), adres (judee, orae, strzi), tipul documentului
-Termenul de rezolvare a tipului de document selectat de utilizator se va seta automat,
dar va putea fi modificat de utilizatori in funcie de drepturi, dup caz
-Generare de cod de bare, pe baza numrului de registru, care s se ataeze suportului

66
 fizic (hrtie); utilizatorul va putea selecta documentele pentru care se va tipri cod de
bare, selecia se va face prin specificarea intervalului sau prin selecie interactiv din
list de documente n operare
-Utilizatorul s poat lista un bon (raport) dup nregistrarea documentului, care s
conin, pe lng datele specificate la nregistrare, i numrul i data nregistrrii;
bonul va fi marcat cu numele utilizatorului care a nregistrat solicitarea i a preluat
actele solicitantului, i va fi nmnat solicitantului
-Numr special pentru documentele la care legislaia prevede acest lucru (similar acces
la informaia public). Acest numr trebuie s fie generat automat de sistem.
-Posibilitatea de creare de seciuni i cmpuri suplimentare acolo unde necesit
(formulare dinamice), pentru fiecare tip de act n parte. Aceste cmpuri precum i tipul
i denumirea lor vor putea fi construite de ctre administratorul de soluie
-Ataare de documente de orice tip, inclusiv cele scanate.
-nscrierea automat n dosarele de arhivare, aa cum sunt definite n Nomenclatorul
de Arhiv al instituiei.
-Conexarea cu alte documente, inclusiv ntre ani;

Operarea documentelor aflate n lucru la un anumit user din organigram, prin

trimiterea ctre alt user/nivel sau aplicarea rezoluiei finale :
-Administratorul trebuie s poat defini pentru un user ce delegri poate avea n
sistem; toate operaiile vor avea marcat att userul delegat ct i cel pentru care s-a
fcut delegarea; n acest fel, utilizatorul va putea avea acces pe unul sau mai muli
useri din organigram, pentru care s opereze
-Lista documentelor aflate n lucru s se poat ordona dup numr, tip document,
numr de zile rmase pn la termen, persoana de la care a fost primit

67
-Utilizatorii trebuie s poat selecta i trimite/rezolva mai multe documente n bloc
-Utilizatorii trebuie s poat marca observaii nainte de operarea (trimiterea sau
rezolvarea) documentelor.
-Aplicaia trebuie s ofere lista de documente aflate n lucru sub form de paginare, iar
utilizatorii s poat seta numrul de nregistrri pe pagin (inclusiv opiunea de afiare
a tuturor documentelor din list).
-Utilizatorii trebuie s se poat poziiona direct pe un anumit numr de nregistrare
fr a cuta prin paginile listei de documente aflate in lucru
-Un document poate fi procesat (operat) de ctre un singur utilizator la un moment dat,
asigurndu-se astfel coerena datelor existente n sistem. Un document se poate afla
doar ntr-o singur stare la un moment dat, i doar la un singur utilizator (nivel din
organigram) n lucru la un moment dat.
-Soluia software trebuie s fie capabil s trimit automat ntiinri de tip e-mail sau
SMS la apariia unui document n lucru nou; n acest sens soluia trebuie s dispun de
un modul propriu intern capabil s efectueze astfel de servicii de transmisie; se va
detalia modul cum sunt implementate aceste mecanisme.

Vizualizarea documentelor nregistrate, rezolvate, primite sau trimise :

-Utilizatorul trebuie sa poat vizualiza sub form de list toate documentele care au
trecut pe la el n anul selectat.
-Utilizatorii cu anumite drepturi s poat genera i lista rapoarte cu documentele
nregistrate dup user/nivel, tip document, dintr-o anumit perioad, i
trimise/rezolvate/expediate/n operare ntr-o perioad de anumite nivele/useri grupate
dup diverse categorii
-Administratorul aplicaiei trebuie s poat reveni asupra deciziei de rezolvare
(nchidere)
a unui document i s-l poat repune n lucru pe nivelul de pe care a fost rezolvat;
aceast operaie va putea fi auditat i se va vedea acest lucru pe Log-ul documentului
-Utilizatorul s poat vizualiza sub form de list paginat toate documentele pe care
le-a
trimis ctre alte persoane cu evidenierea sursei i destinaiei documentelor

68
 Vizualizarea tuturor detaliilor unui document (detaliile nregistrrii, circulaiei,
rezolvrii), indiferent de starea acestuia sau de anul n care a fost nregistrat
-Utilizatorul trebuie s poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu
documente din registrul electronic) detaliile specificate la nregistrarea documentului.
-Utilizatorul trebuie s poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu
documente din registrul electronic) detaliile circulaiei documentului:
-Utilizatorul care a efectuat operaiunea
-Data venirii+Nivel surs
-Data plecrii+Nivel destinaie
-Dac este expirat
-Observaii
-Rezoluii
-Mod rezolvare (stare document)
-Utilizatorul sa poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu
documente din registrul electronic) detaliile expedierii documentului:
-Data expedierii
-Tipul expedierii
-Nume i adres destinatar
-Utilizatorul sa poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu
documente din registrul electronic) observaiile specificate de ali utilizatori cu privire
la acel document:
-Observaia (nota fcut)

69
 -Utilizatorul care a fcut observaia
-Data i ora la care a fcut observaia
-Utilizatorul s poat vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste cu
documente din registrul electronic) documentele cu care acesta se conexeaz, i s
poat efectua n orice moment conexiuni cu alte documente din registru, indiferent de
anul nregistrrii.
-Utilizatorul s poat descrca i vizualiza din orice fereastr (n care se afieaz liste
cu documente din registrul electronic) ataamentele unui document, n cazul n care
are drept de vizualizare a acestora.

Crearea fiierelor electronice, prin ataarea de mai multe documente (fiiere) la un

anumit numr de nregistrare :
-Utilizatorul trebuie s poat ataa fiiere n diferite formate la o anumit poziie dintr-
un registru specificat (de ex Registru I/E, Registru Audiene, Registru Hotrri,
Registru Petiii etc.)
-Pentru fiecare fiier ataat n parte, aplicaia trebuie s permit specificarea
utilizatorilor cu drept de vizualizare/editare a acelui fiier;
-Pentru fiecare fiier ataat n parte, aplicaia trebuie s permit meninerea versiunilor
pentru fiierele modificate;
-Coninutul fiecrui ataament indiferent de tipul fiierului trebuie s fie salvat i
indexat n baza de date n vederea cutrii
-nscrierea n dosare de arhiv conform nomenclatorului de arhivare

Rsfoirea rapid a actelor dintr-un document i semnarea lor digital :

-Utilizatorul care are documentul n lucru s poat rsfoi i vizualiza toate fiierele ataate
unui document; rsfoirea trebuie s fie accesibil i pe mapele cu documente deschise
pentru citire
-Pe baza acestor fiiere utilizatorul trebuie s poat efectua rapid urmtoarele operaii
accesibile dintr-un buton: rezoluie/trimitere/repartizare, semnare electronic,
informaii despre semnatar, rezolvare/ndosariere, distribuire, salvare local, editare
(check-out), repunere (check-in), s scrie o not
-Din interfaa de rsfoire utilizatorul trebuie s poat semna electronic fiierul pe care l
vizualizeaz
-Dac fiierul aflat curent n operaie de rsfoire este semnat electronic, se vor afia
detaliile legate de cine l-a semnat, cnd, cu ce autoritate, comentarii

70
-Dac fiierul curent aflat n operaia de rsfoire este semnat electronic, se va afia
coninutul lui original, numai dac semntura nu a fost alterat
-Dac fiierul curent aflat n operaia de rsfoire este semnat electronic, se va putea
aplica o contrasemntur electronic
-Fiierele semnate electronic vor fi automat ncrcate pe server n locul fiierelor originale
nesemnate

71
 Document management n termeni tehnici

DMS - Document Management Sistem, presupune adminstrarea electronic a documentelor

de-a lungul ciclului lor de via.

eSM - Managementul Securitatii Sistemului de Informaii i Comunicaii (Electronic Security

Management)

este un ansamblu de soluii soft-hard-networking ce confer infrastructurii de

informare-comunicaie att securitatea ct i protecia necesar n timp real.
Aceasta se realizeaz prin specialiti, echipamente, programe, aplicaii i protocoale
(exp: FIREWALL, SUN-Secure Private Network, Check Point, Aladin, Internet
Security System).

e-Security este e-activitatea de supraveghere, paz i intervenie n timp real pentru:

meninerea sistemului n stare de funcionare optim,
prevenirea, evitarea i minimizarea efectelor negative ale incidentelor:
previzibile de natur voluntar sau involuntar;
imprevizibile (cazuri fortuite, forta majora, dezastre).

ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

ERP - Planificarea Resurselor Instituiei este o solutie informatica complexa si

integrata de programare, conducere si supervizare a bunei functionari a intreprinderii.

ERP are urmatoarele componente:

SCM - Supply Chain Management
MRP - Manufacturing Resource Planning
PM Project Management,
PLM Product Life Cycle Management
HRM - Human Resources Management
FAM - Financial Accounting Management

72
 Arhivarea electronic a documentelor

Arhivarea electronica reprezinta conversia documentelor din format de hartie in

format digital. Este solutia ideala pentru a va prelungi durata de viata a documentelor
originale, pentru a proteja aceste documente contra degradarii fizice, dumneavoastra putand
consulta copia electronica a documentului.

Sistemul informatic de arhivare electronica trebuie sa raspunda cerintelor definite de

catre oricare dintre compartimentele firmei dumneavoastra si sa asigure informarea corecta,
completa si in timp util a factorilor de decizie.

Astfel, arhiva electronica a companiei va permite obtinerea informatiilor reale,

concrete, completate cu imaginile documentelor gazda din arhiva fizica, oferindu-va
numeroase avantaje1:

Integrarea intr-o singura interfata, usor de utilizat, a tuturor documentelor companiei

dumneavoastra
Reorganizarea logica a arhivei fizice, intrucat se realizeaza automat o legatura intre
arhiva fizica si cea electronica (se pastreaza aceeasi structura de organizare in cazul
ambelor tipuri de arhivare, mentionandu-se, in momentul arhivarii si locatia
documentului in cauza)

1
http://www.vectortelecom.ro/content/servicii/arhivare-electronica c.i./

73
 Conversie rapida in format digital a documentelor stocate pe hartie (scaner-ul este
echipat cu un alimentator automat cu documente)
Compresia foarte buna a imaginilor obtinute prin scanare va salveaza resursele de
stocare
Administrati in mod eficient milioane de documente
Modul de vizualizare a arhivei electronice simuleaza situatia unei arhive fizice (fisete,
bibliorafturi, dosare, acte)
Arhivarea automata a eFax-urilor si a e-mail-urilor
Posibilitatea de indexare prin cuvinte cheie sau prin fulltext a fiecarui document;
astfel, regasirea unui document va fi extrem de facila

Fiind supuse unui flux informational din ce in ce mai abundent, companiile cauta cai mai
bune, mai eficiente de a distribui informatia atat in cadrul organizatiei cat si in exterior.

In prezent, in majoritatea instituiilor informatiile au devenit din ce in ce mai numeroase si

greu de controlat. Prea des suntem nevoiti sa ne confruntam cu situatii in care documente
importante se pierd sau se gasesc dupa indelungi cautari. Studii recunoscute vin sa sustina
aceasta afirmatie: 15% din timpul petrecut de un angajat la birou este dedicat regasirii
documentelor salvate pe hartie, iar 8,5% din documentele scrise sunt pierdute din cauza
erorilor din timpul arhivarii fizice1.

Pentru a evita astfel de situatii si pentru a creste eficienta si productivitatea angajatilor

exista o solutie foarte practica, numita: arhivare electronica.

Principala functionalitate oferita de un sistem de arhivare electronica si administrare a

documentelor este realizarea conversiei, preluarii, stocarii, organizarii si regasirii informatiei
din cadrul companiei intr-un mod structurat si securizat. Odata ce documentele au fost
convertite in format electronic si arhivate, cautarea, localizarea si redarea informatiei devine
un proces facil si rapid.

Fiecare document electronic arhivat va fi insotit de o fisa electronica ce va cuprinde

informatii caracteristice acelui document (emitent, proprietar, istoric, tip si nivel de
clasificare, cuvinte cheie pentru identificare, localizarea suportului fizic, identificatorul unic al
documentului in cadrul arhivei).

1
http://www.ekeep.ro/

74
 Odata creata, arhiva electronica va putea fi securizata si controlata, accesul la documente
permitandu-se pe baza drepturilor definite si acordate la nivel de utilizator sau grup de
utilizatori. De asemenea, exista posibilitatea de a inregistra si urmari toate versiunile unui
document (actiunile efectuate asupra documentelor din cadrul arhivei, persoana care le-a
efectuat, data la care au fost luate aceste actiuni).

Gestiunea complet a fondurilor arhivistice pe care instituia le are, folosind sistemul de

management al documentelor, trebuie s aib urmtoarele funcionaliti conform Legii
(Decizie nr. 1130/2008 privind normele tehnice si metodologice pentru aplicarea Legii nr.
135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica):
-posibilitatea pentru efii de nivele de selectare a dosarelor grupate dup un
indicativ i realizarea inventarului cu preluarea tuturor poziiilor selectate;
-documentele vor fi grupate pe indicativ, un inventar putnd s conin dosare
din mai multe indicative dar toate cu acelai termen de pstrare;
-pe inventar s se poat aduga dinamic (fr limit) oricte poziii;
-inventarul s ia numr unic secvenial automat din Registrul de eviden a
unitilor arhivistice
-pe inventar s se poat specifica datele de localizare fizic n arhiv (locaie,
rnd, poli, raft, biblioraft)
-de pe Inventar s se poat vizualiza direct ncperea (locaia) cu selectarea
rndului i a poliei pe care se afl pstrat inventarul respectiv sub forma de suprafa
grafic web;
-pe inventar s se poat vizualiza datele despre procesul verbal de predare
primire (date de intrare) ct i date despre documentul cu care au ieit dosarele din
gestiunea arhivei;

Documentele arhivate liste cu documentele arhivate

-Dup numrul de registru si posibilitatea de identificare a inventarului cu care
au fost predate
-Dup data arhivrii
Documente de ndosariat
-Lista cu documente care nu au fost ndosariate nc; s se poat selecta aceste
documente i s se poat alege (dintr-un meniu arborescent) indicativul unde se
arhiveaz ele
-ndosarierea lor efectiv cu memorarea indicativului pe documentele selectate

75
Registrul de eviden a unitilor arhivistice cf legii 16/1996
-S conin toate elementele de identificare: Nr. crt., Nr. inventar, Data intrrii,
Denumirea compartimentului, Datele extreme ale documentului, Nr. de dosare dup
inventar, Nr. dosare primite efectiv, Nr. dosare rmase la compartiment, Unde s-au
predat, Denumire act predat nr. si data, Total dosare ieite
-S se poat selecta inventare i s se fac cu ele intrri (proces verbal de
predare primire) sau ieiri
-Intrrile i ieirile s fie operate automat pe inventarele selectate

Registrul de depozit
-Posibilitatea de specificare a urmtoarelor date: Denumirea fondului,
Compartiment, Cota dosar, Scopul scoaterii din depozit, Numele solicitantului,
Funcia i
serviciul solicitantului, Data scoaterii, Data restituirii, Observaii
-Generarea automata a Fiei de control cu datele introduse

Registrul inventar al coleciei de matrice sigilare

76
 -cu datele de identificare minimale: Nr. de inventar, Data prelurii i denumirea
organizaiei de la care s-a preluat matricea, Materialul, Forma, Dimensiunea,
Descrierea cmpului, Legenda, Anul conf., Observaii.

Registru de Procese verbal de predare-primire

- Conine procesele verbale pe baza crora au intrat inventarele in arhiv

Registrul de procese verbale de predare-preluare

- Conine procesele verbale pe baza crora au ieit documentele din fondul
arhivistic

Registrul de procese verbale de selecionare

- Conine procesele verbale ale comisiilor de selecionare care au aprobat
distrugerea documentelor din arhiv
- Registru de procese verbale de constatare
- Conine procesele verbale de constatare a lipsei, deteriorrii sau pierderii
documentelor

77
 Sistemul de cutri i raportri al DMS

Cutarea documentelor dup diferite criterii

Sistemele de management al documentelor trebuie s permita efectuarea de cutri
complexe care sa indeplinesca urmatoarele caracteristici:
Cautarea documentelor sa se poata efectua dupa orice camp specificat la inregistrarea
documentelor.
Aplicatia sa permita cautarea tip full text-search - cautarea sa se poata face dupa
cuvinte sau expresii formate din mai multe cuvinte
Cautarea nu trebuie sa tina cont de litere mari sau mici
Utilizatorii trebuie sa poata cauta si vizualiza documente din registrul electronic din
orice an, fara a iesi din fereastra de cautare
Aplicatia trebuie sa ofere listele de documente gasite sub forma de paginare
Aplicatia trebuie sa informeze utilizatorul despre criteriile de cautare specificate si
numarul de inregistrari gasite
Mai multe conditii de cautare specificate simultan trebuie sa se ia in calcul cu
operatorul si (AND)

Vizualizarea si listarea de rapoarte complexe

Caracteristici:
Utilizatorii sa poata lista rapoarte despre documente dintr-o perioada de timp specificata sau
dintr-un anumit an
Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele inregistrate:
- Numarul de documente inregistrate intr-o anumita perioada si avand un anumit mod
de intrare
- Numarul de documente inregistrate grupate dupa modul de rezolvare.
- Numarul de documente inregistrate, grupate dupa tipul documentului si modul de
rezolvare
- Numarul de documente inregistrate, grupate dupa departament inregistrare si tipul
documentului
Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele aflate in lucru:
- Numarul documentele aflate in lucru pe un anumit nivel din organigrama
- Numarul de documente aflate in lucru pe un anumit nivel din organigrama, grupate
dupa tipul documentului
- Documentele in detaliu aflate in lucru pe un anumit nivel din organigrama

78
Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele rezolvate:
- Numarul documentele rezolvate de un anumit nivel din organigrama
- Numarul de documente rezolvate de un anumit nivel din organigrama, grupate dupa
tipul documentului
- Documentele in detaliu rezolvate de un anumit nivel din organigrama
- Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele expirate:
- Documentele (detaliu) expirate, aflate in lucru (nerezolvate) pe nivelul selectat:
- numarul si data inregistrarii, zile depasite, provenienta, tip document, utilizator curent,
starea documentului)
- Numarul documentelor expirate la un anumit nivel din organigrama
- Numarul de documente expirate la un anumit nivel din organigrama, grupate dupa
tipul documentului
- Documentele (detaliu) expirate, aflate in lucru (nerezolvate) pe toate nivelurile din
departamentul selectat
- Toate documentele (detaliu) expirate, dupa tipul de act selectat, grupate dupa
departament si nivel
- Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele lucrate (trimise sau
rezolvate):
- Numarul de documente lucrate (trimise sau rezolvate) de pe nivelul selectat
- Numarul de documente lucrate (trimise sau rezolvate) de pe nivelurile din
departamentul selectat

79
Aplicatia trebuie sa ofere rapoarte si statistici despre documentele expediate:
- Lista de documente expediate direct intr-o anumita perioda completata de utilizator, de
o anumita pesoana.
- Lista de documente expediate prin posta, grupate dupa tip posta si pe a anumita
perioada completata de utilizator
- Utilizatorii trebuie sa poata lista rezultatul tuturor rapoartele.

Listarea de borderouri de predare primire a documentelor trimise electronic de la un

anumit nivel la altul (sau altele), care sa insoteasca documentele fizice
Utilizatorii sa poata lista, in format word sau pdf, borderouri de predare primire cu
detaliile documentelor pe care le-au trimis catre alte niveluri din organigrama
Utilizatorii sa poata specifica data si ora sau intervalul de timp in care care au fost
trimiseDocumentele. Utilizatorii sa poata selecta fie un anumit nivel catre care au trimis
documente, fie toate niveluri le catre care au trimis

80
 Securitatea datelor

Securitatea datelor din sistemele de management al documentelor trebuie sa fie

realizata in corcordan cu prevederile Legii nr. 182/2002, cu modificarile si completarile
ulterioare, precum si ale Standardelor nationale de protectie a informatiilor clasificate in
Romania.

Securitatea documentelor instituiilor publice se realizeaz indeplinind urmatoarele

caracteristici:

fiecare document s aib o seciune unde d se poat specifica dac este secret sau
public
n cazul documentelor secrete trebuie s se poat specifica lista de desecretizare de
ctre cel care ncadreaz documentul
accesul la un document secret i la toate nregistrrile derivate din el va fi permis
exclusiv persoanelor din lista de desecretizare
pentru documentele secret de serviciu s se poat specifica date legate de nr.
anexe, file/exemplar, exemplare, nr. dosar de clasare.
pentru fiecare document n operare, utilizatorul care l lucreaz s poat bloca
accesul altor utilizatori la el n editare (acolo unde e posibil)
fiecare document s poat avea o list cu persoane care pot edita rezoluii
(particip la rspunsul comun); persoanele de pe aceast list vor avea temporar
dreptul de editare pe document pn cnd titularul documentului blocheaz
documentul n editare sau documentul nu mai este n operare la respectivul
utilizator

Atacurile la e-securitatea unei intituii se manifesta prin multiple si diferite procedee,

cum ar fi: diversiunea, intoxicarea, penetrarea, extragerea, coruperea, violarea, fraudarea,
dezinformarea, inducerea in eroare, abaterea atentiei, inselarea vigilentei, dereglarea-
blocarea-distrugerea sistemului.
Elemente de securitate si tehnicile specifice:
- Ascultarea comunicatiilor
- Diversiunea si intoxicarea
- Furtul parolelor
- Modificarea datelor
- Inregistrarea
- Phising: tip nou de frauda financiara
- Hackers
- Pirateria de Software
- FIREWALL
- SPAM - AntiSpam
- SPYWARE - AntiSpyware
- VIRUS - AntiVirus

81
 Scanarea documentelor i semntura digital

Serviciile de scanare documente si arhivare electronica frecvente includ scanare si

arhivare in PDF - "un fisier PDF per dosar scanat", lucrari de scanare rapida dosare, acte
si formulare, arhivare electronica pe DVD, scanare in JPEG si TIFF, conversie fisiere in
diverse formate digitale.

Avantajele scanarii sunt evidente: economie de spatiu si hartie si cel mai important -
cu un simplu "search" gasiti documentul dorit fara sa fiti nevoit sa cautati in zeci de dosare.

Serviciul de scanare documente reprezinta preluarea imaginilor de pe documentele

originale si trecerea acestor imagini in format electronic in fisiere de formate utilizate in mod
usual: PDF, JPEG sau TIFF.

Scanarea documentelor prin sisteme de management al documentelor. Caracteristici :

Scanarea direct de pe documentul curent din aplicaie, fr a deschide nici un alt
program/utilitar ci doar cu instrumentele proprii sistemului de gestiune de documente
propus (interfaa web)
Din documentul curent deschis n operare s se poat scana i efectua urmtoarele
operaii pe documentul scanat, direct din interfaa web: zoom, pan, fit to-width,
aplicare notie/post-it uri vizuale, aplicare tampile, OCR-izare cu salvarea textului
pentru indexare, navigare prin pagini pentru documentele multi-pagin.
Fiierele scanate din interfaa de scanare direct de pe web trebuie s poat fi de tip
multipagin TIFF.
Fiierele astfel scanate trebuie s poat fi automat ncrcate pe server la documentul
curent fr operaii suplimentare ci doar prin apsarea unui singur buton (de tip
upload)
Toat interfaa aplicaiei s fie n limba romn
Sistemul trebuie s dispun de utilitare externe proprii care s permit la aciunea
clickdreapta ataarea direct din sistemul local de fiiere a fiierului selectat la numrul
specificat din registru
Semnatura electronica este un certificat digital este o carte de identitate virtual, care i
permite identificarea fr echivoc pe internet.

82
 CONCLUZII

Lucrurile de mare nsemntate

nu trebuie niciodat lsate n voia lucrurilor nensemnate. (Goethe)

Manipularea i gestionarea documentelor se ntreptrund cu activitatea zilnic din

cadrul unei instituii publice. De la actele generale de livrarea serviciilor publice, la cele de
natur financiar, juridic i pn la corespondena zilnic, toate trebuie gestionate ntr-un
mod care s conduc la eficientizarea activitii unei organizaii publice.

Implementarea unei soluii informatice care s realizeze acest proces s-a impus n
ultima perioad ca o soluie salvatoare. Viteza de prelucrare a datelor, capacitile mari de
stocare disponibile pe pia, calitatea echipamentelor de scanare i chiar cele privind
semntura electronic constituie tot attea argumente n favoarea trecerii de la sistemul de
gestionare a hrtiilor pe suport fizic ctre mediul electronic.
O astfel de soluie de management al documentelor ofer trei avantaje eseniale:
economie de timp, spaiu i resurse umane. n condiiile unui mediu de administraie public
asaltat de informaii, vehiculate att n interiorul unei organizaii, ct i n exterior, un sistem
performant de management al documentelor, proiectelor i cunotinelor influeneaz n mod
esenial managementul timpului de lucru. Pe de alt parte, reducerea ponderii hrtiei n
circulaia documentelor genereaz reducerea substanial a spaiului de depozitare a arhivelor.
Sigur, un astfel de sistem prezint i dezavantaje, dar substanierea lui pe baza
procedurilor de lucru i a unei strategii generale a instituiei publice, conduce la organizarea
activitii pe baza celor trei E ai managementului (economie, eficien, eficacitate).
Pentru atingerea unor astfel de indicatori este nevoie doar de un sistem robust de management
al performanei ntreprinderii i aplicarea filozofiei managementului prin obiective bazat pe
paradigma plan do check act. Bineneles c n cazul managementului documentelor
accentul cade pe planificarea i procedurile privind fluxul de documente. C.I.
Mai mult, nu trebuie s uitm nici de noile concepte de administraie ecologic. Cu
toii lucrm nc excesiv de mult cu hrtii la locul de munc. Am ncercat s nlocuim suportul
scriptic cu cel electronic, ns hrtiile se tot adun. Multe autoriti, n special cele locale,
funcioneaz nc pe baz de proceduri scriptice consumatoare de timp, ineficiente i
predispuse erorilor. Riscul cel mai mare este de a pierde controlul asupra documentelor cu

83
coninut esenial pentru livrarea serviciului public.
Deciziile importante cer schimbri puternice i asumate. Consumul iresponsabil i
neglijena ne-au adus azi n punctul in care nu mai avem de ales. Totui trebuie sa
contientizm efectul alegerilor noastre asupra naturii. S ne folosim abilitile pentru a crea
i dezvolta instrumente care sa ne ajute sa rmnem productivi, dar fr s dunm mediului
nconjurtor.

84
 REFERINE / BIBLIOGRAFIE

Alexandru Ioan, Cruan Mihaela, Bucur Sorin, Drept administrativ, Editura Lumina
Lex, Bucureti, 2005;
Cohen Steven i Eimicke William, The Effective Public Manager: Achieving Success
in a Changing Government, Editura CA : Jossey-Bass, San Francisco, 2002;
Claver Enrique, Llopis Juan, Gasc Jos L., Molina Hiplito, Conca Francisco J.,
Public Administration: From Bureaucratic Culture to Citizen-oriented Culture, The
International Journal of Public Sector Management, vol.12, no.5, 1999
Drucker Peter, Societatea postcapitalist, Editura Image, Bucureti, 1999
Georgescu Mircea, Sisteme informaionale de birou, suport de curs, Universitatea
Al.I.Cuza Iai, Facultatea de economie i administrarea afacerilor, 2008/2009
http://bunaguvernare.eu
http://www.advocacy.ro
Johns Gary, Comportament organizaional, ediia a II-a, Editura Economic,
Bucureti, [1998] (1996)
Joyce Paul, Strategic Management for the Public Services, Editura Open University
Press, Buckingham, 1999
Manualul de Resurse Umane - livrabila ctre Agenia Naional a Funcionarilor
Publici n cadrul Programului PHARE Implementing Civil Service Reform in
Romania, Bucureti, cod EuropeAid/121990/D/SV/RO, 2008
Marinescu Paul, Platis Magdalena i Papuc Rzvan, Managementul Instituiilor
Publice, Universitatea Bucureti,
http://www.unibuc.ro/eBooks/StiinteADM/marinescu/index.htm, 2003
Nicolescu Ovidiu i Nicolescu Luminia - Managementul modern al organizaiei,
Editura Tribuna Economic, Bucureti, 2001
Nichi tefan i Racovian Dan (sub redacia), Bazele prelucrrii informaiilor i
tehnologie informaional, Editura Intelcredo, Deva, 1996
Pollit Christopher, The Essential Public Manager, Editura Open University Press,
Maidenhead, 2003
Rose Aidan & Lawton Alan, Bureaucracy and Market in Public Services
Management, Editura Financial Times/Prentice Hall, Harlow, 1999

85
 Stnic Viorel, Gestionarea documentelor n administraia public, Revista
Transilvan de tiine Administrative, nr. 2(11), Cluj Napoca, 2004
Tran Vasile i Stnciugelu Irina, Teoria comunicrii, ediia a II-a, Editura
Comunicare.ro, Bucureti, [2003] (2001)
UNPAN Reeaua de administraie public a Naiunilor Unite, Managementul
documentelor, http://www.unpan.org/

86