Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Cristina Jitariu
Importanța instrumentelor calităţii
6
Analiza documentelor
Ce documente?
- FOCG
- Statistica
- Registrul riscurilor
- Registrul de consultatii
- Rapoarte
7
Comunicare / Dialog
Interviul
= arta de a pune întrebările astfel încât să primim răspunsurile adecvate.
- de preferat să aibă o structură pregătită dinaintea întâlnirii: obiective, teme
de discuție, agendă (timp alocat)
- exemple de interviuri în spital:
- Resurse umane (evaluarea angajaților)
- Acreditarea
- Anamneza pacientului
- Achiziții
„Interviul este ca şi căsătoria: toată lumea ştie ce este, foarte mulţi oameni o practică şi cu toate
acestea, o mulţime de secrete se ascund în spatele uşilor închise”. Oakely (1981, p. 41)
8
Focus grup-ul
= metoda calitativă cu scopul colectării informaţiilor despre pacienţi, secţii,
servicii medicale etc., de la un grup de persoane implicate în subiectul ales.
Pregătire:
- Ghid de interviu (listă cu teme/întrebări cu dificultate crescătoare)
- Se iau notițe / reportofon (! acordul participanților)
- Max. 10-12 persoane cu experiență relevantă
- Facilitator cu experiență
Se foloseşte pentru:
• Evaluarea nevoilor şi aşteptărilor pacienţilor/personalului
• Cunoaşterea motivaţiei pacienţilor/personalului
• Identificarea percepţiilor asupra unui proces, organizatie, serviciu, concept
• Obţinerea unor informaţii sistematice şi verificabile
• Ameliorarea proceselor existente
• Testarea de idei noi de îmbunătăţire
• Furnizarea de informaţii pentru elaborarea de chestionare cantitative.
Focus grup-ul (capcane)
- diferențe de opinie, conflict (folosit doar pentru culegerea
informaţiilor şi nu pentru rezolvarea diferenţelor de opinie şi
nici pentru a se ajunge la un consens)
- participanți din categorii diferite (medic-asistent-infirmier) ->
timiditate
- utilizarea reportofonului -> timiditate
- poate crea așteptări din partea participanților
- consumator de timp (~ 1 oră)
- nu se dezbat multe teme
Brainstorming
• metodă mixtă ce foloseşte puterea de gândire colectivă a unui grup
pentru a obţine idei la care niciunul din membrii grupului nu s-ar fi
gândit singur;
• Este eficace în activităţile desfăşurate de grupuri mici (max. 12 pers.,
care să nu fie sub presiunea timpului etc.);
• Este folosit pentru:
– identificarea problemelor
– analiza cauzelor
– identificare soluţii
• Risc redus de apariție a conflictelor generate de divergenţa ideilor.
REGULI DE BRAINSTORMING:
– Se discută o singură temă odată, până la epuizarea ideilor
– Nu există idei bune sau rele
– Toate ideile sunt notate, fără a fi discutate (analizate); după epuizarea ideilor,
acestea vor fi organizate pe categorii
11
Benchmarking (1)
Proces structurat pentru compararea practicilor de lucru ale organizației cu practici
similare din alte organizații și implementarea acestora în procesele proprii.
12
Benchmarking (2)
5. Identificarea organizaţiei cu care se va face benchmarking: poate fi o unitate distinctă
a aceluiași spital sau un alt spital.
PROBLEMA
De ce?
De ce?
De ce?
De ce?
De ce?
14
Până când “De ce?”
Până găsim aceea cauză a cărei eliminare va împiedica reapariția erorii.
Tehnica 5 De ce?
Recomandări
- Alegeți grupul de lucru potrivit. Promovați o atmosferă de încredere și sinceritate.
- Notați problema și asigurați-vă că toți oamenii o înțeleg.
- Încercați să formulați întrebările și răspunsurile cât mai exact (răspunsurile să aibă
legătură cu întrebarea).
- Căutați cauza pas cu pas. Nu săriți la concluzii.
- Bazați-vă pe fapte și cunoștințe.
- Evaluați procesul, nu oamenii. Nu lăsați niciodată „eroarea umană" sau „este vina lui
X" ca și cauză principală.
- Întrebați "De ce" până când se determină cauza rădăcinii (cauza a cărei eliminare va
împiedica reapariția erorii).
- Este nevoie de un facilitator organizat, cu gândire critică.
15
QQUQCQQ / 5W2H
Se foloseşte când:
- Avem o problemă identificată, însă trebuie mai bine definită
- dorim să îmbunătățim un proces
- Scrierea, planificarea, evaluarea un proiect
- Scrierea unui raport, prezentare
16
5W2H ÎNTREBĂRI REF. LA STAREA DE FAPT ÎNTREBĂRI REF. LA ÎMBUNĂTĂȚIRI
CINE? Cine acționează? Cine beneficiază? Ar trebui să acționeze altă persoană?
Cine ar trebui să fie implicat dar nu este? Ar putea fi realizat de mai puțini/mulți oameni?
Cine este implicat dar nu ar trebui să fie? Ar putea fi eliminate aprobările?
Cine trebuie să aprobe?
MOD DE LUCRU:
• Decideţi care este problema
• Stabiliţi principalele categorii de cauze sub care vor fi listate cauzele posibile:
resurse (financiare, materiale, umane, informaționale ), caracteristicile clientului,
metode / proceduri, managementul, mediul de lucru etc.
• Identificaţi următoarele nivele de cauze mai detaliate (ramificații) punând
întrebarea “De ce?” Aceeași cauză poate fi notată la mai multe categorii.
18
19
Diagrama afinităților
= organizează un număr mare de idei în funcție de relațiile lor naturale /
logică / afinități.
- Se foloseşte după ce în prealabil grupul a explorat situaţia folosind alte
instrumente (brainstorming, rezultatele sondajelor/chestionarelor)
20
Lista de verificare (checklist)
= document structurat ce conține acțiuni, întrebări, obiecte care sunt bifate pe
măsură ce sunt discutate;
= document structurat care permite cuantificarea problemelor, a caracteristicilor
lor, precum și culegerea & înregistrarea datelor necesare luării deciziilor.
• Condiţii de reuşită:
– sintetizarea diverselor informaţii prin cuvinte-cheie, simple şi clare,
– alocarea unui spaţiu pentru datele neprevăzute.
• Organizare:
– stabilirea scopului și obiectivului listei de verificare (!)
– listarea informaţiilor necesare, în ordine logică
– Pretestare cu persoane care nu au participat la elaborarea listei (!)
– definirea locului (bazei de date) unde se efectuează strângerea datelor
– definirea grupului țintă și eşantioanelor
– Instruirea celor care aplică lista 21
Diagrama Pareto (regula 80/20)
= 80% din probleme (efecte) sunt
produse de doar 20% din cauze
(vitale). Intervenind asupra acestor
cauze vitale vom avea o mare
probabilitate de succes în rezolvarea
problemelor.
Etape:
- Identificarea și definirea problemelor
- Identificarea cauzelor ce generează fiecare problemă
- Frecvenţa apariţiei cauzelor (în ordine crescătoare)
- Frecvenţa cumulată
- Construire grafic
- Determinarea cauzelor vitale/majore (aprox. 3-5 cauze)
23
Diagrama Pareto (regula 80/20)
Spitalul X a înregistrat în ultimele 12 luni 200 de plângeri privind condițiile de cazare.
CAUZA Nr. plângeri % din total
CAUZA Frecvenţă ordine descresc. Frecv. cumulată
Frig în saloane 40 20%
Gândaci 35% 35%
Zgomot 5 2,5%
Gândaci 70 35%
Apă caldă insuficientă 25% 60%
Apă caldă insufic. 50 25% Frig în saloane 20% 80%
Lumină inadecvată 7,5% 87,5%
Mobilier uzat 10 5%
Mobilier uzat 5% 92,5%
Lumină inadecvată 15 7,5%
Lenjerie ruptă 10 5% Lenjerie ruptă 5% 97,5%
TOTAL 200 100% Zgomot 2,5% 100%
120.00%
100.00%
80.00%
60.00%
40.00%
20.00%
0.00%
Gandaci Apa calda Incalzire Iluminare Mobilier uzat Lenjerie rupta Zgomot
neadecvata neadecvata
24
Grafic Pareto
CAUZE FRECVENŢĂ CAUZE Frecvenţă ordine descresc. Frecv. cumulată Frecv. cumulată
1 15% 2 43% 1 43%
2 43% 4 32% 1+2 75%
3 10% 1 15% 1+2+3 90%
4 32% 3 10% 1+2+3+4 100%
120
100
100
90
80 75
60
43 43
40
32
20 15
10
0
Cauze majore procent cumulat Cauze minore
Fluxul de proces (diagrama de flux)
Intrare și iesire din proces
Înregistrare electronică,
baza de date
Directia procesului
26
Diagrama arbore
Constă în divizarea unui
element în sub-elemente și se
utilizează pentru a detalia:
- cauzele sau soluțiile unei
probleme
- pașii în implem. unei soluții.
Matricea de prioritizare (în formă de L)
= instrument folosit pentru îmbunătățirea & rezolvarea problemelor de calitate prin evaluarea opțiunilor,
bazat pe un set explicit de criterii stabilite de grupul de lucru.
Grupul de lucru acordă scoruri de la 1 (cel mai puțin relevant/neprioritar) la X (cel mai
relevant/optim/de maximă prioritate).
Criterii (obiective):
• Importanța pentru pacient (în ce măsură rezolvă nevoile / așteptările pac.)
• Importanța pentru spital (ex.: pentru acreditare)
• Costuri Raport cost/beneficiu
• Adresabilitate (nr. de beneficiari, %)
• Vizibilitate (reputație)
• Accesibilitate
• Riscuri (gestionabile / negestionabile)
• Durata etc.
Problema care întruneşte scorul cel mai mare este cea mai importantă şi asupra ei se va concentra mai
departe echipa de calitate.
28
Matricea de prioritizare a problemelor / matricea multicriterială
Criterii
Aria de Nevoile/asteptarile Impact Cost Beneficiu Durata de Total
imbunatatit pacientilor spital realizare
in timp
Personal 6 6 6 6 4 28
insuficient
instruit
DMS nejustificat 1 6 6 5 6 24
de lunga in
anumite cazuri
Sistem 2 6 6 6 5 25
economie
consumabile
Insuficienta 4 4 4 6 2 20
formare a
medicilor in
chirurgie
microinvaziva
Probleme de 6 5 5 5 6 27
respectare a
confidentialitatii
Lipsa ingrijirilor 5 4 6 6 1 22
paliative
Instruire Respectarea
personal confidentialitatii
I II
Sistem de Monitorizarea
evidentiere a DMS pe
consumului de sectie/conform
consumabile procedurilor/caz
III IV
De reținut:
- Persoanele care evaluează folosind matricea trebuie să aibe câteva informații pe baza
cărora să poată evalua.
- Persoanele care evaluează trebuie să înțeleagă criteriile de evaluare și baremul
folosit.
29
Foarte Foarte
Punctaj Deloc Puțin Mult
puțin mult
1 2 3 4 5
Criterii de prioritizare
Schimbarea este
Procesul are un
pentru pacienti
pentru echipă
cost/beneficiu
Total punctaj
pentru spital
cunatificabil
Importanța
Importanța
Importanța
Problema
medicala
fezabilă
rezultat
Raport
Fluctuația medicilor, migrația acestora 5 3 2 2 2 5 19
Timpul mare de așteptare la camera de gardă 5 4 3 3 3 4 23
Camera gardă improprie 5 5 4 2 3 4 23
Lipsa unor specialități medicale în
ambulatoriu
5 5 4 3 3 5 25
30
Analiza Modurilor de Defectare şi a Efectelor acestora
(FMEA Failure Mode and Effect Analysis)
= instrument proactiv de evaluare a riscului
= metodă complexă, sistematică şi proactivă de evaluare a unui procedeu pentru a identifica unde şi cum poate da
greş procedeul respectiv şi pentru a evalua impactul diferitelor erori, cu scopul de a afla care sunt cele mai urgente
schimbări ce trebuie efectuate.
Fiecare problemă este evaluată după trei factori: Severitate (S), Apariţia/Frecvența (O), Detecţie (D, ușurința de
detectare), utilizând scale corespunzătoare. Produsul acestora = indicele de risc (RPN Risk Priority Number).
Este nevoie de cunoştinţele şi experienţa unei echipe interdisciplinare. Necesită creşterea nivelului de comunicare
între compartimente de muncă, persoane, niveluri ierarhice.
31
Circuitul medicației pe secția X
RPN Responsabil
Etapele Frecvența Severi- Ușurința de (scor de remediere Termen
procedurii Cauza eroare (apariția) tate detectare risc) Măsuri de remediere (echipa) remediere
1 Prescriptia in FO Scris Ilizibil
2.1 Transcrierea Interpretare gresita
2.2 Scris Ilizibil
Dozajul
3.1 (farmacie/sectie) Interpretare gresita
3.2 Erori de dozaj
Inlocuirea
medicamentului cu
3.3 unul gresit
Plicuri incomplete (nu
sunt 2 elem. de
identificare a
3.4 pacientului)
3.5 Nu se verifica la final
Neinregistrarea in
sistemul electronic al
3.6 farmaciei
Preluarea
medicatiei pe Nu se verifica livrarea
4.1 sectie farmaciei
Depozitare incorecta
4.2 pe sectie
Neverificarea inaintea
Adminsitrarea admin (dozaj, forma,
5.1 catre pacient pacient)
Nu se supravegheaza
luarea medicatiei de
5.2 catre pacient
Nerespectarea orei de
5.3 administrare
32
Scale orientative, Matricea de risc
Scala
severitate Semnificație Scala Scala
frecvență Semnificație detecție Semnificație
1 Nu au apărut complicații
2 Complicații minore (+ tratam.) 1 Foarte rar (1 dată/an, 1/10000 pac.) 1 Foarte ușor de detectat (9/10)
Compl. gestionabile (+ trat., + îngr. 2 Rar (1 dată/semestru, 1/1.000 pac.) 2 Relativ ușor de detectat (7/10)
3 superioare, - prelungirea spitalizării)
3 Relativ frecvent (1 dată/lună, 1/200) 3 Detecție medie (5/10)
4 Complicații grave dar reversibile (+ prel. spit.)
5 Complicații grave si ireversibile / deces 4 Frecvent (săptămanal, 1/100) 4 Greu de detectat (2/10)
5 Foarte frecvent (zilnic sau 1/20 pac.) 5 Foarte greu de detectat (0/10)
5
4 Risc sever/extrem/inacceptabil
3 Risc major
33
Analiza SWOT
MEDIUL INTERN
PUNCTE FORTE Necesită intervenție
DA / NU
PUNCTE SLABE Necesită schimbare
DA / NU
MEDIUL EXTERN
OPORTUNITĂȚI Pot fi accesate
DA / NU
AMENINȚĂRI Pot fi tolerate
DA / NU
34
Recomandări
• Instrumentele sunt orientative. Este suficient să înțelegem
principiile și să avem imaginație pentru a le adapta forma.
• Pentru a le aplica cu succes, trebuie să fim foarte buni
facilitatori/organizatori.
• Pentru majoritatea situațiilor trebuie să folosim mai multe
instrumente.
• Trebuie implicate și alte categorii de personal: medici,
asistente, farmacist, personal nemedical etc. => echipă
multidisciplinară.
• Nu uitați obiectivul pe care vi-l propuneți!
• Managementul trebuie să fie implicat & informat
permanent.
• Informația trebuie prezentată cât mai structurat, dar și
bine documentată.
• Este important să aveți gândire critică = capacitate de
analiză, evaluare, reflecție.
36
INSUFICIENTA DEPRINDERE A PERSONALULUI MEDICAL DE A-SI SPALA SI
DEZINFECTA MAINILE INAINTE DE FIECARE MANEVRA MEDICALA LA PACIENT