Implementarea Proiectelor de Sistem al Calității

Cursul 1 – Sap 2 – 12.10.2020

Implementarea este pasul ce succede planificarea și presupune punerea în aplicare a unui
plan.
În cadrul implementării trebuie să ținem cont de resursele umane și financiare, dar și
resursa temporală (alocarea în timp – graficul Gantt).
Tehnologia = modalitate specifică, clară de a face un lucru.
Riscul = o probabilitate/efect ulterior asupra activității care nu depinde de firmă sau
manager și are un impact negativ.
Sistemul uman se identifică prin CNP.
Organizația se identifică prin CUI/CIF – sau din exterior (fizic) prin gardul companiei.
Out put = serviciu/produs
Out come = informație, valoare care se adaugă la bun, nu se vinde.
 Cursul 2 – Sap 3 – 19.10.2020
Cap.1 Abordarea sistemică
1.1. Conceptul de Sistem

Sistemul de Management (SM):

 Este creat la nivel de organizație;
 Este creat pentru stabilirea următoarelor:
o Politicilor (ceea ce se vede din exterior)
o Obiectivelor
o Modalităților de realizare (strategie) și implementare
Pentru implementare avem nevoie:
 Executarea proceselor planificate
 Se face cu ajutorul structurilor existente
 Proceduri (spunem angajaților ce și cum trebuie să facă)
 Resurse financiare și umane
Sistemul calității (SQ)
Reprezintă suma dintre substructurile interne (Fig 1 este o structură de abordare a unui
sistem). Pentru a fi funcțional avem nevoie de conexiuni între sisteme, și obligatoriu feedback.
Subsistemele trebuie să fie într-o relație de interdependență.
Înglobează elemente pentru:
 Coordonare
 Direcționare
 Politici și obiective
  Relații și informații (datele sunt elemente cuantificabile, dar nu au semnificație pentru
utilizator. Informațiile = date cu semnificație)
 Documente
 Proceduri (documente specifice SQ) -sunt rezultatul procesului de calitate
 Implementare
 Control

1.1.1. Sistemul Calității (SQ)

- Cuprinde mijloace și unelte. Elementele enumerate anterior sunt mijloace pentru
îndeplinirea unui scop. Cu ajutorul lor conducerea organizației poate să:
 Atingă obiectivele
 Cunoaște ce să facă, cum, când și cu ce.
Scopul SQ:
 Prezintă defectele întâlnite în toate procesele și subsistemele organizațiilor
 Să fie permanent activ
 Sa ne protejeze de rezultate defectuoase = să poată identifica defectele înainte să apară.
De obicei se folosește/se ține cont de cei 6 Sigma
 Fiecare organizație deține propriul SQ personalizat în funcție de obiectul de activitate.

1.1.2. Sisteme Industriale

Sunt considerate sisteme industriale organizațiile care au valoare de transformare mare
asupra ieșirilor față de intrări.
Clasificare:
 Sisteme eterogene = au componente complet diferite
 Sisteme artificiale = create de oameni pentru un scop, în special pentru obținerea
profitului
 Sisteme naturale = compuse din elemente naturale. Ex: omul.
 Sisteme deschise vs închise = interacționează și sunt influențate de mediu și-și modifică
permanent granițele
 Sisteme dinamice vs statice = cu timpul își modifică structura pentru adaptarea la mediu
  Sisteme cibernetice = cu autoreglare (dinamica se realizează automat prin feedback sau
feed forward)
Feedback = este retroactiv (apare după ce s-a produs). Intrările se modifică și în funcție de ieșiri.
Feed forward = se reglează înainte (prevede) de a apărea ceva.

1.2. Sistemul Calității (SQ)

1.2.1. Calitatea în cadrul familiei ISO 9000
Sistemul normativ (limita minimă de la care o organizație se presupune că respectă SQ)
este un model descriptiv, un document de referință ce cuprinde un set de cerințe ce sunt
structurate în funcție de anumite criterii.
Cerințele sunt exprimate sub următoarea formă:
 Formă de rezultate ale sistemului
 Formă de condiții apărute ca urmare a utilizării acelor procese manageriale,
care trebuie să dovedească capacitatea de abordare (că țin cont) a calității
Auditarea calității = stadiu + gradul de implementare al calității raportat la standardele de
calitate sau SQ

Standardul definește / oferă informații pentru:

 Îmbunătățirea structurii organizaționale
 Responsabilități (cine și de ce răspunde)
 Proceduri
 Procese (cum trebuie utilizate)
 Resurse
Toate acestea sunt necesare pentru implementarea Managementului Calității. Un SQ este, de
fapt, un Sistem de Management (SM).

În funcție de gradul de complexitate se identifică următoarele documente care stau

la baza SQ.
 Manualul Calității
 Proceduri (cum trebuie să executăm)
 Instrucțiuni (sunt specifice fiecărui job sau fiecărei activitate în parte)
  Rapoarte (stau la baza calității, sunt documente operaționale întocmite de muncitori sau
la care au acces aceștia)
ISO seria 9000 (conține standarde generice și cerințe) include:
 SR EN ISO 9000 – 2015(ultima actualizare) – se referă la concepte de bază și vocabular
 SR EN ISO 9001 – 2015 – cuprinde cerințele unui SMQ (Sistem de Management al
Calității)
 SR EN ISO 9004 – 2010 – creșterea eficienței și eficacității (cum trebuie să îmbunătățim)
unui SMQ
 SR EN ISO 9011 – 2015 – audituri interne și externe ale SMQ
Audit extern – există 2 abordări:
1. Organizația X auditează furnizorii în vederea asigurării materiei prime de calitate
2. Organizația X apelează la organizații de specialitate care să-i auditeze activitatea.
 Cursul 3 – Săptămâna 4
Management de proiect

Proiectul este o metoda de executie a unui obiectiv, cu implementarea unor idei, nevoi
sau cerinte.
Proiect = activitate unica irepetabila
Proiectul este alcatuit din mai multe activitati complexe, delimitate in timp, care are un
rezultat final foarte clar. Rezultatul activitatilor este nou.
Activitatea este alcatuita din mai multe sarcini.
Sarcinile sunt plasate de superiori ca task-uri.
Obiectivul este un rezultat la care ne propunem sa ajungem, tangibil sau intangibil.
Obiective se împart, de obicei, pe 3 nivele:
 Nivel strategic = scopuri = intreaga organizatie
 Tactice = departamentele
 Operationale = obligatoriu trebuie sa fie intelese clar de cei care le pun in practica
Se impart in activitati si sarcini.
Sponsorul este cel care initiativa proiectul si care are o forta impunatoare asupra
rezultatului.
Managerul de proiect intocmeste un plan, introduce resurse, le organizeaza, totul cu
scopul de a ajunge la rezultatul impus de sponsor.
Activitatile recurente sunt acele activitati care se desfasoara permanent si care nu
necesita management de proiect. Acestea sunt opusul activitatilor de proiect.
Justificarea aparitiei unui proiect in cadrul organizatiilor – identificarea unor probleme
din afara organizatiei precum:
 Diminuare profit
 Reducere cote de piata
 Aparitia unor produse/servicii concurente
 Cresterea numarului de clienti nemultumiti
Rezolvarea acestor probleme poate fi executata sub forma unui proiect = ar trebui sa aiba
ca scop crearea si implementarea unui sistem al managementului calitatii (SMQ), livrabilul va fi
sub forma Manualului Calitatii.
 Justificarea utilizarii managementului de proiect
Folosirea sau utilizarea unui jargon = intelegerea proceselor- prezentarea si terminologia lor
 Creste disciplina in munca deoarece are activitati foarte bine puse la punct => creste
performanta in organizatie
 Creste implicarea personalului in activitatile desfasurate (pot participa chiar la
planificarea proiectului)
 Creste probabilitatea de succes prin planificarea strategiei de reactie la riscuri.

 Elemente definitorii ale unui proiect

- Este un proces unic (vs. Activitate recurenta);
- Ansamblu de activitati coordonate si controlate (pe baza unei planificari);
- Se bazeaza pe documente la fiecare etapa;
- Foarte bine definit, are data de inceput si de sfarsit;
- Se desfasoara cu scopul de a indeplini un obiectiv/rezultat (ce este conform nevoilor
clientului).
Managementul de proiect reprezinta modalitatea de punere in practica a unui
proiect. Etape:
1. Planificare
2. Organizare
3. Conducere/Directionare
4. Coordonare
5. Control
Juran : „Planificarea modalitatii de rezolvare a unei probleme cu scopul de a ajuta
la realizarea si punerea in practica a unui obiectiv poate fi considerata un proiect”.
Atribut (jargon) Proces unic=Proiect Proces recurent-activitati repetitive
Start-trigger -Elemente planificate -elemente planificate
-activitati executate si controlate de -activitati executate si controlate de catre
catre angajati angajati
-utilizeaza bugete si resurse -utilizeaza bugete si resurse
Durata -bine definita -permanent
-data de start si stop clare
Rol -de a atinge obiectivele stabilite -sustinerea activitatilor din organizatie
Rezultatele -unice -rezultate standardizate
Echipa -formata cu scopul de a executa -stabila
proiectul -fac parte dintr-un departament
-temporara (creata odata cu
proiectul)
-dinamica

 Etapele importante ale MP

1. Faza de proiectare/initiere
2. Faza de planificare
3. Faza de executie a proiectului
4. Faza de monitorizare si control
5. Faza finala de inchidere a proiectului

1. Faza de initiere:
- Cuprinde activitatile ce faciliteaza activitatea formala a unui proiect
- Rezultatul/livrabilul se numeste project charter
- Definire generala si prealabila a obiectivelor
- Prezinta continutul proiectului in mare
- Apare/este autorizat managerul de proiect
 Seminar - saptamana 7 - 16.11.2020

Detalierea continutului proiectului

2. Planificarea activitatii (cum livram ce am promis)
Elaborare > WORK BREAKDOWN STRUCTURE -WBS (Divizarea structurata a
lucrului)
- este o reprezentare grafica a volumului de munca
- lucrul se ierarhizeaza/structureaza pe mai multe niveluri (calupuri de munca=pachete de lucru)
- identificarea celor mai mici fractiuni de munca (sarcini)
- crearea unor harti a tuturor activitatilor – desfasurate in cadrul proiectului
De ce se executa?
- Ajuta la identificarea si urmarirea a ceea ce se executa in cadrul proiectului (PRIN
HARTA ACTIVITATILOR - sarcini)
- Ajuta la identificarea dimensiunii proiectului – prin descompunerea obiectivelor pana la
nivel de sarcini
- Se stabileste care sunt livrabilele proiectului – sub forma unei ierarhizari in fluxul logic al
desfasurarii proiectului

Proiect Sarcinile trebuie sa fie

detaliate pana la nivel de
ore sau minute
Rezultate principale

Rezultate secundare

Unitati de munca inseparabile = sarcini

Sensul de crestere in detaliu

 Scop
PROIECT

ETAPA 1 (obiectiv 1) ETAPA 2 (obiectiv 2)

Etape

Work package 1.1 Work package 1.2 Work package 2.1 Work package 2.2

Milestone/Jaloane Activitati pentru indeplinirea obiectivelor

Sarcini Sarcini Sarcini Sarcini Sarcini Sarcini Sarcini Sarcini

1.1.1. 1.1.2. 1.2.1. 1.2.2. 2.1.1. 2.1.2. 2.2.1. 2.2.2.

Activitati individuale Unele sarcini pot fi desfasurate in serie sau in paralele

Livrabi Livrabi Livrabi Livrabi Livrabi Livrabi Livrabi Livrabi

l 1.1.1. l 1.1.2. l 1.2.1. l 1.2.2. l 2.1.1. l 2.1.2. l 2.2.1. l 2.2.2.
 Scop
Implementare unui SQ

Gestionarea proiectului)
Pregatire documente Pregatire angajati
Obiective
Etape (obiectiv 1) (obiectiv 2)

1.1. Identificare documente 1.2 Actualizare 2.1 Identificare 2.2. Sustinere curs
documente angajati

Milestone/Jaloane Ce se face?

1.1.1. 1.1.2. 1.2.1. 1.2.2. 2.1.1. 2.1.2. 2.2.1. 2.2.2.

Selectare Intocmire lista Verificare Pregatire Sustinere
Actualizare
Cautar Selectare cunostiinte nivel
angajati curs curs
e

Ce se face la nivel operational?

Activitati individuale

Lista Lista Lista Lista cu Lista Teste Suport Lista

1.1.1. finală actualiz angajatii cunosti complet curs admisi
1.1.2. ata care vor inte ate 2.2.1. 2.2.2.
1.2.1. fi 2.1.1. 2.1.2.
pregatiti
1.2.2.
 Denumire Ce se descrie Explicatii
1 Proiect Scop Motivatia aparitiei proiectului. De ce se creaza si se execută proiectul?
(titlul WBS). Trebuie sa raspunda unei nevoi, al unui obiectiv al
firmei/organizatiei (nu are legatura cu obiectivele proiectului)
2 Etape Obiective Gruparea unei cantitati mari de lucru. Acestea rezolva obiectivele
propuse, care reprezinta obiectivele importante din cadrul procesului.
Se noteaza executarea obiectivelor propuse (obiective majore-cele
trecute langa etape). De aici apar si Livrabilele majore (se identifica)
3 Milestone / Work Package Gruparea unei cantitati de munca (dpdv al volumului de munca sau al
Jaloane importantei pt proiect). Ce facem ca sa indeplinim obiectivele
4 Activitati Task-uri/ Rezultatul lor este reprezentat direct de LIVRABIL. Sunt activitati:
individuale Sarcini masurabile, indivizibile, clare, concrete, bine definite.

Caracteristici WBS:
1. Ce nu este inclus in WBS nu este parte din proiect
2. Permite evaluarea performantei pe parcursul desfasurarii proiectului
3. Ajuta la consensul partilor interesate, doar prin faptul ca reda imaginea generala
4. Faciliteaza si ajuta la implicarea membrilor echipei – stiu de la inceput ce au de facut si
nu intervin noutati majore
5. Previne schimbarile frecvente si neaprobate in proiect
6. Este documentul de baza pt o imbunatatire si un control
 Seminar – Sap 8 – 23.11.2020

2.Planificarea activitatii (cum livram ce am promis)

IPOTEZE DE LUCRU (Project Asumption)

- Orice eveniment/fapt ce exista sau se va desfasura indiferent daca proiectul se va
desfasura sau nu
CONSTRANGERI
- Elmentele ce limitează opțiunile/variantele managerului de proiect
- Restricții contractuale referitoare la timp cost, calitate, etc – pot fi din interior sau din
exterior – trebuie sa existe o corelare foarte buna intre datele impuse de constrangeri si
rezultatele pe care ni le propunem – arata ,modul in care trebuie sa utilizam resursele
RISCURILE
Riscul =%aparitie*impact
Factorii de risc pot fi interni sau externi. Riscurile trebuie identificate, cele majore, la
inceputul proiectului; urmarite pe parcurs, trecute si notate in cadrul planului de proiect
GRANIȚELE PROIECTULUI
Trebuie foarte bine definite elementele/granitelor in cadrul proiectului, in WBS. Tre sa
spunem exact ce se va face