Stagiar anul II, sem. I, experi contabili Organizarea auditului intern i a controlului intern al ntreprinderii TEST 61 1.

Aprovizionarea presupune: a) Comenzile s conin produse care ndeplinesc specificaiile corespunztoare; b) S se plteasc preuri corespunztoare; c) Comanda s conin cantotile de produse i termene de aprovizionare corespunztoare; d) Actualizarea informaiilor legate de furnizor astfel nct comanda s conin date reale; e) Produsele comandate s se obin n timp util; f) nregistrarea comenzilor aprobate complet i corect; g) Prevenirea lansrii comenzilor neaprobate. Identificai i enumerai riscurile posibile ce pot s apar i definii procedurile de control intern care pot diminua apariia riscurilor respective. Riscul se poate defini ca o situaie, un eveniment care nu a aprut nc, dar care poate aprea n viitor, caz n care obinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninat. Deoarece activitatea de aprovizionare reprezint un centru de profit, prin controlul pe care l poate avea asupra costurilor specifice (costurile de achiziie), un management riguros al riscurilor este considerat a fii vital. Controlul intern reprezint tocmai managementul riscurilor, deoarece prin msurile luate se obine o asigurare rezonabil c obiectivele entitii vor fii atinse. Riscurile posibile ce pot aprea n activitatea de aprovizionare se refer la: - riscul de a avea comenzi de bunuri care nu corespund necesitilor entitii; - riscul de a avea comenzi cu preuri mult mai ridicate decat cele practicate pe pia, care conduce la o utilizare neeficient a resurselor; - riscul de neefectuare la timp a aprovizionrii; - riscul de aprovizionare cu cantiti insuficiente, ce ar putea determina un blocaj n procesul de producie; - riscul de necorelare al programului de aprovizionare cu cel de producie, care conduce la imobilizarea de resurse bneti n stocuri de materiale pentru producie; - riscul de a lansa comenzi neaprobate i la care nu se poate justifica necesitatea produselor. Procedurile de control intern utilizate cu scopul de a diminua apariia riscurilor n activitatea de aprovizionare presupun urmrirea i analizarea fiecrei etape parcurse: 1. Se va verifica continutul planului si al progranului de aprovizionare, vizarea lor de ctre persoanele competente i dac n elaborarea acestora s-a inut cont de:

Necesitile obiective de produse; Gradul de prioritate al necesitilor; Stocurile deinute la sfritul perioadei precedente; Contractele aflate n derulare; Anticiprile cu privire la lichidile alocate prin bugetul de venituri si cheltuieli;

Elaborarea planului i al programului de aprovizionare trebuie s evidenieze o situaie real, judicios dimensionat n ceea ce privete volumul necesarului de consum. n vederea desfurrii n bune condiii a activitii entitii este necesar asigurarea unui echilibru stabil ntre necesiti (necesar de resurse materiale) i resurse (surse de acoperire a necesarului). Orice abatere de la aceast egalitate poate determina fie imobilizri nejustificate de resurse materiale fie apariia lipsei de materiale, ambele stri genernd consecine nefavorabile pentru ntreprindere. 2. Verificarea criteriului de evaluare i selecie a furnizorilor urmrind respectarea urmtoarelor considerente: Raportul calitate /pre foarte bun; Respectarea termenelor stabilite pentru livrare; Capacitatea lor de a furniza un produs n concordan cu cerinele impuse de entitate; Capacitatea de producie;

3. Verificarea modului de adoptare a unor politici de aprovizionare pe grupe de furnizori, pentru a asigura un grad de certitudine mai mare n acoperirea necesitilor n cazul n care un furnizor ntmpin dificulti n activitatea sa care-i pot afecta capacitatea de producie. 4. Verificarea modului de ntocmire a contractelor comerciale cu furnizorii: Coninutul elementelor fundamentale ale contractului: denumirea produselor, preul lor, cantitatea necesar, termene de livrare, calitatea produselor solicitate, garania acordat produselor; Respectarea clauzelor contractuale pe parcursul contractului; Verificarea elementelor de validare a contractelor: data ncheierii, perioada de derulare a contractelor, vizarea lor de ctre compartimentele de specialitate i de ctre persoanele mputernicite; 5. Verificarea comenzilor i a procedurilor de ntocmire i utilizare a acestora: ntocmirea lor s se fac de ctre persoanele desemnate cu astfel de atribuii; Vizarea i aprobarea comenzilor s se efectueze de ctre persoanele mputernicite (conducerea entitii); Produsele nscrise pe comand s respecte caracteristicile corespunztoare necesare; Cantitatea solicitat s acopere necesitile unei perioade bine determinate de timp respectnd programul de aprovizionare;

Onorarea comenzilor s se efectueze n termenele stabilite pentru livrare;