TEME Proiect Practica : 1 Auditul utilizrii i dezvoltrii resurselor umane

2. Auditul relaiilor de munc

AUDITULUI GESTIUNII RESURSELOR UMANE prezentat in cadrul acestei lucrari

Pe acelasi model al 1 a) b) c) d) e) f) Auditul utilizrii i dezvoltrii resurselor umane cuprinde: analiza posturilor i planificarea resurselor umane recrutarea, selectia si integrarea resurselor umane evaluarea performantelor resurselor umane training-ul (formarea profesional continu) resurselor umane cariera resurselor umane evaluarea posturilor, analiza gradului de satisfactie si de motivare precum si politica de compensaii i beneficii a resurselor umane Auditul relaiilor de munc cuprinde respectarea prevederilor legislaiei muncii n urmatoarele domenii: politicile si procedurile vizand sntatea i securitatea n munc programe de paz i protecie analiza si soluionarea situatiilor conflictuale din companie respectarea drepturilor i obligaiilor angajailor politica de personal

2 a) b) c) d) e)

AUDITUL GESTIUNII RESURSELOR UMANE N !ADRUL S"!" RIN# OUTSOUR!ING SOLUTIONS S"R"L"
!UPRINS Introducere"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""$ !APITOLUL I" Deli%it&ri conceptuale a'erente auditului resurselor u%ane""""""""""""""""""""""""""""( 1"1"Di'erite a)ord&ri ale auditului *estiunii resurselor u%ane"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""( 1"+"!onsideratii *enerale asupra acti,it&-ilor auditului resurselor u%ane""""""""""""""""""""""""""""""".

!APITOLUL II" Auditul *estiunii resurselor u%ane /n cadrul S! RIN# Outsourcin* Solutions SRL +"1" Date despre co%pania auditat&"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""0 +"+ Principiile pro'esionale respectate de c&tre ec1ipa de auditori """""""""""""""""""""""""""""""""""""""2 +"$" Pro)ele de audit utilizate"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""13 +"(" Siste%ul re'eren-ial de raportare ale auditului *estiunii resurselor u%ane""""""""""""""""""""""1+ +"4"Etapele parcurse /n pre*atirea5 des'asurarea 6i i%ple%entarea auditului"""""""""""""""""""""""""1. +"4"1" !ule*erea in'or%a-iilor calitati,e 6i cantitati,e""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""1. +"4"+" E,aluarea in'or%a-iilor"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""++ +"4"$ Analiza rezultatelor"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""++ +"4"( Plani'icarea ac-iunii"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""+$ !APITOLUL III" Raportul de audit $"1" Lista centalizatoare a o)iecti,elor audita)ile""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""+4 $"+" Pro*ra%ul inter,en-iei la 'a-a locului"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""+0 $"+"1"Testul nr"1"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""$1 $"+"+"Testul nr"+"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""$( $"+"$"Testul nr"$"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""$0 $"+"("Testul nr"(""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""(3 $"+"4"Testul nr"4"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""($ $"+"."Testul nr".""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""(.

$"$" Puncte 'orte ale acti,it&-ii *estiunii resurselor u%ane"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""(2 $"(" Puncte sla)e ale acti,it&-ii *estiunii resurselor u%ane""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""(2 !APITOLUL I7" !ON!LU8II 9I RE!OMAND:RI""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""43 ;i)lio*ra'ie"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""4$ Introducere
n complexul domeniu al resurselor umane, auditul intern are scopul de a verifica toate

procesele i procedurile de activitate privind: angajrile n cadrul companiei, avansarile, continuitatea n munca, dezvoltarea carierei, instruirile i evaluarile profesionale, recompensele i sanciunile aplicate, pensionrile, modurile de stabilire i aducere la indeplinire a responsabilitailor i atribuiilor de ctre personalul angajat. De asemenea, auditul intern al gestiunii resurselor umane poate demonstra performana rezultatelor obinute, riscurile, strategiile, planificarile, obiectivele, metodologiile, instrumentele utilizate n legatur cu acest domeniu, indicatorii de activitate i rezultate. biectivele auditului intern trebuie dezvoltate n acord cu principiile pe baza crora se desfaoar activitile managementului resurselor umane: angajaii sunt baza eficacitii i eficienei dezvoltarii unei companii! administrarea resurselor umane este responsabilitatea acestor autoriti! activitatea managementului resurselor umane influeneaz toate tranzaciile unei organizaii. "xistena procedurilor de activitate actualizate, clare i bine stabilite este necesar, precum i stap#nirea riscurilor i vulnerabilitilor din aceast arie, conformarea fa de cadrul legislativ. $copul unui audit de %esurse &mane este de a evalua eficiena funciei de resurse umane i pentru a asigura respectarea de reglementare. 'uditul poate fi realizat de oricine cu suficient experien in domeniul %esurselor &mane. 'v#nd experien de lucru n mai mult de o companie este un plus, deoarece ofer auditorului o perspectiv mai larg. "xist un avantaj de a avea de audit efectuat de ctre un consultant extern. Deoarece consultantul extern are mai puine prejudeci cu privire la organizarea i are mai puin interes personal n rezultatul dec#t un angajat al companiei, consultant extern poate fi mai obiectiv. Din cauza multitudinii de legi care afecteaz fiecare etap a procesului de ocupare a forei de munc, este extrem de important pentru un angajator s revizuiasc n mod regulat politicile i practicile de reglementare pentru a asigura o conformitate, n scopul de a evita potenialele amenzi. &n audit al resurselor umane poate asigura, de asemenea, c politicile i procedurile de organizare sunt corecte i coerente i in acelai timp se poate consolida satisfacia angajailor. biectivul auditului acestei categorii ar trebui s fie identificarea i definirea aspectelor ce necesit o atenie sporit i realizarea de recomandri competente i pertinente n vederea obinerii de unei gestiuni eficiente a resurselor umane.

De asemenea, toate aceste eforturi necesit n primul r#nd nelegere, apoi aprobare din partea managementului de nivel superior i mediu i n cele din urm implementarea. Din perspectiva minimizrii deficienelor practicilor de resurse umane, se urmresc aspectele diagnosticului i avantajele strategice ale unui audit de resurse umane cuprinztor. (ai multe organizaii au baza acestor elemente. &n management contiincios va recunoate, n mod normal, importana i valoarea, precum i motivele actualizrii politicilor i procedurilor pentru a ncorpora rezultatele unui audit. CAPITOLUL I. Delimitri conceptuale aferente auditului resurselor umane 1.1. Diferite abordri ale auditului gestiunii resurselor umane 'uditul resurselor umane a aprut i s)a dezvoltat at#t pe plan mondial, c#t mai ales n tara noastr relativ recent, fiind implementat ndeosebi la nivelul companiilor transnaionale, multinaionale, dar i al celor naionale mari. *reptat nsa, auditul resurselor umane este adoptat i implementat i la nivelul organizaiilor de dimensiuni mijlocii i c+iar mici, fiind un instrument de control, care a devenit necesar pentru luarea de decizii fundam,ntate n ceea ce priveste personalul, n acord eu obiectivele globale ale companiei. Dei este un domeniu i o activitate practic relativ nou, auditul resurselor umane cunoate deja o serie de conceptualizri i definiii, n continuare analiz#nd unele dintre ele. -'uditul este un domeniu care se bazeaz pe un cadru de referin recunoscut n lumea ntreag, c+iar dac, din cauza varietailor mediilor de referin n care este practicat, acesta trebuie s se adapteze pentru a lua n calcul particularitile legislative i de reglementare ale fiecrei ari, regulile specifice care guverneaz anumite sectoare de activitate sau pur i simplu marimea i cultura organizatiilor-.. ntr)o alt accepiune, auditul resurselor umane este considerat ca -o activitate desfaurat de profesioniti n domeniul resurselor umane din interiorul sau exteriorul organizatiei, care colecteaz i evalueaz probe legate de gestionarea resurselor umane din cadrul organizaiei, n vederea exprimrii unei opinii independente privind comparaia dintre aspectele observate si cele prestabilite, raportate la respectarea i aplicarea unui criteriu de calitate anterior definit.-/ 0otrivit analizei specialistului american n domeniu 1.(. 2%eill3, auditul este definit ca 4privind aciunile i evenimentele cu caracter economic i nu numai, n vederea aprecierii gradului de conformitate al acestor afirmaii cu criteriile prestabilite de auditor, precum i de comunicare a rezultatelor ctre utilizatorii interesai5. 'uditul de resurse umane are o natur funcional i, n general, este mai restr#ns dec#t un audit de management. 0e de alt parte, auditurile funcionale sunt intensive i specializate pe un singur
"

(itea, '. 6coord.7, 'uditul de sistem n institutiile publice, "d. 'dministratei si 8nternelor, 9ucuresti /::;, p..< (arin 8., 'uditul %esurselor &mane, "ditura "conomica, 9ucuresti, /:.., p. =:

domeniu, cu c#teva subdomenii. n plus, auditul resurselor umane necesit, de regul, mai mult timp dec#t un audit general de management. Derivat din monitorizarea rezultatelor activitii resurselor umane, auditul a evoluat n timp i a devenit o funcie de baz a managementului resurselor umane. 0e l#ng faptul c reuete s releve adevratele dimensiuni ale activitii resurselor umane, auditarea l ajut pe manager n toate etapele procesului de conducere, deciziile rezultate din informaiile furnizate de audit fiind bine fundamentate. 0rin auditul resurselor umane se nelege un complex de activiti de monitorizare i colectare de informaii care l asigur pe manager c activitile desfurate se deruleaz conform planificrii, msur#nd progresul ctre obiectivele propuse i detect#nd deviaiile de la plan pentru a lua msuri corective. 'uditul resurselor umane este o evaluare sistematic a punctelor forte, limitrile, i nevoile de dezvoltare ale sale resurse umane existente, n contextul performanei organizaionale ) 6>lam+oltz, .?@A7. 'uditul gestiunii resurselor umane - msoar capacitatea resurselor umane i eficiena n circumstanele date i gradul de utilizare al capacitii resurselor umane i eficiena n circumstanele date i gradul de utilizare al resurselor umane n cel mai bun posibil mod s conduc organizaia -6'bdulaziz 'rain, /::.7 'uditul are ca scop ncurajarea managerilor profesioniti i a directorilor de a dezvolta propriile metode de msurare de performan n raport cu obiectivele i obieciile dezvoltate din experiena i nevoile lor de in funcie de unitatea proprie, departament i sector. "xecutivii sunt ncurajati s revizuiasc, s adapteze i s aplice diverse metode de diagnostic, care sunt cele mai potrivite situaiei lor proprii -6Billion 9. Bert+er C Deit+ Davis, .??;7. 'uditul este una dintre metodele de colectare de informaii concrete de gestionare a controalelor i activiti bazate pe o evaluare imparial a unor dovezi obiective, mai degrab dec#t opinia subiectiv - 6Billion 9. Bert+er C Deit+ Davis, .??;7. 'ceast analiz va obliga directorii executivi la clarificarea si nelegerea cu privire la modul n care capitalul uman este utilizat i evaluarea valoarii acestuia in cadrul organizatiei. 69oudreau C %amstad, .??A7. 'uditul resurse umane n domeniul su de aplicare este dincolo de auditul convenional, audit de resurselor umane este mai clar definit ca -o metoda de a evalua eficiena resurselor umane la toate nivelurile n ntreaga organizaie, n scopul de a verifica dac gestiunea este de regularitate si conformitate, i se recomana eficacitatea sa n cazul n care nu este cazul -6Billion 9. Bert+er C Deit+Davis, .??;7. E'uditul resurselor umane trebuie considerat un instrument de diagnostic pentru identificarea punctelor forte i a punctelor slabe ale unei organizaii. &n audit eficient poate fi folositor prin stimularea g#ndirii constructive, identificarea aspectelor pozitive i a deficienelor organizaionale, precum i prin furnizarea de recomandri pentru ameliorare568rinel (arin, /::<7 'uditul este un control calitativ general, o verificare a activitilor resurselor umane la nivelul unui compartiment sau al ntregii organizaii, c#t i a modului n care acesteactiviti sprijin strategia organizaiei.

1.2.Consideratii generale asupra acti it!ilor auditului resurselor umane Fuv#ntul 4audit5 provine din verbul latin 4audire5 G a asculta. Fonceptul de audit de management a aprut n literatura de afaceri cu cel puin H: de ani n urm. *otui, domeniile generale i ntrebrile specifice coninute n cele mai recente audituri de management au aparinut marilor corporaii 6Ieneral (otors, Du 0ont, $ears, 8.9.(., 0rocter C Iamble i "steman DodaJ7. De atunci, auditurile au continuat s fie folosite, cu c#teva modificri de structur, dar mai ales de ctre marile corporaii i unele agenii guvernamentale. 'uditul de resurse umane are o natur funcional i, n general, este mai restr#ns dec#t un audit de management. 0e de alt parte, auditurile funcionale sunt intensive i specializate pe un singur domeniu, cu c#teva subdomenii. n plus, auditul resurselor umane necesit, de regul, mai mult timpdec#t un audit general de management. 0rin auditul resurselor umane se nelege un complex de activiti de monitorizare i colectare de informaii care l asigur pe manager c activitile desfurate se deruleaz conform planificrii, msur#nd progresul ctre obiectivele propuse i detect#nd deviaiile de la plan pentru a lua msuri corective. 'uditurile trebuie efectuate cu scopul de a determina dac diferite elemente ale subsistemului sunt eficiente pentru realizarea obiectivelor stabilite de conducere. 8deea de baz care ne preocup n formularea unui model n domeniu este aceea c auditul resurselor umane evalueaz activitatea resurselor umane dintr)o organizaie, cu scopul de a mbunti activitile respective. 'uditulfurnizeaz feed)bacJ)uri referitoare la funcia de personal, la modul n care sunt desfurate activitile acestei funciuni. F#teva dintre a anta"ele# pe care le ofer auditul resurselor umane sunt prezentate, dup cum urmeaz: K evideniaz contribuiile departamentului de resurse umane n cadrul organizaiei! K mbuntete imaginea profesional a departamentului resurse umane! K ncurajeaz asumarea de responsabiliti mai mari n cadrul aceluiai departament! K descoper problemele critice ale resurselor umane! K reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai eficace. &n audit de resurse umane evalueaz activitile de resurse umane derulate ntr)o organizaie. 'v#nd la dispoziie aceste informaii, managerul de resurse umane poate elabora planuri care s asigure o mai bun contribuie a activitilor de resurse umane la realizarea obiectivelor organizaionale.
!

(arin 8. 'uditul %esurselor &mane)funcie de baz a managementului resurselor umane, /::<

CAPITOLUL II. Auditul gestiunii resurselor umane $n cadrul %C &I'( Outsourcing %olutions %&L

2.1. Date despre compania auditat %8L> utsourcing $olutions face parte din %8L> Iroup 8nternational, fiind o companie de consultan infiinat in /::H cu activitate internaionala n F"" si &$. Domeniul principal de activitatea al firmei este :consultan n te+nologia informaiei. 0rezent pe piaa din %omania din ianuarie /::; i cei peste .:: de consultani rom#ni implicai n proiectele %8L> %omania i %8L> 8nternational fac din aceas companie. %8L> deine n prezent peste H: de proiecte te+nice n %omania finalizate cu respectarea coordonatelor de timp, buget i livrabile agreate. Lumarul actual de angajati este de .=:, din care .M= sunt angajati ai departamentelor operationale %8L>, ceilalali lucr#nd pe diferite proiecte pentru diferiti clieni precum : $imenens, (icrosoft, racle, ptaros, Fentric, .C. etc. 'ngajaii interni %8L> constituie : 0a3roll and 'dministrative Department, $earc+ and $election Department si $ales, 'cconts)care se ocupa de conturile pentru fiecare client. %8L> ofer servicii complexe de consultan i suport 8* pentru organizaii din sectorul publicMprivat. %8L> ofer competene 8* de analiz i ar+itectur, programare i testare, implementare i suport pentru aplicaii i sisteme softNare, consultan specializat n ac+iziia si v#nzarea de pac+ete i produse softNare. Fompania %8L> este recunoscut n mediile 8* C *e+nic pentru proiectele relevante n care este implicat. %8L> ofer companiilorMorganizatiilor partenere servicii customizate care se adreseaz urmatoarelor situaii: K ac+iziia de pac+eteMproduse softNare K v#nzarea de pac+eteMproduse softNare K identificarea de specialiti 8* K realizarea de proiecte pe perioad determinat K limitri de +eadcount K suplimentarea personalului existent pentru a face fa perioadelor cu v#rf de sarcina K misiuni care cer un nivel nalt de obiectivitate i pot fi duse la ndeplinire doar de specialiti care au statutul de extern K formarea de ec+ipe nucleu 6H)A specialiti7 care sa poat deveni operaionale la termen precis K servicii de pa3roll i administare personal
&

(ig.nr.1.Organigrama %C &I'( Outsourcing %olutions %&L

'

$tructura si numarul personalului pe tip de activitati prestate *abel nr.. Structura si nu%arul personalului pe tip de acti,itati prestate Departamente %8L> utsourcing $olutions 'dministrativ Lumar de salariai /. $ourcing ./ 1anzari .H 'ccount @ Fonsultanti 8* ?;

/. 0olitica de salarizare $alarii Liveluri salariale pe departamente %8L> utsourcing $olutions 'dministrativ $ourcing Livel min M norma intreaga) valoare bruta Oei Livel maxM norma intreaga) valoare bruta Oei ./@A @:?H .<H= ;?:: 1anzari .=@: .:<=@ 'ccount .A/; =A=: Fonsultanti 8* .A@. ./:::

0olitica de angajare n cadrul %8L> Fontractele individuale de munca se inc+eie pe o durata nedeterminata, iar in cazuri speciale, precum: inlocuirea unui salariat in cazul suspendarii contractului pentru concediu crestere copil, desfasurarea unei activitati cu caracter temporar etc. se vor inc+eia contracte individuale de munca pe durata determinata. (etodologia auditului de resurse umane din cadrul %8L> utsourcing $olutions necesit numeroase surse de informaii care trebuie verificate, cum ar fi: politici i proceduri, dosarele angajailor, fiele de post, descrierile de funcii, specificaiile de post, rapoarte interne, contractele individuale i colective de munc, relaiile cu sindicatele, relaiile cu organismele administraiei publice, statistica accidentelor profesionale, interviuri cu angajaii, interviuri cu personalul departamentului de resurse umane. Procesul de audit s)a efectuat n cadrul sediului central n mod direct i indirect, focaliz#ndu)se pe problemele generate de administrarea resurselor umane. (isiunea de audit intern are scopul de a da asigurri managementului asupra organizrii activitii de gestiune a resurselor umane din cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions $%O, a funcionalitii sistemului de control intern, respectiv a conformitii cu cadrul legislativ normativ, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: organizarea angajrii personalului! stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului! gestionarea pontajului:evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor de orice tip gestionarea dosarelor de personal gestionarea %egistrului de eviden al salariatilor G%evisal ar+ivarea documentelor

2.2. Principiile profesionale respectate de ctre ec)ipa de auditori n cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions $%O, auditarea este considerat o activitate complex, iar toate ec+ipele de audit trebuie s respecte anumite principii profesionale i proceduri specifice astfel nc#t rezultatele muncii s reflecte realitatea i s fie de folos celor care le)au comandat. Principiile dup care compania %8L> utsourcing $olutions i conduce activitatea de audit sunt n conformitate cu principiile generale acceptate de ctre specialitii acestui domeniu prezentate n cadrul acestei cri, reflect#nd cultura organizaional a companiei:
""

a* Obliga!iile profesionale ale auditorului se e+tind ,i $n sfera etic 'uditorii manifest cel mai nalt nivel de obiectivitate profesional n culegerea, evaluarea, analiza i comunicarea informaiilor cu privire la activitatea aflat n curs de examinare. 8ntegritatea auditorilor st la baza ncrederii n aceast categorie profesionala, cre#nd astfel premisele respectului pentru raionamentul profesional al membrilor acesteia. Fredibilitatea rezultatelor activitii de auditare este n str#ns legtur cu integritatea auditorilor. Forectitudinea auditorului nu ine doar de competenele profesionale i independena cu care realizeaz un raport de audit, ci i de asumarea unei poziii de onestitate. b* Presupunerea pri ind ine+isten!a unui conflict de interese Fonflictul de interese reprezint acea situaie sau mprejurare n care interesul personal direct sau indirect al auditorului contravine interesului companiei. n aceast situaie put#nd s afecteze independena i imparialitatea sa n luarea deciziilor sau ndeplinirea la timp i cu obiectivitate a ndatoririlor care i revin n exercitarea funciei deinute. c* Confiden!ialitate *oate informaiile legate de un angajament de audit sunt tratate cu maxim confidenialitate i nu sunt transmise niciodat unei tere persoane deoarece ar periclita nsui angajamentul de audit. 8n compania %8L> utsourcing $olutions activitatea unui auditor este reglementat i prin clauza de confidenialitate. Dar dincolo de aceast obligaie formal, profesionalismul auditorilor depinde de confidenialitatea cu care i exercit activitatea. d* In estigarea se a derula numai $n limitele de competen! 'ctivitatea de audit se desfoar numai n limitele de competen acordate de ctre ordonatorul de audit. e*Informa!iile referitoare la acti itatea supus auditrii sunt erificabile 0rincipiul identificrei sursei se refer la faptul c pentru orice informaie colectat n timpul proceselor de auditare trebuie ca sursa s fie identificabil i valid. 'cest lucru se leag i de ideea c informaiile trebuie s fie relevante pentru obiectivele auditului. f* &egularitate %ezultatele auditului devin cu adevrat relevante atunci c#nd sunt comparate cu rezultatele din anii precedeni. n felul acesta, auditorii pot determina dac organizaia a reuit s)i mbunteasc situaia sau nu. &egulile de conduit din cadrul Fodului de etic pentru activitatea de audit n cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions $%O, servesc la transpunerea principiilor n practic i au drept scop orientarea auditorilor interni spre o conduit etic.

"

%egulile de conduit din cadrul Codului de etic pentru acti itatea de audit n cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions, sunt urmtoarele: ) auditorii nu sunt prtai cu bun tiin la activiti ilegale i nu se implic n acte care pot compromite profesia de audit sau organizaia! ) auditorii i desfoar activitatea cu onestitate, profesionalism i responsabilitate! ) auditorii respect i contribuie la atingerea obiectivelor legitime i etice ale organizaiei! ) auditorii comunic toate elementele semnificative de care au cunotin i care, dac nu ar fi fcute cunoscute, ar putea prejudicia calitatea rapoartelor privind activitile aflate sub observaie! ) auditorii manifest pruden n utilizarea informaiilor obinute n timpul exercitrii sarcinilor de serviciu! ) auditorii nu iau parte la activiti i nu stabilesc relaii personale care pot afecta sau se presupune c afecteaz exprimarea unei opinii independente! acestea includ activitile sau relaiile personale care pot fi n conflict cu interesele organizaiei! ) auditorii nu utilizeaza informaii n scopul obinerii unor beneficii personale sau n orice alt mod care ar fi contrar legii sau n detrimentul obiectivelor legitime sau etice ale organizatiei ) auditorii se implic doar n acele misiuni pentru care au cunotinele, competenele i experiena necesare ) auditorii i mbuntesc n mod continuu competenele, eficacitatea i calitatea serviciilor. %espectarea Fodului de etic este esenial pentru desfurarea activitii de audit n cadrul companiei.

2.# Probele de audit utili-ate n cadrul auditului gestiunii resurselor umane n compania %8L> utsourcing $olutions , pentru susinerea concluziilor i elaborarea de propuneri de mbuntire a acestor activiti, ec+ipa de auditori a folosit urmtoarele tipuri de probe de audit: a* probe de audit fi-ice G organigrama companiei! ) organigrama companiei cu precizarea +eadcount)ului 6norma de lucru7 pe fiecare compartiment ) documentul elaborat de ec+ipa de auditori ca urmare a fotografierii i observrii zilei de lucru a specialistilor si inspectorilor in resurse umane i a managerului de resurse umane! ) %egulamentul de rdine 8nterioar la %8L> utsourcing $olutions $%O ) c+estionarul completat de managerii i coordonatorii de departamente! b* probe de audit erbale

"!

G interviul cu directorul de resurse umane i interviul cu specialitii i inspectorii de resurse umane! c* probe de audit documentare n cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions $%O probele de audit documentare se prezint n format scriptic i n format electronic: format scriptic G procedura de adminstrare personal! ) procedura de angajare! ) procedura de integrare a noului angajat! ) dosarele personale ale angajailor care contin contractele individuale de munca, fia de post, declaraia privind funcia de baz, contul bancar, furnizorul de servicii medicale etc. ) fia de instruire a angajatului n sntate i securitatea n munc) carnetele de 0rotectia muncii si $anatate si $ecuritate in munca ) fia de aptitudini ca urmare a controlului medical la angajare! )statele de plat )declaratia unica privind taxele angajatorului)D../ format electronic ) situaia modificrilor salariale ) pontajul lunar ) dosarele de personal n format electronic ) situatia arondrilor la clinicile medicale ) situaia contractelor individuale de munc nc+eiate pe durat nedeterminat ) situaia avansurilor i a reinerilor salariale d* probe de audit analitice ) raportul cu fluctuaia intrrilor de personal pe luni! ) raportul cu fluctuaia intrrilor de personal pe departamente n decursul a ./ luni! ) raportul cu situaia contractelor individuale de munc nc+eiate pe durat determinat ) raportul modificrilor lunare din ultimele ./ luni! ) raportul de recrutare 6n curs i finalizate7 pe ultimele ./ luni! ) raportul realizat pe baza analizei interviurilor de plecare din companie! ) bugetul anual *oate tipurile de probe de audit colectate de ec+ipa de auditori ndeplinesc cerinele de credibilitate suficien, i relevan.

"#

2... %istemul referen!ial /repere ,i standarde de audit* de raportare ale auditului gestiunii resurselor umane $n cadrul companiei &I'( Outsourcing %olutions %&L Definirea unui sistem referenial corespunztor 6relevant i complet7, ansamblu coerent i consecvent de standarde ad)+oc, din care deriv criteriile i indiciile de audit, reprezint o necesitate obiectiv n audit. *oi auditorii din cadrul unei ec+ipe vor utiliza aceleai criterii de audit i metode fundamentale de investigare, evaluare, interpretare. $tandardele de audit la care s)a raportat ec+ipa de auditori n cadrul gestiunii resurselor umane din cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions $%O sunt urmtoarele: )procedura de administrare personal a companiei! )procedura de angajare n cadrul companiei! )procedura de integrare a noului angajat n companie! )%egulamentul de rdine 8nterioar a companiei 6% 87! )Fodul de Fonduit G regulile de conduit n compania %8L> utsourcing $olutions! )Oegea =HM/::H republicat, Fodul (uncii din %om#nia G versiunea actualizat la data de :..:=./:... )P.I. =::M/:.. privind registrul general de evidena al salariailor ) rdin .;.; din :/.:;./:.. privind privind modificarea i completarea modelului)cadru al contractului individual de munc ) &I .=@M/::= G 0rivind concediile i indemnizaiile de asigurri de sntate, cu modificrile ulterioare )Lorma din /AM:.M/::; de aplicare a prevederilor &I .=@M/::= cu modificarile ulterioare ) .I. nr. ?; M /::H privind protecia maternitii la locurile de munc, aprobat cu modificrile prin legea nr. /A= M /::<! )Oegea nr. .? M /::: privind sistemul public de pensii i alte drepturi de asigurri sociale, cu modificrile ulterioare! ) .&.I. nr. ;. M /::@ privind implementarea principiilor egalitii de tratament ntre femei i brbai n ceea ce privete accesul la bunuri i servicii i furnizarea de bunuri i servicii! )Oegea nr. H.? M /::; a sntii i securitii n munc! )P.I. nr. .:/@ M /::; privind cerinele minime de securitate i sntate n munc referitoare la utilizarea ec+ipamentelor cu ecran de vizualizare! )fiecare nou angajat trebuie programat la controlul medical la angajare! )fiecrui nou angajat trebuie s i se solicite documentele necesare pentru dosarul personal al su! )respectarea proceduriilor de administrare a resurselor umane in cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions $%O prezentat n continuare: Procedura de gestiune a resurselor umane din cadrul %C &I'( Outsourcing %olutions %&L

"$

%cop 0 $copul acestei proceduri este de gestiona c#t mai eficient resursele umane n cadrul companiei, de la dosarele de personal, nc+eieriM ncetriM suspendri contractele individuale de munc, sntate i securitate n munc, protecia muncii, p#n la plata salariilor angajailor %8L>, nregistari in %evisal, eliberarea adeverinelor de salariat, de venit, precum i a adeverinelor de vec+ime etc. Domeniul de aplicare0 0rocedurile de administrare a resurselor umane trebuie respectate de ctre toi angajaii din cadrul departamentului perational)6%esurse &mane7, precum i de salariai i de ctre managementul companiei.

"%

Fig. nr. 2. Flow-ul activitii de gestiune a resurselor umane in cadrul RI F !utsourcing "olutions

2.1 2tapele parcurse in pregatirea3 desfasurarea si implementarea auditului 0entru realizarea auditului gestiunii resurselor umane n cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions $%O., s)au parcurs urmtoarele patru etape principale:< a*. culegerea de informa!ii calitati e ,i cantitati e referitoare la practicile i procedurile de administrare a resurselor umane in cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions $%O b7. e aluarea informa!iilor culese n etapa anterioar! c7. anali-a re-ultatelor n vederea identificrii nevoilor de aciuni corective i preventive i a oportunitilor de mbuntire a gestiunii resurselor umane! d7. planificarea de ac!iuni n vederea corectrii deficienelor i slbiciunilor i elaborrii de propuneri pentru creterea eficienei i eficacitii activitii de gestionare a resurselor umane.

2.1.1 Culegerea informa!iilor calitati e ,i cantitati e 0rima etap este str4ngerea informa!iilor calitati e ,i cantitati e . n cadrul etapei menionate se definesc subetapele de str#ngere a informaiilor din fiecare tip. In etapa de culegere a informa!iilor calitati e ,i cantitati e se vor folosi cu precdere urmatoarele metode si te+nici : ) observarea direct i indirect! ) fotografierea zilei de lucru! ) interviul! ) c+estionarul ) inspectia ) anc+eta de opinie! ) consultarea ar+ivelor i a bazelor de date. 0entru auditarea gestiunii , administrarii resurselor umane, persoanele vizate sunt cele din cadrul departamentului de resurse umane i n special cele ce se ocup n mod nemijlocit de aceast categorie. Dup aplicarea diferitelor forme de obser are s)a constatat existena unui numr de H persoane 6la nivelul sediului central7 ce sunt implicate n procesul administrare si gestionare al
#

(arin 8, (odele aplicative privind auditul resurselor umane

personalului. 'cestea sunt structurate pe nivele ierar+ice n ordine descresctoare dup cum urmeaz: ) 0ersoan responsabil cu gestionarea dosarelor angajatilor 6acelasi cu 8nspectorul de resurse umane7 6nivel ierar+ic H7 ) $ef $erviciu 'dministrativ 6nivel ierar+ic /7 ) Directorul general al firmei.6 nivel ierar+ic .7 8nspectorul de resurse umane raporteaz $efului $erviciului 'dministrativ, iar acesta la r#ndul lui directorului general al firmei Inter iul ce s)a aplicat n cazul $efului $erviciu 'dministrativ i 8nspectorului de resurse umane! combinat cu consultarea ar+ivelor i a bazelor de date a relevat urmtoarele informaii: 0ersoana n cauz are o vast experien n ceea ce privete partea juridic ce se aplic n cadrul resurselor umane, ocup#ndu)se n cea mai mare parte a timpului de: ) ntocmireaMnc+eierea contractelor de munc! ) ntocmirea actelor adiionale a contractelor de munc! ) ntocmirea planurilor de concedii de odi+n! ) 0rimirea cererilor de concedii fr plat! ) nregistrarea concediilor medicale! ) 'cordarea tic+etelor de mas! ) "miterea de adeverine pentru diferite scopuri! ) %aportarea periodic si completarea la termen in %evisal, transmiterea catre *eritorial de (unc 9ucureti online a modificarilor realizate la contractele individuale de munca si datelor necesare etc. ) 0rimirea cererilor de angajare i a documentelor necesare! 8n urma defasurarii interviului s)au constatat urmtoarele aspecte: ) Oipsuri n practica activitii de lic+idare a personelor care pleaca din companie! ) (anifestarea unei reticene la noutate i inovaie cauzat n principal de frica pierderii locului de munc! ) (anifestarea unei saturri din punct de vedere al acceptrii sarcinilor i atribuiilor noi de serviciu 6senzaia de sarcini i atribuii excesive7! $)a constatat c n afar de inspectorul de resurse umane care este responsabilul administrarea dosarelor de personal din cadrul departamentului de resurse umane, exist si alte persoane cu acelai nivel ierar+ic care s se ocupe de aceast activitate, n paralel. De asemenea, exist o a doua persoana care se ocup de semnarea contractelor individuale de munc i de activitile anterioare semnrii contractului 6 medicina muncii la angajare, ntocmirea documentelor necesare etc7. a treia persoan)specialist resurse umane care se ocup de

"'

salarizare) 0a3roll $pecialist din cadrul %8L> permanen cu ceilali doi specialiti.

utsourcing $olutions, ns care colaboreaz n

Inter iu cu Fonstantinescu 'lin G Director e+ecuti n compania %8L> $.%.O. . / H < = ; A @

utsourcing $olutions

. :

Fare a fost venitul total pentru unitatea de afaceri pentru anul fiscal recent nc+eiatQ Fare au fost activele totale pentru unitatea de afaceri la finalul anului fiscalQ "xist mai multe loctaii n cadrul unitii de afaceriQ 68nclude toate sistemele de operare i administrative pentru efectuarea activiti de resurse umane.7 Fare este strategia de business a companieiQ $trategia firmei c#t de strans legat este strategia de resurse umane 6P%7Q 1 rugm s descriei. Fare este strategia de resurse umane a companieiQ "ste strategia de resurse umane aliniat cu strategia companieiQ 1a constituiti o ec+ipa multi)funcionala pentru a dezvolta strategii de reusurse umaneQ Fine dezvolt strategia de resurse umaneQ Fe fac resursele umane n sprijinirea punerii n aplicare a strategiei organizaieiQ Descriei cum departamentului de resurse umane va sprijini obiectivele strategice i impactul asupra performanei organizaionale. 1ei efectua o analiza a decalajului curent al comportamentului organizaional i al performanei fa de cele ateptateQ 'vei de g#nd sa dezvoltai o strategie de a reduce decalajulQ $ubliniai rolul actual al departamentului de P%, numiti funcia sa i evaluai eficacitatea acestuia.

Inter iu cu (i+ailescu $imona G 5anager &esurse Umane n compania %8L> $olutions $.%.O.

utsourcing

. / H < =

Fine este responsabil pentru elaborarea contractului individual de munc al noului angajat i pentru nregistrarea acestuia la 8nspectoratul *eritorial de (unc Q Descriei maniera n care se procedeaza cand se semneaza un noi contract individual de muncaQ Fare sunt etapeleQ Fine este responsabil pentru stabilirea obiectivelor noului angajat pentru perioada de prob i a programului de integrare a acestuia Q Fine este responsabil pentru instruirea noului angajat n domeniul sntii i securitii n munc Q Fine este responsabil pentru prezentarea politicii de prevenire i combatere a splrii banilor noilor angajai Q
(

Fonsiderai c de)a lungul timpului %8L> utsourcing $olutions $.%.O. i)a construit o imagine de angajatorQ A Fare sunt aciunile pe care le)ai ntreprins n anul /:.. n vederea consolidrii brandului de angajator Q @ 'vei n vedere continuarea aciunilor ntreprinse n /:.. i n anul /:./ i crearea unor noi aciuni pentru consolidarea brandului de angajator Q ? 0entru anul /:.H care estimai c va fi procentul angajrilorQ Dar al incetarilor contractelorQ .: n cadrul procesului de gestionare a resurselor umane, care sunt elementele pe care le testai sau verificai Q

C62%TIO'A& AUDIT 72%TIU'2A &2%U&%2LO& U5A'2 5isiunea de audit0 7estiunea resurselor umane 0erioada auditata::..:../:..)H..././:.. Acti itatea de audit A 72%TIU'II &2%U&%2LO& U5A'2

Da

'u

O8%.

Obiecti ul 1 72%TIO'A&2A P&OC2%ULUI D2 A'7A9A&2 A P2&%O'ALULUI Se%narea contracului indi,idual de %unc& 1. 2+ista un sistem procedural pri ind anga"area $n cadrul R companiei: 2. A eti proceduri scrise ,i formali-ate pri ind procesul de R semnarea a contarctelor indi iduale de munc: ;dac <da<3 a rog sa ni le furni-ati. R #. Contractul indi idual de munc este semnat $n dou e+emplare3 c4te unul pentru fiecare parte: .. Odata cu contractul indi idual de munc se semne- ,i se $nm4nea-a un e+emplar din fi,a postului: ;dac <da<3 a rugam sa ne $nainta!i fisa postului. 1. La semnearea contaractului anga"atul semnea- declara!ia pe propria rspundere prin care men!ionea-a dac de!ine func!ie de ba-: =. 2+ist un formular cu informa!iile despre noul anga"at $nainte de semnarea contractului indi idual de munc: !ontrolul %edical pentru an*a<are >. 2+ist o clinica medical care se ocupa de medicina muncii $n cadrul companiei: ?. @nainte de $nceperea acti it!ii noul anga"at este $ndrumat spre a efectua controlul de medicina muncii pentru anga"are:

>loN)ul operaional

R R R >isa postului

R R

"

; dac <da<3 aptitudini

a rog sa ne furni-a!i un e+emplar de fi, de

Obiecti ul II. %TA8ILI&2A D&2PTU&ILO& %ALA&IAL2 CUA2'IT2 P2&%O'ALULUI Sta)ilirea ele%entelor de natur& salarial& 1.2+ist un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de R "xist, ns nu sunt natur salarial: formalizate ; dac <da<3 a rugam sa ne furni-a!i un e+emplar. R 2.2+ist stabilit persoana responsabila pentru elaborarea ,i R actuali-area procedurilor: Modi'icarea drepturilor salariale #.2+ist un sistem procedural de organi-are al acti ita!ii pri ind R "xista, dar nu este modificarea ,i comunicarea drepturilor salariale: formalizat .. 2+ista stabilita persoana responsabila: R 1.A rugm sa ne furni-ati cerintele pri ind e+perienta si R pregatirea profesionala necesare postului: =. 2+ist responsabil cu actuali-area sistematic a procedurilor: R ; daca <da<3 a rugam sa ne furni-ati fisa postului. R >isa postului Salarizarea %uncii peste pro*ra%ul nor%al de lucru >.2+ist un sistem procedural pri ind timpul lucrat peste R "xista dar nu este programul normal de lucru: formalizat ?. %e !ine un registru special: R B. A e!i stabilit un responsabil pentru anali-a ,i aprobarea R fundamentarii timpului lucrat peste programul normal de lucru: ; daca <da<3 a rugam sa ne furni-ati fisa postului. R >isa postului 1C. A e!i stabilit un responsabil pri ind aprobarea efecturii R muncii peste programul normal de lucru: ; daca <da<3 a rugam sa ne furni-ati fisa postului. R ; a rugam sa ne furni-ati cerintele pri ind e+perienta si R pregatirea profesionala necesare postului: Obiecti ul III. 72%TIO'A&2A PO'TA9ULUI ; pre-en!ei3 $n oirilor3 concediilor si recuperrilor 1. 2+ist un sistem general de norme ,i proceduri referitoare la R modul de e ident a pre-en!ei3 $n oirilor3 concediilor ,i recuperarilor: ; daca da3 a rugam ni;l furni-ati: R 2. A e!i un responsabil pentru supra eg)erea si actuali-area R acestui sistem: ; daca <da<3 a rugam sa ne furni-ati fisa postului. R >isa postului #. 2+ist personal responsabil pentru completarea foilor colecti e R de pre-en! ,i pentru e iden!a concediilor de odi)n3 concediilor

medicale3 a concediilor de studii 3 sau a concediilor fr plata: ; daca <da<3 a rugam sa ne furni-ati numele persoanelor si fisele posturilor respecti e. Obiecti ul IA. 72%TIO'A&2A DO%A&2LO& P&O(2%IO'AL2 1. 2+ista norme pentru gestionarea dosarelor de personal: 2. A e!i stabilit responsabil cu gestionarea ,i actuali-area dosarelor de personal: ; daca da3 a rugam sa ne furni-ati numele persoanei si fisa postului. #. %unt nominali-ate persoanele care au acces la dosarele profesionale: ; daca da3 a rugam sa ne pre-entati situatia persoanelor care au primit acces la dosarele profesionale. .. 2ste anali-at periodic alabilitatea documentelor /carte de identitate e+pirat3 permis de ,edere e+pirat*: 1. La $ncetarea contracului indi idual de munc se eliberea- fi,a de lic)idare $n termen: Dar ade erin!a cu stagiul de coti-are pentru ultimele = luni: Obiecti ul A. 72%TIO'A&2A &27I%T&ULUI D2 2AID2'DE AL %ALA&IADIL&;aplica!ia &2AI%AL 1. %e respect 67 1CCF2C11 pentru completarea $n aplica!ia &e isal si transmiterea pe IT5 online: 2. A e!i stabilit prin deci-ie responsabilul cu gestionarea ,i actuali-area &egistrului general de e iden! al salaria!ilor: #. %e reali-ea- $n termen modificrile $n &e isal;modificri salariu3 suspendri3 prelungiri de contracte3 definiti ri ale contractelor: .. %e eliberea- ade erin!ele de ec)ime pentru anga"a!i $n ba-a $nregistrrilor efectuate $n &e isal: 1. %unt nominali-ate persoanele care au acces la &egistrul de e iden! al salaria!ilor: ; daca da3 a rugam sa ne pre-entati situatia cu persoanele care au acces. =. 2+ist o e iden! separat a contractelor indi iduale de munc $nc)eiate pe durat nedetermint: >. 2+ist o e ident pri ind anga"a!ii cu norm $ntreaga ,i cei cu norm frac!iont: Obiecti ul AI. A&6IAA&2A DOCU52'T2LO& 1. A e!i un sistem pri ind organi-area ar)i arii documentelor:

R R R R R R R R Oista persoanelor care au acces >isa postului

R R R

R R R R R Oista persoane

R
!

2. 2+ista persoana desemnata pentru acti itatea de ar)i are a dosarelor aferente acti itatii de gestiune a resurselor umane: ; daca da3 a rugam sa ne furni-ati numele persoanei si fisa postului. #. Persoanele responsabile au e+perienta si pregatirea necesara: ; a rugam sa ne furni-ati atributiile postului. .. %pa!iul destinat ar)i arii documentelor corespunde cerintelor: 1. A e!i proceduri scrise si formali-ate pri ind ar)i area documentelor: ; daca <da<3 a rog sa ne furni-ati un e+emplar.

R R R R R R R >isa postului

"xista, dar nu sunt formalizate

2.1.2 2 aluarea informa!iilor 2 aluarea informa!iilor este cel de)al doilea pas n realizarea auditului gestiunii resurselor umane, i se realizeaz de regul cu ajutorul standardelor prezentate n funcie de opiunea auditorului. 0entru fiecare ntrebare se vor considera reperele specifice la care se raporteaz, n special cele legislative i modelele celei mai bune practici.

2.1.#. Anali-a re-ultatelor Anali-a re-ultatelor este cel de)al treilea pas n realizarea auditului de resurse umane. n aceast etap se va determina care sunt aspectele din cadrul acestei categorii, care necesit mbuntiri, care sunt cele dezvoltate i necesit meninere, care necesit revizuiri profunde. 0rocesul de analiz a informaiilor este deseori dificil n sensul n care fiecare auditor analizeaz o situaie dat n funcie de mai muli determinani. Dintre acetia cei mai importani sunt: obiectivul principal pentru care se realizeaz auditul i cele secundare, credinele i percepiile auditorului, cunotinele i cultura sa, mediul ambiant, contextul n care se afl i multe altele. 'stfel n funcie de acestea trebuie luat o decizie de interpretare i analizare a informaiilor evaluate. De asemenea atunci c#nd se ia decizia de interpretare i analiz a informaiilor trebuie s se in cont de persoana care a rspuns la c+estionar, sau persoana n cauz. 'cest lucru este necesar deoarece membri diferii ai organizaiei pot rspunde diferit la ntrebri n funcie de categoria profesional n care se ncadreaz 6specialiti, manageri, te+nicieni, muncitori, v#nztori etc.7. 'ceste calificative reflect modul n care cei n cauz percep funcionalitatea categoriei.

2.1... Planificarea ac!iunii

#

Planificarea ac!iunii, ultima etap n realizarea auditului de resurse umane presupune urmarea unor pa,i1 ndeaproape: 8 %evizuirea informaiilor str#nse i identificarea categoriilor ce necesit mbuntiri. 88. Flasificare a acestor categorii n funcie de gravitatea problemelor aprute. 888. Fompletarea unui formular specific ) %aportul de audit 81. 8mplementarea activitilor specificate, delegarea sarcinilospecifice i controlul rezultatelor

CAPITOLUL III. &APO&TUL D2 AUDIT &aport de audit pri ind gestiunea personalului $n cadrul companiei %C &I'( Outsourcing %olutions %&L

'uditul efectuat n cadrul organizaiei s)a realizat n vederea determinrii funcionalitii gestionrii resurselor umane i n vederea stabilirii unor metode de perfecionare a acestui proces. n principal pentru determinarea acestei funcionaliti s)a urmrit gradul de conformitate existent n cadrul departamentul de resurse umane pentru realizarea acestei activiti. De asemenea s)a urmrit metodologia de realizare a seleciei n vederea determinrii corectitudinii eficienei acesteia. 'uditul categoriei gestiunii resurselor umane s)a efectuat pe o perioad de = zile, n care s)au analizat documentele i nregistrrile cu privire la aceast activitate, s)au desfurat interviuri, s)au administrat i completat c+estionarele. .

(arin, 8.) F&%$ (anagementul %esurselor &mane, 'uditul resurselor umane, /:..

#.1 Lista centali-atoare a obiecti elor auditabile Domeniul Obiecte auditabile 7estiunea resuselor umane 1. Organi-area procesului de anga"are a personalului . .$emnarea contractului individual de munc /. $emnarea fiei postului H. Fompletarea decaraiilor pentru funcie de baz, persoane aflate n nteinere <. %ealizarea controlului de medicina muncii la angajare nainte de nceperea activitii 2.%tabilirea drepturilor "lemente de natrur .. 0rocedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale salariale cu enite salarial /. $alariul de baz personalului H. 8ndemnizaii de conducere <. $porul pentru orele lucrate pe timp de noapte =. $alariul de merit ;. $istemele de compensaii i beneficii (odificarea A. Decizia de modificare a drepturilor salariale drepturilor salariale @. Fomunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale $alarizarea pentru ?. >undamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru orele prestate .: .'probarea efecturii muncii peste programul normal de lucru suplimentar ... "videna timpului lucrat peste programul normal de lucru si ./. $alarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru #. 7estionarea .. Lorme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor ponta"ului0e iden!iere i concediilor a pre-en!ei3 $n oirilor /. &tilizarea foilor colective de prezen ,i concediilor de orice H. "videna concediilor de odi+n tip <. "videna concediilor de medicale

Obser a!ii

.. 7estionarea dosarelor de personal

=. "videna concediilor de studiii ;. "videna concediilor fr salariu .. Lorme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor Fonstituirea dosarelor de personal /. 'ccesarea dosarelor angajaior H. 'ctualizarea dosarelor angajailor <. "xistena la dosarului angajatului documentle obligatorii =. 'ctele adiionale la contractul individual de munc .. Lorme i proceduri privind administrarea a 'plicatiei %evisal de munc si transmiterea online /. *ransmiterea contractelor de munc la termen H.%ealizarea modificrilor n %evisal)modificri salariu, suspendri, prelungiri de contracte, definitivri ale contractelor <. *ransmiterea ncetrilor contractelor individuale de munc =. 'ccesarea online a modificrilor transmise .. Lorme i proceduri privind ar+ivarea documentelor rezultate din activitateade gestiune a resurselor /. Desemnarea personalului responsabil privind ar+ivarea documentelor H. $tabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente ar+ivate <. Iestionarea dosarelor la ar+iva companiei

1. 7estionarea &egistrului de e iden! al salaria!ilor G&e isal

=. Ar)i area documentelor

#.2. P&O7&A5UL I'T2&A2'DI2I LA (ADA LOCULUI Domeniul Obiecte auditabile 1. 7estionarea procesului de anga"are a personalului . .$emnarea contractului individual de munc Tipul testrii

)1erificarea legalizrii sau certificrii copiilor documentelor! /. $emnarea fisei postului ) 'naliza respectrii modului de organizare al H. Fompletarea decaraiilor pentru functie de baz, procedurii ! persoane aflate n nteinere ) "antionul va fi constituit din dosarele celor ;= de noi <. %ealizarea controlului de medicina muncii la angajai din anul /:.., reprezent#nd .::S angajare nainte de nceperea activitii 2. %tabilirea drepturilor salariale cu enite personalului "lemente de .. 0rocedurile scrise privind acordarea drepturilor )1erificarea stabilirii drepturilor salariale nscrise n natrur salariale %evisal,dosarele profesionale i statele de plat /. $alariul de baz salarial H. 8ndemnizaii de conducere )"antionul va fi constituit din statele individuale de <. $porul pentru orele lucrate pe timp de noapte plat a /: angajai care i)au desfurat activitatea n =. $alariul de merit intervalul :..:../:.. ) H..././:.., indiferent de ;. $istemele de compensaii i beneficii perioada lucrat (odificarea A. Decizia de modificare a drepturilor salariale )1erificarea ofertelor de angajare din eantionul stabilit @. Fomunicarea deciziei de modificare a drepturilor drepturilor )'naliza diminurilorM creterilor salariale salariale salariale ) 1erificarea operrii n aplicatia 8*( online $alarizarea ?. >undamentarea timpului lucrat peste programul ) 1erificarea aprobrii efecturii muncii peste pentru orele normal de lucru programul normal de lucr .:.'probarea efecturii muncii peste programul normal prestate )"xistena %egistrului special de eviden a timpului suplimentar de lucru prestat peste programul normal de lucru ... "videna timpului lucrat peste programul normal de

lucru si )'naliza stabilirii compensrii muncii efectuate peste ./. $alarizarea timpului lucrat peste programul normal programul normal de lucru de lucru #. 7estionarea ponta"ului0e iden!ierea pre-en!ei3 $n oirilor ,i concediilor de orice tip .. Lorme i proceduri referitoare la modul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor /. &tilizarea foilor colective de prezen H. "videna concediilor de odi+n <. "videna concediilor de medicale =. "videna concediilor de studiii ;. "videna concediilor fr salariu .. 7estionarea dosarelor de personal .. Lorme i proceduri referitoare la gestionarea dosarelor Fonstituirea dosarelor de personal /. 'ccesarea dosarelor angajaior H. 'ctualizarea dosarelor angajailor <. "xistena la dosarului angajatului a documentelor obligatorii =. 'ctele adiionale la contractul individual de munc

)1erificarea modului de evideniere al prezenei n foile colective de prezen )1erificarea modului de evideniere al concediilor de odi+na, medicale ) "antionul va fi constituit din informaiile pe lunile iulie i decembrie /:..

) 1erificarea procedurilor scrise pentru completarea dosarelor angajailor )'naliza valabilitii documentelor 6carte de identitate expirat, permis de edere expirat7 )'ctualizarea dosarelor de personal cu ultimele studii absolvite )"xistena la dosarul de pesonal a tuturor actelor adiionale la contactul individual de munc i a deciziilor ) "antionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de =S, din totalul populaiei de =@: de dosare, respectiv /? de dosare profesionale

1. 7estionarea &egistrului de e identa al salariatilor G&e isal

!(

.. Lorme i proceduri privind administrarea a %espectarea PI =::M/:.. pentru completarea n 'plicatiei %evisal de munc si transmiterea online aplicaia %evisal si transmiterea pe 8*( online /. *ransmiterea contractelor de munc la termen ) 1erificarea corectitudinii nregistrrii elementelor H.%ealizarea modificrilor n %evisal)modificri salariale n %evisal salariu, suspendri, prelungiri de contracte, definitivri ) 1erificarea transmiterii la 8*( nline ) 1erificarea actualizrii sistematice a modificrilor ale contractelor <. *ransmiterea ncetrilor contractelor individuale de aprute la contractele de munc ) "antionul va fi realizat din ultimele /: de transmiteri munc in %evisal, implicit 8*( online =. 'ccesarea online a modificrilor transmise A. 8nstruciunile privind ntreinerea programelor ) 8nterviu adresat persoanelor careopereaz n %evisal informatice @. &tilizarea ec+ipamentelor de prevenire a fluctuaiilor sau ntreruperilor curentului electric =. Ar)i area documentelor .. Lorme i proceduri privind ar+ivarea documentelor rezultate din activitateade gestiune a resurselor /. Desemnarea personalului responsabil privind ar+ivarea documentelor H. $tabilirea locaiei pentru dosarele profesionale i celelalte documente ar+ivate <. Iestionarea dosarelor la ar+iva companiei )'naliza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de ar+ivare ) 8ntervievarea directorului de %esurse &mane privind respectarea cadrului normativ referitor la ar+ivarea documentelor

!"

O8$*' D" 1"%%8>8F'%" L%. . 98"F*81&O I"$*8 L'%"' 0% F"$&O&8 D" 'LI'T'%" ' 0"%$ L'O&O&8

'ctivitatea de audit a gestiunii resurselor umane

Da

Lu

9$.

Modul de se%narea a contractelor indi,iduale de %unc& cu noii an*a<a-i 1.Examinarea procedurii privind semnarea contractului individual de munc: 1erificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor necesare R semnrii contractului individual de munc ) precizarea modalitilor de completare a modelelor contractelor individuale de munc )procesul verbal de predare a contractului individual de munc R )procesul verbal de predare a fiei postului )transmiterea spre completare a unui declaraii privind funcia de baz )transmiterea spre completare a unui declaraii privind contul bancar ) transmiterea spre completare a unui declaraii privind casa de sntate la ca care s se vireze contribuiile 2. Verificarea realizrii controlului medical pentru angajare ) data acordrii fiei de aptitudini este anterioar nceperii activitii angajatului 3.Verificarea realizrii instructajul de protecia muncii precum si sntate i securiatate n munc )realizarea instructajului general introductiv pentru protecia muncii i R sntatate i securitate n munc )realizarea instructajului la locul de munc pentru protecia muncii i R sntatate i securitate n munc R R R

Testul 'r. 1 (isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane 0erioada auditat: :..:../:..)H..././:.. Obiectul testului (odul de semnarea a contracelor individuale de munc cu noii angajai. Obiecti ul testului "xaminarea proceslului de semnare a contractului individual de munc Descrierea testului "antionul a fost constituit din dosarele celor @= de angajai din anul /:.., reprezent#nd .::S. *estarea procesului de semnare s)a realizat prin verificarea elementelor care intr n componena acestuia: analiza respectrii prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare 6documente, coninutul acestora, termenele de realizare .a.7, implic verificarea: )nm#nrii unui exemplar din contractul individual de munc nainte de nceperea activitii, lucru dovedit de procesele verbale! ) nm#nrii unui exemplar din fia postului nainte de nceperea activitii) procesele verbale! )efecturii controlului medical pentru angajare nainte de nceperea activitii, prin analizarea fiei de aptitudini eliberat de medicul de medicina muncii, datat si stampilat! )realizarea intructajului pentru protecia muncii i sntate i securitate n munc. Constatri Din verificrile efectuate i analiza centralizatorului privind modul de organizare al semnrii contactelor s)a constatat c n toate dosarele angajailor exist documente care sunt datate sau nu au fost certificate pentru conformitate. Conclu-ii n baza acestui test s)a elaborat >8'0 nr..

!!

>8UV D" 8D"L*8>8F'%" U8 'L'O8W' ' 0% 9O"("8 L%. . 5isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane Perioada auditat: :..:../:..)H..././:.. P&O8L25A "xistena unor procese verbale nedatate privind nm#narea contractului individual de munc sau a fiei de post. CO'%TATA&2 &n exemplar al contaractului individual de munc trebuie transmis tuturor angajatilor nainte de nceprerea activitii conform art .;. alin H din Oegea =HM/::H republict)Fodul (uncii. CAUH2 )8nexistena unei proceduri n activitatea de organizare a procedurii de semnare a contractelor individuale de munc! )Lerespectarea atribuiilor stabilite prin fiele posturilor! )Leinstruirea persoanelor responsabile de semnarea contractelor cu conadidaii CO'%2CI'D2 &n exemplar din contractul individual de munca trebuie inmanat angajatului inaintea inceperii activitatii conform Oegii nr.=HM/::Hrepublict ) Fodul (uncii. Daca nu se poate face dovada inmanarii unui exemplar amenda e intre .=:: si /::: lei, conform Oegea nr. <:M/:... &2CO5A'DE&I 0regtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare a procesului i semnarea contarctelor individuale de munc a persoanlului din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia.Funotinele de legislaia muncii actualizate la zi.

O8$*' D" 1"%%8>8F'%" L%. /

!#

98"F*81&O 88. $*'98O8%"' D%"0*&%8O % $'O'%8'O" F&1"L8*" 0"%$ L'O&O&8 Acti itatea de audit a gestiunii resurselor umane Da 'u O8%. 1" Sta)ilirea ele%entelor de natur& salarial& "xaminarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele responsabiliti n stabilirea drepturilor salariale 1erificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: )salariului de baz )indemnizaiei de conducere ) $porului pentru orele lucrate pe timp de noapte )$alariile de merit )$istemele de compensaii i beneficii +" Modi'icarea drepturilor salariale cu R

R ) ) R R

%ecalcularea majorrilor salariale "xaminarea datei ultimei actualizri a drepturilor salariale 'naliza diminurilor salariale, urmare a aplicrii sanciunilor 1erificarea ntocmirii actelor adiionale privind modificrile salariale $" Salarizarea %uncii peste pro*ra%ul nor%al de lucru "xistena %egistrului special de prezen pentru evidena orelor prestate peste programul normal de lucru 6evidena acestuia pentru fiecare salariat7 'naliza stabilirii compensrii muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv: a.7 compensarea prin timp liber ec+ivalent amuncii suplimentare n urmtoarele ;: de zile dup efectuarea acesteia b.7 compensarea orelor de munc suplimentar prin adugarea unui spor la salariu c#nd compensarea cu timp liber ec+ivalent nu este posibil c.7 acordarea unui spor pentru munca suplimentar, care s nu fie mai mic de A=S din salariulde baz Depirea duratei maxime legale a timpului de munc, de <@ de ore pe sptm#n, inclusiv orele suplimentare 'naliza modalitii de ar+ivare a documentelor Testul 'r. 2 (isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane

R R R R

R R R

R ) ) ) )

!$

0erioada auditat: :..:../:..)H..././:.. Obiectul testului 0rocesul de salarizare n cadrul companiei Obiecti ul testului "xaminarea respectrii conformitii privind acordarea drepturilor salariale i operarea modificrilor drepturilor salariale Descrierea testului "antionul a fost constituit din statele individuale de plata a /: angajai care i)au desfurat activitatea n intervalul :..:../:..)H..././:., indiferent de perioada lucrat. n acest mod s)a putut urmri modul de calculare i gestionarea privind salarizarea de la nceputul activitii i pn la ncetarea acesteia. *estarea se va realiza pe baza elementelor stabilite n Oista de verificare nr. / dup cum urmeaz: )salariul de baz! )indemnizaia de conducere! )sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte! )salariul de merit )sitstemul de compensaii i beneficii $)au verificat drepturile salariale nscrise n %evisal,dosarele profesionale i statele de plat. De asemenea s)au realizat verificri privind ofertele de angajare din eantionul stabilit. Constatri Din testarea elementelor de natur salarial, conform Fentralizatorului privind stabilirea elementelor de natur salarial s)a constata acordarea eronat a / zile de concediu neefectuate pentru dl. 0opescu 8on in luna iulie /:... Datorit constatrii cu nt#rziere a erorii de ctre $erviciul salarizare, care avea obligaia verificrii conformitii cu cadrul legislativ i normativ, s)au efectuat pli suplimentare necuvenite. &lterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea. Conclu-ii n baza acestui test s)a elaborat >8'0 nr./

>8UV D" 8D"L*8>8F'%" U8 'L'O8W' ' 0% 9O"("8 L%. /

5isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane

!%

Perioada auditat: :..:../:..)H..././:.. P&O8L25A (odalitatea de stabilire a zilelor de concediu neefectuate si plata acestor conform legislaiei n vigoare. CO'%TATA&2 Leexercitarea controlului asupra modului de elaborare a statului de plata de ctre persoana autorizat din cadrul Departamentulu financiar)salarizare. CAUH2 )8nexistena unei proceduri n activitatea de organizare i gestionare a zilelor de concediu efectuate de fiecare angajat ) Lerespectarea atribuiilor din fia postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite n contractul individual de munc. CO'%2CI'D2 )0lata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituiei! )8nexistena unor proceduri adecvate )8ntomirea unor declaraii rectificative pentru luna iulie /:..

&2CO5A'DE&I )%everificarea modului de calcualare a salariilor pentru luna iulie a anului /:... )8mplementarea unui nivel suplimentar de control intern ierar+ic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul companiei.

O8$*' D" 1"%%8>8F'%" L%. / 98"F*81&O 888. I"$*8 L'%"' 0 L*'T&O&8 ) 0%"W"LX"8, L1 8%8O %, F LF"D88O % D" %8F" *80 Acti itatea de audit a gestiunii resurselor umane "xaminarea procedurii privind evidenierea prezenei, nvoirilor i concediilor
!&

Da

'u

O8%.

1erificarea modului de evideniere a prezenei: a.7 utilizarea formularelor tipizate R b.7 respectarea principiului dublei semnturi R c.7 datele preluate n statul de plat corespund cucele din foile colective de R prezen 1erificarea modului de evideniere a nvoirilor R a.7 sistemul de eviden a nvoirilor b.7 modul de compensare a nvoirilor c.7 diminuarea corespunztoare a salariilor 1erificarea modului de evideniere a concediilor de odi+n a.7 0lanificarea anual a concediilor de odi+n b.7 Foncordana efecturii concediilor cu planificarea anual c.7 existena justificrii pentru cererile de concediu care nuconcord cu R perioadele planificate 6rec+emare, lucrrisuplimentare, lucrri nefinalizate 1erificarea modului de evideniere a concediilor medical R a.7 conformitatea certificatelor medicale b.7 corespondena perioadelor din certificate cu celedin foile colective de prezen c.7 datele preluate n statul de plat corespund cucele din certificatele medicale 1erificarea modului de evideniere a concediilor de studii ) "xistena actului adiional la contractul de munc, fie a cererii 1erificarea modului de evideniere a concediilor fr plat ) "xistena cererii de concediu fr plata ) *ransmiterea n %evisal a perioadei de concediu fr plat Testul 'r. # (isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane 0erioada auditat: :..:../:..)H..././:.. Obiectul testului $istemul de eviden a prezenei, nvoirilor i concediilor. R R R R R R R R ) ) ) R R

) ) )

!)

Obiecti ele testului ) 1erificarea sistemului foilor colective de prezen ) 1erificarea planificrii i efecturii concediilor de odi+n ) 1erificarea evidenei concediilor medicale Descrierea testului "antionul a fost constituit din informaiile pe lunile iulie i decembrie /:... *estul pentru evaluarea sistemului de eviden a prezenei, concediilor de odi+n i concediilor medicale, comport urmtoarele verificri: Kevidenierea prezenei, pentru lunile iulie i decembrie /:..: )utilizarea formularelor tipizate! )respectarea principiului dublei semnturi! )datele preluate n statul de plat corespund cu cele nscrise n foile colective de prezen. Kevidenierea concediilor de odi+n, pentru lunile iulie i decembrie /:..: )existena planificrii anuale a concediilor de odi+n pe anul /:.. )concordana efecturii concediilor cu planificarea anual! )existena justificrii neconcordanei. Kevidenierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile iulie i decembrie /:.. )conformitatea certificatelor medicale!)perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezen! )datele preluate n statul de plat corespund cu cele din certificatele medicale. Constatri n urma verificrilor efectuate i analizei Oistei de control privind evidena prezenei, concediilor de odi+n i concediilor medicale, prezentate n anex, s)a constatat:) )neutilizarea unui sistem de evideniere a nvoirii personalului! )inexistena justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odi+n. Conclu-ii n baza acestui test s)a elaborat >8'0 nr.H >8UV D" 8D"L*8>8F'%" U8 'L'O8W' ' 0% 9O"("8 L%. H

5isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane Perioada auditat: :..:../:..)H..././:..

!'

P&O8L25A 8nexistena unui sistem privind evidena nvoirilor i a justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odi+n ale personalului. CO'%TATA&2 n analiza efectuat s)a constatat c n cadrul companiei se utilizeaz diferite formulare de foi colective de prezen, care conin elementele obligatorii prevzute de lege, ns nu exist o situaie clar privind nvoirile de personal. De asemenea, n urma testrii a reieit inexistena unui sistem de justificare a nerespectrii planificrii concediilor de odi+n ale personalului. CAUH2 ) Ledesemnarea persoanelor responsabile cu evidena prezenei n cadrul structurilor entitii! )8nexistena procedurilor scrise privind completarea foilor colective de prezen. CO'%2CI'D2 )"fectuarea unor

pli

nejustificate

care

de

altfel

ar

putea

fi

evitate.

&2CO5A'DE&I ) Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului! )8mplementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odi+n, pe o perioad de H luni! )"laborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ.

O8$*' D" 1"%%8>8F'%" L%.< 98"F*81&O 81. I"$*8 L'%"' D $'%"O % D" 0"%$ L'O

Acti itatea de audit a gestiunii resurselor umane "xaminarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale 1erificarea coninutului dosarelor profesionale

Da

'u

O8%.

#(

a.7 copie dup cartea de identitate b.7 copie dup certificatul de natere c.7 copie legalizat dup actul de studii d.7 adeverine de vec+ime de la fotii angajatori

R R R R

e7 adeverin stagiu cotizare pentru ultimele ; luni, n cazul in care R angajatul nu are stagiul complet de cotizare f.7 un exemplar al contractului individual de munc R

+.7 un exemplar al fiecrui act adiional la contractul individual de R munc +.7 un exemplar al fiei postului R

i.7 un exemplar al fiei de aptitudini elibertat de medicul de medicina R muncii j.7 declaraie pe propria rspundere pentru deinere funcie de baz J.7 declaraie cont bancar l.7 perims de edere, dup caz R R R

Testul 'r. . (isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane 0erioada auditat: :..:../:..)H..././:.. Obiectul testului (odul de gestionare a dosarelor profesionale ale angajailor Obiecti ele testului Fonstituirea dosarelor profesionale Descrierea testului
#"

"antionul pentru realizarea testrii modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de =S, din totalul populaiei de =@: de dosare, respectiv /? de dosare profesionale. n urma testrii s)au verificat : ) 1alabilitatea documentelor 6carte de identitate expirat, permis de edere expirat7 ) 'ctualizarea dosarelor de personal cu ultimele studii absolvite ) "xistena la dosarul de pesonal a tuturor actelor : a.7 copie dup cartea de identitate b.7 copie dup certificatul de natere c.7 copie legalizat dup actul de studii d.7 adeverine de vec+ime de la fotii angajatori e7 adeverin stagiu cotizare pentru ultimele ; luni, n cazul in care angajatul nu are stagiul complet de cotizare f.7 un exemplar al contractului individual de munc +.7 un exemplar al fiecrui act adiional la contractul individual de munc +.7 un exemplar al fiei postului i.7 un exemplar al fiei de aptitudini elibertat de medicul de medicina muncii j.7 declaraie pe propria rspundere pentru deinere funcie de baz J.7 declaraie cont bancar l.7 perims de edere, dup caz Constatri n general, din analiza modului de ntocmire, actualizare, rectificare, pstrare i evidena dosarelor profesionale ale angajailor s)a constatat c acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitar i eficient a resurselor umane. n urma verificrii eantionului stabilit, s)a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente: )lips act studii pentru elementele eantionate ?A, .HA, .AA,/=A 6'nexa nr./7 )lips declaraie privind deinerea funciei de baz pentru elementele eantionate =A, .HA, HHA Conclu-ii n baza acestui test s)a elaborat >8'0 nr.< >8UV D" 8D"L*8>8F'%" U8 'L'O8W' ' 0% 9O"("8 L%. <

5isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane Perioada auditat: :..:../:..)H..././:..

P&O8L25A Leconstituirea dosarului profesional n termen /: de zile de la angajarea personalului

#

CO'%TATA&2 "xistena unor dosare profesionale incomplete care nu conin toate actele administrativei documentele de evideniere a carierei angajailor. n urma verificrii eantionului stabilit, s)a constatat c la unele dosare lipsesc urmtoarele documente: )lips act studii pentru elementele eantionate ?A, .HA, .AA,/=A )lips declaraie privind deinerea funciei de baz pentru elementele eantionate =A, .HA, HHA CAUH2 8nexistena procedurilor scrise privind constituirea dosarului profesional al angajatului. CO'%2CI'D2 n situaia unor solicitri, nu pot fi obinute informaii complete cu privire la cariera profesional a angajailor 6stabilirea incorect a salariului, a vec+imii n munc in funcie, debite de recuperat pentru deducerea impozitului pe venit .a.7, dei aceste date cu caracter personal sunt necesare, de regul, n regim de urgen. &2CO5A'DE&I )'ctualizarea periodica a dosarelor profesionale, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a angajailor! )8mplementarea unui nivel de control suplimentar pe lanul procedural privind gestionarea dosarelor de personal )"laborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

O8$*' D" 1"%8>8F'%" L%. = 98"F*81&O 1. I"$*8&L"' %"I8$*%&O&8 D" "18D"LXV 'O $'O'%8'X8O % %"18$'O Acti itatea de audit a gestiunii resurselor umane 1erificarea respectrii PI =::M/:.. pentru completarea n aplicaia %evisal si transmiterea pe 8*( online 1erificarea completrii cu datele de identificare extraprofesionale )nume i prenume )FL0 )adresa de domiciliu 1erificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n registrul general de eviden al salariailor: )tipul contractului individual de munc Da 'u O8%.

R R R R R R

1erificare %evisal
#!

aplicaie

)durata contractului )durata contractului )numrul i contractului )tipul normei )data de ncepere a activitii )data de sfrit activitate, dac este cazul )salariu de baz 1erificarea transmiterii la termen a contactele individuale de munc, conform PI =::M/:.. 1erificarea transmiterii la termen a modificrilor realizate la contactele individuale de munc, conform PI =::M/:.. )modificri salariale )modificarea funciei )definitivarea contarctului individual de munc 1erificarea transmiterii la termen a suspendrilor realizate la contactele individuale de munc, conform PI =::M/:.. 1erificarea transmiterii la termen a ncetrilor contactelelor individuale de munc, conform PI =::M/:..

R R R R R R R R R R R R

Testul 'r. 1 (isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane 0erioada auditat: :..:../:..)H..././:.. Obiectul testului (odul de gestionare al %egistrului Ieneral de "viden al $alariailor)aplicaia %"18$'O Obiecti ele testului ) 1erificarea transmiterii n termen la 8*( nline ) 1erificarea actualizrii sistematice a modificrilor cu ajutorul aplicaiei %evisal ) 1erificarea corectitudinii nregistrrii elementelor salariale n %evisal Descrierea testului "antionul a fost realizat din ultimele /: de transmiteri in %evisal, implicit 8*( online, care au inclus transmiteri de contracte indicviduale de munc, modificri ale contractelor, suspendri de contracte, dar i ncetri ale contractelor individuale de munc.
##

Constatri Din analiza modului de transmitere, actualizare, modificare, ncetare a contractelor individuale de munc n registrul general de evidena al salariailor s)a constatat c acestea sunt efectuate n baza legii =HM /::H republicat) Fodul muncii, conform PI. =::M/:... n urma testelor efectuate s)a constatat c ) majoritatea contractelor individuale de munc se nregistreaz n %evisal i se transmit cu o zi nainte de nceperea activitii,c+iar la termenul limit )modificrile salariale pentru toate elementele eantionate s)au realizat n ziua a .?)a de la producerea modificrii, ultima zi n care se pot transmite pe 8*( nline. Conclu-ii n baza acestui test s)a elaborat >8'0 nr.=

>8UV D" 8D"L*8>8F'%" U8 'L'O8W' ' 0% 9O"("8 L%. = 5isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane Perioada auditat: :..:../:..)H..././:. P&O8L25A *ransmiterea nregistrrilor n aplicaia %evisal exact n ultima zi a termenelor stabilite prin P.I. =::M/:.. CO'%TATA&2 "xistena unui risc de a nu se mai putea transmite n ultima zi de transmitere a fiierului din aplicaia %evisal ca urmarea a revizurii aplicaiei i imposiblitatea de a ncrca documentul pe 8*( nline M imposibilitatea ca persoana care se ocupa de nregistrerea n %egistrul Ieneral de "viden al $alariailor sa nu poat ajunge la birou din motive obiective etc. n urma testelor efectuate s)a constatat c ) majoritatea contractelor individuale de munc se nregistreaz n %evisal i se transmit cu o zi nainte de nceperea activitii,c+iar la termenul limit
#$

)modificrile salariale pentru toate elementele eantionate s)au realizat n ziua a .?)a de la producerea modificrii, ultima zi n care se pot transmite pe 8*( nline. CAUH2 )"xistena unei singure persoane care este responsabil de transmiterea contractelor n %egistrul Ieneral de "viden al $alariailor )1olumul mare de munc pentru persoana este responsabil de transmiterea contractelor n %egistrul Ieneral de "viden al $alariailor i imposibiliatea de a realiza situaiile din timp )ntocmirea contractelor individuale de munca cu o zi nainte de nceperea activitii angajatului, actelor adiionale privind modificrile contractelor ntocmite cu ntarziere CO'%2CI'D2 Letrasmiterea registrului n termenul prevazut de lege se sancioneaz cu amenzi cuprinse ntre =.::: si @.::: de lei. &2CO5A'DE&I )$tabilirea resposabilitii transmiterii %egistrului Ieneral de "viden al $alariailor pentru cel putin / persoane din Departamentul de %esusre &mane )"laborarea procedurilor scrise i formalizate pentru ntocmirea documentelor care prevd noi modificri la contracte i transmiterea imediat ctre resposabilii pentru transmiterea n %evisal

O8$*' D" 1"%8>8F'%" L%. ; 98"F*81&O 18. '%P81'%"' D F&("L*"O % Acti itatea de audit a gestiunii resurselor umane "xaminarea procedurii privind organizarea activitii dear+ivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune aresurselor umane 1erificarea gradului de acoperire prin procedur a activitii de ar+ivare ) aprobarea procedurii de ctre persoanele competente ) stabilirea modelelor de formulare specifice ) tabilirea termenelor de predare adocumentelor la ar+iv $tabilirea responsabilitilor privind ar+ivareadocumentelor, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare iale termenelor aferente fazelor! (odalitatea ar+ivrii documentelor 'naliza respectrii prevederilor procedurale privitoare laa ctivitatea de ar+ivare, modelele de formulare 6documente,coninutul acestora, termenele de realizare .a.7 ) verificarea numerotrii, nuruirii isemnrii procesului de predare) Da ) ) ) ) ) ) ) R 'u ) ) ) ) ) ) ) 8nterviu O8%.

R
#%

primire a dosarelor ar+ivate i a existenei opisului ) verificarea existenei la dosarele ar+ivate adocumentelor trecute n R opis

INTER7IU privind respectarea cadrului normativ referitor la ar!ivarea documentelor adresat "anagerului de #esurse $mane din cadrul #%&' Acti itatea de audit a gestiunii resurselor umane Intrebarea nr. 1 'ctivitatea de pregtire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, n vederea ar+ivrii documentelor, este repartizat prin fia postului unei persoane din cadrul Departamentului de %esurse &maneQ &spuns0 n cadrul Departamentului de %esurse &mane nu este prevzut un post de referent care s desfoare i activitatea de ar+ivare, ns este resposabilitatea fiecrui 8nspector de resurse umane s transmit documentele din anii anteriori care nu sunt folosite n mod curent la ar+iva, care se afl la sediul companiei. Intrebarea nr. 2 'vei cunotine privind normele de ar+ivare a documentelorQ &spuns0 Da. 'm cunotine generale, dar nu am efectuat cursuri de pregtire de specialitate. Intrebarea nr. # "xist o persoan din cadrul Departamentului de %esurse &mane care sa fi efecutat cursuri de pregtire de specialitate privind ar+ivarea documentelorQ &spuns0
#&

Lu, ns ne g#ndim s numim o presoana responsabil cu sarcina elaborrii procedurilor specifice n vederea ar+ivrii documentelor, p#n la sf#ritul anului. Intrebarea nr. . Funoatei preveederile legale privind ar+ivarea documentelorQ &spuns0 *ermenul obligatoriu de pastrare a statelor de salarii este de =: de ani, potrivit pct. =. din Lorma metodologica de intocmire si utilizare a documentelor financiar)contabile aprobata prin ("> nr. H=./M/::@ privind documentele financiar)contabile. Intrebarea nr. 1 Fonsiderai c firma dumeavoastra are un spaiu pentru ar+ivare suficient pentru dimensiunea acesteiaQ &spuns0 rice angajator are obligatia de a pastra documentatia referitoare la contracte de munca si salarii pe o perioada de =: de ani. 'ceste documente, asa cum este de asteptat, ocupa un spatiu destul de mare, ns compania %8L> care este n curs de dezvoltare va descurca cu spaiul.$tiu c multi dintre marii angajatori ncearca sa gaseasca modalitati alternative de ar+ivare a registrelor si a documentelor aferente contractelor de munca si salariilor) posibilitatea ca angajatorul sa utilizeze un sistem electronic de ar+ivare.

Testul 'r. = (isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane 0erioada auditat: :..:../:..)H..././:.. Obiectul testului (odul de ar+ivare a documentelor Obiecti ele testului ) 1erificarea procesului de ar+ivare a documentelor din cadrul companiei %8L> $olutions ) 'naliza respectrii prevederilor procedurale privitoare la activitatea de ar+ivare

utsourcing

Descrierea testului 8ntervievarea directorului de %esurse &mane privind respectarea cadrului normativ referitor la ar+ivarea documentelor. Constatri 8n urma interviului cu (anagerul de %esurse &mane privitor la procesul de ar+ivare a documentelor din cadrul companiei %8L> utsourcing $olutions s)a constatat c nu exist o persoan resposabil pentru ar+ivarea documentelor, i de asemenea nu seunt elaborate proceduri specifice n vederea ar+ivrii documentelor , iar predarea)primirea documentelor la
#)

ar+iva companiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi ar+ivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate Conclu-ii n baza acestui test s)a elaborat >8'0 nr.;

>8UV D" 8D"L*8>8F'%" U8 'L'O8W' ' 0% 9O"("8 L%. ; 5isiunea de audit: Iestiunea resurselor umane Perioada auditat: :..:../:..)H..././:. P&O8L25A Lerespectarea cadrului normativ privind activitatea de ar+ivare a Direciei %esurse &mane CO'%TATA&2 ) Lu exist o persoan resposabil pentru ar+ivarea documentelor, i de asemenea nu seunt elaborate proceduri specifice n vederea ar+ivrii documentelor )0redarea)primirea documentelor la ar+iva companiei se realizeaz fr verificarea coninutului dosarelor ce vor fi ar+ivate, respectiv fr a fi numerotate, nuruite i opisate CAUH2 ) Lu este efectuat opisarea dosarelor, aceasta fiind considerat ca o operaiune neimportant! ) Oipsa de personal aferent activitii de gestiune a resurselor umane! ) Ledesemnarea unei persoane care s aib atribuii n acest sens! ) 8nexistena procedurilor specifice de ar+ivare CO'%2CI'D2 ) Dificultate n gsirea unor documente deja ar+ivate! ) 0osibilitatea pierderiiMdispariiei unor documente! ) *imp suplimentar acordat operaiunii de cutare care afecteaz activitatea curent
#'

&2CO5A'DE&I ) "laborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de ar+ivare a documentelor, care s cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor ar+ivate! )Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului de %esurse &mane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la ar+iva companiei.

#.#. Puncte forte ale gestiunii acti it!ii Departamentului &esurse umane Puncte forte0 K"xperien profesional dob#ndit aproape n totalitate n cadrul societii! K$elecionarea personalului se face cu mult grij, ntruc#t acesta trebuie s cunoasc foarte bine domeniul profesiei i al locului de munc! funcional, cu compartimente bine definite! K (anagementul este de nivel ridicat i se acord o foarte mare importan pregtiri imanagerilor de la toate nivelele! K'utoritatea se manifest la toate nivelurile, ns principalele decizii se iau la v#rf! K%esponsabilitatea este localizat precis! K"xist un sistem de comunicare care funcioneaz relativ bine: este orientat de sus n jos, dar are un puternic feed)bacJ! informaiile sunt dirijate formal ctre utilizatori! oamenii sunt foarte comunicativi! KFonflictele privind salariile sunt relativ rare i s)au rezolvat doar prin dialog! KDesfacerea contractelor de munc s)a fcut de regul prin trimiterea n omaj! K$e acord o importan deosebit instruirii, at#t la locul de munc, c#t i prin cursuri de specialitate pe domenii! K$ecuritatea muncii este strict supraveg+eat, se acord atenie sntii angajailor, controale periodice de medicina muncii K$e remarc fidelitatea personalului fa de firm, iar educaia este axat pe corectitudine i respect fa de companie! Kn cadrul firmei nu exist absene nemotivate i nvoiri fr plat! K0roductivitatea muncii a nregistrat o cretere an de an, aceasta dovedind o folosire eficienta forei de munc!
$(

#... Puncte slabe ale gestiunii acti it!ii Departamentului &esurse Umane Puncte slabe0 KLu exist o eviden strict n ceea ce privete programul de lucru! K"xist preocupare pentru coordonarea muncii, dar se comit erori n dirijarea fluxurilor informaionale! K$e manifest uneori tensiuni ntre nivelele ierar+ice generate de nerealizarea obiectivelor K'sigurarea resurselor pentru fiecare loc de munc pune probleme, av#nd deci un impact negativ K Lu se face o evaluare periodic a personalului! K >luctuatia mare de personal in cadrul companiei! K$tructura organizatoric a fost modificat relativ des, dar nu substanial! K'tribuirea sarcinilor nu este flexibil! K Lerespectarea disciplinei de munc se sancioneaz cu msuri uor de suportat! K$timulentele materiale, concretizate n diferenieri de salarizare, creeaz adesea tensiu CAPITOLUL IA. &2CO5A'DE&I n cadrul auditului desfurat s)au fcut recomandri menite s aduc un plus de valoare n procesul de gestionare a resurselor umane din cadrul %8L> utsourcing $olutions. 0lec#nd de la obiectivul principal al categoriei mai sus menionate toate recomandrile formulate urmresc mbuntirea acestui proces i obinerea unui proces de gestionare c#t mai eficient. 'cestea au fost naintate Directorului general al firmei i Directorului departamentului de resurse umane n vederea aprobrii M dezaprobrii lor, formulrii unor opinii n legatur cu acestea i stabilirii unor termene de rezolvare. %ecomandrile s)au elaborat dup urmtoarea structur: primul aspect ce trebuie menionat este specificarea textului recomandrii cu menionarea aspectelor principale pe care le urmrete i definirea unor ci de aciune sau strategii. &rmtorul pas este precizarea persoanei responsabile cu implementarea recomandrii. 0asul trei l reprezint specificarea acordului M dezacordului managementului superior i mediu cu privire la aceast recomandare. &ltimul punct este reprezentat de specificarea termenului de realizare a implementrii strategiilor propuse. s &esponsabil Acordul F Termen &ecomandri pentru de-acordul de implementare managemen; reali-are tului ..0regtirea profesional a personalului (anager 'cord ; luni implicat n activitatea de organizare i Departament P% semnare a contarctelor individuale de munc
$"

a persoanlului din cadrul entitii i evaluarea sistematic a acestuia /. 8mplementarea unui nivel suplimentar de control intern ierar+ic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea resurselor umane din cadrul %8L> H. %everificarea modului de calcualare a salariilor pentru luna iulie a anului /:... <. Desemnarea prin fiele de post a atribuiilor persoanelor cu evidena prezenei personalului! =. 8mplementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenierea prezenei personalului i justificrii nerespectrii planificrii concediilor de odi+n, pe o perioad de H luni! ;. "laborarea procedurilor scrise i formalizate pentru organizarea sistemului de eviden a personalului i stabilirea formularelor prevzute de cadrul normativ A. 'ctualizarea periodica a dosarelor profesionale, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional a angajailor @. "laborarea procedurilor scrise i formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale.

(anager Departament P%

'cord

./ luni

$pecialist 0a3roll (anager Departament P% (anager Departament P%

'cord 'cord

. luna / luni

'cord

; luni

8nspector %esurse 'cord &mane

/ luni

8nspector %esurse 'cord &mane

/ luni

(anager Departament P%

'cord

H luni

?. 8mplementarea unui nivel de control (anager suplimentar pe lanul procedural privind Departament P% gestionarea dosarelor de personal .:. $tabilirea resposabilitii transmiterii (anager %egistrului Ieneral de "viden al Departament P% $alariailor pentru cel putin / persoane din Departamentul de %esusre &mane ... "laborarea procedurilor scrise i formalizate pentru ntocmirea documentelor care prevd noi modificri la contracte i transmiterea imediat ctre resposabilii

'cord

< luni

'cord

. luna

(anager 'cord Departament P% i 8nspectorul de %esurse &mane

< luni

pentru transmiterea n %evisal ./. "laborarea procedurilor scrise i formalizate specifice activitii de ar+ivare a documentelor, cares cuprind modul de constituire, de accesare, stocare i utilizare a dosarelor ar+ivate .H. Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului de %esurse &mane care va avea atribuii i competene n evidena, constituirea i predarea dosarelor la ar+iva companiei. $pecialist %esurse 'cord &mane si 8nspectorul de %esurse &mane (anager Departament P% 'cord ; luni

; luni

A. Conclu-ii

'uditul activitii de gestiune a resurselor umane s)a efectuat ntr)o unitate cu un numr mare de angajai i cu o evoluie ascendent. 'dministrarea resurselor umane necesit o atenie deosebit deoarece rolul su este de a constitui un factor de corecie pentru adaptrile cerute de evoluia pieei, astfel nc#t s fie asigurat eficiena economic organizaional. Dei s)au constatat numeroase disfuncionaliti majoritatea fiind de mic importan, procesul de gestionare a ressurselor umane este peste media obinuit. 0asul important de aprobare a recomandrilor i centralizare a eforturilor n vederea soluionrii problemelor existente a decurs fr probleme i s)a susinut n unanimitate. 'cest lucru demonstreaz desc+idere i voin fa de orice propunere menit s aduc un plus de valoare procesului de recrutare i selecie n special i organizaiei n general. 'uditul resurselor umane, oricare ar fi obiectivul sau este n msur s determine situaia de fapt a obiectului investigat, s propun ci i metode de mbuntire, s ofere managementului un punct de plecare pentru demararea procesului de perfecionare a activitii n vederea atingerii obiectivelor propuse. 0utem spune despre auditul gestiunii resurselor umane ca evideniaz contribuiile departamentului de resurse umane n cadrul organizaiei, mbuntete imaginea profesional a departamentului resurse umane, ncurajeaz asumarea de responsabiliti mai mari n cadrul aceluiai departament, poate reduce costurile cu resursele umane prin proceduri de personal mai eficace si nu in ultimul rand descoper problemele critice ale resurselor umane. 'uditul resurselor umane poate fi o p#rg+ie puternic de sc+imbare departamental i organizaional. ntr)un anumit sens este simplu pentru c se completeaz rapid i cu uurin. 0e de alt parte, gradul de detaliere i de definire a performanei rm#ne la latitudinea auditorului.

$!

n concluzie este deosebit de important i de util orice tip de audit de resurse umane, cu condiia ca acesta s fie pretat la nevoile firmei i acceptat i neles de toate persoanele implicate.n sf#rit, auditul determin orientarea profesionitilor de resurse umane spre o contribuie mai activ i mai concret la succesul organizaional.

9ibliografie 'bdul, '. '. 6/::.7. (uman assets accounting and !uman resource audit. 0aJistan C Iulf "conomist, /:. 'sNat+appa, D. 6/::;7. (uman #esource "anagement and )ersonnel "anagement 6<t+ ed.7. (cIraN)+ill. 9ocean, F. I., *uditul resurselor umane, "ditura *ribuna "conomic, 9ucureti, /::@ 9oudreau, T. B., C %amstad, 0. (. 6.??A7. "easuring intellectual capital: learning from financial !istor+ (uman H<H)H=;. F+iu, I. ' coordonator , ,tudii de caz privind auditul pu-lic intern , "ditura F"FF'%, 9ucureti, /::= 8galens, T. *udit des #esources (umaines. 0aris, "ditions Oiaisons, /::: Oebo3er, F. O. /01valuation du personnel, 0aris, "ditions d2 rganisation, .??: Omemor3 LguNi, (o2 to carr+ out a (uman #esources *udit. .A.:?./::H OoebbecJe, '. G5*udit 3o a-ordare integrat5, "ditura 'rc, 9ucureti, /::H! 0ernin, D. /a gestion des cadres acteurs de leur carri4re , 0aris, "ditions Pommes et *e+niYues, .??= 0orumb, ". G5"anagementul resurselor umane5, "d. >undaiei pentru studii europene, Fluj)Lapoca, /::.! (arin 8., *uditul #esurselor $mane, "ditura "conomica, 9ucuresti, /:.. (arin 8., 5urs "angementul #esurselor $mane. *uditul #esurselor $mane.2611
$#

(itea, '. 6coord.7, *uditul de sistem n institutiile pu-lice, "d. 'dministratei si 8nternelor, 9ucuresti /::;, $tep+en, >. %uffino, %ntroduction to t!e (uman #esources *udit, :@.:/./::.

'nexa nr.. C)estionar Auditul gestiunii &esurselor Umane

.. Fe fel de programe exist pentru retenia angajailorQ Fredei c sunt suficienteQ

1.Retenia anga#ailor RI F !utsourcing "olutions

Dezacord total Dezacord Lici acord nici dezacord De acord Fu totul de acord

/.Fompania a dezvoltat un program atractiv de beneficii care s pstreze angajaiiQ

H.&rmrii cifra de afaceri de personalQ Daca da, care este rata cifrei de afaceri pe ultimul an fiscalQ

$$ 2. "istemul de com$ensaii si %ene&icii

..Fe este sistemul de compensare folosit n compania dumneavoastrQ 1a rugam sa descriei.

/. feriti o grila de compensare care s ofere o baz stabil cu variabilele legate de performanQ

H.Departamentul de %esurse &mane se implic n formularea i implementarea strategiei de comensaii si beneficii a companiei %8L>Q

<."ste sistemul de compensare revizuit periodicQ Fum ai evalua structura de plat i politica de compensare la cel putin . an i ajustare atunci c#nd este necesarQ

=.$unt instituite proceduri care s asigure respectarea legilor aplicabile privind salarizareaQ >oarte bine Destul de bine $lab @.Descrieti un beneficiu existent si sistemul de recompensare din cadrul companiei dumneavoastr. Descriei in detaliu dac exist diferene ntre nivelul de top management M middle management M personalul de executieQ7

'."istemul in&ormatic al Resurselor (mane $%

..Fe sisteme 8* i infrastructur folosii pentru suportul sistemului informatic de P%Q >uncioneaz n mod eficientQ

/.Fum poate fi folosit sistemul pentru a sprijini $trategia de P%Q

H.F#te tipuri de baze de date aveti stocate n cadrul companieiQ6F1)uri, date de contact etc7

). *omunicarea cu anga#aii RI F

.."xist un mediu de comunicare desc+is intre angajati si management in cadrul societaiiQ /. Fum reuesc managerii i angajaii s perceap eficacitatea i integritatea in culturii organizaional actualQ

H. 1 surprinde ideea de perspectiv creativ a angajailor prin solicitarea ideilor acestora n mbuntirea proceselorQ Da Lu

<.Fe mijloc de comunicaii folosete frecvent compania pentru a comunica informaii ctre toti angajaiiQ
$&

$)

'nexa nr. / Lista elemente esantionate pentru testul nr..