Procedură recepție marfă

6.1. Scopul procedurii :

Această procedură stabilește reguli generale privind recepția mărfurilor. Recepția are
drept scop verificarea modului în care furnizorul își îndeplinește obligațiile asumate prin
contract (cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare, marcare) si daca, societațile de
transport își respectă obligațiile legate de integritatea mărfurilor pe toată durata transportului.
Controlul final de recepție are rolul de a constata dacă produsele sunt corespunzătoare sau nu
atât din punct de vedere cantitativ cât și calitativ .

6.2. Domeniul de aplicare :

Procedura se aplică departamentului de logistică-depozit.

6.3. Documente de referință :

- EN ISO 9001 – Sisteme de managemantul calității

- STAS 2631-82,STAS 3160/2-84 – Standarde de verificarea calității
- STAS 2631-82 – Aplicații ale metodelor statistice

6.4. Definiții și prescurtări :

- recepția: este operația de identificarea și verificare cantitativă și calitativă a

mărfurilor ce se primesc în depozit.
- marfa: orice produs care formează obiectul livrării sau a contractului de transport;
- furnizor: societatea care livrează mărfurile;
- beneficiar: societatea care primește mărfurile ;
- expeditor: societatea care predă mărfurile spre transport;
- cărăuș: societatea care execută transportul;
- destinatar: societatea care primește produsele transportate;
- acte de livrare: procesele verbale de recepție sau autorecepție, facturile , listele de
specificație, avizele de expediție;
- documente de transport: scrisoarea transport, foaia de parcurs, buletinul de
mesagerii sau alte asemenea documente.
- MIGO – recepție marfă
- NIR – notă intrare recepție
 6.5. Descrierea procesului :
a) Verificarea documentelor :
La efectuarea recepției se vor verifica următoarele documente :

- documente de contractare: Comanda de aprovizionare, clauzele, specificațiile;

- documentele de însotire a mărfii: de livrare (dispoziție de livrare), de transport (aviz de
însoțire marfă) ;
- documente de atestare a calității: buletin de analiză, certificat de calitate.

b) Verificarea vizuală a integrității lotului :

Prin procesul de verificare vizuală a lotului de marfa se înțelege:

- identificarea produselor din lot (verificare modului în care furnizorul îşi îndeplineşte
obligaţiile asumate prin comanda de aprovizionare cu privire la sortiment);
- examinarea ambalajelor (verificarea măsurii în care societatile de transport şi-au
respectat obligaţiile asumate în legatură cu menţinerea integrităţii cantitative şi calitative
a mărfurilor pe toată durata transportului);
- verificarea integritatii sigiliilor de pe colete (banda PVC, banda adeziva, etc);
- verificarea marcarii si etichetarii (verificare modului în care furnizorul îşi îndeplineşte
obligaţiile asumate prin comanda de aprovizionare cu privire la marcare,etichetare);
- informarea imediata a seful direct si al departamentului aprovizionare in cazul loturilor
deteriorate pe perioada transportului.

c) Verificarea cantitativă a loturilor de marfă :

Verificarea cantitativa a unui lot de marfă se poate realiza prin activitatea de

numărare, măsurare sau căntărire a mărfurilor în funcție de felul acestora. Această verificare are
la bază specificațiile din comanda de aprovizionare și procedurile departamentului de calitate.
Verificarea cantitativă poate fii realizată bucată cu bucată sau prin eșantionare.

d) Înregistrarea (introducerea în gestiune) :

Înregistrarea se face cu ajutorul sistemului SAP în baza comenzilor de

aprovizionare si a procedurilor de ”Goods Receipt”(recepție marfă) din cadrul sistemului.

e) Litigii posibile în cazul recepției mărfurilor :

Posibile surse de litigii sunt :

- neconcordața dintre sortimentul comandat și sortimentul atestat prin documente sau

cel real;
- neconcordanța dintre cantitatea comandată și cantitatea reală a lotului de marfă;
- neconcordanța calitativă a loturilor de mărfuri.

În cazul litigiilor aparute datorită diferențelor cantitative sau calitative ce

apar in mod obiectiv stabilite prin cântărire, numarare, masurare și prin alte
asemenea procedee se va face constatarea lipsurilor.Această constatare se face doar atunci când
sunt prezenți atât destinatarul cât și căraușul.
Diferențele cantitative si calitative se vor consemna in nota de intrare receptie in
sistemul SAP și într-un raport de inspecție (pentru diferentele calitative – procesate de catre
controlor calitate).
Diferențele cantitative și marfa deteriorată pe durata transportului se vor consemna
de catre gestionar (cu nume, prenume, semnatura, data) pe documentele de transport ale
cărăușului.
Furnizorul trebuie să fie anunțat de catre beneficiar într-un interval de 48 de ore
pentru orice diferență și pentru a-și trimite un reprezentant în vederea soluționării litigiilor.

6.6. Responsabilități :

- Șef depozit – este responsabil pentru realizarea în bune condiţii a procedurii de

receptie marfuri.
- Gestionari – sunt responsabili pentru verificarea și încarcarea în gestiune a mărfurilor
cu privire la sortiment, calitate, cantitate, ambalare, marcare.

- Stivuitoriști - sunt responsabili pentru manipularea mărfurilor și depozitarea în

locațiile stabilite.

6.7. Înregistrări :

- Dispoziție de livrare

Fig. 1
- Factură marfă

Fig. 2

- Aviz însoțire marfă

Fig.3
- NIR

Fig.4

Fig.5
- Retur bunuri

Fig.6

- Certificat de calitate

Fig. 7
- Buletin de analize

Fig. 8
- Goods Receipt- SAP

Fig. 9
Anexe :
- Diagrama de flux pentru procesul de recepție marfă :